Tài liệu Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng Công ty TNHH Thiên Minh Hà

MỤC LỤC MỞ ĐẦU..............................................................................................................1 1. Lý do chọn đề tài......................................................................................1 2. Lịch sử nghiên cứu....................................................................................1 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu............................................................2 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu............................................................2 5. Các phương pháp nghiên cứu được sử dụng............................................2 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài.....................................................3 7. Kết cấu đề tài............................................................................................3 CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH THIÊN MINH HÀ VÀ PHÒNG KỸ THUẬT CỦA CÔNG TY.............................................................4 1.1. Khái quát chung về Công ty TNHH Thiên Minh Hà............................4 1.1.1. Khái quát chung..................................................................................4 1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty.....................................................5 1.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty...........................................5 1.3. Cơ cấu tổ chức của công ty......................................................................6 1.4. Đặc điểm nguồn nhân lực của Công ty TNHH Thiên Minh Hà..............7 1.4.1. Cơ cấu lao động theo giới tính..............................................................7 1.4.2. Cơ cấu lao động theo trình độ...............................................................9 1.4.3. Cơ cấu lao động theo độ tuổi..............................................................10 Tiểu kết chương 1:........................................................................................11 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY TNHH THIÊN MINH HÀ.............................................................................................12 2.1. Khái niệm về chương trình, kế hoạch công tác......................................12 2.2. Vai trò của xây dựng chương trình, kế hoạch công tác..........................12 2.3. Phân loại chương trình, kế hoạch công tác của Văn phòng Công ty TNHH Thiên Minh Hà..................................................................................13 2.4. Thực trạng xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của Văn phòng Công ty TNHH Thiên Minh Hà....................................................................15 2.4.1. Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác......................17 2.4.2. Các nguyên tắc trong công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác.........................................................................................................18 2.4.3. Thực trạng công tác ban hành văn bản quy định xây dựng chương trình kế hoạch công tác của văn phòng công ty............................................19 Tiểu kết chương 2:........................................................................................22 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP CHO CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY TNHH THIÊN MINH HÀ.........................................................................23 3.1. Đánh giá công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng Công ty TNHH Thiên Minh Hà.........................................................23 3.1.1. Ưu điểm...............................................................................................23 3.1.2. Hạn chế...............................................................................................24 3.2. Giải pháp cho công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng Công ty TNHH Thiên Minh Hà..................................................24 3.2.1. Đối với Công ty TNHH Thiên Minh