Tài liệu Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty cp không gian hòa bình

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ TP. HCM KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP QUẢN TRỊ KINH DOANH U Ngành: TE C H MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY CP KHÔNG GIAN HÒA BÌNH H Chuyên ngành: QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP Giảng viên hướng dẫn :TS. TRƯƠNG QUANG DŨNG Sinh viên thực hiện MSSV: 0854010394 : LÊ NHỰT TRÍ Lớp: 08DQD1 TP. Hồ Chí Minh, 2012 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ TP. HCM KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP QUẢN TRỊ KINH DOANH U Ngành: TE C H MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY CP KHÔNG GIAN HÒA BÌNH H Chuyên ngành: QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP Giảng viên hướng dẫn :Ts. TRƯƠNG QUANG DŨNG Sinh viên thực hiện : MSSV: 0854010394 LÊ NHỰT TRÍ Lớp: 08DQD1 TP. Hồ Chí Minh, 2012 i DANH SÁCH CÁC BẢNG Bảng 1: Danh sách thiết bị, máy móc phục vụ sản xuất của công ty ...... 28 Bảng 2: Nguồn nhân lực của công ty .......................................................30 Bảng 3: Cơ cấu hiện tại của ban giám đốc ...............................................35 Bảng 4: Cơ cấu phòng kinh doanh ...........................................................39 Bảng 5: Cơ cấu phòng tài chính kế toán...................................................40 Bảng 6: Cơ cấu phòng kỹ thuật ................................................................43 Bảng 7: Cơ cấu phòng đầu tư xây dựng cơ bản .......................................44 H Bảng 8: Cơ cấu phòng nhân sự.................................................................45 Bảng 9: Cơ cấu lao động quản lý của công ty ..........................................50 C Bảng 10: Cơ cấu hiện tại ban giám đốc công ty .......................................62 H U TE Bảng 11: Đề xuất cơ cấu ban giám đốc mới ............................................62 DANH SÁCH CÁC SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ, HÌNH ẢNH 1. Sơ đồ 1.1.3.4: Mối quan hệ giữa chủ thể quản lý và đối tượng quản lý ........ 7 2. Sơ đồ 1.3.1.1: Cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến ........................................ 9 3. Sơ đồ 1.3.1.2: Cơ cấu tổ chức theo kiểu chức năng ......................................10 4. Sơ đồ 1.3.1.3: Cơ cấu theo kiểu trực tuyến – chức năng...............................11 5. Sơ đồ 1.3.1.4: Cơ cấu theo kiểu trực tuyến – tham mưu ...............................12 6. Sơ đồ 1.3.1.5: Cơ cấu theo kiểu ma trận .......................................................13 H 7. Sơ đồ 1.3.1.6: Cơ cấu theo kiểu dự án (hay theo sản phẩm) .........................14 8. Sơ đồ 2.1.6.1: Quy trình sản xuất của công ty ..............................................31 C 9. Sơ đồ 2.2.1: Cơ cấu tổ chức hiện nay của công ty ........................................34 U TE 10. Sơ đồ 2.2.2.7: Khối đơn vị sản xuất trực tiếp ...............................................48 H 11. Sơ đồ 3.3.1: Mô hình cơ cấu tổ chức mới của công ty .................................61 LỜI CAM ĐOAN Tôi cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của tôi. Những kết quả và các số liệu trong khóa luận tốt nghiệp được thực hiện tại công ty CP KHÔNG GIAN HÒA BÌNH, không sao chép từ bất kỳ nguồn nào khác. Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm trước nhà trường về sự cam đoan này. TP. Hồ Chí Minh, ngày 20 tháng 06 năm 2012 Người làm báo cáo (ký tên) H U TE C H LÊ NHỰT TRÍ ii LỜI CẢM ƠN Để khóa luận tốt nghiệp đạt kết quả tốt đẹp, trước hết em xin gửi tới toàn thể các thầy cô khoa Quản Trị Kinh Doanh lời chúc sức khỏe, lời chào trân trọng và lời cảm ơn sâu sắc nhất. Với sự quan tâm, chỉ bảo tận tình của thầy cô, đến nay em đã có thể hoàn thành khóa luận tốt nghiệp với tên đề tài: “Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty CP KHÔNG GIAN HÒA BÌNH”. Để có được kết quả này em xin đặc biệt gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới H thầy giáo – Ts. Trương Quang Dũng đã quan tâm giúpđ ỡ, vạch kế hoạch hướng C dẫn em hoàn thành một cách tốt nhất khóa luận tốt nghiệp trong thời gian qua. Không thể không nhắc tới sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô chú, anh chị cán U TE bộ tại công ty đã t ạo điều kiện thuận lợi nhất trong suốt thời gian thực tập tại công ty CP KHÔNG GIAN HÒA BÌNH. Em rất mong nhận được sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của các thầy cô để em có điều kiện bổ sung, nâng cao ý thức của mình, phục vụ tốt hơn công tác thực tế H sau này. Em xin chân thành cảm ơn ! iii NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… H …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… C …………………………………………………………………………………… TE …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… U …………………………………………………………………………………… H …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………… GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN ( ký tên ) v GVHD: TS.TRƯƠNG QUANG DŨNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP LỜI NÓI ĐẦU  H U TE C H 1. Lý do chọn đề tài - Nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý là đòi hỏi khách quan đối với các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường. Đây là một vấn đề hết sức phức tạp và có vai tròđặc biệt quan trọng, những người làm công tác chuẩn bị và lãnh đạo hoạt động sản xuất kinh doanh về mọi mặt, mà hoạt động lao động của họ có tác dụng quyết định đến hiệu quả sản xuất kinh doanh chung của doanh nghiệp, ảnh hưởng đến việc thực hiện mục tiêu quản lý. - Công tác lãnhđạo luôn luôn gắn liền với mọi hoạ t động sản xuất kinh doanh của công ty, doanh nghiệp và mang tính chất quyết định. Từ đó, đề tài nghiên cứu về bộ máy cơ cấu quản lý trong các công ty, doanh nghiệp vẫn còn là đề tài hấp dẫn, thú vị và có sức mời gọi người nghiên cứu. 2. Mục tiêu nghiên cứu Góp phần hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp từ đó góp phần hoàn thiện quá trình sản xuất kinh doanh, tiết kiệm tối đa thời gian lao động, sử dụng có hiệu quả các yếu tố cấu thành của quá trình kinh doanh, đồng thời làm cho bộ máy quản lý năng động, gọn nhẹ, hoạt động nhịp nhàng và đạt hiệu quả cao. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu trong đề tài đó là bộ máy tổ chức quản lý của công ty. Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt, công ty muốn tồn tại và phát triển thì ngoài các điều kiện cần thiết như: Vốn kinh doanh, chiến lược kinh doanh... Vì vậy đòi hỏi công ty phải có một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí phù hợp với quy mô và tình hình sản xuất kinh doanh công ty. Nó là điều kiện đủ quyết định sự thành công của công ty trên thương trường. Phạm vi nghiên cứu là bộ máy cơ cấu quản lý hoạt động trong công ty CP KHÔNG GIAN HÒA BÌNH. Do đó, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí có vai trò và ảnh hưởng lớn tới sự tồn tại của công ty CP KHÔNG GIAN HÒA BÌNH. 4. Phương pháp nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu chính ở đây đó là phương pháp so sánh, phương pháp phân tích lịch sử, phương pháp đối chiếu, phương pháp logic, và cuối cùng là phương pháp phân tích thống kê trong phạm vi thực hiện đề tài. 5. Bố cục của đề tài Ngoài phần lời mở đầu và phần kết luận, khóa luận tốt nghiệp bao gồm 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận chung về bộ máy quản lý Chương 2: Thực trạng tổ chức bộ máy quản lí của Công ty CP KHÔNG SVTH: LÊ NHỰT TRÍ 1 LỚP 08DQD1 GVHD: TS.TRƯƠNG QUANG DŨNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GIAN HÒA BÌNH H U TE C H Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lí tại Công ty CP KHÔNG GIAN HÒA BÌNH SVTH: LÊ NHỰT TRÍ 2 LỚP 08DQD1 GVHD: TS.TRƯƠNG QUANG DŨNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ BỘ MÁY QUẢN LÝ 1.1. Một số khái niệm cơ bản 1.1.1. Khái niệm về quản lý - Hiện nay có rất nhiều quan niệm về Quản lý, có quan niệm cho rằng quản lý là hành chính là cai trị, có quan niệm lại cho rằng: q uản lý là điều hành, điều khiển, là chỉ huy. Các quan niệm này không có gì khác nhau về nội dung mà chỉ khác nhau ở cách dùng thuật ngữ. Do vậy ta có thể hiểu khái niệm quản lý theo cách thống nhất như sau: • Quản lý là sự tác động có hướng của con người nhằm mục đích biến đổi đối H tượng quản lý từ trạng thái này sang trạng thái khác bằng các phương pháp tác động khác nhau. C • Quản lý doanh nghiệp là quá trình vận dụng những quy luật kinh tế, quy luật xã hội, quy luật tự nhiên trong việc lựa chọn, xác định những biện pháp về TE kinh tế, xã hội, tổ chức, kỹ thuật.... để tác động đến các yếu tố vật chất của sản xuất kinh doanh để đạt được các mục tiêu đã xác định. - Mục đích của quản lý doanh nghiệp: một mặt nhằm đạt được năng suất cao lao động. U nhất trong sản xuất kinh doanh, mặt khác không ngừng cải thiện điều kiện tổ chức H - Nền kinh tế quốc dân cũng như bất cứ một đơn vị kinh tế nào khác đều có thể coi là một hệ thống quản lý bao gồm hai bộ phận là: Chủ thể quản lý và đối tượng quản lý (hay nhiều khi còn được gọi là bộ phận quản lý và bộ phận bị quản lý). - Hai bộ phận này có liên quan mật thiết với nhau, tác động qua lại lẫn nhau, tạo nên một chỉnh thể thống nhất. Chủ thể quản lý trên cơ sở các mục tiêu đã xác định tác động đến đối tượng quản lý bằng những quyết định của mình và thông qua hành vi của đối tượng quản lý và mối quan hệ ngược có thể giúp chủ thể quản lý có thể điều chỉnh các quyết định đưa ra. 1.1.2. Khái niệm về bộ máy quản lý Bộ máy quản lý là cơ quan điều khiển hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp bao gồm cả khâu sản xuất kinh doanh trực tiếp cũng như khâu phụ trợ, phục vụ cả SVTH: LÊ NHỰT TRÍ 3 LỚP 08DQD1 GVHD: TS.TRƯƠNG QUANG DŨNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP hoạt động sản xuất tại doanh nghiệp cũng như lao động tiếp thị ngoài dây truyền sản xuất, cả hệ thống tổ chức quản lý cũng như hệ thống các phương thức quản lý doanh nghiệp. Bộ máy quản lý là lực lượng vật chất để chuyển những ý đồ, mục