Tài liệu Kiểm soát chi phí xây lắp tại công ty cổ phần xây dựng bình định.

B GIÁO D C VÀ ÀO T O I H C À N NG HUỲNH THANH HÙNG KI M SOÁT CHI PHÍ XÂY L P T I CÔNG TY C PH N XÂY D NG BÌNH NH LU N VĂN TH C SĨ QU N TR KINH DOANH à N ng - Năm 2013 B GIÁO D C VÀ ÀO T O I H C À N NG HUỲNH THANH HÙNG KI M SOÁT CHI PHÍ XÂY L P T I CÔNG TY C PH N XÂY D NG BÌNH NH Chuyên ngành: K toán Mã s : 60.34.30 LU N VĂN TH C SĨ QU N TR KINH DOANH Ngư i hư ng d n khoa h c: PGS. TS. HOÀNG TÙNG à N ng - Năm 2013 L I CAM OAN Tôi cam oan ây là công trình nghiên c u c a riêng tôi. Các s li u, k t qu trong lu n văn là trung th c và chưa t ng ư c ai công b trong b t kỳ công trình nào khác. Tác gi lu n văn Huỳnh Thanh Hùng M CL C M U................................................................................................. 1 1. Tính c p thi t c a tài. ....................................................................... 1 2. M c ích nghiên c u c a lu n văn ....................................................... 2 3. i tư ng và ph m vi nghiên c u......................................................... 2 4. Phương pháp nghiên c u ...................................................................... 2 5. K t c u c a lu n văn. ............................................................................ 2 6. T ng quan tài li u nghiên c u............................................................... 2 CHƯƠNG 1. CƠ S LÝ LU N V KI M SOÁT CHI PHÍ XÂY L P TRONG DOANH NGHI P XÂY L P....................................... 6 1.1. KHÁI QUÁT CHUNG V H TH NG KI M SOÁT N I B ..... 6 1.1.1. Vai trò c a ki m soát trong qu n lý................................................ 6 1.1.2. Khái ni m v h th ng ki m soát n i b ........................................ 7 1.1.3. M c tiêu và nhi m v c a h th ng ki m soát n i b . ................... 8 1.1.4. Các b ph n c u thành h th ng ki m soát n i b . ........................ 9 1.2. C I M V HO T NG XÂY L P CÓ NH HƯ NG N CÔNG TÁC KI M SOÁT CHI PHÍ XÂY L P ................................... 18 1.2.1. c i m v s n ph m xây l p. .................................................... 18 1.2.2. Cơ c u t ch c b máy qu n lý c a các doanh nghi p xây l p .... 19 1.2.3. c i m v chi phí s n xu t trong ho t 1.3. KI M SOÁT N I B ng xây l p................. 20 I V I CHI PHÍ XÂY L P TRONG CÁC DOANH NGHI P XÂY L P ............................................................... 22 1.3.1. T o l p môi trư ng ki m soát. ...................................................... 22 1.3.2. T ch c thông tin ph c v ki m soát chi phí xây l p. .................. 23 1.3.3. Các th t c ki m soát chi phí xây l p ........................................... 27 K T LU N CHƯƠNG 1..................................................................... 38 CHƯƠNG 2. TH C TR NG CÔNG TÁC KI M SOÁT CHI PHÍ XÂY L P T I CÔNG TY C 2.1. KHÁI QUÁT CHUNG V BÌNH PH N XÂY D NG BÌNH CÔNG TY C NH .. 39 PH N XÂY D NG NH........................................................................................... 39 2.1.1. Qúa trình hình thành và phát tri n c a Công ty............................ 39 2.1.2. c i m ho t ng c a Công ty.................................................. 39 2.2. GI I THI U V MÔI TRƯ NG KI M SOÁT T I CÔNG TY.. 40 2.2.1. c thù qu n lý. ............................................................................ 40 2.2.2. Cơ c u t ch c qu n lý. ................................................................ 40 2.2.3. Chính sách nhân s . ...................................................................... 