Tài liệu Một số giải pháp hoàn thiện công tác lập kế hoạch kinh doanh cho công ty cổ phần thương mại xi măng

1 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Mục Lục Trang Giới thiệu chung về đề tài………………………………………………………………… 7 Tổng quan nghiên cứu…………………………………………………………………….. Chương I: Lý luận chung về kế hoạch hóa trong doanh nghiệp…………….... I. Lý luận về kế hoạch hóa……………………………………………………… 11 15 15 1. Khái niệm về kế hoạch hóa…………………………………………………….. 2. Vai trò của kế hoạch hóa trong hoạt động kinh doanh………………………… 3. Quy trình và nội dung của kế hoạch hóa trong doanh nghiệp…………………. 3.1 Quy trình của kế hoạch hóa trong doanh nghiệp……………………………. 3.2 Nội dung của kế hoạch hóa trong doanh nghiệp……………………………. 15 15 17 17 20 II. Lý luận về công tác lập kế hoạch trong doanh nghiệp …............................. 21 1. Khái niệm lập kế hoạch ……………………………………………………….. 21 2. Quy trình và nội dung của công tác lập kế hoạch kinh doanh…………………. 22 2.1 Quy trình lập kế hoạch………………………………………………………. 22 2.2 Nội dung của công tác lập kế hoạch …........................................................... 26 3. Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác lập kế hoạch kinh doanh……………….. 30 4. Những nhân tố ảnh hưởng đến công tác lập kế hoạch kinh doanh. 31 Chương II: Đánh giá công tác lập kế hoạch kinh doanh tại công ty cổ phần thương mại xi măng……………………………………………………. 35 I. Khái quát chung về công ty cổ phần thương mại xi măng………………….. 35 1. Lịch sử hình thành và phát triển………………………………………………… 35 2. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2005 đến năm 2009……….. 37 3. Đặc điểm nguồn lực của công ty………………………………………………... 37 3.1. Đặc điểm về lao động………………………………………………………... 37 3.2. Đặc điểm về tài sản………………………………………………………….. 39 3.3. Đặc điểm về nguồn vốn……………………………………………………… 42 Sinh viên thực hiện: Lê Thị Thúy Dương Lớp: Kế hoạch 48A 2 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 4. Tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh của công ty trong giai đoạn 2005-2009……………………………………………………………..... 43 II. Đánh giá công tác lập kế hoạch kinh doanh tại công ty Cổ phần thương mại xi măng…………………………………………………..... 44 1. Trình tự và phương pháp lập kế hoạch kinh doanh tại công ty cổ phần thương mại xi măng……………………………………………………………….. 44 1.1. Các căn cứ lập kế hoạch kinh doanh của công ty………………………….... 44 1.2. Quy trình lập kế hoạch kinh doanh của công ty……………………………... 47 1.3 Phương pháp xác định chỉ tiêu kế hoạch……………………………………... 49 2. Đánh giá công tác lập kế hoạch tại công ty Cổ phần thương mại xi măng……... 50 2.1. Về quy trình lập kế hoạch…….……………………………………………... 50 2.2 Về nội dung bản kế hoạch.…………………………………………………… 51 2.3 Về phương pháp xác định chỉ tiêu kế hoạch…………………………………. 53 2.4. Nguyên nhân của hạn chế………………………………………………….... 54 Chương III: Một số giải pháp hoàn thiện cho công tác lập kế hoạch kinh doanh cho công ty cổ phần thương mại măng……………………………….... 55 I. Định hướng phát triển toàn ngành và chiến lược phát triển của Tổng công ty công nghiệp xi măng Việt Nam trong những năm tới………………... 55 1. Định hướng phát triển toàn ngành trong những năm tới……………………….. 55 2. Chiến lược phát triển của Tổng công ty công nghiệp xi măng Việt Nam trong những năm tới……………………………………………………. 55 II. Một số giải pháp hoàn thiên công tác lập kế hoạch cho công ty Cổ phần thương mại xi măng…………………………………………... 56 1. Đổi mới quy trình lập kế hoạch……………………………………………….... 56 2. Hoàn thiện nội dung của kế hoạch kinh doanh…………………………………. 60 2.1. Xây dựng kế hoạch nhân sự…………………………………………………. 60 Sinh viên thực hiện: Lê Thị Thúy Dương Lớp: Kế hoạch 48A 3 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 2.2. Hoàn thiện kế hoạch marketing……………………………………………… 62 2.3 Hoàn thiện kế hoạch tài chính………………………………………………... 64 3. Đẩy mạnh công tác nghiên cứu thị trường…………………………………….... 65 4. Nâng cao trình độ và phẩm chất cho cán bộ kế hoạch………………………….. 67 5. Tăng cường vai trò và sự phối hợp của các phòng ban trong công tác lập kế hoạch…………………………………………………………….... 68 6. Tăng cường hoạt động thu thập và xử lý thông tin……………………………... 70 III. Một số kiến nghị đề xuất với Tổng công ty công nghiệp xi măng Việt Nam và Nhà nước………………………………………………………….. 70 1. Kiến nghị với Nhà nước và cơ quan thẩm quyền………………………………. 70 2. Kiến nghị với Tổng công ty công nghiệp xi măng Việt Nam………………….. 70 KẾT LUẬN…………………………………………………………………………………. 72 Phụ lục………………………………………………………………………………………. 73 Danh mục tài liệu tham khảo 79 Sinh viên thực hiện: Lê Thị Thúy Dương Lớp: Kế hoạch 48A 4 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT Cty CPTMXM Công ty cổ phần thương mại xi măng KHH Kế hoạch hóa XM Xi măng NPP Nhà phân phối KHKD Kế hoạch kinh doanh Sinh viên thực hiện: Lê Thị Thúy Dương Lớp: Kế hoạch 48A 5 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, ĐỒ THỊ, HÌNH VẼ 1. Danh mục bảng Trang Bảng 2.1: Kết quả kinh doanh của Cty CPTMXM giai đoạn 2005-2009…………. 