Tài liệu Kế toán nguyên liệu, vật liệu tại công ty cổ phần gạch ngói và xây lắp hưng nguyên - nghệ an

PHẦN I: MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong nền sản xuất hàng hóa vận động theo cơ chế thị trường có sự tham gia của nhiều thành phần kinh tế dưới sự quản lý của Nhà nước, các doanh nghiệp luôn phải đối mặt với cạnh tranh. Muốn thắng lợi trong cạnh tranh, một vấn đề quan trọng mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng phải quan tâm là giảm chi phí sản xuất. Trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên liệu vật liệu là yếu tố cấu thành nên một sản phẩm và chi phí nguyên liệu, vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm đó. Trong môi trường kinh doanh, thị trường nguyên liệu vật liệu không ổn định mà thường xuyên biến động phức tạp, chỉ cần có sự biến động nhỏ về khoản chi phí nguyên liệu vật liệu cũng làm ảnh hưởng đáng kể tới giá thành sản phẩm và lợi nhuận của doanh nghiệp. Một vấn đề lớn đó là nguyên liệu, vật liệu có hạn, muốn tạo sản phẩm trở nên tốt hơn và đáp ứng được yêu cầu cũng như thị hiếu của khách hàng mỗi doanh nghiệp cần phải biết tạo ra nhiều mẫu mã, sản phẩm đa dạng hơn. Doanh nghiệp phải biết cách tiết kiệm, quản lý đúng đắn nguồn nguyên liệu sao cho phù hợp với tình hình sản xuất. Nếu không đáp ứng đầy đủ thì doanh nghiệp sẽ trở nên thất bại trong kinh doanh vì không đáp ứng được các hợp đồng sẽ làm cho công ty mất đi khách hàng và uy tín của mình cũng đồng nghĩa với không tạo ra doanh thu, lợi nhuận. Vì vậy doanh nghiệp không chỉ quan tâm tới kế toán tập hợp các khoản chi phí này mà còn phải tổ chức kế toán nguyên liệu vật liệu một cách khoa học và hợp lý. Kế toán nguyên liệu, vật liệu được tổ chức một cách khoa học cùng với một kế toán viên có trình độ chuyên môn tốt sẽ giúp công ty tiết kiệm được khoản chi phí nguyên liệu, vật liệu từ đó làm giảm được giá thành sản phẩm mà vẫn giữ được chất lượng sản phẩm tốt. Đó là cơ sở để nâng cao sức cạnh tranh của hàng hóa, thu hút các nhà đầu tư và khách hàng. Bên cạnh đó, nó còn giúp tăng nhanh vòng quay của vốn lưu động từ đó nâng cao lợi nhuận giúp cải thiện đời sống cán bộ nhân viên, đầu tư mở rộng sản xuất và dây chuyền công nghệ. Công ty cổ phần gạch ngói và xây lắp Hưng Nguyên - Nghệ An tiền thân là xí nghiệp gạch ngói Hưng Nguyên, được thành lập ngày 19/5/1973 với 100% cán 1 bộ công nhân viên là thanh niên xung phong, dân công hỏa tuyến, bộ đội chuyển ngành về làm việc. Trải qua hơn 40 năm xây dựng và không ngừng phát triển, tuy có những lúc tình hình sản xuất của doanh nghiệp chưa thực sự đạt kết quả cao nhưng được sự giúp đỡ của Nhà nước, doanh nghiệp đã đầu tư xây dựng máy móc thiết bị tiên tiến hiện đại cùng với mô hình sản xuất mới. Đến nay, sản phẩm của công ty đã có mặt rộng rãi trên thị trường trong và ngoài tỉnh. Các sản phẩm của công ty cổ phần gạch ngói và xây lắp Hưng Nguyên luôn có giá thành thấp hơn mà vẫn giữ được chất lượng sản phẩm tốt. Sở dĩ công ty đạt được các thành tích như vậy là nhờ sự đóng góp quan trọng của đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ cao và việc tổ chức kế toán nguyên liệu, vật liệu một cách khoa học và hợp lý. Kế toán nguyên liệu, vât liệu là một trong những yếu tố rất quan trọng trong việc tổ chức và hạch toán vật liệu chính xác, kịp thời giúp tốc độ chu chuyển vốn tăng nhanh. Xuất phát từ nhận thức đó, tôi đã lựa chọn đề tài “Kế toán nguyên liệu, vật liệu tại công ty Cổ phần gạch ngói và xây lắp Hưng Nguyên - Nghệ An”. 2. Mục tiêu nghiên cứu - Mục tiêu chung: Đánh giá công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu tại công ty cổ phần gạch ngói và xây lắp Hưng Nguyên – Nghệ An. - Mục tiêu cụ thể: + Hệ thống hóa cơ sở lý luận về kế toán nguyên liệu, vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. + Phân tích thực trạng kế toán nguyên liệu, vật liệu tại công ty Cổ phần gạch ngói và xây lắp Hưng Nguyên. + Đánh giá, nhận xét về thực trạng kế toán nguyên liệu, vật liệu tại công ty, đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán nguyên liệu, vật liệu tại công ty Cổ phần gạch ngói và xây lắp Hưng Nguyên. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Kế toán nguyên liệu, vật liệu tại công ty Cổ phần gạch ngói và xây lắp Hưng Nguyên - Nghệ An. - Phạm vi nghiên cứu: + Không gian: Công ty cổ phần gạch ngói và xây lắp Hưng Nguyên. + Thời gian: Số liệu thứ cấp được thu thập trong 3 năm 2012 - 2014. 2 Số liệu sơ cấp được dùng để đánh giá về công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu của công ty trong năm 2014. Thời gian nghiên cứu: 20/1/2015 đến 22/3/2015 4. Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp thu thập số liệu: Phương pháp này được áp dụng trong quá trình nghiên cứu đề tài gồm thu thập số liệu sơ cấp và thứ cấp. Thu thập số liệu thứ cấp là sử dụng tài liệu có sẵn trong nghiên cứu để thu thập thông tin số liệu của Công ty mà mình mong muốn, từ đó có cái nhìn tổng quan về kế toán nguyên liệu vật liệu Công ty theo quy định của Nhà nước, có cơ sở để so sánh giữa lý luận và thực tiễn. Sau khi số liệu được thu thập và xử lý thì sẽ được chọn lọc để đưa lên bài báo cáo. Thu thập số liệu sơ cấp là trực tiếp thu thập thông tin từ các nghiệp vụ phát sinh tại phòng kế toán tại Công ty. - Phương pháp phỏng vấn chuyên gia: Đây là phương pháp thu thập dữ liệu một cách chính xác và đầy đủ nhất. Đối tượng phỏng vấn là kế toán trưởng và nhân viên phòng kế toán Công ty. Phương pháp này giúp thu được những đánh giá chủ quan về thực trạng công tác kế toán nói chung và công tác kế toán nguyên liệu vật liệu của Công ty nói riêng. Mục đích của phương pháp này là nhằm xác thực lại sự chính xác của thông tin. Nội dung phỏng vấn là những câu hỏi liên quan đến kế toán nói chung và cụ thể về công tác kế toán nguyên liệu vật liệu tại Công ty. - Phương pháp so sánh: Được thực hiện thông qua đối chiếu các sự vật hiện tượng với nhau để thấy được những điểm giống và khác nhau. Trong quá trình nghiên cứu kế toán nguyên liệu, vật liệu của Công ty, phương pháp này được cụ thể hóa bằng việc đối chiếu lý luận với thực tế tổ chức công tác kế toán nguyên liệu vật liệu tại Công ty, đối chiếu chứng từ gốc với các sổ kế toán liên quan, đối chiếu số liệu cuối kỳ giữa sổ Cái và các bảng tổng hợp chi tiết để có kết quả chính xác khi lên báo cáo tài chính. - Phương pháp kế toán: Sử dụng chứng từ, tài khoản sổ sách của Công ty để hệ thống hóa và kiểm soát thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. Đây là phương pháp được sử dụng chủ yếu trong hạch toán kế toán và phương 3 pháp này giúp ta kiểm tra việc hạch toán của đơn vị có phù hợp với chế độ kế toán hiện hành của Nhà nước hay không. - Phương pháp nghiên cứu, tham khảo tài liệu: Đọc, tham khảo, tìm hiểu các giáo trình do các giảng viên biên soạn để giảng dạy và các giáo trình, tài liệu khác ở trung tâm học liệu để có được những thông tin có ích và làm tiền đề cho bài báo cáo. 5. Kết cấu của đề tài Đề tài nghiên cứu có những nội dung chính như sau: Phần I: Lời mở đầu Phần II: Nội dung nghiên cứu Chương I: Cơ sở lý luận về kế toán nguyên liệu, vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Chương II: Thực trạng kế toán nguyên liệu, vật liệu tại công ty cổ phần gạch ngói và xây lắp Hưng Nguyên. Chương III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên liệu, vật liệu tại công ty cổ phần gạch ngói và xây lắp Hưng Nguyên. Phần III: Kết luận 4 PHẦN II: NỘI DUNG NGHIÊN CỨU CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT KINH DOANH 1.1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT KINH DOANH 1.1.1. Một số khái niệm cơ bản - Nguyên liệu, vật liệu của doanh nghiệp là những đối tượng mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp (Nguồn: [2]). - Ngoài ra còn có một số khái niệm khác về nguyên liệu, vật liệu như: + Nguyên liệu, vật liệu là đối tượng lao động đã được thay đổi do lao động có ích tác động vào nó. Nguyên liệu, vật liệu là đối tượng lao động nhưng không phải bất cứ một đối tượng lao động nào cũng là nguyên liệu vật liệu mà chỉ trong điều kiện đối tượng lao động mà do lao động làm ra thì mới hình thành nguyên liệu vật liệu. + Nguyên liệu, vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, giá trị nguyên liệu vật liệu tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh tạo nên giá trị của sản phẩm dịch vụ tùy thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì giá trị nguyên liệu vật liệu chiếm tỷ trọng lớn và chủ yếu trong giá trị sản phẩm. 1.1.2. Đặc điểm của nguyên liệu, vật liệu Nguyên liệu, vật liệu là đối tượng lao động, là 1 trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất: đối tượng lao động, tư liệu lao động và lao động. Nguyên liệu, vật liệu có các đặc điểm sau: - Thay đổi về hình thái, không giữ nguyên trạng thái ban đầu khi đưa vào sản xuất và chuyển toàn bộ giá trị vào giá trị của sản phẩm được sản xuất ra. - Tham gia vào 1 chu kỳ kinh doanh. - Chiếm tỷ lệ khá lớn trong chi phí giá thành sản phẩm và là một bộ phận dự trữ của doanh nghiệp. 