Tài liệu Kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại công ty may việt tiế

Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 PhÇn I Mét sè vÊn ®Ò lý luËn vÒ qu¶n lý vËt t kü thuËt trong doanh nghiÖp I. Kh¸i niÖm, ®Æc ®iÓm, vai trß, ph©n lo¹i, yªu cÇu vµ nhiÖm vô cña c«ng t¸c vËt t kü thuËt. 1. Kh¸i niÖm, ®Æc ®iÓm cña vËt t kü thuËt VËt t kü thuËt hay cßn gäi lµ vËt t ®ã lµ nh÷ng s¶n phÈm cña lao ®éng bao gåm nguyªn vËt liÖu, n¨ng lîng, thiÕt bÞ m¸y mãc, dông cô, phô tïng thay thÕ nã ®ang vËn ®éng tõ n¬i s¶n xuÊt ra nã ®Õn n¬i tiªu thô nã. Trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh t¹o ra s¶n phÈm míi, vËt t ®îc tiªu dïng toµn bé, tham gia vµo mét chu kú s¶n xuÊt kinh doanh, gi¸ trÞ cña nã ®îc chuyÓn toµn bé mét lÇn vµo gi¸ trÞ s¶n phÈm míi. 2. Vai trß cña vËt t kü thuËt Nguyªn vËt liÖu lµ mét trong ba yÕu tè cÊu thµnh nªn qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. Nguyªn vËt liÖu lµ nh©n tè cÊu thµnh nªn thùc thÓ s¶n phÈm, quyÕt ®Þnh trùc tiÕp ®Õn chÊt lîng s¶n phÈm do chóng cã ®Æc ®iÓm chØ dïng mét lÇn vµ gi¸ trÞ chuyÓn hÕt sang gi¸ trÞ thµnh phÈm. Nguyªn vËt liÖu bao gåm c¶ nguyªn vËt liÖu chÝnh vµ vËt liÖu phô ®Òu ¶nh hëng kh«ng nhá ®Õn qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, nÕu xÐt vÒ mÆt vËt chÊt th× nguyªn vËt liÖu trùc tiÕp cÊu thµnh thùc thÓ cña s¶n phÈm, chÊt lîng nguyªn vËt liÖu ¶nh hëng trùc tiÕp ®Õn chÊt lîng cña s¶n phÈm. Do ®ã còng cã thÓ nãi, ®¶m b¶o chÊt lîng cña nguyªn vËt liÖu cho s¶n xuÊt cßn lµ mét biÖn ph¸p quan träng ®Ó n©ng cao chÊt lîng s¶n phÈm. NÕu xÐt vÒ mÆt gi¸ trÞ th× tû träng cña yÕu tè nguyªn vËt liÖu chiÕm tû träng lín trong c¬ cÊu gi¸ thµnh. XÐt vÒ mÆt tµi chÝnh ta cßn thÊy vèn bá ra mua nguyªn vËt liÖu thêng chiÕm mét tû lÖ lín trong vèn lu ®éng cña doanh nghiÖp( kho¶ng tõ 40%-60% trong tæng sè vèn lu ®éng). NÕu xÐt vÒ chi phÝ qu¶n lý th× qu¶n lý nguyªn vËt liÖu cÇn mét lîng chi phÝ t¬ng ®èi lín trong tæng chi phÝ qu¶n lý. §øng trªn gãc ®é nµy ta cã thÓ rót ra kÕt luËn: nguyªn vËt liÖu kh«ng nh÷ng gi÷ vai trß quan träng trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt mµ nã cßn gi÷ vai trß quan träng trong lÜnh vùc qu¶n lý gi¸ thµnh vµ tµi chÝnh trong c¸c doanh nghiÖp. 1 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 3. Ph©n lo¹i vËt t kü thuËt VËt t sö dông trong mçi doanh nghiÖp thêng rÊt ®a d¹ng vÒ chñng lo¹i vµ mçi lo¹i l¹i cã nh÷ng tÝnh n¨ng t¸c dông riªng. ChÝnh v× vËy, ®Ó ®¶m b¶o cho viÖc qu¶n lý, sö dông vËt t cã hiÖu qu¶ chóng ta ph¶i tiÕn hµnh ph©n lo¹i vËt t. a. C¨n cø vµo nhãm vËt t thuéc ®èi tîng lao ®éng: vËt t ®îc chia thµnh: - Nguyªn vËt liÖu chÝnh: lµ nh÷ng lo¹i nguyªn liÖu, vËt liÖu khi tham gia vµo qu¸ tr×nh s¶n xuÊt th× cÊu thµnh thùc thÓ vËt chÊt nh b«ng, sîi, quÆng, gç... - VËt liÖu phô: lµ c¸c lo¹i vËt liÖu ®îc sö dông ®Ó lµm t¨ng chÊt lîng s¶n phÈm, hoµn chØnh s¶n phÈm hoÆc phôc vô cho c«ng viÖc qu¶n lý s¶n xuÊt nh thuèc nhuém, s¬n, dÇu, chØ kh©u… - Nhiªn liÖu: lµ nh÷ng thø t¹o nhiÖt n¨ng nh than, cñi, x¨ng dÇu…Thùc chÊt nhiªn liÖu lµ mét lo¹i vËt liÖu phô nhng do vai trß quan träng cña nhiªn liÖu ®èi víi nÒn kinh tÕ quèc d©n vµ do yªu cÇu kü thuËt vÒ b¶o qu¶n sö dông, vÒ ®Æc tÝnh sinh lý hãa hoµn toµn kh¸c víi c¸c lo¹i vËt liÖu phô kh¸c nªn nhiªn liÖu ®îc t¸ch riªng thµnh mét lo¹i. - B¸n thµnh phÈm: lµ s¶n phÈm ®· ®îc hoµn thiÖn ë mét sè giai ®o¹n nhÊt ®Þnh theo tiªu chuÈn nhng cha ®îc hoµn thiÖn ë giai ®o¹n s¶n xuÊt cuèi cïng. - Phô tïng thay thÕ: lµ c¸c phô tïng, chi tiÕt ®îc sö dông thay thÕ, söa ch÷a c¸c m¸y mãc thiÕt bÞ s¶n xuÊt, ph¬ng tiÖn vËn t¶i cña doanh nghiÖp. b. C¨n cø vµo tÝnh chÊt cña viÖc sö dông toµn bé vËt t kü thuËt chia thµnh vËt t c«ng dông vµ vËt t chuyªn ngµnh. VËt t c«ng dông: lµ vËt liÖu phæ biÕn cho c¸c ngµnh nh s¾t, thÐp, len... VËt t chuyªn ngµnh: lµ nh÷ng lo¹i vËt liÖu dïng riªng cho tõng ngµnh, tõng doanh nghiÖp nh hãa chÊt, ®iÖn, than... 4. NhiÖm vô cña c«ng t¸c vËt t kü thuËt Nguyªn vËt liÖu lµ mét trong ba yÕu tè cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, trùc tiÕp cÊu t¹o nªn thùc thÓ cña s¶n phÈm. ThiÕu nguyªn vËt liÖu th× qu¸ tr×nh s¶n xuÊt bÞ gi¸n ®o¹n hoÆc kh«ng thÓ tiÕn hµnh ®îc. ChÊt lîng nguyªn vËt liÖu ¶nh hëng trùc tiÕp ®Õn chÊt lîng s¶n phÈm, ®Õn viÖc sö dông hîp lý vµ tiÕt kiÖm nguyªn vËt liÖu, ®Õn hiÖu qu¶ cña viÖc sö dông vèn. VÊn ®Ò ®Æt ra víi yÕu tè nµy lµ ph¶i thùc hiÖn c¸c nhiÖm vô sau trong c«ng t¸c qu¶n lý vËt t: 2 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 - Ph¶i ®¶m b¶o viÖc cung øng vËt t kÜ thuËt ®óng tiÕn ®é, sè lîng , chñng lo¹i, quy c¸ch vµ ®óng yªu cÇu cho s¶n xuÊt. - Ghi chÐp ph¶n ¸nh ®Çy ®ñ, kÞp thêi sè hiÖn cã vµ t×nh