Tài liệu Kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất kinh doanh tại công ty tnhh mtv cao su chư sê

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRẦN THỊ THANH THÚY KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN CAO SU CHƯ SÊ Chuyên ngành: Kế toán Mã số: 60.34.30 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Đà Nẵng - Năm 2013 Công trình được hoàn thành tại ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG Người hướng dẫn khoa học: GS. TS. Trương Bá Thanh Phản biện 1: TS. ĐOÀN NGỌC PHI ANH Phản biện 2: TS. TRẦN ĐÌNH TUẤN . Luận văn đã được bảo vệ trước Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ Quản trị Kinh doanh họp tại Đại học Đà Nẵng vào ngày 24 tháng 9 năm 2013. Có thể tìm hiểu luận văn tại: - Trung tâm Thông tin – Học liệu, Đại học Đà Nẵng; - Thư viện Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng. 1 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Xu hướng toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế thế giới đã mang đến cho các doanh nghiệp Việt Nam những cơ hội mới để phát triển nhưng đồng thời cũng chứa đựng trong lòng nó nhiều thách thức. Đứng trước những thử thách đó, đòi hỏi doanh nghiệp phải ngày càng nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, hiệu quả sử dụng vốn, quản lý và sử dụng tốt nguồn tài nguyên vật chất cũng như nhân lực của mình.Để thực hiện điều đó thì tự bản thân doanh nghiệp phải hiểu rõ được “tình trạng sức khỏe” của mình để điều chỉnh quá trình kinh doanh cho phù hợp. Hơn nữa, để vượt qua những thách thức mang tính cạnh tranh khốc liệt này đòi hỏi các doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc áp dụng kỹ thuật công nghệ tiên tiến, nâng cao chất lượng, đa dạng hóa sản phẩm… Mà còn phải sử dụng các phương pháp để kiểm soát tốt chi phí nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Như chúng ta đã biết việc thiết lập một hệ thống kiểm soát trong nền kinh tế thị trường chặt chẽ, hiệu quả là một trong những yêu cầu cấp thiết đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là trong điều kiện Việt Nam đã gia nhập tổ chức thương mại thế giới (WTO). Chính vì sự lớn mạnh từng ngày của các Doanh nghiệp cả về quy mô sản xuất lẫn thị trường tiêu thụ, kéo theo là sự cạnh tranh gay gắt khốc liệt của thị trường cộng với những gian lận thường xuyên xảy ra trong nội tại Doanh nghiệp. Cho nên vấn đề cấp thiết đặt ra là làm thế nào để hạ thấp giá thành, giảm thiểu chi phí sản xuất, nâng cao hiệu quả quản lý, giảm thiểu rủi ro, lãng phí trong kinh doanh mà chất lượng sản phẩm vẫn không thay đổi, đó chính là vũ khí sắc bén, là lợi thế hàng đầu trong chiến lược cạnh tranh của Doanh nghiệp. 2 Vì tầm quan trọng của vấn đề nêu trên, tôi đã mạnh dạn quyết định lựa chọn nghiên cứu đề tài : "Kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh tại Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên cao su Chư Sê" để làm luận văn tốt nghiệp với mục đích giúp cho công ty có thể ngăn ngừa các rủi ro cản trở, công ty đạt được mục tiêu kinh doanh đồng thời nâng cao năng lực cạnh tranh đáp ứng cho nhu cầu trong nước và ở nước ngoài. 2. Mục tiêu nghiên cứu Xuất phát từ lý luận cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất kinh doanh trong các doanh nghiệp sản xuất nói chung và nghiên cứu thực trạng kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất kinh doanh của Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên cao su Chư Sê nói riêng, từ đó đánh giá tồn tại và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất kinh doanh tại Công ty này. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Là công tác kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh tại Công ty TNHH MTV Cao Su Chư Sê. Phạm vi nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh tại Công ty TNHH MTV Cao su Chư Sê, bao gồm: 5 nông trường và 1 xí nghiệp Cơ khí chế biến. 4. Phương pháp nghiên cứu Phương pháp chung là kết hợp giữa nghiên cứu lý luận với tổng kết thực tiễn. Tiếp cận các quyết toán, dự toán chi phí và thực tế thực hiện chi phí tại Công ty TNHH MTV Cao su Chư Sê. Trên cơ sở đó, Luận văn sử dụng tổng hợp các phương pháp thống kê, tổng hợp, phân tích, so sánh, chứng minh giữa lý luận và thực tiễn để nghiên cứu kết quả khảo sát đồng thời đề xuất các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí tại Công ty. Các phương pháp kỹ thuật cụ thể trong quá trình nghiên cứu luận 3 văn là: Điều tra, khảo sát, phỏng vấn, chọn mẫu và dùng sơ đồ, biểu mẫu kết hợp với diễn giải, phân tích để trình bày kết quả nghiên cứu. 5. Cấu trúc luận văn Nội dung của luận văn gồm ba chương Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp. Chương 2: Thực trạng về kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh tại Công ty TNHH một thành viên cao su Chư Sê. Chương 3: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh tại công ty TNHH một thành viên Cao su Chư Sê. 6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu Trong quá trình thực hiện luận văn, tác giả có tham khảo các đề tài về vấn đề kiểm soát chi phí SXKD trong doanh nghiệp như: - Đề tài “Hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh tại Công ty cao su Kon Tum” của tác giả Trần Thị Diệp Thúy (2008). - Đề tài “Tăng cường kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Công ty cổ phần thép Đà Nẵng” của tác giả Hoàng Thị Thu Vân (2010). - Đề tài “Tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty cổ phần cao su Đà nẵng” của tác giả Nguyễn thị Hồng Thảo (2010). Vì vậy, từ những kế thừa của các nghiên cứu trên, với mục tiêu là làm thế nào để kiểm soát chi phí SXKD một cách hiệu quả nhất. Tác giả đã đi sâu nghiên cứu đề tài "Kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh tại công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên Cao su Chư Sê". 4 CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ SXKD TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1. Khái niệm kiểm soát nội bộ Theo COSO: “Kiểm soát là quá trình được thực hiện bởi các nhà quản lý, các nhân viên của một tổ chức, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu sau: Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả; Thông tin đáng tin cậy; Tuân thủ các luật lệ và các quy định”. Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam hiện hành (số 400): “Hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát ngăn ngừa và phát hiện những gian lận, sai sót để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị. Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kiểm soát và các thủ tục kiểm soát”. 1.1.2. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ Có thể chia các mục tiêu kiểm soát đơn vị cần thiết lập thành ba nhóm: - Nhóm mục tiêu về hoạt động: Nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực. - Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính: Nhấn mạnh đến tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính mà tổ chức cung cấp. - Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: Nhấn mạnh đến việc tuân thủ pháp luật và các quy định. 1.1.3. Các yếu tố cấu thành kiểm soát nội bộ a. Môi trường kiểm soát 5 b. Hệ thống kế toán c. Các nguyên tắc và thủ tục kiểm soát - Nguyên tắc “phân công, phân nhiệm”: Phân công phân nhiệm rõ ràng được xem là nguyên tắc quan trọng của kiểm soát. - Nguyên tắc “bất kiêm nhiệm”: Bất kiêm nhiệm hay còn gọi là sự cách ly thích hợp về trách nhiệm. - Nguyên tắc “phê chuẩn, ủy quyền”: Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết một công việc trong một phạm vi nhất định. Quá trình ủy quyền được tiếp tục thực hiện xuống cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của đơn vị. - Kiểm soát trực tiếp - Kiểm soát