Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
TrƯêng ®¹i häc kinh tÕ quèc d©n
KHOA KÕ TO¸N
---------o0o---------
CHUY£N §Ò
THùC TËP CHUY£N NGµNH
§Ò TµI:
HOµN THIÖN KÕ TO¸N NGUY£N VËT LIÖU T¹I
C¤NG TY Cæ PHÇN §ÇU T¦ Vµ X¢Y DùNG Sè 1 Hµ TÜNH
Sinh viªn thùc hiÖn
Líp
MSSV
Gi¸o viªn huíng dÉn
: NGUYÔN THÞ BÝCH THUû
: KÕ TO¸N 48a
: CQ483844
: th.s PH¹M THÞ MINH HåNG
Hµ Néi - 05.2010
MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC KÍ HIỆU VIẾT TẮT
DANH MỤC BẢNG BIỂU
DANH MỤC SƠ ĐỒ
LỜI MỞ ĐẦU..................................................................................................1
CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT
LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG SỐ I HÀ
TĨNH.................................................................................................................3
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty cổ phần đầu tư và xây dựng
số 1 Hà Tĩnh.................................................................................................3
1.2. Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty cổ phần đầu tư
và xây dựng số 1 Hà Tĩnh........................................................................... 6
1.3. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty cổ phần đầu tư và
xây dựng số 1 Hà Tĩnh................................................................................ 7
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG SỐ I HÀ TĨNH..........12
2.1. Tính giá nguyên vật liệu tại công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số
1 Hà Tĩnh....................................................................................................12
2.2. Chứng từ và thủ tục luân chuyển nguyên vật liệu tại công ty cổ
phần đầu tư và xây dựng số 1 Hà Tĩnh................................................... 13
2.2.1. Thủ tục luân chuyển chứng từ nhập kho NVL.........................13
2.2.2. Thủ tục luân chuyển chứng từ xuất kho NVL..........................19
2.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần đầu tư và xây
dựng số 1 Hà Tĩnh..................................................................................... 22
2.4. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty cổ phần đầu tư và
xây dựng số 1 Hà Tĩnh.............................................................................. 29
2.4.1.Trình tự hạch toán NVL..............................................................29
2.4.2. Hạch toán NVL thừa thiếu sau kiểm kê....................................38
CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG SỐ I HÀ TĨNH..........41
3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty
cổ phần đầu tư và xây dựng số 1 Hà Tĩnh và phương hướng hoàn
thiện............................................................................................................ 41
3.1.1. Ưu điểm........................................................................................42
3.1.2. Những tồn tại cần khắc phục:.................................................... 45
3.1.3. Phương hướng hoàn thiện.......................................................... 47
3.2. Các giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ
phần đầu tư và xây dựng số 1 Hà Tĩnh................................................... 48
3.2.1 Về công tác quản lý nguyên vật liệu........................................... 48
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
3.2.2. Về tài khoản sử dụng và phương pháp kế toán........................49
3.2.3. Về chứng từ và luân chuyển chứng từ.......................................52
3.2.4. Về sổ kế toán chi tiết................................................................... 53
3.2.5. Về sổ kế toán tổng hợp...............................................................54
3.2.6. Về lập dự phòng giảm giá vật tư................................................57
3.2.7. Về giải pháp khi NVL tăng giá...................................................59
3.2.8. Về báo cáo kế toán liên quan đến NVL..................................... 59
KẾT LUẬN....................................................................................................62
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN
DANH MỤC CÁC KÍ HIỆU VIẾT TẮT
NVL
: Nguyên vật liệu.
TK
: Tài khoản.
GTGT
: Gía trị gia tăng.
TNHH
: Trách nhiệm hữu hạn.
CPĐT & XD : Cổ phần đầu tư và xây dựng.
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
HT
: Hà Tĩnh.
ĐVT
: Đơn vị tính.
STT
: Số thứ tự.
QĐ
: Quyết định.
BTC
: Bộ Tài chính.
CT
: Công trình.
VD
: Ví dụ.
UBND
: Ủy ban nhân dân.
VLC
: Vật liệu chính.
VLP
: Vật liệu phụ.