h×nh lu©n chuyÓn vËt t c¶ vÒ gi¸ trÞ vµ hiÖn vËt.tÝnh to¸n ®óng ®¾n gi¸ trÞ vènthùc tÕ cña vËt t, nhËp, xuÊt kho,nh»m cung cÊp th«ng tin kÞp thêi, chÝnh x¸c phôc vô cho viÖc lËp b¸o cÊot× chÝnh vµ qu¶n lý doanh nghiÖp. - Gi¸m s¸t chÆt chÏ viÖc sñ dông vËt t . - KiÓm tra t×nh h×nh thùc hiÖn c¸c chØ tiªu kÕ ho¹ch vÒ mua vËt t , kÕ ho¹ch sö dông vËt t, kÕ ho¹ch sö dông vËt t cho s¶n xuÊt, t×nh h×nh kho tµng ®Ó kÞp thêi b¸o c¸o cho bé phËn thu mua cã biÖn ph¸p khÊc phôc kÞp thêi. - ChÊp hµnh tèt chÕ ®ä qu¶n lý vËt t vµ triÖt ®Ó thùc hµnh tiÕt kiÖm vËt t ¶nh hënglín ®Õn t×nh h×nh tµi chÝnh cña doanh nghiÖp,¶nh hëng ®Õn viÖc gi¶m gi¸ thµnh s¶n phÈm, t¨ng lîi nhuËn. - Ph¸t hiÖn, ng¨n chÆn, ®Ò xuÊt c¸c biÖn ph¸p xö lý t×nh tr¹ng thõa, thiÕu, ø ®äng kÐm chÊt lîng cña vËt t . - Ph©n tÝch t×nh h×nh thu mua, b¶o qu¶ vµ sö dông vËt t nh»m h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm. - Ph©n tÝch b¶o vËn chuyÓn, t×nh h×nh xuÊt dïng vËt t . Tham gia kiÓm kª vµ ®¸nh gi¸ vËt t theo chÕ ®é quy ®Þnh, lËp b¸o c¸o vÒ vËt t phôc vô cho c«ng t¸c qu¶n lý. 5. Yªu cÇu cña c«ng t¸c tæ chøc qu¶n lý vËt t kÜ thuËt §Ó ®óng v÷ng trong nÒn kinh tÕ thÞ trêng c¹nh tranh gay g¾t th× c¸c doanh nghiÖp ph¶i qu¶n lý chÆt chÏ c¸c chi phÝ qu¶n lý cña m×nh nh»m tèi thiÓu hãagi¸ thµnh s¶n xuÊt. Muèn vËy, c¸c doanh nghiÖp ph¶i ®Æt nhiÖm vô hµng ®Çu lµ tiÕt kiÖm chi phÝ s¶n xuÊt, cô thÓ lµ c¸c chi phÝ liªn quan ®Õn nguyªn vËt liÖu.Sö dông nguyªn vËt liÖu tiÕt kiÖm, hîp lý, hiÖu qu¶ lµ viÖc lµm cÇn thiÕt ë tÊt c¶ c¸c kh©u, thu mua, b¶o qu¶n, dù tr÷ vµ sö dông… Thóc ®Èy qu¸ tr×nh lu©n chuyÓn nhanh vËt t , sö dông vèn hîp lý, cã hiÖu qu¶ vµ tiÕt kiÖm. Ph¶i phôc vô ®¾c lùc cho s¶n xuÊt, tæ chøc cung øng vËt t kÜ thuËt cho s¶n xuÊt, ph¶i ®¶m b¶o vÒ sè lîng, ch¸t lîng, chñng lo¹i nhu cÇu quy c¸ch phÈm chÊt cña vËt t ®óng thêi h¹n gãp phÇn hoµn thµnh tèt kÕ ho¹ch s¶n xuÊt cña doanh nghiÖp. 3 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 Ph¶i chñ ®éng ®¶m b¶o vËt t cho s¶n xuÊt nh»m khai th¸c triÖt ®Ó mäi kh¶ n¨ng vËt t cã s½n, tÝch cùc sö dông vËt t thay thÕ, nh÷ng vËt t khan hiÕm hoÆc ph¶i nhËp khÈu. §¸p øng ®Çy ®ñ nhu cÇu cña s¶n xuÊt ®ång thêi ph¶i ®¶m b¶o hiÖu qu¶ kinh tÕ cña s¶n xuÊt vµ thùc hiÖn tèt chÕ ®é h¹ch to¸n kinh tÕ. 4 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 II. Néi dung cña c«ng t¸c qu¶n lý vËt t kÜ thuËt. 1. X©y dùng ®Þnh møc tiªu dïng vËt t kÜ thuËt 1.1. Kh¸i niÖm vµ ý nghÜa cña ®Þnh møc tiªu dïng vËt t kü thuËt. a. Kh¸i niÖm. Møc tiªu dïng vËt t lµ lîng vËt t tiªu dïng lín nhÊt cho phÐp ®Ó s¶n xuÊt mét ®¬n vÞ s¶n phÈm hoÆc ®Ó hoµn thµnh tèt c«ng viÖc nµo ®ã trong ®iÒu kiÖn tæ chøc vµ kÜ thuËt nhÊt ®Þnh. b. C¬ cÊu cña ®Þnh møc tiªu dïng vËt t kÜ thuËt. Møc tiªu dïng ®îc x¸c ®Þnh cho tõng lo¹i nguyªn vËt liÖu chÝnh,vËt liÖu phô, ®éng lùc.Trong ®ã quan träng vµ phøc t¹p h¬n c¶ lµ x©y dùng ®Þnh møc tiªu dïng nguyªn vËt liÖu chÝnh. Do vËy khi x©y dùngmøc tiªu dïng nguyªn vËt liÖu chÝnh cÇn nghiªn cøu c¬ cÊu cña møc tiªu dïng nguyªn vËt liÖu. C¬ cÊu ®ã bao gåm: - Møc tiªu dïng thuÇn tóy cã Ých: lµ phÇn hao phÝ cÇn thiÕt cho viÖc s¶n xuÊt s¶n phÈm. - Møc phÕ liÖu sinh ra do tÝnh chÊt c«ng nghÖ chia lµm hai phÇn: phÕ liÖu cßn sö dông ®îc vµ phÕ liÖu bá ®i. + PhÕ liÖu cßn sö dông ®îc chia thµnh hai lo¹i: lo¹i ®îc dïng ®Ó s¶n xuÊt ra chÝnh s¶n phÈm ®ã( phÕ liÖu dïng l¹i) vµ lo¹i ®Ó s¶n xuÊt ra s¶n phÈm kh¸c. + PhÕ liÖu bá ®i: lµ nh÷ng phÕ liÖu kh«ng sö dông l¹i ®îc. Lîng vËt t hao tæn trong qu¸ tr×nh qu¶n lý: lµ phÇn hao phÝ cÇn thiÕt cho viÖc s¶n xuÊt s¶n phÈm. §Ó tÝnh møc tiªu dïng nguyªn vËt liÖu chÝnh ngêi ta c¨n cø vµo c«ng thøc sau: 5 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 H = H 1 + H2 Trong ®ã: H1 : lµ lîng nguyªn vËt liÖu tiªu dïng thuÇn tóy cã Ých H2 lµ møc phÕ liÖu nguyªn vËt liÖu sinh ra do cã tÝnh chÊt c«ng nghÖ H lµ møc tiªu dïng nguyªn vËt liÖu chÝnh Nghiªn cøu c¬ cÊu tiªu dïng nguyªn vËt liÖu chÝnh nh»m h¹n chÕ møc tæn thÊt cña chóng trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt s¶n phÈm. c. ý nghÜa §Þnh møc tiªu dïng vËt t lµ c¬ së ®Ó x©y dùng kÕ ho¹ch mua nguyªn vËt liÖu, ®iÒu hßa, c©n ®èi lîng vËt t cÇn dïng trong doanh nghiÖp. Tõ ®ã x¸c ®Þnh ®óng ®¾n c¸c mèi quan hÖ mua b¸n vµ ký kÕt hîp ®ång gi÷a c¸c doanh nghiÖp víi nhau vµ gi÷a c¸c doanh nghiÖp víi c¸c ®¬n vÞ kinh doanh vËt t. §Þnh møc tiªu dïng nguyªn vËt liÖu lµ c¨n cø trùc tiÕp ®Ó tiÕn hµnh kÕ ho¹ch cung øng vµ sö dông vËt t t¹o tiÒn ®Ò cho viÖc thùc hiÖn chÕ ®é h¹ch to¸n trong doanh nghiÖp. §Þnh møc tiªu dïng vËt t lµ c¨n cø trùc tiÕp ®Ó tæ chøc cÊp ph¸t vËt t hîp lý, kÞp thêi cho c¸c ph©n xëng, bé phËn s¶n xuÊt vÒ n¬i lµm viÖc, ®¶m b¶o cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt ®îc tiÕn hµnh c©n ®èi, nhÞp nhµng vµ liªn tôc. §Þnh møc tiªu dïng vËt t lµ c¬ së ®Ó tiÕn hµnh h¹ch to¸n kinh tÕ néi bé, lµ c¬ së ®Ó tÝnh to¸n gi¸ thµnh chÝnh x¸c, ®ång thêi lµ c¬ së ®Ó tÝnh to¸n nhu cÇu vÒ vèn lu ®éng vµ huy ®éng c¸c nguån vèn mét c¸ch hîp lý. §Þnh møc tiªu dïng vËt t lµ môc tiªu cô thÓ ®Ó thóc ®Èy c¸n bé c«ng nh©n viªn sö dông hîp lý vµ tiÕt kiÖm vËt t, ng¨n ngõa mäi l·ng phÝ cã thÓ x¶y ra. §Þnh møc tiªu dïng vËt t lµ thíc ®o ®¸nh gi¸ tr×nh ®é tiÕn bé khoa häc, kü thuËt vµ øng dông kü thuËt míi, c«ng nghÖ míi vµo s¶n xuÊt. Ngoµi ra, ®Þnh møc tiªu dïng vËt t cßn lµ c¬ së ®Ó x¸c ®Þnh c¸c môc tiªu cho c¸c phong trµo thi ®ua hîp lý hãa s¶n xuÊt vµ c¶i tiÕn kü thuËt trong c¸c doanh nghiÖp. Ngoµi nh÷ng ý nghÜa quan träng nªu trªn cßn mét ®iÒu quan träng n÷a ®èi víi c¸n bé c«ng nh©n viªn chøc trong doanh nghiÖp lµ ph¶i nhËn thøc ®îc r»ng: ®Þnh møc tiªu dïng vËt t lµ mét chØ tiªu ®éng, nã ®ßi hái ph¶i thêng xuyªn ®îc ®æi míi vµ hoµn thiÖn theo sù tiÕn bé cña kü thuËt, sù ®æi míi vµ hoµn thiÖn cña c¸c mÆt qu¶n lý, sù ®æi míi c«ng t¸c tæ chøc s¶n xuÊt vµ tr×nh ®é lµnh nghÒ cña 6 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 c«ng nh©n kh«ng ngõng ®îc n©ng cao. NÕu kh«ng nhËn thøc ®îc vÊn ®Ò nµy th× ngîc l¹i lµ sù c¶n trë vµ k×m h·m s¶n xuÊt. 1.2. Ph¬ng ph¸p x©y dùng ®Þnh møc tiªu dïng vËt t C¸c ph¬ng ph¸p x©y dùng ®Þnh møc tiªu dïng vËt t bao gåm: a. Ph¬ng ph¸p thèng kª kinh nghiÖm. Lµ ph¬ng ph¸p x©y dùng ®Þnh møc tõ nh÷ng sè liÖu thèng kª vÒ møc tiªu dïng vËt t cña nh÷ng thêi kú tríc. Ph¬ng ph¸p nµy cã u ®iÓm lµ ®¬n gi¶n, dÔ vËn dông, ®¸p øng kÞp thêi yªu cÇu cña s¶n xuÊt. Song nã cã nhîc ®iÓm lµ cha thËt sù khoa häc chÝnh x¸c ®«i khi chøa ®ùng c¸c yÕu tè l¹c hËu cña kú tríc. Trong thùc tÕ, ph¬ng ph¸p nµy thêng ¸p dông ë nh÷ng doanh nghiÖp mÆt hµng s¶n xuÊt kh«ng æn ®Þnh. b. Ph¬ng ph¸p thùc nghiÖm Lµ ph¬ng ph¸p ®îc tiÕn hµnh trong phßng thÝ nghiÖm hoÆc t¹i hiÖn trêng. Sau ®ã tiÕn hµnh nghiªn cøu c¸c ®iÒu kiÖn s¶n xuÊt nhÊt ®Þnh ®Ó kiÓm tra söa ®æi c¸c kÕt qu¶ ®· tÝnh to¸n hoÆc tiÕn hµnh s¶n xuÊt thö trong mét thêi gian. Ph¬ng ph¸p nµy cã u ®iÓm lµ chÝnh x¸c, khoa häc h¬n. Tuy nhiªn cã nhîc ®iÓm lµ cha tiÕn hµnh ph©n tÝch toµn diÖn c¸c nh©n tè ¶nh hëng ®Õn møc trong chõng mùc nhÊt ®Þnh, ph¬ng ph¸p nµy cßn phô thuéc vµo c¸c ®iÒu kiÖn thÝ nghiÖm cha phï hîp víi ®iÒu kiÖn s¶n xuÊt. Ph¬ng ph¸p nµy ¸p dông cho c¸c xÝ nghiÖp hãa chÊt, luyÖn kim, thùc phÈm... II. Ph¬ng ph¸p ph©n tÝch Lµ ph¬ng ph¸p khoa häc nhÊt cã ®Çy ®ñ c¨n cø kü thuËt do ®ã ®îc coi lµ ph¬ng ph¸p chñ yÕu ®Ó x©y dùng ®Þnh møc tiªu dïng nguyªn vËt liÖu. Thùc chÊt cña ph¬ng ph¸p nµy lµ kÕt hîp viÖc tÝnh to¸n vÒ kinh tÕ vµ kü thuËt víi viÖc ph©n tÝch toµn diÖn c¸c ®iÒu kiÖn s¶n xuÊt, c¸c nh©n tè ¶nh hëng ®Õn lîng tiªu hao nguyªn vËt liÖu, qu¶n lý tiªn tiÕn vµ kÕt hîp víi c¸c biÖn ph¸p hoµn thiÖn tæ chøc s¶n xuÊt. VÒ néi dung tiÕn hµnh, ph¬ng ph¸p ph©n tÝch ®îc tiÕn hµnh qua ba bíc: - Bíc 1: Thu thËp vµ nghiªn cøu c¸c tµi liÖu liªn quan ®Õn møc, trong ®ã ®Æc biÖt chó ý tíi c¸c tµi liÖu vÒ thiÕt kÕ s¶n phÈm, quy tr×nh c«ng nghÖ chÕ t¹o s¶n phÈm, ®Æc tÝnh kinh tÕ, kü thuËt cña nguyªn vËt liÖu, chÊt lîng s¶n phÈm, chÊt lîng m¸y mãc, thiÕt bÞ, tr×nh ®é kü thuËt cña c«ng nh©n vµ c¸c sè liÖu thèng kª vÒ t×nh h×nh thùc hiÖn møc cña kú b¸o c¸o. 7 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 - Bíc 2: Ph©n tÝch tõng thµnh phÇn trong c¬ cÊu ®Þnh møc vµ c¸c nh©n tè ¶nh hëng tíi nã ®Ó t×m gi¶i ph¸p xãa bá mäi l·ng phÝ, kh¾c phôc c¸c khuyÕt tËt vÒ c«ng nghÖ, c¶i tiÕn thiÕt kÕ s¶n phÈm ®Ó tiÕt kiÖm møc tiªu dïng nguyªn vËt liÖu. - Bíc 3: Tæng hîp c¸c thµnh phÇn trong c¬ cÊu cña møc, tÝnh hÖ sè sö dông vµ ®Ò ra biÖn ph¸p phÊn ®Êu gi¶m møc trong kú kÕ ho¹ch. 1. X¸c ®Þnh nhu cÇu nguyªn vËt liÖu Muèn cho c¸c ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña c¸c doanh nghiÖp tiÕn hµnh ®îc ®Òu ®Æn, liªn tôc thêng xuyªn ®¶m b¶o cho nã c¸c lo¹i nguyªn vËt liÖu, n¨ng lîng, thiÕt bÞ m¸y mãc... ®ñ vÒ sè lîng, kÞp vÒ thêi gian, ®óng vÒ quy c¸ch phÈm chÊt. §Êy lµ mét vÊn ®Ò b¾t buéc nÕu thiÕu th× kh«ng thÓ cã qu¸ tr×nh s¶n xuÊt s¶n phÈm ®îc. Doanh nghiÖp s¶n xuÊt cÇn ph¶i cã nguyªn vËt liÖu, n¨ng lîng...míi tån t¹i ®îc. V× vËy, ®¶m b¶o nguyªn vËt liÖu, n¨ng lîng...cho s¶n xuÊt lµ mét tÊt yÕu kh¸ch quan, mét ®iÒu kiÖn chung cña mäi nÒn s¶n xuÊt x· héi. §¶m b¶o lîng nguyªn vËt liÖu cÇn dïng, dù tr÷ vµ cÇn mua cã t¸c ®éng m¹nh mÏ ®Õn c¸c ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp. 2. X¸c ®Þnh lîng nguyªn vËt liÖu cÇn dïng Lîng nguyªn vËt liÖu cÇn dïng lµ lîng nguyªn vËt liÖu cÇn thiÕt ®Ó s¶n xuÊt ra mét khèi lîng s¶n phÈm theo kÕ ho¹ch mét c¸ch hîp lý vµ tiÕt kiÖm nhÊt. Lîng nguyªn vËt liÖu cÇn dïng ph¶i ®¶m b¶o hoµn thµnh kÕ ho¹ch s¶n xuÊt s¶n phÈm c¶ vÒ hiÖn vËt vµ gi¸ trÞ, ®ång thêi doanh nghiÖp còng cÇn ph¶i tÝnh ®Õn nhu cÇu vËt liÖu ®Ó chÕ thö s¶n phÈm míi, t trang, tù chÕ, söa ch÷a m¸y mãc thiÕt bÞ. Lîng nguyªn vËt liÖu cÇn dïng kh«ng thÓ tÝnh chung chung mµ ph¶i tÝnh cho tõng lo¹i nguyªn vËt liÖu theo chñng lo¹i, quy c¸ch, cì, lo¹i cña nã sau ®ã tæng hîp l¹i cho toµn xÝ nghiÖp. TÝnh to¸n nguyªn vËt liÖu dùa trªn c¬ së ®Þnh møc tiªu dïng nguyªn vËt liÖu cña mçi lo¹i s¶n phÈm, nhiÖm vô s¶n xuÊt, chÕ thö s¶n phÈm míi vµ söa ch÷a trong kú kÕ ho¹ch. 