Tài liệu Lý luận cơ bản về kế toán vyl trong doanh nghiệp xây dựng

Luận văn tốt nghiệp Ngô Thị Hương Giang CHƯƠNG 1:NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN NVL TRONG DOANH NGHIỆP XÂY LẮP 1.1 Sự cần thiết phải tổ chức kế toán NVL trong doanh nghiệp xây dựng 1.1.1 Khái niệm về nguyên vật liệu Để tiến hành sản xuất kinh doanh một trong những điều kiện cần thiết không thể thiếu được đó là đối tượng lao động. NVL là những đối tượng lao động đã được thể hiện dưới dạng vật hoá. Theo Cac Mác tất cả mọi vật thiên nhiên ở xung quanh ta mà lao động có ích có thể tác động vào đối tượng lao động, như vậy nếu đối tượng lao động được con người tác động vào thì đối tượng lao động đó trở thành NVL.Đồng thời Các Mác cũng chỉ ra rằng bất cứ một một loại NVL nào cũng là đối tượng lao động, nhưng không phải bất cứ đối tượng lao động nào cũng là NVL mà chỉ có trong điều kiện đối tượng thay đổi do lao động thì đối tượng đó mới là NVL. 1.1.2 Đặc điểm của NVL trong doanh nghiệp xây lắp Sản phẩm của doanh nghiệp xây dựng là các công trình,hạng mục công trình có kết cấu phức tạp,thời gian thi công dài,giá trị công trình lớn.Do vậy NVL dùng trong doanh nghiệp xây lắp rất đa dạng, phong phú về chủng loại, phức tạp về kỹ thuật.Trong mỗi quá trình sản xuất,VL không ngừng chuyển hoá biến đổi về mặt hiện vật và giá trị.Về hiện vật, VL chỉ tham gia vào một chu kỳ thi công công trình, bị tiêu hao toàn bộ không giữ nguyên hình thái ban đầu. Xét về mặt giá trị thì NVL là một bộ phận của vốn kinh doanh. Khi tham gia sản xuất, VL chuyển dịch toàn bộ của chúng vào giá trị công trình mới tạo ra. 1.1.3 Vị trí và vai trò của NVL trong quá trình xây lắp Mỗi quá trình thi công xây lắp đều là sự kết hợp của ba yếu tố: đối tượng lao động, sức lao động và tư liệu lao động. Vật liệu là đối tượng lao -1- Luận văn tốt nghiệp Ngô Thị Hương Giang động ,vì thế chúng không thể thiếu được trong quá trình thi công xây lắp.Mặt khác trong ngành XDCB , giá trị NVL thường chiếm từ 60%đến 70% giá trị công trình. Số lượng và chất lượng công trình đều bị quyết định bởi số lượng và chất lượng VL tạo ra nó. VL có chất lượng cao,đúng quy cách,chủng loại phù hợp với công trình thì mới tạo ra những công trình có chất lượng cao. Chi phí VL thường chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành công trình nên việc tiết kiệm,giảm bớt chi phí tiêu hao NVL thường vẫn phải đảm bảo chất lượng công trình,đó là yêu cầu cấp thiết của doanh nghiệp. 1.1.4 Vai trò của kế toán đối với việc quản lý và sử dụng NVL trong doanh nghiệp xây dựng Trong nền kinh tế thị trường,kế toán nói chung và kế toán NVL nói riêng còn là công cụ quản lý trực tiếp của mọi đơn vị. Hạch toán kế toán là việc ghi chép tính toán mọi hoạt động kinh tế tài chính phát sinh ở các đơn vị cung cấp thông tin cho quản lý kinh tế để đề ra các biện pháp quản lý đúng đắn. Hạch toán kế toán NVL là việc ghi chép phản ánh đầy đủ tình hình thu mua, nhập xuất, dự trữ ..NVL.Thông qua tài liệu kế toán NVL còn biết được chất lượng, chủng loại NVL có đảm bảo hay không, số lượng thiếu hay thừa, lãng phí hay tiết kiệm.Từ đó người quản lý đề ra các biện pháp thiết thực.Nếu thiếu VL thì đơn vị tổ chức mua, kiểm soát được giá cả,cố gắng làm giảm mức tiêu hao NVL sao cho không lãng phí nhưng vẫn đảm bảo chất lượng của sản phẩm. Như vậy, kế toán NVL có vai trò quan trọng trong việc quản lý sử dụng NVL.Song để thực hiên tốt vai trò đó trong công tác quản lý, kế toán NVL phải đảm bảo được những yêu cầu quản lý nhất định. 1.1.5 Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán NVL Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của NVL trong quá trình thi công xây lắp là một yêu cầu không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp xây lắp nào.Vì vậy -2- Luận văn tốt nghiệp Ngô Thị Hương Giang các doanh nghiệp xây lắp cần thiết phải tổ chức việc quản lý và hạch toán một cách chặt chẽ ở tất cả các khâu trừ khâu thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ và sử dụng NVL. Quản lý tốt các khâu trên là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí ,giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Để thuận lợi trong công tác quản lý và hạch toán NVL,trước hết các doanh nghiệp phải xây dựng được hệ thống danh điểm và đánh số danh điểm của NVL phải rõ ràng, chính xác tương ứng với quy cách, chủng loại của NVL. - Trong khâu thu mua: Cần quản lý về số lượng, chủng loại, quy cách, chất lượng, giá cả và chi phí thu mua cũng như kế hoạch thu mua theo đúng tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch thi công, xây dựng công trình. Trong danh nghiệp vật liệu luôn được dự trữ ở một mức nhất định ,hợp lý nhằm đảm bảo cho quá trình thi công được liên tục. Do vậy,các danh nghiệp phải xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng danh điểm NVL, tách việc dự trữ quá nhiều hoặc quá ít một loại nguyên NVL nào đó gây ra tình trạng ứ đọng hoặc khan hiếm vật liệu ảnh hưỏng đến tóc độ chu chuyển vốn và tiến độ thi công các công trình . Định mức tồn kho còn là cơ sở để xác định kế họach thu mua NVLvà kế hoạch tài chính của dânh nghiệp - Để bảo quản tốt NVLdự trữ ,giảm thiểu hư hao, mất mát các doanh nghiệp cần phải xác định hệ thống kho tàng , bến bãi đủ tiêu chuẩn kỹ thuật , thủ kho có đủ phẩm chất đạo đức trình độ chuyên môn để quản lý NVL tồn kho và thực hiện chức năng tồn kho và thực hiện các nghiệp vụ nhập - xuất kho, tránh việc bố trí kiêm nhiệm chức năng thủ kho với tiếp liệu và tính toán vật tư. -3- Luận văn tốt nghiệp Ngô Thị Hương Giang - Trong khâu sử dụng đòi khỏi phải thực hiện việc sử dụng tiết kiệm hợp lý nếu cơ sở định mức dự toán chi phí vật liệu nhằm hạ thấp mức tiêu hao vật liệu, hạn chế các hao hụt mất mát trong thi công . 1.1.6 Nhiệm vụ của kế toán vật liệu Để thực hiện tốt chức năng là công cụ quản lý kinh tế và xấut phát từ vị trí ,vai trò, yêu cầu quản lý vật liệu trong các doanh nghiệp xây lắp , kế toán NVL cần thực hiện các nhiệm vụ sau : - Tổ chức phản ánh chính xác, kịp thời trung thực về hình nhập xuất và tồn kho vật liệu.Tính ra giá thành thực tế của vật liệu đã thu mua và nhập kho, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thực hiện kế hoạch thu mua về các mặt: số lượng, chủng loại, giá cả , thời hạn nhằm bảo đảm cung cấp đầy đủ kịp thời đúng chủng loại vật liệu cho quá trình kinh danh. - Áp đụng đúng dắn các phương pháp hạch toán chi tiết, tổng hợp vật liệu để theo dõi chi tiết, tình hình tăng giảm của vật liệu trong quá trình xây lắp, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp  và tính giá thành công trình. - Kiểm tra vịêc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sủ dụng vật liệu phát hiện, ngăn ngừa và đề xuất những biện pháp sử lý các vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng, kém hoặc mất phẩm chất.Tính toán xác định tiêu hao trong quá trình thi công, xây dựng phân bố chính xác vật liệu đã tiêu hao vào các công trình, hạng mục công trình. - Tham gia kiểm tra và đánh giá loại vật liệu theo chế độ nhà nuớc quy định lặp các báo cáo về vật liệu phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý tiến hành phụ trách kinh tế quá trình thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu nhằm phục vụ công tác quản lý vật liệu một cách hợp lý trong hoạt động sản xuất kinh doanh, hạ thấp chi phí kinh doanh . 