Tài liệu Luận văn cơ sở lý luận của kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính

1 Luận văn Cơ sở lý luận của kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính 2 Chương I: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA KIỂM TOÁN CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỂN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH I - ĐẶC ĐIỂM CỦA CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN 1. Định nghĩa chu trình bán hàng thu tiền BH – TT (tiêu thụ) là quá trình chuyển giao quyền sở hữu của hàng hóa qua quá trình trao đổi hàng - tiền (giữa khách thể kiểm toán với khách hàng của họ). Chu trình bán hàng và thu tiền bắt đầu từ việc yêu cầu mua của khách hàng (đơn đặt hàng, hợp đồng mua hàng…) và kết thúc bằng việc chuyển đổi hàng hóa thành tiền. Quá trình tiêu thụ được thực hiện khi hàng hóa, dịch vụ được chuyển giao, được người mua chấp nhận thanh toán. Do vậy, có rất nhiều phương thức bán hàng phong phú và đa dạng: Phương thức bán hàng trực tiếp: Doanh nghiệp giao hàng cho người mua trực tiếp tại kho, tại phân sản xuất của doanh nghiệp và doanh nghiệp chuyển quyền sở hữu cho người mua. Phương thức chuyền giao hàng theo hợp đồng: Doanh nghiệp chuyển hàng bán đến địa điểm thỏa thuận trong hợp đồng. Số hàng được chuyển quyền sở hữu khi người mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán một phần hoặc toàn bộ. Phương thức bán hàng quá đại lý (ký gửi): Doanh nghiệp sẽ chuyển hàng bán đến đại lý được coi là nhận hàng và bán hàng hộ doanh nghiệp, đại lý được hưởng hoa hồng tính trên doanh số bán được theo tỷ lệ nhất định đã thỏa thuận trước. 3 Phương thức bán hàng trả góp: Hàng hóa được coi là tiêu thụ khi giao cho khách hàng, người mua tiến hành thanh toán theo quy đinh của doanh nghiệp. Ngoài ra, cũng có thể sử dụng vật tư, hàng hóa, sản phẩm làm hình thức bán hàng khác nhau để thanh toán trong nội bộ doanh nghiệp. Việc thanh toán của người mua cũng được thực hiện theo nhiều phương thức khác nhau như: Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt; thanh toán bằng chuyển khoản;thanh toán thông qua thư tín dụng (L/C)… 2. Bản chất, chức năng của chu trình bán hàng và thu tiền 2.1. Bản chất Đối với một doanh nghiệp sản xuất, quá trình sản xuất kinh doanh nghiệp đang tồn tại và hoạt động. Theo cách nhìn nhận của các nhà quản lý trên góc độ tài chính, quá trình này bao gồm chuỗi các công việc nối tiếp lặp đi lặp lại tạo thành những chu kỳ nghiệp vụ cơ bản có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Cụ thể một công ty bắt đầu hoạt động bằng cách huy động vốn thường dưới dạng tiền mặt (chu trình huy động vốn và hoàn trả), tiền đó được dùng để mua nguyên vật liệu, hàng hóa và các dịch vụ đầu vào (chu trình mua vào và thanh toán), để thuê mướn lao động cho sản xuất (chu trình tiền lương và lao động). Qua quá trình sản xuất, thành phẩm được sản xuất ra, được lưu kho (chu trình tồn kho, chi phí và giá thành sản phẩm), sau đó hàng tồn kho được bán và thu tiền (chu trình bán hàng và thu tiền). Chu trình bán hàng và thu tiền có thể được coi một cách tương đối là giai đoạn cuối cùng hoàn thành một vòng tuần hoàn vốn, tiền nhờ đó được tạo ra một phần dùng để hoàn trả vốn và để lại cho các chu kỳ kinh doanh sau. Chu trình này bao gồm các quyết định và các quá trình cần thiết cho sự chuyển nhượng quyển sở hữu hàng hóa và dịch vụ cho khách hàng. Thực chất của việc bán hàng 4 và thu tiền là việc thực hiện giá trị sản phẩm, doanh nghiệp phải chuyển giao hàng hóa, sản phẩm, được khách hàng trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán. Vì vậy nói chung nó bắt đầu bằng một đơn đặt hàng( hoặc yêu cầu mua hàng) của khách hàng và chấm dứt bằng một sự chuyển đổi hàng hóa, dịch vụ thành các nghiệp vụ phải thu và thu tiền. Với hình thức bán hàng và thanh toán phong phú đa dạng nên việc tổ chức công tác kế toán cho chu trình này cũng rất đa dạng. Có thể nói, chu trình bán hàng thu tiền là một giai đoạn quan trọng của chu trình sản xuất kinh doanh. 