Tài liệu Kế toán mặt hàng máy vi tính tại công ty tnhh thiết bị và giải pháp mạng hà nội (dntt

  • Số trang: 32 |
  • Loại file: DOC |
  • Lượt xem: 46 |
  • Lượt tải: 0
nganguyen

Đã đăng 34345 tài liệu

Mô tả:

Chuyên đề tốt nghiệp Trường ĐH Thương Mại CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI 1.1. Tính cấp thiết nghiên cứu của đề tài Theo xu thế của thị trường, các Doanh nghiệp không ngừng cạnh tranh để có thể đứng vững và phát triển. Mỗi Doanh nghiệp có những mục tiêu riêng và chiến lược cụ thể để đạt được mục tiêu ấy. Nhắc tới kế toán là nói tới một công cụ quản lý vô cùng hữu hiệu đối với mọi tổ chức và Doanh nghiệp. Trong quản lý ở các Doanh nghiệp, kế toán giữ vai trò quan trọng, là công cụ để điều hành quản lý các hoạt động kinh doanh diễn ra trong Doanh nghiệp, thực hiện việc bảo vệ tài sản, vật tư, tiền vốn của doanh nghiệp nhằm đảm bảo quyền chủ động sản xuất, kinh doanh, tự chủ về tài chính. Và tại Công ty DNTT, kế toán cũng phát huy tất cả các vai trò đó. Đặc biệt, công tác kế toán bán hàng lại càng đóng vai trò chủ đạo hơn đối với một công ty chuyên cung cấp các sản phẩm ra thị trường. Đối với một Doanh nghiệp với tuổi đời trên thị trường còn non trẻ như DNTT thì công tác kế toán bán hàng hết sức được chú trọng bởi công cụ này cho Công ty thấy ngay được mình có thể trụ vững được trên thị trường hay không và tiềm lực của mình đến đâu. Hoạt động bán hàng chính là điều kiện tiên quyết cho Công ty tồn tại và phát triền, thông qua hoạt động bán hàng Công ty có doanh thu, nhanh chóng thu hồi vốn kinh doanh đồng thời tạo ra lợi nhuận. Sau thời gian tìm hiểu, nghiên cứu tình hình hoạt động của Công ty nói chung và công tác kế toán bán hàng nói riêng cùng với kết quả phiếu điều tra trắc nghiệm báo cáo thực tập năm 2010 vừa qua, có rất nhiều vấn đề cấp thiết đặt ra đối với Công ty DNTT trong thới gian tới. Một trong những vấn đề nổi bật cần khắc phục là phải hoàn thiện kế toán bán hàng và cụ thể là kế toán mặt hàng máy vi tính – mặt hàng chiếm chủ yếu trong tổng doanh Nguyễn Thị Ngân Hà – SB 12H 1 Khoa Kế toán – kiểm toán Chuyên đề tốt nghiệp Trường ĐH Thương Mại thu của Công ty . Tìm ra những điểm mạnh, điểm yếu của các nghiệp vụ kế toán bán hàng từ đó đưa ra những biện pháp khắc phục phù hợp nhằm tối đa hóa lợi nhuận cho Công ty. Việc hoàn thiện kế toán bán hàng sẽ giúp Công ty quản lý chặt chẽ hơn tình hình tiêu thụ hàng hóa, phản ánh đúng đắn, kịp thời doanh thu bán hàng, tình hình thanh toán tiền hàng, đẩy nhanh khả năng thu hồi là luân chuyển vốn. Ngoài ra, hoàn thiện kế toán bán hàng sẽ giúp cho tài liệu mà kế toán cung cấp có mức độ chính xác cao, giúp các nhà quản trị phân tích, đánh giá đúng toàn bộ hoạt động kinh doanh. 1.2. Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài Trong thời gian thực tập tại Công ty cùng với các phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu thông qua điều tra, phỏng vấn, trắc nghiệm và quan sát, em đã rút ra được nhiều vấn đề trong công tác kế toán bán hàng tại ở Công ty DNTT. Đồng thời từ nhận thức trên, em lựa chọn nghiên cứu đề tài: “Kế toán mặt hàng máy vi tính tại công ty TNHH Thiết bị và Giải pháp mạng Hà Nội (DNTT)” làm chuyên đề tốt nghiệp của mình. Với hy vọng có thể góp một phần nhỏ nhằm hoàn thiện công tác kế toán mặt hàng máy vi tính, giúp công tác kế toán bán hàng phát huy có hiệu quả hơn cũng như giúp Công ty ngày càng phát triển và có chỗ đứng vững chắc trên thị trường. 