2.1. TÝnh lîng nguyªn vËt liÖu cÇn dïng( Vcd) Vcd = n  [(SixDvi)  ( PkixDvi)  Pdi ] i 1 8 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 Vcd lîng nguyªn vËt liÖu cÇn dïng Si sè lîng s¶n phÈm lo¹i i kú kÕ ho¹ch Dvi ®Þnh møc tiªu dïng nguyªn vËt liÖu cho mét ®¬n vÞ s¶n phÈm lo¹i i Pi sè lîng phÕ phÈm cho phÐp cña lo¹i s¶n phÈm i kú kÕ ho¹ch Pdi lîng phÕ liÖu dïng l¹i cña lo¹i s¶n phÈm i Kpi tû lÖ phÕ phÈm cho phÐp lo¹i s¶n phÈm i kú kÕ ho¹ch Kdi tû lÖ phÕ liÖu dïng l¹i lo¹i s¶n phÈm i kú kÕ ho¹ch 2.2. TÝnh lîng nhiªn liÖu cÇn dïng §Ó x¸c ®Þnh lîng nhiªn liÖu thùc tÕ mµ doanh nghiÖp sö dông cÇn ph¶i x¸c ®Þnh hÖ sè tÝnh ®æi( K) K= Trong ®ã: N nhiÖt lîng cña lo¹i nhiªn liÖu mµ doanh nghiÖp sö dông - TÝnh lîng nhiªn liÖu cÇn dïng cho qu¸ tr×nh c«ng nghÖ, ¸p dông c«ng thøc. NLcd = Trong ®ã: NLcd lîng nhiªn liÖu cÇn dïng cho qu¸ tr×nh c«ng nghÖ Dm ®Þnh møc tiªu dïng nhiªn liÖu i cho mét s¶n phÈm Si s¶n lîng s¶n phÈm lo¹i i Ki hÖ sè tÝnh ®æi lo¹i nhiªn liÖu i Lîng nhiªn liÖu cÇn dïng ®Ó ch¹y m¸y ¸p dông c«ng thøc: NLcd = Trong ®ã: NLcd nhiªn liÖu (x¨ng, dÇu) cÇn dïng 9 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 Cs c«ng suÊt cña m¸y mãc thiÕt bÞ lµm viÖc trong n¨m kÕ ho¹ch Dm ®Þnh møc sö dông x¨ng (dÇu) cho mét ®¬n vÞ c«ng suÊt trong mét giê Ghd sè giê ho¹t ®éng cña m¸y Sm sè m¸y ho¹t ®éng trong n¨m Hn hÖ sè sö dông nhiªn liÖu cã Ých Lîng nhiªn liÖu cÇn dïng ®Ó s¶n xuÊt h¬i níc ®îc tÝnh theo c«ng thøc NLcd = Trong ®ã: NLcd lîng nhiªn liÖu( than) cÇn dïng ( tÊn) Sh s¶n lîng h¬i níc doanh nghiÖp cÇn s¶n xuÊt( m3) N1 nhiÖt hµm cña h¬i níc qu¸ nhiÖt (Kcal) N2 nhiÖt hµm cña h¬i níc ban ®Çu( Kcal) Hdn hÖ sè sö dông nhiÖt cã hiÖu qu¶ cña lß h¬i 2.3. X¸c ®Þnh lîng nguyªn vËt liÖu cÇn dù tr÷ Trong ®iÒu kiÖn c¬ chÕ thÞ trêng, dù tr÷ s¶n xuÊt lµ mét ®ßi hái kh¸ch quan. §Ó ®¶m b¶o cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt ®îc tiÕn hµnh liªn tôc, ®¹t hiÖu qña kinh tÕ cao cÇn ph¶i cã mét lîng nguyªn vËt liÖu dù tr÷ hîp lý. Lîng nguyªn vËt liÖu dù tr÷ hîp lý võa ®¶m b¶o sù lien tôc cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt võa tr¸nh ø ®äng vèn ¶nh hëng ®Õn tèc ®é lu©n chuyÓn vèn vµ hiÖu qu¶ sö dông vèn. Dù tr÷ nguyªn vËt liÖu hîp lý còng cã nghÜa lµ tiÕt kiÖm chi phÝ qu¶n lý nguyªn vËt liÖu nh chi phÝ vÒ nhµ kho, bÕn b·i, chi phÝ ph¸t sinh do chÊt lîng nguyªn vËt liÖu gi¶m, do gi¸ thÞ trêng gi¶m. NÕu lîng dù tr÷ qu¸ lín sÏ g©y ra t×nh tr¹ng ø ®äng vèn, t¨ng thªm chi phÝ b¶o qu¶n. §ã l¹i lµ nh÷ng yÕu tè trùc tiÕp lµm t¨ng chi phÝ s¶n xuÊt vµ ®Èy gi¸ b¸n hµng lªn cao, lµm c¸c doanh nghiÖp gÆp khã kh¨n trong tiªu thô s¶n phÈm. Ngîc l¹i, nÕu lîng dù tr÷ qu¸ Ýt, sÏ cã thÓ dÉn ®Õn nguy c¬ lµm gi¸n ®o¹n s¶n xuÊt, chËm trÔ thêi h¹n ®a s¶n phÈm cña doanh nghiÖp ra thÞ trêng vµ lµm cho doanh nghiÖp mÊt kh¸ch hµng. Lîng nguyªn vËt liÖu dù tr÷ lµ lîng hµng tån kho hîp lý ®îc quy ®Þnh trong kÕ ho¹ch ®Ó ®¶m b¶o cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt ®îc tiÕn hµnh liªn tôc, b×nh thêng. 10 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 C¨n cø vµo c«ng dông, tÝnh chÊt cña nguyªn vËt liÖu , nguyªn vËt liÖu dù tr÷ ®îc chia lµm ba lo¹i: dù tr÷ thêng xuyªn, dù tr÷ b¶o hiÓm vµ dù tr÷ theo mïa. a.TÝnh lîng nguyªn vËt liÖu dù tr÷ thêng xuyªn. Lîng nguyªn vËt liÖu dù tr÷ thêng xuyªn lµ bé phËn dù tr÷ chñ yÕu cña doanh nghiÖp, nã ®¶m b¶o cho s¶n xuÊt tiÕn hµnh liªn tôc gi÷a hai ®ît cung øng tiÕp nhau. Trong ®iÒu kiÖn s¶n xuÊt æn ®Þnh th× lîng nguyªn vËt liÖu dù tr÷ thêng xuyªn cña mçi lo¹i nguyªn vËt liÖu nµo ®ã biÕn ®æi tõ tèi ®a (®Çu k× cung øng ) ®Õn tèi thiÓu (cuèi kú cung øng) lîng nguyªn vËt liÖu dù tr÷ tèi ®a ®îc tÝnh theo c«ng thøc sau: Vdtx = Vnd + tdtx Trong ®ã: Vdtx läng vËt liÖu dù tr÷ thßng xuyªn lín nhÊt Vnd lîng vËt liÖu cÇn dïng b×nh qu©n mét ngµy ®ªm Tdtx sè ngµy dù tr÷ thêng xuyªn b. TÝnh lîng nguyªn vËt liÖu dù tr÷ b¶o hiÓm Lµ lîng nguyªn vËt liÖu dù tr÷ ngoµi lîng dù tr÷ thêng xuyªn nh»m kh¾c phôc trêng hîp thiÕu nguyªn vËt liÖu do nh÷ng nguyªn nh©n nµo ®ã g©y