2.2. Chức năng Với ý nghĩa: Bán hàng thu tiền là quá trình chuyển giao quyền sở hữu của hàng hóa qua quá trình trao đổi hàng tiền giữa khách thể kiểm toán và khách hàng của họ, quá trình này được bắt đầu từ yêu cầu của người mua hàng và kết thúc bằng việc chuyển đổi hàng hóa thành tiền. Hàng hóa và tiền tệ được xác định theo bản chất kinh tế của chúng. Tiền tệ là phương thức thanh toán nhờ đó mà mọi giao dịch thanh toán được giải quyểt nhanh chóng. Bán hàng là một quá trình có mục đích thống nhất song phương thức thực hiện mục đích đa dạng. Chu trình bán hàng thu tiền gồm các chức năng chính sau: Xử lý đơn đặt hàng của người mua Việc xử lý đơn đặt hàng của khách hàng do bộ phận bán hàng (thường là các phòng kinh doanh) thực hiện. Khi nhận được đơn đặt hàng, bộ phận bán hàng sẽ xem xét nhu cầu của khách hàng về số lượng, chất lượng, chủng loại, thời hạn... đồng thời xem xét khả năng của doanh nghiệp có đáp ứng được đơn đặt hàng không, từ đó quyết định có chấp nhận đơn đặt hàng hay không. 5 Xét duyệt bán chịu Việc kiểm soát tín dụng do bộ phận kế toán đảm nhiệm. Bộ phận này sẽ nghiên cứu, phân tích lịch sử tín dụng, khả năng tín dụng của khách hàng để từ đó có quyết định phê chuẩn việc bán chịu (phương thức, thời hạn, mức tín dụng) Bộ phận quản lý xem xét đơn đặt hàng và khả năng của doanh nghiệp cũng như tình hình tín dụng của khách hàng để ra quyết định bán hàng. Việc ký kết hợp đồng có thể do bộ phận quản lý trực tiếp thực hiện hoặc có thể uỷ quyền cho bộ phận khác. Chuyển giao hàng Công việc này có thể do bộ phận vận chuyển của doanh nghiệp (nếu có) đảm nhận hoặc doanh nghiệp có thể thuê ngoài. Các chứng từ của giai đoạn này là phiếu xuất kho và chứng từ vận chuyển (nếu có). Các chứng từ này được lập khi đã có bằng chứng doanh nghiệp đã nhận tiền hoặc sau khi đã có phê chuẩn bán chịu. Gửi hóa đơn tính tiền cho người mua và ghi rõ nghiệp vụ bán hàng: Công việc này thuộc trách nhiệm của bộ phận kế toán. Lập và gửi hóa đơn: Kế toán căn cứ số lượng hàng hóa đã gửi đi (hoặc chuyển giao), dịch vụ cung cấp và giá bán đã được cấp có thẩm quyền phê chuẩn để lập hóa đơn rồi gửi cho khách hàng. Ghi sổ thương vụ: Ghi sổ đúng đắn doanh thu, vào Nhật ký bán hàng, sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản doanh thu, phải thu khách hàng. Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền Bộ phận kế toán sẽ đảm nhiệm việc xử lý và ghi sổ các khoản tiền nhằm ngăn chặn khả năng tiền bị mất cắp. Đối với tiền mặt, kế toán ghi đầy đủ vào sổ nhật ký thu tiền, nhật ký kiêm báo cáo quỹ và các sổ chi tiết tiền mặt. Đối với 6 tiền gửi ngân hàng, việc gửi tiền hoặc thu tiền phải đúng số lượng phát sinh đúng lúc. Xử lý và ghi sổ các khoản giảm giá, doanh thu hàng bán bị trả lại Việc này do bộ phận kế toán thực hiện hoặc cộng tác với bộ phận kinh doanh. Kế toán phải căn cứ vào các chứng từ thông báo chấp nhận của doanh nghiệp, các chứng từ gốc có liên quan để ghi sổ chính xác và nhanh chóng. Dự phòng nợ khó đòi Trước khi khóa sổ kế toán và chuẩn bị lập BCTC, doanh nghiệp phải tiến hành đánh giá các khoản phải thu có khả năng không thu hồi được, lập dự phòng các khoản này và tính vào chi phí hoạt động của doanh nghiệp. Việc lập dự phòng này được kế toán căn cứ vào chính sách của doanh nghiệp, của Nhà nước cũng như phân tích thực tiễn