Tài liệu Một số biện pháp hoàn thiện công tác quản trị nhân sự tại công ty tnhh mtv tin học tm & dv sóng biển

TRÖÔØNG ÑAÏI HOÏC KYÕ THUAÄT COÂNG NGHEÄ TP.HCM KHOA QUAÛN TRÒ KINH DOANH MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH MTV TIN HỌC TM & DV SÓNG BIỂN KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP NGÀNH QUẢN TRỊ KINH DOANH GVHD: PHẠM THỊ KIM DUNG SVTH: NGUYEÃN THÒ OANH MSSV: 08B4010052 TPHCM, THAÙNG 10/2010 LỜI CAM ĐOAN Tôi cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của tôi. Những kết quả và các số liệu trong khóa luận được thực hiện tại Công ty TNHH Một Thành Viên Tin học TM & DV Sóng Biển là trung thực. Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm trước nhà trường về sự cam đoan này. TP. Hồ Chí Minh, tháng 10 năm 2010 Tác giả Nguyễn Thị Oanh LÔØI CAÛM ÔN Sau gaàn 2 naêm hoïc taïi tröôøng Ñaïi Hoïc Kyõ Thuaät Coâng Ngheä TP.HCM vaø 2 thaùng tieáp caän thöïc teá hoïc hoûi kinh nghieäm taïi Coâng ty TNHH MTV Tin Hoïc Thöông maïi & Dòch vuï Soùng Bieån, nay chuyeân ñeà toát nghieäp cuûa em đã ñöôïc hoaøn thaønh laø söï keát hôïp giöõa lyù thuyeát ñöôïc hoïc taïi tröôøng vaø kieán thöùc thöïc teá trong thôøi gian thöïc taäp taïi coâng ty. Söï thaønh coâng ñoù laø nhôø vaøo nhöõng tình caûm chaân thaønh vaø söï aân caàn daïy baûo cuûa taäp theå thaà y coâ khoa Quaûn Trò Kinh Doanh vaø söï giuùp ñôõ taän tình cuûa toaøn boä coâ chuù, anh chò taïi Coâng ty TNHH MTV Tin hoïc TM & DV Soùng Bieån. Ñaàu tieân, em xin baøy toû loøng bieát ôn chaân thaønh saâu saéc ñeán taát caû quyù thaày coâ cuûa tröôøng Ñaïi Hoïc Kyõ Thuaät Coâng Ngheä ñaõ taän tình daïy baûo em trong thôøi gian qua. Ñoàng thôøi em xin chaân thaønh caûm ôn Ban Giaùm Ñoác vaø caùc coâ chuù, anh chò trong coâng ty ñaõ giuùp ñôõ trong suoát thôøi gian thöïc taäp ñeå em coù theå hoaøn thaønh quyeån chuyeân ñeà naøy. Em xin gôûi lôøi caûm ôn saâu saéc ñeán Coâ Phaïm Thò Kim Dung ñaõ taän tình höôùng daãn em trong suoát thôøi gian laøm chuyeân ñeà. Do thôøi gian nghieân cöùu ngaén, naêng löïc trình ñoä coù haïn neân noäi dung chuyeân ñeà naøy khoâng traùnh khoûi nhöõng thieáu soùt. Em raát mong nhaän ñöôïc söï caûm thoâng cuûa quyù thaày coâ vaø quyù coâng ty. Moät laàn nöõa, em xin kính chuùc quyù thaày coâ cuøng taäp theå caùn boä nhaân vieân Coâng ty TNHH MTV Tin hoïc TM & DV Soùng Bieån doài daøo söùc khoûe vaø luoân thaønh coâng trong coâng vieäc cuûa mình. Chuùc Coâng ty TNHH MTV Tin hoïc TM & DV Soùng Bieån ngaøy caøng thaønh coâng hôn nöõa trong hoaït ñoäng saûn xuaát kinh doanh cuûa mình. TP. Hoà Chí Minh, thaùng 10 naêm 2010 Sinh vieân thöïc hieän Nguyeãn Thò Oanh MUÏC LUÏC TRANG LÔØI CAM ĐOAN ................................................................................................. LÔØI CAÛM ÔN ...................................................................................................... NHAÄN XEÙT CUÛA CÔ QUAN THÖÏC TAÄP ......................................................... NHAÄN XEÙT CUÛA GIAÙO VIEÂN HÖÔÙNG DAÃN .................................................. DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT .................................................. DANH MUÏC BAÛNG BIEÅU, HÌNH VEÕ ................................................................ PHAÀN MÔÛ ÑAÀU .................................................................................................. CHÖÔNG 1: CÔ SÔÛ LYÙ LUAÄN VEÀ QUAÛN TRÒ NHAÂN SÖÏ 1.1 Khaùi nieäm, vai troø vaø yù nghóa cuûa quaûn trò nhaân söï ...................................... 1 1.1.1 Khaùi nieäm veà quaûn trò nhaân söï ................................................................ 