Tài liệu Luận văn quản trị nhân lực phỏng vấn công việc cụ thể của một nhân viên phòng kế hoạch xuất nhập khẩu

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH KHOA THƯƠNG MẠI – DU LỊCH - MARKETING GVHD: TS. Bùi Thanh Tráng SVTH : Đặng Trung Hậu LỚP : Kinh doanh quốc tế 1 KHOÁ :32 Năm 2010 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. .................................................................................................................................................. MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU..............................................................................................................1 I. GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN MAY QUỐC TẾ THẮNG LỢI..............2 1. Sơ lược về quá trình hình thành và phát triển..................................................2 2. Các thành tựu đạt được......................................................................................2 3. Lĩnh vực sản xuất kinh doanh............................................................................2 II. CÁC PHÒNG BAN TRONG CÔNG TY VÀ MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC PHÒNG BAN VỚI NHAU.............................................................................................3 1. Các phòng ban trong công ty..............................................................................3 1.1 Sơ đồ tổ chức...................................................................................................3 1.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban...................................................3 2. Mối quan hệ giữa các phòng ban với nhau........................................................4 2.1 Mối quan hệ giữa phòng Kế hoạch xuất nhập khẩu với các phòng ban khác..........................................................................................5 2.2 Mối quan hệ giữa phòng Kinh doanh với các phòng ban khác.....................6 2.3 Mối quan hệ giữa phòng Kế toán tài chính với các phòng ban khác...........7 2.4 Mối quan hệ giữa phòng Hành chính nhân sự với các phòng ban khác......7 III. PHỎNG VẤN CÔNG VIỆC CỤ THỂ CỦA MỘT NHÂN VIÊN PHÒNG KẾ HOẠCH XUẤT NHẬP KHẨU ....................................................................................7 1. Công việc cụ thể của nhân viên phòng Kế hoạch xuất nhập khẩu..................7 2. Mối quan hệ trong công việc giữa vị trí với các phòng ban khác.....................10 3. Kiến thức, kỹ năng cần có để thực hiện công việc...........................................10 4. Những thuận lợi và khó khăn trong công việc..................................................11 5. Nhận định về sự phát triển của lãnh vực nghề nghiệp ..................................12 6. Những kiến thức, kỹ năng mà chị phải hoàn thiện từ lúc mới ra trường.....13 7. Lời khuyên cho sinh viên mới ra trường.........................................................13 IV. NHỮNG KINH NGHIỆM RÚT RA CHO BẢN THÂN ...................................14 V. CÁC ĐỀ XUẤT VỀ NỘI DUNG, PHƯƠNG PHÁP ĐÀO TẠO CỦA CHUYÊN NGÀNH ĐỂ ĐÁP ỨNG TỐT HƠN YÊU CẦU THỰC TIỄN................................14 KẾT LUẬN..............................................................................................................17 CHƯƠNG I: SỰ CẦN THIẾT, VAI TRÒ CỦA VIỆC ĐẨY MẠNH XUẤT KHẨU 1. Khái niệm xuất khẩu 2. Vai trò của xuất khẩu 3. Sự cần thiết phải đẩy mạnh xuất khẩu 4. Các điều khoản trong hợp đồng ngọai thương CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG VÀ QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG XUẤT NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN MAY QUỐC TẾ THẮNG LỢI 1. Giới thiệu chung về công ty Cổ phần May Quốc tế Thắng Lợi 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 1.2 Lĩnh vực hoạt động của công ty 1.3 Cơ cấu các loại mặt hàng kinh doanh của công ty 1.4 Cơ cấu tổ chức - Sơ đồ tổ chức - Nêu chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban - Giới thiệu sơ lược các nhà máy của công ty (Nhà máy May I, II, IV) 1.5 Chiến lược phát triển kinh doanh của công ty 2. Thực trạng sản xuất kinh doanh của công ty 2.1 Kim ngạch xuất nhập khẩu của công ty qua các năm 