Tài liệu Một số giải pháp cải tiến phương pháp làm việc của cán bộ công chức trong điều kiện hiện nay tại phòng Tài nguyên và môi trường huyện Bắc Yên

Một số giải pháp cải tiến phương pháp làm việc của cán bộ công chức trong điều kiện hiện nay tại phòng Tài nguyên và môi trường huyện Bắc Yên TÊN ĐỀ TÀI SÁNG KIÊN Một số giải pháp cải tiến phương pháp làm việc của cán bộ công chức trong điều kiện hiện nay tại phòng Tài nguyên và môi trường huyện Bắc Yên A. SƠ YẾU LÝ LỊCH - Họ Và Tên: Đinh Ngọc Sơn - Ngày, tháng, năm sinh: 25.10.1976 - Đơn vị công tác: Phòng Tài nguyên và Môi trường - Trình độ chuyên môn: Đại học lâm nghiệp B. PHẦN MỞ ĐẦU Cải tiến phương pháp làm việc của mỗi cán bộ, công chức nhà nước hiện nay nói chung, ở phòng Tài nguyên và Môi trường huyện Bắc Yên nói riêng trở lên chuyên nghiệp hơn là điều kiện cần cho sự tiến bộ và thành công, thành đạt của mỗi con người. Tác phong chuyên nghiệp chính là sự tổng kết, tạo dựng và là tinh hoa của khung năng lực mỗi cá nhân, trở thành các hành vi tự nhiên và thói quen trong giải quyết công việc, sao cho đạt hiệu quả, năng suất và chất lượng cao. Khi có tác phong chuyên nghiệp, chúng ta sẽ có được tín nhiệm từ cấp trên, đồng nghiệp, khách hàng, đối tác…Vậy, mỗi người cần bắt đầu sớm và không bao giờ từ bỏ việc tự xây dựng tác phong, phong cách làm việc chuyên nghiệp của mình. Đề tài: " Một số giải pháp cải tiến phương pháp làm việc của cán bộ công chức trong điều kiện hiện nay tại phòng Tài nguyên và môi trường huyện Bắc Yên” nhằm: - Xây dựng cho mỗi cán bộ công chức phòng Tài nguyên và môi trường có được tác phong làm việc chuyên nghiêp, năng động, sáng tạo, hiệu quả, thiết thực. - Tham mưu tốt cho cấp trên chỉ đạo, điều hành, quản lý nhà nước về phát triển kinh tế xã hội đúng với chủ trương chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước trên mọi lĩnh vực nói chung, lĩnh vực Tài nguyên và Môi trường nói riêng. C. PHẦN NỘI DUNG I. SỰ CẦN THIẾT PHẢI CẢI TIẾN PHƯƠNG PHÁP LÀM VIỆC Trên cơ sở các nhiệm vụ được giao, với trách nhiệm là phó trưởng phòng giúp việc cho đồng chí Trưởng phòng quản lý nhà nước về lĩnh vực Đất đai, khai thác khoáng sản, Tài nguyên nước và môi trường trên địa bàn huyện, tôi có nhiệm Một số giải pháp cải tiến phương pháp làm việc của cán bộ công chức trong điều kiện hiện nay tại phòng Tài nguyên và môi trường huyện Bắc Yên vụ nắm và xử lý công việc, kịp thời tham mưu, đề xuất cách thức tổ chức thực hiện các nhiệm vụ, giải quyết các công việc có liên quan đến nhiệm vụ được giao. Tuy nhiên, để hoàn thành tốt nhiệm vụ, trong quá trình giải quyết công việc phải thực hiện nhiều thao tác, theo một quy trình nhất định: từ khâu tiếp nhận, xử lý văn bản đến, nghiên cứu, tham mưu đề xuất giải quyết công việc đến khâu soạn thảo văn bản báo cáo cấp trên quyết định và phát hành văn bản đi, sắp xếp và lưu trữ hồ sơ tài liệu. Để thực hiện tốt nhiệm vụ công tác chuyên môn, yêu cầu trước hết, quan trọng và xuyên suốt là phải thường xuyên nghiên cứu, nắm vững các Quy định của Đảng, Nhà nước, của Ngành liên quan đến lĩnh vực của cơ quan quản lý, để vận dụng vào công tác chuyên môn hàng ngày, tổ chức giải quyết những công việc cụ thể đạt chất lượng cao. Các loại văn bản quy phạm pháp luật là những căn cứ pháp lý quan trọng, buộc mỗi người công chức phải biết, phải hiểu và vận dụng sáng tạo để giải quyết công việc. Muốn tham mưu đề xuất cho cấp trên đề ra những nội dung công tác sát với tình hình thực tế của địa phương, phù hợp với nhiệm vụ chính trị của ngành, thì yêu cầu công chức phải nghiên cứu các Văn bản Luật, văn bản dưới luật, Chỉ thị, Kế hoạch công tác của tỉnh, của huyện.v.v… Ngoài việc nắm vững những quy định của Nhà nước, của ngành có liên quan đến chuyên môn, phải thường xuyên học tập, nâng cao kỹ năng tác nghiệp, như kỹ năng nghiên cứu, tổng hợp; cách thức nắm bắt tình