1.3. Các mục tiêu nghiên cứu Trên cơ sở nghiên cứu các lý luận về nghiệp vụ kế toán bán hàng trước đó và qua tình hình thực tế tại Công ty DNTT, em đi sâu nghiên cứu các vấn đề cụ thể sau: - Tổng hợp và phân tích những kiến thức thực tế thu thập được về công tác kế toán bán hàng tại Công ty. - Phân tích thực trạng và đánh giá những ưu điểm và hạn chế trong công tác kế toán mặt hàng máy vi tính tại Công ty. Nguyễn Thị Ngân Hà – SB 12H 2 Khoa Kế toán – kiểm toán Chuyên đề tốt nghiệp Trường ĐH Thương Mại - Đề xuất được các giải pháp cho Công ty nhằm hoàn thiện kế toán mặt hàng máy vi tính. 1.4. Phạm vi nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu của chuyên đề tốt nghiệp đề cập đến những vấn đề liên quan đến công tác kế toán bán hàng và mặt hàng cụ thể ở đây là máy vi tính của công ty DNTT. Liên hệ thực tiễn tại Công ty TNHH Thiết bị và Giải pháp mạng Hà Nội, tên viết tắt là DNTT, địa chỉ: D5 – tầng 5 – Tòa nhà 96 – Phố Định Công – Quận Hoàng Mai – TP Hà Nội. Các số liệu nghiên cứu và phân tích thực tế các nghiệp vụ kế toán mặt hàng máy vi tính của quý IV năm 2009. 1.5. Vấn đề lý luận cơ bản về kế toán bán hàng và phân định nội dung nghiên cứu 1.5.1. Một số khái niệm nghiệp vụ bán hàng và nhiệm vụ của kế toán bán hàng trong Doanh nghiệp Thương mại a. Khái niệm về bán hàng Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp thương mại, nó chính là qúa trình giao quyền sở hữu về hàng hóa từ tay người bán sang tay người mua để nhận quyền sở hữu về tiền tệ hoặc quyền được đỏi tiền ở người mua. Về mặt kinh tế, bản chất của bán hàng chính là sự thay đổi hình thái giá trị của hàng hóa. Hàng hóa của doanh nghiệp chuyển từ hình thái hiện vật sang hình thái tiền tệ, lúc này Doanh nghiệp kết thúc một chu kỳ kinh doanh tức là vòng chu chuyển vốn của Doanh nghiệp được hoàn thành. Về mặt tổ chức kỹ thuật, bán hàng là quá trình kinh tế bao gồm từ việc tổ chức đến thực hiện trao đổi mua hàng hóa thông qua các khâu nghiệp vụ kinh tết kỹ thuật, các hành vi mua bán cụ thể nhằm thực hiện chức năng và nhiệm vụ của doanh nghiệp Thương mại, thể hiện khả năng và trình độ của Nguyễn Thị Ngân Hà – SB 12H 3 Khoa Kế toán – kiểm toán Chuyên đề tốt nghiệp Trường ĐH Thương Mại Doanh nghiệp trong việc thực hiện mục tiêu của mình cũng như đáp ứng nhu cầu sản xuất và tiêu dùng xã hội. b. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình kinh doanh của một Doanh nghiệp Thương mại, nó có vai trò vô cùng quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Vì vậy để quản lý tốt nghiệp vụ này, kế toán nghiệp vụ bán hàng cần phải thực hiện các nghiệp vụ chủ yếu sau đây: - Ghi chép và phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác kịp thời tình hình bán hàng của Doanh nghiệp cả về số lượng, cả về giá trị theo từng mặt hàng, nhóm hàng. - Phản ánh và giám đốc chính xác tình hình thu hồi tiền, tình hình công nợ và thanh toán công nợ phải thu ở người mua. - Tính toán chính xác giá vốn của hàng hóa tiêu thụ, từ đó xác định chính xác kết quả bán hàng - Cung cấp những thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phận liên quan, trên cơ sở đó có những biện pháp kiến nghị nhằm hoàn thiện hoạt động kinh doanh, giúp cho BGĐ nắm được thực trạng, tình hình tiêu thụ hàng hóa của Doanh nghiệp mình và kịp thời có những chính sách điều chỉnh thích hợp với thị trường. Định kỳ tiến hành phân tích kinh tế đối với hoạt động bán hàng, thu nhập và phân phối kết quả kinh doanh. 