Tài liệu Luận văn giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động mua hàng tại công ty wanek furniture

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP. HCM KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GIẢI PH P N NG CAO HIỆU QUẢ HOẠT Đ NG MUA H NG TẠI CÔNG TY WANEK FURNITURE Ngành: QUẢN TRỊ KINH DOANH Chuyên ngành: QUẢN TRỊ KINH DOANH Giảng viên hướng dẫn : ThS. Trần Thị Trang Sinh viên thực hiện MSSV: 0834010035 : Phạm Thị Cẩm Lụa Lớp: 08VQT01 TP. Hồ Chí Minh, 2016 i BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP. HCM KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP GIẢI PH P N NG CAO HIỆU QUẢ HOẠT Đ NG MUA H NG TẠI CÔNG TY WANEK FURNITURE Ngành: QUẢN TRỊ KINH DOANH Chuyên ngành: QUẢN TRỊ KINH DOANH Giảng viên hướng dẫn : ThS. Trần Thị Trang Sinh viên thực hiện MSSV: 0834010035 : Phạm Thị Cẩm Lụa Lớp: 08VQT01 TP. Hồ Chí Minh, 2014 ii LỜI CAM ĐOAN Tôi tên Phạm Thị Cẩm Lụa, là sinh viên lớp 08VQT01 chuyên ngành Quản trị Kinh doanh trường Đại học Công Nghệ Thành phố Hồ Chí Minh. Tôi xin cam đoan:  Những nội dung trong luận văn này là do tôi thực hiện dưới sự hướng dẫn trực tiếp của giảng viên hướng dẫn – Th.S Trần Thị Trang.  Các số liệu trong luận văn là hoàn toàn trung thực và chưa được công bố ở các nghiên cứu khác hay trên bất kỳ phương tiện truyền thông nào.  Mọi sao chép không hợp lệ, vi phạm quy chế đào tạo hay gian trá tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm. Sinh viên iii LỜI CẢM ƠN Không có thành công nào mà không gắn liền với những sự hỗ trợ, giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác. Trong suốt thời gian theo học tại trường Đại học Công Nghệ Thành phố Hồ Chí Minh, tôi đã nhận được rất nhiều sự quan tâm cũng như giúp đỡ của Quý Thầy Cô, Gia đình và bạn bè. Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, tôi xin gửi đến Quý Thầy Cô ở Khoa Quản trị Kinh doanh – Trường Đại học Công Nghệ Thành phố Hồ Chí Minh, những người đã cùng với tất cả tri thức và tâm huyết của mình truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng tôi trong suốt thời gian học tập tại trường. Tôi xin chân thành cảm ơn Giáo viên hướng dẫn – ThS. Trần Thị Trang đã tận tâm hướng dẫn tôi qua từng buổi học trên lớp cũng như những buổi gặp mặt nói chuyện, thảo luận về vấn đề nghiên cứu làm luận văn. Nếu không có những lời hướng dẫn, dạy bảo của cô thì bài luận văn này không thể hoàn thành tốt được. Một lần nữa, tôi xin chân thành cảm ơn cô. Sau cùng, tôi xin kính chúc Quý Thầy Cô trong khoa Quản trị Kinh doanh và Giáo viên hướng dẫn – ThS. Trần Thị Trang có sức khỏe dồi dào, niềm tin và tâm huyết để có thể tiếp tục thực hiện sứ mệnh cao đẹp của mình, truyền đạt kiến thức cho thế hệ mai sau. Trân trọng! iv CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc --------- NHẬN XÉT THỰC TẬP Họ và tên sinh viên : h h MSSV : 0834010035 Khóa : 08VQT1 1. Thời gian thực tập …………… ………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… 2. Bộ phận thực tập ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… 3. Tinh thần trách nhiệm với công việc và ý thức chấp hành kỷ luật ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………... 4. Kết quả thực tập theo đề tài ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… 5. Nhận xét chung ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………... Đơn vị thực tập Công Ty TNHH Wanek Furniture v NHẬN XÉT CỦA GI O VIÊN HƢỚNG DẪN …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………… ……………………………… Tp.Hồ Chí Minh, ngày …. tháng …. năm 2016 Giảng viên hướng dẫn Ths. Trần Thị Trang vi MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU ........................................................................................................ 