Tài liệu Kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho

Luận văn tốt nghiệp: Kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho PHẦN I. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH HÀNG TỒN KHO 1. Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1. Định nghĩa Ngày nay, kiểm soát nội bộ (KSNB) đang đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động kinh tế của các doanh nghiệp và tổ chức. KSNB giúp các nhà quản trị quản lý hữu hiệu và hiệu quả hơn các nguồn lực kinh tế của công ty mình như: con người, tài sản, vốn …góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh, đồng thời giúp doanh nghiệp xây dựng được một nền tảng quản lý vững chắc phục vụ cho quá trình mở rộng, và phát triển đi lên của doanh nghiệp. Sau đây là một số định nghĩa về KSNB: Theo Hội kế toán Anh quốc (England Association of Accountant - EAA) hệ thống KSNB là: “Một hệ thống kiểm soát toàn diện có kinh nghiệm tài chính và các lĩnh vực khác nhau được thành lập bởi Ban quản lý nhằm : tiến hành kinh doanh của đơn vị trong trật tự và có hiệu quả; đảm bảo tuân thủ tuyệt đối đường lối kinh doanh của Ban quản trị; giữ an toàn tài sản; đảm bảo tính toàn diện và chính xác của số liệu hạch toán, những thành phần riêng lẻ của hệ thống KSNB được coi là hoạt động kiểm tra hoặc hoạt động kiểm tra nội bộ.” Theo Viện kiểm toán độc lập Hoa Kỳ (American Institute of Certificated Public Accountant - AICPA): “Kiểm soát nội bộ bao gồm kế hoạch của tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp và đo lường được thừa nhận trong doanh nghiệp để bảo đảm an toàn tài sản có của họ, kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậy của dữ liệu kế toán, tăng cường tính hiệu quả của hoạt động và khuyến khích việc thực hiện các chính sách quản lý lâu dài”. Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (The International Federation of Accountant IFAC) thì: “Hệ thống kiểm soát nội bộ là kế hoạch của đơn vị và toàn bộ các phương pháp, các bước công việc mà các nhà quản lý doanh nghiệp tuân theo. Hệ thống Kiểm soát nội bộ trợ giúp cho các nhà quản lý đạt được mục tiêu một cách chắc chắn theo trình tự và kinh doanh có hiệu quả kể cả việc tôn trọng các quy chế quản lý; giữ an toàn tài sản, ngăn chặn, phát hiện sai phạm và gian lận; ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác, lập báo cáo tài chính kịp thời, đáng tin cậy”. Tuy các định nghĩa trên có khác nhau về từ ngữ song có mấy điểm chung sau: Thứ nhất là các cơ chế KSNB bao gồm toàn bộ các cơ chế nghiệp vụ; các quy trình; các quy chế nghiệp vụ cộng với một cơ cấu tổ chức (gồm sắp xếp, phân công phân nhiệm phân cấp, ủy quyền v.v...) nhằm làm cho hoạt động của doanh nghiệp được hiệu quả, an toàn; hệ thống KSNB chính là các bộ kiểm tra giám sát chuyên trách, trong đó có kiểm toán nội bộ nhằm đảm bảo cho việc vận hành các cơ chế KSNB nói trên được thực hiện nghiêm, có hiệu quả. Thứ hai là hệ thống KSNB sẽ gắn liền với mọi bộ phận, mọi quy trình nghiệp vụ và mọi nhân viên trong doanh nghiệp ít nhiều sẽ tham gia vào việc KSNB và kiểm soát lẫn nhau. 1.2. Phân loại 1.2.1. Kiểm soát nội bộ về kế toán KSNB về kế toán được thiết lập để định hướng cho hoạt động của bộ máy kế toán nhằm hướng đến hai mục tiêu sau: SVTH: Nguyễn Anh Tân Trang 1 Luận văn tốt nghiệp: Kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho a) Bảo vệ tài sản của đơn vị: tài sản của đơn vị rất đa dạng và phong phú. Chúng có thể bị xâm phạm hoặc được dùng vào những mục đích không chính đáng hoặc bị hư hại nếu như không có hệ thống kiểm soát đủ mạnh để bảo vệ nó. b) Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin: bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp các thông tin kinh tế, tài chính làm căn cứ cho việc ra quyết định của nhà quản lý. Như vậy các thông tin mà kế toán cung cấp phải cung cấp phải kịp thời, chính xác, đáng tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế tài chính. 1.2.2. Kiểm soát nội bộ về quản lý KSNB về quản lý được thiết lập để điều hành mọi nhân viên, mọi hoạt động trong đơn vị nhằm hướng đến hai mục tiêu sau: a) Đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý: hệ thống KSNB được thiết lập phải đảm bảo sự tuân thủ về các quy chế quản lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Như vậy hệ thống KSNB phải: duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan; ngăn chặn và phát hiện kịp thời các gian lận và sai sót; đảm bảo các ghi chép kế toán đầy đủ chính xác. b) Đảm bảo hiệu quả, hiệu lực của hoạt động: các quá trình kiểm soát nhằm ngăn ngừa sự trùng lắp không cần thiết trong việc xử lý các nghiệp vụ gây lãng phí và không hiệu quả trong việc sử dụng các nguồn lực. 1.3. Sự cần thiết và lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung - quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành. Nếu không có hệ thống KSNB, làm thế nào để người lao động không vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, của người sử đụng lao động? Làm sao quản lý được các rủi ro? Làm thế nào có thề phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải chỉ dựa trên sự tin tưởng cảm tính? Để làm được điều này ta phải xây dựng một hệ thống KSNB. KSNB là những phương pháp và chính sách được thiết kế để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động, và nhằm đạt được sự tuân thủ các chính sách và quy trình được thiết lập. Một hệ thống KSNB vững mạnh sẽ giúp đem lại các lợi ích sau cho công ty: • Đảm bảo tính chính xác của các số liệu kế toán và báo cáo tài chính của công ty • Giảm bớt rủi ro gian lận hoặc trộm cắp đối với công ty do bên thứ ba hoặc nhân viên của công ty gây ra • Giảm bớt rủi ro sai sót không cố ý của nhân viên mà có thể gây tổn hại cho công ty • Giảm bớt rủi ro không tuân thủ chính sách và quy trình kinh doanh của công ty • Ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưa đầy đủ Thông thường, khi công ty phát triển lên thì lợi ích của một hệ thống KSNB cũng trở nên to lớn hơn vì người chủ công ty sẽ gặp nhiều khó khăn hơn trong việc giám sát và kiểm soát các rủi ro này nếu chỉ dựa vào kinh nghiệm giám sát trực tiếp của bản thân. 1.4. Các yếu tố cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ SVTH: Nguyễn Anh Tân Trang 2 Luận văn tốt nghiệp: Kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho Để đáp ứng yêu cầu quản lý cũng như đảm bảo hiệu quả trong hoạt động của các đơn vị và tổ chức cần xây dựng và không ngừng củng cố hệ thống KSNB với ba yếu tố sau: môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát. 1.4.1. Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình KSNB. Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung phụ thuộc vào quan điểm, thái độ, nhận thức cũng như hành động của nhà quản trị doanh nghiệp. Các nhân tố bao gồm:  Đặc thù về quản lý: là quan điểm của người quản lý đơn vị đối với các báo cáo tài chính cũng như đối với rủi ro trong kinh doanh. Nếu nhà quản lý của đơn vị là người trung thực, cạnh tranh lành mạnh thì sẽ coi trọng tính trung thực của báo cáo tài chính và tìm cách hạn chế các rủi ro trong kinh doanh. Vì vậy, họ sẽ cố gắng thiết kế hệ thống KSNB một cách chặt chẽ để thực hiện các mục tiêu mà mình đề ra. Đặc thù về quản lý còn là việc phân bổ quyền lực trong đơn vị. Có những đơn vị quyền lực được tập trung trong tay một người nhưng có những đơn vị quyền lực được phân tán cho nhiều người. Về nguyên tắc thì quyền lực không được tập trung vào tay của một người. Tuy nhiên cũng có những ngoại lệ. Nếu quyền lực được tập trung vào tay của một người, mà người này có đạo đức, có trình độ năng lực có tính quyết đoán nắm quyền tập trung ở đơn vị thì môi trường kiểm soát vẫn được xem là tốt.  Cơ cấu tổ chức: là sự phân chia trách nhiệm, quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị. Đảm bảo được nguyên tắc là thiết lập được điều hành và kiểm soát toàn bộ hoạt động của đơn vị, không bỏ sót hay chồng chéo giữa các bộ phận; có sự độc lập tương đối giữa các bộ phận.  Công tác kế hoạch: là hệ thống các kế hoạch, dự toán về tình hình sản xuất, doanh thu, lợi nhuận…Nếu công tác kế hoạch này được thực hiện tốt và nghiêm túc nó sẽ là một công cụ kiểm soát hữu hiệu.  Chính sách nhân sự: là toàn bộ các phương pháp quản lý nhân sự và các chế độ khác của đơn vị đối với việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, đề bạt và khen thưởng, kỉ luật các nhân viên của mình. Một chính sách nhân sự tốt là một yếu tố đảm bảo cho môi trường kiểm soát vững mạnh.  Ban kiểm soát: gồm một số thành viên được Hội đồng cổ đông bầu ra có nhiệm vụ giám sát sự chấp hành luật pháp, giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính, giám sát hoạt động của kiểm toán viên nội bộ.  Bộ phận kiểm toán nội bộ: Nếu như kiểm toán độc lập đã có mặt ở Việt Nam được hơn mười năm thì cho đến nay, khái niệm kiểm toán nội bộ vẫn còn xa lạ với nhiều nhà quản lý. Tuy nhiên, yêu cầu hội nhập WTO, sự phát triển nhanh chóng của thị trường chứng khoán và những vụ bê bối về quản trị ở một số doanh nghiệp lớn của Nhà nước gần đây cho thấy sự cần thiết của kiểm toán nội bộ ở doanh nghiệp. Bộ phận này thực hiện việc giám sát và đánh giá thường xuyên về đơn vị. Vì vậy, đây là một nhân tố quan trọng của môi trường kiểm soát. 1.4.2. Hệ thống kế toán SVTH: Nguyễn Anh Tân Trang 3 Luận văn tốt nghiệp: Kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho Thông tin kế toán rất quan trọng đối với những đối tượng sử dụng thông tin trong và ngoài đơn vị. Hệ thống kế toán thông qua chức năng của mình từ việc thu thập, xử lý cho đến cung cấp thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính cho các đối tượng thông qua các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị. Đồng thời cũng góp phần bảo vệ tài sản, chống gian lận và sử dụng không hiệu quả các nguồn lực. Một hệ thống kế toán có hiệu lực thì phải đảm bảo các mục tiêu sau: - Tính có thật: nghĩa là các ngiệp vụ được ghi chép phải dựa trên những bằng chứng đáng tin cậy. - Sự phê chuẩn: các nghiệp vụ kinh tế được phê chuẩn đúng đắn. - Tính đầy đủ: các nghiệp vụ kinh tế phải được ghi sổ đầy đủ. Các thủ tục kiểm soát được thiết kế nhằm bảo đảm không có nghiệp vụ nào bị bỏ sót. - Sự đánh giá: các nghiệp vụ kinh tế phải được đánh giá đúng đắn. - Sự phân loại: các nghiệp vụ kinh tế phải được đánh giá đúng đắn. - Đúng kỳ: các nghiệp vụ kinh tế phải được ghi sổ kịp thời, đúng kỳ. - Chuyển sổ và tổng hợp chính xác: số liệu kế toán phải được ghi vào sổ sách đúng đắn và tổng hợp chính xác nhằm đảm bảo phản ánh chính xác tình hình hoạt động của doanh nghiệp. 1.4.3. Các thủ tục kiểm soát Các thủ tục kiểm soát được người quản lý đơn vị xây dựng để thực hiện các mục tiêu KSNB: bảo vệ tài sản, cung cấp số liệu đáng tin cậy…Các thủ tục kiểm soát được thiết kế sao cho phù hợp nhất với đơn vị nhằm hướng đến các mục tiêu kiểm soát sau: 1.4.3.1. Kiểm soát về quản lý Kiểm soát về quản lý được xây dựng dựa trên các nguyên tắc phổ biến sau: - Nguyên tắc phân công phân nhiệm: nguyên tắc này đòi hỏi công việc và trách nhiệm phải được chia sẽ cho nhiều người trong một bộ phận hay nhiều bộ phận trong một tổ chức. Nguyên tắc này giúp tạo ra sự chuyên môn hóa trong công việc và hạn chế sai sót hoặc khi xảy ra thường dễ phát hiện. - Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: nguyên tắc này qui định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan với nhau nhằm ngăn ngừa các sai phạm và lạm dụng quyền hạn. Ví dụ như trách nhiệm thực hiện nghiệp vụ và ghi chép sổ sách, trách nhiệm bảo quản tài sản và ghi chép sổ sách, trách nhiệm xét duyệt và ghi chép sổ sách… - Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: theo nguyên tắc này thì người quản lý đơn vị không thể và không nên quyết định và giải quyết mọi vấn đề mà phải ủy quyền cho cấp dưới của mình. Theo đó cấp dưới sẽ giải quyết những công việc trong phạm vi nhất định. Quá trình ủy quyền được tiếp tục mở rộng xuống cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm mà vẫn đảm bảo tính tập trung của đơn vị. Bên cạnh đó, để tuân thủ tốt quá trình kiểm soát, mọi nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn. 1.4.3.2. Kiểm soát về vật chất Là việc giới hạn khả năng tiếp cận về mặt vật lí đối với tài sản của đơn vị cũng như việc giới hạn về sự tiếp cận gián tiếp đối với việc sử dụng tài liệu liên quan đến tài sản. Hoạt động kiểm soát này nhằm đảm bảo tài sản được bảo vệ an toàn và sử dụng đúng mục đích. SVTH: Nguyễn Anh Tân Trang 4 Luận văn tốt nghiệp: Kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho 1.4.3.3. Kiểm soát về kế toán Do tính quan trọng của thông tin kế toán nên hoạt động kiểm soát về kế toán luôn luôn được coi trọng. Các hoạt động kiểm soát bao gồm việc kiểm tra sự chính xác số học của sổ sách, kiểm tra tổng số, sự chính xác trên sổ giữa tài khoản kiểm tra và kết quả kiểm tra, sự khớp đúng giữa nghiệp vụ kế toán với tài liệu. Hoạt động kiểm soát nhằm đảm bảo các nguyên tắc là chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ và đánh số liên tục; chứng từ kế toán phải có đầy đủ chữ ký; do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký duyệt; chứng từ phải được lập chính xác, kịp thời, đảm bảo phản ánh đúng, đầy đủ nội dụng kinh tế của nghiệp vụ và tổ chức luân chuyển và lưu trữ chứng từ có khoa học. 1.4.3.4. Kiểm soát nhân sự Các hoạt động kiểm soát trong nội bộ có quan hệ với nhau và hỗ trợ nhau. Điều mấu chốt của hoạt động kiểm soát này là các cá nhân trong một tổ chức nên làm đúng với chức trách của mình theo năng lực, quan điểm và kinh nghiệm của mình. Hiệu quả của hệ thống kiểm soát phụ thuộc vào năng lực và tính chính trực của các nhân viên. Điều này lí giải tại sao có những trường hợp kiểm soát trên giấy tờ lại rất tốt nhưng thực tế lại rất yếu. 1.4.3.5. Kiểm soát trong điều kiện tin học hóa Ngày nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong hoạt động sản xuất kinh doanh đã tạo nên những thay đổi lớn trong công tác kiểm soát. Kiểm soát trong môi trường tin học hóa bao gồm kiểm soát tổng quát và kiểm soát chi tiết. Kiểm soát tổng quát liên quan đến toàn bộ hệ thống do vậy ảnh hướng đến toàn bộ các hệ thống xử lý chi tiết nghiệp vụ. Kiểm soát tổng quát được thiết lập nhằm đảm bảo hệ thống thông tin trên máy tính được ổn định và quản trị tốt. Thường bao gồm các thủ tục kiểm soát sau: - Xác lập kế hoạch an ninh: là việc xác lập và cập nhật thường xuyên một kế hoạch an ninh toàn diện nhằm đảm bảo tính an toàn và trung thực của hệ thống thông tin. - Phân chia trách nhiệm trong các chức năng hệ thống: các chức năng khác nhau trong hệ thống phải được thực hiện bởi các cá nhân riêng biệt. - Kiểm soát thâm nhập về mặt vật lý: nhằm đảm bảo an toàn cho máy tính và sử dụng máy tính nhằm hạn chế các thiệt hại vật chất, hạn chế truy cập bất hợp pháp, hạn chế tiết lộ thông tin bí mật. - Kiểm soát truy cập hệ thống: là việc giới hạn quyền truy cập hệ thống đối với từng người dùng. Kiểm soát truy cập hệ thống bao gồm kiểm soát truy cập – sử dụng hệ thống, kiểm soát truy cập dữ liệu và kiểm tra tính tương thích chức năng. - Kiểm soát lưu trữ dữ liệu: bao gồm các thủ tục như kiểm soát thiết bị lưu trữ, kiểm soát sao lưu dự phòng dữ liệu. - Kiểm soát truyền tải dữ liệu: được thực hiện thông qua các biện pháp mã hóa dữ liệu, kiểm tra đường truyền, các biện pháp sử dụng phần mềm an ninh trên mạng. - Giảm thiểu thời gian chết của hệ thống: các sự cố về điện hay các rủi ro về phần cứng, phần mềm của hệ thống máy tính có thể ảnh hưởng đến dữ SVTH: Nguyễn Anh Tân Trang 5 Luận văn tốt nghiệp: Kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho liệu được lưu trữ. Do vậy, phải kiểm soát bằng việc thường xuyên kiểm tra các thiết bị điện, các thiết bị lưu trữ và truyền dẫn thông tin. Kiểm soát chi tiết hướng đến việc kiểm soát các hoạt động liên quan đến việc xử lý chi tiết nghiệp vụ. Thường bao gồm các thủ tục kiểm soát sau: - Kiểm soát việc nhập liệu: quá trình kiểm soát được bắt đầu từ khi có nguồn dữ liệu đến khi hoàn tất việc nhập liệu vào hệ thống. Do đó, việc kiểm soát chia làm hai giai đoạn: + Kiểm soát nguồn dữ liệu: kiểm soát nguồn dữ liệu nhằm đảm bảo rằng dữ liệu nhập vào là hợp lệ. Các thủ tục kiểm soát cụ thể gồm: kiểm tra việc đánh số trước các chứng từ gốc, sử dụng các chứng từ luân chuyển, chuẩn y và phê duyệt, đánh dấu đã sử dụng chứng từ sau khi nhập liệu. + Kiểm soát quá trình nhập liệu: bao gồm các thủ tục như kiểm tra tính tuần tự khi nhập liệu, kiểm tra vùng dữ liệu, kiểm tra dấu, kiểm tra tính hợp lí, kiểm tra tính có thực của nghiệp vụ, kiểm tra tính đầy đủ, thông báo lỗi đầy đủ và hướng dẫn sửa lỗi. - Kiểm soát quá trình xử lý dữ liệu và bảo trì tập tin: kiểm tra tính chính xác của hệ thống thông tin trong quá trình xử lí số liệu, loại trừ các yếu tố bất thường, đảm bảo hệ thống vận hành như thiết kế. Các thủ tục kiểm soát thông thường như kiểm tra ràng buộc toàn vẹn dữ liệu, kiểm tra dữ liệu hiện hành, kiểm soát trình tự xử lý số liệu, sử dụng các giá trị mặc định, kiểm tra dữ liệu phù hợp. - Kiểm soát thông tin đầu ra: nhằm đảm bảo sự chính xác trong việc xử lý số liệu. Các thủ tục kiểm soát cụ thể gồm: xem xét các kết xuất dữ liệu với nội dung thông tin và hình thức là phù hợp với nhu cầu sử dụng thông tin, chuyển giao thông tin chính xác đến người sử dụng thông tin, đảm bảo việc kết xuất các thông tin nhạy cảm của doanh nghiệp là an toàn, tăng cường các giải pháp an toàn hệ thống mạng trong trường hợp chuyển giao thông tin trên hệ thống mạng máy tính. 1.5. Những hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ Một hệ thống KSNB được thiết kế tốt sẽ giúp ngăn ngừa, phát hiện các gian lận và sai sót, góp phần bảo vệ và nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn lực của đơn vị. Tuy nhiên, hệ thống KSNB cho dù được thiết kế tốt thì nó cũng có những hạn chế nhất định là do: - Nhà quản trị đơn vị luôn cân nhắc đến chi phí bỏ ra và lợi ích mà hoạt động kiểm soát mang lại. - Phần lớn tác dụng của hệ thống KSNB là do sự phân công phân nhiệm mang lại, do đó KSNB sẽ không mang lại hiệu quả khi có sự thông đồng giữa các nhân viên hoặc giữa nhân viên với bên ngoài. - KSNB được thiết kế nhằm đối phó với các nghiệp vụ thông thường hoặc dự kiến. Do đó, khó có thể phát hiện ra các nghiệp vụ đột xuất và bất thường. - Các thủ tục KSNB sẽ vô hiệu khi người quản lý làm sai và các thủ tục sẽ giảm phần lớn tác dụng hay không còn tác dụng khi điều kiện thực tế thay đổi. 2. Kiểm soát nội bộ về chu trình hàng tồn kho 2.1. Khái quát về chu trình hàng tồn kho 2.1.1. Khái niệm về chu trình hàng tồn kho Hàng tồn kho (HTK) là những tài sản của doanh nghiệp được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; đang trong quá trình sản xuất kinh doanh SVTH: Nguyễn Anh Tân Trang 6 Luận văn tốt nghiệp: Kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho dở dang và nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ. Như vậy, chu trình HTK là một quá trình vận động của HTK từ việc mua hàng nhập kho để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh hay nhập kho thành phẩm chờ tiêu thụ, lưu kho chờ sản xuất hay tiêu thụ, cho đến việc xuất kho sử dụng cho hoạt động sản xuất hay tiêu thụ. Đây cũng chính là quá trình chuyển hóa các yếu tố đầu vào để tạo nên thành phẩm. 2.1.2. Chức năng chính của chu trình hàng tồn kho 2.1.2.1. Mua hàng và nhập kho vật tư, thành phẩm, hàng hóa Mua hàng: là giai đoạn đầu tiên của chu trình hàng tồn kho, để sử dụng cho hoạt động sản xuất (vật liệu, công cụ dụng cụ) hoặc để bán (hàng hóa). Bản thân hoạt động này lại là một trong những chức năng chính của chu trình mua hàng và thanh toán. Quá trình mua hàng bao gồm các bước công việc như sau:  Chuẩn bị đơn đặt hàng: hoạt động bắt đầu từ yêu cầu mua hàng của các bộ phận trong doanh nghiệp, yêu cầu mua hàng phải được phê chuẩn trước khi chuẩn bị đơn đặt hàng gửi cho nhà cung cấp và một bản sao của nó sẽ được gửi cho bộ phận nhận hàng để làm căn cứ khi nhận hàng.  