TRƢỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ
KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH
NGUYỄN THỊ DIỄM HƢƠNG
KẾ TOÁN TIỀN LƢƠNG VÀ
CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƢƠNG
TẠI SIÊU THỊ VINATEX CẦN THƠ
LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Ngành Kế Toán
Mã số ngành: 52340301
Tháng 12 –Năm 2014
1
TRƢỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ
KHOA KINH TẾ-QUẢN TRỊ KINH DOANH
NGUYỄN THỊ DIỄM HƢƠNG
MSSV: 4114003
KẾ TOÁN TIỀN LƢƠNG VÀ
CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƢƠNG
TẠI SIÊU THỊ VINATEX CẦN THƠ
LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
NGÀNH KẾ TOÁN
Mã số ngành: 52340301
CÁN BỘ HƢỚNG DẪN
TRẦN KHÁNH DUNG
Tháng 12-Năm 2014
2
CHƢƠNG 1
GIỚI THIỆU
1.1 ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trường
phải quan tâm đến nhiều vấn đề như: nghiên cứu thị trường, xúc tiến bán hàng
và đặc biệt là quản lý tài chính trong doanh nghiệp.
Trong quản lý kinh tế tài chính, kế toán là một bộ phận quan trọng, giữ một
vai trò tích cực trong quản lý, là công cụ của người quản lý nhằm điều hành và
kiểm soát các hoạt động sản xuất kinh doanh, đảm bảo cung cấp thông tin cần
thiết cho việc điều hành và quản lý doanh nghiệp. Kế toán tiền lương là một
khâu quan trọng trong việc tổ chức công tác kế toán. Tiền lương là nguồn thu
nhập chủ yếu của người lao động để tái sản xuất sức lao động và là đòn bẩy để
thúc đẩy nền kinh tế phát triển.
Ở các doanh nghiệp, yếu tố con người bao giờ cũng được đặt lên vị trí
hàng đầu. Người lao động chỉ phát huy hết khả năng của mình khi sức lao
động mà họ bỏ ra được đền bù xứng đáng dưới dạng tiền lương. Vì vậy việc
xây dựng tháng lương, bảng lương, lựa chọn các hình thức trả lương để phù
hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh của từng ngành, từng doanh nghiệp là
hết sức cần thiết. Gắn liền với tiền lương thì các khoản trích theo lương bao
gồm: bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), kinh phí công đoàn
(KPCÐ), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) là một nguồn quỹ đảm bảo quyền lợi
không thể thiếu trong doanh nghiệp cho người lao động.
Tiền lương và các khoản trích theo lương là một trong những vấn đề không
chỉ người lao động mà doanh nghiệp cũng quan tâm. Vì vậy, hạch toán phân
bổ chính xác tiền lương sẽ giúp doanh nghiệp tính đúng, đủ và thanh toán kịp
thời tiền lương cho người lao động sẽ kích thích người lao động phát huy tính
sáng tạo, nhiệt tình hăng say lao động. Từ đó giúp doanh nghiệp hoàn thành kế
hoạch, tăng năng suất lao động, tăng lợi nhuận, tăng tích luỹ và nâng cao đời
sống cho cán bộ công nhân viên.
Từ những vấn đề trên cho thấy kế toán tiền lương và các khoản trích theo
lương trong doanh nghiệp là rất quan trọng. Do vậy em chọn đề tài “Kế toán
tiền lương và các khoản trích theo lương tại siêu thị Vinatex Cần Thơ” cho
luận văn của mình và mong muốn góp phần hoàn thiện hơn nữa công tác kế
toán tại doanh nghiệp.
3
1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
1.2.1 Mục tiêu chung
Phân tích thực trạng công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo
lương và đưa ra giải pháp giúp công ty hoàn thiện hơn về tổ chức bộ máy kế
toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại siêu thị Vinatex Cần Thơ.
1.2.2 Mục tiêu cụ thể
- Phân tích và đánh giá thực trạng công tác kế toán tiền lương và các
khoản trích theo lương tại siêu thị Vinatex Cần Thơ.
- Phân tích tình hình quỹ lương của doanh nghiệp.
- Ðề xuất giải pháp giúp doanh nghiệp hoàn thiện công tác kế toán tiền
lương và các khoản trích theo lương.
1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU
1.3.1 Không gian
Đề tài được thực hiện tại siêu thị Vinatex Cần Thơ, số 42 đường 30/04,
phường An Phú, quận Ninh Kiều, thành phố Cần Thơ.
1.3.2 Thời gian
Số liệu sử dụng trong đề tài: năm 2011, 2012, 2013 và 6 tháng đầu năm
2014.
Thời gian thực hiện đề tài: từ 08/2014 đến 11/2014.
1.3.3 Đối tƣợng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu là chế độ kế toán tiền lương và các khoản trích theo
lương, tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại
siêu thị Vinatex Cần Thơ.
4
CHƢƠNG 2
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN
2.1.1 Những vấn đề cơ bản về tiền lƣơng
2.1.1.1 Khái niệm và bản chất của tiền lương
a. Khái niệm
Tiền lương là khoản tiền mà doanh nghiệp trả cho người lao động nhằm bù
đắp lại hao phí sức lao động của họ đã bỏ ra trong quá trình lao động và nó
cũng là một khoản chi phí sản xuất hình thành nên giá thành sản phẩm.