2.2 Cơ cấu mặt hàng XNK qua các năm 2.3 Cơ cấu thị trường xuất khẩu của công ty 2.4 Cơ cấu loại hợp đồng XNK của công ty 2.5 Cơ cấu hợp đồng XNK theo phương thức thanh toán Nhận xét tình hình hoạt động của công ty (Kết luận rút tích ở trên) Số liệu, biểu đồ, phân tích số liệu ra từ những phân 3. Quy trình thực hiện hợp đồng XNK của công ty 3.1 Các loại hợp đồng của công ty - HĐ FOB - HĐ CMT - HĐ gia công ngoài - HĐ gia công lại Giải thích đặc điểm, tính chất, trường hợp sử dụng... của từng loại HĐ 3.2 Điểm khác biệt giữa các loại hợp đồng 3.3 Quy trình thực hiện HĐ XNK của công ty: (Nêu chi tiết quy trình thực hiện, các chứng từ có liên quan đối với 4 loại HĐ trên từ lúc đàm phán ký kết hợp đồng đến lúc thanh toán hợp đồng) CHƯƠNG II: CÁC GIẢI PHÁP ĐẨY MẠNH HOẠT ĐỘNG XUẤT NHẬP KHẨU CỦA CÔNG TY 1. Phân tích SWOT 2. Giải pháp LỜI MỞ ĐẦU Với một sinh viên, những giờ lên giảng đường để thu thập kiến thức là chưa đủ mà còn phải học hỏi thực tế làm việc. Để làm tốt một công việc, kiến thức là một điều chắc chắn phải có, tuy nhiên những kiến thức được học có đủ hay không, có phù hợp với thực tế hay không lại là chuyện khác. Do đó, để tìm hiểu sự khác nhau giữa lý thuyết được học và thực tế làm việc, đối chiếu giữa lý luận với thực tế và giữa yêu cầu của thực tế với năng lực của bản thân, em đã thực hiện bài tiểu luận hướng nghiệp này băng cách tìm hiểu, mô tả, học hỏi từ những người đã ra làm việc, phỏng vấn những công việc cụ thể phải làm xung quanh nghề nghiệp được đề cập trong bài. Kết cấu đề tài gồm có những phần như sau: Chương I: Nêu tổng quan về lịch sử, ngành nghề kinh doanh... của công ty Cổ phần May Quốc tế Thắng Lợi. Chương II: Giới thiệu cơ cấu tổ chức, chức năng các phòng ban và mối liên hệ giữa các phòng ban với nhau. Chương III: Nội dung phỏng vấn, những công việc cụ thể của chức danh, kiến thức kỹ năng cần có để làm việc, những lời khuyên cho sinh viên mới ra trường... Chương IV: Nêu lên những kinh nghiệm rút ra, những điều cần cố gắng để hoàn thành công việc. Chương V: Nêu lên ý kiến của bản thân về những giải pháp giúp việc giảng dạy trong nhà trường đáp ứng được nhu cầu thực tế. I. GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN MAY QUỐC TẾ THẮNG LỢI 1. Sơ lược về quá trình hình thành và phát triển - Năm 1975, nhà nước sát nhập hai công ty VINATEXCO (Nhà máy dệt sợi Việt Nam) và VINATEFINCO (Nhà máy Nhuộm và hoàn tất) thành một và đặt tên là nhà máy dệt Thắng Lợi - Năm 1992, nhà máy dệt Thắng Lợi được đổi tên thành Công ty Dệt May Thắng Lợi. - Năm 2007, công ty Cổ phần Dệt May Thắng Lợi tách thành nhiều công ty con, trong đó có công ty Cổ phần May Quốc tế Thắng Lợi chuyên kinh doanh ngành hàng may mặc. Công ty Cổ phần May Quốc tế Thắng Lợi được tiếp nhận toàn bộ máy móc thiết bị may, đội ngũ cán bộ công nhân viên thuộc Ngành May và Thương hiệu của công ty Cổ phần Dệt May Thắng Lợi, một trong những đơn vị hàng đầu tại Việt Nam trong sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu sản phẩm may mặc. 2. Các thành tựu đạt được - Năm 2003 công ty nhận được giải thưởng “Sao Vàng Đất Việt” là giải thưởng dành cho các thương hiệu và sản phẩm tiêu biểu của Việt Nam hội nhập quốc tế. - Được Bộ Công thương trao tặng bằng khen nhờ thành tích xuất sắc trong phong trào thi đua thực hiện vượt mức kế hoạch sản xuất kinh doanh và các công tác khác năm 2008. - Nhận giải thưởng “Đơn vị thi đua xuất sắc” do Tập đoàn Dệt-May Việt Nam trao tặng năm 2008 - Nhiều năm liên tục đạt danh hiệu “Hàng Việt Nam chất lượng cao” 3. Lĩnh vực sản xuất kinh doanh - Công ty chuyên sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu hàng may mặc (sơ mi, áo khoác, quần, chăn-drap-gối, sản phẩm nhồi bông) và nguyên phụ liệu, máy móc thiết bị cho sản xuất hàng may mặc. - Ngoài ra công ty còn làm môi giới thương mại, Đại lý mua bán ký gửi hàng hóa, kinh doanh kho bãi, kinh doanh bất động sản (trừ dịch vụ môi giới, định giá, sàn giao dịch bất động sản). II. CÁC PHÒNG BAN TRONG CÔNG TY VÀ MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC PHÒNG BAN VỚI NHAU Để có thể hiểu rõ hơn về công việc và mối quan hệ giữa các phòng ban với nhau, đầu tiên ta phải hiểu được sơ đồ tổ chức cùng với nhiệm vụ, chức năng cụ thể của các phòng ban. 1. Các phòng ban trong công ty 1.1 Sơ đồ tổ chức ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SOÁT BAN ĐIỀU HÀNH KHỐI PHÒNG BAN Phòng HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ Phòng KẾ TOÁN TÀI CHÍNH Phòng KẾ HOẠCH XUẤT NHẬP KHẨU Phòng KINH DOANH 1.