Tài liệu Kỹ năng giao tiếp kỹ năng thuyết phục

SỞ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO TP.HCM TRƯỜNG TRUNG CẤP BẾN THÀNH THÁNG 3 NĂM 2011 Mục lục Giới thiệu ………………………………………………………………………….trang1-2 Lời nói đầu ……………………………………………………………………...trang 3 Khái niệm thuyết phục……………………………………………….…….trang 4-5 Tầm quan trọng của thuyết phục…………………………………….trang 6-9 Các bước của một bài thuyết phục……………………………………trang 10-18 Những kỹ năng cần thiết…………………………………………………..trang 19-20 Những công cụ hỗ trợ……………………………………………………….trang 21-22 Bài học chia sẻ…………………………………………………………………..trang 23-25 1 Chào các bạn đến với thế giới: tuoitreOnline☺.com 2 LỜI NÓI ĐẦU Ở mọi thời đại, mọi xã hội, giao tiếp, ứng xử giữa con người và con người diễn ra liên tục, trên mọi lĩnh vực của cuộc sống, trong sinh hoạt đời thường cũng như trong công việc. Giao tiếp vừa biểu hiện văn hóa của mỗi con người, vừa biểu hiện mức độ văn minh của xã hội. Cùng với sự phát triển của xã hội, của nền kinh tế hàng hóa, lĩnh hội kỹ năng giao tiếp trở thành một đòi hỏi cấp thiết của nhiều nghề, trong đó có kinh doanh và văn phòng, là điều kiện của sự thành đạt trong lĩnh vực này. Lần đầu tiên ra mắt, chủ đề này không tránh khỏi những thiếu sót. Tôi mong nhận được sự góp ý của các thầy, cô giáo và các bạn đọc. Tôi xin chân thành cảm ơn. 3 Phần 1: Khái niệm về thuyết phục : Tình tiết Sự kiện Thuyết phục Phân tích Giải thích Thuyết phục là gì ?  Thuyết phục là đưa ra tình tiết, sự kiện, để phân tích, giải thích làm cho người khác thấy đúng, thấy hay mà tin theo, làm theo. 4 Chẳng hạn, năm nay đề tài được đánh giá cao nhất là mở rộng quy mô sản xuất của Công ty, nhưng nhiều Cổ đông vẫn chưa có ý kiến cụ thể và thống nhất với đề tài mới này. Vậy Chúng ta có đạt được sự thành công hay không phụ thuộc vào khả năng phân tích các sự kiện liên quan.v.v… từ đó giải tỏa tâm lý lo ngại của những Cổ đông của chúng ta. Ví dụ: Chào tất cả các quý vị Cổ đông. Lời đầu tiên xin gửi đến toàn thể Cổ đông trong Công ty sang năm mới lời chúc sức khỏe, hạnh phúc, và thành công nhất. Hôm nay, được sự ủy quyền của tổng giám đốc cho phép tôi được bắt đầu cuộc họp thường niên này. Thưa các Cổ đông. Chúng ta luôn định nghĩa thương trường là chiến trường. Vậy Chúng ta muốn tồn tại được và sản phẩm chúng ta sản xuất ra thị trường phải có tính nổi trội về chất lượng cũng như tính cạnh tranh về giá thành. Vấn đề chúng ta muốn đưa ra trong cuộc họp này là cần tăng cường thêm vốn từ phía các Cổ đông nhằm mở rộng quy mô sản xuất Công ty. 5 Phần 2: Tầm quan trọng của thuyết phục: 1. Làm cho người khác đồng tình với ý kiến mình đưa ra. Trong hoạt động kinh doanh. Trong hoạt động xã hội. 6 Thuyết phục trong kinh doanh:  Huy động được nguồn vốn cho Công ty.  Phát triển sản phẩm mới.  Ký kết hợp đồng, thiết lập làm ăn với đối tác.  Tuyển dụng hoặc quyết định đầu tư... Thuyết phục trong hoạt động xã hội:  Muốn mọi người ủng hộ quan điểm của mình.  Tạo sự gần gủi, quan tâm, chia sẻ với những băn khoăn của mọi người.  Tạo uy tín và sự tin tưởng trước mọi người.... 7 2. Làm cho họ chấp nhận, Và làm theo ý kiến, quan điểm của mình. 8 3. Giải quyết tốt công việc của mình, Đạt được mục đích của mình đặt ra. 9 Phần 3: Các bước của quy trình thuyết phục: 1, Tạo không khí bình đẳng; 2, Lắng nghe để hiểu người đối thoại (tâm lý của họ, nguyên nhân làm họ lo ngại, bận tâm, từ chối ); 3, Bày tỏ sự cảm thông; 4, Giải quyết vấn đề (giải tỏa lo ngại, bận tâm, từ chối). 