Tài liệu Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư-lưu trữ trong văn phông

Lêi më ®Çu. ë trªn nhiÒu lÜnh vùc, khèi l-îng th«ng tin ®-îc truyÒn t¶i chñ yÕu d-íi h×nh thøc v¨n b¶n. Cã thÓ nãi v¨n b¶n lµ ph-¬ng tiÖn l-u tr÷ vµ truyÒn ®¹t th«ng tin h÷u hiÖu nhÊt. HiÖn nay cã nhiÒu c¬ quan ®¬n vÞ sö dông ph-¬ng tiÖn nµy trong ho¹t ®éng qu¶n lý vµ ®iÒu hµnh cu¶ ®¬n vÞ m×nh. C«ng t¸c V¨n th--L-u tr÷ ®· trë thµnh mét trong nh÷ng yªu cÇu cã tÝnh cÊp thiÕt, nã kh«ng chØ lµ ph-¬ng tiÖn ghi chÐp vµ truyÒn ®¹t th«ng tin qu¶n lý mµ cßn liªn quan ®Õn nhiÒu c¸n bé c«ng chøc, nhiÒu phßng ban trong c¬ quan ®¬n vÞ. Lµm tèt c«ng t¸c v¨n th- - l-u tr÷ sÏ ®¶m b¶o cung cÊp ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c, kÞp thêi nh÷ng quyÕt ®Þnh qu¶n lý. Trªn c¬ së ®ã, ban l·nh ®¹o sÏ dïng lµm c¨n cø ®Ó ®iÒu hµnh mäi ho¹t ®éng cña ®¬n vÞ mét c¸ch hîp ph¸p hîp lý, kÞp thêi, hiÖu qu¶ ®¶m b¶o cho c¬ quan, ®¬n vÞ thùc hiÖn c«ng viÖc qu¶n lý vµ ®iÒu hµnh theo ®óng chøc n¨ng, nhiÖm vô ®-îc giao. Tõ nh÷ng lËp luËn trªn cho thÊy c«ng t¸c V¨n th--L-u tr÷ lµ kh«ng thÓ thiÕu ®-îc trong tæ chøc vµ ho¹t ®éng cña bÊt cø c¬ quan, ®¬n vÞ nµo. C«ng ty C¬ ®iÖn vµ ph¸t triÓn n«ng th«n lµ mét doanh nghiÖp Nhµ n-íc, trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng hµng n¨m c«ng ty ®· ban hµnh mét khèi l-îng v¨n b¶n t-¬ng ®èi lín ®Ó qu¶n lý, ®iÒu hµnh méi ho¹t ®éng trong ®¬n vÞ, ®ång thêi còng tiÕp nhËn mét khèi l-îng kh¸ lín c«ng v¨n, tµi liÖu do c¸c c¬ quan nhµ n-íc vµ c¸c ®¬n vÞ liªn quan gøi tíi. §©y lµ khèi l-îng tµi liÖu rÊt quan träng cÇn ®-îc tæ chøc l-u tr÷ mét c¸ch khoa häc vµ b¶o qu¶n tèt ®Ó phôc vô cho c«ng t¸c khai th¸c vµ sö dông sau nµy. C«ng t¸c V¨n th--L-u tr÷ cña v¨n ph«ng C«ng ty C¬ ®iÖn vµ ph¸t triÓn n«ng th«n trong thêi gian qua ®· cã nh÷ng ®ãng gãp tÝch cùc vµo kÕt qu¶ ho¹t ®éng cña c«ng t¸c v¨n phßng. Tuy nhiªn, bªn c¹nh ®ã cßn tån t¹i mét sè ®iÓm bÊt cËp. ®ã lµ nh÷ng thiÕu sãt, sai ph¹m c¶ do ý kiÕn chñ quan lÉn ®iÒu kiÖn 1 kh¸ch quan mang l¹i. ®ã lµ nh÷ng yÕu kÐm vÒ tr×nh ®é chuyªn m«n qu¶n lý, nh÷ng l¹c hËu vÒ c¬ së vËt chÊt kü thuËt. V× vËy ®æi míi n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c V¨n th--L-u tr÷ trong ho¹t ®éng v¨n ph«ng c«ng ty lµ c«ng viÖc cÇn thiÕt. Sau thêi gian thùc tËp t×m hiÓu, nghiªn cøu, quan s¸t ho¹t ®éng cña v¨n phßng C«ng ty C¬ ®iÖn vµ ph¸t triÓn n«ng th«n, em ®· quyÕt ®Þnh chän ®Ò t¯i “Mét sè biÖn ph¸p n©ng cao hiÖu