Tài liệu Khảo sát chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, công tác văn thư trường phan chu trinh.

Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: “KHẢO SÁT CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, TỔ CHỨC BỘ MÁY, CÔNG TÁC VĂN THƯ TRƯỜNG PHAN CHU TRINH.” Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 1 GVHD : Phạm Văn Năm Báo cáo thực tập tốt nghiệp LỜI NÓI ĐẦU Công tác văn thư lưu trữ là một trong những lĩnh vực hoạt động quan trọng trong toàn bộ hoạt động quản lý nhà nước ,đảm bảo cung cấp mọi thông tin bằng văn bản có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của cơ quan góp phần cải cách thủ tục hành chính nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác quản lý giảm tối thiểu bệnh quan liêu giấy tờ.Nó đóng vai trò quan trọng liên quan đến mọi lĩnh vực hoạt động và sự tồn tại của mỗi cơ quan.Để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình nhằm phổ biến, hướng dẫn, phản ánh tình hình lên cơ quan cấp trên, trao đổi phối hợp với cơ quan hữu quan, ghi lại những sự kiện, vụ việc đã xảy ra trong quá trình hoạt động hàng ngày của cơ quan .Vì vậy trong bất kỳ một cơ quan đơn vị nào thì công tác Văn thư – Lưu trữ là một lĩnh vực vô cùng quan trọng, không thể thiếu trong hoạt động của một cơ quan dù lớn hay nhỏ Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chất lượng chính xác, đảm bảo nguyên tắc bí mật của Đảng, Nhà nước và của các cơ quan tổ chức, giữ lại được đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan, đơn vị. Với ý nghĩa và tác dụng to lớn đó việc quản lý công tác văn thư lưu trữ là hết sức cần thiết đòi hỏi phải có những cán bộ văn thư có được một trình độ, kiến thức nhất định ,kết hợp với phương châm “Học đi đôi với hành” phát huy tính sáng tạo ,bồi dưỡng tính chủ động ,xây dựng phong cách làm việc của người cán bộ văn phòng có phẩm chất đạo đức tốt yêu ngành yêu nghề Quá trình học tập tại trường cũng như thời gian thực tập cuối khóa để học viên được tiếp cận với thực tế, trực tiếp thực hiện công tác văn thư. Làm cơ sở đánh giá khả năng hiểu biết nghiệp vụ đồng thời vận dụng kiến thức đã học để đối chiếu giữa lý thuyết vào công việc thực tế. Qua đợt thực tập bộ môn Văn thư em đã gặp phải những thuân lợi và khó khăn sau: * Thuận lợi: Được sự hướng dẫn chỉ bảo tận tình của các Thầy, Cô khoa văn thư đặc biệt là Thầy Phạm Văn Năm .Sự hướng dẫn trực tiếp nhiệt tình của cán bộ Văn thư. Ban lãnh đạo trường tiểu học Phan Chu Trinh luôn quan tâm tạo điều kiện tốt giúp em hoàn thành nhiệm vụ của đợt thực tập Thực tập tại cơ quan đang công tác nên mọi việc thuận lợi hơn. *Khó khăn : Do thời gian thực tập có hạn, giáo viên giảng dạy và hướng dẫn thực tập ở vấn đề vấn đề thắc mắc phải trao đổi gián tiếp qua điện thoại nên có phần bị hạn chế đến nội dung bài báo cáo. + Kết quả đạt được sau đợt thực tập Sau một thời gian thực tập bộ môn Văn Thư tại trường tiểu học Phan Chu Trinh, em đã hoàn thành bài báo cáo thực tập gồm có 2 phần. Thắc mắc phải trao đổi gián tiếp qua điện thoại nên có phần bị hạn chế đến nội dung bài báo cáo. + Kết quả đạt được sau đợt thực tập Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 2 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm Sau một thời gian thực tập bộ môn Văn Thư tại trường tiểu học Phan Chu Trinh, em đã hoàn thành bài báo cáo thực tập gồm có 2 phần. Phần 1: Nhận xét chung ( tình hình ,kết quả nghiên cứu khảo sát công tác văn thư lưu trữ ) Phần 2: Trình bày các phụ lục đi kèm ( công tác văn bản ,quản lý văn bản, lập hồ sơ ) Mặc dầu bản thân đã có nhiều cố gắng trong suốt thời gian tham gia thực tập tuy nhiên không thể tránh khỏi những thiếu sót cơ bản .Kính mong được sự đóng góp xây dựng cũng như bổ sung những kiến thức quý báu của quý Thầy, Cô nhằm tạo điều kiện cho em hoàn thành tốt hơn nữa trong công tác. Để có được điều đó em xin chân thành nói lời cảm ơn đến quý thầy, Cô giáo khoa Văn thư của Trường Trung học Văn Thư- Lưu trữ Trung ương II .Ban lãnh đạo ,các anh chị làm công tác văn thư của trường tiểu học Phan Chu Trinh đã tạo điều kiện sắp xếp thời gian giúp em hoàn thành tốt bài báo cáo này. Cù Bị , ngày 30 tháng 3 năm 2009 Học viên Lê Thị Hà Trinh Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 3 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm BÁO CÁO CHUNG Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 4 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm Phần I KHẢO SÁT CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, TỔ CHỨC BỘ MÁY, CÔNG TÁC VĂN THƯ TRƯỜNG PHAN CHU TRINH I. CHỨC NĂNG,NHIỆM VỤ,TỔ CHỨC TRƯỜNG TH PHAN CHU TRINH 1.Quá trình hình thành và phát triển của trường TH Phan Chu Trinh : Để công tác phát triển giáo dục của các khu vực trên địa bàn xã Láng Lớn nay là xã Cù Bị nói riêng và huyện Châu Đức ,tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu nói chung ngày một đồng bộ,đạt hiệu quả các chuẩn của công tác phổ cập giáo dục tiểu học. Đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho trẻ em 2 thôn Việt Cường và Hiệp Cường có điều kiện đến trường trên cơ sở phù hợp với việc phát triển tâm sinh lý của lứa tuổi học sinh tiểu học . Căn cứ chức năng ,quyền hạn của Sở Giáo dục – Đào tạo được quy định tại thông tư số :41/TT-LB ngày 14/8/1991 của liên Bộ Giáo dục –Đào tạo và ban Tổ chức cán bộ của Chính Phủ ; Căn cứ vào quy định tạm thời về quản lý tổ chức ,biên chế công chức ,viên chức hành chính sự nghiệp ban hành kèm theo quyết định số 315/ QĐ – UBT ngày 01/7/1994 của uỷ ban nhân dân Tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu ; Căn cứ công văn số 959/ CV-TCCQ ngày 23/8/1997 của ban tổ chức chính quyền tỉnh .Về việc tách và thành lập thêm một số trường phổ thông tại huyện Châu Đức ; Theo đề nghị của trưởng phòng tổ chức cán bộ tỉnh ; Ngày 30/8/1997 Giám Đốc sở Giáo dục & Đào tạo tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu ban hành quyết định số :03/QĐ-TC .Về việc tách và thành lập trường tiểu học Phan Chu Trinh huyện Châu Đức . 