Tiền lương biểu hiện ở hai khía cạnh cơ bản: tiền lương danh nghĩa và tiền
lương thực tế.
Tiền lương danh nghĩa: là số lượng tiền mà người lao động nhận được khi
họ hoàn thành một khối lượng công việc nhất định.
Tiền lương thực tế: là số lượng hàng hóa tiêu dùng và dịch vụ mà người
lao động mua được bằng tiền lương danh nghĩa. Tiền lương thực tế phụ thuộc
vào hai yếu tố sau:
- Tổng tiền lương được nhận (tiền lương danh nghĩa)
- Chỉ số giá cả hàng hóa tiêu dung dịch vụ
Mối quan hệ giữa tiền lương thực tế và tiền lương danh nghĩa được thể
hiện qua công thức:
Tiền lương danh nghĩa
Tiền lương thực tế =
(2.1)
Chỉ số giá cả hàng hóa tiêu dùng
Tiền lương thực tế giúp chúng ta có thể so sánh mức sống giữa các loại lao
động ở các vùng hay quốc gia khác nhau. Tiền lương thực tế là một chỉ số về
mức sống dựa trên các dạng tiêu dùng của người lao động và gia đình họ.
Ngoài ra chúng ta còn một số khái niệm khác liên quan dến tiền lương:
Tiền lương cơ bản: là tiền lương được chính thức ghi trong các hợp đồng
lao động, các quyết định về lương hay qua các thỏa thuận chính thức. Tiền
lương cơ bản phản ánh giá trị của sức lao động và tầm quan trọng của công
việc mà người lao động đảm nhận. Trong khu vực Nhà nước tiền lương cơ bản
được xác định như sau:
Tiền lương cơ bản = Tiền lương tối thiểu x hệ số lương
(2.2)
Tiền lương tối thiểu: là tiền lương trả cho lao động giản đơn nhất trong
điều kiện bình thường của xã hội. Tiền lương tối thiểu được pháp luật bảo vệ.
Nó là cơ sở là nền tảng để xác định mức lương trả cho các loại lao động khác
và là công cụ để nhà nuớc quản lý và kiểm tra việc trao đổi mua bán sức lao
động.
5
Tiền lương là khoản thu nhập chính và cũng có ý nghĩa hết sức quan trọng
đối với người lao động. Ngoài việc giúp họ an tâm về cuộc sống, đảm bảo về
năng lực, tiền lương còn khiến nguời lao động yêu nghề, tận tâm với công
việc, hăng hái, nhiệt tình để tìm tòi, sáng tạo ra những phương pháp, cách thức
mới nhằm cải tiến quy trình công nghệ, nâng cao năng suất lao động và chất
lượng sản phẩm.
b. Bản chất
Quá trình sản xuất là quá trình kết hợp, đồng thời tiêu hao các yếu tố cơ
bản (lao động, đối tượng lao động, tư liệu lao động). Trong đó, lao động với tư
cách là hoạt động chân tay và trí óc của con người, sử dụng các tư liệu lao
động nhằm tác động, biến đổi đối tượng lao động thành các vật phẩm có ích
phục vụ cho nhu cầu sinh hoạt của con người. Ðể đảm bảo tiến hành liên tục
quá trình sản xuất, trước hết cần phải đảm bảo tái sản xuất sức lao động, nghĩa
là công sức mà con nguời bỏ ra phải được bồi hoàn dưới dạng thù lao lao
động. Tiền lương chính là biểu hiện bằng tiền của giá cả sức lao động, tuân
theo quy luật cung – cầu và pháp luật của nhà nước.
2.1.1.2 Chức năng của tiền lương
Chức năng đòn bẩy cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: Tiền
lương gắn liền với lợi ích của người lao động. Nó là động lực kích thích năng
lực sáng tạo, ý thức lao động trên cơ sở đó thúc đẩy tăng năng suất lao động.
Bởi vậy, tiền lương một mặt gắn liền với lợi ích thiết thực của người lao động
và mặt khác nó khẳng định vị trí của người lao động trong doanh nghiệp. Bởi
vậy, khi nhận tiền lương thoả đáng, công tác trả lương của doanh nghiệp công
bằng, hợp lý sẽ tạo động lực cho quá trình sản xuất và do đó năng suất lao
động sẽ tăng, chất lượng sản phẩm được nâng cao, từ đó doanh thu và lợi
nhuận của doanh nghiệp không ngừng tăng lên.
Chức năng kích thích người lao động: Thực hiện mối quan hệ hợp lý trong
việc trả lương không chỉ có lợi cho doanh nghiệp mà còn đem lại lợi ích cho
người lao động, khuyến khích họ tăng năng suất lao động.
Khi lợi nhuận của doanh nghiệp tăng thì nguồn phúc lợi trong doanh
nghiệp sẽ phát triển, là nguồn bổ sung thu nhập của người lao động, tạo ra
động lực lao động, tăng khả năng gắn kết giữa người lao động với doanh
nghiệp.
Chức năng tái sản xuất sức lao động: Tiền lương là thu nhập chính của
người lao động, là nguồn nuôi sống bản thân và gia đình họ. Thu nhập bằng
tiền lương tăng lên sẽ đảm bảo cho đời sống vật chất và văn hoá của người lao
động tăng lên và do đó tái tạo sức lao động cho xã hội.