hình, thu nhận thông tin, xử lý thông tin và lưu trữ dữ liệu để sử dụng trong khi giải quyết một hoặc bất kỳ công việc cụ thể như: việc xây dựng các báo cáo; các văn bản chỉ đạo hướng dẫn. Đảm bảo văn bản được phát hành đạt chất lượng cả về nội dung và hình thức; kỹ năng về quản lý và tổ chức thực hiện công việc đảm bảo khoa học, hiệu quả... Mặt khác, việc nắm vững nội dung các văn bản Văn bản Luật, văn bản dưới luật, các Chỉ thị, Nghị quyết sẽ là những công cụ hữu hiệu cho công tác quản lý nhà nước trong lĩnh vực tài nguyên và môi trường nói riêng, cho việc đẩy mạnh phát triển kinh tế - xã hội ở địa phương nói chung. Ví dụ: Trong công tác lập kế hoạch sử dụng đất hàng năm, yêu cầu phải nghiên cứu chi tiết các quy định của Nhà nước, của Ngành về công tác quản lý và sử dụng đất đai, hệ thống thông tin về quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất 5 năm, kế hoạch phát triển kinh tế xã hội 5 năm và hàng năm. Xuất phát từ đặc điểm, tính chất đặc thù công việc của phòng Tài nguyên và Môi trường: Khối lượng công việc phát sinh lớn, mang tính sự vụ, có lúc dồn dập, yêu cầu phải được giải quyết dứt điểm; cường độ làm việc cao, áp lực công việc lớn, đòi hỏi phải có sự sắp xếp, bố trí công việc hợp lý, khoa học mới có thể hoàn thành tốt được nhiệm vụ. Phức tạp nhất là việc giải quyết tranh chấp đất đai, việc Theo dõi biến động về đất đai; thực hiện việc lập, quản lý cập nhật và chỉnh lý hồ Một số giải pháp cải tiến phương pháp làm việc của cán bộ công chức trong điều kiện hiện nay tại phòng Tài nguyên và môi trường huyện Bắc Yên sơ địa chính, xây dựng hệ thống thông tin đất đai cấp huyện phục vụ cho công tác phát triển kinh tế xã hội an ninh quốc phòng ở địa phương. Để hoàn thành tốt nhiệm vụ, yêu cầu mỗi công chức phải thường xuyên cải tiến, đổi mới phương pháp làm việc, đáp ứng với nhu cầu công tác được giao, không ngừng nâng cao hiệu quả công tác, do đó tôi đã đăng ký lựa chọn đề tài: " Một số giải pháp cải tiến phươn pháp làm việc của cán bộ công chức trong điều kiện hiện nay tại phòng Tài nguyên và môi trường huyện Bắc Yên ". II. THỰC TRẠNG 1. Khái quát về con người và bộ máy làm việc của phòng Tài nguyên và Môi trường. Phòng Tài nguyên và Môi trường là cơ quan chuyên môn trực thuộc Ủy ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về Tài nguyên Đất đai, khoáng sản, tài nguyên nước và môi trường. Nhân sự của phòng Tài nguyên và Môi trường có 10 người, trong đó có 01 trưởng phòng, 02 phó trưởng phòng, 3 chuyên viên, 04 hợp đồng lao động, Về trình độ chuyên môn: có 9/10 người là đại học, 01/10 người trung cấp Về độ tuổi: nhiều tuổi nhất là 53 tuổi, ít tuổi nhất là 23 tuổi Về thành phần dân tộc: - Dân tộc thái có 4 người - Dân tộc H’Mông có 01 người - Dân tộc Dao có 01 người - Dân tộc kinh có 03 người - Dân tộc Mường có 01 người 2. Những kết quả thực hiện nhiệm vụ chuyên môn 2.1. Cách thức giải quyết công việc. Trên cơ sở chức năng nhiệm vụ chuyên môn của Phòng và những lĩnh vực công việc được phân công cụ thể cho từng người. Hàng năm, ngay từ đầu năm, tôi đã chủ động rà soát và xây dựng một bản kế hoạch công tác riêng để thực hiện nhiệm vụ được giao, phù hợp với yêu cầu về nội dung và thời gian theo kế hoạch chung của cơ quan. Theo đó, tôi đã lựa chọn giải quyết những công việc thực hiện trong từng tháng và trong mỗi tháng, chủ động báo cáo cấp trên xin ý kiến cho tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cụ thể. Trong quá trình giải quyết công việc hàng ngày, việc sắp đặt các công việc vô cùng quan trọng đảm bảo sao cho đúng với yêu Một số giải pháp cải tiến phương pháp làm việc của cán bộ công chức trong điều kiện hiện nay tại phòng Tài nguyên và môi trường huyện Bắc Yên cầu về thời gian; những việc khó, việc chính, việc gấp thì làm trước và làm theo tuần tự; hoặc cũng có thể gộp một vài việc để cùng giải quyết, nhưng đều