Tài liệu Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại công ty cổ phần vĩnh hoà

BỘ XÂY DỰNG GIAO THÔNG VẬN TẢI TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI ------------------&--------------- CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP Tên Chuyên Đề: Sinh viên: Nguyễn Thu Hà Lớp: Giáo viên hướng dẫn: Hà Nội- 2009 0 LỜI MỞ ĐẦU Trong cơ chế thị trường hiện nay, hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đều hướng tới mục tiêu lợi nhuận. Một trong các biện pháp để tăng lợi nhuận là tìm mọi cách để cắt giảm chi phí sản xuất ở mức có thể chấp nhận được. Việc hạch toán chi phí nhân công là một bộ phận của hạch toán chi phí sản xuất doanh nghiệp. Nó có vị trí quan trọng không chỉ là cơ sở để xác định giá thành sản phẩm mà còn là căn cứ để xác định các khoản nộp về BHXH, BHYT, KPCĐ. Tiền lương và BHXH là một trong những yếu tố không thể thiếu được đối với người lao động, mà lao động là một trong ba yếu tố cơ bản và cần thiết của mọi quá trình sản xuất và là yếu tố quyết định nhất chi phí về lao động và là một trong các yếu tố cơ bản cấu thành nên giá trị sản phẩm do Công ty sản xuất ra. Tổ chức sử dụng hợp lý lao động trong quá trình sản xuất kinh doanh tạo điều kiện thuận lợi cho người lao động nâng cao trình độ chuyên môn, tay nghề, sử dụng triệt để thời gian lao động, tiết kiệm được chi phí về lao động sống. Do đó góp phần cải thiện đời sống vật chất tinh thần cho người lao động, làm người lao động gắn bó với Công ty. Ta biết rằng để tiến hành một quá trình sản xuất kinh doanh cần phải có lao động mà lao động là yếu tố cơ bản mang tính quyết định, chi phí thù lao trả cho người lao động là một bộ phận cấu thành cơ bản nằm trong giá thành sản phẩm. Từ đó Công ty không những chỉ đảm bảo cuộc sống vật chất, tinh thần cho cán bộ công nhân viên ngày càng tăng mà phải đảm bảo tái sản xuất sức lao động và cuộc sống lâu dài cho người lao động. Do vậy phải đảm bảo tính đúng, tính đủ, kịp thời các khoản chi phí đưa vào giá thành cho chính xác cần phải theo dõi tính toán và phản ánh một cách thường xuyên và liên tục. Có như vậy thì việc trả lương mới chính xác và kịp thời trên cơ sở đó khuyến khích người lao động tập trung cao, tăng năng suất lao động. Xuất phát từ những điểm nói trên ta thấy sự cần thiết của công tác hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương trong công tác quản lý của Công ty. Nó có ý nghĩa cực kỳ quan trọng, nó quyết định đến sự thành công hay thất bại của Công ty. Do đó người cán bộ quản lý của Công ty phải biết điều hành tốt, sắp xếp lao động phù hợp đúng người, đúng việc, làm theo năng lực, 1 hưởng theo sản phẩm. Do vậy nếu tính đúng, tính đủ, kịp thời sẽ là động lực thúc đẩy nhằm quy tụ được mọi người yêu Công ty, yêu lao động, góp phần tạo ra nhiều sản phẩm cho doanh nghiệp, từ đó doanh nghiệp sẽ tăng lợi nhuận, tăng tích luỹ và doanh nghiệp sẽ đứng vững trên thị trường. Sau một thời gian thực tập tại Công ty cổ phần Vĩnh Hoà, nhận thấy tầm quan trọng của công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương và một số vấn đề bức xúc quanh việc hạch toán kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Vì vậy tôi đã đi sâu nghiên cứu đề tài: “Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương” tại “Công ty cổ phần Vĩnh Hoà”. Đề tài gồm 3 chương: Chương I: Lý luận chung về công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương ở Việt Nam. Chương II: Thực tế công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty cổ phần Vĩnh Hoà. Chương III: Một số ý kiến hoàn thiện công tác kế toán tại Công ty cổ phần Vĩnh Hoà. 2 Chương I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG Ở VIỆT NAM 1.1- SỰ CẦN THIẾT TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG: 1.1.1- Khái niệm về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương: Việc đổi mới cơ chế quản lý kinh tế từ tập trung quan niêu bao cấp sang nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần hoạt động theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước, theo định hướng XHCN đòi hỏi phải có nhận thức đúng về tiền lương, phù hợp cơ chế quản lý mới. Theo cơ chế mới, do thừa nhận người lao động được tự do làm việc theo hợp đồng được thoả thuận, tự do chuyển dịch lao động giữa các thành viên kinh tế, giữa các cơ sở sản xuất. Nghĩa là về mặt lý luận thừa nhận sự tồn tại khách quan của phạm trù thị trường sức lao động nên tiền lương không chỉ thuộc phạm trù phân phối mà còn là phạm trù trao đổi, phạm trù giá trị. Trong sản xuất kinh doanh, tiền lương là một yếu tố quan trọng của chi phí sản xuất, nó có quan hệ trực tiếp và có tác động nhân quả đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Vì vậy quan niệm về tiền lương cũng phải đổi mới về cơ bản phải đáp ứng một số yêu cầu sau: - Phải quan niệm sức lao động là một loại hàng hoá của thị trường yếu tố sản xuất. Tính chất hàng hoá của sức lao động có thể bao gồm không chỉ lực lượng lao động làm việc trong khu vực kinh tế tư nhân, lĩnh vực SXKD thuộc sở hữu Nhà nước mà cả đối với công chức viên chức trong lĩnh vực quản lý Nhà nước, quản lý xã hội. Tuy nhiên do những đặc thù riêng trong việc sử dụng lao động của từng khu vực kinh tế và quản lý mà các quan hệ thuê mướn, mua bán hợp đồng lao động cũng khác nhau, các thoả thuận về tiền lương và cơ chế quản lý tiền lương cũng được thực hiện theo các hình thức khác nhau. - Tiền lương phải là tiền trả cho sức lao động, tức là giá cả của hàng hoá, sức lao động mà người sử dụng và người cung ứng thoả thuận với nhau theo luật cung cầu, giá cả trên thị trường lao động. 3 - Tiền lương là bộ phận cơ bản (hoặc duy nhất) trong thu nhập của người lao động. Đồng thời là một trong các yếu tố chi phí đầu vào của SXKD của các doanh nghiệp. Để đáp ứng được những yêu cầu trên thì tiền lương được hiểu là biểu hiện bằng tiền của giá trị sức lao động, là giá trị của yếu tố sức lao động mà người sử dụng (Nhà nước, chủ doanh nghiệp) phải trả cho người cung ứng sức lao động tuân theo các nguyên tắc cung, cầu, giá cả của thị trường và pháp luật hiện hành của Nhà nước. Quan hệ cung ứng và sử dụng lao động tuỳ thuộc từng quốc gia và tuỳ từng giai đoạn phát triển của kinh tế – xã hội mà có những chính sách phù hợp nhất định. Nhưng bản chất của lao động tiền lương trong các quan hệ đó là thống nhất với khái niệm đã nêu ở trên. Nền kinh tế thị trường càng phát triển và được xã hội hoá cao thì quan hệ cung ứng và sử dụng sức lao động trên tất cả các lĩnh vực càng trở nên linh hoạt hơn tính chất xã hội hoá của lao động ngày càng cao hơn. Tiền lương trở thành nguồn thu nhập duy nhất, là mối quan tâm và động lực lớn nhất của mọi đối tượng cung ứng sức lao động. Cũng với khái niệm trên, tiền công chỉ là một biểu hiện, một tên gọi khác của tiền lương. Tiền công gắn trực tiếp hơn với các quan hệ thoả thuận, mua bán sức lao động và thường được sử dụng trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh, các hợp đồng thuê lao động có thời hạn. Tiền công còn được hiểu là tiền trả cho một đơn vị thời gian lao động cung ứng, tiền trả theo khối lượng công việc được thực hiện phổ biến trong những thoả thuận thuê nhân công trên thị trường tự do và có thể gọi là giá công lao động. Trong những nền kinh tế thị trường, khái niệm tiền lương và tiền công được xem là đồng nhất cả về bản chất kinh tế, phạm vi và đối tượng áp dụng. Nhưng ở các nước đang chuyển từ nền kinh tế mệnh lệnh sang nền kinh tế thị trường, khái niệm tiền lương thường được gắn với chế độ tuyển dụng suốt đời hoặc một thoả thuận hợp đồng sử dụng lao động dài hạn ổn định. Trong bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần sử dụng một lực lượng lao động nhất định tuỳ theo quy mô, yêu cầu sản xuất cụ thể. Chi phí về tiền lương là một trong các yếu tố chi phí cơ bản cấu thành nên giá trị sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra. Vì vậy sử dụng hợp lý lao động cũng chính là tiết kiệm chi phí về lao động sống, do đó góp phần hạ thấp giá thành sản phẩm, tăng doanh lợi cho doanh nghiệp và là điều kiện để cải thiện, nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho công nhân viên, cho người lao động trong doanh nghiệp. 4 Tiền lương không phải là vấn đề chi phí trong nội bộ từng doanh nghiệp thu nhập đối với người lao động mà còn là một vấn đề kinh tế – chính trị – xã hội mà Chính phủ của mỗi quốc gia cần phải quan tâm. 1.1.2- Vai trò và yêu cầu quản lý lao động: a) Vai trò của lao động: Trong lịch sử phát triển của loài người, chúng ta biết rằng bất kỳ một quá trình sản xuất nào cũng là sự kết hợp của 3 yếu tố: Sức lao động, đối tượng lao động và tư liệu lao động. Trong đó sức lao động là toàn bộ thể lực và trí lực của con người được kết hợp lại trong quá trình lao động, tạo nên một yếu tố sản xuất mặc dù trìu tượng nhưng lại có ý nghĩa quyết định đối với mọi quá trình xã hội. Tiêu dùng sức lao động là lao động. Lao động chính là hoạt động có mục đích, có ý thức của con người nhằm tác động biến đổi các vật tự nhiên thành những vật phẩm đáp ứng nhu cầu sinh hoạt của con người. Trong mọi xã hội việc sáng tạo ra của cải vật chất đều không tách rời lao động, lao động là điều kiện đầu tiên cần thiết cho sự tồn tại và phát triển của xã hội loài người, là yếu tố cơ bản tác dụng quyết định trong quá trình sản xuất. Để quá trình tái tạo sản xuất nói chung và quá trình sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp nói riêng được diễn ra liên tục thì một vấn đề thiết yếu là tái sản xuất sức lao động. Vì vậy khi họ tham gia lao động sản xuất ở các doanh nghiệp thì đòi hỏi các doanh nghiệp