1 CHƢƠNG 1............................................................................................................ 3 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT Đ NG MUA HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP ................................................................................................................. 3 1.1. Khái quát về hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp .................................. 3 1.1.1. Khái niệm về hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp .............................. 3 1.1.2. Các quy tắc đảm bảo mua hàng có hiệu quả ................................................ 3 1.1.2.1. Quy tắc mua hàng của nhiều nhà cung cấp ............................................... 3 1.1.2.2. Quy tắc luôn giữ thế chủ động trước các nhà cung cấp ............................ 4 1.1.2.3. Quy tắc đảm bảo sự hợp lý........................................................................ 4 1.1.3. Các phương pháp mua hàng trong doanh nghiệp ......................................... 5 1.1.3.1. Căn cứ vào quy mô mua hàng (mua theo nhu cầu) ................................... 5 1.1.3.2. Căn cứ vào hình thức mua......................................................................... 7 1.1.3.3. Căn cứ vào thời hạn tín dụng .................................................................... 7 1.1.3.4. Căn cứ theo nguồn hàng ............................................................................ 8 1.2. Nội dung của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp ................................. 8 1.2.1. Xác định nhu cầu mua hàng ......................................................................... 9 1.2.2. Tìm và lựa chọn nhà cung cấp .................................................................... 11 1.2.3. Thương lượng và đặt hàng .......................................................................... 13 1.2.4. Theo dõi, kiểm tra giao nhận hàng và đánh giá kết quả mua ...................... 15 Tóm tắt chương 1 ................................................................................................... 17 CHƢƠNG 2 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY V THỰC TRẠNG HOẠT Đ NG MUA H NG CỦA CÔNG TY WANEK FURNITURE .......................................................... 18 2.1. Giới thiệu về công ty Wanek Furniture.......................................................... 18 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty ........................................... 18 2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty ........................................................... 18 2.1.3. Cơ cấu tổ chức và chức năng các phòng ban .............................................. 19 2.1.4. Các sản phẩm của công ty ........................................................................... 22 2.1.5. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm qua (2013-2015) . 25 2.2. Phân tích và đánh giá tình hình mua hàng của công ty trong thời gian qua .. 26 vii 2.2.1. Tình hình và kết quả mua hàng theo các mặt hàng chủ yếu ....................... 26 2.2.2. Tình hình và kết quả mua hàng của công ty theo nguồn hàng .................... 28 2.2.3. Tình hình và kết quả mua hàng theo phương thức mua .............................. 