Tài liệu “khóa luận khoa hệ thông thông tin quản lý phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty sản xuất thức ăn chăn nuôi công nghệ cao minh tâm

GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Thủy LỜI CẢM ƠN Với vốn kiến thức tích lũy đƣợc trong thời gian học tập dƣới mái trƣờng Đại Học Thƣơng Mại thân yêu, dƣới sự giảng dạy nhiệt tình của các thầy cô giáo cùng với những kiến thức thực tế thu đƣợc qua quá trình thực tập tại Công ty sản xuất thức ăn chăn nuôi Công nghệ cao Minh Tâm, em đã hoàn thành khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Phân tích thiết kế Hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty sản xuất thức ăn chăn nuôi Công nghệ cao Minh Tâm”. Trƣớc hết, em xin gửi lời cảm ơn đến nhà trƣờng, các thầy cô trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế đã giảng dạy và truyền đạt cho em những kiến thức bổ ích trong bốn năm học qua. Em xin chân thành cảm ơn giảng viên - TS. Nguyễn Thị Thu Thủy thuộc bộ môn Tin học, khoa Hệ thống thông tin kinh tế đã hƣớng dẫn, chỉ bảo nhiệt tình, giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập và làm khóa luận tốt nghiệp. Cuối cùng em xin gửi lời cảm ơn đến các anh chị ở Công ty sản xuất thức ăn chăn nuôi Công nghệ cao Minh Tâm đã tạo điều kiện, giúp đỡ em trong quá trình thực tập tại công ty. Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Tống Thị Ngọc Bích SVTH: Tống Thị Ngọc Bích i GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Thủy MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN ...................................................................................................................i MỤC LỤC ...................................................................................................................... ii DANH MỤC BẢNG BIỂU ............................................................................................iv DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ ....................................................................................v DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT .........................................................................................vi LỜI MỞ ĐẦU .............................................................................................................. vii Chƣơng I. TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ ....................................................................................................1 1.1 Tầm quan trọng và ý nghĩa của đề tài ...................................................................1 1.2 Tổng quan nghiên cứu đề tài .................................................................................1 1.3 Mục tiêu của đề tài ................................................................................................ 2 1.4 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu .........................................................................3 1.5 Phƣơng pháp nghiên cứu và thực hiện đề tài ........................................................ 3 1.6 Kết cấu khóa luận ..................................................................................................5 Chƣơng II. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY SẢN XUẤT THỨC ĂN CHĂN NUÔI CNC MINH TÂM ......................... 6 2.1 Cơ sở lý luận..........................................................................................................6 2.1.1 Khái niệm thông tin, hệ thống thông tin................................................................ 6 2.1.2 Các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin ............................................................ 6 2.1.3 Chức năng của hệ thống thông tin trong tổ chức ..................................................8 2.1.4 Các giai đoạn xây dựng hệ thống thông tin ........................................................... 