Tài liệu Kinh nghiệm tạo hòm thư theo tên miền riêng của trường bằng dịch vụ miễn phí của google

Së gi¸o dôc vµ ®µo t¹o lµo cai tr−êng THPT sè 1 tp lµo cai NguyÔn Anh ThuÊn SÁNG KIÊẾN KINH NGHIỆM THIÊẾT LẬP VÀ SỬ DỤNG DỊCH VỤ GOOGLE APPS FOR EDUCATION CỦA TRƯỜNG THPT SÔẾ 1 (Quản lý giáo dục) Lµo cai 5- 2011 MỤC LỤC Trang MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của ñề tài 3 2. Tình hình nghiên cứu 4 3. Mục ñích và nhiệm vụ nghiên cứu 4 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4 NỘI DUNG 1. Một số tính năng của dịch vụ Google Apps for Education 5 2. Thiết lập dịch vụ Google Apps for Education 5 2.1. Điêều kiện ñể có thể thiêết lập dịch vụ 5 2.2. Đăng ký dịch vụ 6 2.3. Kích hoạt dịch vụ 6 7 3. Sử dụng dịch vụ Google Apps for Education Tạo tài khoản email 8 3.1. 3.2. Quy ñịnh vêề mã sôế học sinh và mã sôế cha mẹ của học sinh 3.3. uy ñịnh vêề việc sử dụng hệ thôếng thông tin ñiện tử trong nhà trường 3.4. Tạo lập một sôế dịch vụ trực tuyêến 9 Q 10 11 KẾT LUẬN 11 t− liÖu tham kh¶o 12 2 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của ñề tài Công tác ứng dụng CNTT và ñào tạo nguôền nhân lực CNTT là công tác thường xuyên và lâu dài của ngành giáo dục, tiêếp tục phát huy các kêết quả ñạt ñược của "Năm học ñẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin" trong năm học 2008 - 2009, Nhà nước ñã có các văn bản chỉ ñạo quan trọng vêề ứng dụng CNTT: - Quyêết ñịnh 698/QĐ-TTg ngày 1/6/2009 của Thủ tướng Chính phủ vêề việc phê duyệt Kêế hoạch tổng thể phát triển nguôền nhân lực công nghệ thông tin ñêến năm 2015 và ñịnh hướng ñêến năm 2020; - Chỉ thị sôế 55/2008/CT-BGDĐT ngày 30/9/2008 của Bộ trưởng Bộ GDĐT vêề tăng cường giảng dạy, ñào tạo và ứng dụng công nghệ thông tin trong ngành giáo dục giai ñoạn 2008-2012; Nhăềm ñẩy mạnh việc ñổi mới phương pháp giảng dạy, học tập và ứng dụng CNTT một cách thiêết thực và hiệu quả trong công tác quản lý, dạy và học của nhà trường, chúng tôi ñã thiêết lập và sử dụng dịch vụ Google Apps for Education của trường THPT sôế 1 thành phôế Lào Cai. Google Apps for Education (http://www.google.com/a/edu/) là một gói phầền mêềm Web dành riêng cho lĩnh vực Giáo dục. Với Google Apps, nhà trường có thể cung cầếp hoàn toàn miêễn phí những dịch vụ như email, chia sẻ tài liệu, tạo lập các dịch vụ trực tuyêến, chat IM, lịch học và làm việc. Đáng chú ý nhầết, nhà trường có thể thiêết lập và quản lý hòm thư cho tầết cả các giáo viên, học sinh, cha mẹ học sinh,... với ñịa chỉ tên trường thay cho Gmail (ví dụ: [email protected]) mà không cầền phải thuê máy chủ (host) hoặc ñầều tư máy chủ mail. Nêếu nhà trường thuê và vận hành host hoặc máy chủ mail thì cầền chi phí khoảng 30 triệu ñôềng/năm. Nhà trường có thể vận dụng sáng tạo nhóm dịch vụ Google Docs ñể tạo lập một sôế dịch vụ trực tuyêến ñáp ứng các yêu cầều làm việc của trường THPT. Đây là một ñiểm mới, ñã ñược phát triển trong ñêề tài của chúng tôi trong năm học 2010-2011. Bộ dịch vụ Google App mang ñêến cho các nhà quản lý, giáo viên và học sinh rầết nhiêều công cụ vêề chia sẻ thông tin, liên lạc và kêết nôếi như: Mail server, Google Docs, Google Talk, Google Calendar, Google Page Creator, Google Start Page. 2. Tình hình nghiên cứu Hiện nay, mới chỉ có hướng dầễn văến tăết của Google hoặc một sôế bài viêết sơ lược vêề việc thiêết lập dịch vụ Google Apps nói chung. Chưa có hướng dầễn cụ thể việc thiêết lập và sử dụng dịch vụ Google Apps for Education cho trường THPT. Cho ñêến nay, chưa có nghiên cứu việc sử dụng Google App tạo lập dịch vụ trực tuyêến ñáp ứng các yêu cầều làm việc của trường THPT. 3. Mục ñích và nhiệm vụ nghiên cứu Thiêết lập và sử dụng dịch vụ Google Apps for Education của trường THPT sôế 1 thành phôế Lào Cai nhăềm tạo lập, quản trị tài khoản email cho cán bộ giáo viên, học sinh, cha mẹ học sinh; tạo lập và vận hành một sôế dịch vụ trực tuyêến ñáp ứng các yêu cầều làm việc của nhà trường. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Dịch vụ Google Apps for Education - Quá trình quản lý, dạy học của trường THPT sôế 1 thành phôế Lào Cai NỘI DUNG 1. Một số tính năng của dịch vụ Google Apps for Education Hệ thôếng Mail server như Gmail: mang ñêến cho người dùng những hòm thư hoàn toàn miêễn phí, dung lượng cực lớn (7GB), tôếc ñộ nhanh, ít thư rác. Google Docs là ứng dụng theo mô hình ñiện toán ñám mây (Cloud computing). Google Docs cho phép chúng ta khởi tạo, sử dụng, chia sẻ tài liệu từ bầết kỳ máy tính nào kêết nôếi Internet. Các tài liệu này ñược lưu trữ trên Google và có thể ñược cầếu hình phân quyêền sử dụng. Google Talk: cho phép người dùng giữ liên lạc với nhau thông qua công nghệ tin nhăến nhanh (IM) và ñiện thoại Internet (VoIP). Google Calendar: cho phép người dùng săếp xêếp thời gian biểu của họ một cách dêễ dàng, chủ ñộng, ñôềng thời chia sẻ nó với những người khác. Việc xêếp lịch học nhóm, làm thí nghiệm hay nghiên cứu chung rầết ñơn giản. Ngoài ra, giáo viên, học sinh và cha mẹ học sinh còn có thể ñăng ký nhận biểu lịch của nhà trường, xem và cập nhật thông tin vêề giờ giảng song song với thông tin cá nhân của mình. Google Page Creator: cho phép lập trang web mới, trên nêền tên miêền của trường một cách nhanh chóng và dêễ dàng. Công cụ thiêết kêế website hêết sức trực quan. Google Start Page: ñiểm hẹn trung tâm của tầết cả các học sinh, nơi tin tức của nhà trường có thể ñược ñăng tải và cập nhật theo từng phút. Học sinh có thể duyệt trước hòm thư, thời gian biểu của họ cũng như tìm kiêếm web. 2. Thiết lập dịch vụ Google Apps for Education 2.1.Điều kiện ñể có thể thiết lập dịch vụ Nhà trường cầền phải sở hữu: - Tên miêền (domain name), ví dụ thptlaocai1.edu.vn - Dịch vụ máy chủ lưu trữ tên miêền (hosting). 2.2.Đăng ký dịch vụ - Truy cập vào ñịa chỉ http://www.google.com/a/cpanel/education/new - Khai báo các thông tin vêề nhà trường mà Google Apps yêu cầều - Kêết quả, nhà trường sẽễ ñược cầếp gói dịch vụ Google Apps. Các ñịa chỉ của từng dịch vụ như: mail.thptlaocai1.edu.vn; docs.thptlaocai1.edu.vn; calendar.thptlaocai1.edu.vn; … 2.3.Kích hoạt dịch vụ Bước 1: Đăng nhập Truy cập vào ñịa chỉ dịch vụ Google Apps của nhà trường (ví dụ: https://www.google.com/a/cpanel/thptlaocai1.edu.vn/Dashbo ard), ñăng nhập băềng tài khoản và mật khẩu của bạn ñã ñăng ký với Google Apps. Bước 2: Lựa chọn tính năng cầền kích hoạt: Email, Google Talk, Google Calendar,... Để kích hoạt tính năng Email, Google Apps băết buộc chúng ta phải trải qua hai giai ñoạn: xác minh quyêền sở hữu tên miêền và chuyển hướng email vêề máy chủ Google. Xác minh quyền sở hữu tên miền: - Có hai cách ñể xác minh quyêền sở hữu tên miêền là "Upload a HTML file" hoặc "Change your CNAME record". Chúng