43 2.2.4. Công tác k ho ch. ........................................................................ 44 2.2.5. y ban ki m soát........................................................................... 44 2.2.6. Các nhân t bên ngoài................................................................... 44 2.3. GI I THI U V H TH NG K TOÁN T I CÔNG TY ........... 45 2.3.1. T ch c b máy k toán t i Công ty ............................................. 45 2.3.2. Hình th c ghi s k toán áp d ng t i Công ty .............................. 46 2.4. TH C TR NG CÔNG TÁC KI M SOÁT CHI PHÍ XÂY L P T I CÔNG TY C PH N XÂY D NG BÌNH NH ........................ 48 2.4.1. H th ng thông tin ph c v công tác ki m soát chi phí xây l p... 48 2.4.2. Th t c ki m soát chi phí xây l p t i Công ty c ph n xây d ng Bình 2.5. nh ................................................................................................ 54 ÁNH GIÁ TH C TR NG KI M SOÁT CHI PHÍ XÂY L P T I CÔNG TY C PH N XÂY D NG BÌNH NH ........................ 68 2.5.1. Ưu i m......................................................................................... 68 2.5.2. H n ch . ........................................................................................ 68 K T LU N CHƯƠNG 2..................................................................... 72 CHƯƠNG 3. CÁC GI I PHÁP TĂNG CƯ NG CÔNG TÁC KI M SOÁT CHI PHÍ XÂY L P T I CÔNG TY C D NG BÌNH 3.1. S PH N XÂY NH............................................................................. 73 C N THI T PH I TĂNG CƯ NG KI M SOÁT N I B CHI PHÍ XÂY L P T I CÔNG TY C V PH N XÂY D NG BÌNH NH. .................................................................................................... 73 3.2. HOÀN THI N H TH NG THÔNG TIN K TOÁN PH C V KI M SOÁT.......................................................................................... 74 3.2.1. M c tiêu hoàn thi n thông tin k toán ph c v ki m soát chi phí.... 74 3.2.2. Hoàn thi n s sách k toán ph c v ki m soát chi phí xây l p .... 74 3.2.3. Hoàn thi n bi u m u báo cáo chi phí xây l p ............................... 80 3.3. CÁC GI I PHÁP TĂNG CƯ NG KI M SOÁT CHI PHÍ XÂY L P T I CÔNG TY.............................................................................. 81 3.3.1. Ki m soát hi n hành 3.3.2. Ki m soát sau i v i chi phí xây l p.. .............................. 81 i v i chi phí xây l p........................................... 86 K T LU N CHƯƠNG 3..................................................................... 97 K T LU N........................................................................................... 98 DANH M C TÀI LI U THAM KH O............................................ 99 QUY T NH GIAO TÀI LU N VĂN (b n sao) DANH M C CÁC B NG S hi u Tên b ng b ng Trang 1.1 H th ng thông tin k toán 13 2.1 B ng phân tích ơn giá 49 2.2 B ng kh i lư ng ơn giá d th u 50 2.3 B ng kh i lư ng và chi phí VL, NC, MTC 51 2.4 B ng t ng h p d toán xây l p 52 3.1 Phi u xu t kho theo h n m c 75 3.2 B ng phân b chi phí s d ng máy thi công 78 3.3 B ng t ng h p bi n 87 ng chi phí nguyên v t li u tr c ti p 3.4 B ng phân tích chi phí nguyên v t li u tr c ti p 88 3.5 B ng phân tích bi n ng ơn giá nguyên v t li u 89 3.6 B ng phân tích bi n ng 89 3.7 B ng phân tích chi phí nhân công tr c ti p 92 3.8 B ng phân tích chi phí máy thi công 94 3.9 B ng phân tích chi phí s n xu t chung 95 nh m c tiêu hao DANH M C CÁC SƠ S hi u sơ Tên sơ Trang 2.1 Cơ c u b máy qu n lý c a Công ty 41 2.2 T ch c b máy k toán t i Công ty 45 2.3 Trình t ghi s k toán t i Công ty 47 2.4 Quy trình mua v