Tài liệu Luận văn quản lý bán hàng trong xí nghiệp may mặc a t

Luận văn Quản lý bán hàng trong xí nghiệp may mặc A&T 1 LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay, công nghệ khoa học, kỹ thuật ngày càng phát triển như vũ bão, trong đó khoa học máy tính cũng phát triển mạnh mẽ và xâm nhập vào mọi lĩnh vực khoa học, kinh tế, xã hội, quản lý ,......máy tính hầu như đều có đóng góp khả năng tuyệt vời của nó tới tất cả các lĩnh vực. Từ việc xây dựng các chương trình khoa học kỹ thuật lớn đến các công việc quản lý thường nhật, máy tính giúp chúng ta cập nhật, tìm kiếm và lưu trữ thông tin một cách tốt nhất. Nhưng các phần mềm hỗ trợ cho việc sử dụng máy tính hầu hết của nước ngoài, điều này gây rất nhiều trở ngại đối với những người không biết hoặc biết ít tiếng Anh. Vì vậy các phần mềm sử dụng tiếng Việt sẽ giúp người sử dụng có hiều quả hơn trong công việc.Bên cạnh các ngôn ngữ lập trình đa dạng và phong phú, thì ngôn ngữ lập trình Visual Basic có tính năng cao hơn cả ,giúp cho người dùng trong các công tác tổ chức ,lập dự án, tìm kiếm, lưu trữ, biểu diễn thông tin, tiết kiệm thời gian. Phần mềm Visual Basic của hãng Microsoft là phần mềm phổ biến ở nước ta hiện nay. Visual Basic là ngôn ngữ lập trình trực quan theo hướng đối tượng lấy ngôn ngữ Basic làm gốc. Sử dụng phần mềm lập trình VB trên Windows sẽ giúp chương trình dễ sử dụng và tiện lợi cho người sử dụng vì nó cung cấp khả năng tạo đối tượng và các lớp bằng cách sử dụng giao diện thay ngôn ngữ, Visual Basic có giao diện đẹp, các thao tác đơn giản không bị phụ thuộc vào chương trình như các chương trình lập trình trên môi trường DOS. Khả năng kết nối và các công cụ truy vấn giúp cho ta tổ chức tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng khi cơ sở dữ liệu đã được tạo các quan hệ ràng buộc. 2 Tóm lại ,ngôn ngữ lập trình Visual Basic là một công cụ cần thiết cho người sử dụng có thể cập nhật, lưu trữ, tìm kiếm, xem sửa một cách nhanh chóng. Với mong muốn áp dụng Visual Basic vào công tác quản lý,em xin thực hiện đề tài : Quản lớ bỏn hàng trong xớ nghiệp may mặc A&T. Công việc Quản lí bán hàng là một công việc rất phức tạp đối với những công ty, xí nghiệp lớn , vì vậy cần có một phần mềm hỗ trợ việc sử dụng máy tính để quản lý bán hàng sẽ giúp người quản lý dễ dàng hơn. 3 CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY MAY A&T VÀ BÀI TOÁN QUẢN LÝ BÁN HÀNG I: Khái quát về công ty may A&T: Công ty may A&T là một công ty may công nghiệp, gồm 100 công nhân, tổ chức bộ máy Công ty được chia làm 2 bộ phận: Bộ phận kinh doanh và bộ phận kĩ thuật được khái quát ở sơ đồ sau: Giám đốc Phó giám đốc kinh doanh Phòng king doanh Phòng kế toán, tài vụ Phó giám đốc kĩ thuật Phòng hành chính Phòng nguyên liệu Phòng KT công nghệ Phòng xây dụng cơ bản 4 II: Bài toán quản lí bán hàng: Đối với công ty A&T, quy trình bán hàng diễn ra như sau: + Phòng kinh doanh (bộ phận phụ trách bán hàng) nhận được đơn mua hàng của khách hàng. Căn cứ vào các đơn đặt hàng của khách hàng, bộ phận bán hàng sẽ tiến hành xem xét tính hợp lệ cũng như khả năng đáp ứng của công ty sau đó trả lời khách hàng để tiến hành các công việc tiếp theo. + Bộ phận bán hàng sẽ tiến hành chuyển giao sản phẩm cho từng Khách hàng đã gửi đơn đặt hàng và làm hóa đơn thanh toán. + Sau khi đã xác nhận hàng hóa đã nhận được, Khách hàng sẽ tiến hành công việc chuyển tiền mua hàng cho công ty. + Các hoá đơn bán hàng sẽ được chuyển cho kế toán thu và lưu lại nhằm tổng hợp bán hàng khi đến kỳ. Như vậy, yêu cầu đặt ra của chương trình Quản lí bán hàng là:  Cho phép quản lí được số lượng của sản phẩm được bán ra và nhập vào trong tháng, năm.  Quản lí được đối tượng khách hàng.  