Tài liệu Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty tnhh mô hình việt

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: Th.s Nguyễn Thị Mai Chi MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU.......................................................................................................... CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM LAO ĐỘNG -TIỀN LƯƠNG VÀ QUẢN LÝ LAO ĐỘNG, TIỀN LƯƠNG CỦA CÔNG TY TNHH MÔ HÌNH VIỆT.......... 1.1. Đặc điểm lao động của Công ty TNHH Mô Hình Việt............................... 1.1.1. Tính chất, số lượng lao động của công ty................................................. 1.1.2. Phân loại lao động của công ty................................................................. 1.2. Các hình thức trả lương của Công ty TNHH Mô Hình Việt..................... 1.2.1. Chế độ trả lương của công ty................................................................... 1.2.2. Các hình thức trả lương tại công ty.......................................................... 1.3. Chế độ trích lập, nộp và sử dụng các khoản trích theo lương tại công ty TNHH Mô Hình Việt....................................................................................... 1.4. Tổ chức quản lý lao động và tiền lương tại Công ty TNHH Mô Hình Việt........................................................................................................................ CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY MÔ HÌNH VIỆT.............. 2.1. Kế toán tiền lương tại công ty TNHH Mô Hình Việt............................... 2.1.1. Chứng từ sử dụng................................................................................... 2.1.2. Phương pháp tính lương......................................................................... 2.1.3. Tài khoản sử dụng.................................................................................. 2.1.4. Quy trình kế toán................................................................................... 2.2. Kế toán các khoản trích theo lương tại công ty TNHH Mô Hình Việt ............................................................................................................................. 2.2.1. Chứng từ sử dụng................................................................................... 2.2.2. Tài khoản sử dụng.................................................................................. 2.2.3. Quy trình kế toán................................................................................... CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH MÔ HÌNH VIỆT.................. 3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty và phương hướng hoàn thiện...................................... 3.1.1- Ưu điểm................................................................................................. Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Vân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: Th.s Nguyễn Thị Mai Chi 3.1.2- Nhược điểm........................................................................................... 3.1.3. Phương hướng hoàn thiện...................................................................... 3.2. Các giải pháp hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH Mô Hình Việt............................................................ 3.2.1- Về hình thức tiền lương và phương pháp tính lương............................. 3.2.2- Về tài khoản sử dụng và phương pháp kế toán...................................... 3.2.3- Về chứng từ và luân chuyển chứng từ................................................... 3.2.4- Về sổ kế toán chi tiết............................................................................. 3.2.5- Về sổ kế toán tổng hợp.......................................................................... 3.2.6- Về báo cáo kế toán liên quan đến tiền lương và các khoản trích theo lương................................................................................................................ KẾT LUẬN............................................................................................................ Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Vân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: Th.s Nguyễn Thị Mai Chi DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT CBNV: Cán bộ nhân viên BHXH: Bảo hiểm xã hội BHYT: Bảo hiểm y tế KPCĐ: Kinh phí công đoàn BHTN: Bảo hiểm thất nghiệp TNCN: Thu nhập cá nhân HC – NS: Hành chính – nhân sự CBQL : Cán bộ quản lý Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Vân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: Th.s Nguyễn Thị Mai Chi DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 1.1: Đặc điểm lao động của công ty Quý I/ 2011.............................................4 Bảng 2.1. Bảng thời gian ra vào chi tiết...................................................................14 Bảng 2.2. Phiếu đề nghị kiểm tra giờ chấm công....................................................15 Bảng 2.3: Bảng chấm công của công ty...................................................................16 Bảng 2.4. Bảng theo dõi đi muộn của công ty.........................................................18 Bảng 2.5. Phiếu đăng ký nghỉ phép.........................................................................19 Bảng 2.6. Quyết định xử phạt hàng chính................................................................20 Bảng 2.7. Bảng tính lương –thưởng tháng 04/2012.................................................24 Bảng 2.8: Bảng thanh toán tiền lương.....................................................................25 Bảng 2.9. Bảng danh sách tiền thưởng của nhân viên.............................................26 Bảng 2.10. Bảng tổng hợp thanh toán lương tháng 04/2012....................................28 Bảng 2.11. Bảng thanh toán tiền lương cho nhân viên tháng 4/2012.......................29 Bảng 2.12. sổ nhật ký chung....................................................................................33 Bảng 2.13. Sổ cái tài khoản 334..............................................................................34 Bảng 2.14: Danh sách đóng bảo hiểm bắt buộc.......................................................36 Bảng 2.15: Bảng thanh toán BHXH........................................................................44 Biểu 2.1: Phiếu nghỉ hưởng BHXH.........................................................................46 Biểu số 2.2: Uỷ nhiệm chi.......................................................................................48 Biểu 2.3: Phiếu chi tiền mặt chi lương BHXH........................................................49 Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Vân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: Th.s Nguyễn Thị Mai Chi DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1 : Quy trình kế toán thanh toán lương.......................................................13 Sơ đồ 2.3: Tóm tắt tổng hợp kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương.......53 Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Vân Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: Th.s Nguyễn Thị Mai Chi LỜI MỞ ĐẦU Trong nền kinh tế thị trường có sự quản lý của nhà nước ta hiện nay, các tổ chức kinh tế, doanh nghiệp có quyền tổ chức và thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh của mình một cách độc lập, tự chủ theo quy định của pháp luật. Họ phải tự hạch toán tiền lương để đảm bảo cho doanh nghiệp của mình hoạt động có lợi nhuận cũng như đảm bảo thuê được nhân công. Đối với người lao động, tiền lương là khoản thù lao mình sẽ được nhận