Tài liệu Luận văn xử lý tài liệu tại thư viện của bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN ----------------------------------------------------- VŨ THÚY HẬU CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN CỦA BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC THÔNG TIN THƢ VIỆN Chuyên ngành : Khoa học Thông tin - Thư viện Mã số : 60 32 02 03 Ngƣời hƣớng dẫn : TS. Vũ Dƣơng Thúy Ngà XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO GÓP Ý CỦA HỒI ĐỒNG Giáo hiên hướng dẫn Chủ tịch Hội đồng chấm Luận văn TS. Vũ Dƣơng Thúy Ngà PGS. TS. Nguyễn Thị Lan Thanh HÀ NỘI – 2016 XÁC NHẬN CỦA HỘI ĐỒNG CHẤM LUẬN VĂN ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. ............................................................................................................................. Chủ tịch Hội đồng PGS.TS. Nguyễn Thị Lan Thanh LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các kết quả nghiên cứu là hoàn toàn trung thực. Tôi xin cam đoan rằng những tài liệu tham khảo được trích dẫn trong luận văn đều được xác định rõ nguồn gốc. Hà Nội, tháng 10 năm 2016 Tác giả luận văn Vũ Thúy Hậu LỜI CẢM ƠN Trong thời gian nghiên cứu và hoàn thành luận văn của mình, tôi đã nhận được sự hỗ trợ của giáo viên hướng dẫn, các thầy cô giáo, các bạn đồng nghiệp và người thân. Đầu tiên, tôi xin gửi lời cảm ơn tới TS. Vũ Dương Thúy Ngà, người đã tận tình chỉ bảo cho tôi trong suốt thời gian thực hiện nghiên cứu. Tiếp đến tới xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo, những người đã giúp đỡ tôi trong suốt quá trình học cao học, cung cấp kiến thức và chia sẻ kinh nghiệm về chuyên môn để tôi có thể hoàn thành đề tài này. Và xin cảm ơn Ban Giám đốc, các bạn đồng nghiệp tại Thư viện Bộ đã tạo điều kiện thuận lợi cho tôi tham gia học tập nâng cao trình độ chuyên môn. Cuối cùng, tôi xin bày tỏ sự biết ơn tới những người thân trong gia đình đã luôn động viên để tôi hoàn thành khóa học và thực hiện Luận văn một cách tốt nhất. DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT 1. Từ viết tắt tiếng Việt CSDL Cơ sở dữ liệu KHPL Ký hiệu phân loại MLTT Mục lục trực tuyến NCT Nhu cầu tin NDT Người dùng tin NVTV Nhân viên thư viện TCVN Tiêu chuẩn Việt Nam Thư viện Bộ Thư viện của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn XLTL Xử lý tài liệu XLHT Xử lý hình thức XLND Xử lý nội dung 2. Từ viết tắt tiếng Anh AACR2 Anglo-American Cataloguing Rule, Edition Two Quy tắc biên mục Anh-Mỹ BBK Bibliothekarisch Bibliographische Klassifikation Bảng phân loại thư viện thư mục DC Dublin Core Metadata Standard Chuẩn biên mục siêu dữ liệu DDC Dewey Decimal Classification Bảng phân loại thập phân Dewey ISBN International Standard Book Number Mã số tiêu chuẩn quốc tế cho sách ISO International Standard Organization Tổ chức tiêu chuẩn quốc tế ISSN International Standard Serial Number Mã số chuẩn quốc tế cho xuất bản phẩm nhiều kỳ LCC Library of Congress classification Bảng phân loại Thư viện Quốc hội Hoa Kỳ LCSH Library of Congress Subject Headings Khung đề mục chủ đề Thư viện Quốc hội Mỹ MARC Machine readable Cataloguing Biên mục đọc máy OPAC Online Public Access Catalog Mục lục truy cập công cộng trực tuyến RDA Resource Description and Access Quy tắc biên mục mô tả và truy cập tài nguyên UDC Universal Decimal Classification Bảng phân loại thập phân bách khoa MỤC LỤC MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1 1. Tính cấp thiết của đề tài ............................................................................ 1 2. Tình hình nghiên cứu ................................................................................. 3 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu. ............................................................ 