nªn, ®Ó ®¶m b¶o cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt ®îc tiÕn hµnh b×nh thêng liªn tôc. Lîng vËt liÖu dù tr÷ b¶o hiÓm ®îc tÝnh theo c«ng thøc: Vdbh = Vnd + tdbh Trong ®ã: Vdbh lîng vËt liÖu dù tr÷ b¶o hiÓm Vnd sè lîng vËt liÖu cÇn dïng b×nh qu©n mét ngµy ®ªm tdbh sè ngµy dù tr÷ b¶o hiÓm III. TÝnh lîng nguyªn vËt liÖu dù tr÷ theo mïa (thêi vô) Mét sè doanh nghiÖp dùa vµo nguyªn vËt liÖu do n«ng nghiÖp cung øng nh xÝ nghiÖp ®êng, thuèc l¸... th× cÇn ph¶i dù tr÷ theo mïa. Nguyªn vËt liÖu dù tr÷ theo mïa ®îc tÝnh theo c«ng thøc: Vdtm = Vnd + tdtm Trong ®ã: 11 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 Vdtm lîng nguyªn vËt liÖu dù tr÷ theo mïa Vnd sè lîng vËt liÖu cÇn dïng b×nh quan mét ngµy ®ªm tdtm 1. sè ngµy dù tr÷ theo mïa X¸c ®Þnh lîng nguyªn vËt liÖu cÇn mua Trong s¶n xuÊt kinh doanh, viÖc x¸c ®Þnh lîng nguyªn vËt liÖu cÇn mua vµo nhiÒu hay Ýt ¶nh hëng rÊt lín ®Õn kÕt qu¶ s¶n xuÊt s¶n phÈm còng nh t×nh h×nh sö dông vèn trong doanh nghiÖp. Nh vËy viÖc x¸c ®Þnh chÝnh x¸c lîng nguyªn vËt liÖu cÇn mua gióp cho viÖc x©y dùng kÕ ho¹ch vèn lu ®éng ®îc hîp lý h¬n do chi phÝ vÒ mua s¾m nguyªn vËt liÖu chiÕm phÇn ®a trong vèn lu ®éng. Tríc hÕt ®Ó cã ®¸nh gi¸ hîp lý thêng tiÕn hµnh kiÓm tra kÕ ho¹ch cung øng vËt t trong doanh nghiÖp cã phï hîp víi nhu cÇu s¶n xuÊt hay kh«ng. Nhu cÇu mua nguyªn vËt liÖu phô thuéc vµo kh¶ n¨ng s¶n xuÊt, sù dåi dµo vÒ nguyªn vËt liÖu trªn thÞ trêng cung øng, kho¶ng c¸ch tõ nguån cung øng ®Õn doanh nghiÖp Lîng nguyªn vËt liÖu cÇn mua trong n¨m phô thuéc vµo c¸c yÕu tè sau: Lîng nguyªn vËt liÖu cÇn dïng Lîng nguyªn vËt liÖu dù tr÷ ®Çu kú Lîng nguyªn vËt liÖu dù tr÷ cuèi kú C«ng thøc x¸c ®Þnh nguyªn vËt liÖu cÇn mua s¾m nh sau Vc = Vcd + ( Vd2 - Vd1 ) Trong ®ã: Vc lîng nguyªn vËt liÖu cÇn mua Vcd lîng nguyªn vËt liÖu cÇn dïng Vd1 lîng nguyªn vËt liÖu dù tr÷ ®Çu kú Vd2 lîng nguyªn vËt liÖu dù tr÷ cuèi kú 2. X©y dùng kÕ ho¹ch mua s¾m nguyªn vËt liÖu Sau khi x¸c ®Þnh ®îc lîng nguyªn vËt liÖu cÇn dïng, cÇn dù tr÷ vµ cÇn mua trong n¨m, chóng ta ph¶i x©y dùng kÕ ho¹ch mua s¾m nguyªn vËt liÖu. X©y dùng kÕ ho¹ch mua s¾m nguyªn vËt liÖu nghÜa lµ x¸c ®Þnh sè lîng, chñng lo¹i, chÊt lîng, thêi ®iÓm mua cña mçi lÇn x¸c ®Þnh sè lÇn mua trong n¨m. 2.1. Nuyªn t¾c vµ nh÷ng c¨n cø ®Ó x©y dùng kÕ ho¹ch 12 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 KÕ ho¹ch mua s¾m nguyªn vËt liÖu cã vÞ trÝ rÊt quan träng trong qóa tr×nh s¶n xuÊt vµ kinh doanh. Do ®ã, khi x©y dùng ph¶i xuÊt ph¸t tõ c¸c nguyªn t¾c sau: Kh«ng bÞ ø ®äng vèn ë kh©u dù tr÷ Lu«n lu«n ph¶i ®¶m b¶o lîng dù tr÷ vÒ sè lîng, chÊt lîng vµ quy c¸ch Gãp phÇn n©ng cao c¸c chØ tiªu hiÖu qu¶ sö dông vèn Khi tÝnh to¸n ph¶i tÝnh riªng cho tõng lo¹i, mçi lo¹i tÝnh riªng cho tõng thø XuÊt ph¸t tõ c¸c nguyªn t¾c trªn, khi x©y dùng kÕ ho¹ch mua s¾m nguyªn vËt liÖu ph¶i dùa vµo c¨n cø sau: KÕ ho¹ch s¶n xuÊt néi bé HÖ thèng ®Þnh møc tiªu hao nguyªn vËt liÖu cho mét ®¬n vÞ s¶n phÈm C¸c häp ®ång mua b¸n vËt t vµ giao nép s¶n phÈm cho kh¸ch hµng Møc ®é thuËn tiÖn vµ khã kh¨n cña thÞ trêng mua, b¸n vËt t C¸c chØ tiªu cña kÕ ho¹ch mua nguyªn vËt liÖu trong n¨m Ph¬ng tiÖn vËn chuyÓn vµ ph¬ng thøc thanh to¸n HÖ thèng kho tµng hiÖn cã cña ®¬n vÞ 2.2. Néi dung cña kÕ ho¹ch mua s¾m nguyªn vËt liÖu Mua nguyªn vËt liÖu ®Ó phôc vô cho s¶n xuÊt lµ mét c«ng viÖc v« cïng phøc t¹p. Trong ®iÒu kiÖn vèn cã h¹n ph¶i mua nhiÒu lo¹i nguyªn vËt liÖu kh¸c nhau vµ ë nhiÒu thÞ trêng kh¸c nhau. C¸c vÊn ®Ò ®Æt ra trong ®iÒu kiÖn: s¶n xuÊt tiÕn hµnh liªn tôc vµ ®¹t hiÖu qu¶ cao. Do ®ã, vÒ mÆt néi dung, kÕ ho¹ch mua s¾m ph¶i ph¶n ¸nh râ vÊn ®Ò sau: X¸c ®Þnh chÝnh x¸c tõng lo¹i nguyªn vËt liÖu cÇn mua: lîng nguyªn vËt liÖu mua vµo nh»m phôc vô cho yªu cÇu s¶n xuÊt vµ dù tr÷ b¶o ®¶m qu¸ tr×nh s¶n xuÊt tiÕn hµnh b×nh thêng. Râ rµng viÖc mua nguyªn vËt liÖu qu¸ nhiÒu hoÆc qu¸ Ýt ®Òu g©y nªn bÊt lîi trong kinh doanh cña doanh nghiÖp. + NÕu lîng mua vÒ qu¸ nhiÒu so víi nhu cÇu sö dông vµ do vËy lîng dù tr÷ cña doanh nghiÖp qu¸ lín , sÏ g©y lªn t×nh tr¹ng ø ®äng vèn. MÆt kh¸c, ®iÒu ®ã cßn lµm cho chi phÝ cña doanh nghiÖp t¨ng lªn, do doanh nghiÖp ph¶i bá thªm chi phÝ phôc vô cho viÖc b¶o qu¶n c¸c lo¹i nguyªn vËt liÖu , cho kho b·i cña doanh nghiÖp. 