1 1.1.2 Vai troø cuûa Quaûn trò nhaân söï ................................................................... 2 1.2 Caùc chöùc naêng cuûa Quaûn trò nhaân söï .......................................................... 2 1.2.1 Chöùc naêng thu huùt nguoàn nhaân löïc .......................................................... 2 1.2.1.1 Quaù trình hoaïch ñònh nguoàn nhaân löïc .......................................... 2 1.2.1.2 Phaân tích coâng vieäc ...................................................................... 3 1.2.1.3 Quaù trình tuyeån duïng .................................................................... 6 1.2.1.4 Tieán trình tuyeån duïng nhaân vieân .................................................. 8 1.2.2 Chöùc naêng ñaøo taïo vaø phaùt trieån nguoàn nhaân löïc ................................... 9 1.2.2.1 Vai troø cuûa ñaøo taïo vaø phaùt trieån nguoàn nhaân löïc ....................... 9 1.2.2.2 Caùc phöông phaùp ñaøo taïo vaø phaùt trieån nguoàn nhaân löïc ............10 1.2.2.3 Toå chöùc, thöïc hieän caùc hoaït ñoäng ñaøo taïo vaø phaùt trieån ............11 1.2.2.4 Caùc nguyeân taéc trong ñaøo taïo .....................................................14 1.2.3 Nhoùm chöùc naêng duy trì nguoàn nhaân löïc .................................................16 1.23.1 Ñaùnh giaù thaønh tích coâng vieäc .....................................................16 1.2.3.2 Traû coâng lao ñoäng .......................................................................18 1.2.3.3 Thoûa öôùc lao ñoäng taäp theå ..........................................................21 1.2.3.4 Ñoäng vieân nhaân vieân ..................................................................21 CHÖÔNG 2: GIÔÙI THIEÄU SÔ LÖÔÏC VEÀ COÂNG TY TNHH MTV TIN HOÏC TM & DV SOÙNG BIEÅN 2.1 Giôùi thieäu sô löôïc veà Coâng ty TNHH MTV Tin hoïc TM & DV Soùng Bieån ...........................................................................................................................24 2.2 Chöùc naêng vaø nhieäm vuï ..............................................................................24 2.3 Cô caáu toå chöùc .............................................................................................25 2.4 Caùc ñoái thuû caïnh tranh ................................................................................27 2.5 Thöïc traïng naêng löïc saûn xuaát kinh doanh ...................................................28 2.6 Hoaït ñoäng nhaân söï cuûa coâng ty ...................................................................30 2.7 Ñaëc ñieåm cô caáu nguoàn nhaân löïc ................................................................32 CHÖÔNG 3: THÖÏC TRAÏNG COÂNG TAÙC QUAÛN TRÒ NHAÂN SÖÏ TAÏI COÂNG TY TNHH MTV TIN HOÏC TM & DV SOÙNG BIEÅN 3.1 Phaân tích thöïc traïng quaûn trò nhaân söï..........................................................35 3.1.1 Phaân tích bieän phaùp thu huùt nguoàn nhaân löïc .................................35 3.1.2 Thöïc traïng coâng taùc ñaøo taïo taïi coâng ty ........................................41 3.1.3 Ñaùnh giaù thaønh tích coâng taùc .........................................................45 3.1.4 Chính saùch löông boång ..................................................................47 3.2 Ñaùnh giaù caùc hoaït ñoäng quaûn trò nhaân söï ...................................................49 3.2.1 Coâng taùc hoaïch ñònh nguoàn nhaân löïc ............................................49 3.2.2 Coâng taùc tuyeån duïng nhaân vieân ....................................................50 3.2.3 Coâng taùc ñaøo