Tài liệu Khóa luận tốt nghiệp hoàn thiện công tác quản trị hàng tồn kho tại công ty cổ phần vật tư thiết bị môi trường urenco 13

  • Số trang: 62 |
  • Loại file: PDF |
  • Lượt xem: 140 |
  • Lượt tải: 0
tailieuonline

Đã đăng 39907 tài liệu

Mô tả:

PHẦN 1. TỔNG QUAN CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP Chính sách tồn kho rất quan trọng khiến cho các nhà quản lý sản xuất, quản lý marketing và quản lý tài chính phải làm việc cùng nhau để đạt được sự thống nhất. Có nhiều quan điểm khác nhau về chính sách tồn kho, làm thế nào để có sự cân bằng các mục tiêu khác nhau như: Giảm chi phí sản xuất, giảm chi phí tồn kho và tăng khả năng đáp ứng nhu cầu cho khách hàng. Đầu tiên, để có thể hiểu được tầm quan trọng cũng như các luận điểm có liên quan đến hàng tồn kho. Doanh nghiệp cần tìm hiểu các cơ sở lý thuyết về tồn kho, quản trị tồn kho trong doanh nghiệp gồm: Khái niệm hàng tồn kho, quản trị hàng tồn kho, vai trò của hàng tồn kho… Từ đó có một sự hiểu biết chung bao quát về công tác quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp, làm cơ sở đánh giá thực trạng và rút ra các kết luận sau này. 1.1. Những khái niệm liên quan đến quản trị hàng tồn kho 1.1.1. Khái niệm quản trị Quản trị nói chung theo tiếng Anh là "Management" vừa có nghĩa là quản lý, vừa có nghĩa là quản trị, nhưng hiện nay được dùng chủ yếu với nghĩa là quản trị. Tuy nhiên, khi dùng từ, theo thói quen, chúng ta coi thuật ngữ quản lý gắn liền với với quản lý nhà nước, quản lý xã hội, tức là quản lý ở tầm vĩ môi. Còn thuật ngữ quản trị thường dùng ở phạm vi nhỏ hơn đối với một tổ chức, một doanh nghiệp. Có rất nhiều khái niệm về quản trị: trị là các hoạt động được thực hiện nhằm bảo đảm sự hoàn thành công việc qua những nỗ lực của những người khác; quản trị là công tác phối hợp có hiệu quả các hoạt động của những người cộng sự khác cùng chung một tổ chức;  Quản trị là sự tác động của chủ thể quản trị lên đối tượng quản trị nhằm đạt được mục tiêu đề ra trong một môi trường luôn luôn biến động;  Quản trị là một quá trình nhằm đạt đến các mục tiêu đề ra bằng việc phối hợp hữu hiệu các nguồn lực của doanh nghiệp. Theo quan điểm hệ thống, quản trị còn là việc  Quản thực hiện những hoạt động trong mỗi tổ chức một cách có ý thức và liên tục. Quản trị trong một doanh nghiệp tồn tại trong một hệ thống bao gồm các khâu, các phần, các bộ phận có mối liên hệ khăng khít với nhau, tác động qua lại lẫn nhau và thúc đẩy nhau phát triển. [3, tr.201] Mary Parker Follet cho rằng: “Quản trị là nghệ thuật đạt được mục đích thông qua người khác”. Điều này nói lên rằng những nhà quản trị đạt được các mục tiêu của tổ chức bằng cách sắp xếp, giao việc cho những người khác thực hiện chứ không phải hoàn thành công việc chỉ dựa vào bản thân mình. Trong đó một khái niệm về quản trị được 1 xem là phản ánh tương đối rõ ràng về quản trị của tác giả Robert Kreitner cho rằng: “Quản trị là tiến trình làm việc với và thông qua người khác để đạt các mục tiêu của tổ chức trong một môi trường thay đổi. Trọng tâm của tiến trình quản trị là việc sử dụng có hiệu quả những nguồn tài nguyên có hạn của tổ chức”. Khái niệm trên chỉ ra rằng tất cả những nhà quản trị phải thực hiện các hoạt động quản trị nhằm đạt được mục tiêu mong đợi với trọng tâm của tiến trình là kết quả và hiệu quả của việc sử dụng. 1.1.2. Khái niệm hàng tồn kho – quản trị hàng tồn kho Từ khi có sản xuất và lưu thông hàng hóa, hàng tồn kho xuất hiện như là một hiện tượng tất yếu, khách quan. Theo C. Mark thì “Tồn kho hay dự trữ hàng hóa là một sự cố định và độc lập hóa hình thái của sản phẩm”. Như vậy sản phẩm đang trong quá trình mua, bán và cần thiết cho quá trình mua bán là nằm trong hình thái tồn kho. Đối với doanh nghiệp thì hàng tồn kho giữ một vị trí quan trọng trong công tác quản trị doanh nghiệp. Tồn kho xuất phát từ chính yêu cầu sản xuất và lưu thông hàng hóa, hàng hóa tồn kho thường chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản của doanh nghiệp (40 – 50%). Trong sản xuất bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải có một lượng hàng tồn kho tương ứng (tư liệu sản xuất, tư liệu tiêu dùng, hàng hóa thành phẩm, hàng hóa dở dang…) mà bất kỳ thời điển nào cũng cần thiết cho quá trình sản xuất kinh doanh. Chính vì vậy, việc quản lý kiểm soát hàng tồn kho có ý nghĩa vô cùng quan trọng, góp phần đảm bảo cho quá trình sản xuất tiến hành liên tục, đều đặn, có hiệu quả và lực lượng vật chất chủ yếu để đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách thường xuyên liên tục và đồng bộ. Theo Chuẩn mực Kế toán số 02 ban hành kèm theo Quyết định số 149/ 2001/ QĐ – BTC ngày 31/ 12/ 2001của Bộ trưởng Bộ Tài chính, thì hàng tồn kho là tài sản: Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang; Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất – kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ. Tóm lại, tồn kho là bất kì nguồn nhàn rỗi nào được giữ để sử dụng trong tương lai. Dù ở đầu vào hay đầu ra của một doanh nghiệp có các nguồn không sử dụng ngay khi đã sẵn sàng, tồn kho sẽ xuất hiện. Tuỳ từng loại hình doanh nghiệp, các dạng hàng tồn kho sẽ khác nhau và nội dung hoạch định, kiểm soát hàng tồn kho cũng khác nhau.  