Tài liệu Kế toán trách nhiệm tại tập đoàn hoàng anh gia lai.

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG ĐỖ THỊ THU LOAN KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM TẠI TẬP ĐOÀN HOÀNG ANH GIA LAI LUẬN VĂN THẠC SỸ QUẢN TRỊ KINH DOANH Đà Nẵng, năm 2013 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG ĐỖ THỊ THU LOAN KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM TẠI TẬP ĐOÀN HOÀNG ANH GIA LAI Chuyên ngành : Kế toán Mã số: 60.34.30 LUẬN VĂN THẠC SỸ QUẢN TRỊ KINH DOANH Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. Trần Đình Khôi Nguyên Đà Nẵng, năm 2013 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công bố nào khác. Tác giả luận văn Đỗ Thị Thu Loan MỤC LỤC MỞ ĐẦU........................................................................................................... 1 1.Tính cấp thiết của đề tài ......................................................................... 1 2. Mục tiêu nghiên cứu.............................................................................. 2 3.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.......................................................... 3 4.Phương pháp nghiên cứu........................................................................ 3 5.Ý nghĩa khoa học và thưc tiễn của đề tài ............................................... 4 6. Câu hỏi nghiên cứu ............................................................................... 4 7. Kết cấu đề tài......................................................................................... 4 8. Tổng quan tài liệu nghiên cứu............................................................... 4 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM TRONG CÁC DOANH NGHIỆP.................................................................. 7 1.1. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM ....................... 7 1.2. PHÂN CẤP QUẢN LÝ TÀI CHÍNH – CƠ SỞ HÌNH THÀNH KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM ................................................................................... 8 1.2.1. Khái niệm, ý nghĩa của phân cấp quản lý tài chính ........................ 8 1.2.2. Các nguyên tắc của phân cấp quản lý tài chính trong doanh nghiệp .........................................................................................................................11 1.2.3. Những tác động của phân cấp quản lý tài chính đến kế toán trách nhiệm ...............................................................................................................12 1.2.4. Vấn đề về sự hài hoà mục tiêu khi phân cấp quản lý....................14 1.3. KHÁI NIỆM VÀ PHÂN LOẠI TRUNG TÂM TRÁCH NHIỆM:........15 1.3.1. Sự hình thành các trung tâm trách nhiệm............................................15 1.3.2. Khái niệm về trung tâm trách nhiệm.............................................17 1.3.3. Phân loại các trung tâm trách nhiệm.............................................18 1.4. CÁC CHỈ TIÊU ĐÁNH GIÁ THÀNH QUẢ CỦA CÁC TRUNG TÂM TRÁCH NHIỆM .............................................................................................19 1.4.1. Đánh giá thành quả của trung tâm chi phí ....................................19 1.4.2. Đánh giá thành quả của trung tâm doanh thu ...............................20 1.4.3. Đánh giá thành quả của trung tâm lợi nhuận ................................21 1.4.4. Đánh giá thành quả của trung tâm đầu tư .....................................21 1.4.5. Yếu tố động lực thúc đẩy hoạt động của các trung tâm trách