Tài liệu Khóa luận tốt nghiệp hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty công nghiệp hóa chất mỏ quảng ninh

BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG ---o0o--- KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CÔNG NGHIỆP HÓA CHẤT MỎ QUẢNG NINH SINH VIÊN THỰC HIỆN : NGUYỄN CÔNG MINH MÃ SINH VIÊN : A16062 CHUYÊN NGÀNH : KẾ TOÁN HÀ NỘI – 2014 BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG ---o0o--- KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CÔNG NGHIỆP HÓA CHẤT MỎ QUẢNG NINH Giáo viên hƣớng dẫn Sinh viên thực hiện Mã sinh viên Chuyên ngành : Th.S Đào Diệu Hằng : Nguyễn Công Minh : A16062 : Kế toán HÀ NỘI – 2014 Thang Long University Library LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành Khóa luận tốt nghiệp này, ngoài sự cố gắng của bản thân em đã nhận được sự giúp đỡ tận tình từ nhiều phía. Em xin chân thành cảm ơn sự chỉ bảo nhiệt tình, những ý kiến đóng góp quý báu của cô giáo hướng dẫn – Th.S Đào Diệu Hằng. Em cũng xin cảm ơn toàn thể các thầy cô giáo trong Bộ môn Kinh tế - Trường Đại học Thăng Long đã trang bị cho em những kiến thức bổ ích trong suốt quá trình em học tập tại trường. Đây sẽ là nền tảng vững chắc, hành trang cho em tự tin bước vào đời. Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Ban giám đốc cùng các cô chú, anh chị phòng Thống kê – Kế toán – Tài chính của Công ty công nghiệp Hóa chất mỏ Quảng Ninh đã giúp đỡ và tạo điều kiện thuận lợi để em có thể hoàn thành bài khóa luận này. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 25 tháng 03 năm 2014 Sinh viên Nguyễn Công Minh LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan Khóa luận tốt nghiệp này là do tự bản thân thực hiện có sự hỗ trợ từ giáo viên hướng dẫn và không sao chép các công trình nghiên cứu của người khác. Các dữ liệu thông tin thứ cấp sử dụng trong Khóa luận là có nguồn gốc và được trích dẫn rõ ràng. Em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm về lời cam đoan này! Sinh viên Nguyễn Công Minh Thang Long University Library MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU CHƢƠNG 1:CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP ................................................................. 1 1.1. Khái niệm, phân loại, đặc điểm, vai trò và ý nghĩa của nguyên vật liệu trong doanh ngiệp ......................................................................................................................... 1 1.1.1. Khái niệm nguyên vật liệu......................................................................................... 1 1.1.2. Phân loại nguyên vật liệu .......................................................................................... 1 1.1.3. Đặc điểm của nguyên vật liệu ................................................................................... 2 1.1.4. Vai trò và ý nghĩa của nguyên vật liệu trong doanh nghiệp ................................... 3 1.1.5. Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu............................................. 3 1.1.5.1. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu .............................................................................. 3 1.1.5.2. Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu ............................................................................ 4 1.2. Đánh giá nguyên vật liệu ............................................................................................. 4 1.2.1. Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho .......................................................................... 5 1.2.2. Đánh giá nguyên vật liệu xuất kho ........................................................................... 6 1.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu .................................................................................. 7 1.3.1. Chứng từ kế toán ....................................................................................................... 7 1.3.2. Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu ................................................... 8 1.3.2.1. Phương pháp thẻ song song .................................................................................... 8 1.3.2.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển................................................................... 9 1.3.2.3. Phương pháp sổ số dư ........................................................................................... 10 1.4. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu ............................................................................ 12 1.4.1. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên....... 12 1.4.1.1. Tài khoản sử dụng ................................................................................................. 12 1.4.1.2. Phương pháp kế toán ............................................................................................. 14 1.4.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ ................. 15 1.4.2.1. Tài khoản sử dụng ................................................................................................. 15 1.4.2.2. Phương pháp kế toán ............................................................................................. 16 1.5. Hệ thống sổ sách kế toán đƣợc sử dụng trong công tác kế toán nguyên vật liệu 16 1.5.1. Hình thức Nhật ký chung........................................................................................ 17 1.5.2. Hình thức Nhật ký – Sổ Cái .................................................................................... 18 1.5.3. Hình thức Chứng từ ghi sổ ..................................................................................... 19 1.5.4. Hình thức Nhật ký – Chứng từ ............................................................................... 21 CHƢƠNG 2:THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CÔNG NGHIỆP HÓA CHẤT MỎ QUẢNG NINH .................................. 24 2.1. Khái quát chung về Công ty công nghiệp Hóa chất mỏ Quảng Ninh ................... 24 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển ............................................................................ 24 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và ngành nghề kinh doanh của Công ty Công nghiệp Hóa chất mỏ Quảng Ninh ......................................................................................................... 26 2.1.2.1. Chức năng của Công ty ......................................................................................... 26 2.1.2.2. Nhiệm vụ của Công ty ............................................................................................ 26 2.1.2.3. Ngành nghề kinh doanh của Công ty .................................................................... 26 2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty ....................................................... 28 2.1.3.1. Chức năng, nhiệm vụ của Giám đốc ..................................................................... 29 2.1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phó Giám đốc ........................................................ 29 2.1.3.3. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong Công ty ...................................... 29 2.1.3.4. Chức năng, nhiệm vụ các phân xưởng, bộ phận khác trong Công ty ................... 31 2.1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và tổ chức công tác kế toán ............................. 32 2.1.4.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán ......................................................................... 32 2.1.4.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán ....................................................................... 34 2.2. Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu của Công ty công nghiệp Hóa chất mỏ Quảng Ninh ................................................................................................................. 34 2.2.1. Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu tại Công ty công nghiệp Hóa chất mỏ Quảng Ninh ....................................................................................................................... 34 2.2.1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu ...................................................................................... 34 2.2.1.2. Phân loại nguyên vật liệu ...................................................................................... 35 2.2.2. Đánh giá nguyên vật liệu tại Công ty công nghiệp Hóa chất mỏ Quảng Ninh .... 35 2.2.2.1. Đối với nguyên vật liệu nhập kho .......................................................................... 35 2.2.2.2. Đối với nguyên vật liệu xuất kho ........................................................................... 35 2.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty công nghiệp Hóa chất mỏ Quảng Ninh .................................................................................................................................... 36 2.3.1. Đối với nguyên vật liệu nhập kho ........................................................................... 36 2.3.2. Đối với nguyên vật liệu xuất kho ............................................................................ 46 Thang Long University Library 2.4. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty công nghiệp Hóa chất mỏ Quảng Ninh .................................................................................................................................... 