2. Chức năng của trường TH Phan Chu Trinh: Tổ chức giảng dạy ,học tập và hoạt động giáo dục đạt chất lượng theo mục tiêu,chương trình giáo dục tiểu học do Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành 3. Nhiệm vụ của trường TH Phan Chu Trinh : Huy động trẻ em đi học đúng độ tuổi ,vận động trẻ em tàn tật ,khuyết tật ,trẻ em đã bỏ học đến trường ,thực hiện kế hoạch phổ cập giáo dục và chống mù chữ trong cộng đồng .Nhận bảo trợ và quản lý các hoạt động giáo dục của các cơ sở giáo dục khác thực hiện chương trình giáo dục tiểu học theo sự phân công của cấp có thẩm quyền .Tổ chức kiểm tra và công nhận hoàn thành chương trình tiểu học của học sinh trong nhà trường và trẻ em trong địa bàn quản lý của trường . Quản lý cán bộ ,giáo viên ,nhân viên và học sinh Quản lý ,sử dụng đất đai ,cơ sở vật chất ,trang thiết bị và tài chính theo quy định của pháp luật . Phối hợp với gia đình ,các tổ chức và cá nhân trong cộng đồng thực hiện hoạt động giáo dục . Tổ chức cho cán bộ quản lý ,giáo viên ,nhân viên và học sinh tham gia các hoạt động xã hội trong cộng đồng Thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn khác theo quy định của pháp luật Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 5 GVHD : Phạm Văn Năm Báo cáo thực tập tốt nghiệp 4. Tổ chức bộ máy của trường TH Phan Chu Trinh: Trường tiểu học được cấp có thẩm quyền quyết định thành lập hoặc cho phép thành lập khi đảm bảo các điều kiện sau : - Phù hợp với quy hoạch mạng lưới trường học , đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế -xã hội của địa phương ,tạo thuận lợi cho trẻ em đến trường nhằm đảm bảo thực hiện phổ cập giáo dục tiểu học - Có đủ cán bộ quản lý ,giáo viên và nhân viên cũng như tất cả các bộ phận chức năng như : +Cán bộ quản lý gồm : Hiệu trưởng ,phó hiệu trưởng +Về giáo viên : Có giáo viên chủ nhiệm trực tiếp đứng lớp và giaó viên bộ môn ,giáo viên làm công tác tổng phụ trách +Về nhân viên : Văn thư ; Kế toán ; Thư viện thiết bị ; Phục vụ ; Bảo vệ ; Y tế học đường . + Về các bộ phận chức năng : Hội đồng trường Hội đồng thi đua khen thưởng ,hội đồng tư vấn Tổ chức đảng cộng sản Việt Nam và đoàn thể trong nhà trường Tổ chuyên môn Tổ văn phòng Ban đại diện cha mẹ học sinh - Có cơ sở vật chất ,trang thiết bị theo quy định của chương IV điều lệ trường tiểu học như : Phòng học , thư viện ,phòng thiết bị và các phòng chức năng SƠ ĐỒ TỔ CHỨC TRƯỜNG TIỂU HỌC PHAN CHU TRINH HIỆU TRƯỞNG CÔNG ĐOÀN TỔ VĂN THƯ TỔ CHUYÊN MÔN 1 PHÓ HIỆU TRƯỞNG TỔ CHUYÊN MÔN 2 TỔ CHUYÊN MÔN 3 ĐOÀN ĐỘI TỔ CHUYÊN MÔN 4 TỔ CHUYÊN MÔN 5 II. TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC PHAN CHU TRINH 1/ Đặc điểm tình hình công tác văn thư của cơ quan: Trường tiểu học Phan Chu Trinh chưa có phòng văn thư riêng, chỉ có cán bộ văn thư kiêm công tác lưu trữ được bố trí ,tham mưu giúp việc cho hiệu trưởng trong việc xây dựng ban hành văn bản, soạn thảo các văn bản ,báo cáo …phục vụ Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm cho nhu cầu hoạt động của cơ quan. Quản lý văn bản, thống nhất chặt chẽ từ khâu tiếp nhận, phát hành, phân loại văn bản, soạn thảo, trình ký, sao in và lưu trữ đảm bảo yêu cầu chung của cơ quan hàng ngày chính xác, kịp thời. Quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan: Trực tiếp đóng dấu vào các văn bản đi của cơ quan và các loại công văn, giấy tờ khác khi có chữ ký của người có thẫm quyền và tránh nhiệm. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi, đến hàng ngày của cơ quan. Trường có đầy đủ cơ sở vật chất ,máy móc ,trang thiết bị phục vụ quá trình soạn thảo ,in sao và lưu giữ văn bản được nhanh chóng ,đáp ứng kịp thời nhu cầu công việc của cơ quan trong ngày . Biên chế chỉ có 01cán bộ làm công tác văn thư vừa kiêm công tác lưu trữ hồ sơ, còn đang trong giai đoạn học bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ chuyên ngành ,nên khả năng đáp ứng nhu cấu công việc chưa cao. Như đã trình bày ở các nội dung trên thì công tác văn thư đóng một vai trò không nhỏ đối với việc quản lý, giải quyết công việc hàng ngày của cơ quan. Nhưng trong quá trình thực hiện vẫn gặp một số thuận lợi và khó khăn sau : * Thuận lợi: Được sự quan tâm của lãnh đạo nhà trường trong việc hướng dẫn và ban hành các văn bản phục vụ công tác văn thư của cơ quan được tốt hơn Nhân viên văn thư ý thức trong việc học tập bồi dưỡng nghiệp vụ ,nhằm nâng cao trình độ chuyên môn ,có trách nhiệm đối với công việc Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công việc tương đối đầy đủ nên quá trình xử lý văn bản nhanh chóng, chính xác, không để tồn đọng văn bản * Khó khăn: Cơ sở vật chất chưa có phòng văn thư lưu trữ riêng nên việc sắp xếp hồ sơ ,công văn gọn gàng , khoa học dễ tra cứu còn gặp nhiều khó khăn . 