Hà.............................................24 3.2.2. Đối với lãnh đạo văn phòng công ty...................................................25 3.2.3. Đối với các nhân viên trong văn phòng công ty.................................25 3.2.4. Đối với việc thực hiện nghiệp vụ văn phòng......................................26 Tiểu kết chương 3:........................................................................................26 KẾT LUẬN........................................................................................................27 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................28 MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Nếu một doanh nghiệp dù lớn dù nhỏ mà không có văn phòng làm việc thì liệu rằng doanh nghiệp đó làm việc có đạt hiệu quả tối ưu hay không? Khi có văn phòng làm việc rồi có một câu hỏi đặt ra: Hoạt động xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng có quan trọng hay không? Có thể nói văn phòng là đầu não của doanh nghiệp, mọi thông tin đều được thông qua và xử lý tại văn phòng. Rõ ràng rằng, trong cơ cấu tổ chức của bất kỳ doanh nghiệp nào cũng đều thấy có sự góp mặt của các phòng ban chức năng. Hoạt động của doanh nghiệp đó có hiệu quả hay không phụ thuộc rất lớn vào kết quả hoạt động của văn phòng doanh nghiệp đó. Công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng được đánh giá là công tác quan trọng hàng đầu cho sự hoạt động hiệu quả của bất kỳ một tổ chức hay doanh nghiệp nào. Lập kế hoạch là một chức năng quan trọng của nhà quản trị văn phòng, giúp cho việc tổ chức công việc trong văn phòng được khoa học, tránh sự chồng chéo trong phân công nhiệm vụ cũng như sử dụng các nguồn lực của văn phòng được hiệu quả. Công tác xây dựng chương trình, kế hoạch giúp cho các đơn vị, cá nhân trong văn phòng tập trung thống nhất, với các định hướng và biện pháp tiến hành cụ thể, từ đó đạt được kết quả công việc cao nhất, xoá bỏ hoạt động tự phát, thất thường manh mún; tạo khả năng chủ động trong việc tác nghiệp của từng nhân viên văn phòng, chủ động trong phối hợp với đồng nghiệp, từ đó nâng cao trách nhiệm đối với công việc; tạo điều kiện cho công tác kiểm tra, đánh giá kết quả của từ nhân viên cũng như hiệu quả hoạt động chung của văn phòng. Vì vậy, tôi đã chọn: “Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng Công ty TNHH Thiên Minh Hà” là đề tài cho bài tập lớn môn Quản trị văn phòng trong doanh nghiệp. 2. Lịch sử nghiên cứu Một số công trình khoa học tiêu biểu về công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng doanh nghiệp như: - Quản trị văn phòng – ĐH Lao động Xã hội. 1 - Quản trị doanh nghiệp – ĐH Công Nghiệp TP.HCM. - Quản trị hành chính văn phòng – Nhà xuất bản Thống kê. - Quản trị nguồn nhân lực – Nhà xuất bản Phương Đông. - Các văn bản quy phạm pháp luật và một số văn bản do nhà nước ban hành là cơ sở pháp lý cho các cơ quan, doanh nghiệp ở Việt Nam. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng Công ty TNHH Thiên Minh Hà - Phạm vi nghiên cứu: Tìm hiểu chung về cơ sở khoa học, lý luận của hoạt động xây dựng chương trình, kế hoạch công tác và khảo sát thực tế quá trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho Phòng kỹ thuật Công ty TNHH Thiên Minh Hà. 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu Mục đích nghiên cứu: Qua tìm hiểu chung về cơ sở khoa học, lý luận của quá trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, giúp tôi hiểu hơn được vai trò, ý nghĩa của hoạt động này trong công tác văn phòng của công ty. Từ đó có thể đưa ra một số biện pháp, hướng giải quyết vấn đề mang tính cá nhân mà có thể sử dụng để nâng cao hiệu quả của công tác xây dựng chương trình, kế hoạch trong công tác văn phòng. Nhiệm vụ nghiên cứu: - Tìm hiểu chung về cơ sở lý luận của công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác. - Thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tại Phòng kỹ thuật của Công ty TNHH Thiên Minh Hà. Những kết quả đạt được và thiếu sót, hạn chế. - Đưa ra những giải pháp cần thiết cho công tác xây dựng chương trình, kế hoạch. 