taïo............................................................................50 3.2.4 Ñaùnh giaù thaønh tích coâng taùc .........................................................51 3.2.5 Heä thoáng löông boång, phuùc lôïi ......................................................51 CHÖÔNG 4: MOÄT SOÁ BIEÄN PHAÙP NHAÈM HOAØN THIEÄN COÂNG TAÙC QUAÛN TRÒ NHAÂN SÖÏ 4.1 Hoaïch ñònh vaø toå chöùc phaân tích coâng vieäc taïi coâng ty ..............................52 4.2 Boá trí nhaân vieân ..........................................................................................53 4.3 Coâng taùc tuyeån duïng ...................................................................................54 4.4 Xem xeùt coâng taùc ñaøo taïo ...........................................................................56 4.5 Ñoäng vieân nhaân vieân ...................................................................................57 KIEÁN NGHÒ TAØI LIEÄU THAM KHAÛO DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT ILO - International Labour Organization: Tổ chức lao động thế giới CBCNV: Cán bộ công nhân viên DANH MỤC CÁC BẢNG, HÌNH VẼ SỬ DỤNG Bảng 2.1 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty năm 2008-2009 Bảng 2.2 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty năm 2008-2009 Bảng 2.3 Tình hình nhân viên quản lý và thừa hành của công ty Bảng 2.4 Thâm niên công tác của các nhân viên trong công ty Bảng 3.1 Tình hình tuyển dụng của nhân viên trong năm 2008-2009 Bảng 3.2 Đánh giá thành tích công tác của công ty Sóng Biển từ năm 2007-2009 Hình 1.1 Quá trình hoạch định nguồn nhân lực Hình 1.2 Tiến trình tuyển dụng nhân viên Hình 1.3 Trình tự xây dựng chương trình đào tạo và phát triển Hình 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Một Thành Viên Tin học Thương Mại & Dịch Vụ Sóng Biển Hình 3.1 Quy trình tuyển dụng chung của Công ty Sóng Biển Hình 3.2 Quy trình đào tạo Hình 4.1 Quy trình tuyển chọn nhân viên mới PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài: Nền kinh tế Việt Nam trong những năm gần đây không ngừng đổi mới và đã đạt được nhiều thành công to lớn. Để có được những thành công đó thì các doanh nghiệp đã không ngừng nỗ lực cải tiến chất lượng sản phẩm và dịch vụ của mình. Và một trong những yếu tố giúp các doanh nghiệp Việt Nam có được những thành quả to lớn đó không thể không kể đến con người. Đã từ rất lâu, vai trò con người được khẳng định trong mọi hoạt động. Con người vừa là đối tượng phục vụ của mọi hoạt động kinh tế xã hội, vừa là nhân tố có vai trò quyết định đối với sự phát triển của xã hội. Và rõ ràng trong nền kinh tế thị trường luôn cạnh tranh và biến động hiện nay, nhân lực vẫn là nguồn tài nguyên quan trọng nhất, sinh động nhất và phức tạp nhất và nó phải được đầu tư, sử dụng, duy trì và phát triển sao cho luôn đáp ứng được những yêu cầu đặt ra ở bất cứ thời điểm hay hoàn cảnh nào của một tổ chức hay doanh nghiệp. Vậy doanh nghiệp làm thế nào để quản lý nhân lực có hiệu quả? Đây tưởng chừng là một vấn đề đơn giản nhưng vô cùng phức tạp. Vì nó quyết định sự thành công hay thất bại của một doanh nghiệp, đòi hỏi các nhà quản trị phải phân tích một cách kỹ lưỡng điều kiện cũng như môi trường, tình hình thực tế trong doanh nghiệp để có thể đưa ra các giải pháp thích hợp cho việc quản lý thành công nguồn nhân lực. Vậy để doanh nghiệp có thể tồn tại, cạnh tranh và bền vững phát triển thì công tác quản trị nhân sự cần được chú trọng. Dựa vào tình hình thực tế của Công ty TNHH Một Thành Viên Tin học TM & DV Sóng Biển, em đã quyết định chọn đề tài “Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị nhân sự tại Công ty TNHH Một Thành Viên Tin Học TM & DV Sóng Biển”, với mong muốn vận dụng những kiến thức đã học để giúp công ty đưa ra một vài biện pháp hoàn thiện công tác quản trị nhân sự. 