Tài liệu Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế toán tại doanh nghiệp tư nhân việt thắng

1 BOÄ GIAÙO DUÏC VAØ ÑAØO TAÏO TRÖÔØNG ÑAÏI HOÏC NHA TRANG KHOA KINH TEÁ @&? NGUYEÃN THÒ NGAÂN ÑOÀ AÙN TOÁT NGHIEÄP MOÄT SOÁ BIEÄN PHAÙP NHAÈM HOAØN THIEÄN COÂNG TAÙC TOÅ CHÖÙC HAÏCH TOAÙN KEÁ TOAÙN TAÏI DOANH NGHIEÄP TÖ NHAÂN VIEÄT THAÉNG GVHD : Thaày ÑAØO COÂNG THIEÂN Lôùp : 44DN MSSV : 44D4046 Nha Trang, thaùng 11 naêm 2006 PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com 2 LỜI NÓI ĐẦU 1. Sự cần thiết của đề tài : Hoạt động sản xuất kinh doanh trong nền kinh tế thị trường luôn chịu sự tác động bởi các quy luật vốn có của nó. Sự sống còn của mỗi doanh nghiệp luôn diễn ra hàng ngày, hàng giờ. Do đó để tồn tại và phát triển thì không chỉ riêng doanh nghiệp nào mà hầu như tất cả các chủ thể sản xuất kinh doanh đều rất quan tâm đến công tác tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh, trong đó công tác tổ chức hạch toán kế toán có một vị trí đặc biệt quan trọng trong công tác tổ chức quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Với chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra các hoạt động kinh tế tài chính trong doanh nghiệp, nên công tác tổ chức hạch toán kế toán có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý ở doanh nghiệp. Trong điều kiện hiện nay khi mà nguồn lực thông tin đặt lên hàng đầu thì chất lượng của thông tin kế toán được coi như một tiêu chuẩn quan trọng để đảm bảo sự an toàn và khả năng mang lại thắng lợi cho quyết định kinh doanh. Chính vì vậy việc đổi mới yêu cầu và không ngừng hoàn thiện công tác kế toán để thích nghi cơ chế quản lý mới là một vấn đề nóng bỏng. Tổ chức hạch toán kế toán phụ thuộc vào quy mô hoạt động, lĩnh vực ngành nghề kinh doanh, đặc điểm tổ chức quản lý và trang thiết bị cũng như chính sách chế độ của cơ quan nhà nước. Do tính chất phức tạp của hoạt động kinh doanh hàng thủy sản và những khó khăn riêng của Doanh nghiệp tư nhân Việt Thắng đã chi phối đến công tác hạch toán kế toán ở doanh nghiệp. Trong thời gian qua công tác này còn có một số hạn chế về nguyên tắc hạch toán lẫn phương thức hạch toán kế toán nên chưa trở thành công cụ quản lý tài chính hữu hiệu. Để công việc sản xuất kinh doanh mang lại hiệu quả hơn thì việc nghiên cứu công tác tổ chức hạch toán kế toán ở Doanh nghiệp tư nhân Việt Thắng là một việc làm hết sức cần thiết. Xuất phát từ những vấn đề trên cùng với việc qua tìm hiểu thực tế công tác hạch toán kế toán ở doanh nghiệp tư nhân Việt Thắng tôi đã quyết định chọn đề tài : “Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế toán tại Doanh nghiệp tư nhân Việt Thắng”. Đề tài tìm hiểu thực trạng công tác tổ chức hạch toán kế toán tại doanh nghiệp tư nhân Việt Thắng trên cơ sở những mặt đạt được và những tồn tại cần khắc phục từ đó đề xuất một số biện pháp góp phần hoàn thiện công tác tác tổ chức hạch toán tại doanh nghiệp. 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Ø Đối tượng nghiên cứu : PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com 3 Nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức hạch toán kế toán tại doanh nghiệp trên một số nội dung như : Tổ chức vận dụng chứng từ, tài khoản và sổ sách kế toán; tổ chức các phần hành kế toán ở Doanh nghiệp tư nhân Việt Thắng. ØPhạm vi nghiên cứu : Nghiên cứu công tác tổ chức hạch toán kế toán tại Doanh nghiệp tư nhân Việt Thắng Số liệu minh họa : Tháng 7 Năm 2006 3. Phương pháp nghiên cứu : - Quan sát thực tế - Sử dụng phương pháp thống kê, phân tích, điều tra. 5. Nội dung nghiên cứu : Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, phần mục lục đề tài bao gồm ba chương : Chương 1 : Cơ sở lý luận về công tác tổ chức hạch toán kế toán. Chương 2 : Thực trạng công tác tổ chức hạch toán tại Doanh nghiệp tư nhân Việt Thắng. Chương 3 : Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế toán tại Doanh nghiệp tư nhân Việt Thắng. 6. Những đóng góp khoa học của đề tài : - Đề tài hệ thống hóa những vấn đề lý luận về công tác hạch toán kế toán tại doanh nghiệp. - Đề tài đánh giá đúng thực trạng công tác tổ chức hạch toán kế toán của Doanh nghiệp tư nhân Việt Thắng. - Đề tài đã chỉ ra được những mặt đạt được và những mặt chưa đạt được trong công tác tổ chức hạch toán kế toán của doanh nghiệp trong thời gian qua. - Đề tài đã đưa ra một số biện pháp nhằm hoàn thiện thêm về công tác hạch toán kế toán tại Doanh nghiệp tư nhân Việt Thắng. Do thời gian thực tập có hạn, không có điều kiện đi sâu vào nghiên cứu hết các hoạt động sản xuất kinh doanh tại doanh nghiệp và với khả năng kiến thức còn hạn hẹp đề tài không thể tránh khỏi những thiếu sót nên tôi rất mong có góp ý, giúp đỡ của thầy hướng dẫn và các thầy cô trong khoa Kinh Tế cũng như các cô chú anh chị CBCNV trong Doanh nghiệp tư nhân Việt Thắng để tôi hoàn thiện đề tài này. Tôi xin chân thành cảm ơn thầy Đào Công Thiên, các thầy cô trong khoa Kinh Tế và các cô chú, anh chị trong doanh nghiệp đã nhiệt tình giúp đỡ tôi hoàn thành đồ án tốt nghiệp. Nha Trang, Ngày… tháng… năm2006 Sinh viên thực hiện NGUYỄN THỊ NGÂN PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com 4 CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com 5 1.1. NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN 1.1.1. Khái niệm Tổ chức hạch toán kế toán được hiểu là những mối quan hệ giữa các yếu tố cấu thành bản chất của hạch toán kế toán, đó là chứng từ kế toán, đối ứng tài khoản, tính giá thành, tổng hợp cân đối kế toán. Do đó nội dung cơ bản của hạch toán kế toán bao gồm : · Tổ chức sổ sách kế toán; · Tổ chức công tác kế toán; · Tổ chức bộ máy kế toán. Mỗi tổ chức nói trên đều chứa đựng những yếu tố cơ bản của hệ thống hạch toán kế toán và đều là những mặt không thể tách rời trong hệ thống tổ chức hạch toán kế toán. 1.1.2. Những nguyên tắc cơ bản của tổ chức hạch toán kế toán Hạch toán kế toán là hoạt động quản lý đặc biệt cung cấp thông tin có ích về hoạt động sản xuất kinh doanh, nên hiệu quả của tổ chức hạch toán kế toán cần phải được nhìn nhận một cách hoàn thiện và đúng đắn. Do vậy, tổ chức hạch toán kế toán kế toán cần phải tuân thủ theo những nguyên tắc sau : 1.1.2.1. Đảm bảo tính thống nhất giữa kế toán và quản lý Kế toán là một phân hệ trong hệ thống quản lý với chức năng thông tin và kiểm tra về hoạt động tài chính của đơn vị hạch toán. Vì vậy nguyên tắc tổ chức hạch toán kế toán phải đảm bảo tính thống nhất chung trong hệ thống quản lý được thể hiện : - Đảm bảo tính thống nhất giữa đơn vị hạch toán kế toán với đơn vị. - Tôn trọng tính hoạt động liên tục của quản lý. - Thống nhất mô hình tổ chức kế toán với mô hình tổ chức kinh doanh và tổ chức quản lý. - Tăng tính hấp dẫn của thông tin kế toán với quản lý, trên cơ sở đó tăng dần quy mô thông tin và sự hài hòa giữa kế toán và quản lý. - Bảo đảm hoạt động của quản lý phải gắn với kế toán và không được tách rời hoạt động kế toán, doanh nghiệp không thể hoạt động được nếu không có bộ phận kế toán. 1.1.2.2. Đảm bảo tính thống nhất trong quan hệ kế toán Trong mỗi thành phần kế toán cần được tổ chức khép kín quy trình kế toán. Lúc đó các phương pháp riêng biệt và mối quan hệ giữa chúng phải được cụ thể hóa thích hợp với những thành phần cụ thể. Tùy tính phức tạp của từng đối tượng để định các bước của quy trình kế toán và lựa chọn hình thức kế toán thích hợp. PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com 6 Tùy tính phức tạp của đối tượng, phương pháp kế toán để lựa chọn hình thức kế toán, bộ máy kế toán và ngược lại khi trình độ của cán bộ kế toán được nâng cao có thể tăng thêm tương ứng mức độ khoa học của phương pháp hình thức kế toán. 1.1.2.3. Đảm bảo tính quốc tế của nghề nghiệp kế toán như một ngành kỹ thuật quản lý chuyên sâu Các văn bản pháp lý và tác nghiệp kế toán cũng như các ngành kỹ thuật phải hướng đến các chuẩn mực kế toán quốc tế. Phải tôn trọng các quy ước và chuẩn mực kế toán quốc tế : Hàng tồn kho, nguyên vật liệu, TSCĐ, giá hạch toán, tính thận trọng, nguyên tắc hạch toán liên tục… 1.1.3. Cơ sở tổ chức hạch toán kế toán Tổ chức hạch toán kế toán phải dựa trên các cơ sở sau : - Đặc điểm của đối tượng và phương pháp kế toán- nguồn gốc của mọi nguyên lý tổ chức hạch toán kế toán. - Lý luận về tổ chức cần được ứng dụng cụ thể trong tổ chức hạch toán kế toán. - Các chuẩn mực quốc tế về kế toán – chỗ dựa trực tiếp của từng quốc gia. 1.2. NỘI DUNG VỀ TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN 1.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán Tổ chức bộ máy kế toán là một trong những nội dung quan trọng hàng đầu trong tổ chức công tác kế toán ở các doanh nghiệp. Suy cho cùng thì chất lượng công tác kế toán phụ thuộc vào trìng độ quản lý, khả năng thành thạo, đạo đức nghề nghiệp và sự phân công lao động hợp lý của các nhân viên trong phòng kế toán. Tổ chứ bộ máy kế toán là tổ chức về nhân sự để thực hiện thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán cho các đối tượng khác nhau. Nội dung của bộ máy kế toán bao gồm: · Xác định số lượng nhân viên phải có, yêu cầu phải có về trình độ, nghề nghiệp. · Bố trí và phân công các nhân viên thực hiện các công việc cụ thể. · Xác lập mối quan hệ giữa các bộ phận kế toán với nhau cũng như giữa bộ phận kế toán với các bộ phận khác có liên quan. Nói chung, khi tổ chức bộ máy kế toán cần phải căn cứ vào quy mô của doanh nghiệp, yêu cầu quản lý, trình độ nghề nghiệp, đặc diểm về tổ chức sản xuất, điều kiện cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho việc thu thập, xử lý thông tin. 1.2.1.1. Nguyên tắc tổ chức bộ máy kế toán Khi tổ chức bộ máy kế toán phải đảm bảo các nguyên tắc sau : - Bảo đảm sự chỉ đạo toàn diện, thống nhất và tập trung công tác thống kê và nghiệp vụ kỹ thuật của kế toán trưởng về những vấn đề có liên quan đến kế toán hay thông tin kinh tế. PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com 7 - Gọn nhẹ và hợp lý theo hướng chuyên môn hóa và hiện đại hóa. - Phù hợp với tổ chức sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý của đơn vị và nhu cầu sử dụng thông tin bên ngoài. 