Tài liệu Một số biện pháp góp phần hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế toán tại công ty cổ phần thuỷ sản 584 nha trang

1 MỞ ĐẦU I. SỰ CẦN THIẾT CỦA ĐỀ TÀI Thực hiện chủ trương cổ phần hoá các doanh nghiệp Nhà nước nhằm tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh và tăng sức canh tranh của doanh nghiệp trước sức ép của thị trường, Xí nghiệp thuỷ sản Nha Trang đã thực hiện cổ phần hoá thành Công ty cổ phần thuỷ sản 584 Nha Trang vào ngày 1/3/2006 theo quyết định 1287QĐ – BTS ngày 21/11/2005. Tận dụng nguồn tài nguyên thiên nhiên biển to lớn của tỉnh Khánh Hoà, Công ty cổ phần thuỷ sản 584 Nha Trang đã ra đời và từng bước mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh nước mắm và mắm chai các loại của mình. Mặc dù được sự hỗ trợ, khuyến khích của Nhà nước về vốn và đường lối chỉ đạo, Công ty vẫn không tránh khỏi các khó khăn ban đầu . Chính vì vậy, để từng bước khắc phục những khó khăn, Công ty phải không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, chú trọng công tác tổ chức quản lý mà công tác tổ chức hạch toán kế toán là một trong những nội dung quan trọng đó. Xuất phát từ nhu cầu thực tế và qua quá trình tìm hiểu tại Công ty cổ phần thuỷ sản 584 Nha Trang đồng thời được sự đồng ý của Khoa Kinh tế trường đại học Nha Trang, em đã thực hiện đề tài “Một số biện pháp góp phần hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty cổ phần Thuỷ sản 584 Nha Trang.” II.MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU Đề tài dựa trên cơ sở nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty để có cái nhìn tổng quát về công tác tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty cổ phần trong những bước đầu thực hiện theo chủ trương cổ phần hoá các doanh nghiệp Nhà nước. Từ đó rút ra được những mặt còn tồn tại để có những biện pháp khắc phục, góp phần hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty dựa trên cơ sở lý luận đã được học cũng như các cơ chế chính sách kế toán hiện hành III.ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU Đối tượng nghiên cứu là công tác tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty cổ phần thuỷ sản 584 Nha Trang Phạm vi nghiên cứu là toàn bộ công tác tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty cũng như tổ chức bộ máy kế toán, tổ chức hệ thống vận dụng chứng từ, tài khoản và sổ sách kế toán, tổ chức các phần hành, tổ chức báo cáo tài chính. IV.PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU Đề tài vận dụng các phương pháp nghiên cứu sau: PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com 2 - Tổng hợp số liệu, khái quát hoá, hệ thống hoá thông tin - Thu thập số liệu, tài liệu thống kê - Phương pháp mô tả thực trạng, phân tích tổng hợp vấn đề - So sánh đối chiếu giữa thực tế, lý luận và chế độ kế toán Nhà nước V. NỘI DUNG NGHIÊN CỨU Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, nội dung của đề tài gồm 3 chương - Chương 1: Cơ sở lý luận của công tác tổ chức hạch toán kế toán. - Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty cổ phần thuỷ sản 584 Nha Trang. - Chương 3: Một số biện pháp góp phần hoàn thiện công tác tổ chức hạch toán kế toán tại Công ty cổ phần thuỷ sản 584 Nha Trang. Do kiến thức và thời gian thực tập có hạn, mặt khác lại thiếu kinh nghiệm thực tế nên đề tài không tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo của các thầy cô trong khoa Kinh tế, các cô chú và anh chị trong Công ty và đặc biệt là của phòng Kế toán để đồ án tốt nghiệp của em được hoàn thiện và sát với thực tế hơn. Sinh viên thực hiện Vũ Thị Khánh Minh PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com 3 1.1 Những vấn đề chung về tổ chức hạch toán kế toán 1.1.1 Khái niệm về tổ chức hạch toán kế toán Tổ chức hạch toán kế toán là một trong những nội dung quan trọng trong công tác tổ chức quản lý tại các doanh nghiệp. Tổ chức hạch toán kế toán được hiểu là những mối quan hệ giữa các yếu tố cấu thành nên bản chất của hạch toán kế toán, đó là chứng từ kế toán, đối ứng tài khoản, tổng hợp cân đối kế toán. 1.1.2 Nguyên tắc của tổ chức hạch toán kế toán a. Đảm bảo tính thống nhất giữa kế toán và quản lý Bảo đảm tính thống nhất giữa đơn vị hạch toán kế toán với đơn vị quản lý. Tôn trọng tính hoạt động liên tục của đơn vị quản lý. thống nhất mô hình tổ chức kế toán với mô hình tổ chức quản lý. Tăng tính hấp dẫn của thông tin kế toán với quản lý, trên cơ sở đó tăng dần quy mô thông tin và sự hài hoà giữa kế toán và quản lý. Bảo đảm hoạt động quản lý phải gắn với kế toán và không được tách rời hoạt động kế toán. b. Đảm bảo tính thống nhát trong hệ thống kế toán Trong mỗi phần