I). Câu hỏi: Mạng lưới internet giúp ích nhà quản trị thế nào trong việc thực hiện
các bước trong quá trình quản trị chiến lược
1). Kiến thức liên quan:
Để hiểu được internet giúp gì cho nhà quản trị thì chúng ta cần phải hiểu như
thế nào là internet, vậy Internet là gì? Đó là một mạng lưới thông tin trải rộng khắp
toàn cầu, khắp các châu lục được kết nỗi bằng các thiết bị khoa học công nghệ cao
như điện thoại di động, máy vi tính…
Internet hiện nay là một trong những thành tố không thể thiếu trong sự phát triển
xã hội, kinh tế, an ninh và là một phần thiết yếu trong cuộc sống hằng ngày của
con người, nhất là ở các nước phát triển.
Internet rất cần thiết cho sự phát triển và cuộc sống của con người. Trước hết,
Internet là một nguồn dự trữ thông tin khổng lồ mà không một học giả uyên bác
nào hay một thư viện nào có thể sánh bằng, bất cứ ai trong chúng ta cũng có thể
tìm thấy những thông tin mà mình cần trong nguồn dự trữ đó chỉ với một vài thao
tác, một vài thủ thuật đơn giản. Tiếp theo, Internet là một nhân tố quan trọng cho
sự phát triển của một quốc gia trên mọi mặt, từ kinh tế, tài chính đến an ninh, quân
sự,…bởi khả năng thông tin liên lạc một cách nhanh chóng và chính xác của nó..
Mạng Internet mang lại rất nhiều tiện ích hữu dụng cho người sử dụng, một trong
các tiện ích phổ thông của Internet là hệ thống thư điện tử (Email), trò chuyện trực
tiếp (chat), máy truy tìm dữ liệu, các dịch vụ thương mại và chuyển ngân, và các
dịch vụ y tế, giáo dục như chữa bệnh từ xa hoặc tổ chức các lớp học ảo. Chúng
cung cấp một khối lượng thông tin và dịch vụ khổng lồ trên Internet.
Nguồn thông tin khổng lồ kèm theo các dịch vụ tương ứng chính là hệ thống các
trang Web liên kết với nhau và các tài liệu khác trong WWW (World Wide Web).
Internet là một tập hợp các máy tính kết nối với nhau bằng dây đồng, cáp quang,
… còn WWW, hay Web, là một tập hợp các tài liệu liên kết với nhau bằng các siêu
liên kết và các địa chỉ URL, và nó có thể được truy nhập bằng cách sử dụng
Internet. Cách thức thông thường để truy cập Internet là quay số, băng rộng, không
dây, vệ tinh và qua điện thoại cầm tay.1
Như thế, rõ ràng Internet là một nhân tố tối quan trọng trong sự phát triển của loài
ngoài, trong cuộc sống của con người hiện nay. Trong kỷ nguyên bùng nổ thông
tin như hiện nay, việc ko biết Internet hay không có Internet là một sự mất mát rất
trích tsự
ừ diễễ
n đàn
doanh nghiệp (www.dddn.com.vn)
lớn1 cho
phát
triển
Internet là một thứ không thể thiếu trong kỷ nguyên thông tin mà chúng ta đang
tồn tại, nếu ta không biết đến nó, tức là ta đang tự tách mình ra khỏi dòng chảy tri
thức, tiến bộ của cả nhân loại.
