Tài liệu Luận văn thạc sĩ hoàn thiện hệ thống kiểm soát

  • Số trang: 105 |
  • Loại file: PDF |
  • Lượt xem: 152 |
  • Lượt tải: 0
tailieuonline

Đã đăng 39799 tài liệu

Mô tả:

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ --------------------- NGUYỄN VĂN HỢP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh LUẬN VĂN THẠC SỸ QUẢN TRỊ KINH DOANH NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: NGUYỄN THỊ THƯ Hà Nội – 2009 0 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các dữ liệu đã nêu trong luận văn có nguồn gốc rõ ràng, kết quả của luận văn là trung thực và chưa được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác. Tác giả luận văn Nguyễn Văn Hợp 1 MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG DANH MỤC SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ MỞ ĐẦU CHƢƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ CHẤT LƢỢNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG NHTM 1.1 HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA NHTM 1.1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ 1.1.2 Cơ cấu kiểm soát nội bộ 1.1.3 Nguyên tắc kiểm soát nội bộ 1.1.4 Nội dung của kiểm soát nội bộ 1.1.5 Mối quan hệ giữa hoạt động kiểm soát của NHTM với kiểm soát nội bộ của NHTM 1.2 CHẤT LƯỢNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI NHTM 1.2.1 Khái niệm và các tiêu chí đánh giá chất lượng kiểm soát nội bộ của NHTM 1.2.2 Các nhân tố ảnh hưởng tới chất lượng kiểm soát nội bộ của NHTM CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI VIETCOMBANK. 2.1 KHÁI QUÁT VỀ MÔ HÌNH TỔ CHỨC CỦA VIETCOMBANK 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 2.1.2 Mô hình cơ cấu bộ máy tổ chức 2.2 TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA VIETCOMBANK TRONG THỜI GIAN GẦN ĐÂY 2.2.1 Sơ lược về ngành nghề, phạm vi kinh doanh và hoạt động 2.2.2 Mạng lưới hoạt động và thị phần 2.2.3Tình hình hoạt động của NH TMCP Ngoại thương VN từ năm 2 2006 đến nay 2.3 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI VIETCOMBANK 2.3.1 Quy trình kiểm soát nội bộ tại NH TMCP Ngoại thương Việt Nam 2.3.2 Đánh giá chung về chất lượng kiểm soát nội bộ tại NH TMCP Ngoại thương Việt Nam CHƢƠNG 3: MỘT SÔ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI VIETCOMBANK. 3.1 ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA VIETCOMBANK TRONG THỜI GIAN TỚI 3.2 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI VIETCOMBANK 3.2.1 Hoàn thiện hệ thống phương pháp kiểm soát nội bộ 3.2.2 Hoàn thiện hệ quy trình kiểm soát nội bộ 3.2.3 Thiết kế thủ tục kiểm soát hợp lý 3.2.4 Phát triển môi trường kiểm soát 3.2.5 Hoàn thiện mô hình tổ chức bộ máy kiểm soát nội bộ 3.2.6 Bổ sung và nâng cao chất lượng của nhân viên kiểm soát 3.2.7 Tăng cường áp dụng công nghệ thông tin 3.2.8 Tăng cường kiểm soát thông tin 3.3 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ 3.3.1 Đối với Vietcombank 3.3.2 Đối với NHNN 3.3.3 Đối với Chính phủ và Bộ tài chính KẾT LUẬN TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC TÀI LIỆU TÀI LIỆU THAM KHẢO 3 DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT Ký hiệu Nghĩa đầy đủ ALCO Hội đồng quản lý tài sản Nợ - Có (Asets & Liabilities Committee) CAR Hệ số an toàn vốn tối thiểu (Capital Adequency Ration) CTCC Chứng từ có giá KSNB Kiểm soát nội bộ KTNB Kiểm toán nội bộ NHNN Ngân hàng nhà nước NHTM Ngân hàng thương mại NHTW Ngân hàng Trung ương NHTMCP Ngân hàng Thương mại Cổ phần TC Tổ chức TCTD Tổ chức tín dụng USD Đô la Mỹ VAS Báo cáo kiểm toán theo chuẩn mực kế toán Việt Nam Vietcombank Ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại thương Việt nam VND Việt nam đồng ROE Lợi nhuận sau thuế trên vốn chủ sở hữu (Returns on Equity) ROA Lợi nhuận sau thuế trên tổng tài sản (Returns on Assets) 4 DANH MỤC