Tổ chức nhận hàng: bộ phận nhận hàng sẽ kiểm đếm hàng, sau khi đối chiếu với đơn đặt hàng thì một biên bản nhận hàng được lập ra để xác nhận nghiệp vụ nhận hàng, bản sao của biên bản nhận hàng được chuyển đến các bộ phận liên quan theo quy định, hàng sẽ được nhập kho hoặc chuyển trực tiếp vào sản xuất.  Ghi tăng HTK: kế toán vật tư sẽ kiểm tra tính hợp lí, hợp lệ của hóa đơn mua hàng và tiến hành đối chiếu các thông tin trên hóa đơn với các chứng từ liên quan, hóa đơn và PNK là căn cứ để ghi tăng HTK. Nhập kho: vật tư, hàng hóa từ bộ phận tiếp nhận sẽ được tiến hành nhập kho, một PNK được lập để ghi nhận nghiệp vụ nhận hàng, đối với sản phẩm sản xuất hoàn thành, sản phẩm sẽ được kiểm tra chất lượng và thực hiện các thủ tục nhập kho tương tự. Đối với hàng bán trả lại thì phải kiểm tra lại hàng hóa trước khi nhập lại hàng vào kho hoặc chuyển thẳng cho bộ phận sản xuất để sửa chữa lại. 2.1.2.2. Xuất kho vật tư, thành phẩm, hàng hóa Xuất kho vật tư cho sản xuất: bộ phận kho phải chịu trách nhiệm bảo quản hàng mà mình quản lí. Vì thế nên khi xuất hàng thủ kho phải yêu cầu nhân viên nhận hàng phải xuất trình Phiếu xuất kho (PXK) hoặc Phiếu lĩnh vật tư có chữ ký xác nhận của nhà quản lí đơn vị có yêu cầu thì mới tiến hành xuất kho. Xuất kho thành phẩm, hàng hóa đi tiêu thụ: bất cứ thành phẩm, hàng hóa nào chỉ được xuất khi đã nhận được sự phê chuẩn. Thông thường sự phê chuẩn ở đây là đơn đặt hàng mua đã được phê duyệt hoặc PXK được bộ phận kinh doanh lập và phê chuẩn. Kế toán vật tư dựa vào PXK sẽ tiến hành ghi giảm HTK. 2.1.2.3. Quản lý hàng tồn kho Khi hàng được nhập kho hay xuất kho thì thủ kho sẽ kiểm đếm hàng trước khi nhập hàng hay xuất hàng. Thủ kho sẽ lập thẻ kho để ghi nhận nghiệp vụ xuất nhập kho. Quá trình quản lý bảo quản hàng trong kho được thực hiện với sự phối hợp giữa thủ kho với kế toán HTK và bộ phận quản lý HTK. Định kỳ, doanh nghiệp SVTH: Nguyễn Anh Tân Trang 7 Luận văn tốt nghiệp: Kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho phải tiến hàng kiểm kê HTK và đối chiếu với số liệu trên sổ kho và sổ kế toán chi tiết. 2.1.3. Mối quan hệ đối với các chu trình khác Mối quan hệ giữa chu trình HTK với các chu trình khác được thể hiện qua sơ đồ sau: Chu trình tài chính T H Chu trình mua hàng và thanh toán Sản xuất Chu trình hàng tồn kho H' T ’ Chu trình bán hàng và thu tiền Hình 1. Mô hình biểu diễn mối quan hệ giữa chu trình hàng tồn kho với các chu trình khác Chu trình HTK là một trong các chu trình của quá trình kinh doanh, nó có chức năng bắt đầu bằng việc mua hàng và kết thúc bằng việc xuất kho thành phẩm đi tiêu thụ. Như vậy, đầu ra của chu trình mua hàng và thanh toán là đầu vào của chu trình HTK, đồng thời đầu ra của chu trình tồn kho là đầu vào của chu trình bán hàng và thu tiền. Bên cạnh đó chu trình HTK có mối quan hệ mật thiết với quá trình sản xuất, chu trình cung cấp các loại vật tư cho quá trình sản xuất, quản lý thành phẩm nhập kho và theo dõi tình hình sản phẩm dở dang. Một sự ngưng trệ ở bất cứ chu trình nào cũng gây ra tổn thất lớn cho đơn vị. Vì vậy, KSNB phải được tăng cường ở tất cả các khâu trong từng chu trình để đảm bảo quá trình kinh doanh được diễn ra thông suốt, hạn chế các gian lận và sai sót. Đặc biệt đối với doanh nghiệp HTK thường chiếm tỉ trọng lớn nhất trong tài sản lưu động của một doanh nghiệp, số lương các nghiệp vụ nhập xuất diễn ra nhiều nên rất dể xảy ra các sai phạm nên công tác kiểm soát HTK cần được chú trọng hơn. 2.1.4. Hệ thống chứng từ, sổ sách và các báo cáo liên quan đến chu trình Hệ thống các chứng từ, sổ sách và các báo cáo liên quan đến HTK đóng vai trò quan trọng nhất trong hệ thống KSNB đối với HTK. Hệ thống này cung cấp những thông tin về lượng HTK có trong tay, những thông tin về mua, bán HTK cũng như tình hình sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ; giá trị sản phẩm dở dang và giá thành sản phẩm nhập kho. Hệ thống này bao gồm tất cả các chứng từ, sổ sách và các báo cáo phục vụ việc quản lý HTK. 2.1.4.1. Hệ thống chứng từ Các chứng từ thường dùng trong nghiệp vụ mua hàng nhập kho: - Phiếu yêu cầu mua hàng (Giấy đề xuất): chứng từ được lập bởi bộ phận có nhu cầu mua vật tư, hàng hóa gồm các thông tin như lý do mua hàng, tên hàng, quy cách, số lượng,…Yêu cầu mua hàng sau khi được phê chuẩn sẽ chuyển sang bộ phận mua hàng để làm thủ tục mua hàng. SVTH: Nguyễn Anh Tân Trang 8 Luận văn tốt nghiệp: Kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho - Đơn đặt hàng: căn cứ trên phiếu yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn, bộ phận mua hàng tiến hành lập đơn đặt hàng bao gồm các thông tin theo yêu cầu mua hàng gửi đến nhà cung cấp. - Hợp đồng mua hàng: khi đơn đặt hàng được chấp thuận thì hai bên sẽ tiến hành đàm phán và ký kết hợp đồng. Trong hợp đồng có thêm các thông tin về giá bán, thời hạn thanh toán, thời hạn được hưởng chiết khấu. - Biên bản nhận hàng: do bộ phận nhận hàng lập ra để xác nhận cho việc nhận hàng. Biên bản nhận hàng còn là căn cứ để chứng minh số hàng đã thực nhận từ nhà cung cấp. - Phiếu nhập kho (PNK): được lập ra làm căn cứ cho quá trình nhập hàng vào kho, căn cứ để thủ kho ghi thẻ kho và kế toán ghi vào tài khoản HTK. - Hóa đơn vận chuyển: hóa đơn này làm căn cứ để tính chi phí mua hàng. - Hóa đơn của nhà cung cấp: được dùng để chứng minh cho quyền sở hữu vật tư, hàng hóa mua vào. - Tờ khai hàng hóa nhập khẩu: được dùng để xác định các loại thuế trong trường hợp mua hàng nhập khẩu. - Phiếu đóng gói: chứng từ liệt kê chi tiết hàng hóa, làm căn cứ để thủ kho nhận hàng Các chứng từ thường dùng trong nghiệp vụ xuất kho: - Phiếu yêu cầu sử dụng vật tư, hàng hóa: chứng từ được lập bởi bộ phận có nhu cầu sử dụng vật tư, hàng hóa. Phiếu yêu cầu phải được phê duyệt để làm căn cứ lập PXK. - Phiếu xuất kho, phiếu xuất kho nội bộ: được thủ kho sử dụng để ghi nhận nghiệp vụ xuất kho, làm căn cứ để ghi thẻ kho và làm căn cứ để kế toán ghi vào tài khoản HTK. - Phiếu vận chuyển hàng: được dùng để xác nhận số lượng hàng mà thủ kho giao cho bộ phận vận chuyển và giúp khách hàng kiểm tra xem có sự khác biệt gì giữa số hàng được mua với số hàng thực nhận không. - Đơn đặt hàng của khách hàng hoặc Hợp đồng bán hàng: làm căn cứ để lập PXK thành phẩm, hàng hóa. - Hóa đơn bán hàng: được lập dựa trên