Tài liệu Kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng trong doanh nghiệp

Chuyên đề tốt nghiệp Chương 1: Cơ sở lý luận CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1.1. Sự cần thiết và lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ: Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành. Nếu không có hệ thống kiểm soát nội bộ, làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, của người sử dụng lao động ? Làm sao quản lý được các rủi ro ? Làm thế nào có thể phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính ? Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ đem lại cho tổ chức các lợi ích như: Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh (sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm...). Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp. Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính. Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt của tổ chức cũng như các quy định của luật pháp. Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đặt ra. Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ (trường hợp Công ty cổ phần).  Cho nên, dù là bất kỳ doanh nghiệp nào cũng nên cần thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ để kiểm soát tốt mọi hoạt động của đơn vị, tạo điều kiện cho sự phát triển ngày một đi lên. GVHD: TS. Trần Phước 1 SVTH: Trần Thị Mỹ Linh Chuyên đề tốt nghiệp Chương 1: Cơ sở lý luận 1.1.2. Khái niệm và các yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ: 1.1.2.1. Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ: Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC): hệ thống KSNB được định nghĩa như là " một hệ thống gồm các chính sách, thủ tục được thiết lập tại đơn vị nhằm đảm bảo thực hiện các mục tiêu sau: - Bảo vệ tài sản của đơn vị không bị sử dụng lãng phí, gian lận hoặc không hiệu quả. - Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, cung cấp dữ liệu kế toán hợp lý, chính xác. - Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý. - Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý ". Định nghĩa trên cho thấy hệ thống Kiểm soát nội bộ được các nhà quản lý thiết lập để điều hành mọi nhân viên, mọi hoạt động trong Doanh nghiệp, và Kiểm soát nội bộ không chỉ giới hạn trong chức năng tài chính và kế toán, mà còn phải kiểm soát mọi chức năng khác như về hành chính, quản lý sản xuất. Trong các mục tiêu trên, 2 mục tiêu đầu là mục tiêu của Kiểm soát nội bộ về kế toán, còn 2 mục tiêu sau là mục tiêu của Kiểm soát nội bộ về quản lý. Theo Ủy ban COSO (Committee Of Sponsoring Organizations): " Kiểm soát nội bộ là một quá trình chịu ảnh hưởng bởi các nhà quản lý và các nhân viên của một tổ chức, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện ba mục tiêu sau: - Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả. - Thông tin đáng tin cậy. - Sự tuân thủ các luật lệ và quy định". Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam: Hệ thống kiểm soát nội bộ là hệ thống các chính sách và thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và thực hiện, nhằm tuân thủ các quy định, nội quy và luật pháp trong đơn vị, để ngăn ngừa, phát hiện và sửa chữa kịp thời các sai phạm, từ đó báo cáo tài chính phản ánh trung thực, hợp lý và đúng đắn của thông tin nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản trong đơn vị. GVHD: TS. Trần Phước 2 SVTH: Trần Thị Mỹ Linh Chuyên đề tốt nghiệp 1.1.2.2. Chương 1: Cơ sở lý luận Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ: Dù có sự khác biệt đáng kể về tổ chức hệ thống Kiểm soát nội bộ giữa các đơn vị (vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất, hoạt động, mục tiêu…) nhưng bất kỳ hệ thống Kiểm soát nội bộ nào cũng có những điểm phổ biến hiện nay, Kiểm soát nội bộ bao gồm 5 yếu tố: (cách phân chia do COSO đưa ra năm 1992 và được thừa nhận ở nhiều nơi như IFAC, AICPA…) GVHD: TS. Trần Phước 3 SVTH: Trần Thị Mỹ Linh Chuyên đề tốt nghiệp Chương 1: Cơ sở lý luận 1.1.2.2.1. Môi trƣờng kiểm soát: Phản ánh sắc thái