Tài liệu Một số biện pháp hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán - kế toán tại sở nông nghiệp và phát triển nông thôn tỉnh ninh bình

1 LỜI NÓI ĐẦU Trải qua hơn 4 năm học tập và nghiên cứu tại trường Đại học Nha Trang, giai đoạn thực tập tốt nghiệp là một trong những giai đoạn quan trọng nhất của cả khoá học. Đây là thời gian giúp em ôn lại những kiến thức đã học đồng thời còn là thời gian để em được trực tiếp ứng dụng những kiến thức đã học vào trong công việc thực tế sau này cũng như việc đối chiếu, so sánh những điều đã được học trong lý thuyết và thực tế tiến hành công việc của một người kế toán. Trong bất kỳ một công ty, xí nghiệp hay đơn vị hành chính nào cũng đòi hỏi người kế toán phải vững về kiến thức chuyên môn cũng như nghiệp vụ để xử lý các công việc liên quan đến tài chính một cách rõ ràng, minh bạch. Tuy nhiên, kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp có những điểm khác so với kế toán trong các doanh nghiệp vì đặc thù của một đơn vị hành chính sự nghiệp là kinh phí hoạt động chủ yếu do ngân sách nhà nước cấp theo dự toán đã duyệt trước. Chính vì thế trong đợt thực tập tốt nghiệp vừa qua, được sự phân công của Trường Đại học Nha Trang và sự đồng ý của Sở Nông nghiệp và phát triển Nông thôn tỉnh Ninh Bình, em được về thực tập tại bộ phận kế toán – Tài chính của sở Nông nghiệp và phát triển nông thôn Ninh Bình với đề tài: “Một số biện pháp hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán - Kế toán tại sở Nông nghiệp và phát triển nông thôn tỉnh Ninh Bình”. Qua gần 4 tháng thực tập, em đã phần nào nhận biết được những đặc trưng cơ bản của công tác hạch toán kế toán trong đơn vị hành chính Sở, những ưu điểm và hạn chế trong công tác hạch toán kế toán trong đơn vị Sở đồng thời đưa ra những giải pháp và biện pháp để khắc phục những nhược điểm đó. Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến lãnh đạo sở Nông nghiệp và phát triển Nông thôn Ninh Bình, bộ phận Tài chính - Kế toán sở và cô giáo Phan Thị Dung đã hướng dẫn và giúp đỡ em trong qua trình thực tập tốt nghiệp cũng như trong quá trình hoàn thành báo cáo Nha Trang, tháng 12 năm 2007 SVTH Nguyễn Thị Thanh Thuỷ 2 CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 3 1.1 Khái quát chung về kế toán công trong đ ơn vị hành chính sự nghiệp (HCSN) 1.1.1. Khái niệm về kế toán công Kế toán công là công cụ quan trọng để quản lý Ngân sách nh à nước (NSNN), quỹ dự trữ Tài chính (TC), quỹ quốc gia… các tài sản quý hiếm của Nhà nước. Thông qua những thông tin do kế toán công cung cấp, Nh à nước điều hành và kiểm tra tình hình thu, chi của các quỹ nhằm nắm chắc thực trạng tiền vốn v à tài sản của mình. Về thực chất kế toán công l à 1 hệ thống thông tin và kiểm tra về hoạt động tài chính của NSNN và các quỹ Nhà nước bằng hệ thống chứng từ, đối ứng t ài khoản, tính giá và tổng hợp cân đối kế toán. Hệ thống kế toán công bao gồm kế toán thu, chi t ài chính Nhà nước và kế toán sử dụng kinh phí nhân sách Nhà nư ớc. Các đơn vị thực hiện nhiệm vụ thu, chi t ài chính Nhà nước bao gồm các cơ quan thuế Nhà nước, Hải quan, cơ quan tài chính các cấp, hệ thống kho bạc Nh à nước. Các đơn vị sử dụng NSNN bao gồm: Cơ quan hành chính công, các đơn vị sự nghiệp, các đơn vị quân đội, công an, các tổ chức đo àn thể… Để phù hợp với tổ chức bộ máy quản lý t ài chính Nhà nước, hệ thống kế toán công bao gồm các bộ phận chủ yếu sau: - Kế toán NSNN - Kế toán kho bạc Nhà nước - Kế toán hành chính sự nghiệp - Kế toán ở cơ quan có thu 1.1.2. Kế toán công trong đơn vị hành chính sự nghiệp Kế toán công trong đơn vị hành chính sự nghiệp là 1 bộ phận cấu thành hệ thống kế toán Nhà nước, có chức năng tổ chức hệ thống thông tin về tình hình tiếp nhận và sử dụng, quyết toán kinh phí Nhà nước tình hình thu, chi đồng thời thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước ở các đơn vị hành chính sự nghiệp. 