6 4 . Giả thuyết nghiên cứu ............................................................................. 6 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ............................................................. 7 6. Phương pháp nghiên cứu .......................................................................... 7 7. Ý nghĩa khoa học và ứng dụng của đề tài ................................................. 8 8. Kết quả nghiên cứu ................................................................................... 8 CHƢƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN CỦA BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN .................................................................................... 9 1.1. Cơ sở lý luận về xử lý tài liệu ................................................................. 9 1.1.1. Khái niệm chung về xử lý tài liệu ........................................................ 9 1.1.2. Đặc điểm của công tác xử lý tài liệu ................................................. 14 1.1.3. Chức năng và vai trò của công tác xử lý tài liệu .............................. 15 1.1.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng xử lý tài liệu ......................... 18 1.1.5. Các tiêu chí đánh giá chất lượng xử lý tài liệu................................. 30 1.2.Khái quát về Thư viê ̣n của Bộ Nông nghiê ̣p và Phát triển nông thôn và lược sử công tác xử lý tài liệu ..................................................................... 33 1.2.1 Chức năng và nhiệm vụ của Thư viện Bộ ........................................... 33 1.2.2 Nguồ n lực thông tin của Thư viện ...................................................... 34 1.2.3 Đặc điểm nhu cầu tin tại Thư viện Bộ................................................ 35 1.2.4 Cơ sở vật chấ t, hạ tầng công nghệ của Thư viện ............................... 36 1.2.5 Nguồn nhân lực của Thư viện Bộ ....................................................... 39 1.2.6. Lược sử công tác xử lý tài liệu tại Thư viện Bộ ................................ 39 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN CỦA BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN ...... 43 2.1 Phương thức tổ chức xử lý tài liệu ........................................................ 43 2.1.1 Xử lý tài liệu truyền thống .................................................................. 44 2.1.2 Xử lý tài liệu điện tử ........................................................................... 44 2.2 Biên mục mô tả ...................................................................................... 45 2.2.1 Công cụ hỗ trợ biên mục mô tả .......................................................... 45 2.2.2 Đánh giá kết quả biên mục mô tài liệu............................................... 51 2.3 Phân loại tài liệu ................................................................................... 55 2.3.1 Công cụ phân loại tài liệu .................................................................. 55 2.3.2 Quy trình phân loại tài liệu ................................................................ 57 2.3.3 Đánh giá kết quả phân loại tài liệu .................................................... 58 2.4 Định từ khóa tài liệu .............................................................................. 60 2.4.1 Quy trình định từ khóa tài liệu ........................................................... 60 2.4.2 Đánh giá kết quả định từ khóa tài liệu ............................................... 61 2.5 Tóm tắt tài liệu....................................................................................... 66 2.5.1 Quy trình tóm tắt tài liệu .................................................................... 