chung của đơn vị, chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị, là nền tảng đối với các bộ phận khác của kiểm soát nội bộ. Các nhân tố chính: - Tính chính trực và giá trị đạo đức: nhà quản lý cần xây dựng những chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị và cư xử đúng đắn, nhà quản lý cần phải làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực và cần phải phổ biến những quy định đến mọi thành viên bằng các thể thức thích hợp. - Đảm bảo về năng lực: là đảm bảo nhân viên có được kỹ năng và hiểu biết để thực hiện nhiệm vụ. Vì thế, nhà quản lý chỉ nên tuyển dụng các nhân viên có kiến thức và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao. - Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát: Nhiều nước trên thế giới, yêu cầu các công ty cổ phần có niêm yết trên Thị trường chứng khoán cần thành lập Ùy ban kiểm soát. Uỷ ban này không tham gia vào việc điều hành đơn vị mà có vai trò trong việc thực hiện các mục tiêu, giám sát việc tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập báo cáo tài chính, giữ sự độc lập của Kiểm toán nội bộ… Ở Việt nam, Luật doanh nghiệp 2005 quy định một số loại hình công ty phải có Ban kiểm soát trực thuộc Đại hội đồng cổ đông và đóng vai trò như Uỷ ban kiểm soát. - Cơ cấu tổ chức: là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, một cơ cấu phù hợp là cơ sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động. Cơ cấu tổ chức được thể hiện qua sơ đồ tổ chức, và cần phù hợp với quy mô và đặc thù hoạt động của đơn vị. - Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm: Phân định quyền hạn và trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức, nó cụ thể hóa quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vị, giúp họ hiểu họ có nhiệm vụ gì và hành vi của họ sẽ ảnh hưởng đến tổ chức như thế nào. Do đó, đơn vị cần thể chế hóa bằng văn bản về những quyền hạn và trách nhiệm giữa họ với nhau. - Chính sách nhân sự: là các chính sách và thủ tục của nhà quản lý về tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải… nhà quản lý chọn những nhân viên có đủ năng lực, kinh nghiệm, đạo đức tốt thì góp phần lớn đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát. GVHD: TS. Trần Phước 4 SVTH: Trần Thị Mỹ Linh Chuyên đề tốt nghiệp Chương 1: Cơ sở lý luận 1.1.2.2.2. Đánh giá rủi ro: - Rủi ro là những vấn đề làm mục tiêu không đạt được - Đánh giá rủi ro là là việc nhận dạng và phân tích rủi ro đe dọa đến mục tiêu Đối với mọi hoạt động của đơn vị đều có phát sinh những rủi ro và khó có thể kiểm soát tất cả. Vì vậy, các Nhà quản lý phải đánh giá và phân tích những nhân tố ảnh hưởng tạo nên rủi ro làm cho những mục tiêu có thể không đạt được và cố gắng kiểm soát để tối thiểu hóa những tổn thất do các rủi ro này gây ra. - Xác định mục tiêu của đơn vị: Mục tiêu là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro. Rủi ro ở đây được xác định là rủi ro tác động khiến cho mục tiêu đó có khả năng không thực hiện được. - Nhận dạng rủi ro: rủi ro có thể tác động đến tổ chức ở mức độ toàn đơn vị (sự đổi mới kỹ thuật, nhu cầu khách hàng thay đổi, sự cải tiến sản phầm, chính sách nhà nước…) hay chỉ ảnh hưởng đến từng hoạt động cụ thể (hoạt động bán hàng, mua hàng, kế toán…) rồi liên quan đến mức độ rộng hơn. Nhà quản lý có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau: phương tiện dự báo, phân tích dữ liệu, rà soát hoạt động thường xuyên. Với các doanh nghiệp nhỏ, Nhà quản lý có thể tiếp xúc với khách hàng, ngân hàng, các buổi họp nội bộ. - Phân tích và đánh giá rủi ro: đây là công việc khá phức tạp vì rủi ro rất khó định lượng và có nhiều phương pháp khác nhau. Một quy trình bao gồm: ước lượng tầm cỡ của rủi ro có thể ảnh hưởng đến mục tiêu, xem xét khả năng xảy ra rủi ro và những biện pháp có thể sử dụng đối phó với rủi ro. GVHD: TS. Trần Phước 5 SVTH: Trần Thị Mỹ Linh Chuyên đề tốt nghiệp Chương 1: Cơ sở lý luận 1.1.2.2.3. Hoạt động kiểm soát: Hoạt động kiển soát là những chính sách và những thủ tục để đảm bảo kiểm soát