đơn đặt hàng của khách hàng hợp đồng bán hàng và phiếu vận chuyển hàng. Các chứng từ thường dùng trong quản lý tồn kho: - Báo cáo kiểm kê vật tư hàng hóa: chứng từ này được dùng khi kiểm kê HTK cuối năm, nhằm xác định số HTK thừa, thiếu và ghi sổ kế toán. - Bảng đánh giá lại giá trị hàng chậm luân chuyển tồn lâu năm: chứng từ được lập trong quá trình kiểm kê nhằm đánh giá lại giá trị thực sự của HTK qua kiểm kê. Đồng thời, làm cơ sở để lập dự phòng giảm giá HTK. 2.1.4.2. Hệ thống các sổ sách, báo cáo Đối với hệ thống sổ sách liên quan đến HTK gồm các sổ cái, sổ chi tiết các tài khoản 151, 152, 153, 154, 155, 156, 157, 159 và thẻ kho. Đối với hệ thống các báo cáo liên quan đến chu trình gồm: - Bảng kê phiếu nhập - Bảng kê phiếu xuất - Tổng hợp phát sinh tài khoản Nợ SVTH: Nguyễn Anh Tân Trang 9 Luận văn tốt nghiệp: Kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho - Tổng hợp phát sinh tài khoản Có - Tổng hợp nhập theo tài khoản đối ứng - Tổng hợp xuất theo tài khoản đối ứng - Bảng tổng hợp chứng từ ghi sổ 2.1.5. Các gian lận và sai sót thường gặp trong chu trình Gian lận và sai sót Tình trạng 1) Hàng hóa được đặt không cần thiết hay Tăng chi phí HTK và phí lưu kho số lượng lớn hơn so với nhu cầu 2) Có sự gian lận, thông đồng giữa nhân Khả năng hàng hóa, dịch vụ có chất viên mua và người bán lượng thấp hoặc giá cao 3) Làm giả chứng từ mua hàng Sự thổi phồng hàng hóa tức HTK bị khai khống. 4) Sai sót và gian lận trong việc mô tả HTK bị khai khống hàng đã cũ hoặc bị hư hỏng 5) Thiệt hại hàng hóa trong quá trình vận Khả năng phải sử dụng hoặc bán chuyển những hàng hóa có chất lượng thấp 6) Chi phí tính vào sản phẩm dở dang Giá trị sản phẩm dở dang không chính cuối kỳ không chính xác xác ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm sản xuất và giá vốn hàng bán 7) Sai sót trong việc ghi chép số lượng Số lượng trên biên bản kiểm kê HTK bán thành phẩm hoặc thành phẩm tồn kho không chính xác 8) Trộm cắp HTK, phế liệu và HTK để Tổn thất trong kho có thể bị hư hỏng 9) Gian lận trong việc lập biên bản tồn Báo cáo sai lệch giá trị HTK kho 10) Giao nhầm hàng, xuất hàng không Gây thiệt hại về doanh thu và có thể đúng với đơn đặt hàng mất khách hàng do mất uy tín 11) Việc truy cập vào hề thống quản lý Dữ liệu không được bảo mật có thể bị HTK bất hợp pháp thay đổi, bị mất 12) Nguyên phụ liệu thừa sau quá trình HTK dễ bị mất mát, hư hỏng sản xuất không có biện pháp xử lý 13) Việc kiểm tra nguyên phụ liệu cho Chất lượng sản phẩm không đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra sơ sài 14) Việc đánh giá giá trị HTK vào cuối Giá trị HTK không phản ánh chính xác kỳ dễ xảy ra sai sót 15) Việc quản lý công cụ dụng cụ xuất Sử dụng sai mục đích hoặc mất mát dùng thường được bỏ qua 16) Gian lận trong quá trình nhận hàng, Nguyên liệu chất lượng không đảm nhập kho bảo hoặc mất mát 17) Việc thông đồng với người mua trong Tổn thất, HTK bị đánh giá thấp việc thanh lý nguyên phụ liệu không còn dùng cho sản xuất 2.2. Kiểm soát nội bộ về chu trình hàng tồn kho 2.2.1. Các mục tiêu kiểm soát và thủ tục kiểm soát truyền thống SVTH: Nguyễn Anh Tân Trang 10 Luận văn tốt nghiệp: Kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho 2.2.1.1. Các mục tiêu và thủ tục kiểm soát về nghiệp vụ mua hàng, nhập kho Mục tiêu Mục tiêu kiểm kiểm soát Thủ tục kiểm soát soát cụ thể chung Sự phát sinh Các nghiệp vụ - Đơn đặt hàng được lập dựa trên yêu cầu mua và quyền mua hàng hàng đã được phê chuẩn kiểm soát được phê - Người ký đơn đặt hàng đối chiếu các thông tin chuẩn đúng trên đơn đặt hàng với yêu cầu mua hàng đã được đắn và liên phê chuẩn quan đến số - Người nhận hàng đếm, kiểm tra hàng và đối chiếu hàng thực với tên hàng, số lượng, quy cách,…với đơn đặt nhận hàng hoặc hợp đồng mua hàng và yêu cầu mua hàng đã được phê chuẩn - Kế toán kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ, so sánh đối chiếu các thông tin giữa các chứng từ với nhau, đảm bảo các thông tin trùng khớp với nhau mới thực hiện việc ghi sổ Sự đầy đủ Tất cả các - Các biên bản nhận hàng được đánh số thứ tự và hàng đã nhận được đính kèm với các hóa đơn tương ứng trong kỳ đều - Hóa đơn được đánh số thứ tự theo biên bản nhận được ghi sổ hàng và ghi sổ theo trình tự này đầy đủ - Những hóa đơn liên quan đến hành đã mua nhưng đang đi trên đường thì cần quản lý riêng. - Quy định thời hạn luân chuyển chứng từ mua hàng lên phòng kế toán để ghi sổ kịp thời Sự đo lường Giá trị hàng - Lập bản kê các chi phí được tính vào giá gốc cùa mua vào được hàng mua và được kế toán trưởng phê duyệt đo lường dựa - Kế toán kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ làm trên cơ sở giá cơ sở tính giá gốc của hàng mua vào gốc Sự ghi chép Các nghiệp vụ - Kiểm tra các tính toán trên chứng từ trước khi ghi chính xác mua hàng sổ được ghi đúng - Ghi định khoản trên Hóa đơn mua hàng tài khoản, - Đối với hàng nhập kho thì PNK phải được đính đúng giá trị, kèm với Hóa đơn đúng kỳ - Đối chiếu số liệu giữa hàng mua vào giữa thủ kho với kế toán chi tiết Trình bày và Hàng mua vào - Mở tài khoản chi tiết để theo dõi nghiêp vụ mua khai báo cần phải được hàng từ các bên liên quan ghi nhận phù hợp với qui định của chuẩn mưc kế toán 2.2.1.2. Các mục tiêu và thủ tục kiểm soát về nghiệp vụ quản lý tồn kho SVTH: Nguyễn Anh Tân Trang 11 Luận văn tốt nghiệp: Kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho Mục tiêu kiểm soát chung Sự tồn tại Sự đầy đủ Quyền kiểm soát Mục tiêu kiểm soát cụ thể Hàng lưu kho phản ánh trên sổ kế toán thực tế tồn tại kho của doanh nghiệp Toàn bộ HTK phải được phản ánh đầy đủ trên sổ kế toán Giá trị HTK phản ánh trên sổ thuộc quyền kiểm soát của doanh nghiệp Thủ tục kiểm soát - Bộ phận kho phải độc lập với bộ phận mua hàng, bộ phận nhận hàng và kế toán - Định kỳ bộ phận độc lập kiểm kê đối chiếu số liệu với thẻ kho và sổ kế toán chi tiết HTK - Kiểm kê HTK - Định kỳ, đối chiếu số liệu giữa thẻ kho với kế toán chi tiết - Mọi vật tư, hàng hóa nhập kho đều phải có đầy đủ chứng từ chứng minh nguồn gốc - Sử dụng tài khoản ngoại bản để theo dõi để theo dõi vật tư không thuộc quyền kiểm soát của doanh nghiệp Quản lý riêng biệt HTK thuộc quyền kiểm soát và không thuộc quyền kiểm soát của doanh nghiệp Sự đánh giá HTK phải được - Quy định phương pháp tính giá HTK và áp dụng đánh giá hợp lý nhất quán giữa các kỳ kế toán - Vật tư hàng hóa trong kho được nhập theo thứ tự và xuất theo thứ tự nhập vào - Đánh giá chất lượng HTK qua kiểm kê Phân loại, HTK phải được - Xây dựng bộ mã HTK trình bày và phân loại đúng - Hàng đã nhập kho