5 1.1.3. Vị trí của nguyên liệu, vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh Nguyên liệu, vật liệu có một vị trí quan trọng đối với quá trình sản xuất, chi phí vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất cũng như giá thành sản phẩm. Trên thực tế để sản xuất bất kỳ một sản phẩm nào thì doanh nghiệp đều phải cần đến nguyên liệu vật liệu. Chất lượng sản phẩm sản xuất ra phụ thuộc vào chất lượng nguyên vật liệu đầu vào như thế nào. Nguyên liệu, vật liệu có đảm bảo đúng quy cách, chủng loại, sự đa dạng thì sản phẩm sản xuất mới đạt yêu cầu và phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng ngày càng cao của xã hội. Nguyên liệu, vật liệu có ý nghĩa sống còn đối với doanh nghiệp. Chính vì vậy công ty cần tăng cường công tác kế toán, quản lý nguyên liệu vật liệu tốt, phấn đấu tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm. 1.1.4. Phân loại nguyên liệu, vật liệu Nguyên liệu, vật liệu (NLVL) sử dụng trong các doanh nghiệp có nhiều loại, nhiều vai trò và công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Trong điều kiện đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải phân loại nguyên liệu, vật liệu thì mới tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán nguyên liệu vật liệu. Có nhiều tiêu thức phân loại nguyên liệu, vật liệu nhưng thông thường kế toán sử dụng một số các tiêu thức sau: - Nếu căn cứ theo nội dung kinh tế có thể chia nguyên liệu vật liệu ra thành các nhóm: + Nguyên liệu, vật liệu chính: Là những nguyên liệu vật liệu cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm (cũng có thể là bán thành phẩm mua ngoài). Ví dụ, đối với các doanh nghiệp dệt thì NLVL chính là các sợi khác nhau là sản phẩm của các doanh nghiệp dệt… Vì vậy, khái niệm NLVL chính gắn liền với từng DN sản xuất cụ thể. Trong các doanh nghiệp kinh doanh thương mại, dịch vụ không đặt ra khái niệm NLVL chính, phụ. Nguyên liệu vật liêu chính cũng bao gồm cả bán thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất chế tạo sản phẩm hàng hóa. + Vật liệu phụ: là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất không cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm mà có thể kết hợp với 6 nguyên liệu, vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bên ngoài, làm tăng thêm chất lượng hoặc giá trị của sản phẩm. Vật liệu phụ cũng có thể được sử dụng để tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm được thực hiện bình thường hoặc phục vụ cho nhu cầu công nghệ, kỹ thuật phục vụ cho quá trình lao động. + Nhiên liệu: là một loại vật liệu phụ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng như xăng, dầu, ở thể rắn như các loại than đá, than bùn và ở thể khí như ga… + Phụ tùng thay thế: là những vật tư, sản phẩm dùng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị, tài sản cố định, phương tiện vận tài… + Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: là những loại vật liệu, thiết bị dùng trong xây dựng cơ bản như: gạch, đá, cát, xi măng, sắt thép… Đối với thiết bị xây dựng cơ bản gồm cả thiết bị cần lắp, không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt vào công trình xây dựng cơ bản như các loại thiết bị điện, các loại thiết bị vệ sinh. + Phế liệu: Là những phần vật chất mà doanh nghiệp có thể thu hồi được trong quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. - Trường hợp căn cứ vào nguồn cung cấp, kế toán có thể phân loại nguyên liệu vật liệu thành các nhóm khác như: + Nguyên liệu, vật liệu mua ngoài là nguyên liệu vật liệu do doanh nghiệp mua ngoài mà có, thông thường mua của nhà cung cấp. + Vật liệu tự chế biến là vật liệu do doanh nghiệp sản xuất ra và sử dụng như là nguyên liệu để sản xuất ra sản phẩm. + Vật liệu thuê ngoài gia công là vật liệu mà doanh nghiệp không tự sản xuất, cũng không phải mua ngoài mà thuê các cơ sở gia công. + Nguyên liệu, vật liệu nhận góp vốn liên doanh là nguyên liệu vật liệu do các bên liên doanh góp vốn theo thỏa thuận trên hợp đồng liên doanh. + Nguyên liệu, vật liệu được cấp là nguyên liệu vật liệu do đơn vị cấp trên cấp theo quy định. - Trường hợp phân loại theo mục đích, công dụng: 7 + Nguyên liệu, vật liệu dùng cho sản xuất kinh doanh. + Nguyên liệu, vật liệu dùng cho phục vụ quản lý. + Nguyên liệu, vật liệu dùng cho nhu cầu khác. 1.1.5. Đánh giá nguyên liệu, vật liệu 1.1.5.1. Mục đích và nguyên tắc đánh giá nguyên liệu, vật liệu * Mục đích: Đánh giá nguyên liệu, vật liệu là xác định giá trị nguyên liệu vật liệu theo một nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất. Đánh giá nguyên liệu vật liệu có chính xác, trung thực thì mới đảm bảo cho việc quản lý nguyên liệu vật liệu chặt chẽ và có hiệu quả. * Nguyên tắc: Nguyên liệu, vật liệu là tài sản dự trữ sản xuất thuộc tài sản lưu động phải được đánh giá theo giá vốn thực tế của nguyên liệu, vật liệu mua sẵn gia công chế biến tức là giá trị của nguyên liệu