qu° c«ng t¸c V¨n th­-L-u tr÷ trong v¨n ph«ng C«ng ty C¬ ®iÖn vµ ph¸t triÓn n«ng th«n”. Môc ®Ých nghiªn cøu ®Ò tµi nµy lµ: lµm râ tÝnh khoa häc, hîp lý cña c«ng t¸c V¨n th--L-u tr÷ trong v¨n ph«ng C«ng ty C¬ ®iÖn vµ ph¸t triÓn n«ng th«n hiÖn nay, ph©n tÝch mÆt m¹nh, mÆt yÕu vµ m¹nh d¹n ®Ò xuÊt mét sè gi¶i ph¸p c¶i tiÕn, hoµn thiÖn nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c V¨n th--L-u tr÷ trong ho¹t ®éng v¨n ph«ng C«ng ty. 2 Ch-¬ng I: Thùc tr¹ng c«ng t¸c v¨n th- l-u tr÷ cña c«ng ty C¬ ®iÖn vµ ph¸t triÓn n«ng th«n. I-Sù h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña c«ng ty C¬ ®iÖn vµ ph¸t triÓn n«mg th«n 1- Sù h×nh thµnh, ph¸t triÓn vµ nhiÖm vô cña c«ng ty C¬ ®iÖn vµ ph¸t triÓn n«ng th«n. C«ng ty C¬ ®iÖn vµ ph¸t triÓn n«ng th«n ®-îc thµnh lËp n¨m 1956 theo quyÕt ®Þnh sè 07/Q§ ngµy 8/3/1956 cña Bé N«ng nghiÖp. X-ëng cã n¨ng lùc söa ch÷a 250 m¸y kÐo trong mét n¨m trªn ®Þa bµn ph-êng Ph-¬ng Mai, ngâ 102 ®-êng Tr-êng Ching – Hµ Néi. Ngµy ®Çu thµnh lËp, x-ëng mang tªn lµ X-ëng 250 A. §Õn n¨m 1969, theo yªu cÇu ph¸t triÓn cña ngµnh c¬ khÝ Hµ Néi, Bé N«mg mghiÖp ra quyÕt ®Þnh sè 16 NN/ Q§ ngµy 21/03/1969 ®æi tªn x-¬ng 250A thµnh nhµ m¸y ®¹i tu m¸y kÐo Hµ Néi. Ngoµi nhiÖm vô ®¹i tu c¸c lo¹i « t«, m¸y kÐo dïng trong n«ng nghiÖp, nhµ m¸y cßn ®-îc bæ xung thªm nhiÖm vô phôc håi phô tïng vµ s¶n xuÊt chÕ t¹o mét sè phô tïng thay thÕ cho c¸c lo¹i m¸y n«ng nghiÖp, c¸c lo¹i b¬m thuèc trõ s©u vµ ®µo t¹o c«ng nh©n kü thuËt cho ngµnh c¬ khÝ n«ng nghiÖp. Sau khi ®¸t n-íc thèng nhÊt, ®Ó phôc vô nhu cÇu míi cña ngµnh c¬ khÝ n«ng nghiÖp c¶ n-íc,Bé N«ng nghiÖp ra quyÕt ®Þnh sè 102/NN-CKQ§ ngµy o2/o9/1977 ®æi tªn nhµ m¸y ®¹i tu m¸y kÐo Hµ Néi thµnh nhµ m¸y c¬ khÝ n«ng nghiÖp 1 Hµ Néi víi nhiÖm vô chÕ t¹o c¸c chi tiÕt phô tïng m¸y næ dÉn ®éng m¸y n«ng nghiÖp,c¸c lo¹i giµn cµy, giµn phay ®Êt .v.v....N¨m 1993, theo chñ tr-¬ng thµnh lËp l¹i c¸c doanh nghiÖp cña nhµ n-íc, Bé N«ng nghiÖp ra quyÕt ®Þnh sè 202 NN/TCCB-Q§ ngµy 24/03/1993 3 thµnh lËp l¹i nhµ m¸y N«ng nghiÖp 1 Hµ Néi víi tªn míi C«ng ty C¬ ®iÖn vµ triÓn n«ng th«n. NhiÖm vô cña c«ng ty lóc nµy lµ : - C«ng nghiÖp s¶n xuÊt thiÕt bÞ, phô tïng m¸y n«ng nghiÖp. - Th-¬ng nghiÖp b¸n bu«n b¸n lÎ. - C«ng nghiÖp kh¸c. - HiÖn nay, c«ng ty ®· bæ xung c¸c ngµnh nghÒ : + L¾p ®Æt m¸y mãc thiÕt bÞ chÕ biÕn n«ng s¶n trong ngµnh. + L¾p r¸p hÖ thèng ®iÖn trong c¸c xÝ nghiÖp vµ d©n dông . + Tham gia x©y dùng vµ l¾p r¸p c¸c tr¹m thuû