Quản lí được các loại hoá đơn bán hàng. 5  Quản lí được số lượng tồn kho tức thời phục vụ cho công tác giao dịch xuất, bán hàng được kip thời, đáp ứng nhanh và tốt nhất nhu cầu của khách. Từ yêu cầu đó chương trình cần đạt được các yêu cầu tối thiểu sau: + Việc cập nhật ,lưu trữ các thông tin về khách hàng, sản phẩm, các loại hoá đơn phải đơn giản, dễ ràng, tránh được các sai sót khi cập nhật. + Việc tìm kiếm đơn giản ,nhanh chóng ,chính xác. + Việc in ấn tiện lợi, đẹp, dễ nhìn. 1:> Yêu cầu nhập dữ liệu đầu vào của bài toán: 1. Cập nhật dữ liệu về khách hàng. 2. Cập nhật dữ liệu về sản phẩm 3. Cập nhật dữ liệu về các hoá đơn xuất bán hàng và các sản phẩm được xuất bán ra trong mỗi hoá đơn. 4. Cập nhật dữ liệu về hàng trả lại . 2:> Các báo cáo đầu ra: 1. Báo cáo số lượng sản phẩm xuất bán trong ngày. 2. Bảng kê chi tiết các hoá đơn xuất bán trong ngày. 6 3. Báo cáo tổng hợp xuất nhập tồn theo từng tháng, năm. 4. In ra danh mục hàng hoá, hợp đồng, danh mục khách hàng, in ra hoá đơn bán hàng. 5. Cho phép tìm kiếm để xem thông tin trong hoá đơn bán hàng 7 8 CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÍ BÁN HÀNG. I: Khái quát về thông tin quản lý: 1.1: Định nghĩa Hệ thống thông tin (HTTT): 9 Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu…thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ và phân phối thông tin trong một ràng buộc được gọi là môi trường. Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học..Đầu vào của HTTT được lấy từ các nguồn và được xử lí bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý được chuyển đến các đích hoặc cập nhật vào kho dữ liệu. Ta có mô hình HTTT: Nguồn Thu nhập Phân phát Xử lý và lưu trữ Đích Kho dữ liệu 10 Như vậy mọi HTTT đều có bốn bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận dưa dữ liệu ra. 1.2: Tầm quan trọng của HTTT: Chúng ta biết rằng, quản lý hiệu quả một tổ chức là dựa phần lớn vào chất lượng thông tin do HTTT chính thức sản sinh ra. Dễ thấy rằng từ sự hoạt động kếm của một HTTT sẽ gây ra nhữnh hậu quả xấu nghiêm trọng. Hoạt động tốt hay xấu của một HTTT được đánh giá thông qua chất lượng của thông tin mà nó cung cấp. Tiêu chuẩn đánh giá chất lượng của thông tin như sau: -Tin cậy - Đầy đủ -Thích hợp - Dễ hiểu 11 - Được bảo vệ - Đúng thời điểm Vì thế mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển một HTTT là cung cấp cho các thành viên cuả tổ chức những công cụ quản lí tốt nhất. 1.3: Các công đoạn của phát triển hệ thống: Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự án phát triển hệ thống .Giai đoạn này được thực hiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn.Nó bao gồm các công đoạn sau: 1.1 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu 1.2 Làm rõ yêu cầu 1.3 Đánh giá khả năng thực thi 1.4 chuẩn bi và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu.Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đỗi với hệ thống và 12 xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt được.Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thôi phát triẻen một hệ thống mới .Để làm những việc đó giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau đây: 2.1 Lập kế hoạch phân tích chi tiết 2.2 Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại 2.3 Nghiên cứu hệ thống thực tại 2.4 Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp. 2.5 Đánh giá lại tính khả thi 2.6 Thay đổi đề xuất của dự án 2.7 Chuẩn bị trình bày báo cáo phân tích chi tiết Giai đoạn 3:Thiết kế lô gíc Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần lô gíc của một hệ thống thông tin , cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt dược những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước. Mô hình lô gí của hệ thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ htóng mới sẽ sản sinh ra, nội dung của cơ sở dữ liệu, các sử lý và hợp tác hoá sẽ phải thực hiện và các dữ liếu sẽ được nhập vào. Mô hình lô gíc sẽ phải được những người sử dụng xem xet và chuẩn y. Thiết kế lô gíc bao gồm những công đoạn sau: 3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu 13 3.2 Thiết kế xử lý 3.3 Thiết kế các luồng dữ liệu vào 3.4 Chỉnh sửa tài liệu cho mức lô gíc 3.5 Hợp thức hoá mô hình lô gíc Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp Mô hình lô gíc