Tài liệu Luận văn quản trị nhân lực một số giải pháp nâng cao chất lượng sử dụng nhân sự tại công ty thương mại và dịch vụ thanh hải

LỜI NÓI ĐẦU Trong nền sản xuất hàng hoá hay trong bất kỳ một doanh nghiệp nào thì vấn đề sản xuất kinh doanh thu được lợi nhuận là điều mong mỏi của tất cả doanh nghiệp. Trên thị trường, các doanh nghiệp đang ra sức cạnh tranh những sản phẩm có chất lượng tốt, hạ giá thành để chiếm lĩnh thị trường thu được lợi nhuận. Ngoài việc cải tiến thiết bị máy móc và đổi mới công nghệ cùng với chiến lược Maketing và chiến lược kinh doanh. Việc đầu tiên của các doanh nghiệp là phải có đội ngũ quản lý, nhân viên có trình độ tương ứng với kỹ thuật công nghệ hiện đại, năng lực, nhạy bén với thị trường, cùng đội ngũ công nhân có tay nghề cao, đạo đức tốt, đồng thời phải có một cơ cấu tổ chức hợp lý sắp xếp đúng người, đúng việc, phù hợp với khả năng và chuyên môn nghề nghiệp. Sau quá trình học tập tại Viện đại học Mở Hà Nội và thực tập tại công ty Thương mại và dịch vụ Thanh Hải. Với mong muốn tìm hiểu vai trò của lao động trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đặc biệt là vai trò của người lao động em đã mạnh dạn chọn đề tài “Cải thiện công tác bố trí và sử dụng nhân sự tại công ty làm chuyên đề thực tập nghiệp vụ của mình. Bằng phương pháp quan sát trực tiếp và thu thập thông tin qua các nguồn trong và ngoài Công ty từ năm 2007, 2008, 2009, nội dung nghiên cứu gồm 3 chương : Chương 1 : Cơ sở lý luận về công tác bố trí và sử dụng nhân sự của doanh nghiệp. Chương 2 : Thực trạng công tác bố trí và sử dụng nhân sự tại Công ty Thương mại và dịch vụ Thanh Hải. Chương 3 : Một số giải pháp nâng cao chất lượng sử dụng nhân sự tại Công ty Thương mại và dịch vụ Thanh Hải Do thời gian có hạn cũng nh kiến thức và việc tìm hiểu về doanh nghiệp còn hạn chế vì vậy Chuyên đề thực tập nghiệp vụ còn nhiều sai sót. Rất mong được sự đóng góp ý kiến của các thầy, cô, các bạn sinh viên để bài viết được hoàn thiện hơn. Xin chân thành cảm ơn ! 1 Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ BỐ TRÍ VÀ SỬ DỤNG NHÂN SỰ CỦA DOANH NGHIỆP 1.1. KHÁI NIỆM, NGUYÊN TẮC BỐ TRÍ VÀ SỬ DỤNG NHÂN SÙ 1.1.1 Khái niệm, mục tiêu bố trí và sử dụng nhân sự 1.1.1.1. Khái niệm Bố trí và sử dụng nhân sự là qúa trình sắp đặt nhân sự vào vị trí, khai thác và phát huy tối đa năng lực làm việc của nhân sự nhằm đạt hiệu quả cao trong công việc. Trong doanh nghiệp, bố trí và sử dụng nhân sự được thực hiện thông qua các hoạt động bao gồm : phân tích và đánh giá nhu cầu nhân sự, đánh giá và dự tính khả năng đáp ứng của đội ngũ nhân viên hiện tại, đưa ra trù tính quy hoạch đội ngũ cán bộ nguồn, tiến hành bổ nhiệm nhân sự vào các vị trí theo đúng năng lực và sở trường của mỗi người, xác lập các nhóm làm việc hiệu quả …. Các khâu này có quan hệ mật thiết với nhau, chỉ cần một khâu không được làm tốt sẽ làm cho các khâu còn lại bị ảnh hưởng và xa hơn, hiệu quả tổng thể cũng sẽ không đạt được. Bố trí và sử dụng nhân sự vừa mang tính ổn định vừa mang tính linh hoạt vì quá trình liên quan trực tiếp đến cơ cấu tổ chức doanh nghiệp cũng như cá nhân từng người lao động. Trách nhiệm bố trí và sử dụng nhân sự trong doanh nghiệp trước hết thuộc người đứng đầu doanh nghiệp, sau nữa là các nhà quản trị khác theo phạm vi và quyền hạn được phân công. 1.1.1.2. Mục tiêu bố trí và sử dụng nhân sự Thực tế rất nhiều doanh nghiệp gặp phải tình trạng vừa thừa vừa thiếu nhân sự. Thừa và thiếu thể hiện ở chỗ có nhiều nhân viên nhưng lại có Ýt người 2 đáp ứng được yêu cầu của công việc với sức Ðp ngày càng gia tăng. Và như vậy, mục tiêu chung của bố trí và sử dụng nhân sự là tập hợp sức mạnh thống nhất cho tổ chức và các nhóm làm việc, phát huy được sở trường của mỗi người, từ đó thúc đẩy nâng cao hiệu suất làm việc, và qua đó, hoàn thành mục tiêu chung của doanh nghiệp. Để thực hiện được mục tiêu chung này, cần đảm bảo ba mục tiêu cụ thể sau : Thứ nhất : bố trí và sử dụng nhân sự đảm bảo đủ số lượng, chất lượng nhân sự, đáp ứng yêu cầu của hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Xuất phát từ thực tế sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trong thu hút nhân sự ngày càng gia tăng, bài toán đảm bảo đủ số lượng, chất lượng nhân sự trở thành cơ bản nhất và cũng là bài toán khó khăn đòi hỏi doanh nghiệp phải làm tốt công tác hoạch định nhân sự. Thứ hai : bố trí và sử dụng nhân sự đảm bảo đúng người và đúng