4 1.2 - Những vấn đề chung về công tác tổ chức hạch toán kế toán trong đ ơn vị HCSN. 1.2.1. Khái niệm, đối tượng về công tác tổ chức hạch toán kế toán trong các đ ơn vị HCSN a - Khái niệm: Tổ chức hạch toán kế toán kế toán trong đ ơn vị HCSN là việc tạo ra mối liên hệ qua lại theo một trật tự xác định giữa các yếu tố chứng từ, đối ứng t ài khoản, tính giá và tổng hợp cân đối kế toán trong từng nội dung công việc kế toán cụ thể nhằm thu thập thông tin chính xác, k ịp thời, thực hiện tốt chức năng thông tin v à kiểm tra của mình. b - Đối tượng: Đối tượng của tổ chức hạch toán kế toán l à mối quan hệ giữa các yếu tố phù hợp với nội dung hình thức và bộ máy kế toán. c - Nhiệm vụ: Ban hành các văn bản pháp lý về kế toán: bao gồm cả pháp luật về kế toán v à các văn bản dưới luật của quốc tế và quốc gia, đồng thời đưa các văn bản đó vào thực tế hoạt động kế toán. 1.2.2. Nguyên tắc tổ chức hạch toán kế toán trong đ ơn vị HCSN Nguyên tắc tổ chức hạch toán kế toán trong đơn vị HCSN bao gồm các loại sau: a - Nguyên tắc phù hợp: Việc tổ chức hạch toán kế toán trong đ ơn vị HCSN phải phù hợp với từng cấp dự toán ( cấp I, cấp II, cấp III), phù hợp với quy mô hoạt động và khối lượng nghiệp vụ phát sinh của đ ơn vị. b - Nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả: Tổ chức hạch toán kế toán trong đ ơn vị HCSN phải sao cho vừa gọn nhẹ, tiết kiệm chi phí vừa đảm bảo thu thập thôn g tin đầy đủ, kịp thời, chính xác. c - Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Phát sinh từ yêu cầu quản lý an toàn công quỹ của nhà nước và phân công lao động hợp lý. Theo nguyên tắc này thì bộ máy kế toán trong đơn vị HCSN đòi hỏi phải tách rời chức năng chuẩn chi ( chuẩn thu) với chức năng thực hiện chi (thực hiện thu) của cán bộ. Mục đích để kiểm soát l ẫn nhau giữa hai cán bộ đó. 5 1.3 - Nội dung về tổ chức hạch toán kế toán trong đ ơn vị HCSN 1.3.1 - Tổ chức bộ máy kế toán. 1.3.1.1 - Nguyên tắc tổ chức bộ máy kế toán: Tổ chức bộ máy kế toán l à một vấn đề rất có ý nghĩa nhằm đảm bảo vai tr ò, chức năng, nhiệm vụ của kế toán. Do đó tổ chức bộ máy kế toán cần tuân theo những nguyên tắc sau: - Đảm bảo sự chỉ đạo toàn diện, thống nhất, tập trung công tác kế toán - Gọn nhẹ, hợp lý theo hướng chuyên môn hoá đúng năng lực - Phù hợp với tình hình hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị 1.3.1.2 - Nhiệm vụ của bộ máy kế toán Kế toán HCSN là công việc tổ chức hệ thống thông tin bằng số liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, t ình hình sử dụng, quyết toán kinh phí, t ình hình quản lý và sử dụng các loại vật tư, tài sản công; tình hình chấp hành dự toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn định mức của nhà nước tại đơn vị. Để thực hiện tốt các chức năng của m ình, kế toán công trong đơn vị HCSN phải làm tôt công tác sau: - Thu thập, phản ánh, xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí đ ược cấp, được tài trợ, được hình thành và tình hình s ử dụng các khoản kinh phí cũng nh ư các khoản thu khác phát sinh tại đ ơn vị - Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu, chi; tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế, tài chính và tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước kiểm tra tình hình chấp hành kỷ luật thu nộp ngân sách, chấp h ành kỷ luật thanh toán và các chế độ, chính sách tài chính - Kiểm tra tình hình quản lý, sử dụng các loại vật t ư, tài sản công ở đơn vị. - Theo dõi kiểm soát tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị dự toán cấp dưới, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và quyết toán của các đơn vị cấp dưới. - Lập, nộp các báo cáo tài chính cho các cơ quan qu ản lý và cơ quan tài chính đúng hạn và đúng quy định. - Cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý để phục vụ cho việc xây dựng dự toán, xây dựng các định mức chi tiêu. Thời tiến hành phân tích và đánh giá hi ệu quả sử dụng các nguồn kinh phí, vốn v à các quỹ ở đơn vị. 6 1.3.1.3 - Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán Trong các đơn v ị HCSN bộ máy kế toán th ường bao gồm: - Ban lãnh đạo - Thủ quỹ - Kế toán Đối với các đơn vị kế toán có khối lượng công việc kế toán không l ớn có thể bố trí