Tài liệu Khóa luận tốt nghiệp xây dựng hệ thống quản lý thông tin nhân sự cho công ty Trần Anh

HỌC VIỆN NGÂN HÀNG KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TRẦN ANH Sinh viên thực hiện Lớp : HUỲNH THỊ NGỌC HUYỀN : HTTTB- K14 Hà Nội, tháng 5- 2015 HỌC VIỆN NGÂN HÀNG KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TRẦN ANH Giáo viên hướng dẫn : Ths. Cao Thị Nhâm Sinh viên thực hiện : Huỳnh Thị Ngọc Huyền Lớp : HTTTB Khóa : 14 (2011- 2015) Hệ : Đại học chính quy Hà Nội, tháng 5- 2015 HỌC VIỆN NGÂN HÀNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý Độc lập - Tự do - Hạnh phúc BẢN NHẬN XÉT KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP (Của giáo viên hướng dẫn)  Giảng viên hướng dẫn: Th.S Cao Thị Nhâm  Cơ quan công tác: Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý – Học viện Ngân hàng  Sinh viên thực hiện: Huỳnh Thị Ngọc Huyền  Tên đề tài: XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝTHÔNG TIN HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TRẦN ANH Trong thời gian hướng dẫn sinh viên thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp, tôi có những nhận xét sau: 1. Tinh thần, thái độ của sinh viên trong suốt quá trình làm khóa luận − Sinh viên Huỳnh Thị Ngọc Huyền đã chấp hành nghiêm túc và thực hiện đầy đủ các kế hoạch theo đúng thời gian biểu đã quy định. − Có ý thức học hỏi, tự nghiên cứu về các quy trình quản lý hành chính nhân sự tại công ty Trần Anh. 2. Kết quả đạt được − Tính cấp thiết của luận văn Trong thực tế có nhiều công ty đã và đang cung cấp các sản phẩm phần mềm quản lý nhân sự. Tuy nhiên, đó là phần mềm dạng đóng gói, không hoàn toàn phù hợp với quy trình quản lý nhân sự đang có tại công ty Trần Anh. Đề tài đi theo hướng không mới nhưng lại phù hợp và cần thiết cho hoạt động thực tiễn của công ty Trần Anh. − Kết quả đạt được Sinh viên Huỳnh Thị Ngọc Huyền đã biết vận dụng các kiến thức và kĩ năng phân tích và thiết kế hệ thống theo hướng chức năng để tìm hiểu nghiên cứu quy trình nghiệp vụ quản lý hành chính nhân sự tại công ty Trần Anh. Từ đó đưa ra bản thiết kế hoàn chỉnh cho hệ thống. Cuối cùng, sinh viên Huyền đã dùng ngôn ngữ C# và Microsoft SQL Server để xây dựng thành công hệ thống quản lý hành chính nhân sự cho công ty Trần Anh. 3. Đánh giá chung và kết luận HỌC VIỆN NGÂN HÀNG Theo nội dung sinh viên trình bày trong bản khóa luận, căn cứ tiêu chuẩn, yêu cầu của Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM khóa luận, tôi đề nghịĐộc hộilậpđồng cho phép em Huỳnh Thị Ngọc Huyền được bảo vệ tốt - Tự do - Hạnh phúc BẢN NHẬN XÉT KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP nghiệp trước hội đồng.(Của giáo viên hướng dẫn) Hà Nội, Ngày 18 tháng 05năm 2015 Người hướng dẫn Cao Thị Nhâm LỜI CÁM ƠN Trong thời gian học tập tại trường với những kiến thức đã tích lũy được dưới sự giảng dạy của các thầy cô giáo cùng với những kiến thức thực tế đã thu được trong quá trình thực tập tại Công ty Phần mềm Trường Sa- ABSOFT, em đã hoàn thành khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Xây dựng hệ thống quản lý thông tin hành chính nhân sự tại công ty Trần Anh”. Lời đầu tiên, em xin chân thành gửi lời cảm ơn tới cô Cao Thị Nhâm– Giảng viên Khoa hệ thống thông tin quản lý – Học viện ngân hàng đã giúp đỡ tạo điều kiện và luôn theo dõi em trong quá trình em nghiên cứu và hoàn thành khóa luận này. Em xin gửi lời cảm ơn và biết ơn sâu sắc tới thầy cô khoa Hệ thống thông tin Quản lý nói riêng và thầy cô Học viện Ngân hàng nói chung đã truyền đạt kiến thức cho em trong suốt 4 năm học qua. Em xin gửi lời cảm ơn tới Công ty Phần mềm Trường Sa- ABSOFT- nơi em thực tập, đặc biệt là anh Nguyễn Ngọc Hà dự án Xây dựng phần mềm quản lý thông tin hành chính nhân sự đã tạo điều kiện và giúp đỡ em trong quá trình thực tập để em hoàn thành khóa luận tốt nghiệp của mình. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Huỳnh Thị Ngọc Huyền LỜI CAM KẾT Em xin cam đoan những kết quả đạt được trong khóa luận này là do em nghiên cứu, tổng hợp và thực hiện dựa trên sự hướng dẫn của Ths. Cao Thị Nhâm, không sao chép lại bất kỳ điểu gì của người khác. Những nội dung được trình bày trong khóa luận hoặc là của cá nhận, hoặc được tham khảo và tổng hợp từ các nguồn tài liệu khác nhau. Tất cả tài liệu tham khảo, tổng hợp đều được trích dẫn với nguồn gốc rõ ràng. Em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về lời cam đoan của mình. Nếu có điều gì sai trái, em xin chịu mọi hình thức kỷ luật theo quy định. Hà nội, ngày 18 tháng 5 năm 2014 Sinh viên Huỳnh Thị Ngọc Huyền MỤC LỤC DANH MỤC CÁC KÝ TỰ, CHỮ VIẾT TẮT .................................................................... 