t tư nh p t i kho c a công trư ng 56 t i Công ty c ph n xây d ng Bình 2.5 nh Quy trình xu t v t tư t i kho dùng tr c ti p thi công 58 công trình 2.6 Quy trình ki m soát chi phí nhân công tr c ti p t i 62 Công ty 2.7 Quy trình ki m soát chi phí s d ng máy thi công t i 64 Công ty 3.1 Quy trình k toán chi phí NVL tr c ti p 76 3.2 Quy trình k toán chi phí nhân công tr c ti p 77 3.3 Quy trình k toán chi phí s d ng máy thi công 79 3.4 Quy trình ki m soát chi phí s n xu t chung 80 -1- M 1. Tính c p thi t c a U tài. Xu hư ng toàn c u hóa và h i nh p kinh t th gi i ã mang doanh nghi p Vi t Nam nh ng cơ h i m i ch a phát tri n, nhưng n cho các ng th i ng trong lòng nó nhi u thách th c, mà òi h i các doanh nghi p trong nư c c n ph i thay i các nhìn nh n và ph i t o ư c các chi n lư c kinh doanh phù h p. Nhân t ch t lư ng và h giá thành s n ph m s góp ph n tích c c trong cu c c nh tranh kh c li t này. Mu n nâng cao ch t lư ng và h giá thành s n ph m, các doanh nghi p không d ng l i vi c trình u tư nâng cao ch t lư ng công ngh m i, nâng cao tay ngh c a ngư i lao ng, trình t ch c qu n lý ho t doanh… mà còn ph i s d ng các phương pháp m i ng kinh ki m soát chi phí; trong ó, tăng cư ng công tác ki m soát chi phí là yêu c u c p thi t nh t. Vi c ki m soát t t chi phí không nh ng s h n giá thành, nâng cao kh năng c nh tranh, mà còn góp ph n tăng l i nhu n, nâng cao hi u qu ho t ng c a doanh nghi p. Công ty c ph n xây d ng Bình trên nh là doanh nghi p xây l p, ho t a bàn thành ph Quy Nhơn t nh Bình ng nh. Trong nh ng năm qua, Công ty ã thi công nhi u công trình tr ng i m c a thành ph v i giá tr l n, ư c ch ti n u tư ánh giá cao v m t ch t lư ng, k thu t, m thu t cũng như bàn giao công trình. V i m c tiêu “ ti p t c phát tri n b n v ng và m r ng th ph n ra các t nh Mi n trung và Tây Nguyên” trong i u ki n cơ ch u th u c nh tranh, công khai, th ng th u các công trình, công ty c n ph i có các bư c chu n b k lư ng v m i m t, trong ó công tác ki m soát chi phí xây l p hi u qu , kh c ph c tình tr ng lãng phí, th t thoát v n trong quá trình thi công s góp ph n quan tr ng ó cũng là yêu c u t ra cho Công ty c ph n xây d ng Bình nh”. Công ty t m c tiêu ra. tài: “ Ki m soát chi phí xây l p t i -22. M c ích nghiên c u c a lu n văn Lu n văn nghiên c u lý lu n chung v ki m soát chi phí xây l p t i doanh nghi p xây l p. ng th i, lu n văn nghiên c u th c t và phân tích, ánh giá hi n tr ng công tác ki m soát chi phí xây l p t i Công ty c ph n xây d ng Bình nh Trên cơ s lý lu n và th c t kh thi 3. ã tìm hi u, lu n văn ưa ra các gi i pháp tăng cư ng công tác ki m soát chi phí xây l p t i Công ty. i tư ng và ph m vi nghiên c u i tư ng nghiên c u: Công tác ki m soát chi phí xây l p t i Công ty c ph n xây d ng Bình nh Ph m vi nghiên c u: Công ty c ph n xây d ng Bình nh 4. Phương pháp nghiên c u Phương pháp nghiên c u ch y u là phương pháp duy v t bi n ch ng, duy v t l ch s k t h p cùng nhi u phương pháp nghiên c u khác như phương pháp phân tích, ánh giá, phương pháp th ng kê và i u tra.. 5. K t c u c a lu n văn. N i dung chính c a lu n văn ư c chia thành 03 chương: Chương 1: Cơ s lý lu n v ki m soát chi phí xây l p trong doanh nghi p xây l p. Chương 2: Th c tr ng công tác ki m soát chi phí xây l p t i công ty c ph n xây d ng Bình nh. Chương 3: Các gi i pháp tăng cư ng công tác ki m soát chi phí xây l p t i công ty c ph n xây d ng Bình nh. 6. T ng quan tài li u nghiên c u Trong xu th h i nh p như hi n nay, ki m soát chi phí là m t n i dung quan tr ng trong ho t ng tài chính c a doanh nghi p. Ki m soát chi phí là nhu c u cơ b