66 2.5.2 Đánh giá kết quả tóm tắt tài liệu ........................................................ 69 2.5. Nhận xét về công tác xử lý tài liệu ....................................................... 72 2.5.1 Ưu điểm .............................................................................................. 73 2.5.2 Nhược điểm......................................................................................... 75 CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN CỦA BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN .................................................................................. 78 3.1 Nhóm giải pháp về quản lý .................................................................... 78 3.1.1 Đưa ra định hướng chỉ đạo thống nhất .............................................. 78 3.1.2 Thiết lập các quy định nội bộ ............................................................. 79 3.1.2 Nâng cao trình độ nguồn nhân lực ..................................................... 80 3.2 Nhóm giải pháp về chuyên môn ............................................................ 82 3.2.1 Xây dựng các công cụ hỗ trợ .............................................................. 82 3.2.2 Hiệu đính kết quả xử lý tài liệu .......................................................... 84 3.2.3 Ứng dụng công nghệ thông tin trong xử lý tài liệu ............................ 85 KẾT LUẬN .................................................................................................... 89 TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................ 91 DANH MỤC BẢNG BIỂU Tên Nội dung Trang Hình 1.1 Giới thiệu hệ thống quản lý thư viện VLIB 37 Hình 1.2 Các modul của hệ thống quản lý thư viện VLIB 38 Hình 2.1 Sơ đồ quy trình tổ chức XLTL tại Thư viện Bộ 43 Bảng 2.2 Danh sách trường dữ liệu trên CSDL của Thư viện Bộ 49 Bảng 2.3 Bảng mô tả trường dữ liệu cho tài liệu điện tử 50 Bảng 2.4 Lỗi vi phạm tính chính xác trong mô tả tài liệu 52 Bảng 2.5 Lỗi vi phạm tính thống nhất trong mô tả tài liệu 54 Bảng 2.6 Số liệu thống kê đánh giá chất lượng biên mục mô tả 55 Bảng 2.7 KHPL đặc thù thường khai thác sử dụng 56 Bảng 2.8 Lỗi vi phạm tính thống nhất trong phân loại tài liệu 58 Bảng 2.9 Lỗi vi phạm tính chính xác trong phân loại tài liệu 59 Bảng 2.10 Lỗi vi phạm tính chính xác trong định từ khóa 62 Bảng 2.11 Lỗi vi phạm tính phù hợp trong định từ khóa 66 Bảng 2.12 Lỗi vi phạm tính chính xác trong tóm tắt tài liệu 69 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Ngày nay cùng với sự tiến bộ của khoa học và công nghệ và sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, thế giới hiện đại chuyển từ thời đại công nghệ sang thời đại thông tin. Ở đó tri thức-thông tin trở thành nguồn lực thúc đẩy phát triển của mỗi quốc gia. Từ đó, vị thế hoạt động thông tin-thư viện đã được khẳng định trong đời sống xã hội. Để đáp ứng đầy đủ các thông tin khác nhau cho người dùng tin (NDT) một cách có chất lượng và hiệu quả thì công tác xử lý tài liệu (XLTL) của các cơ quan thông tin-thư viện phải được đặt lên hàng đầu. Thư viện của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn (Thư viện Bộ) là nơi thu thập, lưu trữ và phổ biến nguồn thông tin có giá trị của ngành, tuyên truyền các mô hình sản xuất và giới thiệu các tiến bộ khoa học, nhất là công nghệ giống, công nghệ bảo quản - chế biến nông sản, tạo bước đột phá về năng suất, chất lượng sản phẩm góp phần đảm bảo cho ngành Nông nghiệp phát triển với trình độ cao và bền vững... Thư viện đã tập hợp các thông tin tư liệu về cơ cấu cây trồng, đối tượng vật nuôi, phương pháp sản xuất năng động theo hướng sản xuất hàng hóa, thích ứng với biến đối khí hậu; dựa trên khai thác