phải có PNK khai báo đắn, khai báo - Theo dõi chi tiết HTK dùng để thế chấp vay nợ đầy đủ - Trình bày, khai bao đầy đủ các thông tin liên quan đến HTK - Quản lý hàng mua đang đi đường và gửi đi bán ở tập hồ sơ riêng 2.2.1.3. Các mục tiêu và thủ tục kiểm soát về nghiệp vụ xuất kho Mục tiêu Mục tiêu kiểm kiểm soát Thủ tục kiểm soát soát cụ thể chung Sự phát Các nghiệp vụ - Bộ phận có nhu cầu sử dụng vật tư phải lập phiếu sinh xuất kho được Phiếu yêu cầu sử dụng vật tư ghi sổ là có thật - Việc phê chuẩn xuất vật tư phải được lập dựa trên lệnh sản xuất hoặc đơn đặt hàng đã được phê chuẩn - PXK phải được lập dựa trên phiếu yêu cầu sử dụng vật tư đã được phê chuẩn - Thủ kho trước khi xuất vật tư, kế toán trước khi ghi sổ phải đối chiếu PXK với phiếu yêu cầu sử SVTH: Nguyễn Anh Tân Trang 12 Luận văn tốt nghiệp: Kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho dụng vật tư - Cách ly các chức năng lập, duyệt, thủ kho và kế toán - Các nghiệp vụ xuất kho thành phẩm, hàng hóa phải căn cứ vào Hợp đồng bán hàng hoặc Đơn đặt hàng đã được duyệt - Nếu doanh nghiệp bán hàng theo phương thức chuyển hàng thì phiếu vận chuyển được lập khi giao hàng cho bộ phận vận chuyển và bộ phận vận chuyển phải nộp lại phiếu vận chuyển có chữ ký của khách hàng - Kế toán kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ như đơn đặt hàng, PXK, hóa đơn, phiếu vận chuyển, so sánh đối chiếu các thông tin giữa các chứng từ với nhau, đảm bảo các thông tin trùng khớp với nhau mới thực hiện việc ghi sổ. Sự đầy đủ Các nghiệp vụ - Sử dụng PXK được đánh số trước và ghi sổ theo xuất kho được thứ tự đó ghi sổ đầy đủ - Qui định thời hạn chuyển PXK cho kế toán ghi sổ - Định kỳ đối chiếu số liệu vật tư, thành phẩm, hàng hóa xuất kho giữa thẻ kho và sổ kế toán chi tiết vật tư, thành phẩm, hàng hóa Sự ghi chép Giá trị hàng - Ghi định khoản trên PXK chính xác xuất kho phải - Qui định cụ thể về phương pháp tính giá xuất vật ghi đúng giá trị, tư đúng tài khoản, - Kế toán trưởng hoặc kế toán tổng hợp kiểm tra đúng kỳ kế toán định khoản trên PXK - Sử dụng phần mềm tính giá xuất vật tư kho để hạn chế các sai sót 2.2.2. Các mục tiêu kiểm soát và thủ tục kiểm soát trong điều kiện tin học hóa KSNB chu trình HTK trong điều kiện tin học hóa có những điểm giống với KSNB trong điều kiện thủ công là phải xác định mục tiệu mà việc kiềm soát muốn đạt được. Để xây dựng nền tản cho việc thiết lập việc kiểm soát cần thiết phải có cả tính tổng quát lẫn chi tiết. Do đó mục tiệu kiểm soát bao gồm kiểm soát tổng quát và kiểm soát chi tiết từ đó xây dựng các thủ tục kiểm soát. Tuy nhiên, KSNB trong điều kiện tin học hóa có những nét đặc trưng riêng do việc xử lý các nghiệp vụ được thực hiện trong môi trường máy vi tính. 2.2.2.1. Kiểm soát tổng quát Loại kiểm Thủ tục kiểm soát soát 1) Tổ chức - Tách biệt các chức năng phê duyệt, bảo quản và ghi chép sổ sách trong chu trình HTK - Trong hệ thống sử dụng máy vi tính, tách biệt nhân viên thao tác máy vi tính với người sử dụng thông tin hệ thống 2) Hệ thống - Các chứng từ đã hoàn tất khâu kiểm tra, kiểm soát phải được SVTH: Nguyễn Anh Tân Trang 13 Luận văn tốt nghiệp: Kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho chứng từ nhập vào hệ thống máy tính, để cung cấp cho đơn vị về tình hình nhập xuất tồn của HTK 3) Việc giải - HTK được ghi nhận thống nhất về phương pháp tính giá giữa trình tài sản các kỳ với nhau - Các bản ghi về HTK luôn được duy trì và điều chỉnh định kì với số lượng HTK qua kiểm kê thực tế 4) Công tác - Các nhân viên quản lý kho, kế toán viên, nhận hàng, kiểm định quản lý chất lượng cần được nâng cao trình độ chuyên môn - Sự thay đổi và phát triển hệ thống thông tin kế toán phải trải qua một quy trình rõ ràng liên quan đến sự kiểm tra phê chuẩn và đóng dấu xác nhận - Quá trình nhập kho, xuất kho, quản lý hàng nhập xuất phải được kiểm tra theo dõi thường xuyên - Các phân tích, báo cáo về tình hình tồn kho, nhu cầu vật tư nhằm cung cấp thông tin kịp thời cho nhà quản lý ra quyết định 5) Trung tâm - Quá trình cập nhật các thông tin liên quan đến quá trình nhập, dữ liệu xuất, tồn kho được thiết lập một cách rõ ràng - Hệ thống thông tin và nguồn nhân lực phụ trách việc cập nhật thông tin phải được giám sát một cách chủ động, xem xét công việc của họ với sự trợ giúp của các báo cáo kiểm soát 6) Ủy quyền - Mọi nghiệp vụ nhập xuất vật tư, thành phẩm, hàng hóa đều phải và phê chuẩn được phê chuẩn đúng đắn - Trong một hệ thống hoạt động dựa vào máy tính, sự ủy quyền được thực hiện bởi một chương trình ứng dụng nơi mà các quy tắc cho việc nhập, xuất, tồn được thiết lập. Trong trường hợp này người quản lý đã ngầm định sự phê chuẩn của mình ngay khi chấp nhận thiết kế chương trình đó 7) Kiểm soát - Mỗi nhân viên có một user và password riêng để truy cập vào nhập liệu phần hành của mình - Cập nhật tất cả các nghiệp vụ nhập, xuất kho và định kỳ đối chiếu với thủ kho - Định kỳ tập hợp các tập tin gốc về HTK, sau đó sao chép vào các đĩa từ để lưu trữ 2.2.2.2. Kiểm soát chi tiết Loại kiểm Thủ tục kiểm soát soát 1) Kiểm soát - Chuẩn bị kỹ các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ nhập xuất đã đầu vào được phê chuẩn bởi người có thẩm quyền. Trong hệ thống sử dụng máy tính, sự phê chuẩn được thực hiện bằng các phương pháp kiểm tra soạn thảo được chương trình hóa - Kiểm tra tính hợp lý của các các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ nhập xuất và tiến hành nhập vào hệ thống máy tính - Hoạt động sửa lỗi được thực hiện trong quá trình nhập liệu và trước khi đưa dữ liệu đó vào lưu trữ SVTH: Nguyễn Anh Tân Trang 14 Luận văn tốt nghiệp: Kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho 2) Kiểm soát xử lý 3) Kiểm soát đầu ra - Các phiếu yêu cầu sử dụng vật tư, PNK, PXK, …được lập dựa trên cơ sở hợp lệ - Xác minh mọi dữ liệu và những tính toán trên đơn đặt hàng mua (hay hợp đồng mua) với hóa đơn mua hàng. Đồng thời đếm số lượng nhận được với số lượng đã đặt trước - Xác minh mọi dữ liệu và những tính toán trên Đơn đặt hàng bán (hoặc Hợp đồng bán hàng). Đồng thời đếm số lượng xuất với số lượng đã đặt trước - Giám sát mọi ngiệp vụ, điều tra những nghiệp vụ có một hoặc nhiều chứng từ gốc bị thất lạc - Bắt buộc phải có sự xác nhận của các bên tham gia vào quá trình giao nhận hàng - Sai sót thường được sửa chữa trong bước xử lý bằng việc thay thế những dữ liệu đã nhập sai bằng việc nhập lại dữ liệu đúng - Chỉnh sửa các chênh lệch sau quá trình kiểm kê. Việc kiểm kê cần được giám sát chặt chẽ, chênh lệch cần được làm rõ khi kiểm kê HTK - Cần đánh số thứ tự cho