Tài liệu Khóa luận: Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình DOC

MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU..............................................................................................1 1. Lý do chọn đề tài...................................................................................1 2.Lịch sử nghiên cứu.................................................................................2 3. Mục tiêu nghiên cứu..............................................................................3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu............................................................................3 5. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu.............................................................4 6. Giả thuyết nghiên cứu...........................................................................4 7. Phương pháp nghiên cứu.......................................................................4 9. Bố cục của Khóa luận............................................................................5 Chương 1. GIỚI THIỆU VỀ SỞ NỘI VỤ TỈNH NINH BÌNH...................7 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình...................................................................................................7 1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình.....7 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình...................................................................................................7 1.1.2.1. Vị trí, chức năng...........................................................................7 1.1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn...................................................................8 1.1.2.3. Cơ cấu tổ chức..............................................................................9 1.2. Thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình.................................................................10 1.2.1. Loại hình tài liệu...........................................................................10 1.2.2. Thể loại và nội dung tài liệu..........................................................11 1.2.2.1. Về tổ chức bộ máy......................................................................11 1.2.2.2. Về công tác quản lý công chức – viên chức...............................12 1.2.2.3. Về cải cách hành chính...............................................................12 1.2.2.4. Về đào tạo, bồi dưỡng................................................................13 1.2.2.5. Về xây dựng chính quyền...........................................................13 1.2.2.6. Về công tác thanh niên...............................................................14 1.2.2.7. Về công tác văn thư – lưu trữ.....................................................15 1.3. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư đối với hoạt động quản lý tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình.............................................................................16 Chương 2. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH NINH BÌNH 18 2.1 Tình hình công tác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình................18 2.1.1 Hoạt động quản lý..........................................................................18 2.1.1.1. Các biện pháp tổ chức triển khai thực hiện các văn bản QPPL và hướng dẫn việc thực hiện công tác văn thư.............................................18 2.1.1.2. Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ.............................................20 2.1.1.3. Quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học, đào tạo, bồi dưỡng, thống kê, sơ kết, tổng kết về công tác văn thư........................................20 2.1.1.4. Tổ chức bộ phận/nhân sự làm công tác văn thư.........................22 2.1.2. Hoạt động nghiệp vụ....................................................................23 2.1.2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản...................................23 2.1.2.2. Quản lý văn bản..........................................................................26 2.1.2.3. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan......................30 2.1.2.4. Quản lý và sử dụng con dấu.......................................................33 2.2. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình.........................................................................................35 2.2.1. Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư...................................35 2.2.2. Giới thiệu về Chương trình phần mềm Quản lý văn bản và điều hành VNPT – iOffice..............................................................................37 2.2.2.1. Giao diện đăng nhập và sử dụng phần mềm..............................37 2.2.2.2. Các mục trong hệ thống.............................................................38 2.2.3. Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư...38 2.2.3.1. Soạn thảo văn bản......................................................................38 2.2.3.2. Quản lý văn bản..........................................................................39 2.2.3.3. Quản lý hồ sơ công việc.............................................................47 2.2.3.4. Thống kê văn bản.......................................................................50 Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH NINH BÌNH........................................................................................55 3.1. Nhận xét, đánh giá về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình................................................55 3.1.1. Ưu điểm.........................................................................................55 3.1.1.1. Đối với hoạt động quản lý..........................................................55 3.1.1.2. Đối với hoạt động nghiệp vụ......................................................56 3.1.1.3. Đáp ứng các yêu cầu khác về công nghệ thông tin....................58 3.1.2. Hạn chế và nguyên nhân...............................................................59 3.1.3. Thuận lợi và khó khăn khi ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình.......................................61 3.1.4.1. Thuận lợi....................................................................................61 3.1.4.2. Khó khăn....................................................................................62 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình..............................62 3.2.1. Nhóm giải pháp về hoạt động quản lý...........................................63 3.2.1.1. Hoàn thiện các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác văn thư nói chung và việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác này tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình nói riêng........................................................63 3.2.1.2. Xây dựng kế hoạch cụ thể thực hiện chương trình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư.....................................................64 3.2.2. Nhóm giải pháp về con người.......................................................65 3.2.3. Nhóm giải pháp về cơ sở vật chất.................................................66 3.2.3.1. Tăng cường trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ cho việc ứng dụng phần mềm quản lý văn bản tại cơ quan..........................................66 3.2.3.2. Nâng cấp hệ thống máy chủ và chương trình ứng dụng trong thông tin điều hành của Sở......................................................................67 3.2.3.3. Đầu tư kinh phí cho hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư.............................................................................68 KẾT LUẬN....................................................................................................69 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.....................................................71 PHỤ LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Ngày nay, công nghệ thông tin (CNTT) đang giữ vai trò quan trọng tại các quốc gia trên thế giới, đặc biệt tại Việt Nam, công nghệ thông tin được coi là nền tảng vững chắc phục vụ cho tiến trình phát triển đất nước bền vững, hướng đến một trong những quốc gia có nền kinh tế, an ninh, chính trị, văn hóa, giáo dục, xã hội ổn định, tốt nhất Đông Nam Á và thế giới. Hơn nữa, việc ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin nhằm thúc đẩy công cuộc đổi mới, phát triển nhanh và hiện đại hóa các ngành kinh tế, tăng cường năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp, nâng cao chất lượng cuộc sống nhân dân … và tạo khả năng đi tắt để đón đầu để thực hiện thắng lợi sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Đây là vấn đề đang được các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nhà nước quan tâm sâu sắc, đặc biệt là trong việc quản lý hành chính. Vì vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin cũng là một yêu cầu mang tính tất yếu để tiến tới tin học hóa công tác hành chính văn phòng. Đối với công tác văn thư, lưu trữ nhiệm vụ đặt ra là phải đổi mới và hợp lý hóa các khâu nghiệp vụ. Bởi vì, công tác văn thư có chức năng đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý. Do đó, công tác văn thư hiện nay ngày càng thể hiện vai trò quan trọng của mình đối với hoạt động chung của mỗi cơ quan, và việc đưa công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ sẽ tạo ra một sự cải tiến trong phương thức hoạt động của các khâu nghiệp vụ, và là tiền đề để công tác lưu trữ phát triển. Nhận thức được tầm