2/Công tác chỉ đạo của cơ quan đối với công tác văn thư: - Được sự quan tâm của lãnh đạo nhà trường, tạo điều kiện về thời gian để nhân viên làm công tác văn thư tham gia các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ nâng cao trình độ chuyên môn. - Ban hành văn bản quy định về chức năng và nhiệm vụ của văn thư trong cơ quan.Đồng thời thường xuyên đôn đốc nhắc nhỡ ,kiểm tra việc thực hiện các khâu nghiệp vụ ,đề ra phương hướng giải quyết hàng ngày kịp thời. Trang bị tương đối đầy đủ các trang thiết bị văn phòng hiện đại như : máy vi tính, máy in, máy photocopy, điện thoại ... giúp cho quá trình giải quyết công việc được nhanh chóng, chính xác, hiệu quả, đúng theo thời gian yêu cầu 3/ Tình hình thực hiện những nội dung nghiệp vụ văn thư của trường tiểu học Phan Chu Trinh : 3.1. Tình hình ban hành và sử dụng văn bản của cơ quan : a) Các loại văn bản do cơ quan ban hành : Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của nhà trường phổ thông ,thì trường tiểu học Phan Chu Trinh không có thẩm quyền ban hành văn bản Quy phạm pháp luật mà chỉ được ban hành văn bản cá biệt và văn bản hành chính Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 7 GVHD : Phạm Văn Năm Báo cáo thực tập tốt nghiệp thông thường, cụ thể như sau: * Về văn bản cá biệt : Trường tiểu học Phan Chu Trinh ban hành văn bản cá biệt để giải quyết những công việc đối với những đối tượng cụ thể và được áp dụng trong khoảng thời gian một niên khóa . Các loại văn bản cá biệt do cơ quan ban hành thường có các loại sau: + Quyết định bổ nhiệm đối với giáo viên ,nhân viên + Quyết định thành lập các tổ chuyên môn + Quyết định thành lập hội đồng tư vấn ,thi đua khen thưởng + Quyết định điều động cán bộ ,giáo viên ,nhân viên + Quyết định khen thưởng cán bộ ,giáo viên ,nhân viên . + Quyết định khen thưởng học sinh + Quyết định nâng bậc lương thường xuyên cho cán bộ ,giáo viên, nhân viên Ví dụ: PHÒNG GD&ĐT CHÂU ĐỨCCỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG TH PHAN CHU TRINH Độc lập –Tự do –Hạnh phúc Số : /QĐ-PCT Cù Bị ,ngày ….tháng ….năm 2009 QUYẾT ĐỊNH V/v Thành lập tổ chuyên môn năm học 2008-2009 HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG TIỂU HỌC PHAN CHU TRINH - Căn cứ chức năng quyền hạn hiệu trưởng được quy định tại quyết định số 51/2007/QĐ –BGD& ĐT ngày 31/8/2007 của Bộ trưởng bộ giáo dục & đào tạo - Căn cứ…………………………………………………………………………; - Căn cứ…………………………………………………………………………; Xét năng lực của giáo viên ……………………………………………………, QUYẾT ĐỊNH : Điều 1. …………………………………………………………………… . Điều 2. …………………………………………………………………… . Điều 3. ………………………………………………………………… ./. Nơi nhận: HIỆU TRƯỞNG - Các ông bà có tên tại điều 1 (t h ) ; - Lưu :VT ,PCT(02b). * Đối với văn bản hành chính thông thường : Cơ quan ban hành các loại văn bản hành chính thông thường để thực hiện chức năng, nhiệm vụ và giải quyết công việc hàng ngày của cơ quan,thông tin, báo cáo, phản ánh tình hình lên cấp trên; chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra cấp dưới, liên hệ công tác với các cơ quan, đơn vị tại địa phương. Các loại văn bản hành chính thông thường cơ quan ban hành thường có các loại Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 8 GVHD : Phạm Văn Năm Báo cáo thực tập tốt nghiệp như sau: + Kế hoạch : Cơ quan thường ban hành kế hoạch để đưa ra những chỉ tiêu và biện pháp để thực hiện trong tháng ,học kỳ ,năm . Ví dụ: PHÒNG GD&ĐT CHÂU ĐỨCCỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG TH PHAN CHU TRINH Độc lập –Tự do –Hạnh phúc Số : /KH-PCT Cù Bị ,ngày ….tháng ….năm 2009 KẾ HOẠCH V/v Xây dựng trường học thân thiện học sinh tích cực Chủ đề : “Môi trường –vòng tay xanh thân yêu” I/ Đặc điểm tình hình :…………………………………………………….. II/ Nội dung kế hoạch :……………………………………………………. III/ Biện pháp thực hiện :…………………………………………………. IV/ Chỉ tiêu phấn đấu :…………………………………………………… HIỆU TRƯỞNG Nơi nhận: - Phòng giáo dục (B/c) ; - Các ban ngành ,giáo viên (t/h) ; - Lưu :VT ,PCT(02b) . + Báo cáo : Cơ quan ban hành báo cáo để phản ánh kết quả việc thực hiện kế hoạch như: Báo cáo tháng, báo cáo quý, báo cáo năm của cơ quan, báo cáo công tác vận động quỹ tình nghĩa tình thương ,báo cáo việc ứng dụng công nghệ thông tin trong giảng dạy Ví dụ: PHÒNG GD&ĐT CHÂU ĐỨCCỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG TH PHAN CHU TRINH Độc lập –Tự do –Hạnh phúc Số : /BC-PCT Cù Bị ,ngày ….tháng ….năm 2009 BÁO CÁO Tổng kết 5 năm ứng dụng công nghệ thông tin Giai đoạn ( 2004 – 2009 ) Kính gởi :Phòng giáo dục I/ Thực trạng đơn vị :……………………………………………………… II/ Nội dung thực hiện được * Ưu điểm :…………………………………………………………… Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 9 GVHD : Phạm Văn Năm Báo cáo thực tập tốt nghiệp * Tồn tại :…………………………………………………………….. III/ Kết quả :………………………………………………………………. HIỆU TRƯỞNG Nơi nhận: - Phòng giáo dục (b/c) ; - Lưu :VT ,PCT (02b). + Tờ trình : Cơ quan ban hành tờ trình đề nghị với cấp trên xin phê duyệt nâng lương trước thời hạn cho cán bộ ,giáo viên ,nhân viên Ví dụ: PHÒNG GD&ĐT CHÂU ĐỨCCỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG TH PHAN CHU TRINH Độc lập –Tự do –Hạnh phúc Số : /TTr-PCT Cù Bị ,ngày ….tháng ….năm 2009 TỜ TRÌNH V/v xin phê duyệt nâng lương trước thời hạn đối với ông : Nguyễn Văn A Kính gởi : Phòng nội vụ Huyện Châu đức Nội dung :………………………………………………………………….. HIỆU TRƯỞNG Nơi nhận: - Phòng nội vụ (b/c) ; - Phòng giáo dục (b/c) ; - Lưu :VT ,PCT(02b) . + Biên bản : Cơ quan ban hành biên bản ghi lại diễn biến, kết quả của những vụ việc cụ thể như: một cuộc họp, hội nghị .... Ví dụ: PHÒNG GD&ĐT CHÂU ĐỨCCỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG TH PHAN CHU TRINH Độc lập –Tự do –Hạnh phúc Số : /BB-PCT Cù Bị ,ngày ….tháng ….năm 2009 BIÊN BẢN V/v xét nâng lương trước thời hạn cho cán bộ giáo viên ,nhân viên năm 2009 Thời gian :…………………………………………………………………. I/ Thành phần tham dự : 1.Ông (bà): ……………………………………………….(chủ tọa) Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 10 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm 2. Ông (bà):………………………………………………..(thư ký) 3. Ông(bà):………………………………………………(thành viên) II/ Nội dung:…………………………………………………………………. Biên bản kết thúc vào lúc ……………………cùng ngày Thư ký Đại diện các thành viên Chủ tọa + Thông báo : Cơ quan ban hành thông báo để thông tin cho cán bộ ,giáo viên ,nhân viên ,học sinh trong đơn vị ... về việc vận động ủng hộ thiên tai lũ lụt ,nghĩa tình biên giới hải đảo ,.... Ví dụ: PHÒNG GD&ĐT CHÂU ĐỨCCỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG TH PHAN CHU TRINH Độc lập –Tự do –Hạnh phúc Số : /TB-PCT Cù Bị ,ngày ….tháng ….năm 2009 THÔNG BÁO V/v ủng hộ nghĩa tình biên giới hải đảo năm 2009 theo kế hoạch số 96 - KHLT/ ĐTN – PGD& ĐT của liên tịch giữa phòng giáo dục và đoàn thanh niên huyện Châu đức Căn cứ :…………………………………………………………………………….. Nội dung thông báo :………………………………………………………………. Nơi nhận: - Cán bộ ,giáo viên ,nhân viên ,học sinh (t/h) ; - Lưu :VT ,PCT ( 02b). HIỆU TRƯỞNG * Ngoài ra, cơ quan còn ban hành một số văn bản khác như: công văn hành chính, thư mời, giấy giới thiệu b) Các thành phần thể thức văn bản do trường tiểu học Phan Chu Trinh trình bày, so sánh với lý thuyết đã học: * Thể thức văn bản: Trong quá trình thực tập ,khảo sát văn bản tại trường tiểu học Phan Chu Trinh, cách trình bày các thành phần thể thức văn bản thực hiện theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ là đúng. Thể thức của văn bản quản lý nhà nước được trình bày theo qui định tại các văn bản chủ yếu sau: Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV/VPCP của Bộ nội vụ, Văn phòng Chính phủ ngày 06/5/2005 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản nhằm đảm bảo tính chân thực,giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành. Tất cả các thành phần của văn bản đều được trình bày bằng Font chữ Time New Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 11 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm Roman. Cách trình bày các thành phần b.1 Quốc hiệu : Là thành phần biểu thị tên quốc gia và chế độ chính trị của quốc gia đó. Quốc hiệu thể hiện thể chế chính trị của nhà nước ta, thể hiện ý chí và mục tiêu phấn đấu của nhân dân ta và nhà nước ta. Quốc hiệu được trình bày ở góc trên cùng, bên phải, trên trang đầu tiên của văn bản. Quốc hiệu được trình bày thành hai dòng : Dòng trên : CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng, đậm. Dòng dưới : Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng đậm, cân đối với dòng trên. Dưới cùng có đường gạch ngang, nét liền có độ dài bằng dòng chữ Độc lập – Tự do – Hạnh phúc.Chữ cái đầu của các cụm từ này được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch ngang nhỏ. Thành phần này theo thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP quy định ngày 06/5/2005 nhà trường đã trình bày đúng : CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc b.2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản: Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là tên tác giả của văn bản. Tên cơ quan tổ chức ban hàn văn bản phải được ghi đầy đủ theo tên gọi chính thức căn cứ vào văn bản thành lập, qui định tổ chức bộ máy, phê chuẩn cấp giấy phép hoạt động hoặc công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là tác giả của văn bản được trình bày ở góc trên, bên trái, trang đầu của văn bản. Phần tên cơ quan chủ quản được trình bày chữ in hoa, cỡ chữ 12-13 kiểu chữ đứng, ở trên. Phần tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày cân đối ở dưới tên cơ quan chủ quản, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12-13, kiểu chữ đứng, đậm; dưới cùng có gạch ngang ngắn bằng 1/3 đến 1/2 độ dài của tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và đặt cân đối so với dòng chữ. Phần này nhà trường trình bày đúng theo quy định thông tư 55/2005/TTLTBNV-VPCP ngày 06/5/2005:cụ thể như sau: PHÒNG GD&ĐT CHÂU ĐỨC TRƯỜNG TH PHAN CHU TRINH b.3 Số và ký hiệu của văn bản: Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 12 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm - Số của văn bản: là số thứ tự của văn bản được ban hành trong một năm văn thư, bắt đầu từ số 01 cho văn bản được ban hành đầu tiên.Chữ “số” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, sau chữ “số” có dấu (:). Các số thự của văn