37 Bảng 2.2: Cơ cấu lao động của Cty CPTMXM qua các năm. ……………………. 39 Bảng 2.3: Tài sản của Cty CPTMXM từ năm 2005 đến năm 2008……………….. 41 Bảng 2.4: Nguồn vốn của công ty qua các năm 2005-2009……………………….. 43 Bảng 2.5: Tình hình thực hiện KHKD của công ty từ năm 2005 đến năm 2009 44 Bảng 2.6: Thị phần của công ty tại các thị trường của năm 2008-2009 .…………. 46 Bảng 2.7 : Tỷ suất lợi nhuận năm 2008-2009……………………………………... 47 Bảng 2.8 : Mục tiêu kinh doanh xi măng …………………………………………. 48 Bảng 2.9: Mục tiêu kinh doanh sắt thép và sơn…………………………………… 48 Bảng 2.10. Mục tiêu cho thuê bất động sản……………………………………….. 49 Bảng 2.11: Mục tiêu tài chính……………………………………………………... 49 Bảng 2.12: Mục tiêu lao động tiền lương………………………………………….. 49 Bảng 3.1: Phân tích môi trường kinh doanh cho Cty CPTMXM…………………. 59 Bảng 3.2: Kế hoạch quảng cáo cho Cty CPTMXM………………………………. 63 Bảng 3.4: Kế hoạch tài trợ năm kế hoạch cho Cty CPTMXM……………………. 66 2. Danh mục sơ đồ, đồ thị, hình vẽ. Hình 1.1: Quy trình kế hoạch hóa PDCA. 19 Hình 1.2 : Các bước soạn lập kế hoạch 23 Hình 1.3: Mối quan hệ giữa các kế hoạch tác nghiệp trong doanh nghiệp 26 Đồ thị 2.1: Cơ cấu tổng tài sản qua các năm 2005-2009 42 Sơ đồ 3.1: Quy trình lập kế hoạch mới cho Công ty cổ phần thương mại xi măng 66 Sinh viên thực hiện: Lê Thị Thúy Dương Lớp: Kế hoạch 48A 6 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Lời cam đoan Tôi xim cam đoan bài viết này là kết quả nghiên cứu của bản thân trong quá trình thực tập, số liệu trong bài là trung thực. Bài viết có sự tham khảo của các đề tài khóa trước nhưng không có bất kỳ sự sao chép nào. Nếu sai, tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước nhà trường! Sinh viên Lê Thị Thuý Dương Sinh viên thực hiện: Lê Thị Thúy Dương Lớp: Kế hoạch 48A 7 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp I. Giới thiệu chung về đề tài nghiên cứu. * Lý do chọn đề tài Trải qua hơn 20 năm đổi mới, nền kinh tế Việt Nam đã có nhiều biến đổi mạnh mẽ. Có thể nói sự chuyển mình từ cơ chế kế hoạch hóa tập trung sang cơ chế thị trường đã giúp nền kinh tế Việt Nam phát triển nhanh và đạt được nhiều thành tựu đáng khích lệ. Sự thay đổi cơ chế kinh tế cũng đã dẫn đến sự thay đổi nhận thức trong quản lý doanh nghiệp. Hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam đều coi nhẹ công tác kế hoạch hóa và cho rằng nó là mầm mống của sự trì trệ và quan liêu. Song lý luận và thực tiễn ở nhiều nước trên thế giới đã chứng minh được rằng trong nền kinh tế thị trường thì công tác kế hoạch hóa càng đóng vai trò quan trọng, nó định hướng cho doanh nghiệp phát triển, là mục tiêu cho doanh nghiệp phấn đấu, giúp doanh nghiệp xác định được bước đi cụ thể trước những cạnh tranh ngày càng gay gắt của nền kinh tế. Ngành công nghiệp xi măng được Chính phủ xác định là ngành phát triển chiến lược nhằm hỗ trợ phát triển kinh tế, lợi nhuận từ việc sản xuất và kinh doanh xi măng là tương đối lớn. Nền kinh tế Việt Nam đang trong giai đoạn chuyển sang nền kinh tế thị trường, cùng với sự gia nhập vào tổ chức WTO thì sự xâm nhập của các nhãn mác xi măng là một điều không thể tránh khỏi. Trong khi đó, thị trường xi măng Việt nam phát triển không đồng đều. Thị trường miền Nam luôn luôn phải đối mặt với tình trạng khan hiếm xi măng còn thị trường miền Bắc lại luôn trong tình trạng dư cung. Công ty Cổ phần thương mại xi măng thực hiện nhiệm vụ tổ chức tiêu thụ xi măng tại thị trường phía Bắc, là một thị trường với sức cạnh tranh tương đối cao. Do vậy, để đứng vững trên thị trường thì công ty cần xác định rõ mục tiêu cũng như các hành động cụ thể cho những năm tiếp theo của quá trình kinh doanh. Từ một doanh nghiệp nhà nước, công ty Cổ phần thương mại xi măng được cổ phần hóa vào tháng 07/2007. Sau khi cổ phần hóa, công ty phải đối mặt với những khó khăn trong tiêu thụ, thị phần của công ty đang có nguy cơ bị thu hẹp do sức ép gay gắt từ đối thủ cạnh tranh trên thị trường. Điều này đòi hỏi công ty phải có công tác kế hoạch tốt và hoàn thiện, đặc biệt là trong công tác lập kế hoạch. Trong thời gian thực tập tại công ty cổ phần thương mại xi măng, tôi nhận thấy công tác lập kế hoạch tại công ty vẫn còn nhiều chưa hoàn thiện, do vậy tôi chọn đề Sinh viên thực hiện: Lê Thị Thúy Dương Lớp: Kế hoạch 48A 8 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp tài: “Một số giải pháp hoàn thiện công tác lập kế hoạch kinh doanh cho công ty Cổ phần thương mại xi măng”. Chuyên đề thực tập của tôi gồm ba chương: Chương I: Lý luận chung về kế hoạch hóa trong doanh nghiệp. Chương II: Đánh giá công tác lập kế hoạch tại công ty cổ phần thương mại xi măng. Chương III. Một