n nh m hoàn thi n các quy t nh trong qu n lý ho t ng kinh doanh. T i Vi t Nam trong th i gian g n ây m t s Doanh nghi p ã xây -3d ng cho mình m t h th ng ho c các gi i pháp ki m soát chi phí nh m m b o các l i ích cho Doanh nghi p. Bên c nh ó, cũng ã có r t nhi u ý tư ng, gi i pháp mang tính khoa h c và các chi phí. Trong khuôn kh hi u tư li u các tài nghiên c u v v n tài ang nghiên c u, tác gi ki m soát ã tham kh o, tìm tài ã nghiên c u trên cùng lĩnh v c liên quan. C th : Lu n văn th c sĩ c a tác gi Nguy n Th Kim Hương v i tài “Tăng cư ng ki m soát chi phí các công trình xây d ng c u ư ng t i thành ph à N ng” (2010) ã trình bày các phương pháp và gi i pháp ki m soát chi phí các công trình giao thông ô th t i à N ng, tuy nhiên các mang tính xu t hoàn thi n ng nh t, ánh giá khía c nh trên các công trình giao thông ô th . Nghiên c u v “Tăng cư ng ki m soát n i b v chi phí t i các doanh nghi p thu c khu qu n lý ư ng b 5” (Tr nh Th H ng Dung, 2010). Trong nghiên c u này tác gi ã nêu ra ư c b n ch t và nguyên nhân làm chi phí bi n ng, nhưng tính linh ho t c a chi phí không l n m t ph n ph thu c vào c i m kinh doanh c a khu qu n lý v n còn mang tính ch t hình thái c a ch u tư d án hơn là nhà th u thi công xây l p. Trong th i gian g n ây, có r t nhi u tác gi ki m soát chi phí trong doanh nghi p, c th ã nghiên c u các v n là nghiên c u ư c áp d ng trong các doanh nghi p xây l p. C th : Tác gi Nguy n Phi Sơn ( năm 2006) qua lu n văn “ Xây d ng h th ng ki m soát chi phí xây l p t i các ơn v thu c t ng công ty xây d ng mi n Trung”, tác gi nhTh Phương Liên trong lu n văn “ Tăng cư ng ki m soát n i b chi phí s n xu t trong các Doanh nghi p Xây D ng trên Ph a bàn Thành à N ng”. Các nghiên c u c a tác gi Ph m Văn Dư c, Tr n Văn Tùng v “ M t s gi i pháp ki m soát chi phí nh m nâng cao hi u qu ho t ng trong Doanh nghi p”, tác gi Phan Trung Kiên trong nghiên c u “ Xây d ng các mô hình ki m soát chi phí trong Doanh nghi p” … Trong các Công trình ã nghiên c u, các tác gi ã h th ng ư c các n i dung cơ b n c a ki m soát chi phí và các phương pháp, gi i pháp hoàn thi n theo ph m vi tài các -4tác gi ã nghiên c u. Các công trình ã nghiên c u v ki m soát chi phí u chưa i sâu các n i dung ki m soát chi phí áp d ng cho các Doang nghi p xây l p ho c n u cac tài ch áp d ng cho các Doanh nghi p xây l p thì ch m i khái quát và t ng h p trên m t s Doanh Nghi p chính mà không i sâu vào c thù c a m t Doanh nghi p khi mà ho t nghi p, lâu dài, chi phí bi n ng xây l p mang tính ch t công ng l n, ph thu c c th vào tình hình c a m i Doanh nghi p nên công tác ki m soát g p nhi u khó khăn. tài “ Ki m soát chi phí t i các doanh nghi p xây d ng – trư ng h p Công ty c ph n xây d ng Sông H ng 24” (Mai Hoàng H i, 2009). này, tác gi ã nêu ra ư c các h n ch , các nhân t nh hư ng tài n vi c ki m soát chi phí t i Công ty c ph n xây d ng Sông H ng nói riêng và ki m soát chi phí t i các Doanh nghi p xây l p nói chung. Thông qua nh ng v n ra t th c ti n i m i ho t t ng c a ngành xây d ng và xem xét nh ng b t c p v tình hình ki m soát chi phí hi n nay t i các Doanh nghi p. Lu n văn ã ưa ra các gi i pháp và nêu lên các i u ki n nh m hoàn thi n ki m soát chi phí t i các Doanh Nghi p xây d ng, i n hình như hoàn thi n các y u t v môi trư ng, h th ng thông tin và các th t c ki m soát. Tuy tác gi vào nghiên c u t i m t ơn v ã i sâu i n hình v ngành xây d ng, nhưng lu n văn còn h n ch là tác gi ch m i hoàn thi n các y u t thu c v môi trư ng ki m soát, v n chưa i sâu vào nghiên c u các th t c ki m soát c th c a t ng kho n m c chi phí xem xét m c