quan trọng của việc ứng dụng Công nghệ thông tin (CNTT), Đảng và Nhà nước ta đã ban hành các văn bản quy phạm pháp luật như: Chỉ thị số 58/CTTW ngày 17/10/2000 của BCHTW Đảng về ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa, Đảng ta đã xác định: “Công nghệ thông tin là một trong những động lực quan trọng nhất của sự phát triển” [5;1]; và đặc biệt trong Nghị quyết Đại hội Đảng lần thứ VIII đã nhấn mạnh: “Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực quản lý hành chính Nhà nước là ưu tiên hàng đầu và công tác văn thư là một công việc mang tính chất hành chính cũng đã được xác minh là một lĩnh vực hàng đầu trong việc ứng dụng công nghệ 1 thông tin”. Thêm vào đó là một số văn bản của Chính phủ về việc ứng dụng công nghệ thông tin như: Luật Giao dịch điện tử đuợc Quốc hội thông qua ngày 29 tháng 11 năm 2005; Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nước… Trước tình hình thực tế đó, Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình - cơ quan thực hiện chức năng quản lý nhà nước về nội vụ, là một trong những cơ quan nhà nước ứng dụng tốt công nghệ thông tin vào việc quản lý hành chính. Đặc biệt, Sở đã và đang áp dụng phần mềm vào công tác văn thư, việc áp dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư nó góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả công việc và phục vụ đắc lực cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức nói chung và Sở nói riêng. Xuất phát từ lý do nêu trên, tôi chọn: “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình” đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình. 2.Lịch sử nghiên cứu Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư là một trong những đề tài mới, hiện nay và đã có nhiều tác giả viết về đề tài này, có thể kể đến như: - Luận văn Thạc sĩ của tác giả Lê Tuấn Hùng với đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản – một giải pháp để hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý của Bộ Khoa học – Công nghệ”. Với nôi dung khẳng định ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản là một giải pháp quan trọng để hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý . Đồng thời xác định rõ mục tiêu của việc ứng dụng CNTT và yêu cầu về các chức năng của phần mềm ứng dụng trong công tác quản lý văn bản… - Khóa luận tốt nghiệp có các đề tài liên quan như: “Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại UBND thành phố Hà Nội” của sinh viên Phạm Thị Bích Thảo, tương tự với chủ đề đó tại UBND tỉnh Hà Tây của sinh viên Nguyễn Thúy Hường, hay UBND tỉnh Bắc Giang của sinh viên Trần Thị Kim Linh,… Các đề tài này đã trình bày và mô tả được nội dung về các thao tác nghiệp vụ văn thư khi ứng dụng công nghệ thông tin tại cơ quan. - Ngoài ra, còn có các Báo cáo khoa học của sinh viên đề cập đến vai trò của việc ứng dụng phần mềm quản lý văn bản của một số Bộ trên địa bàn thành phố Hà Nội, tiêu biểu là “Ứng dụng khai thác phần mềm quản lý văn bản tại cơ quan Bộ 2 Khoa học và Công nghệ” của sinh viên Lê Thị Minh. - Tạp chí ngành, và các đề tài viết của tác giả Kiều Mai như “Vài nét về Ứng dụng CNTT vào quản lý hồ sơ vụ việc ở Văn phòng Chính phủ” và “Đề án 112 với việc quản lý văn bản và quản lý hồ sơ vụ việc ở Văn phòng Chính phủ” đã đề cập đến một phần nội dung của Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư. - Cuốn sách “Tin học và đổi mới quản lý công tác văn thư – lưu trữ” của TS. Dương Văn Khảm, nhà xuất bản Chính trị Quốc gia Hà Nội, năm 1994 đã đề cập đến các vấn đề như vai trò của CNTT trong công tác văn thư và một số hoạt động quản lý văn bản. Nhìn chung, các đề tài trên đều khảo sát, mô tả lại các bước của quy trình Ứng dụng CNTT vào các khâu nghiệp vụ công tác văn thư như Soạn thảo văn bản, quản lý văn bản… tại một cơ quan, và đề ra một số giải pháp tại một cơ quan cụ thể. Với đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình” cũng là một đề tài về việc ứng dụng công nghệ thông tin nhưng có kế thừa các công trình trước đó. Bởi vì công nghệ thông tin luôn luôn thay đổi và tiến bộ hơn, và mỗi cơ quan lại áp dụng một phần mềm quản lý khác nhau. Vì vậy, với đề tài này sẽ góp phần vào việc làm phát triển của công nghệ thông tin trong quản lý hành chính, cụ thể là việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình. 3. Mục tiêu nghiên cứu Đề tài của chúng tôi hướng đến những mục tiêu cơ bản sau: Một là, qua khảo sát thực tiễn và những lý luận đã trang bị để đánh giá tình hình công tác văn thư cũng như thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình; Hai là từ cơ sở đánh giá thực trạng công tác văn thư và thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình của để đề xuất, kiến nghị những giải pháp nhằm xây dựng và hoàn thiện hơn việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại đây. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực hiện được những mục tiêu đề ra, khóa luận sẽ tập trung giải quyết 3 những nhiệm vụ sau: - Nghiên cứu chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình, tình hình công tác văn thư tại Sở; - Khảo sát thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình. - Đánh giá và đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình. 5. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 5.1. Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của đề tài là Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình. 5.2. Phạm vi nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu của khóa luận là nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình, bao gồm ứng dụng công nghệ thông tin trong tất cả các khâu nghiệp vụ từ soạn thảovà ban hành văn bản, quản lý văn bản đi – đến, tra tìm văn bản đến quản lý hồ sơ công việc… Với chuyên đề này, trong thời gian thực tập chuyên môn kết hợp khảo sát chuyên đề từ 10/01 đến 10/3/2017 nên tôi chỉ tập trung nghiên cứu tình hình và các giải pháp mang tính khái quát chung cho ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, bước đầu tham mưu của Văn phòng cho lãnh đạo Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình, từ đó nâng cao nhận thức về công tác văn thư tại đây.) 6. Giả thuyết nghiên cứu Nếu việc nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư được thực hiện một cách khoa học, chuẩn xác, hiệu quả thì sẽ góp phần quyết định chất lượng làm việc của bộ phận văn thư nói riêng và của toàn bộ Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình nói chung. 7. Phương pháp nghiên cứu Để thực hiện đề tài, tôi đã thực hiện các phương pháp sau: - Phương pháp quan sát: Sử dụng phương pháp này, tôi đã trực tiếp quan sát công việc, thực tế ứng dụng, khai thác phần mềm quản lý văn bản trong công việc 4 của các cán bộ tại Sở. - Phương pháp khảo sát thực tế: Căn cứ vào tình hình thực tế của cơ quan, tôi sử dụng phương pháp này để khảo sát tình hình ứng dụng và khai thác phần mềm quản lý văn bản trong quá trình giải quyết công việc của các phòng, ban của cơ quan. - Phương pháp phỏng vấn, được thực hiện đối với hầu hết các phòng, ban của Sở. Việc phỏng vấn tạo điều kiện nắm bắt, trao đổi cụ thể từng vấn đề trong quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư của Sở. - Phương pháp phân tích tổng hợp nhằm tìm ra những ưu điểm để kế thừa, phát triển; hạn chế và nguyên nhân hạn chế của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại cơ quan - Phương pháp hệ thống, thống kê, so sánh: Căn cứ vào tình hình thực tế ứng dụng, khai thác phần mềm quản lý văn bản tại cơ quan, so sánh với tình hình ứng dụng công nghệ thông tin của các cơ quan khác 9. Bố cục của Khóa luận Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục, phần nội dung chính của đề tài bao gồm 03 chương chính sau đây: Chương 1: Giới thiệu vài nét về Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình Nội dung chương này giới thiệu khái quát về Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình và thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Sở cũng như vai trò, vị trí của công tác văn thư đối với hoạt động quản lý tại đây. Chương 2: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình Nội dung chương này bao gồm tình hình công tác văn thư và việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình. Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình Nội dung chương này bao gồm những nhận xét, đánh giá và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình. Trong quá trình thực hiện đề tài khóa luận, tác giả đã nhận được sự giúp đỡ 5 hết sức tận tình củaSở Nội vụ tỉnh Ninh Bình đã cung cấp thông tin, số liệu thực tiễn phản ánh việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại Sở. Qua đây, tác giả cũng xin trân trọng cảm ơn các thầy cô giáo trong Khoa Văn thư - Lưu trữ Trường ĐHNVHN đã truyền thụ kiến thức khoa học về công tác văn thư để tác giả có kiến thức lý luận chung nhất về côn tác văn thư cũng như việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác này. Đặc biệt, tác giả xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Thạc sĩ Ngô Thị Kiều Oanh là người hướng dẫn khoa học đã giúp tác giả lựa chọn và tổ chức thực hiện đề tài. Bên cạnh những thuận lợi, tác giả đã gặp những khó khăn nhất định trong quá trình khảo sát, thu thập thông tin như trình độ nhận thức và thời gian khảo sát còn hạn chế nên chưa tiếp cận được sâu rộng về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư. Với những khó khăn nêu trên khóa luận không thể tránh khỏi một số thiếu sót nhất định. Vì vậy, tác giả kính mong nhận được sự chỉ bảo, góp ý của các thầy, cô giáo để khóa luận hoàn thiện hơn. Hà Nội, ngày 24 tháng 4 năm 2017 Sinh viên Phan Thị Hải Ninh 6 Chương 1 GIỚI THIỆU VỀ SỞ NỘI VỤ TỈNH NINH BÌNH 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình 1.