6
Thực hiện đúng đắn chế độ tiền lương đối với người lao động sẽ giúp cho
doanh nghiệp có nguồn lao động ổn định.
Chức năng thước đo giá trị lao động: tiền lương biểu thị giá cả sức lao
động có nghĩa nó là thước đo để xác định mức tiền công các loại lao động, là
căn cứ để thuê mướn lao động, là cơ sở để xác định đơn giá sản phẩm.
Chức năng tích lũy: Tiền lương trả cho người lao động phải đảm bảo duy
trì được cuộc sống hàng ngày trong thời gian làm việc và còn dự phòng cho
cuộc sống lâu dài khi họ hết khả năng lao động hay gặp rủi ro.
Chức năng công cụ quản lý nhà nước: Tiền lương với chế độ của nó là
những đảm bảo có tính chất pháp lý của nhà nước buộc người sử dụng lao
động phải trả theo công việc đã hoàn thành của người lao động, đảm bảo
quyền lợi tối thiểu mà họ được hưởng qua mức lương tối thiểu. Từ đó mới
phát huy được chức năng kích thích người lao động, căn cứ vào yêu cầu cơ
bản này thông qua thực hiện tình hình kinh tế xã hội mà Nhà nước đặt ra chế
độ tiền lương phù hợp, như một văn bản bắt buộc đối với người sử dụng lao
động. Các cơ sở sản xuất kinh doanh lấy một phần thu nhập của mình để trả
lương. Chính vì điều này người sử dụng lao động phải biết tiết kiệm sức lao
động của những chi phí khác.
2.1.1.3 Đặc điểm của tiền lương
Tiền lương là yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất kinh doanh và đó cũng
là chi phí trong giá thành sản phẩm.
Tiền lương là đòn bẩy kinh tế quan trọng để nâng cao hiệu quả sản xuất
kinh doanh tăng năng suất lao động, có tác dụng động viên khuyến khích
người lao động, nâng cao hiệu quả công việc.
2.1.1.4 Phương pháp tính lương
Căn cứ Bộ luật Lao động ngày 18 tháng 6 năm 2012 thì tiền lương trả cho
người lao động được tính theo chế độ cấp bậc. Tiền lương cấp bậc là tiền
lương áp dụng cho công nhân căn cứ trên số lượng và chất lượng lao động.
Theo chế độ này doanh nghiệp phải áp dụng hoặc vận dụng các thang lương,
mức lương hiện hành của nhà nước.
Thang lương là biểu hiện xác định mối quan hệ tỷ lệ tiền lương theo trình
tự và theo cấp bậc giữa các công nhân cùng nghề hoặc nhiều nghề giống nhau.
Mỗi thang lương đều có hệ số cấp bậc và tỷ lệ tiền lương ở các cấp bậc khác
nhau so với lương tối thiểu.
Mức lương là lượng tiền trả cho người lao động cho một đơn vị thời gian
(giờ, ngày, tháng…) phù hợp với các cấp bậc trong thang lương. Thông
thường nhà nước chỉ quy định mức lương bậc I hoặc mức lương tối thiểu với
hệ số lương của cấp bậc tương ứng.
7
Tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật là quy định về mức độ phức tạp của công việc
và yêu cầu về trình độ lành nghề của công nhân ở một bậc nào đó phải biết gì
về mặt chuyên môn và phải làm được gì về mặt thực hành.
Ngoài ra, cán bộ quản lý trong doanh nghiệp được thực hiện chế độ tiền
lương theo chức vụ thông qua các bảng lương chức vụ do nhà nước quy định.
Bảng lương chức vụ quy định các nhóm chức vụ, bậc lương, hệ số lương và
mức lương cơ bản.
Theo quy định hiện hành Nghị định 66/2013/NĐ-CP, mức lương tối thiểu
chung áp dụng chính thức kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2013 là 1.150.000
đồng/người/tháng.
2.1.2 Lao động
2.1.2.1 Khái niệm
Lao động là sự hao phí có mục đích thể lực và trí lực của con nguời nhằm
tác động vào các vật tự nhiên để tạo thành vật phẩm đáp ứng nhu cầu của con
nguời hoặc thực hiện các hoạt động kinh doanh.
2.1.2.2 Phân loại lao động
Số lượng lao động của doanh nghiệp có thể phân loại theo nhiều tiêu chí
khác nhau. Sau đây là một số tiêu chí để phân loại lao động:
a. Theo thời gian lao động
- Lao động thường xuyên: là lực lượng lao động chủ yếu trong doanh
nghiệp, những người được tuyển dụng chính thức, làm việc lâu dài thuộc chức
năng và nhiệm vụ của doanh nghiệp.
- Lao động tạm thời: là những người làm việc theo hợp đồng ngắn hạn, để
thực hiện các công việc tạm thời theo thời vụ.
b. Theo quan hệ với quá trình sản xuất
- Lao động trực tiếp: là những nguời trực tiếp tiến hành các hoạt động sản
xuất kinh doanh.
- Lao động gián tiếp: gián tiếp tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh.
c. Theo chức năng của lao động
- Lao động sản xuất: bao gồm những nguời tham gia trực tiếp hoặc gián
tiếp vào quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ
như công nhân trực tiếp sản xuất, nhân viên phân xưởng...