được các rủi ro Các hoạt động kiểm soát: Phân chia trách nhiệm: theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm - Không để cho một cá nhân nắm tất cả các chức năng của một nghiệp vụ - Không cho phép kiêm nhiệm giữa một số bước công việc trong một chức năng Mục đích để cho các nhân viên kiểm soát lẫn nhau. Ví dụ như thủ quỹ và kế toán phải tách biệt với nhau, kế toán kho và thủ kho phải tách biệt, người phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản. Kiểm soát quá trình xử lý thông tin: Để thông tin đáng tin cậy thì cần thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ. Quan trọng nhất đó là kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách và việc phê chuẩn các loại nghiệp vụ phải đúng đắn. Bảo vệ tài sản (kiểm soát vật chất): Việc so sánh, đối chiếu giữa số sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế bắt buộc phải được thực hiện định kỳ. Điều tra nguyên nhân, qua đó phát hiện những yếu kém tồn tại trong đơn vị. Hoạt động này thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, kể cả những ấn chỉ đã được đánh số thứ tự trước nhưng chưa sử dụng, hạn chế tiếp cận phần mềm, tài sản của đơn vị… Phân tích rà soát: Xem xét lại những việc đã được thực hiện bằng cách so sánh số thực tế với số kế hoạch, dự toán, kỳ trước. Đơn vị thường xuyên rà soát thì có thể phát hiện những vấn đề bất thường, để có thể thay đổi kịp thời chiến lược hoặc kế hoạch, điều chỉnh thích hợp. 1.1.2.2.4. Thông tin và truyền thông: Hệ thống thông tin của một đơn vị có thể dược xử lý trên máy tính, qua hệ thống thủ công hoặc kết hợp cả hai, miễn là bảo đảm các yêu cầu chất lượng của thông tin là thích hợp, cập nhật, chính xác và truy cập thuận tiện. Trong đó, cần chú ý các khía cạnh sau: GVHD: TS. Trần Phước 6 SVTH: Trần Thị Mỹ Linh Chuyên đề tốt nghiệp Chương 1: Cơ sở lý luận - Mọi thành viên của đơn vị phải hiểu rõ công việc của mình, tiếp nhận đầy đủ và chính xác các chỉ thị từ cáp trên, hiểu rõ mối quan hệ với các thành viên khác và sử dụng được những phương tiện truyền thông trong đơn vị. - Các thông tin từ bên ngoài cũng phải được tiếp nhận và ghi nhận trung thực, đầy đủ, để đơn vị có những phản ứng kịp thời. Trong hệ thống thông tin (HTTT), thì hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ quan trọng, bao gồm HTTT kế toán tài chính và HTTT kế toán quản trị, tổng hợp ghi nhận tất cả các sự kiện kinh tế phát sinh. Hai bộ phận này phần lớn sử dụng chung dữ liệu đầu vào nhưng sản phẩm đầu ra khác nhau. Kiểm toán viên thường chú ý đến hệ thống thông tin kế toán tài chính. 1.1.2.2.5. Giám sát: Là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát. Xác định Kiểm soát nội bộ có vận hành đúng như thiết kế hay không và có cần sửa đổi cho phù hợp với từng thời kỳ hay không. Giám sát thường xuyên (tiếp cận các ý kiến góp ý từ khách hàng, nhà cung cấp, các biến động bất thường…) hay định kỳ (các cuộc kiểm toán định kỳ do kiểm toán viên nội bộ, hoặc do kiểm toán viên độc lập thực hiện).  Toàn bộ năm cấu phần này vận hành tạo thành một nền tảng vững chắc cho hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp đặt trong bối cảnh của lãnh đạo trực tiếp, những giá trị được chia sẻ và một văn hóa doanh nghiệp chú trọng đến tính chịu trách nhiệm và kiểm soát. Trong khi đó, những rủi ro khác nhau mà doanh nghiệp phải đối mặt được xác định và đánh giá định kỳ ở các cấp độ và các bộ phận chức năng khác nhau trong doanh nghiệp. Những hoạt động kiểm soát và những cơ chế tương ứng sẽ được chủ động thiết lập nhằm đối phó và hạn chế những rủi ro trọng yếu. Những thông tin quan trọng liên quan đến việc xác định rủi ro phục vụ doanh nghiệp đạt được mục tiêu được trao đổi thông qua những kênh khác nhau theo chiều dọc từ trên xuống dưới và ngược lại cũng như chiều ngang trong toàn bộ doanh nghiệp. Hệ thống kiểm soát nội bộ được giám sát thường xuyên và những vấn đề nảy sinh được xử lý kịp thời. GVHD: TS. Trần Phước 7 SVTH: Trần Thị Mỹ Linh Chuyên đề tốt nghiệp 1.2. Chương 1: Cơ sở lý luận KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1.2.1. Hoạt động của chu trình mua hàng – thanh toán: Chu trình Mua hàng – Thanh toán bao gồm những sự kiện liên quan tới hoạt động mua hàng và thanh toán tiền. Có 4 sự kiện kinh tế được ghi chép và xử lý trong chu trình Mua hàng – Thanh toán, đó là: -Đặt hàng hay dịch vụ cần thiết -Nhận hàng hay dịch vụ đã yêu cầu -Xác định nghĩa vụ thanh toán -Thanh toán tiền Sơ đồ 1.1 – Sơ đồ dòng dữ liệu Quy trình mua hàng GVHD: TS. Trần Phước 8 SVTH: Trần Thị Mỹ Linh Chuyên đề tốt nghiệp Chương 1: Cơ sở lý luận Theo sơ đồ thì chu trình gồm các hoạt động cơ bản sau: 1.2.1.1. Nhận biết nhu cầu và yêu cầu hàng hóa dịch vụ: Đây là hoạt động đầu tiên trong quy trình mua hàng – thanh toán . Bất cứ bộ phận nào có nhu cầu về dịch vụ hoặc hàng hóa, nguyên vật liệu đều lập yêu cầu mua hàng gửi bộ phận mua hàng. Tuy nhiên, thông thường yêu cầu mua hàng được lập bởi bộ phận kho hàng khi cần bổ sung hàng tồn kho. Chứng từ ghi nhận yêu cầu này là "Yêu cầu mua hàng". 1.2.1.2. Đặt hàng với nhà cung cấp: Sau khi nhận Yêu cầu mua hàng, bộ phận mua hàng lựa chọn hoặc tìm kiếm nhà cung cấp để nhằm đạt 3 yêu cầu cơ bản: giá cả, chất lượng hàng mua và sự tin cậy trong bán hàng, giao hàng. Sau khi lựa chọn nhà cung cấp, bộ phận mua hàng đàm phán và lập đơn đặt hàng gửi cho nhà cung cấp đã lựa chọn để xác định các yêu cầu về hàng mua cũng như yêu cầu liên quan tới việc giao hàng. Nhà cung cấp xem xét và nếu chấp nhận ĐĐH thì gửi thông báo và hai bên ký kết hợp đồng. 1.2.1.3. Nhận hàng và nhập kho: Khi nhà cung cấp giao hàng tại điểm được chỉ định trong đơn đặt hàng, bộ phận nhận hàng có nhiệm vụ kiểm tra số lượng, chất lượng hàng, đối chiếu với giấy gửi hàng của nhà cung cấp, đối chiếu với đơn đặt hàng để chấp nhận hay không chấp nhận việc giao hàng của nhà cung cấp. Lúc này hoạt động mua hàng được kết thúc. Sau khi kiểm nhận, bộ phận nhận hàng lập Phiếu nhập kho báo cáo về hàng nhận. Sau đó, hàng được làm thủ tục nhập kho. Lúc này, thủ kho ký vào PNK và trách nhiệm quản lý hàng được chuyển giao bộ phận kho hàng. 1.2.1.4. Ghi nhận và xác định nghĩa vụ phải trả người bán: Khi nhà cung cấp gửi Hóa đơn bán hàng, kế toán thanh toán tiến hành đối chiếu hóa đơn với các chứng từ gốc liên quan như đơn đặt hàng, PNK, và tổ chức theo dõi khoản phải trả nhà cung cấp. 1.2.1.5. Thanh toán cho nhà cung cấp: Tới ngày cần thanh toán, kế toán thanh toán tiến hành lập các thủ tục để chuyển cho bộ phận quỹ hoặc bộ phận thanh toán ngân hàng để thanh toán cho nhà cung cấp. Sau khi thanh toán, căn cứ vào các chứng từ liên quan như Phiếu chi hoặc Ủy nhiệm chi để làm căn cứ nhập liệu, ghi giảm khoản phải trả nhà cung cấp. GVHD: TS. Trần Phước 9 SVTH: Trần Thị Mỹ Linh Chuyên đề tốt nghiệp Chương 1: Cơ sở lý luận 1.2.2. Chức năng và mục tiêu của chu trình Mua hàng – Thanh toán: 1.2.2.1. Chức năng: - Mua hàng - Trả tiền hàng - Ghi nhận nghiệp vụ và chuẩn bị báo cáo 1.2.2.2. Mục tiêu: Mục tiêu của chức năng mua hàng: mua đúng, mua đủ, mua kịp thời theo sự phê duyệt mua hàng: - Mua đúng: tức là phải đảm bảo về đúng hàng (tên hàng, quy cách, phẩm chất và sự mô tả hàng), đúng nhà cung cấp, đúng giá ( giá càng thấp càng tốt và cao nhất là một giá nào đó đã được xác định) - Mua đủ: đủ số lượng theo phê duyệt - Mua kịp thời: Khoảng thời gian từ lúc đặt hàng tới lúc nhận hàng chỉ được phép trong một ngưỡng định mức Mục tiêu của chức năng trả tiền: Trả đúng, trả đủ, trả kịp thời số tiền thực sự phải trả cho người cung cấp: - Trả đúng: tức là phải đảm bảo trả đúng nhà cung cấp, đúng hàng đã mua (mà không phải là thanh toán nhầm cho một lô hàng nào khác), đúng giá đã thỏa thuận. - Trả đủ : đủ số tiền thật sự nợ nhà cung cấp - Mua kịp thời: kịp thời hạn đã cam kết với nhà cung cấp Mục tiêu của chức năng ghi nhận nghiệp vụ và chuẩn bị báo cáo: Phải ghi nhận và báo cáo một cách đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn và rõ ràng về: + Chi tiết tình hình Nhập – X uất– Tồn của từng thứ, từng loại vật tư của bất cứ thời kỳ nào vào