1.2.1.2. Nhiệm vụ của bộ máy kế toán Bộ máy kế toán ở đơn vị kinh tế độc lập thường được tổ chức thành phòng kế toán ( hay phòng kế toán – thống kê, kế toán – tài vụ ) thường có nhiệm vụ sau : - Tiến hành công tác kế toán theo đúng quy định của nhà nước. - Hướng dẫn đôn đốc, kiểm tra và thu thập kịp thời tất cả các chứng từ kế toán của đơn vị. - Tổ chức mọi công tác kế toán để thực hiện đầy đủ, có chất lượng mọi nội dung công việc kế toán trong đơn vị. - Lập báo cáo kế toán thống kê theo quy định và kiểm tra sự chính xác của hệ thống báo cáo do các phòng ban khác lập. - Giúp giám đốc tổ chức công tác thông tin kế toán, hạch toán kinh tế, phân tích hoạt động kinh tế và quyết toán với cấp trên. - Giúp giám đốc phổ biến, hướng dẫn và thường xuyên kiểm tra việc thực hiện các chế độ, thể lệ quản lý kinh tế tài chính trong phạm vi doanh nghiệp. - Lưu trữ và bảo quản hồ sơ tài liệu, quản lý tập trung thống nhất số liệu kế toán thống kê và cung cấp số liệu đó cho các bộ phận liên quan trong doanh nghiệp và cho các cơ quan cấp trên theo quy định. 1.2.1.3. Các hình thức tổ chức bộ máy kế toán Để tổ chức thực hiện chức năng, nhiệm vụ, nội dung công tác trong các doanh nghiệp, cần phải tổ chức bộ máy kế toán sao cho gọn nhẹ. Việc tổ chức bộ máy kế toán của doanh nghiệp phải căn cứ vào hình thức tổ chức bộ máy kế toán, vào đặc điểm tổ chức và quy mô sản xuất kinh doanh của doanh nhiệp, vào tình hình phân cấp quản lý, khối lượng, tính chất và mức độ phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế - tài chính cũng như yêu cầu, trình độ quản lý, trình độ nghiệp vụ của các cán bộ công nhân viên. Việc tổ chức cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp có mối quan hệ chặt chẽ với hình thức tổ chức công tác kế toán. Hiện nay trong các doanh nghiệp việc tổ chức công tác kế toán có thể tiến hành theo một trong các hình thức sau đây : - Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung; - Hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán; - Hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán. 1.2.1.3.1 Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung Đây là mô hình tổ chức công tác kế toán có đặc điểm: Toàn bộ công tác kế toán được tập trung tại phòng kế toán doanh nghiệp. Ở các bộ phận và đơn vị trực thuộc không tổ chức bộ phận kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên hạch toán làm nhiệm PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com 8 vụ hướng dẫn, kiểm tra hạch toán ban đầu, thu thập, kiểm tra chứng từ và định kỳ gửi chứng từ về phòng kế toán tập trung của doanh nghiệp.Trong một số trường hợp nhân viên hạch toán ghi chép các sổ nghiệp vụ và lập báo cáo chi tiết phục vụ yêu cầu chỉ đạo, điều hành bộ phận trực thuộc. Có trường hợp nhân viên hạch toán lập bảng kê kèm theo chứng từ gốc gửi về phòng kế toán tập trung. - Ưu điểm : Tạo điều kiện để dễ kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ quản lý và bảo đảm sự lãnh đạo tập trung thống nhất của kế toán trưởng cũng như sự chỉ đạo kịp thời của lãnh đạo doanh nghiệp đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như công tác kế toán của doang nghiệp. Đồng thời tạo điều kiện cho việc phân công và chuyên môn hóa công việc đối với cán bộ kế toán cũng như việc trang bị các phương tiện kỹ thuật tính toán, xử lý thông tin kế toán. - Nhược điểm : Hình thức kế toán tập trung bộc lộ một số nhược điểm như: Nếu hoạt động của doanh nghiệp phân tán rải rác về trang thiết bị kỹ thuật, phương tiện tính toán, ghi chép, xử lý thông tin chưa nhiều, chưa hiện đại thì việc kiểm tra giám sát của kế toán trưởng và lãnh đạo doanh nghiêp đối với các hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như công tác kế toán, không được kịp thời, đúng đắn, đầy đủ và gặp nhiều hạn chế. - Điều kiện áp dụng : Hình thức kế toán tập trung phát huy tác dụng tốt trong điều kiện quy mô sản xuất vừa và nhỏ, phạm vi sản xuất tương đối tập trung trên một địa bàn nhất định, có khả năng đảm bảo về luân chuyển chứng từ ở các bộ phân sản xuất kinh doanh lên doanh nghiệp được nhanh chóng kịp thời. Kế toán tập trung nâng cao được năng suất, chất lượng công tác kế toán, phục vụ kịp thời cho việc chỉ đạo thống nhất của kế toán trưởng về chuyên môn nhằm phục vụ nhanh chóng kịp thời, giúp giám đốc đơn vị có những thông tin chính xác kịp thời chỉ đạo công tác sản xuất kinh doanh. Bộ máy kế toán tổ chức theo hình thức tập trung được thể hiện theo sơ đồ sau : PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com 9 Kế toán trưởng Bộ phân tài chính Bộ phận kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành Bộ phận kế toán TSCĐ và đầu tư dài hạn Bộ phấn kế toán bán hàng, doanh doang thu, thu nhập và phân phối KQKD Bộ phận kế toán tiền lương và BHXH Bộ phận kế toán thanh toán và nguồn vốn kinh doanh Bộ phận kế toán tổng hợp và kiểm tra kế toán Nhân viên kinh tế như các bộ phận trực thuộc Sơ đồ 1 : Bộ máy kế toán theo hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung .2.1.3.2. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán Theo hình thức bộ máy kế toán phân tán thì ngoài phòng kế toán doanh nghiệp, các bộ phận đơn vị trực thuộc còn tổ chức bộ phận kế toán riêng với nhiệm vụ kiểm tra, thu thập, xử lý chứng từ ban đầu và hạch toán chi tiết, tổng hợp các chi tiết, tổng hợp các hoạt động của bộ phận mình tùy theo sự phân cấp quản lý trong các doanh nghiệp. Phòng kế toán trong doanh nghiệp thực hiện việc tổng hợp số liệu báo cáo của các đơn vị trực thuộc và hạch toán các nghiệp vụ chung toàn doanh nghiệp, lập báo cáo tài chính theo quy định. Ø Ưu điểm : Theo hình tổ chức này thì việc kiểm tra, chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc rất kịp thời, đầy đủ và chính xác. Ø Nhược điểm : Tuy nhiên nó bị hạn chế bởi việc tổng hợp số liệu, lập báo cáo chung toàn doanh nghiệp thường bị chậm, việc chỉ đạo kiểm tra của lãnh đạo doanh nghiệp và kế toán trưởng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như đối với công tác kế toán không được tập trung, bộ máy kế toán cồng kềnh. PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com 10 Ø Điều kiện áp dụng : Hình thức tổ chức công tác kế toán phát huy nhiều tác dụng trong điều kiện doanh nghiệp có quy mô lớn, địa bàn hoạt động rộng, phân tán, các đơn vị trực thuộc tương đối độc lập nhau. Bộ máy kế toán tổ chức theo hình thức phân tán được thể hiện theo sơ đồ sau: Kế toán trưởng Bộ phận tài chính Bộ phận kế toán văn phòng Bộ phận kiểm tra kiểm toán Bộ phận kế toán tổng hợp Kế toán ở các đơn vị trực thuộc Kế toán vật liệu Kế toán tài sản cố định và đầu tư dài hạn Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội Kế toán khác… Sơ đồ 2 : Bộ máy kế toán theo hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán 1.2.1.3.3. Hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán Tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp là hình thức phối hợp ưu điểm của hai hình thức tập trung và phân tán. Theo hình thức tổ chức này, công việc kế toán các hoạt động sản xuất kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc xa văn phòng doanh nghiệp thì do các đơn vị trực thuộc đó thực hiện, định kỳ tập hợp số liệu gửi về văn phòng kế toán doanh nghiệp thực hiện cùng với việc tổng hợp số liệu chung toàn doanh nghiệp và lập báo cáo tài chính toàn doanh nghiệp. Ø Điều kiện áp dụng Hình thức tổ chức công tac kế toán vừa tập trung vừa phân tán thích hợp với những doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, tổ chức sản xuất kinh doanh nhiều thành phần, đơn vị, bộ phận trực thuộc ở xa văn phòng doanh nghiệp. Hình thức kế toán tổng hợp có nhiều ưu điểm và phù hợp với điều kiến thực tế hiện nay. PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com 11 Bộ máy kế toán theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán được thể hiện theo sơ đồ sau : Kế toán trưởng Bộ phận tài chính Bộ phận kế toán tiền lương và BHXH Bộ phận kế toán vật tư và TSCĐ Bộ phận kế toán thanh toán và nguồn Bộ phận kiểm tra kế toán vốn Bộ phận kế toán bán hàng, thu nhập và phân phối kết quả Nhân viên kinh tế ở các bộ phận trực thuộc Bộ phận kế toán tổng hợp Kế toán ở các đơn vị trực thuộc Kế toán vật tư Kế toán tài sản cố định Kế toán tiền lương Kế toán thanh toán kế toán khác… Sơ đồ 3 : Hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán 1.2.1.4. Cơ cấu tổ chức của bộ máy kế toán Bộ máy kế toán của các doanh nghiệp thường gồm các bộ phận sau đây : - Bộ phận kế toán vật tư, công cụ dụng cụ, tài sản cố định; - Bộ phận kế toán chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm; - Bộ phận kế toán xây dựng cơ bản; - Bộ phận kế toán vốn bằng tiền và công nợ; - Bộ phận kế toán tổng hợp. Đối với các đơn vị có tổ chức phân xưởng thì phải bố trí nhân viên hạch toán phân xưởng, chuyên trách công tác kế toán thống kê ở phân xưởng. ª Nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com 12 § Bộ phận kế toán lao động tiền lương + Tổ chức ghi chép, phản ảnh tổng hợp số liệu về số lượng lao động, thời gian lao động, và kết quả lao động : Tính lương, BHXH và các khoản phụ cấp, phân bổ tiền lương và BHXH vào đó tượng sử dụng lao động. + Hướng dẫn, kiểm tra các nhân viên hạch toán phân xưởng, các phòng ban trực thuộc đầy đủ các chứng từ ghi chép ban đầu về lao động tiền lương, mở sổ sách cần thiết và hạch toán nghiệp vụ lao động tiền lương đúng chế độ, đúng phương pháp. + Lập báo cáo về lao động tiền lương. + Phân tích tình hình quản lý, sử dụng thời gian lao động, quỹ tiền lương, năng suất lao động. § Bộ phận kế toán vật tư, công cụ dụng cụ, tài sản cố định + Tổ chức ghi chép, phản ảnh, tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, nhập xuất và tồn kho vật tư, CCDC, tính giá thành thực tế vật liệu thu mua và kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch cung ứng vật liệu về số lượng và chất lượng mặt hàng. + Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, nhập xuất vật liệu, các định mức dự trữ và định mức tiêu hao, phát hiện và đề xuất biện pháp xử lý vật liệu thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất, xác định số lượng giá trị vật liệu tiêu hao và phân bổ chính xác chi phí này cho các bộ phận sử dụng. + Tham gia công tác kiểm kê, đánh giá vật liệu về số lượng, hiện trạng và giá trị tài sản cố định hiện có, tình hình tăng giảm và di chuyển TSCĐ, kiểm tra việc bảo quản, bảo dưỡng sử dụng TSCĐ. + Tính toán và phân bổ khấu hao TSCĐ hàng tháng vào chi phí hoạt động. + Tham gia lập dự toán sữa chữa lớn TSCĐ, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch sữa chữa lớn, phản ánh tình hình thanh lý, nhượng bán TSCĐ. + Hướng dẫn kiểm tra các phân xuởng, phòng ban thực thi đầy đủ các chứng từ về TSCĐ, mở các sổ sách cần thiết và hạch toán TSCĐ đúng chế độ, phương pháp. + Tham gia kiểm kê và đánh giá TSCĐ theo quy định của nhà nước, lập các báo cáo về TSCĐ tiến hành phân tích tình hình trang bị huy động bảo quản và sử dụng nhằm nâng cao hiệu quả kế toán TSCĐ. § Bộ phận kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm + Xác định đối tượng hạch toán chi phí sản xuất và đối tượng tính giá thành sản phẩm, vận dụng các phương pháp tập hợp và phân bổ chi phí, tính giá thành phù hợp với đặc điểm sản xuất và quy trình công nghệ của doanh nghiệp. + Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp chi phí sản xuất theo từng giai đoạn sản xuất, từng phân xưởng theo yếu tố chi phí, khoản mục giá thành theo sản phẩm và công việc. PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com 13 + Tham gia vào công việc xây dựng chỉ tiêu kế hoạch nội bộ và việc giao chỉ tiêu đó cho phân xưởng và các bộ phận có liên quan. + Xác định giá trị sản phẩm dở dang, tính giá thành sản xuất thực tế của các sản phẩm, công việc hoàn thành, tổng hợp kế hoạch kế toán kinh tế của các phân xưởng, tổ sản xuất, kiểm tra việc thực hiện dự toán chi phí sản xuất và kế hoạch giá thành sản phẩm. + Hướng dẫn kiểm tra các bộ phận có liên quan tính toán phân loai các chi phí nhằm phục vụ việc tập hợp chi phí sản xuất được nhanh chóng, khoa học. + Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch giá thành, phát hiện mọi khả năng tiềm tàng để phấn đấu hạ thấp giá thành sản phẩm. § Bộ phận kế toán xây dựng cơ bản + Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình vay, cấp phát, sử dụng thanh toán quyết toán vốn đầu tư công trình hoàn thành và đưa vào sử dụng. + Tính toán chi phí xây dựng mua sắm TSCĐ. + Kiểm tra việc chấp hành dự toán chi phí, kế hoạch giá thành xây lắp, tiến độ và chất kượng công trình. + Lập báo cáo về đầu tư xây dựng cơ bản. + Phân tích tình hình kế hoạch và hiệu quả vốn đầu tư. § Bộ phận kế toán vốn bằng tiền và công nợ + Phản ánh kịp thời, đầy đủ chính xác số tiền hiện có và tình hình biến động tăng, giảm hằng ngày của tiền mặt tại quỹ. Hạn chế hết sức tiền mặt tồn quỹ, chỉ giữ lại ở mức thỏa thuận giữa ngân hàng và doanh nghiệp. Cuối mỗi ngày phải đối chiếu số dư trên sổ sách kế toán và số thực tế tại quỹ để xử lý kịp thời những sai sót. + Giám đốc việc chấp hành chế độ thu chi, quản lý tiền măt, tiền gửi ngân hàng, quản lý ngoại tệ, vàng bạc đá quý. Định kỳ đối chiếu số dư trên sổ sách của doanh nghiệp với số dư của ngân hàng để kịp thời xử lý chênh lệch. § Bộ phận kế toán tổng hợp + Tổ chức việc ghi chép, phản ảnh tổng hợp số liệu về nhập, xuất tiêu thụ thành phẩm, về các loại vốn các quỹ của doanh nghiệp. Xác định kết quả lãi, lỗ các khoản thanh toán với ngân sách nhà nước với ngân hàng, với khách hàng và nội bộ doanh nghiệp. + Ghi chép sổ cái lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo thuộc phần việc do mình phụ trách và một số báo cáo chung không thuộc nhiệm vụ của các bộ phận kể trên, kể cả báo cáo điều tra, ước tính. Kiểm tra lại chính xác trung thực các báo cáo của doanh nghiệp trước khi giám đốc ký duyệt. + Tổ chức công tác thông tin trong nội bộ doanh nghiệp và phân tích hoạt động kinh tế. Hướng dẫn các phòng, phân xưởng áp dụng các chế độ ghi chép ban đầu. Giúp PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com 14 kế toán trưởng dự thảo các văn bản về công tác kế toán trình giám đốc ban hành áp dụng trong doanh nghiệp như: Quy định việc luân chuyển chứng từ phân công lập báo cáo, quan hệ cung cấp số liệu giữa các phòng ban. + Kiểm tra thường xuyên và có hệ thống việc thực hiện các chế độ quản lý kinh tế tài chính trong doanh nghiệp. Kiến nghị các biện pháp xử lý những trường hợp vi phạm. + Giúp kế toán trưởng làm báo cáo phân tích hoạt động kinh tế của doanh nghiệp. + Bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu số liệu kế toán, thống kê, thông tin kinh tế và cung cấp tài liệu cho các bộ phận có liên quan kể cả cho bên ngoài. § Cán bộ kế toán Dù tổ chức kế toán theo hình thức nào thì chất lượng công việc kế toán cũng phụ thuộc đội ngũ cán bộ kế toán. s Nhân viên hạch toán phân xưởng Dưới sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng nhân viên hạch toán phân xưởng có nhiệm vụ sau : - Ghi chép, thu thập, tổng hợp số liệu tình hình sử dụng lao động, vật tư, thiết bị, máy móc, số lượng sản phẩm, chất lượng sản phẩm trong phạm vi phân xưởng để phục vụ việc chỉ đạo sản xuất của quản đốc phân xưởng, tổ trưởng sản xuất và phục vụ sự chỉ đạo toàn diện, tình hình thống nhất tập trung công tác kế toán tình hình thống kê của kế toán trưởng. - Tham gia kiểm kê đánh giá sản phẩm dở dang và cuộc điều tra có liên quan. - Cung cấp các tài liệu