Tài liệu Luận văn : Hoàn thiện công tác quản lý kho nguyên vật liệu tại xưởng 2 của công ty TNHH MTV DHA Bắc Ninh

Khóa luận tốt nghiệp Viện Kinh tế và Quản lý MỤC LỤC 1. Lý do chọn đề tài......................................................................................................6 2. Mục tiêu của đề tài...................................................................................................6 3. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu......................................................7 4. Phương pháp nghiên cứu........................................................................................7 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ KHO NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP............................................................................8 1.1 Lý thuyết chung về kho và tầm quan trọng của kho hàng trong doanh nghiệp.8 1.1.1 Giới thiệu chung về hệ thống logistics..............................................................8 1.1.2 Khái niệm kho hàng............................................................................................8 1.1.3 Vai trò của kho hàng...........................................................................................8 1.1.4 Phân loại kho hàng.............................................................................................9 1.2 Khái niệm và vai trò của kho nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất....10 1.2.1 Khái niệm và vai trò của nguyên vật liệu.......................................................10 1.2.2 Khái niệm kho nguyên vật liệu........................................................................11 1.3 Các hoạt động quản lý kho nguyên vật liệu..........................................................13 1.3.1 Tiếp nhận hàng hóa theo lịch trình.................................................................13 1.3.2 Lưu trữ hàng hóa trong kho............................................................................14 1.3.3 Cấp phát nguyên vật liệu trong kho...............................................................14 1.4 Một số chỉ tiêu đánh giá hiệu quả hoạt động của kho.........................................14 1.5 Kỹ thuật sử dụng trong quản lý kho hàng.........................................................17 1.6 Kết luận.....................................................................................................................23 CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH CÔNG TÁC QUẢN LÝ KHO NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI XƯỞNG 2 CỦA CÔNG TY TNHH MTV DHA BẮC NINH............24 2.1 Giới thiệu chung về công ty.....................................................................................24 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp.................................24 2.1.2 Quy mô hiện tại của doanh nghiệp.................................................................25 2.1.3 Chức năng và nhiệm vụ của doanh nghiệp....................................................25 2.1.4 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp.......................................26 2.1.5 Một số kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong những năm qua...........................................................................................................29 2.2 Thực trạng công tác quản lý kho nguyên vật liệu xưởng 2 của công ty TNHH MTV DHA Bắc Ninh......................................................................................................33 Sinh viên Mai Thị Phương Thanh Trang 1 Khóa luận tốt nghiệp Viện Kinh tế và Quản lý 2.2.1 Giới thiệu chung về kho nguyên vật liệu xưởng 2.........................................33 2.2.2 Quy trình tiếp nhận hàng hóa.........................................................................41 2.2.3 Lưu trữ hàng hóa trong kho.........................................................................42 2.2.4 Quá trình cấp phát phụ liệu.............................................................................56 2.3 Nhận xét chung về tình hình quản lý kho nguyên vật liệu xưởng 2 của công ty TNHH MTV DHA Bắc Ninh.....................................................................................57 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ KHO NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI XƯỞNG 2 CÔNG TY TNHH MTV DHA BẮC NINH................................................................................................................59 3.1 Giải pháp bố trí layout kho.....................................................................................59 3.1.1 Căn cứ................................................................................................................59 3.1.2 Nội dung thực hiện............................................................................................59 3.2 Giải pháp hoàn thiện quy trình nhận hàng...........................................................62 3.2.1 Căn cứ................................................................................................................62 3.2.2 Nội dung thực hiện............................................................................................63 3.2.3 Ước tình kết quả................................................................................................64 3.3 Giải pháp 5S và quản lý địa chỉ bằng công cụ trực quan....................................65 3.3.1 Giải pháp 5S......................................................................................................65 3.3.2 Quản lý địa chỉ bằng công cụ trực quan........................................................74 3.3.3 Kết quả dự kiến sau khi thực hiện 5S và quản lý trực quan.......................75 3.4 Sử dụng bảng thông tin kế hoạch cấp vật tư kanban..........................................76 3.4.1 Căn cứ................................................................................................................76 3.4.2 Nội dung thực hiện............................................................................................77 3.4.3 Ước tính kết quả................................................................................................77 3.5 Kết luận.....................................................................................................................77 KẾT