sau thời gian làm việc tại công ty. Còn đối với công ty, đây là một phần chi phí bỏ ra để có thể hoạt động và phát triển. Chính sách tiền lương tốt sẽ làm cho người lao động thoả mãn lợi ích vật chất của mình, đồng thời quan tâm đến thành quả lao động, phát huy sáng kiến kỹ thuật, không ngừng nâng cao năng suất lao động, và ngược lại nếu chính sách tiền lương không phù hợp, mức lương quá cao hoặc quá thấpcũng sẽ ảnh hưởng xấu tới doanh nghiệp một cách trực tiếp hay gián tiếp. Vì vậy hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương là một trong những nội dung quan trọng trong công tác kế toán cũng như trong chính sách phát triển của doanh nghiệp, nó có quan hệ mật thiết với người lao động và đến mọi mặt sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Bên cạnh tổ chức hạch toán tiền lương một cách hợp lý thì việc trích nộp và sử dụng quỹ BHXH, BHYT, BHTN cũng có ý nghĩa quan trọng đối với DN và người lao động nói riêng và cả nền kinh tế nói chung. Quỹ BHXH, BHYT, BHTN được thành lập để tạo nguồn tài trợ và đảm bảo quyền lợi cho người lao động. Tuy nhiên, những quy định về tiền lương và các khoản trích theo lương vẫn còn rất chung chung nên việc thực hiện các quy định này tại các doanh nghiệp vẫn còn nhiều khác biệt nhiều khi không đảm bảo được quyền lợi cho người lao động từ đó vô hình làm giảm nguồn lực của doanh nghiệp. Đó là tổn thất chung cho nền kinh tế nói riêng và xã hội nói chung. Đặc biệt điều này được thể hiện rõ nhất ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ - một loại hình doanh nghiệp chiếm đa số ở Việt Nam. Từ vai trò, ý nghĩa trên của công tác tiền lương và các khoản trích theo lương đối với người lao động và doanh nghiệp. Dưới sự hướng dẫn của Thạc sĩ Nguyễn Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Vân 1 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: Th.s Nguyễn Thị Mai Chi Thị Mai Chi em đã chọn nghiên cứu chuyên đề: “Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH Mô Hình Việt”. Kết cấu của chuyên đề gồm 3 phần: Chương I: Đặc điểm lao động- tiền lương và quản lý lao động tiền lương của Công ty TNHH Mô Hình Việt Chương II: Thực trạng kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty TNHH Mô hình Việt Chương III: Hoàn thiện kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty TNHH Mô Hình Việt Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Vân 2 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: Th.s Nguyễn Thị Mai Chi CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM LAO ĐỘNG -TIỀN LƯƠNG VÀ QUẢN LÝ LAO ĐỘNG, TIỀN LƯƠNG CỦA CÔNG TY TNHH MÔ HÌNH VIỆT 1.1. Đặc điểm lao động của Công ty TNHH Mô Hình Việt 1.1.1. Tính chất, số lượng lao động của công ty Công ty Mô Hình Việt mới thành lập được hơn 10 năm và lĩnh vực mà công ty tham gia sản xuất cũng là một lĩnh vực mới mẻ của nước ta nên đa số lao động ở đây là lao động trẻ, chủ yếu không được đào tạo chuyên môn chính quy về sản xuất mô hình mà lấy từ các ngành nghề khác như kiến trúc, xây dựng, xây lắp…Lao động trong công ty sau khi vào làm mới được đào tạo theo hình thức vừa học vừa làm nên trình độ chuyên môn rất khác nhau thường theo thâm niên công tác. Số lượng lao động của công ty TNHH Mô Hình Việt trong những năm gần đây biến động như sau: Năm 2008: có 48 lao động Năm 2009: có 60 lao động Năm 2010: có 63 lao động (tính tới Quý I/2012) Như vậy ta thấy tổng số lượng lao động của công ty tương đối ổn định và có xu hướng tăng nhẹ. Điều này cho thấy công ty có những chính sách về mặt nhân sự và tiền lương phù hợp để luôn tuyển đủ lao động cần thiết đáp ứng nhu cầu hoạt động sản xuất của công ty. Về thâm niên công tác (tính tới Quý I/2012) như sau: Từ 5 đến 11 năm: có 15 lao động Từ 2 đến 5 năm: có 25 lao động Từ 1 đến 2 năm: có 23 lao động Ta thấy tổng số lao động thì tương đối ổn định nhưng thâm niên công tác lại ít