13 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 + Trong viÖc ®¸p øng yªu cÇu vÒ sè lîng, doanh nghiÖp ph¶i x¸c ®Þnh: víi lîng nguyªn vËt liÖu cÇn mua nhÊt ®Þnh, doanh nghiÖp nªn mua lµm nhiÒu lÇn hay mua mét lÇn. Râ rµng lµ viÖc mua lµm nhiÒu lÇn theo tiÕn ®é sö dông cã lîi h¬n mua mét lÇn v× ®iÒu ®ã kh«ng g©y lªn t×nh tr¹ng ø ®äng vèn vµ nguyªn vËt liÖu , kh«ng t¹o nªn nhu cÇu lín ®ét biÕn vÒ vèn lu ®éng. ViÖc x¸c ®Þnh lîng mguyªn vËt liÖu cÇn mua mçi lÇn vµ sè lÇn mua t¬ng øng cÇn ®¶m b¶o sao cho chi phÝ mua mét ®¬n vÞ khèi lîng nguyªn vËt liÖu lµ nhá nhÊt. - X¸c ®Þnh ®óng chñng lo¹i vµ quy c¸ch c¸c lo¹i nguyªn vËt liÖu cÇn dïng: cã nghÜa lµ ph¶i ®¶m b¶o sù ®ång bé tÊt c¶ c¸c lo¹i nguyªn vËt liÖu cÇn mua. Nguyªn vËt liÖu gåm nguuyªn vËt liÖu chÝnh vµ vËt liÖu phô, nÕu ta chØ mua nguyªn vËt liÖu chÝnh mµ kh«ng cã vËt liÖu phô th× kh«ng thÓ tiÕn hµnh ®îc qu¸ tr×nh s¶n xuÊt hoÆc kh«ng thÓ s¶n xuÊt ®éc mét s¶n phÈm hoµn chØnh. V× vËy viÖc x¸c ®Þnh ®óng chñng lo¹i cÇn mua lµ rÊt cÇn thiÕt. -§óng chÊt lîng: cã nghÜa lµ chÊt lîng ph¶i phï hîp víi yªu cÇu chÕ t¹o ®Ó cã ®îc s¶n phÈm phï hîp víi ®ßi hái cña kh¸ch hµng trªn thÞ trêng. -X¸c ®Þnh râ thêi ®iÓm mua: Trªn thùc tÕ, chóng ta thÊy r»ng viÖc mua sím qu¸ hoÆc muén qu¸ ®Òu bÊt lîi. + NÕu mua sím h¬n thêi ®iÓm mong muèn dêng nh ngêi qu¶n lý c¶m thÊy yªn t©m h¬n v× c¸i m×nh cÇn ®· cã s½n. Song ®iÒu ®ã l¹i g©y nªn nh÷ng bÊt lîi vÒ kinh tÕ: ø ®äng vèn lu ®éng, t¨ng chi phÝ b¶o qu¶n nguyªn vËt liÖu + Ngîc l¹i, nÕu mua chËm h¬n thêi ®iÓm mong muèn sÏ dÉn ®Õn mÊt c¬ héi kinh doanh, lµm cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt sÏ chËm h¬n. V× vËy khi thùc hiÖn viÖc mua hµng chóng ta ph¶i chän ®óng thêi ®iÓm. Khi kÕ ho¹ch tiÕn ®é mua s¾m nguyªn vËt liÖu ®îc x¸c ®Þnh hîp lý sÏ gióp cho doanh nghiÖp kh«ng bÞ ø ®äng vèn, ®¶m b¶o dù tr÷ hîp lý vÒ sèlîng, ®óng chÊt lîng, n©ng cao hiÖu qu¶ sö dông vèn, ®ång thêi khi ®¸p øng ®îc c¸c yªu cÇu trªn sÏ gióp cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt cña doanh nghiÖp sÏ diÔn ra liªn tôc, b×nh thêng, kh«ng bÞ ngõng trÖ trong s¶n xuÊt. 2.3 Ph¬ng ph¸p x©y dùng kÕ ho¹ch mua s¾m Víi néi dung kÕ ho¹ch mua s¾m ®· tr×nh bµy ë trªn, viÖc tÝnh to¸n c¸c chØ tiªu kÕ ho¹ch ®îc thùc hiÖn theo hai ph¬ng ph¸p: §èi víi c¸c lo¹i nguyªn vËt liÖu ®· cã ®Þnh møc tiªu hao th× tÝnh trùc tiÕp: lÊy sè lîng s¶n phÈm nh©n víi ®Þnh møc tiªu hao nguyªn vËt liÖu cho mét ®¬n vÞ s¶n phÈm ®ã. 14 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 §èi víi nh÷ng lo¹i nguyªn vËt liÖu cha x©y dùng ®îc ®Þnh møc tiªu hao th× dïng ph¬ng ph¸p tÝnh gi¸n tiÕp: lÊy møc tiªu hao kú tríc lµm gèc nh©n víi tû lÖ t¨ng s¶n lîng cña kú cÇn mua s¾m. 3. Tæ chøc thu mua vµ tiÕp nhËn nguyªn vËt liÖu 3.1. Tæ chøc thu mua nguyªn vËt liÖu 3.1.1. T×m kiÕm nhµ cung cÊp §èi víi mçi doanh nghiÖp, h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm lu«n lµ mét biÖn ph¸p tèt nhÊt, t×m kiÕm ®îc mét nhµ cung cÊp tin cËy cã thÓ cung øng lîng vËt t cã chÊt lîng cao, gi¸ c¶ ph¶i ch¨ng sÏ gióp cho c«ng ty gi¶m ®îc chi phÝ vÒ nguyªn vËt liÖu, n©ng cao hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh . Thùc tÕ trªn thÞ trêng cã rÊt nhiÒu nhµ cung cÊp, hä ë nh÷ng ®Þa ®iÓm kh¸c nhau, nhng ®Òu cã kh¶ n¨ng b¶o ®¶mlîng nguyªn vËt liÖu doanh nghiÖp cÇn mua víi chÊt lîng theo yªu cÇu vµ theo cïng mét mÆt b»ng gi¸. Trong t×nh huèng nµy, doanh nghiÖp cÇn ph¶i cã sù c©n nh¾c lµ mua cña nhiÒu ngêi hay tËp trung mua cña mét ngêi. Mçi mét trong sè c¸c sù lùa chän Êy cã thÓ cã lîi vµ cã thÓ bÊt lîi, tïy tÝnh chÊt cña lo¹i nguyªn vËt liÖu, lîng nguyªn vËt liÖu cÇn mua, doanh nghiÖp cÇn cã sù lùa chän thÝch hîp. C¸c doanh nghiÖp cã thÓ t×m kiÕm nhiÒu nhµ cung cÊp ®iÒu nµy kh«ng nh÷ng tr¸nh ®îc ®éc quyÒn trong viÖc cung cÊp nguyªn vËt liÖu mµ cßn lµm cho c¸c nhµ cung øng ph¶i c¹nh tranh ®Ó b¸n nguyªn vËt liÖu, t×m ra nh÷ng ®iÒu kiÖn mua thuËn lîi nhÊt. Cã kh¶ n¨ng b¶o ®¶m an toµn, phßng ngõa sù trôc trÆc tõ nhµ cung cÊp g©y gi¸n ®o¹n trong cung øng, ®ång thêi cßn më réng c¸c mèi quan hÖ kinh tÕ x· héi. Nh vËy doanh nghiÖp sÏ mua ®îc víi gi¸ u ®·i h¬n. Nhng l¹i khã kh¨n cho viÖc theo dâi tiÕn ®é, phøc t¹p vÒ thanh to¸n vµ cã thÓ lµm t¨ng chi phÝ. Ngîc l¹i c¸c doanh nghiÖp cã thÓ chØ t×m mét nhµ cung cÊp ®iÒu nµy thuËn lîi vÒ sù tËp trung cña luång tiÒn tÖ ®i ra tõ doanh nghiÖp, cã kh¶ n¨ng gi¶m cíc phÝ vËn t¶i nhê ngêi cung cÊp gÇn, tËn dông ph¬ng tiÖn vËn t¶i, dÔ theo dâi tiÕn ®é thùc hiÖn. Vµ ®îc sö dông u ®·i vÒ gi¸ nÕu mua víi khèi lîng lín. Nhng khã ®¶m b¶o an toµn cã thÓ x¶y ra t×nh tr¹ng phô thuéc. Mêi nhµ cung cÊp tin cËy chµo hµng vµ ®¸nh gi¸ tõng ®¬n ®Æt hµng mét c¸ch toµn diÖn. Sau ®ã ph©n tÝch vµ so s¸nh c¸c ®¬n chµo hµng ®Ó lùa chän chÝnh x¸c nhµ cung cÊp mµ m×nh cÇn t×m. 3.1.2. Ký hîp ®ång 15 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 Ký hîp ®ång lµ mét c«ng viÖc quan träng trong c«ng t¸c mua s¾m nguyªn vËt liÖu. Hîp ®ång ph¶i ®îc ký kÕt theo ®óng quy ®Þnh cña ph¸p luËt C¶ hai bªn ®Òu cè g¾ng cô thÓ hãa c¸c ®iÒu kho¶n, ®iÒu kiÖn, yªu cÇu, néi dung liªn quan ®Õn hîp ®ång ph¶i râ rµng, chÝnh x¸c vÒ sè lîng, chÊt lîng