5. Các phương pháp nghiên cứu được sử dụng Phương pháp thu thập thông tin 2 Trong đề tài này, đây là phương pháp được sử dụng chủ yếu để thực hiện. Với phương pháp này thì cần lấy các thông tin qua tài liệu của công ty, thông qua Internet, hệ thống giáo trình trong chương trình đại học để thu thập những thông tin có liên quan công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác trong công tác văn phòng để làm cơ sở phân tích, đánh giá trong đề tài. Phương pháp phân tích, tổng hợp Từ những thông tin, tài liệu thu thập được, tiến hành phân tích, xử lý, qua đó thu được kết quả của quá trình nghiên cứu. 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài Về mặt lý luận: Đề tài giúp người quan tâm có những hiểu biết sâu hơn về công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, mục đích, ý nghĩa của hoạt động này trong công tác văn phòng. Đồng thời chỉ ra rằng công tác văn phòng là một trong những công tác quan trọng của một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Về mặt thực tiễn: Cung cấp những tư liệu, tài liệu khảo sát về tác dụng, tính thực tiễn của hoạt động xây dựng chương trình, kế hoạch công tác không chỉ về lý thuyết mà còn trong thực tiễn của học sinh, sinh viên và những người quan tâm. 7. Kết cấu đề tài Bài tập lớn ngoài mục lục, phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo đề tài có nội dung gồm 03 chương sau: Chương 1. Khái quát về Công ty TNHH Thiên Minh Hà. Chương 2. Thực trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của Phòng kỹ thuật tại Công ty TNHH Thiên Minh Hà. Chương 3. Một số giải pháp cho công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của Văn phòng Công ty TNHH Thiên Minh Hà. 3 CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH THIÊN MINH HÀ VÀ PHÒNG KỸ THUẬT CỦA CÔNG TY 1.1. Khái quát chung về Công ty TNHH Thiên Minh Hà 1.1.1. Khái quát chung Tên pháp định: CÔNG TY TNHH THIÊN MINH HÀ. Tên viết bằng tiếng nước ngoài: THIEN MINH HA COMPANY LIMITED. Tên viết tắt: THIEN MINH HA CO, LTD. Trụ sở chính: Tầng 1 số 25 Nguyễn Đình Chiểu, Phường Nguyễn Du, Quận Hai Bà Trưng, Thành phố Hà Nội. Điện Thoại: 9740853 Fax: 9745289 Công ty TNHH Thiên Minh Hà được thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0102081417 đăng ký ngày 18 tháng 1 năm 2012 do phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp. Người đại diện pháp lý: Bà Nguyễn Thị Thu Hằng Vốn đăng ký kinh doanh 20.000.000 tỷ đồng. Ngành nghề kinh doanh chính - Bảo dưỡng, sửa chữa ô tô và xe có động cơ khác; - Vận tải hàng hóa bằng đường bộ; - Bán phụ tùng và các bộ phận phụ trợ của ô tô và xe có động cơ khác; - Bán buôn ô tô và xe có động cơ khác; - Vận tải hành khách đường bộ khác; - Hoạt động dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ. Quy mô hoạt động của công ty: Công ty vừa Với đội ngũ nhân viên và bậc thợ cao lành nghề trên 100 người, có xưởng sơn và một garage sửa chữa cộng với máy móc, trang thiết bị hiện đại, showroom trưng bày xe rộng 800m2 và xưởng đóng thùng, đại tu xe rộng trên 1500m2. Công ty đủ khả năng đáp ứng được các nhu cầu hiện nay của khách hàng. Để phát triển và đứng vững trên thị trường, công ty đã liên tục phát triển 4 và mạnh dạn đầu tư xây dựng máy móc, trang thiết bị hiện đại, nguồn phụ tùng nhập khẩu nhằm nâng cao chất lượng, mang lại uy tín cho công ty. 1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty a) Chức năng - Công ty TNHH Thiên Minh Hà là công ty TNHH với chức năng mua bán, bảo dưỡng và sửa chữa xe ô tô con và xe du lịch, mua bán, thay thế phụ tùng ô tô và các linh kiện phụ trợ. - Mở tài khoản theo quy định của nhà nước. - Xác định giá cả hợp lý theo thị trường đồng thời đảm bảo lợi nhuận trong kinh doanh. b) Nhiệm vụ - Hoạt động kinh doanh theo đúng ngành nghề đã đăng ký, đúng mục đích hoạt động của công ty. - Đảm bảo phát triển vốn, lợi nhuận trong quá trình kinh doanh. - Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với Nhà nước. - Thực hiện phân phối theo lao động, chăm lo cải thiện đời sống vật chất, tinh thần nâng cao trình độ văn hóa chuyên môn lẫn nghiệp vụ cho công nhân viên. 1.