chủ yếu từ 1 đến 2 năm chứng tỏ công ty thường xuyên thay lao động điều này một phần do công việc có tính chất thời vụ của công việc sản xuất kinh doanh của công ty tuy nhiên điều này gây khó khăn cho công tác quản lý lao động cũng như ảnh hưởng lớn tới chất lượng công việc. 1.1.2. Phân loại lao động của công ty Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Vân 3 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: Th.s Nguyễn Thị Mai Chi Lao động trong công ty TNHH Mô Hình Việt có nhiều loại khác nhau nên để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán cần thiết phải tiến hành phân loại. Phân loại lao động là việc sắp xếp lao động vào các nhóm khác nhau theo những đặc trưng nhất định. Là công ty sản xuất mô hình nên trình độ của lao động ở công ty là khác nhau có cả đại học, cao đẳng và trung cấp và lao động phổ thông nhưng lao động phổ thông vẫn là nhiều nhất. Trình độ lao động phổ thông chiếm gần 35% trong tổng số lao động của công ty. Tuy nhiên xét trên tổng thể lao động được đào tạo qua bậc trung học vẫn chiếm tỷ trọng lớn. Điều này tốt cho việc đào tạo trình độ chuyên môn của công ty. Tỷ trọng trình độ lao động của công ty được thể hiện qua bảng sau: Bảng 1.1: Đặc điểm lao động của công ty Quý I/ 2011 STT I 1 2 II 1 2 3 4 CHỈ TIÊU -Tổng số CBCNV Nam Nữ - Trình độ Đại học Cao đẳng Trung cấp Lao động phổ thông SỐ CNV 63 45 18 63 15 12 14 22 TỶ TRỌNG(%) 100 71,4 28,6 100 23,8 19 22,2 35 Việc phân loại trình độ của cán bộ CNV giúp công ty bố trí được lao động phù hợp với yêu cầu của công việc, tinh giảm bộ máy gián tiếp. Nhìn vào bảng phân loại lao động ta thấy tỷ lệ nam giới chiếm tỷ trọng lớn hơn rất nhiều so với nữ giới cho thấy sự mất cân bằng nam nữ. Trong khi đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp cần sự khéo léo, tỷ mỉ vì vậy lao động nữ khá thích hợp với công việc này doanh nghiệp nên xem xét lại cơ cấu lao động 1.2. Các hình thức trả lương của Công ty TNHH Mô Hình Việt 1.2.1. Chế độ trả lương của công ty Thời gian làm việc của công ty Mô Hình Việt là giờ hành chính: Sáng từ 8h 30 phút đến 12h Chiều từ 13h đến 17h 30 phút Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Vân 4 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: Th.s Nguyễn Thị Mai Chi Nghỉ chủ nhật và các ngày lễ tết. Ngày làm việc không quá 8h nếu vượt quá sẽ tính vào giờ làm thêm. Thời gian thử việc của nhân viên từ 1 đến 2 tháng, trong thời gian thử việc lương tính bằng 80% lương cơ bản và được hưởng phụ cấp ăn trưa. Khi trở thành nhân viên chính thức nhân viên sẽ được hưởng mọi chế độ đãi ngộ của công ty, được đóng BHXH và hưởng tháng lương thứ 13. Lương của công ty TNHH Mô Hình Việt bao gồm lương cơ bản được ghi trong hợp đồng lao động, kèm theo các phụ cấp đi lại là 300.000đ một tháng, phụ cấp ăn trưa 30.000đ /1 ngày. Lương phụ gồm có tiền làm thêm giờ vào buổi tối hoặc chủ nhật được tính bằng 150% x lương cơ bản x số giờ công và lương trách nhiệm khi nhân viên ở các vị trí quản lý. Làm thêm vào các ngày lễ tết ( được hưởng nguyên lương) tính bằng 300 % lương cơ bản. Ngoài ra công ty còn quy định vào các dịp lễ tết nhân viên được thưởng 300.000đ. Theo chế độ của công ty cứ 6 tháng sẽ được tăng lương cơ bản một lần mỗi lần tăng từ 5% đến 10%. Khi lạm phát tăng cao, lương tối thiểu tăng hoặc kết quả kinh doanh của công ty tăng cao liên tục, hiệu suất công việc tốt Ban giám đốc sẽ xem xét để tăng mức lương cơ bản cho toàn bộ nhân viên trong công ty. Cuối năm khi kết quả kinh doanh cao nhân viên còn được thưởng theo kết quả kinh doanh, số tiền thưởng tùy thuộc vào việc xếp loại nhân viên. Tuy nhiên công ty cũng có các quy định khi vi phạm nội quy hoặc làm hỏng sản phẩm… nhân viên sẽ bị phạt, mức phạt được quy định cho từng trường hợp cụ thể. 1.2.2. Các hình thức trả lương tại công ty Công ty TNHH Mô Hình Việt áp dụng hình thức trả lương theo thời gian. Đây là hình thức trả lương cho người lao động căn cứ vào thời gian làm việc thực tế và tiền lương của mỗi người. Để xác định tiền lương phải trả cho người lao động theo thời gian được tính theo thời gian thực tế, lương cơ bản, kèm theo phụ cấp chức vụ, phụ cấp đi lại và phụ cấp ăn trưa. Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Vân 5 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: Th.s Nguyễn Thị Mai Chi Tại công ty TNHH Mô Hình Việt chủ yếu áp dụng tính lương theo tháng và theo ngày giờ. + Tiền lương tháng: Là tiền lương trả cố định hàng tháng trên cơ sở hợp đồng lao động + Tiền lương ngày: là tiền lương trả cho một ngày làm việc xác định trên cơ sở tiền lương tháng chia cho 26 + Tiền lương giờ: Là tiền lương trả cho một giờ làm việc và được xác định bằng cách lấy tiền lương ngày chia cho số giờ tiêu chuẩn theo quy định của luật lao động (không quá 8 giờ/ ngày) + Tiền lương làm thêm giờ = 150% x lương cơ bản x số giờ công Lương tại công ty TNHH Mô Hình Việt được trả một lần vào ngày cuối cùng của tháng. Nếu ngày đó trùng vào ngày chủ nhật hoặc ngày lễ tết thì sẽ thanh toán vào trước đó 1 ngày. Tiền thưởng lễ tết sẽ được thanh toán vào trước ngày lễ tết đó1 ngày. Thưởng kinh doanh sẽ được thanh toán vào cuối kỳ kinh doanh Tiền phạt được trừ vào tiền lương của tháng bị phạt. 1.3. Chế độ trích lập, nộp và sử dụng các khoản trích theo lương tại công ty TNHH Mô Hình Việt Theo đúng chế độ nhà nước, công ty tiến hành trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN theo đúng chế độ hiện hành - BHXH: Quỹ BHXH là khoản tiền được trích lập là 24% trên tổng quỹ lương thực tế phải trả cho toàn bộ cán bộ công nhân viên trong doanh nghiệp nhằm giúp đỡ họ về mặt tinh thần và vật chất trong trường hợp công nhân viên bị ốm đau, thai sản, mất sức lao động… Tỷ lệ trích lập: Theo chế độ hiện hành BHXH được trích lập là 24% tính trên tổng quỹ lương trả cho người lao động trong đó 17% tính vào chi phí sản xuất kinh Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Vân 6 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: Th.s Nguyễn Thị Mai Chi doanh của công ty, 7% do người lao động đóng góp trừ vào lương, công ty nộp hết 24% cho cơ quan bảo hiểm. Khi nhân viên nghỉ ốm đau, thai sản…thì phải có giấy chứng nhận của y tế bị ốm, tai nạn… Tỷ lệ hưởng BHXH là 75% lương cơ bản đối với các loại bệnh mà thời gian nghỉ dưỡng không vượt quá 180 ngày/ năm. Hàng tháng doanh nghiệp trực tiếp chi trả cho người lao động bị ốm đau, thai sản…trên cơ sở các chứng từ hợp lệ. Cuối tháng công ty phải thanh quyết toán với cơ quan quản lý quỹ BHXH. Số ngày nghỉ của người lao động sẽ được thanh toán BHXH trả thay lương được tính theo công thức sau: Mức lương Mức lương cơ bản BHXH trả = thay lương. - Số ngày x nghỉ hưởng 24 BHXH Tỷ lệ x hưởng BHXH BHYT Theo chế độ hiện hành, công ty trích lập quỹ BHYT theo tỷ lệ 4,5% trên tổng số lương thực tế phải trả cho công nhân viên trong tháng, trong đó 3% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của công ty, 1,5% tính vào lương của người lao động. Quỹ BHYT dung để thanh toán các khoản tiền khám chữa bệnh, viện phí, thuốc thang… cho người lao động trong thời gian ốm đau, sinh đẻ… - KPCĐ Theo chế độ hiện hành, tỷ lệ trích lập quỹ theo tỷ lệ là 2% trên tổng số lương thực tế phải trả công nhân viên trong tháng. Quỹ này dùng để duy trì hoạt động công đoàn công ty. 1% này nộp cho cấp trên và 1% giữ lại tại công ty. Doanh nghiệp sử dụng nguồn kinh phí này để chi trả kinh phí hội họp, tổ chức các hoạt động giao lưu, văn hoá văn nghệ… cho người lao động tại doanh nghiệp. - BHTN Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Vân 7 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp  GVHD: Th.s Nguyễn Thị Mai Chi Theo điều 81 Luật BHXH, điều kiện hưởng bảo hiểm thất nghiệp Người thất nghiệp được hưởng