jîi võ vµ nhá . + C¬ cÊu ho¹t ®éng kinh doanh vµ c¬ cÊu lao ®éng cña c«ng ty : a - C¬ cÊu ho¹t ®éng: C«ng ty ho¹t ®éng theo ph-¬ng ph¸p h¹ch to¸n b¸o sæ. Hµng n¨m, c«ng ty giao kho¸n chØ tiªu ®Þnh møc giao nép cho c¸c x-ëng theo mét chØ tiªu gi¸ trÞ s¶n l-îng quy ra tiÒn c¨n cø trªn diÖn tÝch nhµ x-ëng, sè l-îng m¸y mãc thiÕt bÞ vµ sè l-¬ng c¸n bé c«ng nh©n viªn. C¸c x-ëng tù chñ ®éng t×m viÖc lµm, lËp ph-¬ng ¸n biªn ph¸p s¶n xuÊt kinh doanh (th«ng qua hîp ®ång kinh tÕ), tù tæ chøc tiªu thô s¶n phÈm, thu tiÒn nép vÒ c«ng ty C«ng ty.qu¶n lý vèn, cÊp vèn, gióp vay vèn th«ng qua qu¶n lý hîp ®ång kinh tÕ. C¸c x-ëng ®-îc quyÒn ký kÕt c¸c hîp ®ång kinh tÕ cã gi¸ trÞ nhá h¬n 10 triÖu ®ång. C¸c hîp ®ång cã gi¸ trÞ lín h¬n 10 triÖu ®ång ph¶i tr×nh gi¸m ®èc ký. Gi¸m ®èc c«ng ty lµ chñ tµi kho¶n duy nhÊt trong c«ng ty. C¸c x-ëng tr-ëng kh«ng ®-îc quyÒn sö dông tµi kho¶n. b – C¬ cÊu lao ®éng : C«ng ty ho¹t ®éng vµ sö dông ng-êi lao ®éng dùa trªn c¬ së luËt lao ®éng ¸p dông ®èi víi doanh nghiÖp nhµ n-íc. C¬ cÊu lao ®éng trong c«ng ty bao gåm: Ban l·nh ®¹o: Gi¸m ®èc, C¸c phã gi¸m ®èc, kÕ to¸n tr-ëng lµ c«ng chøc nhµ n-íc, kh«ng ph¶i ký hîp ®ång lao ®éng. 4 - TÊt c¶ c¸n bé – c«ng nh©n viªn cßn l¹i ®Òu ph¶i ký hîp ®ång lao ®éng, do gi¸m ®èc trùc tiÕp ký víi tõng c¸ nh©n. HiÖn nay , tæng sè c¸n bé c«ng nh©n viªn trong c«ng ty lµ 200 ng-êi. Trong ®ã : - C«ng chøc : 5 ng-êi. - Hîp ®ång ký x¸c ®Þnh thêi h¹n : 38 ng-êi . - Hîp ®ång kh«ng x¸c ®Þnh thêi h¹n : 135 ng-êi . - Hîp ®ång vô viÖc : 22 ng-êi. 3 - M« h×nh bé m¸y tæ chøc cña c«ng ty : Gi¸m ®èc C«ng ty Phã G§ tæ chøc Phã G§ phô Phã G§ kinh nh©n sù tr¸ch kü thuËt doanh th-¬ng m¹i Phßng th-¬ng V¨n phßng Phßng kÕ C«ng ty ho¹ch kü thuËt Phßng kinh tÕ m¹i X-ëng c¬ khÝ X-ëng c¬ khÝ X-ëng m¸y X-ëng nhùa chÕ t¹o söa ch÷a n«ng nghiÖp b¬m trõ s©u 4 - Chøc n¨ng nhiÖm vô cña c¸c phßng ban trong c«ng ty : Gi¸m ®èc lµ ng-êi cã quyÒn h¹n cao nhÊt trong c«ng ty, trùc tiÕp qu¶n lý vµ chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh cña c«ng ty th«ng qua c¸c quyÕt ®Þnh qu¶n lý. 5 Phã gi¸m ®èc tæ chøc nh©n sù : ChÞu tr¸ch nhiÖm tr-íc gi¸m ®èc vÒ c¸c ho¹y ®éng tæ chøc hµnh chÝnh ®èi néi, ®èi ngo¹i trong c«ng ty. Lµ ng-êi qu¶n lý trùc tiÕp v¨n phßng c«ng ty . Phã gi¸m ®èc phô tr¸ch kü thuËt :lµ ng-êi phô tr¸ch ph«ng kÕ ho¹ch kü thuËt cña c«ng ty, chÞu tr¸ch nhiÖm tr-íc gi¸m ®èc vÒ c¸c ho¹t ®éng cã liªn quan ®Õn khoa häc kü thuËt, c«ng nghÖ vµ chÊt l-îng s¶n phÈm. Phã gi¸m ®èc kinh doanh th-¬ng m¹i : lµ ng-êi phô tr¸ch ph«ng kinh tÕ vµ ph«ng th-¬ng m¹i, chÞu tr¸ch nhiÖm tr-íc gi¸m ®èc vÒ c¸c ho¹t ®éng tµi chÝnh, th-¬ng m¹i, xuÊt nhËp khÈu v.v.... Ngoµi ra, c¸c phã gi¸m ®èc cßn thùc hiÖn c¸c nhiÖm vô vµ chøc n¨ng kh¸c theo sù uû quyÒn cña gi¸m ®èc, trî gióp gi¸m ®èc trong qu¸ tr×nh ra quyÕt ®Þnh qu¶n lý. - Phßng kinh tÕ : cã nhiÖm vô : + Qu¶n lý vèn (vèn cè ®Þnh, vèn l-u ®éng, vèn tù cã vµ c¸c lo¹i vèn kh¸c). + Phôc vô nhu cÇu vèn cho c¸c hîp ®ång kinh tÕ ®· ký kÕt . + Theo dâi ®èn ®èc viÖc thanh quyÕt to¸n cho c¸c hîp ®ång kinh tÕ + Giao dÞch víi ng©n hµng, c¸c c¬ quan chøc n¨ng cña nhµ n-íc ®Ó thùc hiÖn c¸c nghÜa vô kinh tÕ x· héi trong c«ng ty - Phßng kÕ ho¹ch kü thuËt : +Thùc hiÖn nhiÖm vô qu¶n lý chÊt l-îng s¶n phÈm hµng ho¸ theo quy ®Þnh cña nhµ n-íc + Theo dâi ®«n ®èc viÖc thùc hiÖn c¸c hîp ®ång kinh tÕ cÊp c«ng ty vµ cÊp x-ëng + Nghiªn cøu vµ lËp c¸c dù ¸n më réng mÆt hµng s¶n xuÊt chÕ t¹o cña c«ng ty. Thùc hiÖn dù ¸n khi ®-îc triÓn khai vÒ mÆt kü thuËt. + Tham gia tiÕp thÞ khai th¸c thÞ tr-êng, t×m c¸c ®¬n hµng phôc vô s¶n xuÊt kinh doanh cña c«ng ty. 6 + Qu¶n lý ®iÖn phôc vô s¶n xuÊt toµn c«ng ty. - Phßng th-¬ng m¹i : + Chøc n¨ng chÝnh lµ khai th¸c c¸c thÞ tr-êng, t×m b¹n hµng trong vµ ngoµi n-íc, bu«n b¸n c¸c lo¹i vËt t-, phô tïng thiÕt bÞ m¸y mãc . + Lµm c¸c thñ tôc xuÊt nhËp hµng ho¸ qua cöa khÈu biªn giíi . + Tham gia t×m tßi ký kÕt c¸c hîp ®ång kinh tÕ phôc vô s¶n xuÊt kinh doanh trong c«ng ty . - V¨n phßng : + NhiÖm vô vÒ tæ chøc gåm : * Thùc hiÖn c¸c chÝnh s¸ch lao ®éng, b¶o hiÓm x· héi ®èi víi ng-êi lao ®éng . * Gi¶i quyÕt h-u trÝ, nghØ chÕ ®é cho ng-êi lao ®éng . * Qu¶n lý hå s¬ lý lÞch, cÊp x¸c nhËn chøng nhËn c¸c lo¹i . * Khen th-ëng , kû luËt . * Qu¶n lý c«ng t¸c b¶o hiÓm lao ®éng . * N©ng l-¬ng, n©ng bËc hµng n¨m . + NhiÖm vô vÒ hµnh chÝnh gåm : * Phôc vô hµnh chÝnh t¹i chç : v¨n th-, l-u tr÷, kiÓm tra ®ãng dÊu c¸c lo¹i v¨n b¶n, hîp ®ång kinh tÕ, hå s¬ kh¸c. * Thùc hiÖn c¸c c«ng t¸c x· héi theo yªu cÇu cña chÝnh quyÒn ®Þa ph-¬ng . * Thùc hiÖn c«ng t¸c giao dÞch ®èi ngo¹i theo yªu cÇu cña ban gi¸m ®èc . * Qu¶n lý nhµ x-ëng, ®-êng giao th«ng néi bé, nhµ tËp thÓ, c¸c ®¬n vÞ thuª nhµ x-ëng * Kh¸m ch÷a bÖnh ban ®Çu, cÊp cøu èm ®au, tai n¹n ®ét xuÊt . * TuÇn tra canh g¸c b¶o vÖ ®Þa bµn c«ngty . * Phô tr¸ch ®éi xe . 