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty Công ty TNHH Thiên Minh Hà chính thức đi vào hoạt động với mục tiêu huy động và sử dụng vốn có hiệu quả trong hoạt động kinh doanh về mua bán, sửa chữa vận tải và các lĩnh vực khác nhằm mục tiêu thu lợi nhuận tối đa, tạo công ăn việc làm ổn định cho người lao động, đóng góp cho ngân sách nhà nước và phát triển công ty ngày càng lớn mạnh. Ngành nghề kinh doanh của công ty: Bảo dưỡng, sửa chữa ô tô và xe có động cơ khác; vận tải hàng hóa bằng đường bộ; bán phụ tùng và các bộ phận phụ trợ của ô tô và xe có động cơ khác; bán buôn ô tô và xe có động cơ khác; vận tải hành khách đường bộ khác; hoạt động dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ. Chiến lược kinh doanh của công ty luôn gắn với thị trường, làm phát huy 5 thế mạnh của bản thân công ty, giành ưu thế cạnh tranh. Hơn cả là chiến lược phải cụ thể, có tính thực thi cao, phù hợp với hoàn cảnh thực tế của doanh nghiệp ở từng giai đoạn, từng thời kỳ với mục đích đạt hiệu quả tối đa. 1.3. Cơ cấu tổ chức của công ty Công ty tổ chức bộ máy quản lý theo mô hình phân quyền dọc. Đây là cách thức tổ chức phổ biến nhất hiện nay. Với ưu điểm tổ chức hoạt động trực tiếp, phân quyền theo các chức năng hoạt động, đây là mô hình thích hợp với công ty có quy mô vừa như Thiên Minh Hà. Mặt khác, việc thực hiện này mang lại sự quản lý trực tiếp về mọi mặt, giúp thông tin được cung cấp kịp thời tới nhà quản lý. Công ty có quy định rõ ràng về trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền hạn của các cấp quản lý tương ứng với cơ cấu tổ chức được giới thiệu trong Điều lệ công ty. Theo đó, Ban Giám đốc là cơ quan quản lý cao nhất, thực hiện mọi quyền hoạt động và kinh doanh của công ty. Ngoài ra, còn có các bộ phận khác với các chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được quy định chi tiết và cụ thể theo Điều lệ của công ty, và đúng theo quy định của Luật doanh nghiệp. Cụ thể, công ty có 9 phòng ban với các chức năng khác nhau đều giúp việc cho Ban Giám đốc, các phòng sẽ được phân công và phụ trách từng mảng hoạt động khác nhau của công ty. Cơ cấu tổ chức của công ty được biểu diễn qua sơ đồ tổ chức như sau: 6 Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Thiên Minh Hà BAN GIÁM ĐỐC CÔNG TY Giám đốc Giám đốc Giám đốc Tài chính Marketing Sản xuất Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Phòng Phân Văn hành Tài Kinh Dự án kỹ cung xưởng phòng chính chính – doanh và Kế thuật cấp và nhân Kế hoạch Xuất toán kinh nhập doanh khẩu sự (Nguồn: phòng HCNS) 1.4. Đặc điểm nguồn nhân lực của Công ty TNHH Thiên Minh Hà 1.4.1. Cơ cấu lao động theo giới tính Bảng 1.1: Cơ cấu lao động theo giới tính (đơn vị: người) Năm Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 Nam 82 115 158 Nữ 14 17 20 Tổng 96 132 178 (Nguồn: phòng HCNS) 7 Qua số liệu trên tác giả thấy: Năm 2014: Lao động nam có 82 người chiếm tỷ lệ 85,42% trên tổng số 96 lao động; Lao động nữ có 14 người chiếm 14,58% trên tổng số 96 lao động; Sự chênh lệch giữa giới tính khá lớn nam nhiều hơn nữ là 68 người (70,84%). Công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh buôn bán ô tô, sản xuất , bảo dưỡng máy móc thiết bị nên nhu cầu tuyển dụng và cân bằng giới tính cũng được kiểm soát theo kế hoạch của công ty trong mọi giai đoạn đều cần lao động nam nhiều hơn. Vì thế cũng không ảnh hưởng gì đến hoạt động kinh doanh của công ty. Năm 2015: Lao động nam có 115 người chiếm tỷ lệ 87,12% trên tổng số 132 lao động; Lao động nữ có 17 người chiếm 12,88% trên tổng số 132 lao động; tỷ lệ lao động nam vẫn hơn lao động nữ là 74,24% (98 người) trong năm 2015; Tổng lao động năm 2015 là 132 người tăng 36 người so với năm 2014. Cụ thể: Lao động nam tăng 33 người, lao động nữ tăng 03 người, tuy rằng lao động nữ tăng không nhiều nhưng chất lượng lao động vẫn đảm bảo hoàn thành công việc. Lao động nam tăng cao do tính chất công việc là lái xe mà nữ giới lại khó có thể đảm nhận được. Năm 2016: Lao động nam có 158 người chiếm tỷ lệ 88,76% trên tổng số 178 lao động; Có 20 người chiếm 11,24% số lao động nữ của công ty; Tổng lao động năm 2016 là 178 người, tăng 46 người so với năm 2015 và tăng 82 người so với năm 2014. Cụ thể: Năm 2016: lao động nam tăng 43 người, lao động nữ tăng 03 người so với năm 2015; lao động nam tăng 76 người, lao động nữ tăng 06 người so với năm 2014. Như vậy tác giả thấy sự thay đổi lớn của năm 2016 và số lượng lao động đã tăng dần theo từng năm, công ty