hiệu quả tiềm năng và lợi thế đất đai, lao động; nâng cao giá trị gia tăng cho những nông sản đặc trưng với khối lượng và chất lượng sản phẩm có sức cạnh tranh cao. Được sự quan tâm của các cấp lãnh đạo, hàng năm Thư viện Bộ được duy trì riêng một dòng kinh phí cho việc bổ sung nhằm đa dạng và phong phú các nguồn lực thông tin. Chính vì vậy các nhân viên thư viện (NVTV) cần phải quản lý và tổ chức các nguồn thông tin hiện có để bạn đọc có thể khai thác được một cách hiệu quả nhất. Để làm được việc này thì hoạt động XLTL cần phải được chú trọng nhất. 1 Thư viện Bộ là thư viện chuyên ngành đa lĩnh vực, là đầu mối kết nối các hoạt động thư viện tại các đơn vị thuộc Bộ. Muốn phát huy thế mạnh mạng lưới thông tin thư viện chuyên ngành, các thư viện cần phải kết nối và chia sẻ nguồn dữ liệu của mình. Điều đó chỉ thực hiện được khi các thư viện thực hiện tốt khâu XLTL dựa trên sự thống nhất chuẩn chung trong các khâu xử lý kỹ thuật cho tài liệu. Thư viện Bộ trực thuộc Trung tâm Tin học và Thống kê nên có nhiều điều kiện triển khai ứng dụng công nghệ thông tin. Khởi đầu là phần mềm ISIS, tiếp đến là phần mềm tích hợp quản trị cơ sở dữ liệu Libol, và sử dụng kết hợp phần mềm quản lý nguồn tài nguyên số Dlib. Nay Thư viện được Bộ cấp kinh phí đầu tư nâng cấp triển khai ứng dụng phần mềm tích hợp quản trị cơ sở dữ liệu thư viện VLIB thực hiện quản lý thống nhất các tài liệu truyền thống và tài liệu điện tử. Trong tương lai, phần mềm có thể sẽ được triển khai và ứng dụng trong toàn đơn vị thư viện thuộc ngành Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. Việc ứng dụng những thành tựu mới trong công nghệ thông tin đã tạo ra những thuận lợi trong quy trình XLTL. Về các quy tắc và chuẩn nghiệp vụ trong XLTL, Thư viện Bộ đã sử dụng chuẩn ISBD, quy tắc AACR2. Thư viện đã ứng dụng khổ mẫu biên mục MARC21 và DC, phân loại tài liệu theo khung phân loại DDC. Có thể nói, Thư viện Bộ đã ứng dụng một cách kịp thời và đầy đủ các chuẩn nghiệp vụ trong công tác XLTL để quản lý và khai thác nguồn tài liệu một cách tốt nhất. Tuy nhiên, vẫn cần phải có nghiên cứu đánh giá việc ứng dụng các chuẩn nghiệp vụ này để xác định chuẩn XLTL phù hợp với mô hình tổ chức và hoạt động Thư viện Bộ mang lại sự hiệu quả và hướng đến thống nhất XLTL tại đơn vị Thư viện Bộ nói riêng và tại các đơn vị thuộc mạng lưới thư viện ngành Nông nghiệp và Phát triển nông thôn nói chung. 2 Những yêu cầu cấp thiết đó đặt ra cho Thư viện một nhiệm vụ mới là nghiên cứu công tác XLTL mà trước hết là cần phải nghiên cứu, tìm hiểu thực trạng và đánh giá những mặt mạnh, mặt yếu của công tác XLTL cụ thể tại Thư viện Bộ và đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác XLTL. Từ những lý do đó, tôi đã chọn đề tài “Công tác xử lý tài liệu tại Thư viện của Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn” cho luận văn tốt nghiệp của mình. 2. Tình hình nghiên cứu XLTL là hoạt động cốt lõi của hoạt động thông tin-thư viện, vì thế đã có nhiều công trình nghiên cứu về lĩnh vực này. Theo hướng nghiên cứu của đề tài, trong nước đã có nhiều đề tài về XLTL tại các thư viện được thực hiện. Tuy nhiên những công trình nghiên cứu này đều mang lý thuyết hoặc mang tính chất ứng dụng, điều tra tại các cơ quan thông tin-thư viện cụ thể. Về nghiên cứu mang tính hệ thống hóa lý thuyết khâu XLTL của thư viện có thể kể đến “Kỹ năng biên mục mô tả MARC21-AACR2-ISBD” của tác giả Phạm Thị Minh Tâm xuất bản năm 2014, giáo trình “Phân loại tài liệu” của tác giả Vũ Dương Thúy Ngà xuất bản năm 2009, giáo trình “ Định chủ đề và định từ khóa tài liệu” của tác giả Vũ Dương Thúy Ngà và Vũ Thúy Bình xuất bản năm 2008, giáo trình “Xử lý tài liệu trong hoạt động thông tin-thư viện” của tác giả Trần Thị Quý và Nguyễn Thị Đào xuất bản năm 2007. Các tài liệu trên đã phân tích cơ sở lý luận trong công tác XLTL, từ đó khái quát hóa về công tác XLTL và cung cấp những kiến thức cụ thể cho từng khâu trong quy trình XLTL. Về nghiên cứu thực tiễn công tác XLTL tại một số cơ quan thông tin-thư viện cụ thể, có thể chỉ ra một số luận án và luận văn tiêu biểu đã được bảo vệ. Đối với chuẩn nghiệp vụ XLTL có luận án tiến sỹ có tác giả Vũ Dương Thúy Ngà bảo vệ năm 2012 về “Nghiên cứu hoàn thiện việc chuẩn hóa trong việc 3 xử lý tài liệu tại các thư viện Việt Nam”. Tại trường Đại học Văn hóa có các luận văn sau: năm 2014 “Công tác xử lý tài liệu tại Thư viện Đại học Hà Nội” của tác giả Lê Thị Huyền, “Công tác xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông tinThư viện trường Đại học Hoa Lư” của tác giả Đỗ Kim Hồng, “Xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông tin-Thư viện trường Đại học Mỏ Địa chất” của tác giả Nguyễn Thu Trang; năm 2012 “Công tác xử lý tài liệu tại Thư viện thuộc Trung tâm Thông tin Tư liệu Viện Khoa học và công nghệ Quốc gia Việt Nam” của tác giả Hoàng Thị Hiền, “Công tác xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông tin Thư viện Viện Đại học Mở Hà Nội” của tác giả Lê Thị Huệ; năm 2011 có “Công tác xử lý tài liệu tại Thư viện trường Đại học Ngoại thương Hà Nội: thực trạng và giải pháp”. Tại trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn có các luận văn sau: năm 2015 “Xử lý tài liệu tại thư viện của các trường đại học trên địa bàn Hà Nội” của tác giả Luyện Thị Trang, “Xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông tin-Thư viện Học viện Ngân hàng” của tác giả Nguyễn Thị Tứ; năm 2013 “Công tác xử lý tài liệu tại Thư viện trường Đại học Sài Gòn, thực trạng và giải pháp” của tác giả Đinh Thị Hồng Thúy. Những luận văn trên đã đưa ra cơ sở lý luận chung cho công tác XLTL và phản ánh thực tế hoạt động XLTL tại các Trung tâm Thông tin-Thư viện một cách cụ thể. Qua đó, các tác giả đã đánh giá hiện trạng và đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác XLTL phù hợp với từng Trung tâm Thông tin-Thư viện. Có thể khẳng định đề tài “Công tác xử lý tài liệu tại Thư viện của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn” là hoàn toàn mới. Bên cạnh đó, cùng chủ đề về XLTL còn có một số bài viết được đăng tải trên các tạp chí chuyên ngành, kỷ yếu hội thảo khoa học chuyên ngành về thư viện. Đó là các bài viết của tác giả Trần Thị Quý, Vũ Dương Thúy Ngà, Nguyễn Hữu Viêm, Nguyễn Thị Đào,... đề cập đến thực trạng, định hướng và giải pháp XLTL như kiểm soát tính nhất quán trong quá trình phân loại, định 4 từ khóa,.... nhằm tăng cường chuẩn hóa trong XLTL tại các thư viện. Như vậy nghiên cứu về “Công tác xử lý tài liệu tại Thư viện của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn” là đề tài mới, không trùng lặp. Về công tác XLTL, bản thân tác giả đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp của mình về “Tìm hiểu Bộ Từ khóa chuyên ngành Thủy sản tại Trung tâm Thông tin khoa học và kinh tế thủy sản” năm 2002-một trong những công cụ được sử dụng trong XLND tài liệu tại Thư viện của Bộ Thủy sản. Trong quá trình công tác tại Thư viện Bộ, tác giả cũng có một số bài viết đăng trên tạp chí Thư viện Việt Nam số 6 năm 2015 về “Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin thư viện tại Thư viện Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn”, bài đăng trong hội thảo khoa học “Thực trang và giải pháp đổi mới mô hình quản lý và phương thức hoạt động thư viện Việt Nam” năm 2015 về “Thực trạng tổ chức quản lý và phương thức hoạt động của Thư viện Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn”, bài đăng trong hội thảo khoa học “Chính sách đào tạo và sử dụng nguồn nhân lực thư viện ở Việt