55 CHƢƠNG 3:MỘT SỐ Ý KIẾN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CÔNG NGHIỆP HÓA CHẤT MỎ QUẢNG NINH ..... 61 3.1. Ƣu, nhƣợc điểm của công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty công nghiệp Hóa chất mỏ Quảng Ninh ................................................................................................ 61 3.1.1. Ưu điểm .................................................................................................................... 61 3.1.2. Nhược điểm .............................................................................................................. 62 3.2. Giải pháp hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty công nghiệp Hóa chất mỏ Quảng Ninh ................................................................................................ 62 3.2.1. Hoàn thiện công tác kế toán chi tiết nguyên vật liệu ............................................. 62 3.2.2. Hoàn thiện công tác kế toán tổng hợp nguyên vật liệu ......................................... 63 KẾT LUẬN CHUNG........................................................................................................ 65 TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................................ 66 DANH MỤC VIẾT TẮT Kí hiệu viết tắt Tên đầy đủ NVL Nguyên vật liệu GTGT Giá trị gia tăng TK Tài khoản CKTM Chiết khấu thương mại SXKD TNHH Sản xuất kinh doanh Trách nhiệm hữu hạn TSCĐ Tài sản cố định CPSX Chi phí sản xuất Thang Long University Library DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU Sơ đồ 1.1: Sơ đồ kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song...................... 9 Sơ đồ 1.2: Sơ đồ kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. 10 Sơ đồ 1.3: Sơ đồ kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư ............................. 11 Sơ đồ 1.4: Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên ........... 14 Sơ đồ 1.5: Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ ...................... 16 Sơ đồ 1.6: Trình tự ghi sổ nguyên vật liệu theo hình thức Nhật ký chung ................................... 17 Sơ đồ 1.7: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật Ký – Sổ Cái............................................ 18 Sơ đồ 1.8: Trình tự ghi sổ nguyên vật liệu theo hình thức Chứng từ ghi sổ ...................... 20 Sơ đồ 1.9: Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký - Chứng từ ...................................................... 22 Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Công nghiệp Hóa Chất Mỏ Quảng Ninh .............................................................................................................................................................. 28 Sơ đồ 2.2: Sơ đồ bộ máy kế toán tại Công ty công nghiệp Hóa chất mỏ Quảng Ninh ............... 32 Sơ đồ 2.3: Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song. ........ 49 Bảng 2.1: Phiếu đề nghị nhập vật tư ................................................................................................. 37 Bảng 2.2: Giấy báo giá....................................................................................................................... 38 Bảng 2.3: Giấy báo giá....................................................................................................................... 39 Bảng 2.4: Biên bản hội đồng giá....................................................................................................... 40 Bảng 2.5: Hợp đồng kinh tế .............................................................................................................. 41 Bảng 2.6: Hóa đơn giá trị gia tăng .................................................................................................... 43 Bảng 2.7: Biên bản kiểm nghiệm vật tư ........................................................................................... 44 Bảng 2.8: Phiếu nhập kho .................................................................................................................. 45 Bảng 2.9: Phiếu đề nghị cấp vật tư ................................................................................................... 47 Bảng 2.10: Phiếu xuất kho................................................................................................................. 48 Bảng 2.11: Thẻ kho ............................................................................................................................ 51 Bảng 2.12: Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ............................................................................................ 