Đối với các doanh nghiệp làm công tác dịch vụ, sản phẩm của họ là vô hình như dịch vụ của các công ty tư vấn, các công ty giải trí… thì hàng tồn kho chủ yếu là các dụng cụ, phụ tùng và phương tiện vật chất – kĩ thuật dùng vào hoạt động của họ. Đối với lĩnh vực này, nguyên vật liệu và sản phẩm tồn kho có tính chất tiềm tàng và có thể nằm trong kiến thức tích tụ, tích luỹ trong năng lực và kiến thức của nhân viên làm 2 Thang Long University Library những công việc đó. Ví dụ như bàn ghế phục vụ cho việc bán hàng, quản lý doanh nghiệp thì doanh nghiệp vẫn phải hạch toán vào khoản mục hàng tồn kho hay sách giáo trình, giáo cụ, học cụ là hàng tồn kho đối với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giáo dục đào tạo...  Đối với lĩnh vực thương mại, doanh nghiệp mua hàng để bán thu lợi nhuận. Hàng tồn kho của họ chủ yếu là hàng mua về và hàng chuẩn bị đến tay người tiêu dùng. Trong lĩnh vực này, doanh nghiệp hầu như không có dự trữ là bán thành phẩm trên dây chuyền như trong lĩnh vực sản xuất.  Đối với lĩnh vực sản xuất chế tạo, sản phẩm của họ phải trải qua một quá trình chế biến lâu dài để biến đầu vào là nguyên liệu thành sản phẩm làm ra cuối cùng. Vì thế hàng tồn kho bao gồm hầu hết các loại, từ nguyên vật liệu, đến bán thành phẩm trên dây chuyền và bán thành phẩm cuối cùng trước khi đến tay người tiêu dùng. Quản trị hàng tồn kho nhằm:  Đảm bảo cho hàng hóa có đủ số lượng và cơ cấu, không làm cho quá trình bán ra bị gián đoạn, góp phần nâng cao chất lượng kinh doanh và tránh bị ứ đọng hàng hóa.  Đảm bảo giữ gìn hàng hóa về mặt giá trị và giá trị sử dụng, góp phần làm giảm hư hỏng, mất mát hàng hóa gây tổn thất về tài sản cho doanh nghiệp.  Đảm bảo cho lượng vốn danh nghiệp tồn tại dưới hình thái vật chất ở mức độ tối ưu nhằm tăng hiệu quả vốn hàng hóa và góp phần làm giảm chi phí bảo quản hàng hóa. Do vậy quản trị hàng tồn kho là một tập hợp các thủ tục xác định bao nhiêu hàng tồn kho sẽ được bổ sung, mỗi lần có số lượng ra sao, thời điểm nào, các máy móc thiết bị, nhân sự thực hiện các thủ tục một cách có hiệu quả và là một trong những nội dung quan trọng của quản trị tài chính doanh nghiệp. 1.1.3. Vai trò – phân loại hàng tồn kho trong doanh nghiệp 1.1.3.1. Vai trò của hàng tồn kho trong doanh nghiệp Hàng tồn kho thường chiếm tỉ trọng lớn trong tổng số tài sản lưu động của doanh nghiệp và rất dễ bị xảy ra các sai sót hoặc gian lận trong hoạt động quản lý. Mỗi một doanh nghiệp tùy theo điều kiện và tình hình hoạt động của mình sẽ lựa chọn các phương pháp khác nhau để định giá hàng tồn kho cũng như các mô hình dự trữ phù hợp. Giá trị hàng tồn kho ảnh hưởng trực tiếp tới giá vốn hàng bán và do vậy có ảnh hưởng trọng yếu tới lợi nhuận thuần trong năm tài chính. Việc duy trì một lượng vốn về hàng tồn kho thích hợp sẽ mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích. Hàng tồn kho là loại tài sản lưu động kết chuyển hết giá trị vào một chu kì sản xuất kinh doanh nên việc quản lý hàng tồn kho càng trở nên phức tạp và quan trọng. 3 1.1.3.2. Các loại hàng tồn kho trong doanh nghiệp Các doanh nghiệp sản xuất thường có ba loại hàng tồn kho ứng với ba giai đoạn khác nhau của một quá trình sản xuất: Tồn kho nguyên vật liệu Tồn kho nguyên vật liệu bao gồm các chủng loại hàng hóa mà một doanh nghiệp mua để sử dụng trong quá trình sản xuất của mình. Nó có thể bao gồm các nguyên vật liệu cơ bản (ví dụ như sắt thép trong cơ khí chế tạo, sợi trong công nghiệp dệt may), bán thành phẩm (ví dụ như chíp bộ nhớ dùng để lắp ráp máy vi tính), hoặc cả hai. Việc duy trì một lượng hàng tồn kho thích hợp sẽ mang lại cho doanh nghiệp sự thuận lợi trong hoạt động mua vật tư và hoạt động sản xuất. Đặc biệt bộ phận cung ứng vật tư sẽ có lợi khi có thể mua một số lượng lớn và được hưởng giá chiết khấu từ các nhà cung cấp. Ngoài ra, khi doanh nghiệp dự đoán rằng trong tương lai giá cả nguyên vật liệu sẽ tăng hay một loại nguyên vật liệu nào đó khan hiếm, hoặc cả hai, thì việc lưu giữ một số lượng hàng tồn kho lớn sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp luôn được cung ứng đầy đủ kịp thời với chi phí ổn định. Bộ phận sản xuất trong việc thực hiện các kế hoạch sản xuất, cũng như sử dụng hiệu quả các phương tiện sản xuất và nhân lực của mình luôn cần một số lượng hàng tồn kho có sẵn thích hợp. Do vậy bộ phân quản trị hàng tồn kho cũng như doanh nghiệp có thể biết được là tại sao các bộ phận sản xuất trong các doanh nghiệp luôn muốn duy trì một số lượng lớn hàng tồn kho nguyên vật liệu. Tồn kho sản phẩm dở dang Sản phẩm dở dang bao gồm sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm. Tồn kho trong quá trình sản xuất chủ yếu là sản phẩm chưa hoàn thành. Đó là các loại nguyên liệu nằm tại từng công đoạn của dây chuyền sản xuất. Trong nền kinh tế thị trường, sản phẩm làm ra đòi hỏi trình độ công nghệ cao. Vì thế quá trình sản xuất ngày càng có nhiều công đoạn, giữa những công đoạn này bao giờ cũng tồn tại những bán thành phẩm – những bước đệm nhỏ để quá trình sản xuất được diễn ra liên tục. Nếu dây chuyền sản xuất càng dài, càng phức tạp, có nhiều công đoạn nhỏ phân tách thì sản phẩm dở dang sẽ càng nhiều. Tồn kho thành phẩm Tồn kho thành phẩm bao gồm thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán. Sau khi hoàn thành các công đoạn sản xuất, hầu hết các doanh nghiệp đều chưa thể tiêu thụ hết ngay sản phẩm của mình, luôn có “độ trễ” nhất định giữa sản xuất và tiêu dùng. Có rất nhiều nguyên nhân gây ra hiện tượng này. 4 Thang Long University Library Việc tồn trữ đủ một lượng thành phẩm tồn kho mang lại lợi ích cho cả hai bộ phận sản xuất và bộ phận marketing của doanh nghiệp. Dưới góc độ của bộ phận marketing, với mức tiêu thụ trong tương lai được dự kiến không chắc chắn, tồn kho thành phẩm với số lượng lớn sẽ đáp ứng nhanh chóng bất kỳ một nhu cầu