7 - C¸c ®¬n vÞ thµnh viªn : HiÖn t¹i, c«ng ty cã 4 x-ëng s¶n xuÊt : x-ëng c¬ khÝ chÕ t¹o, x-ëng c¬ khÝ söa ch÷a, x-ëng m¸y n«ng nghiÖp, x-ëng nhùa nb¶n trõ s©u. Mçi x-ëng ®Òu ho¹t ®éng s¶n xuÊt ®éc lËp vµ cã c¸c bé phËn qu¶n lý riªng, chÞu sù ®iÒu hµnh trùc tiÕp tõ gi¸m ®èc xuèng c¸c x-ëng c¨n cø trªn hîp ®ång kinh tÕ ®· ®-îc ký kÕt, c¸c ph«ng ban chØ qu¶n lý theo chøc n¨ng . Bé m¸y tæ chøc cña c«ng ty ho¹t ®éng theo c¬ cÊu trùc tuyÕn, víi kiÓu tæ chøc nµy, c«ng ty t¹o ra sù thèng nhÊt tËp trung trong ®iÒu hµnh, chÕ ®é tr¸ch nhiÖm râ rµng, th«ng tin nhanh nh¹y. Tuy nhiªn, c¬ cÊu nµy ®ßi hái ng-êi qu¶n lý ph¶i cã tr×nh ®é toµn diÖn, tÝnh quyÕt ®o¸n cao. Do ®ã cÇn chuyÓn giao mét phÇn quyÒn vµ tr¸ch nhiÖm cho cÊp d-íi chñ ®éng s¸ng t¹o . 8 Ch-¬ng II: Thùc tr¹ng c«ng t¸c v¨n th--l-u tr÷ ë c«ng ty C¬ ®iÖn vµ Ph¸t triÓn n«ng th«n. I- C«ng t¸c v¨n th-: 1-Tæ chøc vµ gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®Õn: - NhËn v¯ v¯o sæ “C«ng v¨n ®Õn”. V¨n b¶n ®-îc chuyÓn ®Õn c¬ quan tr-íc hÕt ph¶i qua bé phËn v¨n th-, sau khi tiÕp nhËn nh©n viªn v¨n th- xem nhanh qua mét l-ît , môc ®Ýchcña b-íc nµylµ xem c¸c v¨n b¶n göi ®Õncã ®óng ®Þa chØ hay kh«ng,nÕu kh«ng ®óng th× kÞp thêi göi tr¶ l¹i cho ng-êi chuyÓn v¨n b¶n. Sau khi th-c hiÖn ®Çy ®ñ c¸c b-íc trªn nh©n viªn v¨n th- sÏ ph¶i kÝ nhËn vµo sæ nhËn v¨n b¶n.KhikÝ nhËn c«ng v¨n, nh©n viªn v¨n th- cã tr¸ch nhiÖm ®ãng dÊutiÕp nhËn v¨n b°n, ghi sè ®Õn v¯ ng¯y®Õn sau ®ã v¯o sæ “c«ng v¨n ®Õn”. - Xö lÝ, ph©n phèi c«ng v¨n ®Õn, theo dâi viÖc gi¶i quyÕt c«ng v¨n ®Ðn: Sau khi lµm thñ tôctiÕp nhËn nh©n viªn v¨n th- cã trach nhiÖmph©n lo¹ic«ng v¨n ®Õn. §èi víi nh÷ng v¨n b¶n göi ®Õn vi ph¹m vÒ thÓ thøcv¨n b¶n hµnh chÝnh:kh«ng ®óng vÒ ngµy, th¸ng, trÝch yÕu, tªnlo¹i v¨n b¶n...vµ v¨n b¶n khong thuéc thÈm quyÒn xö lÝ cña c¬ quan th× nh©n viªn v¨n th-ph¶i göi tr¶ l¹i c«ng v¨n ®ã cho n¬i göi theo ®óng quy ®Þnh. Tr-êng hîp nhËn nh÷ng c«ng v¨n quan träng hoÆc do nh÷ng yªu cÇu cña n¬i göi c«ng v¨n cã kÌm theo phiÕu göi th× sau khi nhËn ®ñ tµi liÖu, nh©n viªn v¨n th- ph¶i kÝ x¸c nhËn, ®ãng dÊu vµo phiÕu göi råi göi lai phiÕu ®ã cho c¬ quan ban hµnh v¨n b¶n. 9 §ãng dÊu ®Õn vµo c«ng v¨n nh»m x¸c nhËn c«ng v¨n ®· qua v¨n th®ång thêi ghi nhËn ngµy th¸ng c«ng v¨n ®Õn c¬ quan. Sau khi ®ãng dÊu ®Õn, v¨n th- xÕp v¨n b¶n vµo cÆp theo trËt tù v¨n b¶n, tr×nh lªn gi¸m ®èc xem xÐt phª duyÖt cho ý kiÕn vÒ viÖc ph©n phèi gi¶i quyÕ v¨n b¶n ®Õn cña c¬ quan.Gi¸m ®èc cã thÓ ñy nhiÖm cho cÊp d-íi cña m×nh (Phã gi¸m ®èc) ký phª duyÖt