về khả năng thanh toán cho khách hàng nhằm để phòng những tổn thất khi có rủi ro xảy ra,hạn chễ những đột biến về kết quả kinh doanh của 1 kỳ kế toán. Thẩm định và xóa sổ các khoản phải thu không thu được Trong niên độ, những khách hàng đã thực sự mất khả năng thanh toán, doanh nghiệp phải lập bảng kê hoặc báo cáo đề xuất xóa bỏ các khoản nợ khỏi các khoản phải thu để trình cấp có thẩm quyền phê duyệt. Bộ phận kế toán căn cứ vào đó hạch toán nợ phải thu khó đòi cho đúng. 3. Tổ chức chứng từ, tài liệu kế toán Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được thể hiện trên chứng từ và chứng từ là căn cứ để ghi sổ kế toán. Vì vậy, để đảm bảo kịp thời và đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp phải tổ chức tốt hệ thống chứng từ kế toán và chứng từ kế toán của chu trình bán hàng thu tiền cũng không là ngoại lệ. 7 3.1. Chứng từ kế toán - Các đơn đặt hàng của khách hàng, các hóa đơn đã ký kết về bán hàng, cung cấp dịch vụ, cho thuê tài sản hoặc các hóa đơn, khế ước tín dụng… - Các hóa đơn: Hóa đơn bán hàng, hóa đơn GTGT ( theo phương pháp trực tiếp hoặc khấu trừ); - Các chứng từ vận chuyển; - Các chứng từ thanh toán : Phiếu thu ( tiền mặt, sec), giấy báo có ( có kèm theo bảng sao kê ngân hàng); - Các biên bản quyết toán, thanh lý hợp đồng bán hàng, cung cấp dịch vụ - Các chứng từ phê chuẩn xóa bỏ nợ phải thu không thu hồi được. 3.2. Sổ sách Sổ cái các TK liên quan; sổ Nhật ký bán hàng, Nhật ký thu tiền; Sổ chu tiết doanh thu, doanh thu nội bộ và sổ chi tiết các TK phải thu khách hàng, sổ chi tiết các TK doanh thu hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán. 3.3. Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng Theo hệ thống TK kế toán hiện hành, các TK liên quan đến Chu trình bán hàng và thu tiền bao gồm các TK doanh thu (511,512,531,532,3387…), các TK phải thu (131,136,138) các TK tiền (111, 112,113) và 1 số TK khác. 3.4. Báo cáo tài chính Hệ thống này được lập với mục đích thông tin cho quản lý cấp trên nắm bắt được toàn bộ kết quả của chu trình qua một niên độ kế toán hay một thời ký nhất định. Cụ thể là: - Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh ( năm kiểm toán) - Phẩn I: Lãi, lỗ; - Các BCTC nộp cho cơ quan thuế, Bộ chủ quản Tổng công ty… - Báo cáo tình hình thanh toán nợ của khách hàng; 8 - Bảng kê phân tích trích lập và hoàn nhập các khoản dự phòng; - Báo cáo hàng tháng các nghiệp vụ bán hàng, phải thu và thu tiền. 4. Kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền Chu trình bán hàng và thu tiền là một trong các chu trình mà thông tin cung cấp từ chu trình này đóng góp 1 vai trò quan trọng trong toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nên việc thực hiện xây dựng hệ thống KSNB là cần thiết và là 1 phần quan trọng trong quản lý chu trình bán hàng và thu tiền. Theo Liên đoàn kế toán Quốc tế: “ Hệ thống kiểm soát nội bộ là 1 hệ thống chính sách và thủ tục có chức năng thường xuyên là trên cơ sở xác định rủi ro có thể có hiệu quả tất cả các mục tiêu đề ra của đơn vị”. Do vậy, KSNB đối với chu trình bàn hàng thu tiền phải đảm bảo được tính đồng bộ của chứng từ, việc đánh số thứ tự trước các chứng từ, việc phân tách nhiệm vụ trong công tác kế toán và việc phê chuẩn các nghiệp vụ chu trình bán hàng và thu tiền Kiểm soát nội bộ các nghiệp vụ bán hàng - Sự đồng bộ về sổ sách: Đòi hỏi hệ thống kế toán từ chứng từ đến sổ kế toán và bảng tổng hợp phải có tác dụng kiểm soát tối đa các nghiệp vụ. Quyền lựa chọn các hình thức là phương thức kế toán là tuỳ thuộc vào các đơn vị cho phù hợp với điều kiện tại đơn vị mình do đó mỗi đơn vị sừ dụng hệ thống kế toán khác nhau. - Việc đánh số thứ tự trước các