tiêu thụ nào trong tương lai. Đồng thời tối thiểu hóa thiệt hại vì mất doanh số bán do không có hàng giao hay thiệt hại vì mất uy tín do chậm trễ trong giao hàng khi hàng trong kho hết. Dưới góc độ của nhà sản xuất thì việc duy trì một lượng lớn thành phẩm tồn kho cho phép các loại sản phẩm được sản xuất với số lượng lớn, và điều này giúp giảm chi phí sản xuất trên một đơn vị sản phẩm do chi phí cố định được phân bổ trên số lượng lớn đơn vị sản phẩm được sản xuất ra. Trên đây là cách phân loại hàng tồn kho theo các bộ phận cấu thành. Người ta còn có thể phân loại hàng tồn kho theo thời gian mà hàng tồn kho tồn tại. Tồn kho trong các doanh nghiệp có thể duy trì liên tục và cũng có thể chỉ tồn tại trong khoảng thời gian ngắn không lặp lại. Trên cơ sở đó hàng tồn kho có thể được phân chia làm hai loại:  Tồn kho một kì: Bao gồm các mặt hàng mà nó chỉ được dự trữ một lần mà không có ý định tái dự trữ sau khi nó được tiêu dùng;  Tồn kho nhiều kì: Gồm các mặt hàng được duy trì tồn kho đủ dài, các đơn vị tồn kho đã tiêu dùng sẽ được bổ sung. Giá trị và thời hạn bổ sung tồn kho sẽ được điều chỉnh phù hợp với mức tồn kho đáp ứng nhu cầu. Tồn kho nhiều kì thường phổ biến hơn tồn kho một kì. Hàng hóa tồn kho có thể bao gồm: nhu cầu nguyên vật liệu phụ thuộc lẫn nhu cầu nguyên vật liệu độc lập.  Tồn kho nhu cầu độc lập: Nhu cầu tồn kho của một loại hàng tồn kho độc lập với nhu cầu tồn kho của bất kỳ loại hàng nào khác. Ví dụ như hàng hóa là thành phẩm vận chuyển cho khách hàng. Nhu cầu của các loại hàng này được ước lượng thông qua dự báo hoặc những đơn hàng của khách hàng. Mục đích của việc phân loại đề cập đến quyết định về lượng đặt hàng và điểm đặt hàng của những hàng hóa có nhu cầu độc lập.  Tồn kho có nhu cầu phụ thuộc: Bao gồm các loại hàng mà nhu cầu của nó phụ thuộc vào nhu cầu của hàng hóa khác trong tồn kho. Ví dụ để lắp ráp được một chiếc xe máy doanh nghiệp sản xuất cần: động cơ chính, 2 lốp xe, 1 khung xe... Nhìn chung, nhu cầu về vật liệu và các phần tử có thể tính toán nếu chúng ta có thể ước lượng được nhu cầu của các loại thành phẩm cần sử dụng chúng. Các quyết định về lượng đặt hàng và điểm đặt hàng lại cho hàng hóa tồn kho phụ thuộc rất khác so với tồn kho độc lập. 5 1.2. Chức năng của quản trị hàng tồn kho  Chức năng liên kết: Chức năng chủ yếu nhất của quản trị hàng tồn kho là liên kết giữa quá trình sản xuất và cung ứng. Khi cung và cầu của một loại hàng tồn kho nào đó không đều đặn giữa các thời kỳ thì việc duy trì thường xuyên một lượng tồn kho nhằm tích lũy đủ cho thời kỳ cao điểm là một vấn đề hết sức cần thiết. Thực hiện tốt chức năng liên kết nhằm đảm bảo sản xuất liên tục, tránh sự thiếu hụt gây lãng phí trong sản xuất.  Chức năng ngăn ngừa tác động của lạm phát: Nếu doanh nghiệp biết trước được tình hình tăng giá nguyên vật liệu hay hàng hóa, họ có thể dự trữ tồn kho để tiết kiệm chi phí. Như vậy, tồn kho sẽ là một hoạt động đầu tư tốt, lẽ dĩ nhiên khi thực hiện hoạt động tồn kho chúng ta phải xem xét đến chi phí và rủi ro của nó có thể xảy ra trong quá trình tiến hành tồn kho.  Chức năng khấu trừ theo số lượng: Một chức năng khá quan trọng của quản trị tồn kho là khấu trừ theo số lượng. Rất nhiều nhà cung ứng sẵn sàng chấp nhận khấu trừ cho những đơn hàng có số lượng lớn. Việc mua hàng với số lượng lớn có thể đưa đến việc giảm phí tổn sản xuất do nhà cung ứng sẽ chiết khấu cho đơn hàng với số lượng lớn. Tuy nhiên, điều này lại dẫn đến chi phí tồn trữ cao do đó trong quản trị tồn kho người ta cần xác định một lượng đặt hàng tối ưu để hưởng được giá khấu trừ mà chi phí tồn trữ tăng không đáng kể. 1.3. Các nhân tố ảnh hưởng đến hàng tồn kho Nhu cầu thị trường Mục đích tồn kho nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất là để đảm bảo cung ứng bình thường, liên tục đáp ứng nhu cầu sản xuất. Do vậy nhu cầu của sản xuất của thị trường có ảnh hưởng rất lớn đến số lượng, chủng loại của hàng tồn kho. Cụ thể:  Vào các ngày lễ, tết, nhu cầu hàng tiêu dùng tăng lên đáng kể vì thế số lượng, chủng loại của hàng tồn kho cũng tăng lên.  Nhu cầu thị trường đối với hàng vật liệu xây dựng vào mùa khô và mùa mưa rất khác nhau nên mức tồn kho cũng phải tăng lên. Khả năng cung ứng của các nhà cung cấp Nhà cung cấp là người cung ứng nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Nếu trên thị trường có nhiều nhà cung cấp, các nhà cung cấp có khả năng cung ứng đều đặn, kịp thời theo yêu cầu sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì không cần đến tồn kho nhiều và ngược lại. 6 Thang Long University Library Hệ thống và chu kỳ vận chuyển Đây cũng là nhân tố cần tính đến khi xác định nhu cầu tồn kho nguyên vật liệu. Bởi lẽ nếu một doanh nghiệp nằm trong khu vực có điều kiện vận chuyển khó khăn hiểm trở thì phải tính toán lượng hàng tồn kho như thế nào đó để hạn chế việc đi lại, không thể vận chuyển mua bán thường xuyên như các doanh nghiệp khác được. Nếu không doanh nghiệp sẽ rất bị động trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Tuy nhiên, với sự phát triển của hệ thống giao thông vận tải nói chung và các phương tiện vận chuyển nói riêng như hiện nay đã tạo điều kiện thuận lợi hơn rất nhiều cho công tác vận chuyển hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ, từ kho của công ty đến các cửa hàng, các đơn vị trực thuộc… giảm bớt trở ngại trong giao nhận, vận chuyển, rút ngắn thời gian hàng hoá nằm trong lĩnh vực lưu thông, góp phần đảm bảo chất lượng hàng hoá lưu thông, tăng hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Đặc điểm, tính chất thương phẩm của hàng hoá Mỗi loại hàng có đặc điểm, tính chất thương phẩm khác nhau, yêu cầu về việc bảo quản khác nhau, do đó ảnh hưởng đến số lượng hàng tồn và thời gian tồn kho.  