Nam” năm 2013 về “Thực trạng và định hướng trong công tác sử dụng nguồn nhân lực tại Thư viện Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn”. Đây mới chỉ là những bài viết nghiên cứu về từng khía cạnh đơn lẻ của Thư viện Bộ chứ không phải là những nghiên cứu chuyên sâu một vấn đề lớn và cấp thiết của thư viện hiện nay. Với mong muốn đóng góp một phần công sức và hy vọng nâng cao chất lượng của hoạt động XLTL tại Thư viện Bộ dựa trên việc kế thừa những thành quả nghiên cứu của các nhà khoa học đi trước và những kinh nghiệm làm việc của bản thân, tác giả luận văn tiến hành tìm hiểu, nghiên cứu, khảo sát thực trạng, điểm mạnh, điểm yếu của công tác XLND tài liệu tại Thư viện Bộ. Từ đó, đề xuất những giải pháp nâng cao chất lượng công tác XLTL tăng cường hiệu quả hoạt động Thư viện của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. 5 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu. 3.1. Mục đích nghiên cứu Đề xuất một số giải pháp khả thi nhằm nâng cao chất lượng hoạt động XLTL nhằm thỏa mãn tối đa nhu cầu thông tin của NDT tại Thư viện Bộ. 3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu - Nghiên cứu cơ sở lý luận và thực tiễn XLTL tại Thư viện của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn; - Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác XLTL tại Thư viện của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn; - Đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác XLTL tại Thư viện của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. 4 . Giả thuyết nghiên cứu Trong mỗi cơ quan thông tin-thư viện, công tác XLTL đóng vai trò thiết yếu trong việc tăng cường hiệu quả hoạt động của công tác phục vụ NDT. Hiện nay, công tác XLTL tại thư viện của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn đã góp phần giúp khai thác hiệu quả nguồn lực thông tin được đầu tư, từng bước phát huy thế mạnh của một thư viện chuyên ngành, đang triển khai những cam kết giữa các đơn vị thư viện tại các đơn vị thuộc Bộ nhằm thống nhất được sức mạnh của mạng lưới liên kết thư viện ngành, góp phần thúc đẩy chất lượng nghiên cứu khoa học, quản lý, sản xuất trong lĩnh vực Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. Nghiên cứu nhằm chỉ ra các vấn đề còn tồn tại trong công tác XLTL tại Thư viện Bộ và đưa ra giải pháp nhằm tăng cường hiệu quả XLTL như thiết lập chính sách, đầu tư cơ sở vật chất và xây dựng, hoàn thiện bộ công cụ XLTL… Nếu các giải pháp đề xuất được áp dụng trong thực tiễn, thì có thể sẽ phát huy tối đa hiệu quả của công tác XLTL, từ đó nâng cao chất lượng sử dụng thư viện và tạo tiền đề cho thư viện thực hiện được mục tiêu hội nhập và phát triển với các thư viện khác trong 6 mạng lưới thư viện ngành Nông nghiệp và Phát triển nông thôn nói riêng cũng như với các thư viện trong và ngoài nước nói chung. 5. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu 5.1 Đối tượng nghiên cứu Công tác xử lý tài liệu tại Thư viện của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. 5.2 Phạm vi nghiên cứu - Không gian: Tại Thư viện của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. - Phạm vi quy mô của mẫu khảo sát: 150 biểu ghi sách tiếng Việt được trích rút từ CSDL của Thư viện Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. - Thời gian: từ năm 2014 đến nay. Đây là thời điểm thư viện Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn bắt đầu triển khai và áp dụng phần mềm mới cùng các chuẩn nghiệp vụ. 6. Phƣơng pháp nghiên cứu 6.1 Phương pháp luận Dựa trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử, quán triệt quan điểm của Đảng và Nhà nước về hoạt động thông tin-thư viện. 6.2 Phương pháp nghiên cứu cụ thể: - Phương pháp thu thập, phân tích và tổng hợp tài liệu về cơ sở lý luận