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề tài: Đối tượng nghiên cứu là công tác quản trị nhân sự của các bộ phận của công ty. Vào thời điểm em nghiên cứu, công việc của các bộ phận vẫn hoạt động bình thường. Phạm vi nghiên cứu: Phòng hành chính nhân sự của Công ty TNHH MTV Tin học TM & DV Sóng Biển. 3. Mục đích của đề tài nghiên cứu: Quá trình thực tập tại phòng Hành chính - nhân sự của Công ty TNHH Một Thành Viên Tin học TM & DV Sóng Biển là cơ hội để em làm quen, học hỏi kinh nghiệm khi được thâm nhập thực tế hoạt động của một vài bộ phận. Đề tài “Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị nhân sự tại Công ty TNHH Một Thành Viên Tin Học TM & DV Sóng Biển” tìm hiểu thực trạng công tác quản trị nhân sự tại đây, từ đó đưa ra các biện pháp phù hợp với điều kiện của công ty, hy vọng có thể góp phần phát huy hơn nữa hiệu quả công tác quản trị nhân sự của công ty. 4. Phương pháp nghiên cứu đề tài: Phương pháp được sử dụng trong quá trình thực hiện luận văn này: Quan sát Thu thập thông tin. Phỏng vấn trực tiếp. 5. Kết cấu của đề tài: Đề tài của em được chia thành 4 chương: - Chương 1: Cơ sở lý luận về quản trị nhân sự - Chương 2: Giới thiệu sơ lược về Công ty TNHH Một Thành Viên Tin học TM & DV Sóng Biển. - Chương 3: Phân tích thực trạng công tác quản trị nhân sự tại Công ty TNHH Một Thành Viên Tin học TM & DV Sóng Biển. - Chương 4: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị nhân sự tại Công ty TNHH Một Thành Viên Tin học TM & DV Sóng Biển. Chương 1: Cơ sở lý luận về Quản trị nhân sự CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ NHÂN SỰ 1.1 Khái niệm, vai trò và ý nghĩa của quản trị nhân sự: 1.1.1 Khái niệm về quản trị nhân sự: Theo James H. Donnelly , JR., James L. Gibson và John M. Ivancevich thì “Quản trị là một quá trình do một hoặc nhiều người thực hiện, nhằm phối hợp các hoạt động của những người khác để đạt được những kết quả mà một người hành động riêng rẽ không thể nào đạt được.” Theo Stoner và Robbins cho rằng: “Quản trị là một tiến trình bao gồm việc hoạch định, tổ chức, quản trị con người, và kiểm tra các hoạt động trong một đơn vị một cách có hệ thống nhằm luôn hoàn thành mục tiêu của đơn vị đó”. Theo lý thuyết về hành vi: “Quản trị là hoàn thiện công việc thông qua con người”. Nói một cách tổng quát: “Quản trị là một hoạt động cần thiết phải được thực hiện khi con người kết hợp với nhau trong các tổ chức nhằm đạt được những mục tiêu chung”. Khi con người hợp tác lại với nhau trong một tập thể cùng nhau làm việc, nếu biết quản trị thì triển vọng và kết quả sẽ cao hơn, chi phí sẽ ít hơn. Trong hoạt động kinh tế, nhất là trong nền kinh tế thị trường có sự cạnh tranh gay gắt, người ta phải hạn chế chi phí và gia tăng kết quả, tức là phải luôn tìm cách gia tăng hiệu quả. Việc cần thiết phải đặt đúng người cho đúng việc là phương tiện quan trọng nhằm phối hợp thực tiễn quản trị con người với mục tiêu phát triển của tổ chức, doanh nghiệp. Trong nền kinh tế chuyển đổi của nước Việt Nam chúng ta hiện giờ, do trình độ công nghệ kỹ thuật còn thấp, kinh tế chưa ổn định nên nhà nước ta chủ trương “Quá trình phát triển phải thực hiện bằng con người và vì con người”. Vậy Quản trị nhân sự là hệ thống các triết lý, chính sách và hoạt động chức năng về thu hút, đào tạo phát triển và duy trì con người của tổ chức nhằm đạt được kết quả tối ưu cho cả tổ chức lẫn nhân viên. SVTH: Nguyễn Thị Oanh Trang 1 GVHD: ThS. Phạm Thị Kim Dung Chương 1: Cơ sở lý luận về Quản trị