Slide 1
Giới thiệu học phần
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
Hệ thống thông tin
Kế toán P.3
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
GV: Nguyễn Ngọc Minh
Email:
[email protected]
Khoa Kế toán – Kiểm toán
.................................................................................................
.................................................................................................
Slide 2
Mục tiêu môn học
Cung cấp cho sinh viên những kiến thức và kỹ
năng cơ bản về:
CSLL về hệ thống thông tin Quản lý, Kế toán
Xây dựng Hệ thống kiểm soát nội bộ
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
Nghiên cứu quy trình Hệ thống TT kế toán
Phân tích, thiết kế, đánh giá, sử dụng HTTT kế
toán
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
Slide 3
Nhiệm vụ sinh viên
.................................................................................................
.................................................................................................
y Tham dự học, thảo luận, kiểm tra, thi theo
qui chế tín chỉ hiện hành của nhà trường.
y Dự lớp: trên 80% thời gian
y Bài tập: trên lớp và ở nhà
y Trao đổi thông tin qua email
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
Slide 4
Yêu cầu sinh viên
.................................................................................................
.................................................................................................
y Có kiến thức về kế toán, kiểm toán
.................................................................................................
y Có kiến thức và kỹ năng sử dụng công nghệ
.................................................................................................
thông tin (Microsoft Office, Cơ sở dữ liệu …)
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
Slide 5
Tài liệu học tập
.................................................................................................
.................................................................................................
y Sách, giáo trình chính
y
[1] Trần Phước, giáo trình Hệ thống thông tin
Kế Toán, lưu hành nội bộ, 2009.
y Tài liệu tham khảo
[1] Hệ thống thông tin kế toán. Tập thể giáo
viên Bộ môn Kế toán Trường Đại học Kinh tế
TP.HCM - NXB Thống kê 2002.
y [2]
Bagranoff,
Simkin,
Strand
(2005),
Accounting Information Systems, 9th Edition,
John Wiley & Sons, Inc.
y
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
Slide 6
Nội dung chi tiết học phần
.................................................................................................
.................................................................................................
Phân bổ thời gian
TT
1
2
Nội dung
Tổng quan hệ thống thông tin kế
toán
Hệ thống kiểm soát nội bộ và Kiểm
soát hệ thống thông tin
Số
tiết
Lý
thuyết
Thực
hành
Tự
học
Ghi
chú
.................................................................................................
6
6
12
.................................................................................................
9
9
18
.................................................................................................
3
Các quy trình kế toán
9
9
18
.................................................................................................
4
Cơ sở dữ liệu về HTTT kế toán
6
6
12
.................................................................................................
5
Tổ chức hệ thống thông tin kế toán
9
9
18
6
Phần mềm kế toán
6
6
12
45
45
90
TỔNG CỘNG
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
Slide 7
Kiểm tra đánh giá
.................................................................................................
y Kiểm tra thường kỳ: Buổi học thứ 5 (chương 1-3)
y Tiểu luận: - Làm bài tập lớn trên phần mềm
(mỗi sinh viên 1 tiểu luận) – hướng dẫn
.................................................................................................
SSP
(nộp vào buổi học thứ 7)
- Tiểu luận nhóm, mỗi lớp chia 8 nhóm, mỗi
nhóm làm 1 đ ề tài (theo thứ tự - chọn 1 công ty bất kỳ)
(nộp vào buổi học thứ 9)
1. Lập quy chế nhân sự - tiền lương
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
2. Lập quy chế quản lý tài sản
3. Lập quy chế chi tiêu nội bộ
4. Lập quy chế thi đua – khen thưởng – kỷ luật
5. Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý hàng hóa
6. Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý công nợ
7. Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tiền lương
.................................................................................................
.................................................................................................
8. Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý tài sản cố định
.................................................................................................
y Thi cuối kỳ: Sau khi kết thúc môn 1 tuần
.................................................................................................
Slide 8
Chương 1
.................................................................................................
TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG
THÔNG TIN KẾ TOÁN
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
y Hệ thống thông tin quản lý
.................................................................................................
.................................................................................................
y Hệ thống thông tin kế toán
.................................................................................................
y Các công cụ kỹ thuật mô tả hệ thống thông
tin
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
Slide 9
1.1 Hệ thống thông tin quản lý
.................................................................................................