XLTL tại thư viện và các sản phẩm của quá trình XLTL tại Thư viện Bộ. - Phương pháp khảo sát thực tế quá trình XLTL tại Thư viện Bộ. - Phương pháp điều tra bằng bẳng hỏi cho các đối tượng NDT để tìm hiểu chất lượng sản phẩm XLTL tại Thư viện Bộ. - Phương pháp phỏng vấn NVTV thông qua các quy trình và phương pháp tiến hành XLTL cụ thể. 7 -Phương pháp quan sát thực tế NVTV trong việc thực hiện các khâu của XLTL và NDT trong việc tìm kiếm, thỏa mãn nhu cầu về tài liệu. 7. Ý nghĩa khoa học và ứng dụng của đề tài 7.1 Ý nghĩa khoa học Đề tài được thực hiện góp phần bổ sung, hoàn thiện lý luận về công tác XLTL trong hoạt động thông tin-thư viện 7.2 Ý nghĩa thực tiễn - Đánh giá thực trạng công tác XLTL tại Thư viện của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. Phân tích những ưu điểm và nhược điểm của công tác XLTL và đưa ra các giải pháp có cơ sở khoa học và thực tiễn để nâng cao hiệu quả công tác XLTL của Thư viện Bộ, từ đó góp phần nâng cao công tác phục vụ NDT, tổ chức tốt nguồn dữ liệu và khai thác tối ưu kho tư liệu. - Kết quả nghiên cứu còn là tài liệu tham khảo cho các thư viện khác có cùng mô hình hoạt động giống thư viện Bộ để nghiên cứu, vận dụng đổi mới, nâng cao chất lượng công tác XLTL, tăng cường hiệu quả hoạt động của thư viện đáp ứng tối đa NCT của người dùng. 8. Kết quả nghiên cứu Là công trình có độ dài hơn 100 trang khổ giấy A4, ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, luận văn chia thành 3 chương. Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn công tác xử lý tài liệu tại Thư viện của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Chương 2: Thực trạng công tác xử lý tài liệu tại Thư viện của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng công tác xử lý tài liệu tại Thư viện của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn 8 CHƢƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CÔNG TÁC XỬ LÝ TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN CỦA BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN 1.1. Cơ sở lý luận về xử lý tài liệu 1.1.1. Khái niệm chung về xử lý tài liệu Theo TCVN 10274:2013 Hoạt động thư viện-Thuật ngữ và định nghĩa chung (Library activities-General terms and definitions). Xử lý kỹ thuật (technical processing) cho tài liệu là tổ hợp các quy trình xử lý tài liệu trước khi tiến hành xử lý hình thức và nội dung, bao gồm các công việc đóng dấu, cập nhật vào sổ đăng ký cá biệt,… [39, tr. 11]. Kết quả của xử lý kỹ thuật phụ thuộc rất nhiều vào công tác xử lý phân tích và tổng hợp (analytic and synthetic processing) từ tài liệu. Xử lý phân tích và tổng hợp là quá trình phân tích tài liệu để rút ra những thông tin cần thiết và tổng hợp lại ở dạng thức phù hợp với yêu cầu của người sử dụng [39, tr. 13]. Trong hoạt động thông tin -thư viện , XLTL đươ ̣c xem là một công đoạn trong dây chuyền thông tin tư liệu, công đoạn xử lý thông tin. XLTL được thực hiện với nhiều khâu khác nhau như: biên mục mô tả, phân loại, định từ khóa, định chủ đề, tóm tắt/ chủ giải,.. XLTL là quá trình nghiên cứu và biến đổi các thông tin chính yếu của tài liệu thành các điểm truy cập thông tin hoặc các bài viết ngắn gọn giúp cho người sử dụng có một hình dung khái lược về tài liệu đó mà không phải đọc tài liệu gốc [20, tr. 1]. Chất lượng và hiệu quả hoạt động thư viện phụ thuộc rất nhiều vào công tác XLTL. XLTL là một hoạt động cốt lõi giúp thư viện tổ chức, quản lý và khai thác nguồn tài nguyên tư liệu nhằm thỏa mãn tối đa nhu cầu của bạn đọc. Quá trình XLTL là quá trình lựa chọn những đặc điểm hình thức và phân tích nội dung của tài liệu theo các chuẩn nghiệp vụ. 9 XLTL nhằ m mu ̣c đić h kiể m soát , quản lý vố n tài liê ̣u; đồ ng thời ta ̣o lâ ̣p ra các loại mục lục , bô ̣ máy tra cứu