2) Nội dung:
a) Vai Trò của Internet
Trước hết, internet là một siêu kênh thông tin toàn cầu, cho phép liên kết con
người lại bằng thông tin và kết nối nguồn tri thức đã tích lũy của toàn nhân loại
trong một mạng lưu thông nhất quán. Hàng triệu người trên khắp thế giới, thuộc đủ
mọi quốc gia, dân tộc, qua mạng internet có thể trao đổi với nhau về tư tưởng, tình
cảm, những kinh nghiệm sống, đọc báo, tạp chí…Đặc biệt, thông qua mạng
internet, tri thức của từng cộng đồng, từng quốc gia được tích lũy và lưu trữ trong
các thư viện, các ngân hàng dữ liệu đã được quốc tế hóa, trở thành tài sản của loài
người. Từ một máy tính nối mạng ở Việt Nam, ở Braxin, người ta có thể đọc được
các báo nổi tiếng nhất ở Tây Âu, Bắc Mỹ, Nhật Bản; truy cập vào kho dữ liệu
khổng lồ của các trường Đại học lớn nhất ở các nước công nghiệp phát triển, người
ta cũng có thể nhanh chóng biết được những dữ kiện mới nhất ở các nước đang
phát triển. Với internet, biên giới địa chính trị chỉ còn mang ý nghĩa tượng trưng
tương đối.Theo xu hướng chung, dòng thông tin chuyển đi trong mạng internet
ngày càng lớn và đến mọi địa điểm trên địa cầu. Bất cứ ở đâu người ta cũng có thể
trao đổi tư tưởng, kinh nghiệm, làm việc với nhau qua internet. Và do đó, khi các
nhà báo đưa thông tin của họ lên mạng, quy mô, phạm vi ảnh hưởng của thông tin
đó sẽ rộng lớn hơn nhiều so với các phương tiện thông thường.
Thứ hai, internet tạo ra khả năng cung cấp thông tin trực tiếp theo đơn đặt
hàng. Điều đó sẽ tạo ra cơ hội thuận lợi mới cho khách hàng. Họ sẽ có thể nhận
được các thông tin theo đúng yêu cầu của mình, cho dù là những yêu cầu đó rất
phong phú và mang tính cá nhân đơn lẻ. Việc chia cắt khách hàng ra từng bộ phận
nhỏ sẽ dẫn tới tác động tiêu cực cho các nguồn cung cấp thông tin truyền thống.
Nguyên nhân chính là ở chỗ internet mở ra cánh cửa tiếp cận với ngân hàng dữ liệu
khổng lồ trên mọi lãnh vực của cả thế giới, khách hàng không chỉ có khả năng truy
cập những thông tin tư liệu về một vấn đề, một sự kiện cụ thể mà còn có thể khai
thác các mối quan hệ tác động qua lại giữa sự kiện, vấn đề ấy giữa với xã hội và
thế giới xung quanh. Điều ấy cho phép mỗi người có cái nhìn toàn diện hơn, đúng
đắn hơn và hình thành cho mình nhận thức, hành vi ứng xử hợp lý hơn. Dịch vụ
thông tin trực tiếp theo đơn đặt hàng mới chỉ bắt đầu phổ biến ở các nước công
nghiệp phát triển, nơi mà internet đã trở thành một hình ảnh quen thuộc trong đời
sống hàng ngày của cư dân. Ở các nước này, tùy theo nhu cầu, người ta đã có thể
truy cập vào những đề tài cụ thể theo yêu cầu nhất định. Những khối lượng thông
tin đồ sộ để phục vụ công chúng, xã hội đông đảo đã được sửa chữa, tổ hợp theo ý
của người nhận. Trong trường hợp này, khách hàng có thể thấy được ý nghĩa của
các sự kiện, vấn đề đối với cộng đồng cũng như với chính bản thân mình.
Thứ ba, internet mở ra khả năng và điều kiện cho con người tiếp cận trực
tiếp các nguồn thông tin. Có nghĩa là thông tin ngay từ nguồn sẽ đi thẳng đến
người khai thác mà không qua trung gian nào, hiện tượng nhiễu sẽ giảm đi. Điều
này dẫn đến một sự chuyển hướng quan trọng trong mối quan hệ giữa các nguồn
tin, các phương tiện thông tin và công chúng. Trong mối quan hệ này, báo chí giữ
vai trò trung gian, họ thu thập thông tin từ nguồn để lựa chọn, “nhào nặn” lại và
truyền đi cho xã hội. Công chúng chỉ có cơ hội lựa chọn trong số thông tin mà họ
cung cấp. Với internet, quá trình truyền thông tin tức được thực hiện ngay tức khắc
trên phạm vi toàn cầu. Tuy nhiên, đây chỉ là một mặt của vấn đề và nó dẫn tới sự
thay đổi phương pháp làm việc của các nhà báo. Báo chí buộc phải thích ứng với
điều kiện mới bằng cách nâng cao vai trò của mình trong việc phân tích ý nghĩa
của thông tin, hướng dẫn công chúng tập trung vào những thông tin trung thực và
hiểu những thông tin đó một cách đúng đắn.