nh÷ng v¨n b¶n thuéc ph¹m vi lÜnh vùc c«ng t¸c, nh÷ng v¨n b¶n cã néi dung th«ng th-êng nh-: cÊp cho c¸n bé c¸c b¶n sao v¨n b¶n, c«ng v¨n hµnh chÝnh dïng ®Ó giao dÞch. Gi¸m ®èc phª duyÖt xong, v¨n th- cã nhiÖm vô chuyÓn c«ng v¨n ®· duyÖt ®Õn c¸c phßng ban trong c«ng ty. Tr-íc khi c¸c phßng ban nhËn c«ng v¨n th× ng­êi nhËn ph°i ký nhËn nh÷ng v¨n b°n nhËn v¯o sæ “Ký nhËn” ë bé phËn v¨n th-. 2-Tæ chøc gi¶i quyÕt vµ qu¶n lý c«ng v¨n ®i. C¸c ®¬n vÞ, phßng ban theo chøc n¨ng nhiÖm vô ®-îc quy ®Þnh cã tr¸ch nhiÖm so¹n th¶o v¨n b¶n tr×nh gi¸m ®èc phª duyÖt. V¨n b¶n so¹n th¶o ph¶i ®Çy ®ñ c¸c yÕu tè vÒ thÓ thøc, tu©n theo quy tr×nh so¹n th¶o v¨n b¶n qu¶n lý nhµ n-íc.Sau khi c«ng v¨n ®-îc so¹n th¶o nh©n viªn v¨n th- ph¶i tr×nh lªn gi¸m ®èc ký duyÖt. Sau ®ã v¨n th- cã tr¸ch nhiÖm vµo sæ c«ng v¨n ®i, ngµy ®i, t¸c gi¶, n¬i nhËn. Lo¹i c«ng v¨n cÇn chuyÓn nhanh th× ngoµi phong b× ghi møc ®é khÈn, mËt. Khi v¨n b¶n ®Õn ®-îc xö lý qu¸ l©u vµ ngay c¶ khi ®-îc ®ãng thªm dÊu khÈn mµ tèc ®é gi¶i quyÕt còng kh«ng t¨ng lªn ®-îc bao nhiªu th× bé phËn v¨n th- cã tr¸ch nhiÖm nh¾c l·nh ®¹o gi¶i quyÕt v¨n b¶n ®Õn cho ®óng thêi h¹n hoÆc gióp l·nh ®¹o nh¾c nhë c¸c bé phËn c¸c phßng, ban tæ, nh©n viªn gi¶i quyÕt kÞp thêi c¸c v¨n b¶n theo yªu cÇu cña l·nh ®¹o. 10 3- C«ng t¸c lËp vµ qu¶n lý hå s¬. Sau khi x©y dùng, ban hµnh v¨n b¶n cña c¬ quan, bé phËnbé phËn v¨n th- cña c¬ quan vµ c¸c ®¬n vÞ thµnh viªn tiÕn hµnh l-u v¨n b¶n. ViÖc l-u v¨n b¶n ®-îc thùc hiÖn b»ng ph-¬ng ph¸p lËp hå s¬. C«ng ty cã 3 lo¹i hå s¬ tµi liÖu: Hå s¬ nguyªn t¾c: Lµ tËp c¸c b¶n sao c¸c v¨n b¶n ph¸p quy vÒ mét lo¹i c«ng t¸c nhÊt ®Þnh, dïng lµm c¨n cø gi¶i quyÕt c«ng viÖc hµng ngµy. Hå s¬ nguyªn t¾c cã thÓ tËp hîp v¨n b¶n cña nhiÒu n¨m vµ l-u t¹i ®¬n vÞ c«ng t¸c ®Ó tra cøu hµng ngµy. Hå s¬ nguyªn t¾c ë c«ng ty do c¸c phßng ban c¬ quan tù qu¶n lý vµ sö dông vµo nghiÖp vô cña m×nh. Hå s¬ nh©n sù: do bé phËn tæ chøc lao ®éng trong v¨n phßng lËp vµ qu¶n lý. Khi l·nh ®¹o hay c¸c phßng ban trong c«ng ty th× v¨n phßng cã tr¸ch nhiÖm cung cÊp, gi¶i quyÕt kÞp thêi. Hå s¬ c«ng viÖc: lµ toµn bé c¸c v¨n b¶n tµi liÖu cã liªn quan ®Õn nhau vÒ viÖc gi¶i quyÕt mét vÊn ®Ò mét c«ng viÖc. §Ó qu¶n lý hå s¬ c«ng ty ®· sö dông biÖn ph¸p lµm môc lôc chung cho c¶ c¬ quan. Theo ph-¬ng ph¸p nµy hµng n¨m c¸c phßng ban lµm môc lôc hå s¬ cña ®¬n vÞ m×nh, sau ®ã nh©n viªn v¨n th- tËp hîp b¶n môc lôc ®ã t¹o thµnh mét b¶n môc lôc chung cho toµn c¬ quan. II- C«ng