hành kế toán cần tổ chức khép kín quy trình kế toán, lúc đó các phương pháp riêng biệt và mối quan hệ giữa chúng phải cụ thể hoá thích hợp với từng phần hành cụ thể. Tuỳ tính phức tạp của đối tượng để định các bước của quy trình kế toán và chọn hình thức kế toán thích hợp. Tuỳ tính phức tạp của đối tượng, phương pháp kế toán để lựa chọn hình thức kế toán để lựa chọn hình thức kế toán và bộ máy kế toán, ngược lại khi trình độ cán bộ kế toán được nâng cao có thể tăng thêm tương ứng mức độ khoa học của phương pháp và hình thức kế toán. 1.1.3 Bảo đảm tính quốc tế của nghề nghiệp kế toán như một ngành kỹ thuật - quản lý chuyên sâu Các văn bản pháp lý và tác nghiệp kế toán cũng như trang bị kỹ thuật phải hướng đến các chuẩn mực kế toán quốc tế. Phỉa tôn trọng các quy ước và chuẩn mực kế toán quôc tế: đơn vị hạch toán, giá hạch toán,tính thận trọng, nguyên tắc hạch toán liên tục … 1.2 Những nội dung của công tác tô chức hạch toán kế toán 1.2.1 Tổ chức chứng từ kế toán 1.2.1.1 Những vấn đề chung về tổ chức chứng từ kế toán PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com 4 a. Khái niệm về tổ chức chứng từ kế toán Chứng từ kế toán: là chứng minh bằng giấy tờ về các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và thực sự hoàn thành. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp đều phải lập chứng từ theo quy định trong chế độ chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán gồm hai hệ thống: hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc do Nhà nước chuẩn hoá áp dụng cho mọi loại hình doanh nghiệp, hệ thống chứng từ kế toán sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp do Nhà nước hướng dẫn. Tổ chức chứng từ kế toán: là tổ chức việc ban hành, ghi chép chứng từ, kiểm tra luân chuyển và lưu trữ chứng từ sử dụng trong đơn vị nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin, kiểm tra thông tin đó phục vụ cho sổ kế toán và tổng hợp kế toán. b. Phân loại chứng từ kế toán Ø Căn cứ vào quá trình luân chuyển chứng từ, chứng từ kế toán bao gồm: Chứng từ gốc: bao gồm chứng từ mệnh lệnh và chứng từ chấp hành. Chứng từ mệnh lệnh phản ánh các nghiệp vụ kinh tế chưa phát sinh xong và chưa được ghi sổ kế toán. Chứng từ chấp hành phản ánh các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, đã hoàn thành và được làm căn cứ đẻ ghi sổ kế toán. Chứng từ ghi sổ: là chứng từ thủ tục kế toán. Ø Căn cứ vào nơi phát sinh, chứng từ kế toán được chia làm: Chứng từ bên trong: là loại chứng từ do bản thân doanh nghiệp lập. Bao gồm chứng từ do doanh nghiệp lập và sử dụng bên trong doanh nghiệp, chứng từ do doanh nghiệp lập vừa sử dụng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Chứng từ bên ngoài: là loại chứng từ doanh nghiệp được nhận từ bên ngoài. Ø Căn cứ nội dung, chứng từ kế toán sẽ được chia làm các loại - Chứng từ vật tư - Chứng từ tài sản cố định - Chứng từ lao động tiền lương - Chứng từ tiền tệ - Chứng từ bán hàng c. Ý nghĩa của việc tổ chức chứng từ kế toán - Về mặt quản lý: việc ghi chép kịp thời các chứng từ kế toán giúp cho việc cung cấp thông tin kế toán một cách nhanh chóng cho ban lãnh đạo đề ra được các quyết định hợp lý. Vì vậy, tổ chức tốt công tác chứng từ kế toán vừa cung cấp thông tin nhanh chóng cho quản lý, đồng thời rút ngắn thời gian luân chuyển chứng từ tạo điều kiện tốt cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com 5 - Về kế toán: chứng từ là cơ sở ghi sổ kế toán, chỉ có chứng từ hợp lệ mới có giá trị ghi sổ, đồng thời tổ chức tốt công tác chứng từ kế toán tạo điều kiện mã hoá thông tin và áp dụng tin học trong công tác kế toán. - Về pháp lý: chứng từ là cơ sở xác minh trách nhiệm pháp lý của những người có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là căn cứ để kiểm tra kế toán, căn cứ để trọng tài kinh tế giải quyết các tranh chấp trong hoạt động kinh doanh. 1.2.1.2 Nội dung của tổ chức kế toán a. Lựa chọn chủng loại và số lượng chứng từ Ø Việc lựa chọn chứng từ trong doanh nghiệp chủ yếu dựa trên các căn cứ sau: - Đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Hệ thống chứng từ do Nhà nước ban hành. - Yêu cầu cung cấp thông tin của nhà quản lý. - Số lượng và trình độ nhân viên kế toán thống kê. - Trang thiết bị phục vụ cho công tác kế toán. - Hiệu quả hoạt động của công tác kế toán . Ø Các chứng từ được sử dụng trong doanh nghiệp phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Phải có đầy đủ các yêu tố cơ bản cần thiết cho chuẩn chứng từ. - Phải thể hiện được các thông tin cần thiết cho quản lý và ghi sổ kế toán sau này. - Phải dựa trên biểu mẫu quy định do Nhà nước ban hành. - Phải đảm bảo yêu cầu ghi chép bằng