nh hư ng c a chúng như th nào n vi c ki m soát chi phí trong xây l p. Nghiên c u “ Tăng cư ng ki m soát chi phí xây l p t i Công ty xây d ng công trình Hàng Không ACC” (Ph m Ng c i p, 2009). Tác gi bàn v v n nan gi i, thi t y u trong ngành xây d ng hi n nay chính là “th t thoát và lãng phí” ang tr thành m t v n soát chi phí nh m quan tâm c a toàn xã h i. Công tác ki m m b o ch t lư ng công trình, ti n thi công, h giá thành xây d ng, khai thác hi u qu các công trình… t i các doanh nghi p luôn óng m t vai trò ngày càng thi t th c và quan tr ng giúp cho các nhà -5qu n lý n m b t ư c di n bi n tình hình s n xu t, t úng n và k p th i. V i nh ng òi h i trên, tác gi ó ưa ra quy t nh ã gi i quy t và áp ng ư c nh ng yêu c u cơ b n c a m c tiêu nghiên c u. ưa ra ư c nh ng phương hư ng, gi i pháp có cơ s , h p lý, thi t th c v i hy v ng nâng cao ki m soát chi phí trong xây l p. Cũng gi ng lu n văn c a tác gi Mai Hoàng H i, lu n văn này cũng ch ưa ra gi i pháp hoàn thi n khía c nh n i b t c a y u t môi trư ng ki m soát, th t c ki m soát mang tính ch t chung, chưa rõ ràng và c th . V i c thù ngành xây l p, có giá tr s n ph m l n, th i gian kéo dài cho nên vi c ki m soát khó khăn, vì th yêu c u tăng cư ng ki m soát chi phí trong xây d ng r t chú tr ng. Hi u ư c t m quan tr ng này, tài “ Tăng cư ng ki m soát chi phí xây l p t i Công ty TNHH tư v n Xây D ng Xuân An” ( oàn Th L Hà, 2011). Lu n văn phân tích th c tr ng ki m soát chi phí xây l p t i Công ty, ch ra nh ng m t thành công, nh ng v n Qua ó, t n t i và nguyên nhân. ra các gi i pháp ch y u nh m nâng cao công tác ki m soát chi phí t i Công ty. N i dung c a tài này là vô cùng h u ích nh m giúp tác gi nh hư ng cho các n i dung trong lu n văn nghiên c u c a mình. Qua các tài li u, các công trình nghiên c u ã nêu trên, tác gi th y r ng tài v ki m soát chi phí xây l p, ã ư c nhi u tác gi nghiên c u làm tài lu n văn t t nghi p cao h c. Riêng Công ty c ph n xây d ng Bình Cho nên tác gi ãl y tài “ Ki m soát chi phí xây l p t i nh” chưa có m t tác gi nào nghiên c u. tài này làm lu n văn cho mình. Trong quá trình th c hi n lu n văn này, tác gi có tham kh o m t s nh ng n i dung nghiên c u các tài nghiên c u nêu trên. T tài ó, lu n văn k th a nh ng lý lu n cơ b n v h th ng ki m soát n i b trong doanh nghi p xây l p, tham kh o m t s cách th c hoàn thi n h th ng ki m soát t i các ơn v , qua ó k t h p v n d ng phù h p v i th c t t i Công ty. -6CHƯƠNG 1 CƠ S LÝ LU N V KI M SOÁT CHI PHÍ XÂY L P TRONG DOANH NGHI P XÂY L P 1.1. KHÁI QUÁT CHUNG V H TH NG KI M SOÁT N I B . 1.1.1. Vai trò c a ki m soát trong qu n lý. Qu n lý là ho t ng c n thi t cho t t c các lĩnh v c ho t ng c a con ngư i, trong m i t ch c cũng như toàn b xã h i. S c n thi t trên xu t phát t yêu c u i v i qu n lý trong vi c m b o hi u qu ho t ng c a t ch c. Có r t nhi u quan i m khác nhau v qu n lý nhưng chung nh t, qu n lý là m t quá trình nh hư ng và t ch c th c hi n các hư ng ã ngu n l c xác nh nh m Xét v ho t nh trên cơ s t hi u qu cao nh t. ng th c ti n, quá trình qu n lý bao g m các giai o n cơ b n có liên h v i nhau như: l p k ho ch, cung c p các ngu n l c, t ch c, i u hành và ki m soát. Trong b t kỳ giai o n nào, các nhà qu n tr cũng thư ng chú t m n chính sách và th t c qu n lý trong quan h v i vi c hình thành và duy trì các ho t ng ki m soát t ư c các m c tiêu c a t ch c. Như v y, ki m soát không ph i là m t giai o n c a quá trình qu n lý mà là m t ch c năng g n v i m i ho t phương sách ng c a quá trình qu n lý. Ki m soát là t ng h p nh ng n m l y và i u hành Quá trình ki m soát b t m c