BẢNG Số hiệu Tên bảng Trang bảng Bảng 1.1 Các hệ thống của kiểm soát nội bộ Bảng 2.1 Các công ty con trực thuộc 30 Bảng 2.2 Các công ty nắm giữ quyền kiểm soát, chi phối 31 Bảng 2.3 Thị phần các mảng hoạt động của Vietcombank 36 Bảng 2.4 Cơ cấu nguồn vốn 37 Bảng 2.5 Tình hình huy động vốn 39 Bảng 2.6 Vốn chủ sở hữu 40 Bảng 2.7a Cơ cấu phân bổ vốn/tài sản 41 Bảng 2.7b Cơ cấu phân bổ vốn/tài sản của Vietcombank theo tỷ trọng 41 Bảng 2.8 Cơ cấu hoạt động đầu tư tiền gửi 42 Bảng 2.9 Cơ cấu đầu tư chứng khoán 43 Bảng 2.10 Tốc độ tăng trưởng dư nợ tín dụng 44 Bảng 2.11a Cơ cấu cho vay theo đối tượng khách hàng 45 Bảng 2.11b Cơ cấu cho vay theo lĩnh vực 46 Bảng 2.12a Doanh số phát hành thẻ 47 Bảng 2.12b Doanh số thanh toán thẻ 47 Bảng 2.13 Kết quả kinh doanh ngoại tệ 48 Bảng 2.14 Một số chỉ tiêu chủ yếu 49 Bảng 2.15 Các nhân tố ảnh hưởng tới kiểm soát nội bộ 53 Bảng 2.16 Số lần kiểm soát 59 Bảng 2.17 Doanh số mua bán ngoại tệ trong và ngoài nước 64 5 10 DANH MỤC SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ Số hiệu sơ đồ, biểu đồ Sơ đồ 2.1 Tên sơ đồ, biểu đồ Trang Mô hình công ty mẹ - công ty con của Ngân hàng 30 TMCP Ngoại thương Việt Nam sau cổ phần hóa Sơ đồ 2.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Ngân hàng TMCP 33 Ngoại thương Việt Nam Sơ đồ 3.1 Quy trình kiểm soát nội bộ 85 Biểu 2.05 Quy mô nguồn vốn và vốn chủ sở hữu 38 6 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Trong những năm qua, nền kinh tế Việt Nam đã phát triển hết sức mạnh mẽ, với tốc độ tăng trưởng luôn ở mức cao hàng đầu trên thế giới đã góp phần nâng cao đời sống nhân dân, tăng cường và phát huy tầm ảnh hưởng ngày càng tích cực của nước ta trên trường quốc tế. Qua đó, hệ thống các ngân hàng thương mại Việt Nam đã thể hiện ngày càng rõ vai trò đặc biệt quan trọng của mình. Đóng vai trò là định chế trung gian tài chính, các ngân hàng thương mại không chỉ thực hiện việc huy động, phân phối lại nguồn vốn tạm thời nhàn rỗi trong xã hội, thanh toán và cung cấp dịch vụ ngân hàng cho các tổ chức, cá nhân mà còn thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát các hoạt động sản xuất kinh doanh. Tính hiệu quả của nền kinh tế, sự phồn thịnh hay suy thoái của mỗi quốc gia về kinh tế phụ thuộc rất lớn vào chất lượng hoạt động của các ngân hàng. Tuy nhiên hoạt động ngân hàng là hoạt động chứa đựng rất nhiều rủi ro, sự an toàn của hệ thống ngân hàng luôn là mối quan tâm không chỉ của bản thân ngân hàng mà còn là mối quan tâm lớn của người dân, chính phủ, các tổ chức kinh tế xã hội,... vì bất kỳ rủi ro, sụp đổ hay phá sản nào đều ảnh hưởng dây chuyền tới toàn bộ nền kinh tế. Bên cạnh đó, trong xu thế "Toàn cầu hoá" hiện nay, Việt Nam đã và đang từng bước hội nhập với thế giới một cách sâu rộng trên nhiều lĩnh vực như: kinh tế, chính trị, văn hoá, thể thao, giáo dục,... trong đó hội nhập về kinh tế đóng vai trò then chốt, có tính chất ảnh hưởng tới các lĩnh vực khác. Ngoài việc là thành viên chính thức của WTO, nước ta còn là thành viên của nhiều tổ chức kinh tế khác như: diễn đàn kinh tế ASEM, hiệp hội mậu dịch tự do AFTA,... Qua đó thu hút các nguồn lực từ bên ngoài, mở rộng thị trường để phát triển nền kinh tế nước ta được nhanh nhất và đảm bảo sự bền vững, ổn định. Công cuộc hội nhập kinh tế diễn ra ở hầu hết ngành nghề, với vai trò đặc biệt quan trọng vốn có của mình, ngành ngân hàng tài chính là ngành có sự biến đổi, phát triển mạnh mẽ nhất. Bằng chứng là trong khoảng thời gian từ năm 2000 tới nay, hệ thống các ngân hàng Việt Nam phát triển hết sức nhanh chóng về số lượng, quy mô, mạng lưới...có thể nói chưa bao giờ 1 các tổ chức và cư dân Việt Nam lại được tiếp cận với ngân hàng dễ dàng như hiện nay. Sự lớn mạnh của hệ thống ngân hàng Việt Nam là hệ quả tất yếu của vai trò to lớn đối với nền kinh tế và