52 Bảng 2.13: Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ............................................................................................ 53 Bảng 2.14: Bảng tổng hợp nhập xuất tồn nguyên vật liệu ............................................................. 54 Bảng 2.15: Sổ Nhật ký chung ........................................................................................................... 56 Bảng 2.16: Sổ cái tài khoản 152 ....................................................................................................... 58 LỜI MỞ ĐẦU Sản xuất hàng hóa, dịch vụ nhằm tạo ra lợi nhuận là mục đích tồn tại của mỗi doanh nghiệp hiện nay. Quá trình sản xuất cụ thể là hành động tự giác và có ý thức của con người nhằm biến các vật thể tự nhiên thành những sản phẩm, hàng hóa có ích nhằm đáp ứng như cầu của xã hội cũng như bản thân doanh nghiệp. Xã hội ngày càng phát triển với những tiến bộ mới của con người, đòi hỏi theo đó là những nhu cầu về hàng hóa của con người cũng tăng theo. Theo mong muốn thông thường ngày nay, bất cứ ai cũng mong muốn bản thân mình được sử dụng những sản phẩm chất lượng tốt, mẫu mã đẹp nhưng giá cả phải chăng. Bản thân doanh nghiệp là người hơn ai hết hiểu rõ nhu cầu này của khách hàng. Chính vì thế, một doanh nghiệp muốn có một chỗ đứng trong lòng khách hàng thì họ luôn phải cải tiến mẫu mã, chất lượng sản phẩm, hàng hóa. Tuy nhiên, đi liền với việc cải thiện sản phẩm, doanh nghiệp vẫn phải đảm bảo tối thiểu hóa chi phí sản xuất, từ đó mới có thể có được giá cả phù hợp với khách hàng và cạnh tranh được với các doanh nghiệp khác. Trong quá trình sản xuất tạo ra thành phẩm, một trong những nhân tố quan trọng góp phần vào giá thành của sản phẩm, đó là nguyên vật liệu. Nếu doanh nghiệp có thể giảm được chi phí nguyên vật liệu, giá thành sản phẩm sẽ giảm, cùng với một mức giá hợp lí, doanh nghiệp hoàn toàn có thể thu được lợi nhuận cao. Muốn làm được điều đó, cấp lãnh đạo của doanh nghiệp phải có những chiến lược, kinh nghiệm đối với các nhà cung cấp và không thể thiếu, hạch toán chi phí nguyên vật liệu hợp lí. Chỉ có việc sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm, có quy trình và giám sát chặt chẽ thì mới có thể đảm bảo giảm thiểu chi phí sản xuất. Nhận thấy được tầm quan trọng của nguyên vật liệu trong sản xuất nên trong quá trình tìm hiểu và học hỏi tại Công ty công nghiệp Hóa chất mỏ Quảng Ninh, em đã quyết định chọn đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty công nghiệp Hóa chất mỏ Quảng Ninh” nhằm đi sâu tìm hiểu về kế toán nguyên vật liệu và góp phần hoàn thiện công tác kế toán tại doanh nghiệp sản xuất. Do thời gian không cho phép, em chỉ xin phép đi sâu về mảng kế toán nguyên vật liệu trong một kỳ của công ty nhằm đảm bảo tính chuyên sâu và đầy đủ. Nội dung khóa luận gồm 3 chương: - Chương 1: Cơ sở lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp. - Chương 2: Thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty công nghiệp Hóa chất mỏ Quảng Ninh. - Chương 3: Một số ý kiến hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty công nghiệp Hóa chất mỏ Quảng Ninh. Thang Long University Library Mục đích ngiên cứu: Tìm hiểu thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty công nghiệp Hóa chất mỏ Quảng Ninh. Qua đó, hoàn thiện kiến thức bản thân, đồng thời tìm ra những mặt hạn chế và đưa ra giải pháp khắc phục những mặt còn tồn tại để hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty. Phạm vi nghiên cứu: Công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty công nghiệp Hóa chất mỏ Quảng Ninh dưới góc độ kế toán tài chính, số liệu tháng 11/2013. Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty công nghiệp Hóa chất mỏ Quảng Ninh CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1.1. Khái niệm, phân loại, đặc điểm, vai trò và ý nghĩa của nguyên vật liệu trong doanh ngiệp 1.1.1. Khái niệm nguyên vật liệu Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động đã được thay đổi do lao động có ích của con người tác động vào và là tài sản dự trữ sản xuất thuộc tài sản lưu động. Nó là một trong ba yếu tố cơ bản không thể thiếu được trong quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. Về mặt hiện vật: Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh, không giữ nguyên được hình thái ban đầu mà biến đổi cấu thành nên thực thể sản phẩm mới. Về mặt giá trị: Giá trị nguyên vật liệu được chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra hoặc vào chi phí kinh doanh trong kỳ. 1.1.2. Phân loại nguyên vật liệu Trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu phong phú về chủng loại, có vai trò và công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Mỗi loại có một nội dung kinh tế, chức năng, công dụng và tính năng lý hoá khác nhau trong quá trình sản xuất. Do vậy, để quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán theo từng loại nguyên vật liệu phục vụ cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu. Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản lý doanh nghiệp, nguyên vật liệu đƣợc chia thành: - Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động cấu thành nên thực thể sản phẩm. Trong các doanh nghiệp khác nhau thì sử dụng nguyên vật liệu chính cũng khác nhau. Trong doanh nghiệp may thì nguyên vật liệu chính là vải; trong doanh nghiệp cơ khí là sắt thép và cũng có thể sản phẩm của doanh nghiệp này là nguyên vật liệu của doanh nghiệp khác như: Nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục gia công chế biến, như sợi mua ngoài thì đối với ngành dệt cũng được coi là nguyên vật liệu chính. - Vật liệu phụ: Là những loại vật liệu khi sử dụng chỉ có tác dụng phụ có thể làm tăng thêm chất lượng sản phẩm, hoàn thiện sản phẩm hoặc đảm bảo cho các công cụ hoạt động được như bình thường. VD: Thuốc nhuộm, thuốc tẩy, dầu nhờn, cúc áo… trong doanh nghiệp may. - Nhiên liệu: Là những loại vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh gồm: xăng, dầu, than, củi, khí gas... 1 Thang Long University Library - Phụ tùng thay thế: Là các loại phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế, sửa chữa những máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải... - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm những vật liệu, thiết bị, công cụ, khí cụ, vật kết cấu dùng cho công tác xây dựng cơ bản. - Vật liệu khác: Là những loại vật liệu chưa được xếp vào những loại trên, thường là những vật liệu được loại ra từ quá trình sản xuất, hoặc phế liệu thu hồi từ thanh lý tài sản cố định. Căn cứ vào nguồn gốc hình thành, nguyên vật liệu đƣợc chia thành: - Nguyên vật liệu nhập từ bên ngoài: Do mua ngoài, nhận góp vốn liên doanh, nhận biếu tặng… - Nguyên vật liệu tự chế: Do doanh nghiệp tự sản xuất. Cách phân loại này giúp cho việc lập kế hoạch thu mua và kế hoạch xuất nguyên vật liệu, là cơ sở để xác định trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho. Căn cứ vào mục đích và công dụng, nguyên vật liệu có thể chia thành: - Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh: + Nguyên vật liệu dùng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm. + Nguyên vật liệu dùng cho quản lý ở các phân xưởng, dùng cho bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý doanh nghiệp. - Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác: + Nhượng bán. + Đem góp vốn liên doanh. + Đem biếu tặng. 1.1.3. Đặc điểm của nguyên vật liệu Nguyên vật liệu có hình thái biểu hiện ở dạng vật chất như sắt, thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, sợi trong doanh nghiệp dệt, da trong doanh nghiệp đóng giầy, vải trong doanh nghiệp may. Khác với tư liệu lao động, nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. Chi phí về nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Những đặc điểm trên đã tạo ra những đặc trưng riêng cho công tác hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp, đồng thời đặt ra yêu cầu tăng cường công tác quản lý, sử dụng nguyên vật liệu để đảm bảo sử dụng tiết kiệm, có hiệu quả nhằm giảm 2 chi phí và hạ giá thành sản phẩm. Do vậy, các doanh nghiệp cần đặt ra yêu cầu cụ thể trong công tác quản lý nguyên vật liệu. 1.1.4. Vai trò và ý nghĩa của nguyên vật liệu trong doanh nghiệp Nguyên vật liệu có vai trò rất lớn, chiếm tỷ trọng lớn trong sản phẩm của doanh nghiệp. Quản lý tốt nguyên vật liệu có thể giảm giá thành, tránh lãng phí, tăng lợi nhuận của doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp, nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Do vậy, đòi hỏi phải được quản lý chặt chẽ ở mọi khâu: Từ khâu thu mua, khâu vận chuyển, bảo quản và dự trữ; trong đó sử dụng nguyên vật liệu lại có tác động trực tiếp đến các chỉ tiêu quan trọng của doanh nghiệp như: Sản lượng, chất lượng sản phẩm, chi phí, giá thành, lợi nhuận... Qua đó ta thấy nguyên vật liệu giữ một vị trí rất quan trọng với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 1.1.5. Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu 1.1.5.1. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu Nguyên vật liệu thuộc tài sản lưu động, giá trị của nó thuộc vốn lưu động dự trữ của doanh nghiệp. Để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được diễn ra liên tục thì doanh nghiệp phải thường xuyên tiến hành thu mua nguyên vật liệu. Chất lượng của nguyên vật liệu ảnh hưởng rất nhiều đến chất lượng sản phẩm và uy tín của doanh nghiệp. Do vậy mà việc kiểm tra, sử dụng nguyên vật liệu là rất cần thiết trong quá trình sản xuất, đồng thời cần quản lý tốt nguyên vật liệu ở tất cả các khâu, trong đó công cụ để quản lý tốt nguyên vật liệu đạt hiệu quả nhất là phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu, góp phần nâng cao hiệu quả của quá trình sản xuất kinh doanh, đảm bảo cho sự phát triển của doanh nghiệp. Về quản lý nguyên vật liệu cần phải thực hiện ở các khâu: - Khâu thu mua: Trong khâu này đòi hỏi phải tính toán xác định số lượng, chủng loại nguyên vật liệu phù hợp cho quá trình sản xuất. Quản lý chặt chẽ về mặt tiến độ và thời gian cần thiết cho quá trình thu mua. - Khâu bảo quản dự trữ: Việc tổ chức bến bãi phải trang bị đầy đủ các phương tiện cân đo, xác định được mức dự trữ tối đa, tối thiểu từng nguyên vật liệu, thực hiện đúng chế độ bảo quản để giảm bớt hư hỏng, hao hụt, mất mát, đảm bảo an toàn, giữ được chất lượng của nguyên vật liệu. - Khâu sử dụng: Khâu này cần thiết phải tuân thủ việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở định mức tiêu hao, dự toán chi phí nhằm giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, 3 Thang Long University Library tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Do vậy, cần phải tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng trong quá trình sản xuất. 1.1.5.2. Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu Giá trị nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp. Để quản lý tốt từ khâu thu mua, dự trữ và sử dụng vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp kế toán nguyên vật liệu cần thực hiện các công việc như sau: Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác kịp thời tình hình biến động của nguyên vật liệu: Tình hình thu mua, bảo quản, dự trữ, tình hình biến động... - Áp dụng đúng đắn và nhất quán các phương pháp hạch toán chi tiết, tổng hợp nguyên vật liệu để phản ánh tình hình biến động từng loại nguyên vật liệu. Thực hiện đầy đủ các chế độ hạch toán nguyên vật liệu. - Thường xuyên kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu thừa, thiếu hoặc ứ đọng nhằm hạn chế tối đa mọi thiệt hại có thể xảy ra. - Xác định chính xác số lượng và giá trị thực tế nguyên vật liệu sử dụng, tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh. Phân bổ giá trị vật liệu cho từng đối tượng tính giá thành phải phù hợp. - Đặc biệt chú trọng tới công tác phân tích tình hình cung cấp, bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu trong doanh nghiệp nhằm phát huy những mặt làm được và nhằm khắc phục những mặt còn tồn tại góp phần nâng cao hiệu quả quản lý. - Để hoàn thiện tốt nhiệm vụ hạch toán nói trên, một trong những công việc không thể thiếu là việc phân loại và tính giá nguyên vật liệu, qua đó góp phần cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác thông tin cho công tác quản lý nguyên vật liệu nói chung. 1.2. Đánh giá nguyên vật liệu Giá trị nguyên vật liệu chiếm một vị trí quan trọng trong giá thành sản phẩm ở các doanh nghiệp sản xuất. Do tính tương đối của nguyên vật liệu nên sai sót trong việc đánh giá nguyên vật liệu có thể ảnh hưởng đến giá thành của kỳ này và các kỳ tiếp theo. Giá trị nguyên vật liệu luôn có sự giao động, nhập xuất diễn ra thường xuyên. Khi có nghiệp vụ nhập xuất xảy ra, kế toán tiến hành đánh giá về mặt giá trị cho từng loại nguyên vật liệu. Tính giá nguyên vật liệu là quá trình dùng thước đo tiền tệ để biểu thị giá trị nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định và ở những thời điểm nhất định để đảm bảo tính trung thực, chính xác trong quản lý, sử dụng nguyên vật liệu sao cho hiệu quả nhất. Khi tính giá nguyên vật liệu phải tuân theo những nguyên tắc trong Chuẩn mực kế toán số 02 “Hàng tồn kho”. 4 1.2.1. Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho Nguyên vât liệu được tính giá theo giá gốc. Giá gốc (hay còn gọi là giá thực tế) là toàn bộ chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra, bao gồm chi phí thu mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được nguyên vật liệu. Tuỳ theo doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hay phương pháp khấu trừ mà trong giá thực tế có thể có thuế GTGT (nếu tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp) hay không có thuế giá trị gia tăng (nếu tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ). - Nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài: Trị giá vốn thực tế nhập kho bao gồm giá mua ghi trên hoá đơn (gồm cả thuế nhập khẩu, thuế TTĐB, thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp) cộng với chi phí thu mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản, phân loại bảo hiểm, chi phí thuê kho, phạt bồi thường...) trừ đi các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua nếu có. Giá thực tế của NVL Giá mua = ghi trên + hoá đơn Chiết khấu + - thương mại, giảm