LUẬN.........................................................................................................................79 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................................80 DANH MỤC HÌNH Hình 1.1: Quy trình nhận hàng........................................................................................13 Hình 1.2: Quy trình cấp phát vật tư................................................................................14 Sinh viên Mai Thị Phương Thanh Trang 2 Khóa luận tốt nghiệp Viện Kinh tế và Quản lý Hình 1.3: Tận dụng không gian kho................................................................................15 Hình 1.4: Thời gian lấy hàng............................................................................................16 Hình 1.5: Phương pháp ABC............................................................................................18 Hình 1.6: Phương pháp lưu trữ cố định..........................................................................20 Hình 1.7: Phương pháp lưu trữ ngẫu nhiên....................................................................20 Hình 1.8: Công nghệ barcode...........................................................................................21 Hình 1.9: Thẻ kanban........................................................................................................22 Hình 2.1: Công ty TNHH MTV DHA Bắc Ninh.............................................................24 Hình 2.2: Sản phẩm của công ty.......................................................................................25 Hình2.3: Sơ đồ bộ máy tổ chức công ty TNHH MTV DHA Bắc Ninh.........................27 Hình 2.4: Sơ đồ mặt bằng doanh nghiệp.........................................................................34 Hình 2.5: Sơ đồ mặt bằng xưởng 2...................................................................................35 Hình 2.6: Quy trình gia công sản phẩm...........................................................................36 Hình 2.7: Bố trí mặt bằng trong kho................................................................................38 Hình 2.8: Danh mục hàng hóa trong kho nguyên vật liệu xưởng 2..............................40 Hình 2.9: Quy trình nhận hàng trong kho nguyên vật liệu xưởng 2............................41 Hình 2.10: Quy trình lưu giữ hàng hóa trong kho.........................................................43 Hình 2.11: Hiện tượng rỗ tổ ong.......................................................................................45 Hình 2.12: Tình trạng phân loại vải.................................................................................46 Hình 2.13: Tình hình phân loại hàng hóa........................................................................46 Hình 2.14: Hàng hóa sắp xếp lộn xộn, không có thẻ thông tin ghi số lượng nhập, xuất, tồn...............................................................................................................................47 Hình 2.15: Hàng hóa sắp xếp chồng chéo, lộn xộn gây nguy hiểm cho quá trình lấy hàng......................................................................................................................................48 Hình 2.16: Lãng phí di chuyển.........................................................................................50 Hình 2.17: Hàng tồn trả khách vẫn được để trên giá kệ...............................................52 Hình 2.18: Vải tồn để ở tầng 1 dãy 1: dễ kiểm soát, dễ lấy...........................................52 Hình 2.19: Giá kệ để đồ cơ điện có nhiều thiết bị đã hỏng, thùng rỗng.......................52 Hình 2.20: Khu vực để phụ liệu tồn và thùng rỗng........................................................53 Hình 2.21: Khu vực để vải tấm.........................................................................................54 Hình 2.22: Tình trạng bảo quản vải hiện nay.................................................................55 Hình 2.23: Quy trình cấp phát vật tư hiện tại................................................................56 Sinh viên Mai Thị Phương Thanh Trang 3 Khóa luận tốt nghiệp Viện Kinh tế và Quản lý Hình 3.2: Xe kéo hàng........................................................................................................61 Hình 3.3: Xe đẩy hàng 4 bánh..........................................................................................61 Hình 3.4: Quy trình nhận hàng mới.................................................................................63 Hình 3.5 Sử dụng khay nhỏ đựng phụ liệu và bố trí giá kệ...........................................69 Hình 3.6: Sử dụng sọt nhựa để đựng phụ liê êu ................................................................69 Hình 3.7: Bảng thông tin kanban.....................................................................................77 DANH MỤC BẢNG Bảng 2.1: Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh công ty giai đoạn 2014-201529 Bảng 2.3: Thời gian nhận hàng hiện nay.........................................................................41 Sinh viên Mai Thị Phương Thanh Trang 4 Khóa luận tốt nghiệp Viện Kinh tế và Quản lý Bảng 2.4: Chi phí cho quá trình đưa hàng hóa từ cửa kho vào vị trí lưu kho............42 Bảng 2.5: Thể tích trung bình của mô êt cây vải...............................................................44 Bảng 2.6: Viê êc sử dụng không gian nhà kho hiê ên nay..................................................44 . Bảng 2.7: Thời gian lấy hàng hiện nay............................................................................45 Bảng 2.8: Chi phí tìm kiếm hàng trong kho hiện nay....................................................45 Bảng 2.10: Chi phí di chuyển hiện nay của công nhân tở vải khi di chuyển xe chở vải đến khu vực vải đã tở.........................................................................................................49 Bảng 2.11: Tổng hợp số vải tở trong 1 tuần....................................................................51 Bảng 2.12: Quãng đường di chuyển hiện nay của công nhân tở vải khi di chuyển xe chở vải đã tở đến khu vực để vải đã tở............................................................................51 Bảng 2.13: Số lượng chỉ tồn tại khu vực giá kệ đựng phụ liệu.....................................53 Bảng 2.14: Thống kê số lượng lỗi vải bẩn phải đem đi