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban KHỐI SẢN XUẤT Xí nghiệp MAY I Xí nghiệp MAY II Xí nghiệp MAY IV  Phòng Hành chính nhân sự Quản lý toàn bộ công nhân viên, các vấn đề nhân sự như: tuyển dụng, đào tạo, duy trì nguồn lực phù hợp với kỹ thuật sản xuất, ký kết hợp đồng lao động, tính toán và thực hiện trả lương, thường cho công nhân viên, giải quyết các chế độ cho cán bộ, công nhân viên. Đảm bảo cho nguồn nhân lực của công ty hoạt động hiệu quả trong hiện tại và tương lai  Phòng Kế toán tài chính Phụ trách toàn bộ công tác thống kê - kế toán - tài chính. Tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất và quy mô sản xuất của công ty. Đồng thời tuân thủ các nguyên tắc, chế độ kế toán, chế độ quản lý, tổ chức của nhà nước. Tính toán, trích nộp đúng đủ, kịp thời các khoản phải nộp, các khoản để lại cho công ty, thanh toán các khoản tiền vay, các khoản phải thu, phải trả. Bên cạnh đó, lập đầy đủ, đúng các loại báo cáo và quyết toán của công ty theo đúng chế độ.  Phòng Kế hoạch xuất nhập khẩu - Tìm kiếm khách hàng, trực tiếp giao dịch, đàm phán và ký kết hợp đồng với khách hàng nước ngoài. - Tổ chức và lên kế hoạch sản xuất kinh doanh, phục vụ xuất nhập khẩu với phương án hiệu quả nhất - Cung cấp vật tư, nguyên phụ liệu cho nhà máy sản xuất hàng xuất khẩu - Làm thủ tục giao nhận xuất nhập khẩu hàng hóa theo quy định hiện hành: Lập các loại chứng từ cần thiết trong quá trình xuất nhập khẩu, làm việc với khách hàng và các cơ quan chức năng có liên quan. - Thực hiện các nghiệp vụ ngoại hối như: đón khách, thông dịch các giấy tờ liên quan trong hợp đồng xuất khẩu với nước ngoài. - Báo cáo lại cho lãnh đạo về tình hình hoạt động công tác của mình, đề xuất các ý kiến và các trở ngại gặp phải trong quá trình làm việc.  Phòng kinh doanh - Cung cấp vật tư, nguyên vật liệu cho các nhà máy sản xuất hàng trong nước - Làm công tác tiêu thụ sản phẩm ở thị trường trong nước - Lập kế hoạch giá thành sản phẩm - Quản lý kho, quản lý hệ thống các cửa hàng tiêu thụ sản phẩm trong nước. 2. Mối quan hệ giữa các phòng ban với nhau Phát lương, thưởng... Phòng KẾ TOÁN TÀI CHÍNH Phòng KẾ HOẠCH XNK Quản lý các vấn đề nhân sự Phối hợp tính lương công nhân Phát lương, thưởng... Giao chứng từ, hóa đơn, Báo cáo các khỏan phải thu, phải trả Quản lý các vấn đề nhân sự Mối quan hệ giữa các phòng ban có thể biểu diễn bằng sơ đồ sau đây, gồm những công việc chủ yếu liên quan giữa các phòng ban: Phòng HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ Giao chứng từ, hóa đơn, Báo cáo các khỏan phải thu, phải trả Phát lương, thưởng... Phòng KINH DOANH Quản lý các vấn đề nhân sự Phối hợp tính lương công nhân 2.1 Mối quan hệ giữa phòng Kế hoạch xuất nhập khẩu với các phòng ban khác  Với phòng Kế toán – Tài chính - Phòng Kế hoạch XNK sẽ cung cấp các loại chứng từ , hóa đơn mua bán hàng hóa trong quá trình thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu của mình cho phòng Kế toán – Tài chính để phòng này vào sổ và thực hiện các công tác kế toán: Đơn cử như khi nhân viên phòng XNK mua nguyên phụ liệu về để sản xuất hàng thì sẽ phải đưa lại hóa đơn mua hàng cho phòng Kế toán vào sổ. - Báo cáo cho phòng Kế tóan biết các khoản nợ phải thu, nợ phải trả trong suốt quá trình kinh doanh xuất nhập khẩu của mình để phòng Kế toán cân đối, trả và đòi các khoản nợ. - Báo cáo các số liệu về tình hình sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu cho phòng Kế toán Tài chính  Với phòng Hành chính nhân sự Dựa vào các hợp đồng sản xuất sản phẩm xuất khẩu, phòng XNK sẽ phối hợp với phòng nhân sự để tính toán lương thưởng cho công nhân. Lương thưởng công nhân nhiều hay ít sẽ tùy vào công việc và số lượng hợp đồng thực hiện trong tháng đó.  