thu mua khẩu (nếu có) giá hàng mua Thuế nhập Chi phí + Trường hợp vật liệu mua ngoài về nhập kho có hoá đơn GTGT hoặc có hoá đơn đặc thù dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá mua vào là giá chưa có thuế GTGT. + Trường hợp nguyên vật liệu mua ngoài sử dụng cho đối tượng không chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, hoặc sử dụng cho mục đích phúc lợi, dự án… thì giá mua vào là giá bao gồm cả thuế GTGT (là tổng giá thanh toán). + Trường hợp vật tư mua ngoài dùng đồng thời vào cho sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT (theo phương pháp khấu trừ) và không chịu thuế GTGT mà không hạch toán riêng được thuế GTGT đầu vào thì giá trị vật tư được phản ánh theo giá chưa có thuế GTGT. Đến cuối kỳ kế toán, kế toán mới xác định được số thuế GTGT được khấu trừ trên cơ sở phân bổ theo tỷ lệ doanh thu chịu thuế GTGT và không chịu thuế GTGT so với tổng doanh thu. + Đối với doanh nghiệp áp dụng thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì giá nguyên vật liệu mua ngoài có hóa đơn GTGT hoặc không có hóa đơn GTGT dùng vào việc sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT, thì trị giá vốn thực tế nhập kho nguyên vật liệu được phản ánh theo giá thanh toán thuế GTGT không được khấu trừ. - Đối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự gia công chế biến thì giá thực tế nguyên vật liệu là giá nguyên vật liệu xuất gia công, chế biến, cộng với các chi phí gia 5 Thang Long University Library công chế biến. Chi phí chế biến gồm: chi phí nhân công, chi phí khấu hao máy móc thiết bị và các khoản chi phí khác. - Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến thì giá trị thực tế nguyên vật liệu sẽ bằng giá trị ban đầu của nguyên vật liệu cộng với chi phí thuê gia công, trong đó chi phí thuê ngoài gia công bao gồm: tiền thực gia công phải trả, chi phí vận chuyển đến cơ sở gia công và ngược lại, hao hụt trong định mức. - Đối với nguyên vật liệu nhận vốn góp liên doanh thì giá thực tế là giá trị nguyên vật liệu do hội đồng liên doanh đánh giá. - Đối với nguyên vật liệu do nhà nước cấp hoặc được tặng thì giá trị thực tế được tính là giá trị của nguyên vật liệu ghi trên biên bản bàn giao hoặc ghi theo giá trị vật hiến tặng, thưởng tương đương với giá trị thị trường. - Đối với nguyên vật liệu vay mượn tạm thời của đơn vị khác thì giá trị thực tế được tính là giá trị hiện tại của số nguyên vật liệu đó. - Đối với phế liệu thu hồi: được đánh giá theo giá ước tính hoặc giá thực tế (có thể bán được). 1.2.2. Đánh giá nguyên vật liệu xuất kho Do đặc điểm phong phú về chủng loại và thường xuyên biến động trong quá trình sản xuất kinh doanh nên để đơn giản hoá và giảm bớt khối lượng tính toán, ghi sổ hàng ngày kế toán có thể sử dụng một trong các phương pháp sau theo phương pháp nhất quán trong hạch toán. - Phương pháp bình quân gia quyền Theo phương pháp này, giá thực tế của vật liệu xuất dùng trong kỳ được tính theo giá đơn vị bình quân của từng loại nguyên vật liệu đầu kỳ và từng loại nguyên vật liệu được mua trong kỳ, giá trị trung bình có thể tính theo thời kỳ hoặc mỗi khi nhập một lô hàng về, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp. Có 2 phương pháp tính giá bình quân sau: + Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ: Đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ Giá trị NVL tồn đầu kỳ+ Giá trị NVL nhập trong kỳ = Số lượng NVL tồn đầu kỳ+ số lượng NVL nhập trong kỳ Phương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên vật liệu nhưng số lần nhập, xuất của mỗi danh điểm nhiều. 6 + Phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập: Đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập Giá trị thực tế NVL tồn kho sau mỗi lần nhập = Số lượng thực tế NVL tồn kho sau mỗi lần nhập Phương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có ít danh điểm nguyên vật liệu và số lần nhập nguyên vật liệu mỗi loại ít. - Phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO): Theo phương pháp này nguyên vật liệu được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định là lô nguyên vật liệu nào nhập trước sẽ được xuất trước. Vì vậy, lượng nguyên vật liệu xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó. Phương pháp này chỉ áp dụng đối với doanh nghiệp nhỏ, chủng loại nguyên vật liệu ít, số lượng nhập, xuất nguyên vật liệu ít, giá cả thị trường ổn định... - Phương pháp nhập sau - xuất trước (LIFO): Theo phương pháp này, nguyên vật liệu được tính giá thực tế xuất kho giả định là lô nguyên vật liệu nào nhập vào kho sau sẽ được dùng trước. Vì vậy, việc tính giá xuất của nguyên vật liệu được làm ngược lại với phương pháp nhập trước – xuất trước. - Phương pháp giá thực tế đích danh: Nguyên vật liệu được xác định theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ trường hợp điều chỉnh). Vì vậy, khi xuất nguyên vật liệu ở lô nào thì tính giá thực tế nhập kho đích danh của lô đó. Phương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô nguyên vật liệu nhập kho với các loại nguyên vật liệu có giá trị cao, phải xây dựng hệ thống kho tàng cho phép bảo quản riêng từng lô nguyên vật liệu nhập kho. 1.