một người làm kế toán hoặc bố trí người làm kế toán kiêm nhiệm các công việc khác mà pháp luật về kế toán không nghi êm cấm. Ở đơn vị kế toán phải bố trí kế toán trưởng thì người được bố trí làm kế toán hoặc kiêm nhiệm làm kế toán phải đủ tiêu chuẩn, điều kiện của Luật kế toán. 1.3.1.4 - Các hình thức tổ chức bộ máy kế toán trong các đ ơn vị HCSN Tổ chức bộ máy quản lý tài chính Nhà nước có thể tiến hành theo mô hình quản lý tập trung và mô hình phân cấp quản lý: + Theo mô hình quản lý tập trung: Toàn bộ các khoản thu và các khoản chi của Nhà nước được tập trung vào một Ngân sách thông nhất d ưới sự điều hành trực tiếp của Chính phủ thông qua hệ thống ng ành dọc cơ quan chuẩn Chi ở các địa phương và chính quyền của địa phương không có quyền hạn và trách nhiệm trong việc điều hành hoạt động của các cơ quan này. + Theo mô hình phân c ấp quản lý: Ngân sách của Chính phủ nằm phần lớn các khoản thu và chi quan trọng, còn ngân sách của các địa phương được địa phương giao nhiệm vụ đảm nhận các khoản thu, chi có tính chất địa ph ương. 1.3.2. Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán 1.3.2.1 - Những vấn đề chung về chứng từ Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế t ài chính phát sinh trong vi ệc sử dụng kinh phí và tình hình thu, chi Ngân sách c ủa các đơn vị HCSN đã phát sinh và thực sự đã hoàn thành. Chứng từ kế toán là phương pháp thích hợp nhất với sự đa dạng v à biến động không ngừng của đối tượng hạch toán kế toán nhằm sao chụp nguy ên hình tình trạng và sự vận động của các đối tượng này. Hệ thống chứng từ hoàn chỉnh gắn liền với qui mô, thời điểm phát sinh các nghiệp vụ kinh tế với trách nhiệm vật chất của các cá nhân, các đ ơn vị về nghiệp vụ đó 7 và là căn cứ pháp lý cho việc bảo vệ t ài sản và xác minh tính hợp pháp trong việc giải quyết các mối quan hệ kinh tế. 1.3.2.2 - Nội dung của tổ chức chứng từ kế toán a - Khái niệm, ý nghĩa và nguyên tắc của việc tổ chức chứng từ kế toán * Khái niệm Tổ chức chứng từ kế toán là tổ chức việc ban hành, ghi chép, luân chuy ển và lưu trữ chứng từ sử dụng trong đ ơn vị nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin, kiểm tra thông tin đó phục vụ cho ghi sổ kế toán v à tổng hợp kế toán. * Ý nghĩa Về mặt quản lý: Việc ghi chép kịp thời và tổ chức tốt công tác chứng từ kế toán giúp cho việc cung cấp thông tin kế một cách nhanh chóng, giúp ban l ãnh đạo đề ra được các quyết định hợp lý, nâng cao hiệu quả quản lý cho đ ơn vị. Về mặt kế toán: Chứng từ là cơ sở ghi sổ kế toán, chỉ có chứng từ hợp lệ mới có giá trị ghi sổ Về mặt pháp lý: Chứng từ là cơ sở xác minh trách nhiệm pháp lý của những người có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là căn cứ để trọng tài kinh tế giải quyết các tranh chấp trong hoạt động kinh tế - tài chính của đơn vị. * Nguyên tắc tổ chức Tổ chức chứng từ kế toán phải căn cứ v ào qui mô hoạt động, trình độ tổ chức quản lý để xác định số lượng, chủng loại chứng từ thích hợp. Căn cứ vào yêu cầu quản lý về tài sản và các thông tin về biến động tài sản Căn cứ vào nội dung và đặc điểm của từng loại chứng từ cũng nh ư yêu cầu quản lý tài sản khác nhau mà có qui trình luân chuy ển chứng từ khác nhau. Căn cứ vào chế độ do Nhà nước ban hành thống nhất trong cả nước về chứng từ. b - Nội dung * Tổ chức quá trình lập chứng từ: Chứng từ phải lập theo mẫu do Nh à Nước quy định và có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan mới được coi là hợp pháp. * Tổ chức quá trình kiểm tra chứng từ Khi nhận được chứng từ phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp v à hợp lý của chứng từ như: Các yếu tố của chứng từ, chữ ký của những ng ười có liên quan, tính 8 chính xác của số liệu trên chứng từ. Chỉ sau khi đã được kiểm tra thì chứng từ mới được làm căn cứ để ghi sổ kế toán. * Tổ chức quá trình sử dụng chứng từ để ghi sổ - Phân loại chứng từ theo từng loại nghiệp vụ phù hợp với việc quản lý tài sản của đơn vị, theo tính chất các khoản chi phí, theo từng địa điểm phát sinh hay theo đối tượng được chi phí nhằm xác định hoặc