số giải pháp hoàn thiện công tác lập kế hoạch cho công ty cổ phần thương mại xi măng. Trong quá trình thực tập tôi đã cố gắng tìm hiểu về công tác lập kế hoạch tại công ty để hoàn thành chuyên đề một cách tốt nhất, nhưng do thời gian có hạn nên không tránh khỏi những thiếu sót, tôi mong thầy cô và các bạn xem xét và bổ sung để bài viết của em hoàn chỉnh hơn. Tôi xin chân thành cảm ơn toàn thể các thầy cô trong khoa Kế hoạch và phát triển đã trang bị những kiến thức cơ bản cho tôi về kế hoạch, và đặc biệt là cô ThS. Đặng Thị Lệ Xuân đã hướng dẫn tôi hoàn thành chuyên đề này. * Đối tượng nghiên cứu: Công tác lập kế hoạch kinh doanh tại công ty cổ phần thương mại xi măng. * Phạm vi nghiên cứu: Công ty cổ phần thương mại xi măng. Nội dung nghiên cứu: Nghiên cứu về tình hình hoạt động kinh doanh và công tác lập kế hoạch của công ty cổ phần thương mại xi măng. Thời gian nghiên cứu: từ năm 2005-2009. * Mục tiêu nghiên cứu: - Mục tiêu tổng quát: Đề tài được nghiên cứu nhằm hoàn thiện công tác lập kế hoạch tại công ty cổ phần thương mại xi măng – thuộc tổng công ty công nghiệp xi măng Việt Nam . - Mục tiêu cụ thể: + Khẳng định được vai trò của kế hoạch hóa và công tác lập kế hoạch trong hoạt động kinh doanh + Nghiên cứu và đánh giá được công tác lập kế hoạch tại công ty cổ phần thương mại xi măng một các khách quan nhất. + Đưa ra các giải pháp và kiến nghị góp phần hoàn thiện công tác lập kế hoạch kinh doanh cho Cty CPTMXM. Sinh viên thực hiện: Lê Thị Thúy Dương Lớp: Kế hoạch 48A 9 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp * Câu hỏi nghiên cứu: - Câu hỏi tổng quát: Cần có những giải pháp gì để hoàn thiện công tác lập kế hoạch tại công ty cổ phần thương mại xi măng? - Câu hỏi cụ thể: + Kế hoạch hóa và công tác lập kế hoạch là gì? nó có vai trò như thế nào trong hoạt động kinh doanh? + Công tác lập kế hoạch tại công ty cổ phần thương mại xi măng như thế nào? đã hoàn thiện chưa và còn những thiếu sót gì? + Cần có những giải pháp gì để hoàn thiện công tác lập kế hoạch cho Cty CPTMXM * Phương pháp nghiên cứu: - Phương pháp hệ thống: Xây dựng đề tài thành một chỉnh thể hoàn chỉnh, có mối liên hệ giữa các nội dung và các yếu tố, tạo nên một quy trình logic xuyên suốt đề tài. - Phương pháp phân tích và tổng hợp: phân tích các vấn đề cần nghiên cứu và đưa ra những đánh giá tổng hợp về vấn đề đó. - Phương pháp so sánh: So sánh quy trình lập kế họach tại công ty với quy trình chuẩn để đưa ra những giải pháp cho công tác lập kế hoạch tại công ty. - Phương pháp thống kê: Sử dụng phương pháp này để thống kê kết quả kinh doanh và các chỉ tiêu kế hoạch của công ty cổ phần thương mại xi măng trong những năm qua. * Kết quả nghiên cứu dự kiến đạt được: Qua đề tài, ta đánh giá được công tác lập kế hoạch hiện nay của công ty cổ phần thương mại xi măng, nêu ra những ưu điểm, nhược điểm một cách khách quan và tìm ra nguyên nhân của các nhược điểm. Đồng thời, công tác lập kế hoạch tại công ty được hoàn thiện hơn, đóng vai trò quan trọng, quyết định sự thành công của mọi hoạt động kinh doanh trong công ty. Sinh viên thực hiện: Lê Thị Thúy Dương Lớp: Kế hoạch 48A 10 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp II. Tổng quan nghiên cứu. Kế hoạch hóa trong doanh nghiệp càng ngày càng đóng vai trò quan trọng trong hoạt đông sản xuất kinh doanh. Trong điều kiện kinh tế thị trường, các đơn vị sản xuất kinh doanh ngoài việc quản lý và tổ chức các hoạt động nhằm sinh ra lợi nhuận thì tất yếu cần thiết phải xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh. Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh là khâu đầu tiên đóng vai trò quan trọng trong công tác kế hoạch hóa. Nhưng trong hầu hết các doanh nghiệp, công tác này vẫn chỉ là hình thức và bị xem nhẹ. Do đó hoàn thiện công tác lập kế hoạch là một yêu cầu cơ bản để nâng cao hiệu quả của kế hoạch hóa trong sản xuất kinh doanh. Đã có rất nhiều bài viết, luận văn, luận án đề cập đến vấn đề “công tác lập kế hoạch trong doanh nghiệp” và hầu như các bài viết đều đã hoàn thiện được phần nào công tác lập kế hoạch của các doanh nghiệp họ nghiên cứu. Trong đề tài “thực trạng lập kế hoạch sản xuất kinh doanh tại công ty cổ phần may Thăng Long”, để đánh giá đúng thực trạng lập kế hoạch của công ty, tác giả Trần Bình Minh lớp quản lý kinh tế 44A đã tiến hành nghiên cứu và phân tích quá trình lập kế hoạch sản xuất tại công ty cổ phần may Thăng Long. Đồng thời cũng trong bài viết của mình, tác giả đã đưa ra được một số giải pháp để hoàn thiện công tác lập kế hoạch cho công ty. Trong quá trình nghiên cứu và phân tích, tác giả đã giới thiệu cho người đọc khá rõ nét về các căn cứ để lập kế hoạch sản xuất tại công ty. Các căn cứ này bao gồm: Căn cứ vào chỉ tiêu kế hoạch do Tập Đoàn Dệt –May giao; căn cứ vào kết