vật liệu phản ánh trên các sổ sách kế toán tổng hợp, trên bảng tổng kết tài sản và các loại báo cáo kết quả khác nhất thiết phải phản ánh theo giá vốn thuế. Song do đặc điểm của nguyên liệu vật liệu có nhiều loại, nhiều thứ, thường xuyên biến động trong quá trình sản xuất kinh doanh và yêu cầu của công tác nguyên liệu vật liệu phản ánh kịp thời hằng ngày tình hình biến động và số liệu của nguyên liệu vật liệu nên trong công tác kế toán nguyên liệu vật liệu còn có thể được đánh giá theo giá hạch toán của nguyên liệu vật liệu. 1.1.5.2. Cách tính nguyên liệu, vật liệu theo giá thực tế (giá gốc) * Tính giá vật liệu nhập: - Vật liệu mua ngoài: Giá nhập kho = Giá mua ghi trên hóa đơn + Các khoản thuế nhập khẩu, thuế khác (nếu có) + Chi phí thu mua thực tế - Khoản giảm giá được hưởng. - Vật liệu tự sản xuất: Giá nhập kho là giá thành thực tế sản xuất vật liệu. - Vật liệu thuê ngoài chế biến: Giá nhập kho = Giá xuất vật liệu đem chế biến + Tiền thuê chế biến + Chi phí vận chuyển, bốc dỡ vật liệu đi và về. - Vật liệu được cấp: Giá nhập kho = Giá do đơn vị cấp thông báo + Chi phí vận chuyển, bốc dỡ. - Vật liệu nhận vốn góp: Giá nhập kho là giá do hội đồng định giá xác định (được sự chấp nhận của các bên có liên quan). 8 - Vật liệu được biếu tặng: Giá nhập kho là giá thực tế được xác định theo thời gian trên thị trường. * Tính giá vật liệu xuất: Tính giá theo giá thực tế. Ngoài ra còn có các phương pháp khác như sau: - Phương pháp thực tế đích danh: Phương pháp này đòi hỏi kế toán phải biết hàng tồn kho trong kho thuộc những lần nhập nào, đơn giá là bao nhiêu. Giá trị xuất dùng được tính chi tiết căn cứ vào số lượng và đơn giá của nó. Theo phương pháp này, kế toán sẽ sử dụng giá gốc thực sự của từng đơn vị hàng tồn kho để xác định giá trị hàng tồn kho. Đây là phương pháp hợp lý nhất trong 4 phương pháp, tuy nhiên đây cũng là phương pháp đòi hỏi nhiều công sức nhất vì phải nhận biết được giá gốc của từng đơn vị hàng tồn kho. Do vậy, phương pháp này thường áp dụng cho những doanh nghiệp có ít loại mặt hàng. Ưu điểm: Đây là phương pháp tốt nhất, tuân thủ nguyên tắc phù hợp của kế toán, chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế. Giá trị của hàng xuất kho đem bán phù hợp với doanh thu mà nó tạo ra. Giá trị hàng tồn kho được phản ánh đúng theo giá trị thực tế của nó. Nhược điểm: Việc áp dụng phương pháp này đòi hỏi những điều kiện khắt khe chỉ những doanh nghiệp kinh doanh có ít loại mặt hàng, hàng tồn kho có giá trị lớn, mặt hàng ổn định, theo dõi riêng và nhận diện được từng lô hàng thì mới có thể áp dụng được phương pháp này. - Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO): Theo phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được nhập trước thì xuất ra trước, và hàng tồn kho tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được nhập kho gần thời điểm cuối kỳ. Theo phương pháp này thì giá trị hàng tồn kho xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho tồn kho cuối kỳ được tính theo giá hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho. Ưu điểm: Có thể tính được ngay trị giá vốn hàng xuất kho từng lần xuất hàng, do vậy đảm bảo cung cấp số liệu kịp thời cho kế toán ghi chép các khâu tiếp theo cũng như cho quản lý. Trị giá vốn của hàng tồn kho sẽ tương đối sát 9 với giá thị trường của mặt hàng đó. Vì vậy chỉ tiêu hàng tồn kho trên báo cáo kế toán có ý nghĩa thực tế hơn. Nhược điểm: Làm cho doanh thu hiện tại không phù hợp với những khoản chi phí hiện tại. Theo phương pháp này doanh thu hiện tại được tạo ra bởi giá trị sản phẩm, vật tư, hàng hóa đã có được từ cách đó rất lâu. Đồng thời nếu số lượng, chủng loại mặt hàng nhiều, phát sinh nhập xuất liên tục dẫn đến những chi phí cho việc hạch toán cũng như khối lượng công việc sẽ tăng lên rất nhiều. - Phương pháp tính giá theo giá thực tế bình quân gia quyền: Theo phương pháp bình quân gia quyền, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho tương tự đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho được mua hoặc được sản xuất trong kỳ. Giá trị trung bình có thể được tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi nhập một hàng tồn kho về, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp. Giá thực tế xuất kho = Số lượng xuất kho x Đơn giá thực tế bình quân Đơn giá thực tế bình quân được tính bằng nhiều cách: + Phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ: Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít doanh điểm nhưng số lần nhập, xuất mặt hàng lại nhiều, căn cứ vào giá thực tế, tồn đầu kỳ để kế toán xác định giá bình quân của một đơn vị sản phẩm hàng hóa. Giá trị hàng tồn đầu