Tài liệu Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phông bộ giáo dục tại trung tâm lưu trữ quốc gia iii

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI PHẠM THỊ HỒNG NHUNG KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ PHÔNG BỘ GIÁO DỤC TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG LƯU TRỮ HỌC Hà Nội, tháng 11 năm 2019 BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI PHẠM THỊ HỒNG NHUNG KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ PHÔNG BỘ GIÁO DỤC TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG Chuyên ngành: Lưu trữ học Mã số: 8320303 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. ĐOÀN THỊ HÒA Hà Nội, tháng 11 năm 2019 LỜI CẢM ƠN Tôi xin chân thành cảm ơn các các thầy cô giáo Khoa Văn thư – Lưu trữ cùng các Giáo sư, Tiến sĩ đã giảng dạy, truyền đạt cho tôi kiến thức về lưu trữ học trong suốt thời gian học cao học tại Đại học Nội vụ Hà Nội. Với tình cảm chân thành nhất tôi xin trân trọng cảm ơn người hướng dẫn khoa học Ts. Đoàn Thị Hòa đã giảng dạy, chỉ bảo hướng dẫn tôi rất nhiều trong suốt thời gian tôi viết Luận văn này. Tôi xin cảm ơn Ban Giám đốc, lãnh đạo Phòng đọc cùng các đồng nghiệp tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III đã tạo điều kiện giúp tôi về tư liệu và góp ý cho tôi rất nhiều trong thời gian viết Luận văn. Một lần nữa tôi xin trân trọng cảm ơn! Hà Nội, ngày 01 tháng 11 năm 2019 Phạm Thị Hồng Nhung LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu, kết quả nêu trong Luận văn là trung thực và rõ ràng. Đề tài nghiên cứu một cách độc lập, không có sự sao chép kết quả của bất cứ đề tài đã có nào trong lĩnh vực này. Lời cam đoan này của tôi là đúng sự thật và tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm. DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT CHDC Cộng hòa dân chủ CHXHCN Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa CVTLTNN Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước DCCH Dân chủ cộng hòa GDPT Giáo dục phổ thông BTVH Bổ túc văn hóa BDHV Bình dân học vụ TTNMC Thanh toán nạn mù chữ TTLTQGIII Trung tâm Lưu trữ quốc gia III MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU .................................................................................................. 1 1. Lý do chọn đề tài......................................................................................... 1 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu ................................................................. 2 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu.............................................................. 4 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .............................................................. 4 5. Phương pháp nghiên cứu ............................................................................ 5 6. Đóng góp của đề tài .................................................................................... 5 7. Bố cục của luận văn .................................................................................... 6 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ............................................................................. 7 1.1. Cơ sở lý luận về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ................................. 7 1.1.1. Một số khái niệm cơ bản ...................................................................... 7 1.1.1.1. Tài liệu lưu trữ ................................................................................... 7 1.1.1.2. Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ..................................................... 8 1.1.1.3. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ........................................ 8 1.1.2. Vai trò và giá trị của tài liệu lưu trữ ..................................................... 8 1.1.3. Mục đích, ý nghĩa của khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ................... 12 1.1.4. Các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ .................. 13 1.2. Cơ sơ pháp lý về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ .............................. 15 1.2.1. Các quy định của Nhà nước về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ .... 