31 2.2.4. Tình hình và kết quả mua hàng theo thời gian ............................................ 33 2.2.5. Phân tích tình hình mua hàng và tồn kho theo hàng hóa ............................ 35 2.3. Hoạt động mua hàng tại công ty Wanek Furniture (Theo qui trình mua hàng)...................................................................................... 36 2.3.1. Xác định nhu cầu mua hàng của công ty .................................................... 36 2.3.2. Đối với công tác tìm và lựa chọn nhà cung cấp .......................................... 37 2.3.3. Đối với công tác thương lượng và đặt hàng ................................................ 38 2.3.4. Đối với công tác theo dõi và kiểm tra việc giao nhận hàng hóa ................. 39 Tóm tắt chương 2 ................................................................................................... 40 CHƢƠNG 3 M T SỐ GIẢI PH P N NG CAO HIỆU QUẢ HOẠT Đ NG MUA H NG CỦA CÔNG TY WANEK FURNITURE .......................................................... 41 3.1. Phương hướng và nhiệm vụ của công ty trong thời gian tới.......................... 41 3.1.1. Phương hướng của công ty trong thời gian tới ............................................ 41 3.1.2. Nhiệm vụ của công ty trong thời gian tới .................................................... 42 3.1.3. Một số phương hướng nhằm nâng cao công tác quản trị mua hàng tại công ty trong thời gian tới ................................................................................................... 42 3.2. Một số giải pháp nằm nâng cao hiệu quả hoạt động mua hàng tại công ty Wanek Furniture..................................................................................................... 42 3.2.1. Giải pháp về công tác xác định nhu cầu mua hàng của công ty .................. 43 3.2.1.1. Cơ sở của giải pháp ................................................................................... 43 3.2.1.2. Điều kiện để thực hiện giải pháp............................................................... 43 3.2.1.3. Kết quả đạt được từ giải pháp ................................................................... 44 3.2.2. Giải pháp củng cố và hoàn thiện hệ thống các nhà cung cấp ...................... 44 3.2.2.1. Cơ sở của giải pháp ................................................................................... 44 3.2.2.2. Điều kiện để thực hiện giải pháp............................................................... 45 3.2.2.3. Kết quả đạt được từ giải pháp ................................................................... 45 3.2.3. Giải pháp nâng cao chất lượng công tác thương lượng và đặt hàng ............ 46 3.2.3.1. Cơ sở của giải pháp ................................................................................... 46 viii 3.2.3.2. Điều kiện để thực hiện giải pháp............................................................... 46 3.2.3.3. Kết quả đạt được từ giải pháp ................................................................... 47 3.3. Kiến nghị đối với cơ quan chủ quản có liên quan .......................................... 47 Tóm tắt chương 3 ................................................................................................... 49 KẾT LUẬN ........................................................................................................... 50 DANH MỤC T I LIỆU THAM KHẢO ............................................................ 51 ix DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 CHỮ VIẾT TẮT DN NCC HĐMH NK SXKD SXXK PP KD QTMH ST TT TL XK DIỄN GIẢI Doanh Nghiệp Nhà cung cấp Hoạt động mua hàng Nhập khẩu Sản xuất kinh doanh Sản xuất xuất khẩu Phương pháp Kinh doanh Quản trị mua hàng Số tiền T trọng T lệ Xuất khẩu x DANH MỤC C C BIỂU ĐỒ, SƠ ĐỒ, HÌNH ẢNH ▪ SƠ ĐỒ STT SỐ HIỆU TÊN TRANG 1 Sơ đồ 1.1 Sơ đồ quá trình mua hàng trong doanh nghiệp 9 2 Sơ đồ 1.2 Sơ đồ tổ chức của công ty Wanek Furniture 20 ▪ BIỂU ĐỒ STT SỐ HIỆU 1 Biểu đồ 2.1 2 Biểu đồ 2.2 3 4 5 Biểu đồ 2.3 Biểu đồ 2.4 Biểu đồ 2.5 6 Biểu đồ 2.6 TÊN Kết quả kinh doanh của công ty trong 3 năm (2013,2014,2015) Kết quả mua hàng của công ty theo các mặt hàng chủ yếu. Kết Quả Mua Hàng Theo Nguồn Hàng. Kết Quả Mua Hàng Theo Phương Thức Mua Kết quả mua hàng theo thời gian Phân Tích Tình Hình Mua Hàng Và Tồn Kho Hàng Hoá Của Công Ty xi TRANG 25 27 29 31 33 35 LỜI MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Những năm gần đây, nền kinh tế nước ta đã và đang chuyển hoá mạnh m , sau hơn mười năm đổi mới nền kinh tế, thu hút đầu tư từ những doanh nghiệp nước ngoài, nước ta đã có những thành tựu lớn tạo nên một bước ngoặt lịch sử trong sự phát triển kinh tế của quốc gia. Trong mỗi doanh nghiệp vai trò của công tác quản lí, quản trị đóng vai trò vô cùng quan trọng, là tiên đề để công ty không ngừng đổi mới, phát triển và luôn giữ chỗ đứng nhất định trong l nh vực kinh doanh của mình. Chính vì vậy mà việc nâng cao hiệu quả các hoạt động quản lí là vô cùng quan trọng nhất là trong những doanh nghiệp đặc thù là doanh nghiệp sản xuất- xuất khẩu, các khâu đầu vào cần được kiểm soát chặt ch và không ngừng nâng cao hiệu quả, để công ty có thể tăng doanh thu không ngừng. Sau hơn hai năm làm việc tại công ty Wanek em nhận thấy là một công ty nước ngoài, có thể nói là một quốc gia phát triển nhất thế giới. Công ty rất coi trọng và đặt công tác quản lí, quản trị lên hàng đầu, đặc biệt là quản trị nhân sự, quản trị mua hàng nhằm tạo tiền đề vật chất cho hoạt động xuất khẩu, bán hàng tại công ty mẹ Ashley đặt tại Hoa Kì, hoạt đông bán hàng có được tốt hay không phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động mua hàng. Hơn nữa mua hàng tốt tạo điều kiện tăng lợi nhuận. Chính vì vậy mà em đã chọn đề tài này làm luận văn nghiên cứu. 2. Mục đích nghiên cứu Mục đích của bài viết nhằm phân tích và đánh thực trạng mua hàng của Công ty Wanek Furniture, trên cơ sở đó đưa ra những giải pháp cụ thể và một số kiến nghị khác nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động này. 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu của khóa luận là hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp SXXK. Phạm vi nghiên cứu: Hiện nay tất cả các công ty đều tiến hành hoạt động thu mua hàng hóa để SXXK trong ngành nội thất, tuy nhiên Công ty Wanek Furniture là một 1 Công ty đã và đang có những bước phát triển nhanh chóng trong ngành. Chính vì thế, tôi quyết định tìm hiểu về “Giải Pháp Nâng cao hiệu quả hoạt động mua hàng tại công ty Wanek Furniture.” 