tay hoặc bằng máy tuỳ theo yêu cầu của đơn vị. b. Tổ chức quá trình lập chứng từ - Lựa chọn các chứng từ ban đàu cho phù hợp với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. lựa chọn các phương tiện lập chứng từ. - Xác định thời gian lập chứng từ của từng loại nghiệp vụ kinh tế. c. Chứng từ kế toán phải thành lập đầy đủ số liên theo quy định. Ghi chép chứng từ phải rõ ràng, trung thực, đầy đủ các yếu tố, gạch bỏ phần đẻ trống không đượhứng từ - Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực đầy đủ của các chỉ tiêu phản ánh trên chứng từ. - Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ. - Kiêm tra việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ của những người lập, kiểm tra, xét duyệt đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính. d. Tổ chức quá trình sử dụng chứng từ để ghi sổ kế toán PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com 6 - Phân loại chứng từ theo từng loại nghiệp vụ phù hợp với việc quản lý tài sản của đơn vị, theo tính chất các khoản chi phí, theo từng địa điểm phát sinh hoặc theo đối tượng được chi phí nhằm xác định hoặc ghi sổ kế toán cho phù hợp. - Ghi kịp thời chính xác chứng từ kế toán đúng với nội dung của tài khoản, cung cấp thông tin cho lãnh đạo nghiệp vụ hoặc tích luỹ nghiệp vụ đẻ tạo ra thông tin tổng hợp cho lãnh đạo của doanh nghiệp. - Kết hợp việc ghi vào sổ với việc kiểm tra chứng từ kế toán. - Tận dụng công nghệ tin học trong công tác kế toán doanh nghiệp nhằm tiết kiệm thời gian luân chuyển chứng từ và tổng hợp số liệu. e. Tổ chức quá trình bảo quản và lưu trữ chứng từ - Trong năm báo cáo, chứng từ do người sủ dụng ghi sổ bảo quản, đánh số thứ tự theo thời gian. Khi báo cáo quyết toán được duyệt, chứng từ được đưa vào lưu giữ. - Khi chứng từ đã được đua vào lưu giữ, nếu cần sử dụng phải được sự đồng ý của kế toán trưởng. Nếu đem tài liệu ra bên ngoài doanh nghiệp phải được kế toán trưởng và ban giám đốc ký giấy cho phép. - Mọi trường hợp mất chứng từ gốc đều phải báo cáo với ban giám đốc và kế toán trưởng để có biện pháp xử lý kịp thời. 1.2.1.3 Danh mục chứng từ kế toán. Theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC BẢNG 1: DANH MỤC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN TT TÊN CHỨNG TỪ SỐ HIỆU TÍNH CHẤT BB(*) HD(*) A/ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BAN HÀNH THEO QUYẾT ĐỊNH NÀY I/ Lao động tiền lương 1 Bảng chấm công 01a-LĐTL x 2 Bảng chấm công làm thêm giờ 01b-LĐTL x 3 Bảng thanh toán tiền lương 02-LĐTL x 4 Bảng thanh toán tiền thưởng 03-LĐTL x 5 Giấy đi đường 04-LĐTL x 6 Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành 05-LĐTL x 7 Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ 06-LĐTL x 8 Bảng thanh toán tiền thuê ngoài 07-LĐTL x 9 Hợp đồng giao khoán 08-LĐTL x 10 Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán 09-LĐTL x PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com 7 11 Bảng kê trích nộp các khoản theo lương 10-LĐTL x 12 Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội 11-LĐTL x II/ Hàng tồn kho 1 Phiếu nhập kho 01-VT x 2 Phiếu xuất kho 02-VT x Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, 3 hàng hoá 03-VT x 4 Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ 04-VT x TT TÊN CHỨNG TỪ SỐ HIỆU TÍNH CHẤT BB(*) HD(*) 5 Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá 05-VT x 6 Bảng kê mua hàng 06-VT x 7 Bảng phân bổ nghuyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ 07-VT x III/ Bán hàng 1 Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi 01-BH x 2 Thẻ quầy hàng 02-BH x IV/ Tiền tệ 1 Phiếu thu 01-TT x 2 Phiếu chi 02-TT x 3 Giấy đề nghị tạm ứng 03-TT x 4 Giấy thanh toán tiền tạm ứng 04-TT x 5 Giấy đề nghị thanh toán 05-TT x 6 Biên lai thu tiền 06-TT 7 Bảng kê vàng, bạc, kim khí quý, đá quý 07-TT x 8 Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND) 08a-TT x 9 Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng bạc...) 08b-TT x 10 Bảng kê chi tiền 09-TT x x V/ Tài sản cố định 1 Biên bản giao nhận TSCĐ 01-TSCĐ x 2 Biên bản thanh lý TSCĐ 02-TSCĐ x 3 Biên bản bàn giao TSCĐ sữa chũa lớn hoàn thành 03-TSCĐ x 4 Biên bản đánh giá lại TSCĐ 04-TSCĐ x 5 Biên bản kiểm kê TSCĐ 05-TSCĐ x 6 Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ 06-TSCĐ x PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com 8 B/ CHỨNG TỪ BAN HÀNH THEO CÁC VĂN BẢN PHÁP LUẬT KHÁC 1 Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH x 2 Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản x 01GTKT- 3 Hoá đơn Giá trị gia tăng 3LL x 02GTGT4 Hoá đon bán hàng thông thường TT TÊN CHỨNG TỪ 3LL SỐ HIỆU x TÍNH CHẤT BB(*) HD(*) 5 