15 1.2.2. Các quy định của Ngành về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ......... 17 Tiểu kết chương 1 ......................................................................................... 19 Chương 2. THỰC TRẠNG KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ PHÔNG BỘ GIÁO DỤC TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III . 20 2.1. Tổng quan về Bộ Giáo dục và Phông Bộ Giáo dục 1945-1980 ........... 20 2.1.1. Sơ lược lịch sử hoạt động của Bộ Giáo dục 1945-1980 ..................... 20 2.1.2. Phông lưu trữ Bộ Giáo dục 1945-1980 .............................................. 21 2.1.2.1. Tình hình tổ chức khoa học tài liệu và đặc điểm Phông Bộ Giáo dục 21 2.1.2.2. Thành phần, nội dung thông tin tài liệu Phông Bộ Giáo dục ......... 25 2.2. Giá trị của tài liệu Phông Bộ Giáo dục .................................................. 35 2.2.1. Là nguồn sử liệu quý giá nghiên cứu lịch sử giáo dục phổ thông ...... 35 2.2.2. Giúp các nhà quản lý, lãnh đạo đúc rút kinh nghiệm đề ra chủ trương, biện pháp đúng đắn trong công tác phát triển giáo dục ................................ 37 2.2.3. Là nguồn tư liệu có giá trị giúp nghiên cứu về giới trí thức Việt Nam..... 39 2.3. Tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Phông Bộ Giáo dục tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III ..................................................................... 41 2.3.1. Đối tượng khai thác và sử dụng tài liệu .............................................. 41 2.3.2. Số lượng độc giả khai thác và sử dụng tài liệu ................................... 42 2.3.3. Số lượng hồ sơ được sử dụng khai thác .............................................. 43 2.3.4. Hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Phông Bộ Giáo dục ....... 44 Tiểu kết chương 2 ......................................................................................... 45 Chương 3. MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ PHÔNG BỘ GIÁO DỤC......................................................................................................... 46 3.1. Một số nhận xét ...................................................................................... 46 3.1.1. Ưu điểm............................................................................................... 46 3.1.2. Hạn chế ............................................................................................... 47 3.1.3. Nguyên nhân của những hạn chế ........................................................ 49 3.2. Các giải pháp chung ............................................................................... 50 3.2.1. Ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn, chỉ đạo liên quan đến hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. .................................. 50 3.2.2. Quy định mức thu phí và chế độ khuyến khích những đối tượng độc giả nghiên cứu tài liệu thường xuyên và có khối lượng lớn ......................... 52 3.3. Các giải pháp cụ thể ............................................................................... 53 3.3.1. Đối với Trung tâm Lưu trữ quốc gia III ............................................. 53 3.3.1.1.Tiếp tục xây dựng cơ sở dữ liệu, hệ thống công cụ tra cứu tài khoa học liệu lưu trữ Phông Bộ Giáo dục ............................................................. 53 3.3.1.2. Đa dạng hóa, hiện đại hóa các hình thức khai thác, sử dụng và công bố tài liệu lưu trữ Phông Bộ Giáo dục .......................................................... 54 3.3.1.3. Xây dựng mục lục hồ sơ chuyên đề các vấn đề về giáo dục trong Phông Bộ Giáo dục kết hợp với các phông lưu trữ liên quan....................... 56 3.3.2. Một số khuyến nghị đối với độc giả ................................................... 57 Tiểu kết chương 3 ......................................................................................... 58 KẾT LUẬN ........................................................................................................ 60 TÀI LIỆU THẠM KHẢO ................................................................................ 61 PHỤ LỤC ........................................................................................................... 