4. Phƣơng pháp nghiên cứu Cùng với phương pháp nghiên cứu kết hợp các cơ sở lý luận cùng với phương pháp định tính, thu thập các số liệu thứ cấp từ các báo cáo của công ty để phân tích thực trạng, tổng hợp các kết luận và dựa vào quá trình tiếp xúc tại công ty, tìm hiểu và đưa ra các kiến nghị thích hợp, có chọn lọc nhất cho công ty. 5. Kết cấu của đề tài Kết cấu của đề tài được chia thành 3 chương:  Chương 1: Cơ sở lý luận về hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp  Chương 2: Giới thiệu về công ty và thực trạng hoạt động mua hàng của công ty Wanek Furniture  Chương 3: Một số giải pháp và kiến nghị nâng cao hiệu quả hoạt động mua hàng của Công ty Wanek Furniture 2 CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠT Đ NG MUA H NG TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái quát về hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp 1.1.1. Khái niệm về hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp Mua hàng là giai đoạn đầu tiên của quá trình lưu chuyển hàng hoá, là quan hệ trao đổi giữa người mua và người bán về trị giá hàng hoá thông qua quan hệ thanh toán tiền hàng, là quá trình vốn doanh nghiệp chuyển hoá từ hình thái tiền tệ sang hình thái hàng hoá. Doanh nghiệp nắm được quyền sở hữu về hàng hoá nhưng mất quyền sở hữu về tiền hoặc có trách nhiệm thanh toán tiền cho nhà cung cấp. Đối với hoạt động kinh doanh, hoạt động mua hàng bao gồm: mua hàng trong nước (hay mua hàng nội địa) và mua hàng nhập khẩu (mua hàng của các quốc gia khác). Các quy tắc đảm bảo mua hàng có hiệu quả 1.1.2. 1.1.2.1. Quy tắc mua hàng của nhiều nhà cung cấp: Doanh nghiệp nên lựa cho mình một số lượng nhà cung cấp nhất định. Điều đó s giúp cho doanh nghiệp phân tán được rủi ro bởi hoạt động mua hàng có thể gặp nhiều rủi ro từ phía nhà cung cấp. Nếu như DN ch mua hàng của một NCC duy nhất hoặc một số ít thì khi rủi ro xảy ra DN phải gánh chịu tất cả và rất khó khắc phục. Những rủi ro xảy ra trong MH là rất đa dạng: nó có thể xảy ra do thất bại trong KD hay rủi ro khác mà bản thân các NCC gặp phải như thiếu nguyên vật liệu, chiến tranh, do những trục trặc trong quá trình vận chuyển ... Với ý ngh phân tán rủi ro, nhiều người gọi nguyên tắc thứ nhất là nguyên tắc “không bỏ tiền vào một túi”. Ngoài ra nguyên tắc này còn tạo sự cạnh tranh giữa các NCC. Nếu hàng hoá đầu vào của doanh nghiệp ch được mua từ một hay một số rất ít NCC thì những NCC này có thể ép giá và áp đặt các điều kiện mua bán hàng cho doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp tỏ ý định mua hàng của nhiều người thì bản thân các nhà cung cấp s đưa ra những điều kiện hấp dẫn về giá cả, giao nhận, thanh toán để thu hút người mua về phía mình. Tuy nhiên khi thực hiện nguyên tắc này các doanh nghiệp cần lưu ý là trong số các nhà cung cấp của mình nên chọn ra một nhà cung cấp chính để xây dựng mối quan hệ làm ăn lâu dài, bền vững dựa trên cơ sở tin tưởng và giúp đỡ lẫn nhau. Nhà 3 cung cấp chính là nhà cung cấp mà doanh nghiệp MH của họ nhiều hơn và thường xuyên. Vì vậy doanh nghiệp có thể d dàng nhận được nhiều ưu đãi từ phía nhà cung cấp này hơn so với những khách hàng khác, thậm chí còn được họ giúp đỡ khi doanh nghiệp gặp khó khăn (được hưởng tín dụng mại khi thiếu vốn, được ưu tiên mua hàng khi hàng hoá khan hiếm,...) và doanh nghiệp thường trở thành khách hàng truyền thống của các nhà cung cấp ngược lại doanh nghiệp cũng cần phải giúp đỡ nhà cung cấp khi họ gặp khó khăn. 1.1.2.2. Quy tắc luôn giữ thế chủ động trƣớc các nhà cung cấp: Nếu người bán hàng cần phải tạo ra một nhu cầu về sản phẩm hay dịch vụ một cách có hệ thống và thì cách phát triển nhu cầu đó ở các khách hàng của mình, thì người mua hàng lại phải làm điều ngược lại, tức là phải tìm cách phủ nhận cho đến khi tìm được những điều kiện mua hàng tốt hơn. Đi mua hàng là giải một số bài toán với vô số ràng buộc khác nhau. Có những “ràng buộc chặt” (điều kiện không thể nhân nhợng được) và có những “ràng buộc lỏng” (điều kiện có thể nhân nhượng được). Trong khi đó