việc. Mục tiêu cần đạt được là đảm bảo sử dụng nhân sự đúng năng lực, sở trường và nguyện vọng của mỗi cá nhân gia tăng năng suất lao động và động lực của nhân viên khi làm việc. Hơn nữa, trong xã hội hiện đại, nguyện vọng của người lao động cũng cần được chú ý nhằm tạo ra động lực cho họ trong quá trình lao động. Thứ ba : bố trí và sử dụng lao động đảm bảo đúng thời hạn, đảm bảo tính mềm dẻo và linh hoạt trong sử dụng lao động. Việc sử dụng lao động phải đảm bảo tránh các đột biến về nhân sự trong quá trình kinh doanh do tác động đến từ hưu trí, bỏ việc, thuyên chuyển công tác … Hoặc trong nhiều trường hợp cần đa dạng hoá các loại hình hợp đồng lao động nhằm tiết kiệm chi phí nhân công đối với các doanh nghiệp mà hoạt động mang tính thời vụ. 1.1.2. Các nguyên tắc bố trí và sử dụng nhân sự 1.1.2.1. Bố trí và sử dụng nhân sự phải theo quy hoạch Trong bố trí và sử dụng nhân sự, doanh nghiệp cần phải có quy hoạch cụ thể để đảm bảo bố trí đúng người, đúng việc. Vì vậy, cần xác định trước những người có khả năng đảm nhiệm những trọng trách trong những thay đổi nhân sự 3 sắp diễn ra của doanh nghiệp. Đa phần các quy hoạch được tiến hành ngầm và không công khai. Xuất phát từ nguyên tắc này, quá trình bố trí, sử dụng nhân sự phải đảm bảo có mục đích. Theo đó, doanh nghiệp cần thiết lập được cho mỗi nhân viên một mục đích cần đạt đến trong mỗi thời kỳ. Ý tưởng dùng người là rất quan trọng vì nó có tính động viên nhân sự rất cao. Sử dụng nhân sự đúng mục đích ảnh hưởng đến sự trưởng thành của từng nhân viên và liên quan đến Ých lợi của từng nhân viên và đóng góp của họ đối với doanh nghiệp. Cũng cần lưu ý là phải biết mạnh dạn trong bố trí và sử dụng nhân sự. Nhân sự giỏi là kết quả của quá trình bồi dưỡng mà nên, cần mạnh tay sử dụng nhân viên để họ xông pha trong thực hiện những công việc nhiều thách thức. Do vậy trong tính toán, cân nhắc cần phải sáng tạo và nhiều lúc phải vượt qua những “lề lối thông thương “. Cuối cùng khi dự trù nhân sự, ngoài năng lực chuyên môn, bố trí và sử dụng nhân sự phải coi trọng phẩm chất đạo đức. Phẩm chất cá nhân là điều cần lưu tâm trong bố trí và sử dụng nhân sự. Ngoài ra các tiêu chuẩn về chuyên môn, doanh nghiệp cần sử dụng các tiêu chuẩn liên quan đến bốn đức tính quan trọng của mỗi người là : cần, kiệm, liêm, chính, được cụ thể hoá qua một số hành vi như : tinh thần tiết kiệm, ý thức tập thể, tính liêm khiết trung thực, mức độ tuân thủ các cam kết với doanh nghiệp… Sử dụng được những người có phẩm chất đạo đức tốt sẽ giúp doanh nghiệp giữ được thế ổn định lâu dài và thu hút thêm được nhiều người tài. 1.1.2.2. Bố trí sử dụng nhân sự theo lôgic hiệu quả Việc bố trí và sử dụng nhân sự phải hướng vào nâng cao hiệu suất công việc : “ Phải dùng người đúng chỗ, đúng việc “ và vì vậy, cần phải quy tắc : làm đúng việc trước khi làm việc đúng. Hiệu suất làm việc của các cá nhân phải làm tăng hiệu suất của tập thể, vì vậy phải đúng người, đúng việc, và phải tạo lập được các ê kíp làm việc phụ thuộc và hỗ trợ lẫn nhau. Để đảm bảo hiệu suất việc bố trí và sử dụng nhân sự phải đảm bảo các yêu cầu sau : 4 - Đảm bảo đúng chuyên môn hoá, thống nhất quy trình nghiệp vụ trên toàn hệ thống doanh nghiệp. - Đảm bảo tính hợp tác giữa các cá nhân và nhóm. Theo yêu cầu đó, mục tiêu, quyền hạn và nghĩa vụ của mỗi cá nhân, vị trí, bộ phận trong doanh nghiệp phải được xác định rõ ràng. - Đảm bảo có tầm hạn quản trị phù hợp. Thực hiện theo yêu cầu này, việc bố trí, sử dụng nhân sự phải đảm bảo phù hợp với năng lực của nhà quản trị, năng lực của nhân viên, các điều kiện cơ sở vật chất hỗ trợ quá trình làm việc, hệ thống thông tin… Bố trí và sử dụng nhân sự cũng phải xuất phát từ hiện thực của doanh nghiệp và năng lực của cá nhân. Sự thành công của mỗi con người đều có quan hệ chặt chẽ đến môi trường của nó, trong tình huống bình thường, hoàn cảnh thực hiện có thể trở thành điều kiện và cũng có thể trở thành vật cản cho sự thành công của nhân viên. Do đó dẫn dắt nhân viên xây dựng con đường trưởng thành và cống hiến phải căn cứ vào hoàn cảnh thực tế là điều rất có ý nghĩa. Tiếp theo, nhà lãnh đạo cần biết tính toán phân loại nhân sự theo các cấp độ nhu cầu về nhân sự của doanh nghiệp và năng lực của nhân viên. Hơn nữa, việc bố trí và sử dụng nhân sự theo nguyên tắc hiệu suất sẽ yêu cầu doanh nghiệp sử dụng nhân viên theo đúng trình độ của họ ( dùng người theo học thức ). Điều cơ bản cần