sức ép cạnh tranh đến từ các ngân hàng, các tập đoàn tài chính hàng đầu trên thế giới có tiềm lực tài chính khổng lồ, bề dày kinh nghiệm hoạt động, công nghệ hiện đại,... đang gia nhập nền kinh tế nước ta. Với mục tiêu phát triển an toàn, bền vững và có hiệu quả thì ngoài việc gia tăng năng lực cạnh tranh, các ngân hàng thương mại đều phải ngăn ngừa những tổn thất và các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình hoạt động kinh doanh. Ngoài các biện pháp thanh tra, giám sát của các cơ quan quản lý Nhà nước, đòi hỏi các ngân hàng phải có biện pháp hữu hiệu tự bảo vệ mình. Biện pháp quan trọng và có ý nghĩa thiết thực nhất với các ngân hàng thương mại là phải thiết lập, củng cố hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị mình. Công tác kiểm soát nội bộ tại các ngân hàng thương mại ở nước ta đến nay ngày càng được coi trọng song hệ thống kiểm soát nội bộ vẫn chưa thật hoàn chỉnh. Với ngay cả ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam - một trong những ngân hàng lớn và có uy tín, hiện đại nhất tại Việt Nam thì vấn đề kiểm soát nội bộ vẫn là vấn đề còn nhiều bất cập. Nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong sự phát triển của ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam, đề tài: “Hoàn thiện hệ thống kiểm tra nội bộ tại ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam” đã được lựa chọn nghiên cứu. 2. Tình hình nghiên cứu Việc nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ tại các ngân hàng thương mại chưa được thực hiện nhiều. Các nghiên cứu mới chỉ dừng ở những nét tổng quát, mà chưa có đề tài nào đi sâu vào nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ tại một chi nhánh ngân hàng. Tại ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam việc nghiên cứu về vấn đề này đã được tiến hành, tuy nhiên các đề tài trước được nghiên cứu khi ngân hàng chưa chuyển sang mô hình công ty cổ phần. 3. Mục đích Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác kiểm soát nội bộ tại ngân hàng 2 Thương mại nói chung và ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam nói riêng trong thời gian qua, từ đó đưa ra giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị. 4. Đối tƣợng, phạm vi và phƣơng pháp nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: là hoạt động kiểm soát nội bộ của ngân hàng thương mại - Phạm vi: luận văn nghiên cứu chủ yếu về hoạt động kiểm soát nội bộ của NH TMCP Ngoại thương Việt Nam. - Về thời gian: luận văn tập trung xem xét, đánh giá thực trạng công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ của ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam từ năm 2006 - 2008. - Phương pháp nghiên cứu: chủ yếu là phân tích và tổng hợp 5. Dự kiến những đóng góp mới của luận văn - Góp phần khẳng định về mặt lý luận và thực tiễn vai trò và vị trí của kiểm soát nội bộ trong quá trình hoạt động phát triển của ngân hàng thương mại. - Đánh giá thực trạng công tác kiểm soát nội bộ tại ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam, làm rõ những kết quả đã đạt được, những vấn đề còn tồn tại, yếu kém và nguyên nhân của những tồn tại yếu kém này. - Đề xuất một số giải pháp chủ yếu có tính thực tiễn, khoa học và cụ thể đối với công tác kiểm soát nội bộ tại ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam trong tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế, đóng góp vào sự phát triển chung của các ngân hàng thương mại tại Việt Nam. 6. Bố cục của luận văn Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn gồm 3 chương: Chương 1: Một số vấn đề lý luận về kiểm soát nội bộ và chất lượng kiểm soát nội bộ trong NHTM. Chương 2: Thực trạng hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ tại ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam. Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam. 3 Chương 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ CHẤT LƢỢNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG THƢƠNG MẠI 1.1. HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA NHTM 1.1.1. Khái niệm về kiểm soát nội bộ 1.1.1.1. Khái niệm Kiểm tra, kiểm soát là một chức năng quan trọng của hoạt động quản lý và được thực hiện bởi công cụ chính yếu là hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị. Các nhà quản lý, lãnh đạo của doanh nghiệp cần và có trách nhiệm cung cấp cho các cổ đông, cho các cơ quan quản lý Nhà nước, cho những nhà đầu tư tiềm năng những thông tin tài chính trên cơ sở hợp thời. Một hệ thống bao gồm nhiều chế độ và thể thức đặc thù được thiết kế để cung cấp cho các nhà quản lý sự bảo đảm hợp lý là các mục tiêu và mục đích quan trọng đối với doanh nghiệp. Những chế độ và thể thức này được gọi là các quá trình kiểm soát, và kết hợp lại hình thành nên cơ cấu kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Theo quan điểm kinh tế học hiện đại, quản lý kinh tế được chia thành bốn chức năng cơ bản là lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra, kiểm soát. Trong đó, kiểm tra, kiểm soát không chỉ được coi là một kênh của quản lý mà được thực hiện ở tất cả các khâu trong quá trình quản lý. Có nghĩa là, kiểm tra, kiểm soát giúp cho nhà quản lý đánh giá được hiệu quả của các chức năng khác trong toàn bộ quá trình hoạt động của mình. Cùng với sự phát triển của kinh tế học, hoạt động quản lý ngày càng phát triển, từ hoạt động riêng rẽ, biệt lập tương đối đến kết hợp nhiều hoạt động kiểm tra, kiểm soát và dần tiến tới hoạt động độc lập. Khi nhu cầu kiểm tra, kiểm soát chưa cao, chưa phức tạp thì kiểm tra, kiểm soát được thực hiện đồng thời với các chức năng quản lý khác trên cùng bộ máy thống nhất. Nhưng khi nhu cầu này đã phát triển lên đến một trình độ cao thì kiểm tra, kiểm soát cần thiết phải tách ra thành một bộ máy riêng, có tính chất chuyên môn độc lập. 4 Hình thức đơn giản nhất của kiểm tra, kiểm soát chính là hoạt động tự kiểm tra, kiểm soát phục vụ quản trị nội bộ doanh nghiệp hay nói cách khác đó là hoạt động kiểm soát nội bộ. Nghĩa là, kiểm soát nội bộ là hoạt động tự thân của đơn vị, do đơn vị tự lập ra, tự tiến hành các thủ tục và các bước kiểm soát nhằm tự chấn chỉnh trong nền nếp hoạt động của mình. Hoạt động kiểm soát nội bộ sẽ hiệu quả khi chúng được hình thành và thực hiện theo một hệ thống (hệ thống kiểm soát nội bộ). Theo Hiệp hội kế toán Anh quốc (EAA – England Association of Accountant): “ Một hệ thống kiểm soát toàn diện có kinh nghiệm tài chính và các lĩnh vực khác được thành lập bởi Ban quản lý nhằm: - Đảm bảo các hoạt động kinh doanh của đơn vị phải được tiến hành trong trật tự và có hiệu quả. - Đảm bảo tuyệt đối tuân thủ các đường lối kinh doanh của Ban quản trị. - Giữ tài sản an toàn. - Đảm bảo tính toàn diện và chính xác của số liệu hạch toán. Những thành phần riêng lẻ của Hệ thống kiểm soát nội bộ được coi là hoạt động kiểm tra nội bộ”. Theo Viện kiểm toán độc lập Hoa Kỳ (American Institute of Certified Public Accountant – AICPA): “ Kiểm soát nội bộ là một cơ cấu tổ chức cộng với toàn bộ biện pháp, giải pháp kết hợp trong kinh doanh nhằm: - Bảo đảm an toàn tài sản. - Kiểm soát tính chính xác, tin cậy của số liệu hạch toán. - Thúc đẩy hiệu quả trong kinh doanh. - Khuyến khích sự tuân thủ đường lối quản lý đã được chấp thuận.” Theo Liên đoàn kế toán Quốc tế (The International Federation of Accountant - IFAC) : “Hệ thống kiểm tra của toàn đơn vị là toàn bộ các phương pháp, các bước công việc mà các nhà quản lý doanh nghiệp phải tuân theo. Hệ thống kiểm tra nội bộ giúp cho các nhà quản lý đạt được mục tiêu một cách chắc chắn theo trình tự và kinh doanh có hiệu quả kể cả tôn trọng