- Lao động bán hàng: là những lao động tham gia vào hoạt động tiêu thụ
sản phẩm, hàng hóa, lao vụ, dịch vụ như nhân viên bán hàng, nghiên cứu thị
trường...
- Lao động quản lý: là những lao động chịu trách nhiệm quản trị kinh
doanh và quản lý hành chính như nhân viên hoạch định chiến lược, lập kế
hoạch bán hàng...
8
2.1.3 Hình thức trả lƣơng
Có nhiều hình thức trả lương khác nhau, tùy theo đặc điểm kinh doanh và
tính chất công việc mà có thể lựa chọn một trong những hình thức trả lương
sau đây:
2.1.3.1 Hình thức trả lương theo thời gian
a. Lương tháng
Hình thức trả lương này phù hợp với nhân viên quản lý, nhân viên hành
chính sự nghiệp hoặc trả cho những người thợ có tay nghề bậc cao tạo ra các
sản phẩm tinh xảo, chất lượng sản phẩm quan trọng hơn số lượng. Cơ sở để
tính là bảng chấm công hàng tháng. Tiền lương cơ bản hàng tháng của người
lao động được tính như sau:
Tiền lương cơ
HSL x Mức lương tối thiểu
Số ngày làm
(2.3)
=
x
bản tháng
việc thực tế
22 ngày
b. Lương tuần
Được áp dụng trả cho các đối tượng lao động có thời gian lao động không
ổn định mang tính chất thời vụ.
Lương tuần =
Tiền lương tháng x 12 tháng
(2.4)
Số tuần làm việc theo chế độ
c. Lương ngày
Trả cho người lao động căn cứ vào mức lương ngày và số ngày làm việc
thực tế trong tháng.
Lương ngày =
Tiền lương tháng
(2.5)
Số ngày làm việc theo chế độ
d. Lương giờ
Áp dụng trả lương cho lao động trực tiếp trong thời gian làm việc không
hưởng lương theo sản phẩm.
Lương giờ =
Tiền lương ngày
(2.6)
Số giờ làm việc theo chế độ
2.1.3.2 Hình thức trả lương theo sản phẩm
Là hình thức trả lương theo số lượng và chất lượng công việc đó hoàn
thành và áp dụng cho các bộ phận có công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm.
Hình thức trả lương sản phẩm có chi phí cao hơn so với hình thức trả lương
khác bởi vì nó liên quan tới khâu định mức.
9
a. Trả lương theo sản phẩm trực tiếp
Với cách này, tiền lương phải trả cho nguời lao động được tính trực tiếp
theo số lượng sản phẩm đã hoàn thành đúng quy định chất lượng sản phẩm,
đơn giá tiền lương sản phẩm đã quy định, không chịu sự hạn chế nào.
Hình thức này áp dụng đối với lao động trực tiếp sản xuất và đây là hình
thức phổ biến trong doanh nghiệp.
Tiền lương trả
theo sản phẩm
trực tiếp
=
Số lượng sản phẩm
hoàn thành đúng
quy cách
x
Đơn giá tiền
lương 1 sản
phẩm
(2.7)
b. Trả lương theo sản phẩm gián tiếp
Hình thức trả lương này áp dụng để trả lương cho lao động gián tiếp ở các
bộ phận sản xuất như công nghệ điều chỉnh máy, sửa chữa thiết bị, bảo dưỡng
máy móc, lao động làm nhiệm vụ vận chuyển vật liệu, thành phẩm.
Trả lương theo sản phẩm gián tiếp khuyến khích những nguời lao động
gián tiếp phối hợp với lao động trực tiếp để nâng cao năng suất lao động, cùng
quan tâm tới kết quả chung.Tuy nhiên, hình thức này không đánh giá được
đúng kết quả lao động của nguời lao động gián tiếp.
c. Trả lương theo sản phẩm có thưởng có phạt
Ðể khuyến khích nguời công nhân có ý thức trách nhiệm trong sản xuất,
công tác, doanh nghiệp có chế độ tiền thưởng khi nguời công nhân đạt được
những chỉ tiêu mà doanh nghiệp đã quy định như thưởng về chất lượng sản
phẩm tốt, thưởng về tăng năng suất lao động, tiết kiệm vật tư.
Trong trường hợp người lao động làm ra sản phẩm hỏng, lãng phí vật tư,
không đảm bảo ngày công quy định, thì có thể phải chịu mức tiền phạt trừ vào
mức tiền lương theo sản phẩm mà họ được hưởng.
Thực chất hình thức trả lương này là sự kết hợp giữa tiền lương trích theo
sản phẩm với chế độ tiền thưởng, phạt mà doanh nghiệp quy định.
Hình thức này đánh vào lợi ích người lao động, làm tốt được thưởng, làm
ẩu phải chịu mức phạt tương ứng, tạo cho người công nhân có ý thức công
việc, hăng say lao động.
d. Tiền lương theo sản phẩm luỹ tiến
Theo hình thức này, ngoài tiền lương tính theo sản phẩm trực tiếp còn tuỳ
theo mức độ vượt mức sản xuất sản phẩm để tính thêm một khoản tiền lương
theo tỉ lệ luỹ tiến.