cũng dự kiến sẽ tăng lao động theo từng năm để phù hợp với tình hình kinh doanh của công ty. 8 1.4.2. Cơ cấu lao động theo trình độ Bảng 1.2: Cơ cấu lao động theo trình độ (đơn vị: người) Năm Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 Trên Đại học 18 25 25 Đại học Cao đẳng, Trung cấp 36 53 67 22 38 48 Trung học phổ thông 20 16 38 Tổng 96 132 178 (Nguồn: phòng HCNS) Qua số liệu trên tác giả nhận thấy: Năm 2014: Lao động có trình độ: trên Đại học chiếm 18,75% (18 người), Trung học phổ thông chiếm 20,83% (20 người); Thời gian này trình độ Cao đẳng, Trung cấp chiếm tỷ lệ cao nhất chiếm 37,5% (36 người), Đại học chiếm 22,92% (22 người), như vậy lao động công ty có trình độ ở mức trung bình khá. Năm 2015: Lao động có trình độ: trên Đại học chiếm 18,94% (25 người), Trung học phổ thông chiếm 12,12% (16 người); Lao động có trình độ Đại học chiếm 28,79% (38 người) cao nhất và Cao đẳng, Trung cấp chiếm 40,15% (53 người); Như vậy, trình độ lao động chuyển biến rõ rệt, cũng phần nào cho thấy sự phát triển không ngừng của công ty. Năm 2016: Lao động đạt trình độ trên Đại học chiếm 14,04% (25 người), Đại học chiếm 26,97% (48 người), Cao đẳng, Trung cấp chiếm 37,64% (67 người) và Trung học phổ thông chiếm 21,35% (38 người). Có thể nói công ty có lao động trình độ cao. Trình độ của người lao động đang được công ty quan tâm đầu tư hơn như công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. Điều này cho thấy trình độ lao động ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động kinh doanh của công ty, vì thế lực lượng lao động tuyển vào được chọn lọc kỹ càng hơn. 9 1.4.3. Cơ cấu lao động theo độ tuổi Bảng 1.3: Cơ cấu lao động theo độ tuổi (đơn vị: người) Năm <25 tuổi Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 31 26 44 25 – 35 tuổi 37 57 71 35 – 40 tuổi 23 42 56 >40 tuổi Tổng 5 7 7 96 132 178 (Nguồn: phòng HCNS) Qua số liệu trên tác giả nhận thấy: Năm 2014: Lao động dưới 25 tuổi chiếm 32,29% (31 người), lao động từ 25 đến 35 tuổi chiếm 38,55% (37 người), lao động từ 35 đến 40 tuổi chiếm 23.96% (23 người), lao động từ 40 tuổi trở lên chiếm 5,2% (05 người); Năm 2015: Lao động dưới 25 tuổi chiếm 19,69% (26 người), lao động từ 25 đến 35 tuổi chiếm 43,18% (57 người), lao động từ 35 đến 40 tuổi chiếm 31,82% (42 người), lao động từ 40 tuổi trở lên chiếm 5,31% (07 người); Năm 2016: Lao động dưới 25 tuổi chiếm 24,72% (44 người), lao động từ 25 đến 35 tuổi chiếm 39,89% (71 người), lao động từ 35 đến 40 tuổi chiếm 31,46% (56 người), lao động từ 40 tuổi trở lên chiếm 3,93% (07 người); Nhìn chung, qua các số liệu trên ta thấy công ty ưu tiên giới trẻ để tận dụng khả năng tư duy sáng tạo, sự năng động, nhiệt huyết của tuổi trẻ góp phần phát triển công ty đồng thời cũng là môi trường cho nhân viên hoàn thiện hơn kỹ năng, kinh nghiệm làm việc. 10 Tiểu kết chương 1: Chương 1 đã nêu được những nét khái quát về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, đặc điểm hoạt động kinh doanh và nhân sự của Công ty TNHH Thiên Minh Hà. Từ đó, chương 2 đã khảo sát về thực trạng về công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng Công ty TNHH Thiên Minh Hà. 11 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNG TÁC CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY TNHH THIÊN MINH HÀ 2.1. Khái niệm về chương trình, kế hoạch công tác - Chương trình là gì? Chương trình là toàn bộ những việc cần làm đối với một lĩnh vực công tác hoặc tất cả các mặt công tác của một cơ quan, một ngành chủ quản hay của Nhà nước nói chung theo một trình tự nhất định và trong thời gian nhất định. Đối với những chương trình quan trọng, cần có sự phê duyệt hoặc ra quyết định ban hành của cơ quan có thẩm quyền. Sau khi đã được phê duyệt hoặc ban hành thì các cơ quan, tổ chức có liên quan phải tổ chức thực hiện nghiêm túc. - Kế hoạch là gì? Kế hoạch công tác là việc xác định phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu, biện pháp tiến hành một lĩnh vực, một nhiệm vụ công tác của Nhà nước nói chung hoặc của từng ngành, cơ quan, đơn vị, địa phương nói riêng. Kế hoạch thường được xây dựng cho từng thời gian nhất định theo niên hạn như: kế hoạch dài hạn (5 năm, 10 năm, 20 năm…); kế hoạch trung hạn (2 – 3 năm), kế hoạch ngắn hạn (1 năm, 6 tháng, quý). Theo nguyên tắc, kế hoạch mỗi khi đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt thì nó bắt buộc các cơ quan, đơn vị hữu quan triển khai thực hiện và hoàn thành đúng thời hạn. Kế hoạch đề ra (hoặc được giao) có được hoàn thành tốt và đúng thời hạn hay không là căn cứ chủ yếu để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao của một cơ quan, đơn vị. - Khái niệm lịch làm việc: là bản ghi ngày giờ thực hiện các công việc theo dự kiến của kế hoạch. 