Đối với hàng thực phẩm tươi sống: Có đặc điểm, tính chất thương phẩm phức tạp như dễ hư hỏng, là mặt hàng tiêu dùng hàng ngày, khách mua thường xuyên nên mức tồn kho thường đủ để bán trong 1- 2 ngày, thời gian tồn kho 1-2 ngày.  Đối với hàng thực phẩm đóng hộp: Từng loại có thời hạn sử dụng khác nhau nhưng với điều kiện bảo quản dễ dàng hơn hàng tươi sống nên thời gian tồn kho lâu hơn.  Đối với ngành dược, ngành công nghiệp hóa chất của Việt Nam chưa phát triển, nguyên liệu sử dụng trong sản xuất gần như là 100% nhập khẩu cho nên thời gian vận chuyển dài cho nên tồn kho thường được dự trữ tương đối cao.  Đối với sản phẩm là báo chí: Đặc biệt là loại báo phát hành hàng ngày có tính cập nhật, thời sự, thay đổi một cách nhanh chóng…. Kèm theo nhu cầu của độc giả mỗi ngày đối với báo chí là những thông tin mới nhất, nóng nhất, kịp thời nhất, chính xác nhất thì mức tồn kho và thời gian tồn kho gần như là không có đối với hình thức sản phẩm đặc biệt này. Quy mô kinh doanh, khả năng về vốn, điều kiện dự trữ của doanh nghiệp Quy mô kinh doanh của doanh nghiệp lớn hay nhỏ, mạng lưới kinh doanh rộng hay hẹp, khả năng bán ra thị trường nhiều hay ít, khả năng về vốn mạnh hay hạn chế, điều kiện về diện tích kho cũng như trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản tốt hay không tốt… tất cả đều ảnh hưởng đến hàng tồn kho. Ví dụ như một doanh nghiệp với khả năng vốn hạn chế thì không thể tồn trữ quá nhiều hàng hoá trong kho, vì điều đó cũng có nghĩa rằng họ đang chôn vốn của mình, điều kiện để xoay trở vốn dưới dạng 7 hàng hoá sẽ khó khăn hơn so với vốn dưới dạng tiền tệ. Hay như một doanh nghiệp có điều kiện về kho dự trữ hàng hoá không tốt, không đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật trong bảo quản hàng hóa sẽ làm tăng thiệt hại do hàng tồn kho bị tổn thất, hư hỏng… 1.4. Các chi phí liên quan đến quản trị hàng tồn kho Quản trị hàng tồn kho gây ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí hoạt động của doanh nghiệp. Do vậy cần xác định có những loại chi phí nào liên quan đến hàng tồn kho. Xét trên cơ sở lý thuyết và thực tiễn có những loại chi phí sau: Chi phí tồn trữ, chi phí đặt hàng, chi phí mua hàng và chi phí thiếu hàng. 1.4.1. Chi phí đặt hàng (CPđh) Chi phí đặt hàng bao gồm chi phí quản lý, giao dịch và vận chuyển hàng hóa. Chi phí đặt hàng cho mỗi lần đặt hàng thường rất ổn định, không phụ thuộc vào số lượng hàng được mua. Trong nhiều trường hợp chi phí đặt hàng thường tỷ lệ thuận với số lần đặt hàng trong năm. Khi khối lượng hàng của mỗi lần đặt hàng nhỏ, thì số lần đặt hàng tăng và chi phí đặt hàng cao. Khi khối lượng mỗi lần đặt hàng lớn, số lần đặt hàng giảm và chi phí đặt hàng cũng thấp hơn. [2, tr.411] CPđh = Số lần đặt hàng trong một năm * Chi phí một lần đặt hàng Khi đơn hàng được thực hiện phí tổn đặt hàng vẫn còn tồn tại, những lúc đó chúng được hiểu như phí tổn chuẩn bị thực hiện đơn hàng. Phí tổn chuẩn bị thực hiện đơn hàng là những chi phí cho việc chuẩn bị máy móc hay công nghệ để thực hiện đơn hàng. Do đó doanh nghiệp cần xác định thời điểm và số lượng cho mỗi lần đặt hàng thật chi tiết để cố gắng tìm những biện pháp giảm bớt chi phí chuẩn bị cũng như phí tổn đặt hàng. Trong nhiều tình huống chi phí chuẩn bị có mối quan hệ rất mật thiết đối với thời gian chuẩn bị thực hiện đơn hàng. Nếu chúng ta giảm được thời gian này là một giải pháp hữu hiệu để giảm lượng đầu tư cho tồn kho và cải tiến được năng suất. 1.4.2. Chi phí lưu kho (CPlk) Chi phí lưu kho là những chi phí liên quan đến việc tồn trữ hàng hóa, phát sinh trong thực hiện hoạt động bảo quản dự trữ, chi phí này tăng tỉ lệ thuận với lượng hàng tồn kho trung bình hiện có và được chia thành hai loại:  Chi phí hoạt động bao gồm chi phí bốc xếp hàng hóa, chi phí bảo hiểm hàng tồn kho; chi phí hao hụt, mất giá trị do bị hư hỏng và chi phí bảo quản hàng hóa;  Chi phí tài chính bao gồm chi phí sử dụng vốn, trả lãi vay cho nguồn kinh phí vay mượn để mua hàng dự trữ, chi phí về thuế, khấu hao… [2, tr.411] 8 Thang Long University Library Những chi phí này có thể được thống kê theo bảng dưới đây: Bảng 1.1. Thống kê các loại chi phí lưu kho Tỷ lệ với giá trị tồn kho Nhóm chi phí 1. Chi phí về nhà cửa hoặc kho hàng: Chiếm 3 - 10% - Tiền thuê hoặc khấu hao nhà cửa - Chi phí hoạt động vận hàng không - Thuế nhà đất - Bảo hiểm nhà cửa, kho hàng 2. Chi phí sử dụng, thiết bị, phương tiện: Chiếm từ 1 - 3,5% - Tiền thuê hoặc khấu hao thiết bị dụng cụ - Năng lượng - Chi phí vận hành thiết bị 3. Chi phí về nhân lực cho hoạt động giám sát quản lý Chiếm từ 3 - 5% 4. Phí tổn cho việc đầu tư vào hàng tồn kho : Chiếm từ 6 - 24% - Phí tổn hàng việc vay mượn - Thuế đánh vào hàng tồn kho - Bảo hiểm cho hàng tồn kho 5. Thiệt hại của hàng tồn kho do mất mát hư hỏng Chiếm từ 2 - 5% không sử dụng được. (Nguồn: [7, tr.333] ) Tỷ lệ các loại chi phí trên chỉ có ý nghĩa tương đối, chúng phụ thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp, địa điểm phân bố, lãi suất hiện hành. Thông thường chi phí lưu kho hàng năm chiếm xấp xỉ 40% tổng giá trị hàng dự trữ. 1.4.3. Chi phí mua hàng (CPmh) Là chi phí cần có để mua hoặc sản xuất ra từng món hàng tồn kho. Chi phí này thường được biểu hiện bằng chi phí của một đơn vị nhân với số lượng nhận được hoặc sản xuất ra. Nhiều khi giá món hàng được hưởng giảm giá nếu ta mua cùng một lúc đạt đến số lượng nào đó. Thông thường chi phí mua hàng không ảnh hưởng đến việc lựa chọn các mô hình tồn kho, trừ mô hình khấu trừ theo sản lượng. 