10
2.1.3.3 Hình thức trả lương hỗn hợp
Hình thức trả lương này áp dụng cho các công việc không tính trước được
thời gian, không định lượng được khối lượng công việc cũng như sản phẩm
hoàn thành.
2.1.3.4 Hình thức trả lương khoán
Là hình thức trả lương khi người lao động hoàn thành một khối lượng công
việc theo đúng chất lượng được giao.
2.1.4 Quỹ lƣơng và các khoản trích theo lƣơng
2.1.4.1 Quỹ lương
Quỹ tiền lương của doanh nghiệp là toàn bộ tiền lương của doanh nghiệp
trả cho tất cả các loại lao động thuộc doanh nghiệp quản lý và sử dụng. Thành
phần quỹ lương bao gồm tiền lương trả cho người lao động trong thời gian
thực tế làm việc (theo thời gian, theo sản phẩm...). Có hai loại quỹ tiền lương
cơ bản:
Tiền lương chính: Là tiền lương trả cho người lao động trong thời gian làm
nhiệm vụ đã được quy định, bao gồm: tiền lương cấp bậc, các khoản phụ cấp
thường xuyên và tiền thưởng trong sản xuất.
Tiền lương phụ: Là tiền lương phải trả cho người lao động trong thời gian
không làm nhiệm vụ chính nhưng vẫn được hưởng lương theo chế độ quy định
như tiền lương trả cho người lao động trong thời gian nghỉ phép, thời gian đi
làm nghĩa vụ xã hội, hội họp, đi học, tiền lương trả cho người lao động trong
thời gian ngừng sản xuất.
2.1.4.2 Các khoản trích theo lương
Mọi người lao động đều quan tâm đến mức tiền lương mà họ được người
sử dụng lao động trả cho. Tuy nhiên, bên cạnh tiền lương được hưởng thì
những quyền lợi khác như BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ cũng được người
lao động quan tâm không kém. Kế toán các khoản trích theo lương là nhằm
phản ánh tình hình trích, nộp, thanh toán các khoản BHXH, BHTN, BHYT,
KPCĐ giữa doanh nghiệp với người lao động, với cơ quan chức năng về
BHXH, BHTN, BHYT, KPCĐ trong kỳ kế toán.
Các khoản trích theo lương của người lao động được áp dụng từ ngày
01/01/2014 theo quy định bao gồm 4 khoản trích: BHXH, BHTN, BHYT,
KPCĐ. Căn cứ để trích các khoản này dựa vào tiền lương cơ bản và một số
khoản phụ cấp có tính ổn định như lương của người lao động.
a. Bảo hiểm xã hội: là một chính sách của Đảng và Nhà nước đối với
người lao động, nhằm đảm bảo vật chất, góp phần ổn định đời sống cho người
lao động khi gặp rủi ro như bị ốm đau, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp,
thai sản, hết tuổi lao động, qua đời. Tỷ lệ trích BHXH hàng tháng là 26% theo
11
tiền lương và phụ cấp (chức vụ, thâm niên vượt khung, thâm niên nghề); trong
đó doanh nghiệp chi cho người lao động là 18% (tính vào chi phí cho đối
tượng sử dụng lao động), người lao động đóng góp 8% được trừ vào lương
hàng tháng. Doanh nghiệp nộp hết 26% cho cơ quan BHXH.
b. Bảo hiểm thất nghiệp: Quỹ BHTN được lập ra nhằm hỗ trợ cho người
thất nghiệp để bù đắp một phần thu nhập của người lao động khi họ bị mất thu
nhập do thất nghiệp. Tỷ lệ trích BHTN hàng tháng là 2% theo tiền lương và
phụ cấp (chức vụ, thâm niên vượt khung, thâm niên nghề); trong đó doanh
nghiệp chi cho người lao động là 1% (tính vào chi phí cho đối tượng sử dụng
lao động), người lao động đóng góp 1%, được trừ vào lương hàng tháng.
Doanh nghiệp nộp 2% vào ngân sách nhà nước.
c. Bảo hiểm y tế: Quỹ được lập để phục vụ cho việc bảo vệ và chăm sóc
sức khỏe cho nguời lao động như: khám và chữa bệnh. Theo quy định của chế
độ tài chính hiện hành, quỹ BHYT được hình thành do trích lập vào chi phí
sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và khấu trừ vào lương của nguời lao
động theo chế độ quy dịnh. Tỷ lệ trích BHYT hàng tháng là 4,5% theo tiền
lương và phụ cấp (chức vụ, thâm niên vượt khung, thâm niên nghề); trong đó,
doanh nghiệp chi cho nguời lao động là 3% (tính vào chi phí cho đối tượng sử
dụng lao động), nguời lao động đóng góp 1,5% được trừ vào lương hàng
tháng. Doanh nghiệp nộp hết 4,5% cho cơ quan BHYT.
d. Kinh phí công đoàn: Kinh phí công đoàn được lập để phục vụ chi tiêu
cho hoạt động của tổ chức công đoàn nhằm chăm lo, bảo vệ quyền của người
lao động; được hình thành do trích lập vào chi phí sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp và khấu trừ vào lương của người lao động theo chế độ quy định.