phải tuần thủ theo nguyên tắc: mọi việc đều phải thực hiện theo kế hoạch, ngày nào việc đó, việc ngày nay không để ngày mai; nếu hết giờ làm việc vẫn chưa hoàn thành thì phải cố gắng hoàn thành công việc mới nghỉ. Trước khi hết giờ làm việc mỗi ngày, tôi đều giành thời gian để sắp xếp lại công việc trong ngày, kiểm tra những công việc cần làm tiếp theo và chuẩn bị những công việc được thực hiện tiếp theo; chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ cần giải quyết của ngày hôm sau. Trong thực hiện kế hoạch, phải thường xuyên theo dõi, kiểm tra, đánh dấu những công việc đã hoàn thành; bổ sung hoặc thay đổi công việc theo nhu cầu công tác đột xuất (tuy nhiên những công việc ổn định vẫn phải được thực hiện theo kế hoạch đã đặt ra và đúng thời gian quy định). Qua đó, tránh được tình trạng bỏ sót, bỏ quên công việc và kịp thời tham mưu cho cấp trên giải quyết tốt những công việc đề ra theo kế hoạch. 2.2.Công tác lưu trữ hồ sơ Trên cơ sở những hồ sơ tài liệu phải quản lý và lưu trữ, phòng đã tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến, triển khai các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ giúp cán bộ công chức, nhân viên lao động hợp đồng nhận thức đầy đủ vai trò, tầm quan trọng của công tác lưu trữ để thực hiện đúng theo quy định pháp luật của Nhà nước. Quy định trách nhiệm của cán bộ, công chức trong việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, coi đây là tiêu chí để bình xét thi đua hàng năm. Ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan làm cơ sở cho việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hàng năm theo quy định. Phòng cũng đã quan tâm đầu tư, trang bị các phương tiện cần thiết, áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật để thao tác công việc, bảo quản an toàn tài liệu và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ, chú ý đến công tác phòng chống cháy, nổ, nấm, mốc … Hướng dẫn, tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến công tác lưu trữ. Đôn đốc, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện các quy định về công tác lưu trữ trong nội bộ, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ để quản lý, sử dụng tài liệu lưu trữ khoa học, hiện đại đáp ứng kịp thời yêu cầu phát triển kinh tế hiện nay 3. Một số tồn tại Một số giải pháp cải tiến phương pháp làm việc của cán bộ công chức trong điều kiện hiện nay tại phòng Tài nguyên và môi trường huyện Bắc Yên Bên cạnh những kết quả đã đạt được như nêu trên, trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ được giao vẫn còn một số tồn tại, hạn chế đã ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng và hiệu quả công tác. Cụ thể như sau: 3.1.Do tính chất của công việc của ngành tài nguyên và môi trường phải được tổ chức thực hiện theo một quy định, quy trình nhất định do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định. Khối lượng công việc phát sinh liên tục, khối lượng văn bản chỉ đạo, hướng dẫn liên quan đến lĩnh vực ngành gửi đến nhiều. Cùng với khối lượng các văn bản có tính hướng dẫn, chỉ đạo cần được nghiên cứu, sử dụng thường xuyên, nhưng không được sắp xếp khoa học, khi cần sử dụng đã phải mất nhiều thời gian đến truy tìm, nên đã ảnh hưởng tiến độ và chất lượng giải quyết công việc. 3.2.Những văn bản tham mưu của phòng mang nhiều thông tin liên quan tới tình hình phát triển kinh tế - xã hội ở địa phương, công tác quy hoạch kế hoạch sử dụng đất, công tác cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, bảo vệ môi trường, khai thác khoáng sản…, chưa được thu thập, lưu trữ đầy đủ, thống kê cụ thể; một số tài liệu đã bị mất mát, thất lạc... cho nên khi cần đến số liệu để báo cáo tình hình hiện trạng của ngành ở địa phương (nhất là đối với các báo cáo chuyên đề) còn thiếu chính xác, ảnh hưởng đến chất lượng công tác chỉ đạo, điều hành của cấp trên. 3.3. Khối