giặt..........................................55 Bảng 2.14: Tổng hợp chỉ tiêu đánh giá hiệu quả hoạt động kho..................................58 Bảng 3.1 Ước tính hiệu quả sau khi bố trí layout kho sau khi thay đổi vị trí khu vực máy tở vải và khu vực vải đã tở........................................................................................62 Bảng 3.2 Ước tính hiệu quả sau khi bố trí layout kho kết hợp với 5S và đầu tư thêm các trang thiết bị với quá trình lấy hàng.........................................................................62 Bảng 3.3 : Nội dung quan tâm trong kế hoạch nhận hàng............................................64 Bảng 3.4: Ước lượng hiệu quả sau khi xây dựng quy trình nhận hàng và kế hoạch nhận hàng và sử dụng thiết bị, phương tiện hỗ trợ........................................................64 Bảng 3.5: Phân công nhiệm vụ trong ban 5S..................................................................66 Bảng 3.6: Chi phí ban đầu mời chuyên gia 5S................................................................67 Bảng 3.7: Chi phí ước tình thực hiện 5S của bộ phận kho............................................68 Bảng 3.8: Biểu đánh giá, kiểm tra 5S...............................................................................70 Bảng 3.9: Quy định về mức thưởng.................................................................................72 Bảng 3.10: Ước tính hiệu quả sau khi bảo quản hàng hóa tốt hơn..............................76 Bảng 3.11: Ước tính thay đổi thời gian tìm kiếm............................................................76 Bảng 3.12: Hiệu quả sau khi hoàn thiện công tác quản lý kho.....................................77 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường cạnh tranh ngày một gay gắt như hiện nay với yêu cầu của khách hàng ngày càng tăng cao, giá thành sản phẩm rẻ hơn nhưng chất lượng sản phẩm và dich vụ đi kèm phải được nâng cao. Trong khi đó hiện nay, đa phần các công ty sản xuất của Việt Nam đang gặp phải vấn đề đó là chất lượng sản phẩm còn thấp, chi Sinh viên Mai Thị Phương Thanh Trang 5 Khóa luận tốt nghiệp Viện Kinh tế và Quản lý phí sản xuất cao làm giá thành sản phẩm cao, khó cạnh tranh được trên thị trường, chậm tiến độ giao hàng, năng suất lao động thấp, dây chuyền sản xuất bị gián đoạn do chờ đợi nguyên vật liệu… Chính vì vậy, vấn đề đặt ra cho các doanh nghiệp đó là làm cách nào để cạnh tranh: tức là giảm chi phí sản xuất, rút ngắn được thời gian cung cấp sản phẩm đồng thời nâng cao được chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Như chúng ta được biết, kho nguyên vật liệu nói riêng và kho hàng nói chung là một phần của hệ thống logistics. Chất lượng, số lượng cũng như thời gian cung ứng hàng hóa cho khách hàng cũng là kết quả hoạt động của kho hàng. Việc quản lý tốt kho hàng đóng vai trò quan trọng giúp đảm bảo sự liên tục cho quá trình sản xuất hạn chế tình trạng hàng hóa hỏng hóc kém chất lượng được cung cấp vào quá trình sản xuất từ đó góp phần giảm thiểu chi phí sản xuất, nâng cao được chất lượng sản phẩm và dịch vụ bên cạnh đó góp phần giảm chi phí của toàn hệ thống logistics từ đó giảm giá thành sản phẩm. Tuy nhiên có thể thấy hiện nay công tác quản lý kho hàng của các doanh nghiệp đặc biệt là nhiều doanh nghiệp Việt Nam hiện nay còn rất hạn chế. Qua đó cho thấy vấn đề cần thiết hiện nay đối với các doanh nghiệp đó chính là việc nâng cao, cải thiện được công tác quản lý kho hàng. Từ những yêu cầu cấp thiết trên và xuất phát từ tình hình thực tế qua quá trình thực tập và tìm hiểu về tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH MTV DHA Bắc Ninh, em nhận thấy công tác quản lý kho nguyên vật liệu của xưởng 2 còn nhiều bất cập, chính vì vậy, em quyết định chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác quản lý kho nguyên vật liệu tại xưởng 2 của công ty TNHH MTV DHA Bắc Ninh”. 2. Mục tiêu của đề tài Mục tiêu chung: Đánh giá thực trạng công tác quản lý kho nguyên vật liệu hiện tại của công ty thông qua việc phân tích ưu nhược điểm của công tác quản lý kho hiện tại từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý kho nguyên vật liệu xưởng 2 của công ty TNHH MTV DHA Bắc Ninh. Mục tiêu cụ thể: - Hệ thống hóa các cơ sở lý thuyết về quản lý sản xuất mà tập trung chủ yếu vào công tác quản lý kho hàng cũng như các vấn đề thường gặp trong công tác quản lý kho hàng. - Phân tích, tính toán các lãng phí hiện tại mà công ty đang gặp phải trong công tác quản lý kho từ đó đánh giá về ưu nhược điểm của công tác quản lý kho nguyên vật liệu hiện tại. - Đưa ra các biện pháp nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu quả công tác quản lý kho nguyên vật liệu 3. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản lý kho nguyên vật liệu xưởng 2 của công ty TNHH MTV DHA Bắc Ninh. - Phạm vi nghiên cứu: Sinh viên Mai Thị Phương Thanh Trang 6 Khóa luận tốt nghiệp Viện Kinh tế và Quản lý Các hoạt động diễn ra trong khu vực xưởng 2 đặc biệt là hoạt động diễn ra trong khu vực kho nguyên vật liệu và các giấy tờ liên quan. 4. Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp khảo sát thực tế thông qua quan sát, chụp ảnh, bấm giờ. - Thống kê số liệu . - Phân tích tổng hợp. Nội dung cơ bản của khóa luận tốt nghiệp gồm các chương sau: Chương 1: Cơ sở lý thuyết về công tác quản lý kho nguyên vâ ât liê âu tại doanh nghiê âp. Chương đầu trình bày lý thuyết cơ bản về hệ thống logistics, kho hàng, nguyên vật liệu và tầm quan trọng của công tác quản lý kho nguyên vật liệu. Ngoài ra nội dung chương 1 đề cập đến công tác quản lý nguyên vật liệu trong kho, những tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động kho hàng và các kỹ thuật được sử dụng để quản lý kho. Chương 2: Phân tích thực trạng công tác quản lý kho nguyên vâ ât liê âu xưởng 2 tại công ty TNHH MTV DHA Bắc Ninh. Trong chương 2 của bài khóa luận giới thiệu về hoạt động kinh doanh của công ty, tình hình công tác quản lý kho nguyên vật liệu xưởng 2. Qua đó đánh giá ưu nhược điểm của công tác quản lý kho nguyên vật liệu hiện tại. Chương 3: Các biện pháp hoàn thiện công tác quản lý kho nguyên vật liệu tại xưởng 2 của công ty TNHH MTV DHA Bắc Ninh. Dựa trên thực trạng về tình hình quản lý kho hiện tại kết hợp với cơ sở lý thuyết đề xuất các biện pháp hoàn thiện công tác quản lý kho nguyên vật liệu tại xưởng 2 của công ty TNHH MTV DHA Bắc Ninh. Sinh viên Mai Thị Phương Thanh Trang 7 Khóa luận tốt nghiệp Viện Kinh