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình Từ năm 1975 trở về trước, xuất phát từ tình hình thực tế của chiến trường trong 2 cuộc kháng chiến chống Pháp và chống Mỹ, công tác tổ chức cán bộ của tỉnh Ninh Bình dưới sự lãnh đạo trực tiếp của Tỉnh ủy, Khu ủy đã động viên, khuyến khích mọi tầng lớp nhân dân tham gia vào lực lượng cách mạng lập nên nhiều chiến công hiển hách, giải phóng Ninh Bình vào ngày 30/6/1954. Sau chiến thắng lịch sử 30/4/1975, miền Nam hoàn toàn giải phóng, nước nhà hoàn toàn thống nhất, công tác tổ chức bộ máy, cán bộ công chức thuộc khu vực Nhà nước được chuyển giao từng bước từ sự lãnh đạo trực tiếp của Tỉnh ủy qua UBND tỉnh. Cùng với sự phát triển chung của tỉnh, trước yêu cầu thực tế đòi hỏi về công tác tổ chức nhà nước ở địa phương và thực hiện hướng dẫn của Ban Tổ chức - Cán bộ của Chính phủ về công tác tổ chức nhà nước,Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình đã đưa ra Quyết định số 25/QĐ-UBND về việc ban hành quy định, chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình. Quyết định đó được căn cứ bởi Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày 26/11/2003; Nghị định số 24/2014/NĐ-CP ngày 04/4/2014 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Thông tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; và xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ. (Phụ lục 1: Quyết định số 25/QĐ-UBND về việc ban hành quy định, chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình). 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình 1.1.2.1. Vị trí, chức năng Sở Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, có chức năng 7 tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về nội vụ, gồm: Tổ chức bộ máy; biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; tổ chức hội, tổ chức phi Chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; quản lý nhà nước về thanh niên; tôn giáo; thi đua, khen thưởng trên địa bàn tỉnh Ninh Bình. Sở Nội vụ chịu sự quản lý của Uỷ ban nhân dân tỉnh, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Bộ Nội vụ. 1.1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn Thông tư số 04/2008/TT-BNV ngày 04/6/2008 của Bô ̣ trưởng Bô ̣ Nô ̣i vụ hướng dẫn chức năng, nhiê ̣m vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nô ̣i vụ, Phòng Nô ̣i vụ thuô ̣c UBND cấp tỉnh, cấp huyê ̣n. Những nhiệm vụ cụ thể về: Thứ nhất, trình Uỷ ban nhân dân tỉnh dự thảo các quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, 05 năm, hàng năm và các đề án, dự án; chương trình thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Sở trên địa bàn tỉnh. Thứ hai, tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch, đề án, dự án, chương trình đã được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, hướng dẫn, kiểm tra, phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước được giao. Thứ ba, các vấn đề như về tổ chức bộ máy; về quản lý, sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp; về tổ chức chính quyền; về công tác địa giới hành chính và phân loại đơn vị hành chính; về cán bộ, công chức, viên chức; về cải cách hành chính; về công tác tổ chức hội và tổ chức phi Chính phủ; về công tác văn thư, lưu trữ; về công tác thanh niên; về công tác tôn giáo; về công tác thi đua, khen thưởng. Đặc biệt, trong công tác văn thư, lưu trữ, nhiệm vụ bao gồm: - Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan hành chính, tổ chức sự nghiệp và doanh nghiệp nhà nước trên địa bàn chấp hành các chế độ, quy định pháp luật về văn thư, lưu trữ; - Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn và Trung 8 tâm Lưu trữ tỉnh; - Thẩm định, trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt “Danh mục nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh”; thẩm tra “Danh mục tài liệu hết giá trị” của Trung tâm Lưu trữ tỉnh và các cơ quan thuộc Danh mục nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh và Lưu trữ huyện. Thứ ba, thực hiện công tác hợp tác quốc tế về nội vụ và các lĩnh vực được giao theo quy định của pháp luật và theo phân công của Uỷ ban nhân dân tỉnh. Thứ tư, thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra về công tác nội vụ; giải quyết khiếu nại, tố cáo, phòng, chống tham nhũng, tiêu cực, tiết kiệm, chống lãng phí và xử lý các vi phạm pháp luật trên các lĩnh vực công tác được Uỷ ban nhân dân tỉnh giao theo quy định của pháp luật. Thứ năm, Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về công tác nội vụ và các lĩnh vực khác được giao đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp thuộc tỉnh, Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã. Giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước theo các lĩnh vực công tác được giao đối với các tổ chức của các Bộ, ngành Trung ương và địa phương khác đặt trụ sở trên địa bàn tỉnh. 1.1.2.3. Cơ cấu tổ chức Sở Nô ̣i vụ có Giám đốc và các Phó Giám đốc do Chủ tịch UBND tỉnh bổ nhiê ̣m, miễn nhiê ̣m theo quy định của pháp luâ ̣t. Giám đốc là người đứng đầu Sở, chịu trách nhiê ̣m trước UBND, Chủ tịch UBND tỉnh, Bô ̣ Nô ̣i vụ và trước pháp luâ ̣t về toàn bô ̣ hoạt đô ̣ng của Sở về thực hiê ̣n chức năng, nhiê ̣m vụ, quyền hạn được giao. Các Phó Giám đốc giúp Giám đốc Sở chỉ đạo mô ̣t số mặt công tác và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Sở và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công. Khi Giám đốc vắng mặt, một Phó Giám đốc Sở được Giám đốc uỷ nhiệm điều hành các hoạt động của Sở. Cơ cấu tổ chức của Sở gồm: a. Các phòng chuyên môn thuộc Sở: - Văn phòng Sở; - Thanh tra Sở; - Phòng Tổ chức biên chế và tổ chức phi chính phủ; 9 - Phòng Quản lý công chức, viên chức; - Phòng Xây dựng chính quyền và công tác thanh niên; - Phòng Cải cách hành chính và Đào tạo; b. Các Ban, Chi cục thuộc Sở: - Ban Thi đua, khen thưởng; - Ban Tôn giáo. - Chi cục văn thư, lưu trữ (Phụ lục 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình) Căn cứ vào tình hình thực tế của địa phương, Giám đốc Sở Nội vụ trình Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định việc thành lập các tổ chức sự nghiệp thuộc Sở theo quy định của pháp luật. Căn cứ vào khối lượng công việc, tính chất, đặc điểm cụ thể công tác quản lý ngành, lĩnh vực, Giám đốc Sở Nội vụ trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định biên chế của Sở Nội vụ. Việc bố trí cán bộ, công chức, viên chức của Sở phải căn cứ vào vị trí việc làm, chức danh, tiêu chuẩn, cơ cấu ngạch công chức, viên chức nhà nước theo quy định. 1.2. Thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình Như trên đã đề cập, Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình có chức năng tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về nội vụ, gồm: Tổ chức bộ máy; biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; tổ chức hội, tổ chức phi Chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; quản lý nhà nước về thanh niên; tôn giáo; thi đua, khen thưởng trên địa bàn tỉnh Ninh Bình. Trong quá trình hoạt động và phát triển, Sở Nội vụ tỉnh đã hình thành một khối lượng tài liệu rất lớn với thành phần, nội dung hết sức đa dạng và phong phú. Cụ thể như sau: 1.2.1. Loại hình tài liệu Trong quá trình hoạt động của Sở Nội vụ đã hình thành tài liệu giấy và tài 10 liệu nghe nhìn (băng từ, phim, ảnh) tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu điện tử. Trong giới hạn của bài khóa luận này, tác giả tập trung vào khối tài liệu hành chính đây là khối tài liệu chủ yếu hình thành và phản ánh đầy đủ quá trình hoạt động của Sở. 1.2.2. Thể loại và nội dung tài liệu 1.2.2.1. Về tổ chức bộ máy Để thực hiện tốt việc tổ chức bộ máy, Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình đã ban hành nhiều văn bản liên quan, có thể kể đến như: - Xây dựng đề án vị trí việc làm trong các cơ quan, địa phương đơn vị: Ngày 02/6/2015 Sở Nội vụ đã ban hành văn bản số 622/SNV-TCBM gửi các Sở, ngành thuộc UBND tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố; các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc UBND tỉnh; các hội đặc thù được giao biên chế hàng năm về việc xây dựng đề án vị trí việc làm trong các cơ quan, địa phương, đơn vị. Trang thông tin điện tử Sở Nội vụ đã đăng tải toàn bộ văn bản trên đến các cơ quan, đơn vị có liên quan. - Xây dựng kế hoạch biên chế hành chính, sự nghiệp và lao động : Ngày 12 tháng 5 năm 2014. Phòng Tổ chức bộ máy Sở Nội vụ đã ban hành văn bản số 363/SNV-TCBM về việc xây dựng kế hoạch biên chế hành chính, sự nghiệp và lao động năm 2015 gửi các Sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh; UBND các huyện, thành phố, thị xã. Trang thông tin điện tử Sở Nội vụ đã đăng tải toàn bộ nội dung Công văn số 363/SNV-TCBM đến các tổ chức, cá nhân và các đơn vị có liên quan. - Báo cáo về tổ chức bộ máy, biên chế công chức, số lượng người làm việc trong đơn vị sự nghiệp công lập và chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức hàng năm như: Ngày 21/4/2014 phòng Tổ chức bộ máy Sở Nội vụ đã có công văn số 298/SNV-TCBM về việc báo cáo về tổ chức bộ máy, biên chế công chức, số lượng người làm việc trong đơn vị sự nghiệp công lập và chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức gửi các Sở, ban, ngành thuộc tỉnh; các đơn vị sự nghiệp thuộc tỉnh; UBND các huyện, thành phố, thị xã; các Hội và các tổ chức được giao chỉ tiêu biên chế. 11 1.2.2.2. Về công tác quản lý công chức – viên chức Trong những năm gần đây, công tác quản lý công chức – viên chức đang được Sở Nội vụ tỉnh thực hiện một cách nghiêm túc bằng các văn bản như: - Ngày 17 tháng 2 năm 2017 UBND tỉnh Ninh Bình đã ban hành văn bản số 52/UBND-VP7 về việc hợp đồng chuyên môn nghiệp vụ tại các cơ quan, đơn vị; - Ngày 24/11/2015 Sở Nội vụ đã ban hành văn bản số: 1315/SNV-QLCCVC về việc đánh giá xếp loại cán bộ, công chức, viên chức; - Ngày 16/10/2015 phòng Quản lý công chức