Với phòng Kinh doanh Khi còn nằm trong công ty cổ phần Dệt-May Thắng Lợi, nhân viên phòng xuất nhập khẩu sau khi có được hợp đồng sẽ liên hệ với nhân viên phòng Kinh doanh để lo vấn đề cung ứng nguyên phụ liệu cho sản xuất. Tuy nhiên sau khi tách ra thành công ty May Quốc tế Thắng Lợi, phòng Kinh doanh và phòng Kế hoạch xuất nhập khẩu hoạt động hoàn toàn tách biệt nhau, mỗi phòng đều có bộ phận đảm trách nhiệm vụ cung ứng nguyên phụ liệu. Do đó nhân viên giữa hai phòng hầu như không có mối liên hệ nào ngoài nhiệm vụ họp lại cuối mỗi tháng để tổng kết các đơn hàng cho phòng Nhân sự để tính lương 2.2 Mối quan hệ giữa phòng Kinh doanh với các phòng ban khác  Với phòng Kế toán – Tài chính Tương tự như phòng XNK, phòng Kinh doanh sẽ phải cung cấp các loại hóa đơn, chứng từ, báo cáo các số liệu hoạt động kinh doanh, khoản phải thu, phải trả... cho phòng Kế toán tài chính. Chỉ có điểm khác là các loại hóa đơn, chứng từ cũng như các khoản phải thu phải trả này đều xuất phát từ việc kinh doanh ở trong nước do chức năng của phòng Kinh doanh là làm công tác tiêu thụ sản phẩm tại thị trường nội địa.  Với phòng Hành chính nhân sự Dựa vào các hợp đồng sản xuất kinh doanh trong nước, phòng Kinh doanh sẽ phối hợp với phòng nhân sự để tính toán lương thưởng cho công nhân. Lương thưởng công nhân nhiều hay ít sẽ tùy vào công việc và số lượng hợp đồng thực hiện trong tháng đó.  Với phòng Kế hoạch Xuất nhập khẩu Phòng Kinh doanh và phòng XNK hầu như không có mối liên hệ công việc với nhau. 2.3 Mối quan hệ giữa phòng Kế toán tài chính với các phòng ban khác - Viết hoá đơn GTGT xuất giao hàng - Lập chứng từ thanh toán trên cơ sở kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ gốc và các chứng từ khác theo qui định (bao gồm các loại thanh toán - tiền mặt, và không dùng tiền mặt và tín dụng) cho các phòng ban khác, cụ thể là phòng Kế hoạch XNK và phòng Kinh doanh - Phát lương, thưởng và các chi phí phát sinh trong quá trình làm việc cho nhân viên các phòng ban như phí công tác, tạm ứng... 2.4 Mối quan hệ giữa phòng Hành chính nhân sự với các phòng ban khác Phòng Hành chính nhân sự có các công việc như sau đối với tất cả các phòng ban khác trong công ty: - Tuyển dụng nhân sự cho các vị trí ở các phòng ban tùy vào yêu cầu của phòng ban đó - Quản lý hồ sơ lý lịch của công nhân viên toàn công ty - Lập các chương trình đào tạo cho nhân viên ở các phòng ban theo nhu cầu - Lập quyết định bổ nhiệm, bãi nhiệm các cán bộ điều hành - Giải quyết các khiếu nại kỷ luận của nhân viên các phòng ban - Thực hiện việc xếp bậc lương, điều chỉnh mức lương cho các phòng ban - Theo dõi, lập danh sách bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế cho các nhân viên - Theo dõi việc nghỉ phép, nghỉ việc riêng của các nhân viên trong các phòng ban III. PHỎNG VẤN CÔNG VIỆC CỤ THỂ CỦA MỘT NHÂN VIÊN PHÒNG KẾ HOẠCH XUẤT NHẬP KHẨU 1. Công việc cụ thể của nhân viên phòng Kế hoạch xuất nhập khẩu Các nhân viên trong phòng Kế hoạch xuất nhập khẩu của công ty Cổ phần May Quốc tế Thắng Lợi có thể được chia thành 2 nhóm: Nhóm 1 nhận nhiệm vụ tìm kiếm, giao tiếp, đàm phán với khách hàng, thảo và ký hợp đồng...; Nhóm thứ 2 gồm các nhân viên lo việc giao nhận: Làm thủ tục, thực hiện quá trình xuất nhập khẩu cho toàn bộ các đơn hàng đã ký.  Đại diện nhóm 1: Chị Nguyễn Vũ Thu Hương, nhân viên phòng Kế hoạch xuất nhập khẩu – Tốt nghiệp trường Đại học Kinh Tế ngành Thương Mại K24 Đối với những công việc được liệt kê sau đây, một nhân viên xuất nhập khẩu không thể thực hiện hết tất cả mà phải do nhiều người đảm nhận. Tuy nhiên mỗi một nhân viên xuất nhập khẩu đều bắt buộc phải biết cách thực hiện tất cả những công việc này. Theo nguyên tắc của công ty, 1 nhân viên sẽ phụ trách 1 hoặc vài hợp đồng và đi theo hợp đồng này trong suốt quá trình từ lúc ký kết cho đến khi thanh lý. - Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng qua điện thoại/Mail/Fax hoặc tiếp xúc trực tiếp. - Liên lạc khách hàng để lấy đơn hàng, tiếp nhận tài liệu kỹ thuật, tài liệu kế hoạch, áo mẫu gốc, rập gốc, sơ đồ mini gốc từ khách hàng. - Tiến hành xem xét năng lực của công ty xem có thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng hay không. - Phân tích đơn hàng, lập định mức sản phẩm trên cơ sở đó chiết tính gía thành sản phẩm, giá bán (FOB, CM) …trình Giám đốc điều hành duyệt. - Tiếp xúc với khách hàng để đàm phán về các điều kiện hàng hoá như : ngày giao hàng, số lượng, giá cả... - Lập