đích, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp thành hiện thực, biến những nỗ lực chủ quan của mỗi thành viên trong doanh nghiệp thành hiệu quả sản xuất kinh doanh. Bộ máy quản lý thường được xem xét trên ba mặt chủ yếu sau: • Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy quản lý. • Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. • Lực lượng lao động quản lý để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của bộ máy. H Trong đó lực lượng lao động quản lý có vai trò quyết định. 1.1.3.1. Lao động quản lý C 1.1.3. Lao động quản lý và phân loại lao động quản lý TE - Lao động quản lý bao gồm những cán bộ và nhân viên tham gia vào việc thực hiện các chức năng quản lý. Trong bộ máy thì hoạt động của lao động quản lý rất phong phú và đa dạng, cho nên để thực hiện được các chức năng quản lý thì trong bộ máy quản lý phải có nhiều hoạt động quản lý khác nhau. U - Lao động quản lý là những cán bộ quản lý đang làm việc trong các đơn vị H sản xuất kinh doanh, có nhiệm vụ điều hành sản xuất, trao đổi, mua bán một số loại sản phẩm hay dịch vụ nào đó nhằm đáp ứng nhu cầu xã hội, đồng thời tạo công ăn việc làm và thu nhập cho cả tập thể đơn vị mình. - Tất cả những người lao động hoạt động trong bộ máy quản lý được hiểu là lao động quản lý. Bộ máy quản lý hoạt động tốt hay xấu phụ thuộc vào lao động quản lý có thực hiện tốt các chức năng quản lý hay không. 1.1.3.2. Phân loại lao động quản lý Căn cứ vào việc tham gia trong các hoạt động và chức năng quản lý, người ta chia lao động quản lý thành ba loại sau: • Một là: Cán bộ quản lý doanh nghiệp gồm có giám đốc, các vị phó giám đốc, kế toán trưởng. Các cán bộ này có nhiệm vụ phụ trách từng phần công việc, SVTH: LÊ NHỰT TRÍ 4 LỚP 08DQD1 GVHD: TS.TRƯƠNG QUANG DŨNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP chịu trách nhiệm về đường lối chiến lược, các công tác tổ chức hành chính tổng hợp của doanh nghiệp. • Hai là: Cán bộ lãnh đạo doanh nghiệp gồm trưởng và phó quản đốc phân xưởng (còn gọi là lãnh đạo t ác nghiệp), t rưởng, phó phòng ban chức năng. Đội ngũ lãnh đạo này có nhiệm vụ chỉ đạo thực hiện phương hướng, đường lối của lãnh đạo cấp cao đã phê duyệt cho bộ phận chuyên môn của mình. • Ba là: Viên chức chuyên môn nghiệp vụ, bao gồm những người thực hiện những công việc rất cụ thể và có tính chất thường xuyên lặp đi lặp lại. Trong bất kỳ một doanh nghiệp, một tổ chức nào thì ba loại lao động quản lý nói trên đều cần thiết và phải có, tuy nhiên tuỳ theo từng quy mô hoạt động và tình hình sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp mà có một tỷ lệ thích hợp. H Trong đó cán bộ lãnh đạo cấp cao và cán bộ lãnh đạo cấp trung gian có vai trò và vị trí hết sức quan trọng, là nhân tố cơ bản quyết định s ự thành bại của bộ máy TE một giàn nhạc giao hưởng. C quản lý và đây là linh hồn của tổ chức và nó được ví như người nhạc trưởng của 1.1.3.3. Chức năng của lao động quản lý Chức năng quản lý là những hoạt động riêng biệt của quản lý, thể hiện những phương pháp tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm thực U hiện những mục tiêu quản lý. H • Nhân viên quản lý kỹ thuật: là những người được đào tạo ở các trường kỹ thuật hoặc đã được rèn luyện trong thực tế sản xuất, có trình độ tương đương được cấp trên thừa nhận bằng văn bản, đồng thời là người trực tiếp làm công tác kỹ thuật, trực tiếp chỉ đạo hướng dẫn kỹ thuật trong doanh nghiệp. Loại này bao gồm: - Giám đốc hoặc phó giám đốc kỹ thuật, quản đốc hoặc phó quản đốc phụ trách kỹ thuật, trưởng phòng và phó phòng, ban kỹ thuật. - Các kỹ sư, kỹ thuật viên, nhân viên làm ở phòng kỹ thuật. • Nhân viên quản lý kinh tế: là những người làm công tác tổ chức, lãnh đạo, quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như: - Giám đốc hoặc phó giám đốc phụ trách về kinh doanh, kế toán trưởng. - Các cán bộ, CNV công tác ở các phòng, ban, bộ phận như: kế toán, tài vụ, SVTH: LÊ NHỰT TRÍ 5 LỚP 08DQD1 GVHD: TS.TRƯƠNG QUANG DŨNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP kế hoạch, thống kê, lao động – tiền lương,… Ngoài ra, nếu phân theo vai trò thực hiện chức năng quản lý, lao dộng quản lý được chia thành: • Cán bộ lãnh đạo: là những người lao động quản lý trực tiếp thực hiện chức năng lãnh đạo. Bao gồm: Giám đốc, Phó Giám Đốc, Quản đốc, Phó quản đốc, các Trưởng ngành, Đốc công, trưởng và các phó phòng ban trong bộ máy quản lý tại doanh nghiệp. • Các chuyên gia: là những lao động thực hiện công việc chuyên môn, không thực hiện chức năng lãnh đạo trực tiếp. Bao gồm: các cán bộ kinh tế, kỹ thuật viên, cán bộ thiết kế và các cộng tác viên khoa học (nếu có) hoạt động của họ mang tính chuyên môn, nghiệp vụ, thực hiện các chức năng riêng, trong công tác H quản lý tham mưu giúp các cấp lãnh đạo thực hiện các mục đích quản lý chung. 1.1.3.4. Mối quan hệ giữa chủ thể quản lý và đối tượng quản lý C - Theo quan điểm điều khiển học, nền kinh tế quốc dân cũng như bất kỳ TE một đơn vị kinh tế nào đều có thể coi là một hệ thống quản lý bao gồm hai phân hệ: chủ thể quản lý và đối tượng bị quản lý (hay còn gọi là bộ phận quản lý và bộ phận bị quản lý). - Bộ phận quản lý bao gồm các chức năng quản lý, đội ngũ cán bộ nhân U viên quản lý, các phương tiện quản lý và hệ thống các phương tiện quản lý. H - Bộ phận bị quản lý bao gồm hệ thống các phân xưởng, các bộ phận sản xuất, các hệ thống máy móc thiết bị, các phương tiện công nghệ, nhà máy,… - Hai bộ phận này có mối quan hệ mật thiết với nhau, tác động qua lại lẫn nhau tạo nên một chỉnh thể thống nhất. Có thể minh họa mối quan hệ giữa chủ thể quản lý và đối tượng quản lý qua sơ đồ sau: SVTH: LÊ NHỰT TRÍ 6 LỚP 08DQD1 GVHD: TS.TRƯƠNG QUANG DŨNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Sơ đồ 1.1.3.4: Mối quan hệ giữa chủ thể quản lý và đối tượng quản lý Chủ thể quản lý Mối quan hệ ngược Các mục tiêu Đối tượng quản lý (Nguồn : Kỹ Năng Quản Lý Doanh Nghiệp_ Ths. Nguyễn Thơ Sinh - NXB Thống kê 2002) Chủ thể quản lý trên cơ sở các mục tiêu đã xác định, tác động lên đối tượng quản lý bằng những quyết định quản lý của mình và thông qua hành vi quản lý và H mối quan hệ ngược mà chủ thể quản lý có thể điều chỉnh quyết định đưa ra. Trong mỗi một tổ chức, một doanh nghiệp khi được thành lập đều có bộ phận chịu trách C nhiệm điều hành những công việc thuộc phạm vi chuyên môn của bộ phận đó và nghiệp. TE tổng thể các bộ phận chuyên trách như vậy đã tạo nên bộ máy quản lý doanh 1.2. Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp 1.2.1. Khái niệm và yêu cầu của tổ chức bộ máy quản lý U 1.2.1.1. Tổ chức - Theo cách phân loại các yếu tố sản xuất thì: Tổ chức là sự kết hợp các yếu H tố sản xuất. - Theo quá trình phát triển thì: Tổ chức là sự liên kết tất cả các cá nhân, quá trình hoạt động trong hệ thống để thực hiện các mục đích đề ra. - Theo mối quan hệ: Tổ chức là bao gồm sự xác định cơ cấu và liên kết các hoạt động khác nhau của tổ chức. 1.2.1.2. Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp Tô chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là dựa trên những chức năng, nhiệm vụ đã xác định của bộ máy quản lý để sắp xếp về lực lượng, bố trí về cơ cấu, xây dựng mô hình và làm cho toàn bộ hệ thống quản lý của doanh nghiệp hoạt động như một chỉnh thể có hiệu lực nhất. SVTH: LÊ NHỰT TRÍ 7 LỚP 08DQD1 GVHD: TS.TRƯƠNG QUANG DŨNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 1.2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là gồm những bộ phận có trách nhiệm khác nhau, nhưng quan hệ và phụ thuộc lẫn nhau được bố trí theo từng khâu, từng cấp quản lý để tạo thành một chỉnh thể nhằm thực hiện mục tiêu và chức năng quản lý xác định. Là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa, được giao nhận những nhiệm vụ nhất định và được bố trí theo từng cấp nhằm thực hiện chức năng quản lý hệ thống. Cơ cấu quản lý được hình thành bởi các bộ phận quản lý và các cấp quản lý. 1.2.2. Yêu cầu đối với tổ chức bộ máy quản lý Tổ chức bộ máy quản lý trong một tổ chức phải đảm bảo các yêu cầu sau: • Thứ nhất, phải đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ được giao, thực hiện đầy H đủ, toàn diện các chức năng quản lý của đơn vị. • Thứ hai, phải đảm bảo nghiêm túc chế độ thủ trưởng, chế độ trách nhiệm C cá nhân trên cơ sở bảo đảm và phát huy quyền làm chủ của tập thể lao động trong TE đơn vị. • Thứ ba, phải phù hợp với khối lượng công việc, thích ứng với đặc điểm kinh tế, kỹ thuật của đơn vị. U • Thứ tư, phải đảm bảo chuyên tinh, gọn nhẹ và có hiệu lực. 1.3. Các mô hình và nguyên tắc tổ chức bộ máy quản lý H 1.3.1. Các mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý 1.3.1.1. Mô hình cơ cấu theo trực tuyến Đây là kiểu cơ cấu tổ chức đơn giản nhất, trong đó có cấp trên và cấp dưới. Cơ cấu này tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ thủ trưởng, người lãnh đạo phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về kết quả công việc của người dưới quyền. Đặc điểm cơ bản của cơ cấu này là người lãnh đạo thực hiện tất cả các chức năng quản lý, hoàn toàn chịu trách nhiệm về hệ thống mình phụ trách. Còn người thừa hành mệnh lệnh chỉ nhận lệnh một người phụ trách và chỉ thi hành lệnh của người đó mà thôi. SVTH: LÊ NHỰT TRÍ 8 LỚP 08DQD1 GVHD: TS.TRƯƠNG QUANG DŨNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Sơ đồ 1.3.1.1: Cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến Người lãnh đạo Nhân viên quản lý 1 Nhân viên quản lý 2 Các đối tượng quản lý Các đối tượng quản lý thống kê- Hà Nội 2002) C  Ưu điểm H (Nguồn: Kỹ năng quản lý doanh nghiệp_ Ths. Nguyễn Thơ Sinh - Nhà xuất bản Cơ cấu tổ chức trực tuyến thể hiện chế độ tập quyền, tập trung. quy trách TE nhiệm rõ ràng, cho phép giải quyết công việc nhanh chóng, gọn nhẹ. Duy trì tính kỷ luật và kiểm tra. Người lãnh đạo chịu trách nhiệm hoàn toàn về các kết quả hoạt động của cấp dưới quyền. U  Nhược điểm Cơ cấu này đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp, H đồng thời cơ cấu này làm hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ cao theo chuyên môn. Kiểu cơ cấu này chỉ áp dụng cho các tổ chức có quy mô nhỏ và việc quản lý không quá phức tạp. 1.3.1.2. Mô