DANH MỤC BẢNG BIỂU
Biểu số 1-1: Danh mục mã vật tư......................................................................4
Biểu số 2-1: Hoá đơn GTGT...........................................................................16
Biểu số 2-2: Biên bản kiểm nghiệm vật tư......................................................17
Biểu số 2-3: Phiếu nhập kho...........................................................................18
Biểu số 2-4: Phiếu xuất kho............................................................................21
Biểu số 2-5: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.....................................22
Biểu số 2-6: Thẻ kho.......................................................................................25
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
Biểu số 2-7: Sổ chi tiết vật tư..........................................................................26
Biểu số 2-8: Bảng tổng hợp chi tiết vật tư.......................................................27
Biểu số 2-9: Nhật kí chung..............................................................................32
Biểu số 2-10: Sổ cái tài khoản 152..................................................................34
Biểu số 2-11: Sổ tổng hợp số phát sinh theo hàng tồn kho.............................35
Biểu số 2-12: Sổ tổng hợp số phát sinh theo hàng tồn kho.............................36
Biểu số 2-13: Sổ cái tổng hợp tài khoản 152..................................................37
Biểu số 2-14: Bảng tổng hợp kiểm kê vật tư...................................................39
Biểu số 2-15: Sổ cái tài khoản 632..................................................................40
Biểu số 3-1: Mẫu sổ danh điểm vật liệu..........................................................50
Biểu số 3-2: Phiếu giao nhận chứng từ nhập (xuất) nguyên vật liệu..............53
Biểu số 3-3: Phiếu báo vật tư còn lại cuối kì...................................................53
Biểu số 3-4: Nhật kí mua hàng........................................................................55
Biểu số 3-5: Nhật kí chi tiền............................................................................55
Biểu số 3-6: Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu............................................57
Biếu số 3-7: Bảng kê dự phòng giảm giá vật tư..............................................58
Biểu số 3-8: Dự toán chi phí nguyên vật liệu..................................................60
Biểu số 3-9: Dự toán chi ngân sách theo nhu cầu cung ứng NVL..................61
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 2-1: Quy trình nhập kho NVL...............................................................15
Sơ đồ 2-2: Quy trình xuất kho NVL................................................................20
Sơ đồ 2-3: Quy trình ghi sổ hạch toán chi tiết vật tư, hàng hóa......................23
Sơ đồ 2-4: Quy trình ghi sổ hạch toán tổng hợp Nguyên vật liệu...................28
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
LỜI MỞ ĐẦU
Xây dựng cơ bản là ngành sản xuất tạo ra cơ sở vật chất kỹ thuật cho nền
kinh tế quốc dân. Sản phẩm của ngành xây dựng thường là những công trình
có giá trị lớn, thời gian sử dụng lâu dài và có ý nghĩa quan trọng về kinh tế.
Bên cạnh đó sản phẩm xây dựng còn thể hiện bản sắc văn hóa, thẩm mỹ và
phong cách kiến trúc của mỗi quốc gia mỗi dân tộc. Trong công cuộc công
nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, ngành xây dựng cơ bản cũng phát triển
không ngừng , cùng với nó thì số vốn đầu tư xây dựng cơ bản cũng được tăng
lên. Vấn đề đặt ra là làm sao để quản lý vốn và sử dụng vốn có hiệu quả, khắc
phục được tình trạng lãng phí và thất thoát vốn. Ở các doanh nghiệp xây lắp,
khoản mục chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi
phí của doanh nghiệp, chỉ cần một biến động nhỏ về chi phí NVL cũng làm
ảnh hưởng đáng kể đến giá thành sản phẩm, ảnh hưởng đến thu nhập của
doanh nghiệp. Vì vậy, bên cạnh vấn đề trọng tâm là kế toán tập hợp chi phí và
tính giá thành, thì tổ chức tốt công tác kế toán NVL cũng là một vấn đề đáng
được các doanh nghiệp quan tâm trong điều kiện hiện nay.
Ở Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số 1 Hà Tĩnh với đặc điểm lượng
NVL sử dụng vào các công trình lại khá lớn thì vấn đề tiết kiệm triệt để có thể
coi là biện pháp hữu hiệu nhất để giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho Công ty.
Vì vậy điều tất yếu là Công ty phải quan tâm đến khâu hạch toán chi phí
NVL. Em nhận thấy kế toán vật liệu trong công ty giữ vai trò đặc biệt quan
trọng và có nhiều vấn đề cần được quan tâm. Vì vậy em đã đi sâu tìm hiểu về
đề tài: “Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần đầu tư và
xây dựng số 1 Hà Tĩnh”.
SV: Nguyễn Thị Bích Thuỷ _Lớp kế toán 48A
1
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
Kết cấu đề tài gồm 3 phần lớn sau:
Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lí nguyên vật liệu tại công ty cổ
phần đầu tư và xây dựng số 1 Hà Tĩnh.
Chương 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần
đầu tư và xây dựng số 1 Hà Tĩnh.
Chương 3: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần
đầu tư và xây dựng số 1 Hà Tĩnh.