1 DANH MỤC CÁC HÌNH .................................................................................................... 2 DANH MỤC CÁC BẢNG ................................................................................................... 3 LỜI MỞ ĐẦU ...................................................................................................................... 4 CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY PHẦN MỀM TRƯỜNG SA- ABSOFT…………………………………………………………………………6 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển ................................................................................. 6 1.2 Tầm nhìn ..................................................................................................................... 6 1.3 Năng lực công nghệ .................................................................................................... 6 CHƯƠNG 2. PHÂN TÍCH QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ THÔNG TIN HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ .................................................................................................. 8 2.1 Tính cấp thiết của đề tài.............................................................................................. 8 2.1.2 Hiện trạng quản lý hiện này của công ty Trần Anh ............................................. 8 2.1.2 Những bất cập đang phải đối mặt ........................................................................ 8 2.1.3 Nhu cầu của doanh nghiệp................................................................................... 8 2.2 Mô tả bài toán nghiệp vụ quản lý thông tin hành chính nhân sự tại công ty Trần Anh ........................................................................................................................... 9 2.2.1 Mô tả bài toán ...................................................................................................... 9 2.2.2 Biểu đồ hoạt động .............................................................................................. 11 2.2 Mô tả mô hình nghiệp vụ của hệ thống .................................................................... 17 2.2.1 Biểu đồ ngữ cảnh ............................................................................................... 17 2.2.2 Nhóm dần các chức năng................................................................................... 17 2.2.3 Biểu đồ phân rã các chức năng .......................................................................... 19 2.2.4 Liệt kê danh sách hồ sơ dữ liệu sử dụng ........................................................... 19 2.2.4 Mô tả chi tiết chức năng lá ................................................................................ 21 2.2.6 Ma trận thực thể chức năng ............................................................................... 31 2.2.7 Mô hình xử lý nghiệp vụ của hệ thống .............................................................. 32 CHƯƠNG 3. THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ……...…………………………………………………………………….36 3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu mức khái niệm ...................................................................... 36 3.1.2 Xác định quan hệ giữa các thực thể ................................................................... 39 3.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu mức logic .............................................................................. 45 3.2.1 Chuyển thực thể, quan hệ .................................................................................. 45 3.2.3 Biểu đồ quan hệ của mô hình thực thể dữ liệu .................................................. 45 3.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu mức vật lý ............................................................................. 46 3.3.1 Bảng Employees (nhân viên) ............................................................................. 46 3.3.2 Bảng Contracts (hợp đồng) ................................................................................ 47 3.3.3 Bảng Workings (quyết định) ............................................................................. 