tế và Quản lý CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ KHO NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Lý thuyết chung về kho và tầm quan trọng của kho hàng trong doanh nghiệp 1.1.1 Giới thiệu chung về hệ thống logistics Khái niệm: Logistics là một phần của chuỗi cung ứng bao gồm quá trình lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát dòng hàng hóa, dịch vụ và các thông tin liên quan theo cả chiều xuôi lẫn chiều ngược giữa điểm đầu vào điểm cuối khách hàng nhằm đáp ứng yêu cầu của người tiêu dùng. Mục tiêu chung của logistics: cung cấp dịch vụ cao nhất cho khách hàng với chi phí thấp hoặc chi phí chấp nhận được. Cụ thể có 3 mục tiêu cơ bản: - Giảm chi phí - Giảm tài sản cố định - Nâng cao dịch vụ khách hàng Hệ thống logistics: Logistics không phải một hoạt động đơn lẻ, mà là một chuỗi các hoạt động liên tục, có liên quan mật thiết với nhau, tác động qua lại lẫn nhau, được thực hiện một các khoa học và có hệ thống qua các bước: nghiên cứu, hoạch định, tổ chức, quản lý, thực hiện, kiểm tra, kiểm soát và hoàn thiện. Các hoạt động logistics mà một doanh nghiệp cần tiến hành, bao gồm các hoạt động chủ yếu sau: - Dịch vụ khách hàng - Hệ thống thông tin - Dự trữ - Quản trị vật tư - Vận tải - Kho bãi 1.1.2 Khái niệm kho hàng Hiện nay có rất nhiều khái niệm về kho hàng như: “Kho hàng là nơi lưu trữ, bảo quản hàng hóa” hay “Kho hàng là nơi mà quá trình logistics lưu giữ/ chứa nguyên vật liệu và hàng hóa nhằm cân bằng nhu cầu và nguồn cung hàng hóa ổn định”. Tuy nhiên trong bài luận này, ta hiểu theo một khái niệm cơ bản như sau: “Kho hàng là một bộ phận của hệ thống logistics, là nơi cất giữ nguyên nhiên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm… trong suốt quá trình chu chuyển từ điểm đầu đến điểm cuối của dây chuyền cung ứng, đồng thời cung cấp các thông tin về tình trạng, điều kiện lưu giữ và vị trí của hàng hóa được lưu kho”. (Nguồn: Logistics và những vấn đề cơ bản- Đoàn Thị Hồng Vân) 1.1.3 Vai trò của kho hàng Là nơi cất giữ, bảo quản trung chuyển hàng hóa, kho hàng có những vai trò quan trọng sau: Thứ nhất, kho giúp đảm bảo tính liên tục cho quá trình sản xuất và phân phối hàng hóa: kho giúp duy trì nguồn cung ổn định bằng việc giúp tổ chức đặt hàng và lưu giữ hàng hóa với số lượng lớn từ đó giúp chống lại các bất trắc như vận tải trễ, thiếu hụt nguồn dự trữ… đồng thời kho giúp bảo quản tốt nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm từ đó giảm bớt hao hụt, mất mát, hư hỏng đồng thời giúp cung cấp nguyên Sinh viên Mai Thị Phương Thanh Trang 8 Khóa luận tốt nghiệp Viện Kinh tế và Quản lý vật liệu… đúng lúc, tạo điều kiện cho quá trình sản xuất, phân phối diễn ra liên tục, nhịp nhàng. Thứ hai, góp phần giảm chi phí sản xuất, vận chuyện và phân phối. Nhờ có kho các tổ chức có thể tạo ra các lô hàng có quy mô kinh tế trong quá trình sản xuất và phân phối nhờ đó giảm được chi phí bình quân trên một đơn vị sản phẩm. Bên cạnh đó kho góp phần tiết kiệm chi phí lưu thông thông qua việc quản lý tốt, giảm việc hao hụt hàng hóa, sử dụng tiết kiệm và hiệu quả cơ sở vật chất của kho không những vậy giúp cung cấp nguyên vật liệu, hàng hóa kịp thời đảm bảo cho quá trình sản xuất, phân phối diễn ra liên tục, nhịp nhàng từ đó giảm chi phí sản xuất, phân phối… Thứ ba, hỗ trợ cho quá trình cung cấp dịch vụ khách hàng: Kho giúp vượt qua sự khác biệt về không gian và thời gian giữa người sản xuất và người tiêu dùng, hỗ trợ cho chính sách dịch vụ khách hàng của tổ chức thông qua việc đảm bảo hàng hóa có sẵn cả về số lượng, chất lượng… góp phần giao hàng đúng thời điểm và địa điềm. Bên cạnh đó, kho là nơi tập hợp, lưu trữ các phế liệu, phế phẩm, các bộ phận, sản phẩm thừa… trên cơ sở đó tiến hành phân loại, xử lý, tái chế, kho là một bộ phận quan trọng giúp hoạt động logistics ngược thực hiện thành công từ đó nâng cao chất lượng dich vụ khách hàng. Như vậy, ta có thể thấy vai trò của kho hàng đối với hoạt động sản xuất, phân phối là rất quan trọng và vai trò của kho hàng cũng ngày càng được khẳng định và nâng cao. Có thể nhận thấy kho hàng và việc quản lý kho hiệu quả sẽ góp phần tạo nên sự khác biệt và tăng vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp. Dù chỉ là một phần trong hệ thống logistics nhưng lại là một phần không thể thiếu và góp phần giúp cho hệ thống logistics hoạt động hiệu quả. Qua đó chúng ta thấy tầm quan trọng của kho hàng cũng như công tác quản lý kho hàng. 1.1.4 Phân loại kho hàng Hiện nay có rất nhiều tiêu chí phân loại kho hàng khác nhau: 1.1.4.1 Phân theo điều kiện thiết kế, thiết bị  Kho thông thường: Có đặc điểm thiết kế, kiến trúc xây dựng, thiết bị xây dựng trong điều kiện bình thường.  Kho đặc biệt: Có đặc điểm thiết kế, xây dựng, thiết bị đặc biệt để bảo quản những loại hàng hóa đặc biệt do tính chất hàng hóa như: kho đông lạnh, kho hóa chất… 1.1.4.2 Phân loại theo tính chất của hàng tồn kho Mỗi doanh nghiệp có cách thức phân loại kho theo tính chất hàng tồn kho khác nhau tuy nhiên về cơ bản hệ thống kho trong môt tổ chức có thể phần thành 2 loại: kho nguyên vật liệu và kho thành phẩm:  Kho nguyên vật liệu: lưu trữ các nguyên vật liệu đầu vào để cung ứng cho quá trình sản xuất. Ngoài ra với bán thành phẩm hay sản phẩm dở dang đôi khi cũng được xét đặt một vị trí riêng và cũng có thể được gọi là kho sản xuất hoặc kho nguyên vật liệu bởi đầu ra của công đoạn này sẽ là đầu vào của công đoạn sau.  Kho thành phẩm: lưu trữ các thành phẩm cuối cùng đã hoàn thành và sẵn sàng giao cho khách. 1.1.4.3 Phân loại theo hình thức sở hữu Sinh viên Mai Thị Phương Thanh Trang 9 Khóa luận tốt nghiệp Viện Kinh tế và Quản lý  Kho riêng: được xây dựng và thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, do kho riêng thường cần một khoản chi phí khá lớn trong việc xây dựng và duy trì nên hầu hết chỉ phù hợp với những doanh nghiệp có nguồn lực tài chính. Lợi ích của kho riêng: mức độ kiểm soát cao, tính linh hoạt, ít tốn kém trong dài hạn và các lợi tích khác. Tuy nhiên hạn chế của kho riêng ở chỗ thiếu sự linh hoạt do khi nhu cầu thấp công ty phải chịu chi phí cố định và việc không tận dụng hết không gian kho cũng như sự thiếu linh hoạt về vị trí dẫn đến doanh nghiệp có thể đánh mất cơ hội kinh doanh của mình bên cạnh đó chi phí duy trì hoạt động của kho lớn và rủi ro cao.  