Tài liệu Khóa luận tốt nghiệp xây dựng phần mềm quản lý bán hàng quán cafe

  • Số trang: 55 |
  • Loại file: PDF |
  • Lượt xem: 237 |
  • Lượt tải: 0
tailieuonline

Đã đăng 39801 tài liệu

Mô tả:

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU .............................................................................................................................. 7 CHƢƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI LIKE CAFE ............................................................................................................................................. 9 1.1. Tổng quan Quán Like Cafe ............................................................................9 1.1.1. Sự hình thành và phát triển .....................................................................9 1.1.2. Hoạt động của Like Café trong thời gian qua .........................................9 1.2. Cơ cấu tổ chức nhân sự Like Café ..............................................................11 1.3. Thực trạng chung về hệ thống quản lý bán hàng cafe hiện nay và yêu cầu đổi mới .....................................................................................................................14 1.3.1. Thực trạng quản lý bán hàng ở các quán cafe hiện nay.........................14 1.3.2. Yêu cầu đổi mới ....................................................................................15 CHƢƠNG 2 PHƢƠNG PHÁP LUẬN ................................................................................ 16 2.1. Phƣơng pháp luận trong phân tích hệ thống .............................................16 2.1.1. Phương pháp tiếp cận hệ thống .............................................................16 2.1.2. Từ phân tích chức năng đến mô hình hóa .............................................16 2.1.3. Phân tích hệ thống có cấu trúc ..............................................................16 2.2. Quy trình thiết kế phần mềm .......................................................................17 2.3. Ngôn ngữ lập trình Java ...............................................................................26 2.3.1. Giới thiệu ..............................................................................................26 2.3.2. Một số tính chất của ngôn ngữ lập trình Java .......................................26 2.4. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server 2012 ...............................28 2.5. Netbean IDE ..................................................................................................30 CHƢƠNG 3 XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG QUÁN LIKE CAFÉ ........................................................................................................................................... 32 3.1. Mô tả bài toán ................................................................................................32 i 3.2. Phân tích hệ thống về chức năng .................................................................33 3.2.1. Sơ đồ chức năng nghiệp vụ BFD ..........................................................33 3.2.2. Sơ đồ ngữ cảnh hệ thống ......................................................................34 3.2.3. Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh. ..............................................................35 3.2.4. Sơ đồ luồng dữ liệu các mức phân rã ...................................................36 3.3. Phân tích hệ thống về dữ liệu .......................................................................40 3.3.1. Xác định các thực thể và thuộc tính tương ứng .................................... 40 3.3.2. Xác định các liên kết và mối quan hệ. ..................................................40 3.3.3. Mô hình thực thể mối quan hệ (ERD) ..................................................42 3.3.4. Chuẩn hóa các quan hệ ......................................................................... 