hình cơ cấu theo chức năng Hệ thống cơ cấu chức năng hay còn gọi là hệ thống cơ cấu nhiều tuyến, được Taylor xây dựng trong phạm vi phân xưởng. Trong phân xưởng người lao động nhận nhiệm vụ không phải từ cấp trên (đốc công) mà nhiều cấp khác nhau, trong đó mỗi cấp trên có một chức năng quản lý nhất định. Với tư cách thiết lập mối quan hệ giao nhận nhiệm vụ như thế, hệ thống cơ cấu chức năng đã bỏ qua tính thống nhất của giao nhận nhiệm vụ. Có thể mô tả cơ cấu này qua sơ đồ sau: SVTH: LÊ NHỰT TRÍ 9 LỚP 08DQD1 GVHD: TS.TRƯƠNG QUANG DŨNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Sơ đồ 1.3.1.2: Cơ cấu tổ chức theo kiểu chức năng Người lãnh đạo Bộ phận chức năng A Bộ phận SX 1 Bộ phận chức năng B Bộ phận chức năng C Bộ phận SX Bộ phận SX 2 Bộ phận SX (Nguồn: : Kỹ năng quản lý doanh nghiệp_ Ths. Nguyễn Thơ Sinh - Nhà xuất bản thống kê- Hà Nội 2002) H Kiểu cơ cấu này sẽ hình thành nên người lãnh đạo được chuyên môn hoá, chỉ đảm nhận thực hiện một số chức năng nhất định. Mối liên hệ giữa các thành C viên trong tổ chức rất phức tạp và chịu sự lãnh đạo của nhiều thủ trưởng. Như vậy người cấp dưới. TE khác với cơ cấu tổ chức trực tuyến ở chỗ: người lãnh đạo chia bớt công việc cho  Ưu điểm: Thu hút được các chuyên gia vào công tác l ãnh đạo, sử dụng tốt cán bộ hơn, phát huy tác dụng của người chuyên môn, giảm bớt gánh nặng cho U người lãnh đạo.  Nhược điểm: Đào sâu sự phân chia giữa các đơn vị chức năng. Đối tượng H quản lý phải chịu sự lãnh đạo của nhiều thủ trưởng khác nhau, kiểu cơ cấu này làm suy yếu chế độ thủ trưởng. Mỗi đơn vị chỉ chăm chú theo đuổi mục tiêu chức năng của mình mà quên đi mục tiêu chung của tổ chức. Chính vì chỉ tập trung vào các mục tiêu của đơn vị mình, các đơn vị chức năng dễ mâu thuẫn với nhau trong phối hợp công việc. Sau cùng là mặt đào tạo các quản trị viên tương lai, mô hình này không tạo điều kiện thuận lợi để họ có cái nhìn tổng hợp về toàn bộ tổ chức. 1.3.1.3. Mô hình cơ cấu tổ chức theo trực tuyến - chức năng Cơ cấu này là sự kết hợp của hai cơ cấu trên, theo đó mối liên hệ giữa cấp dưới và lãnh đạo là một đường thẳng, còn những bộ phận chức năng chỉ làm nhiệm vụ chuẩn bị những lời chỉ dẫn, những lời khuyên và kiểm tra sự hoạt độngcủa các cán bộ trực tuyến. Cơ cấu này đòi hỏi người lãnh đạo tổ chức phải SVTH: LÊ NHỰT TRÍ 10 LỚP 08DQD1 GVHD: TS.TRƯƠNG QUANG DŨNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP thường xuyên giải quyết mối quan hệ giữa bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng. Sơ đồ 1.3.1.3: Cơ cấu theo kiểu trực tuyến - chức năng Bộ phận lãnh đạo tổ chức Bộ phận chức năng 1 Bộ phận chức năng 3 Bộ phận chức năng 2 Bộ phận tuyến 1 Bộ phận chức năng 4 Bộ phận tuyến 2 H (Nguồn: Quản trị học_ PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp - Nhà xuất bản thống kê Hà Nội 2004) C  Ưu điểm: Lợi dụng được ưu điểm của hai bộ mô hình trực tuyến và chức năng. Nó phát huy được năng lực, chuyên môn của các bộ phận chứ c năng, đồng TE thời đảm bảo được quyền chỉ huy trực tiếp của lãnh đạo cấp cao của tổ chức. Đây là kiểu cơ cấu tổ chức được xem là có nhiều ưu điểm nhất so với các kiểu cơ cấu tổ chức đã nêu trên, vì nóđã t ận dụng các ưu điểm, đồng thời khắc phục nhiều U nhược điểm các cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng và phù hợp hơn với những doanh nghiệp có qui mô lớn. Chính vì vậy mà hiện nay hầu hết các doanh nghiệp H thường tổ chức và vận hành theo kiểu này, chỉ có sự khác nhau ở việc phân chia các tuyến sản xuất – kinh doanh theo tiêu thức nào, hoặc chia theo lãnh thổ, hoặc theo khách hàng, hoặc theo sản phẩm.  