67 1 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Thời đại nào cũng vậy, giáo dục luôn có vị trí quan trọng và là nhân tố để thúc đẩy sự phát triển của mỗi quốc gia. Trong lịch sử dựng nước và giữ nước của dân tộc Việt Nam, ông cha ta sớm có ý thức về vai trò của giáo dục - đào tạo và quan niệm rằng muốn xây dựng đất nước, mở mang kinh tế thì phải đào tạo và bồi dưỡng người tài, bởi “hiền tài là nguyên khí của quốc gia”. Kế thừa, phát huy truyền thống trọng giáo dục, trọng nhân tài của ông cha, ngay từ khi Nhà nước Việt Nam Dân chủ cộng hoà ra đời vào tháng 9 năm 1945 cho đến nay, chúng ta luôn quan tâm chăm lo phát triển sự nghiệp giáo dục, đầu tư cho giáo dục - đào tạo, coi giáo dục là quốc sách trong sự nghiệp xây dựng và phát triển đất nước. Nền giáo dục Việt Nam đã từng bước có những điều chỉnh phù hợp để đáp ứng nhu cầu ngày càng phát triển của xã hội. Để có được những thành công trong công tác giáo dục như ngày hôm nay phải kể đến vai trò của tài liệu lưu trữ. Nhận thức rõ việc tăng cường phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quốc gia có ý nghĩa chính trị, xã hội và nhân văn hết sức sâu sắc, trong những năm qua, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III (TTLTQGIII) đã thực hiện nhiều hình thức phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ nhằm mục đích đưa tài liệu lưu trữ đến gần hơn với công chúng, phục vụ hiệu quả hơn nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong đời sống xã hội. Khối tài liệu Phông Bộ Giáo dục đang được bảo quản vĩnh viễn tại TTLTQGIII là một trong số những phông tài liệu cần được phát huy giá trị. Tuy nhiên, qua tìm hiểu, chúng tôi nhận thấy Phông lưu trữ này trong thời gian qua chưa được khai thác nhiều và chưa triệt để, mới chỉ dừng lại ở việc nghiên cứu mục lục hồ sơ hoặc tìm hiểu, nghiên cứu sâu vào một vài vấn đề trong các hồ sơ. Mặc dù, đã có rất nhiều công trình nghiên cứu khác nhau về các lĩnh vực như: văn hóa, xã hội, giáo dục…, song hầu như rất ít các công trình nghiên cứu đó sử dụng đến tài liệu lưu trữ, đặc biệt là tài liệu lưu trữ trong Phông Bộ Giáo dục 1945-1980. Ý thức được việc sử dụng những thông tin của tài liệu lưu trữ Phông Bộ Giáo dục là hết sức quan trọng trong sự nghiệp phát 2 triển xã hội cộng với những nhận định thực tế trên, chúng tôi đã quyết định lựa chọn đề tài “Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Phông Bộ Giáo dục tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III’’ làm đề tài luận văn cao học. 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ các mục đích khác nhau trong xã hội hiện đang là một vấn đề thu hút giới nghiên cứu cũng như rất nhiều người quan tâm. Bởi vì, tiếp cận giá trị của tài liệu lưu trữ bằng hình thức tổ chức khai thác, sử dụng giúp xã hội nhận thức đúng đắn về vai trò và giá trị của tài liệu lưu trữ trong xã hội; giúp những người làm công tác lưu trữ hiểu rõ hơn tầm quan trọng và trách nhiệm của mình và bổ khuyết những kiến thức về lưu trữ học. Tính đến nay, đã có một số đề tài nghiên cứu được chia thành các nhóm sau đây: Các giáo trình mang tính lý luận chung về công tác lưu trữ, tiêu biểu là cuốn: “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” do các tác giả: Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm biên soạn, NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, năm 2006; Cuốn giáo trình “Nghiệp vụ lưu trữ căn bản” do PGS.TS. Vũ Thị Phụng chủ biên, NXB Hà Nội, năm 2006; cuốn giáo trình “Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ” do TS. Chu Thị Hậu chủ biên, NXB Lao động, năm 2016. Trong các cuốn giáo trình trên các tác giả đều có một phần hoặc một chương nói về hoạt động tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Các bài tham luận tại Hội thảo khoa học quốc tế “Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc” do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức tháng 4 năm 2008, gồm: “Giá trị của tài liệu lưu trữ và trách nhiệm của các cơ quan lưu trữ Việt Nam” của tác giả Vũ Thị Phụng; “Những điều chỉnh trong văn bản quy phạm pháp luật về công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ và những vấn đề đặt ra” của tác giả Hà Văn Huề; Hội thảo nghiệp vụ:“Hoạt động chỉnh lý