.................................................................................................
1.1.1 Khái niệm Hệ thống thông tin quản lý
(Management Information Systems – viết tắt
MIS)
Hệ thống là một nhóm các phần tử tác động
qua lại lẫn nhau có tổ chức nhằm thực hiện một
mục tiêu nhất định.
B
A
Mục tiêu
C
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
Slide
10
1.1 Hệ thống thông tin quản lý
1.1.1 Khái niệm Hệ thống thông tin quản lý
(Management Information Systems – viết tắt
MIS)
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
Thông tin là một khái niệm rất trừu tượng. Tuy
.................................................................................................
nhiên có thể định nghĩa cổ điển về thông tin:
.................................................................................................
“Thông tin là sự hiểu biết có được từ dữ liệu”.
(Dữ liệu được định nghĩa là sự kiện hoặc con số
ghi nhận được).
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
Slide
11
1.1 Hệ thống thông tin quản lý
y
1.1.1 Khái niệm Hệ thống thông tin quản lý
.................................................................................................
(Management Information Systems – viết tắt
.................................................................................................
MIS)
y
.................................................................................................
Định nghĩa thứ hai về thông tin: “Thông tin là sự
phát biểu về cơ c ấu của một thực thể mà nó giúp
.................................................................................................
cho con người ra quyết định hoặc đưa ra một cam
.................................................................................................
kết”.
- Thực thể là những phần tử xác định có chứa thông
tin. - Phần tử là chất liệu cơ bản của hệ thống,
được định tính bởi các vật, các bộ phận, đơn vị, các
thành viên, các thành phần.”
Slide
12
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
1.1 Hệ thống thông tin quản lý
.................................................................................................
.................................................................................................
Dữ liệu
Xử lý
thông tin
Dữ liệu: là những sự
kiện, con số, hình
ảnh…chưa có ý nghĩa
phù hợp với người sử
dụng
Thông tin
Ng.Sử dụng
Ví dụ. Hoạt động xuất kho 100
SpA là thông tin với thủ kho và
kế toán vật tư. Là dữ liệu với
giám đốc (cần biết tổng vật tư
nhập, xuất, tồn)
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
Thông tin: DL được sắp
xếp lại cho có ý nghĩa
phù hợp với người sử
dụng
Với người này là dữ liệu, với
người khác là thông tin
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
Slide
13
1.1 Hệ thống thông tin quản lý
.................................................................................................
.................................................................................................
Dữ liệu
Xử lý
thông tin
Xử lý thông tin là
quá trình:
Thu thập D.liệu
Phân loại D.liệu
Tổng hợp D.liệu
Lưu trữ D.liệu/thông tin
Truyền thông tin
Quá trình xử lý thông
tin tạo dòng thông tin:
Thông tin gì luân
chuyển?
Theo hướng nào?
Slide
14
Thủ
kho
Thông tin
Ng.Sử dụng
Ví dụ.
Phiếu xuất kho chuyển về phòng
kế toán, ghi sổ chi tiết vật tư,
tổng hợp báo cáo xuất vật tư,
chuyển báo cáo cho giám đốc .
Xuất
SP A
Kế
toán
Xuất
SP A
Giám
đốc
Thông tin gì luân chuyển:
Dòng thông tin Từ đâu tới đâu:
1.1 Hệ thống thông tin quản lý
y =>Khái niệm Hệ thống thông tin
y Hệ thống thông tin là một nhóm các phần tử
tác động qua lại lẫn nhau có tổ chức nhằm tạo
ra dữ liệu để thực hiện một mục tiêu nhất định.
=> Thành phần hệ thống thông tin:
Con người
Quá trình
Dữ kiện.
Dữ kiện là sự ghi nhận các số liệu của quan sát.
Con người theo các quá trình để xử lý dữ kiện tạo
thông tin.
y
y
y
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
Slide
15
1.1 Hệ thống thông tin quản lý
y Khái niệm về quản lý
y Theo J.W.Forsestor: “Quản lý là một quá
trình biến đổi thông tin đưa đến hành động,
là một quá trình tương đương việc ra quyết
định …”.
y Theo F.Kast và Rosenweig thì quản lý bao
gồm việc điều hòa các nguồn tài nguyên
(nhân lực và vật chất) để đạt tới mục đích
…” .