lưu ý là học thức của một con người luôn thay đổi theo quá trình học tập và tu dưỡng của họ. Nh vậy, với mỗi nhân viên muốn được người khác sử dụng mình thì phải không ngừng bồi dưỡng tri thức. Nhà quản trị, do vậy cũng phải biết vạch ra lộ trình phấn đấu tu dưỡng cho từng cá nhân để có thể sử dụng họ vào các công việc thích hợp tại các thời điểm khác nhau. Ngoài ra, doanh nghiệp cần quán triệt bố trí và sử dụng nhân sự phải gắn với chức vụ. Cách dùng người phải căn cứ vào năng lực để định rõ chức danh : “ danh chính, ngôn thuận “. Một nhà quản trị nhân sự giỏi phải biết căn cứ vào tài năng cao thấp của nhân viên để cân nhắc họ vào những chức vụ thích hợp, căn cứ vào đạo đức phẩm chất của họ để xác định vị trí của họ : “ nếu người đó tài 5 mà dùng không đúng tài của họ, cũng không được việc “. Nh vậy, mỗi cá nhân trong doanh nghiệp cần phải được bố trí sử dụng trên cơ sở định rõ danh và phận. Cuối cùng, bố trí và sử dụng nhân sự phải cân nhắc giữa lợi Ých cá nhân và lợi Ých tập thể. Khi bố trí và sử dụng nhân sự cần phải lấy lợi Ých của tập thể, của doanh nghiệp làm nền tảng. Đây là một quy tắc mà nếu không được tuân thủ sẽ gây ra sự đảo lộn về mặt tư tưởng của người lao động, từ đó gây ra hậu quả khó lường. 1.1.2.3. Bố trí sử dụng nhân sự theo lôgic tâm lý xã hội Con người là chủ thể phức tạp, là tổng hoà các mối quan hệ xã hội dựa trên nền tảng sinh học. Do vậy cần chú ý đến các mối quan hệ tình cảm của họ trong khi bố trí và sử dụng. Khi doanh nghiệp đã chú trọng đến các yếu tố tâm lý xã hội trong quá trình xây dựng các nhóm thì sẽ đảm bảo được sự nâng cao năng suất lao động chung của cả nhóm. Con người sẽ làm việc tích cực khi có các động cơ thúc đẩy, nếu động cơ càng mãnh liệt thì sự tích cực càng gia tăng. Để bố trí và sử dụng nhân sự đạt hiệu quả cao cần phải chú ý đến những vấn đề sau : Giao cho người lao động bằng công việc không quá phức tạp nhưng phải đủ thách thức. Khích lệ nhu cầu thành đạt Luân chuyển công việc. Tạo niềm vui trong công việc. Do vậy, quan hệ giữa con người trong công việc cũng là điều cần lưu ý trong bố trí và sử dụng nhân sự. Bố trí và sử dụng nhân sự cần phải nghệ thuật. Theo đó, nhà quản trị cần dùng các phương pháp khôn khéo. Muốn tạo dựng được ê kíp làm việc hiệu suất, cần lưu ý rằng không phải những nhân sự có năng lực bao giờ cũng kết hợp làm việc tăng năng suất công tác của cả nhóm. Chẳng hạn, “ cua, tôm và cá “ không thể tạo ra sức mạnh tổng hợp vì cách thức chuyển động vừa khác nhau vừa cản trở nhau. 6 1.1.2.4. Bố trí và sử dụng nhân sự phải lấy sở trường làm chính Khi bố trí và sử dụng nhân sự, một mặt, doanh nghiệp cần có sự chọn lựa kỹ lưỡng nhưng cũng phải quán triệt nguyên tắc dùng người không quá cầu toàn. Quản trị nhân lực phương Đông cho rằng kẻ hiền sỹ không phải là thánh nhân và dùng người không thể cầu toàn. Còn quản trị nhân lực phương Tây thì lại ví von người ta như chiếc xe hai bánh, một bánh tài và một bánh tật. Người nhiều tài sẽ lắm tật, và nh vậy nếu chúng ta cố gắng loại bỏ chiếc bánh tật đi thì chiếc xe trở thành không sử dụng được. Nhà quản trị nhân lực giỏi cần phải phát huy tài năng của mỗi người và tìm cách chế ngự các điểm hạn chế của nhân viên. Tiếp theo khi bố trí và sử dụng nhân sự theo chuyên môn của từng cá nhân nhằm đảm bảo mỗi nhân viên thấy được hứng thú khi thực hiện công việc đúng chuyên môn. Một nhân viên thường có năng lực trên nhiều lĩnh vực khác nhau và có thể tham gia vào nhiều công việc khác nhau. Tuy nhiên nhà quản trị cần phải sử dụng phương pháp phân tích và đánh giá năng lực để xem xét lĩnh vực chuyên môn nào nhân viên nổi trội và có Ých cho tổ chức. Sử dụng và bố trí nhân sự phải đảm bảo cho nhân sự có thể phát huy hết sức của họ nhưng không mai một tài năng của họ. Bố trí và sử dụng cần chuyên sâu chứ không ham nhiều. Bố trí và sử dụng nhân sự thì cần phải lấy chữ tín và lòng tin làm gốc. Nhà quản trị quán triệt rằng không lo thiếu người có năng lực mà chỉ sợ thiếu niềm tin để sử dụng họ. Từ đó, bố trí và sử dụng nhân sự cần phải đi đôi với thành ý của nhà quản trị. Điều quan trọng nhất là nhà quản trị phải luôn nhìn vào điểm sáng trong con người của cấp dưới. 1.1.2.5. Dân chủ tập trung trong bố trí và sử dụng nhân sự Bố trí và sử dụng nhân sự phải được thực hiện theo nguyên tắc dân chủ tập trung : Thống nhất từ cấp cao nhất nhưng phải phân quyền rộng rãi cho các cấp trong hệ thống doanh nghiệp. Mọi bố trí và sử dụng phải nhằm vào phục vụ mục tiêu chung của doanh nghiệp trong đó sự năng động sáng tạo của các cá nhân và bộ phận phải được khai thác và phát huy có hiệu quả. 7 Bố trí nhân sự nên được thực hiện thông qua những cuộc gặp gỡ trao đổi giữa các cấp trên và người được bố trí để thông suốt họ. Khi bố trí sử dụng nhân sự cũng bao hàm cả việc chú trọng ý kiến của tập thể người lao động, lắng nghe ý kiến của họ. Tuy nhiên, cần phát huy tinh thần trách nhiệm của nhà quản trị, tránh tình trạng “ theo đuổi quần chúng “, trốn tránh trách nhiệm. 