chứng từ: Sử dụng chứng từ có đánh số trước theo thứ tự liên tục có tác dụng đề phòng bỏ sót, giấu diếm và tránh được việc trùng lặp các khoản phải thu, các khoản ghi sổ với khách hàng. - Lập bảng cân đối thanh toán tiền hàng và gửi cho người mua: Lập và xác nhận các bảng cân đối hàng tiền và phải thu là hoạt động kiểm soát hữu hiệu, cần thiết đối với các doanh nghiệp. Để đảm bảo tính khách quan trong xác nhận, lập 9 các bảng cân đối này có thể giao cho người không có liên quan và gửi qua bưu điện để người mua trả lời dễ dàng. - Xét duyệt và phê chuẩn các nghiệp vụ bán hàng: Kiểm soát nội bộ xem xét chứng từ với các thủ tục xét duyệt tương ứng có đảm bảo Việc bán chịu được duyệt y cẩn trọng trước khi bán hàng. Hàng bán chỉ được vận chuyển sau khi duyệt với đầy đủ chứng từ (tài khoản, con dấu, chữ ký hợp pháp của bên mua). Giá bán được phê duyệt bao gồm cả phí vận chuyển, giảm giá, bớt giá và điều kiện thanh toán. - Phân tách nhiệm vụ đầy đủ và tổ chức công tác tài chính kế toán: Đây là công việc trọng yếu trong Kiểm soát nội bộ nhằm ngăn ngừa sai sót và gian lận trong kiểm toán nói chung và trong chu trình bán hàng và thu tiền nói riêng. - Tính độc lập của người kiểm tra, kiểm soát trong việc thực hiện kiểm soát : Tính độc lập là nhân tố chủ yếu phát huy hiệu lực của Kiểm soát nội bộ. Thông thường nếu sử dụng KTV hoặc Kiểm soát viên nội bộ chuyên trách sẽ đảm bảo cho việc kiểm soát, xử lý và ghi sổ các nghiệp vụ bán hàng thu tiền phục vụ tốt cho mục tiêu kiểm toán. Trong truờng hợp khác nếu nhân viên kế toán thực hiện công tác KSNB phải đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ thu tiền Cách thức và trình tự dự kiến các trắc nghiệm cho nghiệp vụ thu tiền cũng tương tự như cách thức và trình tự cho các nghiệp vụ bán hàng. Để thực hiện mục tiêu tính hiệu lực (các khoản phải thu là có thật) KSNB phải phân tách nhiệm vụ giữa người giữ tiền và người ghi sổ. Đồng thời phải thường xuyên đối chiếu độc lập với ngân hàng. 10 Đối với mục tiêu tính trọn vẹn (các khoản phải thu đều được ghi sổ) Kiểm soát nội bộ cần phân tách nhiệm vụ giữa người giữ tiền và người ghi sổ, đánh số thứ tự trước các chứng từ: phiếu thu, các bảng kê… Đối với mục tiêu về tính được phép thì Kiểm soát nội bộ thực hiện các chính sách cụ thể cho việc thanh toán trước hạn, duyệt các khoản chiết khấu, đối chiếu từ chứng từ gốc và ký duyệt phiếu thu tiền. Đối với mục tiêu tính giá: Kiểm soát nội bộ phải theo dõi chi tiết các khoản phải thu và đối chiếu với chứng từ bán hàng thu tiền đối chiếu với ngân hàng về các khoản tiền thu được. Đối với mục tiêu phân loại và trình bày: Kiểm soát nội bộ phải xác định và vận dụng hệ thống sơ đồ tài khoản cho nghiệp vụ thu tiền. Đối với mục tiêu chính xác số học (các khoản phải thu được tính toán chính xác các con số cộng sổ, chuyển sổ sang trang đều trùng khớp) thì Kiểm soát nội bộ cần tách nhiệm vụ ghi sổ và nghiệp vụ đối chiếu định kỳ cũng như việc rà soát nội bộ đối với công tác chuyển sổ, cộng dồn. 5. Rủi ro kiểm toán trong kiểm toán chu trình bán hàng thu tiền Theo VSA số 400 về rủi ro kiểm toán: “rủi ro kiểm toán là rủi ro do công ty kiểm toán và Kiểm toán viên đưa ra những ý kiến nhận xét không thích hợp khi Báo cáo kiểm toán đã được kiểm toán còn có những sai sót trọng yếu.” Trong chu trình bán hàng và thu tiền việc hạch toán doanh thu là một công việc rất quan trọng vì nó gắn liền với nghiệp vụ bán hàng, nó đòi hỏi sự tuân thủ chặt chẽ những quy định về điều kiện ghi nhận doanh thu, thời điểm ghi nhận doanh thu nên khi kiểm toán khoản mục doanh thu KTV thường gặp một số rủi ro kiểm toán như: 11 - Doanh thu phản ánh trên sổ sách kế toán cao hơn so