bất cứ thời điểm nào. + Chi tiết tình hình công nợ phải trả đối với tất cả NCC, từng nhà cung cấp, cùng với việc phân tích tuổi nợ, hạn mức tín dụng tối đa được hưởng, khả năng chấp nhận của NCC… GVHD: TS. Trần Phước 10 SVTH: Trần Thị Mỹ Linh Chuyên đề tốt nghiệp Chương 1: Cơ sở lý luận 1.2.3. Hệ thống thông tin kế toán trong chu trình mua hàng – thanh toán: 1.2.3.1. Hệ thống chứng từ kế toán - Yêu cầu mua hàng : Đây là chứng từ được lập bởi các bộ phận trong Doanh nghiệp khi có nhu cầu về hàng hóa hoặc dịch vụ, bao gồm trình bày về chủng loại, mặt hàng, số lượng hàng, yêu cầu về thời gian nhận hàng. Yêu cầu mua hàng này được gửi về bộ phận mua hàng và phải được sự chấp thuận của người quản lý bộ phận yêu cầu. - Đơn đặt hàng mua: Chứng từ này được lập bởi bộ phận mua hàng, xác định yêu cầu của Doanh nghiệp với nhà cung cấp về mặt hàng, giá cả, chất lượng, số lượng hàng, thời gian, địa điểm, phương tiện giao hàng; các yêu cầu về thanh toán… Nếu đơn đặt hàng được nhà cung cấp chấp thuận thì một hợp đồng mua bán sẽ được thảo ràng buộc trách nhiệm hai bên. - Báo cáo nhận hàng : Loại chứng từ soạn thảo vào lúc nhận hàng hóa vật chất, nêu rõ mặt hàng, số lượng nhận được, ngày nhận và các dữ kiện thích đáng khác. Biên nhận hàng hóa và dịch vụ trong tiến trình kinh doanh bình thường, phản ánh ngày mà khách hàng thường thừa nhận nghiệp vụ mua hàng. - Phiếu nhập kho: Chứng từ này được bộ phận nhận hàng lập căn cứ số lượng, chất lượng, quy cách hàng thực nhận. Số liệu thực nhập được làm căn cứ ghi tăng TK Hàng tồn kho. Thông tin về hàng nhận được truyền tới các bộ phận liên quan như kế toán, mua hàng, kho hàng… - Hóa đơn bán hàng của người bán : Đây là chứng từ xác định quyền sở hữu hàng được chuyển cho người mua và nghĩa vụ thanh toán của người mua đối với người bán. Gồm những thông tin: mặt hàng, số lượng hàng hóa và dịch vụ nhận được, giá gồm cả cước phí vận chuyển, các phương thức chiết khấu tiền mặt, và ngày tính Hóa đơn. - Chứng từ thanh toán : Chứng từ này được dùng trong hệ thống "Thanh toán theo chứng từ", nhằm ghi nhận các thông tin liên quan tới khoản cần thanh toán cho một hóa đơn nào đó. - Chứng từ trả lại hàng mua : Chứng từ này được bộ phận mua hàng lập khi hàng mua không đúng yêu cầu, cần trả lại cho người bán. Chứng từ này ghi đầy đủ mặt hàng, số lượng, giá đơn vị, số tiền của hàng bị trả lại. GVHD: TS. Trần Phước 11 SVTH: Trần Thị Mỹ Linh Chuyên đề tốt nghiệp Chương 1: Cơ sở lý luận - Chi phiếu: Phương tiện để thanh toán cho nghiệp vụ mua hàng khi kỳ thanh toán đến hạn, có thể là Phiếu chi hoặc Ủy nhiệm chi... Sau khi Chi phiếu được người có trách nhiệm ký thì nó là một tài sản. Khi Chi phiếu được bên bán lĩnh tiền và xóa sổ ở tài khoản ngân hàng của bên mua thì nó được gọi là Chi phiếu đã thanh toán. 1.2.3.2. Hệ thống sổ kế toán Các tài khoản sử dụng trong chu trình cung ứng: - TK 156 : Hàng hóa - TK 153 : Công cụ, dụng cụ. - TK 331 : Phải trả người bán. - TK 111 : Tiền mặt. - TK 112 : Tiền gửi ngân hàng. Các sổ kế toán được sử dụng: - Sổ chi tiết TK 156, 153, 331, 111, 112 - Sổ Cái TK 156, 153, 331, 111, 112. 1.2.3.3. Hệ thống báo cáo kế toán Tùy theo yêu cầu của nhà quản trị mà sẽ có những báo cáo nào được sử dụng; đối với việc ghi chép bằng máy tính thì nếu có chương trình phần mềm phù hợp với đặc điểm của từng đơn vị thì kế toán sẽ dễ dàng và nhanh chóng tổng hợp được số liệu từ các tập tin chính và tập tin nghiệp vụ để có được thông tin cần tìm. Chẳng hạn: - Bảng chi tiết hàng hóa: Cho thấy lượng hàng hóa, vật tư trong kho còn bao nhiêu để có chính sách mua hàng kịp thời và hợp lý, không làm ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất của công ty. - Báo cáo mua hàng: Xem xét, đối chiếu về số lần mua hàng có đúng như hóa đơn trên thực tế và đối chiếu với nhà cung ứng hàng để kiểm soát việc ghi chép sổ sách. - Bảng kê chi tiết của người bán: Là báo cáo được lập hàng tháng bởi người bán, chỉ rõ số dư đầu kỳ, các lần mua, các khoản thanh toán cho người bán, và số dư cuối kỳ. GVHD: TS. Trần