Đăng ký Đăng nhập

Tài liệu Kynangquanlytheoquatrinh

.PDF
51
273
79

Mô tả:

Cách thức thiết lập và kiểm soát quá trình, phương pháp setup các loại tài liệu quản lý, ...
Ngô Quang Thu t Kỹ năng kiểm soát quá trình-MBP Part 1 Dành cho nhà quản lý Lời giới thiệu Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 2 Page 1 Ngô Quang Thu t 1 Ngô Quang Thu t M c đích Khi nghiên c u tài li u này, s giúp b n: Thi t l p đư c phương pháp ki m soát theo quá trình. Phương pháp setup các lo i tài li u qu n lý như s tay, th t c, quy đ nh, hư ng d n, bi u m u… XÂY D NG CÔNG NGH SETUP QUÁ TRÌNH Tài li u g m 2 ph n: Ph n 1 v đ nh nghĩa.., cách th c thi t l p và ki m soát quá trình. Ph n 2 dành cho các tài li u khác (h th ng tài li u c a DN, ki m soát tài li u b ph n, ki m soát h sơ)./. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 3 1/ KHÁI QUÁT CHUNG V MBP 1.1 Khái ni m: 1.1.1Quá trình: + ð nh nghĩa 1: Theo tiêu chu n ISO 9000:2000 (3.4.1), quá trình là t p h p các ho t đ ng có quan h l n nhau và tương tác đ bi n đ u vào thành đ u ra. + ð nh nghĩa 2: Ng n g n hơn, m i ho t đ ng hay t p h p ho t đ ng s d ng các ngu n l c đ bi n đ u vào thành đ u ra có th xem như m t quá trình. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 4 Page 2 Ngô Quang Thu t 2 Ngô Quang Thu t 1.1.2 Phương pháp qu n lý MBP Phương pháp qu n lý theo quá trình (management by process) là phương pháp qu n lý d a trên vi c phân lo i các ho t đ ng theo các quá trình. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 5 1.1.3 Yêu c u qu n lý quá trình trong t ch c: M i quá trình ph i t o ra GTGT. Cách ti p c n theo quá trình. Qu n lý chu i cung ng n i b . Cách ti p c n theo h th ng các quá trình Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 6 Page 3 Ngô Quang Thu t 3 Ngô Quang Thu t 1.2 Phân bi t MBP và MBO Hi n nay các nhà qu n lý đang ti p c n qu n lý theo hai hư ng chính là: + Qu n lý theo m c tiêu (management by object – MBO). + Qu n lý theo quá trình – MBP. V n chưa có quan đi m th ng nh t v s d ng phương pháp qu n lý nào hi u qu hơn, nhưng chúng ta có th ti p c n hai phương pháp này qua b ng so sánh sau đây. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 7 B ng so sánh MBO – MBP. Tiêu chí so sánh K t qu công vi c MBO + ð m b o theo m c tiêu đ ra. MBP + Hi u qu + Làm đúng vi c. + Ki m soát đư c công vi c chi ti t, nhưng chưa ch c đã đ m b o m c tiêu. + Hi u năng + Làm vi c đúng. Ngư i s d ng Thư ng là qu n lý c p cao và c p trung Thư ng là qu n lý c p trung và c p th p Ưu đi m Thu n l i cho công vi c khó ki m soát ho c đo lư ng. Thu n l i cho công vi c khó xác đ nh m c tiêu. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 8 Page 4 Ngô Quang Thu t 4 Ngô Quang Thu t 1.3 Ý nghĩa c a áp d ng MBP: 1.3.1 Xây d ng các tài li u ph c v cho DN m t cách h th ng, th ng nh t. 1.3.2Ki m soát đư c chi ti t vi c th c hi n công vi c thông qua vi c xây d ng lưu đ quy trình, xác đ nh các đi m ki m soát… 1.3.3 Qu n lý t t các công vi c khó xác đ nh m c tiêu. 1.3.4 Xác đ nh chi ti t nhu c u c a khách hàng, phân tích quy trình hành vi. 1.3.5 Xây d ng, chu n hoá dòng lưu thông s n ph m hay thông tin trong DN. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 9 1.3 Ý nghĩa c a MBP (tt) 1.3.6 M t trong nh ng nhi m v quan tr ng nh t c a MBP là làm sáng t nh ng “giao l ” thông tin gi a các b ph n hay nhân viên v i nhau. 1.3.7 Áp d ng MBP là m t trong 8 nguyên t c qu n lý ch t lư ng theo mô hình ISO 9001:2000: Hư ng vào khách hàng – Customer Focus. S lãnh đ o – Leadership. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 10 Page 5 Ngô Quang Thu t 5 Ngô Quang Thu t 1.3 Ý nghĩa c a MBP (tt) Có s tham gia c a m i ngư i – Involvement of people. Cách ti p c n theo quá trình – Proces approach. Cách ti p c n theo h th ng - System approach to management. C i ti n liên t c – Continual improment. Quy t đ nh d a trên s decision making. ki n – Fatual approach to Quan h h p tác có l i v i nhà cung beneficial supplier relationship. ng – Mutually Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 11 1.4 Yêu c u c a h th ng tài li u T o thành h th ng tài li u cho DN đư c chu n hoá. Ki m soát đư c h th ng tài li u hi n hành thông t quá trình so n th o, phân ph i, lưu tr , ch nh s a.. Phê duy t tài li u trư c khi ban hành. Xem xét, c p nh t l i khi c n thi t. ð m b o s nh n bi t các thay đ i c a tài li u. ð m b o tài li u có s n nơi s d ng. ð m b o tài li u luôn rõ ràng, d nh n bi t. Tài li u có ngu n g c bên ngoài đư c nh n bi t. Ngăn ng a s d ng vô tình các tài li u l i th i. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 12 Page 6 Ngô Quang Thu t 6 Ngô Quang Thu t 1.5 Khó khăn trong vi c áp d ng MBP: H th ng tài li u không đ đ ki m soát (SL). Ch y u là do t ch c chưa có kinh nghi p trong vi c set up quy trình. N i dung c a h th ng tài li u quá sơ sài. Các tài li u không ph n ánh đ các ho t đ ng th c ti n đang di n ra. Quá ít bi u m u. Bi u m u s là h sơ ph n ánh các ho t đ ng c a nhân viên. Quá ít bi u m u s d n đ n khó đo lư ng và đánh giá hi u qu công vi c, khó gi i quy t tranh ch p hay vi ph m. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 13 1.5 Khó khăn trong vi c áp d ng (tt): Th c t ho t đ ng không áp d ng như tài li u đã quy đ nh. H th ng tài li u quá nhi u. Công ty không th ki m soát đư c tài li u m i, l i th i. Không ti n hành c i ti n, xem xét l i h th ng tài li u sau m t th i gian. B nh gi y t ngo i l ? Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 14 Page 7 Ngô Quang Thu t 7 Ngô Quang Thu t 2/ QUÁ TRÌNH SET UP TÀI LI U 2.1 Khái ni m và phân bi t tài li u – h sơ: + Tài li u là nh ng văn b n đư c ban hành mà m i thành viên trong t ch c ph i tuân theo. + H sơ là b ng ch ng v vi c th c hi n theo tài li u. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 15 2.1 Khái ni m tài li u h sơ (tt): + + + + + Các lo i tài li u bao g m: S tay. Th t c. Quy đ nh. Hư ng d n. Bi u m u… Ví d h sơ: biên b n vi ph m. Trong ph n I, ch xem xét đ n quy trình setup các tài li u là các th t c. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 16 Page 8 Ngô Quang Thu t 8 Ngô Quang Thu t 2.2 Các bư c thi t l p TH T C Xác đ nh nhu c u. Xác đ nh m c đích. Xác đ nh ph m vi. Xác đ nh s bư c công vi c. Xác đ nh các đi m ki m soát. Xác đ nh ngư i th c hi n. Xác đ nh tài li u ph i tuân theo và h sơ. Xác đ nh phương pháp ki m soát các bư c công vi c. Xác đ nh các đi m c n ki m tra th nghi m. Mô t /di n gi i các bư c công vi c. Hoàn thi n ph n đ nh nghĩa, tài li u tham kh o, bi u m u kèm theo. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 17 2.2.1 Xác đ nh nhu c u Áp d ng tiêu chu n m i. Tái c u trúc. Nâng c p h th ng. Do yêu c u c a các c p qu n lý… Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 18 Page 9 Ngô Quang Thu t 9 Ngô Quang Thu t 2.2.2 Xác đ nh m c đích: Xác đ nh b n ch t c a quy trình là gì? Thông thư ng là GTGT c a quy trình. Quy trình c n tuân th các m c tiêu/chính sách c a t ch c ntn? Ý nghĩa: toàn b các bư c công vi c, phương pháp ki m soát, t n su t, th i h n s d a trên m c đích setup quy trình. VD: Xác đ nh m c đích c a quy trình book xe? Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 19 2.2.3 Ph m vi c a th t c: Ph m vi th t c đư c hi u tương t như ph m vi đi u ch nh c a m t văn b n pháp lu t. Ph m vi đi u ch nh có th là toàn b t ch c, theo b ph n, theo cá nhân, theo th i gian, không gian, lĩnh v c… Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 20 Page 10 Ngô Quang Thu t 10 Ngô Quang Thu t 2.2.3 Ph m vi c a th t c: tt Ví d : I/ M c đích: ……… II/ Ph m vi: Th t c này áp d ng cho vi c gi i quy t khi u n i c a khách hàng đ i v i toàn b h th ng nhà hàng c a công ty. III/ ð nh nghĩa: ……………….. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 21 2.2.4 Xác đ nh s bư c công vi c trong quy trình: Hi n nay không có quy chu n cho vi c xác đ nh bao nhiêu bư c công vi c là h p lý. Th c t , m t quy trình có th t 5 – 20 bư c, tuy nhiên nên t 8-15 bư c là phù h p. Quy trình có quá nhi u bư c s d n đ n r c r i trong vi c ki m soát, ngư c l i thì s d n đ n không đ đ ki m soát. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 22 Page 11 Ngô Quang Thu t 11 Ngô Quang Thu t 2.2.4 Xác đ nh s bư c công vi c trong quy trình:(tt) ð phân tích các bư c trong m t quy trình, c n d a vào các y u t sau: Input: đ u vào c a quy trình g m nh ng y u t nào? Output: đ u ra c a quy trình g m c u thành c a các y u t nào? GTGT là gì? Ti p theo dùng phương pháp 5W1H và 5M đ làm rõ v nđ . Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 23 2.2.4 Xác đ nh s bư c công vi c trong quy trình:(tt) Phương pháp 5W1H: What? Là gì? Why? T i sao? Who? Ai th c hi n… When? Khi nào? Where? đâu? How? Làm th nào th c hi n. Phương pháp 5M (xác đ nh các ngu n l c): Man: con ngư i. Money: Tài chính. Machine: Máy móc. Material: Nguyên v t li u. Method: Phương pháp làm vi c. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 24 Page 12 Ngô Quang Thu t 12 Ngô Quang Thu t 2.2.4 Xác đ nh s bư c công vi c trong quy trình:(tt) – case study Ví d xác đ nh s bư c công vi c c a quy trình book xe. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 25 2.2.5 Xác đ nh đi m ki m soát: Vi c xác đ nh các đi m ki m soát chính là th c hi n ch c năng ki m tra c a nhà qu n tr . V nguyên t c có bao nhiêu bư c công vi c, s có b y nhiêu đi m ki m soát, nhưng do các ngu n l c không đ , do v y t ch c ch thi t l p các đi m ki m soát tr ng y u. Các đi m ki m soát tr ng y u tuân theo quy t c Pareto 80/20. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 26 Page 13 Ngô Quang Thu t 13 Ngô Quang Thu t 2.2.6 Xác đ nh ngư i th c hi n. M i bư c công vi c, c n ph i xác đ nh bư c đó do b ph n/cá nhân nào th c hi n. Có nhi u quy trình, c n xác đ nh ch t ch hơn qua: ngư i th c hi n chính, ngư i th c hi n ph , ngư i h tr . Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 27 2.2.7 Xác đ nh b ng ki m soát quá trình. B ng ki m soát quá trình là m t tài li u riêng, ph c v cho vi c di n gi i quá trình. Nhi u t ch c đưa b ng ki m soát quá trình là m t tài li u c a h th ng, nhưng nhi u t ch c ch coi nó là công c h tr cho vi c setup quá trình. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 28 Page 14 Ngô Quang Thu t 14 Ngô Quang Thu t 2.2.7 Xác đ nh b ng ki m soát quá trình. (tt) Stt Công đoạn Điểm kiểm soát Đặc tính/ thông số Mức qui định Thiết bị sử dụng Đo lường Tần suất Công nghệ Tài liệu gười hướng thực dẫn hiện Hồ sơ Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 29 2.2.8 Xác đ nh phương pháp th nghi m M c đích c a th nghi m là xác đ nh xem các công vi c có th c hi n đúng theo tiêu chu n đ ra hay không? Pre – test. ðây là giai đo n làm th , s n xu t th , m t trong các đi m quan trong nh t c a phương pháp th nghi m. Test trong quá trình th c hi n. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 30 Page 15 Ngô Quang Thu t 15 Ngô Quang Thu t 2.2.8 Xác đ nh phương pháp th nghi m (tt). Stt Công đoạn Điểm kiểm soát Đặc tính/ thông số Mức qui định Thiết bị sử dụng Tần suất Tài liệu hướng dẫn gười Hồ sơ kiểm tra Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 31 2.2.9 Mô t quy trình: Là mô t c th các bư c trong quy trình. Cách th c th c hi n các bư c công vi c ntn? Trư ng h p vi c di n gi i cách th c (how) th c hi n quá ph c t p, dài…thì c n m t tài li u riêng đ hư ng d n th c hi n. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 32 Page 16 Ngô Quang Thu t 16 Ngô Quang Thu t 2.2.10 Hoàn thi n đ nh nghĩa, bi u m u kèm theo. ð nh nghĩa (ph n III): gi i thích ý nghĩa các thu t ng trong quy trình, di n gi i các t vi t t t. Bi u m u kèm theo (ph n VI): xác đ nh quy trình g m nh ng bi u m u nào kèm theo, mã s ??? Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 33 2.3 C u trúc c a th t c: C u trúc c a th t c g m: 2.3.1 Header – Footer. 2.3.2 Trang bìa. 2.3.3 Trang theo dõi ki m soát thay đ i tài li u. 2.3.4 Ph n n i dung chính c a tài li u g m: + M c đích. + Ph m vi: + ð nh nghĩa: + N i dung: + Tài li u tham kh o. + Bi u m u kèm theo. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 34 Page 17 Ngô Quang Thu t 17 Ngô Quang Thu t 2.3.1 Header – Footer: Ph n Header: Logo cty Tên tài li u Mã s : Ngày ban hành: L n soát xét: S trang: Ph n Footer: Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 35 2.3.2 Trang bìa Tên tài li u Phê duy t Xem xét Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat So n th o 36 Page 18 Ngô Quang Thu t 18 Ngô Quang Thu t 2.3.3 Ph n theo dõi ch nh s a tài li u: Stt Mục chỉnh sửa/Trang chỉnh sửa Nội dung cũ Nội dung mới Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 37 2.3.4 Ph n n i dung chính: Ghi ph n m c đích, ph m vi, đ nh nghĩa vào tài li u. Xây d ng n i dung cho tài li u (ch y u là v và di n gi i lưu đ ) như sau: ( ghi chú: các ký hi u di n gi i lưu đ th c hi n theo th t c và hư ng d n biên so n tài li u c a công ty) Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 38 Page 19 Ngô Quang Thu t 19 Ngô Quang Thu t 2.3.4 Ph n n i dung chính (tt): Bi u di n lưu đ quá trình Hình th c 1: g m có 03 c t: trách nhi m, lưu đ , tài li u/h sơ. Sau trang lưu đ s đ n ph n di n gi i các bư c trong quy trình. Hình th c 2: Thêm ph n mô t quy trình nh m di n gi i các bư c trong quy trình. Hình th c 3: K t h p các ki u trên, có th tách tài li u/h sơ thành hai c t riêng. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 39 2.3.4 Ph n n i dung chính (tt): Hình th c #1: Trách nhi m th c hi n Lưu đ Tài li u/h sơ Di n gi i lưu đ Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 40 Page 20 Ngô Quang Thu t 20
- Xem thêm -

Tài liệu liên quan