nhiệm hướng tới mục tiêu của doanh nghiệp .............................................................22 1.5. TỔ CHỨC HỆ THỐNG BÁO CÁO KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM.........24 1.5.1. Khái niệm về hệ thống báo cáo trách nhiệm.................................24 1.5.2. Tổ chức hệ thống báo cáo .............................................................26 1.5.3. Qui trình của hệ thống báo cáo .....................................................27 1.5.4. Công tác lập báo cáo dự toán ..................................................................27 1.5.5. Công tác lập báo cáo thực hiện .....................................................30 1.5.6. Công tác lập báo cáo đánh giá.................................................................31 1.6. Ý NGHĨA CỦA VIỆC TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM TRONG QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP..........................................34 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM TẠI TẬP ĐOÀN HOÀNG ANH GIA LAI ..................................................................38 2.1. KHÁI QUÁT VỀ TẬP ĐOÀN HOÀNG ANH GIA LAI ......................38 2.1.1.Quá trình hình thành, phát triển .....................................................38 2.1.2. Những sự kiện quan trọng.............................................................39 2.1.3. Ngành nghề kinh doanh ................................................................40 2.1.4. Cơ cấu tổ chức quản lý tại Tập đoàn Hoàng Anh Gia Lai............40 2.1.5. Tổ chức công tác kế toán ở Tập đoàn ...........................................46 2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM TẠI TẬP ĐOÀN HOÀNG ANH GIA LAI ....................................................................47 2.2.1.Đặc điểm phân cấp quản lý tại công ty ........................................47 2.2.2 .Phân cấp công tác lập kế hoạch và giao kế hoạch ........................51 2.2.3. Chỉ tiêu đánh giá và trách nhiệm quản lý tại Tập Đoàn ...............52 2.2.4.Thực tế báo cáo kế toán trách nhiệm sử dụng tại Tập đoàn ..........54 2.3.ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM TẠI TẬP ĐOÀN HOÀNG ANH GIA LAI ....................................................................69 2.3.1. Những mặt mạnh...........................................................................69 2.3.2. Những mặt còn hạn chế.................................................................69 KẾT LUẬN CHƯƠNG 2................................................................................70 CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM TẠI TẬP ĐOÀN HOÀNG ANH GIA LAI ..................................................................71 3.1. SỰ CẦN THIẾT HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM TẠI TẬP ĐOÀN ...............................................................................71 3.2. TỔ CHỨC XÂY DỰNG MÔ HÌNH PHÂN QUYỀN QUẢN LÝ CÁC TRUNG TÂM KẾ TOÁN TRÁCH NHIệM...................................................72 3.2.1. Xây dựng mô hình tổ chức các trung tâm trách nhiệm.................73 3.2.2.Xác định mục tiêu và nhiệm vụ của các trung tâm trách nhiệm .....74 3.2.3. Đánh giá trung tâm trách nhiệm....................................................75 3.3. HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP DỰ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM ..............................................................97 3.3.1 Mô hình dự toán tổng thể tại tập đoàn ...........................................97 