Trong quá trình xây dựng chuyên đề, mặc dù đã cố gắng tìm hiểu và
được sự hướng dẫn tận tình của GVHD th.s Phạm Thị Minh Hồng cùng các
anh chị phòng kế toán của công ti nhưng do sự hiểu biết còn hạn chế và thiếu
kinh nghiệm thực tế nên em không tránh khỏi những thiếu sót và khiếm
khuyết. Vì vậy, kính mong sự chỉ bảo của thầy giáo và các bạn cùng đóng
góp để chuyên đề này được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
SV: Nguyễn Thị Bích Thuỷ _Lớp kế toán 48A
2
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
CHƯƠNG 1
ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG SỐ I HÀ TĨNH
1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số
1 Hà Tĩnh.
Mỗi ngành nghề kinh doanh khác nhau sử dụng các loại NVL khác nhau.
Với đặc điểm khác biệt của ngành nghề xây dựng, để tiến hành thi công nhiều
công trình khác nhau đáp ứng nhu cầu thị trường công ty phải sử dụng một
khối lượng nguyên vật liệu rất lớn bao gồm nhiều thứ, nhiều loại khác nhau,
mỗi loại vật liệu có vai trò, tính năng lý hoá riêng. Các loại nguyên vật liệu
công ty thường sử dụng như: xi măng, sắt, thép, cát, sỏi…Đó là những NVL
sẵn có và dễ mua và đó chủ yếu là mua ngoài. Các NVL của công ty cần chú
trọng trong quá trình lưu kho, bảo quản vì việc tiến hành xây lắp thường diễn
ra ngoài trời và chịu nhiều tác động điều kiện thiên nhiên và những NVL đó
dễ bị oxy hóa, dễ bị ẩm ướt. Và nếu bị oxy hóa hoặc ẩm ướt thì chắc chắn
không sử dụng được hoặc nếu sử dụng được thì nó sẽ ảnh hưởng xấu đến chất
lượng của công trình. Mặt khác NVL sử dụng ở công ty có đặc thù là cồng
kềnh, khối lượng lớn nên rất khó khăn trong công tác vận chuyển, bảo quản
như xi măng, sắt thép… Hơn nữa địa điểm thi công sản phẩm xây lắp thường
phụ thuộc vị trí địa lí của mỗi địa phương do đó các yếu tố sản xuất trong đó
có NVL phải di chuyển theo từng địa điểm. Thông thường trước khi thực
hiện 1 gói thầu công ty phải tiến hành lập dự toán dựa vào giá gói thầu đã
nhận nên khi hoàn thành 1 công trình số tồn kho vật liệu thường rất ít và sẽ
được chuyển sang cho công trình khác hoặc bán đi.
Trong công tác hạch toán do sử dụng mã vật tư nên công ty không
sử dụng tài khoản cấp II để phản ánh từng loại vật liệu công cụ dụng cụ
mà công ty đã xây dựng mỗi thứ vật tư một mã số riêng, như quy định
SV: Nguyễn Thị Bích Thuỷ _Lớp kế toán 48A
3
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
một lần trên bảng mã vật tư ở máy vi tính bởi các chữ cái đầu của vật
liệu công cụ dụng cụ.. Vì vậy tất cả các loại vật liệu sử dụng đều hạch
toán tài khoản 152 "nguyên liệu vật liệu". Ví dụ như 152_CT (cát trát),
152_A3p20A40A (Attomat 3p20A đến 40A), 152_ ND (Ngói đỏ). Cụ
thể ở công ty xây dựng số 1 Hà Tĩnh sử dụng mã vật tư như sau:
Biểu số 1-1 : Danh mục mã vật tư.
STT
1
2
…
15
16
17
…
25
26
…
41
42
43
44
…
62
63
64
65
…
…
97
98
…
Tên vật tư
Attomat 3p20A đến 40A
Attomat 3P40A
…………………….
Cát
Cát vàng
Cát trát
…………………….
Đá 2x4
Đá hộc
…………………….
Mã vật tư
Đơn vị tính
152_A3p20A40A
Cái
152_ 3P40A
Cái
………….
…
152_CA
M3
152_CAT
M3
152_CT
M3
………….
…
152_D24
M3
152_DH
M3
………….
…
152_G
Gạch Granite
Viên
Gạch 2 lỗ
152_G2
Viên
Gạch Đặc
152_GD
Viên
Gạch lát nền
152_GL
Hộp
…………………….
………….
…
Ngói đỏ
152_ND
viên
Ngói úp
152_NU
viên
Sơn
152_S2
Kg
Sơn Cova
152_SCV1
Thùng
…………………….
………….
…
Thép phi 6+ phi 8
152_T1
Kg
Thép lá mạ màu XR045x1200pos 152_TLMM
M
…………………….
………….