các nhà cung cấp luôn luôn đa ra những thông tin phong phú và hấp dẫn về giá cả, chất lượng, điều kiện vận chuyển và thanh toán, các dịch vụ sau bán... nếu không t nh táo, quyền chủ động của doanh nghiệp với tư cách là người mua s mất dần và s tự nguyện trở thành nô lệ cho nhà cung cấp mà quên đi những “ràng buộc chặt ” để rồi phải lo đối phó với các rủi ro. Vì vậy để không trở thành nô lệ cho nhà cung cấp, cách đơn giản nhất là ghi đầy đủ tất cả các lời hứa của người bán hàng, sau đó tổng hợp chúng vào trong một hợp đồng và bắt người bán kí vào đấy. Lúc này ta s buộc người bán hàng thương lượng với mình một cách chủ động với những điều kiện có lợi 1.1.2.3. Quy tắc đảm bảo “sự hợp lý” Quy tắc đảm bảo “sự hợp lý” trong tương quan quyền lợi giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp: nếu doanh nghiệp khi mua hàng chấp nhận những điều kiện bất lợi cho mình thì s ảnh hưởng xấu đến hiệu quả mua hàng và có nguy cơ bị giảm đáng kể về lợi nhuận kinh doanh. Ngược lại, nếu doanh nghiệp cố tình “ép ” nhà cung cấp để đạt được lợi ích của mình mà không quan tâm đến lợi ích của nhà cung cấp thì d gặp trục trặc trong việc thoả thuận (không đạt được sự thoả thuận) và thực hiện hợp đồng (hợp đồng có nguy cơ không thực hiện được). Đảm bảo sự “hợp lý” về lợi ích không ch là điều kiện cơ bản để doanh nghiệp và nhà cung cấp gặp 4 được nhau và cùng nhau thực hiện hợp đồng, tạo chữ tín trong quan hệ làm ăn lâu dài, mà còn giúp cho doanh nghiệp giữ được sự t nh táo, sáng suốt trong đàm phán, tránh những điều đáng tiếc có thể xảy ra. 1.1.3. Các phƣơng pháp mua hàng trong doanh nghiệp: 1.1.3.1. C n cứ vào quy mô mua hàng mua theo nhu cầu  Mua hàng theo nhu cầu: Là hình thức mua hàng trong của doanh nghiệp thương mại trong đó khi doanh nghiệp cần mua hàng với số lượng bao nhiêu thì s tiến hành mua bấy nhiêu tức là mỗi lần mua hàng ch mua vừa đủ nhu cầu bán ra của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định. Để có đuợc quyết định lượng hàng s mua trong từng lẫn, doanh nghiệp phải căn cứ vào di n biến thị trường, tốc độ tiêu thụ sản phẩm và xem xét lượng hàng thực tế của doanh nghiệp. Lượng bán hàng dự kiến + tồn đầu kỳ + tồn cuối kì Lượng hàng thích hợp = một lần mua số vòng chu chuyển hàng hoá dự kiến Phương pháp này có ưu điểm sau: - Cơ sở để xác định nhu cầu mua hàng đơn giản. Nhu cầu mua hàng được xác định xuất phát từ kế hoạch bán ra của doanh nghiệp hay của các bộ phận, lượng hàng hoá dự trữ thực tế đầu kì và kế hoạch dự trữ cho kì bán tiếp theo. - Lượng tiền bỏ ra cho từng lần mua hàng là không lớn lắm nên giúp cho doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh và do mua bao nhiêu bán hết bấy nhiêu nên lượng hàng hoá dự trữ ít. Do vậy s tránh được tình trạng ứ đọng vốn, tiết kiệm đựơc chi phí bảo quản, giữ gìn hàng hoá và các chi phí khác. Điều đó làm tăng nhanh tốc độ chu chuyển của vốn - Quá trình mua hàng di n ra nhanh chóng, thuận lợi nên giúp cho doanh nghiệp tránh đựơc những rủi ro do biến động về giá hay do nhu cầu về hàng hoá thay đổi, giảm thiểu những thiệt hại do thiên tai (hoả hoạn, lũ lụt...) hay chiến tranh gây ra. Bên cạnh đó mua hàng theo nhu cầu còn có nhựơc điểm cần lưu ý: Vì lượng hàng mua về ít ch đủ bán ra ở mức độ bình thường nên nếu việc nhập hàng bị tr hay hàng bán chạy hơn mức bình thường thì doanh nghiệp có nguy cơ thiếu hàng. 5 Chi phí mua hàng thường cao, doanh nghiệp không đựơc hưởng các ưu đãi mà người bán hàng dành cho. DN bị mất cơ hội kinh doanh trên thị trường khi trên thị trường có cơn sốt về hàng hoá mà doanh nghiệp đang kinh doanh, lúc đó mục tiêu lợi nhuận của doanh nghiệp s không đạt đựơc, doanh nghiệp s không thể thu được lợi nhuận “siêu ngạch”.  