bản được ghi bằng chữ số Ả rập. - Ký hiệu văn bản: là nhóm chữ viết tắt tên loại văn bản và tên cơ quan (đơn vị) làm ra văn bản đó. Ký hiệu văn bản hành chính bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo ra công văn đó. Chữ “số“ được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, sau chữ “số“ có dấu (:) Ký hiệu văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng. Giữa số và ký hiệu văn bản được ngăn cách bằng dấu gạch chéo (/), giữa chữ viết tắt tên loại văn bản và tên cơ quan (đơn vị) ban hành văn bản được ngăn cách bằng dấu gạch nối (-)không cách chữ Thành phần này nhà trường trình bày đúng theo quy định. Ví dụ: Số: 01/QĐ-PCT Cách ghi số, ký hiệu cho văn bản quản lý Nhà nước : + Đối với văn bản quy phạm pháp luật : Số:___/năm ban hành/tên loại văn bản-tên cơ quan ban hành văn bản. VD : Số: 145/2006/QĐ-UBND + Đối với văn bản cá biệt : Số: ____/tên loại văn bản-tên cơ quan hoặc cá nhân ban hành. VD: Số: 19/QĐ-PCT + Đối với văn bản hành chính thông thường : Những văn bản có tên loại thì cách ghi giống như văn bản cá biệt VD: Số 04/BC-PCT Những văn bản không có tên loại (công văn hành chính) Số: ____/tên cơ quan ban hành-tên đơn vị soạn thảo văn bản VD: Số: 12/PCT + Đối với văn bản liên tịch Số___/năm ban hành/tên loại văn bản- tên các cơ quan phối hợp ban hàn VD: Số 147/2005/TTLT-SGD + Cách lấy số cho cơ quan Cơ quan lấy số cho từng loại văn bản riêng biệt . Ví dụ : Số : 01/QĐ-PCT Số : 01/CV-PCT Số : 01/BC-PCT Số : 01/TB-PCT b.4 Địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản: - Địa danh ghi trên văn bản: là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (nơi cơ Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 13 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm quan, tổ chức đóng trụ sở). -Ngày, tháng, năm ban hành văn bản: Là ngày tháng năm văn bản được ký ban hành và đóng dấu.Hay nói cách khác là ngày tháng năm văn bản có giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành. Địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản được trình bày dưới quốc hiệu sát lề phải, bằng chữ in thường, cở chữ 13, kiểu chữ nghiêng. Sau địa danh có dấu phẩy (,) ngăn cách với ngày tháng năm ban hành văn bản được viết đầy đủ ngày... tháng... năm. Các số chỉ ngày, tháng,năm viết bằng chữ Ả-rập, đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 khi viết thêm số “ 0” ở phía trước. Khi trình bày nên ghi đầy đủ chữ ngày, tháng, năm không nên dùng các dấu gạch chéo, gạch nối để thay thế (chữ ngày, tháng, năm viết thường, không được viết hoa ). Thành phần này nhà trường trình bày đúng theo quy định, cụ thể như sau: Ví dụ 1: Cù Bị , ngày 08 tháng 5 năm 2009 Ví dụ 2: Cù Bị ,ngày 12 tháng 02 năm 2009 b.5 Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản : - Tên loại văn bản: là tên của từng loại văn bản do cơ quan ban hành. - Trích yếu nội dung của văn bản: là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ nhưng phản ánh được nội dung chủ yếu của văn bản. Trích yếu nội dung văn bản giúp cho người đọc, người giải quyết văn bản được nhanh chóng, chính xác, nắm bắt được nội dung của văn bản một cách khái quát tạo thuận lợi cho việc giải quyết, đăng ký và tra tìm. Tên loại của văn bản được trình bày ở giữa trang văn bản, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Trích yếu nội dung văn bản được trình bày cân đối dưới tên loại văn bản (đối với văn bản có tên loại) và được trình bày dưới số và ký hiệu của công văn (đối với công văn hành chính ). Trích yếu nội dung của văn bản có tên loại được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Bên dưới trích yếu có đường kẻ ngang nét liền, dài bằng 1/3, đến ½ độ dài của dòng chữ, đặt cân đối so với dòng chữ. Trích yếu nội dung của công văn được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, sau chữ V/v (viết tắt về việc). Phần này nhà trường trình bày đúng theo quy định,cụ thể như sau : Ví dụ 1: Số: 04/PCT V/v Triệu tập giáo viên tập huấn tin học giữa học kỳ I Ví dụ 2: QUYẾT ĐỊNH V/v nâng bậc lương cho đồng chí Nguyễn Văn A b.6 Nội dung văn bản: Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 14 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm Nội dung văn bản: Là toàn bộ các thông tin mà văn bản cần đề cập đến. Nội dung văn bản được trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung của văn bản. Toàn bộ nội dung văn bản được trình bày căn thẳng lề trái và phải, chính xác, rõ ràng, bằng chữ in thường, không tẩy xóa cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng. Khi xuống dòng chữ đầu dòng có thể lùi vào 1cm – 1,27 cm và viết hoa chữ cái đầu; khoảng cách giữa các đoạn văn đặt tối thiểu là 6pt, khoảng cách giữa các dòng chọn tối thiểu từ 15pt trở lên, Đối với văn bản hành chính có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi phần căn cứ phải xuống dòng, cuối mỗi dòng có dấu chấm phẩy (;), riêng phần căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu phẩy (,). Thành phần này nhà trường trình bày đúng theo quy định cụ thể như sau : Ví dụ: ( Thực hiện tại quyết định điều động giáo viên làm giám khảo hội giảng) HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG TIỂU HỌC PHAN CHU TRINH - Căn cứ chức năng quyền hạn hiệu trưởng được quy định tại điều 