và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ” do Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tổ chức tháng 6/2017, gồm:“Những thuận lợi và thách thức đối với công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ trong công cuộc cải cách 3 hành chính nhà nước ở Việt Nam” của tác giả Đỗ Văn Học - Lê Thị Vị; “Cải cách thủ tục hành chính tại các lưu trữ lịch sử hướng tới sự hài lòng của người sử dụng” của tác giả Trần Phương Hoa; Các bài viết đăng trên tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam: “Tài liệu lưu trữ ở Trung tâm Lưu trữ quốc gia III với tiềm năng phục vụ các nhu cầu của xã hội”; “Một vài đặc điểm về công tác sử dụng tài liệu ở Trung tâm Lưu trữ quốc gia III”; “Triển vọng tổ chức sử dụng tài liệu ở Trung tâm Lưu trữ quốc gia III” đây là loạt bài của tác giả Hà Quảng và bài tham gia Hội thảo của tác giả Vũ Xuân Hưởng “Một số hoạt động nhằm tăng cường việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III”. Nội dung các bài viết này cho thấy các tác giả đã nêu bật ưu điểm và giá trị của các tài liệu lưu trữ, tuy nhiên, những vấn đề liên quan đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ như quy định; hình thức khai thác, sử dụng… vẫn chưa được phân tích, nghiên cứu cụ thể. - Các công trình khoa học nghiên cứu, đánh giá giá trị của tài liệu lưu trữ trên phương diện sử liệu học: Các luận văn: “Tài liệu phông lưu trữ Quốc hội (giai đoạn 1976 - 1992) - nguồn sử liệu giá trị cần được công bố, giới thiệu phục vụ nghiên cứu lịch sử” của tác giả Đào Đức Thuận; “Phông lưu trữ Ủy ban Kháng chiến Hành chính Nam Bộ - Một nguồn sử liệu về Nam Bộ thời kháng chiến chống Pháp (1945 - 1954)” của tác giả Lê Tuyết Mai năm 2011. Các Khóa luận: “Phông lưu trữ Đoàn Thanh niên xung phong - Nguồn sử liệu để nghiên cứu lực lượng thanh niên xung phong thời kỳ kháng chiến chống Pháp 1952 - 1954” của tác giả Nguyễn Thị Ngọc Mai; “Phông lưu trữ Uỷ ban thống nhất Chính phủ - Nguồn sử liệu về công tác viện trợ cho miền Nam trong kháng chiến chống Mỹ” của tác giả Vũ Thị Thu Hương. Trong các công trình trên, các tác giả đã thống kê, tổng hợp và khái quát được toàn bộ hoạt động tổ chức khoa học, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ các phông thuộc đối tượng nghiên cứu của đề tài. Qua quá trình khảo sát và tìm kiếm tư liệu, chúng tôi nhận thấy số lượng các công trình nghiên cứu về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đã chiếm một tỷ lệ khá lớn. Song, kể cả luận 4 văn thạc sĩ và khoá luận tốt nghiệp, cho đến nay chưa có một đề tài nào nghiên cứu sâu về hoạt động khai thác, sử dụng tài liệu Phông lưu trữ Bộ Giáo dục tại TTLTQGIII. Do vậy, đề tài mà chúng tôi lựa chọn không trùng lặp với bất cứ đề tài nghiên cứu nào trước đây. 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 3.1. Mục đích nghiên cứu Phân tích giá trị của tài liệu Phông lưu trữ Bộ Giáo dục và tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong Phông, đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phông lưu trữ Bộ Giáo dục. 3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực hiện được mục đích nêu trên đề tài cần tập trung giải quyết những nhiệm vụ sau: - Hệ thống hóa và phân tích một số vấn đề lý luận về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; Giới thiệu nội dung, khối lượng, thành phần và giá trị tài liệu lưu trữ phông Bộ Giáo dục; - Tìm hiểu thực trạng việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phông Bộ Giáo dục tại TTLTQGIII; Đề ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phông Bộ Giáo dục trong thời gian tới tại TTLTQGIII. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4.1. Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu của đề tài là thông tin, giá trị của tài liệu lưu trữ có trong phông và tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phông Bộ Giáo dục. 4.2. Phạm vi nghiên cứu Thời gian nghiên cứu: Tác giả tập trung khảo sát, đánh giá tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Phông Bộ Giáo dục tại TTLTQGIII từ năm 1996 đến nay. Sở dĩ, chúng tôi lấy mốc thời gian năm 1996 là do Trung tâm được thành lập và đi vào hoạt động từ ngày 10 tháng 6 năm 1995. Chúng tôi chỉ tập trung khảo sát hệ thống sổ sách tại Trung tâm từ năm 2012-2018 bởi lẽ hệ thống 5 sổ sách những năm trước chỉ ghi chung chung không rõ phông tài liệu nên không thể thống kê được chính xác. Không gian nghiên cứu: toàn bộ tài liệu lưu trữ phông Bộ Giáo dục (1945-1980) tại TTLTQGIII. Do khối tài liệu này chiếm số lượng tương đối nhiều, nội dung đa dạng, phong phú nên chúng tôi chỉ giới thiệu một cách khái quát và điển hình. 5. Phương pháp nghiên cứu Để nghiên cứu đề tài này, trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa Mác-Lê nin và tư tưởng Hồ Chí Minh, chúng tôi sẽ vận dụng các phương pháp: Phương pháp khảo sát thực tế, mô tả và phỏng vấn được sử dụng trong việc tìm hiểu về tình hình và nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phông Bộ Giáo dục. Phương pháp này cũng được thực hiện trong việc mô tả hiện trạng khả năng đáp ứng của TTLTQGIII đối với nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phông Bộ Giáo dục trong thời gian qua. Phương pháp phân tích và suy luận logic được sử dụng trong việc đánh giá về vai trò, giá trị của tài liệu lưu trữ và lý giải mối quan hệ giữa tài liệu lưu trữ đối với một công trình nghiên cứu. Ngoài ra, phương pháp này còn được sử dụng để dự đoán nhu cầu của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ phông Bộ Giáo dục trong thời gian tới. Phương pháp sử liệu học: Phương pháp sử liệu học được vận dụng khi xem xét, xác định giá trị, độ tin cậy của tài liệu. Phương pháp hệ thống: Phương pháp hệ thống được dùng để khái quát về các nhóm tài liệu lưu trữ cần sử dụng trong việc nghiên cứu. 6. Đóng góp của đề tài Đề tài giúp làm rõ thêm vai trò và giá trị của tài liệu lưu trữ trong nghiên cứu giáo dục, giúp người nghiên cứu nắm được khái quát nội dung và giá trị tiềm năng của phông Bộ Giáo dục. Ngoài ra, đề tài còn góp phần nâng cao ý thức của các nhà nghiên cứu trong việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Bên cạnh đó, kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ giúp TTLTQGIII quan tâm, chú ý hơn 6 trong việc tổ chức khoa học tốt tài liệu lưu trữ cũng như luôn đổi mới các hình thức khai thác, sử dụng nhằm cung cấp tài liệu lưu trữ phục vụ hiệu quả cho các mục đích khác nhau của xã hội. 7. Bố cục của luận văn Đề tài nghiên cứu ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, được kết cấu gồm 03 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận và pháp lý về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Trong chương này, chúng tôi hệ thống hóa và phân tích một số vấn đề cơ sở lý luận và pháp lý về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Chương 2: Thực trạng khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Phông Bộ Giáo dục. Đây là một trong hai chương chính của luận văn, trong chương này, chúng tôi giới thiệu nội dung thông tin tài liệu lưu trữ; phân tích, đánh giá giá trị của tài liệu lưu trữ phông Bộ Giáo dục. Đồng thời khảo sát tình hình tổ chức khai thác, sử dụng phông lưu trữ này. Chương 3: Một số nhận xét và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Phông Bộ Giáo dục tại TTLTQGIII. Trong chương này, chúng tôi đã nêu ra những ưu điểm và những mặt còn hạn chế trong việc tổ chức khoa học và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phông Bộ Giáo dục, và nguyên nhân của những hạn chế. Trên cơ sở đó đưa ra những giải pháp nhằm khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phông Bộ Giáo dục và một vài khuyến nghị đối với độc giả. Mặc dù đã hết sức cố gắng nhưng do nhận thức của bản thân còn hạn chế nên chắc chắn trong luận văn còn những hạn chế, thiếu sót. Rất mong nhận được sự góp ý của thầy cô và các đồng nghiệp để luận văn của tôi được hoàn thiện hơn. 7 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1.1. Cơ sở lý luận về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 1.1.1. Một số khái niệm cơ bản 1.1.1.1. Tài liệu lưu trữ Văn bản, tài liệu được dùng để ghi chép các sự kiện, hiện tượng, truyền đạt các chỉ thị, mệnh lệnh, là căn cứ pháp lý để truy cứu trách nhiệm khi cần thiết…Chúng trở thành công cụ để quản lý, điều hành cũng như duy trì hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức. Vai trò đó không thể chối bỏ, vì vậy con người ngày càng ý thức hơn trong việc lưu giữ tài liệu để phục vụ cho nhu cầu sử dụng, coi đó như một loại tài