Mua hàng theo lô lớn: Mua hàng theo lô lớn là lượng hàng mua một lần nhiều hơn nhu cầu bán ra của doanh nghiệp trong một thời gian nhất định. Trên cơ sở dự đoán nhu cầu trong một khoản thời gian nhất định nào đó. Dựa vào một số luận cứ ta có thể xác định được số lượng hàng tối ưu cần nhập bởi vậy ta biết rằng tổng chi phí cho việc nhập hàng s nhỏ nhất khi chi phí lưu trữ hàng hoá bằng với chi phí mua hàng. Nếu ta gọi: C-Tổng chi phí C1 C2 Chi phí một lần mua hàng - Chi phí bảo quản đơn vị hàng hoá trong một đơn vị thời gian C - Số lượng đơn vị hàng hoá cần thiết trong một đơn vị thời gian Q - Số lượng hàng hoá thu mua một lần Giả thiết Q không đổi và số lượng hàng hoá dự trữ trong kho bằng Q/2 thì ta có: Q= C= C2 2*C1 * D C2 * (Q/2) + C1 *Q/D) Công thức này cho ta thấy lượng hàng nhập tối ưu với tổng chi phí thu mua, bảo quản là thấp nhất. Từ đó có thể thấy mua theo lô có những ưu điểm sau: - Chi phí mua hàng có thể giảm được và doanh nghiệp có thể nhận được những ưu đãi của các nhà cung cấp. - Chủ động chọn được các nhà cung cấp uy tín nên ít gặp rủi ro khi nhập hàng - Có thể chớp được thời cơ nếu có những “cơn sốt ” thị trường, do đó có thể thu được lợi nhuận “ siêu ngạch ”. Song nó cũng không tránh được những nhược điểm phát sinh nhất định đó là: - Phải sử dụng một lượng vốn hàng hoá lớn điều này gây ra những khó khăn tài chính cho doanh nghiệp, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp - Chi phí bảo quản, bảo hiểm hàng hoá lớn. 6 - Rủi ro (thiên tai, mất cắp, lạc mốt, hạ giá) cao. 1.1.3.2. C n cứ vào h nh thức mua  Tập trung thu mua: Những doanh nghiệp có quy mô lớn thường có những bộ phận chuyên trách thu mua theo nhóm hàng, mặt hàng. PP thu mua này có ưu điểm là tiết kiệm được chi phí nhưng nó có nhược điểm là mua bán tách rời nhau, nhiều khi mua hàng về không bán được vì không phù hợp với nhu cầu của người tiêu dùng.  Phân tán thu mua: Trong điều kiện doanh nghiệp khoán cho từng quầy hàng, họ phải tự lo vốn và nguồn hàng kinh doanh. Ưu điểm của PP này là nắm chắc được nhu cầu, thị trường mua và bán gắn liền nhau. Nhược điểm là số lượng mua bán ít, giá cả cao, chi phí kí kết tăng.  Liên kết thu mua phân tán tiêu thụ: Đây là hình thức mà các doanh nghiệp nhỏ thường áp dụng do điều kiện vốn ít, một số cửa hàng liên kết với nhau cùng thu mua hàng hoá, sau đó phân phối lại cho các cửa hàng tiêu thụ. Ưu điểm của hình thức mua hàng này là do mua nhiều nên mua được giá thấp, tiết kiệm được chi phí vận chuyển trên một đơn vị hàng hoá, chi phí đi lại của cán bộ thu mua và một số chi phí khác liên quan. Nhưng cũng có nhược điểm là do mua nhiều nên phải chi phí bảo quản, hao hụt tăng, tốc độ chu chuyển vốn chậm. 1.1.3.3. C n cứ vào thời hạn tín dụng  Mua đến đâu thanh toán đến đó (mua thanh toán ngay) theo phương thức này thì khi nhận được hàng hoá do bên bán giao thì doanh nghiệp phải làm thủ tục cho bên bán  Mua giao hàng trước: sau khi bên bán giao hàng cho doanh nghiệp, doanh nghiệp đã nhận được hàng hoá sau một thời gian doanh nghiệp mới phải thanh toán lô hàng đó.  Mua đặt tiền trước nhận hàng sau: sau khi kí hợp đồng mua bán hàng hoá với nhà cung cấp doanh nghiệp phải trả một khoản tiền (có thể là một phần lô hàng hay toàn bộ giá trị của lô hàng) đến thời hạn giao hàng bên bán s tiến hành giao hàng cho bên mua. 7 1.1.3.4. C n cứ theo nguồn hàng:  Mua trong nước: Đây là hình thức mua mà mọi hoạt động mua của doanh nghiệp được tiến hành trong phạm vi một quốc gia. Nguồn hàng đó được sản xuất trong nước.  