Tài liệu Kế toán bán nhóm hàng văn phòng phẩm tại công ty tnhh thương mại tổng hợp và dịch vụ huy hùng

TRƢƠNG ĐH THƢƠNG MẠI 1 KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN Lời Mở Đầu Trong những năm qua cơ chế quản lý kinh tế của nƣớc ta đã có những đổi mới rất sâu sắc và toàn diện, tạo ra những chuyển biến tích cực cho sự tăng trƣởng của nền kinh tế. Mục tiêu phát triển của đất nƣớc đã có sự điều chỉnh cho phù hợp với yêu cầu, khả năng của từng thời kỳ, từng giai đoạn. Nhiều chính sách kinh tế, nhiều chế độ quản lý kinh tế - tài chính đã đang và còn tiếp tục đổi mới và ngày càng hoàn thiện. Với chiến lƣợc lâu dài là thực hiện công nghiệp hóa, hiện đại hóa để đƣa nƣớc ta từ một nƣớc nông nghiệp lạc hậu thành một nƣớc có nền kinh tế công nghiệp hiện đại, hoạt động sản xuất kinh doanh đã trở thành mối quan tâm lớn của các doanh nghiệp trong và ngoài nƣớc. Các doanh nghiệp này đều chịu sự chi phối của quy luật cung cầu, quy luật cạnh tranh và tự chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh của mình. Do đó, hoạt động bán hàng có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của các doanh nghiệp đó. Để đạt đƣợc hiệu quả cao hoạt động bán hàng thì đòi hỏi doanh nghiệp phải có một hệ thống quản lý đồng bộ kết hợp với một cơ chế hạch toán phù hợp. Đây chính là công cụ để điều hành và quản lý một cách có hiệu quả các hoạt động kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp. Tuy vậy, hoạt động bán hàng diễn ra rất phức tạp bởi nó chịu sự chi phối của rất nhiều mối quan hệ nên kh ông tránh khỏi những thiếu sót tồn tại. Để thực hiện tốt việc quản lý và hạt động có hiệu quả, các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh phải thực hiện công tác kế toán bán hàng một cách khoa học, hợp lý vì đây chính là điểm mấu chốt để giải quyết các vấn đề. Doanh nghiệp sản xuất kinh doanh hoạt động có hiệu quả hay không chính là nhờ sự chính xác, đầy đủ kịp thời của công tác kế toán bán hàng. Xuất phát từ lý luận và thực tiễn đặt ra cho công tác kế toán bán hàng, sau khi đi sâu vào khảo sát nghiên cứu tình hình thực tế về công tác này tại Công Ty TNHH LỚP HK1C – K4 SINH VIÊN: NGUYỄN CẢNH TOÀN TRƢƠNG ĐH THƢƠNG MẠI 2 KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN Thƣơng Mại Tổng Hợp Và Dịch Vụ Huy Hùng, cùng với những kiến thức lý luận đã đƣợc trang bị trong quá trình học tập tại trƣờng học, đƣợc sự giúp đỡ của các anh chị phòng Kế toán, các cô chú thuộc bộ phận quản lý của Xí nghiệp, cùng sự chỉ bảo tận tìn của cô giáo TS Đoàn Vân Anh, em đã lựa chọn đề tài chuyên đề của mình: “Kế toán bán nhóm hàng văn phòng phẩm tại Công ty TNHH Thƣơng mại Tổng hợp và dịch vụ Huy Hùng ” Chuyên đề đƣợc trình bày theo 3 chƣơng: Chƣơng 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài kế toán nghiệp vụ bán hàng Chƣơng 2: Phƣơng pháp nghiên cứu và thực trạng kế toán nghiệp vụ bán nhóm hàng văn phòng phẩm tại Công ty TNHH Thƣơng Mại Tổng hợp và dịch vụ Huy Hùng” Chƣơng 3: Các kết luận và giải pháp hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán nhóm hàng văn phòng phẩm tại Công ty TNHH Thƣơng Mại Tổng hợp và dịch vụ Huy Hùng” LỚP HK1C – K4 SINH VIÊN: NGUYỄN CẢNH TOÀN TRƢƠNG ĐH THƢƠNG MẠI KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN 3 Chƣơng 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài kế toán nghiệp vụ bán hàng 1.1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu. Chúng ta đang sống trong thời kỳ sôi động của nền kinh tế thị trƣờng. Mọi xã hội đều lấy sản xuất của cải vật chất làm cơ sở tồn tại và phát triển. Trong nền kinh tế thị trƣờng mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp là hoạt động để đạt tới lợi nhuận tối đa. Ta biết rằng: Lợi nhuận = Doanh Thu – Chi Phí Để tăng lợi nhuận, các doanh nghiệp phải tìm cách tăng doanh thu, giảm chi phí. Trong đó tăng doanh thu là biện pháp rất quan trọng để làm tăng lợi nhuận của doanh nghiệp. Để tăng đƣợc doanh thu và quản lý doanh nghiệp một cách chặt chẽ, các doanh nghiệp phải biết sử dụng kế toán nhƣ là một công cụ quản lý quan trọng nhất và không thể thiếu đƣợc. Thông qua chức năng thu nhận, cung cấp và xử lý thông tin về các quá trình kinh tế tài chính của doanh nghiệp, về tình hình tiêu thụ trên thị trƣờng đồng thời đánh giá thị trƣờng từ đó