Tài liệu Luận văn kế toán kiểm soát quy trình thẩm định giá tại công ty cổ phần thẩm định giá đồng nai

  • Số trang: 95 |
  • Loại file: PDF |
  • Lượt xem: 386 |
  • Lượt tải: 0
khanhtoanngo

Tham gia: 03/11/2016

Mô tả:

MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU ....................................................................................................................... 1 1. Lý do chọn đề tài: ................................................................................................ 1 2. Tổng quan lịch sử nghiên cứu của đề tài: ............................................................ 1 3. Mục tiêu nghiên cứu: ........................................................................................... 1 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu: ......................................................................2 5. Phƣơng pháp nghiên cứu đề tài: ..........................................................................2 6. Những đóng góp mới của đề tài: .........................................................................2 7. Kết cấu đề tài: ......................................................................................................2 CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI QUY TRÌNH THẨM ĐỊNH GIÁ VÀ THẨM ĐỊNH GIÁ BẤT ĐỘNG SẢN TẠI CÔNG TY THẨM ĐỊNH GIÁ ................................................................ 3 1.1 Cơ sở lý luận về Hệ thống kiểm soát nội bộ. ....................................................3 1.1.1 Khái niệm và mục tiêu của việc kiểm soát nội bộ .....................................3 1.1.1.1 Khái niệm ........................................................................................... 3 1.1.1.2 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ: ...........................................4 1.1.1.3 Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp và lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ: ................................ 4 1.1.2 Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ: ....................................5 1.1.2.1 Môi trƣờng kiểm soát. ........................................................................6 1.1.2.2 Đánh giá rủi ro. ..................................................................................7 1.1.2.3 Hoạt động kiểm soát...........................................................................8 1.1.2.4 Thông tin và truyền thông: ............................................................... 12 1.1.2.5 Giám sát: .......................................................................................... 14 1.1.3 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ........................ 15 1.1.4 Trình tự nghiên cứu của hệ thống kiểm soát nội bộ. ............................... 15 1.1.4.1 Mục đích nghiên cứu:.......................................................................15 1.1.4.2 Trình tự nghiên cứu của kiểm soát nội bộ........................................16 1.1.4.2.1 Tìm hiểu những bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ. .........16 1.1.4.2.2 Đánh giá rủi ro kiểm soát và thiết kế các thử nghiệm kiểm soát. ..................................................................................................................17 1.1.4.2.3 Thực hiện các thử nghiệm kiểm soát. .......................................17 1.1.5 Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ. .................................................... 18 1.1.5.1 Phát triển môi trƣờng kiểm soát ....................................................... 18 1.1.5.2 Thiết kế các thủ tục kiểm soát .......................................................... 19 1.2 Khái niệm và vai trò của thẩm định giá trong nền kinh tế thị trƣờng . ...........20 1.2.1 Khái niệm: ............................................................................................... 20 1.2.2 Vai trò của thẩm định giá trong nền kinh tế thị trường. ......................... 21 TÓM TẮT CHƢƠNG 1 ........................................................................................................ 22 CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT QUY TRÌNH THẨM ĐỊNH GIÁ TẠI CÔNG TY THẨM ĐỊNH GIÁ ĐỒNG NAI ....................................................................... 23 2.1 Giới thiệu tổng quan về công ty Thẩm định giá Đồng Nai. ............................ 23 2.1.1. Sự hình thành và phát triển công ty Thẩm định giá Đồng Nai. .............23 2.1.2 Ngành nghề kinh doanh và đặc điểm sản suất kinh doanh tại công ty. ..24 2.1.2.1 Ngành nghề kinh doanh. ..................................................................24 2.1.2.2 Đặc điểm sản xuất kinh doanh tại công ty: ......................................25 2.1.3 Mạng lưới hoạt động và cơ cấu tổ chức của Công ty Thẩm định giá Đồng Nai...........................................................................................................26 2.1.3.1 Mạng lƣới hoạt động. .......................................................................26 2.1.3.2 Cơ cấu tổ chức. .................................................................................27 2.1.4 Thuận lợi, khó khăn và định hướng phát triển. .......................................29 2.1.4.1 Thuận lợi. ......................................................................................... 