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ 03 PXK-3LL x 6 Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý 04 HDL-3LL x 7 Hoá đơn dịch vụ cho thuê tài chính 05 TTC-LL x 8 Bảng kê thu mua hàng hoá mua vào không có hoá đơn 04/GTGT 9 …………… x 1.2.2 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán 1.2.2.1 Những vấn đề chung về tổ chức hệ thống tài khoản kế toán a. Khái niệm về tổ chức hệ thống tài khoản kế toán Tài khoản: là phương pháp kế toán phân loại để phản ánh và giám đốc một cách thường xuyên liên tục và có hệ thống tình hình và sự vận động của các đối tượng kế toán trong kỳ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tổ chức hệ thống tài khoản: là xây dựng một mô hình thông tin nhằm cung cấp thông tin tổng quát về quá trình tái sản xuất diễn ra ở mỗi đơn vị kinh tế. b. Phân loại tài khoản Ø Căn cứ vài hệ thống Báo cáo tài chính, hệ thống tài khoản bao gồm Những tài khoản thuộc Bảng cân đối kế toán: Những tài khoản này được chia làm 2 nhóm để phản ánh nội dung hai bên của Bảng cân đối kế toán, đó là nhóm tài khoản tài sản (loại 1, loại 2) và nhóm tài khoản nguồn vốn (loại 3, loại 4). Những tài khoản thuộc Báo cáo kết quả kinh doanh: căn cứ vào các chỉ tiêu được trình bày trên Báo cáo kết quả kinh doanh thì nhóm tài khoản này được chia làm 3 loại tài khoản doanh thu ( loại 5, loại 7), tài khoản chi phí (loại 6, loại 8) và tài khoản xác định kết quả kinh doanh (loại 9). Ø Nếu căn cứ vào mức độ cần phản ánh và giám đốc của các đối tượng kế toán, hệ thống tài khoản được chia làm PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com 9 Tài khoản tổng hợp: là các tài khoản cấp một, sử dụng các tài khoản cấp một chỉ phản ánh và giám đốc một cách tổng quát các đôi tượng kế toán. Tài khoản chi tiết: là các tài khoản cấp hai, sử dụng tài khoản cấp hai cùng với sổ chi tiết sẽ phản ánh và giám đốc một cách chi tiết hơn. c. Nhiệm vụ của hệ thống tài khoản Hệ thống tài khoản phải cung cấp thông tin khách quan về quá trình tái sản xuất với những nội dung cần thiết dành cho quản lý Nhà nước, cấp trên và quản lý doanh nghiệp, nội bộ doanh nghiệp. Cung cấp những thông tin để thực hiện và tiếp tục hoàn thiện công cụ quản lý gián tiếp của Nhà nước như hệ thống các tài khoản phải nộp, chính sách giá cả, chính sách thuế … Cung cấp những thông tin để kiểm tra nội bộ doanh nghiệp. d. Nguyên tắc xây dựng hệ thông tài khoản Bảo đảm phản ánh tình hình tài sản, nguồn vốn trên các phương tiện số lượng, phân bố để trên cơ sở đó đánh giá hiệu quả của công việc sử dụng vốn. Việc xây dựng hệ thông tài khoản phải gắn với cơ chế quản lý. Do chơ chế quản lý nên số lượng tài khoản sử dụng và nội dung ghi chép của các tài khoản có những khác biệt nhất định giữa các các thành phần kinh tế. Đảm bảo phản ánh được tính liên hoàn củ các quá trình kinh doanh chủ yếu cũng như từng hoạt động cụ thể trong mỗi quá trình kinh doanh. Các nghiệp vụ ghi chép, trên tài khoản theo trình tự sau: mở tài khoản, ghi chép trong năm, kết thuc tài khoản. Xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết cho từng doanh nghiệp. 1.2.2.2 Hệ thống tài khoản kế toán hiện hành Các căn cứ để lựa chọn hệ thống tài khoản kế toán tại Công ty - Đặc điểm sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp. - Hệ thống tài khoản do Nhà nước ban hành. - Yêu cầu cung cấp thông tin. - Số lượng và trình độ nhân viên kế toán. - Trang thiết bị phục vụ cho công tác kế toán. - Hiệu quả của công tác kế toán. Hệ thống tài khoản áp dụng cho các doanh nghiệp được ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006. 1.2.3 Tổ chức hệ thống sổ kế toán 1.2.3.1 Những vấn đề chung về tổ chức hệ thống sổ kế toán a) Khái niệm về tổ chức hệ thống sổ kế toán PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com 10 Thông tin trên chứng từ chỉ là những thông tin rời rạc riêng lẻ, chưa có tác dụng với công tác quản lý tổng hợp. Do đó chúng cần được sắp xếp, phân loại, hệ thống hoá theo nội dung kinh tế của các nghiệp vụ kinh tế. Công việc này được thực hiện bằng phương pháp đối ứng tài khoản với biểu hiện tài khoản trên thực tế là các sổ kế toán. Như vậy sổ kế toán là phương tiện vật chất để thực hiện công tác kế toán. Do đặc điểm của các đối tượng kế toán mang tính vận động và tính đa dạng nên cần có một hệ thống tài khoản và hệ thống sổ tài khoản khác nhau để phản ánh. Các sổ tài khoản khác nhau về nội dung phản ánh, hình thức, kết cấu, trình tự và phương pháp ghi chép nhưng có quan hệ chặt chẽ trong việc ghi chép, đối chiếu, kiểm tra… Việc kết hợp các loại sổ sách kế toán theo một trình tự nhất định gọi là hình thức tổ chức hệ thống sổ kế toán . b) Nhiệm