lượng công việc phải thực hiện nhiều, nên khối lượng văn bản được sản sinh trong quá trình thực hiện rất lớn, khối lượng các file tài liệu điện tử được lưu trữ trên máy tính cá nhân rất nhiều, không khoa học, khi cần thiết truy tìm file tài liệu đã tốn nhiều công sức, có những lúc không tìm thấy tài liệu, ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng làm việc của cá nhân. 3.4.Trên cơ sở các nhiệm vụ được giao, tuy đã chủ động xây dựng kế hoạch thực hiện, nhưng có thời điểm nhiều công việc đột xuất do lãnh đạo phân công và yêu cầu phải hoàn thành trong thời gian sớm nhất, nên đã có lúc lúng túng, thiếu bình tĩnh để xử lý tình huống, chưa chủ động sử dụng thời gian để giải quyết công việc được giao. Chính vì vậy, có những lúc tinh thần căng thẳng đã tạo nên cảm giác mệt mỏi, chán nản, khó hoàn thành nhiệm vụ... III. MỘT SỐ GIẢI PHÁP CẢI TIẾN PHƯƠNG PHÁP LÀM VIỆC Để khắc phục tồn tại nêu trên, tiếp tục nâng cao hiệu quả chất lượng công việc tôi thấy cần phải có một số giải pháp sau đây: 1. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin Một số giải pháp cải tiến phương pháp làm việc của cán bộ công chức trong điều kiện hiện nay tại phòng Tài nguyên và môi trường huyện Bắc Yên Trong giai đoạn hiện nay, giai đoạn mà cả thế giới đang thực hiện cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ 4 (thời đại Công nghệ 4.0), thời đại của Công nghệ thông tin đang bùng nổ và phát triển mạnh mẽ. Việc ứng dụng Công nghệ thông tin (CNTT) vào tất cả các lĩnh vực trong đời sống xã hội nói chung, đối với ngành Tài nguyên và Môi trường (TN&MT) có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc tạo điều kiện cho phát triển kinh tế - xã hội, ổn định đời sống của nhân dân. Hiện nay, các ứng dụng phần mềm chuyên ngành (Mapinfo, MicroStation, Autocad...) trong việc quản lý, sử dụng đất đai và một số nhiệm vụ chuyên môn khác đang được vận dụng phục vụ cho công tác xây dựng cơ sở dữ liệu (CSDL) Đất đai, Đo đạc và Bản đồ địa chính, bản đồ chuyên đề, chỉnh lý biến động, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, thống kê, kiểm kê đất đai, quản lý hồ sơ, văn bản chuyên ngành góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc, rút ngắn được thời gian. Tuy nhiên việc ứng dụng công nghệ thông tin tại phòng Tài nguyên và Môi trường hiện nay vẫn còn nhiều hạn chế. Để cải thiện vấn để này, đi đôi với việc quan tâm, đầu tư thiết bị CNTT cần có chương trình hỗ trợ đào tạo, bồi dưỡng nâng cao năng lực và trình độ ứng dụng CNTT cho cán bộ, đẩy mạnh ứng dụng CNTT, bao gồm: ứng dụng có hiệu quả các phần mềm chuyên ngành, ưu tiên xây dựng các ứng dụng mã nguồn mở; các tác nghiệp trong quản lý hành chính thực hiện trên môi trường mạng; ứng dụng CNTT trong cung cấp các dịch vụ công trực tuyến phục vụ người dân và doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu về số lượng và chất lượng. 2. Sắp xếp tài liệu khoa học, làm tốt công tác lưu trữ hồ sơ Sắp xếp tài liệu khoa học cũng là biện pháp tốt giúp cho việc giải quyết công việc được nhanh chóng, kịp thời, không mất thời gian trong việc truy tìm tài liệu, truy tìm công việc. Việc sắp xếp tài liệu trên bàn làm việc không kém phần quan trọng. Không đơn giản khi nghĩ rằng, tài liệu giải quyết xong chỉ việc đưa vào cặp, tủ là xong. Nếu toàn bộ những hồ sơ, tài liệu đó được sắp xếp theo một nguyên tắc nhất định thì khi cần đến sẽ không phải mất thời gian để tìm kiếm. Những hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong, được thu thập đầy đủ, sắp xếp theo một trình tự nhất định, lưu giữ riêng theo từng công việc cụ thể và đưa vào bảo quản trong giá, tủ. Đối với những hồ sơ, tài liệu đang giải quyết hoặc chưa giải quyết cũng được đưa vào bìa, cặp, có ghi tóm tắt nội dung công việc ra ngoài bìa, cặp và được sắp xếp trên bàn làm việc theo tuần tự thời gian giải quyết công việc, để thuận