ghi sổ kế toán cho ph ù hợp. - Ghi kịp thời, chính xác chứng từ kế toán đúng với nội dung của t ài khoản - Kết hợp việc ghi sổ với việc kiểm tra chứng từ kế toán - Tận dụng công nghệ tin học trong công tác kế toán nhằm tiết kiệm thời gian luân chuyển chứng từ và tổng hợp số liệu. * Tổ chức quá trình bảo quản và lưu trữ chứng từ - Trong năm báo cáo, chứng từ do người sử dụng ghi sổ bảo quản, đánh số thứ tự theo thời gian. Khi báo cáo quyết toán đ ược quyệt, chứng từ được đưa vào lưu giữ. - Khi chứng từ đã được đưa vào lưu giữ, nếu cần sử dụng phải đ ược sự đồng ý của kế toán trưởng hoặc ban lãnh đạo - Mọi trường hợp mất chứng từ gốc đều phải báo cáo với ban l ãnh đạo và kế toán trưởng để có biện pháp sử lý kịp thời. c - Quy trình luân chuyển một số chứng từ kế toán * Chứng từ tiền mặt: Bao gồm: Phiếu thu (PT), phiếu chi (PC), Giấy đề nghị tạm ứng… trong đó chủ yếu là phiếu thu, phiếu chi nó phản ánh các nghiệp vụ tăng giảm tiền mặt của đ ơn vị Trình tự luân chuyển: PT, PC do kế toán của đơn vị lập sau đó chuyển cho thủ trưởng đơn vị và phụ trách kế toán đơn vị ký duyệt, chuyển cho thủ quỹ l àm thủ tục nhập xuất quỹ. Cuối ngày toán bộ PT, PC kèm theo các chứng từ gốc chuyển cho kế toán để tiến hành ghi sổ kế toán * Chứng từ tài sản cố định (TSCĐ) Các chứng từ này dùng trong công tác qu ản trị TSCĐ của đơn vị Trình tự luân chuyển: Các chứng từ này đều được lập trong trường hợp giao nhận hay thanh lý tài sản do hội đồng giao nhận hay hội đồng thanh lý lập được lưu lại bộ phận kế toán – tài chính làm căn cứ ghi sổ kế toán. 9 1.3.3 - Tổ chức vận dụng hệ thống t ài khoản kế toán 1.3.3.1 - Ý nghĩa của tổ chức tài khoản kế toán Tài khoản kế toán là phương pháp kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo n ội dung kinh tế và theo trình tự thời gian. Tài khoản kế toán phản ánh và kiểm soát thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí do ngân sách nh à nước cấp và các nguồn kinh phí khác cấp, thu, chi hoạt động, kết quả hoạt động v à các khoản khác ở các đơn vị hành chính sự nghiệp. Tài khoản kế toán được mở cho từng đối t ượng kế toán có nội dung kinh tế riêng biệt. Toàn bộ các tài khoản kế toán sử dụng trong đơn vị kế toán hình thành hệ thống tài khoản kế toán. Tổ chức hệ thống tài khoản là xây dựng mô hình thông tin nhằm cung cấp thông tin một cách tổng quát về quá tr ình tái sản suất diễn ra ở mỗi đơn vị kinh tế. 1.3.3.2 - Nhiệm vụ của tổ chức hệ thống t ài khoản + Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý và kiểm soát chi quỹ ngân sách nh à nước, vốn, quỹ công, đồng thời thỏa m ãn yêu cầu quản lý và sử dụng kinh phí của từng lĩnh vực, từng đơn vị hành chính sự nghiệp; + Phản ánh đầy đủ các hoạt động kinh tế, t ài chính phát sinh của các đơn vị hành chính sự nghiệp thuộc mọi loại h ình, mọi lĩnh vực, phù hợp với mô hình tổ chức và tính chất hoạt động; + Đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin bằng các ph ương tiện tính toán thủ công (hoặc bằng máy vi tính...) và thỏa mãn đầy đủ nhu cầu của đơn vị và của cơ quan quản lý Nhà nước 1.3.3.3 - Nguyên tắc xây dựng hệ thống tài khoản Hệ thống tài khoản kế toán hành chính sự nghiệp được xây dựng theo nguyên tắc dựa vào bản chất và nội dung hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp có vận dụng nguyên tắc phân loại và mã hóa của hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp và hệ thống tài khoản kế toán nhà nước 1.3.3.4 - Phân loại hệ thống tài khoản kế toán Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đ ơn vị hành chính sự nghiệp do Bộ 10 Tài chính quy định gồm 7 loại, từ Loại 1 đến Loại 6 l à các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản và Loại 0 là các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản. - Tài khoản cấp 1 gồm 3 chữ số thập phân; - Tài khoản cấp 2 gồm 4 chữ số thập phân (3 chữ số đầu thể hiện T ài khoản cấp 1, chữ số thứ 4 thể hiện Tài khoản cấp 2); - Tài khoản cấp 3 gồm 5 chữ số thập phân (3 chữ số đầu thể hiện T ài khoản cấp 1, chữ số thứ 4 thể hiện Tài khoản cấp 2, chữ số thứ 