47 3.3.4 Bảng Welfares (phúc lợi)................................................................................... 48 3.3.5 Bảng Commends (khen thưởng) ........................................................................ 48 3.3.6 Bảng Disciplines (kỷ luật) ................................................................................. 49 3.3.7 Bảng Terminates (qđ nghỉ việc) ........................................................................ 49 3.3.8 Bảng Department ( phòng ban) ......................................................................... 50 3.3.9 Bảng Position (chức vụ) .................................................................................... 50 3.4 Xác định luồng hệ thống ........................................................................................... 51 3.4.1 Biểu đồ của tiến trình 1.0................................................................................... 51 3.4.2 Biểu đồ của tiến trình 2.0................................................................................... 52 3.4.3 Biểu đồ của tiến trình 3.0................................................................................... 53 3.4.4 Biểu đồ của tiến trình 4.0................................................................................... 54 3.4.5 Biểu đồ của tiến trình 5.0................................................................................... 54 3.4.6 Biểu đồ của tiến trình 6.0................................................................................... 55 3.5 Xác định các giao diện.............................................................................................. 56 3.5.1 Giao diện cập nhật ............................................................................................. 56 3.5.2 Giao diện xử lý .................................................................................................. 56 3.5.3 Tích hợp giao diện ............................................................................................. 56 3.6 Thiết kế giao diện tương tác của hệ thống (kiến trúc) .............................................. 57 3.7 Thiết kế giao diện ..................................................................................................... 57 3.7.1 Giao diện đăng nhập .......................................................................................... 57 3.7.2 Giao diện hồ sơ nhân viên ................................................................................. 58 3.7.3 Giao diện hợp đồng ........................................................................................... 60 3.7.4 Giao diện quyết định.......................................................................................... 61 3.7.5 Giao diện phúc lợi ............................................................................................. 63 3.7.6 Giao diện khen thưởng ...................................................................................... 64 3.7.7 Giao diện kỷ luật................................................................................................ 66 3.7.8 Giao diện nghỉ việc ............................................................................................ 67 CHƯƠNG 4. PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG QUẢN LÝ THÔNG TIN HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ………...…………………………………………………………………..69 4.1 Giới thiệu nền tảng công nghệ sử dụng .................................................................... 69 4.1.1 Cách tiếp cận phân tích hệ thống theo phương pháp hướng cấu trúc................ 69 4.1.2 Ứng dụng trên nền Windows Form ................................................................... 69 4.1.3 Ngôn ngữ sử dụng C# ........................................................................................ 70 4.1.4 Nền tảng công nghệ .NET ................................................................................. 70 4.1.5 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server ............................................................... 70 4.1.6 Công cụ thiết kế giao diện và báo cáo DevExpress........................................... 71 4.2 Phát triển hệ thống .................................................................................................... 71 4.2.1 Kết quả đạt được ................................................................................................ 