43 3.3.5. Thiết lập mô hình CSDL quan hệ ............................................................45 3.3.6. Mô hình thực thể quan hệ .......................................................................49 3.4. Cài đặt giao diện ngƣời dùng .........................................................................50 3.4.1. Giao diện chính của chương trình ............................................................50 3.4.2. Giao diện đăng nhập hệ thống ............................................................... 50 3.4.3. Giao diện quản lý tài khoản người dùng ..................................................50 3.4.4. Giao diện quản lý Nhân viên ...................................................................51 3.4.5. Giao diện quản lý Bàn – Khu vực ...........................................................51 3.4.6. Giao diện quản lý Thực đơn ....................................................................52 3.4.7. Giao diện tìm kiếm .................................................................................52 KẾT LUẬN ................................................................................................................................ 54 TÀI LIỆU THAM KHẢO ...................................................................................................... 55 ii DANH MỤC HÌNH Hình 1.1: Cơ cấu tổ chức nhân sự............................................................................................... 11 Hình 1.2: Sơ đồ giao dịch bán hàng cafe ................................................................................... 12 Hình 2.1: Quy trình thiết kế phần mềm...................................................................................... 18 Hình 2.2: Khảo sát hiện trạng và đặc tả yêu cầu. ...................................................................... 19 Hình 2.3 Chuyển đổi từ vấn đề sang phần mềm ....................................................................... 20 Hình 2.4: Tiến trình thiết kế kiến trúc hệ thống. ....................................................................... 20 Hình 2.5: Quy trình thiết kế phần mềm...................................................................................... 24 Hình 2.6: Các biên dịch chương trình hệ thống. ....................................................................... 27 Hình 2.7: Biên dịch hệ thống Java. ............................................................................................. 28 Hình 2.8: Màn hình chính của chương trình.............................................................................. 31 Hình 3.1: Sơ đồ chức năng BFD................................................................................................. 33 Hình 3.2: Sơ đồ ngữ cảnh hệ thống. ........................................................................................... 34 Hình 3.3: Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh (DFD 0). ................................................................... 35 Hình 3.4: Sơ đồ phân rã mức 1. .................................................................................................. 36 Hình 3.5: Sơ đồ phân rã mức 1.1 ................................................................................................ 37 Hình 3.6: Sơ đồ phân rã mức 2. .................................................................................................. 38 Hình 3.7: Sơ đồ phân rã mức 3 ...................................................................................... 39 Hình 3.8: Sơ đồ phân rã mức 3.1 ................................................................................................ 39 Hình 3.9: Sơ đồ phần rã mức 3.2 ................................................................................................ 40 Hình 3.10: Sơ đồ thực thể mối quan hệ...................................................................................... 43 Hình 3.11: Mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ. ............................................................................... 