9 1.4.4. Chi phí thiếu hàng (CPth) Là những khoản bị thiệt hại do không đủ hàng trong kho, mỗi khi doanh nghiệp thiếu hàng tồn kho nguyên vật liệu cho sản xuất hoặc thành phẩm cho khách hàng, doanh nghiệp có thể chịu một khoản phí chi phí như là sự sụt giảm về doanh số bán hàng và gây mất lòng tin đối với khách hàng. Nếu thiếu hụt nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất có thể sẽ tạo ra chi phí từ việc phá vỡ qui trình sản xuất dẫn đến giảm doanh thu, gây mất sự tin tưởng, giảm uy tín tới khách hàng. Chi phí cơ hội của việc thiếu hàng gồm:  Chi phí giảm doanh thu do hết hàng: Là một loại chi phí cơ hội do doanh nghiệp hết một loại hàng nào đó mà khách hàng có nhu cầu. Doanh nghiệp có thể xử lý tình trạng hết hàng bằng cách hối thúc một đơn đặt hàng từ người cung cấp loại hàng đó. Chi phí hối thúc cho lần đặt hàng sẽ bao gồm chi phí đặt hàng bổ sung cộng với chi phí vận chuyển (nếu có). Nếu không doanh nghiệp sẽ mất một khoản doanh thu do hết hàng.  Chi phí mất uy tín với khách hàng: Là một loại chi phí cơ hội và được xác định căn cứ vào khoản thu nhập hàng dự báo sẽ thu được từ việc bán hàng trong tương lai bị mất đi do việc mất uy tín với khách hàng do việc hết hàng, không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng gây ra.  Chi phí gián đoạn sản xuất: Thiệt hại do gián đoạn sản xuất vì thiếu nguyên vật liệu. Chi phí gián đoạn được tính bằng số sản phẩm mất đi do ngưng sản xuất hoặc số tiền mất do bỏ lỡ cơ hội tiêu thụ được sản phẩm kèm theo hình ảnh, nhãn hiệu của doanh nghiệp bị suy giảm trong tâm trí khách hàng. Con số thiệt hại này rất khó tính toán, để khắc phục tình trạng này doanh nghiệp cần có lượng dự trữ bổ sung hay dự trữ an toàn nhất định. 1.5. Các hệ thống, mô hình quản trị hàng tồn kho – Các hoạt động chính trong quản trị hàng tồn kho 1.5.1. Hệ thống quản trị hàng tồn kho 1.5.1.1. Hệ thống tồn kho liên tục Trong hệ thống này, mức tồn kho của mỗi loại hàng được theo dõi liên tục. Bất kỳ một hoạt động xuất nhập nào cũng được ghi chép và cập nhật. Khi lượng tồn kho giảm xuống đến một mức ấn định trước, đơn đặt hàng bổ sung với một số lượng nhất định sẽ được phát hành để bảo đảm chi phí tồn kho là thấp nhất. Ưu điểm của hệ thống này là nhà quản lý luôn nắm được trạng thái tồn kho ở bất kỳ thời điểm nào, nên áp dụng rất tốt cho các loại hàng quan trọng như nguyên liệu thô, 10 Thang Long University Library chi tiết phụ tùng thay thế. Tuy nhiên cũng cần lưu ý chi phí cho việc giám sát, ghi chép sổ sách là một con số không hề nhỏ. 1.5.1.2. Hệ thống tồn kho định kỳ Lượng tồn kho hiện có được xác định bằng cách kiểm kê tại một thời điểm xác định trước. Sau một khoảng thời gian nhất định, có thể là tuần, tháng hoặc quý. Kết quả kiểm kê là căn cứ để đưa ra các đơn nhập hàng cho hoạt động của kỳ tới. Ưu điểm của hệ thống là ít tốn công sức cho việc ghi chép, kiểm soát. Nhưng nhược điểm của nó cũng xuất phát từ đây, việc không kiểm soát liên tục làm cho lượng hàng đặt cho hệ thống này thường phải lớn hơn do phải chống thiếu hụt khi xuất hiện các nhu cầu bất thường tạo gánh nặng chi phí cho doanh nghiệp. 1.5.1.3. Hệ thống tồn kho phân loại ABC Kỹ thuật phân tích ABC được đề xuất dựa vào nguyên tắc Paretol. Kỹ thuật này phân tổng số loại hàng hóa tồn kho thành 3 nhóm: A, B, C dựa vào giá trị hàng năm của chúng. Các giá trị hàng năm này được xác định bằng công thức sau: Giá trị hàng năm = Nhu cầu hàng năm * Giá mua mỗi đơn vị Tiêu chuẩn cụ thể của từng nhóm hàng tồn kho được xác định như sau:  Nhóm A: Bao gồm những loại hàng tồn kho có giá trị hàng năm cao nhất, chúng có giá trị từ 70 – 80% so với tổng giá trị hàng tồn kho, nhưng về mặt số lượng chúng chỉ chiếm 15% tổng số hàng tồn kho.  Nhóm B: Bao gồm những loại hàng tồn kho có giá trị hàng năm ở mức trung bình, chúng có giá trị 15-25% so với tổng giá trị hàng tồn kho, nhưng về sản lượng chúng chiếm khoảng 30% tổng sốhàng tồn kho.  Nhóm C: Bao gồm những loại hàng có giá trị hàng năm nhỏ, giá trị hàng năm chỉ chiếm khoảng 5% tổng giá trị các loại hàng tồn kho, tuy nhiên số lượng chúng chiếm khoảng 55% so với tổng số loại hàng tồn kho. Đồ thị 1.1.Phân loại hàng tồn kho theo kỹ thuật ABC (Nguồn: [7, tr.330]) 11 Trong điều kiện quản lý hiện nay việc sử dụng phương pháp phân tích ABC được thực hiện thông qua hệ thống quản lý tồn kho tự động hóa bằng máy tính. Tuy nhiên, trong một số doanh nghiệp chưa có điều kiện tự động hóa quản trị tồn kho việc phân tích ABC được thực hiện bằng thủ công mặc dù mất thêm thời gian nhưng nó đem lại những lợi ích nhất định. Trước hết, việc áp dụng đúng đắn phương pháp này sẽ giúp doanh nghiệp hoàn thiện hệ thống quản lý tồn kho của mình, mặt hàng nào quan trọng cần tồn trữ nhiều, cần ít sẽ dự trữ ít tránh việc tồn trữ quá mức không cần thiết cũng như tránh được áp lực cho việc xây dựng kho bãi, tiết kiệm chi phí vốn lưu động cho doanh nghiệp. Ngoài việc dựa vào giá trị hàng năm của hàng hóa để phân nhóm, bộ phận quản lý kho còn xét đến các tiêu chuẩn khác như: Những thay đổi về kỹ thuật dự đoán, vấn đề cung ứng, chất lượng hàng tồn kho, giá cả của các loại hàng tồn kho… Những tiêu chuẩn này có thể làm thay đổi vị trí các hàng tồn kho nên nhà quản trị cũng nói chung cũng như bộ phận kho nói riêng cần lưu ý đến những tiêu chuẩn này. Việc phân nhóm hàng tồn kho là cơ sở để đề ra các chính sách hoạt động kiểm soát riêng biệt những loại hàng tồn kho. Kỹ thuật phân tích ABC có những tác dụng trong công tác quản trị tồn kho:  Các nguồn tiềm lực dùng mua hàng nhóm A cần phải cao hơn nhiều so với nhóm C, do đó cần có sự ưu tiên đầu tư thích đáng.  