Tài liệu Kỷ năng đàm phán thương lượng cơ bản ( www.sites.google.com/site/thuvientailieuvip )

TOPICA cù NHAN t r ự c t u y ế n , uy TlN q u ó c té KỸ NĂNG ĐÀM PHÁN THƯƠNG LƯỢNG c ơ BẢN ■ r- MỤC TIÊU BÀI HỌC • Trang bị cho học viên những kiến thức cơ bản về đàm phán và thương lượng. • Giúp học viên có khả năng tiến hành những cuộc đàm phán thương lượng hiệu quả NỘI DUNG BÀI HỌC • Khái niệm đàm phán • Bản chất của hoạt động đàm phán • Các hình thức đàm phán • Quy trình đàm phán • Đo lường thành công của cuộc đàm phán 1. KHÁI NIỆM ĐÀM PHÁN Đàm phán là quá trình giải quyết các vấn đề có liên quan giữa hai hay nhiều bên để cùng đi đến 1 thỏa thuận, nhất trí với nhau. Đàm phán là phương tiện cơ bản để đạt được cái mà ta mong muốn từ người khác. Đó là quá trình giao tiếp có đi có lại được thiết kể nhằm thỏa thuận trong khi giữa ta và đối tác có những quyền lợi có thể chia sẻ và có những quyền lợi đối kháng. 4 2. BẢN CHẤT CỦA HOẠT ĐỘNG ĐÀM PHÁN 5 2.1. ĐÀM PHÁN LÀ HOẠT ĐỘNG MANG TÍNH TẤT YỂU CỦA CON NGƯỜI • Mỗi con người là một chủ thể nhận thức có năng lực, tính cách, quan điểm, sở thích riêng. • Nhưng mỗi con người không thể tồn tại 1 mình nên phải tìm cách thỏa thuận hỢp tác với người khác để cùng tồn tại. • Xu thế tất yếu của thế giới là đối thoại chứ không đối đầu. 6 2.2. ĐẢM PHÁN LÀ HOẠT ĐỘNG MANG TÍNH PHỐ BIẾN CỦA CON NGƯỜI • Quá trình đàm phán diễn ra ở khắp nơi, ở mọi lĩnh vực ( kinh tế, văn hóa, xã hội,...) • Trong mỗi con người ( khi phải suy nghĩ cân nhắc từng vấn đề) • Trong mỗi gia đình • Trong quan hệ hàng xóm • Trong cơ quan doanh nghiệp • Trong các bộ, ngành • Trong khu vực • Trên toàn cầu 7 3. CÁC HÌNH THỨC ĐÀM PHÁN Dựa vào thái độ, phương pháp và mục đích của người đàm phán, có thể chia thành 3 kiểu đàm phán: • Đàm phán kiểu mềm • • Đàm phán kiểu cứng Đàm phán kiểu nguyên tắc % 8 3.1. ĐẢM PHÁN KIỂU MỀM • Là kiểu thương lượng hữu nghị. Người đàm phán hết sức tránh xung đột, dễ dàng chịu nhượng bộ để giữ mối quan hệ tốt đẹp giữa hai bên. • Nhấn mạnh mối quan hệ chứ không đặt nặng về lợi ích kinh tế. • Cách thức thông thường là tin cậy đối tác, đề ra kiến nghị, chịu nhượng bộ, giữ gìn mối quan hệ thân thiện. • Kiểu đàm phán này thường được sử dụng trong gia đình, bạn bè.... 9 3.2. ĐÀM PHÁN KIỂU CỨNG • Còn gọi là thương lượng kiểu lập trường, trong đó người đàm phán đưa ra một lập trường cứng rắn nhằm áp đảo đối phương. • Đàm phán kiểu lập trường thực sự là một cuộc tranh đấu vầ ý chí để đạt được thỏa thuận có lợi chỉ cho 1 phía. -> Các bên dễ nảy sinh cảm xúc bất bình, tức giận vì bị thua thiệt. -> Các bên càng cố gắng để tranh giành hơn thua,làm cho mối quan hệ trở nên căng thẳng -> nguy cơ môì quan hệ bị cắt đứt. 3.3. ĐẢM PHÁN KIỂU NGUYÊN TẮC • Đàm phán kiểu nguyên tắc (hay còn gọi là thuật thương lượng harvard) • Có 4 đặc điểm: 0 Tách biệt cảm xúc và công việc 0 Hai bên tập trung vào lợi ích thực sự 0 Cần đề ra các phương án khác nhau để lựa chọn thay thế 0 Kết quả của thỏa thuận cần dựa trên chứ không cố giữ lấylập những tiêu chuẩn khách 11 trường quan BẢNG SO SÁNH 3 HÌNH THỨC ĐÀM PHÁN Đ àm phán k iể u m ềm Đ àm phán k iể u cứ ng Đ àm phán k iể u nguyển tắ c Đ ối tá c C oi đ ối tá c n h ư bạn bè C oi đ ối tá c n h ư địch th ủ Coi đ ối tá c n h ư nh ữ n g cộng s ự M ục tiêu Đ ạ t th ỏ a th u ậ n ,g iữ m ối quan hệ G ià n h đ ư ợ c th ắ n g lợi bằng m ọi giá G iải q u y ế t vấ n đề hiệu quả và th â n th iệ n Đ iể m x u ấ t p h á t N hư ợ ng bộ đ ể g iữ quan hệ B ắ t ép đ ối tá c như ơng bộ Tách b iệ t cảm x ú c và công v iệ c Chủ trư ơ n g V iệ c