3.3.2 Tổ chức công tác lập dự toán .........................................................99 3.4. HOÀN THIỆN HỆ THỐNG BÁO CÁO TẠI CÁC TRUNG TÂM CHI PHÍ103 3.4.1. Lập các báo cáo về kế hoạch chiphí sản xuất tại các trung tâm chi phí 103 3.4.2. Lập các báo cáo chi phí tại các trung tâm trách nhiệm:..............107 3.4.3. Lập báo cáo chi phí tổng hợp từ cấp dưới lên cấp trên...............107 KẾT LUẬN CHƯƠNG 3..............................................................................108 KẾT LUẬN ..................................................................................................109 TÀI LIỆU THAM KHẢO ..........................................................................109 QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (Bản sao) PHỤ LỤC DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT BHXH : Bảo hiểm xã hội BHYT : Bảo hiểm y tế DNNY : Doanh nghiệp niêm yết KPCĐ : Kinh phí công đoàn KTQT : Kế toán quản trị NVLTT : Nguyên vật liệu trực tiếp NL : Nhiên liệu NCTT : Nhân công trực tiếp SXKD : Sản xuất kinh doanh TSCĐ : Tài sản cố định DANH MỤC CÁC BẢNG Số hiệu Tên bảng bảng 2.1 Hệ thống báo cáo trách nhiệm Trang 53 2.2 Trình tự hệ thống báo cáo nội bộ trong Công ty 57 2.3 báo cáo kết quả kinh doanh năm 2011 toàn công ty 58 2.4 Báo cáo kết quả kinh doanh từng ngành năm 2011 58 2.5 Kết quả kinh doanh năm 2011 – Công ty Cổ phần gỗ 60 Hoàng Anh Gia Lai 2.6 Báo cáo chi phí của các nhà máy thuộc công ty CP gỗ 61 Hoàng Anh Gia Lai MÁY HÀM RỒNG + TRÀ BÁ 2.7 Bảng kê bán lẻ hàng hoá tại cửa hàng 2011 64 2.8 Báo cáo doanh thu bán hàng năm 2011 64 2.9 Báo cáo bán hàng tại cửa hàng, năm 2011 65 2.10 Báo cáo doanh thu bán hàng năm 2011 65 2.11 Kế hoạch tổng hợp 2011 68 3.1 Báo cáo trách nhiệm của trung tâm chi phí ở phân xưởng 77 3.2 Lượng sản xuất 2011 78 3.3 Nguyên liệu gỗ 79 3.4 Vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ kiện trực tiếp 80 3.5 Kế hoạch tiền lương 80 3.6 Kế hoạch chi phí sản xuất chung 80 3.7 Chi phí quản lý 88 3.8 3.9 3.10 3.11 3.12 Một số tiêu thức phân bổ chi phí thường Báo cáo kết quả kinh doanh Báo cáo kết quả kinh doanh Báo cáo trách nhiệm tại trung tâm đầu tư Định mức nguyên liệu chính 91 95 95 96 105 DANH MỤC CÁC HÌNH ẢNH Số hiệu hình Tên hình Trang 1.1 Qui trình của hệ thống báo cáo trách nhiệm 27 1.2 Mối quan hệ giữa các bộ phận lập dự toán 30 1.3 Mối quan hệ giữa chức năng quản trị và quá trình kế toán 35 1 MỞ ĐẦU 1.Tính cấp thiết của đề tài Trong thời gian qua, hệ thống kế toán doanh nghiệp đã có những thành tựu đáng kể trong cung cấp các thông tin phục vụ cho hoạt động quản trị tài chính, đặc biệt là bộ phận kế toán quản trị (KTQT). Vì lý do khách quan kế toán quản trị ở Việt Nam vẫn còn là một mảng kế toán còn mới mẻ và chưa áp dụng phổ biến tại các doanh nghiệp tại Việt Nam. Hơn nữa, ngày nay với sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng diễn ra một cách gay gắt, thì một trong những “nước cờ” mà doanh nghiệp nào cũng phải tính đến là việc quản lý và tiết kiệm chi phí ngày càng hiệu quả. Chính vì điều này đã khẳng định vai trò, vị trí của kế toán quản trị trong các doanh nghiệp ngày càng được nâng cao. Mặt khác, các yêu cầu về thông tin phải gắn với các chức năng của nhà quản trị. Đối với chức năng lập kế hoạch, KTQT phải cung cấp các chỉ tiêu về số lượng và giá trị phù hợp. Đối với chức năng kiểm tra, KTQT phải cung cấp các thông tin theo mục tiêu quản lý đặt ra. Đối với chức năng điều hành, KTQT cung cấp thông tin về các chỉ tiêu hoạt động. Bên cạnh đó, kế toán trách nhiệm