8 2.1.4.1 Giai đoạn đánh giá yêu cầu ................................................................................8 2.1.4.2 Giai đoạn phân tích chi tiết ................................................................................9 2.1.4.3 Giai đoạn thiết kế logic ......................................................................................9 2.1.4.4 Giai đoạn đề xuất các phƣơng án giải pháp .......................................................9 2.1.4.5 Giai đoạn thiết kế vật lý ngoài .........................................................................10 2.1.4.6 Giai đoạn triển khai kỹ thuật hệ thống ............................................................. 10 2.1.4.7 Giai đoạn cài đặt và khai thác hệ thống ........................................................... 10 2.1.5 Xây dựng Hệ thống thông tin hƣớng chức năng .................................................10 SVTH: Tống Thị Ngọc Bích ii GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Thủy 2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng Hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty sản xuất thức ăn chăn nuôi CNC Minh Tâm .................................................................18 2.2.1 Giới thiệu về Công ty sản xuất thức ăn chăn nuôi CNC Minh Tâm ...................18 2.2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng Hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty sản xuất thức ăn chăn nuôi CNC Minh Tâm .................................................................20 2.2.2.1 Thực trạng hệ thống và công tác quản lý nhân sự ...........................................20 2.2.2.2 Đánh giá thực trạng hệ thống thông tin ............................................................. 21 Chƣơng III. PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ THEO HƢỚNG CHỨC NĂNG TẠI CÔNG TY SẢN XUẤT THỨC ĂN CHĂN NUÔI CNC MINH TÂM .............................................................................................. 24 3.1 Bài toán................................................................................................................24 3.1.1 Phát biểu bài toán ................................................................................................ 24 3.1.2 Các yêu cầu của hệ thống ....................................................................................25 3.1.3 Các nhóm chức năng của hệ thống ......................................................................26 3.2 Phân tích hệ thống............................................................................................... 27 3.2.1 Phân tích chức năng ............................................................................................ 27 3.2.2. Phân tích dữ liệu .............................................................................................. 29 3.3. Thiết kế hệ thống ....................................................................................................30 3.3.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu .......................................................................................... 30 3.3.2 Thiết kế giao diện ................................................................................................ 34 3.3.3 Demo 1 số chức năng cơ bản................................................................................39 3.4 Một số kiến nghị ..................................................................................................41 KẾT LUẬN ...................................................................................................................42 TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................................. 43 SVTH: Tống Thị Ngọc Bích iii GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Thủy DANH MỤC BẢNG BIỂU Tên bảng Bảng 2.1 Nội dung Trang Cơ cấu nhân sự chính thức tại Công ty sản xuất 24 thức ăn chăn nuôi CNC Minh Tâm năm 2012 Bảng 2.2 Nhân sự công ty năm 2009 đến năm 2012 24 Bảng 3.1 Bảng phòng ban nhân viên 42 Bảng 3.2 Bảng nhân viên 43 Bảng 3.3 Bảng lƣơng nhân viên 43 Bảng 3.4 Bảng chức vụ nhân viên 44 Bảng 3.5 Bảng chấm công nhân viên 44 SVTH: Tống Thị Ngọc Bích iv GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Thủy DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ Tên sơ đồ, Nội dung Trang hình vẽ Hình 2.1 Sơ đồ tổng quát các thành phần của hệ thống thông tin 11 Hình 2.2 Sơ đồ chức năng của hệ thống thông tin 12 Hình 2.3 Sơ đồ khối về cơ cấu bộ máy của Công ty sản xuất thức ăn 24 chăn nuôi CNC Minh Tâm Hình 3.1 Sơ đồ phân câp chức năng 34 Hình 3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh 35 Hình 3.3 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1của hệ thống 36 Hình 3.4 Mô hình thực thể liên kết 37 Hình 3.5 Lƣợc đồ quan hệ các thực thể 38 Hình 3.6 Mô hình quan hệ 40 Hình 3.7 Giao diện Menu chính 44 Hình 3.8 Giao diện Quản lý nhân viên 45 Hình 3.9 Giao diện Quản lý chấm công 46 Hình 3.10 Giao diện Tính lƣơng nhân viên 47 Hình 3.11 Giao diện Tra cứu nhân viên 48 Hình 3.12 Giao diện Trợ giúp 49 Hình 3.13 Giao diện Chức năng quản lý nhân viên Hình 3.14 Giao diện Chức năng tính lƣơng nhân viên SVTH: Tống Thị Ngọc Bích v GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Thủy DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Nghĩa của từ Từ viết tắt 1 CNC Công nghệ cao 2 TT Thông tin 3 HTTT Hệ thống thông tin 4 CNTT Công nghệ thông tin 5 BHXH Bảo hiểm xã hội 6 BHYT Bảo hiểm y tế SVTH: Tống Thị Ngọc Bích vi GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Thủy LỜI MỞ ĐẦU Trong điều kiện bùng nổ của tri thức và thông tin, sự quá tải thông tin trở thành một gánh nặng và vì thế để tìm đƣợc những thông tin cần thiết cho việc ra quyết định hoặc giải quyết vấn đề là cực kỳ khó, tốn kém rất nhiều thời gian và công sức cho tất cả mọi ngƣời, do vậy công nghệ thông tin trở thành một phần không thể thiếu trong các chiến lƣợc cạnh tranh của các doanh nghiệp và quốc gia. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý đã trở nên khá phổ biến ở các mặt nhƣ: quản lý công văn đi đến, quản lý tài liệu- hồ sơ, quản lý tài chính – kế toán, quản lý nhân sự, quản lý khách hàng, quản lý thiết bị - vật tƣ, quản lý bán hàng,… Trong đó hệ thống thông tin quản lý nhân sự đang đƣợc các doanh nghiệp thƣơng mại quan tâm khá nhiều. Hệ thống thông tin quản lý nhân sự đã ra đời phục vụ cho công tác nghiệp vụ của con ngƣời làm giảm thiểu tối đa những vất vả trong công việc ví dụ nhƣ hồ sơ trƣớc đây phải lƣu trữ rất nhiều trong các kho chứa thì bây giờ chỉ cần một chiếc máy tính nhỏ gọn cũng có thể lƣu trữ cả kho hồ sơ của công ty. Em mong muốn tìm hiểu một phần nhỏ trong kho tàng phát triển của công nghệ thông tin, em đã đi vào tìm hiểu về cách thức tổ chức và hoạt động của Công ty sản xuất thức ăn chăn nuôi Công nghệ caoMinh Tâm để từ đó xây dựng phần “ Phân tích thiết kế Hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty sản xuất thức ăn chăn nuôi Công nghệ cao Minh Tâm” nhằm phục vụ cho lợi ích của công ty. Do năng lực có hạn và thời gian không cho phép, khóa luận do em thực hiện còn có thiếu sót, em mong đƣợc sự góp ý của quý thầy cô, em xin chân thành cảm ơn! SVTH: Tống Thị Ngọc Bích vii GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Thủy Chƣơng I. TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ 1.1 Tầm quan trọng và ý nghĩa của đề tài Quản lý nhân sự là một trong những vấn đề then chốt trong mọi công ty. Quản lý nhân sự không tốt sẽ dẫn đến nhiều vấn đề bất cập trong công ty: khi có sự thay đổi về hợp đồng ký đƣợc, cấp bậc, khen thƣởng, kỷ luật, chức danh... thì cán bộ tổ chức phải qua từng bƣớc tìm từng ngƣời để bổ sung sửa đổi cho phù hợp với thực tế, sau đó lại phải lƣu vào hồ sơ, vì vậy số lƣợng hồ sơ ngày một tăng, ngƣời quản lý hồ sơ cũng phải tăng theo dẫn đến quản lý cán bộ cũng gặp nhiều khó khăn; hay khi lấy ra một hồ sơ cán bộ nhân viên do cấp trên yêu cầu thì việc tìm kiếm gặp nhiều khó khăn tốn nhiều công sức thời gian; đặc biệt là phải kết xuất ra đƣợc các báo cáo nhƣ báo cáo lƣơng, báo cáo theo hồ sơ nhân viên,...cung cấp cho quá trình quản lý nhân sự. Các vấn đề trên không những gây nhiều trở ngại, ách tắc cho công việc mà còn có thể xảy ra sai sót nhầm lẫn.Vì vậy, yêu cầu đặt ra là làm thế nào để có thể lƣu trữ, cập nhật, tìm kiếm hồ sơ và lƣơng của nhân viên một cách hiệu quả nhất, giúp cho nhân viên trong công ty có thể yên tâm và thoải mái làm việc đạt kết quả cao. Công ty còn có nhiều thiếu sót trong việc kiểm soát cũng nhƣ nắm bắt nhân viên, việc quản lý vẫn ở dạng tin học hóa cục bộ và chƣa thống nhất, chƣa hình thành rõ ràng một hệ thống quản lý nhân sự. Thực tế hiện nay việc quản lý nhân sự tại công ty chỉ đƣợc xây dựng và quản lý trên Excel gây khó khăn rất nhiều cho cán bộ quản lý nhân sự. Vì vậy, việc xây