quả nghiên cứu và dự báo thị trường; căn cứ vào năng lực hiện có của Công ty; căn cứ vào kết quả đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch năm trước. Để minh họa cho các căn cứ này là các ví dụ chi tiết và cụ thể song chưa có sự phân tích trong các ví dụ này. Các phương pháp lập kế hoạch cũng được đề cập đến trong bài viết nhưng cũng chưa được phân tích và đồng thời quy trình lập kế hoạch của công ty chưa được nêu ra. Sau khi tiến hành nghiên cứu, tác giả đã đưa ra một số đánh giá cho công tác lập kế hoạch của công ty. Cách đánh giá này được dựa vào những nghiên cứu trên và tình hình thực hiện kế hoạch trong năm trước đó. Tuy đã đưa ra được tình hình thực hiện kế hoạch rất rõ ràng song lại chưa đi sâu vào phân tích làm người đọc rất khó khăn trong việc quan sát kết quả thực hiện kế hoạch đó. Việc đánh giá thực trạng lập kế hoạch tại công ty cổ phần may Thăng Long theo phương pháp là liệt kê các ưu điểm và nhược điểm và sau đó đưa ra Sinh viên thực hiện: Lê Thị Thúy Dương Lớp: Kế hoạch 48A 11 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp nguyên nhân của các nhược điểm. Các đánh giá đó sẽ là cơ sở để công ty đưa ra các giải pháp để hoàn thiện công tác lập kế hoạch. Các giải pháp được đưa ra là hạn chế ở đâu thì khắc phục ở đó và đồng thời phát huy các ưu điểm. Do trong quá trình nghiên cứu tác giả chưa nghiên cứu một số vấn đề trong công tác lập kế hoạch như quy trình lập kế hoạch, nội dung bản kế hoạch, điều đó dẫn đến chưa có các đánh giá và giải pháp cho những vẫn đề này. Cùng nghiên cứu về công tác lập kế hoạch trong doanh nghiệp sản xuất hàng may mặc, Tác giả Hoàng Thị Minh Hà lớp kế hoạch 45A có chọn đề tài “ hoàn thiện công tác lập kế hoạch sản xuất cho công ty May 10”. Để người đọc có cái nhìn rõ nét hơn về các giải pháp được đưa ra, tác giả cũng tiến hành nghiên cứu và phân tích công tác lập kế hoạch tại công ty May 10. Vấn đề được nghiên cứu trong bài viết chủ yếu là quy trình lập kế hoạch của công ty. Theo cách tiếp cận của tác giả, quy trình này bao gồm cả căn cứ, nội dung và phương pháp lập kế hoạch. Tuy nhiên sau khi nghiên cứu và phân tích cụ thể, quy trình lập kế hoạch này không được đánh giá mà chỉ được so sánh bằng trực quan với cơ sở lý luận chung để đưa ra các giải pháp. Trong giải pháp để hoàn thiện công tác lập kế hoạch cho công ty, tác giả phân ra thành 2 mảng chính, đó là đổi mới quy trình lập kế hoạch và đổi mới cơ cấu tổ chức phòng kế hoạch. Vì không có giai đoạn đánh giá công tác lập kế hoạch nên trong giải pháp “đổi mới quy trình lập kế hoạch” tác giả đưa ra giải pháp cấp nhỏ hơn cho tất cả giai đoạn của quy trình lập kế hoạch và trong các giải pháp đó tác giả có nêu nên ưu điểm và nhược điểm của quy trình cũ. Quy trình lập kế hoạch của công ty may 10 được tác giả đổi mới như sau: Quy trình cũ: Chuẩn bị căn cứ lập kế hoạch  giao kế hoạch hàng năm  Kế hoạch sản xuất và giao hàng tháng  Kế hoạch sản xuất theo tháng  kế hoạch tiến độ sản xuất. Quy trình mới: Tổng hợp thông tin cần thiết kế hoạch sản xuất tổng thể  kế hoạch chỉ đạo sản xuất  Kế hoạch nhu cầu nguyên phụ liệu  kế hoạch tiến độ sản xuất. Có thể nói rằng tác giả đã thay quy trình cũ bằng một quy trình mới hoàn toàn cả về nội dung lẫn phương pháp chứ không dựa trên nền móng quy trình cũ để hoàn thiện công tác lập kế hoạch như tác giả Trần Bình Minh. Còn trong giải pháp đổi mới cơ cấu tổ chức phòng kế hoạch, tác giả phân chia nhỏ phòng kế hoạch thành hai bộ phận: một Sinh viên thực hiện: Lê Thị Thúy Dương Lớp: Kế hoạch 48A 12 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp là bộ phận kế hoạch sản xuất tổng thể, hai là bộ phận kế hoạch kinh doanh và trưởng phòng kế hoạch sẽ chịu trách nhiệm quản lý chung sao cho kế hoạch của 2 bộ phận có sự cân đối. Cách phân chia này có ưu điểm là tạo nên sự chuyên môn hóa trong công tác lập kế hoạch sản xuất và kế hoạch kinh doanh và rất phù hợp với 1 công ty sản xuất hàng may mặc. Có rất nhiều bài viết về “hoàn thiện công tác lập kế hoạch cho doanh nghiệp” và cách phân tích để đưa ra các giải pháp giữa các bài là không giống nhau. Tác giả Trần Bình Minh thì tiến hành nghiên cứu, sau đó đánh giá và đưa ra giải pháp; tác giả Hoàng Thị Minh Hà chỉ tiến hành nghiên cứu và đưa luôn ra giải pháp để hoàn thiện. Còn với tác giả Trần Hoàng Yến sinh viên lớp Kế hoạch 46B thì lại có một phương pháp phân tích khác trong đề tài “hoàn thiện công tác lập kế hoạch sản xuất ở Tổng công ty thép Việt Nam”. Trong đề tài này, tác giả nghiên cứu về quy trình lập kế hoạch của Tổng công ty thép Việt Nam. Song, việc nghiên cứu này được đi kèm với đánh giá, nghĩa là nghiên cứu đến đâu, đánh giá đến đó. Trong đó, tác giả sẽ nghiên cứu và đánh giá 3 mảng của công tác lập kế hoạch, đó là: Quy trình lập kế hoạch, nội của bản kế