15.2. Kế toán bán hàng theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14 “Doanh thu và thu nhập khác” Kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty DNTT đã áp dụng theo chuẩn mực số 14 để xác định doanh thu bán hàng * Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn tất cả năm (5) điều kiện sau: Nguyễn Thị Ngân Hà – SB 12H 4 Khoa Kế toán – kiểm toán Chuyên đề tốt nghiệp Trường ĐH Thương Mại (a) Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua; (b) Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa; (c) Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn; (d) Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng; (e) Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng. * Doanh nghiệp phải xác định thời điểm chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu hàng hóa cho người mua trong từng trường hợp cụ thể. Trong hầu hết các trường hợp, thời điểm chuyển giao phần lớn rủi ro trùng với thời điểm chuyển giao lợi ích gắn liền với quyền sở hữu hợp pháp hoặc quyền kiểm soát hàng hóa cho người mua. Trường hợp doanh nghiệp vẫn còn chịu phần lớn rủi ro gắn liền với quyền sở hữu hàng hóa thì giao dịch không được coi là hoạt động bán hàng và doanh thu không được ghi nhận. Doanh nghiệp còn phải chịu rủi ro gắn liền với quyền sở hữu hàng hóa dưới nhiều hình thức khác nhau, như: (a) Doanh nghiệp còn phải chịu trách nhiệm để đảm bảo cho tài sản được hoạt động bình thường mà việc này không nằm trong các điều khoản bảo hành thông thường; (b) Khi việc thanh toán tiền bán hàng còn chưa chắc chắn vì phụ thuộc vào người mua hàng hóa đó; (c) Khi hàng hóa được giao còn chờ lắp đặt và việc lắp đặt đó là một phần quan trọng của hợp đồng mà doanh nghiệp chưa hoàn thành; (d) Khi người mua có quyền huỷ bỏ việc mua hàng vì một lý do nào đó được nêu trong hợp đồng mua bán và doanh nghiệp chưa chắc chắn về khả năng hàng bán có bị trả lại hay không. Nguyễn Thị Ngân Hà – SB 12H 5 Khoa Kế toán – kiểm toán Chuyên đề tốt nghiệp Trường ĐH Thương Mại * Nếu doanh nghiệp chỉ còn phải chịu một phần nhỏ rủi ro gắn liền với quyền sở hữu hàng hóa thì việc bán hàng được xác định và doanh thu được ghi nhận. Ví dụ doanh nghiệp còn nắm giữ giấy tờ về quyền sở hữu hàng hóa chỉ để đảm bảo sẽ nhận được đủ các khoản thanh toán. * Doanh thu bán hàng được ghi nhận chỉ khi đảm bảo là doanh nghiệp nhận được lợi ích kinh tế từ giao dịch. Trường hợp lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng còn phụ thuộc yếu tố không chắc chắn thì chỉ ghi nhận doanh thu khi yếu tố không chắc chắn này đã xử lý xong (ví dụ, khi doanh nghiệp không chắc chắn là Chính phủ nước sở tại có chấp nhận chuyển tiền bán hàng ở nước ngoài về hay không). Nếu doanh thu đã được ghi nhận trong trường hợp chưa thu được tiền thì khi xác định khoản tiền nợ phải thu này là không thu được thì phải hạch toán vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ mà không được ghi giảm doanh thu. Khi xác định khoản phải thu là không chắc chắn thu được (Nợ phải thu khó đòi) thì phải lập dự phòng nợ phải thu khó đòi mà không ghi giảm doanh thu. Các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định thực sự là không đòi được thì được bù đắp bằng nguồn dự phòng nợ phải thu khó đòi. * Doanh thu và chi phí liên quan tới cùng một giao dịch phải được ghi nhận đồng thời theo nguyên tắc phù hợp. Các chi phí, bao gồm cả chi phí phát sinh sau ngày giao hàng (như chi phí bảo hành và chi phí khác), thường được xác định chắc chắn khi các điều kiện ghi nhận doanh thu được thỏa mãn. Các khoản tiền nhận trước của khách hàng không được ghi nhận là doanh thu mà được ghi nhận là một khoản nợ phải trả tại thời điểm nhận tiền trước của khách hàng. Khoản nợ phải trả về số tiền nhận trước của khách hàng chỉ được ghi nhận là doanh thu khi đồng thời thỏa mãn năm (5) điều kiện quy định ở đoạn 10. Nguyễn Thị Ngân Hà – SB 12H 6 Khoa Kế toán – kiểm toán Chuyên đề tốt nghiệp Trường ĐH Thương Mại 1.5.3. Kế toán bán hàng theo quy định của chế độ kế toán hiện hành Kế toán bán hàng ở Doanh nghiệp Thương mại có ba