kế toán giúp cho các nhà quản lý đề ra quyết định đúng đắn và có hiệu quả trong sản xuất, tiêu thụ và đầu tƣ. Để kế toán, đặc biệt là kế toán bán hàng phát huy hết vai trò và chức năng của nó, cần phải biết tổ chức công tác này một cách hợp lý, khoa học và thƣờng xuyên đƣợc hoàn thiện cho phù hợp với yêu cầu và điều kiện từng doanh nghiệp. Mặt khác chúng ta hội nhập vào nền kinh tế thế giới trong xu thế khu vực hóa và toàn cầu hóa, vừa hợp tác, vừa cạnh tranh, các doanh nghiệp Việt Nam thuộc các thành phần kinh tế cần trang bị cho mình lợi thế cạnh tranh để tồn tại và phát triển. Đó là sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ở trong nƣớc với nhau và sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trong nƣớc với các doanh nghiệp nƣớc ngoài. Do đó sự cần thiết phải tổ chức mạng lƣới bán hang để giúp cho doanh nghiệp phát huy hết khả năng tiềm tang là một nhu cầu cấp bách. Vì nếu nhƣ doanh nghiệp không bán đƣợc hang hóa, sản phẩm thì cho dù hang hóa, sản phẩm đó có tốt thế LỚP HK1C – K4 SINH VIÊN: NGUYỄN CẢNH TOÀN TRƢƠNG ĐH THƢƠNG MẠI 4 KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN nào đi nữa, doanh nghiệp có quy mô sản xuất lớn và hiện đại thế nào đi nữa thì rồi cũng bị xóa sổ trên thị trƣờng. Xuất phát từ vấn đề về lý luận và thực tiễn nhƣ vậy, em đã tiến hành nghiên cứu đề tài: ”Kế toán bán nhóm hàng văn phòng phẩm tại Công ty TNHH Thƣơng Mại Tổng hợp và dịch vụ Huy Hùng ” nhằm góp phần hoàn thiện tổ chức công tác kế toán của doanh nghiệp trong điều kiện hiện nay. 1.2 Đối tƣợng nghiên cứu đề tài. Đề tài tập trung nghiên cứu lý luận và thực tiễn về công tác kế toán bán hang trong điều kiện nền kinh tế thị trƣờng cạnh tranh và các biện pháp nhằm đẩy mạnh tiêu thụ hang hóa tại Công Ty TNHH Thƣơng Mại Tổng hợp và dịch vụ Huy Hùng chuyên bán nhóm hàng văn phòng phẩm: giấy A4, mực, bút bi, bút máy, bút chì, thƣớc kẻ, băng dính các loại,….Từ đó xác lập mô hình tổ chức công tác kế toán bán hàng trên cơ sở Công Ty đang áp dụng hệ thống hạch toán kế toán Nhật Ký Chung, đồng thời cải thiện thêm để hoàn thiện hệ thống hạch toán kế toán cho Công Ty. 1.3 Mục tiêu nghiên cứu đề tài. Đề tài nghiên cứu nhằm mục tiêu chủ yếu sau: Đƣa ra kết quả và tổng kết những vấn đề có tính chất tổng quan về công tác kế toán bán hàng tại Công Ty TNHH Thƣơng Mại Tổng Hợp Và Dịch Vụ Huy Hùng. Đánh giá thực trạng công tác kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Thƣơng Mại Tổng Hợp Và Dịch Vụ Huy Hùng. So sánh công tác kế toán về mặt lý thuyết với thực tế tìm hiểu đƣợc tại Công Ty. Rút ra đƣợc những ƣu điểm và nhƣợc điểm của Công Ty để đƣa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng tại Công ty TNHH Thƣơng Mại Tổng Hợp Và Dịch Vụ Huy Hùng. LỚP HK1C – K4 SINH VIÊN: NGUYỄN CẢNH TOÀN TRƢƠNG ĐH THƢƠNG MẠI 5 KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN Từ đó củng cố hơn nữa những kiến thức đã học ở trƣờng, trong sách vở và trang bị thêm cho mình những kiến thức ngoài thực tế để khi ra trƣờng tự tin hơn khi bƣớc vào các doanh nghiệp với tƣ cách là 1 kế toán. 1.4 Phạm vi nghiên cứu. Nghiên cứu lý luận trong sách vở và giào trình mà em đã đƣợc học trong trƣờng. Nghiên cứu thực tế tại Công Ty TNHH Thƣơng Mại Tổng Hợp Và Dịch Vụ Huy Hùng. Nghiên cứu số liệu thực tế trong quý I năm 2010, đăc biệt là trong tháng 3/2010. 1.5 Khái niệm, phân loại và nội dung nghiên cứu kế toán nghiệp vụ bán hàng. 1.5.1. Các khái niệm. 1.5.1.1. Khái niệm về bán hàng. Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thƣơng mại, nó chính là quá trình chuyển giao quyền sở hữu về hàng hóa từ tay ngƣời bán sang tay ngƣời mua để nhận quyền sở hữu về tiền tệ hoặc quyền đƣợc đòi tiền ở ngƣời mua. Về mặt kinh tế, bản chất của bán hàng chính là sự thay đổi hình thái giá trị của hàng hóa. Hàng hóa của doanh nghiệp chuyển từ hình thái hiện vật sang hình that tiền tệ lúc này doanh nghiệp kết thúc một chu kỳ kinh doanh tức là vòng chu chuyển vốn của doanh nghiệp đƣợc hoàn thành. Về mặt tổ chức kỹ thuật, bán hàng là quá trình kinh tế bao gồm từ việc tổ chức đến việc trao đổi mua bán hàng hóa thông qua các khâu nghiệp vụ kinh tế kỹ thuật, các hành vi mua bán cụ thể nhằm thực hiện chức năng và nhiệm vụ của doanh nghiệp thƣơng mại, thể hiện khả năng và trình độ của