bảo hiểm thất nghiệp khi có đủ các điều kiện sau đây: Đã đóng bảo hiểm thất nghiệp đủ mười hai tháng trở lên trong thời gian hai mươi bốn tháng trước khi thất nghiệp; Đã đăng ký thất nghiệp với tổ chức bảo hiểm xã hội; Chưa tìm được việc làm sau mười lăm ngày kể từ ngày đăng ký thất nghiệp  Theo điều 82 Luật BHXH, mức trợ cấp thất nghiệp như sau: Mức trợ cấp thất nghiệp hằng tháng bằng 60% mức bình quân tiền lương, tiền công tháng đóng bảo hiểm thất nghiệp của sáu tháng liền kề trước khi thất nghiệp. Thời gian hưởng trợ cấp thất nghiệp được quy định như sau: Ba tháng, nếu có từ đủ mười hai tháng đến dưới ba mươi sáu tháng đóng bảo hiểm thất nghiệp; Sáu tháng, nếu có từ đủ ba mươi sáu tháng đến dưới bảy mươi hai tháng đóng bảo hiểm thất nghiệp; Chín tháng, nếu có từ đủ bảy mươi hai tháng đến dưới một trăm bốn mươi bốn tháng đóng bảo hiểm thất nghiệp; Mười hai tháng, nếu có từ đủ một trăm bốn mươi bốn tháng đóng bảo hiểm thất nghiệp trở lên.  Theo điều 102 Luật BHXH, nguồn hình thành quỹ như sau: Người lao động đóng bằng 1% tiền lương, tiền công tháng đóng bảo hiểm thất nghiệp. Người sử dụng lao động đóng bằng 1% quỹ tiền lương, tiền công tháng đóng bảo hiểm thất nghiệp của những người lao động tham gia bảo hiểm thất nghiệp. Hằng tháng, Nhà nước hỗ trợ từ ngân sách bằng 1% quỹ tiền lương, tiền công tháng đóng bảo hiểm thất nghiệp của những người lao động tham gia bảo hiểm thất nghiệp và mỗi năm chuyển một lần. Vậy, tỷ lệ trích lập BHTN của DN là 2%, trong đó người lao động chịu 1% Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Vân 8 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: Th.s Nguyễn Thị Mai Chi và DN chịu 1% tính vào chi phí. Quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm được tiến hành trích lập vào cuối năm, tại thời điểm khoá sổ kế toán để lập Báo cáo tài chính năm.Khoản trích quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm được tính vào chi phí quản lí doanh nghiệp trong kỳ tương ứng, trong trường hợp quỹ không đủ để chi trả trợ cấp thôi việc cho người lao động nghỉ việc trong năm tài chính thì phần chênh lệch thiếu được xử lí ngay vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ. Ngược lại, nếu quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm hàng năm không chi hết thì được chuyển số dư sang năm sau, đặc điểm này khác biệt so với các quỹ khác trong doanh nghiệp, đối với các quỹ này yêu cầu nếu cuối năm có số dư thì phải tiến hành thực hiện hoàn nhập dự phòng để kết chuyển hết số dư của quỹ - Thuế TNCN Sau khi chi trả thanh toán tìên lương cho cán bộ công nhân viên, kế toán sẽ tổng hợp tính toán thuế TNCN cho cán bộ nhân viên theo quy định của nhà nước. Cán bộ nhân viên công ty thuộc dạng phải đóng thuế TNCN sẽ được nhận phần lương sau khi trừ đi thuế thu nhập. Phần thuế thu nhập đó sẽ được công ty thanh toán giúp với cơ quan thuế. Tuy nhiên trong công ty không có lao động nào thuộc diện đóng thuế thu nhập cá nhân. 1.4. Tổ chức quản lý lao động và tiền lương tại Công ty TNHH Mô Hình Việt Chu kỳ tiền lương và lao động được bắt đầu từ thời điểm tiếp nhận nhân sự, đến việc theo dõi thời gian làm việc hoặc sản phẩm hoàn thành; tính lương phải trả cho công nhân viên và các khoản trích theo lương, cuối cùng là thanh toán tiền lương và các khoản khác cho công nhân viên. Tiếp nhận lao động là thời điểm bắt đầu của chu kỳ tiền lương và lao động. Đó là việc xem xét và ra quyết định tiếp nhận, phân phối công việc cho người lao động, quyết định phê chuẩn mức lương, phụ cấp; lập hồ sơ cán bộ nhân viên. Để quản lý lao động về mặt số lượng, doanh nghiệp sử dụng sổ danh sách lao động. Sổ này do nhân viên phòng hành chính phụ trách lao động tiền lương lập (lập chung cho toàn doanh nghiệp và lập riêng cho từng bộ phận, phòng ban) nhằm nắm chắc tình hình phân bổ, sử dụng lao động hiện có trong công ty. Bên cạnh