và n g ư ờ i đề ôn hòa V iê c và n g ư ờ i đều cứ ng rắn Ôn hòa v ớ i n gư òi, nguyên tắ c vớ i v iệ c Lập trư ờ n g De th a y đổi K iê n t rì g iữ v ữ n g lập trư ờ n g Chú ý tớ i hiệu quả P h ư ớ n g pháp Đ ề x u ấ t k iế n nghị U y h iế p đối tá c Cùng k iế m lợ i ích chung P h ư ơ n g án Đ ư a ra p hư đ ng án mà đ ối ph ư ơ n g có th ể tiế p th u đ ư ợc Đ ứ a ra ph ư ơ n g án có lợ i ch o m ình Tìm n h iề u ph ư ơ n g án để 2 bên lự a chọn B iểu hiện T rá n h x u n g đ ộ t đến m ứ c tố i đa T ra n h đua s ứ c m ạnh ý chí Căn c ứ tiê u ch u ẩn khách qu a n đ ể đ ạ t thỏ a th u ậ n K ế t quả K h u ấ t ph ụ c s ứ c ép của đối tá c Tăng s ứ c ép k h iế n đối tá c k h u ấ t phục K h u ấ t p h ụ c n guyện tắ c c h ứ k h ô n g k h u ấ t phục sứ c ép TRINH ĐAM PHAN 4.1. GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ • Abraham lincol: "Nếu tôi có 9h để đốn ngã 1 cái cây, tôi sẽ dùng 6h để mài sắc lưỡi búa của tôi" 4.1.1. XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU ĐÀM PHÁN • Tính cần thiết cảu cuộc đàm phán • Mục tiêu cụ thể cần đạt được là gì 15 4.1.2. Tự NHẬN THỨC VÊ BẢN THÂN • Tìm hiểu những ưu điểm, nhược điểm, mặt mạnh, mặt yếu của mình. • Nhận biết những đặc điểm tâm lý của mình để khắc phục trong cuộc đàm phán. • Cần tập luyện một số kỹ năng cần thiết cho đàm phán - Sự kiên nhẫn,khả năng kiềm chế cảm xúc; - Nhạy cảm để tiên đoán hành động của đối tác; - Kỹ năng nghe chủ động; - Kỹ năng nói; - Kỹ năng hỏi; - Kỹ năng trả lời, w... 16 4.1.3. TÌM HIỂU VÊ ĐỐI TÁC • Tìm hiểu thực lực của đối tác, đẳng cấp, uy tín của đối tác. • Sự thiết thực và tính khẩn trương của việc đàm phán. • Nhu cầu và ý định của đối tác. • Nhân viên đàm phán của phía đối tác ( địa vị tính cách, kinh nghiệm đàm phán của mỗi người...). • Quan hệ trong nhóm đàm phán ai là người giữ vai trò quyết định? • Kiểm định lại các thông tin về đối tác qua nhiều kênh. 17 s ử DỤNG SWOT ĐỂ PHÂN TÍCH TÌNH TRẠNG 2 BÊN TRƯỚC KHI ĐÀM PHÁN SWOT Opportunities (cơ hội): Threats (nguy cơ): Strengths (điểm mạnh): SO *:Kết hỢp điểm mạnh và cơ hội sẽ đưa ra chiến lược gì? ST *:Kết hỢp điểm mạnh và nguy cơ sẽ đưa ra chiến lược gì? Wecknesses (điểm yếu): WO*:Kết hợp giữa điểm yếu và cơ hội sẽ khắc phục được gì?( chiến lược gì?) WT*:Kết hợp điểm yếu và nguy cơ cần tránh né j?( chiến lược gì?) 18 4.1.4. TÔ’ CHỨC ĐỘI NGŨ ĐÀM PHÁN • Tùy thuộc vào nội dung thương lượng để lựa chon 1 đội ngũ đàm phán thích hợp (các thành viên trong đoàn đàm phán không chỉ cần phù hợp với yêu cầu về những phẩm chất chất định mà còn cần phải bổ sung cho nhau về các mặt). • Thông thường tổ đàm phán được tổ chức theo 3 chức năng:chức năng thương lượng, chức năng phân tích và chức năng quan sát. • Chọn ê-kíp, phân chia công việc,chiến lược và chiến thuật khi nào,với ai • Sắp xếp nội dung đàm phán một cách logic. • Tham khảo các chuyên gia, những người có kinh nghiệm thẩm định lại. • Tập dượt, diễn tập, dự kiến các tình huông,chuẩn bị các phương án lựa chọn (alternatives). 19 4.1.5. XÁC ĐỊNH BATNA • Xác định BATNA (best alternative to a negotiated agreement) trước khi tiến hành đàm phán. • BATNA_ best alternative to a negotiated agreement _ phương án tốt nhất cho một thỏa thuận được thương lượng. - Nên xác định rõ giải pháp thay thế tốt nhất (BATNA) nếu thỏa thuận không được hoàn toàn như ý muốn. - Cố gắng xác định BATNA của đối tác bằng cách tìm kiếm các thông tin liên quan, đặt mình vào vị trí đối tác,tham khảo ý kiến của những người hiểu biết về đối tác,...w.. - Tìm và vận dụng được BATNA thành công là một nghệ thuật. 20