49 Hình 3.12: Giao diện chính của chương trình. .......................................................................... 50 Hình 3.13: Giao diện đăng nhập hệ thống. ................................................................................ 50 iii Hình 3.14: Giao diện quản lý tài khoản người dùng................................................................. 51 Hình 3.15: Giao diện quản lý Nhân viên .................................................................................. 51 Hình 3.16: Giao diện quản lý Bàn – Khu vực .......................................................................... 52 Hình 3.17: Giao diện quản lý Thực đơn ................................................................................... 52 Hình 3.18: Giao diện tìm kiếm. .................................................................................................. 53 iv DANH MỤC BẢNG Bảng 1: Chi tiết LUONG (Lương) ................................................................................45 Bảng 2: Chi tiết PHIEUCHI (Phiếu chi) .......................................................................45 Bảng 3: Chi tiết MON (Món) ........................................................................................46 Bảng 4: Chi tiết BAN (Bàn) ..........................................................................................46 Bảng 5: HOADON (Hóa đơn) .......................................................................................46 Bảng 6: CHITIETHOADON (Chi tiết Hóa đơn) ..........................................................46 Bảng 7: NHANVIEN (Nhân viên) ................................................................................47 Bảng 8: DONGIACONG (Đơn giá công) .....................................................................47 Bảng 9: THONGTINQUAN (Thông tin quán) .............................................................47 Bảng 10: Chi tiết PHIEUTHU (Phiếu thu) ....................................................................48 v DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT HTTT : Hệ thống thông tin CSDL : Cơ sở dữ liệu ERD : Entity Relaytionship Diagram (Sơ đồ thực thể mối quan hệ) BFD : Business Function Diagram (Sơ đồ chức năng kinh doanh) DFD : Data Folow Diagram (Sơ đồ luồng dữ liệu) PT : Phiếu thu PC : Phiếu chi PC : Personal Computer (Máy tính cá nhân) HD : Hóa đơn NV : Nhân viên SQL : Structured Query Language (Ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc) NF : Normal Form (Chuẩn hóa) NV_TK: :Nhân viên – Tài khoản Tp : Thành phố DB : Database (Cơ sở dữ liệu) vi Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng quán cafe LỜI MỞ ĐẦU Trong thời buổi Kinh tế thị trường, công việc kinh doanh cần phải được chuyên nghiệp hóa thì mới đủ sức cạnh tranh với các đối thủ. Việc sử dụng Phần mềm Quản lý cho công việc kinh doanh nhà hàng, cà phê, karaoke, bi-a, shop, tạp hóa, siêu thị... là một trong những yếu tố góp phần nên sự thành công của nguời chủ. Kinh doanh cà phê còn là một trong những loại hình kinh doanh đầy thử thách. Nó đòi hỏi sự tận tâm và khả năng nắm bắt chi tiết. Vì vậy việc ứng dụng phần mềm trong quản lý cà phê là một nhu cầu tất yếu để nâng cao chất lượng phục vụ và hiệu quả quản lý. Kiểu kinh doanh truyền thống không sử dụng phần mềm, quản lý hiệu quả thấp, dễ gây thất thoát và gặp một số nhược điểm như: quản lý không chặt chẽ, thất thoát tiền của, hóa đơn thiếu tính thẩm mỹ và dễ gây nhầm lẫn, khó hiểu. Muốn biết doanh thu cuối ngày, cuối tháng, cuối năm thì phải tự động cộng lại bằng tay … dẫn đến tốn thời gian, công sức và thiếu tính chính xác. Kiểu kinh doanh hiện đại có sử dụng phần mềm quản lý chạy trên máy vi tính sẽ khắc phục được các nhược điểm của kiểu kinh doanh truyền thống nêu trên: quản lý bán hàng chặt chẽ từ việc bán hàng, quản lý bàn, quản