doanh nghiệp trong việc thực hiện mục tiêu của mình cũng nhƣ đáp ứng cho các nhu cầu sản xuất và tiêu dung xã hội. LỚP HK1C – K4 SINH VIÊN: NGUYỄN CẢNH TOÀN TRƢƠNG ĐH THƢƠNG MẠI KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN 6 1.5.1.2. Các phƣơng thức bán hàng trong doanh nghiệp thƣơng mại. Trong các doanh nghiệp thƣơng mại, việc tiêu thụ hàng hóa có thể đƣợc thực hiện theo các phƣơng thức sau: - Phƣơng thức bán buôn hàng hóa. - Phƣơng thức bán lẻ hàng hóa. - Phƣơng thức bán hàng đại lý. 1.5.1.2.1. Phƣơng thức bán buôn hàng hóa. Bán buôn hàng hóa là phƣơng thức bán hàng cho các đơn vị thƣơng mại, các doanh nghiệp sản xuất…để thực hiện bán ra hoặc để gia công chế biến rồi bán ra. Đặc điểm của hàng hóa bán buôn là hàng hóa vẫn nằm trong lĩnh vực lƣu thông, chƣa đi vào lĩnh vực tiêu dung, do vậy giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa chƣa đƣợc thực hiện. Hàng hóa thƣờng đƣợc bán theo lô hàng hoặc bán với số lƣợng lớn, giá bán biến động tùy thuộc vào khối lƣợng hàng bán và phƣơng thức thanh toán. Trong bán buôn hàng hóa, thƣờng bao gồm hai phƣơng thức sau đây: Phƣơng thức bán buôn hàng hóa qua kho. Bán buôn hàng hóa qua kho là phƣơng thức bán buôn hàng hóa mà trong đó hàng bán phải đƣớc xuất ra từ kho bảo quản của doanh nghiệp. Trong phƣơng thức này có hai hình thức: Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp tại kho: Theo hình thức này, Khách hàng cử ngƣời mang giấy ủy nhiệm đến kho của doanh nghiệp trực tiếp nhận hàng và áp tải hàng về. Sauk hi giao nhận hàng hóa, đại diện bên mua ký nhận đã đủ hàng vào chứng từ bán hàng của bên bán đồng thời trả tiền ngay hoặc ký nhận nợ. Bán buôn qua kho theo hình thức gửi hàng: Bên bán căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết hoặc theo đơn đặt hàng của ngƣời mua xuất kho gửi hàng cho ngƣời mua bằng phƣơng tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài. Chi phí vận chuyển LỚP HK1C – K4 SINH VIÊN: NGUYỄN CẢNH TOÀN TRƢƠNG ĐH THƢƠNG MẠI KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN 7 gửi hàng bán có thể do bên bán chịu hặc có thể do bên mua chịu tùy theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Hàng gửi đi bán vẫn thuộc quyến sở hữu của doanh nghiệp đến khi nào bên mua nhận đƣợc hàng, chứng từ và đã chấp nhận thanh toán thì quyến sở hữu hàng hóa mới chuyển giao từ ngƣời bán sang ngƣời mua. Phƣơng thức bán buôn hàng hóa và vận chuyển thẳng. Bán buôn hàng hóa vận chuyển thẳng là phƣơng thức bán buôn hàng hóa mà trong đó hàng hóa bán ra khi mua về từ nhà cung cấp không đem về nhập kho của doanh nghiệp mà giao bán ngay hoăc chuyển bán ngay cho khách hàng. Phƣơng thức này có thể thực hiện theo các hình thức sau: Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp (hình thức giao tay ba): Doanh nghiệp thƣơng mại bán buôn sau khi nhận hàng từ nhà cung cấp của mình thì giao bán trực tiếp cho khách hàng của mình tại địa điểm do hai bên thỏa thuận. Sauk hi giao hàng hóa cho khách hàng thì đại diện bên mua sẽ ký nhận vào chứng từ bán hàng và quyền sở hữu hàng hóa đã đƣợc chuyển giao cho khách hàng, hàng hóa xác định là tiêu thụ. Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức gửi hàng: Theo hình thức này, doanh nghiệp thƣơng mại sau khi mau hàng, nhận hàng mua, dùng phƣơng tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài để vận chuyển hàng hóa đến giao cho bên mua ở địa điểm đã đƣợc thỏa thuận. Hàng hóa chuyển bán trong trƣờng hợp này vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thƣơng mại. Khi nhận đƣợc tiền của vên mua thanh toán hoặc giấy báo của bên mua đã nhận đƣợc hàng và chấp nhận thanh toán thì hàng hóa đƣợc xác định là tiêu thụ. 1.5.1.2.2. Phƣơng thức bán lẻ hàng hóa. Bán lẻ hàng hóa là phƣơng thức bán hàng trực tiếp cho ngƣời tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế hoặc các đơn vị kinh tế tập thể mua về mang tính chất tiêu dùng nội bộ. LỚP HK1C – K4 SINH VIÊN: NGUYỄN CẢNH TOÀN TRƢƠNG ĐH THƢƠNG MẠI 8 KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN Bán hàng theo phƣơng thức này có đặc điểm là hàng hóa đã ra khỏi lĩnh vực lƣu thông và đi vào lĩnh vực tiêu dùng. Giá trị và giá trị sử dụng của hàng hóa đã đƣợc thực hiện. Bán lẻ thƣờng bán đơn chiếc hoặc với số lƣợng nhỏ, giá bán thƣờng ổn định. Phƣơng