đó, công Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Vân 9 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: Th.s Nguyễn Thị Mai Chi ty còn căn cứ vào sổ lao động (mở riêng cho từng người lao động) để quản lý nhân sự cả về số lượng và chất lượng lao động, về biến động và chấp hành chế độ đối với lao động. Để quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng lao động, công ty tổ chức hạch toán việc sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động. Chứng từ sử dụng để hạch toán thời gian lao động là bảng chấm công. Bảng chấm công được lập riêng cho từng bộ phận, phòng ban trong đó ghi rõ ngày làm việc, nghỉ việc của mỗi người lao động. Công ty sử dụng máy chếch vân tay để đảm bảo tính công bằng và chính xác tuyệt đối trong chấm công. Cuối tháng bảng chấm công được dùng để tổng hợp thời gian lao động và tính lương cho từng bộ phận, phòng ban. Để hạch toán kết quả lao động, kế toán sử dụng các loại chứng từ ban đầu khác nhau. Mặc dầu sử dụng các mẫu chứng từ khác nhau nhưng các chứng từ này đều mang các nội dung cần thiết như tên công nhân, tên công việc hoặc sản phẩm, thời gian lao động ... Đó chính là các báo cáo về kết quả như “nhật ký công việc, phiếu giao, nhận sản phẩm, “Phiếu báo làm thêm giờ”... Chứng từ hạch toán lao động phải do người lập kí, được lãnh đạo duyệt . Cuối cùng chuyển về phòng kế toán doanh nghiệp để làm căn cứ tính lương, tính thưởng. Phòng kế toán doanh nghiệp mở sổ tổng hợp kết quả lao động để tổng hợp kết quả chung toàn doanh nghiệp. Chức năng, nhiệm vụ, của các phòng ban trong công tác quản lý lao động tiền lương: - Giám đốc: phê duyệt kế hoạch tiền lương, dự toán, định mức, đơn giá tiền lương, thưởng. - Phó giám đốc hành chính nhân sự: có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch, dự toán tiền lương, các quy định thưởng, xử phạt, đơn giá tiền lương. Có quyền ký duyệt tăng lương, xử phạt và tuyển dụng, ký duyệt điều chỉnh giờ làm cho nhân viên khi có sai lệch. - Nhân viên phòng hành chính nhân sự phụ trách lao đông tiền lương: có chức năng tiếp nhận hồ sơ tuyển dụng, phụ trách sơ tuyển và lưu trữ hồ sơ, quản lý nhân sự đảm bảo các quy định của công ty được thực hiện. Lập phiếu chếch giờ Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Vân 10 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: Th.s Nguyễn Thị Mai Chi làm, lập bảng chấm công, bảng chấm giờ làm thêm, điều chỉnh giờ làm cho cán bộ công nhân viên khi có sai lệch. - Trưởng các phòng ban: có trách nhiệm theo dõi thời gian làm việc và chất lượng công việc. Ký duyệt điều chỉnh giờ làm cho nhân viên khi có sai lệch. Đề suất tăng lương, thưởng, xử phạt đối với các nhân viên mình quản lý. - Kế toán trưởng: có chức năng ký duyệt bảng bảng thanh toán tiền lương. - Kế toán tiền lương kiêm thủ quỹ: tính lương, trích lập lương, các khoản trích theo lương, phân bổ vào chi phí. phát lương cho toàn bộ nhân viên trong công ty theo các phòng ban Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Vân 11 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: Th.s Nguyễn Thị Mai Chi CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY MÔ HÌNH VIỆT 2.1. Kế toán tiền lương tại công ty TNHH Mô Hình Việt 2.1.1. Chứng từ sử dụng Cuối tháng nhân viên phòng hành chính phụ trách tiền lương sử dụng bảng thời gian ra vào chi tiết, bảng tính giờ làm việc, bảng chấm công theo mẫu quy định để theo dõi ngày công làm việc thực tế, ngày nghỉ việc, phiếu giao nhận hoàn thành công việc, phiếu nghỉ hưởng BHXH…và hợp đồng lao động, quyết định tăng lương, trợ cấp, quyết định khen thưởng, xử phạt, làm căn cứ tính lương, tiền thưởng, các chế độ BHXH, các khoản phụ cấp cho cán bộ công nhân viên. Mối phòng ban trong công ty có nhiệm vụ theo dõi bảng tính giờ làm việc được in ra vào đầu tuần, và bảng chấm công được in ra vào ngày 28 của tháng. Tại phòng kế toán, căn