…
Xi măng
152_XM
Kg
Xi Măng Bỉm Sơn
152_XM1
Kg
…………………….
………….
…
Muốn quản lý tốt và hạch toán chính xác phục vụ cho yêu cầu quản
trị thì phải tiến hành phân loại vật liệu một cách khoa học, hợp lý. Tại
SV: Nguyễn Thị Bích Thuỷ _Lớp kế toán 48A
4
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
công ty xây dựng số 1 Hà Tĩnh cũng tiến hành phân loại NVL song việc
phân loại vật liệu chỉ để thuận tiện và đơn giản cho việc theo dõi, bảo
quản nguyên vật liệu ở kho. Công ty phân chia NVL thành các loại căn
cứ vào vai trò của chúng như sau:
- NVL chính: bao gồm hầu hết các loại vật liệu mà công ty sử dụng như:
xi măng, sắt, thép, gạch, ngói, vôi ve, đá, gỗ… Trong mỗi loại được chia
thành nhiều nhóm khác nhau, ví dụ: Gạch Granite, gạch 2 lỗ, gạch Đặc, gạch
lát nền, gạch ốp tường…, xi măng trắng, xi măng P400, xi măng P500, thép
lá mạ, thép phi 10-12… , thép phi 6+ phi 8, thép lá mạ màu XR045x1200pos,
thép lá mạ…Đó là đối tượng không thể thiếu trong quá trình sản xuất sản
phẩm. Nó tạo nên hình thái sản phẩm của công ty.
- NVL phụ: bao gồm những NVL dùng kết hợp NVL chính để hoàn
thiện tính năng, chất lượng của sản phẩm như đinh băm tôn, đinh bulong
L14x50, đinh 5 phân, que hàn…
- Nhiên liệu: Là loại vật liệu khi sử dụng có tác dụng cung cấp
nhiệt lượng cho các loại máy móc, xe cộ như xăng, dầu.
- Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc
thiết bị mà công ty sử dụng bao gồm phụ tùng thay thế các loại máy
móc, máy cẩu, máy trộn bê tông và phụ tùng thay thế của xe ô tô như:
các mũi khoan, săm lốp ô tô…
- Vật liệu khác: là các loại phế liệu thu hồi từ sản xuất bao gồm các
đoạn thừa của thép, tre, gỗ không dùng được nữa, vỏ bao xi măng…
Với cách phân loại trên sẽ giúp nhà quản lí nắm bắt được nội dung,
công dụng của từng loại NVL trên cơ sở đó sử dụng, bảo quản phù hợp
với đặc điểm của chúng. Xét về phương diện kế toán cách phân loại này
sẽ đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đối với mỗi
loại NVL.
SV: Nguyễn Thị Bích Thuỷ _Lớp kế toán 48A
5
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
1.2. Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty cổ phần đầu tư
và xây dựng số 1 Hà Tĩnh.
Khi có phát sinh nhu cầu về NVL của các đội công trình trong quá trình
thi công và thủ kho báo thiếu NVL xuất dùng yêu cầu cần nhập mua mới hoặc
kế toán đối chiếu lượng hàng tồn kho thấy thấp hơn lượng hàng tồn kho tối
thiểu theo kế hoạch của công ty và yêu cầu mua thêm bổ sung. Khi đó phòng
kế hoạch vật tư căn cứ vào tình hình sử dụng vật tư và định mức kĩ thuật để
lên kế hoạch cung ứng, dự trữ vật tư trong kì. Dựa trên kế hoạch cung ứng vật
tư, phòng kế hoạch vật tư lấy giấy báo giá vật tư, lập bảng dự trữ mua vật tư
và chuyển qua cho giám đốc duyệt. Khi được duyệt thì sẽ xin tạm ứng tiền
mua vật tư tại phòng kế toán. Sau đó phòng phòng kế hoạch vật tư tiến hành
thu mua NVL. Việc thu mua NVL được tiến hành trên cơ sở thoả thuận giữa 2
bên: công ty và bên cung cấp. Hình thức thanh toán cũng được thoả thuận phù
hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của công ty. Thông thường trước khi
thực hiện 1 công trình hay dự án, phòng kế hoạch – kĩ thuật sẽ tiến hành
nghiên cứu tìm hiểu nhà cung cấp vật liệu đáp ứng được các yêu cầu kĩ thuật
đồng thời tiết kiệm được chi phí vận chuyển để kí hợp đồng dài hạn với họ.
