Tài liệu KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI UBND QUẬN THANH KHÊ, ĐÀ NẴNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHẢO SÁT, ĐÁNH GIÁ TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI UBND QUẬN THANH KHÊ, ĐÀ NẴNG BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng Giảng viên giảng dạy: ThS. Nguyễn Đăng Việt Mã phách: …………… Đà Nẵng, tháng 12 năm 2017 PHIẾU LÀM PHÁCH HÌNH THỨC TIỂU LUẬN Mã phách Họ và tên sinh viên: LÊ BẢO TRÂN Ngày sinh: 08/7/1996 Mã sinh viên: 1405QTVD-MT046 Lớp: 1405QTVD Khoa: Quản trị văn phòng Tên Tiểu luận: Khảo sát, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân quận Thanh Khê, thành phố Đà Nẵng Học phần: Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng Giảng viên phụ trách: ThS. Nguyễn Đăng Việt Sinh viên Lê Bảo Trân Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng ThS. Nguyễn Đăng Việt LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng em, mọi số liệu và nội dung đều trung thực, khách quan, không sao chép của người khác. Em xin chịu trách nhiệm về nghiên cứu của mình. Người cam đoan Lê Bảo Trân 1 Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng ThS. Nguyễn Đăng Việt LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài tiểu luận này, em nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình, vì thế em xin chân thành cảm ơn đến quý thầy cô giáo, bạn bè và đặc biệt là thầy Nguyễn Đăng Việt đã tận tình hướng dẫn, động viên và giúp đỡ em hoàn thành đề tài này. Em xin chân thành cảm ơn! 2 Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng ThS. Nguyễn Đăng Việt DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Từ/ Cụm từ được viết tắt Ủy ban nhân dân Hội đồng nhân dân Công nghệ thông tin Văn thư lưu trữ Ký tự viết tắt UBND HĐND CNTT VTLT 3 Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng ThS. Nguyễn Đăng Việt MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN 1 LỜI CẢM ƠN 2 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 3 MỤC LỤC 4 LỜI NÓI ĐẦU 6 CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA BAN NHÂN DÂN QUẬN THANH KHÊ, THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG ỦY 8 1.1. Lịch sử hình thành 8 1.2. Cơ cấu tổ chức 9 1.3. Chức năng nhiệm vụ 10 1.3.1. Chức năng 10 1.3.2. Nhiệm vụ 10 1.4. Giới thiệu sơ lược về Văn phòng UBND quận Thanh Khê 11 1.4.1. Vị trí, chức năng 11 1.4.2. Chức năng 11 1.4.3. Nhiệm vụ, quyền hạn 11 1.4.4. Cơ cấu tổ chức 12 CHƯƠNG 2. TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 13 2.1. Trách nhiệm tổ chức thiết lập bộ phận văn thư – lưu trữ 13 2.2. Trách nhiệm tuyển chọn cán bộ văn thư – lưu trữ 15 2.2.1. Tiêu chuẩn chung của công chức chuyên ngành văn thư – lưu trữ 15 2.2.2. Mô tả, thống kê về cán bộ VTLT tại Văn phòng UBND quận Thanh Khê 20 2.3. Trách nhiệm tổ chức xây dựng các văn bản của cơ quan về văn thư – lưu trữ 20 2.4. Trách nhiệm tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá về văn thư – lưu trữ 21 2.4.1. Trách nhiệm tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ 21 2.4.2. Trách nhiệm kiểm tra, đánh giá 22 4 Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng ThS. Nguyễn Đăng Việt CHƯƠNG 3. CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 26 3.1. Nhận xét, đánh giá 26 3.1.1. Ưu điểm 26 3.1.2. Nhược điểm 26 3.1.3. Nguyên nhân 27 3.2. Các giải pháp 27 3.2.1. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo văn phòng về công tác văn thư – lưu trữ 27 3.2.2. Xây dựng và ban hành văn bản quy định trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng về công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ 29 3.2.3. Xây dựng và ban hành các văn bản quy chế, quy định về văn thư – lưu trữ, danh mục hồ sơ 30 3.2.4. Tổ chức đào tạo hướng dẫn cán bộ về văn thư – lưu trữ 30 3.2.5. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ 32 KẾT LUẬN 34 TÀI LIỆU THAM KHẢO 36 PHỤ LỤC 37 5 Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng ThS. Nguyễn Đăng Việt LỜI NÓI ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Khi các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp được thành lập, công tác VTLT tất yếu được hình thành nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho nhu cầu giải quyết công việc của các cấp lãnh đạo, quản lý, và ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Liên hệ khảo sát tại UBND quận Thanh Khê, thành phố Đà Nẵng, em có cơ hội mở rộng kiến thức của mình về công tác văn phòng và qua trải nghiệm thực tế với công việc, em nhận thấy rằng công tác văn thư có vai trò rất quan trọng, là một bộ phận không thể thiếu và là nội dung quan trọng, chiếm một phần lớn công việc trong Văn phòng. Để công tác VTLT phát huy hết vai trò của mình, không thể không nhắc đến trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý. Vì vậy, em xin trình bày bài tiểu luận với đề tài “Khảo sát, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại UBND quận Thanh Khê, thành phố Đà Nẵng”, nhằm tìm hiểu sâu về vai trò của lãnh đạo văn phòng trong công tác VTLT. 2. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài Đối tượng nghiên cứu: Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác VTLT. Phạm vi nghiên cứu: UBND quận Thanh Khê. 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu Nghiên cứu về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác VTLT của UBND quận Thanh Khê, thành phố Đà Nẵng để chúng ta hiểu rõ hơn tầm quan trọng của lãnh đạo văn phòng trong công tác này, từ đó đưa ra được những giải pháp thiết thực để nâng cao hiệu quả công tác tổ chức, quản lý công tác VTLT tại UBND quận Thanh Khê. 4. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng Cơ sở phương pháp luận: Căn cứ vào các văn bản quy định về công tác tổ chức, quản lý công tác VTLT của UBND cấp quận; các tài liệu liên quan và tình hình thực tiễn của cơ quan. 6 Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng ThS. Nguyễn Đăng Việt Phương pháp nghiên cứu: - Phương pháp quan sát Phương pháp mô tả Phương pháp phân tích – tổng hợp Phương pháp điều tra – khảo sát Phương pháp nghiên cứu tài liệu 5. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài Đề tài được thể hiện mang tính thiết thực, gắn liền với thực tế. Bài viết bố cục rõ ràng, dễ hiểu, phù hợp cho việc tham khảo, nghiên cứu của cán bộ, công chức làm công tác văn phòng tại các UBND cấp quận (huyện) và sinh viên chuyên ngành quản trị văn phòng các khóa. 6. Cấu trúc của đề tài Nội dung của bài tiểu luận gồm 3 chương: Chương 1. Khái quát về tổ chức và hoạt động của UBND quận Thanh Khê, thành phố Đà Nẵng. Chương 2. Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác VTLT Chương 3. Các giải pháp nâng cao trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác VTLT. 7 Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng ThS. Nguyễn Đăng Việt CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN THANH KHÊ, THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 1.1. Lịch sử hình thành Thực hiện Nghị quyết kỳ họp thứ 10 (ngày 06-11-1996) Quốc hội khoá IX, ngày 01-01-1997, Đà Nẵng được tách khỏi tỉnh Quảng Nam-Đà Nẵng, trở thành thành phố trực thuộc Trung ương. Đây là mốc lịch sử quan trọng mở đầu giai đoạn phát triển của thành phố Đà Nẵng trong thời kỳ mới, UBND quận Thanh Khê được thành lập gắn với sự ra đời của quận Thanh Khê theo Nghị