Kho công cộng: kho công cộng hoạt động như một đơn vị độc lập, cung cấp hàng loạt các dịch vụ dự trữ, bảo quản và vận chuyển. Lợi ích của kho công cộng: vốn đầu tư ban đầu gần như bằng 0, tính linh hoạt cao nếu muốn mở rộng thị trường, điều chỉnh cho mùa vụ, giảm rủi ro… tuy nhiên hạn chế của kho công cộng: khó kiểm soát. 1.2 Khái niệm và vai trò của kho nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 1.2.1 Khái niệm và vai trò của nguyên vật liệu Để tiến hành sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp cần phải có đầy đủ các yếu tố cơ bản đó là: lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động. Nguyên vật liệu là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất. “Nguyên vật liệu là bất cứ loại hàng hóa nào được sử dụng trực tiếp hoặc gián tiếp trong sản xuất để tạo ra một loại sản phẩm hoặc dịch vụ. Ví dụ như: nguyên vật liệu thô, nguyên liệu qua chế biến, bán thành phẩm, đơn vị lắp ráp và các nguồn cung cấp khác.” Qua đó cho thấy nguyên vật liệu đầu vào đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình sản xuất, thiếu nguyên vật liệu thì quá trình sản xuất sẽ bị gián đoạn hoặc không thể tiến hành được. Nguyên vật liệu được đảm bảo đầy đủ về số lượng, chất lượng, chủng loại… có tác động rất lớn ảnh hưởng đến sự liên tục, nhịp nhàng của quá trình sản xuất. Bên cạnh đó, nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm nên việc bảo quản, sử dụng… nguyên vật liệu đóng vai trò vô cùng quan trọng. Xuất phát từ vai trò quan trọng của nguyên vật liệu đòi hỏi các doanh nghiệp cần phải quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu. Trong các doanh nghiệp sản xuất có rất nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau. Để quản lý nguyên vật liệu một cách chặt chẽ và đạt hiệu quả cao, hạn chế hao hụt, mất mát, hư hỏng đồng thời giúp cung cấp nguyên vật liệu… đúng lúc, tạo điều kiện cho quá trình sản xuất, phân phối diễn ra liện tục, nhịp nhàng cần thiết phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu. Do đặc thù của mỗi một ngành nghề là khác nhau, với việc sử dụng những loại nguyên vật liệu khác nhau, bên cạnh đó tùy thuộc vào yêu cầu quản lý và hạch toán của doanh nghiệp mà nguyên vật liệu được chia thành từng nhóm, từng quy cách khác nhau để quản lý. Hiện nay có nhiều tiêu chí để phân loại nguyên vật liệu: 1.2.1.1 Phân loại theo công dụng của nguyên vật liệu Căn cứ vào công dụng trong quá trình sản xuất, nguyên vật liệu được chia thành các loại sau: Sinh viên Mai Thị Phương Thanh Trang 10 Khóa luận tốt nghiệp - - - Viện Kinh tế và Quản lý Nguyên vật liệu chính: là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm. Nguyên vật liệu phụ: là những vật liệu chỉ tác dụng dụng phụ trong quá trình sản xuất làm tăng chất lượng cua nguyên vật liệu chính và sản phẩm, phục vụ cho công tác quản lý, bao gói sản phẩm như: các loại hương liệu, bao bì, vật liệu đóng gói… Nhiên liệu: bao gồm các loại nguyên vật liệu cho nhiệt lượng ở thể lỏng, khí, rắn như xăng dầu, than củi, hơi đốt để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phương tiện máy móc thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh. Phụ tùng thay thế: bao gồm các phụ tùng, chi tiết dùng để thay thế khi sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải. Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản: bao gồm các loại thiết bị phương tiện lắp đặt vào các công trình xây dựng cơ bản của doanh nghiệp hiện đang dự trữ tại doanh nghiệp. Phế liệu: Là các loại vật liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất sản phẩm như phế liệu thu hồi khi thanh lý tài sản cố định. Vật liệu khác: là các loại vật liệu phát sinh trong quá trình sản xuất sản phẩm ngoài các loại kể trên. 1.2.1.2 Phân loại theo tính chất sử dụng trong quá trình sản xuất - Nguyên vật liệu thông dụng: Là loại nguyên vật liệu được dùng phổ biến trong nhiều ngành, nhiều lĩnh vực sản xuất như sắt, thép, giấy… Nguyên vật liệu chuyên dùng: Là nguyên vật liệu sử dụng cho một ngành, một lĩnh vực hay một doanh nghiệp nào đó. 1.2.1.3 Phân loại theo nguồn gốc nguyên vật liệu - Nguyên vật liệu mua ngoài: là những nguyên vật liệu được nhập và đưa vào sử dụng từ các nguồn cung cấp ở bên ngoài doanh nghiệp. Nguyên vật liệu tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến: là những loại nguyên vật liệu do chính bên trong doanh nghiệp tạo ra hoặc được thuê bên ngoài gia công để đưa vào sử dụng. Nguyên vật liệu có nguồn gốc khác: Là các loại nguyên vật liệu không thuộc các loại nguyên vật liệu kể trên (biếu, tặng, …) 1.2.1.4 Phân loại theo mục đích và nội dung nguyên vật liệu - Nguyên vật liệu trực tiếp dùng trong hoạt động chế tạo và sản xuất. Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác: phục vụ ở các phân xưởng, tổ đội sản xuất, cho nhu cầu bán hàng, quản lý doanh nghiệp. 1.2.2 Khái niệm kho nguyên vật liệu Như đã trình bày ở trên “Kho hàng là một bộ phận của hệ thống logistics, là nơi cất giữ nguyên nhiên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm… trong suốt quá trình chu chuyển từ điểm đầu đến điểm cuối của dây chuyền cung ứng, đồng thời cung cấp các thông tin về tình trạng, điều kiện lưu giữ và vị trí của hàng hóa được lưu kho” từ đó ta có thể đưa ra khái niệm cơ bản của kho nguyên vật liệu: “Kho nguyên vật liệu là nơi cất giữ nguyên, nhiên vật liệu đầu vào, đồng thời cung cấp các thông tin về tình trạng, điều kiện lưu giữ và vị trí của hàng hóa được lưu kho Sinh viên Mai Thị Phương Thanh Trang 11 Khóa luận tốt nghiệp Viện Kinh tế và Quản lý sao cho quá trình cung cấp nguyên vật liệu… đúng lúc, tạo điều kiện cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục, nhịp nhàng”. 1.2.2.1 Nhiệm vụ của kho nguyên vật liệu đối với sản xuất Như chúng ta đã phân tích ở mục trên về vai trò của kho hàng, kho nguyên vật liệu cũng có những vai trò tương tự như: đảm bảo tính liên tục cho quá trình sản xuất, góp phần giảm chi phí sản xuất… Những nhiệm vụ của kho nguyên vật liệu: - Nhận vật tư/ bán thành phẩm từ các nhà cung cấp khác nhau. - Dự trữ và bảo quản nguyên vật liệu để cung cấp cho sản xuất, đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục.  Tận dụng việc được hưởng chiết khấu khi mua nguyên vật liệu với số lượng lớn.  