với doanh thu thực tế do doanh nghiệp đã hạch toán vào doanh thu những khoản thu chưa đủ yếu tố để ghi nhận doanh thu: đã xuất hóa đơn và thu tiền nhưng cuối kỳ chưa giao hàng, tạm ứng tiền của người mua, doanh nghiệp xuất hàng nhưng người mua chưa chấp nhận thanh toán…Ngoài ra còn có doanh thu phản ánh trên sổ sách của đơn vị cao hơn trên chứng từ kế toán có thể do: doanh thu bị ghi sai kỳ kế toán nhất là các nghiệp vụ phát sinh vào cuối kỳ kế toán, ghi sai doanh thu trên sổ… - Nhiều trường hợp gian lận và sai sót gắn với doanh thu nhằm mục đích trốn lậu thuế vì doanh thu của doanh nghiệp luôn đi kèm với chỉ tiêu thuế GTGT đầu ra phải nộp điển hình là chuyển những mặt hàng có giá trị cao thành mặt hàng có giá trị thấp. - Doanh thu phản ánh trên số sách thấp hơn doanh thu thực tế: do doanh nghiệp bỏ sót những nghiệp vụ đủ điều kiện ghi nhận doanh thu, doanh nghiệp hạch toán nhầm sang tài khoản khác, kế toán đã tính toán và ghi sổ sai doanh thu… Trong kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền một rủi ro KTV gặp phải đó là rủi ro kiểm toán khoản phải thu khách hàng bao gồm: - Việc bán chịu được ghi nhận như là những nghiệp vụ bán hàng thông thường hơn là những nghiệp vụ tài chính. - Thu hồi đối với khoản phải thu phụ thuộc vào những sự kiện cụ thể không thể dự đoán ở thời điểm hiện tại. - Các khoản phải thu khách hàng không được phân loại đúng như thực tế khi mà khả năng thu hồi được các khoản phải thu ấy trong năm tiếp theo là rất thấp. 12 Trong kiểm toán BCTC nói chung cũng như việc kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền nói riêng việc gặp phải những rủi ro kiểm toán là đìều không tránh khỏi khi mà KTV đưa ra ý kiến không xác đáng về đối tượng được kiểm toán. Do đó, trong quá trình thực hành kiểm toán KTV cần phải thận trọng bằng các xét đoán nghề nghiệp và áp dụng các phương pháp khác nhau để giảm thiểu rủi ro gặp phải. 6. Cách tiếp cận kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền Trong kiểm toán báo cáo tài chính có 2 cách tiếp cận kiểm toán theo chu trình và theo khoản mục. Phân theo chu trình: Là cách phân chia công việc kiểm toán căn cứ vào mối liên hệ chặt chẽ lẫn nhau giữa các khoản mục, các quá trình cấu thành, các yếu tố trong một chu trình chung của tài chính. Kiểm toán chu trình là kiểm toán công việc xuyên suốt, liên quan đến nhiều khoản mục, Tk trong quy trình đó nó sẽ xuyên suốt và ảnh hưởng trọng yếu đến BCTC.Chẳng hạn, các nghiệp vụ về doanh thu, doanh thu trả lại, các khoản thu tiền bán hàng và số dư các khoản phải thu đều nằm trong chu trình tiêu thụ… Cách phân chia này có hiệu quả do xuất phát từ mối quan hệ vốn có của các nghiệp vụ từ đó thu gom được các đầu mối của các mối liên hệ trong kinh tế và trong ghi sổ kế toán chứa đựng bảng khai tài chính. Kiểm toán bảng khai tài chính thường bao gồm các chu trình kiểm toán cơ bản sau: - Kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền; - Kiểm toán tiền ( tiền tại két, tại ngân hàng, hoặc đang chuyển); - Kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán; - Kiểm toán tiền lương và nhân viên; - Kiểm toán hàng tồn kho; 13 - Kiểm toán chu trình huy động và hoàn trả vốn. Cách tiếp cận kiểm toán theo khoản mục: Là cách phân chia máy móc từng khoản mục hoặc nhóm các khoản mục theo thứ tự trong bảng khai tài chính vào 1 phần hành. Kiểm toán khoản mục trên BCĐKT: khoản mục vốn bằng tiền, khoản mục nợ phải thu, khoản mục nợ phải trả… II – QUY TRÌNH KIỂM TOÁN CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH 1. Vị trí của kiểm toán chu trình bán hàng thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính Thông qua báo cáo tài chính những người