t¸c l-u tr÷: Hai c«ng t¸c v¨n th--l-u tr÷ cã mèi quan hÖ chÆt chÏ víi nhau. T¹i c«ng ty C¬ ®iÖn vµ ph¸t triÓn n«ng th«n, nh©n viªn v¨n th- võa lµm lµm c«ng t¸c v¨n th- võa kiªm lu«n c«ng t¸c l-u tr÷. Hµng n¨m, sè c«ng v¨n ®-a vµo l-u tr÷ chiÕm kho¶ng 50% sè c«ng v¨n c«ng ty tiÕp nhËn vµ ban hµnh. 1- Ph©n lo¹i tµi liÖu l-u tr÷: ph©n lo¹i tµi liÖu l-u tr÷ lµ kh©u quan träng ®Ó tæ chøc khoa häc tµi liÖu l-u tr÷. Trªn c¬ së c¸c v¨n b¶n ®-îc ®-a vµo l-u tr÷, c«ng ty ph©n lo¹i tµi liÖu theo c¸c mÆt ho¹t ®éng chñ yÕu cña c¬ quan. 11 -B¸o c¸o tæng hîp - C¸c mÆt ho¹t ®éng chuyªn m«n. -Tæ chøc tµi chÝnh -Nh©n sù -Trang bÞ c¬ së vËt chÊt - X©y dùng c¬ b¶n - C¸c ho¹t ®éng néi bé kh¸c. 2 - B¶o qu¶n hå s¬: Tµi liÖu l-u tr÷ ®-îc ®Ó ë n¬i th«ng tho¸ng kh«ng Èm mèc, kh«ng ®Ó ë n¬i dÔ b¾t löa ®Ó ®¶m b¶o an toµn tuyÖt ®èi cho tµi liÖu. Tµi liÖu sau khi chuyÓn ®Õn l-u tr÷ ®-îc s¾p xÕp theo danh môc , ghi trªn c¸c phiÕu môc lôc tµi liÖu ®Ó dÔ th«ng kª vµ tra t×m. III - NhËn xÐt chung vÒ c«ng t¸c v¨n th- l-u tr÷ ë C«ng ty c¬ ®iÖn vµ ph¸t triÓn n«ng th«n: 1.C«ng t¸c v¨n th-: *Qua vµi n¨m ho¹t ®éng c«ng t¸c v¨n th- ®· ®¹t ®-îc nh÷ng thµnh qu¶: - C¸c c¸n bé c«ng nh©n viªn ®· n¾m v÷ng ®-îc yªu cÇu cô thÓ vÒ thÓ thøc cña tõng lo¹i v¨n bantrong viÖc so¹n th¶o v¨n b¶n theo c¸c lÜnh vùc chuyªn m«n cña m×nh. - C¸c c«ng v¨n ®Õn ®-îc nh©n viªn v¨n th- thùc hiÖn nhanh chãng, kÞp thêitheo ®óng quy ®Þnh. - ViÖc ph©n lo¹i v¨n b¶n râ rµng gióp ban l·nh ®¹o khi cÇn tra cøu ®-îc nhanh chãng, thuËn tiÖn. - §èi víi c«ng v¨n ®i:c¸c thñ tôc ®-îc tiÕn hµnh ®Çy ®ñ tr-íc khi ®ãng dÊu vµ ban hµnh v¨n b¶n. - Tæng c«ng ty ®· lËp ®-îc sæ qu¶n lý tµi liÖu mËt riªng, thuËn tiÖncho viÖc sö dông khi cÇn thiÕt. 12 * Bªn c¹nh nh÷ng thµnh qu¶ ®¹t ®-îc c«ng t¸c v¨n th- vÉn tån t¹i mét sè h¹n chÕ: - Vµo ngµy ®Çu tuÇn hoÆc sau nh÷ng ngµy lÔ, khèi l-îng v¨n b¶n göi ®Õn t¨ng lªn lµm cho bé phËn qu¶n lý v¨n b¶n xö lý kh«ng kÞp . - ViÖc gi¶i quyÕt v¨n b¶n néi bé ch-a cã sæ ®¨ng kýmµ vÉn vµo sæ chung víi sæ “c«ng v¨n ®i” do vËy khã kh¨n cho viÖc t×m kiÕm, thèng kª sè l-îng v¨n b¶n khi cÇn thiÕt. - C¸n bév¨n th- ngoµi c«ng t¸c nµy cßn ph¶i kiªm thªm mét sè c«ng viÖc: Trùc ®iÖn tho¹i mua s¾m v¨n phßng phÈm cho c¸c phßng ban ... nªn ®«i khi viÖc chuyÓn giao, gi¶i quyÕt c«ng v¨n, tµi liÖu cßn chËm trÔ, thiÕu sãt . 