Tài liệu Kiểm soát chi phí tại công ty cổ phần dược phẩm quảng bình.

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG VÕ THỊ HOÀI KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM QUẢNG BÌNH LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Đà Nẵng - Năm 2013 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG VÕ THỊ HOÀI KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM QUẢNG BÌNH Chuyên ngành: Kế toán Mã số: 60.34.30 LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. Hoàng Tùng Đà Nẵng - Năm 2013 LỜI CAM ĐOAN Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác. Tác giả luận văn Võ Thị Hoài MỤC LỤC MỞ ĐẦU ............................................................................................................................1 1. Tính cấp thiết của đề tài...................................................................... 1 2. Mục tiêu nghiên cứu ........................................................................... 2 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ...................................................... 2 4. Phương pháp nghiên cứu .................................................................... 2 5. Kết cấu của luận văn........................................................................... 2 6. Tổng quan tài liệu ............................................................................... 3 CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT ........................... 7 1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ .... 7 1.1.1. Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ ...................................... 7 1.1.2. Ý nghĩa của hệ thống kiểm soát nội bộ ........................................ 8 1.1.3. Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát .................................. 9 1.1.4. Thủ tục kiểm soát........................................................................ 10 1.2. KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRONG DOANH NGHIỆP............................... 12 1.2.1 Khái niệm chi phí......................................................................... 12 1.2.2. Phân loại chi phí trong các doanh nghiệp sản xuất .................... 13 1.2.3. Các thủ tục kiểm soát đối với chi phí trong Doanh nghiệp ........ 17 KẾT LUẬN CHƯƠNG 1................................................................................ 23 CHƯƠNG 2: THỰC TẾ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CÔNG TY DƯỢC PHẨM QUẢNG BÌNH................................................. 24 2.1. GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM QUẢNG BÌNH...24 2.1.1. Tên và vị trí địa lý của công ty ................................................... 24 2.1.2. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty.............................. 24 2.1.3. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty ............... 26 2.1.4. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý .................................................. 26 2.1.5. Đặc điểm tổ chức kế toán ........................................................... 29 2.2. THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC QUẢNG BÌNH ................................................................................... 32 2.2.1. Công tác lập dự toán chi phí ....................................................... 32 2.2.2. Thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất ............................................. 35 2.2.3. Thủ tục kiểm soát chi phí khác ................................................... 55 2.3. ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM QUẢNG BÌNH ................................. 64 2.3.1. Ưu điểm ...................................................................................... 64 2.3.2. Nhược điểm................................................................................. 64 KẾT LUẬN CHƯƠNG 2................................................................................ 67 CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM QUẢNG BÌNH............................................................................................... 68 3.1. HOÀN THIỆN CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM QUẢNG BÌNH.................................................... 68 3.1.1. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.. 68 3.1.2. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp .......... 70 3.1.3. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất chung ................. 71 3.1.4. Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi phí khác.................................. 72 3.2. HOÀN THIỆN MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT........................................ 77 3.2.1. Về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.............................................. 77 3.2.2. Về chính sách nhân sự, khen thưởng.......................................... 78 3.2.3. Về công tác xây dựng kế hoạch, định mức, lập dự toán chi phí .... 79 3.2.4. Về hệ thống chứng từ, sổ sách.................................................... 79 3.3. HOÀN THIỆN HỆ THỐNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN............................ 80 3.3.1. Thành lập bộ phận kế toán quản trị ............................................ 80 3.3.2. Hoàn thiện chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ ........... 80 3.3.3. Xây dựng hệ thống báo cáo ........................................................ 83 KẾT LUẬN CHƯƠNG 3................................................................................ 91 KẾT LUẬN .................................................................................................... 92 DANH SÁCH TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................... 89 QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (Bản sao) DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT BHXH : Bảo hiểm xã hội BHYT : Bảo hiểm y tế CPSX : Chi phí sản xuất HĐQT : Hội đồng quản trị KPCĐ : Kinh phí công đoàn KSNB : Kiểm soát nội bộ NCTT : Nhân công trực tiếp NVL : Nguyên vật liệu QLDN : Quản lý doanh nghiệp SXC : Sản xuất chung TSCĐ : Tài sản cố định DANH MỤC CÁC BẢNG Số hiệu Tên bảng Trang 2.1. Bảng dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sản xuất TX hộp 100 33 2.2. Bảng dự toán chi phí NCTT cho sản xuất sản phẩm 34 2.3. Bảng chấm công 47 2.4. Bảng tính tiền công làm thêm tháng 10 năm 2012 48 2.5. Bảng tổng hợp thanh toán tiền lương tháng 10 49 2.6. Bảng thanh toán tiền lương tháng 10 năm 2012 50 3.1. Bảng phân tích chi phí nguyên vật liệu 85 3.2. Bảng phân tích chi phí nhân công trực tiếp 87 3.3. Bảng phân tích chi phí sản xuất 89 bảng DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ Số hiệu sơ đồ Tên sơ đồ Trang 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty dược Quảng Bình 26 2.2. Tổ chức bộ máy kế toán công ty 29 2.3 Trình tự ghi sổ sách kế toán máy tại công ty 31 1 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Dược là một trong những ngành có vị trí quan trọng trong nền kinh tế quốc dân và đời sống xã hội. Tại Việt Nam thị trường dược phẩm khá rộng, mức độ cạnh tranh gay gắt. Quá trình hội nhập AFTA và WTO đòi hỏi các doanh nghiệp ngành dược phẩm trong nước phải có những đầu tư và phát triển mạnh mẽ, nâng cao năng lực cạnh tranh với các doanh nghiệp nước ngoài. Các doanh nghiệp khi hoạt động sản xuất kinh doanh đều hướng tới mục tiêu tối đa hóa giá tri doanh nghiệp. Để đạt được mục tiêu này, các doanh nghiệp phải thực hiện nhiều biện pháp, trong đó công tác kiểm soát chi phí là một trong những biện pháp hết sức quan trọng và cần thiết. Trong điều kiện hội nhập, một mặt mở ra cơ hội cho công ty tiếp cận với công nghệ mới, mở rộng thị trường tiêu thụ,mặt khác với tình hình cạnh tranh của thị trường trong nước và thị trường thế giới hiện nay thì biện pháp tối ưu nhất của các Công ty Dược VN là phải kiểm soát được chi phí, đòi hỏi phải có một hệ thống chuyên trách cung cấp thông tin về chi phí phục vụ cho yêu cầu kiểm soát chi phí. Để đạt được được điều đó, công tác kiểm soát chi phí tại công ty phải được tiến hành một cách hiệu quả nhất. Khi hiểu được các loại chi phí, các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí, công ty có thể kiểm soát được chi phí, từ đó có thể tiết kiệm chi phí, vấn đề chi tiêu sẽ hiệu quả hơn, và sau cùng là tăng lợi nhuận hoạt động của doanh nghiệp. Do đó việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ, hiệu quả là một trong những vấn đề cấp thiết đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là hệ thống kiểm