vËt t, quy c¸ch, phÈm chÊt, chñng lo¹i, gi¸ c¶, danh môc ®Æt hµng, ph¬ng thøc vËn chuyÓn giao nhËn, thanh to¸n nh÷ng rµng buéc thùc hiÖn hîp ®ång. Hîp ®ång sau khi ký lµ mét v¨n b¶n mang tÝnh chÊt ph¸p lý ®Ó quy ®Þnh tr¸ch nhiÖm khi cã ph¸t sinh tranh chÊp do vËy cÇn ký kÕt hîp ®ång ph¶i thËn träng, ph¶i cã nh÷ng ngêi cã tr×nh ®é xem xÐt vµ quyÕt ®Þnh ký. 3.2. Tæ chøc vËn chuyÓn vµ tiÕp nhËn nguyªn vËt liÖu Sau khi ký hîp ®ång mua nguyªn vËt liÖu, c«ng t¸c mua vµ vËn chuyÓn vÒ kho cña doanh nghiÖp do phßng vËt t ®¶m nhËn. Gi¸m ®èc hoÆc c¸c ph©n xëng cã thÓ ký kÕt hîp ®ång víi phßng vËt t vÒ viÖc mua vµ vËn chuyÓn nguyªn vËt liÖu. Ph¬ng tiÖn vËn chuyÓn dï ë doanh nghiÖp hay ®i thuª ®Òu ph¶i kho¸n chi phÝ vËn chuyÓn vµ ph¶i c©n ®o ®ong ®Õm, kiÓm tra vÒ sè lîng, chÊt lîng tríc khi nhËp kho. ViÖc vËn chuyÓn nguyªn vËt liÖu ¶nh hëng lín ®Õn chi phÝ, chi phÝ nguyªn vËt liÖu tÝnh vµo gi¸ thµnh s¶n phÈm. NÕu vËn chuyÓn tèt vËt liÖu ®a vµo s¶n xuÊt sÏ ®¶m b¶o vÒ chÊt lîng kh«ng ®Ó hiÖn tîng hao hôt qu¸ møc x¶y ra ¶nh hëng ®Õn lao ®éng x· héi vµ chi phÝ vËt liÖu cña ®¬n vÞ. TiÕp nhËn nguyªn vËt liÖu lµ bíc chuyÓn giao tr¸ch nhiÖm gi÷a bé phËn mua, vËn chuyÓn víi bé phËn qu¶n lý nguyªn vËt liÖu trong néi bé doanh nghiÖp, nã cßn lµ c¬ së ®Ó h¹ch to¸n chÝnh x¸c. Chi phÝ lu th«ng vµ gi¸ c¶ nguyªn vËt liÖu tæ chøc tiÕp nhËn tèt sÏ gióp cho thñ kho l¾m ch¾c ®îc sè lîng, chÊt lîng vµ chñng lo¹i nguyªn vËt liÖu, ph¸t hiÖn kÞp thêi t×nh tr¹ng cña nguyªn vËt liÖu, h¹n chÕ nhÇm lÉn tham «, thÊt tho¸t. Tæ chøc tiÕp nhËn ph¶i thùc hiÖn tèt hai nhiÖm vô sau: - TiÕp nhËn chÝnh x¸c sè lîng, chñng lo¹i vµ chÊt lîng nguyªn vËt liÖu theo ®óng quy ®Þnh trong hîp ®ång, hãa ®¬n, phiÕu giao hµng, phiÕu vËn chuyÓn vµ thêi gian giao hµng. - §¶m b¶o chuyÓn nhanh chãng nguyªn vËt liÖu tõ ®iÓm tiÕp nhËn vµo kho tr¸nh h háng mÊt m¸t. 16 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 - §Ó thùc hiÖn tèt hai nhiÖm vô ®ã khi tiÕp nhËn ph¶i thùc hiÖn ®Çy ®ñ c¸c thñ tôc sau: - Khi tiÕp nhËn ph¶i cã ®ñ c¸c giÊy tê hîp lÖ. - TÊt c¶ c¸c lo¹i nguyªn vËt liÖu ph¶i qua thñ tôc kiÓm nhËn vµ kiÓm nghiÖm x¸c ®Þnh chÝnh x¸c sè lîng, chÊt lîng, chñng lo¹i. Sau khi kiÓm tra ph¶i cã biªn b¶n x¸c nhËn, khi tiÕp nhËn thñ kho ph¶i ghi râ sè thùc nhËn theo ®óng chñng lo¹i, kÝch cì, chÊt lîng tõng lo¹i vËt t cïng víi ngêi giao hµng ký vµo phiÕu nhËp kho vµ bé phËn ký vµo sæ giao chøng tõ. 4. Tæ chøc qu¶n lý kho 4.1. Kh¸i niÖm vµ ph©n lo¹i kho 4.1.1. Kh¸i niÖm §Ó ®¶m b¶o toµn vÑn vÒ sè lîng, chÊt lîng nguyªn vËt liÖu ng¨n chÆn mÊt m¸t, h háng cÇn ph¶i tËp trung dù tr÷ nguyªn vËt liÖu tríc khi ®i vµo s¶n xuÊt. N¬i tËp trung dù tr÷ ®ã lµ kho. Kho kh«ng chØ lµ n¬i dù tr÷ b¶o qu¶n nguyªn vËt liÖu mµ cßn lµ n¬i dù tr÷ thiÕt bÞ m¸y mãc tríc khi s¶n xuÊt, tËp trung thµnh phÈm tríc khi tiªu thô. ChÝnh v× vËy trong doanh nghiÖp cã nhiÒu lo¹i kho kh¸c nhau ®Ó phï hîp víi tõng ®èi tîng dù tr÷. 4.1.2. Ph©n lo¹i kho - NÕu c¨n cø vµo c«ng dông cña kho chia thµnh: + Kho nguyªn vËt liÖu chÝnh + Kho nguyªn vËt liÖu phô + Kho nhiªn liÖu + Kho nöa thµnh phÈm + Kho c«ng cô dông cô + Kho m¸y mãc thiÕt bÞ, phô tïng + Kho phÕ liÖu - NÕu c¨n cø vµo ®Þa ®iÓm vµ ph¬ng ph¸p b¶o qu¶n chia thµnh: + Kho ngoµi trêi + Kho trong nhµ 17 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 + Bªn c¹nh ®ã doanh nghiÖp cã thÓ cã c¸c kho ®i thuª ®Ó dù tr÷, tËp trung vËt liÖu m¸y mãc… ®èi víi c¸c kho ®i thuª nµy cÇn ph¶i ký hîp ®ång víi ng êi cho thuª vÒ c¸c mÆt nh gi¸ c¶, vÒ viÖc tr«ng coi, b¶o qu¶n... cÇn quan t©m ®Õn chÊt lîng nhµ kho sao cho kh«ng g©y ¶nh hëng ®Õn chÊt lîng nguyªn vËt liÖu. - C¨n cø vµo tÝnh chÊt c¸c lo¹i vËt t ngêi ta chia thµnh: + Kho chuyªn ngµnh + Kho kh«ng chuyªn ngµnh 5. NhiÖm vô vµ néi dung qu¶n lý kho 5.1. NhiÖm vô qu¶n lý kho Ngêi lµm c«ng t¸c qu¶n lý nguyªn vËt liÖu cÇn quan t©m ®Õn hÖ thèng kho b·i, x¸c ®Þnh vÞ trÝ ®Æt kho hîp lý sao cho chi phÝ vËn chuyÓn ®Õn n¬i s¶n xuÊt lµ tèi u. §¶m b¶o h¹ thÊp chi phÝ, b¶o qu¶n toµn vÑn vÒ sè lîng vµ chÊt lîng nguyªn vËt liÖu, ng¨n ngõa vµ h¹n chÕ h háng, mÊt m¸t. N¾m v÷ng lùc lîng vËt t trong kho ë bÊt cø thêi ®iÓm nµo vÒ sè lîng, chÊt lîng, chñng lo¹i vµ ®Þa ®iÓm s½n sµng cÊp ph¸t kÞp thêi theo nhu cÇu cña s¶n xuÊt. B¶o ®¶m thuËn tiÖn cho viÖc xuÊt nhËp, kiÓm kª( dÔ t×m, dÔ thÊy, dÔ lÊy) nguyªn vËt liÖu nhËp tríc xuÊt tríc, nhËp sau xuÊt sau, chÊp hµnh nghiªm chØnh chÕ ®é vµ thñ tôc ®· quy ®Þnh. B¶o ®¶m h¹ thÊp chi phÝ b¶o qu¶n b»ng c¸ch tæ chøc lao ®éng khoa häc trong kho, sö dông hîp lý diÖn tÝch vµ dung tÝch kho. 5.2. Néi dung qu¶n lý kho C¸n bé qu¶n lý kho ph¶i cã hÖ thèng theo dâi râ rµng, lu«n lu«n n¾m v÷ng sè lîng vµ chÊt lîng tån kho ®èi víi tõng