hoạch, phương pháp lập kế hoạch và 1 mảng về điều kiện phục vụ cho công tác lập kế hoạch của công ty. Việc đánh giá được dựa vào sự so sánh giữa công tác lập kế hoạch của công ty với công tác lập kế hoạch chuẩn và điều kiện thực tế. Nhìn chung, phương pháp này có ưu điểm là giúp người đọc dễ quan sát, theo dõi và đánh giá song có phần thì tác giả đi vào nghiên cứu quá sâu còn phần thì chỉ nói chung chung, điều đó dẫn đến mất cân đối trong toàn bài viết. Đồng thời, trong phần đánh giá tác giả vẫn còn nhầm lẫn giữa đánh giá của quy trình lập kế hoạch với đánh giá của nội dung bản kế hoạch. Ví dụ như: Trong phần đánh giá về quy trình lập kế hoạch thì lại có một đánh giá về chỉ tiêu lập kế hoạch (thuộc nội dung bản kế hoạch). Về việc đưa ra các giải pháp thì tương ứng với nghiên cứu nào là giải pháp cho nghiên cứu đó, nghĩa là tác giả sẽ đưa ra các giải pháp cho quy trình lập kế hoạch, giải pháp cho nội dung bản kế hoạch, giải pháp cho phương pháp lập kế hoạch và giải pháp cho điều kiện phục vụ công tác lập kế hoạch. Nhiều giải pháp chỉ được nêu ra song chưa có các hành động cụ thể để thực hiện giải pháp và điều kiện thực hiện. Trong đề tài “Hoàn thiện công tác lập kế hoạch tại công ty văn phòng phẩm Cửu Long”, tác giả Nguyễn Thị Thu Thủy lớp kế hoạch 46B cũng xây dựng bài viết theo Sinh viên thực hiện: Lê Thị Thúy Dương Lớp: Kế hoạch 48A 13 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp bố cục là: nghiên cứu (giới thiệu công tác lập kế hoạch tại công ty văn phòng phẩm Cửu Long); đánh giá và các giải pháp hoàn thiện. Cũng như mọi đề tài trên, tác giả nghiên cứu về căn cứ lập kế hoạch, phương pháp lập kế hoạch và quy trình lập kế hoạch. Sau khi có cái nhìn tổng quan về toàn bộ công tác lập kế hoạch, tác giả liệt kê những đánh giá về ưu điểm và nhược điểm của công tác lập kế hoạch đó. Sau khi đã có bản tổng hợp về các đánh giá, tác giả sẽ đưa ra các giải pháp để hoàn thiện. Hầu hết các giải pháp trong các đề tài ở trên đều được dựa trên cơ sở quy trình chuẩn trong lý thuyết, song tác giả lại đưa ra các giải pháp dựa trên quan điểm, nghĩa là hoàn thiện công tác lập kế hoạch theo các quan điểm. Trong bài viết, tác giả đã đưa ra ba quan điểm hoàn thiện công tác lập kế hoạch, đó là: hoàn thiện theo hướng hiện đại, hoàn thiện theo hướng bám sát thị trường, hoàn thiện theo hướng đơn giản. Và theo tác giả, với một công ty nhỏ và bộ máy quản lý đơn giản như công ty cổ phần văn phòng phẩm Cửu Long thì nên hoàn thiện công tác lập kế hoạch theo hướng đơn giản. Để hoàn thiện theo hướng đó, tác giả đưa ra ba giải pháp là: lập phòng kế hoạch độc lập; đổi mới phương pháp lập kế hoạch sản xuất và xây dựng quy trình lập kế hoạch sản xuất cho công ty. Hầu như các giải pháp đó chưa nêu rõ được nội dung, mới chỉ mang tính chất áp dụng lý thuyết là chủ yếu và mới khắc phục được phần nào của các nhược điểm. Trong mục đánh giá, tác giả có nêu ra một nhược điểm trong công tác lập kế hoạch là “trình độ chuyên của cán bộ lập kế hoạch chưa cao, chưa được qua đào tạo bài bản về kế hoạch” song lại chưa đưa ra được giải pháp nào để nâng cao trình độ cho cán bộ làm kế hoạch. Ưu điểm của bài viết này so với các bài trên là đã xác định phương hướng hoàn thiện ngay từ đầu và có một số kiến nghị với công ty để thực hiện tốt kế hoạch sản xuất. Như vây, không những quan tâm đến công tác lập kế hoạch, tác giả còn quan tâm đến công tác thực hiện kế hoạch, đây như là điều kiện đủ để công tác lập kế hoạch được hoàn thiện nhất. Trong đề tài “Hoàn thiện công tác lập kế hoạch cho Tổng công ty chè” bạn Lê Minh Anh lớp QTKD 44A cũng nghiên cứu về công tác lập kế hoạch và đưa ra một số giải pháp. Bố cục trình bày để hỗ trợ cho quá trình hoàn thiện như sau: nghiên cứu  đánh giá  giải pháp. Trong đó, ở phần nghiên cứu, tác giả đi tiến hành phân tích những nhân tố ảnh hưởng đến công tác lập kế hoạch tại công ty và nêu ra những thuận lợi và khó khăn trong sản xuất kinh doanh và hạn chế của chất lượng chè. Việc phân Sinh viên thực hiện: Lê Thị Thúy Dương Lớp: Kế hoạch 48A 14 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp tích vấn đề này nhằm hỗ trợ cho công tác phân tích môi trường bên trong, bên ngoài cho Tổng công ty chè. Tiếp đó, để thuận tiện cho việc đánh giá, tác giả đã giới thiệu qua về công tác lập kế hoạch tại Tổng công ty chè Việt Nam. Trong phần trình bày này, tác giả đưa ra hai vấn đề cần nghiên cứu là: các loại kế hoạch và trình tự lập kế hoạch tại công ty. Tuy nhiên, phần trình bày này mang tính lý thuyết nhiều hơn thực tế, nghĩa là tác giả chưa nêu được công ty làm như thế nào mà chỉ nêu ra rằng theo lý thuyết thì như thế nào. Sau khi đã giới thiệu về công tác lập kế hoạch, tác giả đưa ra những đánh giá bao gồm: ưu điểm, nhược điểm và nguyên nhân. Các đánh giá này bao