các quy chế quản lý, giữ an toàn tài sản, 5 ngăn chặn, phát hiện sai phạm và gian lận; ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, lập báo cáo tài chính kịp thời, đáng tin cậy”. Theo Luật các Tổ chức tín dụng tại Việt Nam, tổ chức tín dụng phải thiết lập hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ thuộc bộ máy điều hành, giúp Tổng giám đốc điều hành thông suốt, hiệu quả và đúng pháp luật mọi hoạt động nghiệp vụ của Tổ chức tín dụng. Trong quy chế về tổ chức và hoạt động kiểm tra, kiểm toán nội bộ trong các tổ chức tín dụng tại Việt Nam “Kiểm tra, kiểm toán nội bộ (gọi chung là kiểm tra nội bộ) trong các tổ chức tín dụng là việc thực hiện các phương pháp giám sát, kiểm tra và kiểm toán nội bộ nhằm: bảo đảm thực hiện đúng các quy định của pháp luật, các quy chế quản lý của ngành và quy định nội bộ của Tổ chức tín dụng; hạn chế rủi ro trong hoạt động và bảo vệ an toàn tài sản; đảm bảo tính toàn diện và độ tin cậy của số liệu hạch toán”. Như vậy, hệ thống kiểm soát nội bộ là tập hợp các chính sách, các thủ tục kiểm soát do đơn vị thiết lập và duy trì nhằm điều hành toàn bộ các hoạt động của đơn vị đảm bảo các mục tiêu: - Bảo vệ tài sản và sổ sách kế toán. - Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin. - Bảo đảm duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các quy định pháp lý, các chính sách liên quan đến hoạt động của đơn vị. - Bảo đảm hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý. * Bảo vệ tài sản và sổ sách kế toán Tài sản của đơn vị bao gồm: - Các loại tài sản được ghi trên bảng cân đối kế toán (tài sản cố định, các khoản cho vay, đầu tư,…) - Các loại tài sản phi vật chất, tài sản vô hình như: uy tín doanh nghiệp, thương hiệu, số lượng và quan hệ khách hàng, lợi thế thương mại, quan hệ trong bộ máy lãnh đạo, giữa lãnh đạo với nhân viên, chính sách thống nhất trong công tác điều hành,… 6 Tài sản của đơn vị có thể bị mất mát, lạm dụng hoặc hư hại do cố ý hoặc vô ý nếu không được bảo vệ với các biện pháp kiểm soát thích hợp. Các quy trình, các biện pháp tổ chức, quy chế, những biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ sẽ được áp dụng để bảo vệ tài sản của doanh nghiệp. * Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin Nhà quản lý phải có các thông tin chính xác để điều hành các mặt của hoạt động kinh doanh. Trong đó, thông tin kinh tế tài chính là thông tin quan trọng cho việc hình thành và ra quyết định kinh tế của các nhà quản lý. Các thông tin được sử dụng để ra các quyết định kinh doanh phải đảm bảo trung thực, khách quan, không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích, cụ thể là: - Độ tin cậy của cá tài liệu tài chính, kế toán do bộ phận kế toán chuẩn bị, do Giám đốc ký duyệt hoặc báo cáo với Ban giám đốc, với Hội đồng quản trị. - Tính thích đáng, phù hợp của các thông tin tài chính, kế toán. Các thông tin này phải phản ánh đầy đủ, trung thực và khách quan đối với các hoạt động kinh tế. * Bảo đảm duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các quy định pháp lý, các chính sách có liên quan đến hoạt động của đơn vị Cơ cấu kiểm soát nội bộ được thiết kế để mang lại sự bảo đảm chắc chắn các quyết định và chế độ quản lý được thực hiện đúng quy định của pháp luật và các quy định nội bộ, đồng thời giám sát được mức hiệu quả của các chính sách áp dụng. Nhân viên của doanh nghiệp phải tuân thủ các chính sách, quyết định nội bộ, cụ thể là: - Phát hiện kịp thời những rắc rối trong kinh doanh để hoạch định và thực hiện các biện pháp đối phó. - Ngăn chặn, phát hiện các sai phạm và các gian lận trong kinh doanh. - Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp vụ của hoạt động kinh doanh. - Lập các báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan. * Bảo đảm hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý 7 Các quá trình kiểm soát trong mọi tổ chức đều nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các nỗ lực và sự lãng phí trong mọi lĩnh vực kinh doanh, nhằm ngăn cản sự sử dụng không hiệu quả các nguồn tiềm năng. Định kỳ, nhà quản lý đánh giá kết quả hoạt động để nâng cao hiệu năng quản lý, đảm bảo cơ cấu bộ máy đơn vị có đủ năng lực điều khiển, chỉ huy đơn vị. Như vậy, kiểm soát nội bộ trong ngân hàng thương mại có thể khái quát như sau: - Mục tiêu của hoạt động kiểm soát nội bộ không chỉ giới hạn trong việc bảo vệ tài sản hay đảm bảo tính tin cậy của các thông tin tài chính mà còn bao trùm mọi mặt trong chính sách, biện pháp quản lý, cơ chế hoạt động của ngân hàng thương mại. - Hoạt động kiểm soát nội bộ trong ngân hàng thương mại trước hết là công việc của bộ máy lãnh đạo (Ban điều hành, Hội đồng quản trị). Theo đó, các nhà lãnh đạo phải thực sự có trách nhiệm trong việc hoạch định, vận dụng một cách nhất quán công tác kiểm soát nội bộ. Trách nhiệm này hàm chứa việc họ phải đảm bảo duy trì một cơ chế kiểm soát tích cực. - Hoạt động kiểm soát nội bộ phải được coi như công cụ gắn liền, hoà nhập vào toàn bộ quá trình tác nghiệp của ngân hàng chứ không phải là một hoạt động song song hay là một biện pháp bổ sung cho công tác quản trị kinh doanh theo ý muốn chủ quan của bất kỳ nhà chức trách nào. Hơn thế, mọi quy trình, thủ tục kiểm soát nội bộ phải là bộ phận không thể tách rời của quá trình kinh doanh ngân hàng thương mại. - Hoạt động kiểm soát nội bộ là một thể thống nhất, cần thiết phải được tách ra thành hoạt động riêng, một bộ máy riêng có tính chất chuyên môn độc lập. Dựa trên các định nghĩa về kiểm soát nội bộ của các tổ chức quốc tế và các phân tích nêu trên, có thể đưa ra khái niệm về kiểm soát nội bộ trong ngân hàng thương mại như sau: “ Kiểm soát nội bộ trong ngân hàng thương mại là một hệ thống tổ chức bộ máy cùng với toàn bộ các chính sách, các biện pháp của ngân hàng thương mại 8 được hoạch định bởi Hội đồng quản trị và Ban giám đốc, được vận hành một cách đồng bộ, đúng pháp luật nhằm: - Bảo đảm an toàn tài sản, vốn kinh doanh của ngân hàng thương mại. - Kiểm tra, giám sát tính chính xác, độ tin cậy của các số liệu hạch toán kinh doanh, phát hiện và ngăn ngừa kịp thời các sai lầm, thiếu sót có thể xảy ra trong quá trình tác nghiệp của các bộ phận hoạt động trong ngân hàng thương mại. - Thúc đẩy kinh doanh, đảm bảo mang lại hiệu quả kinh tế bền vững nhất. - Bảo đảm tuân thủ đường lối, chính sách về quản lý kinh tế của nhà nước, chế độ, thể lệ về nghiệp vụ của ngân hàng nhà nước và của bản thân ngân hàng thương mại đó”. Như vậy, hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống bao gồm các quy chế, những biện pháp, những thủ tục kiểm soát tài chính và phi tài chính do ngân hàng xây dựng và vận hành nhằm đảm bảo việc tôn trọng các quy chế quản lý, giữ gìn tài sản an toàn, duy trì chế độ ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, lập báo cáo tài chính đúng thời hạn. 1.1.1.2. Các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ Các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ đều nhằm ngăn ngừa, loại bỏ các sai sót trong quá trình ghi nhận nghiệp vụ kinh tế phát sinh, 7 mục tiêu cụ thể là: - Các nghiệp vụ kinh tế phải có căn cứ hợp lý. - Các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn. - Các nghiệp vụ kinh tế phải được ghi sổ một cách đầy đủ. - Các nghiệp vụ kinh tế phải được đánh giá đúng đắn. - Các nghiệp vụ kinh tế phải được phân loại đúng đắn - Các nghiệp vụ kinh tế phải được phản ánh đúng hạn. - Các nghiệp vụ kinh tế phải được ghi đúng đắn vào sổ phụ và đuợc tổng hợp chính xác. Như vậy, kiểm tra, kiểm soát nội bộ là những hệ thống có chức năng xác minh, đánh giá, nhận xét về các đối tượng của kiểm tra, kiểm