quan tâm đến tình hình hoạt động của doanh nghiệp: ban quản trị, các nhà đầu tư… sẽ biết được tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong thời kỳ nhất định. Trong khi đó, chu trình bán hàng và thu tiền là một chu trình có lượng nghiệp vụ lớn lại liên quan nhiều đến các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính, Chu trình Bán hàng và thu tiền không là chu trình riêng mà nó có quan hệ mật thiết các chu trình khác nên kiểm toán Chu trình Bán hàng và thu tiền phải kết hợp kết quả kiểm toán của chu trình khác Sơ đồ 1: Mối quan hệ giữa chu trình bán hàng thu tiền với chu trình khác Tiền Chu trình bán hàng thu tiền Chu trình huy động hoàn trả vốn Chu trình HTK Chu trình mua vào thanh toán Chu trình tiền lương và nhân sự 14 2. Mục tiêu kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền Theo chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 200: “ Mục tiêu của kiểm toán BCTC là giúp cho Kiểm toán viên và công ty kiểm toán đưa ra ý kiến xác nhận rằng BCTC có được lập trên cơ sở chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành, có tuân thủ pháp luật và có phản ánh trung thực và hợp lý trên khía cạnh trọng yếu hay không”. Do vậy, nhiệm vụ chung của kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền là triển khai các chức năng kiểm toán thông qua việc vận dụng các phương pháp kiểm toán thích hợp với đặc thù của phần hành này qua các bước trong quy trình kiểm toán. Chức năng kiểm toán trong kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền đã được cụ thể hóa thành các thành các mục tiêu kiểm toán. Nghiệp vụ BH và TT là 2 loại nghiệp vụ khác nhau, được phản ánh vào sổ kế toán riêng và tương đối độc lập nhưng chúng có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Do đó, ngoài những mục tiêu chung thì chúng còn có mục tiêu kiểm toán đặc thù với từng loại nghiệp vụ. Bảng 1: Mục tiêu kiểm toán Mục tiêu Nghiệp vụ thu tiền Nghiệp vụ bán hàng chung I.Mục hợp tiêu Các khoản thu tiền đảm bảo tính hợp Các nghiệp vụ bán hàng có căn lý lý chung chung II.Các mục tiêu khác chung cứ hợp lý 15 1,Tính hiệu Các nghiệp vụ thu tiền là có thật: các Các nghiệp vụ BH thực tế đã khoản phải thu của KH là có thật lực phát sinh, hàng hóa chuyển giao cho khách hàng là có thật 2,Tính trọn Mọi khoản phải thu KH đều ghi sổ Mọi nghiệp vụ BH đều được vẹn ghi sổ 3,Phân loại Các khoản phải thu được ghi nhận Các nghiệp vụ bán hàng được và trình bày theo đúng các đối tượng theo dõi chi phân loại thích hợp theo từng tiết loại doanh thu 4,Quyền và Các khoản phải thu có người đứng tên Các hàng hóa đã bán thuộc sở nghĩa vụ theo dõi chi tiết thanh toán hữu của đơn vị( không có hàng hóa qua đại lý, cầm cố, thế chấp…) 5,Tính giá Các khoản phải thu được tính giá Giá ghi trên hóa đơn phải phù và định giá đúng: việc lập dự phòng có căn cứ hợp hợp với các thỏa thuận trong lý, các khoản phải thu, khoản ghi giảm hóa đơn, đơn đặt hàng hoặc đều được xác định đúng đắn bảng giá 6,Chính xác Các khoản phải thu được tính toán Các nghiệp vụ bán hàng được số học chính xác, các con số cộng sổ, chuyển tính toán đúng,các con số sổ sang trang đều trùng khớp chuyển sổ, cộng sổ sang trang nghiệp vụ bán hàng đều trùng khớp 3. Quy trình kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền 3.1. Chuẩn bị kiểm toán 16 3.1.1. Công việc thực hiện trước khi kiểm toán Trước khi tiến hành kiểm toán, công ty kiểm toán sẽ gửi thư tới khách hàng giới thiệu về uy tín, chất lượng và các dịch vụ chuyên nghành của công ty. Nhận được thư chào hàng, nếu khách hàng đồng ý, họ sẽ phát thư mời kiểm toán. Sau khi nhận được thư mời kiểm toán, đại diện công ty kiểm toán sẽ tiếp xúc gặp gỡ khách hàng để trao đổi thông tin, tìm hiểu quá trình sản xuất kinh doanh, những khó khăn cũng như những yêu cầu từ phía khách hàng đối với dịch vụ kiểm toán, từ đó ước lượng sơ bộ khối lượng công việc và giá phí kiểm toán cũng như những rủi ro kiểm toán. Hai bên sẽ thỏa thuận với nhau về dịch vụ và giá phí đưa ra rồi tiến hành ký kết hợp đồng. Công việc kiểm toán chính thức bắt đầu bằng việc lập kế hoạch kiểm toán. 3.1.2. Lập kế hoạch kiểm toán Kế hoạch kiểm toán là cần thiết giúp cho KTV có thể thu thập được bằng chứng có giá trị và đầy đủ mà vẫn giữ chi phí ở mức hợp lý, đồng thời tránh được những bất đồng với khách hàng trong quá trình thực hiện kiểm toán. Từ đó giúp công ty kiểm toán giảm thiểu tối đa trách nhiệm pháp lý và giữ tiếng tốt trong cộng đồng nghề nghiệp, tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường. a. Chuẩn bị cho kế hoạch triển khai Ban lãnh đạo công ty kiểm toán chuẩn bị cơ sở vật chất, sắp xếp nhóm kiểm toán và cử người phụ trách nhóm tùy vào quy mô từng cuộc kiểm toán, từng phần hành kiểm toán, đặc biệt là trình độ chuyên môn nghiệp vụ của KTV. Trưởng nhóm kiểm toán có trách nhiệm lập kế hoạch kiểm toán. 17 b. Thu thập thông tin về khách hàng Am hiểu về khách hàng là điều cần thiết cho việc thực hiện kiểm toán đầy đủ, đặc biệt là với khách hàng mới. Việc tìm hiểu khách hàng được thực hiện cả dưới góc độ khách quan và dưới góc độ của KH: - Những hoạt động kinh doanh và kết quả kinh doanh của KH; - Chiến lược kinh doanh của KH; - Cơ cấu sản phẩm và công tác tiêu thụ sản phẩm; - Môi trường kinh doanh mà KH đang hoạt động; - Vị trí cạnh tranh của KH; - Những rủi ro, khó khăn mà Kh đang gặp phải xét xem liệu chúng có thể ảnh hưởng tới BCTC, ảnh hưởng tới quá trình kiểm toán không. Với những KH thường xuyên, thông tin có thể lấy từ hồ sơ kiểm toán năm trước, bổ sung thêm những thay đổi mà ban quản lý của khách hàng mới thông tin được thu thập từ các tài liệu như giấy phép thành lập, điều lệ công ty, các biên bản họp hội đồng quản trị, các văn bản luật, chế độ chính trị của Nhà nước có liên quan... c. Đánh giá tính trọng yếu và rủi ro. Căn cứ vào những thông tin thu được trong quá trình tìm hiểu khách hàng KTV sẽ phân tích và đánh giá tính trọng yếu của từng khoản mục trong cuộc kiểm toán BCTC. - Đánh giá rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát và xác định những vùng kiểm toán trọng yếu; - Đánh giá khả năng có những sai sót trọng yếu theo kinh nghiệm của những năm trước và rút ra từ những gian lận và sai sót phổ biến; - Xác định mức trọng yếu cho từng mục tiêu kiểm toán; 18 - Xác định các nghiệp vụ kế toán phức tạp, gổm cả những ước tính kế toán. d. Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ và đánh giá rủi ro kiểm toán Nghiên cứu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ Với bất cứ KH nào thì việc tìm hiểu hệ thống KSNB là một việc làm quan trọng khi kiểm toán. Tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ, bao gồm việc thu thập và đánh giá thông tin trên các mặt sau: Mội trường kiểm soát chung KTV phải hiểu biết về môi trường kiểm soát của đơn vị để đánh giá nhận thức, quan điểm, sự quan tâm và hoạt động của thành viên Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc đối với hệ thống kiểm soát nội bộ. Với những KH thường xuyên thì KTV thường chỉ cập nhật những thông tin về sự thay đổi trong bộ máy lãnh đạo, cơ cấu nhân sự cũng như kế hoạch và dự toán được lập cho năm kiểm toán. Đối với KH mới, KTV sẽ tìm hiểu về môi trường kiểm soát từ đầu. Việc tìm hiểu được đề cập trên những khía cạnh sau: - Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc và các phòng ban chức năng của đơn vị