Phước 12 SVTH: Trần Thị Mỹ Linh Chuyên đề tốt nghiệp Chương 1: Cơ sở lý luận 1.2.4. Những rủi ro thƣờng xuất hiện trong chu trình mua hàng – thanh toán Rủi ro 1. Hàng hóa được đặt lớn hơn nhu cầu Tình trạng Tăng chi phí hàng tồn kho và chi phí lưu kho 2. Đặt mua những mặt hàng không trong Tăng chi phí hàng tồn kho và phí lưu kho nhu cầu 3. Không đặt hàng những mặt hàng cần mua 4. Có sự thông đồng giữa nhân viên mua hàng và người bán để đạt mục đích cá nhân 5. Tạo những hóa đơn giả và những tài liệu mua hàng khác 6. Sai sót và gian lận trong việc kiểm kê hàng hóa, hàng tồn kho Thiệt hại do thiếu hàng cho nhu cầu của đơn vị Khả năng nhân viên mua hàng làm tăng giá hàng mua vào Hàng mua bị khai khống, tiền mặt bị biển thủ do cố ý làm mất mát Khai khống hàng tồn kho 7. Bỏ quên khoản phải trả NCC Không báo cáo đúng về nợ phải trả 8. Người bán tăng giá hàng 9. Thiệt hại hàng hóa trong quá trình vận chuyển 10. Lỗi của NCC trong việc tính toán tổng giá trị trên Hóa đơn 11. Lỗi trong việc ghi NV mua hàng và đặt hàng khi ghi vào TK phải trả người bán 12. Lỗi trong việc ghi chép NV mua hàng vào TK hàng mua và chi phí Giá trị hàng mua tăng Những mặt hàng kém chất lượng đưa vào sử dụng mà không được phát hiện Khoản phải trả NCC tăng Sổ Cái TK phải trả người bán mất cân đối TK hàng mua và chi phí không được phản ánh đúng so với thực tế 13. Những chiết khấu mua hàng bị mất Giá trị hàng mua tăng vì sự thanh toán muộn 14. Sự thanh toán lại những Hóa đơn đã thanh toán 15. Thanh toán sai, cả những khoản không cho phép và những khoản quá mức cho phép 16. Thanh toán cho những mặt hàng không nhận được 17. Sai lệch từ những khoản thanh toán nhỏ 18. Thanh toán cho nhân viên mua hàng những khoản không được duyệt GVHD: TS. Trần Phước Giá trị hàng mua tăng Tiền mặt thất thoát, giá trị của hàng mua và dịch vụ tăng hơn mức thực tế Giá trị hàng mua tăng Sự thất thoát tiền mặt Sự thất thoát tiền mặt 13 SVTH: Trần Thị Mỹ Linh Chuyên đề tốt nghiệp Chương 1: Cơ sở lý luận 19. Gian lận trong việc sửa đổi và thanh Sự thất thoát tiền mặt toán bằng sec của nhân viên 20. Làm giả sec thanh toán Số dư TGNH sai so với thực tế 21. Việc truy nhập vào dữ liệu liên quan Làm mất hoặc làm giả những bản ghi quan đến NCC bởi những người không trọng liên quan đến NCC có thẩm quyền 22. Người chịu trách nhiệm về tiền, hàng Sự mất mát hoặc nguy cơ mất mát của tài sản, tồn kho, khoản phải trả là những người có thể bao gồm những tài liệu cần thiết về khoản không có khả năng phải trả NCC trong thời gian chiết khấu 1.2.5. Các thủ tục kiểm soát chung: 1.2.5.1. Kiểm soát chung: - Tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm Kiểm soát hoạt động tổ chức Kiểm soát chứng từ - Thực hiện tuần tự các bước cơ bản theo chương trình đã được lập trình sẵn Cập nhật chứng từ: các bản sao về chứng từ, sơ đồ luân chuyển chứng từ, các báo cáo - Đối chiếu giữa Sổ chi tiết và Sổ tổng hợp TK phải trả NCC và TK Kiểm soát việc giải HTKho trình tài sản - Đối chiếu giữa Bảng cân đối TK tại ngân hàng với các Bảng cân đối TK tiền trong Sổ Cái - Các nhân viên phải được đào tạo về nghiệp vụ để đảm bảo tiền mặt tại quỹ được an toàn. Kiểm soát quá trình quản lý - Sự kiểm tra nên được thực hiện ở quá trình mua hàng, chính sách mua hàng, trình tự thanh toán. - Người quản lý xem xét lại các bản phân tích định kỳ, các bản tóm tắt sơ lược về tình hình tổ chức… - Dữ liệu liên quan đến nghiệp vụ mua hàng và thanh toán nên được Kiểm soát hoạt động thiết lập rõ ràng dữ liệu trung tâm - Hệ thống thông tin và nhân viên kế toán nên được giám sát và xem xét về hoạt động GVHD: TS. Trần Phước 14 SVTH: Trần Thị Mỹ Linh Chuyên đề tốt nghiệp Chương 1: Cơ sở lý luận - Tất cả các nghiệp vụ mua hàng phải được các nhà quản lý thông Kiểm soát sự ủy quyền qua - Trong hệ thống máy tính, sự ủy quyền được này được thực hiện bởi phần mềm ứng dụng - Nhân viên sẽ lập mật mã để truy cập vào phần công việc được giao - Ghi chép tất cả những nghiệp vụ mua hàng và thanh toán. Đồng thời định kỳ kiểm tra Kiểm soát việc