vụ của tổ chức sổ kế toán Nắm vững những nguyên tắc cơ bản quy định cho từng hình thức sổ kế toán. Không áp dụng một cách chắp vá, lai tạp, tuỳ tiện giữa các mẫu sổ của các hình thức khác nhau. Nắm vững tài khoản và nội dung phản ánh của các tài khoản trong từng loại sổ sách. Trong hình thức kế toán đã xác định, cần nắm vững nội dung công việc ghi chép, phản ánh hàng ngày, định kỳ, cuối tháng, cuối quý, cuôí năm để việc ghi chép tổng hợp, cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời, chính xác, tiết kiệm. c) Nguyên tắc tổ chức hệ thống sổ kế toán - Đảm bảo tính thống nhất giữa hệ thống tài khoản với việc xây dựng hệ thống sổ kế toán. - Kết cấu và nội dung ghi trên từng loại sổ phải phù hợp với năng lực trình độ tổ chức quản lý. - Tổ chức hệ thống sổ kế toán phải đảm bảo tính khoa học, tiết kiệm và tiện lợi. - Mỗi đơn vị kế toán chỉ được mở một hệ thống sổ kế toán chính thức theo một trong các hình thức tổ chức sổ kế toán quy định. - Bắt đầu niên độ kế toán phải mở sổ kế toán mới, hết niên độ kế toán phải tiến hành cộng sổ, khoá sổ. - Việc ghi chép trên sổ kế toán phải rõ ràng, dễ đọc. Số liệu phản ánh trên sổ sách phải liên tục, có hệ thống. Tuyệt đối không tẩy xoá, làm nhoè, trường hợp sai sót, lầm lẫn cần sửa theo quy định. 1.2.3.2 Sổ kế toán và kỹ thuật ghi sổ. a. Các loại sổ kế toán Ø Căn cứ nội dung bên trong, sổ kế toán được chia làm các nhóm Sổ tài khoản cố định. Sổ vật tư (hàng hoá, công cụ, dụng cụ). PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com 11 Ø Ø - Sổ chi phí sản xuất. - Sổ bán hàng. - Sổ thanh toán. - Sổ tiền mặt. Căn cứ vào hình thức cấu trúc có thể chia sổ kế toán thành các loại - Sổ hai bên. - Sổ một bên. - Sổ bàn cờ. Căn cứ vào hình thức bên ngoài, sổ được chia làm hai loại - Sổ đóng thành tập. - Sổ rời. Ø Căn cứ vào công dụng, sổ kế toán đựoc chia làm - Sổ nhật ký. - Sổ phân loại. Ø Căn cứ vào trình độ khái quát của nội dung phản ánh, sổ được chia là - Sổ kế toán tổng hợp. - Sổ kế toán chi tiết. b. Kỹ thuật ghi sổ - Sổ kế toán phải dùng giấy kẻ sẵn và đánh số trang, kế toán trưởng ký duyệt số trang xác nhận người giữ sổ trước khi dùng. Sổ kế toán có thể đóng thành quyển hoặc tờ rời. - Sổ sách phải giữ gìn sạch sẽ, ngăn nắp, chữ và con số phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết xen kẽ, không dán đè, tôn trọng dòng kẻ trong sổ. Cuối trang phải cộng đuôi, đầu trang ghi “chuyển trang”. - Kế toán phải khoá sổ từng tháng vào ngày cuối tháng. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng cần ghi vào sổ trong tháng và cấm làm báo cáo trước khi khoá sổ. Đối với quỹ tiền mặt cần khoá sổ hàng ngày. Mỗi lần khoá sổ, người giữ sổ, người kiểm tra sổ, kế toán trưởng phải ký tên vào sổ. Sửa chữa sai sót - Phương pháp cải chính: gạch một đường thẳng bằng mực đỏ để xoá bỏ chỗ sai (nhưng vẫn có thể trông thấy nội dung ghi sai). Ghi lại chữ đúng hoặc con số đúng bằng mực thường trên chỗ xoá bỏ, phải chứng thực chỗ đính chính bằng chữ ký của kế toán trưởng. Phương pháp này áp dụng trong trường hợp sai sót trong diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng, không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng. PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com 12 - Phương pháp ghi số âm: viết lại bằng mực đỏ bút toán sai để huỷ bút toán này, sau đó ghi lại bằng mực thường bút toán đúng. Áp dụng cho các trường hợp sai sót về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản do định khoản sai đã ghi sổ kế toán, khi lập và gửi Bảng cân đối kế toán đi rồi mới phát hiện sai, con số ghi sai lớn hơn con số ghi đúng. - Phương pháp ghi bổ sung: được áp dụng khi bút toán ghi đúng về quan hệ đối ứng nhưng số tiền lại ít hơn số tiền thực tế phát sinh, hoặc bỏ sót không cộng đủ số tiền ghi trên chứng từ. - Trường hợp ghi sổ bằng máy vi tính thì nếu sai sót được phát hiện khi chưa được in sổ thì được phép sửa chữa trên máy, nếu sai sót phát hiện khi đã in sổ thì sửa chữa trên sổ bằng 1 trong 3 phương pháp trên, đồng thời sửa trên máy và in lại tờ mới. Đồng thời in cả hai tờ để thuận tiện trong viêc kiêm tra, kiểm soát. 1.2.3.3 Hình thức kế toán a. Hình thức kế toán Nhật ký - sổ Cái Hình thức kế toán Nhật ký - sổ Cái bao gồm các loại sổ sau: − Nhật ký - sổ Cái − Các sổ và thẻ kế toán chi tiết Trong đó, sổ và thẻ chi tiết bao gồm các loại sau: − Sổ tài sản cố định − Sổ chi tiết vật liệu hàng hoá − Thẻ kho − Sổ chi tiết vật liệu sản phẩm hàng hóa − Thẻ kho − Sổ chi phí sản phẩm hàng hoá − Thẻ tính giá thành sản phẩm dịch vụ − Sổ chi tiết thanh toán người mua (người bán) − Sổ chi tiết tiền vay, tiền bán − Sổ chi tiết bán hàng…. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật kí - sổ Cái Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán ghi vào Nhật kí _ sổ Cái, sau đó ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết, sổ quỹ. Cuối tháng, phải khoá sổ và tiến hành đối chiếu khớp đúng số liệu giữa nhật kí - sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ sổ, thẻ kế toán chi tiết), sổ quỹ. Về nguyên tắc, tổng số phát sinh bên Nợ và tổng số phát sinh bên Có của tất cả các tài khoản ở phần sổ cái phải bằng tổng số tiền của Nhật kí, tổng số dư Nợ của tất cả tài khoản phải bằng tổng số dư Có của tất cả các tài khoản trên sổ Cái. Đồng thời, số phát PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com 13 sinh nợ trên Nhật kí - sổ Cái phải khớp đúng với số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Nhật kí - sổ Cái 15411 89025965 Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Sơ đồ 1.1 : Sơ đồ hạch toán theo hình thức kế toán Nhật ký - sổ Cái b. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Các loại sổ được dùng trong hình thức Chứng từ ghi sổ - Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ - Sổ cái Các sổ, thẻ kế toán của hình thức Chứng từ ghi sổ - Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc Bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào sổ Cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ xác lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết. - Cuối tháng phải khoá sổ tính ra tổng số của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên sổ Cái. Căn cứ vào sổ Cái lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để xác lập Báo cáo tài chính. - Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và tổng số dư Có của tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết. PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com 14 Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ Cái Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi cuối tháng Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu Sơ đồ 1.2 : Sơ đồ hạch toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ c. Hình thức kế toán Nhật ký chung Các loại sổ dùng chủ yếu trong hình thức Nhật ký chung - Sổ Nhật ký chung - Sổ Cái - Các sổ Nhật ký đặc biệt và sổ, thẻ kế toán chi tiết Trình tự ghi sổ kế toán của hình thức Nhật ký chung - Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc để ghi vào sổ Nhật ký chung. Dựa vào số liệu trên Nhật ký chung để ghi vào sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Đồng thời căn cứ vào các chứng từ gốc để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết. - Trường hợp doanh nghiệp mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ cào các chứng từ gốc ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trong sổ Cái. - Cuối quý, cuối tháng, cuối năm, cộng số liệu trên sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập các Báo cáo tài chính. PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com 15 - Về nguyên tắc, tổng số Nợ và tổng số Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số Nợ và tổng số Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt) Chứng từ gốc Sổ Nhật ký đặc biệt Sổ Nhật ký chung Sổ Cái Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Sơ đồ 1.3 : Sơ đồ hạch toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung d. Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ Các loại sổ kế toán được dùng trong hình thức kế toán Nhật ký chứng từ - Nhật ký chứng từ - Bảng kê - Sổ Cái - Sổ, thẻ kế toán chi tiết Trình tự ghi sổ kế toán của hình thức Nhật ký chứng từ - Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký chứng từ hoặc Bảng kê và chi tiết liên quan. PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com 16 - Đối với các Nhật ký chứng từ được ghi căn cứ vào bảng kê, sổ chi tiết thì hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc phải vào bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng phải chuyển số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết, vào Nhật ký chứng từ. - Đối với các loại chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ cần được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, từ các bảng phân bổ ghi vào các bảng kê, Nhật ký chứng từ liên quan. - Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký chứng từ. Kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký chứng từ với các sổ và thẻ kế toán chi tiết. Ghi số liệu tổng cộng của các Nhật ký chứng từ ghi vào sổ Cái. Số liệu tổng cộng ở sổ Cái, một số chi tiết trên Nhật ký chứng từ, bảng kê, các bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ Cái Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Sơ đồ 1.4 : Sơ đồ hạch toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ 1.2.4 Tổ chức bộ máy kế toán 1.2.4.1 Nguyên tắc tổ chức bộ máy kế toán - Tổ chức bộ máy kế toán thống kê một cấp, tức là mỗi doanh nghiệp độc lập chỉ có một bộ máy kế toán thống nhất, một đơn vị kế toán độc lập đứng đầu là kế toán trưởng. - Bảo đảm sự chỉ đạo toàn diện, thống nhất và tập trung công tác kế toán, thống kê và hạch toán nghiệp vụ kỹ thuật của kế toán trưởng về những vấn đề có liên quan đến kế toán hay thông tin kinh tế. - Gọn, nhẹ, hợp lý theo hướng chuyên môn hoá, đúng năng lực. PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com 17 - Phù hợp với tổ chức sản xuất kinh doanh, yêu cầu của đơn vị. 1.2.4.2 Nhiệm vụ của tổ chức bộ máy kế toán - Tiến hành công tác kế toán đúng quy định của Nhà nước. - Lập các báo cáo kế toán thống kê theo quy định và kiểm tra sự chính xác của các báo cáo do các phòng ban khac lập. - Giúp giám đốc hướng dẫn chỉ đạo các phòng ban và các bộ phận trực thuộc thực hiện việc ghi chép ban đầu đúng chế độ phương pháp. - Giúp giám đốc tổ chức công tác thông tin kinh tế, hạch toán kinh tếm phân tích hoạt động kinh tế và quyết toán với cấp trên. - Giúp giám đốc phổ biến, hướng dẫn, thường xuyên kiêm tra việc thực hiện các chế độ, thể lệ quản lý kinh tế tài chính trong phạm vi doanh nghiệp. - Lưu trữ, bảo quản hồ sơ tài liệu và quản lý tập trung thống nhất số liệu kế toán thống kê và cung cấp số liệu đó cho bộ phận liên quan trong nội bộ và cơ quan quản lý cấp trên theo quy định. 1.2.4.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán Thông thường, cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán gồm các bộ phận sau Bộ phận kế toán lao động tiền lương Bộ phận kế toán vật tư và tài sản cố định Bộ phận kế toán chi phí sản xuất kinh doanh và tính giá thành Bộ phận kế toán xây dựng cơ bản Bộ phận kế toán tổng hợp Các nhân viên kế toán thống kê phân xưởng (trong trường hợp đơn vị có tổ chức phân xưởng hoặc đội sản xuất). Mỗi bộ phận kế toán đảm nhiệm những nhiệm vụ khác nhau nhưng tất cả đều phục vụ cho công tác thu thập, xử lý thông tin ban đầu theo hướng vừa tạo thông tin kế toán tài chính vừa tạo thông tin kế toán quản trị nhằm cung cấp các thông tin này cho các đối tượng khi có nhu cầu. 1.2.4.4 Các hình thức tổ chức bộ máy kế toán a. Tổ chức bộ máy kế toán tập trung - Theo hình thức này, tất cả các công việc xử lý thông tin kế toán trong toàn doanh nghiệp được thực hiện tập trung tại phòng kế toán. Các bộ phận trực thuộc chỉ tổ chức khâu ghi chép ban đầu và chuyển chứng từ, báo cáo nghiệp vụ theo yêu cầu. - Hình thức này chủ yếu áp dụng cho doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ, sản xuất kinh doanh tương đối tập trung trên một địa bàn nhất định. Ưu điểm của hình thức này là đảm bảo được sự tập trung, thống nhất và chặt chẽ trong việc chỉ đạo công tác kế toán, nhược PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com 18 điểm là không cung cấp số liệu cần thiết kịp thời cho các đơn vị trực thuộc trong nội bộ doanh nghiệp. b. Tổ chức bộ máy kế toán phân tán - Đối với hình thức này, các đơn vị trực thuộc tiến hành hạch toán các chứng từ phát sinh tại đơn vị, công việc ở phòng kế toán doanh nghiệp chủ yếu là tổng hợp, kiểm tra báocáo của các đơn vị trực thuộc gửi lên. - Hình thức này áp dụng cho doanh nghiệp quy mô lớn, nhiều cơ sở sản xuất kinh doanh, địa bàn hoạt động phân tán ở nhiều địa phương, hoạt động kinh doanh mang tính chất đa ngành, đa lĩnh vực. Ưu điểm là tạo điều kiện cho các đơn vị trực thuộc nắm được tinh hình sản xuất kinh doanh một cách chính xác, kịp thời nhưng có nhược điểm là cần phải có một số lượng nhân viên kế toán lớn, nếu không biết tổ chức hợp lý sẽ dẫn đến tình trạng bộ máy kế toán cồng kềnh, chồng chéo công việc chuyên môn. c. Tổ chức bộ máy vừa tập trung vừa phân tán Đây là hình thức kết hợp đặc điểm của hai hình thức trên. Tổ chức kế toán tập trung tại phòng kế toán, các đơn vị cơ sở ngoài việc ghi chép ban đàu còn được giao thêm một số công việc như hạch toán tiền lương, chi phí quản lý… phát sinh tại đơn vị. Mức độ phân tán này phụ thuộc vào mức độ phân cấp quản lý, trình độ hạch toán của doanh nghiệp. 