phương thức hạch toán: - Kế toán nghiệp vụ bán hàng ở Doanh nghiệp Thương mại kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ - Kế toán nghiệp vụ bán hàng tại các Doanh nghiệp Thương mại kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp. - Ké toán nghiệp vụ bán hàng ở các Doanh nghiệp Thương mại kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Hầu hết các Doanh nghiệp cũng như là Công ty DNTT đang sử dụng phương pháp kế toán nghiệp vụ bán hàng hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế. Hiện nay, trong các Doanh nghiệp Thương mại có 05 hình thức ghi sổ kế toán đó là: - Hình thức “Nhật ký chung” - Hình thức “Nhật ký sổ cái” - Hình thức “Nhật ký chứng từ” - Hình thức “Chứng từ ghi sổ” - Hình thức “ Kế toán trên máy vi tính” Mỗi hình thức đều có những ưu điểm, hạn chế riêng và điệu kiện áp dụng tùy đặc điểm kinh doanh và quy mô của từng Doanh nghiệp cũng như khả năng trình độ của kế toán. Công ty DNTT sử dụng cách ghi chép sổ sách theo hình thức Nhật ký chung. Vì thế, trong chuyên đề xin chỉ đề cập đến hình thức hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên Nguyễn Thị Ngân Hà – SB 12H 7 Khoa Kế toán – kiểm toán Chuyên đề tốt nghiệp Trường ĐH Thương Mại và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung. 1.5.3.1 Chứng từ sử dụng Ngoài các chứng từ chung mà trong kế toán bắt buộc phải có, kế toán nghiệp vụ bán hàng sử dụng các chứng từ sau: - Hóa đơn bán hàng - Phiếu xuất kho - Sổ chi tiết hàng hóa, nguyên vật liệu - Biên bản xác nhận hàng hóa bị trả lại - Các chứng từ phản ánh tình hình thanh toán - Phiếu thu, phiếu chi …… 1.5.3.2 Sổ sách kế toán Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau: - Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt - Sổ Cái - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. 1.5.3.3 Tài khoản và trình tự hạch toán Kế toán nghiệp vụ bàn hàng ở DNTM kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp khầu trừ thuế, có thể khái quát bằng sơ đồ sau: Nguyễn Thị Ngân Hà – SB 12H 8 Khoa Kế toán – kiểm toán Chuyên đề tốt nghiệp Trường ĐH Thương Mại TK 911 TK 157 TK 156 TK 632 TK 511 6c 2a 2b TK 111,112,131 5 TK 531,521,532 TK 157 1a 1b 1c 6a TK 3331 TK 641 3 6b TK 642 TK 711 4 7 TK 421 8 9 5 – Doanh thu bán hàng 6a – Kết chuyển chi phí các khoản giảm trừ doanh thu 6b – Kết chuyển thuế phải nộp 6c – Kết chuyển doanh thu thuần 7 – Kết chuyển thu nhập khác 8 – Kết chuyển lãi 9 – Kết chuyển lỗ 1a - Xuất hàng gửi bán 1b - Giá vốn hàng bán của hàng gửi bán 1c - Kết chuyển giá vốn hàng bán 2a - Xuất hàng bán thẳng 2b - Kết chuyển giá vốn hàng bán 3 - Kết chuyển chi phí bán hàng 4 – Kết chuyển chi phí quản lý Doanh nghiệp Nguyễn Thị Ngân Hà – SB 12H 9 Khoa Kế toán – kiểm toán Chuyên đề tốt nghiệp Trường ĐH Thương Mại CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ CÁC KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY DNTT 2.1. Phương pháp hệ nghiên cứu các vấn đề 2.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu Thu thập dữ liệu sơ cấp và dữ liệu thứ cấp - Thu thập dữ liệu sơ cấp: + Chuyên đề đã thu thập các kết quả của 5 phiếu điều tra trắc nghiệm báo cáo thực tập (phiếu điều tra trắc nghiệm 5 nhân viên trong Công ty) + Tiến hành điều tra phỏng vấn cán bộ nhân viên trong Công ty về các vấn đề liên quan đến nghiệp vụ kế toán bán hàng tại Công ty. Thiết kế mẫu câu hỏi phỏng vấn cho đối tượng là các cán bộ nhân viên của Công ty. Tiến hành phỏng vấn 5 cán bộ nhân viên theo mẫu câu hỏi thiết kế, thu phiếu và kiểm tra phiếu hợp lệ. - Thu thập dữ liệu thứ cấp: Thu thập số liệu, tài liệu và bảng biểu liên quan đến nghiệp vụ kế toán bán hàng: hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho, phiếu nhập trả hàng, sổ chi tiết hàng hóa, sổ cái... 2.1.2 Phương pháp phân tích dữ liệu - Với dữ liệu sơ cấp: + Phiếu điều tra trắc nghiệm báo cáo thực tập: Tổng hợp kết quả của 5 phiếu, đánh giá được vấn đề cấp thiết đặt ra đối với Công ty. + Phiếu điều tra phỏng vấn cán bộ nhân viên: Trên cơ sở các phiếu điều tra phỏng vấn hợp lệ thu về, tiến hành tổng hợp kết quả. Nguyễn Thị Ngân Hà – SB 12H 10 Khoa Kế toán – kiểm toán Chuyên đề tốt nghiệp Trường ĐH Thương Mại - Với dữ liệu thứ cấp: Dựa vào những số liệu thống kê và công thức tính toán, phân tích hiệu quả của các nghiệp vụ kế toán bán hàng tại công ty. Từ đó đánh giá được những kết quả mà công ty đã đạt được cũng như những tồn tại cần khắc phục và hoàn thiện. 2.2. Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng nhân tố môi trường đến kế toán bán hàng tại công ty DNTT 2.2.1. Đặc điểm tổ chức kinh doanh của công ty DNTT Khoảng giữa năm 2006, Công ty TNHH Thiết bị và Giải pháp mạng Hà Nội được thành lập trong bối cảnh ngành công nghệ thông tin đang phát triển với tốc độ chóng mặt. Với hơn 3 năm hoạt động, tuy chưa lâu nhưng công ty cũng mạnh dạn đầu tư mở rộng hoạt động kinh doanh trên nhiều lĩnh vực liên quan đến các thiết bị mạng, máy vi tính và giải pháp mạng. Trong xu thế cạnh tranh của thị trường, những Công ty nhỏ như DNTT thường gặp rủi ro lớn so với các công ty lớn hoặc đã có chỗ đứng trên thị trường trước đó. Cụ thể, những Công ty như DNTT do mới nên ít khách hàng biết tới, chưa có thời gian để tạo dựng uy tín của mình, nội lực của chính Công ty cũng hạn chế. Công thêm với xu thế cạnh tranh thì để tạo lòng tin cũng như để nhiều khách hàng biết tới, Công ty không ngần ngại nhập hàng hóa có chất lượng để bán dù lãi ít hoặc thậm chí lỗ; sẵn sàng bán hàng trả chậm để tạo cảm tình… Và đến thời điểm này có thể tạm nói là Công ty đã trải qua được thời kỳ khó khăn của những bước đầu tiền bước chân vào thị trường liên quan đến công nghệ thông tin – một lĩnh vực mà không ít nhà đầu tư lớn đã nhảy vào trước đó khá lâu. Hiện nay, cũng nhờ nền kinh tế thị trường mà chính sách của Nhà nước, các Bộ, Ngành đã thông thoáng hơn rất nhiều, tạo điều kiện thuận lợi cho các Công ty nhỏ có cơ hội thể hiện mình, góp phần vào việc xây dựng Nguyễn Thị Ngân Hà – SB 12H 11 Khoa Kế toán – kiểm toán Chuyên đề tốt nghiệp Trường ĐH Thương Mại nền kinh tế vững mạnh cho đất nước. Cụ thể như là việc cho vay vốn, thủ tục thành lập Công ty, các chính sách hỗ trợ doanh nghiệp…đơn giản giúp các công ty nói chung và Công ty DNTT dễ dàng hoạt động, không bị gò bó, có nhiều điều kiện để phát triển. Ngoài ra, Nhà nước giúp ngăn ngừa độc quyền trong các nền kinh tế thị trường. Thông thường, trong nền kinh tế thị trường tình hình sẽ trở nên nan giải khi một ngành công nghiệp bị chi phối bởi một số rất ít các công ty lớn. Các công ty này có thể cấu kết với nhau thành một tập đoàn hùng mạnh, áp đảo thị trường với mức giá cao, nhằm thu nhiều lợi nhuận, đồng thời khống chế việc thâm nhập vào thị trường của các công ty nhỏ hơn đang cạnh tranh với họ. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty Giám đốc Phòng kế toán Phòng kinh doanh Phòng kỹ thuật Phòng hành chính 2.2.