lý món ăn, quản lý nhân viên..., hạn chế thất thoát tiền của, hóa đơn tính tiền chính xác, thẩm mỹ cao, báo cáo tổng doanh thu vào cuối ngày, cuối tuần, cuối tháng, cuối năm hay bất cứ thời điểm nào muốn lấy báo cáo. Cách sử dụng phần mềm quản lý trên máy vi tính cũng rất đơn giản, trực quan, dễ sử dụng. Chỉ cần biết qua máy tính là có thể sử dụng được phần mềm và ứng dụng vào quản lý. Thực tế, Like Café vẫn đang còn sử dụng kiểu kinh doanh truyền thống nêu trên nên vấn đề thay đổi sang kiểu kinh doanh hiện đại là nhu cầu cấp thiết. Đó cũng là yêu cầu thiết thực thực cho tất cả các quán cà phê đang hoạt động hiện nay. SVTH: Phan Trọng Phú 7 GVHD: Th.S Lê Viết Mẫn Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng quán cafe Chính vì những lý do kể trên, tôi thực hiện đề tài “Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng quán Cafe” nhằm giúp đối tượng thuận tiện hơn trong việc quản lý hàng hóa, giảm thiểu chi phí trong các hoạt động kinh doanh bán hàng. Mục tiêu của đề tài là đánh giá được thực trạng hoạt động của quán Like Café, đi vào phân tích, đánh giá mô hình hoạt động, đưa ra được ưu và nhược điểm từ đó tiến hành phân tích thiết kế hệ thống mới ứng dụng công nghệ thông tin. Giải quyết được các nghiệp vụ như: gộp bàn, tách bàn, chuyển bàn, in hóa đơn thanh toán, hỗ trợ nhiều báo cáo theo các tiêu chí khác nhau. Ngoài hai phần, LỜI MỞ ĐẦU và KẾT LUẬN, nội dung khóa luận này gồm ba chương: Chương I. Tổng quan về hệ thống thông tin quản lý bán hàng ở quán Like Cafe Giới thiệu tổng quan về quán Like Cafe và một số đặc điểm hoạt động giao dịch bán hàng ở Like Cafe. Chương II. Một số phương pháp luận của quy trình xây dựng phần mềm quản lý và công nghệ sử dụng Trình bày các vấn đề liên quan đến phương pháp luận dùng để nghiên cứu và các công cụ sử dụng để hoàn thiện đề tài. Chương III. Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng quán Like Cafe Chương này sẽ tiến hành phân tích và trình bày các kết quả quan trọng nhất của việc nghiên cứu đề tài. SVTH: Phan Trọng Phú 8 GVHD: Th.S Lê Viết Mẫn Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng quán cafe CHƢƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI LIKE CAFE 1.1. Tổng quan Quán Like Cafe 1.1.1. Sự hình thành và phát triển Tên quán: Like Cafe Địa chỉ: số 40 Hồ Đắc Di, phường An cựu, Tp Huế Số điện thoại: 0543 627 999 Được thành lập vào ngày 06 tháng 10 năm 2012 Like Cafe nằm trên tuyến đường Hồ Đắc Di năng động phát triển, quán sở hữu được một không gian vừa đủ, được thiết kế theo phong cách gần gũi với thiên nhiên, cây cảnh chậu hoa, không gian đan lồng vào nhau. Khi bước vào quán, ta bắt gặp một khoảng không gian nghệ thuật, đầu tiên là các bức tranh sơn màu, kế đến là những lồng chim, chậu cá trông rất thiên nhiên và mát mẽ. Hơn nữa, một góc của quán là sân khấu với dàn nhạc công sôi động tạo ra một không gian mang tính hiện đại. Là một trong những địa điểm dành cho những ai đam mê cafe ca nhạc vào các tối thứ ba, thứ năm và thứ bảy hàng tuần được tổ chức ở Like Cafe. Và đó cũng chính là điểm đặc biệt của quán, tạo nên sự khác biệt đối với các quán café khác đóng trên địa bàn. Thức uống ở đây cũng rất phong phú và đa dạng, ngoài ra quán còn có thêm các bộ bài, bàn cờ để nhóm bạn hoặc các “đối thủ” có thể ngồi chơi vui vẻ hàng giờ liền. Giá thức uống ở đây cũng rất hợp lý, trung bình từ 8.000 – 25.000 đồng cho các món ăn nhẹ, thức uống ban ngày và đêm thường, từ 20.000 – 35.000 đồng vào các đêm nhạc. Ngoài ra, bạn còn có thể lướt web miễn phí hàng giờ và nghe những bản nhạc trẻ trung năng động do chính ca sĩ và ban nhạc của quán thể hiện. Và tất nhiên là bạn cũng có thể đăng ký ngay các bài hát, bản nhạc để chính bạn tự thể hiện trên sân khấu quán Like. Đây cũng chính là hoạt động chủ đạo trong các đêm nhạc ở Like Café. 1.1.2. Hoạt động của Like Café trong thời gian qua Với khoảng thời gian thành lập chưa lâu (từ ngày 06/10/2012 tới nay) chưa có bề dày về lịch sử thành lập