Tỷ lệ trích KPCÐ hàng tháng là 2% theo tiền lương và phụ cấp (chức vụ, thâm
niên vượt khung, thâm niên nghề nghiệp); trong đó, doanh nghiệp chi cho hết
2% (tính vào chi phí cho đối tượng sử dụng lao động). Doanh nghiệp nộp 1%
cho liên đoàn lao động địa phương, 1% giữ lại để chi cho hoạt động công đoàn
doanh nghiệp.
12
Bảng 2.1 Tỷ lệ các khoản trích theo lương áp dụng từng giai đoạn
Đơn vị tính: %
Các khoản
trích theo
lương
Năm 2011
Năm 2012-2013
Năm 2014
DN
NLĐ
Cộng
DN
NLĐ
Cộng
DN NLĐ Cộng
BHXH
BHYT
BHTN
KPCĐ
16
3
1
2
6
1,5
1
-
22
4,5
2
2
17
3
1
2
7
1,5
1
-
24
4,5
2
2
18
3
1
2
8
1,5
1
-
26
4,5
2
2
Tổng cộng
22
8,5
30,5
23
9,5
32,5
24
10,5
34,5
Nguồn: Luật Bảo hiểm xã hội
2.1.5 Tổ chức hạch toán chi tiết kế toán tiền lƣơng và các khoản trích
theo lƣơng
2.1.5.1 Yêu cầu, nhiệm vụ của kế toán tiền lương và các khoản trích theo
lương
a. Yêu cầu
Yêu cầu của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương là phải dựa
trên văn bản quy định của Nhà nước, các thông tư của Bộ lao động, thương
binh xã hội hướng dẫn để giải quyết các chế độ của người lao động như: Chế
độ tiền lương, chế độ thanh toán BHXH khi người lao động nghỉ việc, ốm đau,
tai nạn, thai sản …
- Dựa theo trình tự kế toán để thực hiện các khoản chi.
- Phải đảm bảo tính đúng, đủ theo quy định của chế độ Nhà nước.
- Chứng từ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương phải rõ ràng,
cụ thể để đảm bảo cho việc lưu trữ hồ sơ và thanh toán cho nguời lao động.
b. Nhiệm vụ
- Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời đầy đủ tổng hợp số liệu
về số lượng lao động, thời gian lao động, kết quả lao động, tính lương, các
khoản phải trả, phải nộp, phụ cấp, trợ cấp cho nguời lao động, phân bổ tiền
lương cho các đối tượng sử dụng.
- Hướng dẫn kiểm tra các nhân viên hạch toán phân xưởng, tổ đội các
phòng ban thực hiện đầy đủ các chứng từ hạch toán ban đầu về lao động tiền
lương, mở sổ sách cần thiết và hạch toán các nhiệm vụ về lao động tiền lương
đúng chế độ, đúng phương pháp.
- Lập báo cáo kế toán và phân tích tình hình sử dụng về lao động, quỹ
lương.
13
- Tính khấu hao phân bổ chính xác, đúng đối tượng chi phí tiền lương, các
khoản trích theo lương và chi phí sản xuất kinh doanh của các bộ phận của các
đơn vị sử dụng lao động.
2.1.5.2 Chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương theo
quyết định 15/2006/QÐ-BTC của Bộ Tài Chính ngày 20/03/2006, các chứng
từ ban đầu dùng trong hạch toán tiền lương thuộc chỉ tiêu lao động, tiền lương
gồm các biểu mẫu sau:
- Mẫu số 01a – LÐTL: Bảng chấm công
- Mẫu số 01b – LÐTL: Bảng chấm công làm thêm giờ
- Mẫu số 02 – LÐTL: Bảng thanh toán tiền lương
- Mẫu số 03 – LÐTL: Bảng thanh toán tiền thưởng
- Mẫu số 04 – LÐTL: Giấy đi đường
- Mẫu số 05 – LÐTL: Phiếu xác nhận sản phẩm, công việc hoàn thành
- Mẫu số 06 – LÐTL: Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ
- Mẫu số 07 – LÐTL: Bảng thanh toán tiền thuê ngoài
- Mẫu số 08 – LÐTL: Hợp đồng giao khoán
- Mẫu số 09 – LÐTL: Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán
- Mẫu số 10 – LÐTL: Bảng kê trích nộp các khoản theo lương
- Mẫu số 11 – LÐTL: Bảng phân bổ tiền lương và BHXH
2.1.5.3 Sổ sách kế toán
Việc tổ chức hạch toán và ghi sổ tổng hợp tiền lương và các khoản trích
theo lương tùy thuộc vào hình thức ghi sổ mà doanh nghiệp lựa chọn.
- Ðối với doanh nghiệp thực hiện chế độ kế toán theo quyết định
15/2006QÐ-BTC thì áp dụng một trong 5 hình thức kế toán sau:
+ Hình thức kế toán Nhật ký chung
+ Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái
+ Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
+ Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ
+ Hình thức kế toán trên máy vi tính
- Ðối với doanh nghiệp thực hiện chế độ kế toán theo quyết định
48/2006QÐ-BTC, thì do bộ máy kế toán đơn giản nên không áp dụng hình
thức Nhật ký - Chứng từ.
a/ Hình thức kế toán Nhật ký chung
Ðặc trƣng cơ bản
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải ghi vào sổ Nhật
ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo
14
nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên
các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Hình thức này
được sử dụng rộng rãi ở các doanh nghiệp có quy mô lớn, trang bị phần mềm
kế toán.