b) Internet trở thành công cụ quản lý hiệu quả cho nhà quản trị
Internet ngày càng không thể thiếu và nó có tầm ảnh hưởng quan trọng trong cuộc
sống chúng. Đặc biệt là trong cuộc sống thông tin như hiện nay thì internet trở
thành bữa ăn hằng ngày của hầu như mọi người và Internet trở thành một người
bạn luôn đồng hành với nhà quản trị doanh nghiệp. Quản trị doanh nghiệp qua
Internet đang được coi là giải pháp nhất cử lưỡng tiện bởi vừa giúp odoanh nghiệp
cắt giảm chi phí vừa góp phần nâng cao năng lực quản trị cho danh nghiệp, Chính
mảng thông tin sẽ tạo ra nhiều lợi nhuận nhất cho các DN, nhất là vì nó cung cấp
một cổng vào ngay lập tức cho khách hàng hay cho các đối tác tiềm năng và
cũng chính Internet thì nhà quản trị có thể dễ dàng quản lý và điều hành các công
việc như:
Quản lý dự án
Quản lý tiến độ dự án
Quản lý công việc dự án
Quản lý tài liệu dự án
Quản lý kế hoạch thanh toán
Quản lý công việc
Lên kế họach công việc
Phân công công việc
Báo cáo thực hiện công việc
Đáng giá hiệu suất làm việc
Quản lý khách hàng
Thông tin khách hàng
Lịch sử giao dịch
Phân loại và thống kê đa chiều
Quản lý tài liệu
Phân loại tài liệu khoa học
Tìm kiếm và chia sẻ cực nhanh
Phân quyền xem, sửa, xóa tài liệu
Chức năng theo khu vực
Quản lý bất động sản
Quản lý thi công, công trình
Quản lý thương mại
Quản lý du lịch
Chức năng the yêu cầu
Thông tin nhân sự
Quản lý thông tin nhân sự
Quá trình công tác
Khen thưởng, kỷ luật
Phân loại tìm kiếm và thống kê
Xuất dữ liệu ra Excel. 2
Trong một số năm gần đây, Internet đang là xu thế sử dụng trong công tác quản trị
doanh nghiệp. Mục đích nhằm trao đổi, quản lý các thông tin của doanh nghiệp,
giữa doanh nghiệp với khách hàng. Cùng web. Có thể truy cập từ xa, mọi lúc mọi
nơi. Hoạt động được trên máy tính bảng. Khả năng đáp ứng với sự phát triển của
CNTT, Intranet đang ngày càng mở rộng phạm vi của nó, giúp cho việc điều hành
doanh nghiệp, trao đổi thông tin giữa các nhân viên, bộ phận trong doanh nghiệp
2
trích từ www.trisoftviet.com
được thông suốt từ thông tin khách hàng, công việc, tài liệu, nhân sự đến quản lý
dự án, hợp đồng, nhà cung cấp, đặt hàng,…Sự khác biệt của Internet so với các
giải pháp khác trên thị trường là làm việc hoàn toàn trên với quy trình nghiệp vụ
tương lai: Có thể kế thừa, bổ sung và thay đổi chức năng theo từng giai đoạn phát
triển của doanh nghiệp mà không làm mất dữ liệu cũ. Dư liệu lưu trữ tập trung cho
phép tạo ra các báo cáo điện tử cập nhật từng phút. Phù hợp với mọi quy mô doanh
nghiệp: có nhiều phiên bản cho các lĩnh vực chuyên ngành.