17,mục 3 điều lệ trường tiểu học số 51/2007/QĐ-BGD&ĐT ngày 31/8/2007 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục & Đào tạo ; - Căn cứ vào chỉ thị số 47/2008/QĐ-BGD&ĐT về việc thực hiện nhiệm vụ trọng tâm năm học 2008-2009 ngày 13/8/2008 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục & Đào tạo ; - Căn cứ quyết định số 2572/2008/QĐ-UBND ngày 01/8/2008 .Về việc quy định thời gian năm học 2008-2009 của tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu ; - Căn cứ vào phương hướng nhiệm vụ trọng tâm năm học 2008-2009 của Phòng giáo dục huyện Châu Đức ban hành ngày 14/8/2008 ; - Xét năng lực của cán bộ giáo viên trong hội đồng sư phạm nhà trường , b.7 Nơi nhận văn bản: Nơi nhận văn bản: Là nơi ghi tên các cơ quan, đơn vị, cá nhân trực tiếp nhận và xử lý văn bản . Tất cả các loại văn bản đều có nơi nhận ghi chung ở góc bên trái, trang cuối cùng, dưới phần nội dung văn bản, cách dòng cuối cùng của nội dung văn bản từ 1 đến 2 dòng. Chữ “Nơi nhận” cuối văn bản được trình bày sát lề trái bằng chữ in thường cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm, sau chữ “Nơi nhận” có dấu (:). Tên cơ quan,đơn vị, tổ chức, cá nhân nhận văn bản được trình bày ngay dưới chữ “Nơi nhận” bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng. Tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản được trình bày thành dòng riêng, đầu dòng có gạch ngang, cuối dòng có dấu (;) dòng cuối cùng ghi “ Lưu”: VT (văn thư) và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo văn bản, kết thúc bằng dấu (.) Phần này nhà trường trình bày đúng theo quy định, cụ thể như sau: Nơi nhận : Đối với công văn hành chính ngoài nơi nhận được trình bày như văn bản có tên loại thì nơi nhận công văn còn được trình bày bằng chữ “Kính gửi” sau chữ kính gửi có dấu hai chấm (:) phần này được ghỉ ơ trên nội dung công Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 15 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm văn,dưới địa danh, ngày, tháng, năm ban hành công văn. Nếu công văn gửi cho 01 cơ quan hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, cá nhân được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp công văn được gửi cho 02 đơn vị, cá nhân trở lên thì tên mỗi cơ quan, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đấu dòng có gạch ngang, dòng cuối cùng có dấu chấm(.) Chữ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận công văn được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng. Ví dụ 1: Kính gửi: Phòng Giáo dục & Đào tạo huyện Châu Đức Ví dụ 2: Kính gửi: - Phòng GD&ĐT Châu Đức - UBND Xã Cù Bị Ngoài ra, đối với công văn hành chính thì ở thành phần “ Nơi nhận” phía dưới là từ “Như trên”, tiếp đến là tên các cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan nhận công văn. Ví dụ : Nơi nhận: - Phòng giáo dục(b/c); - Giáo viên (t/h) ; - Lưu :VT ,PCT (02b) . b.8 Chữ ký và thể thức để ký: Chữ ký :Là ký hiệu riêng của người có thẩm quyền ký văn bản, là thành phần thể hiện hiệu lực thi hành của văn bản và thể hiện trách nhiệm của người ký văn bản. Thể thức để ký: Là quyền hạn và chức vụ của người ký văn bản Trường hợp ký thay mặt tập thể phải ghi chữ viết tắt “TM.” Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan phải ghi chữ viết tắt “KT.” Quyền hạn và chức vụ của người ký được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm ở góc phải, bên dưới, trang cuối cùng của văn bản, cách dòng cuối của nội dung văn bản từ 1 – 2 dòng. Họ tên người ký được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Nhà trường là cơ quan làm việc theo chế độ thủ trưởng nên quyền hạn của người ký được thực hiện như sau: Thành phần này nhà trường trình bày đúng theo quy định: Ví dụ 1: cấp trưởng ký: HIỆU TRƯỞNG Võ Trường Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 16 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm KT. Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng Ví dụ 2: cấp phó ký thay Nguyễn Đặng Tiến b.9 Dấu cơ quan : Dấu cơ quan là dấu hiệu thể hiện tư cách pháp nhân của cơ quan trong giao dịch với các cơ quan khác và trước pháp luật của nhà nước. Dấu cơ quan có xác nhận tính hợp pháp của văn bản và chữ ký trên văn bản (thể hiện giá trị pháp lý của văn bản). Dấu cơ quan được đóng trùm lên 1/3 chữ ký về bên trái. Thực tế thành phần này trường tiểu học Phan Chu Trinh bày đúng theo Nghị định số : 58/2001/NĐ/CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu. Theo điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP Dấu cơ quan được đóng trùm lên 1/3 chữ ký về bên trái . Đóng dấu lên văn bản đi kèm như danh sách, biên bản, phiếu thu… đóng dấu cơ quan lên tên loại văn bản hoặc lên tên cơ quan ban hành văn bản (đóng dấu treo). Qua lý thuyết đã học và áp dụng vào thực tế công việc trong quá trình thực tập công tác văn thư tại cơ quan em nhận thấy thể thức văn bản của trường tiểu học Phan Chu Trinh đã được thực hiện đúng quy định của Nhà nước. c) Quy trình soạn thảo văn bản của trường tiểu học Phan Chu Trinh (từ việc hình thành bản thảo đến bản chính). Trường tiểu học Phan Chu Trinh chỉ có một cán bộ làm công tác văn thư , đảm nhiệm soạn thảo nhiều nội dung văn bản đa dạng về hình thức ,thể loại .Vì thế quy trình soạn thảo văn bản cũng có nhiều đặc điểm, nhiều dạng thể loại không giống nhau .