Chính vì vậy nhà cung cấp vật tư thường là các công ty có uy tín trong kinh
doanh, những bạn hàng lâu năm của công ty nên quá trình cung cấp NVL diễn
ra đúng kế hoạch, đủ về chủng loại và số lượng, đảm bảo chất lượng, giá cả
hợp lí, đáp ứng kịp thời nhu cầu sản xuất và hiệu quả kinh doanh. Và NVL
công ty mua thường có đặc điểm cồng kềnh, số lượng nhiều nên nhà cung cấp
thường cũng là người chuyên chở vật liệu đến các kho tại chân công trình.
Sau khi nhân viên kĩ thuật phòng kế hoạch vật tư kiểm tra chất lượng, quy
cách, số lượng NVL nếu đạt yêu cầu thì sẽ được nhập kho.
Việc thu mua nguyên vật liệu ở kho tiến hành theo kế hoạch định mức và
căn cứ vào tiến độ thi công công trình do bộ phận kế hoạch kỷ thuật lập; như
SV: Nguyễn Thị Bích Thuỷ _Lớp kế toán 48A
6
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
vậy công ty đã kiểm soát đầu vào của chi phí này, do vậy để đảm bảo linh
hoạt kịp thời phục vụ cho sản xuất, nguyên tắc xuất dùng nguyên vật liệu ở
công ty đơn giản cụ thể: Căn cứ vào phiếu yêu cầu xuất vật liệu của tổ trưởng
sản xuất, đội trưởng công trình kiểm tra, ký duyệt chuyển phòng kế hoạch vật
tư lập phiếu xuất kho và thủ kho xuất nguyên vật liệu phục vụ thi công công
trình.
Sản phẩm xây lắp từ khi khởi công cho đến khi hoàn thành công trình
bàn giao đưa vào sử dụng thường kéo dài. Nó phụ thuộc vào quy mô, tính
phức tạp về kỹ thuật của từng công trình. Quá trình thi công được chia thành
nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn lại chia thành nhiều công việc khác nhau, các
công việc thường diễn ra ngoài trời chịu tác động rất lớn của các nhân tố môi
trường như nắng, mưa, lũ lụt...NVL của công ty thường là những NVL dễ bị
oxy, dễ bị hư hỏng trong điều kiện ngoài trời. Công ty bảo quản vật liệu trong
kho tại mỗi công trình nhằm giữ cho vật liệu không bị hao hụt thuận lợi cho
việc tiến hành thi công xây dựng. Và kho bảo quản của công ty khô ráo, tránh
ôxy hoá vật liệu, có thể chứa các chủng loại vật tư giống hoặc khác nhau.
Riêng các loại cát, sỏi, đá vôi được đưa thẳng tới công trình. Để bảo vệ tài sản
trong kho, công ty bố trí các bảo vệ theo dõi tại các công trường thường
xuyên kiểm tra theo dõi quá trình vận chuyển vật tư ra, vào công trình.
1.3. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty cổ phần đầu tư và xây
dựng số 1 Hà Tĩnh.
Từ đặc điểm vật liệu của công ty và cách phân loại vật liệu như trên đòi
hỏi công tác quản lý vật liệu của công ty phải chặt chẽ ở tất cả các khâu từ
việc thu mua đến việc sử dụng vật liệu phải đảm bảo về giá mua, chi phí thu
mua cũng như xác định mức sử dụng vật tư cho mỗi loại sản phẩm. Chính vì
vậy mà tổ chức kế toán vật liệu được thực hiện tốt sẽ giúp cho lãnh đạo công
ty có những thông tin chính xác, kịp thời, về việc sử dụng vật liệu của công
SV: Nguyễn Thị Bích Thuỷ _Lớp kế toán 48A
7
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
ty, về nguồn cung cấp, chất lượng, giá cả cũng như sử dụng vật liệu thay
thế...Mặt khác quản lý chặt chẽ vật liệu thông qua việc sử dụng hợp lý tiết
kiệm giảm định mức tiêu hao...để từ đó giảm chi phí vật liệu để giảm giá
thành sản phẩm của công ty. Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số 1 Hà
Tĩnh tổ chức quản lí theo kiểu trực tuyến – chức năng trong đó có sự phân
chia thành các phòng ban, bộ phận riêng biệt với các chức năng quản lí
chuyên môn. Phương thức này tạo điều kiện cho công tác quản lí NVL được
thực hiện 1 cách hiệu quả, chính xác. Các khâu như lên kế hoạch thu mua,
quá trình thu mua, quá trình xuất NVL theo nhu cầu và trách nhiệm quản lí,
dự trữ NVL được giao cho các bộ phận, cá nhân riêng, có sự phân công, phân
nhiệm rõ ràng.