1.2. NỘI DUNG BỐ TRÍ VÀ SỬ DỤNG NHÂN SỰ TRONG DOANH NGHIỆP 1.2.1. Dự báo nhu cầu nhân sù Các chiến lược và kế hoạch kinh doanh chính là cơ sở cho việc xác định nhu cầu về nhân sự của doanh nghiệp. Để tiến hành bố trí và sử dụng nhân sự, doanh nghiệp cần biết : cần bao nhiêu người và thuộc ngành nghề nào để thực hiện thành công các kế hoạch của tổ chức trong thời gian tới ? Nh vậy có hai vấn đề cần xem xét : Một là : Doanh nghiệp có nhu cầu gì về các loại nhân sự cụ thể tại một thời điểm xác định để thực hiện các vai trò và chức năng khác nhau. Hai là : Yêu cầu về trình độ kỹ năng, các tiêu chuẩn lao động tốt nhất được sử dụng cho các xu hướng phát triển tương lai là gì ? Dự báo nhu cầu về nhân sự của doanh nghiệp trong tương lai Đánh giá thực trạng, khả năng đáp ứng của đội ngũ nhân sự DN đang có So sánh giữa nhu cầu nhân sự sắp tới và khả năng đáp ứng Tiến hành các hoạt động bố trí và sử dụng nhân sự Kiểm soát nhân sự Sơ đồ 1.1: Quy trình bố trí và sử dụng nhân sự Tiến hành dự báo nhu cầu nhân sự thường căn cứ vào những nội dung cơ bản sau : - Khối lượng công việc cần thiết phải làm - Trình độ trang thiết bị kỹ thuật và khả năng thay đổi công nghiệp. - Sù thay đổi về tổ chức hành chính có ảnh hưởng đến năng suất lao động 8 - Cơ cấu ngành nghề theo yêu cầu của công việc - Khả năng nâng cao chất lượng nhân viên - Tỷ lệ nghỉ việc có thể có tại doanh nghiệp - Yêu cầu nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp Khả năng tài chính của doanh nghiệp để có thể thu hót lao động lành nghề trên thị trường lao động. Dự báo nhu cầu trong bố trí và sử dụng nhân sự thường mang tính dài hạn và nằm trong trù tính “ Kín “ của các nhà quản trị doanh nghiệp. Nó liên quan đến sự thay đổi cơ cấu tổ chức theo yêu cầu của thị trường. Nhu cầu nhân sự của doanh nghiệp do vậy liên quan chặt chẽ đến quá trình định biên nhân sự. * Để xác định nhu cầu về nhân sự doanh nghiệp cần tìm câu trả lời cho các câu hỏi sau : - Các công việc và các chức danh trong doanh nghiệp là gì ? - Đối tượng mà công việc cần đáp ứng là gì ? - Công việc đó khi thực hiện sẽ liên quan đến ai, bộ phận nào và được mô tả trong mét ma trận thông tin quyền hạn – trách nhiệm nh thế nào ? - Công việc cần đạt được ở mức độ nào ? - Tiêu chuẩn thực hiện tốt các công việc trong doanh nghiệp. 1.2.2. Đánh giá thực trạng nhân sự của doanh nghiệp * Đánh giá tổng quan thực trạng nhân sự của doanh nghiệp : chính là phân tích mức cung nội bộ của doanh nghiệp về con người. Đánh giá tổng quan giúp doanh nghiệp xác lập được định hướng tổng thể cho công tác bố trí và sử dụng nhân sự . Hoạt động này, trước hết, được tiến hành dựa trên cơ sở trả lời những câu hỏi đơn giản sau : - Tại doanh nghiệp hiện có bao nhiêu người trong mỗi công việc ? - Trong thời gian tới, đối với mỗi công việc ước tính bao nhiêu người sẽ ở lại chỗ cũ, bao nhiêu người sẽ chuyển sang việc khác, và bao nhiêu người sẽ rời khỏi công việc của mình và tổ chức đó ? 9 Cộng tất cả các trường hợp chuyển dịch ra đi này sẽ dự kiến được sẽ còn bao nhiêu người trong mỗi công việc sau khi tất cả những chuyển dịch đó chấm dứt. Sau đó, các nhà quản trị cần thiết lập hệ thống thông tin nhân sự ( thống kê số lượng và chất lượng nhân sự hiện có ). Từ đó mới có thể tiến hành các hoạt động kiểm toán nhân sự ( trả lời cho câu hỏi điều gì đã và sẽ diễn ra với nguồn nhân sự của doanh nghiệp ). * Đánh giá năng lực của nhân sự trước khi bố trí và sử dụng : Trong đánh giá năng lực của nhân sự các tiêu chuẩn thường được sử dụng bao gồm : - Đánh giá về tư chất cá nhân như tính liêm khiết, sức chịu đựng căng thẳng, khả năng đổi mới - Đánh giá về kỹ năng chuyên môn nh tư duy kinh doanh, trình độ chuyên môn nghề nghiệp, khả năng tiếp thu kiÕn thức mới, khả năng ngoại ngữ - Đánh giá về kỹ năng lãnh đạo và tổ chức như định hướng mục tiêu, khả năng quản trị nguồn nhân sự, vững