soát nội bộ về chi phí. Mặt khác, việc xây dựng các thủ tục cũng như chế độ kiểm soát chi phí tại công ty cổ phần dược phẩm Quảng Bình chưa được quan tâm đúng mức và còn nhiều hạn chế trong việc tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát, thủ tục kiểm soát…nên chưa phát huy hết lợi ích và hiệu quả công tác kiểm soát. 2 Trước tình hình đó, tôi chọn đề tài “Kiểm soát chi phí tại công ty cổ phần dược phẩm Quảng Bình” làm đề tài nghiên cứu nhằm hạn chế những sai phạm trong quá trình kiểm soát chi phí. 2. Mục tiêu nghiên cứu - Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về kiểm soát chi phí. - Nghiên cứu, đánh giá thực trạng công tác kiểm soát chi phí tại Công ty cổ phần dược phẩm Quảng Bình - Qua nghiên cứu thực tiễn kết hợp với lý luận, tác giả đề xuất một số giải pháp nhằm tăng cường công tác kiểm soát thu chi tại Công ty. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác kiểm soát chi phí tại công ty cổ phần dược phẩm Quảng Bình. - Phạm vi nghiên cứu: Công ty cổ phần dược phẩm Quảng Bình. 4. Phương pháp nghiên cứu Trong quá trình nghiên cứu và thực hiện luận văn, tác giả sử dụng phương pháp tiếp cận, thu thập thông tin. Tác giả tiếp cận với các quyết toán, dự toán chi phí và thực tế thực hiện chi phí tại công ty cổ phần dược phẩm Quảng Bình nhằm thu thập các thông tin về kiểm soát và các vấn đề khác để tìm ra những hạn chế trong kiểm soát chi phí tại công ty. Trong quá trình nghiên cứu, tác giả dựa trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng và sử dụng các phương pháp như phương pháp thống kê, tổng hợp, phân tích so sánh giữa lý luận và thực tiễn kiểm soát chi phí ở công ty. 5. Kết cấu của luận văn Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn được trình bày thành 3 chương: Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về kiểm soát chi phí trong các DN 3 Chương 2: Thực tế về kiểm soát chi phí tại công ty cổ phần dược phẩm Quảng Bình Chương 3: Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí tại Công ty cổ phần dược phẩm Quảng Bình 6. Tổng quan tài liệu Kiểm soát chi phí doanh nghiệp ở thời nào cũng rất quan trọng, nhất là trong thời đại ngày nay khi tình hình cạnh tranh trên thương trường ngày càng khốc liệt, thành công sẽ thuộc về một doanh nghiệp được kiểm soát chi phí chặt chẽ. Người quản lý doanh nghiệp cần phải nắm các thông tin về chi phí để ra quyết định. Tính toán, kiểm soát chi phí giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân quỹ và tính giá thành sản phẩm hoặc dịch vụ. Việc kiểm soát chi phí của doanh nghiệp không chỉ là bài toán về giải pháp tài chính, mà còn là giải pháp về cách dùng người của nhà quản trị. Đây chính là vấn đề sống còn của doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập. Hiểu được tầm quan trọng của việc kiểm soát chi phí nên hiện nay, một số doanh nghiệp đã quan tâm đến việc xây dựng cho mình một hệ thống hoặc các giải pháp kiểm soát chi phí nhằm đảm bảo các lợi ích cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, cũng đã có rất nhiều chuyên gia đã đưa các ý tưởng, giải pháp mang tính khoa học và các đề tài nghiên cứu về vấn đề kiểm soát chi phí. Trong khuôn khổ đề tài đang thực hiện, tác giả đã nghiên cứu về các vấn đề kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp, cụ thể như tác giả Nguyễn Thị Thanh Thúy (2010) “Tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty cổ phần Vinaconex 25”; tác giả Tô Đình Dân (2010) “Tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty cổ phần khoáng sản Bình Định”; tác giả Thái Thị Minh Hiền (2011) “Tăng cường kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại công ty cổ phần dệt Hòa Khánh; tác giả Hoàng Thị Minh Hạnh (2008) “Xây dựng quy trình kiểm soát chi phí tại Palm garden resort tỉnh Quảng Nam”. Trong khi trình bày, các tác giả đã gải quyết được rất nhiều vấn đề. 4 Như tác giả Nguyễn Thị Thanh Thúy qua nghiên cứu lý luận về kiểm soát chi phí nói chung và kiểm soát chi phí sản xuất nói riêng tại công ty cổ phần Vinacinex 25, tìm hiểu thực trạng công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty đã giải quyết được một số vấn đề sau: - Hệ thống hóa lý luận về kiểm soát chi phí sản xuất: tìm hiểu những vấn đề cơ bản về kiểm soát chi phí trong quản lý, bản chất cũng như phân loại chi phí sản xuất trong doanh nghiệp xây