kỳ + Giá trị hàng thực tế nhập Đơn giá bình quân cả kỳ trong kỳ = dự trữ Số lượng hàng tồn đầu kỳ + Số lượng hàng nhập trong kỳ + Phương pháp bình quân cuối kỳ trước: Phương pháp này khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động của nguyên liệu vật liệu, hàng hóa. Tuy nhiên lại không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả. Đơn giá bình quân cuối kỳ trước Giá trị hàng tồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước) = Số lượng hàng tồn đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước) 10 + Phương pháp đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập: Ưu điểm: Phương pháp này khắc phục được nhược điểm của 2 phương pháp trên, vừa chính xác, vừa cập nhật được thường xuyên liên tục. Nhược điểm: tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần. Đơn giá bình quân sau mỗi Giá thực tế tồn kho sau mỗi lần nhập = lần nhập Lượng thực tế tồn kho sau mỗi lần nhập - Phương pháp giá bán lẻ: Phương pháp này thường được dùng trong ngành bán lẻ để tính giá trị của hàng tồn kho với số lượng lớn các mặt hàng thay đổi nhanh chóng và có lợi nhuận biên tương tự mà không thể sử dụng các phương pháp tính giá gốc khác. Giá gốc hàng tồn kho được xác định bằng cách lấy giá bán của hàng tồn kho trừ đi lợi nhuận biên theo tỷ lệ phần trăm hợp lý. Tỷ lệ được sử dụng có tính đến các mặt hàng đó bị hạ giá xuống thấp hơn giá bán ban đầu của nó. Thông thường mỗi bộ phận bán lẻ sẽ sử dụng một tỷ lệ phần trăm bình quân riêng. Chi phí mua hàng trong kỳ được tính cho hàng tiêu thụ trong kỳ và hàng tồn kho cuối kỳ. Việc lựa chọn tiêu thức phân bổ chi phí mua hàng tùy thuộc tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp nhưng phải thực hiện theo nguyên tắc nhất quán. Phương pháp giá bán lẻ được áp dụng cho một số đơn vị đặc thù (ví dụ như các đơn vị kinh doanh siêu thị hoặc tương tự). Đặc điểm của loại hình kinh doanh siêu thị là chủng loại mặt hàng rất lớn, mỗi mặt hàng lại có số lượng lớn. Khi bán hàng, các siêu thị không thể tính ngay giá vốn của hàng bán vì chủng loại và số lượng các mặt hàng bán ra hàng ngày rất nhiều, lượng khách hàng đông. Vì vậy, các siêu thị thường xây dựng một tỷ lệ lợi nhuận biên trên giá vốn hàng mua vào để xác định ra giá bán hàng hóa (tức là doanh thu). Sau đó, căn cứ doanh số bán ra và tỷ lệ lợi nhuận biên, siêu thị sẽ xác định giá vốn hàng đã bán và giá trị hàng còn tồn kho. Ngành kinh doanh bán lẻ như hệ thống các siêu thị đang phát triển mạnh mẽ. Mặc dù Chuẩn mực Việt Nam chưa có quy định cách tính giá gốc hàng tồn kho theo phương pháp bán lẻ nhưng thực tế các siêu thị vẫn áp dụng vì các 11 phương pháp khác đã quy định trong Chuẩn mực không phù hợp để tính giá trị hàng tồn kho và giá vốn hàng bán của siêu thị. Việc bổ sung quy định này là phù hợp với thực tiễn kinh doanh bán lẻ tại Việt Nam và phù hợp với thông lệ quốc tế. Các thông tin về doanh số của siêu thị được xác định hàng ngày sẽ là căn cứ để xác định giá vốn và giá trị hàng tồn kho của siêu thị. 1.1.6. Yêu cầu quản lý kế toán nguyên liệu, vật liệu Quản lý chặt chẽ và sử dụng tiết kiệm từ khâu thu mua đến khâu bảo toàn sử dụng, dự trữ là một vấn đề khó khăn và cần quan tâm của nhà quản lý doanh nghiệp. - Khâu thu mua: Phát sinh ngoài quá trình sản xuất của doanh nghiệp song nó liên quan trực tiếp. Thực hiện tốt khâu thu mua không những đảm bảo nguồn cung cấp thường xuyên, liên tục mà còn đảm bảo được số lượng, quy cách, giá cả của nguyên liệu vật liệu giúp cho sản xuất hoàn thành kế hoạch đặt ra. Ngược lại, nếu thực hiện không tốt nó sẽ gây khó khăn cho quá trình sản xuất. - Khâu bảo quản, dự trữ nguyên liệu vật liệu cũng phải quan tâm, chú ý. Doanh nghiệp cần phải xác định mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại nguyên liệu vật liệu đảm bảo không thiếu hụt và tránh ứ đọng. Góp phần hạ thấp chi phí tồn kho, làm tăng vòng quay của vốn nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp. - Khâu sử dụng: Nguyên liệu vật liệu phải quản lý chặt chẽ sử dụng sao cho tiết kiệm trên cơ sở xác định các định mức dự toán. Như vậy, doanh nghiệp mới có thể hạ thấp được chi phí. Quán triệt những yêu cầu quản lý nguyên liệu vật liệu sẽ thực hiện tốt công tác kế toán nguyên liệu vật liệu. 1.2. KẾ TOÁN NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT KINH DOANH 1.2.1. Nhiệm vụ của kế toán nguyên liệu, vật liệu Quản lý chặt chẽ tình hình cung cấp, bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên liệu vật liệu là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý hoạt động SXKD ở DN. Để góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả quản lý nguyên liệu vật