cũng là một trong những nội dung cơ bản của kế toán quản trị. Kế toán trách nhiệm mang lại rất nhiều lợi ích, nó giúp nhà quản lý cấp cao có nhiều thời gian hơn để lập các kế hoạch lâu dài, có điều kiện tốt hơn cho việc đánh giá trách nhiệm của từng cấp quản lý và có thể làm rõ được nguyên nhân yếu kém là do bộ phận nào, công đoạn nào. Càng ngày, kế toán trách nhiệm càng có vai trò và vị trí quan trọng trong quản lý ở các doanh nghiệp, chủ yếu là các tổng công ty với quy mô lớn, phạm vi hoạt động rộng, cơ cấu tổ chức gắn liền với trách nhiệm của nhiều đơn vị, cá nhân. Hiện nay, Tập đoàn Hoàng Anh Gia Lai là một trong những doanh nghiệp niêm yết trên thị trường chứng khoán là một loại hình doanh nghiệp 2 được hình thành, phát triển rất phù hợp trong điều kiện nền kinh tế thị trường; đa số doanh nghiệp niêm yết thường hoạt động đa lĩnh vực, đa ngành nghề và quy mô hoạt động lớn. Các DNNY có một cơ cấu tổ chức hoạt động có thể xem là tốt nhất trong việc xác định các chức năng để đưa ra quyết định và kiểm soát đơn vị. Trong DNNY, lợi ích liên quan đến nhiều đối tượng khác nhau, đặc biệt là lợi ích của các cổ đông, tuy nhiên trong quản lý và điều hành công việc hàng ngày chỉ do một nhóm người đại diện để thực thi nhiệm vụ do cổ đông giao, đó chính là Ban điều hành doanh nghiệp. Ban điều hành bao gồm Tổng giám đốc, Phó tổng giám đốc hoặc Giám đốc, Phó giám đốc và các cán bộ nhân viên chịu trách nhiệm quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh của công ty một cách hiệu quả và mang lại lợi ích cao nhất cho các cổ đông, các nhà đầu tư và các đối tượng liên quan lợi ích khác. Do vậy, DNNY cần thiết phải có một công cụ giúp nhà quản lý cấp cao giám sát, đánh giá trách nhiệm quản trị của các cấp dưới mình đối với công việc được giao, qua đó có những hành động điều chỉnh kịp thời nhằm cải tiến những hoạt động chưa đạt hiệu quả nhằm hướng đến hoàn thành mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp. Do đó DNNY cần có kế toán trách nhiệm là một trong những công cụ quản lý đáp ứng được yêu cầu cấp thiết trên. Xuất phát từ nhu cầu khách quan trên, tác giả quyết định chọn đề tài “ kế toán trách nhiệm tại Tập Đoàn Hoàng Anh Gia Lai” làm đề tài nghiên cứu. Đề tài tập trung nghiên cứu về tình hình phân cấp quản lý. Đặc biệt là phân cấp quản lý tài chính, quá trình hạch toán và việc tổ chức hệ thống báo cáo nội bộ tại Tập đoàn. Đồng thời xác định các trung tâm, nhiệm vụ của từng trung tâm, công tác lập dự toán, đánh giá, xây dựng thông tin báo cáo cho nhà quản trị để đánh giá thành tích của các trung tâm. 2. Mục tiêu nghiên cứu - Khảo sát hệ thống chỉ tiêu và báo cáo đánh giá trách nhiệm quản lý tại Tập đoàn HAGL 3 - Hoàn thiện các báo cáo trách nhiệm để có thể cung cấp thông tin hữu hiệu cho nhà quản lý trong việc thực hiện các chức năng quản trị như : hoạch định, điều hành, kiếm soát. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Luận văn tập trung nghiên cứu những nội dung cơ bản về kế toán trách nhiệm và vận dụng tổ chức kế toán trách nhiệm tại Tập đoàn Hoàng Anh Gia Lai. Phạm vi nghiên cứu là tập đoàn Hoàng Anh, nghiên cứu lĩnh vực sản xuất cụ thể tại Công ty cổ phần gỗ Hoàng Anh Gia Lai. Toàn bộ số liệu được sử dụng để minh họa trong năm 2011. Số liệu này tuy cũ do lãnh đạo tập đoàn không đồng ý cung cấp thông tin tài chính trong năm tài chính 2012 vì tính bảo mật thông tin của kế toán quản trị. Tuy nhiên, về bản chất, nó không làm thay đổi nội dung của các báo cáo bộ phận hay báo cáo trách nhiệm tại tập đoàn Hoàng Anh Gia Lai. 4. Phương pháp nghiên cứu Để thực