71 4.2.2 Hạn chế còn tồn tại và hướng phát triển ............................................................ 71 KẾT LUẬN ........................................................................................................................ 73 TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................................................. 74 PHỤ LỤC ........................................................................................................................... 75 Khóa luận tốt nghiệp Xây dựng hệ thống quản lý thông tin Hành chính nhân sự tại công ty Trần Anh DANH MỤC CÁC KÝ TỰ, CHỮ VIẾT TẮT STT Ý nghĩa Thuật ngữ/Viết tắt 1. CBNS Cán bộ nhân sự 2. NVHC Nhân viên hành chính 3. NS Nhân sự 4. QĐ Quyết định 5. HĐLĐ Hợp đồng lao động 6. CBNV Cán bộ nhân viên 7. NV Nhân viên 8. BHXH Bảo hiểm xã hội 9. BH Bảo hiểm 10. BHYT Bảo hiểm y tế 11. BHTN Bảo hiểm thất nghiệp 12. HĐ Hợp đồng 13. XĐTH Xác định thời hạn 14. HĐLĐ Hợp đồng lao động 15. HSNS Hồ sơ nhân sự 16. DS Danh sách 17. C/K Có/Không 18. PK Primary Key (Khóa chính) 19. FK Foreign Key (Khóa phụ) 1 SVTH: Huỳnh Thị Ngọc Huyền- HTTTB K14 Khóa luận tốt nghiệp Xây dựng hệ thống quản lý thông tin Hành chính nhân sự tại công ty Trần Anh DANH MỤC CÁC HÌNH Hình 0-1 Các khả năng cần có tương ứng với các cấp quản trị............................................ 4 Hình 2-1 Biểu đồ hoạt động quy trình quản lý hợp đồng ................................................... 11 Hình 2-2 Biểu đồ hoạt động quy trình quản lý khen thưởng .............................................. 12 Hình 2-3 Biểu đồ hoạt động quy trình quản lý kỷ luật ....................................................... 13 Hình 2-4 Biểu đồ hoạt động quy trình quản lý quá trình công tác ..................................... 14 Hình 2-5Biểu đồ hoạt động quy trình quản lý phúc lợi ...................................................... 15 Hình 2-6 Biểu đồ hoạt động quy trình quản lý nghỉ việc ................................................... 16 Hình 2-7 Biểu đồ ngữ cảnh................................................................................................. 17 Hình 2-8 Biểu đồ phân rã các chức năng............................................................................ 19 Hình 2-9 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 ............................................................................... 32 Hình 2-10 Biểu đồ DFD mức 1 tiến trình 1.0 ..................................................................... 33 Hình 2-11 Biểu đồ DFD mức 1 tiến trình 2.0 ..................................................................... 33 Hình 2-12 Biểu đồ DFD mức 1 tiến trình 3.0 ..................................................................... 34 Hình 2-13 Biểu đồ DFD mức 1 tiến trình 4.0 ..................................................................... 34 Hình 2-14 Biểu đồ DFD mức 1 tiến trình 5.0 ..................................................................... 35 Hình 2-15Biểu đồ DFD mức 1 tiến trình 6.0 ...................................................................... 35 Hình 3-1 Mô hình dữ liệu quan niệm của hệ thống ........................................................... 44 Hình 3-2 Biểu đồ quan hệ của mô hình thực thể dữ liệu .................................................... 46 Hình 3-3 Biểu đồ của tiến trình 1.0 .................................................................................... 51 Hình 3-4 Biểu đồ của tiến trình 2.0 .................................................................................... 52 Hình 3-5 Biểu đồ của tiến trình 3.0 .................................................................................... 53 Hình 3-6 Biểu đồ của tiến trình 4.0 .................................................................................... 54 Hình 3-7 Biểu đồ của tiến trình 5.0 .................................................................................... 54 Hình 3-8 Biểu đồ của tiến trình 6.0 .................................................................................... 55 Hình 3-9 Mô hình giao diện tương tác của hệ thống .......................................................... 57 Hình 3-10 Giao diện đăng nhập .......................................................................................... 