dựng, nội dung cơ bản về kiểm soát chi phí sản xuất trong doanh nghiệp xây dựng. - Tìm hiểu về hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý, thực trạng kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty cổ phần vinaconex 25. Đánh giá thực trạng công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty cổ phần Vinaconex 25, chỉ ra ưu điểm, hạn chế cũng như nguyên nhân dẫn đến những mặt tồn tại đó. - Đề xuất một số giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty cổ phần Vinaconex 25: Tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất theo định hướng gắn với trung tâm chi phí, trong đó Đội được xem là trung tâm chi phí sản xuất và Đội trưởng là người chịu trách nhiệm về báo cáo chi phí sản xuất của trung tâm. - Giải pháp tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất thông qua phân tích chi phí sản xuất. Công ty sử dụng phương pháp so sánh tương đối, tuyệt đối, tiến hành phân tích sự biến động từng loại chi phí sản xuất thực tế phát sinh với dự toán chi phí xây dựng. - Giải pháp tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất thông qua việc hoàn thiện các thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất. - Giải pháp tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất thông qua hoàn thiện giao khoán giữa công ty với các Đội xây dựng, trong đó chủ trương khoán theo khoản mục chi phí gắn với đối tượng xây lắp cụ thể. Với tác giả Thái Thị Minh Hiền thì đã giả quyết được các nội dung sau: - Luận văn đã hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về kiểm soát 5 CPSX trong doanh nghiệp nói chung và các đặc điểm kiểm soát CPSX trong ngành dệt nói riêng, làm tiền đề cho việc đánh giá thực trạng và tìm ra các giải pháp tăng cường kiểm soát CPSX tại Công ty cổ phần dệt Hòa Khánh. - Luận văn đi sâu nghiên cứu, phân tích thực trạng công tác kiểm soát CPSX tại Công ty bao gồm: + Phân tích thực trạng các yếu tố của môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và thủ tục kiểm soát có ảnh hưởng đến tính hữu hiệu và hiệu quả của hệ thống KSNB + Đánh giá ưu điểm và hạn chế, tồn tại - Luận văn đã phân tích sự cần thiết phải hoàn thiện, tăng cường kiểm soát chi phí sản xuất. Với những nội dung vừa nêu luận văn nhìn chung đã đáp ứng yêu cầu cơ bản của mục tiêu đề ra. Với tác giả Tô Đình Dân, trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tiễn, luận văn đã giải quyết được các nội dung sau: - Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về kiểm soát CPSX trong doanh nghiệp nói chung và các đặc điểm kiểm soát CPSX trong ngành khai thác và Chế biến khoáng sản Titan nói riêng, làm tiền đề cho việc đánh giá thực trạng và tìm ra các giải pháp tăng cường công tác kiểm soát CPSX tại Công ty cổ phần khoáng sản Bình Định. - Luận văn phản ánh thực trạng công tác kiểm soát CPSX tại Công ty cổ phần khoáng sản Bình Định bao gồm: Môi trường kiểm soát; phân loại CPSX; thiết lập các thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất; công tác lập dự toán chi phí sản xuất và tổ chức hệ thống thông tin kế toán phục vụ công tác kiểm soát CPSX. Phân tích chỉ ra mặt hạn chế cần hoàn thiện tại công ty. - Từ việc đánh giá công tác kiểm soát CPSX tại Công ty, luận văn đã nêu ra những vấn đề còn tồn tại trong công tác kiểm soát chi phí sản xuất.Từ đó đưa ra các giải pháp nhằm tăng cường công tác kiểm soát CPSX tại công ty. 6 - Luận văn đã đưa ra các giải pháp: Hoàn thiện môi trương kiểm soát, kiểm soát chi phí NVL; kiểm soát chi phí NCTT; kiểm soát chi phí SXC; xác lập lại dự toán CPSX…. Với đề tài Xây dựng quy trình kiểm soát chi phí tại Palm garden resort tỉnh Quảng Nam, Tác giả Hoàng Thị Minh Hạnh đã giải quyết được những vấn đề sau: - Đưa ra những lý luận chung về kiểm soát chi phí tại doanh nghiệp kinh doanh du lịch dịch vụ gồm quy trình kiểm soát, các thành phần của hệ thống kiểm soát và thủ tục kiểm soát chi phí… - Tìm hiểu thực trạng công tác kiểm soát chi phí tại Khu du lịch Palm Garden Resort và đưa ra các đánh giá chung về công tác kiểm soát chi phí tại đơn vị - Luận văn đưa ra một số cách giải quyết nhằm hoàn thiện quy trình kiểm soát tại đơn vị từ môi trường kiểm soát, hệ thống chứng từ sổ sách đến kiểm soát các chi phí chủ yếu tạo nên giá trị sản phẩm dịch vụ nhằm giảm thiểu các thất thoát về chi phí do phát sinh không đúng mục