trong chu kỳ bán hàng và thu tiền. - Tư duy quản lý, phong cách điều hành của thành viên Hội đồng quản trị và Ban giám đốc trong chu trình. - Hệ thống kiểm soát của Ban quản lý bao gồm tất cả các bộ phận quản lý, kiểm soát, chức năng của kiểm toán nội bộ, chính sách và thủ tục liên quan đến nhân sự và sự phân định trách nhiệm; - Ảnh hưởng từ bên ngoài đơn vị như chính sách của Nhà nước, chỉ đạo của cấp trên hoặc cơ quan quản lý chuyên môn. 19 Hệ thống kế toán KTV phải hiểu biết về hệ thống kế toán và việc thực hiện công việc kế toán của đơn vị để xác định được: - Các loại nghiệp vụ bán hàng, thu tiền và nguồn gốc các loại nghiệp vụ; - Tổ chức bộ máy kế toán; - Tổ chức công việc kế toán, gồm: Hệ thống chúng từ kế toán, tài khoản kế toán, sổ kế toán và hệ thống báo cáo tài chính sử dụng trong chu trình; - Quy trình kế toán các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền và các sự kiện từ khi phát sinh đến khi lập và trình bày báo cáo tài chính. Thủ tục kiểm soát KTV phải xác định và đánh giá các thủ tục kiểm soát đã được đơn vị thiết lập và những thủ tục còn thiếu, cần thiết phải bổ sung thêm. KTV có thể liệt kê những vấn đề tiểm ẩn có thể phát sinh, và quyết định xem những biện pháp kiểm tra nào(nếu có) sẽ ngăn ngừa phát sinh đó. Đánh giá rủi ro Thông qua thu thập bằng chứng và hiểu biết về môi trường kiểm soát, KTV phải tìm ra được các yếu tố rủi ro mà KH phải gánh chịu, các giải pháp khắc phục của KH, từ đó xem xét mức độ ảnh hưởng của những rủi ro và giải pháp khắc phục đó đến việc lập BCTC và tính trung thực của Báo cáo, đến khoản mục của BCTC. e. Lập kế hoạch kiểm toán, soạn thảo chương trình kiểm toán KTV chính hoặc trưởng nhóm kiểm toán xây dựng chương trình kiểm toán chỉ dẫn mục tiêu kiểm toán từng phần hành, nội dung, lịch trình và phạm vi của các thủ tục kiểm toán cụ thể và thời gian ước tính cần thiết cho từng phần hành 20 Bản kế hoạch, gồm kế hoạch chiến lược và kế hoạch tổng thể, do trưởng nhóm kiểm toán lập, Ban Giám đốc ký duyệt. Trong bản kế hoạch KTV phải xem xét và trình bày những vấn đề chủ yếu: Hiểu biết về hoạt động của đơn vị được kiểm toán; Hiểu biết về hệ thống kế toán và hệ thống KSNB; đánh giá rủi ro và mức độ trọng yếu; nội dung, lịch trình và phạm vi các thủ tục kiểm toán; Sự phối hợp, chỉ đạo, giảm sát của các KTV khác, các chuyên gia... Sau khi lập xong, trưởng nhóm kiểm toán thông báo kế hoạch, thời gian kiểm toán cũng như những đề xuất với KH về chứng từ, sổ sách cần thiết. 3.2. Thực hiện kế hoạch kiểm toán Khảo sát các quá trình kiểm soát nội bộ chu kỳ bán hàng và thu tiền KTV thực hiện nghiên cứu các thủ tục và quy chế liên quan đến chu trình bán hàng và thu tiền, bên cạnh đó nghiên cứu hệ thống kế toán bán hàng của đơn vị được kiểm toán. Có ba kiểu khảo sát chính là xem xét bằng chứng, thực hiện lại và quan sát, tìm hiểu. Việc khảơ sát kiểm soát cụ thể bao gồm kiểm tra về sự đồng bộ của sổ sách, việc đánh số thứ tự các chứng từ, kiểm tra việc lập bảng cân đối thanh toán tiền hàng và gửi cho người mua, xét duyệt nghiệp vụ và phân cách nhiệm vụ đầy đủ trong tổ chức công tác tài chính kế toán. Sự đồng bộ của sổ sách: Khi khảo sát tính đồng bộ này, KTV dựa vào quy định về trình từ ghi sổ để đối chiếu với thực tiễn của đơn vị, xem xét sự phù hợp của hệ thống chứng từ sổ sách thực tế với quy định đề ra và tính hiệu lực của việc kiểm soát bán hàng thu tiền. Việc đánh số thứ tự trước các chứng từ: Khi khảo sát KTV kiểm tra tính liên tục từ đầu đến cuối thứ tự các hóa đơn bán hàng, các chứng từ vận chuyển, thông thường bằng cách chọn ra một dãy liên tục các chứng từ khác nhau để phát hiện những trường hợp sai sót hay ghi trùng.