57 Hình 3-11 Giao diện danh sách nhân viên.......................................................................... 58 Hình 3-12 Giao diện danh mục nhân viên .......................................................................... 59 Hình 3-13 Giao diện danh sách hợp đồng .......................................................................... 60 Hình 3-14 Giao diện danh mục hợp đồng .......................................................................... 60 Hình 3-15 Giao diện danh sách quyết định ........................................................................ 61 Hình 3-16 Giao diện danh mục quyết định ........................................................................ 62 Hình 3-17 Danh sách phúc lợi ............................................................................................ 63 Hình 3-18 Danh mục phúc lợi ............................................................................................ 63 Hình 3-19 Giao diện danh sách khen thưởng ..................................................................... 64 Hình 3-20 Giao diện danh mục khen thưởng ..................................................................... 65 Hình 3-21 Giao diện danh sách kỷ luật .............................................................................. 66 Hình 3-22 Giao diện danh mục kỷ luật .............................................................................. 66 Hình 3-23 Giao diện danh sách nghỉ việc .......................................................................... 67 Hình 3-24 Giao diện danh mục nghỉ việc ........................................................................... 68 2 SVTH: Huỳnh Thị Ngọc Huyền- HTTTB K14 Khóa luận tốt nghiệp Xây dựng hệ thống quản lý thông tin Hành chính nhân sự tại công ty Trần Anh DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 2-1 Bảng nhóm dần các chức năng ........................................................................... 18 Bảng 2-2 Bảng liệt kê danh sách hồ sơ dữ liệu .................................................................. 20 Bảng 2-3 Mô tả chi tiết lá tiến trình 1.0 ............................................................................. 22 Bảng 2-4 Mô tả chi tiết chức năng lá tiến trình 2.0 ............................................................ 24 Bảng 2-5 Mô tả chi tiết chức năng lá tiến trình 3.0 ............................................................ 26 Bảng 2-6 Mô tả chi tiết chức năng lá tiến trình 4.0 ............................................................ 27 Bảng 2-7 Mô tả chi tiết chức năng lá tiến trình 5.0 ............................................................ 28 Bảng 2-8 Mô tả chi tiết chức năng lá tiến trình 6.0 ............................................................ 31 Bảng 2-9 Mô hình thực thể chức năng ............................................................................... 32 Bảng 3-1 Bảng xác định thực thể ....................................................................................... 39 Bảng 3-2 Bảng phân tích mối quan hệ với cụm động từ Ký hợp đồng .............................. 40 Bảng 3-3 Bảng phân tích mối quan hệ với cụm động từ: Nhận qđ kỷ luật ........................ 40 Bảng 3-4 Bảng phân tích mối quan hệ với cụm động từ: nhận qđ khen thưởng ................ 41 Bảng 3-5 Bảng phân tích mối quan hệ với cụm động từ: thuộc phòng ban ....................... 41 Bảng 3-6 Bảng phân tích mối quan hệ với cụm động từ: nhận chức vụ ............................ 41 Bảng 3-7 Bảng phân tích cụm động từ: nhận quyết định ................................................... 42 Bảng 3-8 Bảng phân tích cụm động từ: hưởng phụ cấp ..................................................... 42 Bảng 3-9 Bảng phân tích cụm động từ: Nhận qđ nghỉ việc ............................................... 43 Bảng 3-10 Bảng Employees ............................................................................................... 47 Bảng 3-11 Bảng contracts................................................................................................... 47 Bảng 3-12 Bảng Workings ................................................................................................. 48 Bảng 3-13 Bảng Commends ............................................................................................... 49 Bảng 3-14 Bảng Disciplines ............................................................................................... 