đích, giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định tài chính…đúng lúc. Tôi cho rằng những công trình khoa học trên là những tư liệu rất quý báu về cả lý luận và thực tiễn. Tuy nhiên, trong điều kiện nền kinh tế còn nhiều biến động, hơn nữa nước ta đã chính thức là thành viên của tổ chức thương mại thế giới (WTO), vì thế công tác kiểm soát chi phí sản xuất ở công ty cần thiết phải vận dụng những lý luận về đặc điểm của ngành vào thực tế công tác kiểm soát chi phí sản xuất của công ty để công tác kiểm soát chi phí sản xuất ở công ty ngày càng tốt hơn, đủ sức cạnh tranh và đứng vững trên thương trường trong nước cũng như trên thương trường quốc tế. 7 CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.1. Khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiểm tra kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu bởi hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Có nhiều quan niệm và định nghĩa về hệ thống kiểm soát nội bộ. Có thể kể đến một vài định nghĩa sau: Hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị (Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400) Hay: Hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ những chính sách và thủ tục do Ban giám đốc của doanh nghiệp thiết lập nhằm bảo đảm việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể. Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện gian lận hoặc sai sót, tính chính xác và đầy đủ của các ghi chép kế toán và đảm bảo lập các báo cáo trong thời gian mong muốn (Theo chuẩn mực kiểm toán Quốc tế số 400) Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC), hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống các chính sách, thủ tục được thiết kế tại đơn vị nhằm đảm bảo thực hiện bốn mục tiêu cơ bản sau: - Bảo vệ tài sản của đơn vị, không bị sử dụng lãng phí, gian lận hoặc không hiệu quả. 8 - Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin báo cáo. - Đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý và các chính sách của đơn vị. - Đảm bảo hiệu quả và hiệu lực của các hoạt động. 1.1.2. Ý nghĩa của hệ thống kiểm soát nội bộ Nếu không có hệ thống kiểm soát nội bộ, làm thế nào để người lao động vì quyền lợi riêng của mình mà làm những điều thiệt hại đến lợi ích chung của toàn tổ chức, của người sử dụng lao động? Làm sao quản lý được rủi ro? Làm thế nào có thể phân quyền, ủy nhiệm, giao việc cho cấp dưới một cách chính xác, khoa học chứ không phải dựa trên sự tin tưởng cảm tính? Trong một tổ chức bất kỳ, sự thống nhất và xung đột quyền lợi chung – quyền lợi riêng của người sử dụng lao động với người lao động luôn tồn tại song hành vì vậy một hệ thống vững mạnh có ý nghĩa như sau: - Bảo vệ tài sản của đơn vị: Tài sản của đơn vị nếu không được bảo vệ bằng hệ thống kiểm soát phù hợp có thể bị đánh cắp, bị hư hại sử dụng không đúng mục đích hoặc bị lạm dụng vào những mục đích cá nhân khác nhau. - Bảo đảm độ tin cậy các thông tin: Thông tin kinh tế tài chính do bộ máy kế toán thu thập, xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc ra quyết định của nhà quản lý bên trong và ngoài đơn vị. Vì vậy, các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động, phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài chính. - Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý: KSNB được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải tuân thủ đúng mức. - Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý: KSNB giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị. 9 1.1.3. Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát Theo báo cáo COSO (1992), hệ thống kiểm soát nội bộ gồm năm bộ phận có mối liên hệ chặt chẽ với nhau. a. Môi trường kiểm soát Là nền tảng ý thức, là văn hóa của tổ chức tác động đến ý thức kiểm soát của toàn bộ thành viên trong tổ chức. Môi trường kiểm soát là nền tảng cho bốn bộ phận (hay thành phần) còn lại của hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm xây dựng những nguyên tắc và cơ cấu hoạt động phù hợp. Nó được thể hiện thông qua tính kỷ luật, cơ cấu tổ chức, giá trị đạo đức, tính trung thực, triết lý quản lý, phong cách điều hành… b. Đánh giá rủi ro Phải nhận thức được và đối phó với các rủi ro mà tổ chức có thể gặp phải. Đánh giá rủi ro là việc nhận dạng, phân tích và quản lý các rủi ro có thể đe dọa đến việc đạt được