lo¹i nguyªn vËt liÖu ®Ó lµm c¬ së cho viÖc lËp kÕ ho¹ch tiÕn ®é mua. Tæ chøc tèt viÖc tiÕp nhËn vËt t, chuyÓn nhanh vËt t tõ ®Þa ®iÓm tiÕp nhËn ®Õn kho cña doanh nghiÖp. Mäi vËt t tiÕp nhËn ®Òu ph¶i cã giÊy tê hîp lÖ, s¾p sÕp vËt t tïy t×nh h×nh vµ ®Æc ®iÓm cña tõng lo¹i kho. B¶o qu¶n vËt t sau khi tiÕp nhËn ph¶i ®óng quy ®Þnh. X©y dùng vµ thùc hiÖn tèt néi quyb¶o qu¶n, néi quy nhËp xuÊt nguyªn vËt liÖu, néi quy vÒ an toµn trong b¶o qu¶n tr¸ch nhiÖm kiÓm tra. 18 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 Lùa chän vµ bè trÝ ®óng c¸n bé lµm c«ng t¸c qu¶n lý kho tµng. B¶o ®¶m c¬ së vËt chÊt kü thuËt cho c¸c kho tµng cña doanh nghiÖp: xe vËn chuyÓn, qu¹t th«ng giã, hÖ thèng gi¸ ®ì… 6. ChuÈn bÞ vµ cÊp ph¸t vËt t cho s¶n xuÊt CÊp ph¸t vËt t nghÜa lµ chuyÓn vËt t tõ n¬i b¶o qu¶n, dù tr÷ hoÆc trùc tiÕp sau khi mua kÞp thêi cho c¸c bé phËn s¶n xuÊt cã thÓ tËn dông triÖt ®Ó, tËn dông hiÖu qu¶ c«ng suÊt m¸y mãc thiÕt bÞ vµ thêi gian lao ®éng cña c«ng nh©n, cÊp ph¸t nguyªn vËt liÖu kÞp thêi gãp phÇn n©ng cao n¨ng suÊt lao ®éng, n©ng cao chÊt lîng s¶n phÈm, tiÕt kiÖm vËt t ®Õn h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm. Kh«ng chØ vËy, tæ chøc tèt c«ng t¸c cÊp ph¸t nguyªn vËt liÖu cßn lµ ®iÒu kiÖn tèt ®Ó thùc hiÖn chÕ ®é tr¶ l¬ng theo s¶n phÈm vµ chÕ ®é h¹ch to¸n kinh tÕ trong néi bé doanh nghiÖp. Tæ chøc cÊp ph¸t vËt t cho c¸c bé phËn s¶n xuÊt cã thÓ tiÕn hµnh theo hai h×nh thøc sau: - CÊp ph¸t theo yªu cÇu cña bé phËn s¶n xuÊt: theo h×nh thøc nµy c¸c ph©n xëng vµ bé phËn s¶n xuÊt göi yªu cÇu vÒ sè lîng vËt t lªn phßng vËt t, ®èi chiÕu theo yªu cÇu ®ã vµ lîng vËt t trong kho dùa trªn hÖ thèng ®Þnh møc lµ nhiÖm vô ®îc giao, phßng vËt t lËp phiÕu cÊp ph¸t cho c¸c bé phËn s¶n xuÊt lªn kho lÜnh vËt t . - CÊp ph¸t theo ®Þnh møc: c¨n cø vµo hÖ thèng ®Þnh møc tiªu dïng vËt t, c¨n cø vµo sè lîng, chñng lo¹i s¶n phÈm ®· ®îc x¸c ®Þnh trong kÕ ho¹ch vµ tiÕn ®é s¶n xuÊt, phßng vËt t lËp phiÕu cÊp ph¸t h¹n møc giao cho c¸c bé phËn s¶n xuÊt vµ kho. Nh vËy viÖc cÊp ph¸t theo h¹n møc ®îc quy ®Þnh ch¼ng nh÷ng vÒ sè lîng mµ c¶ vÒ thêi gian cÊp ph¸t nh»m ®¶m b¶o tÝnh chñ ®éng cho bé phËn sö dông còng nh bé phËn cÊp ph¸t … 7. Tæ chøc thanh quyÕt to¸n nguyªn vËt liÖu vµ thu håi phÕ liÖu phÕ phÈm. 7.1. Tæ chøc thanh quyÕt to¸n nguyªn vËt liÖu Thanh quyÕt to¸n nguyªn vËt liÖu lµ viÖc bé phËn qu¶n lý nguyªn vËt liÖu vµ bé phËn ®èi chiÕu, so s¸nh gi÷a lîng nguyªn vËt liÖu c¸c ®¬n vÞ nhËn vÒ víi lîng s¶n phÈm giao nép ®Ó biÕt ®îc kÕt qu¶ cña viÖc sö dông nguyªn vËt liÖu cña c¸c ®¬n vÞ s¶n xuÊt Dùa vµo kÕt qu¶ cña c«ng t¸c thanh quyÕt to¸n nguyªn vËt liÖu, chóng ta thùc hiÖn viÖc h¹ch to¸n vµ ®¸nh gi¸ t×nh h×nh sö dông nguyªn vËt liÖu, xem xÐt 19 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel (: 0918.775.368 ®îc tÝnh hîp lý, tiÕt kiÖm viÖc sö dông nguyªn vËt liÖu, ®¶m b¶o h¹ch to¸n ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c vµo gi¸ thµnh, xem xÐt l¹i ®Þnh møc, ®¸nh gi¸ nªn gi÷ l¹i ®Þnh møc ®ã hay thay ®æi Thanh quyÕt to¸n nguyªn vËt liÖu ph¶i lµm râ ®îc c¸c vÊn ®Ò sau: Lîng nguyªn vËt liÖu nhËn ®îc trong th¸ng hoÆc quý Lîng nguyªn vËt liÖu s¶n xuÊt ra s¶n phÈm Lîng nguyªn vËt liÖu lµm ra s¶n phÈm háng, kÐm chÊt lîng Lîng nguyªn vËt liÖu cßn tån ®äng Lîng nguyªn vËt liÖu mÊt m¸t hao hôt §¸nh gi¸ chung t×nh h×nh sö dông nguyªn vËt liÖu 7.2. Thu håi phÕ liÖu, phÕ phÈm Lµ c¸c lo¹i vËt liÖu thu ®îc trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt hay thanh lý tµi s¶n cè ®Þnh cã thÓ sö dông l¹i hay b¸n ra ngoµi Cã thÓ nãi bÊt cø mét d©y chuyÒn s¶n xuÊt nµo còng kh«ng thÓ tr¸nh khái t×nh tr¹ng s¶n xuÊt ra nh÷ng mÆt hµng kh«ng ®ñ tiªu chuÈn. ChÝnh v× vËy mµ c¸c doanh nghiÖp cÇn ph¶i ®æi míi trang thiÕt bÞ hiÖn ®¹i ®Ó gi¶m bít tû lÖ phÕ phÈm, phÕ liÖu trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt. PhÕ liÖu, phÕ phÈm thu håi ®îc doanh nghiÖp cã thÓ sö dông l¹i hoÆc ®em b¸n ra ngoµi víi gi¸ thÊp h¬n Sö dông l¹i phÕ liÖu, phÕ phÈm cã ý nghÜa rÊt lín nh tiÕt kiÖm ®îc chi phÝ mua s¾m nguyªn vËt liÖu, t¨ng khèi lîng s¶n phÈm… ¶nh hëng ®Õn c¸c chØ tiªu ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp. IV. Nh÷ng nh©n tè ¶nh hëng tíi c«ng t¸c qu¶n lý vËt t kü thuËt. C¸c nh©n tè ¶nh hëng tíi c«ng t¸c qu¶n lý vËt t kü thuËt rÊt ®a d¹ng vµ phong phó. §Ó n©ng cao hiÖu qu¶ qu¶n lý vµ sö dông vËt t th× viÖc tÝnh to¸n c¸c nh©n tè ¶nh hëng tíi t×nh h×nh qu¶n lý vËt t lµ mét tÊt yÕu. 1. YÕu tè bªn trong Tr×nh ®é, ®¹o ®øc cña c¸n bé qu¶n lý nguyªn vËt liÖu: tr×nh ®é ®¹o ®øc cña c¸n bé lµm c«ng t¸c qu¶n lý nguyªn vËt liÖu ¶nh hëng trùc tiÕp ®Õn c«ng t¸c qu¶n lý vËt t ë tÊt c¶ mäi kh©u, tr×nh ®é cña c¸n bé thu mua kÐm dÉn ®Õn chÊt l- 20