Các sổ kế toán chủ yếu
- Sổ Nhật ký chung, sổ Nhật ký đặc biệt
- Sổ Cái
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
Chứng từ kế toán
SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Sổ Nhật ký
đặc biệt
SỔ CÁI
Sổ, thẻ kế
toán chi tiết
Bảng tổng
hợp chi tiết
Bảng cân đối
số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Ghi chú:
Ghi hằng ngày
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra
Nguồn: Giáo trình Nguyên lý kế toán - Trần Quốc Dũng
Hình 2.1 Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung
b/ Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái
Ðặc trƣng cơ bản
- Ðây là hình thức kết hợp ghi sổ kế toán theo trình tự thời gian phát sinh
với phân loại theo hệ thống (theo tài khoản kế toán) các nghiệp vụ kinh tế, tài
chính ở doanh nghiệp trên một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật
ký– Sổ Cái.
- Tách rời việc ghi chép kế toán ở tài khoản cấp 1 với việc ghi chép kế toán
ở các tài khoản chi tiết (cấp 2, 3...) và ghi ở 2 loại sổ kế toán khác nhau là sổ
kế toán tổng hợp (Sổ Nhật ký – Sổ Cái) và kế toán chi tiết.
- Không cần lập bảng cân đối tài khoản của các tài khoản cấp 1 vì có thể
kiểm tra trực tiếp tại dòng tổng số phát sinh của sổ Nhật ký – Sổ Cái.
15
- Căn cứ ghi sổ là chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng
loại.
- Thường phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, sử dụng ít tài
khoản kế toán.
• Các sổ kế toán chủ yếu
- Nhật ký – Sổ Cái
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
Chứng từ kế toán
Bảng tổng hợp
chứng từ gốc
Sổ quỹ
NHẬT KÝ-SỔ CÁI
Sổ, thẻ kế
toán chi tiết
Bảng tổng
hợp chi tiết
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Ghi chú:
Ghi hàng ngày:
Ghi cuối tháng, ghi theo kỳ:
Đối chiếu kiểm tra:
Nguồn: Giáo trình Nguyên lý kế toán - Trần Quốc Dũng
Hình 2.2 Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký – sổ cái
c/ Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
• Ðặc trƣng cơ bản
- Tách rời việc ghi sổ theo trình tự thời gian với phân loại theo hệ thống
toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh để ghi vào 2 sổ kế toán tổng
hợp riêng biệt là Sổ Ðăng ký Chứng từ ghi sổ và Sổ Cái.
- Căn cứ ghi vào sổ kế toán tổng hợp là Chứng từ ghi sổ, còn căn cứ để ghi
vào sổ chi tiết là chứng từ gốc đính kèm theo các Chứng từ ghi sổ đã lập.
- Tách rời giữa ghi chép tổng hợp và chi tiết.
- Thuờng được áp dụng ở các doanh nghiệp có quy mô lớn, sử dụng nhiều
tài khoản kế toán.
• Các sổ kế toán chủ yếu
- Chứng từ ghi sổ
- Sổ Ðăng ký Chứng từ ghi sổ
- Sổ Cái
16
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
Chứng từ gốc
Sổ quỹ
Bảng tổng hợp chứng
từ gốc cùng loại
Sổ đăng ký
chứng từ ghi
sổ
Sổ, thẻ kế
toán chi tiết
CHỨNG TỪ GHI SỔ
SỔ CÁI
Bảng tổng
hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát
sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Ghi chú:
Ghi hàng ngày:
Ghi cuối tháng, ghi theo kỳ:
Đối chiếu kiểm tra:
Nguồn: Giáo trình Nguyên lý kế toán - Trần Quốc Dũng
Hình 2.3 Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ
d/ Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ
• Ðặc trƣng cơ bản
- Nhật ký – Chứng từ vừa là sổ Nhật ký các nghiệp vụ cùng loại, vừa là
chứng từ ghi sổ để ghi Sổ Cái.
- Sử dụng các mẫu sổ in sẵn quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý
kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính.
- Không cần lập bảng cân đối tài khoản cấp 1 vì số cộng ở các Nhật ký –
Chứng từ là các định khoản kế toán ghi Nợ, ghi Có vào các tài khoản phải cân
bằng nhau.
- Căn cứ chứng từ kế toán để ghi sổ rõ ràng, không bị trùng lắp.
- Các doanh nghiệp có quy mô lớn, sử dụng nhiều tài khoản kế toán và
chưa trang bị phần mềm kế toán thường lựa chọn hình thức này.
• Các sổ kế toán chủ yếu
- Nhật ký – Chứng từ
- Bảng kê
17
- Sổ Cái
- Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết.
Chứng từ kế toán và các
bảng phân bổ
Bảng kê
NHẬT KÝ CHỨNG
TỪ
Sổ cái
Sổ, thẻ kế
toán chi tiết
Bảng tổng
hợp chi tiết
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Ghi chú:
Ghi hàng ngày:
Ghi cuối tháng, ghi theo kỳ:
Đối chiếu kiểm tra:
Nguồn: Giáo trình Nguyên lý kế toán - Trần Quốc Dũng
Hình 2.4 Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký – chứng từ
e/ Hình thức kế toán trên máy vi tính
• Ðặc trƣng cơ bản
Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc được thực hiện theo một
chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết
kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình
thức kế toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán không hiện đầy đủ quy
trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính
theo quy định.