dựng hệ thống quản lý nhân sự để nâng cao vấn đề nắm bắt con ngƣời, tổ chức, nhân viên của công ty là cần thiết. Xuất phát từ nhu cầu đó, em quyết định lựa chọn để tài: "Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty sản xuất thức ăn chăn nuôi công nghệ cao Minh Tâm". Đề tài nhằm mục đích đi sâu tìm hiểu quá trình quản lý nhân sự, cũng nhƣ phân tích những mặt mạnh và điểm yếu còn tồn tại để khắc phục, bổ sung, giúp nâng cao hiệu quả quản lý và khai thác tối ƣu nguồn nhân lực của công ty. 1.2 Tổng quan nghiên cứu đề tài Một số công trình nghiên cứu liên quan đến phân tích thiết kế hệ thống thông tin(HTTT) quản lý nhân sự: - Một số đồ án, chuyên đề về phân tích thiết kế HTTT quản lý nhân sự SVTH: Tống Thị Ngọc Bích 1 GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Thủy Luận văn tốt nghiệp của Phạm Thị Thu Huyền, lớp Tin 45A, Khoa Tin học kinh tế, Đại học Kinh tế quốc dân, 2008, với đề tài “Phân tích và thiết kế HTTT quản lý nhân sự tại Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST”. Đề tài đã đƣa ra một số lý luận về HTTT, cơ sở dữ liệu của HTTT và trình tự phân tích HTTT. Từ đó tiến hành phân tích và thiết kế HTTT quản lý nhân sự tại Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST. Luận văn tốt nghiệp của Nguyễn Thị Loan, lớp Tin 46A, Khoa Tin học kinh tế, Đại học Kinh tế quốc dân, 2009, với đề tài “Phân tích và thiết kế HTTT quản lý nhân sự tại Công ty cổ phần Goldstar Việt Nam”. Đề tài đã nêu khái quát về tổ chức hoạt động trong Công ty từ đó đƣa ra mục tiêu của đề tài. Tuy nhiên các đề tài còn tồn tại một số vấn đề nhƣ sau: Chƣa nêu bật đƣợc tầm quan trọng ý nghĩa của đề tài, phân tích đánh giá thực trạng quản lý nhân sự tại công ty còn chung chung chƣa cụ thể để làm rõ ƣu điểm và nhƣợc điểm của công tác quản lý nhân sự tại Công ty. Do đó, các đề tài thiếu tính thực tiễn chƣa đáp ứng đƣợc nhu cầu của các nhà quản lý trong quản lý nhân sự. - Một số phần mềm quản lý bán hàng được cung cấp trên thị trường. Hiện tại trên thị trƣờng có rất nhiều sản phẩm phần mềm quản lý bán hàng nhƣ: Bizzone, MisaHRM.NET, OrangeHRM, WaypointHR, Open Applicant, Latric Tuy nhiên, Công ty sản xuất thức ăn chăn nuôi Công nghệ cao ( CNC) Minh Tâm là một doanh nghiệp kinh doanh quy mô vừa, đang trên đà mở rộng và phát triển và hoàn thiện, các nghiệp vụ phát sinh và yêu cầu quản lý có nhiều nét riêng, nếu sử dụng các phần mềm đóng gói sẵn có trên thị trƣờng sẽ dẫn đến sự không phù hợp, do vậy cần phải đi phân tích thiết kế một HTTT quản lý nhân sự trên cơ sở nghiên cứu thực trạng về quy trình quản lý nhân sự để hệ thống mới phù hợp với đơn vị, đem lại hiệu quả cao hơn trong quản lý 1.3 Mục tiêu của đề tài Việc phân tích thiết kế HTTT quản lý nhân sự tại Công ty sản xuất thức ăn chăn nuôi CNC Minh Tâm nhằm các mục đích nhƣ sau: - Quản lý hồ sơ cán bộ. - Cung cấp HTTT phản ánh có hệ thống, khái quát và chi tiết vấn đề có liên quan đến đội ngũ nhân sự trong các phòng ban của công ty. SVTH: Tống Thị Ngọc Bích 2 GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Thủy Trên cơ sở thông tin(TT) của từng nhân sự trong từng phòng ban, cán bộ quản lý thực hiện các công việc sau: - Phân tích, thiết kế hệ thống chƣơng trình lƣu trữ, tra cứu nhanh các TT với độ chính xác, tin cậy cao trong thời gian nhanh nhất. - Cung cấp nhanh chóng, đầy đủ chính xác TT theo yêu cầu của cán bộ quản lý, các cấp lãnh đạo có liên quan. - Các đơn vị gửi báo cáo lên không phải thông qua nhiều công văn giấy tờ mà chỉ cần một đĩa mềm do hệ thống lƣu trữ của các số liệu sau đó gửi lên trên, hệ thống sẽ tự động xử lý và in ra báo cáo. Mỗi đề tài có những điểm mạnh và điểm yếu riêng, vấn đề mà chúng tôi ƣu tiên khi chọn lựa đề tài phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân sự là đƣa ra đƣợc các mẫu quản lý nhân sự: dễ sử dụng, có thể mô hình hóa một cách tổng quát nhất các vấn đề đặt ra trong thực tế, có khả năng áp dụng cho lớp các bài toán phục vụ quản lý và có khả năng chuyển thành chƣơng trình sử dụng trong thực tế nhanh nhất 1.4 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu Đối tƣợng Trong khuôn khổ phạm vi khóa luận tốt nghiệp, đối tƣợng nghiên cứu của đề tài là cán bộ nhân viên của Công ty sản xuất thức ăn chăn nuôi CNC Minh Tâm nhằm phân