phải trả thù lao lao động cho họ. Trong nền kinh tế hàng hoá, thù lao lao động được biểu hiện bằng thước đo giá trị gọi là tiền lương. Như vậy tiền lương là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao động sống cần thiết mà doanh nghiệp cần phải trả cho người lao động theo số lượng và chất lượng lao động mà họ đã đóng góp cho doanh nghiệp. Ngoài tiền lương người lao động còn được hưởng các khoản trợ cấp thuộc phúc lợi xã hội, trong đó trợ cấp BHXH, BHYT, KPCĐ mà theo chế độ tài chính hiện hành các Doanh nghiệp phải tính vào chi phí sản xuất kinh doanh. Cùng với tiền lương các khoản bảo hiểm và kinh phí nói trên hợp thành khoản chi phí về lao động sống trong tổng chi phí của Doanh nghiệp. Khoản chi phí này là một trong các yếu tố cơ bản cấu thành nên giá trị sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất ra.Sử dụng hợp lý sức lao động cũng chính là tiết kiệm lao động sống. Do đó góp phần hạ thấp giá thành sản phẩm, tăng doanh lợi cho doanh nghiệp và là điều kiện để cải thiện nâng cao đời sống vật chất, tinh thần cho công nhân viên và người lao động trong doanh nghiệp. Lao động còn là nguồn gốc của giá trị thặng dư. Sức lao động với tính cách là một loại hàng hoá đặc 5 biệt, trong quá trình lao động không chỉ chuyển hết giá trị bản thân vào sản phẩm mà còn tạo được lượng giá trị dôi ra so với giá trị sức lao động đã bỏ ra. Đó chính là giá trị thặng dư biểu hiện lợi nhuận của doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp sản xuất kinh doanh phần giá trị này chính là cơ sở để Doanh nghiệp tái sản xuất theo cả chiều rộng lẫn chiều sâu, là mục tiêu hàng đầu của Doanh nghiệp. Lao động có năng suất, chất lượng và hiệu quả cao sẽ là nhân tố quyết định sự tồn tại không chỉ của bản thân Doanh nghiệp mà của cả nền kinh tế đất nước, đặc biệt trong quá trình sản xuất ngày càng tiến bộ hơn. b) Yêu cầu quản lý lao động: Quản lý lao động tiền lương là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý sản xuất kinh doanh, nó là nhân tố giúp cho Doanh nghiệp hoàn thành vượt mức kế hoạch sản xuất của mình. Quản lý tốt lao động là cơ sở cho việc tính toán và xác định chi phí lao động. Tính đúng thời gian lao động và thanh toán đầy đủ, kịp thời tiền lương cho người lao động sẽ kích thích người lao động quan tâm đến thời gian, kết quả và chất lượng của lao động. Thực chất yêu cầu quản lý lao động chính là yêu cầu quản lý về số lượng, chất lượng lao động: - Về số lượng: Phải có số công nhân viên thích hợp, đúng với cơ cấu hợp lý tỷ lệ lao động gián tiếp vừa phải để dành phần chủ yếu cho lao động trực tiếp. - Về chất lượng: Cần chú ý bậc thợ bình quân của từng loại thợ và số lượng thợ bậc cao. Với khoản chi phí về lao động sống yêu cầu đặt ra là quản lý chi phí này như thế nào để một mặt tăng mức thu nhập cho người lao động nhằm khuyến khích tinh thần tích cực lao động làm nhân tố thúc đẩy năng suất lao động. Mặt khác Doanh nghiệp phải hạ thấp chi phí để giảm giá thành, tăng lợi nhuận. Việc tăng lương phải phù hợp với việc tăng sản lượng sản phẩm sản xuất ra nhằm tránh tình trạng đội giá thành sản phẩm lên cao. 1.1.3- Nhiệm vụ của kế toán tiền lương: - Tiền lương và các khoản trích theo lương không chỉ là vấn đề quan tâm riêng của công nhân viên mà còn là vấn đề Doanh nghiệp phải đặc biệt chú ý. Vì vậy kế toán tiền lương và các khoản nộp theo lương có những nhiệm vụ sau: + Ghi chép phản ánh giám đốc chặt chẽ tình hình sử dụng quỹ lương đúng nguyên tắc, đúng chế độ hiện hành, kiểm tra tình hình biên chế lao động, tình hình sử dụng lao động, tình hình chấp hành kỹ thuật lao động của cán bộ công nhân viên. 6 Tính đúng, tính đủ các khoản tiền lương, tiền thưởng, các khoản phụ cấp phải trả cho từng công nhân theo số lượng, chất lượng lao động, tính theo bậc thang lương của từng người và phân bổ tiền lương chính xác vào chi phí sản xuất kinh doanh đúng đối tượng. + Giám đốc việc thanh toán kịp thời tiền lương và các khoản khác cho cán bộ công nhân viên vì tiền lương là khoản thu nhập thường xuyên và ổn định của họ. - Tính bảo hiển kịp thời, đầy đủ chế độ BHXH hiện hành. 1.2- HÌNH THỨC TIỀN LƯƠNG, QUỸ LƯƠNG VÀ CÁC QUỸ BHXH, BHYT, KPCĐ: 1.2.1- Các hình thức trả lương trong Doanh nghiệp: Chế độ tiền lương cấp bậc chủ yếu mới xét tới mặt chất lượng lao động, việc trả lương theo số lượng lao động được thực hiện bằng cách sử dụng các hình thức tiền lương. Việc kết hợp đúng đắn giữa chế độ tiền lương cấp bậc với các hình thức tiền lương tạo điều kiện quán triệt đầy đủ các nguyên tắc phân phối lao động, lựa chọn hình thức tiền lương hợp lý có tác dụng khuyến khích mỗi người công nhân không ngừng nâng cao năng suất lao động, sử dụng hợp lý đầy đủ thời gian lao động, nâng cao chất lượng sản phẩm, lựa chọn hình thức tiền lương căn cứ vào đặc điểm của tổ chức