tổng quát 1.2. KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP 1.2.1. Khái quát chung về chi phí a. Khái niệm chi phí Chi phí có thể hiểu là giá trị của một nguồn lực bị tiêu dùng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức để đặt được một mục đích nào đó. Bản chất của chi phí là phải mất đi để đổi lấy một kết quả. Kết quả có thể dưới dạng vật chất như sản phẩm, tiền, nhà xưởng,... hoặc không có dạng vật chất như kiến thức dịch vụ được phục vụ,... b. Phân loại chi phí 1.2.2. Bản chất, mục đích và yêu cầu kiểm soát chi phí SXKD trong DN 1.2.3. Nội dung kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh a. Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chiếm tỷ trọng rất lớn trong chi phí sản xuất của doanh nghiệp. - Kiểm soát quá trình mua NVL nhập kho: Để kiểm soát chặt chẽ quá trình này, cần có sự tham gia đầy đủ của các bộ phận có 6 liên quan kiểm soát và quản lý thực hiện nghiệp vụ như: Bộ phận mua hàng (Phòng kinh doanh), bộ phận xét duyệt (thông thường là giám đốc), bộ phận kho, bộ phận sản xuất, bộ phận kế toán. Nhằm ngăn ngừa các sai sót, gian lận xảy ra trong quá trình mua NVL, các bộ phận nói trên phải độc lập với nhau. Ngoài ra, các chứng từ cần có đủ chữ ký của các bộ phận liên quan. - Kiểm soát quá trình xuất kho NVL: Xuất phát từ đặc điểm của ngành cao su nên NVL tại DN rất đa dạng về chủng loại từ khâu khai thác đến khâu chế biến. Do đó, việc kiểm soát quá trình xuất kho NVL là quá trình quan trọng nhất trong toàn bộ quá trình kiểm soát chi phí NVLTT. Để việc kiểm soát quá trình xuất kho diễn ra một cách chặt chẽ cũng cần có sự tham gia đầy đủ của các bộ phận có liên quan như: Bộ phận xét duyệt, bộ phận kế toán, bộ phận kho, đại diện của các đơn vị cơ sở... Cần ngăn ngừa gian lận, sai sót cũng như kiểm soát tốt các chứng từ trong khâu này. Một thủ tục kiểm soát hữu hiệu đối với chi phí NVLTT là việc xây dựng định mức kế hoạch. Ngoài ra, để có thể phát hiện ra các biến động bất thường của chi phí, bộ phận kế toán sẽ định kỳ đối chiếu, so sánh giữa chi phí thực hiện với chi phí kế hoạch, chi phí định mức và chi phí của các kỳ kế toán khác. b. Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp Những sai sót và gian lận thường xảy ra đối với chi phí NCTT chẳng hạn như: Khai khống số nhân công tham gia vào quá trình sản xuất sản phẩm hay là việc chấm công không đúng với thực tế,… Từ những sai sót và gian lận rất dễ xảy ra đó, doanh nghiệp cần phải tăng cường kiểm soát chi phí thông qua các thủ tục kiểm soát sau: - Thực hiện việc phân công, phân nhiệm trong công tác về tiền lương giữa các bộ phận chức năng. 7 - Việc tuyển dụng nhân sự phải được tổ chức và kiểm soát chặt chẽ, mỗi nhân viên làm việc tại công ty phải có một bộ hồ sơ gốc lưu lại ở phòng quản lý nhân sự. - Xây dựng các chính sách về tiền lương - Các sổ sách về tiền lương như bảng tính lương, bảng tổng hợp chi phí tiền lương, sổ nhật ký chứng từ ghi sổ và sổ cái phải được thống nhất, hợp lý. - Lập định mức chi phí NCTT dựa trên cơ sở của quá trình sản xuất thử hay quá trình sản xuất trước đó để làm cơ sở cho việc tính lương và lập các kế hoạch khác. - Lập dự toán chi phí NCTT và theo dõi việc thực hiện kế hoạch này để kịp thời phát hiện ra những sai lệch giữa thực tế và kế hoạch. c. Kiểm soát chi phí sản xuất chung Việc tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất chung cần phải tuân theo các thủ tục kiểm soát sau: - Phân chia trách nhiệm giữa các bộ phận chức năng như quản lý, ghi chép, theo dõi và hạch toán chi phí sản xuất chung. - Tuân thủ đầy đủ các chế độ về tiền lương và các khoản trích theo lương của chế độ kế toán hiện hành. - Quy định một cách chặt chẽ trình tự ghi sổ, luân chuyển chứng từ,… - Căn cứ vào bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định kế toán tiến hành hạch toán, ghi sổ và phân bổ chính