soát. Hoạt động kiểm tra, kiểm soát nảy sinh từ nhu cầu thực tế của hoạt động quản lý. Các yếu tố của hệ 9 thống kiểm tra, kiểm soát bao gồm tất cả các yếu tố dối chiếu, xem xét, xác minh đối tượng của quản lý. Tổ chức kiểm tra, kiểm soát thể hiện tính khoa học và tính nghiệp vụ kỹ thuật về việc thực hiện các chiến lược và bước đi cụ thể trong việc hoạch định chính sách và tổ chức bộ máy kiểm tra, kiểm soát trong từng cá thể doanh nghiệp cũng như của cả nền kinh tế. 1.1.2. Cơ cấu hệ thống kiểm soát nội bộ Hoạt động kiểm soát nội bộ không phải là hoạt động riêng lẻ mà trong thực tế nó cần phải tiến hành theo một hệ thống các yếu tố có tác động tương hỗ lẫn nhau. Chính sự vận hành các yếu tố này trong hệ thống theo những quy luật nhất định đã đưa toàn bộ hệ thống đạt tới mục tiêu định trước. Cơ cấu của hệ thống kiểm soát nội bộ gồm: (1) Môi trường kiểm soát (2) Hệ thống kế toán (3) Các thể thức kiểm soát (4) Giám sát độc lập ngoài kiểm soát. Bảng 1.1: Các bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ Hệ thống Môi trường kiểm soát Các thể thức kiểm soát kế toán Quan điểm điều hành của Ban Có căn cứ hợp Cách ly đầy đủ về mặt trách quản trị lý nhiệm Các thể thức phê chuẩn đúng Cơ cấu tổ chức Sự phê chuẩn đắn Các phương pháp để truyền đạt sự phân công quyền hạn và trách Tính đầy đủ Chứng từ và sổ sách đầy đủ nhiệm Các phương pháp kiểm soát của Kiểm soát vật chất đối với Sự đánh giá Ban quản trị tài sản và sổ sách Các thủ tục và chính sách nhân Kiểm soát độc lập việc thực Sự phân loại viên hiện Các ảnh hưởng bên ngoài Tính thời gian Sự chuyển sổ và sự tổng hợp 10 1.1.2.1. Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát của đơn vị là một hệ thống các nhân tố có tính chất là môi trường chung tác động tới việc thiết kế, xây dựng và tổ chức kiểm soát thực hiện các chính sách, chế độ, quy định của đơn vị. Môi trường kiểm soát thể hiện thái độ, khả năng, sự nhận biết và các hoạt động của người quản lý, các chính sách, thủ tục kiểm soát, tính trung thực và giá trị đạo đức, cơ cấu trách nhiệm và sự phân chia quyền lực, chính sách về nhân sự.  Quan điểm điều hành của Ban quản trị Quan điểm điều hành của Ban quản trị có ảnh hưởng rất lớn đến các chính sách, chế độ, các quy định và cách thức kiểm soát tại đơn vị, bởi vì: chính các nhà quản trị danh nghiệp là người đưa ra các quyết định và phê chuẩn trực tiếp các chính sách, thủ tục áp dụng tại đơn vị. Nếu người quản lý cao nhất coi trọng công việc kiểm soát thì các nhân viên trong đơn vị sẽ tuân thủ nghiêm túc và thận trọng quy chế quản lý của đơn vị đã xây dựng và ngược lại. Nói cách khác, nếu những người quản lý cao cấp được đào tạo chính quy, đúng chuyên ngành, họ hiểu biết công việc kiểm soát cùng với hệ thống các chính sách thủ tục kiểm soát được ban hành đầy đủ, thì đó là biểu hiện của người quản lý có năng lực, quan tâm và coi trọng công tác kiểm soát.  Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là tổng hợp các bộ phận được chuyên môn hoá với những trách nhiệm và quyền hạn nhất định có mối liên hệ mật thiết với nhau nhằm thực hiện các chức năng khác nhau trong quản lý. Nếu một đơn vị có được một cơ cấu tổ chức hợp lý thì thường tạo ra được một môi trường kiểm soát tốt, bởi lẽ, nó đảm bảo cho một hệ thống thông suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quy định cũng như việc triển khai thực hiện và kiểm tra, giám sát việc thực hiện chúng từ trên xuống các đơn vị cơ sở.  Công tác lập kế hoạch Lập kế hoạch là một trong các chức năng quan trọng của nhà quản lý, đó là 11 quá trình xác lập các mục tiêu của tổ chức và các phương thức để thực hiện những mục tiêu đó. Kế hoạch sẽ được thực hiện dựa trên những tính toán ban đầu cho cả một thời kỳ nhất định. Kế hoạch đó sẽ xác định các tiêu chuẩn cơ bản, quan trọng nhất nhằm tạo ra những điều kiện thuận lợi cho mọi hoạt động của đơn vị trong đó có hoạt động kiểm soát nội bộ. Vì vậy, nếu nhà quản lý thực hiện tốt khâu này thì việc lập kế hoạch sẽ trở thành công cụ kiểm soát hữu hiệu thông qua việc xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch và so sánh số liệu thực hiện trong thực tế với các mục tiêu ban đầu.  