Chống lại biến động từ nhà cung cấp, bất trắc có thể xảy ra như đình công, lũ lụt… - Thực hiện cung cấp nguyên phụ liệu đến bộ phận sản xuất có nhu cầu. 1.2.2.2 Tầm quan trọng của việc quản lý kho nguyên vật liệu “Quản trị nguyên vật liệu là tất cả các bộ phận quản trị có liên quan đến chu kỳ hoàn chỉnh của các dòng nguyên vật liệu từ việc mua và kiểm soát nội bộ các nguồn nguyên vật liệu, lên kế hoạch, điều hành các công việc đang được thực hiện tới lưu kho, vận chuyển và phân phối các sản phẩm cuối cùng.” Tại hầu hết các công ty, việc quản trị nguyên vật liệu sẽ quyết định sự thành công của họ, bởi chi phí cho việc mua, dự trữ và vận chuyển nguyên vật liệu chiếm hơn một nửa giá thành sản xuất của một sản phẩm. Về cơ bản, việc giảm chi phí cho hoạt động kinh doanh và công tác quản trị nguyên vật liệu tốt hơn sẽ ngày càng được xem như là điểm mấu chốt cho việc nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Kho hàng, quản lý kho hàng cũng như kho nguyên vật liệu và quản lý kho nguyên vật liệu là một nội dung trong công tác quản trị nguyên vật liệu. Công tác quản trị nghiệp vụ kho nguyên vật liệu có vai trò to lớn trong hệ thống kinh doanh thương mại:  Quá trình quản lý kho đảm bảo nguyên vật liệu, hàng hoá sẵn sàng cho quá trình sản xuất, và quá trình bán hàng. Cơ cấu, số lượng và chất lượng lô hàng cung ứng cho khách hàng là kết quả của quá trình nghiệp vụ kho, thời gian cung ứng hàng hoá chịu ảnh hưởng lớn của quá trình nghiệp vụ kho, đặc biệt chịu ảnh hưởng của công tác chuẩn bị nguyên vật liệu và hàng hóa trong công đoạn phát hàng ở kho. Và như vậy, mức dịch vụ khách hàng cũng chịu ảnh hưởng khá lớn của nghiệp vụ kho.  Công tác quản lý kho tạo điều kiện thuận lợi để thực hiện các quyết định của quản trị cung ứng nguyên vật liệu và hàng hoá. Nghiệp vụ kho đáp ứng những điều kiện cơ sở vật chất - kỹ thuật để bảo quản quy mô và cơ cấu dự trữ nguyên vật liệu, hàng hoá tối ưu, kiểm tra và cung cấp thông tin tình hình biến động dự trữ nguyên vật liệu, hàng hoá để quản trị có hiệu quả dự trữ nguyên vật liệu, hàng hoá trong kho. Nghiệp vụ quản lý kho trực tiếp kiểm tra số lượng và chất lượng nguyên vật liệu, hàng hoá trong quá trình mua hàng, ngăn chặn nguyên vật liệu, hàng hoá không đảm bảo chất lượng lọt vào hê â thống, đồng thời nâng cao hiệu lực của quá trình mua hàng. Sinh viên Mai Thị Phương Thanh Trang 12 Khóa luận tốt nghiệp Viện Kinh tế và Quản lý  Quá trình nghiệp vụ kho sử dụng các phương pháp công nghệ tiên tiến hợp lý. Một mặt nâng cao chất lượng dịch vụ của quá trình, mặt khác giảm chi phí nghiệp vụ kho và do đó giảm chi phí của toàn bộ quá trình logistics. Qua đó chúng ta thấy được tầm quan trọng của công tác quản lý kho hàng nói chung và của kho nguyên vật liệu nói riêng. 1.3 Các hoạt động quản lý kho nguyên vật liệu 1.3.1 Tiếp nhận hàng hóa theo lịch trình Tiếp nhận nguyên vật liệu là một khâu quan trọng và là khâu mở đầu của việc quản lý. Tiếp nhận nguyên vật liệu, hàng hóa là hệ thống các công tác kiểm tra tình trạng số lượng và chất lượng của hàng hóa thực nhập vào kho, xác định trách nhiệm vật chất giữa các bên giao nhận, vận chuyển hàng hoá trong việc chuyển giao quyền sở hữu, quyền quản lý hàng hóa theo các văn bản pháp lý quy định, là cơ sở để hạch toán chính xác phí lưu thông và giá cả nguyên vật liệu, hàng hóa. Việc thực hiện tốt khâu này sẽ tạo điều kiện cho người quản lý nắm chắc các thông tin liên quan đến chủng loại, số lượng và chất lượng, theo dõi kịp thời tình trạng của nguyên vật liệu trong kho từ đó giảm thiểu những thiệt hại đáng kể do hỏng hóc, đổ vỡ hoặc biến chất của nguyên vật liệu. Quy trình nhập hàng: N K X C h i á h ậ ể c u n m y ể n Hình 1.1: Quy trình nhận hàng Tổ chức tiếp nhận nguyên vật liệu cần thực hiện tốt hai nhiệm vụ sau: - Một là, tiếp nhận một cách chính xác về chủng loại nguyên vật liệu, số lượng, chất lượng theo đúng nội dung trong hóa đơn, phiếu giao hàng. - Hai là, phải vận chuyển một cách nhanh chóng nhất để đưa nguyên vật liệu từ địa điểm tiếp nhận vào kho của doanh nghiệp tránh hư hỏng, mất mát và đảm bảo sẵn sàng cấp phát kịp thời cho sản xuất. Giai đoạn này gồm: xác định vị trí sẽ lưu trữ, đưa hàng vào vị trí lưu trữ.Cuối cùng hệ thống tồn kho phải được cập nhật để phản ánh việc nhận hàng và vị trí của chúng trong kho. Sinh viên Mai Thị Phương Thanh Trang 13 Khóa luận tốt nghiệp Viện Kinh tế và Quản lý 1.3.2 Lưu trữ hàng hóa trong kho Sau khi nhận hàng, hàng hóa được đưa vào các vị trí trong kho để tiến hành lưu trữ và phục vụ cho công tác lấy hàng sau này. Dù quá trình lưu trữ hàng hóa không tạo ra giá trị gia tăng nhưng ảnh hưởng rất lớn đến công tác nhập hàng và cấp phát vật tư sau này. Tổ chức lưu trữ hàng hóa trong kho phải thực hiện các nhiệm vụ sau: - Bảo quản toàn vẹn số lượng, nguyên vật liệu, hạn chế hư hỏng, mất mát đến mức tối thiểu. - Thực hiện kiểm kê định kỳ để nắm bắt tình hình nguyên vật liệu vào bất kỳ thời điểm nào nhằm đáp ứng một cách nhanh nhất nhu cầu của quá trình sản xuất. - Hàng hóa phải được phân loại, bố trí, sắp xếp sao cho bảo đảm thuận tiện cho công tác nhập hàng và cấp phát vật tư và công tác kiểm tra bất cứ lúc nào. Bên cạnh đó bảo đảm hạ thấp chi phí bảo quản, tận dụng hợp lý không gian kho hàng. 1.3.3 Cấp phát nguyên vật liệu trong kho Sau khi lưu trữ hàng hóa, dựa trên yêu cầu của bộ phận sản xuất tiến hành cấp phát nguyên vật liệu trong kho. Quy trình cấp phát nguyên vật liệu: Hình 1.2: Quy trình cấp phát vật tư Cấp phát nguyên vật liệu nhanh chóng, kịp thời, chính xác cho các bộ phận sản xuất trong doanh nghiệp, tạo điều kiện thuận lợi để đảm bảo tận dụng triệt để và có hiệu quả công suất thiết bị và thời gian lao động của công nhân từ đó nâng cao năng suất lao động. Dựa trên các thông tin về lệnh, đơn hàng cần cấp phát tiến hành lấy nguyên vật liệu và vận chuyển đến vị trí cần cấp phát. 1.4 Một số chỉ tiêu đánh giá hiệu quả hoạt động của kho Hiện nay có rất nhiều chỉ tiêu đánh giá hiệu quả hoạt động của kho nguyên vật liệu như: Sinh viên Mai Thị Phương Thanh Trang 14 Khóa luận tốt nghiệp Viện Kinh tế và Quản lý  Thời gian nhận hàng Là thời gian hoàn thành quá trình nhận hàng từ việc tiếp nhận xe theo lịch trình đến khi đưa vào các vị trí để lưu kho. Thời gian càng ngắn chứng tỏ năng suất làm việc của công nhân kho và của các thiết bị trong kho cũng như hiệu quả của công tác quản lý kho.  Hệ số rỗ tổ ong Hiện tượng rỗ tổ ong là hiện tượng trong kho mà không gian nhà kho không được lấp đầy hoàn toàn vì: hình dáng của sản phẩm, sản phẩm bị lấy ra, nguyên tắc sắp xếp, phương pháp sắp xếp kém. Như ta được biết chi phí mặt bằng là một chi phí khá lớn trong các khoản chi phí đầu tư của doanh nghiệp. Bởi vậy, việc tối ưu không gian nhà kho là một trong những cách để giảm chi phí sản xuất cũng như tăng hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Tận dụng tối ưu không gian nhà kho ở đây liên quan đến việc tận đụng tối đa chiều cao của nhà kho cũng như mặt bằng kho của doanh nghiệp. Hình 1.3: Tận dụng không gian kho Cách xác định hệ số rỗ tổ ong của nhà kho hiện tại:  Đếm tất cả các vị trí hiện dùng để chứa hàng- theo cả phương thẳng đứng và phương nằm ngang. Bao gồm tất cả các vị trí, bất kể nó chứa đầy, một phần hay còn trống.  