tích, thiết kế HTTT quản lý nhân sự phù hợp Phạm vi nghiên cứu: Đánh giá thực trạng về công tác quản lý nhân sự tại Công ty sản xuất thức ăn chăn nuôi CNC Minh Tâm từ năm 2009 – 2012. Phƣơng pháp thực hiện phân tích và thiết kế hệ thống theo hƣớng chức năng. 1.5 Phƣơng pháp nghiên cứu và thực hiện đề tài  Phƣơng pháp thu thập dữ liệu Thu thập TT là công đoạn đầu tiên trong quá trình phân tích hệ thống. Mục tiêu của công đoạn này đó là có đƣợc các TT liên quan đến mục tiêu đã đề ra với độ tin cậy và chính xác cao. Phƣơng pháp thu thập TT trong giai đoạn này bao gồm: Phƣơng pháp thu thập qua phiếu điều tra Phƣơng pháp phỏng vấn Phƣơng pháp quan sát hệ thống Phƣơng pháp thu thập dữ liệu thứ cấp SVTH: Tống Thị Ngọc Bích 3 GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Thủy  Phƣơng pháp phân tích và xử lý dữ liệu Phƣơng pháp định lƣợng Dữ liệu sau khi thu thập sẽ đƣợc đƣa ra phân tích thông qua việc sử dụng phần mềm excel để xử lý TT sơ cấp thông qua bảng câu hỏi đƣợc thiết kế sẵn, đánh giá các dữ liệu thu thập đƣợc, có thể rút ra một số đánh giá về thực trạng công tác quản lý nhân sự và tình hình HTTT quản lý nhân sự tại công ty. Phƣơng pháp định tính Tiến hành chọn lọc, phân tích, tổng hợp các dữ liệu thu thập đƣợc thông qua các câu hỏi phỏng vấn chuyên sâu và các dữ liệu, TT đƣợc thu thập từ các nguồn khác (nhƣ Internet...) nhằm chọn đƣợc TT phù hợp với mục đích sử dụng và nội dung nghiên cứu.  Công cụ sử dụng để thực hiện đề tài Lựa chọn ngôn ngữ lập trình đóng một vai trò quan trọng đối với thành công của chƣơng trình. Việc lựa chọn ngôn ngữ lập trình nào là dựa trên nhiều yếu tố khách quan, chủ quan nhƣ khả năng của ngƣời sử dụng, thói quen của ngƣời sử dụng, yều cầu về môi trƣờng phần cứng, phần mềm… Chƣơng trình quản lý nhân sự hiện tại của công ty la do lập trình bằng ngôn ngữ Foxpro cho nên khả năng bảo mật thông tin kém. Do đó với đề tài này em đã quyết định sử dụng ngôn ngữ lập trình Microsoft Visual Basic 6.0 kết hợp với hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access 2000. - Với hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access 2000 giúp ta có thể tạo ra và duy trì các bảng dữ liệu gọi là các Table. Nhờ Access ta còn có thể tổ chức cơ sở dữ liệu gồm rất nhiều bảng khác nhau, đồng thời tạo ra mối liên kết giữa các bảng thông qua thuộc tính khoá ngoại lai, từ đó có thể trích rút hoặc thao tác trên cơ sở dữ liệu một cách chính xác, đây chính là mô hình hệ thống quản trị dữ liệu quan hệ. Một nhóm các Table có liên quan với nhau đƣợc quản lý bởi một Database. - Sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual Basic để thiết kế các form và viết phần mã lệnh. Khi lập trình qua Visual Basic có thể thấy ngay qua từng thao tác và giao diện khi chƣơng trình thực hiện. Đồng thời Visual Basic còn cho phép ta chỉnh sửa 1 cách nhanh chóng, đơn giản về kích thƣớc màu sắc, hình dáng của các đối tƣợng có trong ứng dụng cũng nhƣ thiết kế dữ liệu cho ứng dụng đó. SVTH: Tống Thị Ngọc Bích 4 GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Thủy - Ngoài ra, chƣơng trình con sử dụng phần mềm Tiếng Việt trong khi tạo các mã chƣơng trình 1.6 Kết cấu khóa luận Ngoài các phần lời cảm ơn, lời mở đầu, danh sách bảng, biểu, hình vẽ, danh sách các từ viết tắt, mục lục, danh sách tài liệu tham khảo, phụ lục, thì kết cấu khóa luận gồm các chƣơng sau: - Chƣơng I: Tổng quan về phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự: Nêu ra tính cấp thiết, mục tiêu và phạm vi nghiên cứu của đề tài. Bên cạnh đó, em sẽ đƣa ra những phƣơng pháp nghiên cứu và các công cụ để thực hiện đề tài. - Chƣơng II: Cơ sở lý luận và thực trạng quản lý nhân sự tại Công ty sản xuất thức ăn chăn nuôi CNC Minh Tâm: Đƣa ra các cơ sở lý luận về thông tin, hệ thống thông tin. Khái niệm và những đặc điểm của phân tích thiết kế hƣớng chức năng. Nêu ra những thực trạng, những tồn tại và khó khăn tại công ty sản xuất thức ăn chăn nuôi CNC Minh Tâm, từ đó đề ra phƣơng án giải quyết. - Chƣơng III: Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho Công ty sản xuất thức ăn chăn nuôi công nghệ cao Minh Tâm theo hƣớng chức năng và kiến nghị để khắc phục những hạn chế, cải thiện thực tiễn mà chƣơng 2 đã chỉ ra. SVTH: Tống Thị Ngọc Bích 5 GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Thủy Chƣơng II. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY SẢN XUẤT THỨC ĂN CHĂN NUÔI CNC MINH TÂM 2.1 Cơ sở lý luận 2.1.1 Khái niệm thông tin, hệ thống thông tin Khái niệm thông tin Thông tin là các tin tức mà con ngƣời trao đổi với nhau, hay nói rộng hơn thông tin bao gồm những tri thức về các đối tƣợng. ( Giáo trình Tổ chức Hệ thống thông tin thị trường và thương mại vĩ mô, Đại học Thương Mại). Thông tin vừa là nguyên liệu đầu vào vừa là sản phẩm đầu ra của hệ thống quản lý. Tiếp nhận và xử lý thông tin là yêu cầu cần thiết của nhà quản lý, để thực hiện các chức năng và các hoạt động quản lý, hoạch định chính sách, các quyết định kinh tế đối với các doanh nghiệp. Khái niệm hệ thống thông tin Hệ thống thông tin là một tập hợp những con ngƣời, các thiết bị phần cứng, phần mềm dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lƣu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc đƣợc gọi là môi trƣờng. (Giáo trình Quản trị Hệ thống thông tin doanh nghiệp, Đại học Thương mại). Tùy thuộc vào mỗi hệ thống mà mô hình HTTT của mỗi tổ chức có đặc thù riêng, tuy nhiên chúng vẫn tuân theo một quy tắc nhất định. HTTT đƣợc thực hiện bởi con ngƣời, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học, nhiệm vụ của HTTT trong doanh nghiệp là xử lý các TT trong tổ chức thuộc nhiều bộ phận nhƣ TT kinh doanh, TT nhân sự, khách hàng,…. Ta hiểu xử lý TT là tập hợp những thao tác áp dụng lên TT nhằm chuyển chúng về một dạng trực tiếp sử dụng đƣợc, làm cho chúng trở thành hiểu đƣợc, tổng hợp hơn, truyền đạt hơn, hoặc có dạng đồ họa… 2.1.2 Các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin Mỗi hệ thống thông tin có năm bộ phận: Phần cứng, phần mềm, dữ liệu, mạng, con ngƣời: SVTH: Tống Thị Ngọc Bích 6 GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Thủy Hình 2.1. Sơ đồ tổng quát các thành phần của HTTT (Nguồn: Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý, Đại học Thương mại) Phần cứng: Là các bộ phận cụ thể của máy tính hay hệ thống máy tính, hệ thống mạng sử dụng làm thiết bị kỹ thuật hỗ trợ hoạt động trong HTTT. Phần cứng trong HTTT là công cụ kỹ thuật để thu thập, xử lý, truyền thông tin. Phần mềm: là tập hợp những câu lệnh đƣợc viết bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ lập trình theo một trật tự xác định nhằm tự động hóa thực hiện một số chức năng hoặc giải quyết một bài toán nào đó. Dữ liệu: Tài nguyên về dữ liệu gồm các cơ sở dữ liệu. Cơ sở dữ liệu là tập hợp các bảng có liên quan tới nhau đƣợc tổ chức và lƣu trữ trên các thiết bị tin học, chịu sự quản lý của một hệ thống chƣơng trình máy tính, nhằm cung cấp thông tin cho nhiều ngƣời sử dụng khác nhau. Cơ sở dữ liệu cần phải đƣợc thu thập, lựa chọn và tổ chức một cách khoa học để tạo điều kiện cho ngƣời sử dụng có thể truy cập một cách dễ dàng, thuận tiện và nhanh chóng. Mạng: Mạng máy tính là tập hợp các máy tính độc lập đƣợc kết nối với nhau thông qua các đƣờng truyền vật lý và tuân theo quy ƣớc thông tin nào đó.Hệ thống mạng cho phép chia sẻ tài nguyên trong hệ thống. Hệ thống mạng truyền thông cho phép trao đổi thông tin giữa ngƣời sử dụng ở các vị trí địa lý khác nhau bằng các phƣơng tiện điện tử. Nhƣ vậy, việc quản lý các tài nguyên trong hệ thống có sự thống nhất và tập trung. SVTH: Tống Thị Ngọc Bích 7 GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Thủy Con người: Con ngƣời trong HTTT là chủ thể điều hành và sử dụng HTTT. Đây là thành phần quan trọng nhất của một HTTT. Trong một HTTT phần cứng và phần mềm đƣợc coi là đối tƣợng trung tâm còn con ngƣời đóng vai trò quyết định. Con ngƣời là chủ thể, trung tâm thu thập, xử lý số liệu, thông tin để máy tính xử lý. Công tác quản trị nhân sự HTTT trong doanh nghiệp là công việc lâu dài và khó khăn nhất. 2.1.3 Chức năng của hệ thống thông tin trong tổ chức Lƣu trữ Xử lý Thu thập Phân tích Phân phối Sắp xếp Tính toán Phản hồi Hình 2.2 . Sơ đồ chức năng của hệ thống thông tin. (Nguồn: Giáo trình quản trị Hệ thống thông tin doanh nghiệp, Đại học Thương mại) Một HTTT bao gồm các chức năng thu thập, xử lý, lƣu trữ, phân phối và phản hồi thông tin nhằm phục vụ mục đích sử dụng của con ngƣời. 