Nhiệm vụ của Giám đốc công ty:
- Giám đốc có nhiệm vụ xem xét xem các bản kế hoạch về việc cung
ứng, dự trữ nguyên vật liệu khi phòng kế hoạch – kĩ thuật đưa lên có sát với
điều kiện thực tế, phù hợp với quy mô công trình, đảm bảo cho việc thi công
công trình không bị ngưng trệ hay ứ đọng vốn. Nếu các kế hoạch đặt ra có
tính khả thi và đạt yêu cầu thì giám đốc sẽ kí duyệt để thực hiện kế hoạch
trên.
Nhiệm vụ của phòng kế hoạch – kĩ thuật:
- Trong khâu thu mua: nguyên liệu liệu là tài sản dự trữ sản xuất thường
xuyên biến động, doanh nghiệp phải thường xuyên tiến hành thu mua nguyên
vật liệu để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm và các
nhu cầu khác của doanh nghiệp. Trong khâu thu mua đòi hỏi phải quản lý về
khối lượng cũng như chất lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí
mua, việc thực hiện chế độ mua theo đúng tiến độ, thời gian phù hợp với tình
hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Phòng kế hoạch vật tư phải dựa
SV: Nguyễn Thị Bích Thuỷ _Lớp kế toán 48A
8
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
vào kế hoạch sản xuất từng tháng, từng quý để lên định mức việc thu mua
nhằm tránh mua thừa, thiếu vật tư gây lãng phí NVL trong quá trình sử dụng.
- Phòng kế hoạch – kĩ thuật có trách nhiệm chỉ đạo việc thực hiện kế
hoạch, kiểm nghiệm chất lượng kĩ thuật, số lượng, đơn giá của từng NVL khi
nhập kho vật tư. Khi nhập kho vật tư, dựa vào hóa đơn, biên bản kiểm nghiệm
vật tư thì cán bộ vật tư lập phiếu nhập kho. Và khi có phiếu yêu cầu xuất vật
tư thì phòng kế hoạch sẽ lập phiếu xuất kho.
- Nhằm quản lí lượng NVL sử dụng cho sản xuất để tiết kiệm NVL thì
phòng kế hoạch lập định mức sử dụng vật tư cho từng đội sản xuất và theo dõi
việc thực hiện kế hoạch.
Nhiệm vụ của kế toán vật tư:
- Kế toán vật liệu giúp cho ban lãnh đạo doanh nghiệp nắm được
tình hình vật tư để chỉ đạo tiến độ sản xuất
- Quản lý và tổ chức tốt công tác thực hiện chế độ nguyên liệu sẽ
tránh được hư hỏng, mất mát, nguyên vật liệu. Sử dụng tiết kiệm và có
hiệu quả nhằm hạ thấp được giá thành, tăng thu nhập tích luỹ cho doanh
nghiệp. Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu là phải tổ chức ghi chép
phản ánh chính xác trung thực tình hình xuất-nhập-tồn kho nguyên liệu.
Tính giá thực tế của nguyên vật liệu đã thu mua và mang về nhập kho
nguyên vật liệu, đảm bảo cung cấp kịp thời và đúng chủng loại cho quá
trình sản xuất. Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch thu mua tình hình dự trữ
nguyên vật liệu. Lập báo cáo kế toán về tình hình sử dụng nguyên vật
liệu phục vụ công tác lãnh đạo và quản lý điều hành phân tích kinh tế.
- Áp dụng đúng đắn các kĩ thuật hạch toán NVL, hướng dẫn kiểm
tra các bộ phận, đơn vị trong công ty thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán
ban đầu về NVL (lập chứng từ, luân chuyển chứng từ…), mở các sổ
SV: Nguyễn Thị Bích Thuỷ _Lớp kế toán 48A
9
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
sách, thẻ kế toán chi tiết, thực hiện hạch toán đúng phương pháp, quy
định nhằm đảm bảo thống nhất trong công tác quản lí kế toán.
- Kế toán vật tư phải thường xuyên cập nhật thông tin kế toán, tìm hiểu
những văn bản pháp lí liên quan đến NVL để hoàn thiện hơn trong hạch toán.
- Tham gia kiểm kê, đánh giá NVL theo chế độ mà nhà nước đã qui
định, lập các báo cáo về vật tư, tiến hành phân tích về tình hình thu mua,
dự trữ, quản lí, sử dụng và bảo quản NVL nhằm phục vụ công tác quản lí
NVL trong công tác sản xuất kinh doanh, tiết kiệm chi phí NVL, hạ thấp
chi phí sản xuất toàn bộ.
Thủ kho:
- Hàng ngày căn cứ vào tiến độ cung ứng vật tư do phòng kế hoạch kỹ
thuật lập, thủ kho chịu trách nhiệm nhập kho các loại vật tư mua về, khi nhập
kho phải cân đo, đong đếm cụ thể. Và thủ kho phải kiểm tra các chứng từ yêu
cầu nhập/xuất hàng theo đúng quy định và thực hiện nhập, xuất hàng cho các
cá nhân liên quan khi có yêu cầu.