nhân sự 1.1.2 Vai trò của Quản trị nhân sự đối với Doanh nghiệp: Mục đích cơ bản của bộ phận quản trị nhân sự là đảm bảo cho nguồn nhân lực của doanh nghiệp được quản lý và sử dụng có hiệu quả nhất. Tuy nhiên trong thực tiễn, bộ phận chuyên trách về nguồn nhân lực có thể có nhiều tên gọi, phải thực hiện các chức năng khác nhau và có vai trò rất khác biệt trong các doanh nghiệp. Điều này thể hiện tính chất đặc thù của một doanh nghiệp. Vai trò của bộ phận quản trị nhân sự được thể hiện rõ trong các nhiệm vụ sau đây: - Nhiệm vụ thiết lập hoặc tham gia thiết lập các chính sách nguồn nhân lực. - Thực hiện phối hợp cùng các lãnh đạo trực tiếp hoặc các phòng ban khác thực hiện các chức năng, hoạt động quản trị nguồn nhân sự trong doanh nghiệp. - Cố vấn cho các lãnh đạo trực tuyến về kỹ năng quản trị nguồn nhân lực. - Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các chính sách và thủ tục về nhân sự. Các chức năng của quản trị nhân sự: 1.2 1.2.1 Chức năng thu hút nguồn nhân lực: Nhóm chức năng thu hút nguồn nhân sự chú trọng vần đề bảo đảm có đủ số lượng nhân viên với các phẩm chất phù hợp cho công việc của doanh nghiệp. Để có thể tuyển chọn người cho đúng việc, trước hết doanh nghiệp phải căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh và thực trạng sử dụng nhân viên nhằm xác định được những công việc nào cần tuyển thêm người. Thực hiện phân tích công việc sẽ cho biết doanh nghiệp cần tuyển thêm bao nhiêu nhân viên và yêu cầu tiêu chuẩn đặt ra đối với các ứng viên như thế nào. Việc các kỹ năng tuyển dụng như trắc nghiệm và phỏng vấn sẽ giúp doanh nghiệp chọn được ứng viên tốt nhất cho công việc. Do đó, nhóm chức năng tuyển dụng thường có các hoạt động như sau: - Dự báo và hoạch định nguồn nhân lực. - Phân tích công việc - Phỏng vấn, trắc nghiệm - Thu thập, lưu giữ và xử lý các thông tin về nguồn nhân lực của doanh nghiệp. 1.2.1.1 Quá trình hoạch định nguồn nhân lực: SVTH: Nguyễn Thị Oanh Trang 2 GVHD: ThS. Phạm Thị Kim Dung Chương 1: Cơ sở lý luận về Quản trị nhân sự Muốn có một đội ngũ công nhân viên có chất lượng cao, hoàn thành được mục tiêu của doanh nghiệp, điều quan trọng là phải biết hoạch định nguồn tài nguyên nhân sự để xác định đúng nhu cầu nhân sự trước mắt cũng như lâu dài. Việc hoạch định nguồn tài nguyên nhân sự được thực hiện trong phạm vi doanh nghiệp và được nối với môi trường bên ngoài. Vì vậy, những yếu tố nội bộ của doanh nghiệp - chẳng hạn chính sách về khen thưởng, chính sách về nhân sự cũng phải được tính đến. Nếu không làm tốt, không những làm cho tổ chức gặp trở ngại mà còn không thể thu hút được nhân sự tốt từ bên ngoài và đã bỏ qua môi trường bên ngoài. Quá trình hoạch định nguồn nhân lực bao gồm các bước sau: Xác định mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp Phân tích hiện trạng nguồn nhân lực Phân tích, dự báo công việc Xác định nhu cầu nguồn nhân lực Kế hoạch sử dụng nguồn nhân lực Triển khai kế hoạch Kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện Hình 1.1 Quá trình hoạch định nguồn nhân lực SVTH: Nguyễn Thị Oanh Trang 3 GVHD: ThS. Phạm Thị Kim Dung Chương 1: Cơ sở lý luận về Quản trị nhân sự 1.2.1.2 Phân tích công việc: a) Khái niệm: Phân tích công việc là một tiến trình xác định một cách có hệ thống các nhiệm vụ và các kỹ năng cần thiết để thực hiện các công việc trong một doanh nghiệp. Phân tích công việc cung cấp cho nhà quản trị một bản tóm tắt các nhiệm vụ của một công việc nào đó, mối tương quan giữa công việc đó với các công việc khác, kiến thức và kỹ năng cần thiết, các điều kiện làm việc. Đây là công việc cần thiết phải biết của một nhà quản trị trong lĩnh vực quản trị nhân