xác cho đúng đối tượng. - Các khoản chi bằng tiền khác cũng cần phải có chứng từ đầy đủ và phải có sự phê duyệt của cá nhân có thẩm quyền. d. Kiểm soát chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí bán hàng và chi phí QLDN là những chi phí thời kỳ và có liên quan trực tiếp đến kết quả kinh doanh trong kỳ của Doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp hạch toán không chính xác chi phí bán hàng và chi phí QLDN hoặc tính toán, phân bổ không hợp lý thì dẫn 8 đến kết quả kinh doanh trong kỳ không hợp lý và chính xác. Thủ tục kiểm soát và việc kiểm soát chi phí này cũng thực hiện tương tự như kiểm soát chi phí SXC. KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 Trong chương này, từ những lý luận chung sẽ giúp hiểu được bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ, đặc điểm của chi phí sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp và nội dung kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát chi phí. Kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh là hoạt động thiết yếu trong các doanh nghiệp sản xuất hiện nay. Để kiểm soát chi phí sản xuất kinh doanh tốt nhằm tiết kiệm chi phí tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp cần phải xây dựng một môi trường tốt, tổ chức hệ thống thông tin kế toán khoa học phù hợp với các dự toán đã đặt ra và đặc biệt là thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ thật sự hữu hiệu. CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ SXKD TẠI CÔNG TY TNHH MTV CAO SU CHƯ SẾ 2.1. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH MTV CAO SU CHƯ SÊ 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty Công ty TNHH MTV Cao su Chư Sê đã trải qua 3 giai đoạn chính: - Giai đoạn 1984 – 1995: Giai đoạn hình thành Công ty - Giai đoạn 1995 – 2010: Giai đoạn củng cố phát triển - Giai đoạn 2010 đến nay: Giai đoạn chuyển đổi cơ cấu và ổn định Sau đây, là một số số liệu về tình hình sản xuất và chế biến mủ cao su qua các năm: 9 Bảng 2.1. Tình hình sản xuất và chế biến mủ cao su qua các năm S TT Chỉ tiêu Diện tích cao su khai thác 2 Sản lượng khai thác 3 Năng suất khai thác Sản lượng cao su chế 4 biến nhập kho a. Khai thác b. Gia công ngoài 1 ĐVT Ha Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 5.783,68 5.783,68 5.993,94 5.988,32 Tấn Tấn/ha 10.389 1,796 9.018 1,56 9.073 1,51 8.719 1,45 Tấn 15.021 10.516 10.239 11.241 Tấn Tấn 10.389 4.632 9.018 1.498 9.073 1.166 8.719 2.522 2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty Công ty TNHH MTV Cao su Chư Sê là thành viên của Tập đoàn Công nghiệp Cao su Việt Nam với các chức năng trọng tâm như sau: - Trồng, chăm sóc, khai thác, chế biến mủ cao su. - Công nghiệp hóa chất phân bón, thương nghiệp bán buôn. - Khai hoang xây dựng vườn cây, thương nghiệp bán buôn. - Xây lắp các công trình kiến trúc dân dụng, công nghiệp và giao thông. - Đầu tư xây dựng, quản lý khai thác và kinh doanh công trình thủy điện, giao thông. 2.1.3. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Với đặc điểm là chăm sóc, khai thác, chế biến sản phẩm mủ cao su thiên nhiên, Công ty chỉ chế biến ra thành phẩm ở dạng thô rồi tiêu thụ, trong đó thị trường trong nước chiếm tỷ trọng khoảng 15%, còn lại 85% là xuất khẩu. 2.1.4. Đặc điểm của sản phẩm Sản phẩm chính của Công ty bao gồm: Cao su khối SVR3L, SVR5, SVR10. 10 2.1.5. Quy trình công nghệ sản xuất Mủ nước khai thác từ vườn cây vận chuyển về và xử lý nguyên liệu Gia công cơ học Sấy mủ Hoàn thiện sản phẩm Hình 2.1: Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất mủ cao su 2.1.6. Tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Ghi chú : Quan hệ trực tuyến: Quan hệ chức năng: Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty 11 2.1.7. Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty KẾ TOÁN TRƯỞNG Phó phòng TC - KT Kế toán tiền lương Kế toán vật tư Kế toán thanh toán Kế toán ngân hàng Kế toán tổng hợp Thủ quỹ Các nhân viên kế toán ở Ghi chú: đơn vị trực thuộc Quan hệ trực tuyến : Quan hệ chức năng : Hình 2.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Hình thức kế toán và chính sách kế toán áp dụng tại Công ty Hiện nay công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung. Công tác kế toán tại công ty hầu hết đã sử dụng phần mềm kế toán máy Fast. Phần mềm này được thiết kế phù hợp với các nguyên tắc tổ chức sổ kế toán theo quy định, do đó công tác kế toán sẽ trở nên đơn giản và mang lại hiệu quả cao. Các chính sách kế toán áp dụng tại Công ty Kỳ kế toán: Là một năm bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là: Đồng Việt Nam (VNĐ). Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Theo giá gốc. Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: Nhập trước – xuất trước. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên. 12 Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ: Theo giá gốc. Trong quá trình sử dụng, TSCĐ được ghi nhận theo nguyên giá, hao mòn lũy kế và giá trị còn lại. Phương pháp trích khấu hao TSCĐ: Theo phương pháp đường thẳng. 2.2. THỰC TẾ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ SXKD TẠI CÔNG TY TNHH MTV CAO SU CHƯ SÊ 2.2.1. Môi trường kiểm soát chi phí SXKD của Công ty 2.2.2. Hệ thống thông tin kế toán tại Công ty 2.2.3. Tình hình dự toán chi phí sản xuất kinh doanh tại công ty Qua nhiều năm, Công ty đã xây dựng và ngày càng hoàn thiện các định mức kinh tế kỹ thuật làm cơ sở cho việc xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch tài chính, kế hoạch chi chí cho từng năm. Thực tế, Công ty đã xây dựng định mức kinh tế kỹ thuật cho 1 ha cao su từ khâu trồng mới đến việc chăm sóc kiến thiết cơ bản và đưa vườn cây vào khai thác kinh doanh. Bên cạnh đó, cũng đã xây dựng định mức cho quá trình chế biến 1 tấn mủ quy khô ra các sản phẩm mủ khác. 2.2.4. Thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty a. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Chi phí nguyên vật liệu là khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm và các vật liệu này rất đa dạng về chủng loại nên dễ bị thất thoát, hao hụt, sử dụng không đúng mục đích,... Vì vậy, thủ tục kiểm soát chi phí NVLTT cần phải được quy định hết sức chặt chẽ, cẩn trọng nếu không sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động kinh doanh tại đơn vị. * Kiểm soát quá trình nhập kho NVLTT Đối với nhập kho nguyên vật liệu sẽ bao gồm nhập kho NVL từ bên ngoài và nhập kho NVL là mủ cao su khai thác từ vườn cây. 13 - Kiểm soát đối với NVL nhập từ bên ngoài: Hình 2.5: Lưu đồ kiểm soát chu trình nhập kho NVL từ bên ngoài 14 - Kiểm soát đối với NVL là mủ khai thác từ vườn cây: Hình 2.6: Lưu đồ kiểm soát chu trình nhập kho NVL khai thác từ vườn cây * Kiểm soát quá trình xuất kho NVLTT Hình 2.7: Lưu đồ kiểm soát chu trình xuất kho NVL 15 b. Chi phí nhân công trực tiếp Hình 2.8: Lưu đồ kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp Công ty c. Chi phí sản xuất chung Đối với chi phí sản xuất chung thực chất Công ty chỉ giao một phần chi phí (gồm chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác) nên rất khó để kiểm soát tình hình thực tế so với định mức đặt ra. Nếu như chi phí này được kiểm soát tốt sẽ giúp Công ty tiết kiệm rất nhiều chi phí phát sinh đồng thời giảm giá thành sản phẩm, nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. 16 d. Chi phí bán hàng Thủ tục kiểm soát đối với khoản mục còn tùy thuộc vào phương thức bán hàng vì rất khó xác định; Nếu bán hàng tại kho thì công ty chỉ chịu chi phí bốc dỡ, còn nếu bán hàng tại biên giới sẽ chịu thêm chi phí vận chuyển và lưu kho, lưu bãi. e. Chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp là toàn bộ chi phí phát sinh tại các Phòng ban của Công ty. Bao gồm: Chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí cho nhân viên quản lý (gồm tiền lương, phụ cấp và các khoản trích theo lương của cán bộ công nhân viên tại Công ty), chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền. Các khoản chi phí này đều được kiểm soát tương tự như chi phí sản xuất chung. 