các tập tin lưu trữ các thông tin về HTK. Định kỳ, kiểm tra sự tuần tự của số tập tin (file) trong mỗi tập tin - Cuối mỗi kỳ kế toán cần xác định chính xác các thông tin về các chính sách như dự trữ, lập dự phòng giảm giá HTK… - Chuẩn bị các báo cáo như bảng kê phiếu nhập, bảng kê phiếu xuất, PXK ngoài định mức…để phục vụ cho công tác kiểm tra SVTH: Nguyễn Anh Tân Trang 15 Luận văn tốt nghiệp: Kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho PHẦN II. THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH HÀNG TỒN KHO TẠI TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN DỆT MAY HÒA THỌ A. Đặc điểm, tình hình chung về Tổng Công Ty Cổ Phần Dệt May Hòa Thọ 1. Giới thiệu chung về Tổng Công Ty 1.1. Quá trình thành lập và phát triển Tổng Công Ty Cổ Phần Dệt May Hòa Thọ được thành lập từ năm 1962, tiền thân có tên là Nhà máy Dệt Hòa Thọ (SICOVINA) thuộc Công Ty Kỹ Nghệ Bông Vải Việt Nam. Năm 1975, khi thành phố Đà Nẵng được giải phóng Nhà máy Dệt Hòa Thọ được chính quyền tiếp quản và đi vào hoạt động trở lại vào ngày 21/04/1975. Năm 1993, đổi tên thành doanh nghiệp Nhà nước: Công ty Dệt Hòa Thọ theo quyết định số 241/TCLĐ ngày 24/03/1993 của Bộ Công nghiệp nhẹ. Năm 1997, đổi tên thành: Công ty Dệt May Hòa Thọ theo quyết định số 433/QĐ-TCLĐ của Tổng Công Ty Dệt May Việt Nam. Năm 2005, chuyển thành công ty TNHH Nhà nước một thành viên Dệt May Hòa Thọ theo quyết định số 200/2005/QĐ-TT của Thủ Tướng Chính Phủ. Ngày 15/11/2006, chuyển thành Tổng Công Ty Cổ Phần Dệt May Hòa Thọ theo quyết định số 3252/QĐ-BCN của Bộ Công Nghiệp, và chính thức đi vào hoạt động vào ngày 01 tháng 02 năm 2007. Tổng Công Ty Cổ Phần Dệt May Hòa Thọ là đơn vị thành viên của Tập Đoàn Dệt May Việt Nam (VINATEX) và Hiệp Hội May Việt Nam (VITAX) thuộc Bộ Công Thương. Tổng diện tích của Công ty là 145.000m 2, trong đó diện tích nhà xưởng và kho khoảng 72.000m2. Tổng công suất lắp đặt: 7.500 KW. Có đầy đủ các yếu tố cần thiết để sản xuất và mở rộng sản xuất. Vốn điều lệ tính đến ngày 05/02/2010 là 96.500.000.000 đồng ( Nguồn: trích từ Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế công ty cổ phần.) Tổng số lao động tính đến 31/12/2009: 6.016 người. TT Chỉ tiêu ĐVT 2008 T6/2009 T12/2009 1 Tổng số lao động Người 6683 6450 6016 Trong đó: Nam Người 1205 1305 1285 Nữ Người 5478 5145 4731 2 Cơ cấu Đại học và trên ĐH Người 163 163 163 Trung cấp, Cao đẳng Người 171 207 207 Công nhân kỹ thuật Người 22 20 20 Công nhân Người 6327 6060 5626 (Nguồn: trích từ Báo cáo lao động năm 2009 của Tổng Công ty CP Dệt may Hòa Thọ ) Hiện tại Tổng Công Ty Cổ Phần Dệt May Hòa Thọ có 9 đơn vị trực thuộc: Công ty Sợi Hòa Thọ (thành lập năm 1975) Nhà máy May Hòa Thọ I (thành lập năm 1997) Nhà máy May Hòa Thọ II (thành lập năm 1999) Nhà máy May Hòa Thọ III (thành lập năm 2002) SVTH: Nguyễn Anh Tân Trang 16 Luận văn tốt nghiệp: Kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho Công ty May Hòa Thọ Điện Bàn (thành lập năm 2001) Công ty May Hòa Thọ Quảng Nam (thành lập năm 2002) Công ty May Hòa Thọ Hội An (thành lập năm 2003) Công ty May Hòa Thọ Duy Xuyên (thành lập năm 2007) Công ty May Hòa Thọ Đông Hà (thành lập năm 2007) Trước tháng 8/2009 Trung tâm kinh doanh thời trang là một đơn vị trực thuộc của Tổng Công ty, từ ngày 1/9/2009 đã tách riêng thành Công ty cổ phần kinh doanh thời trang, trong đó Tổng Công ty nắm giữ 51% vốn. Ngoài ra, Tổng Công ty còn có một số Công ty liên kết: Công ty CP Thêu Thiên Tín, Công ty TNHH May Tuấn Đạt, Công ty cổ phần Bao bì Hòa Thọ. 1.2. Lĩnh vực hoạt động Đầu tư, sản xuất, gia công, mua bán, xuất nhập khẩu: vải, sợi, chỉ khâu, quần áo may sẵn và các loại thiết bị, nguyên phụ liệu, phụ tùng nghành dệt may. Kinh doanh nhà hàng, siêu thị, khách sạn, vận tải. Xây dựng công nghiệp và dân dụng. Khai thác nước sạch phục vụ sản xuất công nghiệp và sinh hoạt. Kinh doanh bất động sản. Kinh doanh giấy các loại. 2. Đặc điểm tổ chức quản lý 2.1. Tổ chức bộ máy quản lý  Đại hội đồng cổ đông Là cơ quan có thẩm quyền cao nhất quyết định mọi vấn đề quan trọng của Tổng Công ty. Trực tiếp bầu ra Hội đồng quản trị và ban kiểm soát.  Hội đồng quản trị Là cơ quan quản lý Tổng Công ty, có toàn quyền quyết định mọi vấn đề liên quan tới mục đích và quyền lợi của Tổng Công ty trừ những thẩm quyền thuộc Đại hội đồng cổ đông.  Ban giám đốc Do Hội đồng quản trị bầu ra, có nhiệm vụ điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh tại đơn vị và quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động hằng ngày của đơn vị.  Ban kiểm soát Do Đại hội đồng cổ đông bầu ra, gồm 3 thành viên (1 trưởng ban và 2 kiểm soát viên). Thay mặt các cổ đông kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, quản trị và điều hành công ty đó là kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp trong quản lý điều hành Tổng Công ty của Hội đồng quản trị và Ban giám đốc; kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của các báo cáo tài chính và thường xuyên phối hợp với Hội đồng quản trị thông báo với Hội đồng quản trị về kết quả hoạt động của Ban kiểm soát, tham khảo ý kiến của Hội đồng quản trị trước khi trình các báo cáo, kiến nghị lên Đại hội đồng cổ đông.  Văn phòng Có chức năng quản lý hành chính, văn phòng, công tác tiền lương của toàn thể cán bộ công nhân trong công ty, thực hiện các chính sách khen thưởng và đề bạc cán bộ. Tham mưu cho lãnh đạo công ty về việc tuyển dụng, sắp xếp bố trí việc đào tạo lao động, chế độ tiền lương và tiền thưởng. Quyết định chế độ làm việc, chế độ nghỉ việc của tất cả cán bộ công nhân viên của công ty. Tổ chức các hội nghị, trang trí lễ tết, quản lý nhà khách, xe con, cây cảnh… SVTH: Nguyễn Anh Tân Trang 17 Luận văn tốt nghiệp: Kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho  Phòng Kế toán Ghi chép thống kê, tính toán và phản ánh tình hình sử dụng tài sản và các nguồn hình thành tài sản, vật tư, hàng hoá, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Hạch toán công tác sản xuất kinh doanh, phân tích hoạt động tài chính, xác định kết quả sản xuất kinh doanh. Kiểm tra theo dõi tình hình thu chi, công việc thanh toán và quản lý toàn bộ các tài sản, nguồn hình thành các tài sản của công ty. Kiểm tra tình hình thu chi các đơn vị thành viên. Tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị, phối hợp với các phòng ban trong công ty nhằm thực hiện tốt công tác kế toán tại đơn vị.  