49 Bảng 3-15 Bảng Terminates ............................................................................................... 50 Bảng 3-16 Bảng Department .............................................................................................. 50 Bảng 3-17 Bảng Positions .................................................................................................. 50 3 SVTH: Huỳnh Thị Ngọc Huyền- HTTTB K14 Khóa luận tốt nghiệp Xây dựng hệ thống quản lý thông tin Hành chính nhân sự tại công ty Trần Anh LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong một tổ chức, quy mô của hệ thống nhân sự được chia làm ba cấp độ. Tùy từng cấp độ mà giám đốc nhân sự đóng một vai trò nhất định. Ở cấp độ một, công tác nhân sự chỉ đơn thuần là xử lý các sự vụ hành chính: Xếp lịch, chấm công, giải quyết một vài tranh chấp nhỏ. Ở cấp độ hai, công tác nhân sự được chuyên môn hóa. Bộ phận nhân sự tham gia vào việc lên kế hoạch đào tạo, góp tiếng nói vào sự thăng tiến hay sa thải nhân viên... Tuy nhiên, những nhiệm vụ đó phụ thuộc vào quan điểm và chiến lược của ban giám đốc. Ở cấp độ ba, bộ phận nhân sự đóng vai trò hoạch định chiến lược. Họ được xem như "đối tác" của ban giám đốc. Họ là nhà tư vấn và vạch ra chiến lược phát triển công ty theo "đơn đặt hàng" từ ban giám đốc. Họ hoạt động độc lập và bình đẳng với ban giám đốc. Đây là cấp độ lý tưởng chỉ xuất hiện ở các tập đoàn hàng đầu thế giới. Hình 0-1 Các khả năng cần có tương ứng với các cấp quản trị Khi mà nguồn tài nguyên thiên nhiên và các yếu tố khác ngày càng khan hiếm thì nhân lực luôn được chú trọng hàng đầu. Trong bối cảnh nền kinh tế có nhiều biến động mạnh, từ năm 2008 đến nay, chúng ta đã chứng kiến nền kinh tế trải qua từ thời kỳ bùng nổ rồi khủng hoảng và có thể nói là đang dần phục hồi; kéo theo đó là sự ra đời, lớn mạnh, rồi giải thể của rất nhiều các doanh nghiệp. Đối với một doanh nghiệp, việc quản lý nguồn lực con người luôn là một vấn đề khó khăn nhất, việc quản trị nguồn nhân lực luôn được đặt lên hàng đầu. Nếu so sánh giữa hai doanh nghiệp có xuất phát điểm, có nguồn lực về vật chất như nhau, thì việc thắng 4 SVTH: Huỳnh Thị Ngọc Huyền- HTTTB K14 Khóa luận tốt nghiệp Xây dựng hệ thống quản lý thông tin Hành chính nhân sự tại công ty Trần Anh hay thua được quyết định phần lớn ở yếu tố quản trị nhân sự, không chỉ có vậy, nếu quản trị nhân sự hợp lý sẽ có thể giúp doanh nghiệp khắc phục những yếu điểm từ các nguồn lực khác, đi tắt đón đầu khi cạnh tranh. Để giúp cho việc quản trị nhân sự nói chung đặc biệt là ở công ty Trần Anh nói riêng được dễ dàng và linh hoạt hơn, em đã nghiên cứu và xây dựng hệ thống quản lý thông tin nhân sự. 2. Tầm quan trọng và ý nghĩa của đề tài: Hệ thống quản lý thông tin hành chính nhân sự có tầm quan trọng rất lớn, nó đem lại cho doanh nghiệp: - - - Hiệu quả kinh tế: Giảm thiểu được các thao tác, rút ngắn thời gian thực hiện, tăng năng xuất lao động, thúc đẩy hiệu quả làm việc thông qua việc thiết lập các quy trình xử lý tự động Đồng nhất hóa thông tin, dữ liệu: Với việc triển khai đồng bộ các phân hệ tại các phòng ban liên quan thì dữ liệu sẽ được chia sẻ chung cho các bên liên quan. Hỗ trợ mạnh mẽ trong việc tìm kiếm nhanh chóng, kịp thời và toàn diện dựa trên việc phân cấp sử dụng. Công cụ đưa ra quyết định chính xác: Rút ngắn thời gian cho việc tính toán, tổng hợp các thông tin về nhân sự, ngày công, lương,… chính xác. Tránh các sai sót, nhầm lẫn do đó giảm chi phí cho công tác quản lý. Lãnh đạo đánh giá được năng lực làm việc của nhân viên, làm cơ sở trả lương, trả thưởng cho nhân viên, đánh giá chất lượng nguồn nhân lực cho doanh nghiệp, sàng lọc nhân viên yếu kém, phát hiện nhân tài của doanh nghiệp, làm cơ sở hoạch định chiến lược, kế hoạch kinh doanh, chính sách quản lý nguồn nhân lực. Hỗ trợ đắc lực cho công tác tuyển dụng 3. Phương pháp và đối tượng nghiên cứu Khóa luận sử dụng phương pháp phân tích hệ thống thông tin hướng cấu trúc. 4. Kết quả đạt được Bản đặc tả mô hình nghiệp vụ, phân tích, thiết kế chi tiết của hệ thống quản lý thông tin hành chính nhân sự Phần mềm hệ thống quản lý thông tin hành chính nhân sự 5. Cấu trúc khóa luận Khóa luận bao gồm 4 chương - Chương 1: Giới thiệu tổng quan về công ty phần mềm Trường Sa- ABSOFT Chương 2: Phân tích quy trình nghiệp vụ quản lý thông tin hành chính nhân sự Chương 3: Thiết kế hệ thống quản lý thông tin hành chính nhân sự Chương 4: Phát triển hệ thống quản