cũng như hoạt động nhưng Like Cafe đã nỗ lực hết mình thực SVTH: Phan Trọng Phú 9 GVHD: Th.S Lê Viết Mẫn Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng quán cafe hiện các hoạt động thiết thực nhằm mang lại giá trị thưởng thức và cảm nhận tốt nhất đối với khách hàng trong suốt thời gian qua. Dưới đây là những hoạt động cụ thể mà Like Cafe đã thực hiện: - Đêm nhạc Acoustic sâu lắng, nhẹ nhàng chất lượng. Chương trình có sự góp mặt của các ca sĩ trẻ đến từ Thành phố Huế: Nguyễn Thiện Thông (Ken Possible), Thế Ân, Thế Anh, Lê Khánh, Nguyễn Hữu Thanh Tùng, Lạc Thư, Khánh Hòa, Tuyết Trinh... - Tiệc Buffet “VUI GIÁNG SINH - ĐÓN CHÀO NĂM MỚI”. GIÁNG SINH là mùa của yêu thương, mùa của ấm áp ngọt ngào. Hòa cùng không khí rộn ràng mừng đón Giáng sinh và thời khắc thiêng liêng đón mừng năm mới 2013. Lúc 19g30 ngày 22/12 /2012, Like Cafe tổ chức chương trình Buffet đặc biệt “VUI GIÁNG SINH - ĐÓN CHÀO NĂM MỚI” với hơn 20 món ngon dành riêng cho đêm tiệc. Chương trình ca nhạc đặc biệt, hoành tráng với sự góp mặt của nhiều ca sĩ trẻ, nhóm nhạc công Like Cafe, cùng sự thể hiện của các vị khách mời yêu ca nhạc. Đặc biệt, mỗi một quý khách sẽ có một Phiếu bốc thăm để nhận được những món quà thú vị và lời chúc an lành từ ông già Noel vui tính… - Chương trình gây qũy từ thiện - Đêm nhạc Trịnh Công Sơn. Để tưởng nhớ đến cố nhạc sĩ Trịnh Công Sơn, Like Cafe tổ chức đêm nhạc Trịnh với chủ đề "Dấu chân địa đàng" vào lúc 19g30 ngày 01/04/2013. Toàn bộ kinh phí thu được của đêm nhạc sẽ gây quỹ từ thiện dành cho trẻ em nghèo tỉnh Thừa Thiên Huế. - Đồng hành cùng Giờ trái đất 03/2013. - Hoạt động ca nhạc thường đêm vào các tối thứ 3, thứ 5 và thứ 7 hàng tuần. SVTH: Phan Trọng Phú 10 GVHD: Th.S Lê Viết Mẫn Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng quán cafe 1.2. Cơ cấu tổ chức nhân sự Like Café Chủ • Là người thu và chi tiền, nhận các báo cáo thông qua quản lý. Quản lý • Anh Khánh: quản lý mọi hoạt động của quán, có khi đảm nhiệm chức năng của nhân viên đứng quầy. Nhân viên • Nhân viên đứng quầy, nhân viên pha chế, nhân viên chạy bàn và nhân viên giữ xe (nhiệm vụ chi tiết sẽ trình bày ở phía dưới) Hình 1.1: Cơ cấu tổ chức nhân sự. Cách thức hoạt động: Người thu và chi tiền, nhận các báo cáo quản lý là chủ quán. Quản lý mọi hoạt động của quán như nhân viên vắng mặt, nghĩ làm, xuất nhập hàng hóa, quản lý cơ sở vật chất… là người quản lý quán. Nhân viên bao gồm nhân viên chạy bàn, nhân viên đứng quầy, nhân viên pha chế, nhân viên giữ xe, nhiệm vụ chi tiết của từng nhân viên được mô tả như dưới đây:  Trong một ca làm việc, các nhân viên được phân bổ như sau: một quản lý, một nhân viên pha chế (có bằng pha chế), một nhân viên đứng quầy kiêm phục vụ khu vực trong quán, một nhân viên giữ xe, các nhân viên còn lại có nhiệm vụ chạy bàn.  Có tất cả ba ca làm việc. Ca 1 từ 6g30 tới 11g, ca 2 từ 11g tới 17g và ca 3 từ 17g tới 22g30, số lượng nhân viên tùy thuộc theo ca, đầu ca sáng và ca tối sẽ đông hơn, lúc ít khách nhất thường là vào buổi trưa lúc đó quán có thể chỉ sử dụng tối đa ba nhân viên bao gồm một nhân viên pha chế, một nhân viên phục vụ bàn và một nhân viên thu ngân. Buổi tối thường là lúc đông khách nhất, quán sẽ sử dụng tối đa số nhân viên làm việc, khoảng sáu nhân viên. Do đặc thù của quán, việc thuê mướn nhân viên thường là sinh viên và làm theo part-time 3 ca nên việc quản lý dựa vào một sổ chấm công đơn giản, sổ này dùng để ghi tên những nhân viên làm ca nào và tên gì. SVTH: Phan Trọng Phú 11 GVHD: Th.S Lê Viết Mẫn Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng quán cafe Đơn giá công, tại thời điểm khảo sát thì một công có đơn giá là 20.000 đồng, áp dụng cho toàn thể nhân viên, riêng quản lý được trả lương cố định tùy vào chủ quán, lương tính theo công và không xét tới thưởng, phạt hay ứng trước. Ngoài sổ chấm công còn một sổ có tên gọi là sổ quản lý nhân viên dùng để lưu các thông tin cần thiết của nhân viên như: họ tên, địa chỉ, tuổi, giới tính, số điện thoại liên lạc… Cuối mỗi ca, nhân viên sẽ tính tiền tất cả các bàn, chuyển giao cho nhân viên khác, thường là thu ngân của ca làm việc tiếp theo nếu là ca tối thì chuyển cho quản lý hoặc chủ quán. Việc quản lý bán cà phê có thể hình dung khái quát thông qua sơ đồ sau: Hình 1.2: Sơ đồ giao dịch bán hàng cafe Mô tả sơ đồ:  Khi khách vào quán và có yêu cầu thức uống hay hàng ngoài danh mục (bài tây, cờ tướng, cờ vua...), nhân viên chạy bàn (nhân viên phục vụ) trực tiếp nhận thông SVTH: Phan Trọng Phú 12 GVHD: Th.S Lê Viết Mẫn Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng quán cafe tin order từ khách và ghi 2 phiếu: một gửi tới bếp để pha chế thức uống và một gửi tới quầy để nhập vào máy bán hàng.  Sau đó, nhân viên phục vụ nhận đồ uống từ bếp và hàng ngoài danh mục từ quầy giao cho khách hàng.  Khi khách yêu cầu thanh toán, nhân viên phục vụ nhận tiền trả từ khách giao cho quầy và nhận tiền thối từ quầy giao cho khách.  Quản lý có thể yêu cầu máy xuất các báo cáo (khi quản lý nghỉ việc nhân viên đứng quầy cũng có quyền này). Cách tính tiền: Hệ thống sẽ quản lý thức uống bán ra trong ngày, trong tháng, trong năm, đầu vào của máy là một danh sách các order của một bàn, khi có lệnh thanh toán, sẽ truy vấn đến bàn đó, trích xuất là một hóa đơn tính tiền, xóa dữ liệu về bàn này. Một điều đáng lưu ý là các item được order không bị xóa khi hủy bàn, việc này tiện cho việc xuất ra report để cho người quản lý tính toán được lượng hàng bán ra trong ngày. Việc trích xuất report của máy đa dạng, với các loại report theo bàn (tính tiền), report theo ngày, report đột xuất, report theo tháng. Hết ca báo cáo chi tiết, trích ra phiếu từ máy tính tiền, so khớp với phiếu pha chế. Quản lý hàng xuất nhập: Hàng nhập xuất đều xuất đều ở khu vực pha chế và quầy. Việc nhập hàng vào được thực hiện liên tục, hàng nhập vào được quy theo sản phẩm (vd: 1kg café đen có thể chia thành 45 ly café đen, 50 ly café sữa…). Ngoài ra, việc nhập hàng và cất giữ cũng được thực hiện ở quầy. Hàng ở quầy được ghi sổ lại lượng tồn sau mỗi ca. Doanh thu, chi phí, lợi nhuận: Được tính theo cách sau: doanh thu được xác định chính xác do việc order được lưu trữ trong máy tính tiền, chi phí được tính toán bằng cách ước lượng theo tháng (vì việc nhập hàng liên tục nên việc ghi nhận lượng hàng nhập của quán khó tính toán được với việc ghi sổ thủ công). Từ doanh thu, chi phí có thể xác định được lợi nhuận tháng của quán. Như vậy, việc ghi nhận doanh thu rõ ràng, chi tiết và được tiến hành trong một quy trình khá khép kín. Việc xuất các báo cáo, doanh thu tháng, năm được tiến hành trong một hệ thống có sẵn. SVTH: Phan Trọng Phú 13 GVHD: Th.S Lê Viết Mẫn Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng quán cafe Tuy nhiên, thất thoát là điều khó tránh khỏi và thật khó trong việc quy trách nhiệm. Việc xác định chi phí bao gồm, chi phí nhân công, chi phí nguyên vật liệu, trong đó chi phí nguyên vật liệu chỉ được ước chừng theo kinh nghiệm và theo tiền sử bán hàng. Nên việc xác định chính xác lợi nhuận là điều khó có thể. Vậy, phải làm sao để tính toán được một cách chính xác chi phí bỏ ra ?. Do đó bộ phận quản lý quán Like Café mong muốn có một phần mềm chuyên dụng để thay thế công việc thủ công nhàm chán hàng ngày mà nhân viên cũng như quản lý Like Café đang đối mặt, phần mềm này phải giải quyết được một số đặc điểm tiêu biểu sau:  Có đầy đủ các thao tác nghiệp vụ.  Dễ sử dụng.  Tính chính xác. … 1.3. Thực trạng chung về hệ thống quản lý bán hàng cafe hiện nay và yêu cầu đổi mới 1.3.1. Thực trạng quản lý bán hàng ở các quán cafe hiện nay Ở địa bàn thành phố Huế hiện nay có rất nhiều quán cà phê với quy mô đa dạng nhưng quy mô vừa và nhỏ là chiếm đa số, đề tài nghiên cứu xây dựng phần mềm ở quán Like Cafe cũng thuộc quy mô vừa và nhỏ với số lượng bàn có không quá 50. Theo quan sát, đa số quản lý theo phương pháp truyền thống hay khác hơn là bán thủ công: nhập hàng, xuất hàng, tính doanh thu, lợi nhuận, tính tiền bàn, quản lý nhân viên… đều thực hiện hoàn toàn trên giấy tờ hoặc là kết hợp với các máy bán hàng chuyên dụng đắt tiền nhưng tính năng lại hạn chế. Những nhược điểm của việc quản lý bán hàng theo phương thức truyền thống:  Rất mất thời gian cho cả nhân viên, chủ quán và khách hàng.  