của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm.Khi mô hình này được xác định và chuẩn y bởi người sử dụng, thì phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên phải nghiêng về các phương tiện để thực hiện hệ thống này. Đó là việc xây dựng các phương án khác nhau để cụ thể hoá mô hình lô gíc.Mỗi một phương án là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là mô tả chi tiết .Tất nhiên là người sử dụng sẽ thấy đễ dàng hơn khi lựa chọn dưa trên những mô hình vật lý ngoài được xây dựng Các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp: 4.1 Xác định các dàng buộc tin học và dàng buộc tổ chức 4.2 Xây dựng các phương án của giải pháp 4.3 Đánh giá các phương án của giải pháp 4.4 Chuẩn bị trình bày báo cáo giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài 14 Giai đoạn này dược tiến hành sau khi sau hi một phương án của giải pháp được lựa chọn. Thiết kế vật ly bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: Trước hết là một tài liệu bao chức tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ càc cho người sử dụng và nó mô tả phần thủ công và cả những giao diện những phần tin học hoá. Những công đoạn chính của thiết kế vvạt ly ngoài là: 5.1 Lập kế hoạch thiết kế vậtlý ngoài 5.2 Thiết kế các giao diện(vào/ ra) 5.3 Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá 5.4 Thiết kế các thủ tục thủ công 5.5 Chuẩn bị trình bày báo cáo về thiết kké vật lý ngoài Giai đoạn 6: triển khai kĩ thuật Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kĩ thuật là phần tin học hoá của hệ thông thông tin, có nghĩa là phần mềm. Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu hhẹ thống. Các công đoạn của giai đoạn này gồm: 6.1 Lập kế hoạch thực hiện kĩ thuật 6.2 Thiết kế vật lý trong 6.3 Lập trình 15 6.4 Thử nghiệm hệ thống 6.5 Chuẩn bị tài liệu. Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác Cài đặt hệ thống là pha trong đó việc chuyển từ hệ thông cũ sang hệ thống mới được thực hiện. Giai đoạ này gồm các công đoạn: 7.1 Lập kế hoạch cài đặt 7.2 Chuyển đổi 7.3 Khai thác và bảo trì 7.4 Đánh giá II: Phân tích và thiết kế Hệ thống thông tin Quản lý bán hàng: Có thể nói, các hệ thống thông tin king doanh và sản xuất có mặt trong tất cả các loại hình tổ chức doanh nghiệp, với nhiệm vụ sản xuất ra các sản phẩm và dich vụ mà hệ thống Makerting dự kiến sẽ đưa vào kinh doanh. Các hệ thống thông tin kinh doanh và sản xuất hỗ trợ quá trình ra quyết định đối với các hoạt động phân phối và hoạch định các nguồn lực kinh doanh và sản xuất. HTTT kinh doanh bao gồm nhiều phân hệ HTTT nhỏ hơn. Sau đây là một số HTTT phục vụ quá trình quản lý bán hàng: HTTT mua hàng có chức năng duy trì dữ liệu về mọi giai đoạn của cung cấp nguyên vật liệu và hangf hoá mua vào phục vụ sản xuất. 16 HTTT nhận hàng cung cấp những dạng thông tin như Ngày nhận hàng, số hiệu và tên nhà cung cấp, mã hiệu và số lượng đặt mua hàng, thông tin về tình trạng hư hỏng của hàng hoá lúc giao nhận (nếu có). HTTT giao hàng hỗ trợ măt xích cuối của quá trình là nhập thành phẩm vào kho hoặc xuất giao cho khách hàng- người mua. Có nhiều tài liệu và báo cáo có thể hỗ trợ và kiểm soát các quá trình dự trữ và gioa hàng như baó cáo giao hàng và bản thân HTTT giao hàng lại cung cấp thông tin cần thiêt cho hệ thống hàng dự trữ và công nợ phải thu . Các sơ đồ luồng thông tin và dữ liệu của nghiệp vụ quản lý bán hàng: 1: Sơ đồ chức năng Quản lý bán hàng: QUẢN LÝ BÁN HÀNG NHẬP DỮ LIỆU QUẢN LÝ GIAO DỊCH THÔNG TIN ĐẦU RA Cập nhật dữ liệu mới Kiểm tra hoá đơn Báo cáo tổng hợp Xóa/ sửa dữ liệu Cho phép nhập lại Báo cáo chi tiết Lập phiếu nhập kho 17 2: Sơ đồ luồng thông tin: 18 Thời Khách hàng Nhân viên Kế toán thu Lãnh đạo điểm Đơn Duyệt đơn ặt Thông tin công nợ KH Tức Hợp lệ? thời Đơn bị từ Không Hóa đơn bán Đơn chấp Viết HĐ giao hàng Hóa đơn bán hàng Có *. DBF Tính công nợ B/c tình hình tiêu thụ trong Tổng hợp báo cáo ngày Cuối ngày Tổng hợp báo cáo tháng B/c tình hình tiêu thụ trong tháng Cuối tháng 19 20