2. C«ng t¸c l-u tr÷: *Ho¹t ®éng c«ng t¸c l-u tr÷ ®· ®em l¹i nh÷ng kÕt qu¶ ®¸ng kÓ: C«ng t¸c l-u tr÷ t¹i Tæng c«ng ty nh×n chug ®-îc tiÕn hµnh mét c¸ch khoa häc,®¸p øng mäi yªu cÇu vÒ th«ng tin tra cøu cho l·nh ®¹o vµ c¸c phßng ban trongTæng c«ng ty.C¸c phßng ban, ®¬n vÞ cã tr¸ch nhiÖm s¾p xÕp l¹i v¨n b¶n, tõng b-íc thùc hiÖn quy chÕ nép l-u, b¶o qu¶n tµi liÖu theo ®óng quy ®Þnh. C«ng t¸cl-u tr÷ ®-îc l·nh ®¹o quan t©m ®óng mùc thÓ hiÖn hµng n¨mTæng c«ng ty ®· cö nh©n viªn v¨n th- ®i häc c¸c líp ®Ó n©ng cao nghiÖp vôchuyªn m«n cña m×nh *Bªn c¹nh c«ng t¸c l-u tr÷ cßn gÆp mét sè h¹n chÕ: - L·nh ®¹o ch-a cã quy ®Þnh cô thÓ vÒ viÖc tæ chøc thùc hiÖn c«ng t¸c l-u tr÷ cho toµn Tæng c«ng ty, sè tµi liÖu ®-a vµo l-u tr÷ cßn h¹n chÕ. - Hå s¬ l-u tr÷ s¾p xÕp ch-a ®-îc tØ mØ, khoa häc do vËy dÉn ®ÕnviÖc t×m nhÇm hå s¬ vÉn x¶y ra. - Cã nhiÒu tµi liÖu ®-îc l-u nh-ng ch-a ®-îc sö dông ®Õn. - §iÒu kiÖn b¶o ®¶m an toµnvµ sö dông tµi liÖu l-u tr÷vÉn cßn h¹n chÕ, phßng l-u tr÷ ch-a cã nh÷ng quy ®Þnh chÆt chÏ vÒ b¶o vÖ tµi liÖu l-u tr÷. 13 3 - Mét sè biÖn ph¸p hoµn thiÖn cô thÓ ë c«ng ty: - N©ng cao tr×nh ®é c¸n bé trong c«ng t¸c v¨n th--l-u tr÷. - T¨ng c-êng trang thiÕt bÞ phôc vô cho c«ng t¸c v¨n th- l-u tr÷. - øng dông c«ng nghÖ th«ng tin voµ c«ng t¸c s¨n th- l-u tr÷. - Th-êng xuyªn kiÓm tra, chÊn chØnh c«ng t¸c v¨n th- l-u tr÷ trong toµn c«ng ty. - CÇn cã nh÷ng quy ®Þnh cô thÓ vÒ viÖc qu¶n lý hå s¬ vµ l-u tr÷ hå s¬ ®¶m b¶o cho viÖc qu¶n lý vµ lu-u tr÷ ®-îc thèng nhÊt. - §¸nh gi¸ ®óng møc hiÖu qu¶ cña viÖc sö dông tµi liÖu l-u tr÷. X¸c ®Þnh kh¶ n¨ng t¸i sö dông tµi liÖu l-u tr÷. 14 KÕt luËn C«ng t¸c v¨n th- l-u tr÷ trong mÊy n¨m trë l¹i ®©y ®· trë thµnh mét yªu cÇu cã tÝnh cÊp thiÕt. Bªn c¹nh viÖc ph¸t triÓn nÒn kinh tÕ theo c¬ chÕ thÞ tr-êng th× mét sè c¬ quan ®· quan t©m tíi nghiÖp vô nµy, ®· thÊy ®-îc tÇm quan träng cña c«ng t¸c v¨n th- l-u tr÷. Bëi nÕu thùc hiÖn tèt c«ng t¸c V¨n th--L-u tr÷ sÏ mang l¹i hiÖu qu¶ kh«ng chØ tr-íc m¾t mµ cßn c¶ vÒ l©u dµi. V× c«ng t¸c V¨n th--l-u tr÷ thùc chÊt lµ nh÷ng v¨n b¶n chøa ®ùng nhiÒu yÕu tè cã tÝnh ph¸p lý mµ kh«ng cã v¨n b¶n nµo thay thÕ ®-îc. C«ng t¸c V¨n th--L-u tr÷ cña v¨n phßng c«ng ty C¬ ®iÖn vµ ph¸t triÓn n«ng th«n trong thêi gian qua ®· cã nh÷ng ®ãng gãp tÝch cùc vµo kÕt qu¶ ho¹t ®éng cña v¨n phßng. Tuy nhiªn bªn c¹nh ®ã vÉn cßn tån t¹i nhiÒu ®iÓm bÊt cËp. C«ng ty dang nç lùc kh¾c phôc nh÷ng mÆt tån t¹i nµy ®Ó gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®äng c«ng t¸c V¨n th--L-u tr÷ phï hîp víi xu h-íng ph¸t triÓn ®i lªn cña ®Êt n-íc. 15 16