lý thông tin hành chính nhân sự 5 SVTH: Huỳnh Thị Ngọc Huyền- HTTTB K14 Khóa luận tốt nghiệp Xây dựng hệ thống quản lý thông tin Hành chính nhân sự tại công ty Trần Anh CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY PHẦN MỀM TRƯỜNG SA- ABSOFT 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển Công ty phần mềm Trường Sa- ABSOFT là một công ty tư nhân, tính đến nay công ty đã đi vào hoạt động và đưa ra các giải pháp phần mềm cho các doanh nghiệp được 6 năm. Một số thông tin chính về ABSOFT: - Trụ sở công ty: tầng 6, Viện Âm Nhạc Quốc Gia, Đường Mễ Trì, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội. - Website: http://absoftvn.com - Số điện thoại: 0966.399.367 Một số bước đi của công ty được tóm tắt như sau: Năm 2009, thành lập công ty phần mềm Trường Sa- ABSOFT. Cuối năm 2013, công ty đã phát triển được hơn 500 khách hàng sử dụng phần mềm quản trị hàng hóa cho hoạt động kinh doanh của họ. Sự tăng trưởng này cùng tài chính ổn định đã giải thích khả năng của công ty để cam kết chất lượng sản phẩm hàng đầu và dịch vụ tới khách hàng và các đối tác. 1.2 Tầm nhìn Khi ABSOFT được thành lập, công ty đã có một tầm nhìn xa. Không bó hẹp ở việc đưa ra được các phần mềm với số lượng lớn, mà trong tâm trí, giám đốc công ty cũng như các thành viên luôn muốn làm ra các phần mềm có chất lượng cao, để hỗ trợ, phát triển giải pháp phần mềm sử dụng đơn giản, giàu tính năng, mềm dẻo và chi phí hiệu quả cho nhà hàng, bán lẻ, quá trình thanh toán và quản lý nhân sự. Trải qua nhiều năm, công ty luôn giữ vững về sự tăng trưởng về sản phẩm và chiến lược tăng trưởng được vạch ra ngay từ những ngày đầu tiên. Đạt được sự tập trung vào tầm nhìn ban đầu này giúp chúng tôi đạt được hơn 500 khách hàng và 20 kênh đại lý phân phối trên toàn quốc. Trong tương lai, công ty sẽ cố gắng hoàn thành, nâng cấp, phát triển các phần mềm đã có sẵn và triển khai thêm các phần mềm mới, hỗ trợ cho các doanh nghiệp, thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế. 1.3 Năng lực công nghệ Nhóm phát triển phần mềm của công ty bao gồm nhiều tài năng trong lĩnh vực công nghệ C#, VB.NET, .NET Framework, SQL Server 2005/2008/2012, T-SQL, ORACLE, ASP.NET MVC, WPF, WCF, MVP và nhiều công nghệ tiên tiến nhất. 6 SVTH: Huỳnh Thị Ngọc Huyền- HTTTB K14 Khóa luận tốt nghiệp Xây dựng hệ thống quản lý thông tin Hành chính nhân sự tại công ty Trần Anh Tất cả các thành viên trong nhóm phát triển phần mềm của công ty đều là các kỹ sư trung và cao cấp, nhiều trong số đó có kinh nghiệm phát triển thương mại trên 10 năm. Quy trình phát triển phần mềm của công ty đáp ứng tiêu chuẩn ISO 9000 7 SVTH: Huỳnh Thị Ngọc Huyền- HTTTB K14 Khóa luận tốt nghiệp Xây dựng hệ thống quản lý thông tin Hành chính nhân sự tại công ty Trần Anh CHƯƠNG 2. PHÂN TÍCH QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ THÔNG TIN HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ 2.1 Tính cấp thiết của đề tài 2.1.2 Hiện trạng quản lý hiện này của công ty Trần Anh Công ty Trần Anh hiện nay có hơn 1500 công nhân viên tại 18 siêu thị trên khắp cả nước với hệ thống hành chính của công ty được quản lý tập trung hoặc phân tán. Công ty chưa sử dụng bất kỳ phần mềm nào hoăc đang sử dụng hệ thống chấm công đồng hồ, sử dụng thẻ giấy, và muốn thay đổi hệ thống cũ. Hiện nay công ty đang quản lý hồ sơ nhân sự một cách rất thủ công bằng word, excel gây ra tình trạng mất nhiều công sức cho việc quản lý. Qua nhiều năm tài liệu nhiều nên việc lưu trữ, tra cứu, thống kê gặp nhiều khó khăn, cần nhiều nhân lực để làm mà không tránh khỏi sai xót, mất mát tài liệu,... Bên cạnh đấy nhân sự biến động (tăng giảm do nghỉ hẳn, thai sản, ốm đâu, bệnh tật, tai nạn, thuyển chuyển,…) dẫn đến công tác quản trị gặp nhiều khó khăn, việc ra quyết định, phê duyệt quyết định giữa các phòng ban còn diễn ra chậm chạp, thông tin về nhân viên, lương... không được bảo mật chặt chẽ, do đó sẽ rất dễ bị mất dữ liệu hoặc bị thất lạc... Việc quản lý thủ công không phù hợp với cơ chế quản lý hiện tại của công ty trong quá trình hội nhập quốc tế. 2.1.2 Những bất cập đang phải đối mặt Bất cập trong quản lý: quá trình soạn thảo hồ sơ, quyết định, hợp đồng… một cách rất thủ công, quá trình soạn thảo chỉ dùng cho một lần rồi những lần sau lại tiếp tục công việc thủ công đó, nếu chỉ với khối lượng văn bản ít thì vẫn sẽ thấy phù hợp, nhưng với tốc độ phát triển lớn mạnh ngày càng cao, đồng nghĩa với việc khối lượng văn bản