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
Slide
16
Khái niệm Hệ thống thông tin
quản lý
y
H ệ thống thông tin quản lý là một nhóm các phần tử tác
động qua lại lẫn nhau có tổ chức nhằm tạo ra dữ liệu để
thực hiện việc ra quyết định, đáp ứng mục tiêu đã đề ra.
y
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
T hành phần Hệ thống thông tin quản lý gồm: các thiết bị,
.................................................................................................
con người, dữ liệu thông tin và các thủ tục quản lý tổ chức
.................................................................................................
nhằm cung cấp thông tin cho các nhà quản lý ra quyết
Con
ngườ
i
ng
định.
Thiết
bị
thô
ng n lý
ố
h
ả
t
Hệ in qu
t
Ra
ết đị
ịnh
quy
đ
Ra quyế
quyết
định
Dữ liệu
Thủ tục
quản lý
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
Slide
17
1.1.2 Các loại hệ thống thông
tin quản lý
.................................................................................................
.................................................................................................
Hệ thống thông tin thị trường
Hệ thống thông tin sản xuất
Hệ thống thông tin tài chính
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
Hệ thống thông tin nhân lực
Hệ thống thông tin kế toán
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
Slide
18
1.1.2 Các loại hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin thị trường
y Cung cấp thông tin về thị trường tiêu thụ.
Vd: Thông tin về tiêu thụ sản phẩm, khách hàng, dự báo giá
cả, sản phẩm cạnh tranh …
Hệ thống thông tin sản xuất
y Cung cấp thông tin liên quan đến sản xuất.
Vd: Hàng tồn kho, chi phí sản xuất, kỹ thuật, công nghệ…
Hệ thống thông tin tài chính
y Cung cấp thông tin liên quan đến lĩnh vực tài chính.
Vd: Tình hình thanh toán, chi phí lãi vay, thị trường chứng khoán…
Hệ thống thông tin nhân lực
y Cung cấp thông tin nguồn nhân lực và cách sử dụng nhân lực.
Vd: Thông tin về lương, tuyển dụng …
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
Slide
19
Các hệ thống thông tin trong DN
Phụ
trách sản
xuất
Phụ
trách
kinh
doanh
Thông tin:
•SL bán?
•Quảng cáo
•Khuyến mãi
•…
HT TT
TT
Sự kiện
Bán
hàng
HT TT
KT
HT
TT SX
Thông tin:
•SL bán?
•Y/C chất
lượng ….
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
Thông tin:
•Lợi nhuận
•Đầu tư
•….
.................................................................................................
.................................................................................................
Phụ trách
DN
Slide
20
.................................................................................................
.................................................................................................
1.2 Hệ thống thông tin kế toán
(Accounting Information System - AIS)
y 1.2.1 Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán
y Hệ thống thông tin kế toán là một thành phần
của hệ thống thông tin quản lý nhằm thu thập,
xử lý, kiểm tra, phân tích, thông tin và cung cấp
thông tin kinh tế tài chính hữu ích phục vụ người
sử dụng.
y Các yếu tố của hệ thống thông tin kế toán:
- Con người.
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
- Các thủ tục và chỉ dẫn
.................................................................................................
- Dữ liệu
- Phương tiện xử lý
.................................................................................................
- Các thủ tục kiểm soát.
.................................................................................................
.................................................................................................
Slide
21
1.2 Hệ thống thông tin kế toán
(Accounting Information System - AIS)
Chức năng của HTTTKT đối với doanh nghiệp:
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
1
2
Thu thập và
lưu trữ dữ liệu
về các sự kiện
và nghiệp vụ
trong doanh
nghiệp
Xử lý dữ liệu
thành thông
tin hữu ích
phục vụ cho
việc ra quyết
định
3
Thiết lập các
thủ tục kiểm
soát để bảo vệ
tài sản, bao
gồm cả việc
bảo vệ dữ liệu
của doanh
nghiệp
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
Slide
22
Mối liên hệ giữa Hệ thống thông tin kế toán
và Công nghệ thông tin
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
KẾ
TOÁN
CÔNG
HỆ THỐNG
THÔNG TIN NGHỆ
KẾ TOÁN THÔNG
TIN
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
Slide
23
1.2.2 Cấu trúc hệ thống thông tin kế toán
Sơ đồ 1.2 quy trình xử lý hệ thống thông tin
kế toán
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
Thông tin
đầu vào
Dữ liệu/Thông
tin từ nguồn
chứng từ bên
trong hay bên
ngoài
Xử lý
Thông tin
đầu ra
.................................................................................................