10 1, Tạo không khí bình đẳng:  Bầu không khí bình đẳng là điều kiện đầu tiên để bạn có thể thành công trong thuyết phục, bởi vì nó làm cho người đối thoại cảm thấy thoải mái,được tôn trọng, làm giảm sự đề phòng, phản kháng của họ. 11 2, Tôn trọng và lắng nghe người đối thoại (tâm lý của họ, nguyên nhân làm họ lo ngại, bận tâm, từ chối):  Thông thường,người đối thoại luôn muốn bảo vệ ý kiến của mình, không muốn tiếp thu ý kiến khác. Trước tiên, Chúng ta cần tìm hiểu tâm lý của họ, 12 Và nguyên nhân làm cho họ lo ngại, Bận tâm, từ chối. 13 Ví dụ: Cổ đông: Chúng tôi cũng muốn mở rộng quy mô sản xuất của Công ty, nhưng vốn khi đã được huy động liệu có được phát huy hết sức mạnh và mang lại doanh thu cho Công ty. Trong khi đó Chúng ta còn nhiều vấn đề khác cần làm. Đầu tiên, bạn cần để cho họ có cơ hội trình bày ý kiến của mình, bạn phải kiên nhẫn, bình tĩnh lắng nghe. Đến một lúc nào đó sẽ xuất hiện chỗ hở trong quan điểm của họ vì thiếu thông tin, vì cân nhắc chưa thấu đáo. Lúc này họ sẽ cảm thấy thiếu tự tin và muốn biết ý kến của bạn. 14 3, Bày tỏ sự cảm thông:  Thái độ khách quan trong đánh giá ý kiến của mình và của người đối thoại có ý nghĩa lớn trong thuyết phục. Là một cổ đông lớn, Chúng tôi cũng hiểu điều đang lo lắng của các cổ đông ở đây. Nhưng thưa các quý vị, Chúng ta mở rộng Công ty không phải Chúng ta đang tiêu tiền không có cơ sở mà Chúng ta đang đầu tư theo chiều hướng tích cực. Khi đưa ra vấn đề to lớn và đầy khó khăn này Chúng ta đã tìm hiểu rất kỹ về xu hướng phát triển của thị trường, uy tín Công ty cũng như sự ủng hộ và tăng cường hợp tác của nhiều đối tác mà lâu nay muốn làm ăn với Chúng ta. 15 4, Giải quyết vấn đề (giải tỏa lo ngại, bận tâm, từ chối):  Chúng ta phải đưa ra được những sự kiện, tình tiết cụ thể. Những yếu tố liên quan, trường hợp sẽ gặp của vấn đề. Và cùng nhau tìm ra hướng giải quyết, từ đó xây dựng và phát triển vấn đề. 16 Sự phân tích, lập luận cần có những dẫn chứng cụ thể để minh họa. Chẳng hạn, bạn muốn thuyết phục giám đốc của mình về lợi ích của quảng cáo, bạn không nên nói chung chung rằng quảng cáo rất quan trọng, rất cần thiết, mà phải đưa ra được những dẫn chứng cụ thể, Như: năm 2010, công ty A đầu tư 900 triệu cho quảng cáo, hay công ty B đã chi 2 tỷ 500 triệu cho vấn đề này…., Kết quả là: doanh số bán hàng của công ty A tăng 1,5 lần; còn công ty B doanh thu tăng 3 lần. 17 Vd: Thông qua sự phản hồi của thị trường, cùng với sự phát triển hiện tại. Tôi nghĩ, vì tương lai của Công ty tất cả Chúng ta ở đây sẽ đồng ý với vấn đề này? Cổ đông: Từ những vấn đề đã nghiên cứu, Chúng tôi sẽ quyết cống hiến hết mình vì Công ty. Hy vọng Chúng ta ở đây đi đúng hướng với chiến lược phát triển của Công ty. Chúng ta sẽ xây dựng thêm cơ sở hạ tầng, trang bị thêm máy móc, công nghệ, khoa học kỹ thuật tiên tiến nhất hiện nay…trên cơ sở đó sử dụng máy móc thay thế cho sức lao động, giảm bớt lỗi, kiểm soát tốt chất lượng sản phẩm, tăng hiệu suất sản xuất. Vì sự phát triển của Công ty, và sự cống hiến hết sức mình của tất cả Chúng ta. Tôi tin rằng Chúng ta sẽ gặt hái được nhiều thành công mới. Phần 4: 18 Các kỹ năng cần thiết để có bài thuyết phục đạt kết quả tốt:  Kỹ năng quan sát,