5 thể hiện T ài khoản cấp 3); - Tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản được đánh số từ 001 đến 009 1.3.3.5 - Lựa chọn áp dụng hệ thống t ài khoản Các đơn vị hành chính sự nghiệp phải căn cứ v ào Hệ thống tài khoản kế toán ban hành tại Quyết định số 19/2006/ QĐ - BTC để lựa chọn hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho đơn vị. Đơn vị được bổ sung thêm các Tài khoản cấp 2, cấp 3, cấp 4 (trừ các tài khoản kế toán mà Bộ Tài chính đã quy định trong hệ thống tài khoản kế toán) để phục vụ yêu cầu quản lý của đơn vị. Trường hợp các đơn vị cần mở thêm Tài khoản cấp 1 (các tài khoản 3 chữ số) ngoài các Tài khoản đã có hoặc cần sửa đổi, bổ sung T ài khoản cấp 2 hoặc cấp 3 trong Hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính quy định thì phải được Bộ Tài chính chấp thuận bằng văn bản trước khi thực hiện 1.3.4. Tổ chức vận dụng các loại sổ kế toán 1.3.4.1 - Những vấn đề chung về tổ chức hệ thống sổ kế toán a - Khái niệm về tổ chức hệ thống sổ kế toán Do đặc điểm của các đối tượng kế toán là mang tính hai mặt; tính vận động và tính đa dạng phong phú, nên cần thiết phải có một hệ thống t ài khoản và hệ thống số tài khoản khác nhau để phản ánh. Các số tài khoản này không giống nhau về nội dung phản ánh, về hình thức, về kết cấu cũng như trình tự và phương pháp ghi chép. Tuy nhiên, giữa các loại sổ này có quan hệ chặt chẽ trong việc ghi chép, đối chiếu kiểm tra kết quả ghi chép cũng như thông tin. Việc kết hợp các loại sổ sách kế toán với nội dung và kết cấu khác nhau trong c ùng một quá trình hạch toán theo một trình tự ghi chép nhất định nhằm rút ra các chỉ ti êu cần thiết cho quản lý kinh tế gọi l à hình thức tổ chức hệ thống sổ kế toán. 11 b - Nhiệm vụ của tổ chức sổ kế toán Xác định rõ đặc điểm kinh doanh của đ ơn vị, tính chất hoạt động, t ài chính, qui mô, khối lượng nghiệp vụ. Đồng thời căn cứ vào trình độ quản lý, trình độ kế toán, trang thiết bị phục vụ cho công tác kế toán để xác định tổ chức sổ kế toán cho ph ù hợp. Nắm vững những nguyên tắc cơ bản quy định cho từng hình thức sổ kế toán. Xác định một hình thức để làm và cần nắm vững nội dung công việc phải l àm theo hình thức đó sao cho việc ghi chép tổng hợp, cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời, chính xác, tiết kiệm. Nắm vững tài khoản và nội dung phản ánh của các t ài khoản trong từng loại sổ sách, cách thức ghi chép, sửa chữa sai sót, cách thức thu thập, xử lý v à tổng hợp thông tin từ các loại sổ sách khác nhau.. 1.3.4.2 - Nguyên tắc tổ chức hệ thống sổ kế toán - Đảm bảo tính thống nhất giữa hệ thống t ài khoản với việc xây dựng hệ thống sổ kế toán - Tổ chức hệ thống sổ kế toán phải đảm bảo tính khoa học, tiết kiệm v à tiện lợi cho kiểm tra kế toán. - Mõi đơn vị kế toán chỉ được mở một hệ thống sổ kế toán chính thức theo một trong các hình thức tổ chức sổ kế toán quy định. - Bắt đầu niên độ kế toán phải mở sổ kế toán mới, hết ni ên độ kế toán phải tiến hành cộng sổ khoá sổ. - Việc ghi chép trên sổ kế toán phải rõ ràng , dễ đọc. Số liệu phản ánh tr ên sổ sách phải liên tục, có hệ thống, tuyệt đối không tẩy xoá, l àm nhoè, trường hợp sai sót nhầm lẫn cần sửa theo quy định 1.3.4.3 - Sổ kế toán và kỹ thuật mở và ghi sổ kế toán a - Các loại sổ kế toán - Căn cứ vào nội dung bên trong của sổ kế toán có thể chia sổ k ế toán thành các nhóm sau: Sổ tiền mặt, sổ chi phí, sổ TSCĐ, sổ theo d õi nguồn kinh phí... - Căn cứ vào hình thức cấu trúc có thể chia sổ kế toán th ành các loại: Sổ 2 bên, sổ 1 bên, sổ nhiều cột, sổ bàn cờ. - Căn cứ vào hình thức bên ngoài sổ kế toán được chia thành 2 loại: Sổ đóng thành tập, sổ dời. 12 - Căn cứ vào công dụng, sổ kế toán được chia thành hai loại: Sổ nhật ký và sổ phân loại. - Căn cứ vào trình độ khái quát của nội dung phản ánh sổ kế toán đ ược chia thành 2 loại: Sổ kế toán tổng hợp v à sổ kế toán chi tiết b - Kỹ thuật mở và ghi sổ kế toán * Mở sổ kế toán Đầu năm phải mở sổ kế toán cho năm ngân sách mới để tiếp nhận số d ư từ sổ kế toán năm cũ chuyển sang v à ghi ngay nghiệp vụ kinh tế, tài