hiện đề tài này tác giả sử dụng phương pháp nghiên cứu mô tả để có cái nhìn tổng thể về: (1) Phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận thuộc tập đoàn. (2) Hệ thống báo cáo đang được áp dụng tại các bộ phận thuộc tập đoàn. - Phương pháp thu thập dữ liệu: - Dữ liệu thứ cấp: Báo cáo bộ phận, sổ sách trực tiếp tại tập đoàn, thông tin cần thiết từ sách báo, tạp chí và những văn bản liên quan. - Dữ liệu sơ cấp: Phỏng vấn thu thập ý kiếm của nhà quản lý và các bộ phận thuộc tập đoàn. - Phương pháp xử lý dữ liệu: Đối với các dữ liệu thu được, các phương pháp xử lý sau: Tổng hợp, phân tích, đối chiếu, so sánh. 4 5. Ý nghĩa khoa học và thưc tiễn của đề tài Mô hình quản lý kế toán trách nhiệm phù hợp với tập đoàn có quy mô lớn, hoạt động lâu đời, tốc độ tăng trưởng nhanh, lãnh đạo công ty tin tưởng vào việc phân quyền cho cấp dưới, hệ thống kiểm soát và quản lý hoạt động hiệu quả đảm bảo toàn bộ guồng máy vận động trơn tru. Việc sử dụng kế toán trách nhiệm sẽ có những lợi ích như giúp các nhà quản lý cấp cao trong tổ có nhiều thời gian cho các chiến lược dài hạn, quản lý hiệu quả hơn, huấn luyện các nhà quản lý, thúc đẩy nỗ lực, tăng sự hài lòng trong công việc, cung cấp cơ sở cho việc đánh giá hiệu quả quản lý. 6. Câu hỏi nghiên cứu -Phân cấp quản lý tài chính tại tập đoàn có ảnh hưởng như thế nào đến hệ thống báo cáo kế toán trong tập đoàn? - Hệ thống báo cáo hiện tại đã đánh giá được trách nhiệm quản lý của từng bộ phận như thế nào? Nhu cầu báo cáo đánh giá trách nhiệm trong tương lai ra sao? 7. Kết cấu đề tài Ngoài phần mở đầu và kết thúc, luận văn gồm có 3 chương : Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán trách nhiệm trong các doanh nghiệp. Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức kế toán trách nhiệm tại Tập đoàn Hoàng Anh Gia Lai. Chương 3: Giải pháp tổ chức kế toán trách nhiệm tại Tập đoàn Hoàng Anh Gia Lai. 8. Tổng quan tài liệu nghiên cứu Tính đến thời điểm này đã có nhiều đề tài và các bài báo nghiên cứu lien quan đến để tài trên, như một số đề tài sau: 5 Luận văn thạc sỹ, Đại học Đà Nẵng “ Tổ chức công tác kế toán trách nhiệm tại công ty cổ phần dược DANAPHA” ( 2012) của Tôn Nữ Xuân Hương do PGS.TS Ngô Hà Tấn hướng dẫn. Mục tiêu nghiên cứu là đặc điểm về cơ cấu tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh và đánh giá trách nhiệm ở công ty. Luận văn đã sử dụng phương pháp hệ thống hóa, so sánh, phân tích để hệ thống hóa lý luận , tìm hiểu thực tế từ đó triển khai công tác kế toán trách nhiệm đáp ứng yêu cầu quản trị nội bộ của công ty. Kết quả thu được cho thấy mặc dù công ty đã thực hiện phân cấp quản lý, nhưng thông tin kế toán chưa được tổ chức gắn với các cấp quản lý. Tác giả đã đưa ra giải pháp cần phải tổ chức công tác kế toán trách nhiệm tại công ty này. Luận văn thạc sỹ, Đại học Đà Nẵng ( 2010) “Tổ chức kế toán trách nhiệm về chi phí tại tổng công ty cổ phần dệt may Hòa Thọ Đà Nẵng” do TS.Nguyễn Phùng hướng dẫn. Mục tiêu nghiên cứu đề xuất những giải pháp tổ chức hệ thống kế toán trách nhiệm về chi phí nhằm đảm bảo thông tin đánh giá hiệu quả và hiệu năng của các bộ phận. Kết quả thu được cho thấy bộ máy kế toán quản trị tại công ty vẫn chưa thiết lập được hệ thống kế toán trách nhiệm. Từ đó tác giả đã đưa ra giải pháp hoàn thiện quá trình lập dự toán, xây dựng quy mô phân quyền quản lý các trung tâm kế toán trách nhiệm về chị phí, xây dựng các báo cáo thành quả bộ phận. Bài báo “kế toán trách nhiệm – vũ khí của công ty lớn” của Nguyễn Xuân Trường đã nêu ra được thế nào là kế toán trách nhiệm, sự quan trọng