1.2.5 Tổ chức các phần hành kế toán 1.2.5.1 Tổ chức hạch toán kế toán tiền lương, thưởng, BHXH a. Nhiệm vụ: Ghi chép, phản ánh, tổng hợp số lượng, kết quả lao động tính toán và phân bổ các khoản lương, thưởng, BHXH… vào chi phí sản xuất kinh doanh theo từng đối tượng. Định kì lập báo cáo lao động tiền lương. b. Chứng từ sử dụng Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, thưởng, BHXH, phiếu xác nhận sản phẩm hoàn thành, biên bản điều tra tai nạn giao thông…. c. Tài khoản sử dụng - Tài khoản 334: Phải trả công nhân viên - Tài khoản 338: Phải trả, phải nộp khác - Tài khoản 335: Chi phí trả trước d. Quy trình tổ chức hạch toán Các chứng từ lao động tiền lương do người lập ký, cán bộ kiểm tra kỹ thuật xác nhận, lãnh đạo ký duyệt. Sau đó chuyển cho nhân viên kế toán để tổng hợp kết quả lao động toàn đơn vị. Cuối cùng chuyển cho phòng tổ chức lao động tiền lương tính lương, thưởng …. PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com 19 1.2.5.2 Tổ chức hạch toán kế toán tài sản cố định a. Nhiệm vụ Tổ chức ghi chép, phản ánh và tổng hợp số liệu về số lượng, hiện trạng và giá trị TSCĐ, tình hình tăng giảm TSCĐ, kiểm tra việc bảo quản, bảo dưỡng và sử dụng TSCĐ. Tham gia nghiệm thu, xác định nguyên giá tscđ, lập dự toán sữa chữa lớn TSCĐ, kiểm kê đánh giá lại tscđ, theo dõi việc sữa chữa thanh lý. Phản ánh giá trị hao mòn TSCĐ, định kỳ lập báo cáo về TSCĐ. b. Chứng từ sử dụng: Biên bản giao nhận TSCĐ, thẻ TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, biên bản giao nhận sửa chữa lớn hoàn thành, biên bản đánh giá lại TSCĐ… c. Tài khoản sử dụng: - Tài khoản 211: TSCĐ hữu hình - Tài khoản 212: TSCĐ thuê tài chính - Tài khoản 213: TSCĐ vô hình - Tài khoản 214: Hao mòn TSCĐ - Tài khoản 2413: Sửa chữa lớn TSCĐ d. Quy trình tổ chức hạch toán Tiến hành tiếp nhận hồ sơ kinh tế kỹ thuật của TSCĐ tăng giảm vào sổ chi tiết hoặc xoá sổ chi tiết theo từng loại TSCĐ. Tiến hành vào sổ tổng hợp bằng ghi đối ứng trong từng trường hợp tăng giảm theo nguyên giá và giá trị hao mòn. Kế toán dùng thẻ TSCĐ phản ánh thông tin về loại TSCĐ, nơi sử dụng, thời gian sử dụng, nguyên giá, giá trị còn lại. Tổ chức hạch toán khấu hao TSCĐ - Hằng tháng kế toán dựa vào mức khấu hao cho từng loại TSCĐ để tiến hành trích khấu hao. Sau khi tính khấu hao, kế toán ghi nhận khấu hao là một chi phí cho đối tượng chịu chi phí. Tổ chức khấu hao theo từng nhóm, loại và phân bổ cho từng bộ phận, địa điểm. - Theo dõi sự hình thành nguồn khấu hao và tình hình sử dụng nguồn vốn này, cuối kỳ lập bảng khấu hao trong kỳ. 1.2.5.3 Tổ chức hạch toán vốn bằng tiền a. Nhiệm vụ: Tổ chức ghi chép, phản ánh và tổng hợp kịp thời, đầy đủ, chính xác số liệu về giá trị tiền tệ hiện có, tình hình biến động tiền tệ trong doanh nghiệp. Kiểm tra và giám đốc việc chấp hành chế độ thu chi, quản lý tiền tệ, cuối kỳ lập báo cáo quỹ, tiền gửi. b. Chứng từ sử dụng PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com 20 Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, biên lai thu tiền, biên bản kiểm kê quỹ… c. Tài khoản sử dụng: Tài khoản 111: Tiền mặt Tài khoản 112: Tiền gửi ngân hàng Tài khoản 113: Tiền đang chuyển d. Quy trình hạch toán: Đối với tiền mặt tại quỹ: khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền hiện có ở doanh nghiệp, kế toán tiến hành lập và xử lý các chứng từ liên quan. Chứng từ sau khi được kế toán trưởng duyệt sẽ được chuyển cho thủ quỹ để làm thủ tục xuất nhập quỹ. Cuối ngày, toàn bộ phiếu thu, phiếu chi chuyển cho kế toán ghi sổ. Đối với tiền gửi ngân hàng: khi nhận chứng từ của ngân hàng gửi đến, kế toán kiểm tra đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo, sau đó tiến hành ghi sổ. Trong trường hợp có chênh lệch thì kế toán phải báo cho ngân hàng đối chiếu và xử lý. 1.2.5.4 Tổ chức hạch toán công nợ a. Nhiệm vụ: Tổ chức ghi chép, phản ánh và tổng hợp số liệu tình hình thanh toán của khách hàng và nhà cung cấp. Theo dõi chặt chẽ các khoản nợ phải thu, nợ phải trả và thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, thu hồi nợ tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn, lập báo cáo tình hình công nợ. b. Chứng từ sử dụng Hoá đơn bán hàng, hoá đơn GTGT, phiếu chi, phiếu thu, giấy báo nợ… c. Tài khoản sử dụng - Tài khoản 131: Phải thu khách hàng - Tài khản 136: Phải thu nội bộ - Tài khản 138: Phải thu khác - Tài khản 331: Phải trả người bán - Tài khoản 338: Phải trả, phải nộp khác … d. Quy trình tổ chức hạch toán Khi có hoá đơn, chứng từ liên quan đến các khoản phải phải thu khách hàng, phải thu nội bộ, phải trả người bán…kế toán tiến hành hạch toán vào sổ kế toán theo nguyên tắc ghi kép. Đồng thời tiến hành ghi chép vào các sổ chi tiết liên quan để theo dõi cho từng đối tượng để có kế hoạch thu nợ và trả nợ phù hợp. Đối với chủ nợ và con nợ lớn quan hệ thường xuyên và mật thiết với doanh nghiệp kế toán cần thường xuyên liên hê đối chiếu để kịp thời phát hiện những chênh lệch nếu có. 1.2.5.5 Tổ chức hạch toán kế toán vật tư, công cụ, dụng cụ PDF created with pdfFactory Pro trial version www.pdffactory.com