.................................................................................................
Sắp xếp, tổ
chức, tính
toán
Cung cấp
thông tin cho
các đối tượng
bên trong hay
bên ngoài để
ra quyết định
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
Slide
24
Hệ thống thông tin đầu vào
.................................................................................................
Cấu trúc cơ bản của hệ thống thông tin đầu vào
.................................................................................................
có hai thành phần cơ bản:
.................................................................................................
Hệ thống chứng từ gốc
.................................................................................................
.................................................................................................
Hệ thống thu nhận chứng từ gốc.
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
Slide
25
Chứng từ gốc
Là một cơ sở quan trọng để tạo lập hệ thống thông tin
đầu vào, vì:
y Chứng từ mô tả hệ thống công việc được thực hiện
như thế nào
y Chứng từ là bản thông tin hướng dẫn người sử dụng
y chứng từ là các hướng dẫn để ngư ời lập điền thông
tin và
y Chứng từ làm cơ sở cho việc thiết kế những hệ thống
mới
y Chứng từ là bảng thông tin đã tiêu chuẩn hóa vấn đề
giao tiếp
y Chứng từ là bằng chứng kiểm toán hệ thống thông
tin kế toán.
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
Slide
26
Hệ thống thu nhận chứng từ gốc
.................................................................................................
.................................................................................................
y Hệ thống kế toán làm bằng thủ công : được
thu nhận, sắp xếp và xử lý theo trật tự của
người thực thi công việc.
y Hệ thống kế toán được xử lý bằng máy: được
thể hiện trên máy.
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
Slide
27
Hệ thống cơ sở dữ liệu
Cơ sở dữ liệu là một tập hợp có cấu trúc của các
dữ liệu, đư ợc lưu trữ trên các vật mang tin, có
thể thỏa mãn đồng thời nhiều nười sử dụng.
Xử lý Dữ liệu lưu trữ trên các vật mang tin là giấy và
bằng
cấu trúc của các dữ liệu là các mẫu chứng từ,
thủ công mẫu sổ kế toán.
Xử lý
bằng
máy
Dữ liệu được lưu trữ bằng đĩa hay băng từ dưới
dạng các tập tin (file) hay một hệ thống quản trị
cơ sở dữ liệu (Database management systemsDBMS).
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
Slide
28
Sự kết hợp của công nghệ thông tin
trong HTKT
y Có 3 giai đọan trong quá trình kết hợp CNTT
vào HTTTKT
Giai đọan1.
Những năm đầu 1960s, các DN ứng dụng IT
vào một số họat động tính tóan nhiều VD tiền lương,
kế toán phải thu, phải trả ->hiệu quả
Hệ QTSCDL phân cấp và mạng ra đời.. Tuy
nhiên đặc trưng của nó là tính độc lập yếu giữa dữ
liệu và chương trình xử lý
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
Slide
29
Sự kết hợp của công nghệ thông tin
trong HTKT
.................................................................................................
.................................................................................................
Giai đọan2. những năm 1970s-1980s,
• Phạm vi ứng dụng vào KT mở rộng, cung cấp thêm
một số thông tin hữu ích ngòai thông tin truyền thống
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
• Ứng dụng vào một số vùng xử lý khác marketing, SX
• Chi phí dầu tư vào CNTT lớn hơn hiệu quả mang lại
.................................................................................................
• Đòi hỏi có thiết kế mô hình KT và dữ liệu hiệu quả
.................................................................................................
• Hệ QTCSDL quan hệ ra đời. Tính độc lập DL và
chương trình cao
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
Slide
30
Sự kết hợp của công nghệ thông tin
trong HTKT
.................................................................................................