thức bán lẻ thƣờng có các hình thức sau: Hình thức bán lẻ thu tiền tập trung: là hình thức bán hàng mà trong đó việc thu tiền ở ngƣời mua và giao hàng cho ngƣời mua tách rời nhau. Theo hình thức này, mỗi quầy hàng có một nhân viên thu tiền làm nhiệm vụ thu tiền của khách rồi viết hóa đơn, tích kê giao cho khách hàng để họ đến nhận hàng ở quầy hàng do mậu dịch viên bán hàng giao. Hết ca hoặc ngày bán hàng thì mậu dịch viên căn cứ vào hóa đơn, tích kê giao hàng cho khách và kết quả kiểm kê hàng tồn quầy, xác đinh số lƣợng hàng đã bán trong ngày, trong ca là cơ sở cho việc lập báo cáo bán hàng. Nhân viên thu tiền làm giấy nộp tiền và nộp tiền cho thủ quỹ. Do có sự tách rời việc mua hàng và thanh toán tiền hàng sẽ tránh đƣợc những sai sót, mất mát hàng hóa và tiền, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và phân bổ trách nhiệm đến từng cá nhân cụ thể. Tuy nhiên nó lại gây ra phiền hà cho khách hàng về thời gian thủ tục nên chủ yếu hình thức này chỉ đƣợc áp dụng trong việc bán những mặt hàng có giá trị cao. Hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp: Theo hình thức này, nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền của khách hàng và giao hàng cho khách. Cuối ngày hoặc ca bán hàng thì mậu dịch viên phải kiểm kê hàng hóa tồn quầy, xác định lƣợng hàng bán trong ca, trong ngày để lập báo cáo bán hàng đồng thời lập giấy nộp tiền và nộp tiền bán hàng cho thủ quỹ. Hình thức này khá phổ biến vì nó tiết kiệm thời gian mua hàng của khách hàng đồng thời tiết kiệm đƣợc lao động tại quầy hàng. LỚP HK1C – K4 SINH VIÊN: NGUYỄN CẢNH TOÀN TRƢƠNG ĐH THƢƠNG MẠI KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN 9 Hình thức bán hàng tự phục vụ: Theo hình thức này, khách hàng sẽ tự chọn những hàng hóa mà mình cần sau đó mang đến bộ phận thu tiền để thanh toán tiền hàng, nhân viên thu tiền sẽ tiến hàng thu thiền và lập hóa đơn bán hàng. Hình thức bán hàng trả góp: Theo hình thức này, ngƣời mua đƣợc trả tiền mua hàng thành nhiều lần trong một thời gian nhất định và ngƣời mua phai trả cho doanh nghiệp bán hàng một số tiền lớn hơn giá bán trả tiền ngay một lần. 1.5.1.2.3. Phƣơng thức bán hàng đại lý. Là phƣơng thức bán hàng mà trong đó doanh nghiệp thƣơng mại giao hàng cho cơ sở nhận bán đại lý, ký gửi để các cơ sở này trực tiếp bán hàng. Sau khi bán đƣợc hàng, cơ sở đại lý thanh toán tiến hàng cho doanh nghiệp thƣơng mại và đƣợc hƣởng một khoản tiền gọi là hoa hồng đại lý. Số hàng chuyển giao cho các cơ sở đại lý vẫn thuộc quyền sở hữu của các doanh nghiệp thƣơng mại, đến khi nào cơ sở đại lý thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận thanh toán thì nghiệp vụ bán hàng mới hoàn thành. 1.5.1.3. Khái niệm doanh thu, thời điểm ghi nhận doanh thu và xác định doanh thu. Doanh thu là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu đƣợc trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thƣờng của doanh nghiệp, góp phần vốn chủ sở hữu. Doanh thu phát sinh từ các giao dịch đƣợc xác định bởi thoả thuận giữa doanh nghiệp với bên mua hoặc bên sử dụng tài sản. Nó đƣợc xác định bằng trị giá hợp lý của các khoản đã thu hoặc sẽ thu sau khi trừ đi các khoản chiết khấu thƣơng mại, giảm giá hàng bán và trị giá hàng bán bị trả lại. Thời điểm ghi nhận doanh thu bán hàng: Theo quy định của chuẩn mực kế toán số 14 – Doanh thu và thu nhập khác thì doanh thu bán hàng đƣợc thu ghi nhận khi thoả mãn 5 điều kiện sau: LỚP HK1C – K4 SINH VIÊN: NGUYỄN CẢNH TOÀN TRƢƠNG ĐH THƢƠNG MẠI 10 KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN - Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoạc bán hàng cho ngƣời mua. - Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá nhƣ ngƣời sở hữu hàng hoá hoạc kiểm soát hàng hoá . - Doanh thu đƣợc xác định tƣơng đối chắc chán. - Doanh nghiệp đã thu đƣợc hoặc sẽ thu đƣợc sẽ thu đƣợc lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng. - Xác định đƣợc chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng. Doanh thu bán hàng và = cung cấp dịch vụ Doanh thu bán hàng theo hoá đơn Các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng 15.1.4.Các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng Các khoản giảm trừ doanh thu nhƣ : Chiết khấu thƣơng mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế GTGT nộp theo phƣơng pháp trực tiếp, đƣợc tính giảm trừ vào doanh thu ghi nhận ban đầu để xác định doanh thu thuần, làm cơ sở để tính kết quả kinh doanh trong kỳ kế toán. *Chiết khấu thƣơng mại: Là khoản tiền mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho ngƣời mua hàng do việc ngƣời mua hàng đã mua hàng (sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ) với lƣợng lớn theo thoả thuận về chiết khấu thƣơng mại đã ghi trong hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam kết mua, bán hàng. *Giảm giá hàng bán: Là giảm trừ đƣợc doanh nghiệp (bên bán) chấp thuận một cách đặc biệt trên giá đã thoả thuận trên hoá đơn, vì lý do hàng bán bị kém phẩm chất, không đúng quy cách, hoặc không đúng thời hạn ghi trong hợp đồng. *Hàng bán bị trả lại: Là số sản phẩm, hàng hoá doanh nghiệp đã xác định tiêu thụ, nhƣng bị khách hàng trả lại do vi phạm các điều khoản đã cam kết trong hợp đồng kinh tế. Nhƣ hàng kém phẩm chất, sai quy cách, chủng loại. Hàng bán bị trả lại phải có văn bản đề nghị của ngƣời mua ghi rõ lý do trả lại hàng , số lƣợng hàng bị trả lại, giá trị LỚP HK1C – K4 SINH VIÊN: NGUYỄN CẢNH TOÀN TRƢƠNG ĐH THƢƠNG MẠI 11 KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN hàng bị trả lại, đính kèm hoá đơn(nếu trả lại toàn bộ) hoặc bản sao hoá đơn(nếu trả lại một phần). *Thuế TTĐB, thuế XK, thuế GTGT là khoản thuế gián thu tính trên doanh thu bán hàng, các khoản thuế này tính cho các đối tƣợng tiêu dùng hàng hoá, dịch vụ phải chịu, các cơ sở sản xuất, kinh doanh chỉ là đơn vị thu nộp thuế thay cho ngƣời tiêu dùng hàng hoá, dịch vụ đó. +Thuế TTĐB: Là khoản thuế doanh nghiệp phải nộp trong trƣờng hợp doanh nghiệp tiêu thụ những hàng hoá đặc biệt thuộc danh mục vật tƣ, hàng hoá chịu thuế TTĐB. +Thuế XK: Là khoản thuế doanh nghiệp phải nộp khi xuất khẩu hàng hoá mà hàng hoá đó phải chịu thuế xuất khẩu. + Thuế GTGT trong trƣờng hợp doanh nghiệp nộp thuế theo phƣơng pháp trực tiếp. 1.5.1.5. Các phƣơng thức thanh toán. Sau khi giao hàng cho bên mua và đƣợc chấp nhận thanh toán thì bên bán có thể nhận tiền giao hàng theo nhiều phƣơng thức khác nhau tùy thuộc vào sự tín nhiệm, thỏa thuận giữa hai bên mà lựa chọn phƣơng thức thanh toán cho phù hợp. Hiện nay các doanh nghiệp thƣơng mại thƣờng áp dụng các phƣơng thức thanh toán sau: Phƣơng thức thanh toán trực tiếp: là phƣơng thức thanh toán mà quyền sở hữu về tiền tệ sẽ đƣợc chuyển từ ngƣời mua sang ngƣời bán ngay sau khi quyền sở hữu hàng hóa bị chuyển giao. Thanh toán trực tiếp có thể bằng tiền mặt, ngân phiếu, séc hoặc có thể bằng hàng hóa (nếu bán theo phƣơng thức hàng đổi hàng). Ở hình thức này sự vận động của hàng hóa gắn liền với sự vận động của tiền tệ. Phƣơng thức thanh toán trả chậm: là phƣơng thức thanh toán mà quyền sở hữu về tiền tệ sẽ đƣợc chuyển giao sau một khoảng thời gian so với thời điểm chuyển quyền sở hữu về hàng hóa, do đó hình thành khoản công nợ phải thu của LỚP HK1C – K4 SINH VIÊN: NGUYỄN CẢNH TOÀN TRƢƠNG ĐH THƢƠNG MẠI KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN 12 khách hàng. Nợ phải thu cần đƣợc hạch toán quản lý chi tiết cho từng đối tƣợng phải thu và ghi chép theo từng lần thanh toán. Ở hình thức này sự vận động của hàng hóa và tiền tệ có khoảng cách về không gian và thời gian. 1.5.2. Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán bán hàng. 1.5.2.1. Yêu cầu quản lý nghiệp vụ bán hàng. Trong quá trình bán hàng, tài sản của doanh nghiệp chuyển từ hình thái hàng hóa sang hình thái tiền tệ. Do đó để quản lý nghiệp vụ bán hàng, các doanh nghiệp thƣơng mại cần phải quản lý cả hai mặt tiền và hàng, cụ thể quản lý nghiệp vụ bán hàng cần phải đảm bảo các chỉ tiêu sau: Quản lý về doanh thu bán hàng hóa, đây là cơ sở quan trọng để xác định nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với nhà nƣớc, đồng thời là cơ sở để xác định chính xác kết quả kinh doanh của doanh nghiệp thƣơng mại. Trong nền kinh tế thị trƣờng, quản lý doanh thu bao gồm: Quản lý doanh thu thực tế: Doanh thu thực tế là doanh thu đƣợc tính theo giá bán ghi trên hóa đơn hoặc trên hợp đồng bán hàng. Quản lý các khoản giảm trừ doanh thu: là các khoản phát sinh trong quá trình bán hàng theo quy định cuối kỳ đƣợc trừ khỏi doanh thu thực tế. Doanh thu thuần là doanh thu