định số 07/1997/NĐ-CP ngày 23-01-1997 của Chính phủ. Quận Thanh Khê khi mới thành lập có 8 phường: Thạc Gián, Vĩnh Trung, Tân Chính, Tam Thuận, Chính Gián, Xuân Hà, Thanh Lộc Đán, An Khê, với diện tích đất liền là 9,28 km2 và 4km chiều dài bờ biển, dân số 164.730 người. Tháng 8 năm 2005, thực hiện Nghị định số 102/2005/NĐ-CP ngày 05-8-2005 của Chính phủ, quận Thanh Khê có 2 phường An Khê và Thanh Lộc Đán, mỗi phường chia tách thành 2 đơn vị hành chính mới: phường An Khê chia tách thành 2 phường An Khê và Hòa Khê; phường Thanh Lộc Đán chia tách thành 2 phường Thanh Khê Đông và Thanh Khê Tây. Quận Thanh Khê hiện có 10 phường, với diện tích 9,44 km2, dân số 180.910 người, mật độ dân số trung bình 19.164 người/km2. Mặc dù có nhiều khó khăn, thách thức mới luôn đặt ra cho UBND và nhân dân quận trong những năm qua, nhưng với quyết tâm và nỗ lực, tận dụng lợi thế, khai thác tiềm năng, phát huy tối đa nguồn lực, tranh thủ sự giúp đỡ của thành phố và Trung ương, chú trọng huy động sức mạnh toàn dân, tạo niềm tin và sự đoàn kết trong cán bộ, đảng viên và các tầng lớp nhân dân, vượt qua mọi khó khăn, thách thức, không ngừng phấn đấu vươn lên xây dựng quận phát triển toàn diện; chăm lo xây dựng Đảng, chính quyền, Mặt trận Tổ quốc, các đoàn thể chính trị-xã hội; phát huy dân chủ, tạo sức mạnh đoàn kết toàn dân, tạo sự đồng thuận xã hội, đóng góp xứng đáng vào sự phát triển chung của thành phố Đà Nẵng. 1.2. Cơ cấu tổ chức Ủy ban nhân dân quận Thanh Khê gồm có 01 Chủ tịch, 03 Phó Chủ tịch và các cơ quan chuyên môn. a) Chủ tịch UBND quận là người đứng đầu UBND quận, có trách nhiệm chỉ đạo, điều hành, quản lý các hoạt động của UBND theo đúng chức năng, 8 Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng ThS. Nguyễn Đăng Việt nhiệm vụ được quy định trong Hiến pháp, pháp luật và Luật Tổ chức chính quyền địa phương. b) Phó Chủ tịch giúp Chủ tịch phụ trách và theo dõi một số mặt công tác, chịu trách nhiệm trước Chủ tịch và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công. Khi Chủ tịch vắng mặt, một Phó Chủ tịch được Chủ tịch ủy nhiệm điều hành hoạt động của UBND; c) Cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân gồm có các phòng và cơ quan tương đương phòng. Sơ đồ cơ cấu tổ chức UBND quận Thanh Khê PCT PCT Thường phụ trách trực phụ trách Văn xã Tài chính, Nhân sự TP TP Trung TP TP Văn Tài TP Đội Kiểm tra Quy Thanh chính hóa Giáo tâm Tư LĐT Nội Nhà thi Trưởng Trung Hội 9Kinh –Kế pháp văn dục tra tế BXH vụ đấu ngành Banthông Quản chữ tâm Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng ThS. Nguyễn Đăng Việt 1.3. Chức năng nhiệm vụ 1.3.1. Chức năng UBND quận Thanh Khê do HĐND quận Thanh Khê bầu, là cơ quan chấp hành của HĐND quận, cơ quan hành chính nhà nước cấp quận, chịu trách nhiệm trước HĐND quận và UBND thành phố Đà Nẵng. UBND quận Thanh Khê chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật và các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên, nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển Kinh tế - Phường hội, củng cố Quốc phòng an ninh, thực hiện các chính sách khác trên địa bàn. UBND quận thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở. 1.3.2. Nhiệm vụ Xây dựng, trình HĐND quận quyết định các nội dung sau: những vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của HĐND quận; các kế hoạch phát triển kinh tế - phường hội trung hạn và hằng năm của quận, dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn, dự toán thu, chi ngân sách địa phương và phân bổ dự toán ngân sách quận, điều chỉnh dự toán ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết, quyết toán ngân sách địa phương, quyết định, chủ trương đầu tư chương trình, dự án trên địa bàn quận trong phạm vi được phân quyền; đề ra các biện pháp để thực hiện các nhiệm vụ do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, và tổ chức thực hiện các nghị quyết của HĐND quận. Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận. Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và bảo đảm việc thi hành Hiến pháp và pháp luật, xây dựng chính quyền và địa giới hành chính, giáo dục, đào tạo, khoa học, công nghệ, văn hóa, thông tin, thể dục, thể thao, y tế, lao động, chính sách phường hội, dân tộc, tôn giáo, quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn phường hội, hành chính tư pháp, bổ trợ tư pháp và các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật. Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy quyền. 10 Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng ThS. Nguyễn Đăng Việt Phân cấp, ủy quyền cho UBND phường, cơ quan, tổ chức khác thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận. 1.4. Giới thiệu sơ lược về Văn phòng UBND quận Thanh Khê 1.4.1. Vị trí, chức năng Văn phòng UBND quận Thanh Khê là cơ quan chuyên môn thuộc UBND quận, có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của UBND quận; đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Văn phòng UBND thành phố, Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc hội và HĐND thành phố. 1.4.2. Chức năng Văn phòng UBND quận Thanh Khê có chức năng tham mưu, tổng hợp cho UBND về hoạt động của UBND quận; tham mưu, giúp UBND quận quản lý nhà nước đối với lĩnh vực ngoại vụ; lĩnh vực dân tộc; văn thư, lưu trữ nhà nước; tham mưu cho lãnh đạo UBND về chỉ đạo, điều hành; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương; bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của UBND. 1.4.3. Nhiệm vụ, quyền hạn Tổ chức các hoạt động của UBND và lãnh đạo UBND trong chỉ đạo, điều hành các hoạt động chung của cơ quan. Xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch công tác tháng, quý, năm của Thường trực UBND quận. Theo dõi đôn đốc, kiểm tra thực hiện chương trình, kế hoạch và công tác phối hợp giữa các phòng chuyên môn và HĐND, UBND các phường. Quản lý thống nhất các văn bản của Thường trực UBND quận theo đúng quy định trong việc tiếp nhận, soạn thảo, sao in, đóng dấu, chuyển giao kịp thời và bảo mật. Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động UBND quận; đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện văn bản quy phạm pháp luật của quận và của cấp trên; giữ mối quan hệ phối hợp giữa Thường trực UBND quận với Thường trực Quận uỷ, UBMTTQ Việt Nam thành phố và các tổ chức đoàn thể của thành phố. 11 Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng ThS. Nguyễn Đăng Việt Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo điều hành UBND và Chủ tịch UBND quận theo quy định của pháp luật. Thực hiện công tác báo cáo định kỳ, đột xuất về tình hình hoạt động của UBND quận. Trình UBND thành phố các chương trình, kế hoạch, biện pháp tổ chức thực hiện công tác cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng UBND thành phố. Tiếp nhận, tham mưu giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền; thực hiện công tác phòng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng UBND quận. 1.4.4. Cơ cấu tổ chức CHÁNH VĂN PHÒNG 02 PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG Tổ Tiếp nhận và trả kết quả Tổ Tổng hợp Tổ Hành chính quản trị Tổ HĐND Văn thư – Lưu trữ Quận Thanh Khê là một trong những quận trung tâm của thành phố Đà Nẵng, số lượng công việc lớn và yêu cầu đặt ra cho công việc cao hơn so với những quận khác trong địa bàn. Về cơ bản, UBND quận và Văn