Phòng kỹ thuật đầu tư và quản lý chất lượng sản phẩm Xây dựng, ban hành, kiểm tra, báo cáo tình hình thực hiện các định mức, các chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật sử dụng nguyên vật liệu, điện dùng cho sản xuất, tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, năng suất, hiệu suất hoạt động của thiết bị…Nghiên cứu, khảo sát, lập các dự án tiền khả thi, khả thi và tổ chức thực hiện đầu tư mới thiết bị công nghệ và đầu tư phát triển mở rộng sản xuất ngành sợi - may. Nghiên cứu đề xuất các giải pháp, phương án ứng dụng các thiết bị khoa học kỹ thuật vào sản xuất.  Phòng kỹ thuật Công nghệ May Xây dựng các định mức kinh tế - kỹ thuật sử dụng nguyên vật liệu sản xuất, gia công các loại sản phẩm may; xây dựng quy trình, vận hành và bảo trì, bảo dưỡng các loại thiết bị may. Thiết kế sản phẩm may theo đúng Đơn đặt hàng hoặc phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh hàng may của công ty thích ứng với thị hiếu tiêu dùng, nhu cầu khách hàng. Lập các dự án khả thi đầu tư đổi mới thiết bị và phát triển mở rộng sản xuất may theo đúng chủ trương của công ty. Cùng với các phòng Kinh doanh may (KDM) xây dựng giá thành sản xuất kinh doanh các loại sản phẩm may.  Phòng kinh doanh May Thực hiện các nhiệm vụ xúc tiến thương mại; triển lãm quảng cáo hàng may; tìm chọn khách hàng đàm phán, xây dựng giá thành, đề xuất ký kết hợp đồng, lựa chọn Nhà cung cấp thực hiện đặt hàng cho sản xuất và triển khai kế hoạch sản xuất. Phối hợp với các phòng ban trong công ty đốc thúc nhà máy hoàn thành đúng tiến độ giao hàng cho khách hàng. Tham gia kiểm kê vật tư hàng hóa vào cuối kỳ.  Phòng quản lý chất lượng May Tổ chức kiểm tra và hướng dẫn các đơn vị kiểm tra chất lượng sản phẩm hàng may theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật của khách hàng và công ty ban hành, đồng thời chịu trách nhiệm kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu đầu vào trước khi nhập kho và xuất cho các đơn vị sản xuất. Kiểm tra lại chất lượng và kết hợp với các phòng ban liên quan kiểm tra sản phẩm may của các đơn vị đã sản xuất trước khi xuất hàng cho khách hàng theo hợp đồng đã ký.  Phòng đời sống Thực hiện các nhiệm vụ chăm sóc sức khoẻ, sơ cấp cứu, khám cấp phát thuốc chữa bệnh cho người lao đông theo quy định của Bảo hiểm y tế. Đảm bảo an toàn lao động, an toàn vệ sinh thực phẩm, quản lý và sửa chữa hệ thống điện nước…  Phòng kế hoạch thị trường SVTH: Nguyễn Anh Tân Trang 18 Luận văn tốt nghiệp: Kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho Chịu trách nhiệm làm các thủ tục hải quan xuất nhập khẩu hàng hóa và bố trí phương tiện để nhận NPL về nhập kho và chuẩn bị phương tiện để vận chuyển hàng giao cho khách hàng, lập PNK. Hoàn chỉnh hồ sơ xuất khẩu (trường hợp xuất khẩu) và tham gia kiểm kê vật tư hàng hóa vào cuối kỳ. Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Ban giám đốc Các phòng ban chức năng Các đơn vị hạch toán phụ thuộc - Công ty Sợi Hòa Thọ - Nhà máy May Hòa Thọ I - Nhà máy May Hòa Thọ II - Nhà máy May Hòa Thọ III - Công ty May Hòa Thọ Điện Bàn - Công ty May Hòa Thọ Quảng Nam - Công ty May Hòa Thọ Hội An - Công ty May Hòa Thọ Duy Xuyên - Công ty May Hòa Thọ Đông Hà Văn phòng đại diện Các công ty liên kết - Công ty cổ phần thêu Thên Tín - Công ty TNHH may Tuấn Đạt - Công ty TNHH may Bình Phương - Công ty cổ phần Bao Bì Hòa Thọ Các đơn vị trực thuộc Công ty con - Công ty cổ phần kinh doanh thời trang Hình 2. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại Tổng Công ty SVTH: Nguyễn Anh Tân Trang 19 Luận văn tốt nghiệp: Kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho 2.2. Chức năng và nhiệm vụ 2.2.1. Chức năng Tổng công ty chuyên sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu hàng dệt may gồm: Các loại nguyên liệu bông, xơ, các loại sợi, vải dệt kim và sản phẩm may mặc dệt kim, vải denim; các loại khăn bông…Với các sản phẩm chính là các loại sợi: Sợi cotton chải thô, chải kỹ, sợi polyester…; và các sản phẩm may mặc: T- shirt, quần âu, đồ bảo hộ lao động… Cung cấp cho những thị trường chính như EU, Hoa Kỳ, Nhật Bản. Đã và đang sản xuất cho các khách hàng như: Snickers, Fishman, Imar, Supreme…; nhận gia công cho các nhãn hiệu thương mại nổi tiếng thế giới như: Puma, Haggar, Ping, Target, Perrry Ellis, Nike,… 2.2.2. Nhiệm vụ Huy động và sử dụng nguồn vốn trong việc sản xuất kinh doanh các sản phẩm theo nghành nghề đã đăng ký kinh doanh. Xây dựng và phát triển Tổng Công ty thành một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh đa dạng, có tiềm lực tài chính và trình độ kỹ thuật công nghệ tiên tiến. Nâng cao hiệu quả kinh doanh, không ngừng nâng cao thu nhập và cải thiện điều kiện làm việc cho người lao động. Từng bước đưa Tổng Công ty trở thành thương hiệu Dệt May hàng đầu Việt Nam. 3. Đặc điểm hoạt động kinh doanh Tổng Công Ty Cổ Phần Dệt May Hòa Thọ là một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh hàng may mặc và các sản phẩm sợi. Vì là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dệt may nên Tổng Công ty cũng có các đặc điểm giống và khác với các doanh nghiệp dệt may trong nước. Điểm giống nhau đó là chủ yếu sản xuất theo đơn đặt hàng, sự khác biệt ở chổ Tổng Công ty luôn hướng đến việc kinh doanh đa dạng nên ngoài việc sản xuất theo đơn đặt hàng, còn tổ chức sản xuất hàng loạt nhằm đáp ứng nhu cầu trong nước và tự cung cấp một phần cho nhu cầu của Tổng Công ty như các sản phẩm sợi. Do thuộc ngành dệt may nên cách thức tổ chức hoạt động sản xuất có những nét khác biệt so với các ngành sản xuất khác. Đối với may mặc thì toàn bộ các quá trình của hoạt động sản xuất, từ việc chuẩn bị các yếu tố đầu vào cho quá trình sản xuất cho đến việc sản xuất và hoàn thành sản phẩm đều được quản lý theo dõi theo từng đơn hàng một, từng khách hàng một. Hiện tại Tổng Công ty đang kinh doanh theo các hình thức là nhận gia công, sản xuất xuất khẩu theo giá FOB và sản xuất bán trong nước. Vì là một doanh nghiệp sản xuất nên các yếu tố đầu vào luôn được coi trọng, một trong những yếu tố quan trọng đó là nguyên vật liệu, chúng tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng đầu ra của sản phẩm. Do đó việc quản lý việc nhập xuất nguyên vật liệu đúng, đủ, kịp thời cho quá trình sản xuất là rất thiết. Nguyên vật liệu thường được mua với số lượng lớn nên việc lựa chọn nhà cung cấp thích hợp để đảm bảo chất lượng, giá cả cạnh tranh, giao hàng đúng hạn là một vấn đề quan trọng để giảm chi phí, đảm bảo việc sản xuất đúng tiến độ. Bên cạnh đó việc có nhiều đơn vị hạch toán phụ thuộc phân bố ở nhiều nơi nên việc quản lý cần được coi trọng hơn. 4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán 4.1. Tổ chức bộ máy kế toán SVTH: Nguyễn Anh Tân Trang 20