Dễ xảy ra nhầm lẫn khi nhập số liệu và thực hiện thống kê kinh doanh  Dữ liệu không được lưu trữ lâu dài, dẫn đến khó giải quyết khi khách hàng có khiếu nại, việc thực hiện các nghiệp vụ bán hàng của nhân viên và báo cáo các khoản tiền đối với chủ quán. SVTH: Phan Trọng Phú 14 GVHD: Th.S Lê Viết Mẫn Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng quán cafe Vẫn có một số quán có quy mô lớn dùng các phần mềm chuyên dụng nhưng phải đầu tư một khoản tiền khá lớn cho việc mua và bảo trì, hơn nữa các phần mềm này không được thiết kế riêng cho việc quản lý bán cà phê. Ví dụ: quán Valley bỏ ra tầm 5 triệu đồng để mua phần mềm Smile chuyên dùng cho khách sạn để về quản lý công việc bán café. Có những quán sử dụng các phần mềm miễn phí có ở trên mạng nhưng vấp phải một số khó khăn khi sử dụng với lý do:  Phần mềm không được viết theo yêu cầu của khách hàng.  Giới hạn nhiều tính năng, ví như chỉ có chức năng quản lý bán hàng.  Gặp nhiều lỗi, không được nâng cấp, bảo trì... 1.3.2. Yêu cầu đổi mới Từ những quan sát và phân tích ở trên, thiết nghĩ đã đến lúc cần phải có một phần mềm được thiết kế riêng biệt để quản lý hoạt động của một quán cà phê để thay thế việc quản lý thủ công truyền thống trên giấy tờ. Ưu điểm nổi bật của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý quán cà phê:  Tiết kiệm được rất nhiều thời gian, khả năng lưu trữ một khối lượng cực lớn các dữ liệu.  Thời gian lưu trữ dữ liệu lâu dài và an toàn, tốc độ truy xuất nhanh.  Nhân viên dễ dàng thực hiện các thao tác nghiệp vụ và có thể hoàn tác (undo) một cách nhanh gọn.  Độ chính xác và tin cậy cao trong việc thống kê kinh doanh. SVTH: Phan Trọng Phú 15 GVHD: Th.S Lê Viết Mẫn Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng quán cafe CHƢƠNG 2 PHƢƠNG PHÁP LUẬN 2.1. Phƣơng pháp luận trong phân tích hệ thống Trong quá trình phân tích hệ thống, người viết đã vận dụng một số vấn đề phương pháp luận cơ bản nhằm đảm bảo cho hệ thống tương lai hoạt động ổn định và mang lại hiệu quả kinh tế thiết thực. 2.1.1. Phƣơng pháp tiếp cận hệ thống Tiếp cận hệ thống là một phương pháp khoa học và biện chứng trong nghiên cứu và giải quyết các vấn đề kinh tế xã hội. Yêu cầu chủ yếu nhất của phương pháp này là phải xem xét hệ thống trong tổng thể vốn có của nó cùng với các mối liên hệ của các phân hệ nội tại cũng như mối liên hệ với các hệ thống bên ngoài. Ứng dụng phương pháp này đòi hỏi khi xây dựng phần mềm quản lý cho một tổ chức, doanh nghiệp thì trước hết người phân tích phải xem xét tổ chức, doanh nghiệp đó như là một hệ thống thống nhất về mặt kinh tế, tổ chức, kỹ thuật; sau đó mới đi vào các vấn đề cụ thể trong từng lĩnh vực. Trong mỗi lĩnh vực lại phân chia thành các vấn đề cụ thể, ngày càng chi tiết hơn. Đây chính là phương pháp tiếp cận đi từ tổng quát đến cụ thể theo sơ đồ cầu trúc hình cây. 2.1.2. Từ phân tích chức năng đến mô hình hóa Nguyên tắc này đòi hỏi trong quá trình phân tích hệ thống khi thiết kế phần mềm người ta phải tiến hành theo một trình tự khoa học. Trước hết phải có một kế hoạch phân tích tỉ mỉ, chu đáo đến từng khâu công việc. Sau đó tiến hành từ bước phân tích chức năng của hệ thống thông tin, phân tích dòng thông tin kinh doanh và sau đó tiến hành mô hình hóa hệ thống thông tin kinh tế bằng các mô hình như: sơ đồ ngữ cảnh, sơ đồ chức năng (BFD), sơ đồ luồng dữ liệu (DFD). Cuối cùng là lập bản báo cáo chi tiết toàn bộ những kết quả của quá trình phân tích hệ thống. Đây là cơ sở quan trọng cho bước thiết kế phần mềm tiếp theo sau. 2.1.3. Phân tích hệ thống có cấu trúc Phương pháp này bắt nguồn vững chắc từ cách tiếp cận hệ thống. Phân tích hệ thống có cấu trúc không chỉ là “một