phòng UBND quận Thanh Khê đã thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ của đơn vị và nhiều năm liền đạt thành tích xuất sắc. 12 Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng ThS. Nguyễn Đăng Việt CHƯƠNG 2 TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 2.1. Trách nhiệm tổ chức thiết lập bộ phận văn thư – lưu trữ Lãnh đạo văn phòng UBND quận có trách nhiệm tổ chức thiết lập bộ phận VTLT chuyên trách để giúp lãnh đạo văn phòng UBND quận tổ chức thực hiện và quản lý công tác VTLT đối với các cơ quan chuyên môn và các tổ chức thuộc quận và đối với UBND các phường; thu thập, chỉnh lý, bảo quản và phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được bảo quản ở kho lưu trữ cơ quan của quận; thực hiện các nhiệm vụ lưu trữ hiện hành tại Văn phòng UBND quận. UBND quận tổ chức VTLT theo mô hình VTLT hỗn hợp. Có nghĩa là kết hợp cả hai hình thức VTLT tập trung và phân tán, một số công việc như đánh máy, in, nhận và gửi văn bản thì tập trung giải quyết ở Văn phòng cơ quan, còn những việc khác vừa tiến hành ở Văn phòng cơ quan vừa ở các đơn vị chuyên môn. Chánh Văn phòng là người trực tiếp chỉ đạo, quản lý về công tác VTLT tại cơ quan, phân chia trách nhiệm cụ thể như sau: - Trách nhiệm của lãnh đạo cơ quan:  Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành;  Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền. - Trách nhiệm của Chánh Văn phòng:  Giúp lãnh đạo cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ cho cơ quan và đơn vị trực thuộc.  Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân công cho các đơn vị, cá nhân và báo cáo với lãnh đạo cơ quan về những công việc quan trọng. 13 Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng ThS. Nguyễn Đăng Việt  Ký thừa lệnh lãnh đạo cơ quan một số văn bản được lãnh đạo giao và ký những văn bản do Văn phòng trực tiếp ban hành.  Xem xét thể thức văn bản trước khi trình lãnh đạo cơ quan ký ban hành.  Trong những điều kiện cụ thể, có thể được lãnh đạo các cơ quan giao trách nhiệm thực hiện một số việc thuộc nhiệm vụ của văn thư chuyên trách.  Chánh văn phòng có thể giao cho cấp phó hoặc cấp dưới của mình thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi quyền hạn của mình. - Trách nhiệm của Trưởng các đơn vị phòng ban:  Triển khai và tổ chức thực hiện các quy định của cơ quan, tổ chức về VTLT.  Giải quyết kịp thời những văn bản đến theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan.  Lập hồ sơ công việc của mình và nộp lưu vào lưu trữ cơ quan. - Trách nhiệm của từng cá nhân trong cơ quan:  Trong quá trình giải quyết công việc liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ, mỗi cán bộ, công chức, viên chức phải thực hiện nghiêm túc các quy định của cơ quan, tổ chức về VTLT - Trách nhiệm của bộ phận VTLT:  Trách nhiệm về văn thư  Quản lý và giải quyết văn bản đến  Quản lý văn bản đi  Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành  Quản lý và sử dụng con dấu  Kiêm nhiệm thêm một số công việc như đánh máy văn bản, trực điện thoại, kiểm tra và hướng dẫn nghiệp vụ văn thư ở các cơ quan, đơn vị trực thuộc.  Trách nhiệm về lưu trữ 14 Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng ThS. Nguyễn Đăng Việt  Giúp lãnh đạo cơ quan hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu.  Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.  Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức huỷ tài liệu hết giá trị theo quyết định của Chủ tịch UBND quận. 2.2. Trách nhiệm tuyển chọn cán bộ văn thư – lưu trữ Cán bộ là nhân tố đóng vai trò quan trọng trong công tác VTLT ở các cơ quan. Trình độ của cán bộ lưu trữ có tác động trực tiếp đến phương pháp, cách thức tổ chức khoa học tài liệu trong kho lưu trữ cơ quan. Cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao sẽ tìm ra phương pháp phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan một cách khoa học hợp lý, dễ tra tìm. Ngược lại trình độ cán bộ chuyên môn thấp sẽ ảnh hưởng không tốt đến cách phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác khai thác và sử dụng tài liệu. Chính vì vậy, việc tuyển dụng và bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ ở cơ quan là một việc làm cần thiết cần được sự quan tâm trực tiếp sát sao của lãnh đạo văn phòng và lãnh đạo cơ quan. 2.2.1. Tiêu chuẩn chung của công chức chuyên ngành văn thư – lưu trữ Để lựa chọn và tuyển dụng công chức chuyên ngành VTLT phù hợp với yêu cầu công việc tại UBND quận thì trước hết lãnh đạo văn phòng phải căn cứ vào những tiêu chuẩn đã được nhà nước quy định như sau: 2.2.1.1. Tiêu chuẩn của công chức chuyên ngành văn thư Theo Thông tư số 14/2014/TT-BNV của Bộ Nội vụ ban hành ngày 31/10/2014 về Quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành văn thư, công chức chuyên ngành văn thư cần có những tiêu chuẩn sau: a) Tiêu chuẩn về phẩm chất 1. Có bản lĩnh chính trị vững vàng, kiên định với chủ nghĩa Mác Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, nắm vững chủ trương, đường lối của Đảng; trung thành với Tổ quốc và Hiến pháp nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; bảo vệ lợi ích của Tổ quốc, của nhân dân. 15 Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng ThS. Nguyễn Đăng Việt 2. Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ của công chức theo quy định của pháp luật; nghiêm túc chấp hành sự phân công nhiệm vụ của cấp trên; tuân thủ pháp luật, giữ vững kỷ luật, kỷ cương, trật tự hành chính; nghiêm chỉnh chấp hành nội quy, quy chế của cơ quan. 3. Tận tụy, trách nhiệm, trung thực, cẩn thận và gương mẫu trong thực thi công vụ; cần, kiệm, liêm, chính, chí công vô tư; tuân thủ các quy định của pháp luật về thẩm quyền, quy trình, thủ tục hành chính và tuyệt đối chấp hành nguyên tắc bảo mật trong thực thi công vụ. 4. Có lối sống và sinh hoạt lành mạnh, khiêm tốn, đoàn kết; lịch sự, văn hóa, chuẩn mực trong giao tiếp, phục vụ nhân dân. 5. Thường xuyên có ý thức học tập, rèn luyện nâng cao phẩm chất, trình độ, năng lực. b) Tiêu chuẩn nghiệp vụ - Đối với Ngạch Văn thư: 1. Tiêu chuẩn về năng lực chuyên môn, nghiệp vụ: + Nắm vững đường lối, chủ trương của Đảng; chính sách, pháp luật của Nhà nước và các kiến thức về công tác văn thư; các quy định về bảo vệ bí mật Nhà nước; + Có năng lực kiểm tra, kiểm soát về thẩm quyền, trình tự, thủ tục của quá trình soạn thảo văn bản; thực hiện thành thạo các công việc liên quan đến nghiệp vụ của công tác văn thư; + Có năng lực tổ chức thực hiện công việc đạt kết quả; có thể áp dụng công nghệ thông tin và những kinh nghiệm tiên tiến trong nước và ngoài nước để nâng cao hiệu quả của công tác văn thư; + Công chức dự thi nâng ngạch văn thư phải có thời gian giữ ngạch văn thư trung cấp hoặc tương đương tối thiểu đủ 3 năm (36 tháng). 2. Tiêu chuẩn về trình độ đào tạo, bồi dưỡng: + Có bằng tốt nghiệp đại học trở lên chuyên ngành văn thư lưu trữ, nếu tốt nghiệp đại học chuyên ngành khác thì phải có chứng chỉ bồi dưỡng bổ sung kiến thức nghiệp vụ văn thư; + Có chứng chỉ bồi dưỡng quản lý nhà nước và nghiệp vụ ngạch văn thư; 16 Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng ThS. Nguyễn Đăng Việt + Có chứng chỉ ngoại ngữ trình độ bậc 2 (hoặc tương đương) khung năng lực ngoại ngữ Việt Nam theo quy định tại Thông tư số 01/2014/TT-BGDĐT ngày 24/01/2014 của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành khung năng lực ngoại ngữ 6 bậc dùng cho Việt Nam hoặc có chứng chỉ tiếng dân tộc đối với những vị trí việc làm yêu cầu sử dụng tiếng dân tộc; + Có chứng chỉ tin học với trình độ đạt chuẩn kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin cơ bản theo quy định tại Thông tư số 03/2014/TTBTTTT ngày 11/3/2014 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định Chuẩn kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin. - Đối với Ngạch Văn thư trung cấp: 1. Tiêu chuẩn về năng lực chuyên môn, nghiệp vụ: + Nắm được đường lối, chủ trương của Đảng; chính sách, pháp luật của Nhà nước và những quy định của Nhà nước về công tác văn thư; bảo vệ bí mật Nhà nước; + Nắm được các kiến thức cơ bản của công tác văn thư; + Thực hiện tốt các công việc của công tác văn thư; + Sử dụng được các thiết bị văn phòng và các trang thiết bị khác phục vụ yêu cầu nhiệm vụ. 2. Tiêu chuẩn về trình độ đào tạo, bồi dưỡng: + Có bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên chuyên ngành văn thư lưu trữ, nếu tốt nghiệp chuyên ngành khác thì phải có chứng chỉ bồi dưỡng bổ sung kiến thức nghiệp vụ văn thư; + Có chứng chỉ bồi dưỡng quản lý nhà nước và nghiệp vụ ngạch văn thư trung cấp; + Có chứng chỉ ngoại ngữ trình độ bậc 1 (hoặc tương đương) khung năng lực ngoại ngữ Việt Nam theo quy định tại Thông tư số 01/2014/TT-BGDĐT ngày 24/01/2014 của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành khung năng lực ngoại ngữ 6 bậc dùng cho Việt Nam hoặc có chứng chỉ tiếng dân tộc đối với những vị trí việc làm yêu cầu sử dụng tiếng dân tộc; 17 Kỹ năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng ThS. Nguyễn Đăng Việt + Có chứng chỉ tin học với trình độ đạt chuẩn kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin cơ bản theo quy định tại Thông tư số 03/2014/TTBTTTT ngày 11/3/2014 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định Chuẩn kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin. 2.2.1.2. Tiêu chuẩn của công chức chuyên ngành lưu trữ Theo Thông tư số 13/2014/TT-BNV của Bộ Nội vụ ban hành ngày 31/10/2014 về Quy định mã số và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ, viên chức chuyên ngành văn thư cần có những tiêu chuẩn sau: a) Tiêu chuẩn chung về đạo đức nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ 1. Trung thực, khách quan trong quá trình thực hiện công việc. 2. Cẩn thận và tuân thủ nghiêm các quy định về thẩm quyền, trình tự, thủ tục trong thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ. 3. Tận tụy, trách nhiệm và có tâm huyết với nghề, với công việc. 4. Đoàn kết, khiêm tốn, phối hợp chặt chẽ với đồng nghiệp trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. 5. Giữ gìn bí mật thông tin tài liệu theo đúng quy định của pháp luật và quy định của cơ quan, tổ chức, đơn vị. 6. Chủ động nghiên cứu, đề xuất ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ, sáng kiến vào công tác lưu trữ. b) Tiêu chuẩn nghiệp vụ 1. Tiêu chuẩn về trình độ đào tạo, bồi dưỡng: + Tốt nghiệp đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ trở lên; nếu tốt nghiệp đại học chuyên ngành khác thì phải có chứng chỉ bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng nghề nghiệp chuyên ngành lưu trữ; + Có chứng chỉ ngoại ngữ trình độ bậc 3 (hoặc tương đương) khung năng lực ngoại ngữ Việt Nam theo quy định tại Thông tư số 01/2014/TT-BGDĐT ngày 24/01/2014 của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Khung năng lực ngoại ngữ 6 bậc dùng cho Việt Nam; + Có chứng chỉ tin học với trình độ đạt chuẩn kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin cơ bản theo quy định tại Thông tư số 03/2014/TT18