Các loại hàng thuộc nhóm A cần có một sự kiểm soát tồn kho chặt chẽ về hiện vật, việc thiết lập những báo cáo chính xác về hàng tồn kho thuộc nhóm A phải thực hiện thường xuyên nhằm đảm bảo khả năng an toàn trong sản xuất.  Trong dự báo nhu cầu vật tư doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp dự báo khác nhau cho các nhóm hàng khác nhau. Nhóm A cần được dự báo chi tiết, cẩn thận hơn các nhóm khác.  Nhờ có kỹ thuật phân tích ABC trình độ của nhân viên giữ kho sẽ không ngừng được cải thiện, do họ thường xuyên thực hiện các chu kỳ kiểm toán của từng nhóm hàng. Tóm lại kỹ thuật phân tích ABC sẽ mang lại cho nhà quản trị những kết quả tốt hơn trong dự báo, kiểm soát hiện vật đảm bảo tính khả thi của nguồn cung ứng, tối ưu hóa lượng dự trữ hàng tồn kho. 1.5.2. Một số mô hình quản trị hàng tồn kho Dưới góc nhìn giá trị vật chất, hàng hóa tồn kho có thể được coi là nguồn tạm thời nhàn rỗi nên dự trự càng cao thì gây ra lãng phí càng lớn. Về mặt tài chính, nhà quản trị mong muốn mức dự trữ thấp nhất để giảm đầu tư vào dự trữ hoàn toàn mâu thuẫn với việc sử dụng máy móc thiết bị và lao động hiệu quả dẫn đến lượng dự trữ tăng cao 12 Thang Long University Library Do vậy, vấn đề quan trọng là phải xác định được mức dự trữ hợp lý và thời điểm đặt hàng chính xác. Quá trình nghiên cứu các mô hình quản trị hàng tồn kho sẽ trả lời cho nhà quản trị hai vấn đề nêu trên. Các mô hình quản trị hàng tồn kho chủ yếu gồm: Mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản EOQ, mô hình đặt hàng theo lô sản xuất POQ và mô hình tồn kho kịp thời J.I.T. 1.5.2.1. Mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản (EOQ – The basic Economic Order Quantity model) Mô hình kiểm soát dự trữ cơ bản EOQ được đề xuất và ứng dụng từ năm 1915, cho đến nay vẫn được hầu hết các doanh nghiệp sử dụng. Kỹ thuật kiểm soát dự trữ theo mô hình này rất dễ áp dụng, nhưng khi sử dụng mô hình, người ta đã phải dựa vào những giả thiết quan trọng, đó là:  Nhu cầu phải biết trước và nhu cầu không đổi;  Phải biết trước thời gian kể từ khi đặt hàng cho tới khi nhận được hàng và thời gian đó không đổi;  Lượng hàng của mỗi đơn hàng được thực hiện trong một chuyến hàng và được thực hiện ở một thời điểm đã định trước;  Chỉ có duy nhất 2 loại chi phí là chi phí tồn trữ và chi phí đặt hàng;  Sự thiếu hụt trong kho hoàn toàn không xảy ra nếu như đơn đặt hàng được thực hiện đúng thời gian. Những giả thiết trên thực chất giúp đơn giản hóa bài toán quản trị hàng tồn kho của doanh nghiệp, xem xét mô hình được diễn tả dưới dạng đồ thị dưới đây: Đồ thị 1.2.Mô hình hàng tồn kho cơ bản Lượng hàng cung ứng Q* Q*/2 Dự trữ trung bình O A B C Thời gian Trong đó: (Nguồn: [7, tr.336] ) Q* - Sản lượng của một đơn hàng (Dự trữ tối đa) Q – Dự trữ tối thiểu Q*/2 – L-îng dù tr÷ trung b×nh 13 OA = AB = BC là khoảng cách kể từ khi nhận hàng đến khi sử dụng hết hàng của một đơn đặt hàng dự trữ. Với mô hình này, lượng dự trữ sẽ giảm theo một tỉ lệ không đổi vì nhu cầu không thay đổi theo thời gian. Xác định các thông số cơ bản của mô hình EOQ Lượng đặt hàng tối ưu Mục tiêu của các mô hình hàng tồn kho đều nhằm tối thiểu hoá tổng chi phí dự trữ. Khi đó việc tính tổng chi phí hàng tồn kho được xác định bằng phương trình sau: TC  H * Q D  S *   min (1) 2 Q Trong đó: Q – Sản lượng của đơn hàng S – Chi phí mỗi lần đặt hàng D – Nhu cầu ước tính hàng năm H – Chi phí cất trữ đơn vị trong một năm Xét phương trình (1), lấy vi phân TC theo Q từ đó có thể tính được lượng hàng cung ứng mỗi lần tối ưu Q* như sau: Q*  2 * D *S H Như vậy, lượng dự trữ tối ưu hay lượng đơn hàng tối ưu Q* sẽ là một lượng xác định sao cho tại đó tổng chi phí TC là nhỏ nhất. Q* tối ưu tại điểm có chi phí đặt hàng và chi phí tồn trữ (chi phí cơ hội) bằng nhau. Công thức này cũng có thể được thể hiện qua đồ thị sau: Đồ thị 1.3.Mối quan hệ giữa các loại chi phí Chi phí Chi phí lưu kho Clk Chi phí đặt hàng Cđh O Lượng hàng cung ứng (Nguồn:[ 7, tr. 337]) 14 Thang Long University Library Khoảng cách giữa hai lần đặt hàng Kí hiệu T là khoảng cách giữa hai lần đặt hàng, công thức dưới đây sẽ giúp xác định được khoảng cách giữa hai lần đặt hàng: Số ngày làm việc trong năm T= Số lượng đơn đặt hàng mong muốn (N) Xác định thời điểm đặt hàng mới Trong mô hình dự trữ EOQ đưa ra giả định rằng, sự tiếp nhận một đơn đặt hàng là thực hiện trong một chuyến hàng. Nói cách khác, doanh nghiệp sẽ chờ đến khi hàng trong kho về đến 0 đơn vị thì mới tiến hành đặt hàng tiếp và sẽ nhận ngay tức thời. Tuy nhiên, trong thực tế thời gian giữa lúc đặt hàng và nhận hàng có thể ngắn trong vòng vài giờ hoặc rất dài đến hàng tháng. Đồng thời không có doanh nghiệp nào đợi đến khi nguyên vật liệu hay hàng tồn kho trong kho của mình hết rồi mới đặt hàng tiếp. Cũng không doanh nghiệp nào đặt hàng mới từ quá sớm vì như vậy cũng làm tăng chi phí tồn trữ hàng hoá. Do đó để quyết định khi nào sẽ đặt hàng cần phải xác định thời điểm đặt hàng mới dựa trên số lượng hàng tồn kho sử dụng mỗi ngày nhân với độ dài thời gian giao hàng. Đồ thị điểm đặt hàng lại ROP được thể hiện như sau: Đồ thị 1.4. Sơ đồ điểm đặt hàng lại ROP Lượng hàng tồn kho Q* ROP O A LT B Thời gian (Nguồn: [7,tr.340]) Điểm đặt hàng lại được xác định theo công thức sau: ROP = d x LT LT : Là thời gian từ khi đặt hàng đến khi nhận được hàng (thời gian chờ hàng) d : Nhu cầu hàng ngày về hàng tồn kho 15 Lượng dự trữ an toàn Đối với một doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường, rủi ro trong kinh doanh là điều không thể lường trước, đặc biệt là các doanh nghiệp làm ăn theo thời vụ hoặc sản xuất những sản phẩm nhạy cảm với thị trường. Tính không xác định của nhu cầu và tính không xác định của thời gian đến sớm khi đặt hàng có thể xảy ra hiện tượng hàng trong kho bị rỗng trước khi lượng bổ sung hàng đặt đến nơi. Để đảm bảo sản xuất ổn định, doanh nghiệp cần duy trì lượng hàng tồn kho dự trữ an toàn. Hơn nữa, hàng tồn kho là loại tài sản lưu động biến đổi hàng ngày, hàng giờ nên yêu cầu về lượng dự trữ an toàn càng cần thiết hơn. Nói đến cơ cấu tài sản trong một doanh nghiệp ta thường phân làm ba loại: Tài sản cố định, tài sản lưu động thường xuyên và tài sản lưu động tạm thời. Tài sản lưu động thường xuyên hay tài sản lưu động ròng (NWC) được xác định là chênh lệch giữa tài sản lưu động và nợ ngắn hạn. Thành phần của NWC bao gồm cả ba loại tài sản là tiền mặt như một tấm đệm cho việc chi tiêu ngoài dự kiến, một số khoản phải thu có khả năng thu hồi cao và hàng tồn kho. Vì thế, lượng dự trữ an toàn chính là lượng hàng tồn kho nằm trong tài sản lưu động ròng được duy trì trong suốt quá trình sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp. Lượng dự trữ an toàn được hiểu là lượng hàng tồn kho dự trữ thêm vào lượng dự trữ tại thời điểm đặt hàng. Trên thực tế rất khó xác định lượng dự trữ an toàn thông qua chi phí tổn thất do thiếu hàng. Người ta thường dựa vào nhu cầu khách hàng có thể đáp ứng bởi hàng tồn kho dự phòng (lượng dự trữ an toàn) trước khi đơn hàng mới nhập kho. Mức phục vụ khách hàng được xác định càng cao thì mức độ tồn kho điểm hàng đặt cần phải xác định càng cao. Vì thế, các doanh nghiệp cần cân nhắc hợp lý giữa chi phí do thiếu hàng tồn kho và chi phí cho hàng tồn kho dự phòng. Như vậy, mô hình EOQ đã chỉ ra quy mô đặt hàng tối ưu làm tối thiểu hoá chi phí đặt hàng và lưu kho. Tuy nhiên, mô hình này cũng có nhược điểm là cần quá nhiều giả thiết, làm mất tính thực tiễn của nó. Vì vậy, trên cơ sở mô hình này người ta đã thiết lập mô hình sản lượng đơn hàng sản xuất POQ, nới lỏng giả thiết cho rằng doanh nghiệp nhận được lô hàng trong một khoảng thời gian nhất định và mô hình đánh giá chiết khấu giảm giá cho các đơn hàng khối lượng lớn để xoá bớt những giả thiết, tăng cường tính thực tiễn cho mô hình EOQ. 16 Thang Long University Library 1.5.2.2. Mô hình đặt hàng theo lô sản xuất (POQ – Production Order Quantity Model) Khi nghiên cứu về các mô hình tồn kho các doanh nghiệp cần giải đáp hai câu hỏi trọng tâm: Lượng hàng cho mỗi đơn hàng là bao nhiêu và khi nào thì tiến hành đặt hàng. Trong mô hình EOQ giả định toàn bộ lượng hàng của một đơn hàng được nhận ngay trong một chuyến hàng. Tuy nhiên có những trường hợp doanh nghiệp sẽ nhận hàng dần dần trong một thời gian nhất định. Trong trường hợp như thế phải tìm kiếm một mô hình đặt hàng khác với EOQ. Mô hình POQ sẽ được áp dụng trong trường hợp lượng hàng được đưa đến một cách liên tục, hàng được tích lũy dần trong một thời kỳ sau khi đơn đặt hàng được ký kết. Mô hình mới này cũng được áp dụng khi những sản phẩm vừa được sản xuất vừa bỏn ra một cách đồng thời. Trong những trường hợp như thế chúng ta phải quan tâm đến mức sản xuất hàng ngày của nhà sản xuất và cung ứng. Với mô hình này đặc biệt phục vụ thích hợp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của người đặt hàng nên nó được gọi là: Mô hình sản lượng đặt hàng theo sản xuất. Mô hình này được xây dựng dựa trên các giả định sau:  Nhu cầu phải biết trước và không thay đổi;  Phải biết trước thời gian kể từ khi đặt hàng cho đến khi nhận hàng và thời gian đó không thay đổi;  Sản lượng của một đơn hàng thực hiện trong nhiều chuyến hàng và hoàn tất sau khoảng thời gian t;  Không tiến hành khấu trừ theo sản lượng;  Chỉ có duy nhất hai loại chi phí biến đổi là chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho;  Sự thiếu hụt trong kho hoàn toàn không xảy ra nếu như đơn hàng được thực hiện đúng thời gian. Mô hình này các giả thiết khác giống như mô hình EOQ, điểm khác biệt duy nhất là hàng được đưa đến làm nhiều chuyến. Và để xác định được mô hình POQ, khi đó cần biết đến các kí hiệu sau: Q – Sản lượng của đơn hàng S – Chi phí mỗi lần đặt hàng d – Nhu cầu sử dụng hàng ngày D – Nhu cầu ước tính hàng năm H – Chi phí cất trữ đơn vị trong một năm P – Mức độ sản xuất (cũng là mức độ cung ứng hàng ngày) t – Độ dài của thời kỳ sản xuất để tạo đủ số lượng cho đơn hàng (thời gian cung cấp đủ số lượng đơn hàng) 17 Mô hình POQ có dạng đồ thị như sau: Đồ thị 1.5. Mô hình đặt hàng theo lô sản xuất POQ Lượng hàng tồn kho Q* Q/2 t Thời gian T (Nguồn: [5,tr.342]) Trong mô hình này: Mức tồn kho tối đa = Tổng số đơn vị hàng được cung ứng trong thời gian t Tổng số đơn vị hàng được sử dụng trong thời gian t Hay: Mức tồn kho tối đa = P.t − d.t Mặt khác: Q = P.t (sản lượng một đơn hàng bằng tích số của số ngày cung ứng với Q lượng cung ứng trong mỗi ngày). Từ đó suy ra: (t = ) P Sau đó thế vào biểu thức tính mức tồn kho tối đa và sẽ thu được: Q Q d P P P Mức tồn kho tối đa = (P -d. ) = Q.