29 2.1.4.2 Khó khăn .......................................................................................... 29 2.1.4.3 Định hƣớng phát triển của công ty. ..................................................30 2.1.5 Tình hình công tác thẩm định và kết quả kinh doanh của công ty trong năm 2009, 2010, 2011 ...................................................................................... 30 2.1.6 Tình hình tổ chức công tác kế toán tại công ty Thẩm định giá Đồng Nai. .......................................................................................................................... 31 2.1.6.1 Các chính sách kế toán đƣợc áp dụng tại công ty. ........................... 32 2.1.6.2 Tình hình tổ chức hệ thống sổ sách:.................................................32 2.1.7 Tình hình tổ chức bộ máy kế toán. .......................................................... 34 2.1.7.1 Hình thức tổ chức bộ máy kế toán. ..................................................34 2.1.7.2 Sơ đồ tố chức bộ máy kế toán. ........................................................ 34 2.1.7.3 Chức năng nhiệm vụ của phòng kế toán và các phần hành kế toán. 35 2.1.7.3.1 Chức năng nhiệm vụ của phòng kế toán ...................................35 2.1.7.3.2 Chức năng nhiệm vụ các phần hành kế toán ............................ 36 2.1.8 Đặc điểm của phần mềm kế toán đang áp dụng tại công ty....................37 2.1.8.1 Về bảo mật. ...................................................................................... 37 2.1.8.2 Về tiện ích chung. ............................................................................37 2.1.8.4 Một số chức năng cơ bản của các phần hành kế toán trong phần mềm: .............................................................................................................38 2.2 Thực trạng quy trình thẩm định giá tại công ty Thẩm định giá Đồng Nai. ....39 2.2.1 Mô tả quy trình thẩm định giá. ................................................................ 39 2.2.2 Quy trình thực hiện nghiệp vụ thẩm định giá. .........................................40 2.2.2.1 Xác định tổng quát về tài sản cần thẩm định và xác định giá thị trƣờng hoặc phi thị trƣờng làm giá thẩm định. ............................................40 2.2.2.2 Lập kế hoạch thẩm định giá. ............................................................ 40 2.2.2.3 Khảo sát thị trƣờng, thu thập thông tin ............................................41 2.2.2.3.1 Khảo sát hiện trƣờng .................................................................41 2.2.2.3.2 Thu thập tài liệu ........................................................................42 2.2.2.4 Phân tích thông tin ...........................................................................42 2.2.2.5 Xác định giá trị tài sản cần thẩm định. .............................................42 2.2.2.6 Lập báo cáo và chứng thƣ kết quả thẩm định. .................................43 2.2.3 Quy trình tạo thành chứng thƣ thẩm định giá..........................................43 2.2.3.1 Quy trình lập phiếu chuyển .............................................................. 44 2.2.3.2 Quy trình lập hoá đơn giá trị gia tăng ..............................................45 2.3 Kiểm soát nội bộ đối với quy trình thẩm định giá. .........................................47 2.3.1 Môi trƣờng kiểm soát ..............................................................................47 2.3.2 Đánh giá rủi ro ......................................................................................... 48 2.3.3 Các hoạt động kiểm soát..........................................................................49 2.3.3.1 Kiểm soát quy trình thẩm định giá. ..................................................52 2.3.3.2 Xử lý các sai sót trong quy trình kiểm soát......................................57 2.4 Quy trình thẩm định giá thực tế tại công ty Thẩm định giá Đồng Nai. ..........58 2.4.1 Thực trạng quy trình thẩm định về dự án khu Công nghiệp Đất Đỏ I. ...58 2.4.2 Thực trạng quy trình thẩm định tài sản. ..................................................73 TÓM TẮT CHƢƠNG 2 ........................................................................................................ 81 CHƢƠNG 3 ............................................................................................................................. 82 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHẦM HOÀN THIỆN QUY TRÌNH THẨM ĐỊNH GIÁ TẠI CÔNG TY THẨM ĐỊNH GIÁ ĐỒNG NAI ........................................ 