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty DNTT Với đặc điểm tổ chức kinh doanh của một doanh nghiệp thương mại, tổ chức công tác kế toán của công ty DNTT cũng tuân theo đúng các nguyên tắc tổ chức và chuẩn mực kế toán trong các doanh nghiệp thương mại. Nguyễn Thị Ngân Hà – SB 12H 12 Khoa Kế toán – kiểm toán Chuyên đề tốt nghiệp Trường ĐH Thương Mại Do quy mô công ty DNTT còn nhỏ, số lượng nhân viên cũng như các phòng ban không nhiều nên hiện công ty đang tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình bộ máy kế toán tập trung. Theo mô hình này, toàn bộ công việc kế toán từ khâu thu nhận, xử lý, hoàn chỉnh, luân chuyển chứng từ, ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính đều được tập trung thực hiện tại PKT của Công ty. Các đơn vị phụ thuộc không tổ chức tiêng mà chỉ có những nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ hạch toán ban đầu, thu nhận, kiểm tra, phân loại chứng từ sau đó gửi chứng từ kế toán về phòng kế toán của công ty. Trên cơ sở mô hình kế toán mà Công ty lựa chọn phù hợp với Công ty, xác định rõ các phần hành kế toán và phân công lao động kế toán một cách hợp lý. Công ty cũng quy định rõ nhiệm vụ, quyền hạn của từng bộ phận, phần hành kế toán, đảm bảo kết phối hợp tốt giữa các bộ phận, phần hành kế toán có liên quan, để công việc kế toán của Công ty được tiến hành một cách có hiệu quả. Và việc phân công lao động kế toán tại Công ty cũng luôn luôn tôn trọng và tuân thủ những nguyên tắc chung. Hiện nay, Công ty đang áp dụng hình thức tổ chức sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung. Nghĩa là tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh. Số liệu trên Nhật ký chung được sử dụng để ghi vào sổ cái theo dõi các tài khoản liên quan đến nghiệp vụ kinh tế. Cuối tháng, quý, năm cộng số liệu trên Sổ cái, lập Bảng cân đối tài khoản. Sau khi kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu trên sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính. Trình tự ghi sổ như sau: Nguyễn Thị Ngân Hà – SB 12H 13 Khoa Kế toán – kiểm toán Chuyên đề tốt nghiệp Trường ĐH Thương Mại Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung Chứng từ kế toán Sổ Nhật đặc biệt ký SỔ NHẬT CHUNG KÝ SỔ CÁI Sổ thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày: Ghi cuối tháng hoặc định kỳ: Quan hệ đối chiếu, kiểm tra: Công ty DNTT có sử dụng phần mềm kế toán để nhập số liệu và mở sổ sách trên máy vi tính nên công tác kế toán được tiến hành nhanh, chuẩn xác hơn rất nhiều. Nguyễn Thị Ngân Hà – SB 12H 14 Khoa Kế toán – kiểm toán Chuyên đề tốt nghiệp Trường ĐH Thương Mại Có thể thong qua Quy trình thanh toán sau để hiểu rõ hơn về cách thức bán hàng tại Công ty DNTT: Quy trình thanh toán * Mục đích: Quy trình thanh toán được thiết lập, ứng dụng và duy trì nhằm đảm bảo việc thu – chi tại Công ty được thực hiện một cách có kiểm soát. * Trách nhiệm và phạm vi áp dụng: - Phòng kế toán và tất cả các đơn vị trong Công ty có trách nhiêm thực hiện đúng quy trình này - BGĐ và Kế toán có trách nhiệm giám sát để quy trình được thực hiện có hiểu quả cáo nhất - Quy trình này được áp dụng khi thu – chi bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản trong công ty * Mô tả quy trình - Quy trình thanh toán – tạm ứng: Bước 1: Lập phiếu đề nghị thanh toán kèm các chứng từ sau: a) Với nguồn cung ứng bên ngoài: + Hợp đồng mua bán + Phiếu nhập của Công ty và các chứng từ liên quan nếu có + Phiếu thu của người bán (nếu là Công ty) + Hóa đơn tài chính + Giấy giới thiệu, chứng minh thư người đến nhận đến b) Với nhân viên Công ty + Phiếu đề nghị mua và Phiếu báo giá (đã được BGĐ phê duyệt) + Hóa đơn mua hàng + Phiếu nhập kho và Biên bản nhiệm thu (nếu có yêu cầu) + Hoặc Bảng kê thanh toán, Giấy thanh toán tạm ứng… Nguyễn Thị Ngân Hà – SB 12H 15 Khoa Kế toán – kiểm toán Chuyên đề tốt nghiệp Trường ĐH Thương Mại Bước 2: Kế toán kiểm tra tình hợp lệ và chính xác của chứng từ đề nghị thanh toán. Nếu chứng từ không đạt, đề nghị bổ sung. Nếu chứng từ đạt, sẽ trình duyệt KTT và BGĐ ký thanh toán. Bước 3: Kế toán lập phiếu chi