thuộc về phần việc mình phụ trách cho quản đốc phân xưởng, tổ trưởng sản xuất cho phòng kế toán doanh nghiệp và các phòng ban có liên quan. - Đình kỳ lập báo cáo cho quản đốc phân xưởng về tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất và kết quả hạch toán kinh tế nội bộ của phân xưởng. + Đối với công tác xây dựng cơ bản nếu khối lượng vốn đầu tư xây dựng cơ bản không lớn công việc không thường xuyên thì không tổ chức bộ phận kế toán xây dựng cơ bản riêng mà do bộ phận tổng hợp kiêm nhiệm. + Đối với công tác tài chính, nếu doanh nghiệp chưa có điều kiện tổ chức thành phòng tài chính riêng thì tổ chức một bộ phận tài chính trong phòng kế toán thống kê do một phó phòng hoặc một cán bộ phụ trách. Bộ phận có nhiệm vụ sau : Lập dự thảo kế hoạch tài chính đồng thời thống nhất với kế hoạch sản xuất kỹ thuật của doanh nghiệp. Trên cơ sở kế hoạch đã được duyệt và trong phạm vi chế độ cho phép tùy theo mỗi tính chất của mỗi hoạt động kinh tế mà huy động nguồn thích hợp, sử dụng vốn PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com 15 hợp lý và tiết kiệm, bảo đảm cho các hoạt động sản xuất kinh doanh được thực hiện với hiệu quả kinh tế cao. Tổ chức thanh toán kịp thời đầy đủ đúng chế độ chính sách và các khoản phải thanh toán của doanh nghiệp. Trích lập và sử dụng các loại quỹ đúng chế độ, đúng mục đích. Thường xuyên tiến hành kiểm tra tài chính đối với hoạt động sản xuất kinh doanh, định kỳ phân tích tình hình tài chính của doanh nghiệp. Tham gia xây dựng các hợp đồng kinh tế với khách hàng đặc biệt là quy định các điều kiện tài chính của hợp đồng. s Kế toán trưởng Kế toán trưởng là một chức danh nghề nghiệp có trình độ chuyên môn cao có phẩm chất đạo đức tốt và có năng lực tổ chức công tác kế toán trong phạm vi đảm nhiệm. - Vị trí của kế toán trưởng + Kế toán trưởng là người giúp đỡ thủ trưởng chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán, thống kê, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế theo cơ chế quản lý mới đồng thời làm nhiệm vụ kiểm soát viên kinh tế - tài chính của nhà nước. + Kế toán trưởng phải chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc đồng thời chịu sự chỉ đạo và kiểm tra về mặt nghiêp vụ chuyên môn của kế toán trưởng và của cơ quan tài chính, thống kê cung cấp. + Việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, chuyển công tác, thi hành kỷ luât kế toán trưởng do giám đốc đề nghị và cấp có thẩm quyền bổ nhiệm, giám đốc đơn vị quyết định. - Trách nhiệm của kế toán trưởng: + Tổ chức công tác kế toán thống kê và bộ máy kế toán thống kê trong doanh nghiệp một cách hợp lý, khoa học. + Tổ chức ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác trung thực kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản và phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. + Tính toán và trích nộp đúng, đủ, kịp thời các khoản phải nộp Nhà nước, các khoản nộp cấp trên, các quỹ để lại doanh nghiệp và thanh toán đúng hạn các khoản tiền vay, các khoản nợ phải trả. + Xác định và phản ánh chính xác kịp thời đúng chế độ kết quả kiểm kê tài sản hàng kỳ chuẩn bị đầy đủ kịp thời các tài liệu cần thiết cho việc xử lý các khoản mất mát, hao mòn, hư hỏng, các vụ tham ô và các trường hợp xâm phạm tài sản, đồng thời đề xuất các biện pháp giải quyết xử lý. + Lập đầy đủ và gửi đúng hạn báo cáo kế toán thống kê theo chế độ quy định. + Tổ chức kiểm tra kế toán trong nội bộ doanh nghiệp và các đơn vị trực thuộc. PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com 16 + Tổ chức phổ biến và hướng dẫn thi hành kịp thời các chế độ, thể lệ tài chính kế toán do Nhà nước quy định. + Tổ chức bảo quản lưu trữ các tài liệu kế toán, giữ bí mật các tài liệu, số liệu kế toán thuộc bí mật Nhà nước. + Thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ, xây dựng đội ngũ cán bộ, nhân viên kế toán trong doanh nghiệp. - Quyền hạn của kế toán trưởng : + Phân công và chỉ đạo trực tiếp tất cả các nhân viên kế toán tại đơn vị đang làm việc ở bất cứ bộ phận nào. + Khi kiểm tra công việc kế toán thì kế toán trưởng có quyền yêu cầu tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp, chuyển đầy đủ, kịp thời những tài liệu cần thiết cho việc kiểm tra. Những người có nhiệm vụ lập, ký duyệt và gửi các tài liệu, chứng từ có liên quan đến công tác kế toán phải chịu trách nhiệm về những sai sót không xác thực, không rõ ràng, không hợp lệ, không đúng thời hạn quy định làm ảnh hưởng đến việc kiểm tra kiểm soát. + Các báo cáo kế toán thống kê, các hợp đồng kinh tế, các chứng từ áp dụng, các tài liệu liên quan đến việc thanh toán, trả lương, thu chi tiền mặt… đều phải có chữ ký của kế toán trưởng mới có giá trị pháp lý. + Kế toán trưởng có quyền báo cáo cho giám đốc doanh nghiệp hoặc thủ trưởng đơn vị cấp trên, cho Thanh tra Nhà nước hay Viện kiểm sát khi phát hiện những hành động của bất cứ người nào trong đơn vị vi phạm những luật lệ, thể lệ đã quy định tùy từng trường hợp. + Kế toán trưởng không được ký báo cáo chứng từ tài liệu không phù hợp với luật lệ Nhà nước và chỉ thị cấp trên. Trường hợp giám đốc ra lệnh thực hiện