2.2. Vai trò của xây dựng chương trình, kế hoạch công tác Chương trình, kế hoạch có vai trò quan trọng trong tổ chức hoạt động của 12 cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp cũng như của cá nhân. Cụ thể: Chương trình, kế hoạch giúp cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đạt được mục tiêu một cách tương đối chính xác. Chương trình, kế hoạch góp phần đảm bảo tính ổn định trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Chương trình, kế hoạch giúp tăng tính hiệu quả làm việc của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp: có chương trình, kế hoạch tốt sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực cho cơ quan, tổ chức trong các hoạt động; có chương trình, kế hoạch tốt sẽ hạn chế được rủi ro trong quá trình hoạt động. Làm việc theo chương trình, kế hoạch giúp cho doanh nghiệp chủ động công việc, biết làm việc gì trước, việc gì sau, không bỏ sót công việc. Chương trình, kế hoạch giúp nhà quản lý chủ động ứng phó với mọi sự thay đổi trong quá trình điều hành cơ quan, tổ chức một cách linh hoạt mà vẫn đạt mục tiêu đã đề ra. Chương trình, kế hoạch giúp cho lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp phân bổ và sử dụng hợp lý quỹ thời gian, huy động được các đơn vị giúp việc; bố trí lực lượng tập trung theo một kế hoạch thống nhất; phối hợp đồng bộ, nhịp nhàng các đơn vị để thực hiện có hiệu quả những nhiệm vụ đã đề ra. Chương trình, kế hoạch đảm bảo cho giám đốc công ty, trưởng phòng kinh doanh điều hành hoạt động được thống nhất, tránh chồng chéo và mâu thuẫn trong việc lãnh đạo, chỉ đạo, phát huy được trí tuệ của tập thể lãnh đạo, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh cửa cơ quan, doanh nghiệp. Chương trình, kế hoạch làm cơ sở cho việc kiểm tra, giám sát, đánh giá mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Lịch làm việc đóng vai trò quan trọng để thực hiện hoạt động trong cơ quan, tổ chức một cách khoa học, nề nếp và hiệu quả. Lịch làm việc của cá nhân sẽ giúp cho cá nhân quản trị được thời gian cá nhân và thực hiện công việc được giao một cách hiệu quả. 2.3. Phân loại chương trình, kế hoạch công tác của Văn phòng Công ty TNHH Thiên Minh Hà Ở văn phòng doanh nghiệp, có thể phân loại chương trình, kế hoạch công tác như sau: 13 Phân loại theo theo thời gian thực hiện kế hoạch: Các kế hoạch được phân ra thành kế hoạch ngắn hạn, trung hạn, dài hạn. Kế hoạch dài hạn: Là kế hoạch cho thời kỳ từ 5 năm trở lên nhằm xác định các lĩnh vực hoạt động của tổ chức, xác định các mục tiêu, chính sách giải pháp dài hạn về tài chính, đầu tư, nghiên cứu phát triển …do những nhà quản lý cấp cao lập mang tính tập trung cao và linh hoạt. Kế hoạch trung hạn: Là kế hoạch cho thời kỳ từ 1 đến 5 năm nhằm phác thảo các chính sách, chương tình trung hạn để thực hiện các mục tiêu được hoạch định trong chiến lược của tổ chức. Kế hoạch trung hạn được lập bởi các chuyên gia quản lý cấp cao, chuyên gia quản lý điều hành đồng thời nó ít tập trung và ít uyển chuyển hơn kế hoạch dài hạn. Kế hoạch ngắn hạn: Là kế hoạch cho thời kỳ dưới 1 năm, là sự cụ thể hoá nhiệm vụ sản xuất kinh doanh dựa vào mục tiêu chiến lược, kế hoạch, kết quả nghiên cứu thị trường, các căn cứ xây dựng kế hoạch phù hợp với điều kiện năm kế hoạch do các chuyên gia quản lý điều hành và chuyên gia quản lý thực hiện lập nên. Kế hoạch này không mang tính chất tập trung và thường rất cứng nhắc, ít linh hoạt. Ba loại kế hoạch trên có quan hệ hữu cơ với nhau. Trong đó, kế hoạch dài hạn giữ vai trò trung tâm, chỉ đạo trong hệ thống kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, là cơ sở để xây dựng kế hoạch trung hạn và kế hoạch hằng năm. Phân loại theo mức cụ thể: Bao gồm kế