vàng trong quyết định - Đánh giá về kỹ năng giao tiếp nh khả năng biết lắng nghe, tinh thần cởi mở, tinh thần đồng đội Việc đánh giá này có thể được cấp trên tiến hành với sự tham khảo khách hàng, đồng nghiệp, hoặc tự đánh giá của cá nhân Cấp trên, thường là cấp trên trực tiếp phải thâu tóm những dự kiến từ mọi phía và khách quan đánh giá. Cấp trên có nhiệm vụ làm rõ mặt mạnh, tồn tại của cán bộ và nhân viên do mình quản lý nhằm tạo điều kiện giúp đỡ cấp dưới phát triển tốt hơn. Trong trường hợp cá nhân tự đánh giá, mỗi cá nhân sẽ có cơ hội nhìn nhận lại bản thân của mình. Trong đánh giá năng lực nhân viên nhằm bố trí và sử dụng nhân sự, các phương pháp đánh giá thường được áp dụng như : - Phương pháp thang điểm : nhằm đánh giá năng lực của các bộ nhân viên thông qua bảng điểm mẫu trong đó có các tiêu chuẩn đánh giá về năng lực cụ 10 thể ( kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, phẩm chất nghề nghiệp). Kết quả đánh giá sẽ cho phép phân loại người được đánh giá theo các mức độ khác nhau tương ứng với mức điểm đạt được. - Phương pháp ghi chép lưu trữ yêu cầu của nhà quản trị trực tiếp lập nhật ký ghi lại các nhận định kèm theo các tình huống tương đối đặc thù mà qua đó, năng lực của con người có thể bộc lộ rõ ràng. - Phương pháp quan sát hành vi được tiến hành trên cơ sở quan sát các hành vi thực hiện công việc của nhân viên từ đó sẽ đánh giá được năng lực thực hiện công việc. Khi các hành vi của nhân viên thực hiện đúng quy trình nghiệp vụ và không mắc lỗi thì có nghĩa là nhân viên đạt được tiêu chuẩn về chuyên môn nghiệp vụ. Việc lựa chọn phương pháp nào để đánh giá sẽ tuỳ thuộc vào điều kiện hoàn cảnh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong bố trí và sử dụng nhân viên cũng cần có sự kết hợp nhiều phương pháp và nhiều đối tượng đánh giá nhằm đảm bảo tính đồng bộ và toàn diện. 1.2.3. So sánh giữa nhu cầu và khả năng đáp ứng về nhân sự : Phân tích GAP ( chênh lệch ) thực chất là cân đối giữa nhu cầu về nhân sự của doanh nghiệp và khả năng đáp ứng của nhân sự. Trong dài hạn nó cho phép doanh nghiệp đưa ra được các giải pháp tạo cán bộ nguồn. Còn trong ngắn hạn nó cho phép đưa ra các quyết định bổ nhiệm, miễn nhiêm, thay đổi công việc, thuyên chuyển công tác… Việc phân tích GAP được mô tả trong sơ đồ sau : 11 Biến động về Các giả thiết về Kế hoạch phát triển biên chế thăng tiến nhân sự của DN Dự báo trong những Đánh giá nhu cầu năm tới về nhân sự So sánh Chính sách nhân sự Sơ đồ 1.2 : Phân tích GAP Phân tích GAP có thể cho ba kết quả : - Khi nhu cầu và khả năng cung ứng cân bằng nhau. - Mức cầu vượt quá mức cung chỉ báo khả năng khan hiếm - Mức cung vượt quá cầu chỉ báo khả năng dư thừa. Sù so sánh này phản ánh về mặt số lượng, năng lượng và chi phí. Từ đó doanh nghiệp có thể đề ra các chương trình và chính sách điều chỉnh. Cụ thể, khi mức cầu vượt quá mức cung thì phải tuyển dụng bổ sung nhân sự hoặc tìm cách tăng năng suất lao động. Tiếp theo, tình trạng dư thừa kéo theo một số lựa chọn khó khăn trong việc lập kế hoạch do nhân viên hiếm khi có trách nhiệm về sự dư thừa đó, nhưng họ lại là những người phải gánh chịu tác động mạnh nhất của nó. Việc giảm bớt làm thêm giờ, giảm bớt tuyển dụng, khuyến khích nghỉ hưu sớm hoặc sa thải có thể được áp dụng. Cuối cùng doanh nghiệp có thể sử dụng tình trạng dư thừa để khắc phục tình trạng thiếu hụt : Sử dụng tình trạng dư thừa trong bộ phận này để bù đắp thiếu hụt ở bộ phận khác. 1.2.4. Tiến hành các hoạt động bố trí và sử dụng nhân sự 12 Việc tiến hành bố trí và sử dụng nhân sự được thực hiện theo ba dạng : Các hoạt động trong ngắn hạn, trung hạn và dài hạn. Trong ngắn hạn, hoạt động điều chỉnh về bố trí nhân sự nhằm mục tiêu đảm độ thích ứng giữa nhu cầu của doanh nghiệp và người lao động. Thực chất, trong ngắn hạn, nếu nhu cầu về người lao động của doanh nghiệp không được đáp ứng đủ ( thiếu lao động ) hoặc doanh nghiệp có số lao động vượt quá yêu cầu ( thừa lao động ) đều có tác động không tốt đến hiệu quả sản xuất kinh doanh. Hoạt động điều chỉnh và bố trí nhân sự ngắn hạn nhằm tránh các tác động của vấn đề thời vụ, một số biến động khủng hoảng kinh tế – tài chính ngắn hạn … Hoạt động này thường tập trung giải quyết 3 vấn đề thường xảy ra : tính thời vụ trong kinh doanh, cao điểm của sản xuất, giảm sản lượng. VÒ trung hạn, cần bám xát các thông tin về nhân sự hiện tại cũng như các hướng phát triển của doanh nghiệp