Đếm tất cả các vị trí còn trống. S ố v ịtr ị c ò n tr ố ng  Hệ số rỗ tổ ong= T ổ ng s ố v ị tr í trong kho Hệ số này cho biết phần trăm không gian trống trong kho.  Chu kỳ kiểm kê trong kho Chu kỳ kiểm kê trong kho cho biết mức độ chính xác của số liệu tồn kho hiện, tình trạng của hàng hóa hiện nay.  Tỷ lệ hàng hỏng hóc S ố l ượ ng h à ng h ỏ ng Tỷ lệ hàng hỏng hóc= T ổ ng l ượ ng h à ng h ó a Sinh viên Mai Thị Phương Thanh Trang 15 Khóa luận tốt nghiệp Viện Kinh tế và Quản lý Tỷ lệ hàng hỏng hóc cho biết hiệu quả hoạt động của kho hàng, việc bảo quản, bố trí, sắp xếp hàng hóa trong kho… Như ta đã biết, nguyên vật liệu đóng vai trò vô cùng quan trọng, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, bên cạnh đó, nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm nên việc bảo quản, sử dụng nguyên vật liệu đóng vai trò vô cùng quan trọng. Nguyên vật liệu được đảm bảo đầy đủ về số lượng, chất lượng, chủng loại… có tác động rất lớn ảnh hưởng đến sự liên tục, nhịp nhàng của quá trình sản xuất, việc bảo quản, sắp xếp không tốt dẫn đến việc ảnh hưởng đến chất lượng của hàng hóa làm tăng khả năng hỏng hóc, ảnh hưởng đến chất lượng của hàng hóa. Mỗi loại hàng hóa có yêu cầu về điều kiện bảo quản khác nhau, chính vì vậy trong công tác bảo quản hàng hóa phải luôn quan tâm đến các điều kiện này để bảo quản hàng hóa từ đó đảm bảo được chất lượng hàng hóa, nguyên vật liệu.  Thời gian tìm kiếm và lấy hàng Như ta được biết, chi phí tìm kiếm và lấy hàng chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng chi phí hoạt động để quản lý kho hàng. Trong đó: Hình 1.4: Thời gian lấy hàng Trong hình trên ta có thể nhận thấy trong thời gian thực hiện hoàn thành việc lấy đơn hàng của công nhân thì thời gian di chuyển, thời gian tìm kiếm và lấy hàng chiếm tỷ trọng lớn trong đó thời gian di chuyển chiếm tỷ trọng lớn nhất (chiếm 50%). Như ta được biết trong Lean có 7 loại lãng phí: lãng phí di chuyển, lãng phí tồn kho, lãng phí thao tác, lãng phí sản xuất thừa, lãng phí sai hỏng và lãng phí chờ đợi. Lãng phí di chuyển là một trong 7 nội dung trong Lean và cần được loại bỏ. Di chuyển ở đây nói đến bất kỳ sự chuyển động nào của nguyên vật liệu không tạo ra giá trị gia tăng thêm cho sản phẩm. Chẳng hạn như việc vận chuyển nguyên vật liệu giữa các công đoạn sản xuất như: vận chuyển bán thành phẩm từ cụm nguyên công này tới cụm nguyên công khác, hay việc tổ chức không hợp lý trong quá trình vận chuyển trong kho như quãng đường di chuyển dài, hay việc vận chuyển hàng hóa khi không có nhu cầu. Việc tổ chức, bố trí sắp xếp trong kho cũng như nguyên tắc lấy hàng trong kho được coi là một trong các nhân tố chính ảnh hưởng trực tiếp đến công tác tìm kiếm và lấy hàng hóa trong kho. Nếu việc bố trí và sắp xếp kho hàng không hiệu quả và quản lý địa chỉ trong kho hàng không hiệu quả sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian này. Sinh viên Mai Thị Phương Thanh Trang 16 Khóa luận tốt nghiệp Viện Kinh tế và Quản lý  Số lượng đơn hàng cấp trong trong 1 ngày Số lượng đơn hàng cấp trong 1 ngày cho biết hiệu quả năng suất hoạt động của nhà kho bên cạnh đó cho thấy tình trạng công tác bố trí, sắp xếp và nguyên tắc lấy hàng trong kho hiện tại. Nếu việc bố trí, sắp xếp cũng như nguyên tắc lấy hàng phù hợp sẽ giúp nâng cao số lượng đơn hàng có thể đáp ứng được trong 1 ngày.  Độ chính xác của đơn hàng (tỷ lệ % đơn hàng lấy đúng) S ố đơ n h à ng l ấ y đú ng Tỷ lệ % đơn hàng lấy đúng= T ổ ng s ốđơ n h à ng Độ chính xác của đơn hàng hay tỷ lệ đơn hàng lấy đúng liên quan đến việc lấy đúng chủng loại hàng hóa, đúng số lượng và chất lượng yêu cầu. Độ chính xác của đơn hàng phụ thuộc vào việc biết chính xác thông tin về chủng loại và vị trí của hàng hóa bên cạnh đó là các thiết bị, phương tiện, giấy tờ… hỗ trợ để đảm bảo lấy đúng hàng. 1.5 Kỹ thuật sử dụng trong quản lý kho hàng Hiện nay để nâng cao hiệu quả hoạt động kho và công tác quản lý kho hàng có rất nhiều kỹ thuật cũng như phương pháp và thiết bị hỗ trợ cho công tác này như: 1. Quá trình nhận hàng: Mục tiêu giảm thiểu thời gian nhận hàng: Dựa trên các thông tin hàng về sắp tới như nhà cung cấp, chủng loại, số lượng, thời gian cũng như dựa trên việc kiểm tra tình trạng của kho như: số chỗ trống, nhân công trong kho, trọng lượng tối đa của thiết bị giữ hàng, luân chuyển hàng hóa trong kho, cách bố trí trong kho, tính trạng an toàn của kho để từ đó xây dựng kế hoạch chi tiết cho quá trình nhận hàng như:  Kế hoạch bốc dỡ  Kế hoạch lao động (nếu không đủ thì thuê bên ngoài)  Kế hoạch kiểm tra hàng hóa tại cửa kho  Kế hoạch vị trí trong kho  …. Bên cạnh đó để giảm thiểu thời gian nhập hàng cũng có thể bằng cách đầu tư thêm các trang thiết bị hỗ trợ cho quá trình bốc dỡ và vận chuyển hàng hóa trong kho như xe nâng, mã vạch… 2. Quá trình lưu trữ và bảo quản hàng hóa trong kho nhằm mục tiêu tận dụng hiệu quả không gian kho đồng thời đảm bảo sao cho quá trình tìm kiếm và lấy hàng diễn ra hiệu quả. Như chúng ta được biết nội dung chủ yếu của công tác lưu trữ và bảo quản hàng hóa gồm: - Một là sắp xếp nguyên vật liệu: Tùy theo đặc điểm của nguyên vật liệu và tình hình cụ thể của hệ thống thiết bị kho, cán bộ quản lý kho phải sắp xếp theo phân loại, quy cách, phẩm chất. Không để tình trạng nguyên vật liệu vứt bừa bãi, lộn xộn, không kê kích che đậy. Nguyên vật liệu phải được sắp xếp hợp lý, tạo điều kiện cho công tác bảo quản, quản lý số lượng và chất lượng nguyên vật liệu, sử dụng hợp lý diện tích kho, bảo đảm an toàn lao động. - Hai là bảo quản nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu sau khi được sắp xếp phải được bảo quản theo đúng quy định với từng loại nguyên vật liệu. Phương pháp phân loại, bố trí hàng hóa: Như ta đã biết, việc phân loại hàng hóa, bố trí hàng hóa đóng vai trò quan trọng ảnh hưởng rất lớn đến thời gian tìm hàng và lấy hàng. Nếu việc phân loại hàng hóa cũng như bố trí hàng hóa không tốt, dẫn đến quá trình tìm hàng và lấy hàng gặp nhiều khó khăn. Sinh viên Mai Thị Phương Thanh Trang 17 Khóa luận tốt nghiệp Viện Kinh tế và Quản