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu 1.3.1. Chứng từ kế toán Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo quyết định 15/TC/QĐ/CĐKT, ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các chứng từ kế toán về nguyên vật liệu gồm: - Phiếu nhập kho (mẫu 01 – VT) - Phiếu xuất kho (mẫu 02 – VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03 – VT) - Phiếu xuất vận tải theo hạn mức (mẫu 04 – KT) - Biên bản kiểm nghiệm (mẫu 05 –VT) - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kì (mẫu 07 - VT) 7 Thang Long University Library - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (mẫu 08 – VT) - Hóa đơn GTGT (mẫu số 01 GTKT - LL) - Hoá đơn cước vận chuyển (mẫu 03 – BH) - Hóa đơn hàng mẫu (mẫu số 02 GTKT – 2LL) Đối với các chứng từ kế toán này phải lập kịp thời, đầy đủ theo đúng quy định về mẫu, nội dung và phương pháp lập. 1.3.2. Các phƣơng pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu Kế toán chi tiết nguyên vật liệu là việc kế toán kết hợp giữa thủ kho và phòng kế toán nhằm đảm bảo theo dõi chặt chẽ số hiện có và tình hình biến động từng loại, nhóm, thứ nguyên vật liệu về số lượng và giá trị, từ đó phát hiện sai sót của từng bộ phận. Có 3 phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu sau: phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển, phương pháp sổ số dư. 1.3.2.1. Phương pháp thẻ song song - Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất vật liệu, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho. Định kỳ, thủ kho gửi các chứng từ nhập xuất đã được phân loại theo từng danh điểm cho phòng kế toán. - Tại phòng kế toán: Định kỳ, nhân viên kế toán xuống kho kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, sau khi ký xác nhận vào thẻ kho và nhận chứng từ nhập, xuất về phòng kế toán. Tại phòng kế toán, nhân viên kế toán hàng tồn kho thực hiện việc kiểm tra chứng từ rồi căn cứ vào đó để ghi vào sổ chi tiết nguyên vật liệu theo cả hai chỉ tiêu hiện vật và giá trị. - Cuối kỳ: Căn cứ vào sổ chi tiết kế toán lập bảng kê nhập - xuất - tồn để đối chiếu sổ kế toán chi tiết với thẻ kho của thủ kho. Số liệu dòng tổng cộng trên bảng kê nhập xuất - tồn với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết với số liệu kiểm kê thực tế. - Ưu điểm: Ghi chép đơn giản, dễ hiểu, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, đảm bảo độ tin cậy cao của thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho nhà quản trị trong doanh nghiệp. - Nhược điểm: Việc ghi chép giữa thủ kho và kế toán trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Ngoài ra việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu được tiến hành vào cuối tháng, do vậy hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán. - Phạm vi áp dụng: áp dụng với các doanh nghiệp ít chủng loại vật tư, khối lượng các nghiệp vụ nhập - xuất - tồn (N-X-T) diễn ra không thường xuyên. 8 Sơ đồ 1.1: Sơ đồ kế toán chi tiết nguyên vật liệu theo phƣơng pháp thẻ song song Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp N-X-T Sổ tổng hợp Ghi chú: : Ghi hàng ngày hoặc định kì : Ghi cuối tháng : Đối chiếu kiểm tra 1.3.2.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Theo phương pháp này, để hạch toán nghiệp vụ nhập - xuất - tồn kho vật liệu, tại kho vẫn phải mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lượng đối với từng loại nguyên vật liệu, tại phòng kế toán sẽ mở sổ đối chiếu luân chuyển để theo dõi sự biến động của nguyên vật liệu về mặt giá trị và mặt hiện vật, cụ thể như sau: - Tại kho: Thủ kho mở thẻ kho ghi chép, phản ánh tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu về mặt số lượng và hiện vật đối với từng loại vật liệu trên cơ sở chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu giống như phương pháp ghi thẻ song song. - Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập, xuất kho của từng loại vật liệu ở từng kho. Hàng ngày, khi nhận được chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu, kế toán tiến hành kiểm tra, hoàn chỉnh chứng từ. Sau đó phân loại chứng từ theo từng thứ nguyên vật liệu để có số liệu ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển; trước đó kế toán phải lập các bảng kê nhập, bảng kê xuất. Cuối tháng tổng hợp số liệu trên bảng kê (hoặc có thể trên phiếu nhập, phiếu xuất) để ghi vào sổ đối chiếu luân 9 Thang Long University Library