của việc thiết lập các trung tâm trách nhiệm trong một tổ chức, vận dụng vào thực tế. Từ đó cho chúng ta thấy được sự cần thiết của kế toán trách nhiệm đối với các công ty lớn, nó giúp phát huy tối đa nguồn lực trong doanh nghiệp. Luận văn thạc sỹ của tác giả “Phạm Thị Thúy Hằng” (2007) viết về “Kế toán quản trị chi phí và đánh giá trách nhiệm trung tâm chi phí tại Bưu 6 Điện Thành Phố Đà Nẵng”. Mục tiêu nghiên cứu đánh giá trách nhiệm của trung tâm chi phí trong hoạt động kinh doanh dịch vụ bưu chính viễn thông tại các đơn vị thành viên. Kết quả thu được cho thấy kế toán quản trị chi phí tại bưu điện thành phố đã được triển khai song chưa thể hiện được sự phân công rõ ràng, mang tính tự phát và kinh nghiệm xuất phát từ nục đích của đơn vị. Từ đó tác giả đã đưa ra giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán theo công đoạn. Đồng thời luận văn cũng đã đưa ra một số kiến nghị thực thi các giải pháp đối với Nhà nước, tập đoàn và đơn vị nhằm tạo ra môi trường vĩ mô và vi mô hỗ trợ cho quá trình tổ chức thực hiện công tác kế toán quản trị tại bưu điện thành phố. Luận văn thạc sỹ của tác giả “Trịnh Thị Bích Trâm” (2008) viết về “Hoàn thiện kế toán trách nhiệm trên cơ sở phân cấp quản lý tài chính tại Cảng Đà Nẵng”. Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán trách nhiệm tại Đà Nẵng, bảo đảm thông tin kế toán được tốt nhất các yêu cầu quản lý của cảng Đà Nẵng. Kết quả nghiên cứu cho thấy sự phân cấp quản lý tài chính trong toàn cảng tương đối hợp lý nhưng chưa hình thành các trung tâm trách nhiệm riêng biệt cho từng đơn vị sự nghiệp, từng bộ phận, cá nhân. Từ đó tác giả đã đưa ra giải pháp hoàn thiện các trung tâm trách nhiệm này. Thêm vào đó tác giả còn đưa ra giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin dự toán theo các trung tâm trách nhiệm. Dựa trên cơ sở lý luận về kế toán trách nhiệm, tham khảo những đề tài, bài báo có lien quan, luận văn “ Kế toán trách nhiệm tại Tập đoàn Hoàng Anh Gia Lai” đã khái quát những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán trách nhiệm, khảo sát hệ thống chỉ tiêu và báo cáo đánh giá trách nhiệm quản lý tại Tập đoàn HAGL, hoàn thiện các báo cáo trách nhiệm để có thể cung cấp thông tin hữu hiệu cho nhà quản lý trong việc thực hiện các chức năng quản trị như : hoạch định, điều hành, kiếm soát. 7 CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1.1. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM 1.1.1. Khái niệm kế toán trách nhiệm Kế toán trách nhiệm là một hệ thống thừa nhận mỗi bộ phận (người) trong một tổ chức có quyền chỉ đạo và chịu trách nhiệm về những nghiệp vụ riêng biệt thuộc phạm vi quản lý của mình, họ phải xác định, đánh giá và báo cáo lên trong tổ chức, thông qua đó các cấp quản lý cao hơn sử dụng các thông tin này để đánh giá thành quả của các bộ phận trong tổ chức. Như vậy, thực chất của kế toán trách nhiệm trong một tổ chức chính là thiết lập những quyền hạn, trách nhiệm của mỗi bộ phận, thành viên và thiết lập hệ thống các chỉ tiêu để có thể ghi nhận, đo lường kết quả hoạt động của từng bộ phận trong tổ chức. Trên cơ sở đó lập các báo cáo thực hiện nhằm phục vụ cho các nhà quản lý kiểm soát được hoạt động và chi phí của họ, xác định trách nhiệm đối với từng loại chi phí. Nói cách khác, kế toán trách nhiệm là một phương pháp thu thập và báo cáo các thông tin dự toán và thực tế về các đầu vào và đầu ra của các trung tâm trách nhiệm. 