sự. Phân tích công việc mở đầu cho vấn đề tuyển dụng nhân sự, là cơ sở cho việc bố trí nhân sự phù hợp. Một nhà quản trị không thể tuyển chọn đúng nhân sự, đặt đúng người vào đúng việc nếu không biết phân tích công việc. Do đó, phân tích công việc là một trong những công cụ quản trị nhân sự cơ bản nhất. Mục đích của việc phân tích công việc: - Đối với doanh nghiệp: Giúp nhà quản lý xác định được các kỳ vọng của mình đối với người lao động và làm cho họ hiểu được các kỳ vọng đó. Đây là công cụ giúp nhà quản trị quản lý nguồn nhân lực. - Đối với người lao động: Giúp người lao động hiểu được các nhiệm vụ và trách nhiệm của mình trong công việc. b) Các phương pháp phân tích công việc: Để phân tích công việc có rất nhiều phương pháp khác nhau. Có các phương pháp phổ biến sau đây: - Bảng câu hỏi: Bảng câu hỏi được đánh giá là phương pháp hữu hiệu nhất để thu thập thông tin phân tích công việc. Bảng câu hỏi liệt kê những câu hỏi đã chuẩn bị kỹ lưỡng từ trước và phân phát cho nhân viên điền vào trả lời. Tổng kết các câu trả lời của nhân viên, bộ phận nhân sự sẽ có những thông tin cơ bản, đặc trưng về các công việc thực hiện trong doanh nghiệp. - Quan sát: Quan sát tại nơi làm việc cho phép các nhà phân tích chỉ ra đầy đủ và chi tiết thời gian, mức độ thường xuyên, tính phức tạp của các nhiệm vụ, trách nhiệm khi thực hiện các công việc khác nhau, các thông tin về điều kiện làm việc, các máy móc, dụng cụ, nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình làm việc và hiệu quả thực hiện công việc. Phương pháp quan sát được sử dụng hữu hiệu đối với những SVTH: Nguyễn Thị Oanh Trang 4 GVHD: ThS. Phạm Thị Kim Dung Chương 1: Cơ sở lý luận về Quản trị nhân sự công việc có thể đo lường, dễ quan sát thấy những công việc không mang tính chất tình huống. - Phỏng vấn: Phỏng vấn dùng để lấy thông tin trong công việc hoặc cần làm sáng tỏ thêm một số điểm nào đó. - Nhật ký ghi chép: Phương pháp này nhằm thu thập các thông tin cụ thể làm việc hàng ngày của nhân viên. Các thông tin thu được từ tiến trình phân tích công việc được dùng để xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc. c) Xây dựng Bản mô tả công việc và Bản tiêu chuẩn công việc: Bản mô tả công việc là một tài liệu cung cấp thông tin liên quan đến công tác cụ thể, các nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc. Bản mô tả công việc gồm 3 nội dung chính như sau: - Phần xác định công việc: Tên công việc (chức năng công việc) Mã công việc Tên bộ phận trực thuộc hay địa điểm thực hiện công việc. Chức danh lãnh đạo trực tiếp Số người lãnh đạo dưới quyền Mức lương - Phần tóm tắt về các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc. - Các điều kiện làm việc: Các điều kiện về môi trường vật chất: máy móc, công cụ, trang bị cần sử dụng… Thời gian làm việc Điều kiện vệ sinh, an toàn lao động, các phương tiện đi lại Các phương tiện khác liên quan Mối quan hệ Tiêu chuẩn để đánh giá Bản tiêu chuẩn công việc là tài liệu liệt kê các điều kiện, tiêu chuẩn tối thiểu mà một nhân viên cần phải có để hoàn thành công việc. Các tiêu chuẩn công việc thường đề cập đến các thông tin sau: - Dữ liệu tổng quát: tên công việc, thuộc bộ phận nào SVTH: Nguyễn Thị Oanh Trang 5 GVHD: ThS. Phạm Thị Kim Dung Chương 1: Cơ sở lý luận về Quản trị nhân sự - Bản chất công việc: ngoài trời, trong nhà máy, hành chính văn phòng - Trả lương: mức lương chính, mức lương thử việc, lương phụ trội, tiền thưởng, phụ cấp, trượt giá sinh hoạt. - Điều khoản đào tạo huấn luyện: thời gian được huấn luyện, ở đâu, hợp đồng đào tạo huấn luyện. - Cơ hội thăng thưởng: Lý do được thăng thưởng. - Các tiêu chuẩn nhân viên: trình độ văn hoá, kỹ năng chuyên môn, kinh nghiệm công tác, tuổi đời, thể lực sức khoẻ, đặc điểm cá nhân. 1.2.1.3 Quá trình tuyển dụng: Nhằm đáp ứng nhu cầu nhân sự cho doanh nghiệp, phòng nhân sự sẽ tiến hành quá trình tuyển dụng nhân sự. Hai nguồn tuyển dụng nhân sự được sử dụng từ trong nội bộ doanh nghiệp và nguồn ứng viên từ bên ngoài doanh nghiệp. a) Tuyển dụng từ nguồn nội bộ doanh nghiệp: Tuyển dụng nhân sự từ trong nội bộ doanh nghiệp rất phức tạp. Đối với vị trí chức vụ cao các doanh nghiệp thường sử dụng biểu đồ thuyên chuyển công tác hay đề bạt. Đối với vị trí chức vụ thấp thì doanh nghiệp thường sử dụng thông báo tuyển dụng nhân sự được niêm yết công khai. Để có thể xác định được có bao nhiêu ứng viên từ trong nội bộ, các doanh nghiệp nên có những thông tin về số lượng và các đặc điểm cá nhân của nhân viên thông qua việc thu thập và xây dựng hồ sơ nhân viên, biểu đồ thuyên chuyển nhân viên và phiếu thăng chức. Trong hồ sơ nhân viên cần có thông tin về tuổi tác, sức khoẻ, thời gian còn có thể làm việc cho doanh nghiệp, trình độ học vấn, chuyên môn, các lớp đào tạo đã qua, các khả năng đặc biệt, mức lương hiện tại, mức độ hoàn thành công việc hiện tại, khả năng thăng tiến… b) - Nguồn ứng viên từ bên ngoài doanh nghiệp: Các nguồn tuyển dụng chính bao gồm: Bạn bè của nhân viên đang làm việc trong doanh nghiệp. Nhân viên cũ Ứng viên tự nộp đơn tìm việc SVTH: Nguyễn Thị Oanh Trang 6 GVHD: ThS. Phạm Thị Kim Dung Chương 1: Cơ sở lý luận về Quản trị nhân sự Nhân viên của doanh nghiệp khác Các trường đại học, cao đẳng, trung tâm dạy nghề Công nhân lành nghề tự do Người thất nghiệp c) - Các hình thức thu hút ứng viên: Thông qua quảng cáo: Quảng cáo là hình thức thu hút ứng viên rất hữu hiệu, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp lớn. Để nâng cao chất lượng quảng cáo nên chú ý hai vấn đề đó là mức độ quảng cáo và nội dung quảng cáo. - Thông qua văn phòng dịch vụ lao động: Sử dụng văn phòng dịch vụ lao động có ích lợi là giảm được thời gian tìm kiếm và chọn lựa ứng viên. - Tuyển các sinh viên tốt nghiệp từ các trường Đại học và Sinh viên thực tập. 1.2.1.4 Tiến trình tuyển dụng nhân viên bao gồm các bƣớc: Thu thập thông tin Lọc thông tin Phỏng vấn sơ bộ Kiểm tra Xác minh Tuyển dụng Hình 1.2 Tiến trình tuyển dụng nhân viên SVTH: Nguyễn Thị Oanh Trang 7 GVHD: ThS. Phạm Thị Kim Dung Chương 1: Cơ sở lý luận về Quản trị nhân sự 1.2.2 Chức năng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực: 1.2.2.1 Vai trò của đào tạo và phát triển nguồn nhân lực: Mục tiêu chung của đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là nhằm sử dụng tối đa nguồn lực hiện có, giúp người lao động hiểu rõ hơn về công việc, nắm vững hơn về nghề nghiệp của mình, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình một cách tự giác hơn với thái độ tốt hơn, cũng như nâng cao khả năng thích ứng của họ với các công việc trong tương lai. Công tác đào tạo và phát triển là quan trọng và cần được quan tâm đúng mức trong các tổ chức: - Để đáp ứng yêu cầu công việc hay nhu cầu tồn tại và phát triển tổ chức. - Để đáp ứng nhu cầu học tập, phát triển của người lao động Đào tạo và phát triển là những giải pháp có tính chiến lược tạo ra lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp. - Vì đào tạo và phát triển giúp cho tổ chức tồn tại và phát triển trong cạnh tranh nên đào tạo và phát triển giúp cho doanh nghiệp: Nâng cao năng suất lao động, hiệu quả thực hiện công việc. Nâng cao chất lượng thực hiện công việc. Giảm bớt sự giám sát vì người lao động được đào tạo là người có khả năng tự giám sát. Nâng cao tính ổn định và năng động của tổ chức Duy trì và nâng cao