dự thảo hợp đồng trình lên Trưởng phòng và Giám đốc điều hành ký duyệt - Ký kết hợp đồng với khách hàng - Kiểm tra khả năng thực hiện đơn hàng của các nhà máy để phân phối sản xuất một cách hợp lý. - Kiểm tra tiến độ thực hiện đơn hàng của các nhà máy bằng cách xuống kiểm tra hoặc nhận bản báo cáo từ nhà máy. - Khi khách hàng cử người đến kiểm tra thành phẩm, có thể sẽ phải theo đối tác để thông dịch. Tuy nhiên việc này ít khi xảy ra, khách hàng thông thường sẽ tự mình kiểm tra hàng hóa. - Mở L/C, ở đây có 2 trường hợp: + Nếu trong hợp đồng, Thắng Lợi tự làm vải thì phải liên lạc khách hàng mở L/C. Khi nhân được L/C thì phải kiểm tra kỹ nội dung của L/C xem L/C có phù hợp với những điều khoản thoả thuận trong hợp đồng không, nếu không đúng phải tiến hành tu chỉnh L/C. + Nếu Thắng Lợi nhập vải về từ khách hàng để gia công thì bên phòng Kế Toán sẽ mở L/C hàng nhập, sau đó phải kiểm tra lại L/C để bảo đảm đúng với các điều kiện đã thỏa thuận trong hợp đồng. - Sau khi nhóm 2 đã hoàn tất các giấy tờ thủ tục giao nhận, chuẩn bị các chứng từ cần thiết để thanh lý hợp đồng và tiến hành thanh lý hợp đồng tại hải quan hành phố - Lập kế hoạch sản xuất, trình cho trưởng phòng kiểm tra và theo dõi.  Trường hợp năng lực sản xuất không đủ phải đưa đi gia công ngoài: - Liên lạc, đàm phán với đơn vị gia công để đàm phán về các điều kiện gia công - Lập hợp đồng gia công trình giám đốc điều hành duyệt - Tiến hành ký kết hợp đồng gia công với đơn vị nhận gia công - Sau khi thành phẩm được bên nhận gia công trực tiếp giao tại cảng hoặc sân bay, nhận và kiểm tra bảng thanh lý nguyên phụ liệu mà bên nhận gia công lập. - Khi nhận được các loại chứng từ thanh toán (bảng thanh lý nguyên phụ liệu, hợp đồng gia công, hóa đơn...), kiểm tra và thông báo cho bên kế toán tài chính thực hiện việc chuyển tiền cho đơn vị nhận gia công - Tiến hành thanh lý hợp đồng gia công  Trường hợp Thắng Lợi nhận gia công (Gia công lại) - Liên lạc, đàm phán với đơn vị giao gia công và ký hợp đồng gia công - Báo với người chịu trách nhiệm nhận nguyên phụ liệu về kho - Sau khi thành phẩm được giao, lập bản thanh lý nguyên phụ liệu và giao cho bên giao gia công kiểm tra - Chuyển các chứng từ có liên quan cho bên giao gia công để bên giao gia công ra lệnh chuyển tiền 2. Mối quan hệ trong công việc giữa vị trí với các phòng ban khác: Phòng Hành chính nhân sự Hàng tháng sẽ phối hợp với phòng hành chính nhân sự, dựa vào hợp đồng, số lượng sản phẩm làm ra trong tháng để tính giá lương cho công nhân. Bên cạnh đó, phòng Hành chính nhân sự sẽ theo dõi quản lý vị trí công việc này về các vấn đề nhân sự như: Quản lý nghỉ phép, nghỉ việc, bảo hiểm xã hội, y tế, các vấn đề lương thưởng... Phòng Kế toán Tài chính Nhiệm vụ của nhân viên phòng xuất nhập khẩu là cung cấp các thông tin, chứng từ cần thiết cho quá trình ghi sổ kế toán của phòng như: các lọai hóa đơn khi mua nguyên phụ liệu, tổng hợp các đơn hàng trong tháng... rồi chuyển sang phòng kế toán Báo cáo cho phòng kế toán biết các khoản phải thu hoặc phải trả trong quá trình thực hiện việc kinh doanh xuất nhập khẩu của mình. Phòng Kế toán tài chính là nơi nhân viên nhận lương, thưởng và các khoản phí phát sinh trong quá trình làm việc. Ngoài ra như đã đề cập trong phần công việc của nhân viên phòng xuất nhập khẩu, trong một số trường hợp, quá trình thanh toán sẽ nhờ phòng kế toán mở L/C và sau đó sẽ tự kiểm tra lại L/C. Phòng Kinh doanh Nhân viên phòng XNK hầu như không có mối liên hệ công việc nào với nhân viên phòng Kinh doanh. 3. Kiến thức, kỹ năng cần có để thực hiện công việc: Kiến thức: Vì công việc có liên quan đến việc đàm phán, ký kết hợp đồng, L/C và lập kế hoạch sản xuất nên bắt buộc phải có kiến thức về những vấn đề sau: - Nắm vững nội dung và cách viết các loại thư thương mại như: thư chào hàng, thư hoàn giá, thư trả giá... vì trong quá trình làm việc sẽ phải tìm kiếm khách hàng mới và chào hàng đối với những khách hàng cũ. - Hiểu biết rõ về các điều khoản trong hợp đồng, cách lập hợp đồng và nội dung các điều kiện Incoterm để tránh gây ra sai sót trong quá trình lập và ký hợp đồng với đối tác. - Biết rõ quy trình thanh toán quốc tế, cụ thể là nội dung của thư tín dụng và các điều khoản cần phải chú ý