ngày càng tăng thì làm như vậy sẽ tốn kém rất nhiều thời gian, chi phí. Không chỉ có vậy khi khối lượng hồ sơ tăng lên việc lưu trữ bằng bản cứng sẽ dẫn đến việc cất trữ, tìm kiếm tra cứu gặp nhiều khó khăn. Bất cập trong quản trị: việc làm báo cáo, thống kê hàng tháng, hàng năm gặp nhiều khó khăn. Mỗi khi làm báo cáo hay thống kê lại phà rà soát lại hồ sơ, gây tốn kém mất thời gian, không đưa ra được các quyết định một cách chính xác kịp thời. Đồng thời, việc quản trị thủ công cũng có nhược điểm như khó khăn trong việc tìm ra hành vi sai phạm của nhân viên cấp dưới do không tìm ra được bằng chứng xác thực, từ đó không thể đưa ra hành vi xử lý kỷ luật hay thuyên chuyển đối với nhân viên này. Bất cập trong lưu trữ hồ sơ: việc lưu trữ các bản cứng gây tốn kém trong việc thuê nhà khoa, mua tủ hay các đồ dùng nội thất để chứa đựng hồ sơ. Gặp khó khăn trong việc bảo mật thông tin, hồ sơ dễ bị trộm, cắp hoặc thay đổi không đúng với bản gốc, chưa kể đến việc có thể gặp thiên tai, lũ lụt hay hỏa hoạn, làm mất, chảy hỏng hồ sơ, gây tổn thất cho doanh nghiệp. 2.1.3 Nhu cầu của doanh nghiệp 8 SVTH: Huỳnh Thị Ngọc Huyền- HTTTB K14 Khóa luận tốt nghiệp Xây dựng hệ thống quản lý thông tin Hành chính nhân sự tại công ty Trần Anh Từ những vấn đề trên đặt ra cho doanh nghiệp nhu cầu về một giải pháp phần mềm quản trị nhân sự đảm bảo: - Quản lý dữ liệu tập trung, đồng nhất - Tính an toàn và bảo mật dữ liệu cao - Khả năng tổng hợp số liệu nhanh chóng, chính xác. - Giảm thiểu tối đa các công việc thủ công - Khả năng tùy biến cao để thích ứng với các thay đổi từ chính sách của công ty cũng như của Nhà nước - Có thể truy cập thông tin mọi lúc. - Có khả năng mở rộng - Việc nâng cấp, bảo trì hệ thống nhanh chóng và đạt chất lượng. 2.2 Mô tả bài toán nghiệp vụ quản lý thông tin hành chính nhân sự tại công ty Trần Anh 2.2.1 Mô tả bài toán 2.2.1.1 Quản lý hợp đồng CBNS tiếp nhận hồ sơ tuyển dụng thông qua 2 kênh trực tiếp hoặc thông qua thông tin tuyển dụng. Sau đó, từ hồ sơ ứng tuyển CBNS tạo lập hồ sơ nhân viên. CBĐT tiếp nhận các nhân viên được tuyển dụng để đào tạo, lập quyết định đào tạo. Sau khi đào tạo, ký hợp đồng thử việc với nhân viên. Sau quá trình thử việc, CBĐT đánh giá nhân viên đó có qua quá trình thử việc không, nếu có thì CBNS sẽ chỉ thị loại hợp đồng, ký một trong hai loại hợp đồng có thời hạn: hợp đồng khoán/ mùa vụ/ có thời hoặc hợp đồng không thời hạn; nếu không thì quá trình làm việc của nhân viên tại công ty sẽ kết thúc. Những nhân viên đã ký hợp đồng khoán/ mùa vụ/ có thời hạn, sau thời hạn của hợp đồng có thể ký hợp đồng không thời hạn 2.2.1.2 Quản lý khen thưởng Với những nhân viên có thành tích tốt CBNS sẽ lập quyết định khen thưởng. Sau đó CBNS cập nhật kết quả khen thưởng vào HSNV. Nếu quá trình khen thưởng có chính sách khen thưởng ảnh hưởng đến lương nhân viên thì cập nhật lương 2.2.1.3 Quản lý kỷ luật CBNS dựa vào biên bản vi phạm khai báo thông tin vi phạm vào hồ sơ nhân viên. Lập quyết định kỷ luật với nhân viên vi phạm. Cập nhật kết quả kỷ luật vào hồ sơ nhân viên, nếu quá trình kỷ luật ảnh hưởng đến lương thì cập nhật vào lương cho nhân viên. 2.2.1.4 Quản lý quá trình công tác 9 SVTH: Huỳnh Thị Ngọc Huyền- HTTTB K14 Khóa luận tốt nghiệp Xây dựng hệ thống quản lý thông tin Hành chính nhân sự tại công ty Trần Anh Trong quá trình công tác của nhân viên, sẽ phát sinh những nhu cầu thay đổi công tác, hoặc do tình trạng làm việc của nhân viên chưa phù hợp, CBNS chỉ đạo chuyển công tác, CBNS lập quyết định quá trình công tác cho nhân viên, sau đó cập nhật thông tin vào hồ sơ nhân viên. 2.2.1.5 Quản lý phúc lợi. CBNS chịu trách nhiệm khai báo chính sách phúc lợi của công ty. Dựa vào hồ sơ nhân viên và danh mục chính sách phúc lợi để đăng ký chế độ phúc lợi cho nhân viên. Sau đó, CBNS tổng hợp chế độ phúc lợi. 2.2.1.6 Quản lý nghỉ việc Trong quá trình làm việc, nhân viên phát sinh nhu cầu nghỉ việc hoặc do hết thời hạn hợp đồng, CBNS sẽ nhập thông tin nghỉ việc của nhân viên, cập nhật vào lương. CBNS kiểm tra các chế độ liên quan đến nghỉ việc rồi thực hiện xác nhận bàn giao, sau đó lập quyết định nghỉ việc. 10 SVTH: Huỳnh Thị Ngọc Huyền- HTTTB K14 Khóa luận tốt nghiệp Xây dựng hệ thống quản lý thông tin Hành chính nhân sự tại công ty Trần Anh 2.2.2 Biểu đồ hoạt động 2.2.2.1 Biểu đồ hoạt động quy trình quản lý hợp đồng Hình 2-1 Biểu đồ hoạt động quy trình quản lý hợp đồng 11 SVTH: Huỳnh Thị Ngọc Huyền- HTTTB K14