viên chức, Sở Nội vụ đã ban hành văn bản số 1177/SNV-QLCCVC Về việc chuyển xếp lương cho giáo viên mầm non theo Thông tư liên tịch số 09/TTLT-BGDĐT-BNV-BTC; - Ngày 21 tháng 9 năm 2016, Sở Nội vụ đã ban hành Công văn số 967/SNV-CCVC về việc rà soát và báo cáo số lượng cấp phó trong cơ quan, tổ chức đến các Sở, Ban, Ngành; các đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND tỉnh; UBND huyện, thành phố. 1.2.2.3. Về cải cách hành chính Để tiếp tục đẩy mạnh cải cách hành chính trong giai đoạn mới theo tinh thần Đại hội XI của Đảng, trong những năm gần đây, Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình đã thực hiện bằng một số văn bản cụ thể sau: - Công văn số 18/SNV-CCHC&ĐT về việc Hướng dẫn thực hiện tự đánh giá, chấm điểm để xác định chỉ số cải cách hành chính của Sở, Ban, Ngành năm 2016; - Công văn số 15/SNV-CCHC&ĐT về việc Hướng dẫn thực hiện tự đánh giá, chấm điểm để xác định chỉ số cải cách hành chính của Ủy ban nhân dân cấp huyện năm 2016; - Dự thảo Kế hoạch cải cách hành chính năm 2017; - Thực hiê ̣n Quyết định số 1423/QĐ-UBND ngày 24/12/2015 của Uỷ ban nhân dân tỉnh ban hành Chỉ số cải cách hành chính của các sở, ban, ngành, Uỷ ban nhân dân cấp huyện và Uỷ ban nhân dân cấp xã trên địa bàn tỉnh Ninh Bình, Sở Nội vụ đã xây dựng dự thảo hướng dẫn báo cáo tự đánh giá, chấm điểm để xác định Chỉ số cải cách hành chính năm 2016 của các sở, ban, ngành, Uỷ ban nhân dân cấp 12 huyện và Uỷ ban nhân dân cấp xã trên cơ sở bám sát Bộ chỉ số cải cách hành chính Uỷ ban nhân dân tỉnh ban hành, các văn bản chỉ đạo của Trung ương, của tỉnh về cải cách hành chính và tình hình triển khai các nhiệm vụ thực tế trong năm 2016; - Hướng dẫn số 06/HD-SNV ngày 02/10/2015 của Sở Nội vụ về việc thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Ninh Bình; - Thực hiện Quyết định số 1423/QĐ-UBND ngày 24/12/2015 của Uỷ ban nhân dân tỉnh ban hành Chỉ số cải cách hành chính của các sở, ban, ngành, Uỷ ban nhân dân cấp huyện và Uỷ ban nhân dân cấp xã trên địa bàn tỉnh Ninh Bình, Kế hoạch số 98/KH-UBND ngày 28/12/2015 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Ninh Bình về cải cách hành chính năm 2016, Sở Nội vụ ban hành kế hoạch điều tra xã hội học phục vụ đánh giá, chấm điểm chỉ số cải cách hành chính năm 2016 của các sở, ban, ngành, Uỷ ban nhân dân cấp huyện; 1.2.2.4. Về đào tạo, bồi dưỡng Để xây dựng được đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức có phẩm chất đạo đức tốt, có bản lĩnh chính trị, có năng lực, có tính chuyên nghiệp cao, tận tụy phục vụ nhân dân, bên cạnh các khía cạnh khác nhau của công tác tổ chức cán bộ còn cần phải có các hình thức đào tạo, bồi dưỡng phù hợp, hiệu quả. Trước tình hình đó, trong những năm gần đây, Sở Nội vụ tỉnh đã ban hành một số văn bản sau: - Ngày 30 tháng 9 năm 2014, Sở Nội vụ tỉnh ban hành văn bản số 203/TBSNV về việc tuyển sinh lớp Đại học Kinh tế hệ vừa làm vừa học năm 2014; - Ngày 18 tháng 02 năm 2014, Sở Nội vụ tỉnh ban hành văn bản số 33/TBSNV về việc tuyển sinh lớp Đại học Luật hệ vừa làm vừa học năm 2014; - Thực hiê ̣n Công văn số 269-CV/BTCTU ngày 11/5/2016 của Ban Tổ chức Tỉnh uỷ về viê ̣c báo cáo kết quả công tác đào tạo, bồi dưỡng, Sở Nô ̣i vụ đề nghị các sở, ban, ngành, UBND các huyê ̣n, thành phố xây dựng báo cáo kết quả đào tạo, bồi dưỡng cán bô ̣, công chức, viên chức thuô ̣c phạm vi quản lý giai đoạn 2011-2015 1.2.2.5. Về xây dựng chính quyền Chính quyền cơ sở là nơi trực tiếp triển khai, tổ chức thực hiện các đường lối, chủ trương, chính sách và pháp luật của Đảng và Nhà nước, là cầu nối giữa Nhà nước với nhân dân.Vì thế, yêu cầu đặt ra đối với chính quyền cơ sở vừa phải thực 13 hiện đầy đủ quyền lực trong thực hiện chức năng, nhiệm vụ, đồng thời phải mềm dẻo, linh hoạt trong tiếp xúc, làm việc với nhân dân. Xây dựng bộ máy chính quyền cơ sở vững mạnh, đủ năng lực tổ chức thực hiện các nhiệm vụ là cơ sở để phát triển kinh tế - xã hội, thực hiện thắng lợi Nghị quyết Đại hội XVI Đảng bộ tỉnh.Trong những năm gần đây, Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình đã ban hành một số văn bản sau: - Ngày 12 tháng 1 năm 2017 Ban chỉ đạo thực hiện việc lập hồ sơ đề nghị công nhận xã An toàn khu, vùng an toàn khu đã ban hành Hướng dẫn số 05/HDBCĐ về việc lập hồ sơ khoa học đề nghị công nhận xã An toàn khu, vùng An toàn khu trên địa bàn tỉnh Ninh Bình; - Ngày 04 tháng 11 năm 2014, phòng Xây dựng chính quyền thuộc Sở Nội vụ tỉnh đã ban hành văn bản số 1167/SNV-XDCQ về việc báo cáo kết quả thực hiện công tác xây dựng chính quyền năm 2014; - Hướng dẫn số 06/HD-SNV về thực hiện chế độ phụ cấp thâm niên đối với trưởng công an xã. 1.2.2.6. Về công tác thanh niên Trong quá trình lãnh đạo đất nước, Đảng ta luôn đề cao vai trò, vị trí của thanh niên, xác định thanh niên là lực lượng xung kích cách mạng. Trước yêu cầu của thời kỳ đẩy mạnh công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, quá