sản xuất tính chất của từng loại công việc và điều kiện về trang bị kỹ thuật của Doanh nghiệp. Trong các Doanh nghiệp hiện nay thường áp dụng hai chế độ trả lương cơ bản là: Chế độ trả lương theo thời gian và chế độ trả lương theo khối lượng sản phẩm (đủ tiêu chuẩn) do công nhân làm ra. Tương ứng với 2 chế độ trả lương, đó là 2 hình thức trả lương cơ bản: - Hình thức trả lương theo thời gian. - Hình thức trả lương theo sản phẩm. a) Hình thức trả lương theo thời gian: Là hình thức tiền lương tính theo thời gian làm việc và cấp bậc kỹ thuật, thang lương của người lao động: = Tiền lương trả theo thời gian có ưu điểm: Đơn giản, dễ tính toán, phản ánh được trình độ kỹ thuật và điều kiện làm việc của người công nhân. Do đó không kích thích người công nhân tận dụng thời gian lao động, nâng cao năng suất lao động và chất lượng sản phẩm. 7 - Hình thức trả lương này áp dụng cho những công việc ở các bộ phận mà quá trình sản xuất chủ yếu do máy móc thực hiện những công việc chưa xây dựng định mức lao động hoặc không thể định mức được những công việc đòi hỏi độ chính xác cao. - Hình thức trả lương theo thời gian có 2 loại: Lương thời gian có thưởng và lương thời gian giản đơn. * Hình thức trả lương theo thời gian lao động giản đơn: Chế độ trả lương theo thời gian lao động giản đơn quy định mức tiền lương lao động của mỗi người lao động được hưởng phụ thuộc vào mức lương cấp bậc, chức vụ hay cấp hàm và thời gian làm việc thực tế của họ. Hình thức trả lương này bao gồm: - Lương tháng: Là tiền lương trả cho người lao động theo tháng, theo bậc lương đã sắp xếp. Người lao động hưởng lương tháng sẽ nhận tiền lương theo cấp bậc và khoản tiền phụ cấp nếu có áp dụng để trả lương cho nhân viên làm công tác quản lý hành chính, quản lý kinh tế và các nhân viên thuộc các ngành hoạt động không có tính chất sản xuất. = x - Lương ngày: Là tiền lương trả cho người lao động theo mức lương ngày và số ngày làm việc thực tế trong tháng. Lương tháng Lương ngày = Số ngày làm việc theo chế độ trong tháng Mức lương ngày dùng để trả theo chế độ với người lao động theo hợp đồng thời hạn từ 1 tháng trở lên, thường thì cơ quan hợp đồng lao động hay doanh nghiệp tổ chức chấm công theo ngày và trả gộp 15 ngày 1 lần cùng kỳ với người hưởng lương tháng. Lương ngày áp dụng cho những công việc có thể chấm công ngày, nó khuyến khích người lao động đi làm đều. Đối với người lao động làm việc công nhật hoặc làm công việc có tính chất tạm thời theo thời vụ, làm công việc có tính chất thời hạn dưới 3 tháng thì có thể gộp số ngày để trả 1 lần, cũng có thể trả ngay sau mỗi ngày làm việc nhưng phải tính thêm cho họ khoản BHXH, ít nhất 15% vào tiền lương để người lao động tự do về vấn đề bảo hiểm. - Lương giờ: áp dụng để trả lương cho lao động trực tiếp trong thời gian làm việc không hưởng lương theo sản phẩm. 8 Lương giờ = * Hình thức trả lương theo thời gian có thưởng: Thực chất là sự kết hợp trả lương theo thời gian giản đơn và tiền thưởng thường xuyên từ quỹ lương (vì đảm bảo giờ công, ngày công …). Hình thức này áp dụng cho những lao động phụ làm những công việc phụ hoặc những lao động chính làm việc ở những nơi có trình độ cơ khí và tự động hoá cao. Tiền lương = Tiền lương theo thời gian lao động giản đơn + tiền thưởng - Ưu điểm: Phản ánh được trình độ thành thạo, thời gian làm việc thực tế và hiệu quả công việc của người lao động, khuyến khích người lao động có trách nhiệm với công việc. - Nhược điểm: Chưa đảm bảo phân phối theo lao động. b) Hình thức trả lương theo sản phẩm: Là hình thức trả lương tính theo khối lượng sản phẩm công việc đã hoàn thành đảm bảo yêu cầu chất lượng và đơn giá tiền lương tính cho một đơn vị sản phẩm, công việc đó. Tiền lương phải trả theo hình thức này được xác định như sau: Tiền lương Khối lượng sản phẩm công việc sản phẩm = đã hoàn thành đủ tiêu chuẩn Đơn giá tiền lương x theo khối lượng hay phải trả chất lượng số lượng sp * Tiền lương trả theo sản phẩm có ưu điểm: Gắn bó chặt chẽ mức thù lao lao động với kết quả sản xuất. Vì vậy đã kích thích công nhân ra sức nâng cao trình độ văn hoá kỹ thuật, phát triển tài năng, cải thiện phương pháp làm việc, sử dụng đầy đủ thời gian lao động và khả năng của máy móc thiết bị để tăng năng suất lao động, thúc đẩy phong trào thi đua bồi dưỡng tác phong công nghiệp trong lao động cho người công nhân. + Nhược điểm: Dễ dẫn đến việc trả lương chạy theo số lượng làm ẩu, vi phạm quy trình, quy phạm, vi phạm kỹ thuật sử dụng thiết bị máy móc quá mức và một số hiện tượng tiêu cực khác. Tiền lương phải trả theo sản phẩm bao gồm các hình thức: Tiền lương trả theo sản phẩm gián tiếp và tiền lương trả theo sản phẩm tập thể. * Tiền lương trả theo sản phẩm gián tiếp: 9 Lương sản phẩm gián tiếp được áp dụng đối với những công nhân phục vụ sản xuất