liệu kế toán cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Phản ánh chính xác, kịp thời và kiểm tra chặt chẽ tình hình cung cấp nguyên liệu vật liệu trên các mặt: số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị và thời gian cung cấp. 12 - Tính toán và phân bổ chính xác kịp thời giá trị vật chất xuất dùng cho các đối tượng khác nhau, kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện định mức tiêu hao vật liệu, phát hiện và ngăn chặn kịp thời những trường hợp sử dụng sai mục đích, lãng phí. - Thường xuyên kiểm tra việc thực hiện định mức dự trữ vật liệu, phát hiện kịp thời vật liệu ứ đọng, kém phẩm chất, chưa cần dùng và có biện pháp giải phóng để thu hồi vốn nhanh chóng và hạn chế những thiệt hại. - Thực hiện việc kiểm kê vật liệu theo yêu cầu quản lý, lập các báo cáo về vật liệu, tham gia công tác phân tích việc thực hiện kế hoạch thu mua, dự trữ và sử dụng vật liệu. 1.2.2. Kế toán chi tiết nguyên liệu, vật liệu 1.2.2.1. Chứng từ sử dụng Để theo dõi tình hình nhập xuất nguyên liệu vật liệu, doanh nghiệp cần sử dụng rất nhiều loại chứng từ khác nhau. Có những chứng từ do doanh nghiệp tự lập như phiếu nhập kho,… cũng có những chứng từ do các đơn vị khác lập, giao cho doanh nghiệp như hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn GTGT và có những chứng từ mang tính chất bắt buộc như thẻ kho, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho… cũng có chứng từ mang tính chất hướng dẫn như biên bản kiểm nghiệm, phiếu xuất vật tư theo hạn mức, … Tuy nhiên, cho dù sử dụng loại chứng từ nào thì doanh nghiệp cũng cần tuân thủ trình tự lập, phê duyệt và lưu chuyển chứng từ để phục vụ cho việc ghi sổ kế toán và nâng cao hiệu quả quản lý nguyên liệu vật liệu tại DN. Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các chứng từ kế toán về hàng tồn kho bao gồm: - Chứng từ nhập: + Hóa đơn giá trị gia tăng (Mẫu 01 GTKT - LL) + Hóa đơn bán hàng thông thường (Mẫu 02 GTGT - LN) + Phiếu nhập kho (Mẫu 01 - VT) + Biên bản kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu 03 - VT) - Chứng từ xuất: + Phiếu xuất kho (Mẫu 02 - VT) 13 + Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu 03 PXK - 3LL) + Phiếu xuất vật tư theo hạn mức + Bảng kê mua hàng (Mẫu 06 - VT) - Chứng từ theo dõi quản lý: + Thẻ kho (Mẫu S12 - DN) + Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (Mẫu 04 - VT) + Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu 05 - VT) 1.2.2.2. Trình tự luân chuyển chứng từ a) Thủ tục nhập kho: Căn cứ vào nhu cầu mua NLVL mà bộ phận mua hàng sẽ liên hệ với nhà cung cấp, lựa chọn người bán hàng và lập hợp đồng mua hàng. Khi NLVL đã đến, nếu cần kiểm nghiệm thì DN phải thành lập ban kiểm nghiệm. Ban này có nhiệm vụ kiểm nghiệm về mặt số lượng, chất lượng, quy cách NLVL và lập “Biên bản kiểm nghiệm nguyên liệu vật liệu”, biên bản phải ghi rõ kết luận của ban kiểm nghiệm. Bộ phận cung ứng kiểm tra hóa đơn, giấy báo nhận hàng, biên bản kiểm nghiệm (nếu có) và so sánh với hợp đồng mua hàng để tiến hành lập phiếu nhập vật tư tại kho. Thủ kho sau khi kiểm nhận xong phải ghi rõ số lượng thực nhập vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho khi đã đủ chữ ký của người phụ trách cung ứng, người giao và người nhận thì thủ kho nhận một bản cùng biên bản thừa, thiếu (nếu có) giao cho bộ phận cung ứng. Bản còn lại sau khi ghi vào thẻ kho được chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán, còn hợp đồng của người bán được giao cho phòng tài vụ làm thủ tục thanh toán rồi chuyển cho bộ phận kế toán làm căn cứ ghi sổ kế toán thu mua và nhập kho NLVL. b) Thủ tục xuất kho: Trong DN sản xuất, nguyên liệu vật liệu xuất dùng chủ yếu để phục vụ cho nhu cầu sản xuất, ngoài ra NLVL còn có thể xuất bán, xuất cho vay, di chuyển nội bộ. Trong mọi trường hợp xuất kho NLVL, bất cứ sử dụng cho mục đích gì đều phải thực hiện nghiêm ngặt việc cân, đong, đo, đếm tùy thuộc tính chất của từng loại NLVL. Trên các chứng từ xuất nguyên liệu vật liệu phải ghi rõ mục đích sử dụng NLVL. Phiếu xuất kho chỉ sử dụng trong các trường hợp xuất 14 kho NLVL không thường xuyên và số lượng ít. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên, 1 liên giao cho người lĩnh, 1 liên giao cho bộ phận cung ứng vật tư và 1 liên thủ kho giữ để ghi thẻ kho rồi chuyển cho phòng kế toán ghi đơn giá, tính thành tiền rồi ghi sổ. Do phiếu xuất kho chỉ có hiệu lực 1 lần, không phù hợp với các trường hợp sử dụng NLVL nhiều phát sinh thường xuyên trong tháng nên các DN ít sử dụng mà thay bằng “Phiếu xuất vật tư theo hạn mức”, phiếu này lập cho tháng nào chỉ có giá trị tháng đó. Cuối tháng nếu không dùng hết số NLVL đã lĩnh thì phải lập phiếu nhập vật tư mang đến kho cùng với NLVL thừa và phiếu xuất NLVL theo hạn mức. Thủ kho ghi số lượng thừa trả lại vào cả 2 phiếu. Đối với trường hợp xuất bán NLVL, bộ phận cung ứng căn cứ vào những thỏa thuận của khách hàng để lập “Hóa đơn bán hàng”. Phiếu này được lập thành 3 liên: 1 liên giao cho khách hàng, 1 liên cho bộ phận cung ứng và 1 liên giao cho thủ kho sử dụng để vào thẻ kho rồi chuyển cho phòng kế toán. Trường hợp xuất NLVL từ kho này sang kho khác trong nội bộ DN, bộ phận cung ứng lập “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ”. 1.2.2.3. Hệ thống sổ sách kế toán sử dụng Các loại vật tư trong doanh nghiệp là những tài sản dự trữ cho quá trình sản xuất gồm nguyên liệu vật liệu, công cụ dụng cụ… Do đặc tính và chủng loại của NLVL hàng ngày, kế toán phải ghi sổ cập nhật giúp các nhà quản lý nắm được tình hình nhập, xuất, tồn để có kế hoạch phù hợp trong việc quản lý và sử dụng. Trong danh mục hệ thống sổ sách kế toán theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các sổ sách kế toán vật liệu gồm: - Sổ chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu S10 – DN) - Bảng tổng hợp chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu S11 – DN) - Thẻ kho (Sổ kho) (Mẫu S12 – DN) - Bảng kê nhập xuất (nếu có) 15 1.2.2.4. Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên liệu vật liệu * Phương pháp kế toán ghi thẻ song song: Sơ đồ 1.1 - Sơ đồ kế toán ghi thẻ song song Chú giải: Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Đối chiếu, kiểm tra Đặc điểm của phương pháp thẻ song song là sử dụng các sổ chi tiết để theo dõi thường xuyên, liên tục sự biến động của từng mặt hàng tồn kho cả về số lượng và giá trị. Hàng ngày hoặc định kỳ, sau khi nhập chứng từ tại kho, kế toán tiến hành việc kiểm tra, ghi giá và phản ánh vào sổ chi tiết cả về mặt số lượng và giá trị. Cuối tháng, kế toán đối chiếu số liệu tồn kho theo chi tiết từng loại trên các sổ chi tiết với số liệu tồn kho trên thẻ kho và số liệu kiểm kê thực tế, nếu có chênh lệch phải xử lý kịp thời. Sau khi đối chiếu và đảm bảo số liệu đã khớp đúng, kế toán tiến hành lập bảng tổng hợp chi tiết Nhập - xuất - tồn kho nguyên liệu vật liệu. Số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết Nhập - xuất - tồn nguyên liệu vật liệu được dùng để đối chiếu với số liệu trên tài khoản 152 trên sổ Cái. Ưu điểm: Phương pháp này đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, đảm bảo độ tin cậy của thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho quản trị hàng tồn kho, rất tiện lợi khi DN xử lý công việc bằng máy tính. Nhược điểm: Khối lượng ghi chép lớn (đặc biệt trường hợp doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư). Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. 16 Điều kiện áp dụng: - Đối với kế toán thủ công: Thích hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loại vật tư, khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất ít, phát sinh không thường xuyên. - Đối với doanh nghiệp ứng dụng phần mềm kế toán: Áp dụng rộng rãi cho các doanh nghiệp, kể cả các doanh nghiệp có chủng loại vật tư nhiều, các nghiệp vụ kế toán nhập, xuất thường xuyên. * Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: Là sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển để theo dõi sự biến động của từng mặt hàng tồn kho cả về số lượng và trị giá. Việc ghi sổ chỉ thực hiện một lần vào cuối tháng và mỗi danh điểm vật liệu được ghi một dòng trên sổ đối chiếu luân chuyển. Hàng ngày hoặc định kỳ, sau khi nhận chứng từ tại kho, kế toán cần kiểm tra, ghi giá và phản ánh vào các bảng kê nhập, xuất cả về số lượng và giá trị theo từng loại vật liệu. Cuối tháng, kế toán cần tổng hợp số lượng và giá trị từng loại nguyên liệu vật liệu đã nhập, xuất trong tháng và tiến hành vào sổ đối chiếu luân chuyển. Kế toán cần đối chiếu số liệu tồn kho theo chi tiết từng loại trên sổ đối chiếu luân chuyển với số liệu tồn kho trên thẻ kho và số liệu kiểm kê thực tế, nếu có chênh lệch phải được xử lý kịp thời. Sơ đồ 1.2 - Sơ đồ kế toán chi tiết theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Chú giải: Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Đối chiếu, kiểm tra 17 Sau khi đối chiếu và đảm bảo số liệu đã khớp đúng, kế toán tiến hành tính tổng trị giá nguyên liệu vật liệu nhập - xuất trong kỳ và tồn kho cuối kỳ, số liệu này dùng để đối chiếu trên TK 152 trong sổ Cái. Ưu điểm: Phương pháp này đơn giản, dễ dàng ghi chép và đối chiếu, khối lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Nhược điểm: - Vẫn trùng lặp chỉ tiêu số lượng giữa ghi chép của thủ kho và kế