đăng nhập dữ liệu - Thường xuyên sao lưu các file Phải trả NCC và tồn kho hàng hóa vào đĩa từ - Giám sát, bảo vệ hàng tồn kho - Tổ chức Sổ nhật ký giám sát tất cả các nghiệp vụ truy xuất dữ liệu trong file 1.2.5.2. Kiểm soát ứng dụng: - Chuẩn bị các giấy tờ hợp lý, được đánh số liên tục và phải có sự ký duyệt của những người có thẩm quyền liên quan đến việc mua Kiểm soát việc nhập dữ liệu hàng và thanh toán - Các ĐĐH, báo cáo nhận hàng và cac Hóa đơn đã được xác nhận (bằng chương trình đã lập trình sẵn) trước khi nhập vào máy tính - Chỉnh sửa các lỗi trong quá trình nhập liệu trước khi cung cấp thông tin chho NCC và ghi vào Sổ Hàng tồn kho - Các chứng từ phải được phê chuẩn hợp lý - Kiểm tra đối chiếu SL thực nhận với Hóa đơn Kiểm soát - Đối chiếu SL trên ĐĐH và báo cáo nhận hàng quá trình - Giám sát các NV mua hàng chưa hoàn thành xử lý dữ liệu - Đối chiếu số liệu giữa Sổ chi tiết, Sổ tổng hợp và Sổ Cái - Giám sát thời hạn chiết khấu nếu được chiết khấu thanh toán - Chỉnh sửa dữ liệu trong quá trình xử lý nếu có lỗi Kiểm soát thông tin - Xây dựng chính sách mua hàng và chính sách thanh toán hợp lý GVHD: TS. Trần Phước 15 SVTH: Trần Thị Mỹ Linh Chuyên đề tốt nghiệp đầu ra Chương 1: Cơ sở lý luận - Thiết lập hệ thống kiểm tra ngân sách liên quan đến NV mua hàng. Xem xét CP mua hàng và tốc độ chu chuyển HTK - Hàng tháng so sánh các bản kê từ NCC với số dư trên TK phải trả NCC tại đơn vị 1.2.6. Những thủ tục kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn: 1.2.6.1. - Kiểm soát quá trình mua hàng: Kiểm soát nhu cầu mua hàng:  Đề nghị mua hàng: tất cả các nghiệp vụ mua hàng đều phải có giấy đề nghị, phân công người đề nghị mua hàng, giấy đề nghị phải được đánh số thứ tự và được theo dõi tiến độ thực hiện.  Phê duyệt mua hàng: giao cho người có trách nhiệm, xem xét vấn đề tồn kho tối đa tối thiểu (định mức tồn kho)  Lựa chọn nhà cung cấp: đảm bảo tiếp cận được nhà cung cấp với giá cả hợp lý nhất - Các thủ tục kiểm soát quan trọng khi lựa chọn nhà cung cấp:  Đề nghị nhà cung cấp báo giá ngay khi đề nghị mua hàng: giúp hạn chế rủi ro khi nhân viên mua hàng báo giá sai và nhận hoa hồng, nên đấu thầu lựa chọn nhà cung cấp hoặc phải có ít nhất 3 bảng báo giá, thường xuyên đổi nhân viên mua hàng, kỷ luật nghiêm khắc đối với những trường hợp sai phạm do cố ý  Việc phê duyệt lựa chọn nhà cung cấp do nhà quản lý cấp cao thực hiện  Kiểm soát tốt nhà cung cấp, thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm  Quản lý tốt danh sách nhà cung cấp - Đặt hàng và cam kết mua hàng:  Tất cả nghiệp vụ mua hàng có số lượng vượt qua một ngưỡng nào đó đều phải lập đơn đặt hàng căn cứ vào giấy đề nghị mua hàng  Chỉ có bộ phận mua hàng mói có quyền lập đơn đặt hàng, theo dõi chặt chẽ việc phát hành các đơn đặt hàng  Theo dõi các lô hàng đã quá hạn giao hàng nhưng vẫn chưa nhận được GVHD: TS. Trần Phước 16 SVTH: Trần Thị Mỹ Linh Chuyên đề tốt nghiệp 1.2.6.2. Chương 1: Cơ sở lý luận Kiểm soát quy trình nhận hàng: - Lưu chứng từ theo ngày nhận hàng - Nếu hàng giao không đúng thỏa thận bộ phận nhận hàng có thể từ chối - Phải lập báp cáo nhận hàng ghi rõ số lượng, chủng loại, chất lượng, phiếu nhập kho phân thành 3 liên - Các thủ tục kiểm soát quan trọng đối với khâu nhận hàng  Nhận hàng nên dược giao cho bộ phận độc lập  Khi nhận hàng cần phải lập báo cáo nhận hàng  Cần kiểm soát hồ sơ đơn đặt hàng chưa nhận và đã nhận  Chuyển hàng đến nơi lưu trữ quy định 1.2.6.3. - Kiểm soát quá trình tồn trữ: Bảo quản hàng:  Bảo quản cẩn thận ở các kho, kho phải có ổ khóa, giữ bí mật về vị trí và cách quản lý bố trí kho tránh trường hợp gian lận mất cắp  Giao trách nhiệm quản lý kho cho một cá nhân cụ thể  Thủ kho phải mở sổ theo dõi Nhập – xuất – tồn  Thủ lho chỉ được xuất hàng khi có chỉ thị của người có thẩm quyền, sắp xếp kho ngăn nắp khoa học.  