tiện cho việc theo dõi giải quyết công việc hàng ngày. Thói quen ngăn nắp, gọn gàng đã giúp cho tôi tiết kiệm được nhiều thời gian, sức lực khi làm việc, Một số giải pháp cải tiến phương pháp làm việc của cán bộ công chức trong điều kiện hiện nay tại phòng Tài nguyên và môi trường huyện Bắc Yên và quan trọng là tránh được việc bỏ sót, bỏ quên công việc. Việc sắp xếp tài liệu khoa học như nêu trên còn giúp thực hiện tốt công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu, không mất nhiều thời gian trong việc truy tìm, thu thập tài liệu sau một năm công tác phải nộp lưu trữ. Khi đến hạn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan chỉ cần kiểm tra, sắp xếp lại theo trình tự thời gian hoặc trình tự giải quyết công việc và thống kê tài liệu trong hồ sơ là hoàn thành việc lập hồ sơ. Chính vì vậy mà toàn bộ hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cá nhân và của Phòng từ nhiều năm trước đến nay đã được thu thập, chỉnh lý, sắp xếp, thống kê và hệ thống hóa, lập mục lục hồ sơ, mục lục văn bản nộp lưu vào lưu trữ cơ quan theo quy định. Do đó, để có cách sắp xếp hồ sơ khoa học, tôi đã tiến hành theo trình tự sau: ▲ Chọn tủ hồ sơ: + Dùng những tủ đứng có nhiều ngăn phía trên và có hộc tủ phía dưới. Mỗi ngăn có kích thước phù hợp với từng loại hồ sơ (thông thường là 28cm x 35cm). + Nếu phòng làm việc có không gian nhỏ, chúng ta nên dùng tủ hồ sơ treo trên tường. Loại tủ hồ sơ treo gọn nhẹ có thể giải quyết được một lượng lớn hồ sơ. + Dùng mẩu giấy ghi nội dung của từng loại hồ sơ để dán trên tường, thành của từng kệ riêng biệt. Ví dụ trên mẩu giấy ghi chú là "Báo cáo", nghĩa là kệ đó chứa hồ sơ về báo cáo. ▲ Phân loại hồ sơ: Việc phân loại hồ sơ rất quan trọng, nếu phân loại có hệ thống thì sẽ dễ dàng cho việc kiểm tra, sắp xếp. Nên phân loại theo cách như sau: + Phân loại theo chủ đề: Trong cùng một loại hồ sơ nên chia nhỏ theo từng chủ đề ví dụ như: báo cáo, Công văn, …… + Phân loại theo cụm: Trong cùng một loại chủ đề nên chia nhỏ hồ sơ theo từng cụm ví dụ như: Cụm quý 1, Cụm quý 2, cụm quý 3, cụm 4. + Phân loại theo nhóm: Trong cùng một cụm hồ sơ nên chia nhỏ ra theo từng nhóm ví dụ như: nhóm quý 1, nhóm quý 2, nhóm quý 3, nhóm quý 4. ▲ Sắp xếp hồ sơ: Sau khi phân loại hồ sơ xong, chúng ta cần sắp xếp hồ sơ một cách khoa học. Nên sắp xếp theo cách như sau: Một số giải pháp cải tiến phương pháp làm việc của cán bộ công chức trong điều kiện hiện nay tại phòng Tài nguyên và môi trường huyện Bắc Yên + Sắp xếp theo thời gian: Dựa theo thứ tự thời gian của sự việc xảy ra trong hồ sơ để sắp xếp trước sau. Cần ghi chú cẩn thận thời điểm để khi tìm kiếm được dễ dàng. + Sắp xếp theo tính chất công việc: - Hồ sơ bình thường - hồ sơ mật - hồ sơ tối mật… - Hồ sơ chưa giải quyết - hồ sơ đang giải quyết chưa dứt điểm - hồ sơ đã giải quyết xong… ▲Lập danh mục hồ sơ: Danh mục hồ sơ là bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của đơn vị. Nhờ vào danh mục này mà chúng ta có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng. + Tạo một danh mục cụ thể, chính xác: Sau khi đã chọn cách sắp xếp, chúng ta tạo danh mục hồ sơ chi tiết. Nên đưa vào máy vi tính, tạo cây thư mục, với thư mục cấp 1 là danh mục hồ sơ, thư mục cấp 2 là chủ đề hồ sơ… Như vậy, lúc cần tra cứu chúng ta có thể xem nhanh nhờ cây thư mục trên máy vi tính + Danh mục hồ sơ phải được cập nhật thường xuyên. Khi đã đưa danh mục hồ sơ vào máy vi tính, chúng ta nên lưu lại cây thư mục cũ trước khi cập nhật. Như vậy, lúc cần xem xét lại, chúng ta biết được từng thời điểm bổ sung hồ sơ mới. ▲Lưu trữ hồ sơ: Hồ sơ phải được lưu trữ vào một vị trí nhất định để khi cần truy cập sẽ nhanh chóng. Làm bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của đơn vị. Nhờ vào danh mục này mà chúng ta có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng. + Dùng bút chì đánh số ở góc phải các hồ sơ lưu trữ. + Bên ngoài tập lưu trữ có nhãn in hồ sơ từ số… đến số… để dễ truy tìm. + Nên dùng máy quét (scanner) để quét hồ sơ vào máy vi tính ở dạng tập tin *.jpg, đánh số để lưu trữ hồ sơ. + Vào bảng tính Excel để lập số lưu trữ hồ sơ, có chú thích bên cạnh, dùng chức năng siêu liên kết (Hyperlink) để liên kết với tập tin hình ảnh cần lưu. Như vậy khi cần xem lại hồ sơ chúng ta chỉ cần nhấp vào số lưu trữ hồ sơ có đặt chức năng siêu liên kết. Những hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong, được thu thập đầy đủ, sắp xếp theo một trình tự nhất định, lưu giữ riêng theo từng công việc cụ thể và đưa vào bảo Một số giải pháp cải tiến phương pháp làm việc của cán bộ công chức trong điều kiện hiện nay tại phòng Tài nguyên và môi trường huyện Bắc Yên quản trong giá, tủ. Đối với những hồ sơ, tài liệu đang giải quyết hoặc chưa giải quyết cũng được đưa vào bìa, cặp, có ghi tóm tắt nội dung công việc ra ngoài bìa, cặp và được sắp xếp trên bàn làm việc theo tuần tự thời gian giải quyết công việc, để thuận tiện cho việc theo dõi giải quyết công việc hàng ngày. Thói quen ngăn nắp, gọn gàng đã giúp cho tôi tiết kiệm được nhiều thời gian, sức lực khi làm việc, và quan trọng là tránh được việc bỏ sót, bỏ quên công việc. Việc sắp xếp tài liệu khoa học như nêu trên còn giúp thực hiện tốt công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu, không mất nhiều thời gian trong việc truy tìm, thu thập tài liệu sau một năm công tác phải nộp lưu trữ. Khi đến hạn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan chỉ cần kiểm tra, sắp xếp lại theo trình tự thời gian hoặc trình tự giải quyết công việc và thống kê tài liệu trong hồ sơ là hoàn thành việc lập hồ sơ. Chính vì vậy mà toàn bộ hồ sơ, tài liệu lưu trữ của cá nhân và của Phòng từ nhiều năm trước đến nay đã được thu thập, chỉnh lý, sắp xếp, thống kê và hệ thống hóa, lập mục lục hồ sơ, mục lục văn bản nộp lưu vào lưu trữ cơ quan theo quy định. Nhờ việc chỉnh lý, sắp xếp tài liệu khoa học như trên đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm tài liệu lưu trữ khi cần thiết, giúp cho việc giải quyết công việc hàng ngày của cá nhân, của phòng được nhanh chóng, kịp thời. 3. Xây dựng phong cách làm việc chuyên nghiệp Trong môi trường làm việc năng động và hiện đại như ngày nay, tính chuyên nghiệp được coi là một trong những tiêu chí hàng đầu quyết định sự thành công. Để làm được điều đó, cần kết hợp nhuần nhuyễn các kỹ năng cứng và các kỹ năng mềm để tạo nên một phong thái chuyên nghiệp trong cách giao tiếp và làm việc. những kỹ năng cơ bản cần quan tâm: 3.1.Cập nhật các xu hướng ảnh hưởng đến công việc và lĩnh vực chuyên môn. Đây là một phần quan trọng trong việc tạo nên sự chuyên nghiệp trong quá trình làm việc. Việc nắm bắt các xu hướng sẽ giúp cho việc nhận định đúng đắn về khâu lập kế hoạch, xác định được mục tiêu và dễ dàng thực hiện mọi việc theo những gì đã đề ra. Ngoài ra, việc chủ động trong mọi việc khiến bạn có trách nhiệm hơn với công việc của bạn và công việc chung. Trong thời đại mọi thứ đều thay đổi chóng mặt, điều cần làm là chú ý đến các tin tức trên các phương tiện thông tin đại chúng, các ý kiến của nhà phân tích đề cập trong thời gian qua. Đừng chỉ nghe mà hãy “lắng nghe”, ghi chép và áp dụng trong lĩnh vực, công việc của mình. Điều này sẽ giúp ích rất nhiều cho mọi kế hoạch, công việc, thậm chí còn giúp cho việc đưa ra những sáng kiến, ý tưởng mới và hiệu quả trong công tác. Một số giải pháp cải tiến phương pháp làm việc của cán bộ công chức trong điều kiện hiện nay tại phòng Tài nguyên và môi trường huyện Bắc Yên 3.2. Không ngừng học hỏi và trau dồi kỹ năng, kiến thức chuyên môn Cho dù đang ở vị trí nào thì việc không ngừng học hỏi là điều cần thiết để không ngừng tiến bộ và vươn tới đỉnh cao. Cuộc sống, trình độ công nghệ thông tin phát triển liên