.................................................................................................
Giai đọan3. Bắt đầu cuối 1980s
.................................................................................................
• Giai đọan3. Bắt đầu cuối 1980s,
.................................................................................................
• Nghiên cứu đưa ra khái niệm rõ ràng mô hình tổ
chức kế tóan
.................................................................................................
• Mạng máy tính được áp dụng phổ biến
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
Slide
31
Các mức độ ứng dụng CNTT
trong kế tóan
.................................................................................................
.................................................................................................
1. Xử lý bán thủ công: trợ giúp của các bảng
tính Excel
• Chứng từ giấy
• Có thể Tự động xử lý số liệu, tạo báo cáo cần
thiết nhưng mức độ giới hạn
• Phù hợp DN nhỏ, nhu cầu chia sẻ dữ liệu giữa
các phần hành kế tóan không lớn
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
Slide
32
Các mức độ ứng dụng CNTT
trong kế tóan
2. Tự động xử lý kế tóan
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
Chứng từ giấy, nhập liệu chứng từ hoặc
nhập DL để in ấn chứng từ
.................................................................................................
.................................................................................................
Tự động xử lý số liệu, tạo báo cáo cần thiết
DL không chia sẻ với các bộ phận khác ngòai
phòng kế tóan
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
Slide
33
Các mức độ ứng dụng CNTT
trong kế tóan
3. Tự động họat động quản lý (ERPEnterprise Resource Planning System)
• Tích hợp các chức năng kế tóan, marketing, nguồn
lực nhân sự , họat động kinh doanh, sản xuất và
lập kế họach.
• Sử dụng mạng máy tính xử lý
• Các phần mềm quản lý đều có thể chia sẻ dữ liệu > Kt có thể chia sẻ DL với các phòng ban, bộ phận
khác
• DL được nhập từ nhiều nguồn khác nhau: các bộ
phận, KT; Bằng hệ thống nhập liệu thông thường
hay mạng, chứng từ điện tử
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
Slide
34
1.3 Các công cụ kỹ thuật mô tả
HT thông tin
1.3.1 Lưu đồ
.................................................................................................
.................................................................................................
Lưu đồ là hình vẽ mô tả quy trình luân chuyển dữ liệu,
thông tin hoặc trình tự các hoạt động xử lý trong hệ
thống thông tin.
Đồng thời mô tả:
Phương thức truyền dữ liệu
Các đối tượng bộ phận liên quan
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
Phương thức xử lý
Phương thức và tính chất lưu trữ
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
Slide
35
Lưu đồ
.................................................................................................
.................................................................................................
Hãy xem tình huống …
.................................................................................................
Về một quy trình Hệ thống bán hàng tại
Công ty Cổ phần Cơ điện lạnh REE …
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
Slide
36
Lưu đồ
Nhận được đơn đặt hàng từ khách hàng, nhân viên Bộ phận
Kinh doanh kiểm tra xem xét công ty có thể đ áp ứng được
yêu cầu hay không (về số lư ợng, chất lượng, giá cả, điều
kiện giao hàng …), sau đó lập lệnh xuất hàng gồm 3 liên ,
liên 1 lưu tại bộ phận, liên 2 chuyển qua bộ phận Kho, liên 3
chuyển qua bộ phận Kế toán.
Căn cứ vào lệnh xuất hàng, bộ phận Kho kiểm tra (thực tế
trong kho đủ về số lượng, chủng loại) và lập phiếu xuất kho
gồm 2 liên, liên 1 lưu tại kho, liên 2 qua bộ phận kế toán. Bộ
phận kế toán căn cứ vào lệnh xuất hàng và phiếu xuất kho
để xuất hóa đơn và lập phiếu thu. Hóa đơn đỏ (liên 2) và
phiếu thu liên 2 được gởi cho khách hàng, phiếu thu liên 1,
liên 3 và hóa đơn liên 3 được chuyển qua thủ quỹ.
Căn cứ vào phiếu thu, Thủ quỹ thu tiền và xác nhận vào
chứng từ, ghi sổ quỹ và chuyển phiếu thu liên 1 và hóa đơn
cho phong kế toán lưu trữ
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
Slide
37
BP kinh
doanh
BP kế
toán
Kho
Thủ quỹ
.................................................................................................