việc mà pháp luật nghiêm cấm, thì kế toán trưởng có quyền từ chối đồng thời phải báo cáo ngay bằng văn bản cho thủ trưởng, kế toán trưởng cấp trên và cơ quan tài chính cùng cấp. Nếu kế toán trưởng không thực hiện đúng những quy định trên phải chịu trách nhiệm như thủ trưởng đã ra lệnh. + Người nào có hành vi cản trở việc thực hiện trách nhiệm của kế toán trưởng theo điều lệ đã quy định làm tổn hại tài sản của Nhà nước, gây rối loạn nề nếp quản lý của doanh nghiệp sẽ truy tố trước pháp luật. 1.2.2. TỔ CHỨC VẬN DỤNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN 1.2.2.1. Những vấn đề chung về chứng từ kế toán Chứng từ kế toán là phương pháp thông tin và kiểm tra về trạng thái và sự biến động của đối tượng hạch toán cụ thể nhằm phục vụ kịp thời cho lãnh đạo nghiệp vụ và căn cứ phân loại tổng hợp kế toán. PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com 17 Tổ chức chứng từ kế toán là tổ chức việc ban hành, ghi chép chứng từ, kiểm tra, luân chuyển và lưu trữ chứng từ sử dụng trong đơn vị nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin, kiểm tra thông tin đó phục vụ cho ghi sổ kế toán và tổng hợp kế toán. Ø ý nghĩa của việc tổ chức chứng từ kế toán - Về mặt quản lý : Việc ghi chép kịp thời các chứng từ kế toán giúp cho việc cung cấp thông tin kế toán một cách nhanh chóng cho lãnh đạo để đưa ra một quyết định hợp lý. Vì vậy, tổ chức công tác chứng từ kế toán vừa cung cấp thông tin nhanh chóng cho quản lý, đồng thời rút ngắn thời gian luân chuyển chứng từ tạo điều kiện tốt cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. - Về kế toán : Chứng từ là cơ sở ghi sổ kế toán, chỉ có các chứng từ hợp lệ mới có giá trị ghi sổ, đồng thời tổ chức tốt công tác chứng từ tạo điều kiện mã hóa thông tin và áp dụng tin học trong công tác kế toán. - Về mặt pháp lý : Chứng từ là cơ sở xác minh trách nhiệm pháp lý của những người có liên quan tới nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là căn cứ để trọng tài Kinh tế giải quyết các tranh chấp trong hoạt động kinh doanh, vì vậy tổ chức tốt công tác chứng từ kế toán sẽ nâng cao tính chất pháp lý và kiểm tra thông tin kế toán ngay từ giai đoạn đầu của công tác kế toán. Ø Nguyên tắc tổ chức của chứng từ kế toán - Tổ chức chứng từ kế toán phải căn cứ vào quy mô sản xuất, trình độ tổ chức quản lý để xác định số lượng chủng loại chứng từ thích hợp. Thông thường nó tỷ lệ thuận với quy mô sản xuất, trình độ quản lý. - Căn cứ vào yêu cầu quản lý về tài sản và các thông tin về tình hình biến động của tài sản. - Căn cứ vào nội dung và đặc điểm của từng loại chứng từ cũng như yêu cầu quản lý tài sản khác nhau mà có quy trình luân chuyển chứng từ khác nhau. - Căn cứ vào chế độ do Nhà nước ban hành thống nhất trong Nhà nước về biểu mẫu chứng từ. 1.2.2.2. Nội dung của tổ chức chứng từ kế toán 1.2.2.2.1. Lựa chọn chủng loại và số lượng chứng từ Khi lựa chọn các chứng từ trong đơn vị cần phải căn cứ vào các yêu cầu sau : - Phải có đầy đủ các yếu tố cơ bản cần thiết cho chuẩn chứng từ : Tên chứng từ, tên đơn vị có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, các cá nhân liên quan đến nghiệp vụ, ngày tháng năm, số chứng từ, nội dung kinh tế của chứng từ, chữ ký của những người có liên quan đến nghiệp vụ và các yếu tố cần thiết bổ sung của chứng từ. - Phải thể hiện được các thông tin cần thiết cho quản lý và ghi sổ kế toán sau này, Thực tế các chứng từ còn chưa phản ánh hết các thông tin cần cho yêu cầu quản lý sẽ khó khăn cho việc ghi sổ kế toán. PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com 18 - Phải dựa trên mẫu biểu do Nhà nước ban hành. Nếu đơn vị sử dụng chứng từ chưa có trong quy địnhcủa Nhà nước thì phải có văn bản Nhà nước cho phép sử dụng. ¬ Tóm lại, trong giai đoạn này phải xác định được danh mục các chứng từ kế toán sử dụng trong việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 1.2.2.2.2. Tổ chức quá trình lập chứng từ Mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xóa không viết tắt, số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng vứi số tiền viết bằng số. Chứng từ kế toán phải dược lập đủ số liên theo quy định của mỗi chứng từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than. Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ. Các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định cho chứng từ kế toán. 1.2.2.2.3. Ký chứng từ kế toán Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, phải thống nhất với chữ ký đã đăng ký theo quy định. Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp, và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn có giá trị tại Ngân hàng. Những cá nhân có quyền hoặc được ủy quyền ký chứng từ, không được ký chứng từ kế toán khi chưa ghi hoặc khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người ký. 1.2.2.2.4. Tổ chức quá trình kiểm tra chứng từ Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán : - Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán ; - Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ, kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan; - Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán. PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com 19 Khi kiểm tra các chứng từ kế toán nếu có phát hiện hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện (không xuất quỹ, thanh toán, xuất kho,…) đồng thời báo ngay cho Giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành. - Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ. 