cứ vào bảng chấm công có chữ ký của trưởng phòng hoặc phó phòng xác nhận số ngày công thực tế của nhân viên trong phòng cùng với các chứng từ liên quan như đơn xin nghỉ phép… Tất cả các bảng chấm công này đều phải trình lên phó giám đốc công ty duyệt. Sau đó, kế toán tính lương và các khoản trích theo lương như BHXH, BHYT, KPCĐ và thuế thu nhập cá nhân. Bảng thanh toán tiền lương sẽ được chuyển cho kế toán trưởng kiểm tra ký xác nhận, rồi trình phó giám đốc công ty ký duyệt. Công ty sẽ tiến hành trả lương và nhân viên sẽ ký vào cột người nhận tiền trên phiếu chi. Chứng từ hạch toán thời gian lao động gồm: - Bảng thời gian ra vào chi tiết - Bảng tính giờ làm - Bảng chấm công - Bảng chấm công làm thêm giờ - Bảng theo dõi đi muộn - Phiếu nghỉ hưởng BHXH - Hợp đồng thuê ngoài Chứng từ hạch toán kết quả lao động: Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Vân 12 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: Th.s Nguyễn Thị Mai Chi - Nhật ký làm việc - Phiếu nhập kho sản phẩm hoàn thành(mẫu 01-VT) - Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành(mẫu 05- LĐTL) - Hợp đồng giao khoán (mẫu 08- LĐTL) - Biên bản thanh toán nghiệm thu hợp đồng giao khoán (mẫu 09- LĐTL) Cuối tháng các chứng từ thời gian lao động và kết quả lao động chuyển về bộ phận tính lương. Sơ đồ 2.1 : Quy trình kế toán thanh toán lương Bảng chếch thời gian làm việc của CNV Phòng tổ chức HC- NS kiểm tra tổng Kế toán trưởng ký duyệt hợp lao động Kế toán tiền lương hạch Phòng Phó giám đốc toán vào TK 334 “Phải kế toán duyệt bảng lương trả công nhân viên” Phó giám đốc Thủ quỹ chi tiền Lưu chứng từ duyệt phiếu chi Sau đây là một vài mẫu chứng từ mà công ty sử dụng: Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Vân 13 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: Th.s Nguyễn Thị Mai Chi Bảng 2.1. Bảng thời gian ra vào chi tiết Đơn vị: Cty TNHH Mô Hình Việt Phòng: Tổ chức hành chính Mẫu số: 01-MHV BẢNG THỜI GIAN RA VÀO CHI TIẾT Từ ngày 23/04/2012 đến ngày 07/05/2012 Bộ phận: Nhóm ghép và sơn MNV Họ và tên NV006 Bùi Ngọc Sỹ Lâm Vĩnh NV029 Hưng Ra/ vào giữa giờ Ra Vào Ngày Ca 23/4/2012 HC HC 24/4/2012 HC HC 25/4/2012 HC 26/4/2012 HC Đến 8:27 HC 27/4/2012 HC HC 28/4/2012 HC HC 2/4/2012 HC HC 3/4/2012 HC HC 4/4/2012 HC 5/4/2012 HC 12:02 12:58 8:28 12:02 8:27 12:04 8:37 12:01 8:24 12:06 8:25 8:28 Về 17:33 lý do ghi chú 12:05 13:00 8:26 17:55 12:03 13:02 7:53 8:28 7/4/2012 HC HC 8:19 23/4/2012 HC HC 24/4/2012 HC HC 25/4/2012 HC … … 8:27 17:42 18:07 12:58 17:44 17:36 12:59 17:32 12:58 18:43 13:01 20:00 19:16 12:04 Thiếu check 12:58 17:33 12:05 13:00 8:26 17:55 12:03 13:02 7:53 … … ….. 17:42 …. Người lập bảng Nguyễn Thị Hiếu Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Vân 14 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: Th.s Nguyễn Thị Mai Chi Bảng thời gian ra vào chi tiết được in ra và treo trên bản tin của công ty cho từng bộ phận để nhân viên các phòng ban theo dõi nếu thiếu check giờ ra vào thì làm phiếu dề nghị kiểm tra giờ chấm công để điều chỉnh lại. Phiếu này chỉ được làm 1 tháng 1 lần. Nếu không điều chỉnh giờ chech máy check sẽ báo lỗi và không tính ngày công đó. Phiếu này có mẫu như sau: Bảng 2.2. Phiếu đề nghị kiểm tra giờ chấm công Đơn vị: Cty TNHH Mô Hình Việt Mẫu số: 02-MHV Phòng: Tổ chức hành chính PHIẾU ĐỀ NGHỊ KIỂM TRA GIỜ CHẤM CÔNG Họ tên người đề nghị:......................................................................... Hôm nay, ngày............tháng.......năm........ Tôi xin yêu cầu kiểm tra lại giờ chấm công của tôi ngày.........tháng.........năm......... Vì lý do:..................... ................................................................................................................... Tôi sẽ cố gắng không tái phạm nữa. BGĐ duyệt Trưởng nhóm Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Vân Người đề nghị 15