hoặc Ủy nhiệm chi và thực hiện chi + Trường hợp chi tiền mặt, thực hiện chi theo phiếu chi + Trường hợp chi chuyển khoản, chuyển Ủy nhiệm chi cho Ngân hàng thực hiện Ghi chú: Khi mua hàng trực tiếp hoặc có nhu cầu sử dụng tiền phục vụ công tác phát sinh, CBNV lập phiếu tạm ứng có xác nhận của BGĐ, chuyển PKT chi tạm ứng.. Sau khi sử dụng theo thực tế phát sinh, lập đề nghị thanh toán theo Bước 1b của Quy trình thanh toán – tạm ứng. - Quy trình thu tiền Bước 1: Khách hàng/Nhân viên Công ty lập bảng kê nộp tiền kèm Phiếu xuất kho và Phiếu thu tiền hàng của Công ty (có chữ ký xác nhận của khách hàng trên Phiếu thu) Bước 2: Kế toán hạch toán và thu tiền theo bảng kê. Ghi chú: Phiếu thu tiền hàng của Công ty được đánh giá theo số thứ tự tăng dần và được viết thành 3 liên: Liên 1- Đưa cho khách hàng Liên 2 – Chuyển cho bộ phạn Kế toán hạch toán Liên 3- Nhân viên kinh doanh lưu Yêu cầu: Tất cả các bộ phận thực hiện nghiêm túc quy trình này. Kế toán thường xuyên kiểm kê quỹ tiền mặt thực tế 2.3. Thực trạng kế toán mặt hàng máy vi tính tại công ty DNTT, Công ty DNTT đang áp dụng hình thức tổ chức sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung và kế toán nhiệp vụ bán hàng theo phương pháp kê khai thường xuyên. Cụ thể như sau: Nguyễn Thị Ngân Hà – SB 12H 16 Khoa Kế toán – kiểm toán Chuyên đề tốt nghiệp Trường ĐH Thương Mại 2.3.1. Về chứng từ sử dụng Cũng như tất cả các công ty khác, công ty DNTT sử dụng các chứng từ theo đúng quy định. Ngoài ra có sử dụng các chứng từ do công ty tự lập giúp phù hợp với đặc điểm của công ty hơn, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình hạch toán. - Hóa đơn GTGT. Vì công ty DNTT nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên có hóa đơn GTGT (xem phụ lục trang 3) - Phiếu xuất kho kiêm bảo hành (xem phụ lục trang 11) - Các chứng từ phản ánh tình hình thanh toán - Phiếu thu, phiếu chi (xem phụ lục trang 11, 12) - Giấy báo nợ, báo có của Ngân hàng (xem phụ lục trang 4) - Biên bản xác nhận hàng hóa bị trả lại (xem phụ lục trang 5) 2.3.2. Về tài khoản sử dụng và trình tự hạch toán 2.3.2.1 Tài khoản sử dụng Công ty DNTT ghi nhận doanh thu khi kết quả giao dịch được xác định một cách đáng tin cậy và công ty có khả năng thu được các lợi ích kinh tế từ giao dịch này. Kế toán nghiệp vụ bán hàng tại công ty DNTT sử dụng các tài khoản theo Quyết định 48, cụ thể như sau: * Tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng” Tài khoản này dung để phản ánh doanh thu bán máy vi tính, giảm trừ doanh thu và xác định doanh thu thuần của công ty trong kỳ. Tại công ty, tài khoản này không được mở chi tiết, doanh thu của các mặt hàng đều được phản ánh vào tài khoản này và cuối tháng được kết chuyển sang tài khoản 911. * Tài khoản 531 “Hàng bán bị trả lại” Tài khoản này dùng để phản ảnh doanh thu của hàng bán bị trả lại. Cuối tháng tài khoản này được kết chuyển sang tài khoản 5111 để xác định doanh thu thuần. Nguyễn Thị Ngân Hà – SB 12H 17 Khoa Kế toán – kiểm toán Chuyên đề tốt nghiệp Trường ĐH Thương Mại * Tài khoản 156 “Hàng hóa” Tài khoản này để phản ánh giá trị hiện có và tình hình biến động của các loại hàng hóa của công ty, trong đó có cả mặt hàng máy vi tính. Do sử dụng phần mềm kế toán nên việc theo dõi hàng hóa ở công ty cũng rất dễ dàng và chặt chẽ, do đó tài khoản này cũng không được mở tài khoản chi tiết. * Tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán” Tài khoản này phản ánh trị giá vốn của hàng hóa đã tiêu thụ trong kỳ. Cuối tháng tài khoản này được kết chuyển sang tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh. * Tài khoản 33311 “Thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ bán ra” Tài khoản này phản ánh tổng số thuế GTGT đầu ra phải nộp, đã nộp và còn phải nộp của hàng hóa, dịch vụ tiêu thụ trong kỳ. Do công ty chủ yếu bán hàng trong nước nên tài khoản công ty không mở chi tiết. * Tài khoản 131 “Phải thu của khách hàng” Việc sử dụng phần mềm kế toán giúp công ty theo dõi công nợ của khách hàng theo mã khách hàng nên cũng không mở chi tiết cho tài khoản này. * Các tài khoản khác - Tài khoản 111 “Tiền mặt”. Tài khoản này được mở chi tiết như sau: Tài khoản 1111 “Tiền mặt Việt Nam đồng”, Tài khoản 1112 “Tài mặt Ngoại tệ” - Tài khoản 112 “Tiền gửi Ngân hàng”. Tài khoản này được mở chi tiết như sau: Tài khoản 1121 “Tiền gửi Ngân hàng bằng Việt Nam đồng”, Tài khoản 1122 “Tiền gửi Ngân hàng bằng Ngoại tệ” Kế cấu của các tài khoản mà công ty sử dụng theo đúng đúng quy định. 2.3.2.2 Trình tự hạch toán Công ty DNTT duy trì 2 phương thức bán hàng chủ yếu đó là bán buôn và bản lẻ. Để việc trình bày về nghiệp vụ kế toán mặt hàng máy vi tính Nguyễn Thị Ngân Hà – SB 12H 18 Khoa Kế toán – kiểm toán Chuyên đề tốt nghiệp Trường ĐH Thương Mại tại Công ty DNTT được rõ ràng, chi tiết em xin nêu các ví dụ bán hàng cụ thể, thực tế phát sinh tại công ty như sau: a. Kế toán nghiệp vụ bán lẻ Ngày 19/11/2009, Công ty xuất bán 1 máy vi tính hiệu Elead cho Công ty Cổ phần bê tông Việt Ý. Giá xuất kho 6.713.000đ, đơn giá 6.866.667đ chưa bao gồm thuế GTGT. Thuế suất thuế GTGT là 10%. Khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt. * Chứng từ sử dụng: - Phiếu xuất kho (Xem phụ lục trang 1) - Biên bản giao nhận hàng hóa (Xem phụ lục trang 2) - Hóa đơn GTGT (Xem phụ lục trang 3) * Trình tự hạch toán: Với nghiệp vụ phát sinh trên, kế toán hạch toán như sau: - Giá vốn hàng bán, kế toán ghi: Nợ TK 632: 6.713.000 Có TK 156: 6.713.000 - Ghi nhận doanh thu, kế toán ghi: Nợ TK 111: 7.553.000 Có TK 3331: 686.333 Có TK 511: 6.866.667 - Sổ sách sử dụng bao gồm: Nhật ký chung, Sổ cái các tài khoản TK 111, TK 3331, TK511; Sổ quỹ tiền mặt; Sổ chi tiết hàng hóa; Sổ theo dõi thuế GTGT. Công ty DNTT sử dụng phần mềm nhập số liệu trên máy vi tính nên chỉ cần nhập vào trường Nghiệp vụ phát sinh thì các số liệu sẽ tự nhảy sang các trường có tên các sổ trên như. Nguyễn Thị Ngân Hà – SB 12H 19 Khoa Kế toán – kiểm toán Chuyên đề tốt nghiệp Trường ĐH Thương Mại b. Kế toán nghiệp vụ bán buôn Ngày 20/12/2009, xuất kho bán 20 máy tính cho Trường Trung cấp kỹ thuật Vĩnh Phúc, địa chỉ: 39 Chu Văn An - Phường Liên Bảo - Vĩnh Yên Vĩnh Phúc với giá xuất kho 6.320.000đ, giá bán chưa thuế là 6.512.000đ. Thuế suất thuế GTGT là 10%. Chiết khấu thương mại dành cho khách hàng 2%. Khách hàng đã thanh toán bằng tiền mặt 50%, số còn lại thanh toán qua chuyển khoản. Chi phí vận chuyển bên mua chịu. * Chứng từ sử dụng: - Phiếu xuất kho - Hóa đơn GTGT - Biên bản giao nhận hàng hóa - Giấy báo có của Ngân hàng (Xem phụ lục trang 4) * Trình tự hạch toán: Với nghiệp vụ phát sinh trên, kế toán hạch toán như sau: - Ghi nhận giá vốn hàng bán, kế toán ghi: Nợ TK 632: 126.400.000 Có TK 156: 126.400.000 - Ghi nhận doanh thu, kế toán ghi: Nợ TK 111: 70.199.360 Nợ TK 112: 70.199.360 Nợ TK 521: 2.604.800 Có 511: 130.240.000 Có 3331: 12.763.520 - Sổ sách sử dụng bao gồm: Nhật ký chung, Sổ cái các tài khoản TK 111, TK 112, TK 3331, TK511, TK 512; Sổ quỹ tiền mặt; Sổ tiền gửi; Sổ chi tiết hàng hóa, Sổ theo dõi thuế GTGT. Công ty DNTT sử dụng phần mềm nhập số liệu trên máy vi tính nên chỉ cần nhập vào trường Nghiệp vụ phát sinh thì các số liệu sẽ tự nhảy sang các trường có tên các sổ trên như. c. Kế toán nghiệp vụ hàng bán bị trả lại Nguyễn Thị Ngân Hà – SB 12H 20 Khoa Kế toán – kiểm toán
- Xem thêm -