gồm đánh giá về công tác lập kế hoạch sản xuất, công tác lập kế hoạch tiêu thụ, công tác quản lý kỹ thuật và công tác xây dựng cơ bản. Các đánh giá chỉ ra rất chung chung và chưa có những dẫn chứng cụ thể. Sau khi đã tiến hành đánh giá, tác giả đã đưa ra đựoc một số biện pháp để hoàn thiện. Tuy nhiên, những giải pháp này không được dựa trên các đánh giá mà chỉ xuất phát từ yêu cầu thực tiễn là những vấn đề đó luôn luôn cần nâng cao và hoàn thiện. Nhìn chung, hầu hết các đề tài đã đề cập đến tất cả các mặt của công tác lập kế hoạch và đánh giá được đúng thực trạng cũng như hoàn thiện được phần nào công tác lập kế hoạch cho doanh nghiệp. Đây sẽ là những tài liệu bổ ích và quý giá cho các doanh nghiệp tham khảo để xây dựng được một hệ thống và quy trình lập kế hoạch hoàn thiện. Sinh viên thực hiện: Lê Thị Thúy Dương Lớp: Kế hoạch 48A 15 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Chương I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ HOẠCH HÓA TRONG DOANH NGHIỆP I. Lý luận về kế hoạch hóa hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp. 1. Khái niệm kế hoạch hóa Kế hoạch hóa hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp được xác định là một phương thức quản lý theo mục tiêu, nó bao gồm toàn bộ hành vi can thiệp một cách có chủ định của các nhà lãnh đạo và các nhà quản lý doanh nghiệp vào các lĩnh vực kinh doanh của đơn vị mình nhằm đạt được những mục tiêu đã đề ra. 2. Vai trò của kế hoạch hóa trong hoạt động kinh doanh. 2.1. Trong cơ chế kế hoạch hóa tập trung. Trong cơ chế KHH tập trung, hệ thống chỉ tiêu kế hoạch pháp lệnh là cơ sở điều tiết mọi hoạt động tổ chức và quản lý sản xuất kinh odanh của các doanh nghiệp. Vai trò lớn nhất của cơ chế này là: có năng lực tạo ra các tỷ lệ tiết kiệm và tích lũy rất cao, thực hiện được những cân đối cần thiết trong tổng kinh tế quốc dân, nền kinh tế có thể đạt được mức cung ứng cần thiết để tạo ra tăng trưởng nhanh. Đăc biệt, nhờ có cơ chế KHH tập trung mà Nhà nước có thể hướng các nguồn lực cần thiết để thực hiện các mục tiêu và các lĩnh vực cần ưu tiên trong từng thời kỳ nhất định. Các đơn vị kinh tế xem như là các tế bào trong tổng thể nền kinh tế, thực hiện nhiệm vụ kế hoạch theo những mục tiêu thống nhất từ trên xuống. Có thể nói cơ chế KHH tập trung áp dụng ở nước ta trong một thời kỳ dài, nó đem lại những kết quả đáng kể, nhất là trong thời kỳ Việt Nam thực hiện cuộc kháng chiến chống Mỹ. Với cơ chế này nhiều doanh nghiệp sản xuất dịch vụ ở nước ta đã ra đời cung cấp một khối lượng của cải vật chất đáng kể, đảm bảo được những nhiệm vụ nặng nề trong công cuộc phục vụ kháng chiến và quốc kế dân sinh. Tuy vậy, trong điều kiện kinh tế thị trường, cơ chế KHH theo mô hình tập trung mệnh lệnh trở nên không còn phù hợp. Bản thân những đặc trưng của cơ chế này đã tạo ra những rào cản hạn chế sự phát triển của các doanh nghiệp cũng như của toàn thể nền kinh tế quốc dân. Cụ thể là: - Hạn chế tính năng động, sáng tạo, tự chịu trách nhiệm của các doanh nghiệp trong việc thích nghi với những điều kiện thị trường. Sinh viên thực hiện: Lê Thị Thúy Dương Lớp: Kế hoạch 48A 16 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp - Nền kinh tế bị mất động lực phát triển, các doanh nghiệp không có khả năng cạnh tranh, nhất là trong logic của nền kinh tế toàn cầu. - Hạn chế tính năng động về công nghệ,áp dụng kỹ thuật mới vì việc cho ra đời các sản phẩm mới không được gắn chặt với cơ chế khuyến khích. - Hiệu quả kinh tế còn thấp do vừa không có những chỉ số về chi phí kinh tế thương đối, vừa không có cơ chế đãi ngộ xứng đáng cho tính hiệu quả và trừng phạt đối với sự phi hiệu quả. 2.2. Trong nền kinh tế thị trường. Trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp thường xuyên phải đối mặt với các quy luật của thị trường, vì vậy những dấu hiệu thị trường là cơ sở để các doanh nghiệp thực hiện hành vi sản xuất kinh doanh của mình. Tuy vậy, KHH vẫn là cơ chế cần thiết, hữu hiệu của các doanh nghiệp. Lập luận về sự tồn tại và phát triển của KHH doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường xuất phát từ chính vai trò của nó trong quản lý doanh nghiệp. Những vai trò chính được thể hiện như sau: - Tập trung sự chú ý của các hoạt động trong doanh nghiệp vào các mục tiêu. KHH là nhằm đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp, cho nên chính các hoạt động của công tác kế hoạch hóa là tập trung sự chú ý vào mục tiêu này. Lập kế hoạch – khâu đầu tiên và quan trọng nhất trong quy trình kế hoạch hóa là công việc duy nhất có liên quan tới việc thiết lập các mục tiêu càn thiết cho sự phấn đấu của tập thể. Thị trường rất linh hoạt và thường xuyên biến động, lập kế hoạch và quản lý bằng kế hoạch giúp cho doanh nghiệp dự kiến được những cơ hội và thách thức có thể xảy ra