sản quý giá và cần được bảo vệ. Cũng từ đó các thuật ngữ như: “tài liệu”, “tài liệu lưu trữ” xuất hiện. Tại Khoản 2 Điều 1 – Luật Lưu trữ năm 2011 đã đưa ra định nghĩa: “Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân”. Và để cụ thể hơn Luật Lưu trữ cũng liệt kê: “Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê, âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác”. Có thể nói, định nghĩa về “tài liệu” quy định trong Luật Lưu trữ năm 2011 nhìn chung đã khái quát được các đặc điểm cơ bản của tài liệu. Qua đó, tạo cơ sở pháp lý cho các văn bản quy phạm liên quan đến công tác lưu trữ của các ngành, lĩnh vực; thuật ngữ “tài liệu lưu trữ” cũng được hiểu một cách chính xác. Trước khi Luật Lưu trữ năm 2011 được thông qua có rất nhiều quan điểm khác nhau khi đưa ra khái niệm về tài liệu lưu trữ. Theo cách hiểu thông thường tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị được lưu lại, giữ lại để đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin quá khứ, phục vụ đời sống xã hội. Như vậy, tài liệu lưu trữ cũng có nhiều loại và văn bản chỉ là một dạng tài liệu lưu trữ. Quan điểm về tài liệu lưu trữ càng ngày càng có sự biến đổi nhất định phù hợp với sự phát triển của xã hội con người. Theo nghĩa chuyên ngành tài liệu lưu trữ được định nghĩa như sau: Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của những tài liệu có giá trị được 8 lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử… của toàn xã hội. Như vậy, định nghĩa tài liệu lưu trữ được nêu tại Khoản 3, Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011 là định nghĩa chính thức được sử dụng trong luận văn này: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”. 1.1.1.2. Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Theo Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam của tác giả Dương Văn Khảm thì khái niệm khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ được định nghĩa như sau: “Quá trình khai thác, sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ cho các yêu cầu nghiên cứu”. Việc khai thác, sử dụng tài liệu trong trường hợp này được hiểu là hoạt động sử dụng tài liệu của người nghiên cứu hoặc các đối tượng có nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ vào các mục đích khác nhau của công việc. 1.1.1.3. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là một nghiệp vụ cơ bản của các cơ quan lưu trữ nhằm cung cấp cho các cơ quan Đảng và Nhà nước, các tổ chức chính trị xã hội, các tổ chức kinh tế, các cá nhân những thông tin cần thiết từ tài liệu lưu trữ, phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và các lợi ích chính đáng của công dân. Như vậy, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ có thể được hiểu theo định nghĩa sau: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình tổ chức khai thác thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và yêu cầu nghiên cứu giải quyết những nhiệm vụ hiện hành của các cơ quan, tổ chức và cá nhân” [4.Tr.239] 1.1.2. Vai trò và giá trị của tài liệu lưu trữ Trong lĩnh vực chính trị: Lịch sử đã chứng minh, bất kỳ thời đại nào và ở bất kỳ quốc gia nào giai cấp thống trị đều có ý thức sử dụng tài liệu lưu trữ như 9 một thứ vũ khí sắc bén để chống lại giai cấp đối địch, bảo vệ quyền lợi và củng cố địa vị của mình. Tài liệu lưu trữ có thể sử dụng làm bằng chứng để chứng minh chủ quyền lãnh thổ của từng địa phương và của quốc gia; giải quyết các vấn đề tranh chấp, xung đột về biên giới, lãnh thổ, cơ sở thờ tự của các tôn giáo…Ngoài ra, tài liệu lưu trữ còn là nguồn thông tin đáng tin cậy, hỗ trợ đắc lực cho công tác bảo vệ an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội cũng như phục vụ công tác phòng, chống và điều tra truy tìm tội phạm. Việc nghiên cứu hồ sơ của nhiều vụ án cũng giúp các cơ quan chức năng tìm ra quy luật hoạt động của các băng nhóm tội phạm để có biện pháp ngăn chặn và điều tra xử lý [5. tr.25]. Khi viết lịch sử địa phương, lịch sử cơ quan người biên soạn phải sưu tầm và thu thập nhiều nguồn thông tin khác nhau, trong đó phải kể đến nguồn tài liệu lưu trữ. Như chúng ta đã biết, cuốn sách Trắng của Bộ Ngoại giao - Nước CHXHCN Việt Nam về chủ quyền Quần đảo Trường Sa và Hoàng Sa đã sử dụng rất nhiều tài liệu lưu trữ. Điều