1.1.2. Vai trò kế toán trách nhiệm - Kế toán trách nhiệm cung cấp thông tin cho việc thực hiện chức năng tổ chức và điều hành của doanh nghiệp - Kế toán trách nhiệm cung cấp thông tin cho việc thực hiện chức năng kiểm soát quản lý và kiểm soát tài chính - Kế toán trách nhiệm khuyến khích nhà quản lý hướng đến mục tiêu chung của tổ chức - .Kế toán trách nhiệm góp phần đánh giá thành quả của từng bộ phận 8 1.2. PHÂN CẤP QUẢN LÝ TÀI CHÍNH – CƠ SỞ HÌNH THÀNH KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM 1.2.1. Khái niệm, ý nghĩa của phân cấp quản lý tài chính Phân cấp quản lý hay còn gọi là phân quyền được hiểu là sự phân quyền lực cấp dưới, quyền ra quyết định không còn của một người hay một nhóm nhỏ mà trải rộng trên toàn tổ chức. Do vậy, các cấp quản lý khác nhau được quyền ra quyết định liên quan đến phạm vi trách nhiệm của họ. Trong tổ chức kinh doanh bao gồm nhiều mặt hoạt động, do vậy phân quyền cũng chứa đựng nhiều nội dung thuộc nhiều lĩnh vực. Trong một doanh nghiệp, lĩnh vực cơ bản quan trọng có liên quan trực tiếp đến nội dung tổ chức kế toán trách nhiệm là sự phân quyền về quản lý tài chính từ cấp trên xuống cấp dưới hay nói cách khác là sự phân cấp quản lý tài chính. Như vậy, phân cấp quản lý tài chính là sự phân tán quyền cho cấp dưới, dẫn đến sự phân định rõ ràng về quyền lợi và trách nhiệm trong quản lý tài chính cho cấp dưới dựa trên cơ sở cấu trúc phân quyền mà nhà quản trị đã lựa chọn. Ý nghĩa của sự phân cấp quản lý Sự phân cấp quản lý trải rộng việc quyết định cho nhiều cấp quản lý. Do vậy, ban quản lý cấp cao hơn không phải giải quyết các vấn đề xảy ra hàng ngày nên họ có thể tập trung vào việc lập các kế hoạch dài hạn và điều phối hoạt động của các bộ phận trong tổ chức, đảm bảo thực hiện các mục tiêu chung. Sự phân cấp quản lý còn giúp nhà quản lý các cấp có sự độc lập trong điều hành công việc của mình, phát huy kỹ năng, nâng cao kiến thức chuyên môn và năng lực quản lý; thúc đẩy họ phát huy tính năng động, sáng tạo của mình trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh ở bộ phận. Sự phân cấp quản lý giúp cho nhà quản lý các cấp có sự hài lòng trong công việc. Do đó động viên họ nỗ lực trong việc hoàn thành nhiệm vụ của mình. 9 Việc ra quyết định ở nơi trực tiếp phát sinh ra vấn đề được coi là thuận lợi nhất, vì những nhà quản lý cấp dưới tiếp xúc thường xuyên với các vấn đề nên họ nhanh chóng tìm ra nguyên nhân và đề ra biện pháp khắc phục tốt hơn so với nhà quản lý cấp cao hơn. Phân cấp quản lý gắn liền với xác định nhiệm vụ ở các cấp quản lý, nên có cơ sở để đánh giá thành quản ở các cấp quản lý. a. Môi trường hoạt động kinh doanh Đối phó với điều kiện không chắc chắn của môi trường kinh doanh đòi hỏi: - Nguồn lực của doanh nghiệp phải được kiểm soát chặt chẽ. - Khả năng phản ứng nhanh và hiệu quả trước cơ hội và thử thách. - Không ngừng phát triển chuyên môn. b. Qui mô hoạt động của doanh nghiệp Qui mô lớn khiến cho doanh nghiệp không thể phản ứng nhanh và linh hoạt với môi trường bên ngoài, do đó qui mô càng lớn việc phân quyền càng trở nên cấp thiết. Đây chính là cơ sở hình thành và phát triển ứng dụng kế toán trách nhiệm trong kiểm soát và quản lý hoạt động của doanh nghiệp. c. Sự chuyên môn hoá thông tin Khi một vấn đề phát sinh sẽ bắt đầu từ việc nhận diện vấn đề, thu thập thông tin có liên quan và truyền những thông tin này từ nơi phát sinh đến nơi xử lý. Quá trình này nếu quá nhiều mắc xích sẽ dẫn đến việc ra quyết định chậm trễ. Mặt khác quyết định của nhà quản trị cấp cao chưa chắc đã tối ưu hơn nhà quản trị cấp tác nghiệp, bởi nhà quản trị tác nghiệp là người tiếp xúc trực tiếp với hoạt động kinh doanh, bằng khả năng quan sát và kinh nghiệm tích luỹ được