Nhược điểm: thường có sự mâu thuẫn giữa các lãnh đ ạo chức năng và lãnh đạo các tuyến sản xuất – kinh doanh do nhiều nguyên nhân khác nhau. Cơ cấu phức tạp, nhiều vốn, cơ cấu này đòi hỏi người lãnh đạo tổ chức phải thường xuyên giải quyết các mối quan hệ giữa các bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng. 1.3.1.4. Mô hình cơ cấu trực tuyến - tham mưu Người lãnh đ ạo ra lệnh và chịu hoàn toàn trách nhiệm đối với người thừa hành trực tiếp của mình, khi gặp các vấn đề phức tạp người lãnh đ ạo phải tham khảo ý kiến chuyên gia ở bộ phận tham mưu giúp việc. Kiểu cơ cấu này cho phép SVTH: LÊ NHỰT TRÍ 11 LỚP 08DQD1 GVHD: TS.TRƯƠNG QUANG DŨNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP người lãnh đ ạo tận dụng được những tài năng, chuyên môn của các chuyên gia, giảm bớt sự phức tạp của cơ cấu tổ chức, nhưng nó đòi h ỏi người lãnh đ ạo phải tìm kiếm được các chuyên gia giỏi trong các ĩnh l v ực. Mô hình này cóưu và nhược điểm tương tự như mô hình tr ực tuyến – chức năng, có thể áp dụng cho những doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ. Sơ đồ 1.3.1.4.: Cơ cấu theo kiểu trực tuyến - tham mưu Người lãnh đạo Tham mưu 2 Tham mưu 3 H Tham mưu 1 Người quản lý tuyến 2 Tham mưu 1 TE C Người quản lý tuyến 1 Tham mưu 2 Tham mưu 1 Các đối tượng quản lý U Các đối tượng quản lý Tham mưu 2 H (Nguồn: Quản trị học_ PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp - Nhà xuất bản thống kê Hà Nội 2004) 1.3.1.5. Mô hình cơ cấu ma trận Trong mô hình ma trận, các nhà quản trị sắp xếp nguồn lực theo hai chiều đồng thời: theo chức năng và theo sản phẩm. Ưu điểm của mô hình này là các học viên khi được gom nhóm theo chức năng sẽ dễ dàng học hỏi chia sẻ kiến thức với nhau hơn, và gom nhóm theo ản s phẩm giúp cho nhân viên dễ định hướng theo mục tiêu chung của sản phẩm. Với cách bố trí này, mô hình ma trận cho phép nhà quản trị quản trị quản lý tổ chức của mình một cách linh hoạt. Tuy nhiên, nhược điểm lớn nhất của mô hình này là chính là một nhân viên phải báo cáo đến 2 người quản lý: người quản lí theo phòng chức năng và quản lý theo sản phẩm. SVTH: LÊ NHỰT TRÍ 12 LỚP 08DQD1 GVHD: TS.TRƯƠNG QUANG DŨNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Việc này gây nhiều khó khăn cho cả nhân viên và cả người quản lý. Sự xung đột sẽ có nguy cơ xảy ra trong phân công công việc, đánh giá kết quả làm việc. TE C H Sơ đồ 1.3.1.5: Sơ đồ cơ cấu theo ma trận U Các nhân viên có 2 cấp trên trực tiếp Các đơn vị dự án sản phẩm (Nguồn: Quản trị học_ PGS.TS Nguyễn Thị Liên Diệp - Nhà xuất bản thống kê - H Hà Nội 2004) 1.3.1.6. Mô hình cơ cấu theo dự án ( hay theo sản phẩm ) Mô hình tổ chức theo dự án sẽ khắc phục nhược điểm lớn nhất của mô hình tổ chức ma trận bằng cách các nhân viên sẽ gán dài hạn vào một dự án hay một sản phẩm. Khi đó, nhân viên chỉ báo cáo trực tiếp cho trưởng dự án hay trưởng nhóm sản phẩm. Người trưởng phòng ban chức năng lúc đó chỉ đóng vai trò tư vấn, hỗ trợ cho các nhân viên, tổ chức chia sẻ kiến thức chuyên môn cho các nhân viên chứ không trực tiếp phân công công việc cho các nhân viên này. SVTH: LÊ NHỰT TRÍ 13 LỚP 08DQD1