này chứng tỏ, thông tin trong tài liệu lưu trữ có giá trị hết sức quan trọng trong lĩnh vực chính trị. Trong lĩnh vực kinh tế: Tài liệu lưu trữ có giá trị rất lớn đối với việc khôi phục và phát triển kinh tế của đất nước, quá trình phát triển đất nước gắn liền với sự phát triển kinh tế, khi xây dựng kinh tế nó thể hiện qua các công trình kiến trúc của đất nước. Có rất nhiều công trình xây dựng từ thời pháp thuộc, những công trình có tuổi thọ hàng trăm năm và không thể tồn tại vĩnh cửu được do nhiều tác động khác nhau. Sau thời gian sử dụng chúng ngày càng xuống cấp, chính vì thế mà tài liệu lưu trữ có vai trò và giá trị quan trọng trong việc cung cấp những thông tin cần thiết giúp thiết kế lại công trình mới dựa trên bản thiết kế có sẵn hoặc tu sửa để phục hồi những cấu trúc và nét cổ xưa của nó, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả kinh tế và giữ lại được những công trình mang dấu ấn của từng giai đoạn lịch sử. Đối với lĩnh vực kinh tế, thông tin trong tài liệu lưu trữ thường xuyên được khai thác sử dụng để phục vụ xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế phù hợp với điều kiện của từng địa phương, từng vùng kinh tế trọng điểm như vùng kinh tế miền Trung – Tây Nguyên, vùng đồng bằng Sông Hồng, đồng bằng Sông Cửu Long; phục vụ quy hoạch phát triển khu kinh tế, các cụm công nghiệp [5,tr.16]. 10 Việc khai thác và sử dụng các thông tin trong tài liệu lưu trữ đã giúp tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức, tiền của trong việc thăm dò và tìm kiếm các nguồn tài nguyên. Tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức còn là bí quyết sản xuất kinh doanh, kinh nghiệm. Tài liệu lưu trữ giúp các cơ quan tổ chức tham khảo và áp dụng những công nghệ hiện đại, nhiều kinh nghiệm quản lý để đẩy mạnh phát triển sản xuất, kinh doanh. Đối với nghiên cứu khoa học: Tài liệu lưu trữ được sử dụng để làm tư liệu tổng kết các quy luật vận động và phát triển của sự vật, hiện tượng trong tự nhiên, xã hội và tư duy. Để nghiên cứu lịch sử của các dân tộc, quốc gia cần phải sử dụng nhiều nguồn sử liệu khác nhau. Vì vậy, các nhà sử học đã sử dụng tài liệu lưu trữ là những bằng chứng tin cậy để xác minh các sự kiện lịch sử, khôi phục lại sự thật lịch sử để giúp các thế hệ hiểu đúng lịch sử. Tính kế thừa trong nghiên cứu khoa học rất quan trọng, khi tiến hành nghiên cứu một vấn đề gì đều phải tìm hiểu về tình hình và những kết quả nghiên cứu của người đi trước. Trong các lĩnh vực khoa học, tài liệu lưu trữ đặc biệt có giá trị đối với khoa học lịch sử. Việc khai thác các tài liệu lưu trữ không chỉ giúp các nhà sử học tái hiện lại lịch sử mà còn có giá trị đặc biệt trong việc xác minh tính chân thực, chính xác của các sự kiện và nhân vật, là nguồn thông tin đáng tin cậy để các cơ quan, địa phương tổng kết thành tựu, kinh nghiệm trong quá trình hoạt động và phát triển…[5, tr.17]. Giá trị của tài liệu lưu trữ trong lĩnh vực văn hóa – xã hội: Thông tin trong tài liệu lưu trữ được khai thác sử dụng để phục vụ cho việc nghiên cứu các vấn đề liên quan đến văn hóa dân tộc, văn hóa vùng miền. Những nghiên cứu về văn hóa dựa trên cơ sở các thông tin từ tài liệu lưu trữ đã góp phần giới thiệu những nét bản sắc độc đáo truyền thống của các dân tộc, vùng miền ở Việt Nam với bạn bè thế giới… Tài liệu lưu trữ còn có giá trị đặc biệt trong lĩnh vực quản lý xã hội vì nó cung cấp thông tin cho việc nghiên cứu định hướng các chính sách về tôn giáo, dân tộc. Ngoài ra tài liệu lưu trữ còn cung cấp những thông tin cậy để Đảng, Nhà nước giải quyết các chế độ chính sách cho những người có công, những đối tượng xã hội như hồ sơ liệt sỹ, thương binh, hồ sơ cán bộ đi B… 11 Trong lĩnh vực giáo dục, tài liệu lưu trữ luôn luôn là nguồn thông tin có nhiều giá trị. Cũng như trong lĩnh vực kinh tế, để xây dựng chiến lược và kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục, các nhà quản lý giáo dục không thể không khai thác số liệu thống kê về dân số, về chương trình và kết quả đào tạo. Những nhà quản lý giáo dục cần khai thác những nguồn thông tin tài liệu về chất lượng trường lớp, cơ sở giáo dục các vùng, địa phương để căn cứ vào đó đưa ra những điều chỉnh hợp lý cho sự phát triển giáo dục. Giá trị của tài liệu lưu trữ trong công tác giáo dục