như công nhân điều chỉnh móc máy, sửa chữa thiết bị ... mà kết quả công tác của họ có ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả công tác của những công nhân đứng máy nhằm khuyến khích họ nâng cao chất lượng phục vụ. Hình thức trả lương này được xác định như sau: LP = SC + ĐSg Hoặc: LP = MP x TC Trong đó: LP: Tiền lương công nhân gián tiếp. SC: Số lượng sản phẩm của công nhân chính. ĐSg: Đơn giá sản phẩm gián tiếp. MP: Mức lương cấp bậc của công nhân gián tiếp. TC: Tỷ lệ hoàn thành định mức số lượng bình quân của công nhân chính (%). Đơn giá sản phẩm gián tiếp được tính như sau: DSg = MP DMC Trong đó: ĐMC: Định mức sản xuất sản lượng của công nhân chính. Hình thức tiền lương này không phản ánh chính xác kết quả lao động của công nhân gián tiếp nhưng nó lại làm cho mọi người trong cùng một bộ phận công tác quan tâm đến kết quả chung. * Tiền lương trả theo sản phẩm tập thể: Đối với những công việc do tập thể người lao động cùng thực hiện thì tiền lương sản phẩm tập thể sau khi được xác định theo công thức trên, cần được tính chia cho từng người lao động trong tập thể theo phương pháp chia lương thích hợp. Doanh nghiệp có thể thực hiện chia lương sản phẩm tập thể theo các phương pháp sau: - Phương pháp chia lương sản phẩm tập thể theo hệ số lương cấp bậc của người lao động và thời gian làm việc thực tế của từng người. Theo phương pháp này căn cứ vào thời gian làm việc thực tế và hệ số lương cấp bậc của từng người để tính chia lương sản phẩm tập thể cho từng ngưòi theo công thức sau: 10 Li= Trong đó: Li: Tiền lương sản phẩm của lao động i. Ti: Thời gian làm việc thực tế của lao động i. Hi: Hệ số cấp bậc lương của lao động i. Lt: Tổng tiền lương sản phẩm tập thể. n: Số lượng lao động của tập thể. - Phương pháp chia lương sản phẩm tập thể theo mức lương cấp bậc và thời gian làm việc thực tế của từng người. Theo phương pháp này căn cứ vào thời gian làm việc thực tế và mức lương cấp bậc của từng người để tính chia lương sản phẩm tập thể cho từng người theo công thức: Lt Li = n xTiMi  TiMi i 1 Trong đó: Li: Tiền lương sản phẩm của lao động i. Ti: Thời gian làm việc thực tế của lao động i. Hi: Hệ số cấp bậc lương của lao động i. Lt: Tổng tiền lương sản phẩm tập thể. n: Số lượng lao động của tập thể. Mi :Mức lương cấp bậc của lao động i. - Phương pháp chia lương sản phẩm tập thể theo hệ số lương cấp bậc hoặc theo mức lương cấp bậc và thời gian làm việc thực tế của từng công nhân kết hợp vời bình công chấm điểm. Phương pháp này áp dụng trong trường hợp cấp bậc kỹ thuật của từng công nhân không phù hợp với cấp bậc công việc được giao. Theo phương pháp này, tiền lương sản phẩm tập thể được chia làm 2 phần: + Phần tiền lương phù hợp với lương cấp bậc được chia cho từng người theo hệ số lương cấp bậc hoặc mức lương cấp bậc và thời gian làm việc thực tế 11 của từng người. + Phần tiền lương sản phẩm còn lại được phân chia theo kiểu bình công chấm điểm. 1.2.2. Các chế độ trả lương phụ, thưởng, trợ cấp áp dụng tại doanh nghiệp. * Chế độ trả lương khi nghỉ phép, ngừng việc, làm ra sản phẩm hỏng, sản phẩm xấu: - Lương nghỉ phép: Theo chế độ hiện hành khi người lao động nghỉ phép thì được hưởng 100% tiền lương theo cấp bậc. Tiền lương nghỉ phép là tiền lương phụ của người lao động. Hiện nay người lao động được nghỉ phép 12 ngày, nếu làm việc 5 năm liên tục thì tính thêm 1 ngày vào thời gian nghỉ phép từ 30 năm trở lên chỉ được nghỉ thêm 6 ngày. Tiền lương nghỉ phép được chia vào chi phí hàng tháng. Nếu doanh nghiệp không bố trí cho người lao động nghỉ phép ổn định, đều đặn giữa các tháng trong năm thì doanh nghiệp phải trích trước tiền lương nghỉ phép để đảm bảo chi phí ổn định giữa các tháng trong năm. Tỷ lệ trích trước tiền Tổng số tiền lương nghỉ phép kế hoạch năm của lương nghỉ phép của = công nhân sản xuất trực tiếp x 100% người lao động Mức trích trước tiền lương phép kế hoạch = Tiền lương cơ bản thực tế phải trả cho công nhân trực tiếp trong tháng x Tỷ lệ trích trước Nếu người lao động vì lý do gì đấy mà không nghỉ phép được thì được thanh toán 100% lương cấp bậc theo số ngày nghỉ còn lại mà người đó chưa nghỉ. - Chế độ trả lương khi ngừng việc : Áp dụng cho người lao động làm việc thường xuyên buộc phải ngừng làm việc có thể do nguyên nhân chủ quan hay khách quan thì người lao động vẫn được hưởng lương. Tuy nhiên tiền lương nhận được nhỏ hơn mức thông thường. Cụ thể từng trường hợp có mức lương được quy định như sau: + 70% lương khi không làm việc. + Ít nhất 80% lương nếu phải làm công việc khác có mức lương thấp hơn. + 100% lương nếu ngừng việc do sản xuất hay chế thử. 12 Cách tính lương này được thống nhất cho tất cả mọi lao động theo % trên mức lương cấp bậc công việc kể cả phụ cấp. - Chế độ trả lương khi làm ra sản phẩm hỏng, sản phẩm xấu: Áp dụng với