c) Ứng dụng của Internet trong doanh nghiệp
Đây là 4 lĩnh vực mà nhà quản trị ứng dụng nhiều nhất vào trong doanh
nghiệp:
Com
mun
icati
on
( thông tin ) Chính mảng thông tin sẽ tạo ra nhiều lợi nhuận nhất cho các
DN, nhất là vì nó cung cấp một cổng vào ngay lập tức cho khách hàng hay
cho các đối tác tiềm năng. Đối với nhiều DN, Internet chỉ là một kênh
thêm để truyền bá thông tin. Trang Web của DN được đưa lên cũng chỉ là
để diễn tả lại cho hấp dẫn nội dung tài liệu giới thiệu về công ty. Nhưng
việc tạo ra một trang Web không chỉ đơn giản là giới thiệu về công ty mà
còn cung cấp một lượng thông tin thích đáng cho người truy cập. Nhiều
DN muốn thông báo trên Internet có thể tập họp lại và tạo ra một trang
Web chung. Chẳng hạn như các DN bán các sản phẩm rất khác nhau và có
mong muốn giới thiệu hàng hoá của mình cho một khách hàng tiềm năng
chung. Nếu một DN muốn để cho khách hàng truy cập vào trang Web của
mình nhằm xây dựng một mối quan hệ liên tục, thì DN phải đảm bảo tính
cập nhật đều đặn của các trang này. Mặt khác: nhà quản trị có thể nắm bắt
được đầy đủ thông tin không những thông tin của thị trường, xã hội, đối tác,
đối thủ cạnh tranh... mà còn cả thông tin của tất cả các nhân viên của mình
thông qua các ứng dụng như chat, call mail, lịch họp, hội thảo, tài liệu, báo
cáo... hay thông qua các Website và đặc biệt nhà quản trị còn giám sát cả các
nhân viên của công ty hoạt động bên ngoài thông qua ứng dựng định vị toàn
cầu hoạt động trên nền Internet.
Nghiên cứu thị trường : Thông qua Internet thì nhà quản trị có một cái nhìn
tổng quát hơn về nhu cầu của khách hàng, thông tin đối thủ cạnh tranh, xu
hướng của thị trường, xu hướng và biến động của chính trị kết hợp với thông
tin thu thập từ bộ phận nghiên cứu thị trường nhà quản có thể có cái nhìn
rộng hơn, sâu hơn để đưa ra các họach định trong thời gian tới. Nhà quản trị
cũng có thể tham khảo trang báo điện tử, các trang chuyên ngành: miễn phí
và báo cáo thị trường, các blog chuyên gia, sàn giao dịch, Website thương
mại điện tử, Website chuyên ngành, Website nhà quản lí, các mạng xã hội...
hay các trang Website thăm dò trực tuyến để nhà quản trị có định hướng
đúng tình hình thực tế về thị trường hay nâng cao trình độ của mình để từ đó
nhà quản trị tổ chức đội ngũ, xây dựng mục tiêu, tiềm kiếm, đánh giá nguồn
tin. Tuy nhiên, nhà quản trị để làm được điều đó thì phải thường xuyên nắm
bắt thông tin thị trường và có cái nhìn chính sát về sự biến động thị trường.
Internet maketing : Người dùng ngày càng sử dụng internet nhiều hơn,
hành vi của họ cũng dần thay đổi điều này giúp cho Marketing Online tiếp
tục phát triển mạnh mẽ. Và khi Internet là 1 kênh tương tác 2 chiều thì
marketing truyền thống ngày càng tỏ ra yếu thế. Thông qua chiến lược
maketing online thì nhà quản trị tổ chức nhân sự, sử dụng các thiết bị số hóa,
sử dụng mạng Internet quảng bá thông tin sản phẩm của mình vào các
Website, các trang mạng xã hội : Facebook, Blog… hay wordpress thông
qua đó doanh nghiệp, nhà quản trị năm bắt được tâm lý khách hàng, cảm
nhận khách hàng, phản hồi của khách hàng về chính sản phẩm, về doanh
nghiệp của mình để từ đó người quản trị điều chỉnh sản phẩm đáp ứng nhu
cầu của khách hàng
Website : Khi nói đến Website danh nghiệp là nói đến bộ mặt của doanh
nghiệp. Với sức mạnh đầy uy lực của Internet thì Website là công cụ hữu
hiệu, là "nỏ thần" giúp các công ty vừa và nhỏ có thể kinh doanh và cạnh
tranh với những người khổng lồ trên thị trường.