Mua từ nước ngoài (nhập khẩu): Đây là hình thức doanh nghiệp mua hàng từ nước ngoài về để phục vụ cho việc kinh doanh ở trong nước. Trong đó có hai hình thức nhập khẩu:  Nhập khẩu uỷ thác là hình thức nhập khẩu trong đó công ty đóng vai trò làm trung gian để tiến hành các nghiệp vụ NK hàng hoá và thiết bị máy móc nước ngoài vào Việt Nam theo yêu cầu của khách hàng trong nước. Trong hoạt động dịch vụ này công ty không phải sử dụng vốn của mình và được hưởng một khoản gọi là phí uỷ thác.  Nhập khẩu trực tiếp là hình thức nhập khẩu trong đó công ty thực hiện từ khâu đầu đến khâu cuối từ khi tìm hiểu nhu cầu của thị trường để mua đến khi bán hàng và thu tiền về bằng vốn của mình.  Cùng với cách thức phân loại như trên còn có nhiều cách phân loại khác như: phân loại theo phương thức mua theo hợp đồng, phương thức mua trực tiếp hay gián tiếp, phương thức mua theo hợp đồng hay mua theo đơn hàng, mua buôn hay mua lẻ...Mỗi phương pháp trên đều có những ưu và nhược điểm riêng nên các doanh nghiệp tuỳ vào thực trạng của mình trong từng thời điểm, từng giai đoạn nhất định để quyết định xem mình nên theo phương thức nào là thuận tiện nhất và tốt nhất. 1.2. Nội dung của hoạt động mua hàng trong doanh nghiệp Để triển khai có hiệu quả hoạt động mua hàng, khai thác tốt nhất nguồn hàng phục vụ cho nhu cầu KD, các nhà quản trị mua hàng cần thực hiện tốt công tác quản trị mua hàng. Quản trị mua hàng là quá trình phân tích, lựa chọn và đi đến quyết định mua: mua cái gì? Mua bao nhiêu? Mua của ai? Giá cả và các điều kiện thanh toán như thế nào? …Đây là một quá trình phức tạp được lặp đi, lặp lại thành một chu kì, nó liên quan đến việc sử dụng các kết quả phân tích, các yếu tố trong quản lí cung ứng như đánh giá môi trường chung, hiện tại và triển vọng, thực trạng về cung - cầu hàng hoá trên thị trường cơ cấu thị trường của sản phẩm với thực trạng và thực ti n thương mại, giá cả hiện hành và dự báo, thời hạn giao hàng và các điều khoản, tình hình vận tải và chi phí vận chuyển, chi phí đặt hàng lại, tình hình tài chính, lãi 8 suất trong nớc và ngoài ước, chi phí lưu kho... và hàng loạt các vấn đề khác. Để quá trình mua hàng được tốt các nhà QTMH cần thực hiện tốt quá trình mua hàng. Sơ đồ quá trình mua hàng trong doanh nghiệp Xác định nhu cầu Tìm và chọn nhà cung cấp Thỏa mãn Thương lượng và đặt hàng Theo dõi tiến độ giao Không thỏa mãn Đánh giá kết quả mua 1.2.1. Xác định nhu cầu mua hàng: Mua hàng là hoạt động xuất phát từ nhu cầu do vậy trước khi MH nhà quản trị phải xác định được nhu cầu mua hàng của doanh nghiệp trong mỗi thời kì. Thực chất của giai đoạn này là trả lời cho câu trả lời là mua cái gì, mua bao nhiêu, chất lượng như thế nào.  Mua cái gì? Phụ thuộc vào nhu cầu bán ra để xác định. Mua cái gì doanh nghiệp cần tức là thị trường cần. Để xác định xem mình cần mua cái gì thì doanh nghiệp phải đi nghiên cứu tìm hiểu xem khách hàng cần gì, nắm chắc nhu cầu của khách hàng để thoả mãn. Nghiên cứu thị trường giúp cho các doanh nghiệp xác định được nhu cầu, từ đó xác định được tổng cung hàng hoá, đây là kế hoạch tạo nguồn và mua hàng. Đồng thời xác định cụ thể lượng cung của từng khu vực, từng chủng loại để lựa chọn chủ hàng, phương thức mua hàng phù hợp, đảm bảo số lượng, loại hàng mua, thời gian mua phù hợp với kế hoạch bán ra của doanh nghiệp, tạo ra lợi nhuận hợp pháp, hiệu quả. 9