trường hợp người lao động làm ra sản phẩm hỏng, xấu quá tỷ lệ quy định. Cách tính: Với mỗi trường hợp người lao động được hưởng: + 0% tiền lương nếu làm ra sản phẩm hỏng, xấu quá quy định. + 70% tiền lương nếu làm ra sản phẩm xấu. + 100% tiền lương nếu là chế thử, sản xuất thử. + Nếu sửa lại hàng xấu thì người lao động được hưởng lương theo sản phẩm nhưng không được hưởng lương cho thời gian sửa sản phẩm. * Chế độ phụ cấp lương: Theo điều IV – Nghị định 26/CP ngày 23/5/1993 quy định có 7 loại phụ cấp sau: - Phụ cấp khu vực: áp dụng với những nơi xa xôi, hẻo lánh có nhiều khó khăn và khí hậu xấu. Phụ cấp gồm 7 mức: 0,1; 0,2; 0,3; 0,4; 0,5; 0,7; và 1,0 so với mức lương tối thiểu. - Phụ cấp độc hại nguy hiểm: áp dụng đối với nghề hoặc công việc có điều kiện lao động độc hại nguy hiểm chưa được xác định trong mức lương. Phụ cấp gồm 4 mức: 0,1; 0,2; 0,3; và 0,4 so với mức lương tối thiểu. - Phụ cấp trách nhiệm: áp dụng đối với một số nghề hoặc công việc đòi hỏi trách nhiệm cao, hoặc phải kiêm nhiệm công tác quản lý không thuộc chức vụ lãnh đạo. Phụ cấp gồm 3 mức: 0,1; 0,2; 0,3 so với mức lương tối thiểu. - Phụ cấp làm thêm: áp dụng đối với công nhân viên chức làm việc từ 22h đến 6h sáng. Phụ cấp gồm 2 mức: + 30% tiền lương cấp bậc hoặc chức vụ đối với công việc không thường xuyên làm việc vào ban đêm. + 40% tiền lương cấp bậc hoặc chức vụ đối với công việc thường xuyên làm việc theo ca ( chế độ làm việc 3 ca ) hoặc chuyên làm việc ban đêm. - Phụ cấp thu hút: áp dụng đối với công nhân viên chức đến làm việc ở vùng kinh tế mới, cơ sở kinh tế và hải đảo xa đất liền, có điều kiện sinh hoạt khó khăn do chưa có cơ sở hạ tầng. Phụ cấp gồm 4 mức: 20%; 30%; 50%; và 70% mức lương cấp bậc hoặc chức vụ. Thời hạn hưởng từ 1 đến 3 năm - Phụ cấp đắt đỏ: áp dụng đối với những nơi có chỉ số gia sinh hoạt 13 ( lương thực, thực phẩm, dịch vụ) cao hơn chỉ số giá sinh hoạt bình quân chung của cả nước từ 10% trở lên. Phụ cấp gồm 5 mức: 0,1; 0,15; 0,2; 0,25 và 0,3 so với mức lương tối thiểu. - Phụ cấp lưu động: áp dụng đối với một số nghề hoặc công việc phải thường xuyên thay đổi địa điểm làm việc và nơi ở. Phụ cấp gồm 3 mức: 0,2; 0,4; và 0,6 so với mức lương tối thiểu. * Chế độ trả lương khi làm thêm : Theo điều V Nghị định 26/CP ngày 23/5/1993 quy định: khi làm thêm ngoài giờ tiêu chuẩn quy định thì giờ làm thêm được trả bằng 150% tiền lương giờ tiêu chuẩn nếu làm thêm vào ngày thường và được trả 200% tiền lương giờ tiêu chuẩn nếu làm thêm vào ngày nghỉ tuần hoặc ngày lễ. * Chế độ tiền thưởng: Chúng ta đều biết, tiền thưởng thực chất là khoản tiền lương nhằm quán triệt đầy đủ hơn nguyên tắc phân phối theo lao động. Vì vậy đây là khoản thu nhập thêm nhằm khuyến khích người lao động trong sản xuất kinh doanh cho nên các doanh nghiệp phải xây dựng một quy chế tiền thưởng sao cho phù hợp với đơn vị mình. Chế độ tiền thưởng hiện hành gồm 2 loại: thưởng thường xuyên và thưởng định kỳ. - Thưởng thường xuyên gồm: + Thưởng tiết kiệm vật tư. + Thưởng do nâng cao chất lượng sản phẩm. + Thưởng do tăng năng suất lao động. - Thưởng định kỳ: + Thưởng thi đua vào dịp cuối năm. + Thưởng sáng kiến, thưởng chế tạo sản phẩm mới. + Thưởng điển hình. + Thưởng nhân dịp lễ tết. Việc áp dụng chế độ tiền thưởng một cách đúng đắn và hợp lý là điều rất cần thiết để đảm bảo vai trò đòn bẩy kinh tế của tiền thưởng và tiết kiệm chi phí. 14 Vì vậy chế độ tiền thưởng cần phải tôn trọng các nguyên tắc sau: + Phải xuất phát từ đặc điểm, yêu cầu, tầm quan trọng của sản xuất hay công việc mà áp dụng hình thức hay chế độ thưởng thích hợp. + Phải đảm bảo quan hệ giữa chỉ tiêu chất lượng và số lượng. + Tiền thưởng không vượt quá số tiền làm lợi. 1.2.3. Quỹ lương: Quỹ tiền lương của doanh nghiệp là toàn bộ số tiền lương của doanh nghiệp dùng để trả cho tất cả các loại lao động thuộc doanh nghiệp quản lý và sử dụng. Quỹ này bao gồm các khoản sau: - Tiền lương tính theo thời gian, tiền công tính theo sản phẩm và tiền lương khoán. - Tiền lương trả cho người lao động khi làm ra sản phẩm hỏng trong quy định. - Tiền lương trả cho người lao động trong thời gian ngừng sản xuất do nguyên nhân khách quan (mưa, bão, lũ lụt, thiếu nguyên vật liệu). Trong thời gian được điều động công tác làm nghĩa vụ theo chế độ quy định, thời gian nghỉ phép, thời gian đi học. - Các loại phụ cấp làm đêm, thêm giờ. - Các khoản tiền lương có tính chất thường xuyên. Khi lập kế hoạch về quỹ lương doanh nghiệp còn phải tính toán các khoản trợ cấp BHXH cho công nhân viên khi ốm đau, thai sản, tai nạn lao động … Tuy nhiên cần lưu ý là quỹ lương không bao gồm các khoản tiền thưởng không thường xuyên như: phát minh, sáng chế, các khoản trợ cấp không thường xuyên như: trợ cấp khó khăn đột xuất, công tác phí, học bổng hoặc sinh hoạt phí của học sinh, sinh viên, bảo hộ lao động. Về phương diện hạch toán, tiền lương cho công nhân viên trong doanh nghiệp sản xuất được chia làm 2 loại: Tiền lương chính và tiền lương phụ. + Tiền lương chính: Là tiền lương phải trả cho công nhân viên trong thời gian công nhân viên thực hiện nhiệm vụ chính của họ, nghĩa là thời gian có tiêu hao thực sự sức lao động bao gồm: tiền lương trả theo cấp bậc và các khoản phụ cấp kèm theo (phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp khu vực, phụ cấp làm đêm, làm 15 thêm giờ …). + Tiền lương phụ: Là tiền lương trả cho công nhân viên trong thời gian thực hiện nhiệm vụ khác ngoài nhiệm vụ chính của họ và thời gian công viên được nghỉ theo đúng chế độ (nghỉ phép, nghỉ lễ, đi học, đi họp, nghỉ vì ngừng sản xuất…). Ngoài ra tiền lương phải trả cho công nhân sản xuất sản phẩm hỏng trong phạm vi chế độ quy định được xếp vào lương phụ. Việc phân chia lương thành lương chính và lương phụ có ý nghĩa quan trọng đối với công tác kế toán và phân tích tiền lương trong giá thành sản xuất. Tiền lương của công nhân sản xuất gắn liền với quá trình làm ra sản phẩm và được hạch toán trực tiếp vào chi phí sản xuất từng loại sản phẩm. Tiền lương phụ của công nhân sản xuất không gắn liền với từng loại sản phẩm theo một tiêu chuẩn phân bổ nhất định. Quản lý chi tiêu quỹ lương phải nằm trong mối quan hệ với việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của đơn vị nhằm vừa chi tiêu tiết kiệm hợp lý quỹ tiền lương ,vừa đảm bảo hoàn thành và hoàn thành vượt mức kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp. 1.2.4- Quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ: Ngoài tiền lương trả cho người lao động theo chế độ hiện hành Doanh nghiệp còn phải nộp các quỹ như: Quỹ BHXH nhằm đảm bảo vật chất, góp phần ổn định đời sống cho người lao động khi họ gặp rủi ro, còn quỹ BHYT nhằm tài trợ cho việc phòng và chăm sóc sức khoẻ cho người lao động. Lập nguồn kinh phí công đoàn để chăm lo bảo vệ quyền lợi cho người lao động. * Quỹ bảo hiểm xã hội: Trong cuộc sống hàng ngày, con người không tránh khỏi rủi ro về kinh tế, về tinh thần. Chính vì nhu cầu này mà nảy sinh nhiều cơ chế bảo hiểm. Quỹ BHXH cũng ra đời trên cơ sở đó. Quỹ BHXH được thiết lập nhằm tạo ra nguồn vốn tài trợ cho người lao động trong những trường hợp: + Trợ cấp thai sản cho người lao động nữ có thai, sinh con. Trợ cấp bằng 75% lương. + Trợ cấp tai nạn lao động hoặc bệnh nghề nghiệp do người lao động bị tai nạn lao động, tiền trợ cấp bằng 100% tiền lương trong quá trình điều trị, ngoài ra còn được hưởng chế độ khác. + Trợ cấp chế độ hưu trí … + Chi chế độ tử tuất cho nhân thân người lao động trong trường hợp người 16 lao động bị chết. Quỹ BHXH được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương cấp bậc và các khoản phụ cấp (chức vụ, khu vực ...) của công nhân viên chức thực tế phát sinh trong tháng theo chế độ hiện hành, tỷ lệ trích BHXH là 20%, cụ thể: + 15% cho đơn vị hoặc chủ sử dụng lao động nộp và được tính vào chi phí kinh doanh. + 5% còn lại do người lao động đóng góp và được trừ vào lương tháng. Quỹ BHXH do cơ quan BHXH quản lý thống nhất theo chế độ tài chính của Nhà nước, hạch toán độc lập và được Nhà nước bảo hộ. Hàng tháng doanh nghiệp phải nộp toàn bộ các khoản BHXH đã trích cho cơ quan quản lý quỹ. Nếu ở doanh nghiệp xảy ra trường hợp người lao động ốm đau, thai sản … được hưởng trợ cấp BHXH thì doanh nghiệp sẽ tiến hành chi BHXH cho người lao động thay cơ quan BHXH. Sau đó, doanh nghiệp sẽ nộp toàn bộ các chứng từ gốc hợp lệ có liên quan cho cơ quan này xét duyệt và thanh toán cho đơn vị. * Quỹ bảo hiểm y tế: Bảo hiểm y tế thực chất là trợ cấp về y tế cho người tham gia bảo hiểm nhằm giúp họ một phần nào đó trang trải tiền khám chữa bệnh, tiền viện phí, tiền thuốc thang. Mục đích chính của BHYT là tạo một mạng lưới bảo vệ sức khoẻ cho toàn cộng đồng. Quỹ BHYT được hình thành từ sự đóng góp của người tham gia bảo hiểm và một phần hỗ trợ của Nhà nước. Quỹ này được hình thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định của chế độ tài chính hiện hành trên tổng số tiền lương cơ bản của CNV trong tháng. Hiện nay, tỷ lệ này là 3% tổng quỹ lương cơ bản của doanh nghiệp, trong đó 2% doanh nghiệp được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ, 1% còn lại tính trừ vào thu nhập của người lao động. Quỹ BHYT được nộp toàn bộ cho cơ quan chuyên môn chuyên trách (dưới hình thức mua thẻ bảo hiểm y tế cho người lao động) để thanh toán các khoản tiền khám chữa bệnh, viện phí, thuốc thang … cho người lao động trong thời gian ốm đau, sinh đẻ … * Kinh phí công đoàn: Công đoàn là một tổ chức của đoàn thể đại diện cho người lao động. Công đoàn là tổ chức được lập nên đại diện cho người lao động đứng lên đấu tranh bảo vệ quyền lợi cho người lao động. Nhưng