82 3.1 Nhận xét. .........................................................................................................82 3.1.1 Nhận xét chung. ....................................................................................... 82 3.1.2 Nhận xét về kiểm soát quy trình thẩm định giá. .....................................83 3.1.3 Thủ tục kiểm soát. .................................................................................... 83 3.1.4 Tổ chức bộ máy. ...................................................................................... 83 3.1.5 Giám sát...................................................................................................84 3.2 Một số ý kiến để nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty. .......................... 84 3.3 Giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình thẩm định giá.......................................89 TÓM TẮT CHƢƠNG 3 ........................................................................................................ 90 KẾT LUẬN.............................................................................................................................. 91 1 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài: Nền kinh tế nƣớc ta đang chuyển biến mạnh, sự hợp tác kinh tế giữa các quốc gia diễn ra ngày càng nhiều và là xu thế tất yếu. Các doanh nghiệp trong nƣớc cũng nhƣ các tập đoàn kinh tế xuyên quốc gia hoạt động ngày càng sôi nổi hơn để đạt mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận. Thẩm định là một công việc rất cụ thể, đòi hỏi tính kiên trì và cẩn thận trong việc thu thập thông tin và xử lý số liệu. Ngoài việc xem xét những đặc điểm riêng biệt của từng tài sản, ngƣời thẩm định còn phải xem xét các yếu tố rủi ro vô hình và những yếu tố luật pháp ảnh hƣởng đến giá trị tài sản. Chính sự phức tạp trong đối tƣợng thẩm định giá, cũng nhƣ giá trị rất lớn của các tài sản thẩm định đã làm cho hoạt động này hết sức khó khăn. Trong quá trình thẩm định giá, thẩm định giá viên không thể tránh khỏi sai sót.để hạn chế sự sai sót đó, một nhiệm vụ không thể thiếu và ngày càng trở nên thiết yếu trong quy trình thẩm định giá lá phải tổ chức tốt công tác kiểm soát lại quy trình thẩm định giá.Vì vậy, em đã chọn đề tài t c n t thẩm định Đồn N K ểm so t qu tr nh thẩm định làm đề tài nghiên cứu khoa học của mình. 2. Tổn qu n lịch sử n h ên cứu củ đề tà : Đề tài “kiểm soát quy trình thẩm định giá tại công ty Thẩm định giá Đồng Nai”, em nghiên cứu quy trình thẩm định giá thực tế tại công ty Thẩm định giá Đồng Nai, và nghiên cứu quy trình kiểm soát đối với quy trình thẩm định giá 3. Mục t êu n h ên cứu: Nghiên cứu cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ, nghiên cứu quy trình thẩm định giá, cơ sở lý luận về kiểm soát đối với quy trình thẩm định giá. Đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ đối với thẩm định giá tại công ty Thẩm định giá Đồng Nai. Đƣa ra một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình thẩm định giá tại công ty Thẩm định giá Đồng Nai. 2 4. Đố tƣợn và ph m v n h ên cứu: - Đối tượng nghiên cứu: thu thập các số liệu để nghiên cứu thực trạng hoạt động kiểm soát nội bộ và hoạt động kiểm soát quy trình thẩm định giá tại công ty Thẩm định giá Đồng Nai. - Phạm vi nghiên cứu: Công ty Thẩm định giá Đồng Nai. 5. Phƣơn ph p n h ên cứu đề tà : - Thu thập số liệu các tài liệu liên quan của công ty Thẩm định giá Đồng Nai . - Phƣơng pháp khảo sát - Phƣơng pháp phân tích - Quan sát thực tế 6. Nhữn đón óp mớ củ đề tà : Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tiễn hệ thống kiểm soát nội bộ đối với quy trình thẩm định giá tại công ty Thẩm định giá Đồng Nai. Đề tài có đƣợc các kết quả sau: - Thứ nhất, hệ thống hóa cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm soát nội bộ đối với quy trình thẩm định giá tại công ty Thẩm định giá Đồng Nai. - Thứ hai, tìm hiểu và đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ đối với quy trình thẩm định giá tại công ty Thẩm định giá Đồng Nai. - Thứ ba, đề xuất một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình thẩm định giá công ty Thẩm định giá Đồng Nai. 7. Kết cấu đề tà : Ngoài phần lời cảm ơn, lời mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung chính của đề tài gồm 3 chƣơng: Chƣơn 1: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với quy trình thẩm định giá tại công ty thẩm định giá Đồng Nai. Chƣơn 2: Thực trạng kiểm soát quy trình thẩm định giá tai công ty thẩm định giá Đồng Nai. Chƣơn 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình thẩm định giá tại công ty thẩm đinh giá Đồng Nai 3 CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI QUY TRÌNH THẨM ĐỊNH GIÁ VÀ THẨM ĐỊNH GIÁ BẤT ĐỘNG SẢN TẠI CÔNG TY THẨM ĐỊNH GIÁ 1.1 Cơ sở lý luận về Hệ thốn k ểm so t nộ bộ. 1.1.1 Khái niệm và mục tiêu của việc kiểm soát nội bộ [3]. Để hạn chế những sai sót và gian lận có thể xảy ra, hệ thống kiểm soát nội bộ cần phải đƣợc thiết lập trong mỗi doanh nghiệp. Hoạt động kiểm soát luôn tồn tại và giữ một vị trí vô cùng quan trọng trong quy trình quản lý, công việc này đƣợc thực hiện bởi hệ thống kiểm soát nội bộ (Internal control system) của doanh nghiệp. 