thực tế về bán hàng của doanh nghiệp trong kỳ kế toán, là cơ sở để xác định kết quả bán hàng. Quản lý tình hinh thu hồi tiền, tình hình công nợ và thanh toán công nợ phải thu ở ngƣời mua. Kế toán phải theo dõi chặt chẽ thời hạn thanh toán tiền hàng để kịp thời thu hồi tiền ngay khi đến hạn để tránh bị chiếm dụng vốn kinh doanh. Phải quản lý giá vốn của hàng hóa tiêu thụ, đây cũng là cơ sở để xác định kết quả bán hàng. 1.5.2.2. Nhiệm vụ của kế toán nghiệp vụ bán hàng. LỚP HK1C – K4 SINH VIÊN: NGUYỄN CẢNH TOÀN TRƢƠNG ĐH THƢƠNG MẠI KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN 13 Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình kinh doanh của một doanh nghiệp thƣơng mại, nó có vai trò vô cùng quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Vì vậy để quản lý tốt nghiệp vụ này, kế toán nghiệp vụ bán hàng cần phải thực hiện các nhiệm vụ chủ yếu sau đây: Ghi chép và phản ánh chính xác kịp thời tình hình bán hàng của doanh nghiệp cả về số lƣợng, cả về trị giá từng mặt hàng, nhóm hàng. Phản ánh và giám đốc chính xác kịp thời tình hình thu hồi tiền, tình hình công nợ và thanh toán công nợ phải thu ở ngƣời mua. Tính toán chính xác giá vốn của hàng hóa tiêu thụ, từ đó xác định chính xác kết quả bán hàng. Cung cấp những thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phận liên quan, trên cơ sở đó có những biện pháp kiến nghị nhằm hoàn thiện hoạt động kinh doanh, giúp cho ban giám đốc nắm đƣợc thực trạng, tình hình tiêu thụ hàng hóa của doanh nghiệp mình và kịp thời có những chính sách điều chỉnh thích hợp với thị trƣờng. Định kỳ tiến hành phân tích kinh tế đối với họa động bán hàng, thu nhập và phân phối kết quả của doanh nghiệp. 1.5.3. Nội dung nghiên cứu kế toán nghiệp vụ bán hàng. 1.5.3.1. Chứng từ sử dụng. Để thuận tiện cho việc quản lý và thực hiện đúng chế độ kế toán doanh nghiệp thƣơng mại sử dụng hệ thống chứng từ trên cơ sở lấy biểu mẩu do bộ tài chính quy định. Các chứng từ chủ yếu sử dụng trong kế toán bán hàng: Hoá đơn GTGT. Hóa đơn bán hàng thông thƣờng. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. LỚP HK1C – K4 SINH VIÊN: NGUYỄN CẢNH TOÀN TRƢƠNG ĐH THƢƠNG MẠI KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN 14 Bảng kê bán lẻ hàng hoá bán ra. Hóa đơn cƣớc phí vận chuyển. Hóa đơn thuê kho, thuê bãi, thuê bốc dỡ hàng hóa trong quá trình bán hàng. Hợp đồng kinh tế với Khách hàng. Phiếu nhập kho hàng trả lại. Các chứng từ phản ánh tình hình thanh toán. Bảng thanh toán tiền hàng đại lý ký gửi. Phiếu thu, phiếu chi. Giấy báo nợ, báo có của ngân hàng. Các chứng từ khác: tờ khai thuế GTGT đƣợc khấu trừ và một số chứng từ khác có liên quan. LỚP HK1C – K4 SINH VIÊN: NGUYỄN CẢNH TOÀN TRƢƠNG ĐH THƢƠNG MẠI KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN 15 1.5.3.2. Tài khoản sử dụng. Kế toàn bán hàng thƣờng sử dụng các tài khoản sau: - TK511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”. Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong kỳ. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là toàn bộ số tiền thu đƣợc hoặc sẽ thu đƣợc từ các giao dịch và nghiệp vụ phát sinh doanh thu nhƣ bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ vho khách hàng bao gồm cả các khoản phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán (nếu có). Kết cấu tài khoản: Bên nợ: Thuế XK, thuế TTĐB của số hàng tiêu thụ. Thuế GTGT phải nộp của doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phƣơng pháp trực tiếp. Doanh thu hàng bán bị trả lại kết chuyển cuối kỳ. Khoản chiết khấu thƣơng mại kết chuyển cuối kỳ. Giảm giá hàng bán kết chuyển cuối kỳ. Cuối kỳ kết chuyển doanh thu thuần vào TK xác định kết quả kinh doanh. Bên có: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ thực tế phát sinh trong kỳ. Tài khoản này cuối kỳ không có số dƣ. TK 511 đƣợc chi tiết thành 5 tài khoản cấp 2: TK5111 “doanh thu bán hàng hóa”. TK5112 “doanh thu bán thành phẩm”. TK5113 “doanh thu cung cấp dịch vụ”. TK5114 “doanh thu trợ cấp, trợ giá”. TK5117 “doanh thu kinh doanh bất động sản”. Nguyên tắc hạch toán vào TK 511. Đối với sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ không thuộc diện đối tƣợng chịuthuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ thì doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là