họ có thể đưa ra quyết định nhanh hơn và phù hợp hơn. Như vậy sự phân quyền có hiệu quả khi nơi ra quyết định là nơi vấn đề phát sinh và thông tin có liên quan được tiếp nhận, xử lý và lưu trữ. 10 d. Thời gian của nhà quản trị cấp cao Thời gian và tinh lực của nhà quản trị cấp cao là một tài nguyên quí giá của doanh nghiệp. Việc ra quyết định tập trung đối với những vấn đề đơn giản và sức ảnh hưởng không lớn gây ra việc sử dụng lãng phí nguồn tài nguyên hiếm có này của doanh nghiệp. Việc phân quyền làm giảm bớt khối lượng công việc mà họ phải trực tiếp tiến hành, cho phép nhà quản trị cấp cao tập trung thời gian cho việc thiết lập mục tiêu và chiến lược chung cho toàn bộ doanh nghiệp. e. Động lực cho các nhà quản trị tác nghiệp Một nhà quản trị tốt là người có tham vọng và đặt hết tâm huyết vào công việc. Nếu vai trò của nhà quản trị bị giới hạn để giải quyết những vấn đề mang tính cấu trúc được thiết kế bởi cấp trên, họ sẽ đánh mất hứng thú với nhiệm vụ được giao. Đồng nghĩa với doanh nghiệp mất đi tính sáng tạo, linh hoạt của nhà quản trị trong xử lý tình huống. Nhà quản trị sẽ có động lực và đam mê hơn trong công việc khi họ được tự chủ trong công việc. Hơn thế nữa, phân quyền khuyến khích nhà quản trị chủ động, mạnh dạn tìm hiểu, thu thập thông tin, tìm ra hướng giải quyết thật tối ưu cho vấn đề. Năm yếu tố trên cho thấy phân cấp hợp lý là một yếu tố quan trọng quyết định đến sự thành công của doanh nghiệp. Tuy nhiên một khi quyền lực được phân tán trong tay nhiều người thì những tiêu cực rất dễ xảy ra, vì thế khi giao quyền trong bộ máy quản lý doanh nghiệp phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Đảm bảo phù hợp với chức trách đã quy định cho nhà quản trị trung tâm - Đảm bảo tương xứng với trách nhiệm. - Đảm bảo thuận biến với trình độ, độ tin cậy của người được giao quyền. - Đảm bảo đi đôi, tương xứng với thông tin, sự giám sát kiểm tra, đánh giá và khen thưởng. 11 - Đảm bảo sự công bố chính thức. Sự phân cấp quản lý trải rộng việc quyết định cho nhiều cấp quản lý. Do vậy, ban quản lý cấp cao hơn không phải giải quyết các vấn đề xảy ra hàng ngày nên họ có thể tập trung vào việc lập các kế hoạch dài hạn và điều phối hoạt động của các bộ phận trong tổ chức, đảm bảo thực hiện các mục tiêu chung. Sự phân cấp quản lý còn giúp nhà quản lý các cấp có sự độc lập trong điều hành công việc của mình, phát huy kỹ năng, nâng cao kiến thức chuyên môn và năng lực quản lý; thúc đẩy họ phát huy tính năng động, sáng tạo của mình trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh ở bộ phận. Sự phân cấp quản lý giúp cho nhà quản lý các cấp có sự hài lòng trong công việc. Do đó động viên họ nỗ lực trong việc hoàn thành nhiệm vụ của mình. Việc ra quyết định ở nơi trực tiếp phát sinh ra vấn đề được coi là thuận lợi nhất, vì những nàh quản lý cấp dưới tiếp xúc thường xuyên với các vấn đề nên họ nhanh chóng tìm ra nguyên nhân và đề ra biện pháp khắc phục tốt hơn so với nhà quản lý cấp cao hơn. Phân cấp quản lý gắn liền với xác định nhiệm vụ ở các cấp quản lý, nên có cơ sở để đánh giá thành quản ở các cấp quản lý. 1.2.2. Các nguyên tắc của phân cấp quản lý tài chính trong doanh nghiệp Để thực hiện việc phân cấp quản lý tài chính một cách khoa học, phân cấp quản lý tài chính phải đảm bảo một số nguyên tắc sau: Đảm bảo quản lý và sử dụng vốn và tài sản của doanh nghiệp đúng quy định và chế độ của nhà nước, bảo toàn và phát triển vốn tại cơ sở và của toàn doanh nghiệp.. Đảm bảo quyền tự chủ và năng động cho đơn vị cấp dưới trong việc quản lý điều hành hoạt động kinh doanh.