1.1.1.1 Kh n ệm. Kiểm soát nội bộ là một hệ thống gồm các chính sách, thủ tục do an giám đốc, nhà quản lý thiết lập để điều hành mọi nhân viên, mọi hoạt động của đơn vị nhằm cung cấp một sự đảm bảo hợp lý thực hiện các mục tiêu: - Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của đơn vị. - Mọi thành viên trong đơn vị phải tuân thủ các chính sách và quy định của đơn vị. - Định k đánh giá kết quả hoạt động để nâng cao hiệu quả điều hành * K ểm so t nộ bộ là một qu tr nh. KSN gồm một chuỗi các hoạt động kiểm soát đƣợc kết hợp với nhau thành một thể thống nhất. KSN không phải ch thuộc về các nhà quản lý mà là một hệ thống nhằm huy động tất cả các thành viên ở mọi bộ phận tham gia kiểm soát các hoạt động. Quá trình kiểm soát là phƣơng tiện gi p doanh nghiệp đạt đƣợc các mục tiêu của mình. * K ểm so t nộ bộ đƣợc th ết kế và vận hành bở con n ƣ . Chính con ngƣời trong doanh nghiệp nhƣ Hội đồng quản trị, an Giám đốc và các nhân viên định ra các mục tiêu, thiết lập các cơ chế kiểm soát và vận hành của ch ng, chứ KSN không ch đơn thuần là những chính sách, thủ tục hay biểu m u 4 * K ểm so t nộ bộ cun cấp một sự đ m b o hợp lý, chứ không phải đảm bảo rằng các mục tiêu s đƣợc thực hiện. Vì KSN có thể ngăn chặn và phát hiện nhƣng không thể đảm bảo rằng ch ng không bao giờ xảy ra, trong quá trình vận hành hệ thống kiểm soát những yếu kém có thể xảy ra do các sai lầm của con ngƣời nên d nđến việc không thực hiện các mục tiêu. 1.1.1.2 Mục t êu củ hệ thốn k ểm so t nộ bộ. Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ rất rộng, ch ng bao trùm lên mọi mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn vị. Cụ thể là: - Đối với báo cáo tài chính, kiểm soát nội bộ phải đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy (ngƣời quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành). - Đối với tính tuân thủ, kiểm soát nội bộ trƣớc hết phải đảm bảo hợp lý việc chấp hành luật pháp và các quy định của Nhà nƣớc. Kiểm soát nội bộ còn phải hƣớng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị nhằm bảo đảm đạt đƣợc những mục tiêu của đơn vị. - Đối với mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động, kiểm soát nội bộ gi p đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lƣợc kinh doanh của đơn vị và phát hiện mọi hành vi lãng phí, gian lận, sử dụng tài sản không đ ng mục đích, hoặc vƣợt quá thẩm quyền. Có thể hiểu một cách ngắn gọn, kiểm soát nội bộ là toàn bộ các biện pháp của nhà quản lý nhằm đảm bảo các mục tiêu của đơn vị đƣợc thực hiện. 1.1.1.3 Sự cần th ết ph xâ dựn hệ thốn k ểm so t nộ bộ tron c c do nh n h ệp và lợ ích củ hệ thốn k ểm so t nộ bộ. Trong một tổ chức bất k , sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - quyền lợi riêng của ngƣời sử dụng lao động với ngƣời lao động luôn tồn tại song hành. Nếu không có hệ thống kiểm soát nội bộ, làm thế nào để ngƣời lao động không vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ 5 chức, của ngƣời sử đụng lao động, làm sao quản lý đƣợc các rủi ro, làm thế nào có thể phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dƣới một cách chính xác, khoa học chứ không phải ch dựa trên sự tin tƣởng cảm tính những điều này chứng minh một điều rằng thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ là rất cần thiết và quan trọng. Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh s đem lại cho tổ chức các lợi ích nhƣ: giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, giá thành bị tăng đột biến, chất lƣợng sản phẩm giảm...). ảo vệ tài sản khỏi bị hƣ hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp. Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính. Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức cũng nhƣ các quy định của luật pháp. Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ƣu các nguồn lực và đạt đƣợc mục tiêu đề ra. ảo vệ quyền lợi của nhà đầu tƣ, cổ đông và tạo dựng lòng tin đối với họ (trƣờng hợp Công ty cổ phần) 1.1.2 Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ. Hệ thống kiểm soát nội bộ đều khác nhau giữa các đơn vị do có sự khác nhau về đặc điểm tình hình và hoạt động của từng đơn vị nhƣng để hệ thống KSN hoạt động hiệu quả, hệ thống này cần bao gồm 05 thành phần sau: M trƣ n k ểm so t Đ nh c c rủ ro HỆ THỐNG Ho t độn k ểm so t KIỂM SOÁT NỘI BỘ Th n t n & tru ền th n Giám sát Sơ đồ 1.1: Các bộ phận hợp thành KSNB 6 1.1.2.1 M trƣ n k ểm so t. Môi trƣờng kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố có tính chất môi trƣờng tác động đến việc thiết kế, hoạt động và sự hữu hiệu của các chính sách, thủ tục của doanh nghiệp. Các nhân tố này chủ yếu liên quan đến thái độ, nhận thức và hành động của ngƣời quản lý đơn vị . ƣới đây là các nhân tố chính: - Tính chính trực và c c trị đ o đức: là yếu tố ảnh hƣởng đến sự hữu hiệu