• Các sổ kế toán chủ yếu
Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại
sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi
bằng tay.
18
CHỨNG TỪ
KẾ TOÁN
PHẦN
MỀM KẾ
TOÁN
BẢNG TỔNG
HỢP CHỨNG
TỪ KẾ TOÁN
CÙNG LOẠI
MÁY VI TÍNH
MÁY VI TÍNH
SỔ KẾ TOÁN
- Sổ tổng hợp
- Sổ chi tiết
- Báo cáo tài chính
- Báo cáo kế toán quản trị
Ghi chú:
Ghi hàng ngày:
Ghi cuối tháng, ghi theo kỳ:
Đối chiếu kiểm tra:
Nguồn: Giáo trình Nguyên lý kế toán - Trần Quốc Dũng
Hình 2.5 Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy vi tính
2.1.5.4 Hạch toán số lượng lao động
Ðể quản lý lao động về mặt số lượng, doanh nghiệp lập sổ danh sách người
lao động. Sổ này do phòng lao động tiền lương lập (lập chung cho toàn doanh
nghiệp và lập riêng cho từng phòng ban) nhằm nắm chắc cơ cấu, tình hình
phân bổ, sử dụng lao động hiện có trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, doanh
nghiệp còn căn cứ vào sổ lao động (mở riêng cho từng nguời lao động) để
quản lý nhân sự cả về số lượng, chất lượng, tính biến động và chấp hành chế
độ đối với lao động.
2.1.5.5 Hạch toán thời gian lao động
Chứng từ để hạch toán thời gian lao động là bảng chấm công (được lập
riêng cho từng bộ phận, tổ, đội lao động sản xuất); trong đó ghi rõ ngày làm
việc, ngày nghỉ của mỗi người lao động. Bảng chấm công do tổ trưởng (hoặc
trưởng các phòng ban trực tiếp ghi và để nơi công khai để mỗi người trong
doanh nghiệp kiểm tra thời gian lao động. Cuối tháng, bảng chấm công được
tập hợp lại để tính lương cho từng bộ phận, tổ, đội sản xuất.
2.1.5.6 Hạch toán kết quả lao động
Ðể hạch toán kết quả lao động, kế toán sử dụng các loại chứng từ ban đầu
khác nhau, tùy theo loại hình và đặc điểm sản xuất ở từng doanh nghiệp. Mặc
dù có hình thức khác nhau, các chứng từ này đều bao gồm các nội dung cơ bản
như tên công nhân, tên công việc hoặc sản phẩm, thời gian lao động, số lượng
sản phẩm hoàn thành nghiệm thu, kỳ hạn và chất lượng công việc hoàn thành.
Ðó chính là “Hợp đồng giao khoán”, “Phiếu xác nhận sản phẩm, công việc
hoàn thành” hay “Phiếu báo làm thêm giờ”... Các chứng từ này sau đó được
chuyển về phòng kế toán doanh nghiệp để làm căn cứ tính lương, tính thưởng.
19
2.1.5.7 Hạch toán tổng hợp
• Tài khoản sử dụng
Nội dung tài khoản 334 – Phải trả người lao động
Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán
các khoản phải trả cho người lao động của doanh nghiệp về tiền lương, tiền
công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu
nhập của nguời lao động.
•Kết cấu tài khoản
Bên Nợ:
- Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác đã ứng,
trả cho công nhân viên.
- Các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của công nhân viên.
Bên Có: Các khoản tiền lương, tiền thưởng và các khoản phải trả cho công
nhân viên .
Số dƣ Có: Các khoản tiền lương, tiền thưởng và các khoản khác còn phải
trả.
Tài khoản 334 – Phải trả công nhân viên, có thể có số dư nợ, nhưng rất ít
trường hợp số tiền đã trả, đã thanh toán lớn hơn số tiền phải trả, phải thanh
toán cho công nhân viên.
Tài khoản 334 có các tài khoản cấp 2 như sau:
TK 3341- Phải trả công nhân viên: Phản ánh các khoản phải trả và tình
hình thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên của doanh nghiệp về
tiền lương, tiền thưởng có tính chất lương, bảo hiểm xã hội và các khoản phải
trả khác thuộc về thu nhập của công nhân viên.
TK 3348- Phải trả người lao động khác: Phản ánh các khoản phải trả và
tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động khác ngoài công
nhân viên của doanh nghiệp về tiền công, tiền thưởng (nếu có) có tính chất về
tiền công và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của người lao động.
Tài khoản 338 – Phải trả, phải nộp khác
Phản ánh tình hình trích nộp và thanh toán BHXH, BHYT, BHTN và
KPCÐ của đơn vị.
•Kết cấu tài khoản
Bên Nợ:
- Kết chuyển giá trị tài sản thừa vào tài khoản liên quan theo quyết định
trong biên bản xử lý
- BHXH phải trả cho người lao động.
- Số BHXH, BHYT, BHTN và KPCÐ đã nộp cho cơ quan cấp trên.
- Các khoản khác đã trả, đã nộp.
20
- Xem thêm -