Tài liệu Kế toán nguyên vật liệu tại công ty tnhh thiết kế xây dựng và thương mại thái dương

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN VIỆN KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP CHUYÊN NGÀNH Đề tài: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT KẾ XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI THÁI DƯƠNG Họ và tên sinh viên : TRẦN THỊ LĨNH Lớp : KT13A03 MSSV : 13120699 Giáo viên hướng dẫn : Th.S TRẦN QUANG CHUNG Hà Nội, năm 2014 Trường ĐH Kinh tế Quốc Dân Chuyên đề thực tập Chuyên ngành MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU.................................................................................................. CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY THIẾT KẾ XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI THÁI DƯƠNG................................................................................................. 1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty TNHH thiết kế xây dựng và thương mại Thái Dương......................................................................... 1.1.1. Khái niệm và đặc điểm của NVL.................................................. 1.1.2. Phân loại NVL................................................................................ 1.1.3. Mã hóa NVL................................................................................. 1.2. Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty thiết kế xây dựng và thương mại Thái Dương............................................................... 1.2.1. Phương thức hình thành................................................................... 1.2.2. Phương thức sử dụng....................................................................... 1.2.3. Hệ thống kho tàng, bến, bãi chứa đựng NVL.................................. 1.3. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty TNHH thiết kế xây dựng và thương mại Thái Dương............................................................. 1.3.1. Khâu thu mua................................................................................ 1.3.2. Khâu bảo quản............................................................................... 1.3.3. Khâu sử dụng................................................................................. 1.3.4. Khâu dự trữ.................................................................................... 1.3.5. Tổ chức kiểm kê NVL................................................................... CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT KẾ XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI THÁI DƯƠNG.......................................................................................................... 2.1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công Ty TNHH thiết kế xây dựng và thương mại Thái Dương............................................................. 2.1.1. Các cách đánh giá NVL................................................................. 2.1.2. Chứng từ và sổ kế toán sử dụng.................................................... 2.1.3. Các phương pháp kế toán chi tiết NVL......................................... 2.1.4. Thủ tục nhập kho, xuất kho NVL tại công ty TNHH thiết kế xây GVHD: Th.S TRẦN QUANG CHUNG SVTT: TRẦN THỊ LĨNH Trường ĐH Kinh tế Quốc Dân Chuyên đề thực tập Chuyên ngành dựng và thương mại Thái Dương............................................................ 2.1.5. Phương pháp hạch toán chi tiết NVL tại công ty TNHH thiết kế xây dựng và thương mại Thái Dương..................................................... 2.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty TNHH thiết kế xây dựng và thương mại Thái Dương............................................................. 2.2.1. Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kế khai thường xuyên ................................................................................................................. 2.2.2. Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ........ 2.2.3. Hệ thống sổ kế toán sử dụng sổ sách trong hệ thống kế toán NVL ................................................................................................................. 2.2.4. Kế toán tổng hợp NVL tại công ty TNHH thiết kế xây dựng và thương mại Thái Dương........................................................................... CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT KẾ XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI THÁI DƯƠNG.......................................................................................................... 3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH thiết kế xây dựng và thương mại Thái Dương và phương hướng hoàn thiện....................................................................................... 3.1.1. Ưu điểm........................................................................................ 3.1.2. Nhược điểm.................................................................................. 3.2. Các giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH thiết kế xây dựng và thương mại Thái Dương........................... 3.2.1. Về công tác quản lý nguyên vật liệu............................................. 3.2.2.Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá, phương pháp kế toán..................................................................................................... 3.2.3. Về chứng từ và luân chuyển chứng từ........................................... 3.2.4. Về sổ kế toán chi tiết..................................................................... 3.2.5. Về sổ kế toán tổng hợp................................................................. GVHD: Th.S TRẦN QUANG CHUNG SVTT: TRẦN THỊ LĨNH Trường ĐH Kinh tế Quốc Dân GVHD: Th.S TRẦN QUANG CHUNG Chuyên đề thực tập Chuyên ngành SVTT: TRẦN THỊ LĨNH Trường ĐH Kinh tế Quốc Dân Chuyên đề thực tập Chuyên ngành DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1: Quá trình thu mua NVL................................................................. Sơ đồ 2.1: Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song.............. Sơ đồ 2.2: Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển.......................................................................................... Sơ đồ 2.3: Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp sổ số dư....................... Sơ đồ 2.4: Kế toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song.............. Sơ đồ 2.5: Sơ đồ kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên (Thuế GTGT khấu trừ).......................................... Sơ đồ 2.6: Sơ đồ kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ (Thuế GTGT khấu trừ)................................................... GVHD: Th.S TRẦN QUANG CHUNG SVTT: TRẦN THỊ LĨNH Trường ĐH Kinh tế Quốc Dân Chuyên đề thực tập Chuyên ngành LỜI MỞ ĐẦU Hiện nay khi nền kinh tế nước ta phát triển theo nền kinh tế thị trường có sự quản lý và điều tiết vĩ mô của nhà nước kéo theo sự phát triển vượt bậc thì cũng mở ra cho các doanh nghiệp nhiều thời cơ và thách thức mới, đòi hỏi các doanh nghiệp ngày càng phải nâng cao hiệu quả sản xuất,quản lý và sử dụng các nguồn lực sao cho hợp lý. Việc quản lý tốt các yếu tố đầu vào,tính toán được các chi phí sản xuất bỏ ra một cách chính xác, đầy đủ và kịp thời. Trong đó có nguyên vật liệu là một trong những khâu quan trọng giúp cho doanh nghiệp có thể đứng vững và phát triển trong sự cạnh tranh khốc liệt của các đối thủ canh tranh. Do đó việc tổ chức kế toán nguyên vật liệu một cách khoa học, hợp lý có ý nghĩa thiết thực và hiệu quả trong việc quản lý và kiểm soát tài sản của doanh nghiệp. Công ty TNHH thiết kế xây dựng và thương mại Thái Dương với đặc thù là công ty xây dựng nên nguyên vật liệu sử dụng vào các công trình lại khá lớn thì vấn đề tiết kiệm triệt để có thể coi là biện pháp hữu hiệu nhất để giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho công ty mà vẫn đảm bảo chất lượng công trình. Vì vậy điều tất yếu là công ty phải quan tâm đến khâu hạch toán chi phí nguyên vật liệu.Trong thời gian thực tập, nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của lãnh đạo công ty, đặc biệt là cán bộ trong phòng kế toán của công ty, em đã làm quen và tìm hiểu công tác thực tế tại công ty. Em nhận thấy kế toán nguyên vật liệu trong công ty giữ vai trò đặc biệt quan trọng và có nhiều vấn đề cần được quan tâm. Vì vậy em đã đi sâu tìm hiểu và nghiên cứu chuyên đề : “ Kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH thiết kế xây dựng và thương mại Thái Dương ” nhằm tìm ra những biện pháp nhằm hoàn thiện hơn công tác hạch toán nguyên vật liệu tại công ty. Qua quá trình thực tập em thấy kinh nghiệm thực tế của mình không nhiều, tất cả những hiểu biết về đề tài em chọn đều là kiến thức lý thuyết nên GVHD: Th.S TRẦN QUANG CHUNG SVTT: TRẦN THỊ LĨNH 1 Trường ĐH Kinh tế Quốc Dân Chuyên đề thực tập Chuyên ngành đề tài của em sẽ không tránh khỏi những sai sót. Em kính mong sự chỉ bảo của giáo viên hướng dẫn và tập thế cán bộ công ty để em có thể hoàn thiện chuyên đề và bổ sung thêm kiến thức thực tế cho mình. Ngoài phần mở đầu và kết luận kết cấu đề tài của em chia làm 3 chương : Chương 1 : Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại công ty TNHH thiết kế xây dựng và thương mại Thái Dương. Chương 2 : Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH thiết kế xây dựng và thương mại Thái Dương. Chương 3 : Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty TNHH thiết kế xây dựng và thương mại Thái Dương. Em xin chân thành cảm ơn ! Hà nội, ngày 20 tháng 4 năm 2014 Sinh viên Trần Thị Lĩnh GVHD: Th.S TRẦN QUANG CHUNG SVTT: TRẦN THỊ LĨNH 2 Trường ĐH Kinh tế Quốc Dân Chuyên đề thực tập Chuyên ngành CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY THIẾT KẾ XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI THÁI DƯƠNG 1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty TNHH thiết kế xây dựng và thương mại Thái Dương. 1.1.1. Khái niệm và đặc điểm của NVL Khái niệm NVL: Nguyên vật liệu là đối tượng lao động thể hiện dưới dạng vật hóa trong các doanh nghiệp. Nguyên vật liệu được sử dụng phục vụ cho việc sản xuất chế tạo sản phẩm, hoặc thực hiện lao vụ -dịch vụ hay sử dụng cho bán hàng quản lý doanh nghiệp. Đặc điểm của NVL: - Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ kinh doanh - Khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo thành hình thái sản xuất vật chất của sản phẩm. - Nguyên vật liệu thuộc tài sản lưu động , giá trị NVL thuộc vốn lưu động dự trữ và thường chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất cũng như trong giá thành sản phẩm. • Đặc điểm của ngành xây dựng ảnh hưởng đến kế toán NVL: Doanh nghiệp xây dựng là doanh nghiệp có đặc trưng riêng, khác biệt với các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực thương mại hay sản xuất thông thường Do đặc điểm về sản phẩm của ngành xây dựng hoàn toàn khác với các ngành sản xuất kinh doanh khác nên công tác kế toán NVL trong lĩnh vực này cũng có những đặc điểm khác biệt. GVHD: Th.S TRẦN QUANG CHUNG SVTT: TRẦN THỊ LĨNH 3 Trường ĐH Kinh tế Quốc Dân Chuyên đề thực tập Chuyên ngành Khi đã trúng thầu công trình tham gia thầu, đã có giá trị, khối lượng tham gia thầu công trình, kế toán NVL dựa vào dự toán đã trúng thầu tiến hành bóc tách chi phí để hạch toán. Bóc tách chi phí nhằm mục đích hiểu rõ được chi phí trong dự toán để hạch toán đúng số NVL cần dùng trong công trình sao cho đúng và chính xác nhất. Mỗi một công trình, hạng mục đi kèm có một dự toán riêng. Từ đó tách chi phí cho từng công trình, điểm khác biệt với hạch toán trong thương mại là chi phí của công trình nào thì kế toán NVL phải tập hợp nó vào giá trị công trình đó. Tập hợp các loại chi phí cấu thành nên giá thầu công trình bằng hoặc gần bằng giá trên bản dự toán do bộ phận kỹ thuật cung cấp. Dựa vào chi phí đó để kế toán xác định xem lượng hoá đơn đưa vào hạch toán cho công trình đó có tương đương không? Do đặc điểm của ngành xây dựng là khi xây dựng công trình phụ thuộc vào địa điểm xây dựng nên giá xây dựng mỗi nơi một khác nhau do đó kế toán NVL phải biết áp dụng đúng giá cho mỗi công trình ở mỗi nơ Công trình xây dựng thường kéo dài qua nhiều kỳ kế toán nên kế toán NVL cần phải tính toán chính xác lượng NVL phù hợp cho công trình tránh trường hợp NVL thừa hoặc thiếu ảnh hưởng đến tiến độ thi công công trình, khi tập hợp chi phí kế toán phải theo dõi chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh dở dang và tính giá thành cho từng công trình, hạng mục công trình khi hoàn thành Khi xuất vật tư phải phù hợp với định mức theo dự toán từng công trình Bám sát vào bảng bóc tách chi phí để theo dõi việc đưa chi phí nguyên vật liệu vào có theo định mức quy định hay không? 1.1.2. Phân loại NVL. Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, các DN phải sử dụng rất nhiều loại, thứ NVL khác nhau với nội dung kinh tế, công dụng, tính năng lý GVHD: Th.S TRẦN QUANG CHUNG SVTT: TRẦN THỊ LĨNH 4 Trường ĐH Kinh tế Quốc Dân Chuyên đề thực tập Chuyên ngành hóa khác nhau. Khi tổ chức hạch toán chi tiết đối với từng loại NVL phục vụ cho kế toán quản trị, DN cần phải tiến hành phân loại NVL. Mỗi DN nên sử dụng những loại NVL khác nhau và sự phân chia cũng khác nhau theo từng tiêu thức nhất định. Phân loại NVL tại công ty là việc phân chia NVL thành các loại, các nhóm theo tiêu thức phân loại nhất định. • Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu quản trị DN thì NVL tại công ty được chia thành các loại sau: - NVL chính: là những NVL khi tham gia vào quá trình sản xuất thì cấu thành thực thể, vật chất, thực thể chính của sản phẩm như xi măng, sắt thép, gạch, ngói…ở cac DN xây dựng. Nửa thành phẩm mua ngoài là đối tượng lao động được sử dụng với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất ra sản phẩm… - NVL phụ: là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành thực thể chính của sản phẩm mà kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi hình dáng bên ngoài, tăng chất lượng sản phẩm như vôi, ve, đinh… - Nhiên liệu: được sử dụng phục vụ cho công việc sản xuất sản phẩm, cho phương tiện vận tải, máy móc hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh như : xăng, dầu, khí gas… - Phụ tùng thay thế: là loại vật tư được sử dụng để thay thế, sửa chữa, bảo dưỡng TSCĐ, CC-DC.. - Vật liệu và thiết bị XDCB: là các loại vật liệu thiết bị được sử dụng cho việc XDCB - Phế liệu: là các loại vật liệu bị loại trừ từ quá trình sản xuất, phế liệu thu hồi từ thanh lý TSCĐ, chúng có thể được sử dụng hoặc bán ra ngoài. - Vật liệu khác: là những loại vật liệu chưa được xếp vào các loại trên, thường là những vật liệu được loại ra từ quá trình sản xuất như sắt, thép, gỗ vụn hay phế liệu thu hồi tự việc thanh lý TSCĐ. GVHD: Th.S TRẦN QUANG CHUNG SVTT: TRẦN THỊ LĨNH 5 Trường ĐH Kinh tế Quốc Dân Chuyên đề thực tập Chuyên ngành • Căn cứ vào nguồn hình thành: NVL được chia làm hai nguồn: - NVL nhập từ bên ngoài: Do mua ngoài, nhận vốn góp liên doanh, biếu tặng… - NVL tự chế: Do DN tự sản xuất. • Căn cứ vào mục đích, công dụng của NVL: có thể chia NVL thành: - NVL dùng cho nhu cầu sản xuất kinh doanh gồm: + NVL dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm. + NVL dùng cho quản lý ở các phân xưởng, dùng cho bộ phận bán hàng, bộ phận quản lý DN. - NVL dùng cho nhu cầu khác: nhượng bán, đem góp vốn liên doanh, đem quyên tặng… 1.1.3. Mã hóa NVL. Ngoài các cách phân loại vật liệu như trên, để phục vụ cho việc quản lý vật tư một cách tỉ mỉ, chặt chẽ, đặc biệt trong điều kiện ứng dụng tin học vào công tác kế toán công ty lập danh điểm vật tư liệu. Mã hóa NVL hay còn gọi là lập danh điểm vật liệu là quy định cho mỗi thứ vật liệu một ký hiệu riêng bằng hệ thống các chữ số ( kết hợp với các chữ cái ) thay thế tên gọi, quy cách, kích cỡ của chúng. Tùy theo từng DN, hệ thống danh điểm vật tư có thể được xây dựng theo nhiều cách thức khác nhau nhưng phải đảm bảo đơn giản, dễ nhớ, không trùng lặp. Công ty TNHH thiết kế XD và thương mại Thái Dương quy định như sau: - Nhóm xi măng – XM: XM30, XM40, XMC.. - Nhóm thép - THEP: THEP20, THEP 50… - Nhóm cát – CAT: CAT1, CAT2… - …. Ngoài ra công ty thường dùng ký hiệu tài khoản cấp 1, tài khoản cáp 2 GVHD: Th.S TRẦN QUANG CHUNG SVTT: TRẦN THỊ LĨNH 6 Trường ĐH Kinh tế Quốc Dân Chuyên đề thực tập Chuyên ngành để ký hiệu loại, nhóm vật liệu kết hợp với chữ cái tên vật tư để ký hiệu tên vật tư như sau: - TK 152 - nguyên vật liệu được tổ chức thành các tài khoản cấp hai như sau: TK 1521- Nguyên liệu, vật liệu chính TK 1522- Nguyên liệu, vật liệu phụ TK 1523- Nhiên liệu TK 1524- Phụ tùng thay thế TK 1526- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản … Trong từng loại NVL lại gồm các nhóm nguyên vật liệu nên tài khoản cấp 2 chi tiết theo tài khoản cấp 3: TK 15211- Xi măng TK 15212- Thép TK 15213- Cát …. 1.2. Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty thiết kế xây dựng và thương mại Thái Dương. 1.2.1. Phương thức hình thành. Quy trình mua NVL nhập kho : GVHD: Th.S TRẦN QUANG CHUNG SVTT: TRẦN THỊ LĨNH 7 Trường ĐH Kinh tế Quốc Dân Chuyên đề thực tập Chuyên ngành Sơ đồ 1.1: Quá trình thu mua NVL Phòng kỹ thuật vật tư Ban kiểm nghiệm Kế toán Xây dựng định mức, mua NVL đề nghị nhập kho Kiểm nghiệm NVL và lập biên bản kiểm nghiệm Lập phiếu nhập kho NVL đủ tiêu chuẩn Thủ kho NVL Kế toán NVL Nghiệp vụ nhập kho Nhập kho và ghi thẻ kho Ghi sổ kế toán Phòng kỹ thuật vật tư có nhiệm vụ xây dựng định mức tiêu hao NVL và định mức dự trữ NVL. Hàng ngày thủ kho so sánh mức tồn kho với định mức. Những NVL nào dưới định mức dự trữ thì thủ kho có trách nhiệm cho phòng vật tư đi thu mua NVL. Khi NVL về đến công ty, ban kiểm nghiệm bao gồm đại diện kỹ thuật, người phụ trách kỹ thuật và thủ kho tiến hành kiểm tra về số lượng, quy cách, chất lượng vật liệu, đơn giá vật liệu. Sau đó sẽ lập “ Biên bản kiểm nghiệm vật tư ” thành 3 liên. Liên 1 giữ tại phòng kỹ thuật vật tư, liên 2 được gửi cho kế toán NVL, liên 3 giao cho bên bán. GVHD: Th.S TRẦN QUANG CHUNG SVTT: TRẦN THỊ LĨNH 8 Trường ĐH Kinh tế Quốc Dân Chuyên đề thực tập Chuyên ngành Trường hợp vật liệu không đúng quy cách, phẩm chất hoặc thiếu hụt thì phòng kỹ thuật vật tư sẽ làm thủ tục khiếu nại gửi cho đơn vị bán. Đối với vật liệu đảm bảo các yêu cầu trên đủ tiêu chuẩn nhập kho. Kế toán căn cứ vào hóa đơn bán hàng và biên bản kiểm nghiệm vật tư lập phiếu nhập kho. 1.2.2. Phương thức sử dụng. Ở công ty TNHH thiết kế xây dựng và thương mại Thái Dương, vật liệu xuất kho chủ yếu là dùng cho sản xuất các hạng mục công trình. Việc xuất dùng diễn ra thường xuyên cho các phân xưởng sản xuất. Việc xuất vật liệu được căn cứ vào nhu cầu sản xuất và định mức tiêu hao NVL trên cơ sở kế hoạch sản xuất đã đề ra. 1.2.3. Hệ thống kho tàng, bến, bãi chứa đựng NVL. Sau khi NVL mua về được nhập kho và chuyển vào kho của công ty bảo quản. Công ty phân thành 3 kho NVL để thuận tiện cho công việc bảo quản gồm : - Kho NVL chính : Là kho chứa các loại NVL chính gồm sắt, thép, xi măng, gạch… phục vụ cho sản xuất. Các NVL chính có khối lượng lớn nên kho NVL chính cũng là kho lớn nhất, được chia thành các khu, mỗi khu chứa các loại NVL có tính chất tương tự nhau. - Kho NVL khác : Kho này chứa các NVL phụ nhu chất sơn dầu, … Đặc điểm của kho này là chứa nhiều loại NVL cũng như các phụ tùng, công cụ dụng cụ. Khối lượng mỗi loại tuy nhỏ nhưng lại có nhiều loại nên việc bảo quản cũng khó khăn hơn các kho khác. Các NVL này sẽ được sắp xếp theo mã NVL. - Kho nhiên liệu : Kho này chứa các nhiên liệu phục vụ cho quá trình sản xuất như xăng, than, dầu, hơi đốt… Do kho này toàn là đồ dễ cháy nên công tác phòng chống cháy nổ cũng được quan tâm hơn. GVHD: Th.S TRẦN QUANG CHUNG SVTT: TRẦN THỊ LĨNH 9 Trường ĐH Kinh tế Quốc Dân Chuyên đề thực tập Chuyên ngành Định kỳ các cán bộ phụ trách về an toàn lao động đến kiểm tra việc thực hiện phòng chống cháy nổ ở các kho đặc biệt là kho nhiên liệu. Các thiết bị phòng cháy chữa cháy cũng được thường xuyên kiểm tra để đảm bảo các thiết bị này vẫn còn tốt. 1.3. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty TNHH thiết kế xây dựng và thương mại Thái Dương. Công tác quản lý NVL tại công ty TNHH thiết kế xây dựng và thương mại Thái Dương được thực hiện ở các khâu thu mua, bảo quản, sử dụng và dự trữ. 1.3.1. Khâu thu mua Để có thể sản xuất được sản phẩm thì bước đầu tiên là phải mua NVL. Việc thu mua NVL do phòng kỹ thuật vật tư kết hợp với thủ kho phụ trách. Khâu thu mua quyết định đến chất lượng NVL từ đó ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. Do vậy việc quản lý khâu thu mua rất quan trọng. Đồng thời nếu khâu thu mua được quản lý tốt giúp sản xuất được liên tục không bị giãn đoạn. Do công ty là doanh nghiệp xây dựng thi công các công trình nên nhu cầu sử dụng vật tư lớn, đa dạng nên kế hoạch thu mua NVL được xây dựng trên kế hoạch sản xuất do Phòng kỹ thuật vật tư lập, đồng thời dựa trên định mức tiêu hao NVL cho từng loại sản phẩm. Do vậy hàng tháng, quý căn cứ vào khả năng sản xuất và khả năng tài chính mà công ty lên kế hoạch thu mua vật tư cho phù hợp. Nhờ vạy quá trình sản xuất luôn được đảm bảo liên tục, đều đặn. NVL trước khi nhập đều được kiểm ra chặt chẽ về mặt số lượng, chất lượng, chủng loại, quy cách. 1.3.2. Khâu bảo quản. NVL của công ty có khối lượng lớn, do thủ kho bảo quản được sắp xếp gọn gàng, đảm bảo yêu cầu về kỹ thuật,thuận tiện cho việc nhập, xuất, kiểm kê được thực hiện dễ dàng. GVHD: Th.S TRẦN QUANG CHUNG SVTT: TRẦN THỊ LĨNH 10 Trường ĐH Kinh tế Quốc Dân Chuyên đề thực tập Chuyên ngành Mỗi kho, ngoài thủ kho trực tiếp quản lý – là những thủ kho có phẩm chất đạo đức, trình độ chuyên môn và kinh nghiệm làm việc còn có các nhân viên bảo vệ trung thực và có trách nhiệm. 1.3.3. Khâu sử dụng. Trước hết NVL được đưa và sử dụng cho sản xuất đều phải đảm bảo yêu cầu về số lượng, chất lượng, chủng loại và quy cách. Để sử dụng tiết kiệm và có hiệu quả NVL, Công ty tiến hành xây dựng các định mức tiêu hao vật tư cho mọi công trình. Định mức vật tư sử dụng do phòng vật tư kỹ thuật xây dựng, theo dõi trên các thông số kỹ thuật và kinh nghiệm sản xuất hàng năm. 1.3.4. Khâu dự trữ. Công ty xây dựng định mức dự trữ tối đa và tối thiểu cho từng loại NVL. Các định mức này do phòng vật tư kỹ thuật thiết lập căn cứ vào đặc điểm NVL, tình hình giá cả trên thị trường và khả năng tài chính của công ty. Điều này sẽ đảm bảo cho quá trình sản xuất được diễn ra liên tục, không xảy ra tình trạng thiếu nguyên liệu trong quá trình sản xuất hoặc thừa nguyên liệu dẫn đến hư hỏng lãng phí. Công tác dự trữ NVL càng được chú ý đối với những NVL mang tính thời vụ. 1.3.5. Tổ chức kiểm kê NVL. Công ty tiến hành kiểm kê kho NVL tại công ty nhằm mục đích kiểm tra số lượng, chất lượng, giá trị của từng loại NVL có tại thời điểm kiểm kê. Bên cạnh đó việc kiểm kê cũng giúp cho công ty kiểm tra được tình hình bảo quản, phát hiện các trường hợp hao hụt, hư hỏng, mất mất để có biện pháp xử lý kịp thời. NVL của công ty có số lượng lớn, nhiều chủng loại nên quá trình kiểm tra thường mất thời gian. Vì vậy công ty tiến hành kiểm kê theo định kỳ một năm một lần ở tất cả các kho. Ban kiểm kê gồm Phó giám đốc, thủ kho, cán GVHD: Th.S TRẦN QUANG CHUNG SVTT: TRẦN THỊ LĨNH 11 Trường ĐH Kinh tế Quốc Dân Chuyên đề thực tập Chuyên ngành bộ vật tư, kế toán NVL. Ban kiểm kê sử dụng các biện pháp như cân, đo, đong, đếm… để tính toán số liệu thực tế trong kho và thực hiện việc so sánh, đối chiếu với Sổ chi tiết vật tư, thẻ kho. Nếu có chênh lệch thiếu thì cần tìm xác định xem chênh lệch đó có trong định mức không. Chênh lệch vượt ngoài định mức thì cần tìm ra nguyên nhân vật tư bị thiếu hụt từ đó đưa ra biện pháp xử lý. Nếu là nguyên nhân khách quan như do khí hậu, hay bão lụt… thì phần thiếu hụt sẽ được tính vào chi phí. Còn thiếu hụt do nguyên nhân chủ quan thì cần tìm ra người phải chịu trách nhiệm chính để bồi thường như thủ kho không bảo quản cẩn thận,… GVHD: Th.S TRẦN QUANG CHUNG SVTT: TRẦN THỊ LĨNH 12 Trường ĐH Kinh tế Quốc Dân Chuyên đề thực tập Chuyên ngành CHƯƠNG 2 : THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT KẾ XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI THÁI DƯƠNG 2.1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công Ty TNHH thiết kế xây dựng và thương mại Thái Dương. 2.1.1. Các cách đánh giá NVL 2.1.1.1. Đánh giá NVL theo giá mua thực tế  Giá thực tế vật liệu nhập kho - Đối với vật liệu mua ngoài có hai trường hợp: + Doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá trị mua thực tế bao gồm : Các khoản Trị giá thực tế NVL nhập Giá mua ghi trên = kho hóa đơn (cả thuế + Chi phí thu mua NK nếu có) giảm trừ - phát sinh khi mua NVL + Doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì giá mua trên hóa đơn là tổng giá thanh toán ( bao gồm cả thuế GTGT đầu vào ) - Giá thực tế của vật liệu thuê ngoài gia công chế biến Giá thực tế = Giá thực tế thuê nhập kho ngoài gia công - Vật liệu do tự chế biến Giá thực tế nhập kho = + Giá thực tế vật liệu xuất chế biến GVHD: Th.S TRẦN QUANG CHUNG Chi phí gia công + + Chi phí vận chuyển Chi phí chế biến SVTT: TRẦN THỊ LĨNH 13 Trường ĐH Kinh tế Quốc Dân Chuyên đề thực tập Chuyên ngành - NVL nhận góp vốn liên doanh Giá thực tế Giá thỏa thuận giữa Chi phí liên + nhập kho = các bên tham gia gốp vốn quan (nếu có) - Đối với NVL mua ngoài bằng ngoại tệ thì phải được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch Giá = gốc Giá mua Thuế không + hoàn lại Chi phí + (nếu có) mua hàng (nếu có) - Các khoản giảm trừ (nếu có)  Giá thực tế vật liệu xuất kho Do vật liệu nhập kho từ nhiều nguồn có giá cả khác nhau vì vậy khi xuất kho cũng có các phương pháp tính khác nhau. Đối với vật liệu xuất dùng trong kỳ tùy theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán có thể sử dụng một trong các phương pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán , phải giải thích rõ ràng khi có thay đổi. - Phương pháp tính theo giá thực tế đích danh Phương pháp tính theo giá thực tế đích danh là xác định giá xuất kho từng loại NVL theo giá thực tế của từng lần nhập, từng nguồn nhập cụ thể. Phương pháp này thường được áp dụng đối với các doanh nghiệp có ít loại mặt hàng, các mặt hàng có giá trị lớn hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được. Giá trị hàng xuất trong kỳ = Số lượng hàng xuất trong kỳ X Đơn giá xuất tương ứng Ưu điểm : Công tác tính giá thành được thực hiện kịp thời thông qua đó kho kế toán có thể theo dõi được thời gian bảo quản riêng từng loại NVL Nhược điểm : Chi phí lớn cho việc xây dựng kho để bảo quản NVL - Phương pháp nhập sau-xuất trước (LIFO) GVHD: Th.S TRẦN QUANG CHUNG SVTT: TRẦN THỊ LĨNH 14 Trường ĐH Kinh tế Quốc Dân Chuyên đề thực tập Chuyên ngành Phương pháp này được áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua sau hay sản xuất sau thì được xuất trước và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trước đó. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho. Ưu điểm: Tính giá NVL xuất kho kịp thời, chi phí kinh doanh của doanh nghiệp được phản ảnh kịp thời theo giá thị trường của ngân hàng. Nhược điểm: Phải hạch toán theo chi tiết từng nguyên vật liệu, tốn công. - Phương pháp nhập trước – xuất trước (FIFO ) Theo phương pháp này giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trước và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của vật liệu mua vào sau cùng. Ưu điểm: kế toán có thể tính giá nguyên vật liệu xuất kho kịp thời Nhược điểm: Hạch toán chi tiết theo từng loại, từng kho mất thời gian công sức, chi phí kinh doanh không phản ánh kịp thời theo giá thị trường NVL. Phương pháp này chỉ áp dụng đối với doanh nghiệp nhỏ, chủng loại NVL ít, số lượng nhập, xuất NVL ít, giá cả thị trường ổn định... - Phương pháp bình quân gia quyền Theo phương pháp này, giá thực tế của vật liệu xuất dùng trong kỳ được tính theo giá đơn vị bình quân của từng loại nguyên vật liệu đầu kỳ và từng loại nguyên vật liệu được mua trong kỳ, giá trị trung bình có thể tính theo thời kỳ hoặc mỗi khi nhập một lô hàng về, phụ thuộc vào tình hình của doanh GVHD: Th.S TRẦN QUANG CHUNG SVTT: TRẦN THỊ LĨNH 15