kiểm tra trong thư. Điều này rất quan trọng vì một sai sót nhỏ trong L/C có thể dẫn đến việc đối tác từ chối thanh toán, gây tổn thất cho công ty. - Có kiến thức về kinh tế kế hoạch đầu tư để lập kế hoạch sản xuất. Việc lập kế hoạch sản xuất cũng là một phần việc rất quan trọng, nếu lập kế hoạch sản xuất sai, không dự đoán được thời gian sản xuất sản phẩm cho các hợp đồng sẽ dẫn đến việc không đủ thời gian thực hiện các đơn hàng tiếp theo. Ở đây có 2 trường hợp xảy ra: Thứ nhất, khách hàng sẽ từ chối không mua hàng và công ty phải bồi thường. Thứ hai, công ty sẽ phải chịu chi phí vận chuyển bằng máy bay để kịp thời gian giao hàng thỏa thuận trong hợp đồng, trong khi đó chi phí vận chuyển bằng đường hàng không vốn cao hơn nhiều so với chi phí vận chuyển bằng những phương tiện khác. Kỹ năng: - Kỹ năng đàm phán: Cần phải biết kỹ năng đàm phán với đối tác để có thể đạt được những điều kiện có lợi trong quá trình gặp gỡ với khách hàng. - Kỹ năng thu thập thông tin: Để hiểu rõ hơn về đối tác, tạo thuận lợi trong quá trình đàm phán ký hợp đồng, cần phải có kỹ năng thu thập các thông tin như: mục đích của đối tác, đại diện của đối tác là người như thế nào, khuynh hướng thị trường... Bên cạnh đó tìm hiểu thói quen, văn hoá của phía đối tác để dễ dàng hơn trong việc đàm phán. - Khả năng sử dụng ngoại ngữ: Khách hàng của phòng xuất nhập khẩu đa số đều là người nước ngoài, vì vậy cần phải có khả năng sử dụng lưu loát ngoại ngữ, đặc biệt là Anh Văn để có thể đàm phán với khách hàng khi kí hợp đồng, đọc và viết các loại thư thương mại cũng như lập và kiểm tra các loại chứng từ có liên quan. 4. Những thuận lợi và khó khăn trong công việc Thuận lợi - Điều kiện làm việc thuận lợi: Phòng làm việc rộng rãi, sáng sủa, ngoài các dụng cụ văn phòng như máy fax, máy photocopy, điện thoại...công ty còn được trang bị một dãy máy tính có cấu hình cao để nhân viên sử dụng liên lạc với đối tác và soạn thảo các hợp đồng, lập các loại chứng từ... - Do có nhiều khách hàng thân thuộc, quen biết lâu năm nên khi ký kết hợp đồng với họ, việc đàm phán sẽ dễ dàng hơn và cũng dễ thông cảm hơn khi có sự cố xảy ra trong quá trình thực hiện hợp đồng - Hiện nay sau khi trải qua thời kỳ khó khăn của năm trước, nửa sau năm 2009 cho tới bây giờ, tình hình các đơn đặt hàng đã khá hơn nhiều, tại thời điểm hiện tại công ty đã có hợp đồng ký kết cho đến hết quý III năm 2010. - Nhà nước có chế độ khuyến khích ngành may, hiện nay đã bãi bỏ các thủ tục như visa, quota... giảm bớt khó khăn trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu của nhân viên. Khó khăn - Hiện nay công nhân ngành may mặc hay nhảy việc, ít khi làm cố định dẫn đến khả năng thiếu nhân công. Vấn đề này gây rất nhiều khó khăn: khi thiếu nhân công sẽ khiến việc thực hiện hợp đồng bị trễ hạn, công ty bị tổn thất do bị phạt làm sai hợp đồng hoặc phải thuê phương tiện vận chuyển có chi phí cao hơn để kịp thời hạn giao hàng. - Cũng là hệ quả của việc thiếu công nhân: Khi không đáp ứng được nhu cầu khách hàng, họ sẽ ít đặt hàng tại công ty hơn và do đó để giảm chi phí, công ty phải thu gọn lại và cắt giảm nhân sự. Nhân viên phòng bị đe dọa mất việc làm hoặc số lượng công việc tăng thêm lên do cắt giảm nhân sự gây ra. - Việc tỷ giá lên xuống ảnh hưởng rất lớn đến vấn đề thanh toán hợp đồng: Phòng xuất nhập khẩu quan hệ kinh doanh với nước ngoài nên đồng tiền thanh toán chủ yếu là ngoại tệ. Do đó nếu tỷ giá khi thanh toán giảm so với tỷ giá khi ký kết hợp đồng thì công ty sẽ mất đi một khoản tiền do tỷ giá giảm gây ra, có trường hợp tỷ giá giảm mạnh khiến công ty bị lỗ. - Giá nguyên phụ liệu cũng là một khó khăn trong công việc: Tương tự như tỷ giá, giá nguyên phụ liệu lên xuống thất thường khiến lợi nhuận của công ty có thể tăng lên hoặc giảm đi, hay thậm chí bị lỗ. 5. Nhận định về sự phát triển của lãnh vực nghề nghiệp Sự phát triển của lãnh vực nghề nghiệp xuất nhập khẩu hàng may mặc phụ thuộc rất lớn vào sự phát triển của ngành may mặc Việt Nam. Ngành may mặc có phát triển mạnh thì nghề nghiệp này mới có thể phát triển, có nhiều cơ hội được đào tạo, chuyên sâu hơn. Hiện nay ngành may mặc phát triển rất mạnh và tương lai cũng rất hứa hẹn: nhà nước khuyến khích phát triển ngành dệt may và các