.................................................................................................
Nhận ĐĐH
.................................................................................................
.................................................................................................
Xuất hóa đơn,
phiếu thu
Xử lý ĐĐH
.................................................................................................
Kiểm tra và
xuất hàng
Hóa
đơn
Hóa
đơn
3
Phiếu thu
2
Hóa đơn 1
Phiếu thu
3
Phiếu thu 1
Hóa
3
đơn
Phiếu thu 2
Lưu
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
Phiếu thu 1
Khách hàng
3
Ghi sổ
.................................................................................................
.................................................................................................
Slide
38
Các ký hiệu Lưu đồ
.................................................................................................
.................................................................................................
y Phân thành 5 loại:
Dữ liệu/thông
tin Vào, Ra
1. Ký hiệu đầu vào đầu ra
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
2. Ký hiệu xử lý
.................................................................................................
Xử lý
bằng máy
Xử lý
bằng tay
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
Slide
39
Các ký hiệu Lưu đồ
.................................................................................................
.................................................................................................
3. Ký hiệu lưu trữ
Lưu trữ
bằng tay
.................................................................................................
Lưu trữ
bằng máy các lọai
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
Lưu trữ bằng
đĩa cứng máy
tính
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
Slide
40
Các ký hiệu Lưu đồ
.................................................................................................
.................................................................................................
4. Ký hiệu đường luân chuyển
.................................................................................................
1
Điểm nối trong
trang lưu đồ
Đường luân
chuyển
Nối ngoài trang
Đường luân
chuyển
Bắt đầu/kết
thúc.
Người, bộ phận
gửi DL, nhận
thôngtin
Ghi
chú
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
Slide
41
Các ký hiệu Lưu đồ
.................................................................................................
.................................................................................................
5. Ký hiệu khác
Chứng từ,
báo cáo
.................................................................................................
A: Chữ cái
D: ngày
tháng
N: số
.................................................................................................
Quyết
định
.................................................................................................
.................................................................................................
Nhập liệu
qua bàn phím,
máy quét
Hiển thị
mn hình
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
Slide
42
Cách sử dụng ký hiệu trong lưu đồ
.................................................................................................
.................................................................................................
y Chiều thông thường của lưu đồ từ trái sang
phải, từ trên xuống dưới.
.................................................................................................
y Mũi tên nên dùng trong trường hợp hướng
.................................................................................................
luân chuyển trong lưu đồ là ngư ợc chiều
.................................................................................................
thông thường.
.................................................................................................
y Mỗi ký hiệu xử lý nên nối với một ký hiệu
đầu vào và ký hiệu đầu ra của xử lý.
y Ví dụ: Lưu đồ kiểm tra đánh giá học phần
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
Slide
43
Các loại lưu đồ
.................................................................................................
.................................................................................................
yLưu đồ chứng từ: Mô tả luân chuyển của chứng
.................................................................................................
từ và thông tin giữa các vùng trách nhiệm của
.................................................................................................
một tổ chức (một hệ thống). Lưu đồ chứng từ
.................................................................................................
rất hữu ích trong phân tích thủ tục kiểm soát.
.................................................................................................
Ví dụ: Lưu đồ Quy trình bán hàng
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
Slide
44
BP kinh
doanh
BP kế
toán
Kho
Thủ quỹ
.................................................................................................
.................................................................................................
Nhận ĐĐH
.................................................................................................
.................................................................................................
Xuất hóa đơn,
phiếu thu
Xử lý ĐĐH
.................................................................................................
Kiểm tra và
xuất hàng
Hóa
đơn
Hóa
đơn
3
Phiếu thu
2
Hóa đơn 1
Phiếu thu
3
Phiếu thu 1
Hóa
3
đơn
Lưu
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
Phiếu thu 2
Phiếu thu 1
Khách hàng
3
Ghi sổ
.................................................................................................
.................................................................................................
Slide
45
Cách vẽ lưu đồ chứng từ
.................................................................................................