1.2 Phân loại và đánh giá NVL 1.2.1 Phân loại nguyên vật liệu NVL sử dụng trong các danh nghiệp có nhiều loại, nhiều thứ có vai trò công dụng khác nhau .Để có thể quản lý một cách chặt chẽ và hoạch -4- Luận văn tốt nghiệp Ngô Thị Hương Giang toán chi phí từng loại từng thứ vật liệu phục vụ yêu cầu quản lý doanh nghiệp cần phải tiến hành phân loại chúng theo những tiêu thức cố định . Có rất nhiều tiêu thức để phân loại NVL như dựa vào công dụng của vật liệu theo nguồn nhập vật liệu hoặc phân theo quyền sở hữu. Nhưng trong thục tế của công tác quản lý và hoạch toán ở các doanh nghiệp ,đặc trưng dùng để phân loại NVL thông dụng nhất là vai trò và tác dụng của NVL trong quá trình sản xuất - kinh doanh .Theo đặc trưng này, NVLđược phân ra các loại sau đây: - NVL chính: là loại vật liệu không thể thiếu trong quá trình thi công xây lắp NVL chíng thường chiếm tỷ trọng lớn trong thông số nguyên vật liệu của doanh nghiệp sau quá trình thi công, hình thái của nguyên vật liệu chính thay đổi hoàn toàn để hình thành công trình. - Vật liệu phụ: là các loại vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình thi công xây lắp, được sử dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lượng của sản phẩm hoặc được dùng để đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thường, hoăc để phục vụ nhu cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý như dầu mỡ bôi trơn, dầu nhờn. - Nhiên liệu: là những thứ dùng để tạo nhiệt năng, được sử dụng phục vụ cho côg nghệ SK sản phẩm, phương tiện vận tải , máy móc thiết bị hoạt động trong quá trình xây lắp như: xăng, dầu, gas, củi , than, hơi đốt.. - Phụ tùng thay thế: là loại vật tư được sử dụngcho hoạt động sữa chữa thay thế một số bộ phận cũa dụng cụ, máy móc, thiết bị , sản xuất ,phương tiện vận tải. - Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản là các loại thiết bị, vật liệu phục vụ cho hoạt động xây lắp, xây dựng cơ bản. - Vật liệu khác: là loại vật liệu đặc trưng của từng doanh nghiệp hoặc phế liệu thu hồi như gỗ, sắt, thép vụn… Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và bài toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà trong từng loại VL được chia thành từng nhóm , thứ một cách chi -5- Luận văn tốt nghiệp Ngô Thị Hương Giang tiết hơn .Cách phân loại này là xơ sở để xác định mức tiêu hao, định mức dự trữ cho từng loại, từng thứ NVL là cơ sở để tổ chức hạch toán chi tiết NVL trong doanh nghiệp. Việc phân chia này giúp cho kế toán tổ chức các TK ,chi tiết dễ dàng hơn trong việc quản lý, hạch toán VL. Việc phân chia này còn giúp cho DN nhận biết rõ nội dung kinh tế và vai trò, chức năng của từng loại VL trong quá trình sản xuất kinh doanh, từ đó đề ra những biện pháp thích hợp trong việc tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả các loại VL. Căn cứ vào mục đích công dụng của VL được chia hành : - Nguồn từ bên ngoài : chủ yếu là bên ngoài ,liên doanh tăng ,biến - Nguồn tự sản xuất ,gia công chế biến 1.2.2 Đánh giá NVL Đánh giá vật tư là việc xác định giá trị của vật tư ở những thời điểm nhất định và theo những nguyên tắc quy định . Theo quy định hiện hành , kế toán NVLtồn kho phải phản ánh theo giá trị thực tế có nghĩa là khi nhập kho