thủ tục như quota cũng đã được bãi bỏ, tạo con đường thông thoáng cho hoạt động xuất khẩu sản phẩm hàng may mặc. Việc xuất khẩu sang các thị trường cũng rất thuận lợi. Đáng chú ý là thị trường EU, các nhà nhập khẩu EU hiện đang chú ý tới việc nhập khẩu từ những nhà xuất khẩu có quy mô nhỏ và vừa như Việt Nam thay vì đặt một đơn hàng lớn với Trung Quốc. Các thị trường khác như Châu Phi hay Trung Đông cũng rất hứa hẹn và lượng tiêu thụ hàng may mặc ở đây đang ngày càng tăng. 6. Những kiến thức, kỹ năng mà chị phải hoàn thiện từ lúc mới ra trường - Khả năng đàm phán với khách hàng - Trau dồi kỹ năng Tiếng Anh - Cách lập các hợp đồng và những kinh nghiệm để tránh các lỗi thường mắc phải trong việc lập hợp đồng - Các lỗi thường mắc phải trong L/C 7. Lời khuyên cho sinh viên mới ra trường Đúc kết từ những kinh nghiệm của bản thân, chị Hương có những lời khuyên như sau đối với sinh viên mới ra trường Thứ nhất, sinh viên mới ra trường là những người lần đầu tiên bước vào môi trường làm việc, văn phòng, do đó vẫn còn bỡ ngỡ. Do đó không nên ngại việc khó hoặc chê những công việc lặt vặt mà không làm, chính những công việc nhỏ này khiến cho mình hiểu rõ công việc hơn và hoàn thành tốt công việc khi được giao những nhiệm vụ lớn. Những việc khó khiến cho mình phải cố gắng, tạo khả năng thích ứng với công việc, nếu không hoàn thành được thì sẽ là một kinh nghiêm cho mình để lần sau thành công, còn nếu hoàn thành thì sẽ được cấp trên đánh giá cao và dễ dàng hơn trong việc thăng tiến Thứ hai, khi được các anh chị chỉ cách làm việc thì không nên cứ cứng nhắc rập khuôn theo cách đó. Không phải cứ công việc này là phải làm như vậy mới được, bản thân mình phải biết nhạy bén học hỏi những cái hay, có sáng kiến có lợi cho mình: giúp rút ngắn thời gian hoàn thành công việc hoặc làm cho công việc có kết quả tốt hơn. Thứ ba, phải không ngừng học hỏi, cập nhật cái hay, cái mới. Ví dụ như trong ngành may mặc: luôn tìm hiểu xem mẫu thiết kế nào là thịnh hành, loại vải nào được ưa thích, những thay đổi, cập nhật trong quá trình khai hải quan, hay những cái hay mà công ty khác đang áp dụng.... Thứ tư, gây dựng các mối quan hệ: Trong kinh doanh các mối quan hệ quen biết là rất quan trọng. Sinh viên mới ra trường có thể tận dụng các mối quan hệ để được giới thiệu công việc, nhiều công việc không được thông báo rộng rãi bởi nhà tuyển dụng muốn thông qua những người đã quen biết giới thiệu để có tìm được đúng người đúng việc. Bên cạnh đó, các mối quan hệ với đồng nghiệp, với đối tác...giúp ích rất nhiều trong quá trình làm việc: Khách hàng cũ có thể giới thiệu thêm các khách hàng mới, hoặc giúp đỡ nhau trong quá trình làm việc. Tóm lại, sinh viên mới ra trường phải năng động, nhiệt huyết, luôn biết thể hiện khả năng của mình trước đồng nghiệp và cấp trên. Phải nhiệt tình với công việc thì mới có thể thăng tiến nhanh trong nghề nghiệp. IV. NHỮNG KINH NGHIỆM RÚT RA CHO BẢN THÂN - Qua quá trình học tập, có thể thấy điểm yếu của bản thân là chưa nắm hết các kiến thức về quá trình xuất nhập khẩu. Do đó việc cần làm đầu tiên là phải không ngừng học hỏi, tìm hiểu kỹ càng hơn không chỉ qua sách vở mà còn qua báo chí, mạng internet để tìm hiểu những thông tin thực tế. - Để tránh mắc phải các sai sót trong quá trình ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu, cần tìm hiểu những sai sót thông thường, tìm hiểu nguyên nhân những vụ kiện tụng có liên quan đến vấn đề hợp đồng. Giúp bản thân có đầy đủ thông tin trước khi ký hợp đồng với đối tác - Về trình độ ngoại ngữ: Có thể thấy khả năng anh văn của bản thân là chưa đủ để thực hiện các công việc trên, nhất là việc đọc và dịch các văn bản vốn có rất nhiều từ ngữ chuyên ngành. Do đó để chuẩn bị cho tương lai, bản thân cần phải chú trọng học ngoại ngữ đặc biệt là anh văn, và các ngoại ngữ khác nếu có điều kiện - Trong quá trình làm việc cần phải năng động, không ngại khó, ngại khổ, mỗi công việc nhỏ sẽ giúp mình hiểu hơn và hoàn thành tốt những công việc lớn. - Cần phải học hỏi và suy nghĩ sáng tạo ra những cái mới trong quá trình làm việc để hoàn thành công việc tốt hơn V. CÁC ĐỀ XUẤT VỀ NỘI DUNG, PHƯƠNG PHÁP ĐÀO TẠO CỦA CHUYÊN NGÀNH ĐỂ ĐÁP ỨNG TỐT HƠN YÊU CẦU THỰC TIỄN Thứ nhất, mặc dù hiện nay