.................................................................................................
y Mô tả hệ thống hiện hành
y Bước 1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng các
đoạn văn mô tả
y Bước 2: Lập bảng thực thể và các hoạt động
liên quan đến các thực thể đó
Thực thể
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
Hoạt động
Khách hàng
Gởi đơn đặt hàng, trả tiền
Bộ phận bán hàng
Nhận đơ n đặt hàng
Bộ phận kế toán
Ghi số tiền, số hóa đơ n, lập phiếu
thu
……
……..
Thủ quỹ
Thu, chi tiền, mang tiền nộp ngân
hàng
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
45
.................................................................................................
Slide
46
Cách vẽ lưu đồ chứng từ
.................................................................................................
.................................................................................................
y Vẽ lưu đồ
y Bước 3: Chia lưu đồ thành các cột
.................................................................................................
y Mỗi thực thể bên trong là một cột trên lưu đồ
y Các cột được sắp xếp sao cho dòng lưu chuyển của các
.................................................................................................
Bước 4: Xác định các thành phần của từng cột
.................................................................................................
hoạt động từ trái sang phải
y
y Đọc lại bảng mô tả lần lượt từng hoạt động
y Sắp xếp các thành phần của lưu đồ theo hư ớng di
chuyển thông tin từ trên xuống dưới
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
46
Slide
47
.................................................................................................
Cách vẽ lưu đồ chứng từ
.................................................................................................
.................................................................................................
y Vẽ lưu đồ
y Bước 5: Hoàn thành lưu đồ
.................................................................................................
y Nối các kí hiệu thành phần bằng các dòng thông tin
.................................................................................................
y Sử dụng các dấu nối khi dòng thông tin chuyển qua
cột khác để tránh vẽ nhiều các đường kẻ ngang/dọc
y Các hoạt động xử lý liên tiếp nhau có thể gộp chung
thành 1 hoạt động xử lý (nếu cần)
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
47
Slide
48
Các loại lưu đồ
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
yLưu đồ hệ thống:
y
Mô tả mối quan hệ giữa đầu vào, xử lý và
đầu ra của một hệ thống thông tin kế toán.
.................................................................................................
.................................................................................................
Nó mô tả toàn bộ các hoạt động trong một
.................................................................................................
hệ thống, nhấn mạnh tới phương tiện và
.................................................................................................
chức năng xử lý trong hệ thống.
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
Slide
49
Các loại lưu đồ
.................................................................................................
Một lưu đồ hệ thống mô tả dòng lưu chuyển vật lý
của dữ liệu, và các bước thực hiện cũng như quy
trình xử lý trong một hệ thống thông tin kế toán.
Sử dụng các ký hiệu đã được chuẩn hóa toàn cầu.
Mỗi phần trong quy trình của lưu đồ hệ thống luôn
liên quan đến việc lập một hoặc nhiều báo cáo
cho mục đích kiểm soát.
Những lưu đồ dạng này thường dùng mô tả dòng
xử lý dữ liệu điện tử trong các phần của chu trình
trong hệ thống, và mô tả cũng như để lại những
dấu vết kiểm toán.
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
Slide
50
Ví dụ: Lưu đồ Kiểm soát xử lý.
.................................................................................................
.................................................................................................
Nhập liệu
K.tra DL
hợp lệ
B.cáokhác
Baùo caùo
KS
Sắp xếp
TT ngh.vụ
B.cáokhác
Báo cáo
KS
Sắp xếp
TT ngh.vụ
B.cáokhác
Báo cáo
KS
Cập nhật
TT chính
Bo co
KS
Báo cáo
KS
Tổng mẫu tin được xử lý: 87
Tổng giá trị được xử lý: 15.000.000
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
Slide
51
Các loại lưu đồ
.................................................................................................
.................................................................................................
yLưu đồ chương tr ình: là lưu đ ồ mô tả một
logic chi tiết để thực hiện một xử lý trình bày
trong lưu đồ hệ thống.
.................................................................................................
.................................................................................................
Ví dụ: Lưu đồ Thiết kế màn hình nhập liệu
.................................................................................................
chứng từ Chi
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
Slide
52
Lưu đồ Thiết kế màn hình
nhập liệu chứng từ Chi
.................................................................................................
.................................................................................................
Lập P.Chi
.................................................................................................
Đọc tập tin
liên quan đến Chi
SDCK_TM < 0
.................................................................................................