- Theo dõi số lượng xuất nhập tồn hàng ngày và đối chiếu với định mức
tồn kho tối thiểu. Nếu số NVL tồn kho ít hơn mức tồn kho tối thiểu thì báo
với phòng kế hoạch – kĩ thuật để có kế hoạch thu mua NVL nhằm tránh được
sự ngưng trệ trong thi công công trình.
- Thủ kho phải sắp xếp các NVL một cách khoa học hợp lí, tránh bị ẩm
ướt, đổ vỡ... dễ dàng vận chuyển ra khỏi kho khi đem ra sử dụng. Có trách
nhiệm kiểm tra số lượng và chất lượng của từng vật tư, bảo quản NVL tránh
sự thiếu hụt, mất mát. Phát hiện và ngăn ngừa các ảnh hưởng xấu xảy ra
và đề xuất các biện pháp xử lí về NVL như: thừa, thiếu, ứ đọng, kém
phẩm chất, mất mát, hư hao…tính toán, xác định chính xác số lượng và
giá trị NVL đã tiêu hao trong quá trình sản xuất.
SV: Nguyễn Thị Bích Thuỷ _Lớp kế toán 48A
10
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
Bảo vệ tại công trường
Bảo vệ tại các công trường phải thường xuyên kiểm tra theo dõi quá
trình vận chuyển vật tư ra vào công trường. Do các công trường thường ở xa
công ty và có địa điểm là những nơi hẻo lánh nên buổi tối thường bố trí bảo
vệ trực đêm để tránh xẩy ra hiện tượng trộm cắp
Đội trưởng đội công trình
- Dựa tình hình xây dựng mà các đội trưởng đội công trình sẽ yêu cầu
việc xuất vật tư để từ đó phòng kế hoạch vật tư lập phiếu xuất kho và thủ kho
sẽ xuất vật tư. Quá trình này đòi hỏi phải linh hoạt để tránh việc ngưng trệ quá
trình sản xuất.
- Quản lí việc sử dụng vật tư một cách chặt chẽ để tránh sử dụng hoang
phí trong sản xuất, tránh hiện tượng mất mát vật tư trong quá trình sử dụng.
CHƯƠNG 2
SV: Nguyễn Thị Bích Thuỷ _Lớp kế toán 48A
11
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG SỐ I HÀ TĨNH
2.1. Tính giá nguyên vật liệu tại công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số 1
Hà Tĩnh.
Tính giá vật tư là 1 công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán ghi
sổ kế toán NVL. NVL của công ty được tính theo giá thực tế là toàn bộ chi
phí hợp pháp để tạo ra NVL.
Giá NVL nhập kho:
Công ty cổ phần đầu tư và xây dựng số 1 Hà Tĩnh nhập kho theo giá
thực tế. NVL của công ty được thu mua từ nhiều nguồn khác nhau chủ yếu là
mua ngoài. Do đặc điểm ngành nghề là xây lắp NVL mua về nhập tại kho
dưới chân công trình nên tùy vào địa điểm xây dựng mà công ty sẽ mua NVL
của những nhà cung cấp sao cho thuận lợi nhất. Mặt khác NVL của công ty
thường cồng kềnh với khối lượng lớn như đá, cát, xi măng…nên khi mua
công ty thường thỏa thuận với người bán có trách nhiệm vận chuyển, bảo
quản NVL đến tận chân công trình. Và chi phí vận chuyển thường tính vào
đơn giá NVL. Với những nhà cung cấp khác nhau thì giá mua và chi phí thu
mua là khác nhau. Chính vì vậy việc hạch toán chính xác giá trị NVL đòi hỏi
1 cách chặt chẽ, cẩn thận.
Đối với NVL mua ngoài nhập kho: Giá thực tế NVL nhập kho được
tính như sau:
Giá thực tế
Giá mua
NVL nhập
ghi trên
trong kì
hóa đơn
=
Chi phí
+
thu mua
Chiết khấu thương
mại
- và giảm giá+
hàng bán
Trong đó:
SV: Nguyễn Thị Bích Thuỷ _Lớp kế toán 48A
12
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
- Giá mua ghi trên hóa đơn là giá mua chưa tính thuế GTGT (vì công ty
áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế).
- Chi phí thu mua là chi phí vận chuyển NVL.
- Chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán: công ty mua hàng với số
lượng lớn nên nhà cung cấp sẽ có những khoản chiết khấu thương mại cho
công ty hoặc những hợp đồng giao hàng không đúng thời gian quy định thì
công ty được hưởng 1 khoản giảm giá hàng bán.