truyền thống cho các thế hệ trẻ: Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa rất lớn đối với việc giáo dục truyền thống cho các thế hệ khác nhau. Mỗi một dân tộc mang một truyền thống, bản sắc riêng, và được xây dựng, bảo tồn từ thế hệ này sang thế hệ khác do được sự quan tâm giáo dục thường xuyên liên tục. Chúng ta cũng sử dụng tài liệu lưu trữ để giáo dục cho thế hệ trẻ nối tiếp truyền thống đó qua các cuộc trưng bày triển lãm, thông tin đại chúng nhân dịp kỷ niệm các ngày lễ lớn của dân tộc… Trong hoạt động quản lý: tài liệu lưu trữ là công cụ, phương tiện phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan. Bất cứ cơ quan nào dù lớn hay nhỏ, bất cứ một lĩnh vực hoạt động nào đều cần đến tài liệu lưu trữ, bởi vì tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quan trọng về kết quả lao động và sáng tạo của lãnh đạo cũng như của cán bộ, công chức, viên chức trong mỗi cơ quan, hay nói cách khác tài liệu lưu trữ là những văn bản quy phạm pháp luật. Vì vậy, người ta sử dụng những thông tin này làm căn cứ để giải quyết các công việc phục vụ cho việc nghiên cứu tình hình, tổng kết công tác, vạch ra chủ trương chính sách, ra các quyết định quản lý, giúp cho người lãnh đạo quản lý rút ra những bài học kinh nghiệm. Tài liệu lưu trữ có vai trò và giá trị đối với cá nhân: Tài liệu lưu trữ còn là nguồn thông tin quý giá phục vụ cho những nhu cầu chính đáng của nhân dân. Thực tế đã chứng minh rằng, hầu hết mọi người ai cũng đã hơn một lần cần khai thác sử dụng các tài liệu lưu trữ để xác nhận những thông tin liên quan đến bản thân như: xác minh lý lịch, thời gian công tác, trình độ học vấn, hình thức khen thưởng, kỷ luật; hoặc dùng tài liệu lưu trữ để chứng minh nhân thân, để giải quyết các vấn đề về sở hữu và thừa kế tài sản… 12 1.1.3. Mục đích, ý nghĩa của khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Mục đích và ý nghĩa của tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ là biến những thông tin quá khứ chứa đựng trong tài liệu lưu trữ thành những tư liệu bổ ích phục vụ cho sự nghiệp chính trị, kinh tế, phát triển văn hóa, khoa học, kỹ thuật và nghiên cứu lịch sử. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ, nhằm đưa tài liệu lưu trữ ra phục vụ hoạt động của các cơ quan, tổ chức, các nhà nghiên cứu và nhu cầu chính đáng của công dân. Đối với một cơ quan, tổ chức tài liệu lưu trữ đặc biệt phát huy hiệu quả khi thông tin trong tài liệu được khai thác để phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành như hoạch định kế hoạch, phương án đầu tư, bổ nhiệm nhân sự hay tổ chức bộ máy rất cần phải tham khảo các thông tin từ tài liệu lưu trữ. Thực tế đã có nhiều thiệt hại nghiêm trọng về kinh tế, bởi những kế hoạch đầu tư không hiệu quả, bổ nhiệm nhân sự thiếu năng lực…mà nguyên nhân một phần là do không biết sử dụng thông tin từ tài liệu lưu trữ. Là cầu nối giữa các lưu trữ với xã hội, với nhân dân và tăng cường vai trò của các lưu trữ trong xã hội. Thông qua việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ các cơ quan, tổ chức và cá nhân nhận thức được vị trí và tầm quan trọng của tài liêu lưu trữ cũng như công tác lưu trữ từ đó xây dựng ý thức, trách nhiệm trong việc bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, nghiên cứu khoa học…sẽ mang lại những lợi ích thiết thực cho người khai thác sử dụng. Việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan lưu trữ là kết quả của quá trình thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ. Công tác phân loại, xác định giá trị, chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ có được tiến hành một cách chính xác, khoa học hay không sẽ thể hiện rõ trong việc đưa tài liệu lưu trữ ra khai thác sử dụng. Các nghiệp vụ như thu thập, phân loại, thống kê, xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ … được đẩy mạnh thì mới đáp ứng được nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ngày càng phong phú và đa dạng. Vì vậy, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là động lực mạnh mẽ thúc đẩy các công tác nghiệp vụ lưu trữ phát triển. Việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ mang lại lợi ích thiết thực cho xã hội, cho các kho lưu trữ, vì vậy tạo nên nguồn động viên cho cán bộ cả về vật chất