của quá trình kiểm soát hệ thống KSN . Đơn vị phải xây dựng các chuẩn mực về đạo đức cho các nhân viên, các nhà quản lý cấp cao phải cƣ xử đ ng đắn để làm gƣơng cho cấp dƣới trong việc thực hiện các chuẩn mực đó, nhằm ngăn chặn hạn chế các nhân viên có hành vi thiếu đạo đức d n đến sai phạm. Mặt khác, để nâng cao tính chính trực và sự tôn trọng các giá trị đạo đức là cần phải loại trừ và giảm thiểu những sức ép hay điều kiện có thể gây ra hành vi thiếu trung thực. Nhƣ việc gian lận trong báo cáo tài chính có thể do nhân viên làm theo ý kiến chủ quan của nhà quản lý. - Đ m b o về n n lực: nhà quản lý nên tuyển dụng các nhân viên có trình độ đào tạo, có kinh nghiệm và phân công công việc phù hợp với năng lực, chuyên môn của họ. Phải thƣờng xuyên giám sát và huấn luyện họ, và nhƣ vậy họ s thực hiện công việc đƣợc giao một cách có hiệu quả và ngƣợc lại. - Hộ đồn qu n trị và Ủ b n k ểm so t: hai bộ phận này có ảnh hƣởng lớn đến môi trƣờng kiểm soát tuy không trực tiếp tham gia vào việc điều hành, nhƣng nó có những đóng góp quan trọng cho việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị thông qua các hoạt động giám sát của mình nhƣ giám sát việc tuân thủ pháp luật, việc lập báo cáo tài chính, giữ sự độc lập của kiểm toán nội bộ - Tr ết lý và phon c ch đ ều hành củ nhà qu n lý: các nhà lãnh đạo cấp cao là ngƣời quyết định và điều hành mọi hoạt động của đơn vị vì vậy quan điểm cách thức quản lý, cũng nhƣ phong cách điều hành của họ ảnh hƣởng lớn đến môi trƣờng kiểm soát và tác động đến việc thực hiện mục tiêu. Thể hiện qua việc tuân thủ những nguyên tắc đạo đức trong kinh doanh nhƣ việc chấp nhận các rủi ro trong kinh doanh. Cụ thể là các nhà quản lý s n sàng dấn 7 thân vào những dự án rủi ro cao hay có thái độ bảo thủ đối với những rủi ro; thái độ và hành động trong việc trình bày và công bố báo cáo tài chính có thận trọng hay không và có duy trì đƣợc mối liên hệ thƣờng xuyên với các nhà quản lý bộ phận hay không, cũng nhƣ việc bàn luận về ứng dụng cách xử lý kế toán nhƣ việc lựa chọn chính sách kế toán bảo thủ hay rộng rãi, thoải mái. Triết lý và phong cách điều hành cũng đƣợc phản ánh trong cách thức nhà quản lý sử dụng các kênh thông tin và mối quan hệ với cấp dƣới. Vì vậy triết lý và phong cách điều hành quản lý có thể ảnh hƣởng rất lớn đến môi trƣờng kiểm soát và tác động đến việc thực hiện mục tiêu chung của đơn vị. 1.1.2.2 Đ nh rủ ro. Sơ đồ 1.2: Đánh giá các rủi ro Đánh giá rủi ro bao gồm việc xác định và phân tích những rủi ro có liên quan đến quá trình hƣớng đến mục tiêu của doanh nghiệp làm nền tảng cho việc xác định cách thức xử lý rủi ro. Thông qua việc xác định mục tiêu đề ra ở cả cấp độ tổng thể đơn vị và cấp độ quy trình hay các bộ phận chức năng, doanh nghiệp có thể xác định đƣợc những yếu tố ảnh hƣởng đến việc không thực hiện đƣợc mục tiêu và phải cố gắng kiểm soát những rủi ro này. Việc đánh giá rủi ro ch có hiệu quả khi: * X c định mục t êu củ đơn vị: tuy mục tiêu không phải là một bộ phận của kiểm soát nội bộ nhƣng việc xác định mục tiêu này là một điều kiện rất quan trọng trong việc đánh giá rủi ro. oanh nghiệp đề ra các phƣơng pháp, kế hoạch, quy trình hành động cụ thể nhằm giảm thiểu tác hại rủi ro đến một giới hạn chấp nhận nào đó 8 hoặc để cho nhận viên nhận thức đƣợc về tác hại của rủi ro cũng nhƣgiới hạn rủi ro tối thiểu mà doanh nghiệp có thể chấp nhận đƣợc. Và đề ra mục tiêu tổng thể cũng nhƣ chi tiết để tất cả những thành viên lấy đó làm cơ sở để nhận dạng và đánh giá những rủi ro tác động đến việc thực hiện các mục tiêu. * Nhận d n rủ ro: Rủi ro có thể tác động ở mức độ toàn đơn vị nhƣ: sự đổi mới của khoa học và kỹ thuật, sự thay đổi của đối thủ cạnh tranh, hay nhu cầu của khách hàng, hoặc chính sách nhà nƣớc thay đổi. Rủi ro cũng có thể tác động đến ảnh hƣởng của từng hoạt động. Để nhận dạng rủi ro cần bao quát cả rủi ro bên trong và rủi ro bên ngoài. Các nhà quản lý có thể đặt ra hàng loạt câu hỏi để nhận diện các rủi ro. Ví dụ nhƣ có thể xảy ra những sai phạm nào? những yếu kém của đơn vị là ở đâu? Làm sao để biết đƣợc ch ng ta có đạt đƣợc mục tiêu hay không?... * Phân tích và đ nh rủ ro: sau khi nhận dạng đƣợc rủi ro cần xem xét mức độ thƣờng xuyên rủi ro xảy ra định tính, định lƣợng mức độ ảnh hƣởng của nó đến mục tiêu của đơn vị, xem xét khả năng xảy ra rủi ro và những biện pháp có thể sử dụng đối phó và hạn chế rủi ro. 1.1.2.3 Ho t độn k ểm so t. Hoạt động kiểm soát là các hành động đƣợc cụ thể hoá từ các chính sách và thủ tục nhằm đảm rằng những định hƣớng của lãnh đạo đƣợc thực hiện và những biện pháp cần thiết đƣợc đƣa ra để xử lý những rủi ro làm ảnh hƣởng đến quá trình đạt mục tiêu của đơn vị. Hoạt động kiểm soát đƣợc thực hiện ở mọi cấp độ trong tất cả các bộ phận của đơn vị. Cụ thể là các hành động, quy chế, các mục tiêu quản lý đặt ra nhằm đảm bảo ch thị của lãnh đạo đƣợc thực hiện và những biện pháp cần thiết để xử lý các rủi ro .Các hoạt động của kiểm soát là [1] : 9 Phân chia trách nhiệm đầy đủ Các thủ tục phê chuẩn Các hoạt động kiểm soát là : đ ng đắn Chứng từ và sổ sách đầy đủ Kiểm soát vật chất Kiểm soát độc lập Phấn tích rà soát Sơ đồ 1.3 : Các hoạt động kiểm soát ( Nguồn : Trƣờng Đại học Kinh Tế TP.Hồ Chí Minh) - Phân ch tr ch nh ệm đầ đủ Công việc và trách nhiệm cần đƣợc phân chia cho nhiều ngƣời trong một bộ phận hoặc nhiều bộ phận trong cơ quan. Phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Với mục đích không cho phép một nhân viên nào đƣợc giải quyết mọi mặt nghiệp vụ từ đầu đến cuối. Nguyên tắc chung là việc ký duyệt, ghi chép các nghiệp vụ, đối chiếu và quản lý tài sản phải độc lập với nhau, nhằm mục đích các nhân viên kiểm tra chéo l n nhau, nhƣ vậy các sai sót dễ phát hiện hơn và các gian lận khó xảy ra hơn, có thể hạn chế gian lận và sai phạm. Việc phân công phân nhiệm còn có tác dụng tạo sự chuyên môn hóa và gi p cho việc kiểm tra và th c đẩy l n nhau trong công việc. Khi phân chia công việc đòi hỏi sự tách biệt về trách nhiệm nhƣ đối với một số công việc: + Trách nhiệm bảo quản tài sản với chức năng kế toán. + Trách nhiệm thực hiện nghiệp vụ với chức năng ghi chép sổ sách. + Chức năng thực hiện và kiểm soát. + Chức năng kế toán và tài chính 10 Vấn đề này xuất phát từ mối quan hệ đặc biệt giữa các trách nhiệm nêu trên mà kiêm nhiệm thì dễ dàng đến sự lạm dụng quyền hạn, và việc ngăn ngừa hay phát hiện gian lận s rất khó khăn.Chẳng hạn, nếu kế toán kiêm thủ quỹ thì có thể họ s tham ô công quỹ và sử đổi số liệu kế toán để che dấu sự thâm hụt quỹ. Ngoài ra, một số trách nhiệm còn đòi hỏi không những không kiêm nhiệm mà còn không có quan hệ gia đình với nhau. - K ểm so t qu tr nh xử lý th n t n và c c n h ệp vụ Cần phải thực hiện các hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thật, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ để đảm bảo thông tin đáng tin cậy. Khi kiểm soát quá trình xử lý thông tin phải kiểm soát chặt ch hệ thống chứng từ, sổ sách và việc phê chuẩn các loại nghiệp vụ một cách đ ng đắn. Chứn từ, sổ s ch ph đầ đủ: một chức năng quan trọng của chứng từ là giúp chuyển giao thông tin bên trong và bên ngoài, nếu chứng từ đƣợc lập nghiêm túc, phản ánh đầy đủ và trung thực mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, s gi p cho việc thực hiện chức năng kiểm soát trên nhiều phƣơng diện, nhất là bảo vệ tài sản không bị thất thoát, ngăn ngừa các hành vi lãng phí gian lận, sử dụng không hiệu quả, hoặc vƣợt quá thẩm quyền Ph ủ nh ệm cho n ƣ có thẩm qu ền phê chuẩn c c n h ệp vụ một c ch thích hợp. Sự phân quyền cho các cấp và xác định rõ thẩm quyền phê chuẩn của từng ngƣời đƣợc xuất phát từ nguyên nhân là ngƣời lãnh đạo trong doanh nghiệp không thể và cũng không nên trực tiếp quyết định và giải quyết tất cả mọi vấn đề mà cần phải thực hiện sự ủy quyền cho các thuộc cấp. Và nhƣ vậy các cấp dƣới đƣợc giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định nào đó, thay mặt cho ngƣời ủy quyền. Tuy nhiên ngƣời ủy quyền v n phải chịu trách nhiệm về công việc đó, v n phải duy trì một sự kiểm tra nhất định để hạn chế đƣợc sự tùy tiện khi giải quyết công việc. Việc ủy quyền đƣợc tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà v n không làm mất đi tính tập trung của tổ chức. 11 Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết một công việc trong phạm vi quyền hạn đƣợc giao. Vì nếu bất k ai trong một doanh nghiệp đều cũng có quyền mua sắm hoặc sử dụng tài sản s gây ra hỗn loạn. Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn yêu cầu các nghiệp vụ phát sinh đều đƣợc cán bộ phê chuẩn một cách thích hợp. Quyền hạn, trách nhiệm và nghĩa vụ về việc cấp phép và phê duyệt các vấn đề tài chính, kế toán, thủ kho phải đƣợc phân định rõ ràng và độc lập. Phải ban hành văn bản quy định rõ ràng những ai có quyền và đƣợc ủy quyền phê duyệt toàn bộ hay một loại vấn đề tài chính nào đó. Trong hoạt động ủy quyền và phê duyệt ngƣời có thẩm quyền nên xem xét kỹ trƣớc khi phê duyệt các chứng từ có liên quan đảm bảo rằng chứng từ đƣợc phê duyệt là trung thực, không đƣợc ký duyệt khống trên bất cứ một loại chứng từ nào. - K ểm so t vật chất Một tổ chức hoặc doanh nghiệp thực hiện kiểm soát sổ sách tài sản, bảo vệ và bảo dƣỡng tài sản, vật tƣ trang thiết bị không bị mất mác, hƣ hao hoặc sử dụng không đ ng mục đích. Đối với lãnh đạo cấp cao cũng phải cấm hoặc có ngăn ngừa việc sử dụng kinh phí và tài sản của cơ quan vào mục đích riêng của mình. Các tài sản có tính thanh khoản cao với nhiều mục đích sử dụng khác nhau, các chứng từ quan trọng phải đƣợc bảo mật và bảo quản kỹ. Đối với hàng hóa tồn kho có biện pháp bảo quản và ghi chép thƣờng xuyên hoạt động nhập vào và xuất ra đảm bảo về mặt giá trị cũng nhƣ số lƣợng, định k phải kiểm kê để so sánh số liệu trên sổ sách và thực tế. Cần phải tìm ra nguyên nhân nếu nhƣ tài sản bị thiếu hụt do hƣ hỏng, do không bảo quản tốt hay do mất cắp nhƣ vậy có thể phát hiện đƣợc những yếu kém về các thủ tục bảo vệ tài sản và sổ sách để có biện pháp xử lý kịp thời. - K ểm