Ông Lê Đăng Doanh, chuyên gia kinh tế cao cấp Bộ Kế hoạch - Đầu tư nhận
định: "Nhờ website, các doanh nghiệp không cần thuê nhà mặt tiền vẫn có
thể giới thiệu sản phẩm đến đông đảo người tiêu dùng. Những đơn vị nhỏ có
thể có nhiều đơn hàng không kém các tên tuổi lớn". Website doanh nghiệp
là nơi thể hiện đầy đủ thông tin, các bộ phận của doanh nghiệp là nơi mà
khách hàng chia sẽ các ý kiến về các sản phẩm của công ty, là nơi phản hồi ý
kiến của khách hàng, là nơi đánh giá thái độ làm việc của nhân viên khách
hàng…nơi đây chính là toàn cảnh thu nhỏ của doanh nghiệp nên nhà quản trị
rất chú trọng vào cách bố trí bố cục, chia sẽ thông tin của doanh nghiệp sao
cho phù hợp, sáng tạo.
Một số nhận định về Internet:
Nguyễn Xuyến Chi, Giám đốc trang web nhadatvideo.vn cho biết: Sau nhiều lần
tìm hiểu và Bà trải nghiệm, tôi quyết định sử dụng sản phẩm phần mềm quản lý
nội bộ Internet của Công ty phần mềm Vinno. Bỏ đi mọi sự rườm rà phức tạp, tập
trung vào giải quyết vấn đề cốt lõi mà doanh nghiệp cần quản lý, chúng tôi đã xây
dựng thành công phần mềm quản lý nội bộ cho riêng mình mặc dù lúc đầu tôi
không hiểu gì về phần mềm cả. Qua gần 2 năm sử dụng, chúng tôi luôn được hỗ
trợ và nâng cấp để phù hợp với sự phát triển trong quản lý của mình. Cái hay ở sản
phẩm này là sử dụng công nghệ web với những tính năng sáng tạo ưu việt mà lại
rất dễ sử dụng. Việc sử dụng web nội bộ đã giúp công việc quản lí và kinh doanh
của chúng tôi luôn trôi chảy và đạt hiệu quả tối đa. Chúng tôi không mất nhiều thời
gian, không tốn nhiều nhân sự mà vẫn luôn giải quyết được khối lượng khổng lồ
khách hàng và công việc mỗi ngày một cách chính xác. Trong thời đại công nghệ
hiện nay, phần mềm chính là trợ thủ đắc lực cho mọi doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ.
Đối với chúng tôi, việc sử dụng web nội bộ Internet chính là bí kíp để có được
thành công hôm nay.
Theo ông Đinh Xuân Hương - Giám đốc công ty phần mềm VINNO: Đối với các
doanh nghiệp lớn - tập đoàn, việc định hướng sẽ có 1 bộ phân chuyên biệt
(marketing, nghiên cứu,..). Thông thường hầu hết doanh nghiệp vưa và nhỏ sẽ do
CEO đưa ra. Vấn đề là việc định hướng cần có thời gian xem xét, nghiên cứu lâu
dài mà việc điều hành lại là các công việc xử lý cấp thiết, liên tục không bao giờ
chấm dứt (CEO thường phải bỏ ra 8 - 10g/ngày cho việc điều hành). Một CEO có
rất ít thời gian để bao quát nhằm phát hiện, khai phá hướng phát triển cho doanh
nghiệp mặc dù đây chính là yêu tố thúc đẩy doanh nghiệp phát triển đột biến. Giải
pháp Intranet có thể coi là một mô hình đơn giản nhât của ERP nhưng lại dễ dàng
triển khai và thích nghi hơn nhiều. Là doanh nghiệp phần mềm, ngay từ khi mới
thành lập 2005, chúng tôi đã mong muốn tìm kiếm phần mềm có sẵn để quản lý
doanh nghiệp. Sau quá trình nghiên cứu, mua và dùng thử một số sản phẩm trong
nước và nước ngoài, chúng tôi nhận thấy đều rất khó ứng dụng vào doanh nghiệp
do nghiệp vụ và quy trình khác. Chúng tôi đã phải tự xây dựng phần mềm cho
chính mình với mục tiêu là phần mềm phải linh hoạt thích ứng được với sự phát
triển của công ty.
- Xem thêm -