toán. - Nếu không lập bảng kê nhập, bảng kê xuất vật tư thì việc sắp xếp chứng từ nhập, xuất trong cả tháng để ghi chép, đối chiếu luân chuyển dễ phát sinh nhầm lẫn sai sót. Nếu lập bảng kê nhập, bảng kê xuất thì khối lượng ghi chép vẫn lớn. - Việc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa thủ kho và phòng kế toán chỉ được tiến hành vào cuối tháng, vì vậy hạn chế việc kiểm tra của phòng kế toán. Theo phương pháp này, để báo cáo nhanh hàng tồn kho cần dựa vào số liệu trên thẻ kho. * Phương pháp sổ số dư: Là sử dụng sổ số dư để theo dõi sự biến động của từng mặt hàng tồn kho chỉ về mặt trị giá theo giá hạch toán, do đó phương pháp này thường được dùng cho các doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán vật liệu để ghi sổ kế toán trong kỳ. Sơ đồ 1.3 - Sơ đồ kế toán chi tiết theo phương pháp sổ số dư Chú giải: Ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Đối chiếu, kiểm tra 18 Định kỳ, sau khi nhận chứng từ tại kho, kế toán cần kiểm tra việc ghi chép của thủ kho và ký vào phiếu giao nhận chứng từ và cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Căn cứ vào các phiếu giao nhận chứng từ nhập (xuất), kế toán phản ánh số liệu vào bảng lũy kế nhập - xuất - tồn kho từng loại vật liệu. Cuối tháng, kế toán cần tổng hợp số liệu nhập, xuất trong tháng và xác định số dư cuối tháng của từng loại vật liệu trên bảng lũy kế số lượng tồn kho trên sổ số dư phải khớp với trị giá tồn kho trên bảng lũy kế, số liệu tổng cộng trên bảng lũy kế dùng để đối chiếu với số liệu trên TK 152 trong sổ Cái. Phương pháp này thích hợp với các DN thực hiện công việc kế toán thủ công, hạn chế sự trùng lặp trong công việc giữa thủ kho và nhân viên kế toán. Điều kiện áp dụng: - Nên áp dụng trong các doanh nghiệp sử dụng nhiều chủng loại vật tư hay kinh doanh nhiều mặt hàng, tình hình nhập, xuất vật tư, hàng hoá xảy ra thường xuyên. - Doanh nghiệp đã xây dựng được hệ thống đơn giá hạch toán sử dụng trong hạch toán chi tiết vật tư, hàng hoá và xây dựng được hệ thống danh điểm vật tư, hàng hoá hợp lý. Nhân viên kế toán hàng tồn kho có trình độ cao, đồng thời thủ kho của doanh nghiệp vừa có khả năng chuyên môn tốt, vừa ý thức được đầy đủ trách nhiệm trong quản lý vật tư, hàng hoá. 1.2.3. Kế toán tổng hợp nhập xuất kho nguyên liệu, vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên 1.2.3.1. Đặc điểm của phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập - xuất - tồn vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán. Trong trường hợp này, các tài khoản kế toán hàng tồn kho được sử dụng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng giảm của vật tư hàng hóa. Vì vậy giá trị của vật tư hàng hóa tồn kho trên sổ kế toán có thể được xác định ở mọi thời điểm trong kỳ kế toán theo công thức: Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ = Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ Trị giá hàng + nhập kho trong kỳ Trị giá hàng - xuất kho trong kỳ 19 Cuối kỳ, kế toán so sánh giữa số liệu kiểm kê thực tế vật tư, hàng hóa tồn kho và số liệu vật tư, hàng hóa tồn kho trên sổ kế toán. Nếu có sai sót chênh lệch thì phải xử lý kịp thời. Phương pháp kê khai thường xuyên áp dụng các đơn vị sản xuất và các đơn vị thương nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn, hàng có kỹ thuật, chất lượng cao. 1.2.3.2. Tài khoản sử dụng * Tài khoản 152 - Nguyên liệu, vật liệu Phản ánh số liệu có, tình hình tăng giảm các loại nguyên liệu, vật liệu theo giá thực tế của doanh nghiệp. Nội dung kết cấu TK 152: Bên Nợ: + Giá trị thực tế của nguyên liệu vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế biến, thuê ngoài gia công, nhận góp vốn liên doanh, được cấp hoặc từ các nguồn khác. + Giá trị thực tế của nguyên liệu vật liệu phát hiện thừa khi kiểm kê. Bên Có: + Giá trị thực tế của nguyên liệu vật liệu xuất kho cho sản xuất, để bán, thuê ngoài gia công hoặc góp vốn liên doanh. + Giá trị thực tế nguyên liệu vật liệu được giảm giá, chiết khấu mua hàng hoặc trả lại cho người bán. + Giá trị gốc nguyên liệu vật liệu hao hụt, mất mát phát hiện khi kiểm kê. Dư Nợ: Giá trị thực tế nguyên liệu vật liệu còn tồn kho lúc cuối kỳ. 1.2.3.3. Phương pháp hạch toán * Kế toán nhập nguyên liệu, vật liệu. 1) Mua nguyên liệu, vật liệu nhập kho. - Doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. Nợ TK 152 Giá mua chưa thuế Nợ TK 133 Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 141 Đã thanh toán tiền Có TK 331 Chưa thanh toán tiền Có TK 333 Thuế nhập khẩu (nếu có) - Doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp trực tiếp. Nợ TK 152 Tổng tiền thanh toán Có TK 111, 112, 141, 341, 331 20