trường đã trang bị máy chiếu cho mỗi lớp học, nhưng cách dạy và học một phần nào đó cũng chưa có gì thay đổi: Dù bài học được giảng viên trình bày bằng Powerpoint để “sinh động” hơn nhưng thực chất không khác gì với việc giảng viên trình bày bài giảng trên bảng đen và sinh viên chỉ có việc nghe và ghi lại. Kiểu học chỉ đơn thuần lý thuyết dễ khiến cho người nghe cảm thấy nhàm chán và mất đi sự tập trung cần có. Để thay đổi thực trạng này cần có sự nỗ lực ở cả 2 phía: giảng viên và cả sinh viên. Đối với mỗi bài học trong lớp cần có những hình ảnh sinh động, những minh họa cụ thể khiến cho sinh viên dễ nhập tâm. Ngược lại về phía sinh viên cần có những đóng góp ý kiến thú vị, hoặc đưa ra những tình huống để mọi người tranh cãi, tạo không khí xây dựng bài sôi nổi trong lớp học. Một ví dụ cụ thể là giờ học môn quản trị nhân sự tại lớp: Một không khí “học mà chơi, chơi mà học”. Giảng viên đưa ra những trò chơi cho lớp, lồng vào đó là những bài học, vận dụng những kiến thức trong bài học để “chơi”. Cách học này vừa tạo không khí hứng khởi cho lớp, vừa có thể giải trí ngay trong lúc đang học. Việc giảng dạy rất hiệu quả và số lượng sinh viên tham gia giờ giảng rất đông. Thứ hai, những giờ học lý thuyết là không đủ, sinh viên rất cần những tiết học ngoại khóa để tìm hiểu việc áp dụng lý thuyết vào thực tế. Hiện nay trường chỉ có một số các chuyến tham quan đến các công ty, tuy nhiên các chuyến đi này không phải là “giờ học ngoại khóa” do trường tổ chức mà do các câu lạc bộ đội nhóm trong trường thực hiện. Sinh viên sẽ học được rất nhiều nếu trường tổ chức những buổi học ngoại khóa, tốt nhất là vài tháng một lần, được nghe hướng dẫn, tìm hiểu và tận mắt chứng kiến những công việc trong thực tế. Thứ ba, trường nên vận dụng mối quan hệ để mời những người đã làm thực tế đến nói chuyện tại giảng đường về công việc của mình. Không nhất thiết là những người nổi tiếng, thành đạt trong lĩnh vực nghề nghiệp của mình, chỉ cần những anh chị hiện đang làm việc và nắm rõ công việc của mình để giải thích cho sinh viên biết sự khác biệt giữa lý thuyết được học và thực tế công việc ra sao. Việc này có thể giúp cho sinh viên ít bỡ ngỡ hơn khi thực sự ra làm việc. Ví dụ: Trong giờ học môn Logistics, giảng viên đã mời một số anh chị hiện đang làm trong lĩnh vực này để giới thiệu bài học, giải đáp các thắc mắc trong quy trình xuất nhập khẩu, làm chứng từ... Thứ tư, trường nên có những khóa đào tạo kỹ năng mềm, kỹ năng giao tiếp, ứng xử trong công việc cũng như khi giao tiếp với các đối tác. Tránh để tình trạng “chỉ biết học” mà quên mất các kỹ năng mềm cũng là một yếu tố chủ chốt góp phần tạo nên thành công trong nghề nghiệp. Thứ năm, trước hết cần phải xem việc dạy cách (cách học, cách tự học, cách nghiên cứu, cách giải quyết tình huống thực tiễn…) là tiêu chí hàng đầu của việc dạy và học, không phải dạy cái gì thì sinh viên mới biết cái đó. Trong từng lĩnh vực, từng môn học có mênh mông các nội dung, các vấn đề để học, người giảng viên sẽ chọn nội dung, vấn đề mà khi học thì người học sẽ được rèn luyện năng lực tư duy, từ các nội dung này sẽ tư duy suy ra các nội dung khác trong môn học. Khi dạy giảng viên nên dạy cho sinh viên những nội dung cơ bản và khơi gợi cho sinh viên tư duy đến những nội dung cao hơn. Thứ sáu, hiện số lượng sinh viên ở mỗi giảng đường xấp xỉ 150 người, giảng viên phải dùng micro để giảng bài. Số lượng sinh viên nhiều như vậy ở một lớp khiến cho lớp dễ bị ồn ào phân tán, một mình giảng viên không thể quản lý được hết một giảng đường và làm cho chất lượng dạy và học cũng giảm sút. Nếu có thể, trường nên phân chia thành nhiều giờ học cho mỗi lớp trong giảng đường hoặc giảm bớt số sinh viên theo học trong một giảng đường. Thứ bảy, nên áp dụng nhiều hơn những tiện ích của công nghệ thông tin vào giảng dạy. Ví dụ như trong trường hợp đào tạo trực tuyến, một giảng viên ở TPHCM thì các sinh viên ở mọi nơi đều có thể trao đổi với thầy giáo và trao đổi chia sẻ với nhau những thông tin, tư liệu về bài giảng, trao đổi kinh nghiệm rất nhanh và hiệu quả. Hoặc lúc cần một ví dụ cho bài giảng, giáo viên có thể tìm thông tin trên mạng và đưa ra những đề tài “nóng hổi” khiến cho sinh viên chú ý và dễ dàng hiểu bài hơn. KẾT LUẬN