tiêu u t vi c xác nh các m c tiêu, ó có th là m t c p r t cao ho c là m c tiêu r t chi ti t, rõ ràng; Trên cơ s m c tiêu xác t ư c; Ti p trư c i tư ng ho c khách th qu n lý. xác nh, ti n hành o lư ng k t qu c a nh ng thành tích th c t ã n so sánh thành tích c th v i các m c tiêu ã xây d ng nh s chênh l ch, có th v a so sánh v i kỳ hi n hành và nh ng kỳ trư c. T k t qu so sánh ó, phân tích các nguyên nhân chênh l ch: Xem xét bi t nh ng nhân t gây ra chênh l ch và tính toán m c nh hư ng c a t ng nhân t . Bư c ti p theo c a quá trình này là xác nh -7hành ng thích h p c a qu n lý. Trên cơ s nh ng s l a ch n s n có òi h i ph i ánh giá và ph i có nh ng i u ch nh quan tr ng i n hành ng c th c n th c hi n. Bư c cu i cùng c a quá trình ki m soát là ti p t c ánh giá l i k t qu sau khi hành ki m soát b t ng nói trên ư c hoàn thành. Như v y, quá trình u t vi c xác nh m c tiêu và k t thúc khi t ư c m c tiêu ó. Ch c năng ki m soát ó ch y u là xem xét tính hi u qu c a các hành ng th c hi n mà nh ó các chi n lư c ư c chuy n thành hành t các m c tiêu và k t qu ã ng t ra. 1.1.2. Khái ni m v h th ng ki m soát n i b H th ng KSNB là công c ch y u th c hi n ch c năng ki m soát trong m i quy trình qu n lý c a ơn v . Quá trình nghiên c u v h th ng KSNB ã d n n nhi u nh nghĩa khác nhau v h th ng này. Trong các chu n m c ã h th ng hóa c a AICPA ( American Institute Certified Public Accountants) – Vi n ki m toán viên công có b ng c p c a M ưa ra nh nghĩa v h th ng KSNB như sau “KSNB g m k ho ch t ch c và t t c nh ng phương pháp, bi n pháp ph i h p ư c th a nh n trong kinh doanh b o v tài s n c a t ch c, ki m tra s chính xác và c a thông tin k toán, th c ch trương qu n lý ã y hi u qu ho t tin c y ng và khích l bám sát nh ng ra”(2, tr.190). Theo liên oàn k toán Qu c t ( IFAC – International Federation of Accountants), “ H th ng KSNB là m t h th ng chính sách và th t c nh m b n m c tiêu sau: b o v tài s n c a ơn v ; b o b o m th c hi n các ch ng”(2,tr.201). Theo pháp lý và b o qu các m c tiêu tin c y c a thông tin; m hi u qu c a ho t nh nghĩa này thì KSNB là m t ch c năng thư ng xuyên c a ơn v , t ch c và trên cơ s xác t ng khâu công vi c m nh r i ro có th x y ra trong tìm ra bi n pháp ngăn ch n nh m th c hi n có hi u t ra c a ơn v (1,tr.234). -8Theo chu n m c ki m toán Vi t Nam s 400: “ H th ng KSNB là các quy nh và các th t c ki m soát do d ng nh m b o nv ư c ki m toán xây d ng và áp m cho ơn v tuân th pháp lu t và các quy tra, ki m soát, ngăn ng a và phát hi n gian l n, sai sót, nh, ki m l p BCTC trung th c và h p lý; nh m b o v , qu n lý và s d ng có hi u qu tài s n c a ơn v” Qua các nh nghĩa ã nêu cho th y KSNB không ch gi i h n trong ch c năng tài chính k toán mà còn có liên quan n nhi u lĩnh v c khác như hành chính, qu n lý, nó không ch thu c v nhà qu n lý mà òi h i ph i có s ph i h p ng b c a t t c thành viên trong t ch c. KSNB ư c chia thành hai lo i: Ki m soát k toán và ki m soát qu n lý - Ki m soát qu n lý: là quá trình nh m thúc y hi u qu ho t ng kinh doanh và khuy n khích s tham gia c a t t c các thành viên trong ơn v trong vi c th c hi n các chính sách qu n lý. - Ki m soát k toán: là các chính sách và quá trình th c hi n, nh m ư c các m c tiêu: b o v tài s n và k p th i và y t m b o thông tin chính xác, trung th c, . 