trong ngắn hạn. Nhận định các khó khăn và thuận lợi có thể có trong trung hạn sẽ góp phần tiến hành các giải pháp bố trí và sử dụng nhân sự có hiệu quả. Tương tự, sẽ có ba tình huống xảy ra là thiếu nhân sự, thừa nhân sự, nhân sự đủ đáp ứng yêu cầu. Từ đó các giải pháp có thể bao gồm : - Tăng cường sử dụng điều chuyển nội bộ - Giảm sử dụng nguồn nội bộ với một số vị trí, nhất là với người lao động có học vấn thấp. - Sửa đổi lộ trình công danh và phát triển nhân sự - Về hưu sớm Trong dài hạn, có thể nói hoạt động định biên và bố trí sử dụng lao động được hiểu thông qua ví dụ sau : tuyển dụng một kỹ sư trẻ, doanh nghiệp đã tuyển dụng cho mình một kỹ sư trưởng hoặc một trưởng phòng, giám đốc… Chính vì vậy, doanh nghiệp về dài hạn cần có kế hoạch phát triển nhân sự phù hợp với môi trường hoạt động của mình. 13 1.2.5. Kiểm soát nhân sự : Kiểm soát nhân sự nhằm nắm bắt tình hình nhân sự được bố trí và sử dụng để từ đó có các biện pháp và hành động can thiệp hợp lý kịp thời để phát huy năng lực của nhân sự. Hoạt động kiểm soát nhân sự phải thực thi một cách khéo léo để : biết rõ năng lực của nhân sự, ai tốt, ai xấu, điều chuyển của nhân sự sang vị trí công tác phù hợp hơn : “ Vì vậy, hễ thấy cán bộ sai lầm, phải lập tức sửa chữa ngay. Nếu không việc to quá, họ làm không nổi, tốt nhất là đổi việc khác cho thích hợp với họ, mà không cần cho họ biết vì họ không làm nổi việc kia “. - Thấy được quyết định bố trí sử dụng nhân sự có hợp lý hay không - Giúp đỡ nhân sự được bố trí sử dụng làm tốt công việc được giao Để kiểm soát nhân sự có kết quả tốt, cần phải kết hợp nhiều nguồn thông tin về nhân sự trên cơ sở dân chủ tập trung, trong đó, một quy tắc không thể bỏ qua đó là căn cứ vào thực tiễn công tác của nhân sự. Chỉ thông qua thực tiễn, con người mới bộc lộ đầy đủ được năng lực, bản chất của mình. 1.3. CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC BỐ TRÍ VÀ SỬ DỤNG NHÂN SỰ CỦA DOANH NGHIỆP 1.3.1. Nhân tố khách quan : Mỗi một quốc gia luôn có sự biến động về tình hình kinh tế, chính trị đòi hỏi doanh nghiệp phải thường xuyên theo dõi để thay đổi kịp thời, thích ứng với sự thay đổi đó, đặc biệt là sự thay đổi về nhân sự. Các chủ trương đường lối, quy định và chính sách của nhà nước Nhà nước đưa ra quyết định nhằm phát triển kinh tế, ổn định xã hội nhưng bên cạnh đó Nhà nước luôn coi trọng quyền lợi của cả người lao động. Hệ thống Luật pháp buộc các doanh nghiệp ngày càng phải quan tâm đến quyền lợi của nhân viên. Đó là quy định về môi trường làm việc, thời gian làm việc, chế độ đãi ngộ… Điều này là cơ sở căn cứ để các đơn vị hoạch định, tổ chức công tác bố trí và sử dụng nhân sự. Mặt khác các chủ trương và quy định của Nhà nước được sửa đổi thì doanh nghiệp cũng phải thay đổi theo. Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật, công nghệ thông tin và ứng dụng tự động hoá vào sản xuất. 14 Chẳng hạn khi áp dụng tự động hoá vào sản xuất sẽ có những khâu không cần nhiều lao động, doanh nghiệp phải điều chuyển lao động sang các bộ phận khác. Sự phát triển của Internet tạo ra nhiều cơ hội trong tiếp xúc, phạm vi nội dung công việc ; phá bỏ các hàng rào ngăn cản trong thị trường lao động truyền thống… Điều này cho phép các doanh nghiệp áp dụng có hiệu quả các phương thức kinh doanh, cách thức tổ chức, bố trí và sử dụng lao động … Nhưng nó cũng gây áp lực cạnh tranh lớn trong việc thu hút và duy trì những nhân viên giỏi. Thị trường lao độngViệt nam hiện nay Hiện nay thị trường lao động Việt Nam đã và đang hoạt động khá phát triển. Với số lượng lao động khá lớn là nguyên nhân làm xuất hiện nhiều trung tâm tư vấn việc làm như hội chợ việc làm cho sinh viên tổ chức hàng năm tại đại học Quốc gia Hà Nội … Tuy nhiên những trung tâm đó vẫn chưa đủ để đáp ứng cho nhu cầu lao động ở nước ta hiện nay. Nguyên nhân chủ yếu là do những sinh viên tốt nghiệp các trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp đều mong muốn ở lại thành phố để lập nghiệp, hơn thế nữa những lao động ở nông thôn cũng muốn thoát khỏi đồng ruộng. Mặc dù nước ta là nước có nguồn lao động trẻ, với số lượng lớn nhưng chất lượng lao động thì chưa cao. Nhiều chuyên viên giỏi phải thuê từ nước ngoài về như dự án thi công cầu Thanh Trì do Nhật Bản khảo sát, thiết kế thi công hay những công ty liên doanh hầu hết đều do người nước ngoài nắm các vị trí chủ chốt trong công ty. Nguyên nhân chủ yếu là do : - Phần lớn các sinh viên