phải phản ánh theo đúng giá trị vốn thực tế , vốn thực tế có nghĩa là khi nhập kho phải phải xác định giá trị theo đúng phương pháp quy định . Giá thực tế của nguyên vật liệu là loại giá được hình thành cơ sở các chứng từ hợp lệ, hợp chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra nguyên vật liệu (hay đó là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra để có được NVL đó ở địa điểm và trạng thái hiện tại ) . Giá trị của vật liệu phản ánh trên sổ sách kế toán tổng hợp, trên các báo cáo tài chính nhất thiết phải theo giá trị thực tế. Tuy nhiên trong thực tế có những doanh nghiệp sử dụng vật tư có số lượng lớn, nhiều chủng loại khác nhau, giá cả biến động, các nghiệp vụ nhập - xuất diễn ra thường xuyên, hàng ngày thì việc hạch toán theo giá trị thực tế sẽ phức tạp. Để đơn giản, giảm bớt khối lượng ghi chép tính toán hành ngày thì doanh nghiệp có thể sử dụng giá hoạch toán để hạch -6- Luận văn tốt nghiệp Ngô Thị Hương Giang toán tình hình nhập -xuất vật liệu. Cuối kỳ kế toán phải tính ra giá trị thực tế để ghi sổ kế toán tổng hợp và lập BCTC . 1.2.2.1 Đánh giá NVL theo thực tế 1.2.2.1.1 Đánh giá NVL nhập kho theo thực tế Trị giá vốn thục tế của vật tư nhập kho đươc xác định theo từng nguồn nhập : -Đối với NVL nhập kho do mua ngoài : Trị giá vốn thực tế nhập kho gồm : +giá mua +các loại thuế không đựoc hoàn loại - Chiết khấu thương mại +chi phí vỏ, bốc xếp, bảo quản trong Giảm giá hàng mua do không đúng phẩm quá trình mua hàng +chi phí khác nhau liên quan đén việc chất,quy cách mua vật tư Trong đó : Giá mua là giá bao gồm cả thuế GTGT trong trường hợp vật tư mua vào được sử dụng cho các đối tượng không chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, hoặc sử dụng cho các mục đích phúc lợi , các dự án …. - Nhập do tự sản xuất Trị gía vốn thực tế nhập kho là giá thành sản xuất của vật tư tự gia công chế biến. - Nhập do thuê ngoài gia công chế biến Trị giá vốn thực tế nhập kho là giá thành sản xuất của vật liệu xuất kho thuê ngoài gia công chế biến + số tiền phải trả cho người nhận gia công chế biến + các chi phí vận chuyển bốc dỡ khi giao nhận. -7- Luận văn tốt nghiệp Ngô Thị Hương Giang - Nhập vật tư do nhận vốn góp liên doanh. Trị giá vốn thực tế vật tư khi nhập kho là giá đó hợp đồng liên doanh thoả thuận cộng chi phí phát sinh khi nhận . -Nhận vật tư do được biếu tặng, được tài trợ : Trị gía vốn thực tế nhập kho là giá trị hợp lý cộng các chi phí khác phát sinh . 1..2.2.1.2 Đánh giá NVL thực tế xuất kho Vật tư được nhập kho từ nhiều nguồn khá nhau , ở nhiều thời điểm khác nhau nên có nhiều giá trị khác nhau. Do đó, khi xuất kho tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động . yêu cầu, trình độ quản lý và điều kiện trang bị phương tiện kỹ thuật tính toán ở từng doanh nghiệp mà lựa chọn trong các phương pháp sau để xác định trị giá vốn vật thực tế vật tư xuất kho . Theo chuẩn mực kế toán, phương pháp xác định trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho bao gồm : 1. Phương pháp tính theo giá trị đích danh . Theo phương pháp này khi xuất kho vật tư thì căn cứ vào số lượng xuất nhập khẩu thuộc lô nào và đơn giá thực tế của lô đó đẻ tính trị giá vốn vật tư xuất kho . 