1.1.3. M c tiêu và nhi m v c a h th ng ki m soát n i b . Khi xây d ng cho mình m t h th ng ki m soát n i b , các nhà qu n lý doanh nghi p u mong mu n h th ng ki m soát n i b nh ng l i ích thi t th c, góp ph n làm cho ho t t t hơn. Do ó, cơ c u ki m soát n i b h p lý cho các nhà qu n tr ó s mang l i ng c a doanh nghi p ư c ư c thi t l p t i ơn v ph i mb o t ư c m c tiêu sau: M c tiêu b o v tài s n c a ơn v : Tài s n c a ơn v n u không ư c b o v b ng h th ng ki m soát phù h p có th b ánh c p, b hư h i ho c b l m d ng vào nh ng m c ích cá nhân khác nhau. M c tiêu mb o tin c y c a thông tin: Thông tin kinh t tài chính ư c cung c p dư i d ng các báo cáo nhi m v và BCTC do b máy k toán -9thu th p, x lý và t ng h p. ây là căn c quan tr ng cho vi c ra quy t nh c a nhà qu n lý bên trong và ngoài ơn v . Vì v y, thông tin cung c p ph i m b o tính k p th i v th i gian, tính chính xác và tin c y v th c tr ng ho t ng, ph n ánh y , khách quan các n i dung ch y u c a m i ho t ng kinh t , tài chính. M c tiêu m b o vi c th c hi n các ch mb om c pháp lý: tiêu này, h th ng KSNB ư c thi t k trong doanh nghi p ph i quy t nh và ch pháp lý liên quan n ho t ng s n xu t kinh doanh c a m b o hi u qu c a ho t ng và hi u năng qu n lý: doanh nghi p ph i tuân th M c tiêu m b o các úng m c. KSNB giúp ơn v b o v và s d ng hi u qu các ngu n l c, b o m t thông tin, nâng cao uy tín, m r ng th ph n, th c hi n các chi n lư c kinh doanh c a ơn v . Như v y, các m c tiêu c a h th ng KSNB r t r ng, chúng bao trùm lên m i m t ho t ng và có ý nghĩa quan tr ng i v i s t n t i và phát tri n c a ơn v . Và nhi m v c a h th ng ki m soát n i b th hi n: T o thu n l i cho vi c i u khi n và qu n lý kinh doanh có hi u qu . m b o ch c ch n là các quy t nh và ch qu n lý ư c th c hi n úng th th c và giám sát tính hi u qu c a các ch và quy t Phát hi n nh ng r c r i trong kinh doanh các bi n pháp ho ch nh ó. nh và ti n hành i phó k p th i. Ngăn ch n, phát hi n các sai ph m và gian l n trong kinh doanh. Ghi chép ho t y , ph n ánh trung th c, úng th th c các nghi p v và ng kinh doanh. B o v tài s n và thông tin không b l m d ng, s d ng sai m c ích. L p các BCTC k p th i, h p l , úng ch . 1.1.4. Các b ph n c u thành h th ng ki m soát n i b . ánh giá và t ch c m t h th ng KSNB h u hi u ta c n nh n th c -10và tìm hi u các y u t c u thành nên nó. Theo quan i m truy n th ng do AICPA ưa ra, h th ng KSNB bao g m các y u t sau: môi trư ng ki m soát, h th ng k toán và các th t c ki m soát. a. Môi trư ng ki m soát. Môi trư ng ki m soát là toàn b nh ng nhân t nh hư ng n quá trình thi t k , v n hành và s h u hi u c a các th t c, chính sách ki m soát c a ơn v . Các nhân t này ch y u liên quan n thái , nh n th c, hành ng c a nhà qu n lý c p cao trong ơn v . Có th nêu ra các nhân t chính như: c thù v qu n lý c a ơn v Nhà qu n lý c p cao là ngư i ra quy t nh và i u hành m i ho t c a ơn v . Vì v y, quan i m ư ng l i qu n tr và tư cách c a h r tl n n xây d ng m t h th ng KSNB h u hi u t i ơn v . ng nh hư ng c thù qu n lý ch rõ nh ng quan i m khác nhau c a nhà qu n lý v s chính xác c a thông tin k toán và t m quan tr ng c a vi c hoàn thành k ho ch, s ch p nh n r i ro trong kinh doanh. Nh ng nhà qu n lý có phong cách kinh doanh lành m nh vì s phát tri n lâu dài òi h i BCTC ph i chính xác, các th t c KSNB ph i ch t ch . i v i nh ng nhà qu n lý có m c tiêu kinh doanh là l i nhu n b ng m i giá thì BCTC không c n trung th c, vì v y các th t c ki m soát s l ng l o, không hi u qu . Như v y, phong cách i u hành và tư cách c a nhà qu n tr cũng như nh hư ng r t l n n các chính sách, th t c KSNB chính xác BCTC. M t y u t quan tr ng c a c thù qu n lý là cơ c u quy n l c trong ơn v . N u quy n l c t p trung vào m t cá nhân hay m t nhóm nh thì ph m ch t và năng l c c a ngư i n m quy n nh hư ng r t l n n môi trư ng ki m soát. Trong nh ng doanh nghi p có quy mô