1.2.2.2.5. Tổ chức bảo quản lưu trữ chứng từ Trong năm khi các chứng từ đã được ghi vào sổ thì chứng từ phải được bảo quản tại nơi người giữ sổ, bởi vì còn có thể sử dụng lại để tiến hành kiểm tra giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết, phân tích sự sai sót và tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến nhầm lẫn, do vậy người giữ sổ kế toán phải có trách nhiệm bảo quản chứng từ. Khi kết thúc năm, báo các kế toán được duyệt thì lúc đó tài liêu kế toán được lưu trữ theo chế độ. Nội dung của bảo quản lưu trữ chứng từ : - Trong năm kế toán, chứng từ do người sử dụng ghi sổ bảo quản, đánh số thứ tự theo thời gian. Người đó phải có trách nhiệm bảo quản trong thời gian đó, nếu có sự thay đổi về nhân sự phải có biên bản bàn giao. - Khi báo cáo quyết toán được duyệt thì chứng từ phải được đưa vào lưu trữ : Trước hết phải được phân loại theo nội dung và phải được đánh số chứng từ theo thời gian năm tháng, loại chứng từ, loại nghiệp vụ,… hoặc ghi vào đĩa và lưu trữ đĩa. Phải giao cho người có trách nhiệm bảo quản. -Khi chứng từ đã đưa vào lưu trữ, nếu cần sử dụng lại thì phải có sự đồng ý của kế toán trưởng. 1.2.2.3. Quy trình luân chuyển một số chứng từ kế toán trong doanh nghiệp. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau : - Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán : - Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc doanh nghiệp ký duyệt; -Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán ; - Lưu trữ bảo quản chứng từ kế toán. 1.2.2.3.1. Chứng từ tiền tệ Chứng từ tiền tệ dùng để quản lý quỹ tiền mặt của doanh nghiệp trong công tác thu chi tiền mặt tại quỹ và ghi sổ kế toán. Ø Trình tự luân chuyển : ª Phiếu thu, phiếu chi : Được kế toán căn cứ vào chứng từ có liên quan hợp lệ, sau đó chuyển cho kế toán trưởng duyệt, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập, xuất PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com 20 quỹ. Cuối ngày toàn bộ phiếu chi, phiếu thu kèm theo các chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi vào sổ kế toán. ª Giấy thanh toán tạm ứng, giấy đề nghị tạm ứng : Được người xin tạm ứng và người thanh toán tạm ứng lập chuyển cho kế toán thanh toán thanh toán ký, sau dó chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt, trình lên cho thủ trưởng ký duyệt. Cuối cùng dùng làm căn cứ để kế toán lập phiếu thu, phiếu chi và ghi vào sổ kế toán. ªBiên bản kiểm kê quỹ, ngoại tệ, vàng, bạc, ngoại tệ,…Do người kiểm kê lập và làm chứng từ trong việc quản trị chi tiêu tiền tệ của doanh nghiệp. 1.2.2.3.2. Chứng từ hàng tồn kho Dùng làm căn cứ cho thủ kho làm thủ tục xuất kho, ghi thẻ kho và kế toán tính giá xuất kho khi cần. Ø trình tự luân chuyển: ª Phiếu nhập kho : Do bộ phận mua hàng hoặc bộ phận sản xuất lập và người phụ trách ký, sau đó chuyển sang cho thủ kho làm thủ tục nhập kho hàng hóa, sản phẩm, nguyên vật liệu, vật tư,… Thủ kho căn cứ vào phiếu nhập kho hợp lệ ghi vào thẻ kho và chuyển sang bộ phận kế toán để ghi sổ. ª Phiếu xuất kho : Do bộ phận xin lĩnh hoặc phòng cung ứng lập (tùy theo chức năng quản lý và quy định của từng đơn vị). Sau khi làm thủ tục xuất kho, thủ kho giữ một liên để ghi thẻ kho và chuyển cho kế toán tính giá xuất kho khi vào sổ kế toán. ª Các chứng từ dùng để quản trị như : Biên bản kiểm nghiệm, phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ, biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa,… do ban kiểm kê lập đồng thời phải có đầy đủ chữ ký của hững người liên quan. Những chứng từ này không dùng làm căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán mà phải có quy định của kế toán trưởng và Giám đốc. 1.2.2.3.3. Chứng từ lao động tiền lương Dùng làm căn cứ để kế toán tính lương và các khoản mang tính chất lương như : Bảng chấm công, phiếu nghỉ hưởng BHXH, bảng thanh toán BHXH, phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành, phiếu báo làm thêm giờ,…Đồng thời là chứng từ sử dụng trong nghiệp vụ thanh toán lương cho CBCNV của doanh nghiệp như : Bảng thanh toán tiền lương, bảng thanh toán tiền thưởng, bảng thanh toán BHXH… ØTrình tự luân chuyển : Bảng chấm công, phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành, phiếu báo làm thêm giờ do tổ trưởng hay quản đốc phân xưởng hoặc người được ủy quyền lập căn cứ vào thực tế thời gian lao động của công nhân, sản phẩm hay công việc hoàn thành theo từng kỳ (ngày, tuần, tháng). Cuối tháng ký tên và chuyển toàn bộ chứng từ đó và các chứng từ có liên quan như phiếu nghỉ hưởng BHXH…về bộ phận kế toán kiểm tra, đối chiếu để tính lương, BHXH, đồng thời kế toán lương lập bảng thanh toán lương, thưởng, PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com