tr độc lập Là việc kiểm tra của một ngƣời không phải là ngƣời thực hiện nghiệp vụ. Mặc dù sự phân chia trách nhiệm đã tạo nên sự kiểm soát l n nhau trong hoạt động, nhƣng việc kiểm tra độc lập v n tồn tại trong một số nghiệp vụ trọng yếu và rủi ro cao. 12 - Phân tích so t xét l v ệc thực h ện Là phải lƣu giữ các chứng từ dƣới dạng văn bản tạo điều kiện phân định rõ ràng phần thực hiện công việc với phần giám sát tại bất k thời điểm nào, kể cả việc xác định những cá nhân có trách nhiệm đối với những sai phạm xảy ra. Hoạt động kiểm soát này gi p đảm bảo sự chính xác và đầy đủ của nghiệp vụ. Việc soát xét lại quá trình thực hiện là cơ sở để phát hiện những vấn đề cần phải giải quyết bằng cách so sánh số liệu thực tế với số liệu trên kế hoạch, dự toán hoặc số liệu giữa các k với nhau. Đây cũng là căn cứ để đo lƣờng kết quả hoạt động để có giải pháp khắc phục nếu không đạt đƣợc kết quả nhƣ mong đợi. Những hoạt động kiểm soát có thể đƣợc phân thành hai nhóm chính đó là kiểm soát phòng ngừa và kiểm soát phát hiện. Kiểm soát phòng ngừa đƣợc thể hiện ở việc thiết lập những chính sách và thủ tục mang tính chuẩn mực, phân công trách nhiệm hợp lý và ủy quyền, phê duyệt. Kiểm soát phát hiện đƣợc thể hiện dƣới dạng thực hiện báo cáo, đối chiếu hay kiểm tra định k . - B o vệ tà s n: Các tài sản có tính thanh khoản cao với nhiều mục đích sử dụng khác nhau, các tài sản nguy hiểm, chứng từ quan trọng, các thông tin có tính bảo mật phải đƣợc bảo quản cẩn thận. Cụ thể, sử dụng các kiểm soát tiếp cận là cách tốt nhất để bảo vệ các tài sản này: khoá cửa và hệ thống mật mã máy tính 1.1.2.4 Th n t n và tru ền th n . Là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động tài chính và sự tuân thủ, bao gồm cả bên trong và bên ngoài. Thông tin và truyền thông là hai thành phần liên kết với nhau đó là hệ thống thu nhận và xử lý thông tin. Hệ thống thông tin của một đơn vị có thể đƣợc xử lý trên máy tính qua hệ thống thủ công hoặc kết hợp cả hai nhƣng phải đảm bảo yêu cầu chất lƣợng của thông tin là thích hợp, kịp thời, chính xác và truy cập thuận tiện Thông tin đƣợc thu thập bên trong và bên ngoài đơn vị nhằm cung cấp cho an lãnh đạo và những ngƣời có thẩm quyền một cách thƣờng xuyên với những nội 13 dung về hoạt động của đơn vị liên quan đến mục tiêu đã đƣợc đề ra. Thông tin đƣợc cung cấp chi tiết, kịp thời và đ ng đối tƣợng để có thể trợ gi p ngƣời đƣợc cung cấp thông tin hoàn thành trách nhiệm một cách hiệu quả và hữu hiệu. Đơn vị có quy mô càng rộng thì quyền hạn và trách nhiệm càng phân chia cho nhiều cấp và nhiều bộ phận, nên mối quan hệ giữa các bộ phận chức năng và các nhân viên s càng trở nên phức tạp, quá trình truyền đạt và thu thập thông tin phản hồi càng trở nên khó khăn nên việc trao đổi thông tin phải đƣợc thực hiện đầy đủ, đ ng l c và xuyên suốt trong toàn đơn vị. Những thông tin bên ngoài từ khách hàng, báo đài, phải đƣợc đơn vị cập nhất thƣờng xuyên một cách trung thực và đầy đủ để đơn vị có những phản ứng kịp thời. Việc truyền thông tin đóng một vai trò quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Gi p cho từng nhân viên, bộ phận nắm rõ vai trò và trách nhiệm của mình có liên quan với các nhân viên khác bộ phận khác nhƣ thế nào và thông tin cho ngƣời có liên quan. Thông tin truyền thông chính xác gi p cho an lãnh đạo nắm rõ tình hình tài chính, tình hình hoạt động của đơn vị cũng nhƣ từng bộ phận. Việc truyền thông tin có thể thực hiện theo nhiều cách nhƣ thông tin bằng văn bản, mail, điện thoại hay hội họp, Để hệ thống có hiệu quả cần thực hiện những việc sau: Đơn vị thiết lập kênh thông tin nóng hoặc hộp thƣ góp ý cho phép mọi nhân viên báo cáo về hành vi sai phạm, sự kiện bất thƣờng có thể gây thiệt hại cho đơn vị. Đơn vị có biện pháp bảo mật thông tin, lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu phòng ngừa sự truy cập, tiếp cận của ngƣời không có thẩm quyền. Trong hệ thống thông tin, hệ thống thông tin kế toán rất quan trọng qua việc ghi nhận, phân loại, tính toán, xử lý và tổng hợp. Hệ thống kế toán đóng vai trò rất quan trọng trong việc kiểm soát các mặt hoạt động của đơn vị, nó cũng là một bộ phận quan trọng trong kiểm soát nội bộ. Vai trò của hệ thống kế toán là đảm bảo cung cấp thông tin tài chính chính xác và đáng tin cậy cho công tác quản lý của đơn 14 vị, góp phần trong việc bảo vệ tài sản, cung cấp số liệu chi tiết cho việc điều hành hoạt động cụ thể. Hệ thống kế toán đƣợc coi là hữu hiệu nếu đảm bảo các mục tiêu sau: - Tính có thực: tức là ch đƣợc ghi chép những nghiệp vụ kinh tế phát sinh có thực, không đƣợc ghi chép những nghiệp vụ không có thực vào sổ sách của đơn vị. - Sự phê chuẩn: trƣớc khi thực hiện mọi hoạt động, mọi nghiệp vụ phải đảm bảo rằng ch ng đã đƣợc phê chuẩn hợp lệ. - Tính đầy đủ: nghĩa là không đƣợc loại bỏ, giấu bớt hoặc để ngoài sổ sách về mọi nghiệp vụ phát sinh. - Sự đánh giá: không để xảy ra sai phạm trong việc áp dụng chính sách. - Sự phân loại: đảm bảo số liệu, thông tin phải phân loại đ ng - Đ ng hạn: việc ghi nhận báo cáo phải đ ng k hạn. 1.1.2.5 Giám sát. Đây là quá trình mà ngƣời quản lý đánh giá chất lƣợng thực hiện của hệ thống kiểm soát để đảm bảo nó đƣợc triển khai, điều ch nh khi môi trƣờng thay đổi, cũng nhƣ đƣợc cải thiện khi có khiếm khuyết. Chẳng hạn nhƣ việc thƣờng xuyên rà soát và báo cáo chất lƣợng, hiệu quả hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ, đánh giá và theo dõi công việc của an lãnh đạo cũng nhƣ Cán bộ nhân viên có tuân thủ các chuẩn mực ứng xử của đơn vị hay không. Để đạt đƣợc kết quả tốt, nhà quản lý cần thực hiện hoạt động giám sát thƣờng xuyên hoặc định k . Giám sát đƣợc thực hiện nhƣ sau: - Đơn vị có hệ thống báo cáo cho phép phát hiện các sai lệch so với ch tiêu kế hoạch đã định. Khi phát hiện sai lệch, đơn vị thực hiện triển khai các biện pháp điều ch nh phù hợp. - Việc kiểm toán nội bộ đƣợc thực hiện bởi ngƣời có trình độ chuyên môn thích hợp và ngƣời này có quyền báo cáo trực tiếp cho cấp phụ trách cao hơn và cho an lãnh đạo. Vì những khiếm khuyết của hệ thống kiểm soát nội bộ đƣợc phát hiện bởi kiểm toán nội bộ hay kiểm toán độc lập đƣợc báo cáo kịp thời có thể điều ch nh đ ng l c. 15 - Đơn vị yêu cầu các cấp quản lý trung gian báo cáo ngay với lãnh đạo về trƣờng hợp gian lận, nghi ngờ gian lận, về các vi phạm nội quy, quy định của đơn vị cũng nhƣ quy định của pháp luật hiện hành có khả năng làm giảm uy tín của đơn vị gây thiệt hại về kinh tế. 1.1.3 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ. - Những hạn chế xuất phát từ bản thân của con ngƣời nhƣ sự vô ý, bất cẩn, đãng trí, đánh giá hay ƣớc lƣợng sai, hiểu sai ch d n của cấp trên hoặc các báo cáo của cấp dƣới. - Khả năng đánh lừa, lẩn tránh của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhau hay các bộ phận bên ngoài đơn vị. - Hoạt động kiểm soát thƣờng ch nhằm vào các nghiệp vụ thƣờng xuyên phát sinh mà ít ch ý đến những nghiệp vụ không thƣờng xuyên, do đó những sai phạm trong các nghiệp vụ này thƣờng hay bị bỏ qua. - Yêu cầu thƣờng xuyên và trên hết của nhà quản lý là chi phí bỏ ra cho hoạt động kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ƣớc tính do sai sót hay gian lận gây ra. - Luôn có khả năng là các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát đã lạm dụng quyền hạn của mình nhằm phục vụ cho lợi ích cá nhân. - Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên d n tới những thủ tục kiểm soát không còn phù hợp 1.1.4 Trình tự nghiên cứu của hệ thống kiểm soát nội bộ. 1.1.4.1 Mục đích n h ên cứu: Kiểm soát nội bộ là một công cụ quan trọng trong quản lý đơn vị, vì vậy nó tạo ra những ảnh hƣởng rất lớn đối với công việc kiểm toán nhƣ sau: - Nhờ vào việc tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên có thể đánh giá đƣợc những điểm mạnh và điểm yếu của hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung, và kiểm soát nội bộ trong từng bộ phận, từng khoản mục nói riêng. Đó là cơ sở để lập kế hoạch kiểm toán và đánh giá rủi ro kiểm soát. - Để lập đƣợc kế hoạch kiểm toán sát với thực tế, kiểm toán viên phải tìm hiểu 16 hệ thống kiểm soát nội bộ về các thủ tục kiểm soát, hệ thống kế toán và môi trƣờng kiểm soát chung. Kiểm toán viên s xác định phƣơng hƣớng và phạm vi kiểm tra, xác định trọng tâm cho cuộc kiểm toán - Rủi ro kiểm soát là khả năng xảy ra sai sót trọng yếu trên hồ sơ mà kiểm soát nội bộ không phát hiện đƣợc. Hệ thống kiểm soát nội bộ càng hữu hiệu thì rủi ro kiểm soát càng nhỏ và ngƣợc lại. - Kiểm toán viên có thể dựa vào kiểm soát nội bộ của đơn vị để giảm bớt phần công việc của mình nhƣng không đƣợc dựa hoàn toàn mà phải tiến hành những thử nghiệm cơ bản ngay cả khi hệ thống kiểm soát nội bộ đƣợc coi là hữu hiệu. 1.1.4.2 Tr nh tự n h ên cứu củ k ểm so t nộ bộ 1.1.4.2.1 T m h ểu nhữn bộ phận củ hệ thốn k ểm so t nộ bộ. Là cần xem xét hệ thống kiểm soát nội bộ có đƣợc thiết kế phù hợp không, và ch ng có đƣợc đơn vị thực hiện trên thực tế hay không. ao gồm tìm hiểu về môi trƣờng kiểm soát, đánh giá rủi ro, thông tin và truyền thông, công việc kiểm soát và giám sát. + T m h ểu về m trƣ n k ểm so t: là tìm hiểu các nhân tố có liên quan đến môi trƣờng kiểm soát nhƣ quan sát thái độ, nhận thức, hành động liên quan đến quan đến môi trƣờng kiểm soát của nhà quản lý. Cần tập trung vào thực chất, nội dung của các quá trình kiểm soát hơn là hình thức. + T m h ểu về đ nh rủ ro: cần xem xét về quá trình đánh giá rủi ro của nhà quản lý đơn vị nhƣ phƣơng thức nhận dạng rủi ro, mức độ quan tâm của nhà quản lý đến việc đánh giá rủi ro và những biện pháp để đối phó với rủi ro. + T m h ểu về th n t n và tru ền th n : - Tìm hiểu về các loại nghiệp vụ chính trong đơn vị - Xem xét việc xử lý các nghiệp vụ nhƣ cách thức ghi nhận, các sổ sách có liên quan, các phƣơng pháp xử lý nghiệp vụ - Tìm hiểu về tiến trình lập báo cáo tài chính bao gồm các chính sách kế toán và phƣơng pháp xác định các ƣớc tính kế toán. - Trong quá trình tìm hiểu hệ thống kế toán và các hoạt động kiểm soát có liên
- Xem thêm -