để quyết định nên làm cái gì, làm như thế nào, khi nào làm và ai làm trong thời kỳ nhất định. Mặc dù chúng ta ít khi tiên đoán chính xác tương lai và mặc dù các yếu tố nằm ngoài kiểm soát của doanh nghiệp phá vỡ những kế hoạch tốt nhất đã có, nhưng nếu không có kế hoạch và tổ chức quá trình hoạt động thông qua các mục tiêu định lập trước thì chúng ta đã để cho các sự kiện có liên quan đến sinh mệnh sống của doanh nghiệp mình diễn ra một cách ngẫu nhiên và tính rủi ro trong hoạt động của doanh nghiệp sẽ tăng lên. - Công tác KHH với việc ứng phó những bất định và thay đổi của thị trường. Lập kế hoạch là dự kiến những vấn đề của tương lai, mà tương lai ít khi chắc chắn, tương lai càng dài thì kết qủa của các quyết định càng kém chắc chắn. Thậm chí ngay cả khi tương lai có độ chắc chắn cao thì các nhà quản lý vẫn phải tìm các tốt nhất để đạt mục Sinh viên thực hiện: Lê Thị Thúy Dương Lớp: Kế hoạch 48A 17 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp tiêu đề ra, phân công, phối hợp hoạt động của các bộ phận trong hệ thống tổ chức trong quá trình thực hiện mục tiêu kế hoạch và tháo gỡ, ứng phó với những bất ổn trong quá trình sản xuất kinh doanh. Như vậy, giống như một nhà hàng hải không thể chỉ lập hành trình rồi quên nó, một nhà quản lý kinh doanh không thể lập kế hoạch và dừng lại ở đó. Sự bất định và thay đổi của môi trường đòi hỏi họ, ngoài việc soạn lập kế hoạch, phải tiến hành các nội dung khác của công tác KHH là triển khai thực hiện, kiểm tra công việc của các cấp tổ chức, điều chỉnh các hoạt động cần thiết để đảm bảo thực thi các mục tiêu kế hoạch đạt ra. - Công tác KHH với việc tạo khả năng tác nghiệp kinh tế trong doanh nghiệp. Công tác KHH thường hướng tới cực tiểu hóa chi phí vì nó chú trọng vào các hoạt động hiệu quả và đảm bảo tính phù hợp. Kế hoạch thay thế sự hoạt động manh mún, không phối hợp bằng sự nỗ lực có định hướng chung, thay thế luồng hoạt động thất thường bởi một luồng đều đặn và thay thế những phán xét vội vàng bằng những quyết định có cân nhắc kỹ lưỡng. Trong phạm vi doanh nghiệp, tác dụng của KHH với tác nghiệp kinh tế càng rõ nét hơn. Công tác KHH doanh nghiệp tạo cơ sở cho việc nhìn nhận logic các nội dung hoạt động có liên quan chặt chẽ với nhau trong quá trình tiến tới mục tiêu sản xuất sản phẩm và dịch vụ cuối cùng. Trên nền tảng đó, các nhà quản lý thực hành các phân công, điều độ, tổ chức các hành động cụ thể, chi tiết theo đúng trình tự, đảm bảo cho sản xuất không bị rối loạn và ít bị tốn kém. 3. Quy trình và nội dung của kế hoạch hóa trong doanh nghiệp. 3.1 Quy trình của kế hoạch hóa trong doanh nghiệp. Có nhiều cách tiếp cận về quy trình KHH trong doanh nghiệp, song nói một cách chung nhất, quy trình kế hoạch hóa bao gồm các bước tuần tự, cho phép vạch ra các mục tiêu tại những thời điểm khác nhau trong tương lai, dự tính các phương tiện cần thiết và tổ chức triển khai sử dụng các phương tiện nhằm đạt các mục tiêu. Một trong những quy trình được áp dụng rộng rãi tại các doanh nghiệp ở các nước kinh tế phát triển và đặc biệt được ưa chuộng tại Nhật Bản có tên là PDCA (Plan, Do, Check, Act). Các hoạt động liên quan đến kế hoạch hóa doanh nghiệp theo quy trình này được chia làm một số giai đoạn cơ bản thể hiện qua sơ đồ sau: Sinh viên thực hiện: Lê Thị Thúy Dương Lớp: Kế hoạch 48A 18 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Hình 1.1: Quy trình kế hoạch hóa PDCA. Thực hiện các điều chỉnh cần thiết Xác định mục tiêu và quy trình cần thiết để thực hiện mục tiêu Đánh giá và phân tích quá trình thực hiện Tổ chức thực hiện quy trình đã thực hiện. (Nguồn: Giáo trình kế hoạch kinh doanh - ĐH KTQD) Theo sơ đồ này, quy trình KHH trong doanh nghiệp bao gồm các bước sau đây: Bước 1: Soạn lập kế hoạch, đây là giai đoạn đầu tiên trong quy trình kế hoạch hóa với nội dung chủ yếu là xác định các nhiệm vụ, mục tiêu chiến lược, các chương trình và các chỉ tiêu kế hoạch tác nghiệp, soạn lập ngân quỹ cũng như các chính sách, biện pháp áp dụng trong thời kỳ kế hoạch của doanh nghiệp để thực hiện các mục tiêu đặt ra. trong điều kiện kinh tế thị trường, soạn lập kế hoạch thường phải là quá trình xây dựng nhiều phương án khác nhau, trên cơ sở đó đưa ra các sự lựa chọn chiến lược và các chương trình hành động, nhằm mục đích đảm bảo sự thực hiện các lựa chọn này. Kế hoạch chỉ có nghĩa khi chúng ta tính đến một tổng thể gồm nhiều vấn đề ràng buộc lẫn nhau. Các nội dung của quá trình soạn lập kế hoạch sẽ được phân tích trong phần tiếp theo. Bước 2: Các hoạch động triển khai tổ chức thực hiện kế hoạch. Kết quả hoạt động của quá trình này được thể hiện bằng những chỉ tiêu thực tế của hoạt động doanh nghiệp. Đây là khâu mang tính quyết định đến việc thực hiện những chỉ tiêu đặt ra Sinh viên thực hiện: Lê Thị Thúy Dương Lớp: Kế hoạch 48A 19 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp trong các kế hoạch. Nội dung của quá trình này bao gồm việc thiết lập và tổ chức các yếu tố nguồn lực cần thiết, sử dụng các chính sách, các biện pháp cũng như các đòn bẩy quan trọng tác động trực tiếp đến các cấp thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, nhằm bảo đảm các yêu cầu tiến độ đặt ra trong các kế hoạch tác nghiệp cụ thể kể cả về thời gian, quy mô và chất lượng công việc. Bước 3: Tổ chức công tác theo dõi, giám sát, thực hiện kế hoạch. Nhiệm vụ của quá trình này là thúc đẩy thực hiện các mục tiêu đặt ra và theo dõi, phát hiện những phát sinh không phù hợp với mục tiêu. Khi phát hiện những phát sinh không phù hợp, điều quan trọng là phải tìm được các nguyên nhân dẫn đến vấn đề đó. Những nguyên nhân này có thể thuộc các cấp thực hiện kế hoạch, ý thức chủ quan của các nhà lãnh đạo, quản lý hay là những phát sinh đột xuất nảy sinh trong quá trình triển khai kế hoạch. Bước 4: Điều chỉnh thực hiện kế hoạch. Từ những phân tích về hiện tượng không phù hợp với mục tiêu, các nhà kế hoạch đưa ra các quyết định điều chỉnh cần thiết và kịp thời. Các quyết định điều chỉnh đó có thể là: - Một là, thay đổi nội dung của hệ thống tổ chức, với cách điều chỉnh này, hệ thống các mục tiêu đặt ra ban đầu trong kế hoạch không bị thay đổi. Trên cơ sở phân tích đánh giá các khâu, các bộ phận có liên quan đến hệ thống quản lý và bị quản lý, đối chiều với mục tiêu, môt số bộ phận trong hệ thống tổ chức sẽ được điều chỉnh nhằm thực hiện mục tiêu kế hoạch đề ra. Có thể nói, điều chỉnh tổ chức là hình thức điều chỉnh tích cực nhất vì nó không ảnh hưởng đến mục tiêu của doanh nghiệp và những nhu cầu sản phẩm và dịch vụ vẩn được đáp ứng trên thị trường. - Hai là, thực hiện thay đổi một số mục tiêu bộ phận trong hệ thống mục tiêu đặt ra ban đầu. Hình thức điều chỉnh thứ hai này chỉ áp dụng khi không thể thực hiện được sự thay đổi của tổ chức hoặc chi phí của quá trình thay đổi tổ chức quá lớn, không đảm bảo được yêu cầu hiệu quả kinh tế. - Ba là, quyết định chuyển hướng kinh doanh trong những điều kiện bất khả kháng. Các hướng chuyển đổi thường là những phương án dự phòng mà doanh nghiệp đã xác định trong quá trình lập kế hoạch. Quy trình kế hoạch hóa nêu trên không phải là một trình tự tác nghiệp đơn giản mang tính chất tuần tự mà nó được thực hiện đan xen nhau, tác động hỗ trợ nhau, Sinh viên thực hiện: Lê Thị Thúy Dương Lớp: Kế hoạch 48A 20 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp trong đó khâu lập kế hoạch là quan trọng nhất. Quá trình này đòi hỏi tính linh hoạt và nghệ thuật quản lý rất lớn. Nếu như một khâu nhất định của quá trình không phù hợp với mục tiêu đề ra thì nó có thể dẫn đến những hậu quả mang tính dây chuyền không lường trước được. 3.2 Nội dung của kế hoạch hóa trong doanh nghiệp. Nội dung của một KHH trong doanh nghiệp gồm 2 bộ phân: - Kế hoạch chiến lược: Kế hoạch chiến lược áp dụng cho doanh nghiệp là định hướng lớn cho phép doanh nghiệp thay đổi, cải thiện, củng cố vị thế cạnh tranh của mình và những phương pháp cơ bản để đạt được mục tiêu đó. Soạn lập kế hoạch chiến lược không phải từ kỳ vọng mà doanh nghiệp muốn đạt tới mà xuất phát từ khả năng thực tế của doanh nghiệp và như vậy nó là thể hiện sự phản ứng của doanh nghiệp đối với toàn cảnh khách quan bên trong và bên ngoài của hoạt động doanh nghiệp. Thường thì kế hoach chiến lược được soạn thảo cho thời gian dài, tuy vậy, nó không đồng nghĩa với kế hoạch dài hạn. Nhiều doanh nghiệp đã dựa vào kế hoạch chiến lược ngắn hạn. Nói đến kế hoạch chiến lược không phải nói đến góc độ thời gian của kế hoạch mà nói đến tính chất định hướng của kế hoạch và bao gồm mục tiêu tổng thể phát triển doanh nghiệp. Trách nhiệm soạn thảo kế hoạch chiến lược trước hết là của lãnh đạo doanh nghiệp, vì kế hoạch chiến lược đòi hỏi trách nhiệm rất cao, quy mô hoạt động rộng lớn của các nhà quản lý. - Kế hoạch tác nghiệp. Là công cụ cho phép chuyển các định hướng chiến lược thành các chương trình áp dụng cho các bộ phận doanh nghiệp trong khuôn khổ các hoạt động doanh nghiệp, nhằm thực hiện được các mục tiêu của kế hoạch chiến lược. Kế hoạch tác nghiệp được thể hiện ở những bộ phận kế hoạch riêng biệt trong tổng thể hoạt động sản xuất kinh doanh như: Kế hoạch sản xuất, kế hoạch marketing, kế hoạch tài chính, kế hoạch nhân sự của doanh nghiệp. Kế hoạch chiến lược tập trung vào các lĩnh vực có liên quan trực tiếp đến tương lai của doanh nghiệp trong khi đó kế hoạch tác nghiệp liên quan đến tất cả các bộ phận của doanh nghiệp, quy trình kế hoạch hóa chiến lược đòi hỏi sự tham gia của các nhà lãnh đạo trong khi kế hoạch hóa tác nghiệp huy động tất cả các cán bộ phụ trách. Sinh viên thực hiện: Lê Thị Thúy Dương Lớp: Kế hoạch 48A