tôi chọn phương án tải lên trang web của nhà trường một tệp tin theo quy ñịnh của Google Apps (Upload a HTML file). - Sau khi ñăng nhập vào Google Apps, chọn Email Active, chọn Verifying Domain Ownership, chọn Uploading an HTML file. Google Apps sẽễ yêu cầều tạo một file có chuôễi ký tự dành riêng tài khoản của bạn. Trường hợp của tôi có chuôễi ký tự là google477668b634d357aa. - Dùng phầền mêềm Notepad tạo file có chứa chuôễi ký tự google477668b634d357aa, ñặt tên file là googlehostedservice.html. - Đăng nhập vào trang quản trị máy chủ lưu trữ trang tên miêền của nhà trường (hosting) và tải file googlehostedservice.html lên thư mục gôếc của trang web. - Quay lại Google Apps chọn Verify. Chuyển hướng email về máy chủ Google: Để chuyển hướng email vêề máy chủ Google, ta phải thay ñổi bản ghi MX trong máy chủ lưu trữ tên miêền (Change Mail Exchange Records). - Đăng nhập vào trang quản trị máy chủ lưu trữ tên miêền của nhà trường (hosting). Chọn hệ thôếng quản lý DNS (Domain Name System management). Tạo các bản ghi MX theo cầếu trúc sau: Record Value MX Value ALT1.ASPMX.L.GOOGLE.COM. 5 ALT2.ASPMX.L.GOOGLE.COM. 5 ASPMX2.GOOGLEMAIL.COM. 10 ASPMX3.GOOGLEMAIL.COM. 10 ASPMX4.GOOGLEMAIL.COM. 10 ASPMX5.GOOGLEMAIL.COM. 10 - Đăng nhập vào Google Apps, chọn Email Active, chọn Set Up Email Delivery for Google Apps, chọn Change MX Records, Chọn Verify. Sau ñó 48 giờ, hệ thôếng mail của Google Apps ñã ñược kích hoạt. 3. Sử dụng dịch vụ Google Apps for Education Chúng tôi trình bày việc sử dụng dịch vụ Google Apps for Education ñể tạo tài khoản email cho cán bộ giáo viên, học sinh, cha mẹ học sinh; tạo lập một sôế dịch vụ trực tuyêến trong công tác quản lý, dạy và học của nhà trường. 3.1. Tạo tài khoản email Google Apps cho phép tạo từng tài khoản email hoặc tải lên một danh sách tài khoản email. Tạo một tài khoản email: - Sau khi ñăng nhập vào Google Apps, chọn Users and groups, Users, Create a new user. - Gõ vào họ tên, tên tài khoản email, mật khẩu; chọn Create a new user. Tạo nhiều tài khoản email cùng một lúc: - Chuẩn bị một file text có cầếu trúc như sau: dòng ñầều tiên gôềm Username,first name,last name,password; môễi dòng tiêếp theo là các thông tin tương ứng của người dùng. Lưu ý răềng, sau môễi dầếu phảy không có dầếu cách. File text này có thể tạo ra dêễ dàng từ file excel với hàm ghép dữ liệu các cột như sau: A 1 Username B C First Last name name D Password E F Dấu Ghép phảy 2 , =A2&E2&B2&E2&C2&D2 3 , =A3&E3&B3&E3&C3&D3 Copy cột Ghép và dán sang file text, lưu file này dưới dạng File type Unicode. - Đăng nhập vào Google Apps, chọn Users and groups, Upload many users at once. - Chọn Require a password change when new or updated users sign in ñể yêu cầều người dùng khi ñăng nhập lầền ñầều tiên phải thay ñổi mật khẩu. - Nhầến Browse ñể chỉ ñêến file text ñã chuẩn bị ở trên. - Chọn Upload and continue. Tạo các nhóm email: - Đăng nhập vào Google Apps, chọn Users and groups, Groups, Create a new group. - Gõ vào tên nhóm, ñịa chỉ email của nhóm và tên tài khoản email của các thành viên trong nhóm. Ví dụ nhóm 10A1 có ñịa chỉ HS10a1@ thptlaocai1.edu.vn gôềm các học sinh của lớp 10a1; khi giáo viên chủ nhiệm gửi mail ñêến [email protected] thì tầết cả học sinh 10a1 ñêều nhận ñược mail. 3.2. Quy ñịnh về mã số học sinh và mã số cha mẹ của học sinh - Mã sôế của học sinh (hoặc cha mẹ học sinh) ñược mã hóa theo dạng thức sau: [Mã trường].