mới ra trường đều không có kinh nghiệm thực tế, bên cạnh đó ngoại ngữ và vi tính của họ chưa cao. Thực trạng của sinh viên nước ta “ học không đi kèm với hành “ vẫn còn phổ biến. - Đội ngũ lao động phổ thông thì chủ yếu đều chưa qua đào tạo nghề do vậy không thể nắm bắt công việc được ngay. Chính các yếu tố trên ảnh hưởng rất lớn đến công tác bố trí và sử dụng nhân sự trong doanh nghiệp. Một mặt doanh nghiệp dễ dàng có được đội ngũ lao động dồi dào để bố trí và sử dụng, mặt khác cũng khó khăn cho doanh nghiệp khi phải tìm kiếm các nhân viên giỏi cho công ty để bố trí vào các vị trí chủ chốt. Từ những khó khăn, thuận lợi đó đòi hỏi công ty phải có những chính sách 15 về nhân sự đặc biệt là công tác bố trí và sử dụng lao động hợp lý để giúp công ty tồn tại và ngày càng phát triển vững mạnh. 1.3.2. Nhân tố chủ quan Có rất nhiều yếu tố bên trong doanh nghiệp ảnh hưởng đến công tác bố trí và sử dụng lao động. * Chiến lược kinh doanh hoặc các chính sách quản trị nhân sự của doanh nghiệp Tuỳ theo các chiến lược kinh doanh trong từng thời kỳ cũng như các chính sách quản trị nhân sự mà việc bố trí và sử dụng nhân sự ở các doanh nghiệp chuyên về sản xuất sẽ bố trí nhiều lao động ở bộ phận sản xuất, bộ phận bán hàng Ýt được chú trọng hơn. Còn các doanh nghiệp kinh doanh thì bộ phận bán hàng là chủ chốt. * Trình độ trang thiết bị công nghệ kỹ thuật của doanh nghiệp Trang thiết bị đầy đủ hiện đại sẽ tiết kiệm được sức lao động. Yếu tố này ảnh hưởng đến công tác quản trị nguồn nhân sự trong doanh nghiệp. Những bộ phận máy móc có thể thay thế được con người hoặc giúp con người làm việc bớt vất vả thì chỉ cần sử dụng Ýt lao động và việc bố trí sử dụng lao động sẽ đơn giản hơn. * Khả năng tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Với doanh nghiệp có tiềm lực tài chính tốt thì việc bố trí và sử dụng lao động sẽ được tiến hành dễ dàng hơn. Khi hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả cùng với khả năng tài chính tốt tạo điều kiện cho doanh nghiệp tăng quy mô, tuyển dông lao động và công tác bố trí lao động được chú trọng. Do vậy chất lượng công tác quản trị nhân sự được nâng cao. * Quy mô thứ hạng của doanh nghiệp Quy mô quyết định tới số lượng lao động và phương thức tổ chức lao động theo kiểu chuyên môn hoá hay hình thức kiêm nghiệm, cơ cấu tổ chức trực tuyến hay trực tuyến chức năng. Thứ hạng của doanh nghiệp quyết định đến chất lượng các dịch vụ trong doanh nghiệp, từ đó cũng ảnh hưởng đến số lượng, chất lượng lao 16 động và bố trí sử dụng lao động trong doanh nghiệp. Thứ hạng của doanh nghiệp càng cao đòi hỏi chất lượng dịch vụ càng cao. Quy mô càng lớn thì số lượng lao động lớn và do vậy công tác bố trí và sử dụng lao động sẽ phức tạp hơn. * Mục tiêu của doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp có sứ mệnh và mục tiêu riêng. Trong chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp có đặt ra nhiều mục tiêu, trong đó có mục tiêu nhân sự là hướng tới người lao động. Người lao động với vai trò là chủ thể tác động tích cực khai thác nguồn nhân sự khác để đạt được mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra. Mục tiêu cụ thể trong từng giai đoạn sẽ ảnh hưởng đến số lượng lao động, do đó ảnh hưởng đến bố trí và sử dụng lao động. * Cơ cấu tổ chức Doanh nghiệp có cơ cấu tổ chức hợp lý và ổn định sẽ tạo lập được các mối quan hệ giữa các bộ phận và các phòng, ban trong doanh nghiệp. Từ đó thông tin được thông suốt, các bộ phận có thể phối hợp nhịp nhàng có hiệu quả và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản trị nguồn nhân sự của doanh nghiệp. * Năng lực và phẩm chất của nhà quản trị Có ảnh hưởng rất lớn đến công tác bố trí và sử dụng lao động. Trước hết là trình độ của nhà quản trị, nếu nhà quản trị có trình độ cao sẽ biết cách giải quyết các vấn đề, biết cách tổ chức nhân sự một cách hợp lý. Nhà quản trị phải có khả năng gây ảnh hưởng, có uy tín thì khi ra các quyết định về nhân sự mọi người mới nghe theo một cách tự nguyện, từ đó nâng cao hiệu quả lao động. Cuối cùng, nhà quản trị giỏi sẽ biết cách bố trí nhân sự sao cho phù hợp với từng công việc, biết cách tổ chức và phân công lao động một cách hợp lý. 17 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC BỐ TRÍ VÀ SỬ DỤNG NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ THANH HẢI 2.1. QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ THANH HẢI 2.1.1. Lịch sử hình thành