Hết tiền
không thể chi!
Đ
.................................................................................................
S
.................................................................................................
Hiển thị P.Chi
.................................................................................................
2
In Phiếu Chi
1
Lưu
Kết thúc
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
Slide
53
1.3.2 Sơ đồ dòng dữ liệu
(Data Flow Diagram – DFD)
DFD là hình vẽ mô tả luân chuyển dữ liệu trong
hệ thống.
y Một DFD được cấu tạo bởi 4 thành phần cơ
bản:
.................................................................................................
.................................................................................................
y
Nguồn, đích dữ liệu
Luân chuyển dữ liệu
Xử lý
Lưu trữ dữ liệu
DFD thường được chia thành nhiều cấp độ nhỏ
hơn với mục đích mô tả chi tiết nhiều hơn.
y DFD cấp cao nhất mô tả phạm vi của hệ thống
y
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
Slide
54
1.3.2 Sơ đồ dòng dữ liệu
(Data Flow Diagram – DFD)
y Thường nó đư ợc sử dụng như là một công
cụ trong chu trình phát triển hệ thống,
nhằm mục đích thiết kế hệ thống mới.
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
Slide
55
Các ký hiệu
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
Nguồn/
Đích
dữ liệu
Xử lý
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
Dữ liệu luân
chuyển
Dữ liệu luân
chuyển
Dữ liệu lưu trữ
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
Slide
56
Ví dụ sơ đồ dòng dữ liệu về “Quy trình SX”
Báo cáo tình hình sản xuất
Phân xưởng
Sản xuất
Tập tin
hàng tồn kho
Yêu cầu sản xuất
Thiết lập kế hoạch sản xuất
Lệnh sản
xuất,
Phiếu xuất
kho
Kiểm
soát
hàng
tồn kho
Kiểm
soát sản
xuất
Báo cáo đối
chiếu hàng
tồn kho
Báo cáo chi phí
sản xuất
Báo cáo
tình hình
hàng tôn
kho
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
Quản đốc
Phân xưởng
Phiếu tính
giá thành
Bộ phận
kế toán giá thành
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
Slide
57
1.3.3 Sự khác nhau giữa lưu đồ
và sơ đồ dòng dữ liệu
y Lưu đồ
•Nhấn
mạnh
khiá
cạnh vật lý của dữ
liệu luân chuyển cũng
như xử lý
•Trình bày người tham
gia trong quá trình
luân chuyển và xử lý
dữ liệu
•Được dùng nhiều hơn
khi mô tả hệ thống
hiện hành
•Sử dụng nhiều ký
hiệu hơn
y Sơ đồ dòng dữ liệu
• Nhấn
mạnh sự luân
chuyển logic của dữ liệu
• Không trình bày phương
tiện lưu trữ, xử lý, luân
chuyển dữ liệu
• Thường không trình bày
người tham gia trong hệ
thống
• Được dùng nhiều hơn khi
thiết kế hệ thống mới
• Sử dụng ít ký hiệu hơn
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
Slide
58
Công cụ để vẽ lưu đồ và sơ đồ dòng dữ liệu
.................................................................................................
.................................................................................................
y
Dùng phần mềm Microsoft Word, Vào Ribbon
Insert, chọn mục Shapes/Flowchart.
y
.................................................................................................
Dùng phần mềm Visio trong bộ Microsoft
.................................................................................................
Office.
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
Slide
59
Tóm tắt: Công dụng của lưu đồ
và sơ đồ dòng dữ liệu
.................................................................................................
.................................................................................................
y
Lập hồ sơ, tài liệu về một hệ thống đang tồn
tại hoặc thiết kế mới hệ thống.
y
.................................................................................................
Công việc này rất quan trọng trong quá trình
.................................................................................................
phát triền hệ thống. Vì:
.................................................................................................
y Mô tả hoạt động của hệ thống
y Huấn luyện cho người sử dụng
y Phân tích, đánh giá hệ thống
y Thiết kế hệ thống
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
Slide
60
.................................................................................................
.................................................................................................
Chương 2:
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
KIỂM SOÁT HỆ THỐNG
THÔNG TIN KẾ TOÁN
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................
.................................................................................................