LỚP HK1C – K4 SINH VIÊN: NGUYỄN CẢNH TOÀN TRƢƠNG ĐH THƢƠNG MẠI KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN 16 giá bán chƣa có thuế GTGT. Đối với sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ không thuộc diện đối tƣợng chịu thuế GTGT hoặc chịu thuế GTGT theo phƣơng pháp trực tiếp thì doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là tổng giá thanh toán. Đối với sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ thuộc diện đối tƣợng chịu thuế TTĐB hoặc thuế xuất khẩu thì doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là tổng giá thanh toán (bao gồm cả thuế TTĐB,hoặc thuế XK). Những doanh nghiệp nhận gia công, vật tƣ, hàng hoá thì chỉ phản ánh vào doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, số tiền gia công đƣợc hƣởng không bao gồm giá trị vật tƣ, hàng hoá nhận gia công. Đối với hàng hoá nhận bán đại lý, ký gửi theo phƣơng thức bán đúng giá hƣởng hoa hồng thì hạch toán vào doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ phần hoa hồng bán hàng mà doanh nghiệp đƣợc hƣởng. Trƣờng hợp bán hàng theo phƣơng thức trả chậm, trả góp thì doanh nghiệp ghi nhận doanh thu bán hàng theo giá bán trả ngay và ghi nhận vào doanh thu hoạt động tài chính, phần lãi tính trên khoản phải trả nhƣng trả chậm phù hợp với thời điểm ghi nhận doanh thu đƣợc xác định. Trƣờng hợp trong kỳ doanh nghiệp đã viết hoá đơn bán hàng và đã thu tiền bán hàng nhƣng đến cuối kỳ vẫn chƣa giao hàng cho ngƣời mua hàng, thì trị giá số hàng này không đƣợc coi là tiêu thụ và không đƣợc hạch toán vào TK511. Mà chỉ hạch toán vào bên có TK131 về khoản tiền đã thu của khách hàng , khi thực hiện giao hàng cho ngƣời mua sẽ hạch toán vào TK511 về giá trị hàng đã giao, đã thu trƣớc tiền bán hàng, phù hợp với điều kiện ghi nhận doanh thu. - TK512 “Doanh thu bán hàng nội bộ”. Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu của sản phẩm, hàng hoá, lao vụ,dịch vụ tiêu thụ trong nội bộ doanh nghiệp. Doanh thu tiêu thụ nội bộ là số tiền thu đƣợc do bán hàng hóa, sản phẩm, cung cấp dịch vụ tiêu thụ nội bộ giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một công ty, tổng công ty. LỚP HK1C – K4 SINH VIÊN: NGUYỄN CẢNH TOÀN TRƢƠNG ĐH THƢƠNG MẠI KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN 17 Kết cấu của TK512 tƣơng tƣ nhƣ của TK511/ TK512 có 3 tài khoản cấp 2: TK5121 “doanh thu bán hàng hóa”. TK5122 “doanh thu bán thành phẩm”. TK5123 “doanh thu cung cấp dịch vụ”. - TK521 “Chiết khấu thƣơng mại”. TK này dùng để phản ánh khoản chiết khấu thƣơng mại mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho ngƣời mua hàng do đã mua hàng của doanh nghiệp với số lƣợng lớn theo thỏa thuận về chiết khấu thƣơng mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc các cam kết về mua, bán hàng. Kết cấu tài khoản: Bên nợ: chiết khấu thƣơng mại phát sinh trong kỳ. Bên có: cuối kỳ kết chuyển toàn bộ số chiết khấu thƣơng mại phát sinh trong kỳ sang TK511 để xác định doanh thu thuần. TK này cuối kỳ không có số dƣ. Tk521 có 3 tài khoản cấp 2: TK5211 “chiết khấu hàng hóa”. TK5212 “chiết khấu thành phẩm”. TK5213 “chiết khấu dịch vụ”. Nguyên tắc hạch toán vào TK521. Chỉ hạch toán vào tài khoản này khoản chiết khấu thƣơng mại ngƣời mua đƣợc hƣởng đã thực hiện trong kỳ theo đúng chính sách chiết khấu thƣơng mại của doanh nghiệp đã quy định. Trƣờng hợp ngƣời mua hàng nhiều lần mới đạt lƣợng hàng mua đƣợc hƣởng chiết khấu thì khoản chiết khấu thƣơng mại này đƣợc giảm trừ vào giá bán trên "hoá đơn GTGT" hoặc "hoá đơn bán hàng" lần cuối cùng. Trƣờng hợp khách hàng không trực tiếp mua hàng, hoặc khi số tiền chiết khấu thƣơng mại cho ngƣời mua. Khoản chiết khấu thƣơng mại trong các trƣờng hợp này đƣợc hạch toán vào TK521. LỚP HK1C – K4 SINH VIÊN: NGUYỄN CẢNH TOÀN TRƢƠNG ĐH THƢƠNG MẠI 18 KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN Trƣờng hợp ngƣời mua hàng với khối lƣợng lớn đƣợc hƣởng chiết khấu thƣơng mại , giá bán phản ánh trên hoá đơn là giá đã giảm (đã trừ chiết khấu thƣơng mại) thì khoản chiết khấu thƣơng mại này không đƣợc hạch toán vào TK521. Doanh thu bán hàng đã phản ánh theo giá đã trừ chiết khấu thƣơng mại. - TK531 “Hàng bán bị trả lại”. Tài khoản này sử dụng để phản ánh doanh thu của số thành phẩm hàng bán đã tiêu thụ trong kỳ nhƣng vì lý do chất lƣợng, mẫu mã, quy cách mà ngƣời mua từ chối thanh toán và trả lại cho doanh nghiệp. Kết cấu tài khoản: Bên nợ: phản ánh doanh thu của số hàng hóa đã xác định là tiêu thụ bị khách hàng trả lại. Bên có: cuối kỳ kết chuyển doanh thu của sản phẩm, hàng hóa đã tiêu thụ bị trả lại trong kỳ để xác định doanh thu thuần. Tài khoản này không có số dƣ cuối kỳ. Nguyên tắc hạch toán vào TK531: Chỉ hạch toán vào Tk này giá trị hàng bán bị khách hàng trả lại do doanh nghiệp vi phạm các điều kiện đã cam kết trong hợp đồng kinh tế nhƣ: Hàng kém phẩm chất,sai quy cách, chủng loại. Đồng thời hàng bán bị trả lại phải có văn bản đề nghị của ngƣời mua ghi rõ lý do trả lại hàng, số lƣợng hàng bị trả lại, giá trị hàng bị trả lại đính kèm hoá đơn (nếu trả lại toàn bộ) hoặc bản sao hoá đơn (nếu trả lại một phần). - TK532 “Giảm giá hàng bán”. Tài khoản này đƣợc dùng để phản ánh các khoản ngƣời bán giảm trừ cho khách hàng do thành phẩm, hàng hoá kém chất lƣợng, sai quy cách hoặc quá thời hạn ghi trên hợp đồng hoặc hàng hóa bị lạc hậu thị hiếu. Kết cấu tài khoản: Bên nợ: phản ánh khoản giảm giá hàng bán. Bên có: cuối kỳ kết chuyển toàn vộ số giảm giá hàng bán phát sinh trong kỳ (tính theo doanh thu bán hàng) sang TK511 để xác đinh doanh thu thuần. LỚP HK1C – K4 SINH VIÊN: NGUYỄN CẢNH TOÀN TRƢƠNG ĐH THƢƠNG MẠI KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN 19 TK532 cuối kỳ không có số dƣ. Nguyên tắc hạch toán vào TK532. Chỉ hạch toán vào Tk này khoản giảm giá hàng bán, các khoản giảm trừ do việc chấp thuận giảm giá ngoài hoá đơn, tức là sau khi đã phát hành hoá đơn bán hàng, không phản ánh vào TK532 số giảm giá đã đƣợc ghi trên hoá đơn bán hàng và đã đƣợc trừ vào tổng giá bán ghi trên hoá đơn. - TK157 “Hàng gửi đi bán”. TK này sử dụng để phản ánh trị giá của hàng hóa gửi cho ngƣời mua, giao cho các cơ sở đại lý nhƣng chƣa đƣợc chấp nhận thanh toán. Kết cấu tài khoản: Bên nợ: phản ánh trị giá thực tế của hàng hóa gửi bán hoặc gửi đại lý bán. Bên có: phản ánh trị giá thực tế của số hàng gửi cho ngƣời mua, cho các cơ sở đại lý đã xác định tiêu thụ. Số dƣ nợ: Phản ánh trị giá hàng hóa gửi bán chƣa đƣợc xác định tiêu thụ đến cuối kỳ. Phản ánh trị giá hàng bị trả lại nhờ bên mua giữ hộ. - TK632 “Giá vốn hàng bán”. Tài khoản này sử dụng để phản ánh trị giá thực tế của số sản phẩm hàng hóa, dịch vụ đã xác định tiêu thụ. Kết cấu tài khoản: Bên nợ: Phản ánh giá vốn của sản phẩm hàng hóa tiêu thụ trong kỳ. Số trích lập chênh lệch dự phòng giảm giá hàng tồn kho của năm nay cao hơn năm trƣớc. Trị giá sản phẩm hàng hóa hao hụt, mất mát sau khi trừ phần cá nhân bồi thƣờng. Bên có: Kết chuyển trị giá vốn của hàng hóa đã tiêu thụ trong kỳ để xác định kết quả. Hoàn nhập chênh lệch dự phòng giảm giá hàng tồn kho của năm nay thấp LỚP HK1C – K4 SINH VIÊN: NGUYỄN CẢNH TOÀN TRƢƠNG ĐH THƢƠNG MẠI KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN 20 hơn năm trƣớc. Trị giá vốn của hàng hóa, sản phẩm đã tiêu thụ trong kỳ nhƣng bị khách hàng trả lại. TK632 không có số dƣ cuối kỳ. - TK131 “Phải thu của khách hàng”. Tài khoản này sử dụng để phản ánh số tiền mà doanh nghiệp phải thu của khách hàng do bán chịu hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ và tình hình thanh toán các khoản phải thu của khách hàng. Ngoài ra, TK131 còn đƣợc sử dụng để phản ánh số tiền doanh nghiệp nhận ứng trƣớc của khách hàng. Kết cấu tài khoản: Bên nợ: Số tiền phải thu của khách hàng về việc bán chịu hàng hóa, sản phẩm trong kỳ. Số tiền thừa trả lại khách hàng. Bên có: Số tiền khách hàng đã trả nợ. Số tiền doanh nghiệp nhận ứng trƣớc của khách hàng. Khoản giảm trừ tiền hàng cho khách sau khi đã xác định tiêu thụ (giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, chiết khấu thƣơng mại). Chiết khấu thanh toán dành cho ngƣời mua. Số dƣ nợ: số tiền còn phải thu của khách hàng. Số dƣ có (nếu có): Số tiền nhận ứng trƣớc của khách hàng. Số tiền đã thu nhiều hơn số phải thu. Khi lên bảng cân đối kế toán, không đƣợc bù trừ số dƣ nợ và số dƣ có của tài khoản 131. Số dƣ nợ đƣợc phản ánh ở chỉ tiêu bên tài sản, còn số dƣ có đƣợc phản ánh ở chỉ tiêu bên nguồn vốn. Ngoài ra, kế toán nghiệp vụ bán hàng còn sử dụng một số tài khoản sau: TK111 “tiền mặt”. LỚP HK1C – K4 SINH VIÊN: NGUYỄN CẢNH TOÀN