Ví dụ 1: Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 0032401 ngày 10 tháng 12 năm
2009, Công ty mua vật tư của công ty TNHH Minh Châu gồm thép phi 18-20
với số lượng 388 kg đơn giá 11,238.10 đồng/kg (giá mua chưa bao gồm thuế
GTGT 10%).
Giá nhập kho của lô hàng thép phi 18-20 trên là:
= 388 x 11,238.10 = 4.360.381 (đồng)
Đối với NVL nhập kho từ quá trình sản xuất dư thừa thì giá nhập
kho được tính bằng giá của NVL cùng loại lần nhập gần nhất.
Giá NVL nhập = Số lượng NVL thừa x giá mua gần nhất của NVL cùng loại
Giá NVL xuất kho: Công ty tính giá NVL xuất kho theo giá thực tế
đích danh vì công ty có điều kiện bảo quản riêng từng lô NVL nhập kho, vì
vậy khi xuất lô nào thì tính giá thực tế nhập kho đích danh của lô đó.
2.2. Chứng từ và thủ tục luân chuyển nguyên vật liệu tại công ty cổ phần
đầu tư và xây dựng số 1 Hà Tĩnh.
2.2.1. Thủ tục luân chuyển chứng từ nhập kho NVL.
Trường hợp 1: Nhập kho do mua ngoài
NVL nhập kho được bắt đầu khi có phát sinh nhu cầu về NVL của các
đội công trình và thủ kho báo thiếu NVL xuất dùng yêu cầu cần nhập mua
mới hoặc kế toán đối chiếu lượng hàng tồn kho thấy thấp hơn lượng hàng tồn
kho tối thiểu theo kế hoạch của công ty và yêu cầu mua thêm bổ sung. Khi đó
SV: Nguyễn Thị Bích Thuỷ _Lớp kế toán 48A
13
Website: http://www.docs.vn Email :
[email protected] Tel : 0918.775.368
phòng kế hoạch vật tư căn cứ vào tình hình sử dụng vật tư và định mức kĩ
thuật để lên kế hoạch cung ứng, dự trữ vật tư trong kì.
Dựa trên kế hoạch cung ứng vật tư, phòng kế hoạch vật tư lấy giấy báo
giá vật tư, lập bảng dự trữ mua vật tư và chuyển qua cho giám đốc duyệt. Khi
được duyệt thì sẽ xin tạm ứng tiền mua vật tư tại phòng kế toán. Sau đó phòng
phòng kế hoạch vật tư tiến hành thu mua NVL. Việc thu mua NVL được tiến
hành trên cơ sở thoả thuận giữa 2 bên: công ty và bên cung cấp. Hình thức
thanh toán cũng được thoả thuận phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh
của công ty. Sau khi mua bán giữa 2 bên đã được thoả thuận, cán bộ phòng kế
hoạch vật tư phụ trách việc thu mua NVL sẽ mang hoá đơn GTGT (biểu số
2-1) về cho phòng kế toán để làm căn cứ để ghi sổ kế toán.
NVL đến công ty hoặc chân các công trình trước khi nhập kho sẽ được
nhân viên kĩ thuật phòng kế hoạch vật tư kiểm tra chất lượng, quy cách, số
lượng NVL, kết quả kiểm tra sẽ được ghi vào biên bản kiểm nghiệm vật tư
(Biểu số 2-2).
Sau khi NVL được kiểm tra, thủ kho cho nhập kho những NVL đạt yêu
cầu vào kho. Trường hợp kiểm nhận vật tư thừa hay thiếu, sai phẩm chất, quy
cách thì 2 bên sẽ lập biên bản để kế toán có căn cứ ghi sổ. Tuy nhiên trường
hợp này ít khi xẩy ra. Cán bộ cung ứng của phòng kế hoạch vật tư căn cứ vào
hoá đơn của người bán, biên bản kiểm nghiệm vật tư và số lượng thực nhập
để viết phiếu nhập kho (Biểu số 2-3). Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên,
có đầy đủ chữ kí của người lập phiếu, người giao hàng, thủ kho, kế toán
trưởng.
Liên 1: Lưu tại phòng kế hoạch vật tư.
Liên 2: Giao cho thủ kho để lưu vào thẻ kho råi sau ®ã chuyÓn cho
phßng kÕ to¸n ®Ó lµm c¨n cø ghi vµo sæ kÕ to¸n.
Liên 3: Giao cho người giao hàng để làm cơ sở thanh toán.
SV: Nguyễn Thị Bích Thuỷ _Lớp kế toán 48A
14