2.1.4 Các giai đoạn xây dựng hệ thống thông tin Việc xây dựng HTTT quản lý bao gồm 7 giai đoạn. Mỗi giai đoạn bao gồm nhiều công đoạn khác nhau. 2.1.4.1Giai đoạn đánh giá yêu cầu Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo, tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính hiệu quả và khả thi của một sự án xây dựng HTTT quản lý. Giai đoạn này gồm các công đoạn sau: - Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu. - Làm rõ yêu cầu. - Đánh giá khả năng thực thi. - Báo cáo đánh giá yêu cầu SVTH: Tống Thị Ngọc Bích 8 GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Thủy 2.1.4.2 Giai đoạn phân tích chi tiết Nhằm hiểu rõ vấn đề đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của vấn đề đó, xác định đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định những mục tiêu mà HTTT mới phải đạt đƣợc. Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay ngừng phát triển hệ thống mới. Giai đoạn này gồm các công đoạn sau: - Lập kế hoạch phân tích chi tiết - Nghiên cứu môi trƣờng của hệ thống đang tồn tại - Nghiên cứu hệ thống thực tại - Đƣa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp - Đánh giá lại tính khả thi - Thay đổi đề xuất dự án - Báo cáo phân tích chi tiết 2.1.4.3 Giai đoạn thiết kế logic Giai đoạn này xác định tất cả các thành phần logic của một HTTT, cho phép loại bỏ các vấn đề của hệ thống thực tế và cho phép đạt đƣợc những mục tiêu đã đặt ra ở giai đoạn trƣớc. Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao gồm TT mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra, nội dung của cơ sở dữ liệu, các xử lý và hợp thức hóa sẽ phải thực hiện và các dữ liệu sẽ đƣợc nhập vào. Gồm các công đoạn sau: - Thiết kế cơ sở dữ liệu - Thiết kế xử lý - Thiết kế các luồng dữ liệu vào - Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic - Hợp thức hóa cho mô hình logic 2.1.4.4 Giai đoạn đề xuất các phƣơng án giải pháp Từ mô hình logic, chúng ta phải đƣa ra các giải pháp khác nhau để cụ thể hóa mô hình logic đó. Mỗi giải pháp là một phác họa của mô hình vật lý ngoài, ứng với mỗi phƣơng án đều có các khuyến nghị cụ thể, phải có những phân tích về chi phí, lợi ích. Các công đoạn của giai đoạn này gồm: - Xác định các ràng buộc tin học và các ràng buộc tổ chức SVTH: Tống Thị Ngọc Bích 9 GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Thủy - Xây dựng các phƣơng án của giải pháp - Đánh giá các phƣơng án của giải pháp - Báo cáo các giai đoạn đó 2.1.4.5Giai đoạn thiết kế vật lý ngoài Bao gồm tài liệu chứa tất cả các đặc trƣng của hệ thống mới cần có và tài liệu dành cho ngƣời sử dụng mà nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hóa. Gồm những công đoạn chính sau: - Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài - Thiết kế chi tiết các giao diện - Thiết kế các hình thức tƣơng tác với phần tin học hóa - Thiết kế các thủ tục thủ công - Báo cáo về thiết kế vật lý ngoài 2.1.4.6 Giai đoạn triển khai kỹ thuật hệ thống Tin học hóa HTTT. Các công đoạn chính ở giai đoạn này: - Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật - Thiết kế vật lý trong - Lập trình - Thử nghiệm hệ thống - Chuẩn bị tài liệu 2.1.4.7 Giai đoạn cài đặt và khai thác hệ thống Đây là giai đoạn chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. Giai đoạn này gồm các công đoạn sau: - Lập kế hoạch cài đặt - Chuyển đổi - Khai thác và bảo trì - Đánh giá 2.1.5 Xây dựng Hệ thống thông tin hƣớng chức năng Phương pháp hướng cấu trúc Đặc trƣng của phƣơng pháp hƣớng cấu trúc là phân chia chƣơng trình chính thành nhiều chƣơng trình con, mỗi chƣơng trình con nhằm đến thực hiện một công việc xác định. SVTH: Tống Thị Ngọc Bích 10 GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Thủy Cách thực hiện của phƣơng pháp hƣớng cấu trúc là phƣơng pháp thiết kế từ trên xuống (top-down). Phƣơng pháp này tiến hành phân rã bài toán thành các bài toán nhỏ hơn, rồi tiếp tục phân rã các bài toán con cho đến khi nhận đƣợc bài toán có thể cài đặt đƣợc ngay sử dụng các hàm ngôn ngữ lập trình hƣớng cấu trúc. - Đặc điểm: + Tập trung vào công việc cần thực hiện (thuật toán) + Chƣơng trình lớn đƣợc chia thành các hàm nhỏ hơn. + Phần lớn các hàm sử dụng dữ liệu chung + Các hàm (thủ tục) truyền TT cho nhau thông qua cơ chế truyền tham số. + Dữ liệu trong hệ thống đƣợc chuyển động từ hàm này sang hàm khác. + Đóng gói chức năng (sử dụng hàm/thủ tục mà không cần biết nội dung cụ thể) + Chƣơng trình đƣợc thiết kế theo cách tiếp cận từ trên xuống (top – down)  Phân tích hệ thống thông tin Phân tích chức năng: Trong giai đoạn phải tiến hành mô hình hoá HTTT để thấy đƣợc những chức năng, ƣu điểm của HTTT mới so với HTTT cũ. Các công cụ dùng để mô hình hoá HTTT: Biểu đồ phân cấp chức năng, biểu đồ luồng dữ liệu.  