Để công việc đạt hiệu quả nhà trường phải tiến hành theo các bước sau : + Bước 1. Xác định mục đích ban hành và tên loại văn bản : Tuỳ thuộc vào nội dung của vấn đề mà văn bản đề cập đến ,tiến hành xác định mục đích ban hành văn bản , giúp cho việc xác định loại văn bản phù hợp với mục đích ban hành, phù hợp với thẩm quyền ban hành của cơ quan .Đồng thời giới hạn thời gian ban hành sao cho chính xác, kịp thời và phù hợp với tình hình giải quyết công việc. + Bước 2. Xác định tên loại văn bản Sau khi xác định được mục đích ban hành văn bản thì phải xác định được loại văn bản phù hợp với mục đích ban hành văn bản của cơ quan ,phù hợp với mục đích giải quyết công việc. + Bước 3. Thu thập và xử lý thông tin : Đây là bước quan trọng nhất trong quá trình soạn thảo văn bản vì có thu thập thông tin đầy đủ thì mới ban hành văn bản một cách chính xác.Thông tin được thu thập bằng nhiều hình thức khác nhau, người soạn thảo thu thập đầy đủ những thông tin có liên quan đến yêu cầu, nội dung mà văn bản đề cập đến; xem vấn đề có liên quan đến bộ phận, cá nhân nào đồng thời căn cứ vào yêu cầu cụ thể của từng vấn Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 17 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm đề để lựa chọn các thông tin về từng lĩnh vực chuyên môn cũng như thu thập những số liệu cụ thể, chính xác để tổng hợp và hình thành văn bản. Người trực tiếp soạn thảo văn bản sẽ chịu trách nhiệm về nội dung, chất lượng, thời gian và hình thức của văn bản đó.Khi thu thập thông tin, cán bộ lãnh đạo sẽ tổng hợp, phân tích, đánh giá, chọn lọc ra những thông tin chính có độ chính xác cao, loại ra những thông tin trùng thừa, thông tin thiếu khoa học. Đảm bảo những thông tin thu thập được đều liên quan đến các vấn đề cần giải quyết ,đúng nguyên tắc, không tự ý thêm vào hay bỏ bớt vấn đề, vì như thế sẽ làm ảnh hưởng đến tình hình giải quyết công việc của cơ quan. Nếu làm tốt khâu này thì văn bản sẽ đạt mục đích và đạt hiệu quả cao + Bước 4. Xây dựng đề cương và viết bản thảo văn bản : - Xây dựng đề cương : Sau khi có đầy đủ các thông tin liên quan ,cá nhân soạn thảo văn bản sẽ tiến hành xây dựng đề cương và viết dự thảo văn bản Việc xây dựng đề cương là để giúp người soạn thảo hình thành ra văn bản một cách toàn diện từ nội dung, bố cục, các phần, các chương, các mục lớn, nhỏ,điều … tránh bị trùng lặp, bỏ sót ý hoặc viết lạc đề, sai lệch với mục đích ban đầu đặt ra. Những văn bản có nội dung quan trọng, phức tạp thì cơ quan sẽ tiến hành cuộc họp để góp ý cho đề cương. Sau khi xây dựng xong đề cương sẽ kiểm tra lại cách bố trí các phần, mục, điểm.... theo trật tự khoa học và đảm bảo mục đích ban hành, nếu chưa đạt yêu cầu thì điều chỉnh lại sao cho hợp lý để từ đó hình thành văn bản chính. Đối với những văn bản thông thường thì người soạn thảo văn bản chỉ cần dựa vào kinh nghiệm thực tế, không cần phải qua bước xây dựng đề cương mà có thể tiến hành ngay công việc soạn thảo. Sau khi văn bản được viết xong, người soạn thảo lại tiến hành: 12 Kiểm tra mục đích ban hành văn bản; 13 Kiểm tra sự phù hợp về tên loại văn bản 14 Kiểm tra tính logic của cách trình bày văn bản 15 Kiểm tra ngữ pháp và chính tả. + Bước 5. Duyệt,đánh máy,trình ký, đăng ký và ban hành văn bản: Sau khi mang bản thảo trình cho hiệu trưởng xem xét cho ý kiến bổ sung hay cần thêm bớt vấn đề nào(nếu có) .Người soạn thảo sẽ sửa chữa lại đúng theo yêu cầu, (nếu không) thì hiệu trưởng sẽ ký tắt vào bản thảo ,văn bản đó sẽ được in ra bản sạch trình ký chính thức. Sau khi văn bản đã được ký duyệt văn thư làm các thủ tục như: ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, năm ban hành; vào sổ đăng ký văn bản đi, nhân bản theo số lượng đã được duyệt; đóng dấu và phát hành. 3.2 Tình hình tổ chức quản lý “văn bản đi” tại trường TH Phan Chu Trinh Để đảm bảo thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan một cách khoa học, nhanh chóng, chính xác và đảm bảo tính pháp lý .Người làm công tác văn thư hằng ngày phải có tại cơ quan ,để nhận văn bản từ các nơi chuyển đến, đồng thời thực hiện việc tổ chức văn bản đi. Để làm tốt công tác đòi hỏi cán bộ văn thư phải sắp xếp công việc thật khoa học mới có hiệu quả cao.Tại trường TH Phan Chu Trinh, việc tổ chức giải quyết, quản lý văn bản đi chủ yếu là do cán bộ văn thư Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 18 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm đảm nhiệm .Hiệu trưởng là người kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở thực hiện nhằm đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời phục vụ cho hoạt động quản lý . * Cơ quan tiến hành tổ chức quản lý văn bản đi theo trình tự như sau: + Đánh máy văn bản: Văn bản được cán bộ văn thư đảm nhiệm soạn thảo, sau khi bản thảo đã được ký duyệt (bản gốc), tiến hành đánh máy chứ không giao cho người không có trách nhiệm .Quá trình đánh máy văn bản cần trình bày rõ ràng, sạch sẽ đúng quy định, sau đó kiểm tra lại nội dung văn bản ,nhằm đảm bảo nội dung bản đánh máy chính xác với bản gốc đã được duyệt, sau đó trình hiệu trưởng ký ban hành văn bản .Văn bản mật (đề thi)giao cho người có trách nhiệm đánh máy và phải thực hiện nơi đảm bảo mật, người đánh máy phải thực