các mục tiêu của tổ chức, như mục tiêu bán hàng, sản xuất, marketing, tài chính và các hoạt động khác sao cho tổ chức đạt được mục tiêu chung và các mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động. c. Hoạt động kiểm soát Là những chính sách và thủ tục kiểm soát để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu. Hoạt động kiểm soát diễn ra trong toàn bộ tổ chức ở mọi cấp độ và mọi hoạt động. d. Hệ thống thông tin và truyền thông Các thông tin cần thiết phải được nhận dạng, thu thập và trao đổi trong tổ chức dưới các hình thức và thời gian thích hợp, sao cho nó giúp mọi thành viên trong tổ chức thực hiện được nhiệm vụ của mình. Thông tin và truyền thông tạo ra báo cáo, cung cấp các thông tin cần thiết cho việc quản lý và kiểm soát tổ chức. Sự trao đổi thông tin hữu hiệu đòi hỏi phải diễn ra theo nhiều hướng: từ cấp trên xuống cấp dưới, từ dưới lên trên và giữa các cấp với 10 nhau. Mỗi cá nhân cần hiểu rõ vai trò của mình trong hệ thống kiểm soát nội bộ cũng như hoạt động của từng cá nhân có tác động tới công việc của người khác ra sao. Ngoài ra, cũng cần có sự trao đổi thông tin hữu hiệu giữa tổ chức với các đối tượng bên ngoài như khách hàng, nhà cung cấp, cổ đông, các cơ quan quản lý… e. Giám sát Là quá trình đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ theo thời gian. Những khiếm khuyết của hệ thống kiểm soát nội bộ cần được phát hiện kịp thời để có biện pháp khắc phục càng sớm càng tốt. [3, tr. 16-17] 1.1.4. Thủ tục kiểm soát Thủ tục kiểm soát là toàn bộ các quy trình, các chính sách do nhà quản lý thiết lập nhằm mục đích giúp đơn vị kiểm soát các rủi ro mà đơn vị có thể gặp phải. Thủ tục kiểm soát được xây dựng dựa trên 3 nguyên tắc cơ bản, gồm: - Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc được phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong một bộ phận. Sự phân chia phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hóa trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện, thuận lợi cho công tác kiểm tra. Đảm bảo được nguyên tắc này, doanh nghiệp sẽ tránh được việc một cá nhân, bộ phận toàn quyền thực hiện một công việc từ đầu đến cuối. Vì vậy, sẽ có sự giám sát lẫn nhau giữa các bộ phận và cá nhân, ngăn ngừa được các tiêu cực có thể phát sinh, đồng thời nâng cao năng suất làm việc. - Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành phi lạm dụng quyền hạn. Không được bố trí kiêm nhiệm giữa các công việc có liên quan với nhau cho cùng một cá nhân thực hiện như tách 11 biệt chức năng phê chuẩn, hạch toán với bảo quản tài sản, hoặc giữa chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát… - Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Theo sự ủy quyền của người quản lý, các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định. Sự phân quyền cho các cấp và xác định rõ thẩm quyền phê chuẩn cho từng người sẽ giúp cho các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh tiến triển tốt đẹp, đồng thời giúp cho nhà quản lý kiểm soát hạn chế được sự tùy tiện khi giải quyết công việc * Các thủ tục kiểm soát chủ yếu bao gồm: - Phân chia trách nhiệm đầy đủ: Mục đích của việc phân chia này nhằm giúp cho các nhân viên có thể kiểm soát lẫn nhau, nếu có sai sót xảy ra thì sẽ được phát hiện nhanh chóng, đồng thời làm giảm nguy cơ gian lận của các cá nhân trong khi thực hiện nhiệm vụ của mình, chẳng hạn: + Tách chức năng bảo quản tài sản với chức năng kế toán: Nhằm ngăn chặn hành vi tham ô tài sản. Nếu cho một người kiêm nhiệm hai chức năng này thì rất có thể tạo ra rủi ro cho doanh nghiệp, người này sẽ tự tiện sử dụng tài sản của đơn vụ cho lợi ích cá nhân và tự thực hiện điều chỉnh số liệu trên sổ sách kế toán để che giấu hành vi gian lận của mình. + Tách chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản: Nhằm hạn chế khả năng kê khai khống nhằm thâm lạm tài sản của đơn vị. + Tách chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán: Nhằm đảm bảo thông tin được chính xác, hạn chế sai lệch do bị thổi phồng hoặc che giấu số liệu thực - Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ: Khi kiểm soát quá trình xử lý thông tin, cần thực hiện tốt việc kiểm soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán và đảm bảo việc phê chuẩn các nghiệp vụ phải đúng đắn, đúng trình tự, đúng cấp có thẩm quyền phê chuẩn …cụ thể: