Tài liệu Kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ ở công ty tnhh xdtm và dv thành túb

GVHD: Đoàn Thị Lành Báo cáo thực tập tốt nghiệp Luận văn Kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ ở công ty TNHH XDTM và DV Thành Tú SVTH: Trang: 1 GVHD: Đoàn Thị Lành Báo cáo thực tập tốt nghiệp LỜI MỞ ĐẦU Trong nền kinh tế thị trƣờng đang diễn ra sôi động nhƣ hiện nay, muốn thích ứng và đứng vững đƣợc yêu cầu đề ra cho các doanh nghiệp là phải vận động hết mình, sáng tạo trong công tác quản lý, tăng năng suất, nâng cao chất lƣợng sản phẩm, sử dụng có hiệu quả các nguồn lực. Kế toán giữ vai trò tích cực trong việc quản lý tài sản và điều hành mọi hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, mọi sản phẩm vật chất đều đƣợc cấu thành từ nguyên, vật liệu, nó là yếu tố không thể thiếu trong quá trình sản xuất. Trong quá trình sản xuất nói chung đều có mục tiêu là làm thế nào để tiết kiệm chi phí, thu lại lợi nhuận cao nhất. Để thực hiện mục tiêu trên đòi hỏi công tác kế toán nguyên, vật liệu phải chặt chẽ, khoa học. Đây là công việc quan trọng để quản lý, dự trữ, cung cấp kịp thời nguyên vật liệu cần thiết cho sản phẩm, nâng cao hiệu quả sử dụng vật tƣ. Điều này giúp cho các doanh nghiệp có cơ sở tồn tại và phát triển và đạt mục tiêu lợi nhuận tối đa. Nhận thức đƣợc điều này, sau thời gian ngắn tìm hiểu thực tập về công tác kế toán ở Công ty TNHH XDTM và DV Thành Tú em chọn đề tài:”Kế toán nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp”. Nội dung đề tài gồm có ba chƣơng: Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ. Chƣơng 2: Thực trạng vấn đề nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ ở Công ty TNHH XDTM và DV Thành Tú Chƣơng 3: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ, biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ tại Công ty TNHH XDTM và DV Thành Tú Trong thời gian thực tập và viết báo cáo mặc dù đã có rất nhiều cố gắng nhƣng do trình độ và khả năng còn hạn chế. Trong khi đó thời gian tìm hiểu và tiếp cận thực tế quá ngắn. Bản thân khỏi tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Kính mong thầy cô hƣớng dẫn, Ban Giám Đốc và các anh, chị phòng kế toán-tài chính Công Ty góp ý để chuyên đề hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn thầy cô giáo ở tổ kế toán, giáo viên hƣớng dẫn Đoàn Thị Lành, ban lãnh đạo Công Ty, phòng Tài chính-Ké toán đã tận tịnh giúp đỡ em trong quá trình thực tập và hoàn thiện báo cáo này. Quảng Nam, ngày 15 tháng 04 năm 2009 Sinh viên thực tập: SVTH: Trang: 2 GVHD: Đoàn Thị Lành Báo cáo thực tập tốt nghiệp Lê Thị Kim Hiếu CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN NGUYÊN VẬT LIỆU - CÔNG CỤ DỤNG CỤ 1.1. Khái niệm - đặc điểm - yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ 1.1.1. Khái niệm, đặc điểm, yêu cầu quản lý NVL 1.1.1.1. Khái niệm Nguyên vật liệu của doanh nghiệp là những đối tƣợng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng chủ yếu cho quá trình chế tạo ra sản phẩm. 1.1.1.2. Đặc điểm Nguyên vật liệu là khi tham gia vào từng chu kỳ sản xuất và chuyển hóa thành sản phẩm, do đó giá trị của nó là một trong những yếu tố hình thành nên giá thành sản phẩm. - Về mặt giá trị: giá trị của nguyên vật liệu khi đƣa vào sản xuất thƣờng có xu hƣớng tăng lên khi nguyên vật liệu đó cấu thành nên sản phẩm. - Về hình thái: Khi đƣa vào quá trình sản xuất thì nguyên vật liệu thay đổi về hình thái và sự thay đổi này hoàn toàn phụ thuộc vào hình thái vật chất mà sản phẩm do nguyên vật liệu tạo ra. - Giá trị sử dụng: Khi sử dụng nguyên vật liệu dùng để sản xuất thì nguyên vật liệu đó sẽ tạo thêm những giá trị sử dụng khác. 1.1.13. Yêu cầu quản lý - Tập trung quản lý chặt chẽ, có hiệu quả vật liệu trong quá trình thu mua dự trữ bảo quản và sử dụng. - Trong quá trình sản xuất kinh doanh, tổ chức hạch toán nguyên vật liệu chặt chẽ và khoa học là công cụ quan trọng để quản lý tình hình thu mua nhập, xuất, bảo quản sử dụng vật liệu. - Tăng cƣờng công tác kiểm tra, kiểm soát, kiểm kê định kỳ nhằm ngăn chặn các hiện tƣợng tiêu cực. 1.1.2. Khái niệm, đặc điểm, yêu cầu quản lý công cụ dụng cụ 1.1.2.1. Khái niệm Công cụ dụng cụ là những tƣ liệu lao động không có đủ các tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng quy định đối với tài sản cố định. Vì vậy, công cụ dụng cụ đƣợc quản lý và hạch toán giống nhƣ nguyên vật liệu. 1.1.2.2. Đặc điểm - Giá trị: Trong quá trình tham gia sản xuất giá trị công cụ dụng cụ đƣợc chuyển dần vào chi phí sản xuất kinh doanh. SVTH: Trang: 3 GVHD: Đoàn Thị Lành Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Hình thái: Tham gia nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh nhƣng vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu. - Giá trị sử dụng: Đối với công cụ dụng cụ thì giá trị sử dụng tỉ lệ nghịch với thời gian sử dụng. - Theo quy định hiện hành những tƣ liệu sau đây không phân biệt theo tiêu chuẩn thời gian sử dụng và giá trị thực tế kế toán vẫn phải hạch toán nhƣ là công cụ dụng cụ: + Các loại bao bì để dựng vật tƣ hàng hóa trong quá trình thu mua, bảo quản dự trữ và tiêu thụ. + Các loại bao bì kèm theo hàng hóa có tính tiền riêng. + Các lán trại tạm thời, đà giáo, ván khuôn, giá lắp, chuyên dùng cho sản xuất lắp đặt. + Những dụng cụ đồ nghề bằng thủy tinh, sành sứ, hoặc quần áo, giày dép chuyên dùng để lao động. 1.1.3. Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ - Trên cơ sở những chứng từ có liên quan kế toán tiến hành ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời, số lƣợng, chất lƣợng và giá trị thực tế của từng loại từng thứ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhập, xuất, tồn tiến hành vào các sổ chi tiết và bảng tổng hợp. - Vận dụng đúng đắn các phƣơng pháp hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ. Hƣớng dẫn kiểm tra các bộ phận, đơn vị thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu về nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. - Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch thu mua, tình hình dự trữ và tiêu hao vật liệu, công cụ dụng cụ. Phát hiện và xử lý kịp thời vật liệu, công cụ dụng cụ thừa, thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất, ngăn ngừa việc sử dụng lãng phí. - tham gia kiểm kê đánh giá lại vật liệu, công cụ dụng cụ theo chế độ quy định của nhà nƣớc, lập báo cáo kế toán về vật liệu, dụng cụ phục vụ cho công tác lãnh đạo và quản lý, điều hành phân tích kinh tế. 1.2. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu - Công cụ dụng cụ 1.2.1. Phân loại nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ 1.2.1.1. Phân loại nguyên vật liệu Có nhiều tiêu thức phân loại nguyên vật liệu nhƣng thông thƣờng kế toán sử dụng một số các tiêu thức sau để phân loại nguyên vật liệu: - Nếu căn cứ theo tính năng sử dụng có thể chia nguyên vật liệu ra thành các nhóm: + Nguyên liệu, vật liệu chính: Là những nguyên vật liệu cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm. (Cũng có thể là bán thành phẩm mua ngoài). Ví dụ, SVTH: Trang: 4 GVHD: Đoàn Thị Lành Báo cáo thực tập tốt nghiệp đối với các doanh nghiệp dệt thì nguyên vật liệu chính là các sợi khác nhau là sản phẩm của các doanh nghiệp dệt. Đƣờng là thành phẩm của nhà máy đƣờng nhƣng là nguyên liệu chính của doanh nghiệp sản xuất kẹo… Vì vậy, khái niệm nguyên vật liệu chính gắn liền với từng doanh nghiệp sản xuất cụ thể. Trong các doanh nghiệp kinh doanh thƣơng mại, dịch vụ không đặt ra khái niệm nguyên, vật liệu chính, phụ. Nguyên vật liêu chính cũng bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm hàng hóa. Ví dụ: Các doanh nghiệp có thể mua các loại vải thô khác nhau về để nhuộm, in… nhằm cho ra đời các loại vải khác nhau đáp ứng nhu cầu sử dụng. + Vật liệu phụ: là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm mà có thể kết hợp với nguyên, vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bên ngoài, làm tăng thêm chất lƣợng hoặc giá trị của sản phẩm. Ví dụ: Đối với doanh nghiệp dệt thì nguyên vật liệu phụ có thể là các loại chế phẩm màu khác nhau dùng để nhuộm sợi, làm tăng vẻ đẹp cho vài, đối với doanh nghiệp may thì vật liệu phụ là các loại keo dán khác nhau, các loại vải đắp khác nhau nhằm trang trí hoặc tăng thêm độ bền của quần áo. Vật liệu phụ cũng có thể đƣợc sử dụng để tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm đƣợc thực hiện bình thƣờng hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật phục vụ cho quá trình lao động. + Nhiên liệu: là một loại vật liệu phụ có tác dụng cung cấp nhiệt lƣợng cho quá trình sản xuất. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng nhƣ xăng, dầu, ở thể rắn nhƣ các loại than đá, than bùn và ở thể khí nhƣ ga… + Phụ tùng thay thế: là những vật tƣ, sản phẩm dùng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị, tài sản cố định, phƣơng tiện vận tài… Ví dụ: nhƣ các loại ốc, đinh, vít, bulong để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị các loại vỏ, ruột xe khác nhau để thay thế cho các phƣơng tiện vận tài… + Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: là những loại vật liệu, thiết bị dùng trong xây dựng cơ bản nhƣ: gạch, đá, cát, xi măng, sắt thép… Đối với thiết bị xây dựng cơ bản gồm cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào công trình xây dựng cơ bản nhƣ các loại thiết bị điện, các loại thiết bị vệ sinh. + Phế liệu: Là những phần vật chất mà doanh nghiệp có thể thu hồi đƣợc trong quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Ví dụ: Khi đƣa vật liệu chính là vải vóc để cắt, may thành các loại quần áo khác nhau thì doanh nghiệp có thể thu hồi phế liệu là các loại vải vụn hoặc là các loại quần áo không đúng chất lƣợng, không đạt yêu cầu bị loại ra khỏi quá trình sản xuất. Cách phân loại này chỉ mang tính tƣơng đối, gắn liền với từng SVTH: Trang: 5 GVHD: Đoàn Thị Lành Báo cáo thực tập tốt nghiệp doanh nghiệp cụ thể có một số loại là vật liệu phụ, có khi là phế liệu của doanh nghiệp này nhƣng lại là vật liệu chính hoặc thành phẩm của một quá trình sản xuất kinh doanh khác. - Trƣờng hợp căn cứ vào nguồn cung cấp kế toán có thể phân loại nguyên vật liệu thành các nhóm khác nhƣ: + Nguyên, vật liệu mua ngoài là nguyên vật liệu do doanh nghiệp mua ngoài mà có, thông thƣờng mua của nhà cung cấp. + Vật liệu tự chế biến là vật liệu do doanh nghiệp sản xuất ra và sử dụng nhƣ là nguyên liệu để sản xuất ra sản phẩm. + Vật liệu thuê ngoài gia công là vật liệu mà doanh nghiệp không tự sản xuất, cũng không phải mua ngoài mà thuê các cơ sở gia công. + Nguyên, vật liệu nhận góp vốn liên doanh là nguyên vật liệu do các bên liên doanh góp vốn theo thỏa thuận trên hợp đồng liên doanh. + Nguyên, vật liệu đƣợc cấp là nguyên vật liệu do đơn vị cấp trên cấp theo quy định. 1.2.1.2. Phân loại công cụ dụng cụ - Công cụ dụng cụ lao động: dụng cụ gỡ lắp, dụng cụ đồ nghề, dụng cụ quản lý, dụng cụ áo bảo vệ lao động, khuôn mẫu, lán trai. - bao bì luân chuyển. - Đồ nghề cho thuê 1.2.2. Đánh giá nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ 1.2.2.1. Đánh giá nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ nhập kho Nguyên, vật liệu là một trong những yếu tố cấu thành nên hàng tồn kho, do đó kế toán nguyên, vật liệu phải tuân thủ theo chuẩn mực kế toán hàng tồn kho. Hàng tồn kho đƣợc tính theo giá gốc, trƣờng hợp giá trị thuần có thể đƣợc thực hiện thấp hơn giá trị gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc. Giá trị thuần có thể thực hiện đƣợc là giá bán ƣớc tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thƣờng trừ đi chi phí ƣớc tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ƣớc tính cần thiết cho việc tiêu thụ đúng. Giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có đƣợc hàng tồn kho ở thời điểm và trạng thái hiện tại. Để có thể theo dõi sự biến động của nguyên, vật liệu và tổng hợp các chỉ tiêu kinh tế có liên quan đến nguyên, vật liệu, doanh nghiệp cần thực hiện việc tính giá nguyên, vật liệu. Tính giá nguyên vật liệu là phƣơng pháp kế toán dùng thƣớc đo tiền tệ để thể hiện trị giá của nguyên, vật liệu nhập - xuất và tồn kho trong kỳ. Nguyên, vật liệu của doanh nghiệp có thể đƣợc tính giá theo giá thực tế hoặc giá hạch toán. Giá thực tế của nguyên, vật liệu nhập kho đƣợc xác định tùy theo từng nguồn nhập, từng lần nhập cụ thể sau: SVTH: Trang: 6 GVHD: Đoàn Thị Lành Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Nguyên vật liệu mua ngoài: Trị giá thực tế của NL, VL ngoại nhập = Giá mua trên hóa đơn (Cả thuế NK nếu có) + Chi phí thu mua Các khoản giảm (kể cả hao mòn - trừ phát sinh trong định mức) khi mua NVL + Trƣờng hợp doanh nghiệp mua nguyên vật liệu dùng vào sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế (GTGT) theo phƣơng pháp trực tiếp hoặc không thuộc đối tƣợng chịu thuế GTGT, hoặc dùng cho hoạt động sự nghiệp, phúc lợi dự án thì giá trị nguyên vật liệu mua vào đƣợc phản ánh theo tổng giá trị thanh toán bao gồm cả thuế GTGT đầu vào không đƣợc khấu trừ (nếu có). + Trƣờng hợp doanh nghiệp mua nguyên vật liệu dùng vào sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phƣơng pháp khấu trừ thì giá trị của nguyên vật liệu mua vào đƣợc phản ánh theo giá mua chƣa có thuế. Thuế GTGT đầu vao khi mua nguyên vật liệu và thuế GTGT đầu vào của dịch vụ vận chuyển, bốc xếp, bảo quản… đƣợc khấu trừ và hạch toán vào tài khoản 133. + Đối với nguyên vật liệu mua ngoài bằng ngoại tệ thì phải đƣợc quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch. Giá gốc = Giá mua + Thuế không hoàn lại (nếu có) + Chi phí mua hàng (nếu có) - Các khoản giảm trừ (nếu có) - Vật liệu do tự chế biến: Trị giá thực tế vật liệu do tự chế biến nhập lại kho bao gồm trị giá thực tế của vật liệu xuất ra để chế biến và chi phí chế biến. Giá thực tế = nhập kho Giá thực tế vật liệu Chi phí chế + xuất chế biến biến - Vật liệu thuê ngoài gia công: Trị giá thực tế vật liệu thuê ngoài gia công nhập lại kho bao gồm trị giá thực tế của vật liệu xuất ra để thuê ngoài gia công, chi phí gia công và chi phí vận chuyển từ kho của doanh nghiệp đối với gia công, và từ nơi gia công về lại kho của doanh nghiệp. Giá thực tế = nhập kho Giá thực tế thuê Chi phí gia + + ngoài gia công công Chi phí vận chuyển - Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh Trị giá thực tế nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh, góp vốn cổ phần là giá thực tế các bên tham gia góp vốn chấp nhận. SVTH: Trang: 7 GVHD: Đoàn Thị Lành Báo cáo thực tập tốt nghiệp Giá thỏa thuận = giữa các bên tham gia góp vốn Giá thực tế nhập kho Chi phí liên + quan (nếu có) 1.2.2.2. Đánh giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho Khi xuất kho nguyên vật liệu sử dụng cho quá trình sản xuất thực tế nguyên vật liệu xuất dùng. Vì nguyên vật liệu đƣợc nhập kho ở thời điểm khác nhau theo những nguồn nhập khác nhau và theo giá thực tế nhập kho khác nhau, nên doanh nghiệp có thể áp dụng một trong các phƣơng pháp tính giá sau: - Phƣơng pháp tính theo giá thực tế đích danh: Phƣơng pháp tính theo giá thực tế đích danh là xác định giá xuất kho từng loại nguyên, vật liệu theo giá thực tế của từng lần nhập, từng nguồn nhập cụ thể. Phƣơng pháp này thƣờng đƣợc áp dụng đối với doanh nghiệp có ít loại mặt hàng, các mặt hàng có giá trị lớn hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện đƣợc. Giá trị hàng xuất trong kỳ Số lƣợng hàng xuất X trong kỳ = Đơn giá xuất tƣơng ứng - Phƣơng pháp nhập sau - Xuất trƣớc (LIFO) Phƣơng pháp nhập sau - xuất trƣớc áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho đƣợc mua sau hay sản xuất sau thì đƣợc xuất trƣớc và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho đƣợc mua hoặc sản xuất trƣớc đó. Theo phƣơng pháp này thì giá trị hàng xuất kho đƣợc tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho đƣợc tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho. - Phƣơng pháp bình quân gia quyền Theo phƣơng pháp bình quân gia quyền, giá trị của từng loại hàng xuất kho đƣợc tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho tƣơng tự đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho đƣợc mua hoặc sản xuất trong kỳ: Giá thực tế NL-VL công cụ xuất dùng trong kỳ Đơn giá bình quân SVTH: = = Số lƣợng vật liệu công cụ xuất dùng + Đơn giá bình quân Trị giá thực tế NL-VL, + CCDC tồn kho đầu kỳ Trị giá thực tế NL-VL, CCDC nhập kho trong kỳ Số lƣợng NL-VL, + CCDC tồn kho đầu kỳ Số lƣợng NL-VL, CCDC nhập kho trong kỳ Trang: 8 GVHD: Đoàn Thị Lành Báo cáo thực tập tốt nghiệp Giá trị trung bình có thể đƣợc tính theo thời kỳ hoặc là thời điểm phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có quyền tự lựa chọn cho mình phƣơng pháp tính giá thực tế xuất kho của nguyên, vật liệu sao cho phù hợp với doanh nghiệp. 1.3. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu - Công cụ dụng cụ 1.3.1. Chứng từ và sổ kế toán sử dụng 1.3.1.1. Chứng từ Để theo dõi tình hình, nhập xuất nguyên vật liệu doanh nghiệp cần sử dụng rất nhiều loại chứng từ khác nhau. Có những chứng từ do doanh nghiệp tự lập nhƣ phiếu nhập kho,… cũng có những chứng từ do các đơn vị khác lập, giao cho doanh nghiệp nhƣ hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn GTGT và có những chứng từ mang tính chất bắt buộc nhƣ thẻ kho, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho… cũng có chứng từ mang tính chất hƣớng dẫn nhƣ biên bản kiểm nghiệm, phiếu xuất vật tƣ theo hạn mức, … Tuy nhiên, cho dù sử dụng loại chứng từ nào thì doanh nghiệp cũng cần tuân thủ trình tự lập, phê duyệt và lƣu chuyển chứng từ để phục vụ cho việc ghi sổ kế toán và nâng cao hiệu quả quản lý nguyên vật liệu tại doanh nghiệp, các loại chứng từ theo dõi tình hình nhập - xuất nguyên vật liệu bao gồm: - Chứng từ nhập + Hóa đơn bán hàng thông thƣờng hoặc hóa đơn giá trị gia tăng + Phiếu nhập kho + Biên bản kiểm nghiệm - Chứng từ xuất + Phiếu xuất kho + Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ + Phiếu xuất vật tƣ theo hạn mức - Chứng từ theo dõi quản lý + thẻ kho + Phiếu báo vật tƣ còn lại cuối kỳ + Biên bản kiểm kê hàng tồn kho 1.3.1.2. Sổ kế toán sử dụng - Sổ chi tiết vật tƣ, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa. - Bảng tổng họp chi tiết vật tƣ, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa - Thẻ kho (Sổ kho) SVTH: Trang: 9 GVHD: Đoàn Thị Lành Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Bảng kê nhập xuất (nếu có) 1.3.2. Các phƣơng pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ 1.3.2.1. Phƣơng pháp thẻ song song Đặc điểm của phƣơng pháp thẻ song song là sử dụng các sổ chi tiết để theo dõi thƣờng xuyên, liên tục sự biến động của từng mặt hàng tồn kho cả về số lƣợng và giá trị. Hàng ngày hoặc định kỳ, sau khi nhập chứng từ tại kho, kế toán tiến hành việc kiểm tra, ghi giá và phản ánh vào sổ chi tiết cả về mặt số lƣợng và giá trị. Cuối tháng, kế toán đối chiếu số liệu tồn kho theo chi tiết từng loại trên các sổ chi tiết với số liệu tồn kho trên thẻ kho và số liệu kiểm kê thực tế, nếu có chênh lệch phải xử lý kịp thời. Sau khi đối chiếu và đảm bảo số liệu đã khớp đúng, kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp chi tiết Nhập - xuất - tồn kho nguyên vật liệu. Số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết Nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu đƣợc dùng để đối chiếu với số liệu trên tài khoản 152 “Nguyên, vật liệu” trên sổ cái. Phƣơng pháp thẻ song song đơn giản, dễ dàng ghi chép và đối chiếu nhƣng cũng có nhƣợc điểm là sự trùng lặp trong công việc. Nhƣng phƣơng pháp này rất tiện lợi khi doanh nghiệp xử lý công việc bằng máy tính. * Sơ đồ kế toán chi tiết theo phƣơng pháp thẻ song song Chứng từ nhập Sổ chi tiết vật liệu Thẻ kho Bảng tổng hợp chi tiết Chứng từ xuất Trong đó: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối kỳ 1.3.2.2. Phƣơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển Là sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để theo dõi sự biến động của từng mặt hàng tồn kho cả về số lƣợng và trị giá. Việc ghi sổ chỉ thực hiện một lần vào SVTH: Trang: 10 GVHD: Đoàn Thị Lành Báo cáo thực tập tốt nghiệp cuối tháng và mỗi danh điểm vật liệu đƣợc ghi một dòng trên sổ đối chiếu luân chuyển. Hàng ngày hoặc định kỳ, sau khi nhận chứng từ tại kho, kế toán cần kiểm tra, ghi giá và phản ánh vào các bảng kê nhập, xuất cả về số lƣợng và giá trị theo từng loại vật liệu. Cuối tháng, kế toán cần tổng hợp số lƣợng và giá trị từng loại nguyên vật liệu đã nhập, xuất trong tháng và tiến hành vào sổ đối chiếu luân chuyển. Kế toán cần đối chiếu số liệu tồn kho theo chi tiết từng loại trên sổ đối chiếu luân chuyển với số liệu tồn kho trên thẻ kho và số liệu kiểm kê thực tế, nếu có chênh lệch phải đƣợc xử lý kịp thời. Sau khi đối chiếu và đảm bảo số liệu đã khớp đúng, kế toán tiến hành tính tổng trị giá nguyên vật liệu nhập - xuất trong kỳ và tồn kho cuối kỳ, số liệu này dùng để đối chiếu trên TK 152 trong sổ cái. Phƣơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển đơn giản, dễ dàng ghi chép và đối chiếu, nhƣng vẫn có nhƣợc điểm là tập trung công việc vào cuối tháng nhiều, ảnh hƣởng đến tính kịp thời, đầy đủ và cung cấp thông tin cho các đối tƣợng có nhu cầu sử dụng khác nhau. * Sơ đồ kế toán chi tiết theo phƣơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển Chứng từ nhập Bảng kê nhập Sổ đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Chứng từ xuất Bảng kê xuất Trong đó: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối kỳ 1.3.2.3. Phƣơng pháp sổ số dƣ Đặc điểm của phƣơng pháp sổ số dƣ là sử dụng sổ số dƣ để theo dõi sự biến động của từng mặt hàng tồn kho chỉ về mặt trị giá theo giá hạch toán, do đó phƣơng pháp này thƣờng đƣợc dùng cho các doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán vật liệu để ghi sổ kế toán trong kỳ. SVTH: Trang: 11 GVHD: Đoàn Thị Lành Báo cáo thực tập tốt nghiệp Định kỳ, sau khi nhận chứng từ tại kho, kế toán cần kiểm tra việc ghi chép của thủ kho và ký vào phiếu giao nhận chứng từ và cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Căn cứ vào các phiếu giao nhận chứng từ nhập (xuất), kế toán phản ánh số liệu vào bảng lũy kế nhập - xuất - tồn kho từng loại vật liệu. Cuối tháng, kế toán cần tổng hợp số liệu nhập, xuất trong tháng và xác định số dƣ cuối tháng của từng loại vật liệu trên bảng lũy kế số lƣợng tồn kho trên sổ số dƣ phải khớp với trị giá tồn kho trên bảng lũy kế, số liệu tổng cộng trên bảng lũy kế dùng để đối chiếu với số liệu trên TK 152 trong sổ cái. Phƣơng pháp sổ số dƣ thích hợp với các doanh nghiệp thực hiện công việc kế toán thủ công, hạn chế sự trùng lặp trong công việc giữa thủ kho và nhân viên kế toán. * Sơ đồ kế toán chi tiết theo phƣơng pháp sổ số dƣ Phiếu giao nhận chứng từ nhập Phiếu nhập kho Thẻ kho Sổ số dƣ Phiếu gia nhập chứng từ xuất Phiếu xuất kho Bảng lũy kế nhập Bảng tổng hợp N-X-T Bảng lũy kế xuất Trong đó: Ghi hàng ngày hoặc định kỳ Đối chiếu, kiểm tra Ghi cuối kỳ 1.4. Kế toán tổng hợp nhập xuất nguyên vật liệu - công cụ dụng cụ 1.4.1. Theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên 1.4.1.1. Đặc điểm của phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên Là phƣơng pháp theo dõi và phản ánh thƣờng xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập - xuất - tồn vật tƣ, hàng hóa trên sổ kế toán. Công thức: SVTH: Trang: 12 GVHD: Đoàn Thị Lành Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ = Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ + Trị giá hàng nhập kho trong kỳ - Trị giá hàng xuất kho trong kỳ Cuối kỳ kế toán so sánh giữa số liệu kiểm kê thực tế vật tƣ, hàng hóa tồn kho và số liệu vật tƣ, hàng hóa tồn kho trên sổ kế toán nếu có sai sót chênh lệch thì phải xử lý kịp thời. Phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên áp dụng các đơn vị sản xuất và các đơn vị thƣơng nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn, hàng có kỹ thuật, chất lƣợng cao. 1.4.1.2. Tài khoản sử dụng - Tài khoản 151 “Hàng mua đang đi đƣờng” Phản ánh giá trị thực tế của các loại hàng hóa, vật tƣ mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhƣng chƣa về nhập kho. * Nội dung kết cấu tài khoản 151: Bên Nợ: + Phản ánh giá trị vật tƣ hàng hóa đang đi trên đƣờng + Kết chuyển giá trị thực tế hàng vật tƣ mua đang đi trên đƣờng cuối kỳ. Bên Có: + Giá trị hàng hóa đã về nhập kho hoặc giao thẳng cho khách hàng Dƣ Nợ: Phản ánh giá trị vật tƣ hàng hóa đã mua nhƣng chƣa về nhập kho cuối kỳ. - Tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu” Phản ánh số liệu có, tình hình tăng giảm các loại nguyên, vật liệu theo giá thực tế của doanh nghiệp. * Nội dung kết cấu Bên Nợ: Giá trị thực tế nguyên, vật liệu nhập kho trong kỳ Giá trị của nguyên vật liệu thừa khi kiểm kê Kết chuyển giá trị thực tế của nguyên, vật liệu tồn kho cuối kỳ Bên Có: Giá trị thực tế nguyên, vật liệu xuất kho Giá trị thực tế nguyên, vật liệu trả lại cho ngƣời bán hoặc đƣợc giảm giá. Chiết khấu thƣơng mại đƣợc hƣởng Nguyên, vật liệu thiếu khi kiểm kê Kết chuyển giá trị thực tế của nguyên, vật liệu tồn kho đầu kỳ. SVTH: Trang: 13 GVHD: Đoàn Thị Lành Báo cáo thực tập tốt nghiệp Dƣ Nợ: Giá trị thực tế của nguyên, vật liệu tồn kho cuối kỳ. - Tài khoản 153 “Công cụ dụng cụ” Tài khoản này phản ánh tình hình hiện có và sự biến động của các loại công cụ dụng cụ. Tài khoản 331 “Phải trả cho ngƣời bán” Tài khoản này phản ánh các khoản nợ phải trả cho ngƣời bán. * Nội dung kết cấu tài khoản 331 Bên Nợ: Số tiền phải trả cho ngƣời bán, ngƣời cung cấp, ngƣời nhận thầu,… Số tiền ứng trƣớc cho ngƣời bán, ngƣời nhận thầu. Số tiền ngƣời bán chấp nhận giảm giá cho số hàng đã giao theo hợp đồng. Trả lại số vật tƣ, hàng hóa cho ngƣời bán Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thƣơng mại đƣợc trừ vào số nợ phải trả cho ngƣời bán. Bên Có: Số tiền phải trả cho ngƣời bán… Dƣ Nợ (nếu có): Số tiền tạm ứng trƣớc cho ngƣời bán nhƣng chƣa nhận hàng cuối kỳ hoặc số trả lớn hơn số phải trả. Dƣ Có: Số tiền còn phải trả cho ngƣời bán… - Tài khoản 133 “Thuế giá trị gia tăng (GTGT) đƣợc khấu trừ”. Tài khoản này phản ánh số thuế GTGT đầu vào đƣợc khấu trừ, đã khấu trừ, còn đƣợc khấu trừ. Tài khoản 133 có 2 tài khoản cấp 2: TK 1331: “thuế GTGT đƣợc khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ”. TK 1332: “Thuế GTGT đƣợc khấu trừ của tài sản cố định” * Nội dung kết cấu tài khoản 133: Bên Nợ: Số thuế GTGT đƣợc khấu trừ Bên Có: Số thuế GTGT đƣợc khấu trừ Kết chuyển số thuế GTGT đầu vào không đƣợc khấu trừ Số thuế GTGT đầu vào của hàng hóa mua vào nhƣng đã trả lại đƣợc giảm giá. Bên Nợ: Số thuế GTGT còn đƣợc khấu trừ. Số thuế GTGT đầu vào đƣợc hoàn lại nhƣng ngân sách nhà nƣớc chƣa hoàn trả. - Tài khoản 142 “Chi phí trả trƣớc” Bên Nợ: Các khoản chi phí trả trƣớc ngắn hạn thực tế phát sinh SVTH: Trang: 14 GVHD: Đoàn Thị Lành Báo cáo thực tập tốt nghiệp Bên Có: Các khoản chi phí trả trƣớc ngắn hạn đã tính vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ hạch toán. Dƣ Nợ: Các khoản chi phí trả trƣớc chƣa tính vào chi phí sản xuất kinh doanh. 14.1.3. Phƣơng pháp hạch toán * Kế toán nhập nguyên, vật liệu - công cụ dụng cụ 1) Mua nguyên, vật liệu công cụ dụng cụ nhập kho - Doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ Nợ TK 152, 153 Giá mua chƣa thuế Nợ TK 133 Thuế GTGT đƣợc khấu trừ Có TK 111, 112,141,331 Đã thanh toán tiền Có TK 331 Chƣa thanh toán tiền Có TK 333 Thuế nhập khẩu (nếu có) - Doanh nghiệp nộp thuế theo phƣơng pháp trực tiếp Nợ TK 152, 153 Tổng tiền thanh toán Có Tk 111,112,141,311,331 2) Trƣờng hợp mua nguyên, vật liệu đƣợc hƣởng chiết khấu thƣơng mại thì phải ghi giảm giá gốc nguyên, vật liệu Nợ TK 111,112,331 Có TK 152,153 Có Tk 133 Thuế GTGT đƣợc khấu trừ (nếu có). 3) Trƣờng hợp nguyên, vật liệu, công cụ dụng cụ về nhập kho nhƣng doanh nghiệp phát hiện không đúng quy cách, phẩm chất theo hợp đồng phải trả lại cho ngƣời bán hoặc đƣợc giảm giá. Số tiền đƣợc hƣởng khi giảm giá Giảm giá: Nợ Tk 331,111,112 Có Tk 152, 153 NVL, CCDC giảm giá Có TK 133 (nếu có) Thuế GTGT đƣợc khấu trừ (nếu có) Trả lại: Nợ TK 331, 111, 112 Có TK 152, 153 Có TK 133 SVTH: Trang: 15 GVHD: Đoàn Thị Lành Báo cáo thực tập tốt nghiệp 4) Nhận hóa đơn mua hàng nhƣng cuối tháng hàng chƣa về Nợ TK 151 Hàng mua đang đi đƣờng Nợ TK 133 Thuế GTGT đƣợc khấu trừ Có TK 111, 112, 141 Đã thanh toán Có Tk 331 Chƣa thanh toán Có TK 333 Thuế GTGT phải nộp Tháng sau khi hàng về căn cứ vào chứng từ nhập kho hoặc chuyển cho bộ phận sản xuất (sử dụng luôn) Nợ TK 152, 153 Nhập kho Nợ tK 621, 627,641,642 Sử dụng luôn Nợ TK 632 Giao cho khách hàng Có TK 151 5) Giá trị nguyên, vật liệu, công cụ dụng cụ gia công xong nhập lại kho: Nợ TK 152, 153 Có TK 154 Chi tiết gia công nguyên vật liệu 6) Nhận góp vốn liên doanh của các đơn vị khác bằng nguyên vật liệu, công cụ… nhận lại góp vốn liên doanh. Nợ TK 152, 153 Có TK 411 Nhận vốn góp Có Tk 222, 128 Nhận lại góp vốn 7) Khi thanh toán tiền mua nguyên, vật liệu đƣợc hƣởng chiết khấu thanh toán (nếu có) Nợ TK 331 Có TK 111,112 Số tiền thanh toán Có TK 515 Số chiết khấu đƣợc hƣởng 8) Đối với nguyên, vật liệu nhập khẩu - Doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ Nợ TK 152, 153 Giá có thuế nhập kho Có TK 331 Thuế GTGT đƣợc khấu trừ Có TK 3333 Thuế GTGT hàng nhập khẩu Đồng thời ghi Nợ TK 133 Thuế GTGT đƣợc khấu trừ Có TK 33312 SVTH: thuế GTGT hàng nhập khẩu Trang: 16 GVHD: Đoàn Thị Lành Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Doanh nghiệp nộp thuế theo phƣơng pháp trực tiếp hoặc thuộc đối tƣợng không phải nộp thuế GTGT Nợ TK 152, 153 Giá có thuế NK và thuế GTGT hàng NK Có TK 331 Có TK 3333 Thuế xuất, nhập khẩu Có TK 33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu 9) Các chi phí mua vận chuyển… nguyên, vật liệu, công cụ về nhập kho của doanh nghiệp Nợ TK 152, 153 Nợ TK 133 Có TK 111,112,141,331… 10) Đối với nguyên, vật liệu, công cụ thừa phát hiện khi kiểm kê: - Nếu chƣa xác định đƣợc nguyên nhân Nợ TK 152,153 NVL, CCDC thừa Có TK 3381 Tài sản thừa chờ xử lý Có quyết định xử lý: Nợ Tk 3381 Tài sản thừa chờ xử lý Có TK 711, 3388 Thu nhập khác, phải trả phải nộp khác - Nếu hàng thừa so với hóa đơn thì ghi: Nợ TK 002 Vật tƣ hàng hóa nhận giữ hộ, nhận gia công Khi trả lại nguyên, vật liệu cho đơn vị khác Có TK 002 1) Xuất kho nguyên, vật liệu sử dụng Nợ TK 621 Dùng cho sản xuất Nợ TK 641,627,642 Dùng cho QLPX, BH, QLDN Nợ TK 241 Dùng cho xây dựng cơ bản, sửa chữa lớn TSCĐ Nợ TK 154 Xuất gia công chế biến Có TK 152 2) Xuất kho nguyên, vật liệu nhƣợng bán, cho vay (nếu có) Nợ TK 632 Xuất bán Nợ TK 1388 Cho vay Có TK 152 SVTH: Trang: 17 GVHD: Đoàn Thị Lành Báo cáo thực tập tốt nghiệp 3) Xuất nguyên, vật liệu góp vốn liên doanh với các đơn vị khác - Nếu giá đƣợc đánh giá lớn hơn giá thực tế của nguyên, vật liệu đem góp Giá do hợp đồng liên doanh đánh giá Nợ TK 128, 222 Có TK 152 Giá thực tế Có TK 711 Phần chênh lệch tăng - Nếu giá đƣợc đánh giá nhỏ hơn giá thực tế của nguyên, vật liệu đem góp: Nợ TK 128, 222 Nợ TK 811 Phân chênh lệch giảm Có TK 152 4) Đối với nguyên, vật liệu thiếu khi kiểm kê - Nếu hao hụt trong định mức Nợ Tk 632 Giá vốn hàng bán Có TK 152, 153 - Nếu hao hụt chƣa xác định nguyên nhân Nợ TK 1381 Tài sản thiếu chờ xử lý Có TK 152, 153 Căn cứ biên bản xác định giá trị vật liệu, công cụ thiếu hụt mất mát và biên bản xử lý: Nợ TK 1388 Phải thu khác Nợ TK 111 tiền mặt Nợ TK 334 Trừ vào lƣơng Nợ TK 632 Phần còn lại tính vào giá vốn Có TK 1381 Tài sản thiếu chờ xử lý * Kế toán xuất kho công cụ, dụng cụ: - Loại phân bổ 100% (1 lần) Những công cụ, dụng cụ, có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng nguyên, vật liệu ngắn, khi xuất dùng toàn bộ giá trị công cụ, dụng cụ đƣợc hạch toán vào đối tƣợng sử dụng: Nợ TK 627, 641, 642,… chi phí Có Tk 153 CCDC - Loại phân bổ hai chu kỳ trở lên (nhiều lần) + Khi xuất công cụ, dụng cụ loại phân bổ nhiều lần sử dụng cho sản xuất, kinh doanh: SVTH: Trang: 18 GVHD: Đoàn Thị Lành Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nợ Tk 142 Trong 1 năm Nợ Tk 242 Trên 1 năm Có TK 153 + Số phân bổ từng lần vào đối tƣợng sử dụng: Nợ TK 627,641,642,241,… mức giá trị phân bổ trong kỳ Có TK 142, 242 + Khi công cụ dụng cụ báo hỏng, mất mát hoặc hết thời gian sử dụng: Nợ Tk 1528 Giá trị phế liệu thu hồi (nếu có) Nợ TK 138 Bắt bồi thƣờng Nợ TK 641, 642, 627 Số phân bổ lần cuối Có TK 142, 242 Giá trị còn lại 1.4.2. Theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ 1.4.2.1. Đặc điểm của phƣơng pháp kiểm kê định kỳ Là phƣơng pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ của vật tƣ hàng hóa trên sổ kế toán tổng hợp. Giá trị NVL, Giá trị NVL, Giá trị NVL, CCDC xuất = CCDC tồn + CCDC nhập dùng trong đầu kỳ trong kỳ kỳ - Giá trị NVL, CCDC xuất trong kỳ Phƣơng pháp kiểm kê định kỳ thì mọi biến động tăng, giảm của vật tƣ, hàng hóa không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho mà đƣợc theo dõi, phản ánh trên một tài khoản kế toán riêng, tài khoản 611 “Mua hàng”. Phƣơng pháp kiểm kê định kỳ áp dụng tại các doanh nghiệp có nhiều loại vật tƣ, hàng hóa với quy cách, mẫu mã đa dạng, giá trị thấp, đƣợc xuất dùng hay bán thƣờng xuyên. 1.4.2.2. Tài khoản sử dụng: TK 611, Tk 511, 152, 111, 112, 131, 331,… - Tài khoản 611 “Mua hàng” Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị nguyên, vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa mua vào trong kỳ. * Nội dung, kết cấu tài khoản 611 Tài khoản chi phí, tài khoản trung gian không có số dƣ đầu kỳ và cuối kỳ: Bên Nợ: - Kết chuyển trị giá thực tế của hàng hóa, nguyên, vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho đầu kỳ. SVTH: Trang: 19 GVHD: Đoàn Thị Lành Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Trị giá thực tế của hàng hóa, nguyên, vật liệu, công cụ, dụng cụ mua vào trong kỳ, hàng hóa đã bán bị trả lại. Bên Có: - Kết chuyển trị giá thực tế của hàng hóa, nguyên, vật liệu, công cụ dụng cụ xuất sử dụng trong kỳ, hoặc trị giá thực tế hàng hóa xuất bán. - Trị giá thực tế của hàng hóa, nguyên, vật liệu, công cụ dụng cụ mua vào trả lại cho ngƣời bán, hoặc đƣợc giảm giá. Tài khoản 611 có 2 tài khoản cấp 2: Tk 6111: Mua nguyên, vật liệu TK 6112: Mua hàng hóa 1.4.2.3. Phƣơng pháp hạch toán 1) Đầu kỳ kết chuyển giá trị thực tế của nguyên, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn đầu kỳ Nợ TK 611 (trị giá thực tế NVL, CCDC nhập kho) Có Tk 151, 152, 153 2) Trong kỳ, khi mua nguyên, vật liệu, công cụ dụng cụ căn cứ vào hóa đơn, chứng từ mua hàng, phiếu nhập kho: Nợ TK 611 Trị giá thực tế hàng nhập kho Nợ TK 133 Doanh nghiệp áp dụng thuế theo phƣơng pháp khấu trừ Có TK 111, 112, 141, 331 tổng tiền thanh toán 3) Doanh nghiệp đƣợc cấp phát vốn, nhận góp vốn liên doanh bằng giá trị NVL, CCDC Nợ TK 611 Trị giá NVL, CCDC nhập kho Có TK 411 4) Nhập kho vật liệu, CCDC do thu hồi góp vốn, căn cứ vào giá trị vật liệu, CCDC do hội đồng liên doanh đánh giá: Nợ TK 611 Có TK 222 Vốn góp liên doanh 5) Cuối kỳ căn cứ kết quả kiểm kê giá trị NVL, CCDC tồn cuối kỳ Nợ Tk 152, 153 Có TK 611 Mua hàng SVTH: Trang: 20