Chính sách về nhân sự Con người luôn là mối quan tâm lớn của bất kỳ nhà quản trị doanh nghiệp nào, nó cũng là khía cạnh quan trọng nhất của hệ thống kiểm soát nội bộ. Mặt này của doanh nghiệp bao gồm các phương pháp trong quản lý nhân sự và các chế độ của đơn vị đó về tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật… Thực tế đã chứng minh rằng, một đội ngũ nhân viên kém năng lực, không trung thực sẽ làm cho hoạt động của doanh nghiệp trở nên rối ren, kém hiệu quả, hoạt động kiểm soát cũng không đạt được kết quả cao. Ngược lại, một đội ngũ nhân viên trung thực, có trình độ có thể làm cho một chu tình kiểm soát còn nhiều hạn chế cũng sẽ thu được kết quả theo các mục tiêu đã định trước. Trong thực tế, nhân sự là yếu tố quan trọng nhưng rất nhạy cảm, vì thế, nó đòi hỏi các nhà quản trị phải thực sự tinh tế trong việc giải quyết vấn đề này.  Các ảnh hưởng bên ngoài Các ảnh hưởng bên ngoài có tác động tới hoạt động kiểm soát nội bộ có thể kể đến là các yếu tố về môi trường pháp lý, đường lối phát triển và bộ máy quản lý ở tầm vĩ mô…Các nhân tố này trực tiếp hoặc gián tiếp ảnh hưởng tới hoạt động của đơn vị, vì thế nó có ảnh hưởng gián tiếp tới môi trường kiểm soát của doanh nghiệp. 1.1.2.2. Hệ thống kế toán Hệ thống kế toán là hệ thống thông tin và kiểm tra tài sản, nguồn hình thành tài sản và sự vận động của tài sản bằng các phương pháp kế toán. Hệ thống kế toán gồm: hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo và các tài khoản kế toán. 12 Mục đích của hệ thống kế toán doanh nghiệp là nhận biết, thu thập, phân loại, phân tích, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của tổ chức đó cho các đối tượng quan tâm trong doanh nghiệp. Một hệ thống kế toán được coi là có hiệu quả phải là hệ thống thoả mãn các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ: hiệu lực, đầy đủ, định giá, phê chuẩn, phân loại, đúng kỳ, chuyển sổ và tổng hợp. Do bất kỳ một doanh nghiệp nào sử dụng hệ thống sổ sách kế toán để phân loại, phân tích, đánh giá, báo cáo cũng là để tự kiểm tra, giám sát mình. Vì thế, hệ thống kế toán luôn là một bộ phận quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ. 1.1.2.3. Các thể thức kiểm soát Kiểm soát trực tiếp là biện pháp được xây dựng trên cơ sở đánh giá các yếu tố dẫn liệu trên các báo cáo tài chính, bao gồm: - Kiểm soát quản lý là loại kiểm soát các hoạt động đơn lẻ do những nhân viên độc lập tiến hành. Đây là biện pháp kiểm soát rất có hiệu quả trong việc phát hiện, ngăn chặn các sai sót và gian lận. - Kiểm soát xử lý là loại kiểm soát được đặt ra để xử lý các giao dịch. - Kiểm soát bảo vệ tài sản là các biện pháp, quy chế kiểm soát nhằm bảo đảm sự an toàn của tài sản và các thông tin trong đơn vị. 1.1.2.4. Hệ thống kiểm toán nội bộ Hệ thống kiểm toán nội bộ là hệ thống trực thuộc lãnh đạo cao nhất của đơn vị, thực hiện chức năng kiểm toán các nghiệp vụ hàng ngày của đơn vị và kiểm toán bảng khai tài chính của các đơn vị trực thuộc. Đội ngũ kiểm toán viên nội bộ có ảnh hưởng lớn tới chất lượng của bộ phận kiểm toán nội bộ, một đội ngũ nhân viên đầy đủ cả về số lượng và chất lượng có thể giúp doanh nghiệp giảm bớt chi phí về việc thuê kiểm toán viên bên ngoài bằng cách trực tiếp cung cấp sự giúp đỡ cho kiểm toán viên thuê ngoài. 1.1.3. Nguyên tắc kiểm soát nội bộ Hoạt động kiểm soát nội bộ phải đảm bảo các nguyên tắc cơ bản sau: 1.1.3.1. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm 13
- Xem thêm -