hoạch cụ thể và kế hoạch định hướng. Kế hoạch cụ thể: Là những kế hoạch mà mục tiêu đã được xác định rất rõ ràng, không có sự mập mờ và hiểu nhầm trong loại kế hoạch này. Kế hoạch định hướng: Là kế hoạch đưa ra những hướng chỉ đạo chung và có tính linh hoạt. Khi môi trường có độ bất ổn định cao, khi doanh nghiệp đang trong giai đoạn hình thành và suy thoái trong chu kỳ kinh doanh của nó thì kế hoạch định hướng hay được sử dụng hơn kế hoạch cụ thể. Tuy nhiên, việc phân loại kế hoạch theo các tiêu thức trên chỉ mang tính 14 chất tương đối, các kế hoạch có mối quan hệ qua lại với nhau. Ví dụ như, kế hoạch chiến lược có thể bao gồm cả kế hoạch dài hạn và ngắn hạn nhưng kế hoạch chiến lược nhấn mạnh bức tranh tổng thể và dài hạn hơn, trong khi đó kế hoạch tác nghiệp phần lớn là những kế hoạch ngắn hạn. 2.4. Thực trạng xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của Văn phòng Công ty TNHH Thiên Minh Hà Ban lãnh đạo nói riêng và toàn thể nhân viên của Công ty TNHH Thiên Minh Hà nói chung đều nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của công tác lập chương trình, kế hoạch công tác. Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường khi có những thay đổi từng giờ từng phút của công nghệ và nhu cầu xã hội thì càng cần những kế hoạch công tác khoa học, cụ thể để thích ứng kịp thời với sự thay đổi đó. Văn phòng công ty cũng đã xây dựng cho mình một chương trình, kế hoạch công tác theo chuẩn ISO nhằm giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, hoạt động của văn phòng được tiến hành một cách có hệ thống, đưa công ty đạt được các mục tiêu đã định. Trong đó, ban lãnh đạo văn phòng đã cam kết: - Công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của phòng theo đúng quy trình chuẩn là điều kiện tiên quyết cho sự tồn tại và phát triển của công ty, truyền đạt ý nghĩa của việc này trong công ty. - Luôn có tầm nhìn chiến lược về sự phát triển của công ty, thiết lập quy trình lập kế hoạch sản xuất phù hợp, trong đó nêu rõ định hướng phát triển của công ty và cách thức đạt được mục tiêu. - Phổ biến tới toàn phòng và hướng dẫn cụ thể, chi tiết cho cán nhân viên lập kế hoạch hiểu và nắm bắt được phương pháp cũng như quy trình công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác để thực hiện có hiệu quả các mục tiêu. - Tạo môi trường trong đó mọi người đều tích cực tham gia vào việc thực hiện các mục tiêu kế hoạch công tác đã đề ra. - Đảm bảo các nhu cầu về nguồn lực được đáp ứng. 15 Công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác là một quá trình đòi hỏi phải xác định các mục tiêu cụ thể, có căn cứ và đưa ra quyết định trên cơ sở các mục tiêu đã đề ra, kinh nghiệm và các đánh giá thận trọng. Công tác lập kế hoạch của văn phòng Công ty TNHH Thiên Minh Hà được tuân theo một quy trình chuẩn chất lượng với những bước đi cụ thể và mục đích rõ ràng giúp cho việc xây dựng, tổng hợp và theo dõi thực hiện kế hoạch công tác của tất cả các nhân viên trong phòng, tạo sự nhịp nhàng với các phòng ban khác trong công ty. Trong công tác xây dựng kế hoạch, chương trình công tác, văn phòng đã đề ra hệ thống các mục tiêu, chỉ tiêu cụ thể: mục tiêu kế hoạch về giá trị sản xuất, mục tiêu doanh thu, mục tiêu sản lượng, mục tiêu lợi nhuận…Căn cứ vào đó cán bộ công nhân viên nỗ lực phấn đấu để đạt được đích đến đã đề ra. Nó còn là động lực cho sự phát triển chung của cả phòng và cả của toàn công ty. Để xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho mình, văn phòng công ty đã dựa trên các căn cứ sau: Căn cứ vào chỉ tiêu kế hoạch của Công ty TNHH Thiên Minh Hà để xây dựng chương trình công tác. Chỉ tiêu ba phần, đó là: - Chỉ tiêu chính thức: Là các chỉ tiêu sản xuất như giá trị sản xuất, Tổng doanh thu …Và các chỉ tiêu hiệu quả như lợi nhuận, các khoản nộp Ngân sách… - Chỉ tiêu hướng dẫn: Là các chỉ tiêu như chất lượng máy móc thi công, năng lực cán bộ công nhân viên, khả năng hoàn thành các dự án thi công đúng tiến độ… - Chỉ tiêu thi đua: Là chỉ tiêu Tỷ suất lợi nhuận/ Vốn kinh doanh. Dựa vào căn cứ trên, văn phòng công ty xây dựng chương trình, công tác phù hợp với yêu cầu của cấp trên giao phó: Căn cứ vào kết quả nghiên cứu và dự báo thị trường: Nghiên cứu thị trường là khâu