và các điể m truy câ ̣p giúp cho NDT có thể tra cứu, tìm kiếm tài liệu một cách dễ dàng , thuâ ̣n lơ ̣i. Về bản chất, XLTL là quá trình nhằm tạo ra những điểm truy cập giúp NDT có thể tìm được tài liệu theo tác giả, nhan đề, chủ đề,… Về đặc trưng, XLTL bao gồm xử lý hình thức (XLHT) và xử lý nội dung (XLND). Nhiệm vụ của thư viện là phục vụ người đọc bằng nguồn tài liệu của mình, phải luôn đáp ứng được nhu cầu đa dạng của người đọc về hình thức lẫn nội dung của tài liệu. Do đó thư viện cần tiến hành XLTL theo nhiều cách khác nhau: XLHT tài liệu gọi là biên mục mô tả bao gồm kê khai các yếu tố như tên sách, tên tác giả, chi tiết xuất bản, tùng thư, khổ giấy,… XLND tài liệu bao gồm nhiều công đoạn như phân loại tài liệu, định từ khóa, định chủ đề (biên mục chủ đề), tóm tắt,… Xƣ̉ lý hin ̀ h thƣ́c XLHT tài liê ̣u là quá triǹ h xác định đặc trưng và mô tả một tài liệu thông qua việc xác định một số dữ liệu, nêu lên những đặc trưng hình thức của tài liệu (nhan đề , tác giả, nhà xuất bản, nơi xuất bản, số trang,…). Theo TCVN 10274:2013 mô tả tài liệu chính là thao tác hoặc kết quả, bao gồm nắm bắt phân tích, tổ chức và ghi dữ liệu trên các tài liệu để đảm bảo nhận dạng và kiểm soát chúng [39, tr. 12]. Mô tả thư mục tiến hành theo các quy tắc được thiết lập, dựa trên các dữ liệu sao lại từ các nguồn lấy thông tin cụ thể chủ yếu trong phạm vi của tài liệu. XLHT chính là biên mục mô tả tài liệu. Hiê ̣n nay, các cán bộ biên mục đã áp dụng các tiêu chuẩn và quy tắc biên mục để mô tả các đặc trưng hình thức của tài liệu. ISBD, AACR2 là hai chuẩn nghiệp vụ được áp dụng rộng rãi ở Việt Nam hiện nay. Việc mô tả với những quy đinh ̣ thố ng nhấ t trong tấ t cả các t hư viê ̣n, có tác dụng rất lớn trong việc trao đổ i thông tin thư mục, khắ c phu ̣c những khó khăn về hàng rào ngôn ngữ , 10 tạo điều kiện cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác thư viê ̣n . Sản phẩm của XLHT giúp cho việc tổ chức kho, biên soạn thư mục, bổ sung, đăng ký, thiết lập các điểm tìm tin theo tiêu đề mô tả. Biên mục mô tả tài liê ̣u giúp NVTV hình dung được tên tài liê ̣u và tên tác giả, giúp NDT nhâ ̣n da ̣ng đươ ̣c tài liê ̣u mô ̣t cách chính xác và không nhầ m lẫn với các tài liê ̣u khác . Do vậy muố n biên mục mô tả tài liệu tốt thì phải xác định và lựa chọn chính xác các yếu tố quy ước đặc trưng cho tài liệu căn cứ vào các quy tắc hiện hành. Tóm lại, có thể hiểu mô tả thư mục là qu á trình chọn lọc và trình bày những yế u tố đă ̣c trưng cơ bản của tài liê ̣u dưới mô ̣t hình thức chuẩ n hóa , giúp bạn đọc và người tìm tin xác định và phân biệt tài liệu này với những tài liê ̣u khác ; từ đó quyế t đinh ̣ xem tài l iê ̣u nào đáp ứng yêu cầ u tìm kiế m . Sản phẩm của XLHT chỉ mang l ại những thông tin đơn giản mang tiń h hiǹ h thức/sơ bô ̣ trong khi nhu cầ u của NDT ngày một cao . Để ta ̣o điề u kiê ̣n tim ̀ kiế m nhanh chóng và dễ dàng tài liê ̣u , các NVTV cầ n phải thực hiê ̣n công tác XLTL sâu hơn. Đó là xử lý nô ̣i dung tài liê ̣u. Xƣ̉ lý nô ̣i dung XLND tài liê ̣u là quá triǹ h phân tić h nô ̣i dung tài liê ̣u và thể hiê ̣n nô ̣i dung đó bằ ng các da ̣ng khác nhau của ngôn ngữ tư liê ̣u . Ngôn ngữ tư liê ̣u là ngôn ngữ đươ ̣c hin ̀ h thức hóa hay còn gọi là ngôn ngữ nhân ta ̣o. Khác với ngôn ngữ tự nhiên, ngôn ngữ nhân tạo là ngôn ngữ có các quy tắc được thiết lập rõ ràng trước khi được đưa vào sử dụng. Ngôn ngữ nhân tạo dùng để diễn đa ̣t các đă ̣c trưng nô ̣i dung của tài liê ̣u , phục vụ cho việc lưu trữ và tìm kiếm các tài liệu . Các ngôn ngữ nhân t ạo thông du ̣ng bao gồ m kí hiê ̣u phân loa ̣i (KHPL), đề mục chủ đề , từ khóa . Ngôn ngữ nhân t ạo giúp NDT và NVTV có thể tìm l ại đươ ̣c các thông tin đã đươ ̣c lưu trữ hoă ̣c thể hiê ̣n chúng bằ ng các sản phẩ m 11