Biểu đồ phân cấp chức năng - Khái niệm: Là công cụ biểu diễn việc phân rã có thứ bậc đơn giản các công việc cần thực hiện. Mỗi công việc đƣợc chia ra làm các công việc con, số mức chia ra phụ thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống. - Thành phần: + Các chức năng: Đƣợc ký hiệu bằng hình chữ nhật trên có gán tên nhãn Kí hiệu: Tên chức năng + Kết nối: Kết nối giữa các chức năng mang tính chất phân cấp và đƣợc ký hiệu bằng đoạn thẳng nối chức năng cha tới chức năng con. SVTH: Tống Thị Ngọc Bích 11 GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Thủy  Biểu đồ luồng dữ liệu. - Khái niệm: Là công cụ mô tả các dòng thông tin liên hệ giữa các chức năng với nhau và giữa các chức năng với môi trƣờng bên ngoài. - Thành phần: + Chức năng xử lý: Là chức năng biểu đạt các thao tác, nhiệm vụ hay tiến trình xử lý nào đó. Tính chất quan trọng của chức năng là biến đổi TT từ đầu vào theo một cách nào đó nhƣ tổ chức lại TT hoặc tạo ra TT mới. Biểu diễn: Hình tròn hoặc hình oval trong có tên chức năng. Tên chức năng là một động từ (có thể kèm thêm bổ ngữ). Tên chức năng + Luồng dữ liệu: Là việc chuyển giao TT (dữ liệu) vào hoặc ra khỏi chức năng nào đó. Biểu diễn: Là mũi tên có hƣớng trên đó có ghi tên luồng dữ liệu. Tên luồng dữ liệu là một danh từ (có thể kèm tính từ). Tên luồng dữ liệu + Kho dữ liệu: Là các TT cần lƣu giữ lại trong một khoảng thời gian, để sau đó có một hoặc nhiều chức năng truy nhập vào. Biểu diễn: Cặp đƣờng thẳng song song, bên trong có tên kho. Tên kho là danh từ hoặc là danh sách thuộc tính. Tên kho dữ liệu + Tác nhân ngoài: Là một ngƣời, nhóm ngƣời hay tổ chức ở bên ngoài lĩnh vực nghiên cứu của hệ thống nhƣng đặc biệt có một số hình thức tiếp xúc, trao đổi TT với hệ thống. Sự có mặt của các nhân tố này trên sơ đồ chỉ ra giới hạn của hệ thống, định rõ mối quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài. Biểu diễn: Hình chữ nhật bên trong có ghi tên tác nhân ngoài. Tên tác nhân ngoài là một danh từ. Tên tác nhân ngoài + Tác nhân trong: Là một chức năng hay một hệ thống con của hệ thống đƣợc mô tả ở trang khác của biểu đồ. SVTH: Tống Thị Ngọc Bích 12 GVHD: TS. Nguyễn Thị Thu Thủy Biểu diễn: Hình chữ nhật khuyết một cạnh, bên trong ghi tên tác nhân trong. Tên tác nhân trong là động từ (có thể kèm theo bổ ngữ). Tên tác nhân trong . Các mức của biểu đồ luồng dữ liệu Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) thể hiện khái quát nội dung chính của HTTT. Sơ đồ này không đi vào chi tiết mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống. Phân rã sơ đồ Để mô tả hệ thống chi tiết hơn ngƣời ta dùng kỹ thuật phân rã (Explosion) sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ mức ngữ cảnh, ngƣời ta phân rã sơ đồ thành sơ đồ mức 1, mức 2…. Phân tích dữ liệu Phân tích dữ liệu là một phƣơng pháp xác định các đơn vị TT cơ sở có ích cho hệ thống và định rõ mối quan hệ bên trong hoặc các tham khỏa giữa chúng. Điều này có nghĩa là mọi phần dữ liệu sẽ chỉ đƣợc lƣu trữ một lần trong toàn bộ hệ thống của tổ chức và có thể thâm nhập đƣợc từ bất kỳ chƣơng trình nào; phải có chỗ cho mọi thứ đều ở đúng chỗ của nó. Công cụ sử dụng cho việc này chính là mô hình thực thể. Mô hình thực thể liên kết còn gọi là mô hình dữ liệu logic hoặc sơ đồ tiêu chuẩn. Mô hình thực thể liên kết đƣợc xây dựng từ các khái niệm logic chính: + Thực thể: Là chỉ đối tƣợng, nhiệm vụ, sự kiện trong thế giới thực hay tƣ duy đƣợc quan tâm trong quản lý. Một thực thể tƣơng đƣơng với một dòng trong bảng nào đó. Ví dụ: Thực thể Nhân viên +Kiểu thực thể: Là nhóm một số thực thể lại, mô tả cho một loại TT chứ không phải là bản thân TT. Các kiểu thực thể quan trọng nhất rơi vào ba phạm trù: TT liên quan tới một trong các giao dịch chủ yếu của hệ thống TT liên quan đến các thuộc tính hoặc tài nguyên của hệ thống SVTH: Tống Thị Ngọc Bích 13