lý Hiện nay có rất nhiều phương pháp cũng như các thiết bị hỗ trợ cho quá trình phân loại hàng hóa như giá kệ, giá trị, số lượng, mã hàng, chủng loại, màu sắc… Phân loại, bố trí theo nhóm sản phẩm, chủng loại, mã hàng: Mỗi 1 loại nguyên vật liệu khác nhau có kích thước cũng như điều kiện bảo quản khác nhau chính vì vậy có cách thức bố trí và sắp xếp khác nhau. Ví dụ, các mặt hàng có đặc tính riêng biệt như dễ vỡ, dễ cháy nổ… cần có chính sách lưu kho riêng biệt. Bên cạnh đó, trong kho có rất nhiều loại hàng hóa, và không phải loại hàng hóa nào cũng có giá trị hay tần suất sử dụng giống nhau, chính vì vậy việc phân loại theo giá trị/tần suất sử dụng sẽ giúp ích rất nhiều cho công tác bố trí, bảo quản và có chính sách kiểm soát với từng loại mặt hàng, nguyên vật liệu khác nhau. Để quản lý tồn kho hiệu quả người ta thường phân loại hàng hóa trong kho thành các nhóm theo mức độ quan trọng của chúng để đưa ra chính sách trong công tác bố trí, bảo quản và kiểm soát hàng hóa. Phân bố theo giá trị/ tần suất đang rất phổ biến. Các nước trên thế giới đã có thể đưa ra cách bố trí rất khoa học dựa trên phần trăm giá trị cũng như tần suất sử dụng của hàng hóa đó so với tổng hàng hóa lưu kho. Phương pháp ABC: Tiêu chuẩn để sắp xếp các loại hàng tồn kho này vào các nhóm là: Hình 1.5: Phương pháp ABC  Nhóm A: Bao gồm các loại hàng có giá trị/ tần suất sử dụng từ 70-80% tổng giá trị tổn kho, nhưng về số lượng chỉ chiếm 15-20% tổng số hàng tồn kho.  Nhóm B: Gồm các loại hàng hóa có giá trị/ tần suất sử dụng từ 25-30% tổng giá trị hàng tồn kho, nhưng về số lượng chỉ chiếm 30-35% tổng số hàng tồn kho.  Nhóm C: Gồm những loại hàng có giá trị nhỉ, giá trị hoặc tần suất sử dụng chỉ chiếm 5-10% tổng giá trị tồn kho, tuy nhiên lại chiếm 50-55% tổng số hàng tồn kho. Đầu tư có trọng tâm khi mua hàng: tập trung nguồn lực để mua hàng nhóm A nhiều hơn so với hàng nhóm C, cũng như tập trung cho việc kiểm soát hàng hóa. Xác định các chu kỳ kiểm toán khác nhau cho các nhóm khác nhau. Có được các báo cáo tồn kho chính xác: mức độ chính xác tùy thuộc vào nhóm hàng tồn kho. Sinh viên Mai Thị Phương Thanh Trang 18 Khóa luận tốt nghiệp Viện Kinh tế và Quản lý Áp dụng các phương pháp dự báo khác nhau với các nhóm hàng: Nhóm A phải được dự báo cẩn thận hơn các nhóm B hoặc C. Sử dụng phương pháp ABC như phân tích trên để phân chia hàng hóa theo giá trị và tần suất sử dụng. Dựa vào phân tích ABC để bố trí vị trí lưu trữ cho hàng hóa sao cho phù hợp.  Với nhóm A: Để ở vị trí thuận tiện nhất cho việc nhận hàng và chuyển hàng (ưu tiên số 1) sao cho giảm thiểu khoảng cách di chuyển, dễ kiểm soát như ở lối đi chính giữa, vị trí thấp hoặc gần cửa kho…  Nhóm B: ưu tiên số 2, để ở vị trí giữa kho…  Nhóm C: ưu tiên số 3 để ở góc trong cùng của nhà kho, để ở vị trí trên cao… Công cụ 5S: 5S là một công cụ cải tiến năng suất chất lượng, là nền tảng thực hiện TPM. Tên gọi của 5S xuất phát từ những chữ cái S có nghĩa là: Sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc và sẵn sàng. Mục đích của 5S là tạo nên và duy trì một môi trường làm việc thuận tiện, nhanh chóng, chính xác và hiệu quả tại mọi vị trí làm việc trong công ty. 5S có những nhiệm vụ cụ thể sau: Sàng lọc (Seiri) Mọi thứ (vật dụng, thiết bị, nguyên vật liệu, đồ dùng hỏng …) không/chưa liên quan, không/chưa cần thiết cho hoạt động tại một khu vực sẽ phải được tách biệt ra khỏi những thứ cần thiết sau đó loại bỏ hay đem ra khỏi nơi sản xuất. Chỉ có đồ vật cần thiết mới để tại nơi làm việc, hoạt động này cần được tiến hành theo tần suất định kỳ. Sắp xếp (Seiton) Sắp xếp là hoạt động bố trí các vật dụng làm việc, bán thành phẩm, nguyên vật liệu, hàng hóa … tại những vị trí hợp lý sao cho dễ nhận biết, dễ lấy, dễ trả lại. Nguyên tắc chung của sắp xếp là bất kì vật dụng cần thiết nào cũng có vị trí quy định riêng và kèm theo dấu hiệu nhận biết rõ ràng, hoạt động này cần được tuân thủ triệt để. Sạch sẽ (Seiso) Sạch sẽ được hiểu là hoạt động vệ sinh nơi làm việc, dụng cụ làm việc, máy móc hay các khu vực xung quanh, hoạt động này cần được tiến hành định kỳ. Săn sóc (Sheiketsu) Săn sóc được hiểu là việc duy trì định kỳ và chuẩn hóa 3S đầu tiên một cách có hệ thống. Để đảm bảo 3S được duy trì, người ta có thể lập nên những quy định chuẩn nếu rõ phạm vi trách nhiệm 3S của mỗi cá nhân, cách thức và tần suất triển khai 3S tại từng vị trí, hoạt động này là một quá trình trong đó ý thức tuân thủ của cán bộ công nhân viên trong một tổ chức được rèn rũa và phát triển. Sẵn sàng (Shitsuke) Sẵn sàng được thể hiện ở ý thức tự giác của người lao động đối với hoạt động 5S. Các thành viên đều nhận thức rõ tầm quan trọng của 5S, tự giác và chủ động kết hợp nhuần nhuyễn các chuẩn mực 5S với công việc để đem lại năng suất công việc cá nhân và năng suất chung của công ty cao hơn. Phương pháp lưu kho cố định:  Mỗi vị trí lưu trữ chỉ được để một hoặc vài loại hàng hóa cố định. Sinh viên Mai Thị Phương Thanh Trang 19 Khóa luận tốt nghiệp Viện Kinh tế và Quản lý  Các vị trí lưu trữ này không được sử dụng cho hàng hóa khác kể cả khi ô trống.  Cách quản lý này thường được áp dụng cho các loại hàng hóa có tần suất sử dụng ổn định.  Giúp quản lý và kiểm soát số lượng, vị trí dễ dàng hơn. Hình 1.6: Phương pháp lưu trữ cố định Phương pháp lưu kho ngẫu nhiên:  Không quy định vị trí cụ thể từng vị trí cho bất kỳ hàng hóa nào.  Hàng hóa khi nhập về sẽ đưa lên bất kỳ ô nào đang trống trong kho.  Cách quản lý này giúp tận dụng tối đa không gian kho, loại bỏ hiện tượng rỗ tổ ong.  Phù hợp đối với các hàng hóa đặc biệt, có tần suất sử dụng biến động rất khó xác định không gian cho từng mặt hàng. Hình 1.7: Phương pháp lưu trữ ngẫu nhiên Sắp xếp hàng hóa trong kho: Việc sắp xếp hàng hóa trong kho phải đảm bảo cho việc dễ tìm, dễ lấy. Tuy nhiên việc sắp xếp trong kho hiện nay cần đảm bảo theo nguyên tắc FIFO (nhập trước xuất trước) để loại bỏ các vấn đề liên quan đến chất lượng hàng hóa, sắp xếp sao cho thông tin trên hàng hóa được để thuận chiều để hỗ trợ cho quá trình tìm kiếm hàng hóa, bên cạnh đó hàng hóa cần sắp xếp ngăn nắp để tận dụng tốt không gian kho. Quản lý số lượng hàng hóa: Hiện nay có rất nhiều phương pháp để hỗ trợ cho công tác kiểm soát số lượng hàng hóa như: + Quy định max-min stock, reorder point: Lượng hàng tối đa, tối thiểu được giữ trong kho và thời điểm mua hàng bổ sung giúp giảm được chi phí lưu kho và hạn chế tình trạng thiếu hàng cho sản xuất. Sinh viên Mai Thị Phương Thanh Trang 20