2. Phương pháp bình quân gia quyền . Trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho được tính căn cứ vào số lượng xuất kho và định giá bình quân gia quyền, theo công thức : Trị giá vốn thực tế Vật tư xuất khẩu = số lượng vật tư x xuất kho đơn giá bình quân gia quyền. Trị giá thực tế vật tư tồn đầu kỳ +Trị giá vốn vật tư thực tế nhập trong kỳ Đơn giá = bình quân Số lượng vật tư tồn đầu kỳ + Số lượng vật tư nhập trong kỳ Đơn giá bình quân thường được tính cho từng thứ vậ tư -8- Luận văn tốt nghiệp Ngô Thị Hương Giang Đơn giá bình quân có thể xác định cho cả kỳ( đinh giá bình quân cố định) Đon giá bình quân có thể xác định sau mỗi lần nhập (đơn gía bình quân liên hoàn hay đơn giá bình quân di động ). 3. Phương pháp nhập trước , xuất trước Phương pháp này dựa trên giả định hàng nào nhập trước sẽ được xuất trước sẽ được xuất trước và lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập . Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo đơn giá của những lần nhập sau cùng. 4. Phương pháp nhập sau xuất trước Phương pháp này dựa trên giả định là hàng nào nhập sau được xuất trước lấy đơn giá xuất bằng đơn giá nhập . Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được tính trước những lân nhập đầu tiên . 5 Trong thực tế ngoài cac phương pháp tính giá trị vốn thực tế của vật tư theo chuẩn mực kế toán hàng tồn kho quy định các doanh nghiệp còn sử dụng tính theo đơn giá tồn đầu kỳ . Phương pháp này tính vốn trị giá thực tế vật tư xuất kho được tính trên cơ sở số lượng vật tư xuất kho và đơn giá thực tế vật tư tồn đầu kỳ. Trị giá vốn thực tế Vật tư xuát kho = số lương vật tư xuất kho x đơn giá thực tế tồn đầu kỳ 1.2.2.2.Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán . Đối với các doanh nghiệp sử dụng nhiều vật liệu, giá cả chuyển biến đông, nghiệp vụ nhập -xuất vật liệu diễn ra thường xuyên thì việc hạch toán theo giá thực tế trở nên phức tạp, tốn nhiều công sức và nhiều khi không thực hiện được. Do vậy để thuận tiện và đơn giản cho việc hạch toán, hàng ngày các đơn vị có thể sử dụng giá hạch toán. -9- Luận văn tốt nghiệp Ngô Thị Hương Giang Giá hạch toán là giá ổn định do doanh nghiệp tư quy định và sử dụng thống nhất trong một thời gian dài, có thể là giá kế hoạch của doanh nghiệp, có thể là giá mua của vật liệu tại một thời điểm nào đó . hàng ngày sử dụng giá hạch toán, để ghi số chi tiết giá trị vật liệu nhập, xuất . Cuối kỳ kế toán tính ra trị giá vốn thực tế của vật tư xuất khẩu theo hệ số giá . Trị giá thực tế vật tư tồn đầu kỳ + trị giá vốn thực tế vật tư nhập trong kỳ Hệ số giá(H) trị giá hạch toán vật tư tồn đầu kỳ + trị giá vật tư nhập trong kỳ Trị giá vốn thực tế của vật tư tồn kho = trị giá vật tư xuất kho x hệ số giá (H) 1.3 Kế toán chi tiết NVL Hạch toán chi tiết VT là việc hạch toán kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập xuất kho, nhằm đảm bảo theo dỏi chặt chẽ số liệu hiện có và tình hình biến động từng loại,nhóm, thứ vật tư về số lượng và giá trị.Các DN phải tổ chức hệ thống chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết và vận dụng phương pháp hạch toán chi tiết VT phù hợp để góp phần tăng cường quản lý vật tư. 1.3.1. Chứng từ kế toán sử dụng . Các hoạt động nhập xuất kho NVL xẩy ra thường xuyên trong các DN sản xuất. để quản lý theo dỏi chặt chẽ tình hình biến động và số hiện có của NVL, kế toán phải lập những chứng từ cần thiết một cách đầy đủ, kịp thời, đúng chế độ quy định. - 10 - Luận văn tốt nghiệp Ngô Thị Hương Giang Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ1141/TK/QĐ/CĐKINH Tế ngày 01/11/1995 và theo QĐ885/1998/QĐ/BTC ngay 16/7/1998 của bộ trưởng bộ tài chính, các chứng từ kế toán về vật tư bao gồm: - Phiếu nhập kho (Mẩu 01-VT). - Phiếu xuất kho (Mẩu 02-VT). - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ(Mẩu 03-VT). - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (Mẩu 08-VT). - Hoá đơn GTGT-MS01GTKT-2LN. - Hoá đơn cước phí vận chuyển (Mẩu 03-BH). Ngoài các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nước, các DN có thể sử dụng thêm các chứng từ hướng dẩn. - Phiếu xuất VT theo hạn mức (Mẩu 04-VT). - Biên bản kiểm nghiệm VT (Mẩu 05-VT). - Phiếu báo VT cuối kỳ(Mẩu 07-VT). Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải được lập kịp thời, đầy đủ theo đúng thời gian quy định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập. Người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Mọi chứng từ về vật liệu phải dược tổ chức luân chuyển theo trình tự và thời gian do kế toán trưởng quy định phục vụ cho việc phản ánh ghi chép và tổng hợp số liệu kịp thời của các bộ phận và cái nhân liên quan. 1.3.2. Sổ chi tiết VL: 1.3.3.2 Phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển * Nội dung: - ở kho: Thủ kho sử dụng “thẻ kho” để ghi chép giống như phương pháp ghi thẻ song song. - ở phòng kế toán: - 11 - Luận văn tốt nghiệp Ngô Thị Hương Giang Kế toán sử dụng “Sổ đối chiếu luân chuyển” để ghi chép cho từng thứ vật tư theo cả hai chỉ tiêu số lượng và giá trị. “Sổ đối chiếu luân chuyển” được mở cho cả năm và được ghi vào cuối tháng,mỗi thứ vật tư được ghi một dòng trên sổ. Hàng ngày,khi nhận được chứng từ nhập-xuất kho,kế toán tiến hành kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ. Sau đó tiến hành phân loại chứng từ theo từng thứ vật tư,chứng từ nhập riêng,chứng từ xuất riêng.Hoặc kế toán có thể lập “Bảng kê nhập”, “Bảng kê xuất”. Cuối tháng,tổng hợp số liệu từ các chứng từ(hoặc từ các bảng kê) để ghi vào “Sổ đối chiếu luân chuyển” và tính ra số tồn cuối tháng. Việc đối chiếu số liệu được tiến hành giống như phương pháp ghi thẻ song song (nhưng chỉ tiến hành vào cuối tháng). Trình tự hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp ghi sổ đối chiếu luân chuyển được khái quát trong sơ đồ sau: Thẻ kho Phiếu nhập Bảng kê nhập Phiếu xuất Sổ đối chiếu luân chuyển Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: - 12 - Luận văn tốt nghiệp Ngô Thị Hương Giang Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu cuối tháng 1.3.3.3 Phương pháp ghi sổ số dư * Nội dung: -Thủ kho: Vẫn sử dụng “Thẻ kho” để ghi chép như hai phương pháp trên.Đồng thời cuối tháng thủ kho còn ghi vào “Sổ số dư” số tồn kho cuối tháng của từng thứ vật tư cột số lượng. “Sổ số dư” do kế toán lập cho từng kho,được mở cho cả năm.Trên “Sổ số dư”,vật tư được sắp xếp thứ,nhóm,loại; sau mỗi nhóm,loại có dòng cộng nhóm,cộng loại.Cuối mỗi tháng, “Sổ số dư” được gửi cho thủ kho để ghi chép. -Phòng kế toán: Kế toán định kỳ xuống kho kiểm tra việc ghi chép trên “Thẻ kho” của thủ kho và trực tiếp nhận chứng từ nhập-xuất kho.Sau đó,kế toán ký xác nhận vào từng thẻ kho và ký vào phiếu giao nhận chứng từ. Tại phòng kế toán.nhân viên kế toán kiểm tra lại chứng từ, hoàn chỉnh chứng từ và tổng hợp giá trị theo từng nhóm,loại vật tư để ghi vào cột “Số tiền” trên “Phiếu giao nhận chứng từ”,số liệu này được ghi vào “Bảng kê luỹ kế nhập”và “Bảng kê luỹ kế xuất” vật tư. Cuối tháng,căn cứ vào bảng luỹ kế nhập,bảng luỹ kế xuất để cộng tổng số tiền theo từng nhóm vật tư để ghi vào “Bảng kê nhập-xuất-tồn” .Đồng thời sau khi nhận được “Sổ số dư” do thủ kho gửi lên,kế toán căn cứ vào cột số dư về số lượng và đơn giá hạch toán của từng nhóm vật tư tương ứng để tính ra số tiền ghi vào cột số dư bằng tiền. - 13 - Luận văn tốt nghiệp Ngô Thị Hương Giang Kế toán đối chiếu số liệu trên cột số dư bằng tiền của “Sổ số dư” với cột trên “Bảng kê nhập-xuât-tồn”.