trình hội nhập quốc tế ngày càng sâu rộng và sự biến đổi nhanh chóng của tình hình thanh niên, đòi hỏi phải tăng cường sự lãnh đạo của Đảng đối với công tác thanh niên nhằm chăm lo, bồi dưỡng và phát huy cao nhất vai trò, sức mạnh của thanh niên trong công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa. Điều này cũng được Sở Nội vụ tỉnh tiếp thu và ban hành một số văn bản về công tác thanh niên trong những năm gần đây như sau: - Báo cáo sơ kết chương trình phát triển thanh niên tỉnh Ninh Bình năm 2014; - Báo cáo sơ kết triển khai thực hiện Nghị quyết số 45/NQ-CP của Chính phủ; - Công văn số 1019/SNV-CTTN ngày 24 tháng 9 năm 2014 của Sở Nội vụ về việc góp ý dự thảo Đề án chỉ số đánh giá phát triển của thanh niên và Đề án cơ sở dữ liệu quốc gia về thanh niên; - Thông báo số 188/TB-HDTC ngày 29 tháng 8 năm 2014 của Hội đồng 14 tuyển chọn Sở Nội vụ thông báo kết quả tuyển chọn Đội viên trí thức trẻ tình nguyện về các xã tham gia phát triển nông thôn, miền núi giai đoạn 2013-2020; - Ngày 07/4/2014 Phòng Công tác thanh niên Sở Nội vụ đã có công văn số 245/SNV-CTTN gửi các Sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh; Tỉnh đoàn Ninh Bình; UBND các huyện, thành phố, thị xã về việc xây dựng báo cáo kết quả thực hiện các nhiệm vụ trọng tâm thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước về thanh niên; - Công văn số 31/SNV-CNTT về việc phối hợp thực hiện dự thảo báo cáo UBND tỉnh về kết quả thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về thanh niên năm 2012 và lập danh sách tổ chức và cá nhân được phân công thực hiện quản lý nhà nước về thanh niên. 1.2.2.7. Về công tác văn thư – lưu trữ Có thể khẳng định, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Vì vậy, Đảng và Nhà nước ta, đặc biệt là Chủ tịch Hồ Chí Minh luôn đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ. Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình cũng đã nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ bằng cách ban hành một số văn bản sau: - Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ (Ban hành kèm theo Quyết định số 636/QĐ-SNV ngày 15/10/2013 về việc ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Sở Nội vụ); - Công văn số 861/SNV-CCVTLT ngày 24/8/2016 về việc quy định đơn giá tiền lương; định mức lao động và định mức vật tư, văn phòng phẩm trong quy trình chỉnh lý tài liệu giấy; - Quyết định số 01/QĐ-CCVTLT ngày 04/01/2017 về việc ban hành Danh mục hồ sơ năm 2017; - Công văn số 152/SNV-CCVTLT về việc báo cáo tình hình xử lý tài liệu tồn đọng, tích đống. - Kế hoạch số 08/KH-SNV ngày 24 tháng 02 năm 2017 về việc kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ năm 2017. Tóm lại, trong quá trình hoạt động và phát triển của mình, Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình đã sản sinh một khối lượng lớn với nhiều loại văn bản khác nhau để phục 15 vụ công tác tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về nội vụ. Tài liệu của Sở Nội vụ phong phú về mặt nội dung, đa dạng về thành phần, chiếm khối lượng lớn và có ý nghĩa nhiều mặt đối với đất nước cũng như đối với tỉnh Ninh Bình. Vì vậy, khối tài liệu đó cần được lập hồ sơ, bảo quản an toàn và đặc biệt là đưa ra khai thác sử dụng có hiệu quả, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của Sở và các yêu cầu khác nhau của xã hội. Như vậy mới có thể thấy rằng khối tài liệu hình thành trong hoạt động quản lý của Sở có vai trò vô cùng quan trọng để phục vụ các nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu của Nhà nước, cơ quan, tổ chức và công dân. 1.3. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư đối với hoạt động quản lý tại Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình Công tác Văn thư – lưu trữ là một trong những lĩnh vực quan trọng và không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức chính trị – xã hội. Vì muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của đơn vị mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Đặc biệt, đối với văn phòng các cơ quan nhà nước như Sở Nội vụ thì công tác văn thư – lưu trữ lại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác văn phòng. Có thể nói, vị trí và ý nghĩa của văn bản trong hoạt động quản lý của Sở Nội vụ tỉnh Ninh Bình chiếm một vị trí quan trọng và là một mắt xích không thể thiếu. Cùng với các cơ quan hành chính sự nghiệp Nhà nước nói chung và các đơn vị trong ngành nói riêng, Sở Nội vụ tỉnh đã và đang làm tốt công tác Văn thư – Lưu trữ. Những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ song song với hệ thống văn bản điện tử để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ cũng đóng vài trò vô cùng quan trọng. Giữa công tác văn thư và lưu trữ có mối quan hệ chặt chẽ, mật thiết với nhau. Mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục trong quá trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử. 16