chính mới phát sinh thuộc năm ngân sách mới từ ng ày 1/1. - Đối với sổ kế toán tổng hợp: Đầu năm phải chuyển toàn bộ số dư của các tài khoản trên Sổ Nhật ký- Sổ Cái hoặc Sổ Cái của năm cũ sang sổ Nhật ký - Sổ Cái hoặc Sổ Cái của năm mới. - Đối với sổ kế toán chi tiết: + Sổ kế toán chi tiết ghi tay có thể sử dụng cho nhiều năm, cuối mỗi năm gạch một đường ngang sổ để bắt đầ u theo dõi cho năm mới. Khi nào dùng hết sổ sẽ chuyển sang sổ kế toán chi tiết mới; + Đối với các sổ liên quan đến thu, chi ngân sách: Số liệu tr ên các sổ này không phải chuyển sang sổ mới mà để nguyên trên sổ năm cũ để hạch toán tiếp các nghiệp vụ kinh tế mới phát sinh trong thời gian chỉnh lý, quyết toán v à theo dõi cho đến khi quyết toán năm trước được phê duyệt. * Ghi sổ kế toán Việc ghi sổ kế toán nhất thiết phải căn cứ v ào chứng từ kế toán hợp pháp. Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứ ng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng minh. Việc ghi sổ kế toán phải dùng bút mực, không dùng mực đỏ và bút chì để ghi sổ kế toán. Số và chữ viết phải rõ ràng, liên tục có hệ thống, khi ghi hết trang phải cộng số liệu của từng trang để mang số cộng trang sa ng đầu trang kế tiếp. Sổ kế toán không được viết tắt, không được ghi xen thêm vào phía trên hoặc phía dưới, không ghi chồng đè, không được bỏ cách dòng. Nếu không ghi hết trang sổ phải gạch chéo phần không ghi. Cấm tẩy xoá, cấm dùng chất hoá học để sửa chữa. Khi sửa chữa sổ phải sử dụng các phương pháp sửa chữa theo quy định trong Luật Kế toán 13 *Khoá sổ kế toán Cuối kỳ kế toán (cuối quý v à cuối năm) trước khi lập báo cáo tài chính, đơn vị phải khoá sổ kế toán. Riêng sổ quỹ tiền mặt phải khoá sổ v ào cuối mỗi ngày. Ngoài ra phải khoá sổ kế toán trong các tr ường hợp kiểm kê đột xuất hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật. 1.3.4.4 - Sửa chữa sổ kế toán - Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót trong quá trình ghi s ổ kế toán thì không được tẩy xoá làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai m à phải sửa chữa theo một trong các phương pháp sau: (1) Phương pháp cải chính: Phương pháp này dùng đ ể đính chính những sai sót bằng cách gạch một đ ường thẳng xoá bỏ chỗ ghi sai nh ưng vẫn đảm bảo nhìn rõ nội dung sai. Trên chỗ bị xoá bỏ ghi con số hoặc chữ đúng bằng mực ở phía tr ên và phải có chữ ký của kế toán tr ưởng hoặc phụ trách kế toán bên cạnh chỗ sửa. Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp: - Sai sót trong diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng của các t ài khoản; - Sai sót không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng. (2) Phương pháp ghi số âm (còn gọi phương pháp ghi đỏ): Phương pháp này dùng đ ể điều chỉnh những sai sót bằng cách: Ghi lại bằng mực đỏ hoặc ghi trong ngoặc đ ơn bút toán đã ghi sai để huỷ bút toán đã ghi sai. Ghi lại bút toán đúng bằng mực thường để thay thế. Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp: - Sai về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản do định khoản sai đã ghi sổ kế toán mà không thể sửa lại bằng phương pháp cải chính; - Phát hiện ra sai sót sau khi đã nộp báo cáo tài chính cho cơ quan có thẩm quyền; - Sai sót trong đó bút toán ở tài khoản đã ghi số tiền nhiều lần hoặc con số ghi sai lớn hơn con số ghi đúng. Khi dùng phương pháp ghi số âm để đính chính chỗ sai thì phải lập một “Chứng từ ghi sổ đính chính” do kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) ký xác nhận. 14 (3) Phương pháp ghi bổ sung: Phương pháp này áp dụng cho trường hợp ghi đúng về quan hệ đối ứng t ài khoản nhưng số tiền ghi sổ ít hơn số tiền trên chứng từ hoặc là bỏ sót không cộng đủ số tiền ghi trên chứng từ. Sửa chữa theo ph ương pháp này phải lập “Chứng từ ghi sổ bổ sung" để ghi bổ sung bằng mực th ường số tiền chênh lệch còn thiếu so với chứng từ. - Sửa chữa trong trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính: (1) Trường hợp phát hiện sai sót tr ước khi báo cáo tài chính năm nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp v ào sổ kế toán của năm đó trên máy vi tính; (2) Trường hợp phát hiện sai sót sau khi báo cáo t ài chính năm đã nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót trên máy vi tính và ghi chú vào dòng cu ối của sổ kế toán năm có sai sót; (3) Các trường hợp sửa chữa khi ghi sổ kế toán bằng máy vi tí nh đều được thực hiện theo “Phương pháp ghi số âm” hoặc “Phương pháp ghi bổ sung”. - Khi báo cáo quyết toán năm được duyệt hoặc khi công việc thanh tra, kiểm tra, kiểm toán kết thúc và có kết luận chính thức, nếu có quyết định phải sửa chữa lại số liệu trên báo cáo tài chính liên quan đ ến số liệu đã ghi sổ kế toán thì đơn vị phải sửa lại sổ kế toán và số dư của những tài khoản kế toán có liên quan theo phương pháp quy định. Việc sửa chữa được thực hiện trực tiếp tr ên sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót, đồng thời phải ghi chú vào trang cuối (dòng cuối) của sổ kế toán năm tr ước có sai sót (Nếu phát hiện sai sót sau khi báo cáo t ài chính đã nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền) để tiện đối chiếu, kiểm tra 1.3.4.5 - Các hình thức kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp - Hình thức Nhật ký - Sổ cái: theo hình thức này, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đươch phản ánh vào một quyển sổ là Nhật ký- sổ cái. Sổ này là sổ hạch toán tổng hợp duy nhất, trong đó kết hợp phản ánh theo thời gianv à theo hệ thống. Tất cả các tài khoản mà đơn vị sử dụng được phản ánh cả 2 bên Nợ - Có trên cùng một trang sổ. Căn cứ ghi vào sổ là chứng từ gốc, mỗi chứng từ ghi một d òng vào Nhật ký - sổ cái 15 - Hình thức chứng từ ghi sổ: Hình thức này thích hợp với mọi loại hình đơn vị, thuận tiện cho việc áp dụng máy tính. Tuy nhi ên việc ghi chép bị trung lặp nhiều n ên việc lập báo cáo dễ bị chậm trễ nhất l à trong điều kiện thủ công. Sổ sách trong h ình thức này gồm: Sổ Cái, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, bảng cân đối t ài khoản, các sổ và thẻ hạch toán chi tiết. - Hình thức nhật ký - chứng từ : Hình thức hày thường áp dụng cho những đ ơn vị có quy mô lớn số lượng nghiệp vụ phát sinh nhiều v à điều kiện kế toán thủ công, dễ chuyên môn hoá cán b ộn kế toán. Tuy nhiên đòi hỏi trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán phải cao. Mặt khác không ph ù hợp với việc kế toán bằng máy. Sổ sách trong h ình thức kế toán nỳa gồm: Sổ nhật ký - chứng từ, sổ cái, bảng kê, bảng phân bổ, sổ chi tiết. - Hình thức Nhật ký chung: Là hình thức phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian vào một quyển sổ gọi là Nhật ký chung. Sau đó, căn cứ v ào Nhật ký chung, lấy số liệu để ghi vào sổ cái. Mỗi bút toán phản ánh trong sổ Nhật ký được chuyển vào sổ Cái ít nhất cho 2 tài khoản có liên quan. Đối với các loại tài khoản chủ yếu, phát sinh nhiều nghiệp vụ, có thể mở các Nhật ký phụ. Cuối tháng ( hoặc định kỳ), cộng các Nhật ký phụ lấy số liệu ghi v ào nhật ký chung hoặc ghi thẳng v ào sổ cái. - Kế toán máy: là hình thức làm kế toán trên máy tính các công việc kế toán được thực hiện theo một ch ương trình phần mềm kế toán. Dờ đó kế toán giảm nhẹ khối lượng công việc đỡ nhầm lẫn trong tính toán v à lập báo cáo. Xu hướng hiện nay các tổ chức kinh tế chuyển sang l àm công tác kế toán trên máy đặt biệt thích hợp cho những đơn vị có quy mô lớn số lượng nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh nhiều. 1.3.5 - Tổ chức các phần hành kế toán Mỗi phần hành kế toán là sự cụ thể hoá nội dung hạch toán kế toán cụ thể. Mức độ cụ thể hóa tuỳ thuộc qui mô từng đ ơn vị cũng như số lượng nghiệp vụ phát sinh. Tuy nhiên về tổng thể trong một đơn vị HCSN thường bao gồm các phần hành kế toán sau: 1.3.5.1 - Kế toán vốn bằng tiền * Nhiệm vụ: Kế toán vốn bằng tiền có nhiệm vụ phản ánh số hiện có v à tình hình biến động (tăng, giảm) của tiền mặt, tiền gửi ngân hàng (kho bạc) bao gồm cả tiền Việt Nam, ngoại tệ, v àng bạc, đá quý và các chứng chỉ có giá của đơn vị. * Chứng từ sử dụng: Phiếu thu, phiếu chi, biên lai thu tiền… 16 * Tài khoản sử dụng: TK 111: Tiền mặt TK 112: Tiền gửi NH ( KB) TK 113: Tiền đang chuyển * Sơ đồ hạch toán TK 441,461 462,465 TK 111(112) Nhận kinh phí bằng TM, lệnh chi Mua vật tư hàng hoá, TSC Đ TK 111 Rút tiền hoặc gửi KB TK 511 Thu phí, lệ phí bằng TM, TG TK 311 KH thanh toán bằng TM, TG TK 312,336 Thu tạm ứng, tạm ứng kinh phí bằng TM, TG TK342 TK 152,153 155, 211 TK 3113 VAT Chi ho ạt đ ộng, d ự án … TK631,661 662,635 TK 331,334 335 Thanh toán nợ, trả lương, trả các đ ối t ượng khác TK312 Tạm ứng cho CBVC TK341 Thu các khoản nợ nội bộ bằng TM, Cấp kinh phí cho cấp d ưới TM, TG thừa chưa rõ nguyên nhân Chi hộ cấp trên hoặc cấp dưới TG TK 331(3318) TK 531 Thu lãi cho vay, bán HH bằng TM, TK331 TG Vay tiên nhập quỹ hoặc gửi KB TK 411 Nhập vốn góp của CBVC TK 341 Thu hồi kinh phí do cấp dưới nộp TK342 TK333 Nộp thuế, phí, lệ phí cho Ngân sách TK332 Chi KPCĐ, nộp BHXH, mua thẻ BHXH Chi tiêu từ quỹ khen thưởng, phúc lợi TM, TG thiếu TK431 TK3118 17 1.3.5.2 - Kế toán vật liệu, dụng cụ, sản phẩm ,h àng hoá * Nhiệm vụ: Phản ánh số lượng, giá trị hiện có tình hình biến động theo từng loại vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, h àng hoá tại đơn vị. * Chứng từ sử dụng: PNK, PXK, biên bản kiểm kê, biên bản kiểm nghiệm… * Tài khoản sử dụng: 152: Nguyên liêu, vật liệu 153: Công cụ dụng cụ 155: Sản phẩm, hàng hoá 1551: sản phẩm 1552: Hàng hoá * Sơ đồ hạch toán: Kế toán NVL, CCDC 461,462,465 111,112,312,331… 214,631,661 662,635 152,153 VL,CC mua ngoài NK dùng cho XK dùng cho ho ạt động của đơn vị HĐSN, dự án, thực hiện ĐĐH 3113 VAT( nếu có) VL,CC mua ngoài dùng cho SXKD 333 Cấp kinh phí cho cấp dưới 341 Các loại thuế phải nộp 441,461.462,465 111,112,331 521 337 NK do được cấp hoặc viện trợ Chiết khấu TM, CKTT, GGHB (đã có chứng từ ghi chi ghi thu NS) NK do được cấp hoặc viện trợ XK đã quyết toán vào nguồn KP (Chưa có ctừ ghi thu, ghi chi NS) năm trước để sử dụng 214,631,635,661,662 311 Xuất dùng không hết nhập lại kho Thiếu chưa xác định được nguyên nhân, chờ xử lý 331 Thừa chưa xác định được nguyên nhân 312 008,009 NK mua bằng tiền tạm ứng 18 Kế toán SP, HH 631 155-SP, HH NK SP sản xuất hoàn thành Xuất kho SP, HH để bán 661,662 NK SP thu được từ các hđ khác 111,112,312 311(3113) VAT( nếu có) XK s ử dụng cho các hđ của đơn vị 531 661,662 631,635,241 311(3118) Phát hiện thiếu khi kk chờ xử lý Mua ngoài nhập kho 333 Các loại thuế phải nộp 331 Thừa khi kk chờ xử lý 1.3.5.3 - Kế toán TSCĐ *) Nhiệm vụ: Đối với kế toán TSCĐ bên cạnh việc theo dõi từng loại tài sản về mặt hiện vật kế toán còn phải theo dõi cả về nguyên giá và giá trị còn lại của từng loại. Ngoài ra kế toán còn có nhiệm vụ phản ánh công tác đầu t ư xây dựng cơ bản và tình hình sửa chữa lớn TSCĐ tại đơn vị. *) Chứng từ sử dụng: Biên bản giao nhận, biên bản kiểm kê, biên bản thanh lý… và các chứng từ liên quan *) Tài khoản sử dụng 211: TSCĐ hữu hình 213: TSCĐ vô hình 214: Hao mòn TSCĐ 241: Xây dựng cơ bản dở dang 19 *) Sơ đồ hạch toán Kế toán tăng TSCĐ TK 461,462 TSCĐ tăng do được biếu tặng, nhận viện trợ TK 211,213 TK 521(5212) TSCĐ nhận có ctừ ghi thu, ghi chi Ngân sách TSCĐ nhận chưa có ctừ ghi thu, ghi chi NS TK 111,112,331.. TSCĐ tăng do mua ngoài VAT TK 461,462,465 TK 3113 (nếu có) Rút dự toán kinh phí mua TSCĐ Mua về trong quá trình lắp đặt TK 2411 Lắp đặt xong đưa TSCĐ vào sử dụng Đồng thời: TK 466 TK 661,662 TK 466 TK 635 TK 466 TK 441 TK 466 TK 431 Mua TSCĐ bằng nguồn kp hoạt động, dự án Mua TSCĐ bằng nguồn kp theo đđh của NN Mua TSCĐ bằng nguồn kp đầu t ư XDCB Mua TSCĐ bằng các quỹ cơ quan TK 411 Mua TSCĐ bằng các quỹ dùng cho SXKD 20 Kế toán giảm TSCĐ + Do thanh lý nhượng bán: Tk 211,213 NG Tk 214 GTHM Tk 466 TK 412 Kết quả đánh giá giảm giá trị TSCĐ Tk 111,112.331 Tk 511(5118) Tk 111,112,311 Các chi phí Tlý, NB TSCĐ khác Thu nh ập từ tlý, nb TSCĐ Tk 431,333 Tk 33311 VAT CL thu >chi đư ợc ghi tăng quỹ TK 311(8) Gtrị TSCĐ thiếu đc xoá bỏ TK 311(8) ng plỗi phải bồi thường TK 334 trừ vào lg của ng plỗi Kế toán hao mòn TSCĐ Tk 214 Mức khấu hao phải Trích Tk 466 TK 311(8) Giá trị phải thu hồi khi kk thi ếu