hiện đúng qui chế về bảo mật, văn thư phải tuyệt đối giữ gìn bí mật nội dung văn bản. + Trình ký văn bản: Tất cả văn bản sau khi đánh máy xong, trước khi trình hiệu trưởng ký ban hành đều phải được kiểm tra lại về nội dung, thể thức và ký tắt (ký nháy) tại chữ cuối cùng của phần nội dung văn bản. Chữ ký tắt này thể hiện trách nhiệm của người được giao trách nhiệm làm tham mưu cho lãnh đạo rằng văn bản này đã được xem qua bảo đảm văn bản đó có tính chính xác cao, văn bản được trình ký đúng thẩm quyền. + Đóng dấu lên văn bản: Sau khi văn bản đã được lãnh đạo ký sẽ chuyển đến bộ phận văn thư để đóng dấu. Dấu của cơ quan chỉ được đóng vào những văn bản đã có chữ ký hợp lệ của người có thẩm quyền, thủ trưởng, các phó thủ trưởng (không đóng khống chỉ).Việc đóng dấu lên văn bản tại trường TH Phan Chu Trinh được thực hiện rất nghiêm chỉnh đúng theo quy định. * Các loại dấu của trường TH Phan Chu Trinh hiện đang sử dụng: - Dấu cơ quan : không có hình quốc huy nhưng có giá trị pháp lý và được đóng lên tất cả các loại văn bản do cơ quan ban hành. - Loại dấu trong việc quản lý công văn giấy tờ hay công việc nội bộ của cơ quan: dấu chức vụ, dấu họ tên, dấu công văn đến ... các loại con dấu này được hiệu trưởng giao cho cán bộ văn thư trực tiếp quản lý ,và tự tay đóng dấu lên các văn bản giấy tờ đã được người có thẩm quyền ký. * Công tác quản lý và sử dụng con dấu tại trường TH Phan Chu Trinh: Trường TH Phan Chu Trinh quản lý và sử dụng con dấu theo quy định của nhà nước.Việc quản lý và sử dụng con dấu được thể hiện như sau: Trường được sử dụng con dấu theo mẫu đã quy định và đăng ký tại Công an tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu . Tất cả các văn bản lấy danh nghĩa của cơ quan để ban hành, sau khi đã có chữ ký hợp lệ của người có thẩm quyền, nhân viên văn thư tự tay đóng dấu, trường hợp đặc biệt cần thiết để giải quyết công việc ở xa cơ quan thì Lãnh đạo được mang con dấu đi theo và chịu trách nhiệm về việc mang con dấu ra khỏi cơ quan. Mực in dấu được thống nhất dùng màu đỏ. Người giữ dấu phải tự mình đóng dấu lên văn bản, không được tự ý giao dấu cho người khác khi chưa có ý kiến của Hiệu trưởng. Dấu đóng phải ngay ngắn rõ Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 19 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm ràng, đúng chiều, và đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái. Không được đóng dấu lên giấy trắng, giấy in sẵn, giấy giới thiệu chưa ghi rõ họ tên người sử dụng và mục đích sử dụng. Những dự thảo chương trình, kế hoạch gửi cấp trên xin ý kiến hoặc dự thảo báo cáo đưa ra Hội nghị, đề án, danh sách, phụ lục văn bản để xác nhận tính hợp pháp của văn bản thì đóng dấu treo lên tên tác giả hoặc tên loại của văn bản. Đóng dấu giáp lai chỉ đóng vào các lề trang văn bản để khẳng định các trang văn bản là trung thực. Dấu sau khi sử dụng xong được treo lên giá và bỏ vào tủ ngay ngắn,cẩn thận không để trầy xước, hết giờ làm việc (hoặc trong những ngày nghỉ theo quy định của Nhà nước) dấu được bỏ vào tủ có khoá chắc chắn và niêm phong cẩn thận. * Tóm lại việc quản lý và sử dụng con dấu của trường TH Phan Chu Trinh thực hiện rất chặt chẽ, nghiêm túc,đúng theo tinh thần Nghị Định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu. ∗ Đăng ký văn bản đi: Văn bản sau khi được trình ký cán bộ văn thư hoàn chỉnh thể thức của văn bản,cụ thể như: Lấy số thứ tự, ghi ngày, tháng,cho văn bản. Khi thể thức đã được kiểm tra chính xác, ghi đầy đủ các thành phần, đúng vị trí, sẽ được nhân bản đầy đủ số lượng đã được ghi trong thành phần nơi nhận. Đăng ký văn bản đi là phải mở sổ để ghi chép một số điều cần thiết về một văn bản đi như số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu nội dung của văn bản vào một trong những phương tiện đăng ký văn bản nhằm quản lý chặt chẽ văn bản của cơ quan và tra tìm văn bản được nhanh chóng. Khi đăng ký văn bản phải ghi (nhập) đầy đủ, chính xác. - Trình tự đăng ký văn bản đi như sau : + Ghi số, ký hiệu văn bản: Hàng năm số lượng ban hành văn bản đi của cơ quan không nhiều nên việc ghi số cho văn bản được chia làm 3 loại: Đối với loại văn bản như: Quyết định được lấy theo hệ thống số riêng Các loại văn bản như : Báo cáo, Kế hoạch lấy theo hệ thống số riêng Các loại văn bản còn lại như: Biên bản,Tờ trình ,Thông báo... lấy chung hệ thống số. Văn bản nào ban hành trước thì lấy số nhỏ, văn bản nào ban hành sau thì lấy số lớn. Số của văn bản là số thứ tự của văn bản (số chung cho một loại văn bản) được ban hành trong một năm hoặc một nhiệm kỳ bắt đầu từ số 01 cho văn bản được ban hành đầu tiên.Và tất cả các văn bản trong cơ quan khi ban hành đều phải qua văn thư đăng ký vào sổ để giúp cho việc thống kê, tra cứu văn bản được nhanh chóng, chính xác và được quản lý chặt chẽ hệ thống các văn bản đi. Việc lấy số thứ tự cho từng loại văn bản tại trường TH Phan Chu Trinh cán bộ văn thư thực hiện rất chính xác, không lấy thiếu số, trùng số. + Ghi ngày, tháng, năm lên văn bản: Việc lấy số, ghi ngày, tháng, năm cho văn bản rất quan trọng. Nếu thiếu hoặc không chính xác các thành phần này sẽ dẫn đến tình trạng nơi nhận văn bản không biết văn bản được ban hành vào ngày tháng năm nào, điều đó làm cho việc giải Người thực hiện : Lê Thị Hà Trinh Trang 20