bên cạnh đó thì công đoàn cũng là người trực tiếp hướng dẫn và điều chỉnh thái độ của người lao động với công việc. 17 Quỹ này hình thành do việc trích lập và tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp hàng tháng theo một tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương thực tế phải trả cho công nhân viên trong kỳ nhằm tạo ra nguồn kinh phí cho hoạt động công đoàn của đơn vị. Theo chế độ tài chính hiện hành, tỷ lệ trích nộp kinh phí công đoàn của doanh nghiệp là 2% tiền lương thực tế của công nhân viên trong tháng. Trong đó doanh nghiệp được phép giữ lại 1% để chi tiêu cho hoạt động công đoàn cơ sở, 1% còn lại phải nộp lên cơ quan quản lý công đoàn cấp trên. Tiền lương phải trả cho người lao động cùng các khoản trích BHYT, BHXH, KPCĐ hợp thành chi phí nhân công trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do vậy các doanh nghiệp cần thiết phải tính đúng, tính đủ tiền lương và các khoản trích theo lương nói trên và có biện pháp quản lý, sử dụng khoa học để có thể giảm chi phí nhân công, giảm giá thành sản phẩm mà không ảnh hưởng đến chất lượng sản xuất. 1.3. HẠCH TOÁN LAO ĐỘNG TÍNH LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN PHẢI TRẢ CHO NGƯỜI LAO ĐỘNG. 1.3.1. Phân loại lao động: Để tạo điều kiện cho việc quản lý, huy động sử dụng vốn hợp lý thì cần thiết phải phân loại công nhân viên của doanh nghiệp. Tuỳ thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp cụ thể thuộc các ngành sản xuất khác nhau. Căn cứ vào việc tổ chức quản lý, sử dụng và trả lương, lực lượng lao động trong doanh nghiệp được chia làm 2 loại: công nhân viên trong danh sách và công nhân viên ngoài danh sách. * Công nhân viên trong danh sách: Là những người được đăng ký trong danh sách lao động của doanh nghiệp do doanh nghiệp quản lý và trả lương. Theo quy định hiện hành, công nhân viên trong danh sách bao gồm những người trực tiếp sản xuất từ một ngày trở lên và người không trực tiếp sản xuất từ năm ngày trở lên. Công nhân viên trong danh sách được phân chia thành các loại lao động khác nhau theo 2 tiêu thức khác nhau sau: - Nếu căn cứ vào tính liên tục của thời gian làm việc công nhân viên trong danh sách gồm công nhân viên thường xuyên và công nhân viên tạm thời. Trong đó: + Công nhân viên thường xuyên là những người được tuyển dụng chính thức làm việc lâu dài cho doanh nghiệp và những người tuy chưa được tuyển dụng chính thức nhưng làm việc thường xuyên và liên tục. + Công nhân viên tạm thời làm việc cho doanh nghiệp theo hợp đồng lao 18 động trong đó quy định rõ thời gian làm việc. - Nếu căn cứ vào tính chất hoạt động sản xuất, công nhân viên trong danh sách được chia thành công nhân viên sản xuất kinh doanh cơ bản và công nhân viên thuộc các hoạt động khác: + Công nhân viên sản xuất kinh doanh cơ bản là những người trực tiếp hay gián tiếp tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh chính ở doanh nghiệp gồm: công nhân chính, công nhân phụ, nhân viên kỹ thuật, nhân viên quản lý kinh tế, nhân viên quản lý hành chính. + Công nhân viên thuộc các hoạt động khác là những người tham gia vào các hoạt động phục vụ gián tiếp cho quá trình sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp như: công nhân viên xây dựng cơ bản, công nhân viên vận tải, những công nhân viên hoạt động trong các lĩnh vực dịch vụ, nhà ăn. * Công nhân viên ngoài danh sách: Là những người tham gia làm việc tại doanh nghiệp nhưng không thuộc quyền quản lý và trả lương của doanh nghiệp. Họ là những người do đơn vị khác gửi đến như: Thợ học nghề, sinh viên thực tập, cán bộ chuyên trách, công tác đoàn thể, phạm nhân lao động cải tạo. Các doanh nghiệp chủ yếu quan tâm đến công nhân viên trong danh sách vì đây là bộ phận quyết định đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Còn những công nhân viên ngoài danh sách chỉ chiếm tỷ trọng rất nhỏ trong lực lượng lao động. Tuy nhiên để quản lý, huy động và sử dụng lao động hợp lý thì việc phân loại lao động như trên là chưa đủ. Các doanh nghiệp cần phải quản lý lao động theo trình độ kỹ thuật, trình độ tay nghề của từng công nhân viên để từ đó có sự phân công sắp xếp lao động trong doanh nghiệp cho phù hợp với năng lực của mỗi người. 1.3.2. Hạch toán lao động: Để quản lý và sử dụng lao động ở doanh nghiệp, nhất thiết phải tiến hành hạch toán lao động. Đây một loại hạch toán nghiệp vụ nhằm mục đích cuối cùng là giúp doanh nghiệp tìm ra được các biện pháp thích hợp để quản lý và sử dụng lao động một cách có hiệu quả, bao gồm các nội dung: hạch toán số lượng lao động, hạch toán thời gian lao động và hạch toán kết quả lao động. * Hạch toán số lượng lao động: Các doanh nghiệp sử dụng “Sổ danh sách lao động” để quản lý về số lượng từng loại lao động theo tính chất công việc và theo trình độ kỹ thuật cấp 19