Đối với những mặt hàng dễ mất phẩm chất thì phải áp dụng phương pháp FIFO - Kiểm kê kho:  Phương pháp kiểm kê  Trình tự kiểm kê 1.2.6.4. - Kiểm soát nợ phải trả Có quy định về luân chuyển chứng từ để đảm bảo hóa đơn nhà cung cấp được chuyển ngay đến phòng kế toán. - Kế toán công nợ sẽ theo dõi hóa đơn: ngày đến hạn thanh toán, những thông tin chi tiết trên hóa đơn - Sau khi kiểm tra sự chính xác của hóa đơn, lưu theo thứ tự của thời hạn thanh toán - Chi trả tiền cho nhà cung cấp: để kiểm soát tốt nên hạn chế thanh toán bằng tiền mặt, nếu chi bằng tiền mặt phải xuất trình Chứng minh nhân dân và Giấy giới thiệu GVHD: TS. Trần Phước 17 SVTH: Trần Thị Mỹ Linh Chuyên đề tốt nghiệp Chương 1: Cơ sở lý luận với nhà cung cấp, chứng từ thanh toán cuối cùng được lưu vào hồ sơ chi tiền theo thứ tự phiếu chi. Quy định về hàng bị trả lại và giảm giá: - Kế toán cần đối chiếu công nợ vào thời điểm cuối kỳ kế toán - Để kiểm soát tốt hơn công nợ, hóa đơn đã trả tiền cần được đóng dấu đã thanh toán GVHD: TS. Trần Phước 18 SVTH: Trần Thị Mỹ Linh Chuyên đề tốt nghiệp Chương 2: Thực trạng KSNB CT mua hàng – thanh toán CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN HÓA VĂN LANG - SIÊU THỊ VĂN HÓA VĂN LANG 2.1. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN HÓA VĂN LANG – SIÊU THỊ VĂN HÓA VĂN LANG: 2.1.1. Công ty cổ phần văn hóa Văn Lang: Tên giao dịch: CÔNG TY CỔ PHẦN VĂN HÓA VĂN LANG Địa chỉ trụ sở chính: 117 Nguyễn Văn Đậu, phường 15, quận Tân Bình, Tp HCM. Mã số thuế: 0301458989. Phạm vi hoạt động: Công ty có 3 chi nhánh - Siêu thị Văn Hóa Văn Lang (Số 01 Quang Trung, phường 11, quận Gò Vấp). - Nhà sách Văn Lang (Số 09 Phan Đăng Lưu, quận Bình Thạnh). - VP Công Ty và Nhà Sách (Số 40-42 Nguyễn Thị Minh Khai, quận 1). 2.1.2. Siêu Thị Văn Hóa Văn Lang: 2.1.2.1. Sơ lƣợc về siêu thị Văn Hóa Văn Lang: -Tên giao dịch: Cty CP Văn Hóa Văn Lang – Siêu Thị Văn Hóa Văn Lang. -Địa chỉ: Số 01, Quang Trung, phường 11, Quận Gò Vấp, Tp. Hồ Chí Minh. -Giấy CNĐKKD Số: 4112018340. -Ngày cấp giấy CNĐKKD: 31/05/2005. -Tên cơ quan cấp: Sở Kế hoạch và Đầu tư. -Điện thoại: (08) 39894523- 39894524. -Fax: (08) 39894522. -Mã số thuế: 0301458989-001. -Email: [email protected]. -Website: www.vanlangbooks.com ; www.vanlang.vn. GVHD: TS. Trần Phước 19 SVTH: Trần Thị Mỹ Linh Chuyên đề tốt nghiệp 2.1.2.2. Chương 2: Thực trạng KSNB CT mua hàng – thanh toán Quá trình hình thành và phát triển: Ngày 30/04/2004,Siêu thị Văn Hóa Văn Lang được khởi công tại Ngã Sáu Gò Vấp ( vị trí rất thuận lợi cho việc phát triển ngành thương mại) trên diện tích 8000 m² và kinh phí gần 45 tỷ đồng. Ngày 31/05/2005, Siêu thị được Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Tp Hồ Chí Minh cấp giấy phép kinh doanh số 4112018340. Ngày 01/10/2005, Siêu thị Văn Hóa Văn Lang chính thức khai trương và đi vào hoạt động. Do công ty chuyển đổi hình thức sở hữu, ngày 15/06/2007 Siêu thị đăng ký lại giấy phép kinh doanh số 4113037999. Hiên nay, Siêu Thị đã và đang trên đà phát triển ngày càng lớn mạnh để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. 2.1.2.3. Vốn điều lệ: 30.000.000.000 đồng trong đó 28.000.000.000 đồng hình thành tài sản cố định. 2.1.2.4. Lĩnh vực và ngành nghề kinh doanh: Mua bán văn hóa phẩm, văn phòng phẩm, đồ chơi trẻ em, hàng thủ công mỹ nghệ, hàng may mặc, thực phẩm, kim khí điện máy, điện gia dụng, đồ dùng gia đình, rượu bia, hóa mỹ phẩm, băng đĩa nhạc… Kinh doanh dịch vụ ăn uống, cho thuê mặt bằng với mục đích kinh doanh. 2.1.3. Tổ chức hoạt động tại siêu thị: 2.1.3.1. Cơ cấu tổ chức: Siêu thị quản lý theo hình thức tập trung, đứng đầu là tổng giám đốc, chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của Siêu thị, dưới tổng giám đốc có giám đốc kinh doanh và giám đốc nhân sự. Dưới giám đốc là các trưởng phòng kinh doanh, trưởng phòng nhân sự kế toán trưởng và trưởng các bộ phận kho, thu ngân, bán hàng chịu trách nhiệm quản lý, hướng dẫn, điều hành các công việc liên quan đến bộ phận của mình và chịu trách nhiệm trước giám đốc, tổng giám đốc về toàn bộ hoạt động của phòng hay bộ phận mình quản lý, đồng thời đề xuất những giải pháp để giám đốc, tổng giám đốc ra quyết định kinh doanh. GVHD: TS. Trần Phước 20 SVTH: Trần Thị Mỹ Linh