2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ SXKD TẠI CÔNG TY KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 Trong chương này, luận văn đã giới thiệu tổng quan về quá trình hình thành và phát triển của Công ty, đặc điểm kinh doanh và cơ cấu tổ chức quản lý, tổ chức kế toán và tình hình dự toán. Trên cơ sở đó, tập trung làm rõ thực trạng về kiểm soát chi phí SXKD. Bên cạnh những mặt mạnh, Công ty vẫn còn những mặt hạn chế tồn tại ảnh hưởng đến hoạt động SXKD. Vì vậy, tăng cường hệ thống kiểm soát nội bộ thông qua một số giải pháp hết sức cấp thiết và quan trọng nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động SXKD và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị. 17 CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ SXKD TẠI CÔNG TY TNHH MTV CAO SU CHƯ SÊ 3.1. HOÀN THIỆN MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT 3.1.1. Quan điểm điều hành, lãnh đạo 3.1.2. Cơ cấu tổ chức 3.1.3. Chính sách nhân sự 3.2. HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 3.2.1. Hoàn thiện hệ thống thông tin chung 3.2.2. Hoàn thiện hệ thống các chứng từ 3.2.3. Lập các báo cáo phân tích chi phí a. Báo cáo phân tích sự biến động chi phí NVL trực tiếp Chi phí NVL là chi phí chiếm tỷ trọng cao và quyết định giá thành sản phẩm, vì thế các nhà quản trị cần phải kiểm soát được chi phí này. Việc tăng hay giảm chi phí NVL này phụ thuộc vào nhiều yếu tố trong đó chủ yếu là do biến động về giá cả thị trường và yếu tố chủ quan của đơn vị trực thuộc trong quản lý, sử dụng và tuân thủ định mức. Yếu tố biến động của giá cả thị trường nằm ngoài tầm kiểm soát của công ty, tuy nhiên vấn đề này có thể hạn chế được một phần dựa vào khả năng dự báo của công ty. Bảng 2.7: Báo cáo phân tích biến động chi phí NVLTT phục vụ khai thác năm 2012 TT Tên NVL Dự Toán SL Đơn giá Thực tế SL Mức độ ảnh hưởng Đơn giá Do lượng Do giá 33,272,559 108,052,457 1 Ridomil 3,853 120,000 4,753 127,000 2 Vazơline 6,600 28,000 9,700 28,000 0 3 Ethephone 45,000 16,760 45,000 0 196,200,000 4 Phân vi sinh 12,400 7,800 4,915,842 TỔNG CỘNG 86,800,000 7,650 5,116,481 1,534,891,435 -737,376,291 1,568,163,994 -346,323,834 18 b. Báo cáo phân tích sự biến động chi phí nhân công trực tiếp Bảng 2.8: Tình hình thực hiện chi phí sản xuất năm 2012 Hạng mục công việc Chi phí khai I thác mủ 1 Chi phí NVLTT 2 Chi phí NCTT 3 Chi phí SXC Chi phí sơ chế II mủ 1 Chi phí NVLTT 2 Chi phí NCTT 3 Chi phí SXC TỔNG CỘNG CHI PHÍ SẢN XUẤT (I + II ) TT ĐVT Dự toán Thực tế Chênh lệch ( +; -) đồng 317,032,281,212 353,193,558,398 36,161,277,186 đồng 39,548,701,380 40,767,032,243 1,218,330,863 đồng 227,742,059,781 253,231,003,250 25,488,943,469 đồng 49,741,520,051 59,195,522,905 9,454,002,854 đồng 35,178,177,387 37,033,819,243 1,855,641,856 đồng đồng đồng 9,663,469,038 14,333,117,887 11,181,590,462 10,183,273,702 16,395,115,871 10,455,429,670 519,804,664 2,061,997,984 -726,160,792 đồng 352,210,458,599 390,227,377,641 38,016,919,042 Chi phí NCTT giữa thực tế cao hơn so với dự toán đề ra. Sự biến động này gắn với hai nhân tố là đơn giá nhân công và khối lượng lao động trực tiếp hao phí. Trong đó, đơn giá nhân công được trả theo quy chế của Công ty. Vì vậy, việc tăng lên giữa thực tế và dự toán thực chất là sự tăng lên của khối lượng lao động trực tiếp hao phí. b. Báo cáo phân tích sự biến động chi phí sản xuất chung Đối với chi phí SXC, mọi sự tăng lên so với dự toán đều được đánh giá là không tốt và mỗi bộ phận, cá nhân cần phải giải thích những nguyên nhân làm tăng chi phí đó.