l n n u x y ra trư ng h p trên thì môi trư ng ki m soát không lành m nh do nh ng ngư i khác không có cơ h i giám sát ngư i có quy n l c cao. Tuy nhiên i u này ngư c l i v i các doanh nghi p tư nhân vì quy n l c t p trung có liên quan n l i ích c a h -11Cơ c u t ch c Là s chia quy n h n, trách nhi m gi a các thành viên trong ơn v . Cơ c u t ch c t t s ngăn ng a các trư ng h p vi ph m chính sách, th t c ki m soát c a ơn v , lo i b nh ng sai ph m, gian l n có th x y ra, t o hi u qu qu n lý t t cho các nhà lãnh o c a ơn v trong truy n t và thu th p thông tin. Cơ c u t ch c n n t ng cho vi c l p k ho ch và ki m tra. t ư c m c tiêu c a ơn v c n ph i có cơ c u t ch c hi u qu và phù h p quy mô ho t ng c a ơn v . Mu n v y c n ph i tuân th các nguyên t c sau: - Thi t l p, i u hành và giám sát toàn b ho t ng c a ơn v , tránh b sót b t kỳ lĩnh v c nào ho c ch ng chéo gi a các b ph n. - Ph i có s tách bi t gi a ba ch c năng x lý nghi p v , ghi s và b o qu n tài s n. - Các b ph n ph i c l p tương i Chính sách nhân s Bao g m các phương pháp qu n lý nhân s và ch tuy n d ng, ào t o, ánh giá, tr lương và ngư i là y u t quan tr ng quy t m t chính sách nhân s úng b t nhân viên trong ơn v . Con nh trong m i ho t ns c a ơn v v ng c a ơn v . Vì th m b o cho nhân viên trong ơn v có năng l c làm vi c có tinh th n trách nhi m và o l i, m t chính sách nhân s không khoa h c s d n c ngh nghi p. Ngư c n i ngũ nhân viên y u kém v năng l c và ý th c trách nhi m. Khi ó dù các th t c ki m soát có ư c t ch c ch t ch v n không th phát huy hi u qu KSNB Công tác l p k ho ch và d toán t i ơn v . H th ng k ho ch và d toán bao g m các k ho ch v s n xu t, k thu t, tài chính và các phương án chi n lư c kinh doanh c a ban qu n lý trong ơn v . Vi c l p và th c hi n k ho ch m t cách khoa h c nghiêm túc s là công c ki m soát r t hi u qu . i u này òi h i các nhà qu n tr ph i giám -12sát ti n ho ch th c hi n k ho ch, nh kỳ so sánh s li u th c hi n v i s li u k phát hi n nh ng v n b t thư ng và có nh ng gi i pháp k p th i. B ph n ki m toán n i b . Là nhân t quan tr ng môi trư ng ki m soát, chính b ph n này ch u trách nhi m th c hi n ki m tra, giám sát và ánh giá thư ng xuyên v toàn b ho t ng c a ơn v trong ó có h th ng KSNB. B ph n ki m toán n i b h u hi u s giúp cho ơn v có cái nhìn k p th i và chính xác v các ho t ng c a ơn v cũng như công tác ki m soát, t ph m, gian l n làm th t thoát tài s n, ó phát hi n nh ng sai ra bi n pháp c i ti n ho t có b ph n ki m toán n i b h u hi u i u c n thi t là viên ki m toán n i b ph i c l p v i các b ph n ư c ki m tra, ng. i ngũ nhân i ngũ ó ph i báo cáo tr c ti p cho nhà qu n lý c p cao trong t ch c và ph i áp ng yêu c u v năng l c cũng như o c c a ki m toán viên. y ban ki m soát Thư ng g m ba n năm thành viên thu c H QT, Không kiêm nhi m b t c công vi c nào Công ty. Nhi m v chính c a y ban là giám sát quá trình BCTC c a t ch c bao g m c cơ c u KSNB và tuân th các lu n t i Công ty. ho t ng có hi u qu nh y ban ki m soát ph i thư ng xuyên liên l c v i ki m toán viên n i b l n ki m toán viên bên ngoài. Các nhân t bên ngoài Như lu t pháp, s ki m soát c a các cơ quan Nhà nư c, ngân hàng, c ông, ch n … tuy không thu c t m ki m soát c a nhà qu n lý nhưng nh hư ng r t l n n thi t k và v n hành h th ng KSNB. b. H th ng th ng tin k toán. H th ng thông tin k toán là m t h th ng óng có ch c năng ghi nh n, tính toán, phân lo i, t ng h p và truy n ngư i s d ng ánh giá và ra quy t trình x lý, chuy n i d li u t thông tin tài chính c a ơn v cho nh. H th ng này ch a ng các ti n u vào thành nh ng thông tin h u ích u