quan trọng đầu tiên làm cơ sở cho việc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm của công ty trong điều kiện nền kinh tế thị trường mở cửa và hội nhập kinh tế quốc tế như hiện nay. Thông qua việc nghiên cứu thị trường, thông qua hệ thống văn bản báo 16 cáo của các phòng ban liên quan, văn phòng sẽ nắm được những thông tin về giá cả, tình hình cung cầu, sự phát triển của ngành công nghiệp trong tương quan chung từ đó đề ra những phương án chiến lược và lập kế hoạch, xây dựng chương trình công tác cho phù hợp. Căn cứ vào năng lực hiện có của công ty: Khi tiến hành xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, một căn cứ không kém phần quan trọng đó là căn cứ vào năng lực hiện có của công ty để từ đó biết được hiện nay công ty đang đứng ở đâu? Năng lực sản xuất kinh doanh là bao nhiêu? Công nghệ như thế nào? Để trả lời được các câu hỏi đó, công ty phải xem xét đánh giá năng lực chủ yếu về các mặt sau: Năng lực về số lượng máy móc thiết bị, công nghệ, lao động, năng lực sản xuất của công ty,…Lấy đó làm căn cứ, văn phòng công ty đã đưa ra những chương trình công tác mang tính phù hợp cao với khả năng của mình. Căn cứ vào kết quả đánh giá tình hình thực hiện chương trình, kế hoạch công tác năm trước: Là khi xây dựng chương trình, kế hoạch công tác hàng năm ngoài việc căn cứ vào nhiệm vụ , mục tiêu của kế hoạch năm, chỉ tiêu kế hoạch được giao, năng lực hiện có của công ty, kết quả nghiên cứu và dự báo thị trường thì văn phòng Công ty TNHH Thiên Minh Hà còn căn cứ vào tình hình đánh giá thực hiện chương trình, kế hoạch công tác năm trước, tức là xem xét khả năng thực hiện kế hoạch là bao nhiêu, đạt được những kết quả gì và còn tồn tại những gì…để từ đó đề ra kế hoạch cho năm tới. Trong văn phòng Công ty TNHH Thiên Minh Hà thường xây dựng kế hoạch tháng, quý và sau mỗi một tháng hay một quý văn công ty thường tổng kết đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch đặt ra để làm cơ sở cho việc đề ra kế hoạch cho tháng và dài hơn cho kế hoạch năm tiếp theo. Với những căn cứ rõ ràng như vậy, văn phòng công ty đã xây dựng cho mình chương trình, kế hoạch công tác thành công, tạo được hiệu quả cao trong việc chỉ đạo, điều hành công tác văn phòng. 2.4.1. Quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác Bước 1: Hướng dẫn xây dựng kế hoạch Những tháng cuối năm, nhân viên phụ trách lập kế hoạch của văn phòng 17 thu thập, phân tích và tổng hợp thông tin thị trường ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty. Sau khi thu thập, tổng hợp các thông tin cần thiết, văn phòng sẽ phối hợp cùng phòng Tài chính - Kế toán tiến hành phân tích, xử lý thông tin để lập dự thảo chương trình, kế hoạch công tác và đề ra phương hướng, mục tiêu và những giải pháp chính cho kế hoạch năm sau. Sau đó, văn phòng soạn thảo văn bản hướng dẫn các phòng ban khác xây dựng kế hoạch của từng phòng, trình Tổng giám đốc ký duyệt, cuối cùng gửi cho các phòng ban. Bước 2: Xây dựng kế hoạch Sau khi có đầy đủ các thông tin cần thiết, văn phòng công ty tiến hành xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của mình và trình lãnh đạo xem xét, phê duyệt. Bước 3: Tổng hợp kế hoạch Trưởng phòng tổng hợp kế hoạch của các thành viên trong phòng, đưa ra lựa chọn các phương án khả thi và tham khảo ý kiến nhân viên trước khi lên, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cuối cùng. Bước 4: Trình và phê duyệt kế hoạch Sau khi đã hoàn thành công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, Ban lãnh đạo phòng sẽ gửi lên Ban quản trị để lấy ý kiến phê duyệt của Hội đồng. Sau khi được phê duyệt, hoạt động của văn phòng tuân thủ theo như kế hoạch đã đề ra, đảm bảo sự rõ ràng, khoa học trong cách làm việc. 2.4.2. Các nguyên tắc trong công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác Thứ nhất là nguyên tắc thống nhất: Nguyên tắc thống nhất yêu cầu bảo đảm sự phân chia và phối hợp chặt chẽ trong quá trình xây dựng, triển khai tổ chức thực hiện kế hoạch giữa các cấp, các phòng ban trong một doanh nghiệp thống nhất. Thứ hai là nguyên tắc tham gia: Đây là nguyên tắc có quan hệ mật thiết với nguyên tắc thống nhất. Nguyên tắc này có nghĩa là mỗi thành viên của doanh nghiệp đều tham gia 18