Đối chiếu số liệu trên “Bảng kê nhập-xuấttồn” với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp. Có thể khái quát nội dung,trình tự hạch toán chi tiết VL theo phương pháp ghi sổ số dư theo sơ đồ sau: - 14 - Luận văn tốt nghiệp Ngô Thị Hương Giang Thẻ kho Phiếu nhập Phiếu giao nhận chứng từ Sổ số dư Bảng kê nhậpxuất-tồn Bảng luỹ kế nhập Phiếu xuất kho Phiếu giao nhận chứng từ Bảng luỹ kế xuất Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu cuối tháng 1.4. Kế toán tổng hợp NVL NVL là tài sản lưu động của doanh nghiệp và được nhập xuất kho thường xuyên,tuy nhiên tuỳ theo đặc điểm NVL của từng doanh nghiệp mà các doanh nghiệp có các phương thức kiểm kê khác nhau.Có doanh nghiệp - 15 - Luận văn tốt nghiệp Ngô Thị Hương Giang thực hiện kiểm kê theo từng nghiệp vụ nhập-xuất kho ( mỗi lần nhập-xuất kho đều có cân ,đo,đong ,đếm) nhưng cũng có những doanh nghiệp chỉ kiểm kê một lần vào thời điểm cuối kỳ bằng cách cân,đo,đong,đếm, ước lượng NVL tồn cuối kỳ.Tương ứng với hai phương pháp kiểm kê trên,trong kế toán NVL nói riêng và kế toán các loại hàng tồn kho nói chung có hai phương pháp hạch toán tổng hợp là kê khai thường xuyên(KKTX) và kiểm kê định kỳ (KKĐK). 1.4.1 Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên 1.4.1.1 Đặc điểm của phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp kế toán phải tổ chức ghi chép một cách thường xuyên,liên tục các nghiệp vụ nhập kho,xuất kho và tồn kho của các loại vật tư trên các tài khoản và sổ kế toán khi có các chứng từ nhập-xuất vật liệu. Việc xác định trị giá vốn thực tế của vật tư xuất kho được tính căn cứ trực tiếp vào các chứng từ xuất kho.Sau khi đã tập hợp,phân loại theo đối tượng sử dụng để ghi vào các tài khoảnk và các sổ kế toán. Trị giá vốn thực tế của vật tư tồn kho trên tài khoản,sổ kế toán có thể được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán. -Ưu điểm: Phương pháp này có độ chính xác cao,nắm rõ được tình hình hiện có và biến động của NVL ,cung cấp kịp thời đầy đủ theo yêu cầu quản lý;rất phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn. -Nhược điểm: Khối lượng công việc nhiều,tốn thời gian. 1.4.1.2 Kế toán nhập NVL *Hệ thống chứng từ sử dụng: Vật tư trong các doanh nghiệp được nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau: do mua ngoài,do tự chế thuê ngoài gia công chế biến,do nhận vốn góp liên doanh,do được quyên tặng...Trong mọi trường hợp doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ thủ tục chứng từ để ghi vào các tài khoản,sổ kế toán tổng hợp có liên quan. - 16 - Luận văn tốt nghiệp Ngô Thị Hương Giang Các chứng từ đó bao gồm chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn như : +Phiếu nhập kho ( Mẫu 01-VT) +Biên bản kiểm kê vật tư,sản phẩm,hàng hóa ( Mẫu 08-VT) +Hoá đơn GTGT –GS01 GTKT-2LN và các chứng từ hướng dẫn như: +Biên bản kiểm nghiệm vật tư ( Mẫu 05-VT) +Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( Mẫu 07-VT) *Tài khoản kế toán sử dụng TK 152 “Nguyên vật liệu”: Tài khoản này được dùng để phản ánh số hiện có và tình hình tăng giảm các loại NVL. Kết cấu TK 152 như sau TK 152 - Trị giá vốn thực tế NVL xuất trong kỳ - Số tiền điều chỉnh giảm giá NVL khi đánh giá lại - Trị giá NVL thiếu phát hiện khi kiểm kê - Số tiền giảm giá,chiết khấu hàng mua SD Nợ: phản ánh trị giá vốn thực tế NVL tồn kho cuối kỳ. TK 152 có thể được mở theo dõi chi tiết các TK cấp 2 theo từng loại NVL phù hợp với cách phân loại