tục kèm theo những đòi hỏi, yêu cầu trong công việc sẽ ngày càng khắt khe, đa dạng hơn. Nếu như bạn không trang bị cho mình kiến thức phù hợp với thời đại thì sẽ không tránh khỏi việc bị đào thải vì sự tụt hậu, lỗi thời. Vì vậy, để trở nên ngày càng chuyên nghiệp, đừng ngại ngần học hỏi từ cấp trên, các đồng nghiệp thâm niên hay thậm chí là cấp dưới của mình. Việc làm đó sẽ có được những bài học và trải nghiệm vô giá từ chính nỗ lực này. 3.3.Tham gia vào các cuộc đối thoại Để theo kịp với xu hướng công nghiệp và xã hội, bạn cần thường xuyên theo dõi các bản tin, tham gia vào các cuộc thảo luận trực tuyến, thiết lập thông báo của Google cho các từ khóa liên quan đến ngành, lĩnh vực cần quan tâm. Từ đó, chúng ta có thể tiếp cận những tin tức mới nhất. Với một số lĩnh vực chuyên môn, việc cập nhật thông tin chiếm vị trí trọng yếu trong thành công. Vì vậy, đừng quên trau dồi khả năng giao tiếp, đàm phán và đưa ra ý kiến nhằm rèn luyện bản thân mình qua từng ngày. 3.4. Kết nối giữa các thế hệ Đừng cho rằng ta không có điểm gì chung với các đồng nghiệp lớn tuổi hoặc trẻ hơn. Việc giao tiếp, làm cho chúng ta với những người không nằm trong nhóm tuổi của bạn có thể giúp bạn phát triển kỹ năng giao tiếp một cách khéo léo, linh hoạt hơn. Từ chia sẻ của họ, ta có thể học tập được nhiều kinh nghiệm trong công việc, mở rộng các mối quan hệ xã hội và nắm bắt nhanh chóng các cơ hội để đi đến thành công. Bên cạnh đó, thông qua giao tiếp, ta có thể nắm bắt quan điểm của họ, đưa ra cách nhìn mới về công việc. Cuối cùng, họ có thể giúp cho chúng ta tạo ra sự thay đổi lớn về mặt hình ảnh, cũng như cung cấp các công cụ và cách tiếp cận giải quyết vấn đề mới. 3.5. Tư duy tập trung trong công việc Để chủ động hoàn thành các công việc theo kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn. Chúng ta cần tranh thủ những lúc rảnh rỗi trước thời điểm phải thực hiện các công việc này để thực hiện những thao tác có thể làm trước hoặc sơ lược quy trình thực hiện một công việc cụ thể; Sau đó, khi gần đến thời điểm hoàn thành công việc thì chỉ việc hoàn chỉnh văn bản, trình lãnh đạo cho ý kiến quyết định và kết thúc công việc. Khi soạn thảo một Báo cáo chuyên đề lớn, trong lúc chờ báo cáo của các đơn vị có liên quan gửi về, tôi thường chủ động nghiên cứu tài liệu, văn bản hướng Một số giải pháp cải tiến phương pháp làm việc của cán bộ công chức trong điều kiện hiện nay tại phòng Tài nguyên và môi trường huyện Bắc Yên dẫn, thu thập thông tin, số liệu có liên quan và xây dựng đề cương báo cáo cần soạn thảo để khi có đầy đủ số liệu, thông tin của các đơn vị thì thực hiện việc tổng hợp, hoàn chỉnh báo cáo theo đề cương... Chủ động giải quyết những công việc như vậy, không những giúp cho tôi thoát khỏi áp lực công việc, tâm trạng căng thẳng và cả sự lúng túng khi phải thực hiện nhiều công việc một lúc; đồng thời đã giúp cho tôi làm chủ được thời gian, kèm theo đó là chất lượng giải quyết công việc được nâng cao hơn và hiệu quả hơn. Tuy nhiên, cũng có lúc do yêu cầu công tác phải hoàn thành nhiều công việc cùng một lúc (cả công việc đột xuất) thì yếu tố quan trọng lúc này là phải bình tĩnh, tư duy để sắp xếp công việc, xem xét việc nào nên làm trước, việc nào làm sau đó và thực hiện xử lý công việc theo tuần tự, ưu tiên những việc khẩn, thực sự quan trọng và tập trung cao độ cả về trí lực và thời gian để hoàn thành, đảm bảo nhanh chóng, chất lượng. Nếu mọi cố gắng vẫn không hoàn thành công việc theo yêu cầu thì phải làm thêm giờ hoặc xin hỗ trợ của đồng nghiệp phụ giúp một phần, như: in ấn, phát hành, chuyển giao tài liệu hoặc chuyển giao bớt một số nhiệm vụ cho công chức khác. Mỗi buổi sáng làm việc là thời điểm minh mẫn nhất trong này, nên tôi thường dành thời điểm này để giải quyết những công việc có tính chất phức tạp, khó hơn; ví dụ như việc nghiên cứu các văn bản quy định