ý tưởng tốt” hay một cái gì đó mà nhà thực hành SVTH: Phan Trọng Phú 16 GVHD: Th.S Lê Viết Mẫn Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng quán cafe tìm ra để làm việc, nó còn là ứng dụng thực tế của một khái niệm lý thuyết đầy hiệu lực. Một khái niệm được sử dụng rất rộng rãi trong xử lý dữ liệu là quá trình phát triển các hệ thống mới có sử dụng máy tính bao gồm một số giai đoạn nhất định. Tất cả những giai đoạn này tạo thành vòng đời phát triển của hệ thống bao gồm 5 công đoạn sau đây: - Xác định vấn đề - Nghiên cứu tính khả thi - Phân tích - Thiết kế - Cài đặt Một số đặc trưng quan trọng của vòng đời phát triển hệ thống:  Tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm soát và quản lý hệ thống một cách tốt nhất.  Làm giảm bớt các nguy cơ sai lầm về chi phí không dự kiến trước được.  Nhường quyền kiểm soát tối hậu dự án cho người sử dụng.  Mọi chi tiết về hệ thống mới, mọi nhân tố và giả thuyết về những quyết định nào đã được chọn đều được ghi lại một cách có hệ thống trong tài liệu đưa ra ở từng giai đoạn. 2.2. Quy trình thiết kế phần mềm Quy trình thiết kế phần mềm bao gồm 8 bước sau đây: SVTH: Phan Trọng Phú 17 GVHD: Th.S Lê Viết Mẫn Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng quán cafe 1 Khảo sát hiện trạng vàđặc tả yêu cầu 2 Thiết kế kiến trúc hệ thống 3 Thiết kế dữ liệu 4 Thiết kế giao diện 5 Lập trình 6 Kiểm thử 7 Triển khai 8 Đào tạo sử dụng Hình 2.1: Quy trình thiết kế phần mềm. Bƣớc 1: Khảo sát hiện trạng và đặc tả yêu cầu Giai đoạn này tập trung nghiên cứu hoạt động nghiệp vụ của bộ phận tổ chức có yêu cầu tin học hóa, thu thập tài liệu, thông tin từ những người làm việc trực tiếp, xác định các yêu cầu mà khách hàng đặt ra. Từ đó xác định thông tin nào cần được xử lý, chức năng và tiêu chuẩn hợp lệ nào cần có để xác định ra một hệ thống. Yêu cầu chủ chốt của hệ thống và phần mềm cũng được xác định. Giai đoạn khảo sát thực tế được thực hiện theo sơ đồ dưới đây: SVTH: Phan Trọng Phú 18 GVHD: Th.S Lê Viết Mẫn Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng quán cafe Chức năng phần mềm Lập kế Phân tích hoạch dự Xét yêu cầu Xét án phần duyệt hay bản duyệ mềm 1 mẫu Bản Kế Đặc mẫu tả hoạc yêu h dự cầu án Hình 2.2: Khảo sát hiện trạng và đặc tả yêu cầu. Sau khi khảo sát và lập ra được tài liệu đặc tả yêu cầu phần mềm, người thiết kế phần mềm sẽ làm bản mẫu cho phần mềm. Tóm lại ở giai đoạn này chúng ta cần xác địng rõ những gì ta quan tâm về bản thân chúng ta và mọi người. Bƣớc 2: Thiết kế kiến trúc hệ thống Thiết kế kiến trúc hệ thống là một mô hình tổng quát bao gồm những môđun chính của toàn bộ hệ thống và sự bố trí sắp xếp của các môđun này. Mục tiêu chủ yếu của thiết kế kiến trúc là phát triển một cấu trúc chương trình môđun và biểu diễn mối quan hệ điều khiển giữa các môđun. Bên cạnh đó, thiết kế kiến trúc còn trộn lẫn cấu trúc chương trình và cấu trúc dữ liệu, xác định các giao diện làm cho dữ liệu chảy qua toàn bộ chương trình. Khi các chức năng của một hệ thống dựa trên máy tính đã được xác định thì kỹ sư phần mềm có thể tạo ra một mô hình biểu thị cho mối quan hệ giữa các phần tử của hệ thống và đặt ra nền tảng cho các bước phân tích và thiết kế sau này. Kiến trúc hệ thống mô tả hai đặc trưng quan trọng của chương trình máy tính. SVTH: Phan Trọng Phú 19 GVHD: Th.S Lê Viết Mẫn Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng quán cafe Kiến trúc hệ thống được suy dần ra qua quá trình phân hoạch đặt mối quan hệ giữa các phần tử của giải pháp phần mềm với các bộ phận của vấn đề được xác định qua phân tích yêu cầu. Tiến trình này được biểu diễn tượng trưng qua 2 hình vẽ sau đây: S1 P1 S3 P2 S5 P3 P4 S2 S4 P5 “Vấn đề” cần giải quyết “Giải pháp” phần mềm Hình 2.3 Chuyển đổi từ vấn đề sang giải pháp phần mềm P1 P2 S1 P3 P4 S2 S3 S4 S4 S1 S2 S5 P5 S5 S1 S2 S3 S4 Cấu trúc 2 S3 Cấu trúc 3 S5 Cấu trúc 1 Hình 2.4: Tiến trình thiết kế kiến trúc hệ thống. SVTH: Phan Trọng Phú 20 GVHD: Th.S Lê Viết Mẫn
- Xem thêm -