[Năm trúng tuyển lớp 10].[Sôế thứ tự HS].[HS/CM] - Địa chỉ email của học sinh (hoặc cha mẹ học sinh) sẽễ có dạng thức sau: [Mã sôế học sinh (cha mẹ học sinh)]@thptlaocai1.edu.vn - Ví dụ 1: LC1.11.123.HS Mô tả: LC1 Kí hiệu trường THPT sôế 1 TP Lào Cai 11 Năm 2011, học sinh ñã trúng tuyển vào lớp 10. 123 Sôế thứ tự của học sinh trong danh sách vào trường trong năm học ñó (do nhà trường quy ñịnh) HS Viêết tăết của từ “Học sinh” Địa chỉ email của học sinh này: [email protected] - Ví dụ 2: LC1.11.123.CM Mô tả: LC1 Kí hiệu trường THPT sôế 1 TP Lào Cai 11 Năm 2011, học sinh ñã trúng tuyển vào lớp 10. 123 Sôế thứ tự của học sinh trong danh sách vào trường trong năm học ñó (do nhà trường quy ñịnh) CM Viêết tăết của từ “Cha mẹ” Địa chỉ email của cha (mẹ) học sinh này: [email protected] - Ví dụ 3: Danh sách mã sôế học sinh, mã sôế cha mẹ học sinh lớp 10A1 STT Họ tên Lớp Mã số HS Mã số CMHS 1 Nguyêễn Đức Anh 10A1 LC1.11.001.HS LC1.11.001.CM 2 Phan Thêế Anh 10A1 LC1.11.002.HS LC1.11.002.CM 3 Hoàng Việt Anh 10A1 LC1.11.003.HS LC1.11.003.CM 4 Công Hoàng Cường 10A1 LC1.11.004.HS LC1.11.004.CM 5 Lê Hưởng Đạo 10A1 LC1.11.005.HS LC1.11.005.CM Đôếi với cán bộ giáo viên nhà trường thì ñịa chỉ email có dạng: [email protected]. 3.3. Quy ñịnh về việc sử dụng hệ thống thông tin ñiện tử trong nhà trường Để sử dụng dịch vụ Google Apps for Education, nhà trường ñã có quy 10 ñịnh vêề việc sử dụng hệ thôếng thông tin ñiện tử trong nhà trường. Đôềng thời, nhà trường ñã có các biện pháp ñộng viên, khuyêến khích cán bộ giáo viên và học sinh sử dụng hệ thôếng thông tin ñiện tử trong việc quản lý, dạy và học. 3.4. Tạo lập một số dịch vụ trực tuyến Chúng tôi ñã sử dụng dịch vụ Google Apps for Education tạo lập ñược các dịch vụ trực tuyêến như: quản lý ñiểm, quản lý ñiểm các kỳ thi, quản lý thông tin sinh hoạt lớp, quản lý dạy học phụ ñạo, ... Quá trình sử dụng các dịch vụ trực tuyêến ñã góp phầền ñổi mới công tác quản lý của nhà trường, nâng cao hiệu quả việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình dạy học của cán bộ giáo viên. KẾT LUẬN Việc thiêết lập và sử dụng dịch vụ Google Apps for Education của trường THPT sôế 1 thành phôế Lào Cai ñã ñem lại hiệu quả bước ñầều, thiêết thực trong việc ñổi mới công tác quản lý, dạy và học của nhà trường. Trong năm học tiêếp theo (2011-2012), chúng tôi có kêế hoạch tiêếp tục phát triển, ñẩy mạnh việc sử dụng, nâng cầếp tính năng của các dịch vụ trực tuyêến của nhà trường, trong ñó, tập trung tạo lập dịch vụ quản lý chương trình dạy học trực tuyêến. Chúng tôi hy vọng răềng, ñêề tài góp phầền vào việc ñổi mới công tác quản lý, dạy và học ở trường phổ thông. Những kêết quả ñạt ñược của ñêề tài có thể là một tài liệu tham khảo bổ ích cho các trường bạn trong việc ứng dụng CNTT trong trường THPT. t− liÖu tham kh¶o [1]. Chỉ thị sôế 55/2008/CT-BGDĐT ngày 30/9/2008 của Bộ trưởng Bộ GDĐT vêề tăng cường giảng dạy, ñào tạo và ứng dụng công nghệ thông tin trong ngành giáo dục giai ñoạn 2008-2012. [2]. Quyêết ñịnh 698/QĐ-TTg ngày 1/6/2009 của Thủ tướng Chính phủ vêề việc phê duyệt Kêế hoạch tổng thể phát triển nguôền nhân lực công nghệ thông tin ñêến năm 2015 và ñịnh hướng ñêến năm 2020. [3]. http://cp.nhanhoa.com Lào Cai, ngày 15 tháng 6 năm 2011 Nguyễn Anh Thuấn