(1- ) Như đã trình bày ở trên chi phí tồn trữ hàng năm (bằng tích số của mức tồn kho tối đa chia 2 và nhân với chi phí tồn trữ cho một đơn vị hàng trong năm) được tính như sau: Chi phí tồn trữ hàng năm = Q* 2 d D P Q (1- ) H= S Để tìm được sản lượng tối ưu, cho: Chi phí tồn trữ hàng năm = Chi phí đặt hàng hàng năm Có nghĩa: Q* 2 d D 2* D* S P Q H * (1-P) ∗ (1- ) * H= * S hay Q* = √ d 18 Thang Long University Library 1.5.2.3. Mô hình tồn kho kịp thời (Just In Time inventory system – J.I.T) Mục tiêu của hàng tồn kho trong hệ thống sản xuất và cung ứng nhằm dự phòng những sai lệch, biến cố có thể xảy ra trong cả quá trình sản xuất phân phối tiêu thụ. Để đảm bảo hiệu quả tối ưu, các doanh nghiệp trên thế giới, đặc biệt các doanh nghiệp Nhật Bản (đi đầu là TOYOTA trong những năm ba mươi của thế kỉ trước) đã áp dụng phương pháp cung cấp đúng lúc (Just in time – JIT). Đôi khi, các nhà quản lý cho rằng JIT là một “tư tưởng” trong đó nhiều bộ phận sản xuất, phòng ban quản lý chức năng khác nhau của một doanh nghiệp hướng tới cùng một mục đích là xây dựng một cấu trúc tổ chức cho phép chỉ sản xuất những gì sẽ bán được và sản xuất phải kịp thời. Để thực hiện được phương pháp này, các doanh nghiệp thuộc các ngành nghề có liên quan chặt chẽ với nhau phải có mối quan hệ gắn bó hữu cơ mật thiết. Khi có một đơn hàng nào đó, họ sẽ tiến hành thu gom các hàng hoá và sản phẩm dở dang của các đơn vị khác mà không cần phải có hàng tồn kho. Phương pháp này có ưu điểm là giảm thiểu chi phí cho việc quản lý hàng tồn kho. Lượng dự trữ đúng thời điểm là lượng dự trữ tối thiểu cần thiết để giữ cho hệ thống sản xuất và điều hành hoạt động bình thường. Với phương pháp cung cấp đúng lúc và dự trữ đúng thời điểm hay hàng tồn kho bằng 0, người ta có thể xác định khá chuẩn xác số lượng của từng loại hàng tồn kho trong từng thời điểm nhằm đảm bảo hàng được đưa đến nơi có nhu cầu đúng lúc, kịp thời để cho hoạt động của những nơi đó được đảm bảo liên tục, tuy nhiên lại không bị sớm quá hay muộn quá. Tuy nhiên, đây chỉ là một phương pháp quản lý hàng tồn kho cho một số loại hàng tồn kho nhất định và một số loại hình doanh nghiệp nhất định. Ví dụ, các doanh nghiệp trong ngành công nghiệp thực phẩm chỉ áp dụng mô hình JIT cho những loại thực phẩm không thể dự trữ lâu (các mặt hàng tươi sống) và mô hình EOQ cho dự trữ thực phẩm có thời gian sử dụng dài ngày. Tương tự, nếu trong ngành y tế, các bệnh viện sử dụng mô hình JIT sẽ không phù hợp và có thể không lường trước được những nguy hiểm do thiếu dụng cụ và thiết bị y tế có thể xảy ra. Hơn nữa, để thực hiện được phương pháp này hiệu quả, cần phải kết hợp với các phương pháp quản lý khác cũng như yêu cầu về khả năng liên kết của các đơn vị sản xuất với nhau. Đặc trưng chủ yếu của hệ thống JIT  Mức độ sản xuất đều và cố định: Một hệ thống sản xuất JIT đòi hỏi một dòng sản phẩm đồng nhất khi đi qua một hệ thống thì các hoạt động khác nhau sẽ thích ứng với nhau và để nguyên vật liệu và sản phẩm có thể chuyển từ nhà cung cấp đến đầu ra cuối cựng. Mỗi thao tác phải được phối hợp cẩn thận bởi các hệ thống này rất chặt chẽ. Do 19 đó, lịch trình sản xuất phải được cố định trong một khoảng thời gian để có thể thiết lập các lịch mua hàng và sản xuất ổn định.  Tồn kho thấp: Một trong những dấu hiệu để nhận biết hệ thống JIT là lượng tồn kho thấp. Lượng tồn kho bao gồm các chi tiết và nguyên vật liệu được mua, sản phẩm dở dang và thành phẩm chưa tiêu thụ. Lượng tồn kho thấp có hai lợi ích quan trọng. Lợi ích rõ ràng nhất của lượng tồn kho thấp là tiết kiệm được không gian và tiết kiệm chi phí do không phải ứ đọng vốn trong các sản phẩm cũ tồn đọng trong kho. Lợi ích thứ hai thì thấy tốt hơn nhưng lại là một khía cạnh then chốt của triết lý JIT, đó là tồn kho luôn là nguồn lực dự trữ để khắc phục những mất cân đối trong quá trình sản xuất, có nhiều tồn kho sẽ làm cho những nhà quản lý ỷ lại, không cố gắng khắc phục những sự cố trong sản xuất và dẫn đến chi phí tăng cao. Phương pháp JIT làm giảm dần dần lượng tồn kho, từ đó doanh nghiệp càng dễ tìm thấy và giải quyết những khó khăn phát sinh.  Kích thước lô hàng nhỏ: Đặc điểm của hệ thống JIT là kích thước lô hàng nhỏ trong cả hai quá trình sản xuất và phân phối từ nhà cung ứng.  Với lô hàng có kích thước nhỏ, lượng hàng tồn kho sản phẩm dở dang sẽ ít hơn so với lô hàng có kích thước lớn. Điều này sẽ giảm chi phí lưu kho và tiết kiệm diện tích kho bãi.  Lô hàng có kích thước nhỏ ít bị cản trở hơn tại nơi làm việc.  Dễ kiểm tra chất lượng lô hàng và khi phát hiện có sai sót thì chi phí sửa lại lô hàng sẽ thấp hơn lô hàng có kích thước lớn.  Lắp đặt với chi phí thấp và nhanh: Theo phương pháp này, người ta sử dụng các chương trình làm giảm thời gian và chi phí lắp đặt để đạt kết quả mong muốn, những công nhân thường được huấn luyện để làm những công việc lắp đặt cho riêng họ, công cụ và thiết bị cũng như quá trình lắp đặt phải đơn giản và đạt được tiêu chuẩn hóa, có thể giúp giảm thời gian lắp đặt. Hơn nữa, người ta có thể sử dụng nhóm công nghệ để giảm chi phí và thời gian lắp đặt nhờ tận dụng sự giống nhau trong những thao tác có tính lặp lại.  Bố trí mặt bằng hợp lý: Theo lý thuyết sản xuất cổ điển, mặt bằng của các phân xưởng thường được bố trí theo nhu cầu xử lý gia công. Hệ thống JIT thường sử dụng bố trí mặt bằng dựa trên nhu cầu sản phẩm. Thiết bị được sắp xếp để điều khiển những dùng sản phẩm giống nhau, có nhu cầu lắp ráp hay xử lý giống nhau. Để tránh việc di chuyển một khối lượng chi tiết lớn trong khu vực thì hệ thống đưa những linh kiện nhỏ chi tiết từ trung tâm làm việc này nơi làm việc kế tiếp, như vậy thời gian chờ đợi và lượng sản phẩm dở dang sẽ được giảm đến mức tối thiểu. Mặt 20 Thang Long University Library
- Xem thêm -