theo nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị doanh nghiệp,bao gồm: -TK 1521 :NVL chính - 17 - Luận văn tốt nghiệp Ngô Thị Hương Giang -TK 1522 : VL phụ -TK 1523 : Nhiên liệu -TK 1524 : Phụ tùng thay thế -TK 1525 : Thiết bị XDCB -TK 1528 : VL khác Trong từng TK cấp 2 có thể mở chi tiết các TK cấp 3.cấp 4... tới từng nhóm,từng thứ NVL tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp. Các TK liên quan: -tTK151 Hàng mua đang đi đường: phản ánh trị giá vốn thực tế vật tư,sản phẩm,hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua nhưng chưa về nhập kho doanh nghiệp và tình hình hàng đang đi đường đã về nhập kho. Kết cấu: TK 151 Trị giá vật tư, hàng hoá đang đi đường Trị giá vật tư,hàng hoá đang đi đường tháng trước, tháng này đã về nhập kho hay đưa vào sử dụng ngay. SD Nợ: phản ánh trị giá vật tư, hàng hoá đang đi đường cuối kỳ. -TK 331 : “Phải trả cho người bán”: TK này phản ánh các khoản phải thanh toán cho người bán,người nhận thầu hoặc người gia công vật tư thiết bị. TK 331 được mở chi tiết cho từng người bán, người nhận thầu cụ thể. Kết cấu: - 18 - Luận văn tốt nghiệp Ngô Thị Hương Giang TK 331 - Số tiền đã thanh toán cho người bán, người nhận thầu. - Số tiền người bán chấp nhận giảm giá số hàng đã mua theo hợp đồng. - Giá trị vật tư,hàng hoá thiếu hụt kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại cho người bán. - CK mua hàng được người bán chấp nhận trừ vào nợ phải trả. - Số tiền ứng trước cho người bán,người nhận thầu nhưng chưa nhận hàng hoá Dư Nợ: Số tiền đã ứng trả trước hoặc trả thừa cho người bán, người nhận thầu. - Số tiền phải trả cho người bán - Điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế của lô hàng về chưa có hoá đơn,khi có hoá đơn hoặc báo giá chính thức. Dư Có : Số tiền còn phải trả cho người bán, cho người nhận thầu. -TK 133 : “Thuế giá trị gia tăng (GTGT) được khấu trừ” : phản ánh số hiện có và tình hình biến động của khoản thuế GTGT được khấu trừ. Kêt cấu: TK 133 - Số thuế GTGT được khấu trừ khi mua vật tư, hàng hóa - Số thuế GTGT đã được khấu trừ, được hoàn trả hoặc không được khấu trừ phải tính vào giá vốn hàng bán. SD Nợ : Thuế GTGT được khấu trừ chưa được thanh toán cuối kỳ - 19 - Luận văn tốt nghiệp Ngô Thị Hương Giang TK 133 được mở 2 TK cấp 2: TK 1331: “Thuế GTGT được khâú trừ của hàng hoá,vật tư” TK 1332: “Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ” TK 133 chỉ được mở và áp dụng cho những đơn vị áp dụng nộp thuế theo phương pháp khấu trừ,không áp dụng cho những đơn vị nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. Kế toán tổng hợp nhập VL được phản ánh vào bên Nợ TK 152 và các TK liên quan chủ yếu đến các tài khoản như TK 331,133,111,112,141,151... *Trình tự kế toán nhập vật tư -Nhập do mua ngoài: +Hàng và hoá đơn cùng về: Nợ TK152 (chi tiết) Nợ TK133 (nếu có) Có TK liên quan(111,112,331,141,151...) +Hàng về chưa có hoá đơn .Vật tư mua đã về,hoá đơn chưa về,lưu vào tập hồ sơ “Hàng về chưa có hoá đơn” khi nhận được phiếu nhập kho. .Nếu có hoá đơn về trong tháng: hạch toán như trên .Cuối tháng hoá đơn chưa về : ghi sổ theo giá tạm tính Nợ TK152 Có TK liên quan (111,112,311,141...) .Sang tháng sau khi có hoá đơn về,điều chỉnh giá thực tế bằng cách: Cách 1: Xoá bút toán đã ghi theo giá tạm tính tháng trước: căn cứ vào hoá đơn,phiếu nhập kho,ghi bình thường như trường hợp 1. Cách 2: Ghi chênh lệch giữa giá thực tế với gía tạm tính Nếu giá thực tế > giá tạm tính : ghi bình thường Nếu giá thực tế < giá tạm tính : ghi số âm - 20 -