Công ty Thương mại và Dịch vụ Thanh Hải là một doanh nghiệp tư nhân được thành lập ngày 21.12.2000. Công ty ra đời trong điều kiện nền kinh tế đang trong thời kỳ mở cửa. Các doanh nghiệp tự do kinh doanh và cạnh tranh lành mạnh có sự quản lý của nhà nước. Trước khi thành lập công ty, đây chỉ là một đơn vị kinh doanh nhỏ lẻ, không phát huy hết khả năng kinh doanh của mình. Khi nền kinh tế ngày càng phát triển cùng với đường lối thông thoáng của nhà nước đã tạo điều kiện cho các doanh nghiệp tư nhân được tham gia vào nền kinh tế một cách bình đẳng và phát huy được tiềm năng của đơn vị mình. Công ty Thương mại và Dịch vụ Thanh Hải được thành lập đã mở hướng cho công ty kinh doanh thuận lợi , đóng góp thêm một phần cho ngân sách nhà nước. Công ty Thương mại và Dịch vụ Thanh Hải có một lượng hàng phong phú về chủng loại, đủ về số lượng sẵn sàng đáp ứng các yêu cầu đồng bộ cũng nh đột xuất của mọi khách hàng. Đặc biệt Công ty Thương mại và Dịch vụ Thanh Hải là đại lý phân phối nhiều mặt hàng thiết bị, vật tư ngành nước có uy tín trên thị trường. Công ty Thương mại và Dịch vụ Thanh Hải hiện nay đã bắt đầu tạo được uy tín trên thị trường, đựơc khách hàng tín nhiệm. Công việc kinh doanh của Công ty ngày càng có những bước tiến vững chắc. 2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của Công ty 2.1.2.1. Nhiệm vụ của Công ty 18 Là một công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh nên phần lớn doanh thu của công ty thu từ hoạt động bán hàng. Mặt hàng của công ty kinh doanh là các thiết bị, vật tư về ngành nước. Cùng với sự phát triển của ngành xây dựng, mặt hàng ống nước cũng đóng góp một phần đáng kể cho lĩnh vực xây dựng. Khách hàng của công ty bao gồm các công ty xây dựng, các cửa hàng kinh doanh nhỏ và lẻ... Các mặt hàng của công ty bao gồm cả hàng sản xuất trong nước và hàng được nhập khẩu. Một trong những ưu thế của công ty là hầu hết các mặt hàng được cung cấp trực tiếp qua các nhà sản xuất. Đồng thời công ty luôn giữ chữ tín trong hoạt động kinh doanh nên công ty luôn nhận được sự ưu đãi từ phía bạn hàng. Công ty tập trung việc kinh doanh chủ yếu vào các lĩnh vực nh : - Xuất nhập khẩu các mặt hàng mà công ty kinh doanh. - Nhập khẩu uỷ thác các mặt hàng theo yêu cầu của khách hàng. - Cung cấp trang thiết bị vật tư cho các công trình xây dựng. 2.1.2.2. Quyền hạn và trách nhiệm của Công ty * Quyền hạn : - Công ty được quyền kinh doanh các mặt hàng đã đăng ký, được quyền quản lý, sử dụng vốn, đất đai, giá trị quyền sử dụng trí tuệ, công nghệ, bí quyết kỹ thuật, và các nguồn lực khác. - Được phép huy động vốn bằng các biện pháp nh : + Tăng vốn góp của cán bộ công nhân viên trong Công ty. + Điều chỉnh mức tăng vốn điều lệ tương ứng với giá trị tài sản tăng lên của Công ty. - Lựa chọn thị trường trên cơ sở phân tích và hoạch định sẵn của Công ty. - Xây dựng và áp dụng các định mức lao động, vật tư, đơn giá tiền lương theo nguyên tắc đảm bảo hiệu quả kinh doanh trong khuôn khổ các định mức, đơn giá đã quy định thống nhất trong Công ty. 19 * Trách nhiệm : - Xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch sản xuất kinh doanh phù hợp với nhiệm vụ của công ty và nhu cầu thị trường. - Ký kết và thực hiện các hợp đồng kinh tế đã ký kết với đối tác. - Thực hiện đúng chế độ và các quy định về quản lý vốn, tài sản, các quỹ, về kế toán, hạch toán, lao động, tiền lương, chế độ kiểm soát và các chế độ khác đúng theo quy định của pháp luật. Chịu trách nhiệm về tính xác thực và hợp pháp của hoạt động tài chính doanh nghiệp. - Thực hiện các nghĩa vụ về thuế và các chính sách khác của Nhà nước. 2.1.3. Giới thiệu bộ máy quản lý của Công ty Công ty Thương mại và Dịch vụ có mô hình tổ chức gọn nhẹ và chia thành hai mảng công việc : - Mảng nghiệp vụ gồm các phòng, ban : Hành chính – Tổ chức, Kế hoạch – Tài vụ, Kho vận, Kỹ thuật. - Mảng kinh doanh gồm các phòng, ban : Kinh doanh, Dự án, Xuất nhập khẩu và các cửa hàng. Ban giám đốc trực tiếp điều hành mọi hoạt động của Công ty, đưa ra các quyết định cụ thể xuống các phòng, ban và các cửa hàng. Các phòng, ban chấp hành các mệnh lệnh, tổ chức thực hiện đúng yêu cầu chỉ tiêu mà Ban giám đốc đưa ra và đệ trình lên giám đốc các kết quả đạt được cũng như các kiến nghị để được xét duyệt. Nguyên tắc hoạt động của bộ máy quản lý công ty có thể tóm tắt qua s ơ đồ sau : Ban giám đốc Các phòng, ban Các cửa hàng Sơ đồ 2.1 : Bộ máy quản lý của Công ty 20