chất lượng của nguồn nhân lực. Tạo điều kiện cho áp dụng tiến bộ kỹ thuật và quản lý cho doanh nghiệp Tạo ra được lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp. - Đối với người lao động, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực: Tạo ra được sự gắn bó giữa người lao động và doanh nghiệp. Tạo ra tính chuyên nghiệp của người lao động. Tạo ra sự thích ứng giữa người lao động và công việc hiện tại cũng như công việc trong tương lai. Đáp ứng nhu cầu và nguyện vọng phát triển của người lao động. SVTH: Nguyễn Thị Oanh Trang 8 GVHD: ThS. Phạm Thị Kim Dung Chương 1: Cơ sở lý luận về Quản trị nhân sự Tạo cho người lao động có cách nhìn, cách tư duy mới trong công việc của họ, đồng thời là cơ sở để phát huy tính sáng tạo của người lao động trong công việc. 1.2.2.2 Các phƣơng pháp đào tạo và phát triển nguồn nhân lực: a) Đào tạo trong công việc: Là các phương pháp đào tạo trực tiếp tại nơi làm việc, trong đó người học việc sẽ học được những kiến thức, kỹ năng cần thiết cho công việc thông qua thực tế thực hiện công việc dưới sự hướng dẫn của người lao động lành nghề hơn. Bao gồm các phương pháp: Đào tạo theo chỉ dẫn công việc: Đây là phương pháp phổ biến nhất để dạy các kỹ năng thực hiện công việc. Qui trình đào tạo bắt đầu bằng sự giới thiệu và giải thích về mục tiêu của công việc và chỉ dẫn tỉ mỉ theo từng bước quan sát, trao đổi, học hỏi và làm theo cho đến khi làm thành thạo công việc. Kèm cặp và chỉ bảo: Phương pháp này giúp cho các cán bộ quản lý và các nhân viên giám sát có thể học được các kiến thức, kỹ năng cần thiết cho công việc trước mắt và công việc trong tương lai. Kèm cặp bởi người lãnh đạo trực tiếp; Kèm cặp bởi một cố vấn; Kèm cặp bởi người quản lý có kinh nghiệm hơn. Luân chuyển và thuyên chuyển công việc: Là phương pháp chuyển người quản lý từ công việc này sang công việc khác để nhằm cung cấp cho họ những kinh nghiệm làm việc ở nhiều lĩnh vực khác nhau. Ƣu điểm: Không yêu cầu về thời gian và trang thiết bị riêng biệt, đặc thù. Giúp cho người học việc có thu thập trong khi học việc. Dễ tiếp thu vì học viên được thực hành ngay sau khi học lý thuyết. Giúp học viên làm quen với môi trường làm việc và các đồng nghiệp trong tương lai. Nhƣợc điểm: Lý thuyết sẽ không được trang bị có hệ thống. SVTH: Nguyễn Thị Oanh Trang 9 GVHD: ThS. Phạm Thị Kim Dung Chương 1: Cơ sở lý luận về Quản trị nhân sự Học viên có thể bắt chước những kinh nghiệm và thao tác không tiên tiến của người dạy. Các điều kiện để công tác đào tạo có hiệu quả là: Các giáo viên dạy nghề phải được lựa chọn cẩn thận và phải đáp ứng những yêu cầu chương trình đào tạo về trình độ chuyên môn, mức độ thạo việc và khả năng truyền thụ. Quá trình đào tạo phải được tổ chức chặt chẽ và có kế hoạch. b) Đào tạo ngoài công việc: Là phương pháp người học việc sẽ được tách khỏi sự thực hiện các công việc thực tế của doanh nghiệp. Tổ chức các lớp học nghiệp vụ. Cử đi học tại các lớp chính quy. Hội nghị hoặc hội thảo. Đào tạo theo kiểu chương trình hoá với sự trợ giúp của máy tính. Đào tạo từ xa. 1.2.2.3 Tổ chức, thực hiện các hoạt động đào tạo và phát triển: a) Các vấn đề về mặt chiến lƣợc: Đào tạo và phát triển không diễn ra riêng biệt mà chúng liên quan tới nhau và bị ảnh hưởng bởi các chức năng khác của hoạt động quản trị, đặc biệt là đánh giá thực hiện và quan hệ lao động. Vì vậy khi tổ chức thực hiện các hoạt động đào tạo và phát triển, tổ chức phải xem xét các vấn đề về mặt chiến lược để đưa ra một kế hoạch tổng thể về đào tạo và phát triển. b) Trình tự xây dựng một chƣơng trình đào tạo và phát triển nhân lực: SVTH: Nguyễn Thị Oanh Trang 10 GVHD: ThS. Phạm Thị Kim Dung