mới để đề xuất hướng giải quyết Khi làm việc cần luôn tập trung cao độ vào công việc, không phân tán tư tưởng, suy nghĩ vào những việc khác và tập cho mình một thói quen làm việc có tính kỷ luật, chăm chỉ, cần cù để hiệu quả công việc đạt được tốt hơn. Và cũng nhờ đó mà tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức; tránh sự lãng phí vào những việc không cần thiết, mà thay vào đó là sự nỗ lực làm việc. Mỗi khi hoàn thành xong một công việc đạt chất lượng tốt, trôi chảy, không bị vướng mắc đã tạo cho tôi một cảm giác thỏa mái, sự sảng khoái, dễ chịu sau mọi sự cố gắng đã được đền đáp xứng đáng. Đó còn là phần thưởng lớn nhất do chính mình tự thưởng, tạo nên một hứng thú mới, niềm say mê để quên hết mệt mỏi và tiếp tục thực hiện một sự khởi nguồn mới. Tuy nhiên, cũng có lúc cơ thể mệt mỏi, công việc bị ứ đọng, thì cảm giác chán nản, mất hứng thú làm việc lại xâm lấn. Lúc đó lại phải đi tìm một cảm giác mới, tự thưởng cho mình bằng cách lướt nhanh các thông tin trên Trang thông tin điện tử của ngành, trên Internet (nhưng tuyệt đối không được xa đà – đây là nguyên tắc). Hoặc là thực hiện việc kiểm tra các thư mục, file điện tử trên máy tính cá nhân, làm một nhiệm vụ là "dọn rác"; hay cũng có thể tìm một công việc dễ, đơn giản có thể được hoàn thành một cách nhanh chóng; hoặc tệ hơn là bỏ đó mà đi lang thang trong cơ quan, chăm sóc một cây Một số giải pháp cải tiến phương pháp làm việc của cán bộ công chức trong điều kiện hiện nay tại phòng Tài nguyên và môi trường huyện Bắc Yên cảnh... để giúp cho việc lấy lại sự thăng bằng, giảm bớt mệt mỏi, làm cho tinh thần sảng khoái để tiếp tục làm việc. Thường xuyên rèn luyện thân thể, có phong cách sống lành mạnh, tích cực tham gia các hoạt động phong trào của cơ quan, đoàn thể và các hoạt động xã hội, từ thiện, cũng giúp chúng ta loại bỏ được thói hư, tật xấu, tư tưởng thiếu tích cực và giúp cho việc nâng cao sức khỏe, trí lực để làm việc được bền bỉ hơn; D. KẾT LUẬN Những giải pháp cải tiến phương pháp làm việc nêu trên mà tôi vận dụng trong thời gian vừa qua đã giúp tôi nhận thấy nhiều điều bổ ích trong công việc cũng như trong cuộc sống. Trong đó, có thể nêu một số lợi ích cụ thể đó là: + Thường xuyên cải tiến phương pháp làm việc đã tạo động lực cho tôi phát huy được năng lực cá nhân, phương thức tác phong làm việc có tính tổ chức khoa học hơn, chuyên nghiệp hơn. + Chất lượng, hiệu quả công việc giải quyết được tốt hơn, kịp thời với yêu cầu tính chất công việc được giao. + Phát huy tinh thần làm việc nhóm, làm việc tập thể cao hơn. Mọi người trong cơ quan, đơn vị sẽ gắn bó, đoàn kết với nhau cùng chia sẻ những thuận lợi khó khăn trong công việc cũng như trong cuộc sống thường ngày. Trên cơ sở một số giải pháp trên, trong thời gian tới tôi sẽ tiếp tục cải tiến bổ sung phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ được giao. Để đảm đương khối lượng công việc ngày càng nhiều, song vẫn phải giải quyết kịp thời, không để tồn đọng nhất là các ý kiến của nhân dân. Do đó cần phải có phương pháp làm việc phù hợp để hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ. Mỗi người, mỗi cá nhân đều có một phương pháp, một cách làm việc cụ thể khác nhau. Nhưng dù bằng cách này hay cách khác thì nhân tố bản thân vẫn là điều quan trọng nhất. Có một phương pháp làm việc khoa học, hiệu quả, tất yếu chúng ta sẽ thành công hơn trong công việc cũng như trong cuộc sống. Từ kinh nghiệm của bản thân, tôi mạnh dạn trình bày một số giải pháp cải tiến phương pháp làm việc của mình để cùng được trao đổi và tham khảo./. XÁC NHẬN CỦA THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN ĐƠN VỊ Bắc Yên, ngày 25 tháng 11năm 2017 TÁC GIẢ SÁNG KIÊN Một số giải pháp cải tiến phương pháp làm việc của cán bộ công chức trong điều kiện hiện nay tại phòng Tài nguyên và môi trường huyện Bắc Yên Lò Duy Thành Đinh Ngọc Sơn